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• Angie Vivana Rodriguez

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Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización) Descripción: Además de conocer conceptos relacionados con Organización Documental, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral. Teniendo en cuenta las lecturas realizadas anteriormente, así como los conceptos del Ciclo Vital del Documento y el uso de las TRD en Organización Documental, es importante reforzarlos por medio de la siguiente actividad: Caso N° 1 – EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los criterios archivísticos para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil acceso a la información. El tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas. Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes: 1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo? Arnulfo para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea de fácil acceso y de manejar. Lo primero es ordenar y saber dónde hay que dejar la documentación que llega a la empresa habilitando un lugar dónde depositar todos los documentos. La idea es que no se pierda ninguno y que estén todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados, archivados o eliminados.

Deben darse un tiempo suficiente y sin interrupciones para organizar los archivos de modo que no tengan que comenzar y detenerse reiteradamente. Asegurarse de tener suficientes fólderes y etiquetas para crear archivos nuevos antes de que comenzar con la organización.

Organizar los archivos según su orden cronológico ya sea fecha importante o alfabéticamente y con esto logra un archivo patrimonial, de esta manera los archivos pueden ser tácticamente organizados de tal manera que sean fácil de encontrar se pueden organizar por consulta y poco frecuentes. Divide los montículos de papeles y archivos que quieres organizar en pilas más pequeñas y más manejables. 

Revisa cada pila de manera individual, bota o tritura cualquier papel y archivo del que puedas deshacerte de manera que se reduzca la cantidad de archivos y se minimice el desorden.

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Separa los papeles y archivos que quieras conservar en dos columnas diferentes. Una de estas contendrá los archivos con los que necesitas trabajar en los próximos meses y la otra contendrá los archivos que puedes guardar y que no necesitas utilizar en un futuro cercano.

Para organizar un archivo, lo primero que se necesita es tener espacio y disponer de tantos archivadores como se requieran, hace falta un archivador para cada cosa ya sea con identificación: Uno para proveedores (facturas) Para clientes Para faxes recibidos Nominas Papeles legales de la empresa

Una buena sugerencia, es que en el lomo de cada archivador debe tener escrito de qué se trata o debe tener un color de fácil recordación para cada grupo: facturas de proveedores, facturas de clientes, impuestos, nóminas, seguros sociales, etc. Al final de cada año, se retiran los documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacíos para iniciar el nuevo año, y se pasan a unos archivadores definitivos donde se guardarán por separado y perfectamente rotuladas.

2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación? Las causas que originaron el problema a la empresa pueden ser algunos de los siguientes: No tuvo personal calificado para dicha función. No pudieron diferenciar los documentos importantes y los documentos innecesarios. Inexistencia de adecuados sistemas de archivo. Malos hábitos a la hora de organizar los documentos. La falta de conocimiento del personal administrativo sobre la gestión y el sistema documental.

Ya que los archivos o documentos varían según su importancia de igual manera hay que aplicar la tabla de retención documental para una buena organización

3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo? Claro que debe aplicar las técnicas del ciclo vital, ya que los documentos deben relacionarse en las tres etapas (archivo de gestión, archivo central o archivo histórico) que debe tener la entidad en las diferentes dependencias, y esto está definido por las tablas de retención documental ya que esta técnica es indispensable para ver los documentos desde su inicio y disposición concluyente y permite la elaboración documental de cada organización. 4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo deben ser archivados esos documentos? Establecer una organización responsable de los directorios informáticos, de esa manera se describirá un sistema y las normas de almacenamiento de los documentos electrónicos. Controlar la creación de copias y estar alerta de la duplicidad de información en distintas versiones. Instaurar un sistema que permita recuperarla información eficazmente. Agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenece. Esto facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo, como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos, archivos, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Si dispone de un software especializado fácilmente solo seria cargarlos a el teniendo en cuenta los diferentes tipos de orden para ello, si no almacenarlo con restricción al publico de manera muy ordenada para posibles consultas

5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información? Se debe aplicar la tabla de retención documental en los archivos para identificar dentro de su fondo documental las series y subserie con sus respectivos documentales, indicando el tiempo de permanencia en cada fase de archivo según sus valores primarios y secundarios de tal forma que se racionaliza la producción de documentos, se facilita la ubicación y consulta y se controla la conservación y transferencia de los mismos. 6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD? La importancia del uso tabla de retención documental es la de llevar un control eficiente de los archivos con el fin de sistematizar los documentos de una empresa para las consultas o lo importante del ciclo de vida de dicho documento. Permite el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total. Ayudan a controlar la producción y tramite documental. Se evita la perdida de documentos y del tiempo ya que están todos seguros en un servidor documental central y pueden tener acceso desde diferentes lugares. Facilitan el manejo de la información.

Permiten a la administración un servicio eficaz y eficiente. Garantizan la selección y conservación de los documentos que tiene un carácter permanente. 7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo? Dar el mejor orden a los documentos cumpliendo con las normas archivísticas teniendo en cuenta las TRD y dar una buena imagen ante los demás

8. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa? Hoy en día para toda empresa es muy necesario tener una base de datos o archivo documental organizada, ya que la adecuada gestión documental de una empresa es igual o representa el desempeño profesional de la misma, es importante para la memoria documental de una institución que rige la actividad de archivo desde la creación del documento hasta su destinación final; ya que mencionados documentos pueden servir como testimonio de alguna prueba en un procedimiento o de información para la institución o a la ciudadanía. No hay que desconocer que también la necesidad de cada empresa en su ganas de competir a nivel mundial con las demás empresas se exigen tanto en su forma laboral como documental para obtener una certificación esto ayudaría a que la empresa tomara nombre y credibilidad y se estandarizaría a nivel nacional e internacional. La finalidad de la administración documental es disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Ya que los archivos que genera cualquier empresa sea cual sea su función nos puede nutrir de una Gran Cultura, y mencionados documentos nos pueden ser de gran utilidad para la toma de decisiones basadas en los antecedentes que reposan en cada base de datos. Por eso todas las personas que laboramos en una empresa somos responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos que creamos y obtenemos, para así brindar a las personas que necesiten mencionada información una forma fácil y concreta al consultarlos. por tal razón no podemos dar la carga a una sola persona ya que todos los que trabajamos en una empresa y si realizamos un documento para la misma tenemos la obligación de saber y manejar los parámetros para la creación manejo y archivo de un documento. Es muy bueno que todas las personas que laboran en las empresas tomen este tipo de cursos ya que les da a conocer la importancia que tiene la creación el manejo de un documento para una empresa.