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AJUSTES CONTABLES. Ajuste contable es el diseño de registro contable que permite conocer el saldo real de una cuenta. Generalmente al finalizar un período contable, las cifras de los libros mayores y los auxiliares no presentan el verdadero valor de las cuentas, por lo que hay necesidad de establecer dichos valores reales, con el fin de que los estados financieros reflejen la verdadera situación de la empresa, lo cual solo es posible a través de la realización de los ajustes contables correspondientes.

CARACTERÍSTICAS DE LOS AJUSTES CONTABLES. 

Todo asiento de ajuste involucra el reconocimiento de un ingreso o un gasto. Por lo que todo asiento de ajuste afecta tanto una cuenta del estado de resultado (ingresos o gastos) como una cuenta del balance general (activos, pasivo y capital)

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Los asientos de ajuste se basan en los conceptos de la contabilidad de causación, y no en las facturas mensuales o en las transacciones de final de mes.

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Se preparan periódicamente, lo recomendable es incorporarles en la contabilidad cada mes.

OBJETIVOS DE LOS AJUSTES CONTABLES. 

Determinar los resultados obtenidos en una empresa aplicando la base de contabilidad del devengado.

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Determinar la situación patrimonial y financiera de una empresa a una determinada fecha, incluyendo operaciones de devengamiento. Reconocer los efectos de la inflación de acuerdo con normas de contabilidad para preparar y emitir estados financieros a moneda constante.

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Regularizar el saldo en valores monetarios de las cuentas siempre y cuando estén sobre o sub valuadas, para de esta manera exponer razonablemente la información.

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Normalizar saldos deformados de ciertas cuentas, es decir que debiendo presentar saldo deudor presenta saldo acreedor o vice – versa.

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Incorporar transacciones comerciales pendientes de registración a una determinada fecha.

IMPORTANCIA DE LOS AJUSTES CONTABLES. La importancia que tienen los ajustes dentro de la contabilidad, son necesarios para poder emitir estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la empresa, además de cumplir con los principios de contabilidad. Las proyecciones y planes de la empresa, por lo general se realizan al iniciar el año, y es de suma importancia contar con información financiera ajustada a la realidad, algo que no se logra sino se hacen los ajustes y correcciones del caso.

CAUSAS QUE ORIGINAN LOS AJUSTES CONTABLES. 

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Durante el ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una revisión al final del período para identificar y corregir esos errores. Algunos hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no se conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace necesario realizar el ajuste respectivo al final del período contable cuando ya se tiene la información completa.

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Que el valor de los bienes del Activo fijo que aparece como saldo en las cuentas respectivas, ya no es el mismo, pues evidentemente el tiempo transcurrido y el uso al que han estado sometidos dichos bienes, han originado en ellos una disminución en su valor.

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Que el valor de los conceptos del Activo diferido, por ejemplo, el de los gastos de instalación, papelería, propaganda, rentas, primas de seguros, etc., que figura como saldo en las cuentas respectivas, no corresponde al que realmente se tiene, debido a que su valor ha ido disminuyendo

durante el ejercicio conforme se han utilizado, amortizado o disfrutado dichos conceptos. 

Que existan cantidades a favor del negocio no cobrado, por ejemplo, rentas, intereses, dividendos, etcétera.

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Que existan cantidades a cargo del negocio no liquidadas, por ejemplo, rentas, sueldos, impuestos, intereses.

CUENTAS QUE DEBEN AJUSTARSE.            

Caja Bancos Cuentas de almacén Provisiones y deudas de difícil cobro Inventario de mercancías Depreciación Acumulada Acumulación de activos Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos. Ingresos recibidos por anticipado Ingresos por cobrar Costos y gastos por pagar Provisiones para obligaciones laborales

CLASIFICACIÓN DE LOS AJUSTES. Ingresos acumulados: Se presenta cuando la empresa ha prestado servicios durante el ejercicio contable, pero que al finalizar el mismo no le han sido cancelados debido a que no se ha expedido la respectiva factura.

Gastos acumulados: son aquellos gastos por servicios recibidos durante u determinado período pero que al momento del cierre de operaciones no han sido contabilizados

Ingresos diferidos: se ocasionan cuando la empresa ha recibido una determinada cantidad de dinero con el compromiso de prestar algún servicio, o de vender alguna mercancía en el futuro. Estos anticipos representan un pasivo corriente para la empresa que los recibe.

Gastos diferidos: Son aquellos desembolsos de dinero efectuados por la empresa con el objetivo de cubrir gastos en períodos futuros. Deben contabilizarse como un activo diferido en el grupo 17 y deberán irse amortizando a medida que se reciban los servicios o se obtengan los beneficios en la generación de los ingresos. la amortización que de ellos se hace en cada período los va convirtiendo en gastos del respectivo período.

Ajustes por depreciación: se originan por la pérdida de valor en que incurren las propiedades, planta y equipo y que se ocasiona por el uso o desgaste que sufren los mismos durante su vida útil, es decir durante el lapso de tiempo durante el cual prestan servicio o generan ingresos a la empresa. Para calcular la depreciación de los activos fijos se deberá tener en cuenta tanto su costo histórico (o de adquisición) como la vida útil estimada. Existen varios métodos para calcular la depreciación tales como: línea recta, suma de los dígitos de los años, saldos decrecientes, doble saldo de declinación, unidades producidas entre otros.

Ajustes por corrección de errores u omisiones: Cuando se cometen errores en el registro de algunas operaciones comerciales o se omite registrar algunas, teniendo en cuenta que en los libros de contabilidad no se pueden hacer borrones, tachones ni enmendaduras, se pueden corregir tales errores u omisiones mediante el registro de las operaciones correctas en comprobantes de ajustes.

PARTIDAS ACUMULADAS.

Este tipo de asiento de ajuste también reconoce los gastos en que se ha incurrido durante el periodo contable corriente, pero que al contrario de los ajustes diferidos estos se pagarán en transacciones futuras; es decir, no se ha registrado ningún costo en libros de contabilidad. Los ejemplos más comunes son: los salarios de los empleados y los intereses sobre dineros prestados, gastos que se acumulan día a día pero que generalmente no se registran mientras no se paguen. Se dice que estos pagos se causan a través del tiempo, es decir, crecen o se acumulan. Al final del periodo contable se debe hacer un asiento de ajustes para registrar cualquier gasto que se haya causado pero que no se haya registrado todavía. Como estos gastos se pagaran en una fecha futura, el asiento de ajuste comprende un débito a una cuenta de gasto y un crédito a una cuenta del pasivo.

SUBCLASIFICACIÓN. Ingresos acumulados o devengados por cobrar. Los ingresos acumulados o devengados van ha estar representados por aquellos que se han ganado durante un ejercicio económico pero que no sen han recibido ni registrado en el pago, debido a que el plazo no se ha vencido aun.

Gastos causados por pagar. Son los gastos incurridos por la empresa, cuyo desembolso financiero no se ha efectuado, y se efectuará durante el ejercicio siguiente debido a que la fecha de cierre se da antes de la fecha en que se ha de producir el pago.

PARTIDAS DIFERIDAS Ingresos cobrados por anticipado.

La principal condición para considerar un ingreso por anticipado es que el servicio o bien por el cual se obtiene el ingreso no se ha prestado y el mismo es a futuro. Son considerados como pasivos y no como ingresos, ya que representan una obligación para la empresa.

Gastos pagados por anticipado Los Gastos Prepagados o Pagados por Anticipado, son gastos que se registraron como un activo y que deben ser usados dentro del término de un año o en un ciclo financiero a corto plazo. Como su nombre lo indica, es una cuenta que abarcará todas las cuentas que se paguen por anticipado a cuentas de futuros gastos. Los Gastos Prepagados o Pagados por Anticipado, van colocados en el Balance General en el Activo Circulante, Cargos Diferidos a Corto Plazo.

Gastos o cargos diferidos. Los cargos diferidos son aquellos gastos pagados por anticipado y que no son susceptibles de ser recuperados, por la empresa, en ningún momento. Se deben amortizar durante el período en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. Tienen, pues, a diferencia de los gastos pagados por anticipado, propiamente dichos, naturaleza de partidas no monetarias siendo, en consecuencia, susceptibles de ser ajustados por inflación, inclusive en lo que se refiere a su amortización. En este grupo, se clasifican los siguientes conceptos, entre otros: - Los costos y gastos en que se incurre, durante las etapas de organización, exploración, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha. - Los costos y gastos ocasionados en la investigación y desarrollo de estudios y proyectos. - Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento. - Los útiles y papelería.

Creación para provisión para cuentas dudosas. X fecha

Pérdida por cuentas incobrables Provisión para cuentas

debe xxx

haber xxx

incobrables Para registrar creación de la provisión.

Pérdida por cuentas incobrables: Cuenta Nominal de Egresos, se cierra contra la cuenta "Ganancias y Pérdidas". Se presenta en el Estado de Resultados dentro de los Gastos Operacionales (Gastos de Administración) o en el grupo de Otros Egresos según el criterio de la empresa. Provisión para cuentas incobrables: Cuenta de Valoración o Valuación de las Cuentas por Cobrar, va deduciendo dicha cuenta de Activo , en la sección del Activo Circulante Exigible, en el Balance General o Estado de Situación. AUMENTO DE LA PROVISIÓN: se hace un asiento igual al anterior por el monto del incremento de la provisión. CUENTAS INCOBRABLES. Es normal que un negocio que vende mercancías y servicios a crédito tenga algunos clientes que no paguen cuentas. Estas cuentas se conocen como incobrables y se clasifican en el rubro de gasto por cuentas incobrables en la sección de gastos de venta del estado de resultados. Al terminar cada periodo contable se estima el importe de las cuentas incobrables para obtener una cifra razonable de las pedidas en cuentas incobrables, el importe en el estado de situación financiera se ajusta utilizando la cuenta de Estimación para cuentas incobrables, de naturaleza acreedora. Este proceso es necesario para cumplir con el postulado básico de asociación de costos y gastos con ingresos y lograr incluir todos los gastos en el periodo correspondiente.

DEPRECIACIÓN PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Es la pérdida de valor que sufren algunos Activos Fijos, a causa del proceso de desgaste a que son sometidos dichos activos, así como la obsolescencia o antigüedad de los mismos. La depreciación debe basarse en la vida útil estimada del bien. Para la fijación de ésta es necesario considerar el deterioro por el uso y la acción de factores naturales, así como la obsolescencia por avances tecnológicos o por cambios en la demanda de los bienes producidos o de los servicios prestados. La vida útil podrá fijarse con base en conceptos o tablas de depreciación de reconocido valor técnico. Cuando se adquiera un bien que haya estado en uso y por lo tanto haya sido total o parcialmente depreciado, se continuará depreciándolo en forma prospectiva, teniendo en cuenta la vida útil restante. El costo ajustado por inflación es la base para la depreciación de activos fijos y, cuando sea significativo, de este monto se debe restar el valor residual técnicamente determinado. Deberá ajustarse por inflación la depreciación acumulada, registrada en el último día del período inmediatamente anterior. Las normas contables que rigen en nuestro país exigen que, al cierre del período, el valor neto de los activos fijos, reexpresado como consecuencia de la inflación, se ajuste a su valor de realización, a su valor actual o a su valor presente, registrando las provisiones o valorizaciones que sean del caso. El valor de realización, actual o presente de los activos fijos debe determinarse al cierre del período en el cuál se hubieren adquirido o formado y, al menos, cada tres años mediante avalúos técnicos.

Valor de salvamento o de rescate: representa el Valor Estimado que tendrá el Activo Fijo cuando se termine de depreciar (cuando cese la Vida Útil del Activo)

Vida útil: es el tiempo que se estima que un determinado activo dará servicio útil a la empresa, contribuirá a los ingresos normales de la empresa.

La vida útil de los activos se considera así: (E.T. art. 137) Edificaciones

20 años o 5 %

Maquinaria y equipo

10 años o 10%

Muebles y enseres

10 años o 10%

Equipos de computación y comunicación

5 años o 20%

Vehículos

5 años o 20%

MÉTODOS PARA CALCULAR LA DEPRECIACIÓN MÉTODO DE LÍNEA RECTA Es el método de más utilizado en el país —entre otras cosas por la facilidad para su aplicación— pues basta dividir el costo del activo entre el número de años estimado como vida útil, para obtener el valor de la depreciación anual; pues supone que los activos se usan con la misma intensidad año por año, a lo largo de sui vida útil, por tanto la depreciación periódica debe ser del mismo monto Depreciación anual = Costo Histórico / Años de vida útil

INTRODUCCIÓN

Todo lo que suceda en el negocio debe registrarse en el sistema contable, para que el diario y el mayor contengan un historial completo de todas las operaciones mercantiles del periodo. Si no se ha registrado una operación o transacción, los saldos de las cuentas no mostrarán la cifra correcta al final de periodo contable. Los asientos con que se ajustan o actualizan las cuentas se llaman asientos de ajuste. Cada asiento de ajuste afecta una cuenta de balance general y del estado de resultados. Si el ajuste no afecta a una cuenta de ingresos o de gastos, no es un asiento de ajuste. Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes de pago y gastos que al pagarse fueron registrados como activo, requieren un cargo a una cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo. Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos que al momento del pago se registraron como pasivos, ya que no habían sido devengados, requieren un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una cuenta de ingresos, esto se debe hacer en el último día del periodo contable.