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• Jair Garcia

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Análisis Gap En la actual economía que vive México donde la mayoría de las empresas son del tipo Mypes o Pymes las empresas al paso de un periodo de tiempo deben de inquietarse por el rumbo de esta y surge la inquietud de si la organización está caminando y avanzando según lo esperado o todo lo contrario, si va quedado muy debajo de lo planeado. Si ocurre lo segundo se han de esperar preguntas del tipo ¿Cuál es nuestro rendimiento actual? ¿Qué está sucediendo? ¿Cuáles son problemas? ¿Cómo puedo resolverlos? ¿A dónde queremos llegar? Para responder estas inquietudes se puede usar una metodología de investigación llamado Análisis Gap. Se utiliza la palabra de origen inglés Gap, que en español hace referencia a una brecha, una apertura o un espacio vacío comprendido entre dos puntos de referencia, para referirse a las diferencias que se presentan en un momento determinado entre dos situaciones: una existente y otra ideal o anhelada. (Gonzalez, 2016) El Análisis Gap consiste en estudiar y examinar la situación actual en la que se encuentra una empresa, después se recopila la información para ser comparada con las expectativas que se pretendía de futuro en un corto o mediano plazo. Dicho análisis también es conocido como de necesidad-gap, de necesidades o, incluso, de evaluación. No obstante, su principal cometido es localizar los problemas para ofrecer una orientación sobre cuáles son las fortalezas y las posibles debilidades que tiene la empresa. A partir de ahí, investigar cuáles son las mejores herramientas que pueden utilizarse para poder acelerar la recuperación y por tanto la mejora de dicha empresa y que llegue a alcanzar sus objetivos, disminuyendo así dicha brecha. (Martín, 2017) Al recopilar y diagnosticar la situación actual de la empresa la organización se puede dar de cuenta como se encuentran realmente y al recabar información sobre lo que se requiere lograr se puede hacer un plan en concreto que permita alcanzar la meta a corto, mediano o largo plazo. Estas metas pueden ser a nivel global dentro de la compañía o dirigida a un solo sector de esta, por ejemplo: en una maderería se puede hacer un análisis Gap a nivel general sobre el estado y rumbo de la Pyme o enfocado al área de transformación o a cualquier área donde se tenga incertidumbre. Si bien el análisis Gap es muy usado para analizar sistemas de calidad o para evaluar las etapas previas a la instalación de uno como la norma ISO 9001 también es usado para empresas pequeñas o medianas que no pueden certificarse a una norma de calidad pero si quieren conocer las brechas del rumbo de su negocio. Esto nos hace saber que el análisis Gap no se encuentra recluido para un tipo de empresas o necesidad o como mejor lo menciona Ott Niggulis (2016) “No hay una manera correcta o incorrecta de hacerlo. Todo depende de tus objetivos” ¿Cómo hacer un análisis Gap? Si bien es cierto que la forma de hacerlo no es siempre la misma, esta sigue puntualmente los siguientes pasos que son la naturaleza de este tipo de análisis: 1. Identificar las ventas actuales y la meta de futuro. identificando la situación real y la que se esperaba en el futuro. Se empieza con una reflexión, indicando los atributos más importantes, ya sean cuantitativos (números) como cualitativos (declaraciones), y se continúa con la planificación de futuro ideal de la empresa.

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2. Identificación de la brecha y analizar los resultados. Incluso si los resultados son óptimos siempre se puede trabajar para poder optimizarlos. Descripción de la brecha, registrando los elementos actuales como los futuros y factores responsables de la brecha, realizando una lista con las posibles causas para poder disminuirlas. 3. Soluciona la brecha: es último paso, buscando las posibles soluciones y por qué razones. Si se siguen estos pasos correctamente seremos conscientes de los problemas o deficiencias que tiene la empresa y las soluciones a tomar para erradicarlas. 4. Evidentemente, es importante destacar que las empresas que recurren al empleo del Análisis Gap, no sólo es para llegar a conseguir los objetivos globales de dicha empresa, sino también para lograr unos objetivos internos que son específicos de una determinada área. (Martín, 2017) En el paso 2 es necesario hacer una descripción de dicha brecha para conocer a fondo el problema que contribuye al estado actual de la empresa. Es muy importante apoyarse de otras herramientas como el de las 5 why. El motivo de esta es profundizar en las causas y abrir un capo de ideas que desencadenen sugerencias de explicación ante por ejemplo, la pérdida de clientes en los últimos meses en tu empresa de repostería o porqué bajó la productividad dentro de una empresa de servicios. De esta manera se logra facilitar el paso 3 donde ahora se proponen planes de acción para solucionar las brechas. Para la elaboración del Gap Análisis o Análisis de brechas es relevante tomar en consideración los siguientes aspectos: 

Definir con claridad cuál es la brecha que se desea analizar.

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Identificar quiénes están involucrados en la brecha.

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Establecer cuáles son las causas más relevantes que determinan la brecha.

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Identificar las diferencias de comportamiento entre los sistemas o actores a comparar en la brecha.

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Identificar los indicadores y/o atributos de la situación actual y elaborar un listado, con la finalidad de medir o caracterizar la brecha.

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Delinear con claridad el objetivo o estado futuro deseado.

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Definir acciones a seguir para salvar la brecha.

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Establecer los diferentes escenarios que existen para disminuir la brecha.

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Identificar los recursos necesarios para disminuir o eliminar la brecha.

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Establecer qué tiempo (cronograma) se requiere para disminuir o eliminar la brecha.

(Gonzalez, 2016)

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Metodología Objetivos Análisis Gap

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 

Definir con claridad la situación actual de la empresa. Definir con claridad la situación a futuro deseada de la empresa. Identificar las brechas y o problemas actuales. Establecer soluciones mediante un cronograma de actividades.

Técnicas empleadas Observación directa, Exploración en campo, Fichaje, Técnica de las 5 why.

Ventajas

Desventajas

Se puede hacer a empresas grandes como a pequeñas y medianas empresas.

No cuenta con una guía para resolver problemas.

Puede enfocarse de manera global o en áreas. Se puede usar previo a la implementación de una norma ISO.

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Bibliografía Gonzalez, H. (25 de Agosto de 2016). Gestión y calidad. Obtenido de https://calidadgestion.wordpress.com/tag/gap-analisis/ Martín, J. (21 de Diciembre de 2017). CEREM. Obtenido de CEREM: https://www.cerem.mx/blog/analiza-tus-brechas-gap-analisis Niggulis, O. (9 de Mayo de 2016). Shopify. Obtenido de https://es.shopify.com/blog/117159941-analisisgap-una-sencilla-herramienta-para-alcanzar-tus-objetivos-de-negocio