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PROYECTO PARA LA DIGITALIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS DE ALTERNATIVA EDPYME

Por: Ing. Luis M.

PROPUESTA DE TRABAJO Y COTIZACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Octubre 2015

Contenido 1. Objetivo del proyecto 2. Alcance del trabajo 3. Fases previstas 4. Metodología del trabajo 5. Supuestos adoptados 6. Entregables 7. Cronograma tentativo 8. Honorarios y formas de pago 9. Recomendaciones-Otras prestaciones opcionales

1.- Objetivo del proyecto

SITUACIÓN ACTUAL

     

Documentación archivada en un Almacén de 5x6 m2 aprox. 10.000.00 carpetas de crédito aprox. 30 documentos por carpeta de crédito aprox. Distinto tamaño de documentos. Distinto tipo de documentos. Diversas formas de enganche.

OBJETIVO DE SOLUCIÓN 

Organizar los archivos y desarrollar tareas de digitalización de documentos del actual archivo de Alternativa Edpyme. Beneficios Tangibles.  Estado actual del archivo físico.  Banco de imágenes (documentos digitalizados).  Base de datos vinculando tema con imagen. Beneficios Intangibles  Recursos Humanos  Ahorro en tiempo de búsqueda.  Evitar trastornos legales o de auditorías.  Documentación  Evitar deterioro.  Evitar posibles siniestros  Ordenación del espacio físico

2. Alcance del trabajo

El trabajo que se llevará a cabo con la entidad financiera ALTERANTIVA EDPYME. Comprenderá: 1. La organización de todo el archivo físico existente que implica :  Establecer criterios uniformes en el desarrollo de un conjunto de acciones orientados a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada unidad orgánica de la entidad financiera.  Facilitar la rápida recuperación de la información.  Mantener organizada documentación de manera integral y orgánica como producto de las actividades empresariales. 1. La digitalización de todo el archivo físico existente (abarcando un período que va desde (por definir) hasta la fecha (por definir) de acuerdo a lo informado en oportunidad de la primera visita que se efectuara) y ubicado en la Almacén que se nos mostrará oportunamente, sito fuera de las instalaciones de la empresa. 2. La seguridad y administración documentación a partir de:  

física/digital

La base de datos que se estará generando. El banco de imágenes producto de la digitalización.

3. Fases previstas

de

la

ORGANIZACIÓN FASE 1 Es un proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientados a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada unidad orgánica de la Alternativa Edpyme

RELEVAMIENTO FASE 2 - Se registrará el contenido de cada

caja en cuanto a los tipos de formularios, para organizar el trabajo de la siguiente etapa. - Se determinará la cantidad de formularios por tipo. Se definirán los campos tipos con los cuales realizar más tarde las correspondientes búsquedas. - Se definirá la indexación de campos más conveniente para cada tipo de formulario. - Se construirá una base de datos en Excel para registrar todo el detalle. Parte de esta base de datos es la que se requerirá para efectuar el servicio de Guarda Física

PREPARACIÓ N

DIGITALIZACIÓN FASE 4

FASE 3

-Loteo: Se lotearán los formularios de a 100 (cien) unidades para agilizar la posterior búsqueda física. A cada lote se le asignará un número. Este número de lote junto con el número de caja serán asignados en un software (herramienta de uso interno) previamente al escaneo y una vez digitalizado todo el lote, pasarán a la base de datos junto con los datos de aquellos formularios que los contengan. -Remoción de clips y ganchos: Se removerán los clips y ganchos de aquellos formularios que los contengan. -Digitalización: Se procederá a digitalizar los formularios loteados sin ganchos y clips. -Rearmado de formularios: A aquellos formularios a los cuales se les retiró el gancho o clip serán rearmados.

Se estará trabajando en paralelo con el relevamiento de contenido de las cajas. - Se procederá a preparar el material de la siguiente manera: Los formularios se agruparán por tipo en cajas separadas. - Aquellos formularios que contengan clips, ganchos, etc., serán separados de aquellos de su mismo tipo que no los contengan dentro de la misma caja. Las cajas serán rotuladas en esta primera etapa por contenido. Se confeccionará una base de datos en formato .xls que permita incluir todos los campos previamente definidos para cada tipo de formulario más los campos de origen (caja, lote, orden, fecha, etc.) etiqueta.

INDEXACIÓN FASE 5 - Carga datos.

de

- Verificación. Control calidad.

de

Inserción en base de datos.

ENTREGA FINAL FASE 6 El producto final de la digitalización se entregará en CD, y acompañará al/los mismo/s, la base de datos en Excel (antes construida) para poder acceder a las respectivas imágenes, con las restricciones y limitaciones que el propio aplicativo ofrece. 

4. Metodología del trabajo

5. Supuestos adoptados



La presente propuesta de solución ha sido elaborada considerando contar con la cantidad informada por Alternativa Edpyme.



El detalle de la Información es la siguiente:  De acuerdo a lo informado, el archivo a digitalizar y guardar físicamente comprende el período que abarca los últimos años. 

La cantidad de carpetas de crédito aproximadas que contiene el archivo físico actual es de 10.000.00. La cantidad de formularios aproximados que contiene cada carpeta es de 30 documentos.



Los tipos de formularios que fueron detectados en el relevamiento por muestreo han sido los siguientes: Contratos, hojas resumen, cronograma preliminar, definitivo, cartilla de información, Órdenes de Pago, Informes a Clientes, Comprobantes de Retención, Facturas de Venta, Liquidaciones y Cartas Porte, Consulta

de Proveedores, Sueldos, Permisos Impuestos, títulos valores, etc. 

de

Embarque,

Un 80% de toda esta documentación tiene ganchos, clips, abrochados, con stickers y diferentes elementos que habrá que remover al momento de la digitalización, en este caso manual.

 El resto de la documentación pasará por un proceso de digitalización automática. Variedad en tipo de formularios y variedad en formatos (distinto tamaño hasta oficio/legal, algunos Blanco y Negro, otros Color). 

El archivo no está organizado de acuerdo a un cuadro de clasificación.

6. Entregables

Como resultado del trabajo efectuado, Alternativa Edpyme, obtendrá como producto al final de las Fases:

Fase 1 Relevamiento

Fase 2 Preparación

Fase 3 y 4 Digitalización Indexación

Fase 5 Entrega FInal

•

Informe detallado indicando del estado actual del archivo físico en cuanto a cantidad y calidad de la documentación a digitalizar

• Informe detallado de la organización en que se dispondrá el material a digitalizar

• Primeros entregables productos de la digitalización. • Primeros informes relacionados con la guarda física de la documentación digitalizada. • Base de Datos con la información vinculada y que se estará actualizando conforme el avance del proyecto.

• Entrega final documentación digitalizado.

de que

la última se haya

• Entrega Final Entrega final de los últimos reportes correspondientes a la guarda física. • Entrega final de la última actualización de la Base de datos con la información vinculada. 

7. Cronograma tentativo

Cronograma Tentativo Actividades

meses 1

2

3

4

5

Fase 1 Fase 2 Fase 3 y 4 Fase 5 Duración estimada: 03 meses.

8. Honorarios y formas de pago

6

7

8

9

10 11 12

HONORARIOS

 Por Servicio de Organización y Digitalización: S/. 0.35 céntimos.

Formas de Pago para el servicio de Digitalización: Mutuo Acuerdo. Los costos estipulados no incluyen el IGV, y será neto de cualquier otro gravamen, deducción o impuesto.

9. Recomendaciones-Otras prestacionales opcionales

 En relación a la Digitalización de Documentos:

 Adquirir de Software de Gestión de Archivos (SISDOC).