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• Alex Alvarez

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5. Gestión del Alcance del Proyecto

Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

Agenda  Introducción.  Procesos. 5.1 Planificar la Gestión del Alcance. 5.2 Recopilar Requisitos. 5.3 Definir el Alcance. 5.4 Crear la EDT. 5.5 Verificar el Alcance. 5.6 Controlar el Alcance. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Pensamiento

«Todo debe hacerse lo más sencillo posible, pero no más sencillo » Albert Einstein

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Introducción

Introducción  Incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido.  Su objetivo principal es definir que se incluye y que no se incluye en el proyecto.  Es importante saber diferenciar entre:  Alcance del producto.  Alcance del proyecto.

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Introducción

Alcance del Producto y del Proyecto Alcance del Producto

• Características y funciones que definen un producto o servicio.

• Trabajo que debe realizarse Alcance del Proyecto

para entregar el producto o servicio con las características y funciones especificadas.

Su grado de cumplimiento se mide con relación a los Requisitos del Producto.

Su grado de cumplimiento se mide con relación al Plan de Dirección del Proyecto.

El Alcance del Proyecto es más amplio que el Alcance del Producto. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Introducción

Respuestas que brinda la Gestión del Alcance ¿Cómo determinar qué trabajo se tiene que hacer en el proyecto? ¿Cómo asegurarme de obtener la aceptación del trabajo realizado en el proyecto?

Debemos entregar al cliente lo que nos pidió, ni más ni menos

¿Cómo asegurarme que se haga todo el trabajo previsto en el proyecto?

¿Cómo asegurarme que no se haga trabajo no previsto en el proyecto?

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Debemos evitar el enchapado en oro (gold plating) y la corrupción del alcance (scope creep) 6

Introducción

Relación entre Expectativas, Requisitos y Entregables

Expectativas

Clientes o Usuarios

Requisitos

Entregables

Personal de Dirección del Proyecto

Personal del Proyecto

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5.1 Planificar la Gestión del Alcance

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Planificar la Gestión del Alcance

Introducción

 Analizar la información del acta de constitución, APO y FAE.  Elaborar el plan de gestión del alcance y el plan de gestión de requisitos.  Reducir el riesgo de incurrir en la corrupción del alcance (scope creep).

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Planificar la Gestión del Alcance

Entradas – Técnicas - Salidas TÉCNICAS

ENTRADAS

Juicio de expertos

Reuniones

4.1 Acta de 4.2 Plan de constitución dirección SALIDAS

APO

FAE

Plan de gestión Plan de gestión del alcance de requisitos

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Planificar la Gestión del Alcance

Diagrama de Flujo del Proceso

Fuente: PMBOK 5ª Ed. (2013) Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Planificar la Gestión del Alcance

Entradas  Brinda los requisitos de alto nivel del proyecto y una descripción de alto nivel del producto. Acta de constitución

 Proporciona el contexto requerido por el proyecto para planificar el alcance.

 Contiene a los planes subsidiarios aprobados que sirven como base para crear el plan de gestión del alcance Plan de dirección

 Influye en el enfoque para planificar y administrar el alcance del proyecto.

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Planificar la Gestión del Alcance

Entradas  Políticas, procedimientos y plantillas.  Archivos de proyectos previos. APO

 Lecciones aprendidas de proyectos previos o de alguna fase del proyecto en curso.

 Cultura organizacional.  Infraestructura.  Administración de personal. FAE

 Condiciones del mercado.

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Planificar la Gestión del Alcance

Herramientas y Técnicas  Convocadas por el equipo del proyecto.  Incluyen al director del proyecto, al patrocinador, miembros elegidos del equipo del proyecto, Reuniones

algunos interesados seleccionados, entre otros.

 Personas o grupos con conocimientos Juicio de expertos

especializados, experiencia y entrenamiento en el desarrollo del plan de gestión del alcance.

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Planificar la Gestión del Alcance

Salidas  Procesos para preparar un enunciado del alcance detallado.  Procesos que permiten la creación de una EDT a partir del enunciado del alcance.  Procesos que describen cómo se mantendrá y autorizará la Plan de gestión del alcance

EDT.  Procesos que describen cómo se obtendrá la aceptación formal al haber completado los entregables del proyecto.  Procesos que controlan cómo se procesarán las solicitudes de cambio al enunciado del alcance.

Documenta y describe cómo se definirá, desarrollará, controlará y verificará el alcance. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Planificar la Gestión del Alcance

Salidas  Metodología de planificación, rastreo e información de requisitos.  Proceso de priorización de requisitos.  Actividades de gestión de la configuración (cómo iniciarán los cambios, su seguimiento, Plan de gestión de requisitos

análisis de impacto, autorización, trazabilidad).  Estructura de trazabilidad (qué atributos se reflejaran en la matriz).  Métricas del producto.

Documenta la forma en que analizarán, documentarán y gestionarán lo requisitos del proyecto. Es un componente del plan de dirección del proyecto. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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5.2 Recopilar Requisitos

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Recopilar Requisitos

Introducción  Definir y documentar las expectativas de los interesados.  Obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del producto.  Sentar las bases para la creación de la EDT y para la planificación del cronograma, del costo y de la calidad.  Analizar la información del acta de constitución y del registro de interesados.

Se suelen clasificar en requisitos del negocio, de los interesados, de solución, transitorios, del proyecto y de calidad. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Recopilar Requisitos

Entradas – Técnicas - Salidas Entradas

Técnicas

4.1 Acta de constitución Cuestionarios Talleres y encuestas facilitados

Técnicas grupalesTécnicas grupales de de creatividad toma de decisiones

Diagramas de contexto

5.1 Plan de gestión del alcance

5.1 Plan de gestión de requisitos

EntrevistasObservaciones Prototipo Benchmarking

Grupos de Análisis de la opinión documentación Salidas

13.1 Registro de Interesados

13.2 Plan de gestión de interesados Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

Documentación Matriz de trazabilidad de requisitos de requisitos 19

Recopilar Requisitos

Diagrama de Flujo del Proceso

Fuente: PMBOK 5ª.Ed. (2013) Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Recopilar Requisitos

Entradas Plan de gestión del alcance

Plan de gestión de requisitos

 Proporciona la claridad necesaria respecto a qué tipo de requerimientos será necesario recopilar para el proyecto.

 Provee los procesos que se usarán para definir y documentar las expectativas de los interesados.

 Contiene la información que nos sirve para entender Plan de gestión de interesados

requisitos y nivel de compromiso de los interesados.

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Recopilar Requisitos

Entradas  Proporciona los requisitos de alto nivel del proyecto Acta de constitución

y una descripción de alto nivel del producto para establecer los requisitos detallados del producto.

 Permite identificar a los interesados claves que Registro de interesados

brinden la información necesaria acerca de los requisitos detallados del proyecto y del producto.

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Recopilar Requisitos

Herramientas y Técnicas  Se obtiene información de los interesados a través de un diálogo directo.  Se realiza haciendo preguntas preparadas o espontáneas y registrando las respuestas. Entrevistas

 Puede ayudar a identificar y definir las características y funciones de los entregables del proyecto.  Reúnen a los interesados y expertos para conocer sus expectativas con respecto al producto propuesto.

Grupos de opinión

 Un moderador guía al grupo a través de un discusión interactiva diseñada para ser más conversacional que una entrevista individual.

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Recopilar Requisitos

Herramientas y Técnicas  Sesiones en donde se reúne a los interesados interfuncionales claves para definir los requisitos del producto.  Define rápidamente los requisitos de funcionalidad compartida y concilia las diferencias entre los interesados. Talleres facilitados

 Desarrolla la confianza, fomenta las relaciones y mejora las comunicaciones, aumentando el consenso entre los interesados.

Pueden ser: JAD - Sesiones conjuntas de desarrollo de aplicaciones (software), QFD - Despliegue de funciones de calidad (manufactura), o VOC - Opinión del cliente (marketing). Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Recopilar Requisitos

Herramientas y Técnicas  Tormenta de ideas: generación de múltiples ideas.  Técnicas de grupo nominal: prioriza la tormenta de ideas.  Técnica Delphi: consulta a expertos de forma anónima.  Mapa mental: esquema único para reflejar los puntos en común y las diferencias de entendimiento de ideas. Técnicas grupales de creatividad

 Diagrama de afinidad: clasificación de un gran número de ideas en grupos para su revisión y análisis.  Análisis de decisiones multicriterio: matrices de decisión en base a riesgo, incertidumbre y valoración.

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Recopilar Requisitos

Herramientas y Técnicas  Proceso de evaluación de múltiples alternativas con relación a un resultado esperado, en forma de acuerdo para acciones futuras.  Utilizadas para generar, clasificar y dar prioridad a los requisitos del producto. Técnicas grupales de toma de decisiones

 Los métodos para llegar a una decisión incluyen:  Unanimidad.  Mayoría.  Pluralidad.  Dictadura.

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Recopilar Requisitos

Herramientas y Técnicas  Conjunto de preguntas escritas, diseñadas para acumular información de interesados. Cuestionarios y encuestas

 Apropiados en caso de amplio número de interesados, cuando se requiere una respuesta rápida y cuando se realiza análisis estadístico.  Proporcionan una forma directa de ver a las personas en su ambiente y el modo en que realizan sus trabajos

Observaciones

y ejecutan los procesos.  Útil en procesos detallados.

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Recopilar Requisitos

Herramientas y Técnicas  Utilizado para obtener una retroalimentación rápida respecto de los requisitos, proporcionando un modelo operativo del producto esperado.  Cómo es tangible, permite que los usuarios puedan Prototipo

debatir sobre algo concreto.  Sustenta el concepto de la elaboración gradual debido a que se usa en ciclos iterativos.

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Recopilar Requisitos

Herramientas y Técnicas  Consiste en comparar procesos para reconocer las mejores prácticas y oportunidades de mejora y proveer Benchmarking

una base para medir el desempeño (indicadores).  Representa el alcance del producto mostrando un sistema de negocio (procesos, equipos, sistemas) y

Diagramas de contexto

cómo interactúan los actores.  Sirve para analizar la información existente e identificar la información relevante (planes de negocio, acuerdos,

Análisis de la documentación

solicitudes, propuestas, políticas, procedimientos, regulaciones, leyes).

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Recopilar Requisitos

Salidas  Del negocio: trazabilidad de los objetivos del negocio, principios de la organización, reglas del negocio.  De los interesados: impactos, requisitos de comunicación y de reporte.  De solución: funcionales, no funcionales, tecnología, estándares, soporte, calidad, entrenamiento, reporte. Documentación de requisitos  Del proyecto: nivel de servicio, seguridad, desempeño, criterios de aceptación, conformidad.  Transitorios.  Asunciones, dependencias y restricciones. Asegurarse que los requisitos sean medibles, verificables, rastreables, completos, consistentes. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Recopilar Requisitos

Salidas

 Necesidades, oportunidades, metas y objetivos del negocio.  Objetivos, alcances y entregables del proyecto. Matriz de trazabilidad de requisitos

 Diseño y desarrollo del producto.  Estrategias y escenarios de prueba.  Detalle de los requisitos de alto nivel.

Asegurarse que los requisitos sean medibles, verificables, rastreables, completos, consistentes. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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5.3 Definir el Alcance

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Definir el Alcance

Introducción

 Desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto, en base a los principales entregables, los supuestos y las restricciones.  Establecer de forma gradual e iterativa la especificación conforme se vaya disponiendo de mayor información.

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Definir el Alcance

Entradas – Técnicas - Salidas TÉCNICAS

ENTRADAS 4.1 Acta de constitución

5.1 Plan de gestión del alcance

Análisis del producto

Juicio de expertos

Identificación de alternativas

Talleres facilitados

SALIDAS 5.2 Documentación de requisitos

APO

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Enunciado del alcance

Documentos

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Definir el Alcance

Diagrama de Flujo del Proceso

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Definir el Alcance

Entradas  Proporciona una descripción del proyecto y características del alto nivel del producto. Acta de constitución

 Contiene los requisitos de aprobación del proyecto.

 Describe el modo en que los requisitos individuales Documentación de requisitos

cumplen con las necesidades comerciales del proyecto.

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Definir el Alcance

Entradas  Establece las actividades para desarrollar, Plan de gestión del alcance

monitorear y controlar el alcance del proyecto.

 Políticas, procedimientos y plantillas.  Archivos de proyectos previos. APO

 Lecciones aprendidas de proyectos previos o de alguna fase del proyecto en curso.

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Definir el Alcance

Herramientas y Técnicas  Desglose del producto.  Análisis de sistemas.  Ingeniería de sistemas. Análisis del producto

 Ingeniería de valor.  Análisis de requisitos.

Útil cuando el entregable del proyecto es un producto y no un servicio. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Definir el Alcance

Herramientas y Técnicas  Se aplica a cualquier detalle de índole técnico principalmente.  e trata de experiencia proporcionada por cualquier grupo o individuo con conocimientos Juicio de expertos

o capacitación especializados.  Se encuentra disponible a través de diferentes fuentes internas o externas a la organización.

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Definir el Alcance

Herramientas y Técnicas

 Tormenta de ideas.  Pensamiento lateral. Identificación de alternativas

 Comparación entre pares.

El objetivo es generar diversos enfoques. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Definir el Alcance

Salidas  Entregables. Proyecto

 Exclusiones.  Restricciones.  Supuestos.

Enunciado del alcance

Producto

 Descripción del alcance.  Criterios de aceptación.

Proporciona un entendimiento común entre los interesados. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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5.4 Crear la EDT

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Crear la EDT

Introducción  Subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y fáciles de manejar.  Descomponer en forma descendente y jerárquica hasta llegar al mínimo nivel de detalle.  Organizar y definir el alcance total del proyecto.  Representar el trabajo del enunciado del alcance vigente.

El nivel más bajo de una EDT se denomina paquete de trabajo. Un paquete de trabajo puede ser programado, controlado y su costo estimado. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Crear la EDT

Entradas – Técnicas - Salidas ENTRADAS

TÉCNICAS

5.1 Plan de gestión del alcance

5.2 Documentación de requisitos 5.3 Enunciado del alcance

APO

Juicio de expertos

Descomposición

FAE

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SALIDAS

Línea base del alcance

Documentos

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Crear la EDT

Diagrama de Flujo del Proceso

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Crear la EDT

Herramientas y Técnicas  Consiste en subdividir los entregables del proyecto en componentes más pequeños y manejables.  El nivel más bajo de la EDT son los paquetes de trabajo, los cuales están determinados por la Descomposición

menor unidad de trabajo cuyo costo y duración pueden estimarse de manera confiable.  Se debe asignar un código a cada componente de la EDT.

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Crear la EDT

Salidas

Enunciado del alcance

EDT Línea base del alcance Diccionario de la EDT

Es un componente del plan de dirección del proyecto. Solo puede ser cambiada con los procedimientos formales de gestión del cambio. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Crear la EDT

Salidas  “Corazón” de la planificación de un proyecto.  Representa la estructura jerárquica del proyecto.  Identifica todo el trabajo que debe ser realizado en el proyecto. Lo que no está en la EDT no se hace. EDT  No muestra secuencias ni dependencias.  Puede ser usado para otros proyectos.

Una EDT puede construirse usando diferentes criterios, incluso combinándolos, tales como fases, entregables y sub proyectos que pueden ser ejecutados por organizaciones externas. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Crear la EDT

Salidas  A cada componente de la EDT, incluidos los paquetes de trabajo y las cuentas de control, se le asigna un código de cuenta. EDT

 Una cuenta de control puede contener varios paquetes de trabajo, pero un paquete de trabajo solo puede pertenecer a una cuenta de control.

No confundir la estructura de desglose de trabajo (EDT / WBS) con la estructura de desglose de la organización (EDO / OBS), la lista de materiales (BOM), la estructura de desglose de riesgos (RBS) ni la estructura de desglose de recursos (RBS). Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Crear la EDT

Salidas  Descripción del trabajo.  Criterios de aceptación.  Hitos del cronograma.  Actividades asociadas al cronograma.  Requisitos de calidad. Diccionario de la EDT

 Recursos necesarios.  Estimados de costos.  Identificador del código de cuenta.  Referencias técnicas.  Información del contrato.

Es un documento de respaldo a la EDT. Proporciona una descripción más detallada. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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5.5 Verificar el Alcance

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Verificar el Alcance

Introducción

 Formalizar la aceptación de los entregables con el cliente o el patrocinador.  Diferenciar del control de calidad, que consiste en el cumplimiento de los requisitos de calidad .

Por lo general la verificación del alcance sigue al control de calidad, pero también pueden desarrollarse en paralelo. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Verificar el Alcance

Entradas – Técnicas - Salidas ENTRADAS

TÉCNICAS

4.2 Plan de dirección

Técnicas grupales de toma de decisiones

Inspección

SALIDAS 5.2 Matriz de trazabilidad 5.2 Documentación de requisitos de requisitos

8.3 Entregables validados

4.3 Datos de desempeño del trabajo

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Entregables aceptados

Documentos

Información de Solicitudes de desempeño del trabajo cambio

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Verificar el Alcance

Diagrama de Flujo del Proceso

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Verificar el Alcance

Entradas  Plan de gestión del alcance. Plan de dirección

 Línea base de alcance.

 Validados en el control de calidad en Entregables validados

base al cumplimiento de los requisitos.

 Contiene toda la información de conformidad del Datos de desempeño del trabajo

avance de los entregables frente a los requisitos.

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Verificar el Alcance

Herramientas y Técnicas

 Revisiones del producto.  Revisiones generales. Inspección

 Auditorías.

Medir, examinar y verificar si el trabajo y el producto cumple con los requisitos y los criterios de aceptación del producto. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Verificar el Alcance

Salidas

 En base a los criterios de aceptación del producto. Entregables aceptados

 Los documentos formales de aceptación van a cerrar el proyecto o fase.

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Verificar el Alcance

Salidas

 Entregables que han sido aceptados.  Entregables que inician y su progreso. Información de desempeño del trabajo

 Entregables que se han concluido.

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5.6 Controlar el Alcance

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Controlar el Alcance

Introducción  Monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto.  Gestionar los cambios en la línea base del alcance.  Asegurar que todos los cambios solicitados, así como las acciones preventivas y correctivas recomendadas se procesen a través del control integrado de cambios.

Los cambios no controlados se denomina corrupción del alcance (scope creep) Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Controlar el Alcance

Relación entre el Control Integrado de Cambios y el Control del Alcance Necesidad de cambiar el alcance encontrada durante el control del alcance

Impacto potencial en el alcance encontrado en el control del cronograma, control de costos, etc.

Control integrado de cambios: aceptar o rechazar el cambio

Retorna al control del alcance para procesar el cambio aprobado. Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Controlar el Alcance

Entradas – Técnicas - Salidas ENTRADAS

4.2 Plan de dirección

4.3 Datos de desempeño del trabajo

TÉCNICAS

SALIDAS

Plan de dirección

Documentos

Análisis de variación

5.2 Matriz de trazabilidad5.2 Documentación de requisitos de requisitos

Información de desempeño del Solicitudes de cambio trabajo

APO APO Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Prohibida su reproducción parcial o total.

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Controlar el Alcance

Diagrama de Flujo del Proceso

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Controlar el Alcance

Entradas  Línea Base del Alcance.  Plan de Gestión del Alcance. Plan de dirección

 Plan de Gestión de Cambios.  Plan de Gestión de la Configuración.  Plan de Gestión de Requisitos.

Datos de desempeño del trabajo

 Número de cambios solicitados.  Número de cambios aceptados  Número de entregables completados  Políticas, procedimientos y políticas relacionadas con el alcance.

APO

 Métodos de seguimiento e información.

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Controlar el Alcance

Herramientas y Técnicas

 Mide la variación con respecto a la línea base del alcance.  Documenta la causa de la variación Análisis de variación

 Determinar la necesidad de aplicar acciones preventivas o correctivas.

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Controlar el Alcance

Salidas

Plan de dirección Documentos Información de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio

APO

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