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EMPRESA NACIONAL DE TELECOMUNICACIONES Entel S.A.

AUDITORIA INTERNA REALIZADA A JEFATURA DE VENTAS DE ENTEL

INTEGRANTES:

Orlando Quispe Paul Michel Salinas Oña Ariel Ramiro Camacho Garcia Juan Ivan Carita Cutili Hugo Burgoa Solares

Cotización Simple N° 001/2016 “ Auditoria Interna Gestión 2016 “

Cotización Simple N°001/2016 “Auditoria Interna Gestión 2016”

1. OBJETIVO GENERAL.

Realizar una verificación, evaluación y promover el cumplimiento e inclinación al correcto funcionamiento de las fases de los procesos realizados en la Jefatura de Ventas. Además de proporcionar un análisis, recomendaciones e información concerniente a las actividades realizadas. 2. OBJETIVO ESPECÍFICO. La Auditoría Operacional de los Sistemas de la Jefatura de Ventas tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos relacionados con el uso de los Programas implementados, que constituyen el conjunto de actividades que comprenden el concepto y alcance de las operaciones realizadas dentro de la Jefatura de Ventas, con el propósito de detectar problemas o deficiencias en los controles operativos existentes o en la realización misma de las operaciones de cuya solución puedan surgir la automatización y mejora de algunos procesos informáticos, optimización en el uso de sistemas y la eficiencia operativa. 3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA. Se realizará la auditoría a los sistemas implementados y utilizados en la Jefatura de Ventas, por el periodo comprendido entre el 1 marzo y el 30 de abril, considerando:  

El avance tecnológico en el manejo de la información, lo que obliga a que haya una gran demanda y exactitud de la información respecto al desempeño de las empresas. Verificar mediante el análisis de los sistemas utilizados en la Jefatura de Ventas, el cumplimiento de los objetivos a corto plazo.

El Alcance de la Auditoría, será a las empresas ENTEL S.A. por la gestión 2016; informe y trabajo de Auditoría que debe contemplar como mínimo lo siguiente: 3.1.1 Entender y comprender el negocio de la Empresa telecomunicaciones y los impuestos a los que está sujeta.

y

de

las

3.1.2 Efectuar indagaciones concernientes a los principios y prácticas de la Empresa y que estos hayan sido aplicados consistentemente en la Declaraciones Juradas de acuerdo con la Ley N° 843 y sus disposiciones reglamentarias. 3.1.3 Efectuar indagaciones concernientes a todas las evidencias.

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3.1.4 Asegurar que los activos y otros recursos se utilizan de acuerdo con las normas y regulaciones existentes. 3.1.5 Asegurar que todas los procesos son contabilizados adecuadamente, respaldadas en documentos y en forma oportuna. 3.1.6 Verificar que todos los ingresos, cuentas de orden hayan sido adecuada y oportunamente registrados. 3.1.7 y evaluar que todos los procesos en el area de ventas cumplan con todas las disposiciones, normas, procedimientos, leyes y demás normativa vigente. 4. RESULTADOS El Resultado del trabajo del auditor interno comprenderá la evaluación de todos los procesos ejecutando un análisis general de los sistemas previamente nombrados, transacciones y de otra información relevante no financiera, identificación de cuentas y grupos de cuentas significativos de la gestión 2016, de acuerdo a lo siguiente: 4.1 Revisiones y emisión de informes sobre el sistema de control interno del area de ventas de ENTEL S.A. 4.2 Emitir una opinión sobre los procesos individuales del area de ventas de ENTEL S.A. 4.3 Emitir una opinión sobre los sistemas del area de ventas de ENTEL S.A. 5. METODOLOGÍA. 5.1 Las empresa interesada en realizar la auditoría solicitada deberán presentar obligatoriamente los documentos en los formatos establecidos en Anexos. 5.2 Adicionalmente deberán presentar un Plan de Trabajo de conformidad al objeto y alcance de la presente invitación, determinando la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar. 5.3 El Plan de Trabajo deberá contener en detalle lo siguiente:   

Enfoque a ser aplicado en la realización de los servicios requeridos Metodología de trabajo y procedimientos de auditoría a ser aplicados, Cantidad y categoría de los auditores que intervendrán en los trabajos especificando el Supervisor de Equipo.

Las empresa interesada también deberán formular un cronograma de trabajo en base al Plan de Trabajo diseñado, indicando las fechas Página 2 de 7

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estimadas de inicio de los trabajos de auditoría y de presentación de los informes requeridos. 6. OBLIGACIONES DE LA AUDITORIA. Las obligaciones requeridas son las siguientes: 



 

Los representantes autorizados de ENTEL S.A., pueden contactar directamente a los auditores para solicitar información adicional relacionada con cualquier aspecto de la auditoría o de los estados financieros de la Empresa. Los auditores deben satisfacer tales solicitudes en un plazo no mayor a las 48 horas de efectuado el requerimiento. Los auditores deben reportar todas las evidencias de incumplimiento de procesos y procedimientos de carácter material, así como la posible existencia de actos ilegales, irregularidades y/o indicios de presunto fraude o daño económico a ENTEL S.A. Cuando el auditor emita su opinión con salvedad, adversa o se abstenga de opinar, debe establecer de manera clara e informativa las razones para ello. Los auditores deberán revisar con un porcentaje razonable (un alcance como mínimo del 70%) o aquél porcentaje que le permita contar con las evidencias plenas y suficientes, para las incorporaciones del activo fijo en la gestión: su correcta imputación y cálculo de depreciación, para brindar una opinión técnica coherente y suficiente.

7. CRONOGRAMA. Las empresas interesadas deberán presentar un cronograma de trabajo, el cual formará parte de la evaluación técnica, sin embargo ENTEL S.A. considera que el trabajo podrá ser realizado en un plazo máximo de 30 días calendario computables a partir de la entrega de la información correspondiente a cada periodo de corte. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

PERSONAL PROPUEST O Profesionale s calificables

N° TOTAL HORAS

SEMANAS PLANIFICACIÓ N

EJECUCIÓN

1

1

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

DE 2

3

4

2

3

4

5

6

7

8

1

2

3

4

5



Gerente de Auditoría



Abogado

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Especialista



Profesional 1

 Profesional 2



Profesional 3

 Otros………

Total carga horaria

8. MISIÓN DE ENTEL S.A. Proveer acceso a las telecomunicaciones, a la información y al conocimiento, con la más amplia cobertura, la mejor tecnología y calidad de servicio, generando bienestar y desarrollo para toda la población boliviana. 9. VISIÓN DE ENTEL S.A. Estar a la vanguardia de las telecomunicaciones satisfaciendo las necesidades y expectativas del pueblo boliviano. 10.

MISIÓN DE LA JEFATURA DE VENTAS

Garantizar el posicionamiento estratégico y la optimización de los ingresos de Entel S.A., a través de la oferta integrada de productos y servicios, y la gestión de los segmentos y canales de comercialización en las actividades de pre-venta, venta y post-venta. 11.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES



Coordinar con las áreas involucradas la elaboración e implementación de procedimientos dentro de los procesos de pre-venta, venta y post-venta.



Monitorear la implementación de procedimientos vigentes y aplicar las acciones correctivas que se consideren necesarias.

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

Definir y monitorear indicadores de calidad que permitan medir el desarrollo de las funciones de la Jefatura de Ventas.



Establecer lineamientos y políticas de administración y custodia de la documentación de clientes que faciliten la aplicación de medidas para mitigar el nivel de riesgo crediticio.



Establecer metodologías y procedimientos para el control de la calidad en el proceso de facturación de todos los servicios de la Compañía, definiendo acciones correctivas a seguir.



Desarrollar e implementar políticas de cobranzas por segmento de mercado.



Dirigir y gestionar el talento humano de su área, buscando su motivación y desarrollo en un ambiente de trabajo que permita el aprovechamiento de sus competencias.

12.

PROGRAMAS QUE SE MANEJAN EN LA JEFATURA DE VENTAS a. TTB Ventas: Software que contribuye con las siguientes operaciones: i. Gestión de la Base de Datos de Existencias, donde se encuentran los artículos comercializables de la Empresa: Tarjetas, Sim Cards, Celulares, Equipos de Telefonía Fija, Material POP y Equipos de TV Satelital. ii. Gestión de la Base de Datos de Clientes. iii. Gestión de la Base de Datos de Almacenes. iv. Venta de artículos. b. ITTB Pre pago: Con éste Software se realizan las siguientes operaciones: i. Se programan reportes de existencias y avance de ventas a nivel nacional. ii. Se obtienen cuadros estadísticos de los reportes. iii. Gestión de la Base de Datos de Existencias al igual que el TTB Ventas. c. Sistema de Registro de Correspondencia Software destinado a: i. Registrar la correspondencia emitida. ii. Registrar la correspondencia recibida.

13.

ORGANIGRAMA Jefe de Ventas

Supervisor de Ventas

Profesional de Ventas

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Funciones: 

Jefe de Ventas: Administrar las ventas a nivel nacional, supervisar y recibir informas de los supervisores de ventas de las 9 regionales. Es su responsabilidad cumplir con el mínimo de volumen de ventas establecido por año y para ello debe diseñar mecanismos que impulsen la actividad de los vendedores y lograr las metas establecidas.



Supervisor de Ventas:Administrar las ventas a nivel Regional. Supervisar y recibir informes de su zona y enviárselas al Jefe de Ventas en un informe trimestral para hacer el seguimiento del volumen de ventas y cumplir con el margen establecido por mes y por trimestre, además de solucionar problemas de rango medio. Es su responsabilidad además generar ideas y mecanismos para incrementar las ventas y/o motivar a los vendedores. Si llegase a descubrir un mecanismo que funcione, debe pedir autorización al Gerente de Ventas para ponerlo a prueba, y de dar efecto, comunicárselo a sus colegas de las otras zonas. Es responsable también de que el volumen de ventas de su zona se cumpla.



Profesional de Ventas: Acatar las órdenes e ideas de su jefe para el incremento de la productividad. Supervisar a los vendedores a su cargo y hacer un seguimiento continuo de la cuota y la comisión de cada vendedor, para detectar fallas o descubrir vendedores destacados. En caso de encontrar cualquiera de los dos, debe notificarlo a su superior para su posterior solución o motivación del vendedor. Debe además, desarrollar planes y promociones para el segmento a su cargo, de forma que se adapten de la mejor manera posible.

14.

RIESGOS OPERATIVOS DEL NEGOCIO

En la evaluación preliminar a los sistemas, se observó que en la Jefatura de Ventas: 15.

No existen un diseño de pronóstico de ventas. No existe un control interno, que sirva para vigilar el total cumplimiento de los objetivos de la Empresa. No existe un diseño automatizado de control de stocks. Las funciones de cada integrante de la Jefatura de Ventas no se encuentran totalmente definida. El software de registro de documentación no automatiza el seguimiento de la documentación. El SW ITTB Prepago no actualiza la información paralelamente al TTB Ventas. HALLAZGOS DE LA AUDITORIA

Numer o

Detalle

Nivel de Riesgo Página 6 de 7

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1

Condicion: No cuenta con el MOF (Manual de Organización y Funciones) y/o no hace una correcta aplicación de éste.

ALTO

Criterio: Según el primer dominio del estándar COBIT Planeamiento y Organización (PO) en su Proceso 4 (Definir los Procesos, Organización y Relaciones de TI.), de acuerdo con el Objetivo de Control Causa: La falta de conocimientos en COBIT o otros documentos los cuales son guias funcamentales para poder tener un buen funcionamiento dentro el area de ventas. Efecto: La desorganización y falta de una estructura para cada funcionario dentro del area se notaran con la perdida de tiempo y dinero en el efectuo de sus trabajos cotidianos. Recomendación: No basta con tener dentro de la empresa un MOF, se debe desarrollar un MOF especifico para el área de Jefatura de Ventas, y por otra parte, informar sobre este a todos los miembros del área de Jefatura de Ventas. 2

Condicion: Durante el proceso de auditoria del area de ventas de ENTEL S.A., se identifico que controles generales de documentación de correspondía emitida y recibida son minimos no dando el uso adecuado al sistema de registro de correspondencia.

MEDIO

Criterio: Según el cuarto dominio del estándar COBIT; Monitorear y Evaluar (ME), en su Proceso 2 (Monitorear y Evaluar el Control Interno.), conforme al Objetivo de Control ME2.1 Monitoreo del Marco de Trabajo del Control Interno. Se recomienda monitorear de forma continua, comparar y mejorar el ambiente de control de TI y el marco de trabajo de control de TI para satisfacer los objetivos organizacionales. Causa: Esta situación se presenta debido a que los controles de tecnologías son minimos y controles de documentación no son utilizados de manera debida en el departamento de ventas. Efecto: Perdida de mucha información debido a que se genera un código en el momento de creación el cual no es registrado por los operativos. Perdida de tiempo en la búsqueda unitaria por dichos operativos o/y el no utilizar directamente este sistema para Página 7 de 7

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realizar informes Recomendación: Se recomienda tener en vigilancia constante cualquier acción sobre el sistema de correspondencia, teniendo así un mejor control y monitoreo de esta, evitando el mal uso o la vulneración de la misma.

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