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• Rommy Alarcon Sepulveda

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Actividades Auxiliares Administrativas

Entorno general

La Organización, La Empresa, La Administración Administración   Proceso de diseñar y mantener un entorno en que trabajando en grupo , los individuos cumplan e cientemente objetivos especí cos. Las principales tareas de los Administradores son: • Planear • Organizar • Integrar al personal • Dirigir • Controlar

Entorno general

Administración La Administración se aplica a todo tipo de organizaciones. • Privadas o del Gobierno. • Productos o servicios. • Con o sin nes de lucro. • Chicas o Grandes.

Una Persona puede ser Administrador en cualquier nivel de la empresa.

Entorno general

Administración El objetivo de la administración es generar superávit. • Valor Económico • Valor Espiritual • Calidad Física, Etc.

Superávit

Cantidad en que los ingresos superan a los gastos. Empresa Rentable, Solvente en el tiempo.

Entorno general

Administración • La Administración persigue la Productividad (Relación insumos-producto). cantidad de productos resultados

Tiempo utilizado para obtenerlos

Entorno general

Administración Productividad Implica Tener:

E cacia: Logro de los objetivos.

E ciencia: Logro de los objetivos al menor costo posible

Eficacia

Eficiencia

Productividad

Entorno general

Entorno general

Globalización: Una realidad para las organizaciones Complejidad

Mercados independientes

Nuevo entorno

dinamismo

Acceso a la información

Entorno general

Globalización: Una realidad para las organizaciones Actualmente en la era de la información que nos encontramos, tanto en el sector de los servicios como la administración deben conocer la evolución de los cliente. Cliente Actual • • • •

Informado Exigente Desleal Experimentador

Experiencias placenteras

Entorno general

Globalización: Una realidad para las organizaciones Tipos de clientes: CASO 1:El cliente difícil habla fuerte, no deja hablar, tiende a buscar su bene cio, manipula y le gusta que hagan lo que usted desea, le encanta impresionar. CASO 2:El cliente Dócil fácil de tratar, le gusta respetar y ser respetado, trata bien a las personas, aunque esté enojado es una persona agradable, escucha atento.

Entorno general

Globalización: Una realidad para las organizaciones CASO 3: El cliente no tiene mucho conocimiento sobre el producto o servicio que vende la empresa, pregunta mucho y siempre solicita que le expliquen otra vez, no entiende con facilidad y hace gestos de estar perdidos. CASO 4: El cliente coqueto Ceder o no ante un cliente: Habla con palabras de doble sentido, le pretende permanentemente, no mira mucho el producto si no al vendedor (a), trata rozar la mano con la suya.

DENTRO DE UNA MISMA INDUSTRIA, HAY COMPAÑIAS QUE… SON MUY EXITOSAS

MIENTRAS QUE OTRAS SON UN FRACASO

Y ESTO NO ES OBRA DE LA CASUALIDAD

PERO TAMBIEN HAY INDUSTRIAS QUE…

SON MAS RENTABLES

QUE OTRAS

Y ESTO TAMPOCO ES OBRA DE LA CASUALIDAD

PERO HAY MUCHAS EMPRESASQUE HAN SIDO EXITOSAS SIN TENER UNA ESTRATEGIA BIEN ELABORADA

Y ESO SE DEBE A LA EXISTENCIA DE FACTORES MAS IMPORTANTES QUE UNA ESTRATEGIA BUENA Y EXPLICITA

• • • •

BUEN OLFATO BUEN CRITERIO TRABAJO DURO UN MERCADO QUE PERMITE ERRORES

•

¿POR QUÉ HAY EMPRESAS MAS EXITOSAS QUE OTRAS?

•

¿POR QUE HAY INDUSTRIAS MAS RENTABLES QUE OTRAS?

Gestión Directiva Componentes Fundamentales de las Organizaciones

Aspectos Estáticos

Aspectos Dinámicos Procesos

Estructuras OBJETIVOS

- Liderazgo y Poder - Motivación - Comunicaciones - Toma de Decisiones - Clima Organizacional - Cooperación - Participación - Trabajo en Equipos - Con ictos

Personas

- Diseño Organizacional - Tamaño - Complejidad Organizacional - Formalización - División del Trabajo - Niveles y amb. de autoridad. - Tramo y amplitud de control. - Reglamentos y normas - Manuales (varios)

Modelo básico de gestión de una organización

Estrategia

Organización

Control

Mejoramiento

¿ Qué es lo que quiere lograr ?

¿ Quién se hace responsable ?

¿ Cómo se monitorean los logros ?

¿ Cómo se mejoran los incumplimientos ?

Modelo De nuestras principales funciones: Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de o cina como pueden ser: •Tramitar correspondencia su entrada y salida. •Recepción de documentos. •Atender llamadas telefónicas. •Atender al público. •Distintos avisos. •Archivo de documentos. •Cálculos elementales. •Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende. •Estar al día de la tramitación de expedientes. •Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones. •Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa. •Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de o cina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.

Documentos básicos propios de la gestión administrativa, de acuerdo a requerimientos de organizaciones públicas y privadas.

CONCEPTOS BASICOS DE REDACCIÓN •

Es el arte de transmitir por escrito los pensamientos o conocimientos previamente ordenados. • forma escrita a la expresión de una idea o cosa. • Es un escrito en el que se desarrolla de una manera clara y precisa un tema determinado. • "Es realizar por escrito un conjunto ordenado de pensamientos, de acuerdo a las cualidades de coherencia, claridad y belleza."

Objetivos 1.Informar al lector sobre decisiones, proyectos o ideas. 2.In uir en la actitud que ha de adoptar el lector al leer el mensaje. Características Vitales y Complementarias. 1.Vitales (Fondo o contenido) a. Claridad Es como las ideas o pensamientos se expresan en una forma concisa o breve, la cual se consigue utilizando frases cortas y signos de puntuación. No deja lugar a dudas respecto a su signi cado. La redacción debe de ser clara y fácil de comprender, los lectores deben de estar seguros de la intención de los escritos, esto se logra mediante.

CONCEPTOS BASICOS DE REDACCIÓN

1)La selección de palabras y frases que expresen el signi cado exacto y se interpreten de una sola manera. 2)Evitar el estilo telegrá co que sacri ca claridad por brevedad. 3)Generalizando, hay que utilizar la voz activa en oraciones cortas y sencillas, evitando expresiones vagas sin sentido y ambiguas (confusas, dudosas, equívocas) b.Precisión La redacción no debe de tener hechos erróneos, ni otras equivocaciones. Debe presentar solo hechos esenciales y exactos, sin ninguna desviación o exageración.

CONCEPTOS BASICOS DE REDACCIÓN C. Breve pero completa Debe limitarse a hechos esenciales, ser breve y al caso. Debe abarcarse el tema completamente manteniendo el escrito lo más breve posible, si es necesario las explicaciones deben incluirse como anexos. Factores Claves que no debería contener la Documentación: 1)Errores ortográ cos. 2)Impresión desigual de letras. 3)Márgenes mal colocados. 4)Cartas descentradas. 5)Puntuación incorrecta. 6)Borrones. 7)División incorrecta de palabras. 8)Ideas y oraciones cortadas e incompletas. 9)Cartas ajadas y mal doblada. 10)Párrafos muy anchos o muy angostos

CONCEPTOS BASICOS DE REDACCIÓN Reglas de "Oro para redactar" 1.Haga una introducción breve. 2.Evite frases que aburran y que cansen al lector antes de llegar al asunto. 3.Sin olvidar la cortesía vaya directamente al objetivo principal. 4.Sea positiv@ emplee frases agradables. Si va a comunicar algo que contenga malas noticias no lo mani este al principio. 5.Para la elaboración de los documentos (correspondencia), debe de contestar las siguientes preguntas: a.¿Quién? b.¿Cuándo? c.¿Cómo? d.¿Dónde? e.¿Por qué?

CONCEPTOS BASICOS DE REDACCIÓN 6.Dé fechas y datos concretos, nunca escriba: a.En un futuro b.Más tarde c.Oportunamente 7.Evite cierres demasiado formales o aburridos, así como también, cierres con palabras articuladas. 8.Sea segur@ al escribir, evite palabras como: Creo que, quizá, tal vez... 9.Incluya dentro de la carta u oficio párrafos que sean de mayor interés, para que no parezca demasiado común, monótono o sin sentido.

Elaboración De Documentos • Carta Comercial: La correspondencia comercial ha perdido parte de la función que ejercía en épocas anteriores como único contacto entre una compañía y sus clientes u otras rmas; ya que se suele acudir a métodos más rápidos y directos de comunicación (E-Mail o Correos Electrónicos); pero no por ello hemos de creer que pierde importancia. La carta es una de las categorías de correspondencia que más modalidades presenta, debido a los diferentes destinatarios y u correspondiente trato.

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Las partes de una carta comercial son las siguientes: 1.Membrete Es una forma útil de introducir lo datos más importantes de la empresa que envía la carta, ya que debe aportar la siguiente información básica: Logotipo o anagrama de la empresa (optativo), que puede estar impreso a varias tintas. Nombre completo de la empresa o la persona Breve identi cación (por ejemplo: maquinaria de construcción, pediatra, asesoría jurídica, psicológica, etc.) Dirección (Calle, número, piso, ciudad, código postal, provincia, domicilio, país.)

Elaboración De Documentos

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Número de teléfono (Telex, telefax, telegramas). También puede informar sobre: La instancia o el departamento que envía la carta, otras liales, • sucursales u o cinas; miembros de la presidencia, la gerencia o la administración; así como lemas de la empresa, las referencias del destinatario y del remitente. Actualmente es muy usual que el papel de cartas de una empresa tenga el membrete impreso y este suele estar bien en la parte izquierda del mismo u ocupando todo el ancho superior de la hoja. Es norma común que las empresas que utilizan membrete lo incluyan no tan sólo en el papel de la carta, sino también en los sobres. En estos casos aparecerá impreso al pie en la parte anterior del sobre y no en la solapa.

Elaboración De Documentos 2.Fecha Se escribe en el ángulo superior derecho del papel, dejando de 2 a 3 líneas después del membrete; debe incluir el día, mes y año. Se acostumbra a no escribir la localidad (lugar) del remitente cuando ésta aparece en el membrete. Si no, debe citarse anteponiéndose al día y después de una coma. Como normas generales de escritura cabe recordar que no es aconsejable emplear número para citar el mes, sino que debe aparecer el nombre en minúscula y precedido de la preposición "de"(que no siempre suele incluirse).

3.El destinatario Es importante que se cite el destinatario de igual manera en el sobre que en el interior de las cartas, ya sea un particular, una empresa o instituciones gubernamentales, el tratamiento que se escriba debe ser el mismo. Ejemplos: Señora Ingeniero María José Hernández Fuentes Luis Fernando Ponce 1ª. C. Pte., Av. Bernal, No. 1577, Gerente General de IBM Col. Vista Hermosa, Zona 1, Presente. Guatemala, Guatemala, C.A

Elaboración De Documentos 4.Referencia: Es el resumen del objeto de la carta y aparecerá normalmente en el margen superior izquierdo del papel, después del nombre de la dependencia o unidad que elabora la nota. Tanto las referencias y el asunto, aunque no siempre s e incluyen, son dos factores importantes en la correspondencia comercial, ya que facilitan operaciones posteriores de clasi cación y archivo de la misma.

5.El saludo

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Este va aunado con algunas frases de entrada. En las cartas comerciales el saludo es uno de los componentes primordiales, ya que es el inicio de la carta, el primer contacto con el destinatario. A tal efecto se han estandarizado una serie de expresiones y fórmulas típicas de saludo que son las más empleadas: Estimad@ señor@ (Licenciad@, ingeniero, arquitecto): Estimados señores: Distinguido señor: Aunado a esto, puede utilizar frases como las siguientes: Me es grato enviarle un atento y cordial saludo... Es un placer el poder saludarle y desearle el mejor de los éxitos en el desarrollo de tan delicadas funciones. Me es grato referirme a usted y desearle éxitos al frente de tan prestigiosa empresa. Etc.

Elaboración De Documentos Estas expresiones se escriben en el margen izquierdo, dos líneas después de la dirección o destinatario, y deben usarse en plural o singular, femenino o masculino como correspondan. Es recomendable se eviten siempre las fórmulas demasiado extensas y rebuscadas, pues tan solo se trata de un saludo

La introducción

Tal como su nombre lo indica, sirve para iniciar e introducir el contenido de la carta. El estilo de la introducción es siempre cortés, aunque el tema de la carta sea una reclamación; pero también directo. Es decir, debe ser una forma clara y concisa de comenzar el cuerpo de estas, En ella se dirá algo que atraiga como un potente imán la atención del lector. Una vez leída no le quedará más remedio que seguir adelante. Procure que este inicio sea excelente, pues es el punto donde muchas cartas son echadas a un lado. Ejemplos: • •

En respuesta a su carta del día 7 del presente mes... Muchas gracias por su nota (carta u oficio) del..

Elaboración De Documentos • • • • • • • • • • • • •

Apreciamos su comunicación del... Me es grato manifestarle (comunicarle) que ... Me es grato referirme a Me complace referirme a usted... Creo oportuno manifestarle... Le comunico. Les suplicamos sírvanse ponerse en contacto... Atentamente (respetuosamente) me dirijo a usted... En relación con Expreso a usted atentamente, ... De conformidad a su atento pedido de fecha... Con rmándole nuestra carta del día 7 del presente mes y año Como podemos observar estas expresiones ayudan a redactar la carta, ya que de forma directa, están abordando el tema por el que se lleva a cabo la correspondencia

Elaboración De Documentos 7.Exposición, cuerpo o desarrollo El cuerpo de la carta es la exposición lógica, ordenada y concreta del contenido de la misma. Es muy importante destacar en este apartado que, además del estilo al que nos referimos, el contenido no debe tratar más de un tema; es decir, de forma concisa y con estilo concreto pero cortés, debe de quedar expuesto un único tema. En esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar el interés del lector. Argumentos, hechos y bene cios, debidamente ordenados, conducen al interés por el objeto que debe transformarse en el deseo de obtenerlo. Por último hay que concluir y lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprar un producto, para una cuenta, cambiar de opinión, otorgar lo solicitado, etc. En este sentido se deben redactar párrafos cortos (máximo 8 líneas), que irán precedidos o no de sangría (5 espacios) dependiendo del tipo o estilo de la carta. Es norma pulcra dejar una línea en blanco entre párrafos.

Elaboración De Documentos 8.La despedida o cierre El escrito naliza siempre con una fórmula cortés, al igual que el saludo, esto introducirá a la rma. Aunque casi siempre esta última expresión está precedida por otra en la que se concluye pidiendo respuesta, disculpando las molestias, etc.; es una forma más de resumir todo el contenido de la carta. Para ello utilizaremos fórmulas que se escriben a la izquierda o a la derecha, las cuales deben ser breves y recogerse, a ser posible, en dos frases como las siguientes. • • • • • • • • • • •

En espera de sus noticias... • Lo que informo a usted.. Esperamos que.... . Con mi agradecimiento anticipado... • Lo que remito a usted... Disculpen las molestias ocasionadas... • Le saluda atentamente... Gracias por la deferencia que • Sin otro particular, le brinde a la presente... le saluda atentamente... Muchas gracias por.. • Atentamente, Le agradeceré la atención a la presente... • Cordialmente, Agradezco su... • Afectuosamente, Anexo a la presente... • Muy atentamente, Sin otro particular al cual referirme... Sin más por el momento, reitero las muestras de...

Elaboración De Documentos 9. La ante rma y rma A menos que sea muy extensa, la despedida forma una unidad visual con la ante rma. Este grupo nal se compone de: Breve despedida, nombre de la compañía (Sello), rúbrica, nombre del rmante (tratamiento) y cargo, en este orden. 10.Anexos Son aquellos documento s que se adjuntan a la carta. Deben citarse en el margen izquierdo de la hoja, introducidos por la palabra Anexos, detallándose el tipo de documentos que son. 11. Iniciales Son las iniciales (abreviaturas [1]) del nombre de la persona que rma, que orden a se elabore la carta y de quien la elabora, las cuales se colocan en mayúsculas sostenidas, y en minúsculas de quien la digitó o mecanogra ó. 12.Posdatas Jamás las incluya, pues indica poca atención o un descuido. Hay una excepción, se trata de las posdatas hechas con toda la intención en las cartas de ventas en las cuales se incluyen datos que se requiere resaltar o que tenga mayor atención. Estas P.D. van colocadas al margen inferior izquierdo antes de las iniciales (se escriben con tamaño de letra más pequeña que el texto de la carta)

Desarrollo Carta Comercial Y Ejemplos

Elaboración de Documentos: •

Diseño y redacción de documentos: • Carta • Memorando • Circular • Certi cado • Nota • Currículo Vitae • Resoluciones • Ordinarios • Informes Técnicos : • Conceptualización clasi cación, elaboración - Fases para elaborar mensajes • Sintaxis. • Reglas ortográ cas. • Técnicas de redacción. • Vocabulario técnico en la documentación • Procedimientos básicos para la gestión y archivo de documentación.

Carta Comercial Las cartas comerciales son aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa. Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, propaganda, de cobro.  Una carta comercial es un mensaje escrito con un n especí co: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. De esta de nición derivamos la clasi cación de las cartas comerciales.

A la atención del Sr. H. Riveros SANTIAGO DE CHILE

Santiago, 14 de junio de 2003  Manuel Montt 367

Asunto: Invitación a charla Distinguido Cliente: Nos contactamos con usted para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom Peters. La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más productividad". Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia. Saludo a usted atentamente

Pamela A. Ritchie

Carta Comercial En las cartas de negocios es importante guardar ciertas reglas básicas para no cometer errores en el momento de su presentación, que podrían costa el éxito de un proyecto empresarial. • En una carta comercial, tanto el papel como el sobre deberán llevar membrete. En este tipo de misivas es común adjuntar el franqueo de retorno. • El contenido de una carta comercial debe ser directo, objetivo, con redacción clara y concisa. Se debe mantener el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida. • Las cartas comerciales tendrán espacios y márgenes a respetar, parecidos a los empleados en una misiva personal. Sin embargo, en la parte izquierda de una carta comercial se debe colocar el nombre de la empresa, la persona y cargo. • Una carta comercial debe presentar un espacio de tres centímetros y medio antes de colocar la fecha, y a continuación se realizará el mismo proceso que en las demás correspondencia.

Memorando Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales. regionales, nacionales, o internacionales . PARTES BÁSICAS: Membrete Denominación del documento Número Fecha Encabezamiento Texto Despedida Remitente

Circular Una circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas de un círculo o lugar determinado. Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociación, pero es en sentido directo usado en asociaciones empresas, gobiernos, escuelas etc. Son textos breves que informan en términos generales eventos, circunstancias o hechos, en n comunicados que se deben de tomar en consideración. Las circulares son una de las mejores herramientas para comunicar noticias.

Administración del edi cio A todos los vecinos, con el presente se les informa que habrá una reunión de vecinos para discutir los cambios y movimientos que se deben realizar dentro del edi cio, la reunión se llevará a cabo en el pacillo central del edi cio a las 9:00 P.M. Se cuenta con su presencia.

Atte. Luis Pérez López.

Santiago, 02 de julio del 2015 AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA PRESENTE          A fin de adoptar las medidas conducentes para preservar la seguridad interna de esta empresa,  comunico a ustedes que a partir de esta fecha,  los integrantes de ese Departamento deberán verificar que todos los empleados sin excepción porten su gafete de identificación al entrar y salir de las instalaciones,  así como durante su permanencia dentro de las oficinas y demás áreas de trabajo. También es obligación de todas las personas que ingresen al edificio,  mostrar el contenido de sus bolsas de mano, portafolios, maletas,  etc. y en su caso las cajuelas e interiores de sus vehículos.         Cualquier irregularidad que atente contra las normas de seguridad, reportarla inmediatamente a la Gerencia de Protección y Seguridad. Atentamente

El certi cado  es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos: La asistencia, participación u organización de un curso, jornada o acto Los resultados académicos La docencia de determinado curso o seminario La experiencia profesional en determinado campo La pertenencia a un grupo o jerarquía Los conocimientos de lenguas extranjeras La realización de cualquier otra actividad académica o extraacadémica... La adecuación de un objeto a una norma

La persona que redacta el certificado no es necesariamente la misma que el que la firma; de hecho, en ocasiones es el propio interesado el que presenta el certificado ya redactado para que el responsable sólo tenga que firmarlo (siempre, claro está, que esté de acuerdo con su contenido); pero esta diferencia es irrelevante: a efectosadministrativos y legales, el autor y responsable del certificado es quien lo firma, no quien lo redacta y lo produce físicamente.

MODELO CERTIFICADO Don/Doña (Nombre y apellidos del responsable) como (Cargo desempeñado en la entidad, organismo o empresa contratante)de (Entidad, organismo o empresa contratante), con domicilio en c/ ……………………………………. nº… Localidad y Provincia (o lo que corresponda en cada caso). CERTIFICO: D/Dña.……………………………………………………….., con DNI, presta sus servicios en esta Empresa/Fundación/Asociación/Colegio (o lo que corresponda en cada caso), desde día/mes/año. Y para que conste a los efectos oportunos, expido el presentecertificado, a petición del interesado, en .........., el día ..de .......de.....

Fdo.: Firma de quien expide el certificado Sello de la institución

NOTAS Las notas administrativas son textos que transmiten algún mensaje o información a los empleados de una empresa. Generalmente son elaboradas por las autoridades y tienen como característica fundamental informar sobre algún acontecimiento, hecho o decisión tomada. Suelen ser textos cortos, directos y muy claros ya que su objetivo es transmitir una información lo más eficientemente posible. Las notas administrativas suelen publicar información general que afecte a la empresa. Por lo tanto, las notas de este tipo son un medio de comunicación entre las autoridades de una empresa y sus empleados. Asimismo, las notas administrativas también se conocen como oficios, cartas, circulares o memorándums

A todo el personal: Por medio de la presente se le informa a todo el personal que con motivo del acuerdo establecido entre esta empresa y el Deportivo No. 22 "Jesús Chávez Piñeiro", a partir del próximo 12 de julio del año en curso todos los empleados podrán hacer uso de las instalaciones de dicho deportivo pagando una cuota mínima de $100.00 mensuales. Este pago le da derecho al trabajador a utilizar todas las instalaciones deportivas sin ninguna restricción. Asimismo, le permite obtener descuentos en la memebresía de familiares. Los empleados interesados en este beneficio deberán de presentarse los días 6, 7, 8 y 9 de julio del año en curso en las oficinas de recursos humanos para realizar su registro y el trámite correspondiente. Después de ello recibirán su credencial que los avala como socios del deportivo. Sin más por el momento, esperamos contar con su participación. esta empresa sin duda cree y promueve el deporte. Para cualquier aclaración o duda favor de presentarse en la oficina de recursos humanos. Atte. Julián Ricardez Echeverría Dirección General de Personal Servicios informáticos Telinfo S.A. de C.V.

Resolución

Modelo Cibernético de Control Proviene de la Teoría General de Sistemas. Proceso regulador que comprende los siguientes elementos: • Estándar de actuación • medición de actuación • comparación • retroalimentación • modificación del comportamiento del sistema En general, es un control expost. Sistema de control feedforward (control preventivo) Agrega un sensor del entorno, que permite adquirir info y transmitirla al resto del sistema, con el objeto de actualizar permanentemente los estándares de actuación

CONTROL DE GESTION • Proceso a través del cual los administradores influyen en los restantes miembros de la entidad con el fin de implementar las estrategias definidas por la organización”

Esquema general de un cuadro o tablero de mando Objetivos estratégicos

Cuadro, panel o tablero

Objetivos locales

Medidas de desempeño

Metas o estándares

Empresa o unidad Alarmas o semáforos

Matriz de validación objetivos-indicadores Objetivos internos I a

II

III

IV

VII X

X

c d

VI

X

b

Indicadores

V

X X

X

2 X

X

e

X

2

X

3 3

X

1

f

X

X

g

2 0

2

1

3

0

3

1

3

Mapa de medidas o indicadores de una planta manufacturera Objetivos gerencia

Objetivos jefe de planta

Objetivos actividad

Valor ROI (%)

Reducir Costos unitarios ($/ton)

Aumentar ingresos ($/ ton)

Mejorar Productividad (ton/$)

Mejorar calidad y oportunidad (OTIF)

Aumentar disponibilidad (%)

Disminuir stocks (ton)

Disminuir variabilidad abastecimiento e

σ

Cumplir programa producción (%)

Ejemplo de objetivos, indicadores, metas y medios

OBJETIVOS ■

Incrementar la participación de mercado

MEDICIONES

■

(KPI)

■

% de participación del mercado Aumento en el volumen de ventas (en $)

META

■ ■

MEDIOS

■

(INICIATIVAS)

■

¿Qué queremos? ¿Cómo sabemos si vamos bien?

50% del mercado 540 millones más de ventas

¿Cuánto lograremos ?

Búsqueda de nuevos mercados Retención de clientes actuales

¿ Cómo lo lograremos

Producción Mercado Recursos Humanos Finanzas

Cuadro de mando

Alta gerencia

Evaluación global de la empresa

Indicadores numéricos del área de producción Nombre del Indicador

Fórmula para el cálculo

1. Productividad de la administración de materiales

Valor ($) de la producción / costo de la administración de materiales

2. Utilización de la capacidad instalada

Unidades producidas / capacidad teórica

3. Calidad del producto

Unidades defectuosas / unidades producidas

4. Productividad de la mano de obra

Unidades producidas / horas-hombre trabajadas

Indicadores numéricos del área de mercado

Nombre del Indicador

Fórmula para el cálculo

1. Cuota de mercado

Ventas de la empresa / ventas del sector

2. E ciencia del mercado

Ventas / costos del mercado

3. E ciencia del canal de distribución

Ventas del canal / costos del canal

4. Participación del producto lider

Ventas del producto lider / ventas totales

Indicadores numéricos del área de personal

Nombre del Indicador

Fórmula para el cálculo

1. Productividad de la mano de obra

Ventas / número de empleados

2. Rotación interna

Numero de traslados y ascensos / total de cargos

3. Importancia de los incentivos salariales

Boni caciones e incentivos / salarios básicos pagados

4. Capacitación promedio impartida

Horas-hombre de capacitación / No. de empleados

Indicadores numéricos del área financiera Clase

Razón

Fórmula para el cálculo

1. Liquidez

Circulante Prueba ácida

Activo circulante / pasivo circulante Activo circulante-inventario / pasivo circulante

2. Apalancamiento

Deudas o activo totales Rotación del interés ganado

Deuda total / activos totales

Margen de utilidad Rendimiento sobre activos Rendimiento sobre capital

Ingreso neto / ventas Ingreso neto / activos totales

Ventas Ingreso neto Utilidad por acción

Valores nales / valores inciales Valores nales / valores iniciales Valores nales / valores iniciales

3. Rentabilidad

4. Cremiento

Utilidades antes de impuestos e intereses / cargos por intereses

Ingreso neto / capital contable

Indicadores numéricos de la alta gerencia

Nombre del Indicador

Fórmula para el cálculo

1. Productividad de la mano de obra

Ventas / número de empleados

2. Rotación interna

Numero de traslados y ascensos / total de cargos

3. Importancia de los incentivos salariales

Boni caciones e incentivos / salarios básicos pagados

4. Capacitación promedio impartida

Horas-hombre de capacitación / No. de empleados