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• Karen L. Aparicio

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AUDITORIA DE GASTOS Objetivo El Objetivo de la revisión de los gastos debe obedecer a querer tener la certeza de su correcta realización y que estos cumplan con los requisitos administrativos y fiscales que le den su validez. Para eso seria necesario lo siguiente: -Verificar que los gastos registrados sean reales. -Que correspondan al ejercicio en que se incurrieron. -Que estén bien clasificados en atención a su origen y concepto. -Determinar los gastos extraordinarios para destacarlos en el estado de resultados. Control Interno Para una correcta y oportuna forma de registrar los gastos es necesario contar con dos puntos fundamentales: a) Política de Gastos. Conjunto de reglas y procedimientos a seguir para la realización de un gasto. Desde su origen gasta su aplicación en la contabilidad. b) Presupuestos. Presupuestos de gastos a realizar e informes de las variaciones resultantes en relación con los gastos reales. Explicaciones de las mismas. Dentro de las políticas se deberán incluir los responsables de autorizar el gasto, los documentos comprobatorios necesarios y su aplicación contable según corresponda. Procedimientos Una forma práctica de hacer la revisión de los gastos bien podría ser la siguiente: 1. Análisis de Variaciones. Elaborar cedulas comparativas de gastos, ya sea contra el mes o el ejercicio anterior o contra el presupuesto de gastos. Investigar las variaciones y sugerir las correcciones según corresponda. 2. Verificación Documental. Determinar las partidas que por su monto o relevancia sea necesario verificar la documentación comprobatoria de las mismas. Una partida que se recomienda revisar, invariablemente, es la que corresponde a las compras. La base para esta revisión sería el Manual de Políticas de Gastos. Los porcentajes de verificación deben ser con base a la relevancia de las partidas a revisar ya sea por su monto o por su cantidad de veces que se realiza. 3. Conexión contra otras cuentas. La revisión de los gastos no incluye solamente verificar la correcta aplicación a la cuenta correspondiente sino que también a la contra-cuenta respectiva y que mejor que ya que se esta viendo el asiento contable se aproveche para hacerlo.

4. Pruebas Globales. Hay algunas cuentas de gastos que por su naturaleza es posible hacer una revisión global para verificar su correcta aplicación. Entre las mas relevantes podemos considerar el renglón de las comisiones sobre ventas, que van en función de las ventas realizadas. El reporte que se elabore deberá detallar las fallas detectadas y los asientos de corrección para que el trabajo sea completo y se le pueda dar seguimiento con posterioridad.

PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA LOS GASTOS DIFERIDOS

El auditor debe poner mucha atención en este componente del activo, ya que en él se encuentran todos los gastos pagados por anticipado hechos por la empresa y que en un momento pueden traerle a la misma un beneficio futuro Objetivos de Auditoría para Gastos Diferidos A. Generales Obtener suficiente evidencia acerca de: 1. Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los próximos ejercicios periodos, por los cuales se ha contraído una obligación o desembolsado fondos. 2. Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos están adecuada e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes. 3. Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos están registradas o atribuidas al periodo adecuado. 4. Los montos de esta cuenta están debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los términos de la transacción y las normas contables. 5. Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuación de acuerdo a las normas contables. B. Específicos 1. Obtener certeza de la realidad de los valores registrados.

2. Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se han expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensión de estos saldos y transacciones que afectan la cuenta. 3. Verificar que los plazos de amortización que se manejaron durante el periodo sean los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este rubro. Gastos diferidos 

Intereses

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Seguros

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arrendamientos

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honorarios

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servicios

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bodegajes



comisiones

Programa de Auditoría Para validar la información que la empresa suministra, con respecto a los Gastos Diferidos, se debe fijar el siguiente programa de auditoría desarrollando los puntos que describimos a continuación: Pruebas Sustantivas 1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación: 

Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.



Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.

2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias. Pruebas de Cumplimiento 1. Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de amortización de los cargos diferidos.

2. Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga aspectos dudosos, para comprobar así la veracidad de saldos y transacciones. 3. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. 4. Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los gastos pagados por anticipado, para comprobar así la valuación de este componente. 5. Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan políticas para la adecuada utilización de estos elementos, igualmente que prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa. 6. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados. La cuenta diferidos está constituida por gastos pagados por anticipado los cuales evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros. Procedimientos de Auditoría para gastos Diferidos 1. Preparar un análisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, indicando la base y determinando la corrección de los costos de las acumulaciones y las cancelaciones. 2. Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas inusuales o significativas. 3. Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco comunes. 4. Examinar los asientos del registro de seguros en el año comprobarlos contra las facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones. 5. Examinar las pólizas de seguros en vigor al fin de año; anotar quien, qué y por cuanto está asegurado y la importancia de cualquier cláusula especial; comparar las partidas pendientes con el registro. 6 Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro el desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones. 7. Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estén de acuerdo al saldo registrado en libros 8. Buscar activos de esta categoría no registrados: 

Examinando documentos no anotados.

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Examinando documentos posteriores a la fecha del balance.



Examinando los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre.

9. Preparar cédula de diferidos. 10. Investigar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicación para ellos 11. Investigar la existencia de saldos crédito y reclasificarlos en una cuenta de pasivo.