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ACTIVIDAD 8 – ESTABLECIENDO LAS FUNCIONES

DIANA RODRIGUEZ FUENTES EYLEY SARAY PORTILLO ESPITIA MARISOL OSPINO ROJAS AMANDA ELVIRA VELA MARTINEZ

DOCENTE LILIANA MARCELA IZQUIERDO

CORPORACION UNIVERSITARIA IBEROAMERICANA FACULTAD DE PSICOLOGIA VIRTUAL BOGOTÁ 2020

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGOS

Código: ADM -002 Edición No: 0 Fecha: Mayo 2020

INTRODUCCION Este trabajo busca desarrollar conocimientos sobre manual de funciones y manual de procedimientos, generando oportunidades de mejoramiento para la empresa y aportando experiencia en el campo laboral.

OBJETIVO GENERAL  Elaborar manuales de funciones y procedimientos ampliando conocimiento sobre la empresa.

OBJETIVOS ESPECIFICOS  Diseñar formato de descripción del cargo  Elaborar manual de funciones y procedimientos  Emplear con junto de normas que desarrolla cada empleado

Steel es una empresa familiar constituida por Jorge Gómez, quien ocupa el cargo de Gerente General y Juan Carlos Gómez Director Comercial. Dos hermanos de profesión ingenieros de sistemas que decidieron crear este emprendimiento. La compañía cuenta con un cuerpo de apoyo de 10 empleados. El objeto principal es el brindar Soluciones de Software y Asesoría, Auditoría y Administración en el Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SGSST cumpliendo con el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019.

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Código: ADM -002 Edición No: 0 Fecha: Mayo 2020

MISION:   Somos una entidad especializada en Servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo, orientada a contribuir al bienestar de los trabajadores mediante la prestación de servicios de alta calidad humana, técnica. VISION: Seguir creciendo en el mercado colombiano con un software que permite el control y administración de la seguridad y salud en el trabajo de diferentes compañías.

Estructura: Organigrama

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Código: ADM -002 Edición No: 0 Fecha: Mayo 2020

ANALISTA ADMINISTRATIVO

Estructurar y administrar los procesos del sistema de información contable y 1. OBJETIVO

administrativa con el fin de garantizar la correcta información del área.

2. PROCESO

Administrativo

3. SUPERIOR INMEDIATO

Contador

4. AUTORIDAD DEL CARGO

Toma decisiones eficaces y eficientes para el logro de los Objetivos de la Organización consultadas por su Jefe Inmediato.

5. PERSONAL A CARGO

N.A

6. RELACIONES INTERNAS

Todo el personal de la Organización

7. RELACIONES EXTERNAS

Clientes, Proveedores, Entidades Gubernamentales.

PERFIL POR COMPETENCIAS * EDUCACIÓN

Tecnólogo o estudiante de mínimo 6 semestres en carreras como Administración de empresas o Contaduría Pública,

* FORMACIÓN

Manejo software contables

* EXPERIENCIA

Experiencia mínimo 2 años en cargos similares Imprescindibles Responsabilidad, Compromiso, Resolución de problemas, Orientación al

* HABILIDADES

logro. Se puede Desarrollar Empowerment, Liderazgo, Negociación.

REQUISITOS DESEABLES:

Manejo de software Stone.

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Código: ADM -002 Edición No: 0 Fecha: Mayo 2020

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES

 Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documentos.  Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas.  Archiva documentos contables para uso y control interno.  Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos.  Mantiene la contabilidad al día, de acuerdo con las normas generales  Liquida impuestos, información exógena y revisa en conjunto con el contador            

Realizar, revisar y verifica planillas de retención de impuestos. Revisa y realiza la codificación de las diferentes cuentas bancarias. Realizar la facturación a los diferentes clientes. Manejo de caja menor. Realiza la nómina de los empleados, liquidación de prima, vacaciones, liquidación de contratos laborales. Realiza archivo en el operador para el pago de la seguridad social. Realiza proceso de contratación (realización de contratos laborales, afiliaciones a la seguridad social). Controlar los vencimientos de contratos y periodos de prueba por medio de un correo electrónico al Jefe Inmediato. Coordinar a la persona de servicios generales y mensajería garantizando que se mantenga de una forma adecuada el orden y aseo en la oficina y se realice la mensajería de forma eficaz. Garantizar la administración, custodia y conservación del archivo de la compañía. Controla los pagos de servicios públicos, arriendo, control de celulares en general. Cumplir con todas las normas y procedimientos establecidos por la empresa.

 Crear un ambiente adecuado con su equipo de trabajo y utilizar los implementos de seguridad industrial propios de su cargo.  Las demás funciones que le sean asignadas en razón a la naturaleza de su cargo.

NOTA: Todo lo anterior hace parte integral del contrato de trabajo.

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Código: ADM -002 Edición No: 0 Fecha: Mayo 2020

RESPONSABILIDADES EN SST  Participar activamente en la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos.  Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.  Promover la comprensión de la política del SST entre los colaboradores.  Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento necesarias en seguridad y salud en el trabajo.  Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo.  Participar en las inspecciones de seguridad.  Conocer y tener clara la política de seguridad y salud en el trabajo.  Procurar el cuidado integral de la salud.  Suministrar información clara, completa y veraz sobre el estado de su salud.  Cumplir con las normas de seguridad e higienes establecidas en la compañía.  Participar en la prevención de riesgos laborales mediantes las actividades que se realicen en la compañía.  Informar las condiciones de riesgos detectadas  Reporta de forma inmediata todo accidente de trabajo o incidente.

ELABORADO POR:

APROBADO POR:

Nombre:

Nombre:

Cargo:

Cargo:

Fecha revisión: Mayo 2020

Fecha aprobación:

LIDER DE PROYECTOS 1. OBJETIVO

Planear, dirigir y controlar la prospección de nuevos proyectos; coordinando a la vez la estrategia operativa de los proyectos

Código: ADM -002

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Edición No: 0 Fecha: Mayo 2020

Consolidados y evaluando la rentabilidad de los mismos a través del seguimiento oportuno y preciso de los costos de operación y el avance en los resultados obtenidos. 2. PROCESO

Proyectos

3. SUPERIOR INMEDIATO

Gerente General

4. AUTORIDAD DEL CARGO

Toma decisiones eficaces y eficientes para el logro de los Objetivos de la Organización.

5. PERSONAL A CARGO

Maneja personal a su cargo según los lineamientos organizacionales.

6. RELACIONES INTERNAS

Todo el personal de la Organización

7. RELACIONES EXTERNAS

Clientes, Proveedores, Entidades Gubernamentales.

PERFIL POR COMPETENCIAS * EDUCACIÓN

Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o áreas afines. Especialización en Gerencia de Proyectos

* FORMACIÓN

Metodología de Project

* EXPERIENCIA

Experiencia dirigiendo proyectos en empresas de tecnologías. Imprescindibles Liderazgo,

* HABILIDADES

Negociación,

Resolución

de

Problemas,

Compromiso,

Responsabilidad Se puede Desarrollar Influencia e impacto, Empowerment.

REQUISITOS DESEABLES:

Ingles

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES

 Establecer conjuntamente con la Gerencia General, la proyección de los proyectos a consolidar de acuerdo a los objetivos de rentabilidad deseados y de la factibilidad en base a las expectativas deseadas.  Establecer la relación permanente con clientes a fin de identificar nuevas oportunidades de negocio en proyectos dentro de su ámbito de trabajo.  Garantizar el suministro oportuno de los recursos que sean requeridos por los proyectos consolidados, verificando que estos se soliciten de manera oportuna y acuerdo a los procedimientos establecidos por las políticas de la empresa.

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 Coordinar con el personal a su cargo la realización de los planes de trabajo y diseño de los planes de respuesta a los diferentes proyectos, asegurando que estos queden registrados bajo la metodología y sistema de la administración de proyectos.  Proporcionar el seguimiento oportuno y preciso al seguimiento de los proyectos consolidados en el área a su cargo, verificando el cumplimiento de las tareas programadas, el análisis de posibles desviaciones y la implementación de las acciones correctivas, en coordinación con el personal a su cargo.    

Coordinar la elaboración de reportes periódicos sobre la gestión del área Elaborar reportes de ingresos vs costos por proyectos para evaluar la rentabilidad de cada proyecto Impulsar el inicio de los proyectos y acompañar su terminación. Supervisar el cumplimiento del presupuesto de costos de manera que se cumpla el margen presupuestado

 Supervisar el cumplimiento metas de trabajo.  Garantizar un adecuado clima organizacional promoviendo una dinámica de trabajo en equipo  Cumplir con todas las normas y procedimientos establecidos por la empresa.  Crear un ambiente adecuado con su equipo de trabajo y utilizar los implementos de seguridad industrial propios de su cargo.  Las demás funciones que le sean asignadas en razón a la naturaleza de su cargo.

NOTA: Todo lo anterior hace parte integral del contrato de trabajo. RESPONSABILIDADES EN SST  Participar activamente en la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos.  Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.  Promover la comprensión de la política del SST entre los colaboradores.  Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento necesarias en seguridad y salud en el trabajo.  Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo.  Participar en las inspecciones de seguridad.  Conocer y tener clara la política de seguridad y salud en el trabajo.  Procurar el cuidado integral de la salud.  Suministrar información clara, completa y veraz sobre el estado de su salud.  Cumplir con las normas de seguridad e higienes establecidas en la compañía.  Participar en la prevención de riesgos laborales mediantes las actividades que se realicen en la compañía.  Informar las condiciones de riesgos detectadas  Reporta de forma inmediata todo accidente de trabajo o incidente.

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APROBADO POR:

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Cargo:

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Fecha revisión: Mayo de 2020

Fecha aprobación:

MAPA DE PROCESOS

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Código:P 001

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Bibliografía  Gomez, J. (2017). steel. Obtenido de http://steel.net.co/quienes-somos/