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UNIVERSIDAD DEL SINÚ Elías Bechara Zainúm

AJUSTES CONTABLES Y HOJAS DE TRABAJO

Jean Camilo García Portillo Juan David Angulo Caraballo

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PROCESOS CONTABLES APLICADOS CRAZYFARMA SAS

JEAN CAMILO GARCIA JUAN DAVID ANGULO

Lic. ANA MERCEDES DORIA

GERENCIA FINANCIERA

UNIVERSIDAD DEL SINÚ – ELIAS BECHARA ZAINUM ADMINISTRACION DE EMPRESAS - IV SEMESTRE MONTERIA – CORDOBA 03/06/2014

AJUSTES CONTABLES Y HOJAS DE TRABAJO

LOS AJUSTES: Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real. Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste.

Ajustes Ordinarios Son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas: 

Caja



Bancos



Provisiones y deudas de difícil cobro



Inventario de mercancías



Activos Fijos



Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos



Ingresos recibidos por anticipado



Ingresos por cobrar



Costos y gastos por pagar



Provisiones para obligaciones laborales

Ajustes a la cuenta caja, ocasionados por arqueo

Al verificar la existencia de valores en caja, esto es la realizar un arqueo, debe compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación pueden presentarse los siguientes casos:

- El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros.

En este caso, se presenta un faltante por a diferencia, valor por el cual se debe establecer la responsabilidad y realizar un ajuste. Se debe acreditar caja y debitar la cuenta que corresponda.

a) Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados. b) Faltante por dineros dispuestos por el cajero o pagados de más: el cajero es la persona encargad de responder por el dinero que ingresa y sale de caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte en obligación a cargo del cajero; por ello , se debita cuentas por cobrar a trabajadores. CODIGO

CUENTAS

5195

Diversos

519525

Elementos de 70.000 aseo

PARCIAL

DEBE

HABER

70.000

y

cafetería 1105

Caja

110505

Caja general

70.000 70.000

CODIGO

CUENTAS

1365

Cuaentas

PARCIAL por

DEBE

HABER

100.000

cobrar a trabajador 136530

Responsabilidades 100.000 cajero por faltante en caja

1105

Caja

110505

Caja

100.000 100.000

general(faltante)

- El valor total de arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros. En este caso, la diferencia constituye un sobrante y debe realizarse un ajuste por este valor. En este caso se debe debitar la cuenta caja y acreditar la que corresponda. a) Ingresos recibidos por el cajero y no registrados. b) Otros valores sobrantes en caja: si la cantidad es mínima, puede contabilizarse como un ingreso; si el valor es considerable, debe contabilizarse como un pasivo en la cuenta acreedores varios, hasta cuando se establezca la causa.

Camilo García abono 250.000 a su cuenta valor no registrado por el cajero Lo que ocasiono un sobrante en caja CODIGO

CUENTAS

1105

Caja

110505

Caja

PARCIAL

DEBE

HABER

250.000 250.000

general(sobrante) 1305

Cliente

250.000

13050501

Pepi perez

250.000

El valor del arqueo es de 688.000 y el valor en libro correspondiente a la caja es de 680.000 no se encontró justificación al sobrante y es un ingreso adicional para la empresa CODIGO

CUENTAS

1105

Caja

110505

Caja

PARCIAL

DEBE

HABER

8.000 8.000

general(sobrante) 4295

Diversos

429553

Sobrante de caja

8.000 8.000

Ajustes a la cuenta bancos, ocasionados por conciliación bancaria.

Conciliación es comparar el valor en libros con el extracto bancario. Al conciliar cada cuenta bancaria, se identifican los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada, la más frecuentes pueden ser:

a) Transacciones contabilizadas por la empresa y no registradas por la entidad bancaria. En estos casos la empresa no realiza ajustes. En el extracto de Bancolombia aparece ND por 500.000 + iva 16% correspondientes a la compra de una chequera no contabilizada b) Por valores que aparecen en el extracto y que aún no se han registrado en la empresa. c) Por notas debito: por concepto de chequeras, cheques devueltos, comisión de remesas, intereses por sobregiros, intereses sobre préstamos y otros servicios

bancarios; por lo tanto se acredita bancos y se debita la cuenta que corresponda según el caso. CODIGO

CUENTAS

PARCIAL

5305

Financieros

530505

Gastos

DEBE

HABER

500.000 500.000

bancarios 2408

Impuestos

80.000

sobre

las

ventas

por

pagar 1110

Banco

580.000

11100505

Bancolombia

580.000

Por notas crédito: por concepto de préstamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas bancarias. El extracto de copetraba aparece una NC por 930.000 correspondientes a intereses acumulados por cuenta de ahorros. CODIGO

CUENTAS

1120

Cuenta ahorro

11201005

Copetraba

4210

Financieros

421005

Intereses

Por errores

en libros

PARCIAL

DEBE

HABER

930.000 930.000 930.000 930.000

al

registrar el

valor

de

una consignación:

Cuando el valor registrado es menor que el valor de la consignación, se debita bancos por el menor valor registrado. Una consignación 1.000.000 fue registrada por 900.000 CODIGO

CUENTAS

1110

Banco

1105

Caja

PARCIAL

DEBE

HABER

100.000 100.000

Cuando el valor registrado es mayor que el valor de la consignación, se acredita en bancos por el mayor valor registrado. Una consignación por 1.000.000 fue registrada por 1.200.000 CODIGO

CUENTAS

1105

Caja

1110

Banco

PARCIAL

DEBE

HABER

200.000 200.000

Por error en libros al registrar el valor de un cheque:

Cuando el cheque se registra por una cantidad menor que el valor girado, es necesario acreditar en bancos el menor valor registrado. Un cheque girado por 450.000 para cancelar energía eléctrica fue registrado 250.000 CODIGO

CUENTAS

5135

Servicios

513530

Energía eléctrica

PARCIAL

DEBE 200.000

200.000

HABER

1110

Banco

200.000

Cuando el cheque se registra por una cantidad mayor que el valor girado, se debita bancos por el mayor valor registrado. Un cheque girado por 920.000 para abonar compra de mercancía a crédito fue registrado por 1.200.000 CODIGO

CUENTAS

1110

Banco

2205

Nacionales

PARCIAL

DEBE

HABER

280.000 280.000

Ajuste por provisión cartera o estimativo para deudas de difícil cobro

El valor de cartera esta constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Este valor constituye un gasto para la empresa. CODIGO

CUENTA

PARCIAL

1305

Cliente

930.000

1399

Provisiones

(27900)

Saldo

real

del

TOTAL

902100

cliente

Métodos para calcular el valor de la provisión.

a) Provisión individual de cartera: 33% anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida.

b) Provisión general: la escala aceptada por la DIAN es la siguiente:

- De 0 a 3 meses 0% - De más de 3 meses a 6 meses 5% - De más de 6 meses a un año 10% - De mas de 1 año 15% CLIENTE

Juan

FACTURA VALOR

VENCIMIENTOS EN MESES

N°

FACTURA 0 -3

6133

1.000.000

6142

900.000

6243

400.000

5903

200.000

3–6

6 – 12

+ de 12

1.000.000

hoyos Pedro

900.000

perez Jose

400.000

lopez Juan

200.000

massa Totales

1.000.000 900.000

400.000

200.000

% provision

0%

5%

10%

15%

Valor provision

0

45.000

40.000

30.000

Total provison

2.500.000

115.000

Contabilización de ajustes por provisión cartera

a) Si la cuenta provisiones no tiene saldo, se realiza el ajuste por el valor resultante de calcular la provisión; para ello, se aumenta y se debita la cuenta de gastos , y se aumenta y se acredita la cuenta provisiones.

El valor de la provision actual es 115.000, según el ejercicio anterior CODIGO

CUENTA

5299

Provisiones

529910

Deudores

1399

Provisiones

139905

Clientes

PARCIAL

DEBE

HABER

115.000 115.000 115.000 115.000

b) Si al comparar el saldo anterior de la cuenta provisiones este es menor que el valor resultante de calcular la provisión en el periodo actual, se debe realizarse un ajuste por el valor de la diferencia; para ello se aumenta la cuenta de gastos y se aumenta la cuenta provisiones por este valor, o sea, debita la primera cuenta y acredita la segunda. Valor – saldo anterior = ajuste 220.000 – 150.000 = 70.000 Valor del ajuste 70.000 CODIGO

CUENTAS

5299

Provisiones

529910

Deudores

1399

Provisiones

139905

Clientes

PARCIAL

DEBE

HABER

70.000 70.000 70.000 70.000

c) Si el saldo anterior de la cuenta 1399 (provisiones) es mayor que el valor resultante de calcular la nueva provisión, se debe realizar el ajuste por el valor de la diferencia; para ello se acredita la cuenta 425035, que corresponde a recuperación de provisiones.

La cuenta de provisión cartera tiene un saldo de 250.000 en el periodo actual el valor vencido de la cartera es de 5.000.000 que corresponde a 4 meses Se realiza ajuste calculando con provision el 5% de cartera vencida Saldo anterior de la provision cartera = 250.000 Saldo actual 5.000.000 x 5% = 250.000 En este caso el resultado es igual a cero Cancelación de documentos incobrables

Reclasificación de la deuda por difícil cobro CODIGO

CUENTAS

1390

Deuda

PARCIAL de

DEBE

HABER

400.000

difícil cobro 1305

Clientes

400.000

Castigo de la deuda por incobrable CODIGO

CUENTAS

1399

Provisiones

1390

Deuda

PARCIAL

DEBE

HABER

400.000 de

400.000

difícil cobro

Ajuste por depreciación de propiedades, planta y equipo (activos fijos)

La depreciación es el desgaste que sufren los activos fijos tangibles durante su vida útil. De acuerdo con la legislación tributaria colombiana, el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecidos para efectos de la depreciación anual, son los siguientes:

Activo depreciable Vida útil % depreciación anual

Construcciones y edificaciones, 20 años, 5% de depreciacion anual. Maquinaria y equipo, 10 años, 10% de depreciacion anual. Equipo de oficina, 10 años, 10% de depreciacion anual. Equipo de computación y comunicación, 5 años, 20% de depreciacion anual. Flota y equipo de transporte, 5 años, 20% de depreciacion anual.

Métodos para calcular el valor de la depreciación se calcula sobre el costo de los bienes constituidos por el precio de adquisición, que incluye precios sobre la ventas, aduanas, y otros , a demás de las adiciones y gastos necesarios para ponerlos en funcionamientos

a) Método de la línea recta

Depreciación anual = costo del activo/vida util asignada.

Depreciación mensual = costo del activo X numero de meses/vida util asignadax12 meses

Depreciación diaria = costo del activo X numero de dias / vida util asignada x 360

dias.

b) Por el método de suma de los dígitos de los años de vida del activo: es un sistema de depreciación acelerada, según el cual los activos fijos se deprecian más durante los primeros años de vida y menos durante los últimos años. La fórmula utilizada en este método es: Depreciación = costo x factor de depreciación

Ajustes por amortización de activos diferidos

Los gastos diferidos representan aquellos recursos que la empresa ha comprado para consumirlos en periodos futuros y los servicios pagados de forma anticipada, contabilizados en la cuenta 1705 denominada gastos pagados por anticipado.

En los activos diferidos se incluye la cuenta 1710 denominada cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en periodos futuros. Incluye papelería, publicidad, impuestos diferidos, los costos en las etapas de organización, instalación, montaje y puesta en marcha, además del software, los gastos de estudios, investigaciones y proyectos.

Una característica de los activos diferidos es que a medida que se causan disminuyen y se convierten en un gasto; al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de gastos y se acredita la cuenta del diferido.

El 20 de dic del 2013 en Bancolombia concede un préstamo por 25.000.000 a la empresa crazifarma sas. y descuenta 3.000.000 por intereses anticipados de un trimentre al 2% mensual CODIGO

CUENTA

DEBE

HABER

1110

Banco

22.000.000

1705

Gastos

pagado 3.000.000

por anticipado 2105

Bancos nacionales

25.000.000

Ajuste por amortización de pasivos diferidos

Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. este grupo de cuentas constituye un pasivo, porque en el momento de recibir el pago, el servicio no se ha prestado y se adquiere una deuda, de allí que se llame pasivo diferido y se contabiliza en la cuenta ingresos recibidos por anticipado.

Una característica de los ingresos diferidos es que a medida que transcurre el tiempo disminuyen y se convierte en cuenta de ingreso. Al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de diferido y se acredita la cuenta de ingreso. El 10 de mayo del 2014 se recibe 2.000.000 por concepto de arrendamiento por los meses de junio, julio con IVA del 10% y rete fuente del 3.5% CODIGO

CUENTAS

1105

Caja

2.130.000

1355

A.D.I.Y.C

70.000

135515

Rete fuente

2705

Igresos recibidos anticipado

PARCIAL

DEBE

HABER

70.000 2.000.000

por

270515

Arrendamiento 2.000.000

2408

Iva

200.000

Ajuste por ingresos por cobrar

Cuando una empresa ha devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor del ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello, debita una cuenta de activo denominada ingresos por cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.

Al finalzar el periodo contable el señor Pedro Perez no ha cancelado a la empresa el valor de un mes de arrendamiento por $ 800.000 pesos por un apartamento para vivienda de propiedad de la empresa.

CODIGO

CUENTAS

1345

Ingresos

PARCIAL

DEBE

por

800.000

134530

Arrendamientos

900.000

4220

Arrendamientos

422010

Construcciones

HABER

corar

800.000 800.000

y edificaciones

Ajuste por costos y gastos por pagar

Cuando en una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya

causado se convierte en un pasivo para la empresa; por ello, al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagar.

Al finalizar el periodo contable se encuentran pendientes de pago a la AAA los siguientes servicios: energía $ 300.000, acueducto $130.000 y gas $ 220.000. CODIGO

CUENTAS

5135

Servicios

513525

Acueducto

PARCIAL

DEBE

HABER

650.000 y 130.000

alcantarillado 513530

Energía

300.000

electrica 513555

Gas

220.000

2335

Costos

y

gastos

por

650.000

pagar 233550

Servicios públic

650.000

Ajuste por inventarios de mercancías en las empresas con sistema de inventario permanente

- Inventario físico mayor que el valor en libros de la cuenta de mercancías. Al comparar el inventario físico en libros de la cuenta de mercancía se presenta un sobrante de 3.000.000 que se originó por que se entregó menos mercancía y el cliente no reclamo. CODIGO

CUENTAS

PARCIAL

1435

Mer no fab por la empresa Sobrante

de

DEBE 3.000.000

HABER

mercancía 4295

Diversos

429505

aprovechamiento

3.000.000 3.000.000

- Ajuste por inventario físico menor que el valor en libros de la cuenta de mercancías. Se realiza inventario físico en homecenter y se presenta un faltante de 4.500.000 ocasinado por deterioro de los artículos. CODIGO

CUENTAS

6135

Comercio al x

PARCIAL

DEBE

HABER

4.500.000

mxm 1435

Mercancía no fabricada x la emp.

4.500.000

AJUSTE A LA UNIDAD DE MEDIDA

Taza de cambio Los valores representados en moneda extranjera como divisas, títulos, derechos, depósitos, inversiones, deudores, proveedores, deben ajustarse con base a la tasa de cambio de la respectiva moneda, a la fecha del cierre. La tasa de cambio será la representativa del mercado TRM, fijada por la superintendencia bancaria.

Cotización de la UVR Los valores expresados se ajustaran con base en una cotización al final del mes o el año representativo con cargo a gastos o abono a ingresos financieros, según el caso, salvo cuando deba capitalizarse.

Pacto de reajuste Cuando los títulos, derechos o inversiones y deudas tengas un pacto de reajuste, deben ajustarse por el valor del porcentaje pactado.

Activos en moneda extranjera o poseídos en el exterior El valor del ajuste es igual al valor del activo, represados según la tasa de cambio menos el valor del activo según liros.

Activo en UVR o con pacto de reajuste

Cuando el valor del activo se encuentre represado en UVR o cuando los mismos se hayan pactado un reajuste de su valor, se reajustaran con base en la UVR. Ejemplo: ajustar al activo a moneda extranjera del 1 de enero del 2014 la agencia Grammy-Money hizo un depósito en dólares en su cuenta de ahorros por valor de 3.000 USD dólares, a razón de $ 2.800.000 pesos equivalentes a $ 5.300.000. el 31 de mayo el dólar se cotiza a $ 2.800 pesos.

Valor actual: 3.000 dólares X 1.767 pesos = $ 5.300.000 Valor inicial: 3.000dolares X 2.800 pesos = $ 8.400.000 Valor del ajuste por diferencia en cambio : (-3.100.000)

CODIGO

CUENTAS

1120

Cuenta

PARCIAL

DEBE

de

HABER 3.100.000

ahorros 5305

Financiero

430525

Diferencia en el 3.100.000 cambio

3.100.000 3.000.000

Ajuste a los pasivos no monetarios

Los pasivos no monetarios registrados en el ultimo dia el año o periodo como pasivos en moneda extranjera, en UVR o pasivos para las cuales se haya pactado un reajuste, deben ajustarse con base en la tasa de cambio al cierre del año en la moneda para la cual fueron pactados, en la cotización de la UVR en la misma fecha, o en el porcentaje de reajuste que se haya convenido dentro del mismo contrato, registrando el ajuste como mayor o menos valor del pasivo y como contrapartida un debido en gastos financieros o un crédito en ingresos financieros según el caso.

Ejemplo: Papelería central Ltda. tiene un crédito pactado con sistema UVR por la suma de $ 48.830.460 el 28 de marzo del 2014 correspondiente a $ 350.000 UVR a $ 139,5156 cada UVR. El valor del UVR el 31 de mayo de 2014 es de $ 141,0212.

Valor actual de crédito: $ 350.000 UVR X $ 141,0212 = $ 49.357.420 Valor inicial del crédito: $ 350.000 UVR por $ 139,5156 UVR = $ 48.830.460 Valor del ajuste por diferencia del valo de la UVR: $ 526.960

CODIGO

CUENTAS

5305

Financiero

530510

Reajuste

PARCIAL

DEBE

HABER

526.960 526.960

monetario 2125

Corporación

de

526.960

ahorro y vivienda 212510

Pagarés

526.960

Comprobante de ajuste Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable, las partes y el proceso de elaboración son los mismo del comprobante de la contabilidad. Por contener únicamente asientos de ajuste, se les denomina comprobantes de ajustes y se traslada a una columna de ajustes de la hoja de trabajo como ajustes.

Ejemplo: Saldo del libro mayor 1105

Caja

491.000

1110

Bancos

13.600.000

1705

Gastos pagados por anticipados

170525 Arrendamientos

900.000

1305

Clientes

3.900.000

1399

Provisiones

31.000

1365

Cuentas por pagar a trabajadores

400.000

1435

Mercancías no fabricadas por la empresa (50 uni a 25.000.000 500.000 c/u)

1524

Equipos de oficina

5.000.000

1540

Flota y equipo de transporte

48.000.000

1592

Depreciación acumulada

5.900.000

159215 (equipos de oficina)

(900.000)

159235 (flota y equipo de transporte)

(5.000.000)

2105

Obligaciones bancos nacionales (pagarés)

630.000

2205

Proveedores nacionales

2.400.000

2408

Impuestos sobre la venta por pagar

700.000

2705

Ingresos recibidos por anticipado

100.000

3115

Aportes sociales

76.000.000

5205

Gastos de personal

3.200.000

4135

Comercio al por mayor y al por menor

32.400.00

4210

Financieros

280.000

5305

Financieros

450.000

6135

Comercio al por mayor y al por menor

17.500.000

Datos para realizar el ajuste 

El arqueo de la caja es de $ 443.000, se desconoce la razón del faltante.



En el extracto de bacomercio aparece nota débito por $ 140.000 correspondiente al valor de GMF información no contabilizada por la empresa.



El valor de la cartera morosa es de $ 756.000 vencida entre 4 y 6 meses, se elabora un ajuste por el 5%.



Al realizar el conteo físico de la mercancía, se determina que el valor real es de $ 24.500.000 y que el faltante es responsabilidad del almacenista.



Con el método de línea recta se deprecia propiedades, plantas y equipos por un mes.



Se amortizan los diferidos considerando que los gastos pagados por anticipado, corresponden a tres meses de arrendamientos, se causan 27 días y los ingresos recibidos por anticipado corresponden a intereses por 100 días, se causa un mes y al finalizar el periodo contable se ha dejado de pagar el servicio de energía a la empresa electricaribe por $ 210.000.

Asientos de ajuste ordinarios Ajuste por arqueo de caja

Saldo en libros – valor del arqueo = valor del ajuste 491.000

-

443.000

CODIGO

CUENTAS

1365

Cuentas cobrar

= 48.000 (faltante)

PARCIAL por

DEBE

HABER

48.000

a

trabajadores 136530

Responsabilidades 48.000 (cajero)

1105

Caja

110505

Caja general

48.000 48.000

Ajuste por conciliación bancaria (N.D. por GMF) CODIGO

CUENTAS

5305

Financieros

530595

Otros GMF

1110

Bancos

11100501

Bancomercio

PARCIAL

DEBE

HABER

140.000 140.000 140.000 140.000

Ajuste por provision de cartera Calculo de la provisión actual: 756.000 X 5% = 37.800 Provisión anterior: 31.000 Calculo por el valor del ajuste: 31.800 – 31.000 = 6.800 CODIGO

CUENTAS

5299

Provisiones

529910

Deudores

1399

Provisiones

139905

Clientes

PARCIAL

DEBE

HABER

6.800 6.800 6.800 6.800

Ajuste por faltantes en inventario La cuenta mercancía no fabricada por la empresa tiene un saldo de $ 25.000.000 en el inventario físico, se encuentran mercancías por 24.500.000, se presentan como faltante un TV SMART LED por valor de $ 500.00

CODIGO

CUENTAS

1365

Cuentas

PARCIAL por

cobrar

DEBE

HABER

500.000

a

trabajadores 136506

Responsabilidades 500.000 (almacenista)

1435

Mercancía fabricada

no por

500.000

al

empresa 143505

TV SMART LED

500.000

Ajuste por depreciación acumulada de propiedad, planta y quipo

Depreciación mensual de quipo de oficina 5.000.000

X

1 mes =

10 años

X

$ 41.667

12 meses

Depreciación mensual de flota y equipo de transporte 48.000.000 X

1 mes =

5 años

X

12 meses

$ 800.000

Depreciación total: $ 800.000 + $ 41.667 = $ 841.667 CODIGO

CUENTAS

PARCIAL

5260

Depreciaciones

526015

Equipos

DEBE

HABER

841.667

de 841.667

oficina 526035

Flota y equipo 841.667 de transporte

1592

Depreciacion

841.667

acumulada 159215

Equipos

de 841.667

oficina 159235

Flota y equipo 841.667 de transporte

Ajuste por amortización de diferidos Gastos pagados por anticipado corresponden al pago de arrendamientos por 90 días y se causan 27 días. 27 DIAS Arrendamientos causados: $ 900.000 x

= $ 270.000 90 DIAS

CODIGO

CUENTAS

PARCIAL

5220

Arrendamientos

522010

Construcciones

DEBE

HABER

270.000 270.000

y edificaciones 1705

Gastos

270.000

pagados

por

anticipado 170425

Arrendamientos 270.000

Ingresos recibidos por anticipado corresponde a intereses cobrados por 100 días y se causan 30 días. 30 dias Intereses causados: $ 100.000

X

= $ 30.000 100 días

CODIGO

CUENTAS

2705

Ingresos recibidos

PARCIAL

DEBE

HABER

30.000 por

anticipado 270505

Intereses

4210

Financieros

421005

Intereses

30.000 30.000 30.000

Ajuste por gastos acumulados por pagar

Servicios pendientes de pago: energía $ 210.000 CODIGO

CUENTAS

5235

Servicios

523510

Energía

PARCIAL

DEBE

HABER

210.000 210.000

eléctrica 2335

Costos

y

gastos

por

210.000

pagar 233550

Servicios públicos

210.000

COMPROBANTES DE AJUSTES Empresa comercializadora S.A. - NIT: 8905676898-2 DIA MES AÑO COMPROBANTE DE AJUSTES CODIGO PARCIAL DEBE cuentas por cobrar a trabajadores 1365 $ 548.000,00 responsabilidades (carlos-cajero) 13543004 $ 48.000,00 responsabilidades (jean -almacenista) 13653006 $ 500.000,00 ingresos recibidos por anticipado 2705 $ 30.000,00 intereses (amortizacion) 270505 $ 30.000,00 arrendamientos 5220 $ 270.000,00 construcciones y edificaciones 522010 $ 270.000,00 servicios 5235 $ 210.000,00 energía electrica 523530 $ 210.000,00 depreciaciones 5260 $ 841.667,00 equipos de oficina 526015 $ 41.667,00 flota y equipo de trasnporte 526035 $ 800.000,00 provisiones 5299 $ 6.800,00 deudores 529910 $ 6.800,00 financieros 5305 $ 140.000,00 otros GMF 530595 $ 140.000,00 caja 1105 caja general (caja faltante) 110505 $ 48.000,00 bancos 1110 bancomercio N.D. GMF 11100501 $ 140.000,00 provisiones 1399 clientes 139905 $ 6.800,00 1435 mercancia no faricada por la empresa TV SMART LED 14350507 $ 500.000,00 depreciación acumulada 1592 equipos de oficina 159215 $ 41.667,00 flota y equipo de trasnporte 159235 $ 800.000,00 gastos pagados por anticipado 1705 arrendamientos 170525 $ 270.000,00 costos y gastos por pagar 2335 servicios públicos 233550 $ 210.000,00 ingresos financieros 4210 intereses 4211005 $ 30.000,00 SUMAS IGUALES $ 2.046.467,00

HABER

$

48.000,00

$

140.000,00

$

6.800,00

$

500.000,00

$

841.667,00

$

270.000,00

$

210.000,00

$

30.000,00

$ 2.046.467,00

ELABORADO POR

REVISADO POR

APROBADO POR

CONTABILIZADO POR

HOJAS DE TRABAJO

La hoja de trabajo Es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se haya obtenido algún error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos. IMPORTANCIA La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la preparación de los informes financieros al cierre del período fiscal. Los datos en las columnas Estado de Situación de la hoja de trabajo se usan para preparar un estado de situación nuevo. Este nuevo estado de situación muestra el activo, el pasivo y el capital existente al cierre del período fiscal para el cual se preparó este informe. Los datos en las columnas Estados de Ingreso de la hoja de trabajo se usan para preparar

un

informe

financiero

que

muestra

los ingresos devengados

y

los gastos en que se incurrió durante el período. Cuando la cantidad de los ingresos es mayor que la de los gastos, la diferencia se llama Ingreso Neto. Cuando la cantidad de gastos es mayor que la de los ingresos, la diferencia se llama Pérdida Neta. El informe que muestra los ingresos, los gastos y la diferencia neta entre los dos recibe el nombre de Estado de Ingresos. Estructura La hoja de trabajo consta de la siguiente estructura: Encabezamiento: formado por el nombre o razón social de la organización, el nombre del documento y la fecha del período en el cual se realiza.

A su vez consta de dichas columnas: Número de orden de las cuentas. Nombre de las cuentas con su código. Balanza de comprobación con los movimientos y saldos ya sean deudores o acreedores en ambas partes. Las correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos Se obtienen los saldos ajustados Estado de pérdidas y ganancias Balance general TIC Clasificación Hoja de trabajo -ajustes - la hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de cierre y el balance general. Hoja de trabajo -ajustes por inflación - a esta sección se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflación, de acuerdo con las normas vigentes Hoja de trabajo -balance ajustado - para diligenciar esta sección se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, así: º las cuentas que no tuvieron movimiento en la sección del balance de comprobación o en la sección de ajustes, se trasladan directamente a la sección de balance ajustado, a su respectiva columna según sea débito o crédito º las cuentas que tuvieron movimiento en la sección de balance de comprobación y en la sección de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo débito

o crédito al balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe haber, haber -debe, haber + haber - debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales. Hoja de trabajo -balance ajustado por inflación - en esta columna se registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflación, sumadas de igual forma que la sección del balance ajustado. Hoja de trabajo -balance general - a esta sección se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. Así en el debe se registran las cuentas de activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancías y no registrar el inventario inicial; además, la pérdida del ejercicio cuando se presente; en la columna haber se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminución del activo (depreciación y provisión), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio que figura en la sección ganancias y pérdidas. Al igual que las secciones anteriores, ésta debe dar sumas iguales. Hoja de trabajo -columna cuentas y codificación - se registra ordenadamente los nombres y el código de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catálogo de cuentas y con los datos del libro mayor. Hoja de trabajo -ganancias y pérdidas - a la sección de ganancias y pérdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con saldo débito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crédito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas. En el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobación es el inventario final de mercancías por lo cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la columna ganancias y pérdidas, como en el caso del sistema de inventario periódico. Otra diferencia que se presenta en la sección ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que

se utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a la sección ganancias y pérdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la sección ganancias y pérdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los débitos y los créditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una pérdida la diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas iguales. Preparación Como sabemos la hoja de trabajo un estado auxiliar muy importante debe de seguir ciertos pasos en su preparación no se cometa errores al realizar el pase de estos datos a los principales estados financieros como lo son el balance general, el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo y el estado de evolución del patrimonio. Al referirnos a la metodología para preparar y emitir una hoja de trabajo queremos establecer la secuencia de pasos a seguir y estos son: 

1. Preparar en un papel de trabajo el diseño y conformación de la hoja de trabajo.2.

En

la

parte

superior

y

central

del

diseño,

incorporar

el

encabezamiento de dicho estado incluyendo lo siguiente: * Razón social (nombre de la empresa) * Titulo del estado (hoja de trabajo) * Fecha de preparación. * Moneda de cuenta 3. En la columna No 1, registrar el número de página de la cuenta, reflejada en libros mayores. 4. En la columna No 2, registrar el código que tienen las cuentas que hayan arrojado saldo en balance de comprobación. 5. En la columna No 3, registrar títulos de las cuentas que hayan arrojado saldos en el balance de comprobación.

6. En la columna No 4, transcribir los saldos deudores de las cuentas que posean tal información en el balance de comprobación. 7. En la columna No 5, transcribir los saldos acreedores de las cuentas que posean tal información en el balance de comprobación. 8. Determinar sumas en las columnas 4 y 5, mismas que deberán igualar con los saldos del balance de comprobación. 9.

Clasificar

los

saldos

de

las

cuentas

que

figuren,

de

acuerdo

a

la nomenclatura y plan de cuentas establecidos en la empresa. 10. Determinar sumas en las columnas de gastos (6) e ingresos (7), con la finalidad de determinar el resultado obtenido. Si los ingresos son mayores a los gastos existirá una Utilidad económica. Si los gastos son mayores que los ingresos existirá una pérdida económica. 11. Cuantificando el resultado tenemos: * En caso de utilidad se incorpora en la columna de gastos, para de esa manera igualar a los ingresos y seguidamente trasladar a la columna (9) pasivo y patrimonio.* En caso de pérdida, dicho resultado, se deberá cerrar entre paréntesis y también transferido a la columna (9) y en vez de sumar se restara, puesto que los resultados (utilidad o perdida) necesariamente inciden en el patrimonio y tienen que exponerse formando parte de este. 12. A continuación se obtendrán las sumas de las columnas (8 y 9) debiendo igualar automáticamente. 13. Una vez concluida la preparación, en la parte inferior izquierda firmara el auditor y en la parte inferior derecha el representante de la empresa con sus respectivos sellos.