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• Yussen Candelario

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WBS (Work Breakdown Structure) ¿Qué es un WBS?, ¿En la teoría para qué sirve?, y en la realidad, ¿sirve? 1

¿Quién lo invento? El WBS es una de las principales aportaciones a la administración de proyectos por parte del Project Management Institute (PMI) que es considerado la principal asociación profesional para la gestión de proyectos. El PMI fue fundado en 1969. Entre sus principales objetivos se encuentran formular estándares profesionales, generar conocimiento a través de la investigación, y promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus programas de certificación. Para el año 2000 el PMI ya contaba con más de 50,000 miembros, 10,000

PMP® certificados y más de 270,000 copias del PMBOK® estaban en circulación.

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Definición del WBS WBS: es una descripción jerárquica del trabajo que se debe realizar para completar el proyecto. El WBS es una estructura exhaustiva, jerárquica y descendente -orientada a los entregables del proyecto- formada por las tareas necesarias que ejecutará el equipo de trabajo para crear los productos requeridos. WBS: es una descomposición jerárquica del trabajo a realizar durante el proyecto. Similar a una descomposición funcional. En español se traduce como Estructura de Desglose de Trabajo (EDT).

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Beneficios del WBS UNIFICAR EXPECTATIVAS

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Principios básicos para crear un WBS (1/2) • Una unidad de trabajo debe aparecer únicamente en un solo lugar del WBS. • El trabajo contemplado en cada una de las cajas del WBS, debe ser la suma de las cajas que se encuentran en el nivel inferior.

100% 10%

20%

60%

10%

más descomposición

5%

20%

25%

10%

más descomposición

2%

20%

3%

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Principios básicos para crear un WBS (2/2) • Cada una de las cajas del WBS debe tener únicamente un responsable. • Los integrantes del ET deben estar involucrados en la construcción del WBS. • Asignar recursos a las actividades. • Cada caja del WBS debe ser documentada para asegurar su entendimiento. (Diccionario del WBS)

WBS

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Principales usos del WBS

La construcción del WBS nos ayuda para: • • • • •

Detectar hitos & actividades. Asignar responsabilidades. Asignar recursos a las actividades. Analizar riesgos. Realizar estimaciones de costo, tiempo y recursos más exactas. • Pensar en todos los elementos del proyecto que deben ser incluidos.

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¿Cómo se construye?. El Top – Down con el equipo completo

Se pueden utilizar plantillas definidas.

Usar una técnica de planificación conocida como “descomposición”. Se comienza con el primer nivel y se divide sucesivamente

A las cajas del último nivel se les denomina “paquetes de trabajo”. Una vez que las actividades se han definido, se deben secuenciar y analizar qué actividades se pueden hacer concurrentemente.

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¿Cómo se construye? El Top – Down con sub-equipos

El equipo completo acuerda la partición del primer nivel. Se crean tantos subequipos como actividades haya en el nivel uno. Cada subequipo divide una actividad (se le asigna la actividad para la cual tenga más experiencia). Un subequipo puede solicitar ayuda externa. Demanda menos tiempo que el enfoque anterior.

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¡Vamos a poner color! El primer nivel es el nombre del proyecto o del producto final.

El segundo nivel de tu proyecto, es el principal. Si no existen acuerdos desde aquí, ni le sigan …

Paquete de trabajo

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WBS - Sistema EVER Veterinaria

1.Análisis de requerimientos

2.Diseño de la BD, sistema e interfaz

1.1.1 Diagrama de casos de uso

2.1. Diagrama Entidad Relación

1.1.2. Casos de Uso

2.2. Diccionario de Datos

1.1.2.1. Autenticación

2.3. Script de la Base de Datos

1.1.2.2. Modificación de contraseña

2.4. Diseño de la interfaz

1.1.2.3. Captura de vacas

2.5. Diseño del framework

1.1.2.4. Datos generales de los Técnicos 1.1.2.5. Datos de la UPP

3. Prototipo de Interfaz

3.1. Pantallas de HTML con la interfaz gráfica

3.1.2. Modificación de contraseña

3.1.3. Captura de vacas

3.1.4. Datos generales de los Técnicos

5.1. Autenticación

4.2. Inf. Técnicos

5.2. Modificación de contraseña

4.3. Relación técnico vs UPP

5.3. Captura de vacas

4.4. Estados con clave de INEGI

5.4. Datos generales de los Técnicos

4.5. Municipios clave de INEGI

5.5. Datos de la UPP

4.6. Localidades

5.6. Informe del veterinario

3.1.5. Datos de la UPP

3.1.6. Informe del veterinario

3.1.7. Informe de todos los veterinarios de todas las upp

5. Desarrollo del Sistema

4.1. Catálogo de UPP

3.1.1. Autenticación

1.1.2.6. Informe del veterinario

1.1.2.7 Informe de todos los veterinarios de todas las upp

4. Precarga de información

4.7. Precarga de usuarios y contraseñas

7. Monitoreo, Administración y Respaldo

6. Pruebas

7.1. Respaldo semanal de la Base Datos

6.1. Funcionales

7.2. Monitoreo del servicio

7.3. Administración del sistema

5.7. Informe de todos los veterinarios de todas las upp

5.8. Cierre del informe

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8. Hosting

8.1. Del Sitio

WBS - Colaboración Proyecto

Lineamientos, políticas y procedimientos

Infraestructura

Información

Portal

Seguridad

Administración Mantenimiento

Difusión

Acuerdos interinstitucionales

Servidores

Políticas de información

Requerimientos

Física

Hospedaje

Administración de la relación

Red

Diagnóstico de las BD’s

Desarrollo o adquisición

Lógica

Administración

Políticas

Diseño de la BD

Implantación

Políticas

Mantenimiento

Sistema de almacenamiento

Migración o Carga de datos

Pruebas

Políticas

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WBS - Colaboración COMIPEMS 1) Sistema de Pre-Registro en Línea

2) Sistema de Pre-Registro Presencial

3) Sistema de Registro

4) Asesorías Técnicas Especializadas

5) Documentación del proceso

1.1. Actualización

2.1. Actualización

3.1. Actualización

4.1. Redes

5.1. Análisis

1.2. Instalación y configuración

2.2. Instalación y configuración

3.2. Instalación y configuración

4.2 Servidores

5.2. Diseño

1.3. Pruebas en Servidor de producción

2.3. Pruebas en Servidor de producción

3.3. Pruebas en Servidor de producción

4.3. Bases de Datos

5.3 Código Fuente 2006

1.4. Transformación, validación y carga de datos

2.4. Transformación, validación y carga de datos

3.4. Transformación, validación y carga de datos

1.5 Soporte

2.5 Soporte

3.5 Soporte

5.4 Descripción de Procesos

3.6 Capacitación 3.7. Bases de Datos con Registros de aspirantes

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WBS - CURSO

Plan de Transición 40 horas

1. Apertura 1 hora

2. Atención a 3. Información 4.Procesos dudas clave 12 horas 8 horas 3 horas

5.Cambios 8.Administración al SIGER, 6.Infraestructura 9.Cierre 7.Capacitación del CG y Cambio SIIR2000 2 horas 2 horas 4 horas 4 horas 4 horas

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WBS - Diagnóstico

Diagnóstico 2008

1. Procesos

2. Información

3. Competencias en el uso de las Tecnologías de Información

4.Infraestructura y Política Informática

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WBS - Diagnóstico (Procesos) Diagnóstico 2008

1.1. Identificar y clasificar procesos

1.Procesos

2. Infraestructura y Política Informática

1.2. Analizar procesos

1.3 Emitir recomendaciones

3. Información

1.2.1 Seleccionar procesos objetivo

1.2.2 Describir procesos 1.2.3 Identificar fortalezas y debilidades 1.2.4 Detectar oportunidades de automatización

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4. Competencias en el uso de las Tecnologías de Información

2. Infraestructura y Política Informática

2.1 Servidores

2.2 Infraestructura de Red

2.3 Equipos de cómputo

2.4 Otros servicios

Computadoras personales, portátiles y periféricos

2.5 Políticas

Evaluación del Centro de Cómputo

Uso de equipo de cómputo

Software

Diseño de la red

Respaldos y Mantenimiento

Distribución de la red

Configuración

Software de oficina

Configuración

Seguridad

Software

Manejo de Información y cuentas

Servicios

Análisis de la red

Mantenimiento

Seguridad Análisis de servidores

Análisis de equipo de cómputo y periféricos

Aplicaciones

Seguridad de la información Criterios de clasificación

Lineamientos para el manejo de la información

Políticas de respaldo

Privacidad

Seguridad Informática Instalación y Control de Configuración de S.O, Acceso (físico y lógico) aplicaciones y RDMS

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Diagnóstico 2008

Infraestructura y Política Informática

Procesos Sitio Web

WBS - Diagnóstico (Información) 3. Información

Sistemas Evaluación del CAC

Competencias en el uso de las Tecnologías de Información Conservación de documentos

Otras fuentes

Sistemas actuales

Compras Nacionales

Necesidades a corto y largo plazo

Requerimientos Cubiertos

Compras al Extranjero

Recomendaciones a corto y largo plazo

Identificación de nuevos requerimientos

Apoyo Técnico

Recomendaciones para incorporar nuevos requerimientos

Almacén

Sistema para el apoyo de Toma de Decisiones

Unidad Administrativa

Identificación de Requerimientos Líneas de acción

Interoperabilidad

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WBS - Diagnóstico (Competencias en TI) Diagnóstico 2008

Competencias en el uso de las Tecnologías de Información

Análisis de Competencias del Área de TI y Usuarias

Determinrar estrategias capacitación

Análisis de Perfiles de TI

Emitir recomendaciones

Análisis de la estructura del Área de TI (interna y en la organización)

Determinar perfiles requeridos en TI Determinar áreas de oportunidad en la estructura orgánica

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Video

Accesorio s

Brindis Cortejo nupcial

Luna de miel

Libro de firmas

Traje del novio

Música en Recepció n

Invitados

Pastel Fotografí a Arreglo de la novia

Vestido de novia

Salón

Recuerdos

Flores

Trámites iglesia

Decoració n

Banquete

Bebida

Ramo

Coro iglesia

Departamento Trámites Civil Transport e Regalos 20

Invitados

Lista de invitados

Pedido de invitaciones

Dar invitaciones

Asistencia

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Asientos

Decoración salón

Decoració n mesas

Mesa de novios

Recepció n (Entrada)

Baños

Centros de Mesa Sillas

Manteles Copas, servilletas

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WBS tabular Surgical Treatment Project 1.0 Diagnosis History General Medical Condition Specific Complaint Clerking Clinical Exam Imaging Ultrasonography Plain Radiography (X-Ray) Computed Tomography (CAT Scan) Magnetic Resonance Imaging (MRI) Blood and Tissue Tests Likely Diagnosis Risk Assessment Education of Patient (e.g. anatomy) Alternative Analysis & Trade-Offs Treatment Plan 2.0 Planning of the Operation Communications Among Team Patient and Team Positioning (for neurosurgery) Acquisition of Needed Instruments & Equipment Scheduling of Needed Specialists Practice Run-Throughs

3. 0 Preoperative Patient Care Verify Patient can Handle Stress of Surgery Stop Drugs that Would Interfere with Surgery 4.0 Execution of the Operation (Actual Surgery) Verify Patient Identity and Location of Surgery Anesthesia Patient Under the Knife Real-time Diagnostic Biopsies Therapeutic Surgery Vital Signs and Fluid-Loss Monitoring Neurophysiological monitoring (during neurosurgery) Maintain Neat and Clean Operative Field Wrap-up: Verify Small Part Count (sponge, needle, cottonoid, Michel clips) Operative Notes and Chart Updates 5.0 Postoperative Care Written Care Orders Briefing of Recovery Staff by Surgeon Vital Signs and Fluid-Loss Monitoring Neurophysiological Monitoring 6.0 Long-Term Patient Care Follow-up Clinical Visits Physical Therapy

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SUGERENCIAS

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Invita a todo el equipo de trabajo El hacer el WBS es responsabilidad última del Administrador de Proyecto. Debe definirse de tal manera que pueda él pueda administrarlo.

Convoca a todo tu equipo de trabajo que va a participar en el proyecto, en caso de no ser posible, invita a los actores claves del mismo. Avisa con anticipación sobre el tema a tratar, para que lleven material, apuntes y la mente abierta para participar.

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¿Por dónde empezar?

Si ya estas en la junta y no

tienes por donde empezar, haz una lluvia de ideas con todo tu equipo sobre lo que se tiene que hacer en el proyecto. Luego le das orden.

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Empieza hacer el WBS en el pizarrón o con POST-IT

Como se deriva de una lluvia de ideas, estarás borrando, editando y agregando cajitas de trabajo, por lo que se sugiere hacer la primera versión en el pizarrón o con POST-IT. 29

¿Quién lo captura?

Como seguramente terminarán todos muy cansados después de

hacer el WBS, probablemente nadie quiera capturar todo lo que esta en el pizarrón o en los POST-IT, por lo que puede ser buena idea sacarle una foto … y luego ya se captura.

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Herramientas para poner el WBS “final”

Power Point

Visio

WBS Chart Pro

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¿Cuándo terminar? Cuando para cada caja se puedan realizar estimaciones más exactas. Hasta que la última caja tenga un responsable, fecha de inicio y fin, así como recursos asignados y no dure más de una quincena. Cuando un solo tipo de competencia ó recurso es requerido para cada paquete de trabajo. Ya no existe algún valor significativo al tratar de separar los tiempos dentro de las actividades de un paquete de trabajo.

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Revisar el WBS

Ya pasado en “limpio”, revisa el WBS nuevamente con el equipo de trabajo para verificar que esta completo. Posteriormente comparte el WBS con tus superiores o colaboradores del proyecto para verificar que todo mundo este esperando lo mismo.

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¿Por qué es tan importante? Cada caja de trabajo del WBS es la base para construir: Tiempos generales y calendario

Recursos

Costos

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Pero sobre todo….

El WBS es tu herramienta más importante para la administración de tu proyecto.

En caso de existir cambios drásticos,

refléjalos en TU WBS y ajusta tus tiempos.

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Monitoreo y Control

El WBS te sirve para ir verificando tu avance y

poder mostrarlo.

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WBS (Work Breakdown Structure) ¿Qué es un WBS?, ¿En la teoría para qué sirve?, y en la realidad, ¿sirve? 37