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Material preparado por: Daniel Jiménez Cornejo 03/08/2015

Daniel Jiménez Cornejo

03/08/2015

Daniel Jiménez Cornejo

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Los inventarios son uno de los rubros más impactantes en el capital de trabajo. 





Una empresa con elevados niveles de inventarios, puede incurrir en falta de liquidez. El mantener inventarios excesivos tiene un costo para la organización: Mantenimiento, control, administración, aseguramiento, mermas y obsolescencia y costo financiero. Debemos recordar que los inventarios son la razón de ser de la organización, razón por la cual no se deben escatimar recursos para que su administración y control esté en manos expertas, sería muy conveniente hacer una evaluación sobre su valor promedio y la ubicación dentro del organigrama del responsable de los almacenes.

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¿Sabe perfectamente que tiene en sus bodegas de almacenamiento? 

1. 2. 3. 4.

5. 6.

¿Cuenta con un control lo suficientemente eficiente que le responda las siguientes preguntas? ¿Cuantos productos tiene actualmente en existencia? ¿ Sabe la fecha exacta de su adquisición? ¿ Conoce con precisión cual es la rotación de cada producto o línea de producto? ¿ Están conciliadas exactamente sus existencias físicas con los valores contables del inventario? ¿ Tiene identificados los productos obsoletos y en mal estado? ¿ Tiene cuantificados los faltantes de inventarios? 03/08/2015

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Evaluación de control administrativo 

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

¿Las siguientes áreas de su empresa están íntimamente ligadas por procedimientos y documentos de control? Compras Inventarios de materia prima Inventarios de refacciones y auto partes Inventarios de artículos promocionales Inventarios de productos terminados Otros inventarios Contabilidad Cuentas por pagar Tesorería

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Son los bienes de una empresa destinados a la venta o la producción para su posterior venta, tales como materias primas, producción en proceso, artículos terminados, automóviles, construcciones, maquinaria, dinero y otros materiales que

se utilicen en el

empaque, envases de mercancías o las refacciones para el mantenimiento,

que se consuman en el

ciclo

normal de operaciones.

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Ser el motor de la venta, lo que producirá la utilidad a través de un precio superior al costo de adquisición y/o fabricación. Esta utilidad permitirá a la empresa su existencia a través del tiempo.

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• Materias primas y materiales auxiliares de fabricación, • Empaques y envases, • Producción en proceso, • Productos terminados. • Otros (Mercancías en tránsito, Art. Reventa)

Generando la utilidad en el ciclo operativo a corto plazo al convertir las ventas en cuentas por cobrar y en efectivo al lograr su cobro.

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ComercioCompras

Costo de ventas Materia Prima

Mano de Industria obra

Gastos indirectos

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Productos en proceso

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Productos terminados

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Junto con las cuentas por cobrar, constituyen la

principal inversión dentro de los conceptos que constituyen el capital de trabajo. 1) Por el monto de la inversión que se requiere, 2) Por la complejidad y grado de dificultad que implica una administración efectiva, cuyo fin es mantener y/o aumentar la productividad de la empresa. 3) Son necesarios para la operación, sin ellos no hay ventas, no habiendo ventas no hay utilidad y esto llevara al cierre del negocio.

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Los responsables del manejo y monto de los inventarios requiere tener por lo menos un conocimiento continuo respecto a lo siguiente: 1.

Estado actual de los inventarios

2.

Localización

3.

Antigüedad

4.

Existencias actuales

5.

Consumo o venta mensual y anual

6.

Lote óptimo de compra

7.

Máximo y mínimos

8.

Costos actuales de mantenimiento

9.

Precios de las materia primas principales

10. Abastecimiento, etc.

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¿Que tan grande deben ser los inventarios para poder servir a la producción y al mercado? La

respuesta

es

obvia,

deben

ser

lo

suficientemente grandes para poder servir a la producción y al mercado, pero sin exceder el tiempo de su posesión y monto, que pueda traer consigo riesgos por obsolescencia o elevados costos de mantenimiento.

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Considerar:

 Producción programada  Respuesta de los proveedores  Estacionalidad del producto  Eficiencia en la función de compras Posibles beneficios por 03/08/2015

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niveles de compra.

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La Producción en proceso será determinada por los consumos que se requieren y la duración del periodo de producción, que representa el tiempo que transcurre entre la fecha en que se entrega la materia prima en la línea de producción y la fecha en que sale el producto terminado de producción.

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Los

Productos terminados son el

resultado de la coordinación entre la producción y las ventas presupuestadas.

Regla de oro Al

aumentar

la

rotación

de

los

inventarios puede llegar a reducirse la inversión en los inventarios; usted debe determinar las estrategias. 03/08/2015

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Las principales causas que son determinantes de la inversión de inventarios son: A) El nivel de las ventas presupuestadas. B) La duración y la tecnología en el proceso productivo. C) La durabilidad y la naturaleza de los productos. D) La moda, estilo o temporalidad. E) El costo financiero de los inventarios.

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Deben de tener como objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión en inventarios, sin descuidar las necesidades del mercado. Las políticas deben pretender lograr lo siguiente: 1. Reducir al máximo la inversión de inventarios en días de inversión, sin afectar las ventas y la producción. 2. Obtener el máximo financiamiento (sin costo) a través de los proveedores. 3. Fijar el nivel aceptable de surtido de productos en los pedidos de los clientes. 4. Mantener las existencias, mediante una administración y control eficientes. 5. Vigilar la exposición de los inventarios ante la inflación y la devaluación.

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El costo de mantenimiento del inventario incluye principalmente el almacenamiento, el seguro, el deterioro del producto y el costo de oportunidad del dinero. Los costos de mantenimiento del inventario se pueden expresar como una tasa anual del valor del dinero del inventario. La fórmula para calcular el costo mantenimiento del inventario (CMI) seria:

de

CMI = U x Cu x % Cm Donde: U = unidades Cu = costo unitario Cm = costo de mantenimiento

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Supongamos que la empresa mantiene en promedio 600 unidades a un costo unitario de $ 16.00 c/u. y se tienen los siguientes costos relacionados con los inventarios: Almacenaje Seguros Deterioro y obsolescencia Costo de Admón. Y control Total

10% 2% 3% 20% 35%

CMI = 600 x 16 x 35% = $ 3,360.00 En caso de requerir saber cuál es el costo de mantenimiento unitario, se realiza el siguiente cálculo: 16 x 35% = $ 5.60

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Costes de almacenamiento del inventario sugeridos. (Mínimo, medio y máximo financieramente)

Coste como porcentaje del valor del inventario.

Categoría Costes de la infraestructura

6% (3 - 10%) 3% (1 - 3,5%)

Costes de Administración de materiales Costes de mano de obra por manipulación adicional. Costes de inversión. Hurtos, desperdicioss y obsolencias. 03/08/2015

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3% (3 - 5%) 11% (6 - 24%) 3% (2 - 5%)

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Los gastos de la gestión de compras representan generalmente gastos fijos del departamento de compras y tal vez del control de calidad de materias primas y materiales. Los gastos se generan para poder formular los pedidos con especificaciones, selección del proveedor, negociaciones en los precios, fechas de entrega, gastos de oficina, etc. Los gastos anuales que se generan en la gestión de compras se dividen entre el número de pedidos emitidos y se obtiene el costo por pedido. Ejemplo: si el importe anual de la gestión de compras es de $360,000.00 y se han formulado 1,500 pedidos, el costo promedio por pedido es de $ 240.00. Otro ejemplo: el mismo importe anual de gestión dividido entre las operaciones totales de compra: $360,000.00/14,400,000.00 = 2.5% Es decir: el proceso de compra de los inventarios tiene un costo adicional del 2.5% por cada peso comprado. 03/08/2015 Daniel Jiménez Cornejo 21

•En los negocios debe existir la práctica de mantener un inventario de seguridad, con el objeto de amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artículos por parte de los consumidores. •Es generalmente imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, pero también es cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos. •La cantidad de seguridad no deberá ser lo suficientemente onerosa como para que pueda considerarse como un alto costo de inventario. 03/08/2015

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Es una práctica bastante extendida en las empresas y básicamente consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos indicando que las existencias de determinado material ha llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido. El punto al que debe hacerse el nuevo pedido debe ser aquel que permita, mientras llega el nuevo pedido, seguir produciendo o vendiendo las existencias.

P ara determ inar el punto de reorden debe tom arse en cuenta el consum o diario, el tiem po de envío del pedido, el surtido del pedido, el tiem po de transportación y entrega, el tiem po de recepción y la política de com pra de inventarios. 03/08/2015

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Una valiosa herramienta práctica para el manejo de los inventarios que da resultados magníficos, es el método ABC. Que consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente. Los niveles se establecen así: Nivel A artículos con mayor inversión, pero representan un número menor dentro del inventario. (Mayor control). Nivel B artículos con una inversión media, pero representan un número intermedio dentro del inventario. Nivel C artículos con una menor inversión, pero representan un número mayor dentro del inventario. (Menor control). 03/08/2015

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Representación gráfica del análisis ABC Porcentaje de uso anual en dólares

Clases

A

100 80 60

Porcentaje delPorcentaje de volumen los artículos monetario

80

15

B

15

30

C

5

55

A

40

B

20

C

0 0

50

100

Porcentaje de artículos en inventario 03/08/2015

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Conteo cíclico   



Se cuenta físicamente una muestra del inventario total con la suficiente frecuencia. Un adecuado control debe priorizar dichos conteos atendiendo a la clasificación señalada. Los conteos deben ser al azar completamente, nunca se deben programar por el riesgo que implica que dicha información sea conocida por personas con intereses en contra de la organización. Debe dejarse siempre evidencia escrita de las personas que intervinieron en el conteo; – ¿Quién autorizo?, ¿Quién es el responsable?, ¿Quién ejecuto los conteos?, fecha y hora de inicio y termino del proceso.



Se suele utilizar con las clasificaciones ABC:

– Los artículos de la clase A se cuentan con más frecuencia.

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Ventajas del conteo cíclico 









Elimina el cierre y la interrupción de la producción necesaria para los inventarios físicos anuales. Elimina los ajustes del inventario anual. Puede Utilizar auditores profesionales para revisar el inventario con precisión. Permite identificar la causa de los errores y tomar una decisión para remediarlos. Mantiene los registros de inventarios exactos. 03/08/2015

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Demanda independiente vs. dependiente. 





Resulta imprescindible que identifique los productos que son dependientes de otro (s) artículos de sus inventarios. Demanda independiente: la demanda de un artículo es independiente de la demanda de cualquier otro artículo. Demanda dependiente: la demanda de un artículo depende de la demanda de otro.

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Se utiliza para minimizar la inversión en inventarios. La filosofía es que los materiales deben llegar exactamente en el momento en que se necesitan para la producción. Lo ideal es que la empresa sólo tenga inventario para trabajo en proceso. Puesto que su objetivo es minimizar la inversión en los inventarios, no se utiliza un inventario de seguridad. Un sistema justo a tiempo exige partes de alta calidad a los proveedores, por eso cuando el JIT funciona adecuadamente, descubre las ineficiencias del proceso.

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Las principales son: • La rotación de inventarios. • Inventarios a capital neto de

trabajo. • Inventarios a activos circulantes. • Inventarios de activos totales. • Inventarios a capital contable.

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•Representan la velocidad con que se mueven los inventarios dentro de la empresa. •Se calcula dividiendo el saldo del inventario entre el importe de las ventas promedio diarias del producto a precio de costo. •Lo más recomendable es realizar este análisis por cada uno de los productos en inventario, o en su defecto por cada una de las líneas de producto y concluyendo en un resultado ponderado.

Saldo del Inventario Ventas diarias promedio del periodo:

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3,051,000

27 días

113,026

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Representa la parte que constituyen los inventarios de capital neto de trabajo. Inventarios

=

Capital de trabajo

8,320 =

79%

10,500

Si el resultado es superior al 50% del capital de trabajo NETO, puede generalmente indicar una sobre existencia en inventarios.

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Representa la parte que constituye los inventarios del total de los activos circulantes. Inventarios

=

Activo circulante

8,320 =

42%

20,000

Debe vigilarse su tendencia y en su caso reducir su participación, dependiendo de la política de inversión que se quiera mantener.

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Representa la participación que los inventarios tienen en el total de los activos. Inventarios

=

Activo Total

8,320 =

13%

62,000

Esta razón muchas veces nos da a conocer que tipo de negocio es, comercial o industrial, dependiendo del grado de inversión que se tenga.

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Representan la parte de la propiedad de los accionistas que ha sido invertida en inventarios. Inventarios (netos) =

Capital contable

8,320 =

34%

24,800

Por lo tanto el porcentaje restante está siendo financiado vía pasivos, es decir el 66%.

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El principal financiamiento de los inventarios: Se obtiene de los proveedores. No tienen costo y se tiene la oportunidad de obtener descuentos por pronto pago. Otros: • Préstamo de habilitación o

avío se destina a la adquisición de materias primas, mano de obra y costos relacionados con la producción en proceso. • Programas para micro y pequeña empresa para atender todas las necesidades de financiamiento. • Programas de modernización que apoya al capital de trabajo derivado del incremento de la capacidad de la producción. 03/08/2015

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En algunas empresas existen riesgos de: •Obsolescencia •Caducidad •Tiempo

de

vida

(perecederos) •Robo

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Los inventarios asegurados contra:

deben

estar

• Incendio • Terremoto • Huracán • Robo con violencia • Cualquier otro riesgo inherente a su condición Se debe implementar controles que salvaguarden los activos y el patrimonio de la empresa y sus accionistas 03/08/2015

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Incrementar la inversión en inventarios es una protección desde el el punto de vista económico. Estos producen una utilidad por exposición a la inflación. Sin embargo debe muy bien ser medido el efecto negativo que pueda generarse por una sobre inversión. •La Comunicación y evaluación integral continua entre los departamentos de producción, ventas y finanzas podrá disminuir los riesgos de una devaluación de los inventarios. • Modificando los precios de venta por efectos de la inflación se puede lograr una recuperación que contrarreste el efecto de una inversión excesiva de inventarios …

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¿Que sucede con los intereses ganados o pagados en épocas de inflación?













Inversión o deuda: 350,000 Tasa nominal o tasa bruta: 42,000

12.0%

I.S.R. (Aplicable a los intereses) 4,200

10.0%

Tasa neta. 37,800

10.8%

Inflación del periodo: 24,500

7.0%

Tasa real 13,300 03/08/2015

3.8%

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La SOBRE INVERSIÓN es una protección económica, para minimizar el efecto de la inflación acelerada, pero tiene un costo de capital que debe ser cuantificado. Si la tasa de inflación supera al costo del capital, podrá optarse por elevar la inversión en inventarios, hasta donde la liquidez de la empresa lo permita. Se debe evitar la erosión del margen de utilidad bruta para conservar la productividad de la empresa. 03/08/2015

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Ser el motor de la venta, lo que producirá la utilidad a través de un precio superior al costo de adquisición

y/o

fabricación.

Esta

utilidad

permitirá a la empresa su existencia a través del tiempo.

Sacrificable

Riesgo

No sacrificar

Margen

Precio Recuperar el 100%

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Costo

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El sistema del control debe incluir: • Control Contable

Kardex o software

• Control Físico Almacén y custodia

• Control de nivel de inversión Rotación

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Entenderemos por valuación de inventarios la forma en que se valúan las salidas del almacén, afectando directamente el costo de ventas identificándolo con el ingreso obtenido, pudiendo ser:

Promedios ponderados Primeras entradas, primeras salidas (PEPS) Últimas entradas, primeras salidas (UEPS) Identificados Detallistas 03/08/2015

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Se le conoce como sólo promedios y para determinar el costo a que se le da salida del almacén, se divide el costo total de las existencias entre el número de unidades totales de las mismas.

Unidades Costo Fecha Concepto Entrada Salida Existencia Unitario Promedio Ene-10 compra 50 50 50.00 Ene-12 venta 50 0 50.00 Abr-20 compra 200 200 52.00 Abr-25 venta 150 50 52.00 Jul-15 compra 160 210 53.00 52.76 Ago-19 venta 150 60 52.76 Sep-05 compra 50 110 56.00 54.23 Oct-27 venta 50 60 54.23 03/08/2015

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Debe 2,500.00

Importe Haber 2,500.00

10,400.00 7,800.00 8,480.00 7,914.29 2,800.00 2,711.69

Saldo 2,500.00 0.00 10,400.00 2,600.00 11,080.00 3,165.71 5,965.71 3,254.03 45

Este método consiste en valuar las salidas del almacén a los primeros precios, es decir para poder aplicar esta técnica debemos identificar el costo a que se le dio entrada a los lotes de los productos para que al darles salida, los costos de los lotes en existencia más antiguos sean los primeros a los que se les de salida.

El costo de venta en la empresa comercial queda valuado a los precios más antiguos, mientras que los inventarios quedan a los costos más actuales.

Entradas Salidas Existencias Costo Costo Fecha Concepto Unidades unitario Total Unidades unitario Total Unidades Importe Ene-10 compra 50 50.00 2,500.00 50 2,500.00 Ene-12 venta 50 50.00 2,500.00 0 0.00 Abr-20 compra 200 52.00 10,400.00 200 10,400.00 Abr-25 venta 150 52.00 7,800.00 50 2,600.00 Jul-15 compra 160 53.00 8,480.00 210 11,080.00 Ago-19 venta 50 52.00 2,600.00 Ago-19 venta 100 53.00 5,300.00 60 3,180.00 Sep-05 compra 50 56.00 2,800.00 110 5,980.00 Oct-27 venta 50 53.00 2,650.00 60 3,330.00 03/08/2015

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Este método consiste en valuar las salidas del almacén a los últimos precios, es decir para poder aplicar esta técnica debemos identificar el costo a que se le dio entrada a los lotes de los productos para que al darles salida, los costos de los lotes en existencia más recientes sean los primeros a los que se les de salida.

El costo de venta en la empresa comercial queda valuado a los precios más recientes, mientras que los inventarios quedan a los costos más antiguos.

Entradas Salidas Existencias Costo Costo Fecha Concepto Unidades unitario Total Unidades unitario Total Unidades Importe Ene-10 compra 50 50.00 2,500.00 50 2,500.00 Ene-12 venta 50 50.00 2,500.00 0 0.00 Abr-20 compra 200 52.00 10,400.00 200 10,400.00 Abr-25 venta 150 52.00 7,800.00 50 2,600.00 Jul-15 compra 160 53.00 8,480.00 210 11,080.00 Ago-19 venta 150 53.00 7,950.00 60 3,130.00 Sep-05 compra 50 56.00 2,800.00 110 5,930.00 Oct-27 venta 50 56.00 2,800.00 60 3,130.00 03/08/2015

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•En los métodos de valuación se destaca que el manejo físico de los artículos no necesariamente tiene que coincidir con la forma en que se valúan. •Otro aspecto muy importante, es que en el uso de cada uno de ellos, su impacto en el costo es diferente, por lo que se deberá elegir el que convenga más a las políticas de la empresa. •Independientemente de los métodos, las empresas están obligadas a llevar un control de inventarios de mercancías, para conocer en cualquier momento el valor de los artículos en existencia, así como las unidades físicas, sin necesidad de practicar un inventario físico.

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• Evaluar el impacto fiscal la compra de inventarios, como del uso de alguno los métodos de control inventarios.

de así de de

• Determinar hasta que punto es conveniente el pago del impuesto sobre ventas y su posible deducción del impuesto por pagar por ese mismo concepto. 03/08/2015

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Por lo que respecta a la adquisición, las reglas se refieren básicamente a los elementos que deben de integrar el costo de la inversión efectuada en inventarios. Por lo que se refiere a la enajenación, las reglas comprenden el modo de incluir el costo de los inventarios vendidos en los resultados de operación (costo de ventas). Es importante mencionar que las em presas tienen derecho a seleccionar las reglas más convenientes de acuerdo a sus características peculiares, siempre y cuando se siga una política consistente y proporcione información suficiente a los usuarios en general.

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Daniel Jiménez Cornejo

Asesor de Tesis nivel Postgrado y Doctorado

Consultor en Incidencia Política Consultor de Negocios

Campus virtual: http://tesiseinvestigaciones.edu20.org/ Página Web: http://www.tesiseinvestigaciones.com/ Perfil profesional: https://www.linkedin.com/profile/view?id=70151066&trk=nav_re sponsive_tab_profile

03/08/2015

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