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• Manrique Carlos

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Actividad de aprendizaje 4: Realizar seguimiento a los resultados generados en la toma de decisiones, según la estructura organizacional. Presentar el plan de acciones de mejora según los resultados obtenidos. “La finalidad del Plan de mejoramiento empresarial es desarrollar una cultura organizacional orientada al mejoramiento permanente de su función, efectuando las acciones correctivas en las políticas y en los distintos procesos y procedimientos propios de la gestión pública de manera oportuna, a fin de garantizar el buen uso de los recursos y una eficiente prestación del servicio que le ha sido encomendado. Este plan tiene como objetivos (i) mejorar el desempeño de la entidad y garantizar el uso transparente de recursos, (ii) generar conductas positivas y proactivas de acatamiento a las normas y de mejoramiento institucional por parte de los servidores públicos, que mejoren la efectividad de la gestión e incrementen la satisfacción de los grupos de interés” (Jaramillo, 2018). De acuerdo con el anterior texto y la consulta del material de formación de la actividad de aprendizaje 4, desarrolle un plan de acciones de mejora, con base en los siguientes ítems:

1. En la empresa que usted labora o en la seleccionada en las actividades de aprendizaje anteriores, consulte si se cuenta con un informe de actividades ejecutadas a nivel general. Establezca las fortalezas y debilidades del informe. a- Actividad (Flujograma para liberación de pedidos trasladados a una CEDI)

FLUJOGRAMA PEDIDOS ( CEDI BARRANQUILLA) ACTIVIDAD Responsab ilidades

Cliente

a) Envió orden de compra (Importante la confirmación fecha de entrega)

Ejecutivo Comercial

a) Verifica y revisa que las orden de compra se ajuste a las condiciones negociadas (Cupo y Plazo), b) Revisión del inventario (de presentar faltantes con cliente como Copidrogas y Corservir la fecha de entrega debe ser de 3 dias el Ejecutivo debe confirmar al cliente.) c) Revisión de Precios d) Revisión en la información (importante la dirección de entrega sea la misma orden de compra con nuestro sistema). e) Confirma enviando correo adjuntando la orden de compra (Coordinadora Cartera, Coordinación de pedidos, Facturación, Jefe de cartera, Coordinadora de inventarios). f) De presentarse remisiones con precios (en ceros), debe solicitar previa autorización y queda responsable de la radicación de los documentos y el retorno a cartera. g) Los back corder generados por faltante de los pedidos es responsabilidad de confirmar nuevamente con el cliente si se vuelven a despachar (debe generar las mismos pasos de un pedido normal). h) Cobro de la facturación

Proceso NO

Solicita el trámite

Verifica Y Revisa y envía correo

SI

NO

Coordinación de Facturación y Cartera

Coordinación de Pedidos ( Norida Castro)

Facturación

Coordinadora inventario ( Isabel Lancheros)

a) Verifica en el sistema SAP y revisa que el pedido se ajuste a las condiciones negociadas (Cupo y Plazo), b) Verifica si tiene facturación vencida c) Revisa si tienen compromisos de pagos o es de contado. d) Confirma correo de aprobación (Coordinación de pedidos, Facturación, Jefe de cartera, inventarios) de no aprobación (los anteriores correo, Ejecutivo Comercial, Controlar, Gerente Comercial, Gerente Administrativo y Financiero, Gerente General) aclarando su motivo. a) Revisa que la documentación este completa ( orden de compra y pedido) b) Verifica que la orden de compra y el pedido sea iguales ( cantidades, valores, información general del cliente ) c) Entrega al área de Facturación la documentación ( orden de compra , pedido) y formato medición de tiempos colocando( día, hora, y nombre completo, en la primera columna de creación de pedido y en la otra columna de recibe docs, PED elaborar remisión ( sus datos cuando recibe la documentación y la entrega) . d) De presentar alguna corrección en la documentación o faltantes de productos, envía correo confirmando la causa ( Ejecutivo Comercial, Controlar, Gerente Comercial, Gerente Administrativo y Financiero, Gerente General).

Analiza y verifica condiciones negociadas

Bloqueo o liberación de los pedidos

Verifica, y realiza seguimiento

a) Valida la documentación (orden de compra, pedido) y formato medición de tiempos Alistamiento CEDI verifica que los datos (día, hora, nombre completo) en la columna recibe docs, PED elaborar remisión este diligenciada por la coordinadora de pedido cuando le hizo la entrega de la documentación. De estar de acuerdo con los datos colocar su nombre completo en la misma columna de aceptación. b) Ingresa al sistema SAP para realizar la remisión del pedido, verificando las cantidades que se van a despachar. c) De presentar faltantes en los pedidos confirma por correo a Coordinadora gestión pedidos con copia (coordinadora de inventarios, ejecutivo comercial, Controlar, Gerente comercial, Coordinadora de pedidos, Genera Coordinadora de cartera y Jefe de cartera). remisión y d) Genera en el sistema la factura. factura e) Envía por correo adjuntando remisión, factura y orden de compra.

a) Analiza y realiza en el sistema SAP la solicitud de traslado para previa confirmación por parte de la bodega de Barranquilla realice el cargue de los productos. b) Confirmación por correo del traslado de los productos enviados ( área planeación, comercio exterior, controlar, CEDI, distribución y 7 14)

Aprobación en el sistema SAP

SI

NO

SI

Valida orden de compra, pedido, Formato medición de tiempos

Verifica inventario (si se presentan faltantes de productos en pedidos)

Confirma por correo adjuntando remisión, factura, orden de compra

Solicitud de traslado de productos faltantes de Bogotá a Barranquilla

Confirma por correo el traslado de los productos faltantes

Notifica por correo los faltantes

Logística

CEDI Barranquilla (7/14) Asistente Administrativ a ( María Clara Bastos)

Área cartera

FIN

Verifican (cantidades, lotes, productos que sean los mismo que se autorizan para trasladar

A) con correo de Coordinadora de inventario se realiza el alistamiento y traslado de los productos de Bogotá a Barranquilla (revisan y verifican que sea las cantidades, lote, y productos que sean los que autorizaron en trasladar.

a) Descarga por correo factura, remisión y orden de compra b) Pasa alistamiento del producto (remisión) para picking del pedido. c) entrega de la documentación a despacho (factura, remisión y orden de compra para que sea radicada la factura. d) Envió de los documentos cuando ya sean radicados con el cliente para Bogotá ( al área de cartera)

a) Recibe los documentos y verifican que estén completos y bien radicados b) Archivo c) seguimiento del cobro d) Aplicación del pago

Descarga factura, remisión y orden de compra para alistamiento del para despachar Recibe los traslados y verifica cantidades y lotes y confirma correo de aceptación y novedades Radicada la factura envía por correspondencia la documentación a Bogotá (Área Cartera)

Revisa que estén llegando los documentos completos, se archiva, seguimiento de cobro y aplicación contable cuando cancele el cliente

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES AREA DE CARTERA Y CREDITO PARA TOMA DE DESICIONES FASE

ACTIVIDADES / ESTRATEGIAS

PLANEACIÓN

COMITES DE CARTERA

INTEGRANTES INDICADORES

Señor Marcos

ENVIO POR CORREO DE INFORMES Abogado / para : SEMANAL DE Señor Marco GESTION DE COBROS

SEGUIMIENTO DE PROCESOS JURIDICOS POR PARTE DE AUXILIARES DE DERECHO EN OTRAS CUIDADES

Auxiliares jurídicos de otras ciudades / Abogado

DEBILIDADES

cada 2 veces en el mes

Que falte en estos comité un directivo que afecte mucho los procesos en el área de cartera, quedando en espera las tomas de decisiones del área que no asistió

cada lunes a primera hora

Que los correo sean todos acertados de uno que no esté bien se queda sin tener la información de su estado de cuenta y esto conlleva a que no realicen pagos, se generen morosidad y que estén pendientes saldos por solucionar

cada 2 veces en el mes

De no haber un seguimiento se desconocerá quienes están en alto riesgo y no se tomara una decisión pronta para iniciar un proceso pre jurídico o jurídico esto puede llegar a perderse el capital de clientes

FORTALEZA Se escuchan lluvias de ideas de los problemas que se presentan, de ahí se sacan las mejores decisiones y la Gerencia General que está asistiendo en el comité de una aprueba la mejor decisión Todos los correos de estar bien direccionados, podemos deducir mucha información que ellos nos darán en el caso de que presenten saldos enviaran la confirmación y el soporte y también confirman fechas de pagos De haber un mejor control y seguimiento se puede tomar decisiones muy rápidas y certeras previniendo en minimizar el riesgo crediticio

2. En la misma empresa, escoja cuatro estrategias de mejora que la gerencia tenga pensado implementar. Enúncielas. Para ello, redacte así: sujeto + verbo + complemento.

3. Elabore un plan de acción para las estrategias propuestas por la gerencia.

4. Defina cuál es el procedimiento a utilizar para realizar el control y seguimiento a las actividades del plan de acción propuesto.

5. Dé respuesta a las preguntas establecidas en la actividad de reflexión inicial Identificar metodologías de seguimiento y planes de mejora a las decisiones ejecutadas en la empresa. FASES DEL SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS CONTROL DEL PROCESO

MEJORA CONTINUA

REDISEÑO DEL PROCESO

[

Control del proceso Se considera que un proceso está en CONTROL o estabilizado cuando:      

Se conoce su propósito (Misión). Están descritos sus pasos (Subprocesos). Están identificadas sus entradas y salidas. Están identificados sus clientes y proveedores. Existe un Responsable. Se mide y mejora su efectividad y eficiencia.

Para llevar a cabo mediciones, es imprescindible contar con un Sistema de Información Integral en el que se contemplen las diferentes dimensiones de la calidad, se utilicen diferentes métodos para obtener la información, y estén diseñados los indicadores de evaluación precisos:

[

Factores a considerar en la evaluación de los procesos

En función del impacto que el problema está teniendo sobre la empresa, el responsable habrá de plantearse la conveniencia de poner en marcha actividades de contención, que minimicen o anulen a corto plazo el efecto del problema sobre el entorno. Tendrán carácter provisiona que serán sustituidas por una solución definitiva. Se deben especificar los objetivos a alcanzar en el proceso, procurando especialmente no incluir hipótesis causales, culpables ni sugerir soluciones predeterminadas. A continuación se describen las diferentes fases del ciclo y las herramientas recomendadas en cada una de ellas:

PRIMERA FASE: Detección y Definición de problemas •

Identificar y listar situaciones mejorables.

•

Priorizarlas.

•

Asignar responsabilidades y definir equipos de mejora.

Se debe especificar el problema u oportunidad de mejora detectado en términos cuantificables, que permitan distinguir entre el problema en cuestión y otros que presentan síntomas parecidos. Para ello, se debe recoger información adicional que ayude a responder a las siguientes cuestiones: •

Tipo de problema.

•

Situación.

•

Temporalidad.

•

Actividades empleadas en su corrección.

•

Impacto sobre la globalidad del proceso.

Herramientas útiles para un adecuado control y seguimiento Identificación •

Monitorización de Indicadores

•

Diagrama de flujos

•

Tormenta de ideas

•

Grupo Nominal

•

Comunicación interna de situaciones mejorables

•

Estudio de perfiles

•

Unificar la visión de los distintos miembros del equipo.

•

Limitar la tendencia a obtener respuestas rápidas sobre causas y soluciones, sin completar el ciclo de resolución de problemas.

Dificultades

SEGUNDA FASE. Análisis de las causas raíz del problema. Priorización •

Analizar las causas.

•

Considerar posibles soluciones.

•

Escoger las soluciones factibles.

•

Establecer mecanismos de control.

•

Detectar y analizar las resistencias al cambio.

Se procede a identificar las causas que tienen un efecto significativo sobre el problema, son controlables, y sobre las que se puede actuar para minimizar o eliminar su efecto. Para su identificación es conveniente: Formular las posibles causas identificadas. Es conveniente especificar la probabilidad de que sean causas reales y la facilidad de comprobación. Evaluar el grado de contribución de cada causa al problema. Formulación de posibles Análisis de síntomas Comprobación de teorías causas Hojas de recogida y análisis de • Diagrama de flujo. • Tormenta de ideas. datos. • Gráfico de Pareto. • Diagrama causa-efecto. Histogramas • Diagrama de causa-efecto. • Hojas de recogida y análisis de datos. • Estratificación. • Histograma

TERCERA FASE: Definir e implantar la solución al problema. Mejora  

Aplicar soluciones. Controlar el proceso de su aplicación.



Detectar y paliar las resistencias al cambio.



Considerar soluciones alternativas.

Para conseguir, entre varias posibilidades, la solución óptima se procede a: 1. Listar todas las posibles soluciones a la causa raíz detectada. 2. Evaluar las diferentes alternativas en función de criterios que permitan la optimización de la solución final adoptada, sobre la base de:  Impacto o eficacia en la resolución del problema.  Coste de la solución.  Relación coste /beneficio.  Resistencia al cambio de los impactos derivados de la solución.  Tiempo de implantación. 3. Diseñar la solución escogida con definición de: • Nuevos procedimientos. • Modificaciones de recursos materiales y humanos. • Adecuación o modificación de infraestructuras. 4.

Diseñar el sistema de control de la nueva situación de manera que dispongamos de mediciones periódicas del nuevo proceso y de los resultados alcanzados. Se describirán: • Parámetros a controlar y estándares de funcionamiento. • Procedimientos de actuación para el control sistemático y ante desviaciones. • Recursos necesarios para garantizar el funcionamiento del sistema de control.

Desarrollar el Plan de Implantación:  Actividades que hay que realizar para la implantación (formación, procedimientos, cambios de personal e instalaciones, etc.)  Nombrar responsables.  Determinar cronograma.  Seguimiento del Plan.

Cuando la implantación de la solución implique importantes cambios sobre la organización actual, se debe, previamente, verificar su eficacia mediante implantaciones controladas. Análisis de soluciones y evaluación • Tormenta de ideas • Grupo Nominal • Diagrama de Afinidades • Análisis de campos de fuerza • Diagrama de Problemas anticipados • Hojas de análisis de soluciones CUARTA FASE: Monitorización Revisar los resultados. Monitorizar. Reiniciar el ciclo.

Diseño de intervención

Desarrollo Plan de Implantación

• Diagramas de flujo • Diagrama de matriz

• Diagrama de flechas (PERT) • Diagrama de Gant • Diagrama de decisiones de acción