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• Mag Fuentes Nieva

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Importancia del proveedor en el proceso de compra y la cadena de suministro ¿Por qué las empresas deberían centrarse en sus proveedores? Ésta es una pregunta que se hace con frecuencia y su respuesta es muy simple. La gestión eficaz de los proveedores reducirá diversos riesgos y ahorrará dinero. Existe un alto valor detrás de la medición y administración del desempeño del proveedor. Se puede evitar pagar de más por una calidad y servicios inferiores. Estos son 3 criterios para evaluar proveedores. Gestión de proveedores de una empresa: definición La gestión de proveedores es el conjunto de acciones emprendidas por los miembros de una empresa para mantener una relación comercial óptima con sus proveedores. La gestión del proveedor es un proceso, por lo que los encargados del proceso de compra deben prestar atención al análisis de proveedores, a las características de un proveedor y al contrato con proveedores. Sin duda, notará por esta definición que la gestión de los proveedores no solo implica la gestión financiera, sino también la gestión humana de la relación. Es posible, a través de una buena gestión, mantener una relación ganadora con sus proveedores. Importancia de la gestión y evaluación de proveedores La operación diaria y exitosa de la empresa requiere de bienes y servicios que forman parte de sus gastos indirectos. Existen diversos riesgos si no elegimos correctamente a tu proveedor. A primera vista, pueden parecer que no son riesgos muy serios. Pero la verdad es que podría tener repercusiones en los costos. Estos riesgos incluyen problemas como retrasos en la entrega, productos o cantidades incorrectas y/o mala calidad de los bienes y servicios. ¿Qué estrategia se puede seguir respecto a proveedores? 3 pasos para mejorar la selección de tus proveedores Paso #1: Recopila información completa y precisa Toma todo el tiempo que necesites para recopilar todos los datos que necesitas. Debes poner especial atención en el catálogo, precio, la calidad, garantías, plazo de las entregas, formas de pago y prestigio de la empresa. No dudes en coordinar una reunión para resolver dudas o plantear propuestas de negocios de ser necesario. Paso #2: Utiliza esa información estratégicamente No es suficiente con recopilar información del proveedor. Es importante tener un plan de gestión de proveedores. La elección de los proveedores debe alinearse con los objetivos y filosofía de la empresa.

Paso #3: Califica a tus proveedores Es importante calificar activamente a los proveedores. Asimismo, hay que alentar al resto de los empleados de la organización a evaluar cualitativamente a los proveedores. Es un área de gestión del desempeño del proveedor que no debe pasarse por alto.

Consejos para Lograr Negociaciones Exitosas con Proveedores Consejos para lograr negociaciones exitosas con proveedores 5 recomendaciones que podrán ayudarte a sacarle provecho a este proceso que es tan importante para garantizar la rentabilidad de tu empresa. Investiga el mercado de tus posibles proveedores: La negociación es una actividad de interacción entre dos o más partes, para beneficios políticos, económicos y/o financieros. Hay beneficios explícitos que se establecen antes del proceso y otros, que pueden surgir a medida que las partes involucradas conversan sobre sus intereses y necesidades. La regla de oro es que todas las partes deben salir ganando de la misma manera. Como buen negociador, debes ir un paso adelante y conocer previamente cuáles son esos elementos que a la contraparte pueden beneficiarle. Investiga el mercado o el contexto en el que se desenvuelven los proveedores con los que establecerás acuerdos, para tener una idea general de cuáles son los beneficios que éstos están buscando. Para realizar investigación, te recomendamos utilizar herramientas de planificación estratégica como lo son el Análisis FODA y las 5 Fuerzas de Porter, con la salvedad de que esta vez, el sujeto planificador no será tu empresa, sino los proveedores con los que vas a negociar. El investigar el mercado de tus proveedores para lograr negociaciones exitosas es una práctica tan poderosa, que podemos encontrarla dentro de la primera etapa de la metodología de abastecimiento estratégico. Desarrolla un plan estratégico Cuando se trata de negociar, la estrategia juega un papel fundamental. Previo a este proceso, debes construir un plan estratégico en el que dejes claros: ¿Cuáles son tus prioridades? ¿Cuáles son tus objetivos? ¿Qué estás dispuesto a ceder?

¿Qué condiciones pueden replantearse? ¿Cuáles no se modifican por nada del mundo? Dentro de este plan estratégico, establece las características que deberían tener los proveedores idóneos paras la negociación y cómo deberían estar posicionados en el mercado. Procura tener varios proveedores. Eso te permite recibir una variedad de precios y servicios. Tu trabajo es escoger los que se adapten mejor a tus necesidades y con quien haya salido mejor la negociación. Sé transparente con la información que te soliciten No solo debes tomarla en cuenta en un proceso de negociación, sino prácticamente en cualquier momento de tu vida: cuando vas al médico, cuando te entrevistan para un trabajo, cuando tienes una primera cita, entre otros. Ser honesto y transparente es la base para construir cualquier relación de confianza perdurable en el tiempo. Lo mismo ocurre cuando se trata de lograr negociaciones exitosas con proveedores, ya que, debes dejar muy claro: La trayectoria crediticia de tu empresa. ¿Cómo son tus capacidades de pago? ¿Cómo funciona el ciclo de compras de tu empresa? En caso de poseerlo ¿A través de qué sistemas o tecnologías de gestión, automatizas la entrega de órdenes de compras? ¿Qué días tu empresa aprueba las facturas de pago? ¿Cómo son los procesos de aprobación y los estándares de calidad que necesitas? ¿Cuál es el horario en que la mercancía debe estar en tu oficina o almacén? Cuando todas las respuestas a estas preguntas quedan claras, son veraces y tu contraparte las acepta, todo está en marcha para lograr una negociación exitosa. Imagina cómo puede decaer tu reputación, si un proveedor cierra relaciones contigo y te difama como una empresa irresponsable por haber sido honesta y transparente en este primer encuentro. Recuerda que las mentiras tienen patas cortas y tarde o temprano se descubren. Mantén un historial crediticio ejemplar Ponte por un momento en el lugar de un gerente encargado del departamento de financiamientos de un banco ¿Le prestarías dinero a una empresa que no pague a tiempo o que no tenga los suficientes ingresos económicos para pagar su deuda? ¡Seguramente no! Bueno, así también piensan los proveedores cuando se trata de negociar con empresas cuyos historiales crediticios están en negativo.

Un historial crediticio es un documento que permite conocer cuántos préstamos ha recibido tu empresa y cómo han sido pagados. Por eso, cuando tu historial de créditos es ejemplar y exhibe lo comprometida que es tu empresa al pagar sus deudas, constituye un elemento decisivo al momento de lograr negociaciones exitosas con proveedores, es decir, puede influir considerablemente en los acuerdos a los que puedas llegar con tus proveedores y en lo que ellos estén dispuestos a ceder o no. ¿En qué te ayuda esto? Alargar los tiempos de facturación de tus cuentas por pagar. Mientras más largos y segmentados sean los plazos de pago que logres negociar con tus proveedores, mayor liquidez en capital de trabajo tendrá tu empresa para satisfacer sus necesidades básicas. Tener mayor capacidad de amortizar la factura hasta pagarla completamente, de planificar mejor tus gastos y hacer tiempo para que el inventario adquirido pueda venderse y tu inversión retorne rápidamente ¿Nuestro consejo? ¡Paga a tiempo todas tus deudas! Redacta y ten por escrito los acuerdos y contratos Los acuerdos y compromisos pactados durante el proceso de negociación no pueden quedar en el aire. Siempre deben quedar por escrito a través de un contrato en el que ambas partes se comprometen a ejecutar las acciones negociadas. Estos contratos deben ser muy específicos, desde las responsabilidades que debe afrontar cada parte, hasta los plazos de tiempo en los que los compromisos deben cumplirse.

¿Qué es una evaluación de proveedores? Evaluación de proveedores La evaluación de proveedores es un término utilizado por muchas empresas y organizaciones para evaluar y aprobar a sus proveedores actuales y potenciales a través de una serie de evaluaciones. Una de las mejores formas de hacer esta evaluación es creando un formulario o formato de evaluación de proveedores. Esta evaluación consiste en una serie de preguntas basadas en parámetros como competencia, capacidad, consistencia, calidad, etc., con el fin de evaluar a los proveedores para garantizar tener a los mejores proveedores de su clase (o industria). Este formulario de evaluación es esencial para monitorear y medir el desempeño del proveedor y para que las empresas reduzcan costos, analicen riesgos y mantengan un margen para la mejora constante en la selección de proveedores. Herramientas para la evaluación de proveedores La evaluación de proveedores puede ser un desafío, por lo tanto, la mejor práctica es crear un formulario de evaluación que ayude a cualquier empresa a organizar y evaluar a los proveedores de manera más eficiente. Existe un sistema básico conocido como RFP (request for proposal),

pero también existe un método más avanzado, conocido como el modelo Carter 10 C’s. Este modelo analiza los aspectos de la evaluación del proveedor antes de ser nombrados. Estas son las 10 C’s del modelo de Carter: Capacidad: ¿El proveedor tiene la capacidad para entregar lo que ofrece? Competencia: ¿El proveedor puede completar la tarea en un periodo de tiempo determinado? Consistencia: ¿El proveedor ofrece resultados constantes? Control del proceso: ¿El proveedor ofrece flexibilidad y tiene un control sistemático sobre su proceso? Compromiso con la calidad: ¿Existe un sistema establecido por el proveedor que verifique la gestión de la calidad? Cash (efectivo): ¿El proveedor es independiente financieramente o trabaja con la participación de terceros? Costo: ¿Los productos y servicios que ofrece son rentables? Cultura: ¿El proveedor tiene buena cultura laboral y una buena reputación en el mercado? Clean (limpio): ¿El proveedor tiene licencia legal para realizar el trabajo que te ofrece? Communication efficiency (eficiencia en la comunicación): ¿El proveedor cuenta con los medios de comunicación necesarios para responder a las consultas que se le hacen? En base a estos parámetros importantes, se puede crear al formulario de evaluación de proveedores y solicitar a la organización proveedora que proporcione todos los detalles que se incluyen en el formulario. 3 beneficios de hacer una evaluación del proveedor Recolectar información del proveedor antes de trabajar con ellos es una buena práctica. Es por eso que el formulario de la evaluación del proveedor juega un papel importante. Las preguntas formuladas en el formato de evaluación ayudan a las organizaciones a decir con qué proveedor trabajar. Además de esto, existen otros beneficios de realizar una evaluación del proveedor: Ayuda a evaluar cualquier riesgo involucrado: si una organización no conoce al proveedor, hacer una evaluación ayudará a conocerlo y por ende, a evaluar cualquier riesgo asociado con su contratación. Como sugiere el modelo Carter’s 10 Cs, la gestión de riesgos puede asociarse con la capacidad, la competencia y el compromiso con la calidad. Protege la reputación de la marca: a través de estos formularios de evaluación de proveedores, las organizaciones pueden contratar a aquellos que tengan una buena reputación de mercado. El modelo Carter’s 10 Cs sugiere que la reputación de la marca puede asociarse con el control del proceso, limpieza (si tiene licencia legal y permisos en orden) y cultura.

Ayuda a estimular el factor costo: existen varios factores de costos asociados con la contratación de proveedores. Las organizaciones suelen invertir una gran cantidad de dinero en esto. Al tener una forma de evaluación sistemática, las organizaciones pueden conocer la capacidad que tienen sus proveedores de cumplir con las expectativas y los requisitos de la organización. Asociado con modelo Carter’s 10 Cs, el factor de costo está relacionado con la competencia.