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• Karla Rincòn Amador

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Procedimiento Normalizado de Operación Título: Retiro de productos del mercado Clave: PNO – ALM – 012 Fecha de emisión: 12 – 08 – 2016

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1. OBJETIVO 1.1. Conocer criterios, procedimientos y recursos que permitan efectuar el control de inventarios. 2. ALCANCE 2.1 Este procedimiento aplica para la elaboración y actualización de todos los Procedimientos Normalizados de Operación necesarios para el desarrollo de las actividades llevadas a cabo en COMERCIALIZADORA DE MEDICAMENTOS VARI.S.A.DE C.V.; para garantizar la calidad de todos los procedimientos involucrados en el proceso de los insumos para la salud dentro de los establecimientos de la empresa. 2.2 Este control se hará especialmente mediante la evaluación de la rotación de inventario y del conteo físico comparado con el registro de existencias. 2.3 Se deberá realizar inventario general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario permanente. 3.

RESPONSABILIDADES 3.1 Es responsabilidad del Responsable de Almacén en conjunto con el Departamento de Compras, la aplicación y monitoreo del presente procedimiento. 3.2 Es responsabilidad del Responsable de Almacén alistar el material requerido, coordinar la elaboración de los listados o tarjetas con el código, nombre del medicamento, unidad de medida y cantidad total, para registrar los conteos. 3.2.1 El responsable de almacén emitirá los listados de medicamentos valorizados el día de la fecha de corte del inventario. 3.2.2 Revisara uno a uno los productos a inventariar y verifica valorizaciones en el sistema. 3.2.3 Verificar que se hayan realizado la totalidad de los registros, sin que quede uno solo por digitar, antes de iniciar el inventario. 3.3 Es responsabilidad del Departamento de Compras, supervisar lo anterior y pasar informe a la Dirección General de COMERCIALIZADORA DE MEDICAMENTOS VARI.S.A.DE C.V.

4.

DESARROLLO DEL PROCESO

4.1 Se debe disponer de un sistema de control de movimientos y existencias para cada producto. 4.2 Los medicamentos y dispositivos médicos almacenados requieren un control frecuente de existencias, con el objetivo primordial de comparar las existencias físicas contra el movimiento (entradas y salidas), lo que permite determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, así como también alimentar el sistema de

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información que va a permitir tomar decisiones administrativas en cuanto a la programación de necesidades, compras, rotación de inventarios, devolución a proveedores, elaborar el presupuesto, identificar deterioros, obsolescencia, vencimientos, hurto, averías. 4.3

Se efectúa la programación de los inventarios fijando fechas y hora de realización del inventario.

4.4

Se programará la fecha y la hora de corte del inventario.

4.5 El responsable de almacén alista el material requerido, coordina la elaboración de los listados o tarjetas con el código, nombre del medicamento, unidad de medida y cantidad total, para registrar los conteos. 4.6 Los auxiliares asignados por el responsable de almacén identifican todos los suministros y demás elementos a inventariar en cada uno de los estantes. 4.7 El responsable de almacén emitirá los listados de medicamentos valorizados el día de la fecha de corte del inventario. 4.8 El responsable de almacén revisa uno a uno los productos a inventariar y verifica valorizaciones en el sistema. 4.9 El responsable de almacén verifica que se hayan realizado la totalidad de los registros, sin que quede uno solo por digitar, antes de iniciar el inventario. 4.10 El responsable de almacén provee de los elementos necesarios a los participantes como: esferos, planillas, etc. y da las últimas instrucciones. 4.11

El inventario comienza a la hora fijada.

4.12 El programa para registrar el inventario debe incluir la información del saldo a la fecha de corte, registro para faltantes, sobrantes y saldo o cantidades halladas en el inventario. 4.13

Los encargados de almacén efectuarán los controles correspondientes.

4.14 Una vez se encuentren ubicados, el departamento de compras y el jefe de almacén dan la orden de inicio y comienza el conteo. 4.15

El responsable de almacén revisan las diferencias existentes:

4.15.1 Cantidades arrojadas del inventario físico contra el sistema. 4.15.2 Se determinan faltantes y sobrantes.

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4.15.3 Valores arrojados del total por ítem de los elementos contados contra los registrados por el sistema o kardex. 4.15.4 Análisis de los productos de nula, baja y alta rotación. 4.16

Se realizarán los respectivos ingresos y egresos por sobrantes y faltantes.

4.17 Se elaborará el acta correspondiente del inventario, relacionar y valorizar los sobrantes y faltantes hallados en el conteo. 4.18 El responsable del almacén elabora los informes correspondientes y definirán la toma de decisiones para las diferencias encontradas y los productos de nula, baja o alta rotación. 4.18.1 Control fechas de vencimiento. 4.18.2 Criterios, procedimientos y recursos que permitan verificar continuamente la fecha de vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos, para que sean distribuidos o dispensados dentro de la fecha de vigencia o se solicite con la debida antelación la devolución o cambio al proveedor, de acuerdo con las condiciones de negociación. 5. REFERENCIAS 5.1 Farmacopea de los Estados Unidos Mexicanos 10ª edición (2011.) 5.2 Norma Mexicana NOM-059-SSA1-2006, “Buenas prácticas de fabricación para establecimientos de la industria químico farmacéutica dedicados a la fabricación de medicamentos”. 5.3 Norma Mexicana NOM-059-SSA1-2013, “Buenas prácticas de fabricación de medicamentos”. 5.4 Norma Mexicana NOM-220-SSA1-2012, “Instalación y operación de la farmacovigilancia”. 5.5 Norma Mexicana NOM-240-SSA1-2012, “Instalación y operación de la tecnovigilancia” 5.6 Acuerdo emitido el 27/05/2010 en el Diario Oficial de la Federación, “Acuerdo por el que se determinan los lineamientos a los que estará sujeta la venta y dispensación de antibióticos” 6.7 Introducción a la biotecnología, William J. Thieman y Michael A. Palladino. Pearson, Educación, S.A. Madrid, España. 2010.