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PROVEEDORES

Regional distrito capital * Centro de Servicios Financieros *Area Economía Financiera y de Gestión. *Bogota 2014 * Tecnólogo en Gestión Empresarial- Tecnólogo en Gestión de negocios

CONTENIDO Contenido 4

2. Tipos de Proveedores

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1. Concepto de Proveedores

4. Qué se debe conocer de un proveedor

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5. Importancia de la gestión de Proveedores

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6. Selección de proveedores

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6.1 Selección y Precalificación

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6.2 Criterios para seleccionar proveedores

9

6.3 Elementos que permiten una adecuada selección de proveedores

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6.4 Condiciones para la selección de proveedores

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7. Registro de proveedores

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8. Búsqueda de proveedores

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8.2. Localización de fuentes proveedoras

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8.3. Búsqueda de proveedores en línea (On-line)

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8.4. Búsqueda de proveedores fuera de línea (Off-line)

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9. Incidencia de proveedores en el control de inventarios

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Caso práctico

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Bibliografía 25

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Con este material aprenderemos a: • Conocer la importancia de los proveedores como parte de la gestión de compras • Identificar los tipos de proveedores dependiendo los requerimientos de la empresa, según sus actividades de aprovisionamiento • Revisar y fortalecer los elementos esenciales que debe considerar una empresa al momento de iniciar una relación comercial con un proveedor • Aportar los elementos para desarrollar una adecuada gestión de proveedores en la empresa

Y estudiaremos: • Concepto de proveedores y tipos de proveedores • Aspectos que se deben conocer de un proveedor • Criterios de selección de proveedores • Importancia de la gestión de proveedores • Métodos de búsqueda de proveedores

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Introducción Ante la realidad del comercio internacional y la necesidad que tienen las empresas en maximizar sus beneficios y minimizar los costos, surgen nuevas estrategias y métodos para la realización de los procesos internos en las diferentes organizaciones. La competencia global, el gran desarrollo de las comunicaciones, la incorporación de la tecnología en los procesos industriales y operativos, han hecho que las empresas cambien interiormente y pongan en prácticas nuevas tendencias y normativas para garantizar la calidad y tiempo de respuesta de productos y servicios. A simple vista se analiza que el contexto actual de los negocios es más complejo, por los cambios citados anteriormente; y más aún por las condiciones cambiantes del mercado. Lo que ha llevado a una modernización de estilo, de comportamiento y procesos, para aplicar al momento de una transacción entre vendedores y compradores. Para sobrevivir y prosperar, muchas empresas han optado por muchas estrategias de alianza con sus principales rivales, y otras han estrechado aún más los vínculos con sus aliados más cercanos; creando fusiones, y nuevas sociedades, que requieren de una buena habilidad por parte de los directivos encargados, para cerrar negociaciones con proveedores, que garanticen el cumplimiento de metas sin que se tornen muy afectadas, la imagen, la rentabilidad, y políticas de cada una de las partes. La gestión de proveedores, busca la correcta administración de recursos e integración de procesos que se demanda de cada requisición que emite la empresa; es por ello que con la alianza proveedor- comprador se debe siempre buscar un equilibrio, que además de generar rentabilidad a los involucrados genere principalmente respuestas satisfactorias a las necesidades del consumidor final o responsable del requerimiento en cuestión.

1. Concepto de Proveedores Para el funcionamiento de las empresas, en especial la cadena de abastecimiento, que refiere todas las actividades de adquisición de insumos o materias primas para las labores productivas asociadas al desarrollo económico de las empresas, es necesario valerse de otras instituciones las cuales suministran los distintos insumos o materias primas.

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A estas instituciones se les conoce como proveedores, y son de vital importancia para el desarrollo eficiente y optimo del ciclo productivo de cualquiera organización.

Mecinas (2007) define los proveedores como: “persona fisica o moral, encargada de abastecer o proporcionar cosas, materiales, materias primas u otros que requiere la empresa” (pág.160). Por su parte el autor Palacios (2010) define:

Los proveedores son las personas o entidades encargadas de suministrar las materias primas, servicios o productos terminados necesarios para que la empresa pueda desarrollar su actividad normalmente. Son los encargados de mantener viva y activa la organización y por lo tanto su importancia radica en el papel que desempeñan en la existencia y en el futuro de la empresa (pág.27).

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2. Tipos de Proveedores No existe una clasificación definitiva sobre los tipos de proveedores, cada empresa de acuerdo a sus necesidades y procesos organizacionales relacionados al departamento de compras o de operaciones, define sus propios criterios para identificar y tipificar a sus proveedores. Algunas organizaciones, se basa en una clasificación de proveedores dependiendo el tipo de los requerimientos; es decir, para aquellos empresas que les permite abastecerse de todos los insumos o materias primas, y demás elementos tangibles se les considera como proveedores de bienes; a las instituciones que proveen una representación intangible orientada a atender una necesidad o asesoría determinada se les denomina proveedores de servicios.

con la satisfacción de sus necesaidades, éstas pueden ser:

1. Tipo de abastecimiento Los proveedores son clasificados de manera general, tomando en cuenta su objeto social. Esta clasificación es muy práctica, pero descuida algunos aspectos fundamentales del proceso. Para el área de gestión de compras podría, en primera instancia, ser de utilidad como referencia inicial. • Proveedor de insumos • Proveedor de servicios de ingeniería y/o consultoría • Proveedores de otros servicios generales

Actividad: Brinde ejemplos de Proveedor de

Imagen 1: Tipos de proveedores

insumos, proveedores de servicios de ingeniería y/o consultoría y Proveedores de otros servicios generales

2. Proceso de clasificación de proveedores

La autora Viveros (2013) respecto a los tipos de proveedores expone: De manera general los proveedores pueden ser clasificados en diferentes formas, según los intereses de la organización y la relación

Este proceso es de mucha utilidad para el área de gestión de compras, ya que en cada una de sus fases aporta información completa y relevante para el objetivo de la clasificación • Fase 1. Registro • Fase 2. Calificación • Fase 3. Cualificación •

Fase 4. Final

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Fuente : http://gorbeialdea.com

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3. Por medio del CIU (código de identificación industrial unificada) Esta clasificación de proveedores es la más empleada actualmente en la gestión de compras, porque además de ser de fácil uso, y de proporcionar información concreta, es la requerida por la DIAN, para los aportes tributarios al estado.

4. Qué se debe conocer de un proveedor Conocer con que entidad se van a realizar negociaciones futuras, es una responsabilidad de los encargados de área de compras o de logística (depende la estructura organizacional de la empresa), entre las políticas de compras o aprovisionamiento es imperante la obtención de los datos básicos relacionados a los proveedores, de modo tal que se garanticen relaciones de confianza, calidad y responsabilidad. En referencia a la temática, Palacios (2010) afirma: Al recibir un nuevo proveedor se debe tratar de conseguir el máximo de información que este le pueda suministrar y que le sirva de base a usted, como comprador, para hacer una acertada selección.

• • • • • • • • • • • • • • • •

.

Razón social completa. Sigla. Fecha de fundación. Identificación tributaria. Régimen de IVA. Dirección. Adecuaciones logísticas. Pagina WED. Representantes (fuerza de ventas). Bodegas o centros de distribución y operadores logísticos. Tiempos de entrega. Calidad y sistema de producción. Empaques originales o subempaques. Condiciones de venta y negociación. Proyectos futuros. Línea de productos y lista de precios actualizada.(pág. 29)

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La información mínima que se debe conocer se puede resumir en:

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5. Importancia de la gestión de Proveedores La evolución de la economía que a diario incentiva a los cambios del mercado; las empresas en la búsqueda de la satisfacción del cliente deben adaptar periódicamente sus procesos internos para poder cumplir con tal fin. Pero contar un una infraestructura adecuada, solvencia económica, y procesos administrativos de calidad no son por si solo garantías para que una empresa permanezca en el mercado; en la actualidad hace parte de los requisitos para el crecimiento en el mercado y de los procesos de gestión de calidad, considerar a los proveedores como un elemento más de la cadena productiva. Para la empresa es necesario definir procesos tácticos que permitan seleccionar adecuadamente sus proveedores y mantener alianzas comerciales que beneficien a ambas partes. “Uno de los aspectos principales del abastecimiento es la adecuada gestión con los proveedores, y una de las primeras decisiones que el empresario debe tomar tiene que ver con definir si trabaja con múltiples proveedores o con un único proveedor” (Santamaría, 2008, pág. 155).

Con frecuencia se observa que los compradores tiene la tendencia a subestimar e ignorar la importancia que los proveedores tienen para una empresa, desconociendo el perjuicio que genera esta actitud a la empresa y lógicamente, a los mismos proveedores. El caso de un dependiente de mostrador que no atiende correctamente a un cliente que se acerca en busca de un producto o requiere información y se va sin haber contribuido a las utilidades del negocio y con una mala imagen del mismo, es equiparable al de un comprador que se resiste a atender o a escuchar a un proveedor que llega a plantear un negocio que representa una oportunidad para su compañía (pág. 27-28). Imagen 2. Presentación de proveedores

Los proveedores los que ayudan a financiar los inventarios, permiten presentar novedades a los clientes, asesoran en la comercialización de los productos, participan en la capacitación y entrenamiento de la fuerza de ventas, comparten información sobre participación, tendencia y cambios de mercado. Por las razones expuestas y por el papel que el proveedor desempeña en la vida de la empresa, es válida la expresión de que “los proveedores se deben considerar y tratar como socios del negocio”. Fuente: http://freepik.com

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Al respecto el autor Palacios (2010) comenta:

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6. Selección de proveedores La selección de proveedores constituye un paso importante en la definición de las alianzas corporativas asociadas a la adquisición de materiales, éste primer paso se ve reflejado en la gestión de compras y en el éxito de la empresa para las integraciones con los otros miembros externos requeridos para el desarrollo productivo. El personal responsable de compras debe tener la capacidad y habilidad conceptual y practica para llevar a cabo un buen análisis y por ende la selección de un buen proveedor. La globalización de las economías puede llevar a la idea de que ante la multiplicidad de ofertas es conveniente “pescar en rio revuelto” y escoger al mejor postor, pero antes de tomar cualquier decisión hay que sopesar factores incluso categóricos que el precio. Para actuar frente a los proveedores, se debe tener en cuenta que desde hace mucho tiempo se considera una buena política de mercadotecnia desarrollar la lealtad por parte de los clientes hacia un proveedor. Santamaría, (2008, pág. 155) En relación al contexto anterior y teniendo en cuenta los conceptos de mercadotecnia relacionado a la fidelización de clientes, Santamaría (2008) sugiere que se evalúen las ventajas y desventajas para seleccionar el número de proveedores futuros, resaltando las consideraciones pertinentes para tomar la decisión si comprar a un solo proveedor o varios proveedores. Las ventajas y desventajas de los escenarios expuestos se presentan en la siguiente tabla. Tabla 1. Análisis de ventajas y desventajas para determinar el número de proveedores

Un solo proveedor 





VENTAJAS   Descuentos
por
cantidad

 Bajo
costos
en
transporte


DESVENTAJAS  Gran
 de
 dependencia,
 que
 al
 momento
 de
 un
 incumplimiento
 se
 ve
 afectada
 la
 parte
 operativa
 Homogeneidad
 en
 la
 calidad
 de
 con
 problemas
 de
 artículos
especializados

 desabastecimiento,
 además
 del
 Relaciones
a
largo
plazo
 riesgo
que
los
socios
se
conviertan
 Comunicación,
 confianza
 y
 en
 competidores
 por
 el
 compromiso
 conocimiento
 de
 mucha
 Favorece
 a
 la
 competitividad
 de
 la
 información
sobre
el
proveedor

 cadena
de
abastecimiento

 

 

 Disminuye
 el
 riesgo
 desabastecimiento


de
 En
 muchos
 casos
 se
 evidencian
 problemas
de
calidad


Favorece
 
 al
 reducción
 de
 precios
 Varios proveedores  por
la
competencia
en
el
mercado
 Dificulta
la
gestión
de
seguimiento
 Predominan
 las
 relaciones
 a
 corto
 Se
 pide
 presupuesto
 a
 cada
 plazo,
 lo
 que
 permite
 cambiar
 proveedor
 lo
 que
 amerita
 más
 cuando
no
se
obtiene
lo
esperado

 tiempo
en
el
proceso
de
compras
   Fuente. Santamaría,( 2008). Adaptación Miranda Melisa

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COMPRAS A: 

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6.1 Selección y Precalificación El primer paso en la selección de proveedores consiste en poseer un listado de proveedores potenciales, para lo cual se debe recurrir a diferentes fuentes de información tales como: departamentos internos especializados (mantenimiento, producción, ingeniería, y otros), revistas, publicaciones sobre ofertas de productos, asociaciones industriales o comerciales. A los proveedores potenciales se les solicita una mayor información de los productos o servicios ofrecidos, con el fin de llevar un archivo por productos y proveedor, en el cual aparecen los datos administrativos, financieros y técnicos, así como las referencias bibliográficas y los catálogos de las empresas. Saavedra, (1996, pág. 28)

6.2 Criterios para seleccionar proveedores Dado los aportes de Palacios, (2010) en su libro Administración de compras, a continuación se relacionan criterios fundamentales para el proceso de selección de proveedores: Son muchos los aspectos y las consideraciones que se deben tener en cuenta en el proceso de selección de proveedores, ya que la decisión

no puede estar supeditada a una sola variable y solo la combinación en el cumplimiento de un conjunto de ellas aseguran unas buenas relaciones comerciales y un oportuno suministro de productos. Entre los principales criterios están:

vadas por el menor precio y condiciones atractivas. En muchas ocasiones se conservan las condiciones solo mientras se logra el objetivo de ser registrado como proveedor. Imagen 3: Selección proveedores

• La seriedad en los argumentos y cotizaciones • La trayectoria y conocimiento del medio • La imagen de sus marcas • La capacidad de producción • Los recursos técnicos y las actualizaciones tecnológicas • Sus apoyos publicitarios • Tiempos de entrega • Sus condiciones (descuentos, formas de pago, despacho, devoluciones, averías, reclamos) • La claridad en sus estrategias de comercialización • Sus precios • La calidad de sus productos y su gente • La rapidez y voluntad para atender oportunamente los requerimientos • Su ubicación geográfica • La naturaleza del distribuidor( fabricante, agente, distribuidor) ( pág. 28) Como dice Palacios(2010) un comprador debe ser muy cuidándose para no tomar decisiones apresuradas moti-

Fuente: http:// freepik.com, adaptación: Marco Guzman Ch

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Además de las dos variables (precio y condiciones) que son importantes en el proceso de compra, los anteriores factores descritos deben ser considerados para tomar decisiones acertadas en la selección de un proveedor. De igual forma el comprador debe estar atento ante la oportunidad de nuevos proveedores, que suministren nuevas alternativas y que permitan a la empresa ser más competitiva. “La decisión de negociar con determinado proveedor un volumen preestablecido de operaciones siempre debe respaldarse. Comprar bien debe ser el fruto de un proceso planificado” (Santamaría, 2008, pág. 158). En el siguiente grafico se expone el anterior concepto. Gráfica 1. Proceso de selección de proveedores

“Para adoptar un buen proceso de selección, debe adecuarse un modelo que evalúe los aspectos referentes a mercado, solidez financiera, condiciones comerciales, logísticas, calidad y aplicación de normas técnicas, si es del caso, de cada proveedor, individualmente” (Santamaría, 2008, pág. 158).

6.3 Elementos que permiten una adecuada selección de proveedores

Adaptación de la adaptacion: Marco Guzman Ch

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Fuente. Santamaría,( 2008). Adaptación Miranda Melisa.

Por su parte, García, (2009) desde un enfoque logístico sostiene que la selección de proveedores es uno de los principales procesos para una empresa y que la elección adecuada de proveedores contribuye a la competitividad de la organización. Este autor en su obra aporta y define 4 elementos necesarios para tener una mejor visión y determinación relacionada al proceso de selección. Los 4 elementos se describen a continuación:

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1. Identificación, asesoría y racionali zación de la base de proveedores • Definición de necesidades dela compañía • Elaboración del perfil de proveedores requeridos • Identificación de proveedores potenciales • Escogencia de proveedores competitivos • Definición de principios de seguimiento y evaluación • Determinación de indicadores de gestión 2. Desarrollo integral y proactivo • Compartir información con proveedores •Promover relaciones abiertas •Ciclos sistemáticos de mejoramiento •Incremento mutuo de los niveles de conocimiento de los negocios •Involucramiento temprano del proveedor (Early Supplier Involvement ESI) 3. Alineación de los objetivos en la cadena de suministro • Visión y misión del proveedor • Acceso a la organización del proveedor • Habilidad para crecer 4. Alta velocidad de repuesta • Interacción multifuncional con el proveedor • I & D alineado con los objetivos estratégicos del cliente • Mejoramiento continuo/discontinuo • Mejoramiento sistemático (García L. A., 2009, pág. 44) La matriz se puede visualizar por medio de una herramienta sencilla de control y se presenta a continuación:

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Tabla 2. Matriz de selección de proveedores

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6.4 Condiciones para la selección de proveedores

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Fuente. García L. A., (2009). Adaptación Miranda Melisa

Para el autor (Saavedra, 1996) además de los anteriores anotaciones sobre los aspectos a consideran para seleccionar proveedores, son primordiales tres (3) condiciones que deben cumplirse en el momento que toda empresa va a realizar una selección de proveedores. Las condiciones se presentan a continuación

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PROVEEDORES primer grupo de condiciones administrativas se involucran los aspectos organizacionales y legales de proponente, así como los requisitos funcionales de la propuesta. Entre las principales exigencias vale la pena mencionar: • Certificado de constitución y gerencia • Certificado que lo acredite como distribuidor o representante si es el caso • Certificado de industria y comercio • Certificado del NIT o cédula de ciudadanía • Legislación comercial de referencia • Referencias comerciales como proveedor • Estructura orgánica y funcional de la empresa • Dirección comercial, teléfono y fax • Lista de funcionarios con quienes comunicarse, según el tema a tratar • Alcance de la responsabilidad funcional del proveedor,

2. Condiciones financieras: se refieren a la

solidez económica del proponente así como a los respaldos bancarios con que debe contar. Entre las principales se deben tener en cuenta: • Fotocopia autenticada de la declaración de renta • Balance comercial • Estado de pérdidas y ganancias • Flujos de fondo y cajas • Proyecciones económicas del proponente • Referencias bancarias • Listas de precios • Sistemas de ajustes a los precios pactados • Sistemas de pagos y descuentos • Póliza sobre cumplimiento financiero • Alcance de responsabilidad financiera del proveedor

3. Condiciones técnicas: tienen que ver

con los requerimientos de calidad, cantidad

y entrega de productos o servicios. Entre las principales exigencias vale la pena mencionar: • Sistema de producción y/o distribución • Especificaciones técnicas de producto o servicio • Certificación de prototipo • Certificación del sistema de calidad de la empresa • Certificación de conformidad con normas para lotes y entregas • Certificación de laboratorios y homologación de ensayos • Métodos de ensayo utilizados • Planes de muestreo y niveles de calidad • Cantidades, lotes e inventarios propuestos • Sistema de entrega y lugar dela misma • Procedimientos técnicos y documentos para pedidos y entregas • Asesoría técnica sobre uso y manejo del producto o servicios • Servicio de atención al comprador • Pólizas de cumplimiento del producto, servicio y/o estabilidad de la obra • Garantía de calidad (pág. 28-30) Imagen 4: Respaldo Bancario

Fuente: http://freepik.com, Adaptación: Marco Guzmán

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1. Condiciones administrativas: en este

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6.4 Condiciones para la selección de proveedores Para el autor (Saavedra, 1996) además de los anteriores anotaciones sobre los aspectos a consideran para seleccionar proveedores, son primordiales tres (3) condiciones que deben cumplirse en el momento que toda empresa va a realizar una selección de proveedores.

Las condiciones se presentan a continuación 1. Condiciones administrativas: en este primer grupo de condiciones administrativas se involucran los aspectos organizacionales y legales de proponente, así como los requisitos funcionales de la propuesta. Entre las principales exigencias vale la pena mencionar: • Certificado de constitución y gerencia • Certificado que lo acredite como distribuidor o representante si es el caso • Certificado de industria y comercio • Certificado del NIT o cédula de ciudadanía • Legislación comercial de referencia • Referencias comerciales como proveedor • Estructura orgánica y funcional de la empresa

• Flujos de fondo y cajas • Proyecciones económicas del proponente • Referencias bancarias • Listas de precios • Sistemas de ajustes a los precios pactados • Sistemas de pagos y descuentos • Póliza sobre cumplimiento financiero • Alcance de responsabilidad financiera del proveedor 3. Condiciones técnicas: tienen que ver con los requerimientos de calidad, cantidad y entrega de productos o servicios. Entre las principales exigencias vale la pena mencionar: • Sistema de producción y/o distribución • Especificaciones técnicas de producto o servicio • Certificación de prototipo • Certificación del sistema de calidad de la empresa • Certificación de conformidad con normas para lotes y entregas • Certificación de laboratorios y homologación de ensayos. • Métodos de ensayo utilizados

• Dirección comercial, teléfono y fax

• Planes de muestreo y niveles de calidad

• Lista de funcionarios con quienes comunicarse, según el tema a tratar

• Cantidades, lotes e inventarios propuestos

• Alcance de la responsabilidad funcional del proveedor

• Procedimientos técnicos y documentos para pedidos y entregas

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2. Condiciones financieras: se refieren a la solidez económica del proponente así como a los respaldos bancarios con que debe contar. Entre las principales se deben tener en cuenta: • Fotocopia autenticada de la declaración de renta • Balance comercial • Estado de pérdidas y ganancias

• Sistema de entrega y lugar dela misma

• Asesoría técnica sobre uso y manejo del producto o servicios • Servicio de atención al comprador

• Pólizas de cumplimiento del producto, servicio y/o estabilidad de la obra • Garantía de calidad (pág. 28-30)

7. Registro de proveedores Teniendo en cuenta la importancia de los proveedores para la empresa, el responsable de compras debe llevar realizar una buena administración de la información y archivo con soportes de todas las actividades resultado de las distintas negociaciones que con ellos se realicen. A este proceso se le conoce como registro de proveedores, cabe anotar, que dichos registros deben efectuarse en forma ordenada y fidedigna, de modo tal, que la información relacionada de cualquiera de los proveedores asociados a la empresa, esté siempre completa y a fácil acceso. Para los registros de proveedores, todavía hay empresas que se valen de herramientas manuales como son los conocidos Kardex y otros recibos manuales donde reposan los datos básicos del proveedor, junto al detalle de las compras realizadas a estos. Pero gracias a los avances tecnológicos, ya son mayor el número de las empresas que utilizan herramientas modernas, en especial van de la mano de conocidos software cuyas aplicaciones tiene como objetivo la admi-

15 nistración de la gestión de compras, haciendo de los procesos y del manejo de información, actividades más seguras y eficientes. Mecinas (2007) dice: La organización de las compras debe basarse en información completa y amplia de todas las fuentes de abastecimiento, por lo que es conveniente tener en cuenta los siguientes puntos: Formar un directorio alfabético y pormenorizado de los proveedores en el que consten los datos para facilitar las compras como: • Nombre y dirección del proveedor • Giro a que se dedica • Si es fabricante o distribuidor • Evaluación o reputación del proveedor • Condiciones de pago que ofrece • Descuentos, entre otros Formar un expediente de cada proveedor, que se archivara en orden alfabético o cronológico y que deberá contener: • Listas de precios • Catálogos • Copias de las órdenes de compra • Cotizaciones • Copias de facturas • Copias de las requisiciones • Seguimiento de las órdenes de compra • Toda correspondencia relacionada con el proveedor

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Así mismo Mecinas (2007) sugiere para el momento de registro de proveedores estos pueden clasificsrse por los siguentes parametros: • Orden alfabetico: se archiva por orden de abecedario • Orden cronologico: por riguroso orden de fechas • Geografico: se hace por zonas, localidades o paises, según sea el caso • Por ausntos: se clasifica todo lo relativo a un mismo negocio en un solo expediente • Numerico: complementa cualquiera de los sistemas anteriores, principalmente el de asuntos.

O bien, la condicion de los anteriores, es decir: • Alfabetico, geografico y cronologico • Numerico, por asuntos y geografico (pág. 112).

Por su parte Saavedra (1996) sostiene que: Cada proveedor seleccionado debe tener un registro que incluya toda la información que se considere oportuna; razón social, domicilio legal y comercial, representa legal, identificación tributaria, teléfono fa, fax, e-mail. Dirección Web, tipo de contribuyente, etc. Por supuesto, se indicara el tipo de productos que ofrece o los servicios que prestan,

precios, políticas de descuentos, condiciones acordadas de pagos, formalidades generales de entrega y contratos que se hayan firmado con él. Es común que en dichos registros figuren además catálogos y muestras de los artículos ofrecidos, con los resultados de las evaluaciones hechas, su se han efectuado (pág.160).

7.1 Registros y formas de control Como es de notar la responsabilidad de la administración de los proveedores, recae sobre el departamento de compras, se han expuesto las diferentes razones sobre el porqué y la importancia de realizar dicha labor de forma sistemática, responsable y continua. Ahora bien, compras no solo debe llevar registro de datos básico sobre los proveedores, si bien es cierto, que es de gran ayuda el uso de las herramientas tecnológicas, es el recurso humano quien debe cuidar el tipo de información a la que se da entrada al software usado por la empresa y también el cuidado de todos los soportes físicos que respaldan todas las transacciones comerciales realizadas por parte de la organización. Sobre los registros que toda empresa debe llevar, en especial el departamento de compras, Mecinas (2007) sostiene:

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Llevar una relación de las operaciones consumadas con los proveedores, misma que deberá contener: • Fecha de la orden de compra • Condiciones de embarque • Clase y cantidad del material requerido • Precios concertados • Fecha de entrega • Condiciones de pago • Servicios posventa

En estos casos es recomendable que toda empresa lleve uno o más registros de control en sus diferentes departamentos; compras llevar normalmente los siguientes registros:

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PROVEEDORES Registro de compras.

En tarjetas o expedientes se anotan todos los pedidos hechos a los diferentes proveedores, cantidad comprada, descuentos obtenidos, condiciones de pago, formas d entrega, el cumplimiento o fallas detectadas, así como la calificación dada al proveedor sea el caso, como: a) excelente, b) bueno, c) regular, d) malo.

tenerlos actualizados y en orden. Ilustración 1. Propuesta de formato para registro de proveedor No 1

Registro de proveedores.

De la misma manera que en el punto anterior, se deben anotar los siguientes datos, nombre de la empresa, domicilio, teléfono, giro a que se dedica, si es fabricante o distribuidor, nombre de los representantes, funciones, calificando también de acuerdo con la experiencia obtenida en cuanto a precio, calidad, condiciones de pago, condiciones de entrega como: a) excelente, b) bueno, c) regular, d) malo.

Fuente. Mecinas (2007). Adaptación Miranda Melisa

Ilustración 2. Propuesta de formato para registro de proveedores No 2

Deben conservarse en expedientes (se recomienda uno por proveedor) las copias de los contratos, convenios y circulares que se han manejado con los proveedores, así como copias de las órdenes de compra o pedidos.

Registro de preciso o cotizaciones. También se

lleva un archivo (por proveedor) de todas las listas de precios, cotizaciones, catálogos y circulares, procurando

Fuente. Mecinas (2007). Adaptación Miranda Melisa

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Registro de contratos.

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8. Búsqueda de proveedores Resulta ser muy importante contar con proveedores que cumplan con los requerimientos de la empresa, a través de una relación de confianza que contribuya al desarrollo de la sostenibilidad y crecimiento de la compañía frente al mercado en el cual se desenvuelve. En la actualidad los avances tecnológicos, marcan el ritmo a distintas actividades, en el tema de proveedores también se evidencia el respaldo de medios tecnológicos tanto para el acceso a bases de datos, como para mantener tiempo de respuestas acortados en las requeridas comunicaciones que se dan en la relación Proveedor- Cliente. Algunos de las herramientas modernas - tecnológicas usadas en la búsqueda de proveedores son las descritas a continuación.

8.1. E- Procurement Es la automatización de procesos internos y externos relacionados a los requerimientos, compra, suministro, pago y control de productos utilizando el internet como medio principal en la comunicación cliente-proveedor. Este sistema brinda mejora en eficiencia de procesos, ahorro en tiempo y dinero, impacto directo sobre las utilidades, oportunidades en actividades de valor agregado en las compras, proceso de abastecimiento estratégico. Su utilización permite compras y ventas electrónicas automatizadas sobre internet con catálogos en líneas, ordenes de producción electrónicas incluyendo aprobaciones manejo de ordenes; se convierte en un vehículo para maximizar la eficiencia a través de unir electrónicamente compradores con vendedores, mejorarla logística e inventarios e integrar la cadena de abastecimiento. Permite procesos más eficientes para manejar proveedores y clientes. (García L. A., 2009)

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En este mismo contexto los integrantes del equipo de Vértice (2010) señalan en la obra e-Commerce, (Comercio electrónico) que en la búsqueda de proveedores, se obtienen muchas ventajas de los distintos tipos de ventas en la red, algunos de ellos son: • Tiendas virtuales: consiste en abrir una empresa establecimiento a través de la red y que puede tener como objetivo promocionar a la compañía sus productos y servicios. La compañía mediante este tipo de negocios este tipo de negocios no solo establece un medio global con sus clientes, sino una nueva forma de establecer transacciones comerciales entre clientes finales. • Centro comercial virtual: está enfocado a consumidores y compuesto básicamente por un gran número de tiendas virtuales que se asocian bajo unas características comunes tales como una marca o un sector del mercado

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8.2. Localización de fuentes proveedoras

Cuando el departamento de compras recibe las requisiciones, las debe registrar, clasificar y turnar a los compradores, a fin de que puedan localizar las fuentes proveedoras, para lo cual se consulta, en primera instancia, el registro de proveedores propio de la empresa, así como catálogos, revistas especializadas, folletos, o algún otro medio que proporcione la información requerida ( como las cámaras, instituciones bancarias o asociaciones, internet, etc.) y que permita identificar a mayoristas, distribuidores exclusivos, fabricantes, así como su ubicación, disponibilidad para entregas, tiempos de entrega y formas de pago. Un buen proveedor es aquel que en todo momento actúa con honestidad, integridad, equidad, y es justo con sus clientes, con sus propios empleados y consigo mismo. Dispone de instalaciones y conocimientos técnicos para el abastecimiento de materiales; esta financieramente sano y ofrece preciso razonables; establece políticas progresistas; perfeccionamiento continuo; salvaguarda los intereses de sus clientes y, en consecuencia, los de su empresa; actúa bajo el principio beneficio mutuo y aplica adecuadas relaciones humanas y comerciales.

En resumen, los siguientes aspectos son parte esencial de la elección de proveedores: • Capacidad financiera. Se debe investigar la confiabilidad que ofrece en caso de que se concedan anticipos. Una situación financiera desfavorable limita sensiblemente la posibilidad de abastecimiento por parte de la empresa.

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• Capacidad técnica. Importante cuando se trata de materiales que exigen especificaciones técnicas o de calidad. • Capacidad de producción. Aspecto muy importante, pues permite conocer si la empresa tiene la capacidad para producir materiales en determinado tiempo y así cumplir con sus obligaciones.

Este último renglón debe considerarse las características del inmueble, maquinaria y equipo en funcionamiento, capacidad productiva global, disponibilidad de equipos especiales, número de empleados, así como lo establecido por las normas internacionales de calidad, que aseguren de manera satisfactoria a los compradores que los proveedores están certificados en algunas normas ISO 9001 o ISO 9002, por ejemplo (Mecinas, 2007, pág. 81) .

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PROVEEDORES

La incorporación de innovaciones tecnológicas ha producido un cambio fundamental en la estrategia del Marketing de servicios. Con la incorporación del Marketing Online, las empresas de servicios, consumidores, empleados, han empezado a estar conectados, entre sí, dirigiendo procesos de negocios Online. El Internet a permitido ofrecer a los proveedores la oportunidad de dirigir directamente sus servicios a los consumidores sin tener que utilizar a otras organizaciones intermediarias generando desintermediación (Talaya & Romero, 2013, pág. 67). La búsqueda off line, o tradicional sigue teniendo, su importancia y aunque va perdiendo peso paulatinamente en favor de la búsqueda on-line, se basa en la búsqueda de proveedores a través de: • Prensa, radio y televisión: Un anuncio en estos medios sirve, ante todo, para dar a conocer los productos qu se comercializan • Publicaciones especializadas: según la guía de los medios de comunicación de España, existen 3.156 revistas especializadas en el país dedicadas a todo tipo de contenidos. • Ferias y exposiciones: son un medio ´para conocer de cerca los productos y de entablar relaciones con futuros proveedores. (Hill)

8.4. B úsqueda de proveedores fuera de línea (Off-line) Dicho proceso consiste en aprovechas las ventajas que ofrecen los buscadores de internet a través de la descripción del producto. La búsqueda de proveedores en internet se ha convertido en una práctica común en las empresas. La red permite encontrar proveedores a nivel mundial sin invertir mayores recursos a nivel mundial, cosa impensable por método tradi-

cionales. Este hecho refleja la importancia para una empresa de contar con Presencia en Internet. Si no estás en la red estás perdiendo clientes potenciales; no es que no te encuentren; es que no saben que existes. Así pues las empresas han comprendido la importancia de compartir información sobre sus productos o servicios, publicándolas en las páginas wed y en plataformas especificas diseñadas para tal efecto. De esta manera, aquellos que estén interesados en la adquisición de una determinada mercadería pueden acudir a estas plataformas para obtener la información que necesitan.

Existen

dos

tipos

de

buscadores:

• Genéricos: (Google, Yahoo, Altavista, Excite o Bing) funcionan utilizando unos programas llamados robots o spiders (arañas) que rastrean internet y leen tantas páginas como pueden, presentando un índice de direcciones de carácter general. • Verticales: son motores de búsqueda más específicos sobre temas concretos, lo que permite que tanto la obtención de la información como la creación de índices sean más especializados en el sector del que se trata. Los más populares son los buscadores hoteleros, seguros, pisos o viajes. Al tratarse de un número de fuentes más reducido que en un buscador genérico, los buscadores verticales pueden también actualizar su información con mayor frecuencia. Adicionalmente, un buscador vertical ofrece a los usuarios mecanismos de búsqueda avanzada específicamente diseñados para el sector. (Hill)

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8.3. Búsqueda de proveedores en línea (On-line)

PROVEEDORES

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9. Incidencia de proveedores en el control de inventarios

Los desperdicios externos que generalmente se presentan con sus proveedores son: • Retrasos frecuentes en las entregas • Recepciones frecuentes de materiales defectuosos • No sujetarse al procedimiento indicado por compras • Recepción de materiales con cálida variable • Mermas significativas en los materiales

Por lo tanto, para eliminar desperdicios deben plantearse cambios profundos e inmediatos a los socios y altos directivos de la empresa, para que éstos a su vez los trasmitan a sus diferentes áreas, pero básicamente al área de compras, pues este departamento representa la parte esencial de sus inversiones. Cabe mencionar que la teoría JAT forma parte de lo que en Japón denominan estrategia del Kaizen, que es la filosofía en la que se involucra a todos en la administración japonesa: los altos directivos, gerentes y trabajadores; incluso se dice que el concepto Kaizen está tan arraigado en la mente de todos los japoneses que ni siguiera perciben que están pensando y actuando en Kaizen; es una forma de vida, es cultural, forma parte de su filosofía de vida diaria; por ejemplo para su aplicación en el caso de compras:

Lo importante, primero, es buscar proveedores que estén de acuerdo y comprendan la importancia de: • Ofrecer materiales de calidad • Mejorar su capacidad técnica y de producción • Convertirse en socios de la empresa • Participar del beneficio mutuo, perdurable y creciente • Ofrecer los mejores precios y condiciones. En segundo término, compras debe idear nuevas formas, políticas, procedimientos o sistemas con sus proveedores para lograr beneficios mutuos y perdurables, con base en la confianza. La confianza es básica y de gran valor en los negocios. Permite eliminar desperdicios en el proceso de compras, en las relaciones y en los mecanismos de control que rigen entre comprador y vendedor (pág. 68).

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Se ha presentado anteriormente la importancia de los proveedores para la empresa con respecto a la cadena productiva y específicamente a la de abastecimiento, pero cabe anotar, que el manejo de las relaciones con dichos proveedores, también se ve reflejado en los inventarios. Las empresas modernas, establecen dentro sus políticas el funcionamiento de sanos inventarios, lo que amerita una adecuada gestión de stock y por consiguiente de entradas y salidas de un almacén; así como también las labores asociadas a la reducción de desperdicios y reducción de costos de almacenajes. La teoría principal, que refiere la optimización de procesos logísticos y de inventarios, a través de la eliminación de desperdicios es conocida como JAT (Justo a Tiempo), de la cual también hace referencia Mecinas (2007) en el siguiente contenido:

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Caso práctico La Panadería Delicias del Trigo S.A , tiene 2 cotizaciones de empresas comercializadoras de Harina, el jefe de compras debe decidir ¿cuál de los dos Proveedores es más conveniente para hacer la negociación de suministro de harina semanal?. Para lo cual cuenta con la siguiente información:

Proveedor 1 Harinas El Costal S.A Tiempo en el mercado: 25 años Tiempo de entrega: 3 días hábiles a partir de orden de compra Condiciones de pago: 50 % orden de pedido 50% contra entrega Precio x libra de Harina: $ 5.000 Distribución de pedidos: A cargo de un tercero

Proveedor 2 Harinas de trigo La Rendidora S.A Tiempo en el mercado: 6 años Tiempo de entrega: 2 días hábiles a partir de orden de compra Condiciones de pago: a 15 días fecha de radicación de factura Precio x libra de Harina: $ 5.800 Distribución de pedidos: flota propia de la empresa

Se pide:

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Teniendo en cuenta los criterios de selección de proveedores, usted debe proponer al jefe de compras de la Panadería Delicias del Trigo, ¿cuál sería el Proveedor más adecuado para realizar la compra de la harina?. Justifique su respuesta

1. Describa cuáles estrategias de selección de proveedores son usadas en la unidad productiva.

2. Con base a los datos sobre qué se debe conocer de un proveedor, presente informe describiendo si la empresa cuenta con ellos o si precisa sobre alguno en particular.

3. Partiendo del concepto de la filosofía Kaizen, como puede ésta aplicarse a una empresa.

4. Describa detalladamente que estrategas de selección de proveedores se llevan a cabo en la empresa objeto de estudio.

5. Describa sobre las fuentes usadas en la empresa para la búsqueda de proveedores.

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1. ¿Qué desventajas tiene un comprador que usa un solo proveedor? 2. ¿Cómo se realiza el proceso de clasificación o registro de proveedores? 3. ¿Qué importancia tiene para una empresa llevar un registro de proveedores? 4. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para la selección de proveedores? 5. Con relación a los inventarios, ¿Cuáles son los desperdicios más comunes que se

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presenta con los proveedores?

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Bibliografía Alijan, G. W., & Costemalle, J. E. (1980). Manual de Compras. Editorial Diana. e-commerce conceptualización. (Julio de 2009). Obtenido de http://ecommerce-conceptualizacion.blogspot.com/2009/07/definicion.html García, G. L. (2012). Seleccion de proveedores, Operaciones administrativas de compra y venta. Madrid- España: EDITEX. García, L. A. (2009). Gestión Logistica Integral. Bogotá: ECOE Ediciones. Hill, M. . (s.f.). mghlibros.distriformas.es. Obtenido de http://www.mcgraw-hill.es/bcv/guide/ capitulo/8448184068.pdf Imai, M. (2002). Kaizen. La Ventaja Competitiva Japonesa. México: Continental. Mecinas, L. C. (2007). Compras, Un Enfoque Estratégico. México: McGraw-Hill. OEI Blog . (16 de Diciembre de 2011). OEI Blogalfonsodominguez . Obtenido de http://www. eoi.es/blogs/alfonsodominguez/2011/12/16/%C2%BFque-es-e-procurement/ Palacios, A. M. (2010). Administración de Compras. Bogotá: ECOE Ediciones. Saavedra, E. G. (1996). Aseguramiento de calidad en compras. BOGOTÁ. Santamaría, P. A. (2008). Producción y Logistica , Administre su empresa de la estrategia a la practica . Bogotá: Alfaomega Colombiana S.A. Talaya, A. E., & Romero, C. L. (2013). Direccion Comercial. Madrid- España: ESIC EDITORIAL. Vértice, E. (2010). e- Commerce: aplicacion y desarrollo. Malaga- España: Vértice. Viveros, N. L. (2013). Gerencia de Compras, la nueva estratégia competitiva. Bogotá: ECOE Ediciones.

CONTROL DEL DOCUMENTO Elaboración

Melissa Miranda

Equipo de revisión

Lida Alvarez.

Equipo de

Marco Guzmán

Aprobación

Dilia del Rosario

temática y pedagógica

Diagramación

Aprobación

Lara

Luz Neira Cruz

Ceballos F.

Jorge Alberto Betancourt

CARGO

Instructora

Técnica Economía

Financiera y de Gestión. Instructoras

Técnicas Economía

Financiera y de Gestión. Instructor - Diseñador Grafico

FECHA

24/11/2014

27/11/2014

7/12/2014

Coordinadora académica

Área Economía Financiera y de Gestión.

Subdirector del Centro de Servicios Financieros

Aprobación

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NOMBRE