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• Ana Maria Dominguez

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INTRODUCCION En la teoría administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economía y se considera como un principio rector. La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la dirección, además se valora la capacidad y lo pertinente a la práctica administrativa, pues la evaluación se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la dirección para el resto de los integrantes de la organización y solo mide los fines que para aquélla son relevantes .Por tanto se hace necesario una recuperación crítica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en las organizaciones. Una herramienta muy importante que utiliza las empresas es La auditoría Administrativa que tiene por objeto investigar, revisar y evaluar a la administración de la empresa ya sea en forma total o por áreas específicas para luego presentar un informe y dar las recomendaciones que se juzguen necesarias. Es un examen detallado de la administración de un organismo realizado por un profesional de la administración con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organización, sus recursos humanos, financieros, materiales, métodos y controles, y su forma de operar. En los siguientes apartados se presentaran los principios más importantes que rigen a la auditoria y que lo hace única e importante, así, como las estructuras básicas que la constituye y sus técnicas que la hacen más eficaces al momento de una evaluación para poder llegar con los objetivos que se tracen.

1.3 PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA La auditoría se caracteriza por depender de varios principios. Estos hacen de la auditoria una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño. La adhesión a esos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditoria que sean pertinentes y suficientes, para permitir a los auditores trabajar independientemente entre sí para alcanzar conclusiones.

Los principios más importantes son las siguientes: Conducta ética: El fundamento de la profesionalidad. La confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales para auditar al mejor apoyo de herramienta que proporciona la auditoria y mejorar un buen desempeño. Permanencia: Este principio implica la fiscalización, la labor debe ser de tal forma continua, que permita una vigilancia constante sobre las operaciones sociales en todas sus fases, desde su nacimiento hasta su terminación, por ello incluye la inspección y Constatación de todo el proceso decisión al generador de actividades. Integridad: El proceso de fiscalización de ontológicamente se considera integral, por lo que ninguna actividad, área, operación o función puede escapar a la labor del Auditor. Este principio contempla al ente económico como sus bienes, recursos, Operaciones y resultados. Oportunidad. Es una labor eficiente de inspección, vigilancia al acontecimiento de hechos con las normas preestablecidas y por lo tanto desviados de su objetivo central que en caso de llevarse a cabo implicarían un costo en términos de valor económico para la organización. Objetividad: Este principio determina que tanto en las labores desarrolladas por la auditoria Incluida en forma primordial la obtención de evidencia así como en la emisión del juicio profesional por parte del auditor, se deberá observar una actitud imparcial, sustentada en la realidad y en la conciencia social.

Cumplimiento de las Normas de Auditoria: Este principio determina que las labores desarrolladas por la Auditoria, se deben realizar con respeto de las normas aplicables a la Auditoria. El Auditor deberá conducir el control de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría y demás normas técnicas que se expidan a nivel internacional y del país. Estas contienen principios básicos y procedimientos esenciales junto con lineamientos relativos en forma de material explicativo o de otro tipo. Sentido de la evaluación: La Auditoria administrativa se ocupa de evaluar la calidad tanto individual como colectiva de los administradores y ver si han tomado modelos adecuados que aseguren el buen control administrativo, se evalúa que el trabajo cumpla con requisitos preestablecidos, que se cumplan los objetivos y se sigan los planes y que la aplicación de recursos se haga de manera eficiente. La Auditoria administrativa no evalúa la capacidad técnica de Ingenieros, contadores, y demás personal de una organización. Proceso de Verificación: La Auditoria administrativa debe descubrir lo que realmente se está llevando a cabo a nivel directivo, administrativo y operativo, lo cual muchas veces resulta que no concuerda con lo que el responsable del área piensa que se está realizando.

Pensar como el Administrador: El auditor debe ponerse en el lugar del administrador a quién se está auditando y preguntarse: ¿Qué información necesitaría acerca del trabajo que se está llevando acabo?, ¿Cómo planear y medir el desempeño alcanzado? ¿Cómo comprobar si el trabajo se realizó de manera precisa y oportuna?

Estructura teórica de la auditoria: Sentido de la evaluación: La auditoría administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos. Más bien se ocupa de llevar cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, como personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que aseguren que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica.

Importancia del proceso de verificación: Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qué es lo que sé está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos, la práctica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que él responsable del área o el supervisor piensan que está ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. Habilidad para pensar en términos administrativos El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de un administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace o debería hacerlo. Se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es muy importante para el auditor administrativo.

Técnicas de la Auditoria Administrativa: Para la obtención de información relacionada a una operación, función o tema que se examina, es necesario considerar que se está ante una investigación que lleva una metodología definida, misma que se ha abordado al hablar de la planeación y requerirá de la utilización de técnicas de auditoria para este fin, siendo las más comunes las siguientes: Entrevista.- representa el proceso de una conversación con la finalidad de obtener información de una actividad, cubriendo así su objetivo y la realiza en forma directa con el personal adecuado preferentemente de nivel directivo e inclusive del director o gerente, con personal de niveles de supervisor y operativo. Este es un medio importante de obtener información para la Auditoria. Se deben preparar las preguntas con anterioridad, de tal forma que se nos dé la información que queremos. Las personas que van a ser entrevistadas deben seleccionarse con cuidado y se les debe avisar previamente para que preparen la documentación que se requerirá. En la entrevista el auditor comenzará por establecer el propósito de la misma y la importancia del acopio de hechos para la revisión de las áreas funcionales bajo estudio. El ambiente debe ser amistoso y abierto, el auditor debe actuar con tacto y diplomacia todo el tiempo. Al final de la entrevista es aconsejable verificar la exactitud de la información, solicitando a la persona entrevistada que lea las notas del auditor y ponga sus iniciales

Observación directa.- realmente la observación representa la técnica más natural y se relaciona con la habilidad y predisposición para fijarse en los acontecimientos de la organización y relacionados con el tema de evaluación, así como el clima de trabajo. Cuestionario.- Representa un formulario prediseñado o elaborado al momento de su utilización para recoger información no teniendo límites para ello, de tal forma que comprende las diferentes áreas de la organización y sus operaciones, que permite conocer aspectos generales de la organización. El cuestionario debe de estar elaborado en forma clara que permita contestar en el momento en forma diligente teniendo en ocasiones dos opciones, un Sí o No, o varias opciones, con preguntas cerradas simples y en respuestas múltiples, también existen de preguntas abiertas.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes: De control: Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos. De productividad: Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización. De organización: Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio: Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes. De calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

De cambio: La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización. De aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones: Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

CONCLUSIONES La Auditoría Administrativa es una técnica de control preventivo que debe ejercer la dirección de una organización, siguiendo sus principios y mediante su aplicación se revisan objetivos, políticas, programas de trabajo, estructura orgánica, controles operativos, sistemas y procedimientos, utilización de recursos y aprovechamiento del personal. Asimismo, se determinan objetivamente, posibles anomalías, que limitan el funcionamiento de un organismo social, que le permite, de forma oportuna, considerar en sus decisiones los factores determinantes que afectan su operación. El proceso de la Auditoría Administrativa permite apreciar a la organización en su conjunto, partiendo de un análisis sistemático, riguroso, objetivo e integral de sus funciones administrativas, para poder determinar los ajustes o reformas que deben hacerse dentro de su contexto estructural y con relación a las perspectivas de trabajo presentes y futuras. Todo ello, derivado de una actitud reflexiva y crítica por parte de sus integrantes, como vía para conocer la realidad y poder transformarla, en respuesta a las necesidades y requerimientos del entorno.

COMENTARIO Adriana ramos rosas Cualquier tipo de organización, sea pública o privada, grande, mediana o pequeña tiene la necesidad de examinar su situación, para saber si los sistemas bajo los cuales trabaja sean óptimos, permite apreciar a la organización mediante un análisis riguroso para poder determinar los ajustes que deben de hacerse para conocer la realidad y transformarla. Mendiola Rojas Nayeli Yolopzi Como ya sabemos en toda empresa se debe realizar una auditoria administrativa para investigar y evaluar la administración dentro de ella para que se tenga un control adecuado y para ello se tiene que realizar un informe detallado con los resultados, pero para ello se deben seguir los principios de la auditoria que cada uno de estos hacen que sea una herramienta eficaz y confiable que junto con las normas y políticas que siguen la empresa logran mejor resultado. Baltazar Olivera Abel De acuerdo a los principios de la auditoria si esta es aplicada conforme a sus principios básicos y siguiendo los objetivos que plantea esta herramienta podemos llegar a realizar una buena evaluación en una área administrativa en específico sin perder el valor de los objetivos que se plantean. Flores Borraz Maria De Los Ángeles La auditoría más que nada es una serie de métodos de investigación y análisis con el objetivo de producir la revisión y evaluación profunda de la gestión efectuada. Pues en ella se basan para sacar un análisis completo acerca de la empresa. El auditor está obligado a ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia, existen ciertos elementos que por su importancia, deben ser cumplidos. Estos elementos básicos, son los que constituyen las normas denominadas de ejecución del trabajo: • Planeación y supervisión. • Estudio y evaluación del control interno. • Obtención de evidencia suficiente y competente. Dominguez Viveros Ana Maria Para que la auditoria se lleve a cabo correctamente es necesario aplicar los principios que mencionamos en este ensayo, dándoles la importancia que tiene cada uno de ellos para obtener el mejor resultado de esta, y así saber si existe una falla, cambiar el rumbo de la empresa con la finalidad de que siga teniendo un buen funcionamiento. Es esencial que la persona que realiza la auditoria aplique los principios de tal manera que pueda evaluar el personal y saber si está teniendo un buen desempeño.

Erika Pacheco Lucas La auditoría administrativa es necesaria para una organización ya que ayuda a saber en qué situación se encuentra la organización esta auditoria se realiza en todo tipo de empresa ya sea pública o privada y para ello es necesario seguir los principios de auditoria esto hace que la información sea eficaz veraz y confiable para poder tener un resultado.

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