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CASOS PRACTICOS DE AUDITORIA SITUACIONES PRÁCTICAS Las siguientes situaciones prácticas han sido tomadas del examen para "Auditores Internos Certificados" del Instituto de Auditores Internos. I. La situación práctica presentada a continuación señala seis hallazgos específicos de auditoria indicando violaciones de principios gerenciales. Tareas: Para cada hallazgo Ud. debe: 1. Identificar los principios gerenciales violados. 2. Señalar los efectos adversos en la efectividad organizativa que podrían resultar de dichas violaciones. 3. Presentar una o más recomendaciones para mejoras. Situación: Ud. es el auditor, jefe de la unidad de auditoria Interna de una fábrica grande que tiene varias plantas. Ha efectuado un examen especial al pedido del nuevo Director de Materiales, quien es responsable del área de materiales en todas las plantas. El propósito de su examen fue evaluar el apego de las unidades bajo su dirección a principios sólidos gerenciales. Al haber terminado el trabajo en el campo Ud, actualmente se encuentra preparando la conferencia con el Director de Materiales en la cual informará a él sus hallazgos y recomendaciones. Los siguientes resultados han sido tomados de sus papeles de trabajo: A. Los empleados de la Unidad de Recepción de la Planta B han recibido instrucciones conflictivas del Superintendente de Fabricación y del Jefe de Inspección de dicha planta. Son confundidos e inciertos pero temen tomar cualquier acción que podría someterlos a la crítica de uno u otro funcionario. B. El Almacén de la Planta B es ineficiente. No hay suficientes materiales disponibles y los pedidos se demoran. El nuevo jefe del almacén está preocupado y trabaja horas extras tratando de subsanar la situación. De él dependen directamente 18 empleados. C. Al principio del año el Gerente Principal de la Planta C ordenó a todos los jefes de departamentos establecer un programa de "Gerencia por Objetivos" con fines de mejorar el rendimiento de sus unidades. Cada Jefe debiera seleccionar sus objetivos específicos e informar al Gerente Principal. (1) El Jefe de Compras de la Planta C determinó que su objetivo principal. Seria reducir la demora en el procesamiento de las órdenes de compra del promedio actual de 10 días laborables a 7 días laborables; sin embargo, para asegurar éxito al lograr esa meta, el informó a su personal que deben reducir el tiempo de procesamiento a 5 días laborables. A pesar de que su personal le informó que fue "imposible", el insistió en mantener la meta de 5 días. Al fin de los primeros seis meses él quedó decepcionado (?) observó que durante los dos meses iniciales el tiempo promedio de procesamiento había trabajado a 7 1/2 días, pero posteriormente había aumentado a un promedio de 8 días. Su reacción fue exhortar aún más al personal a "trabajar más: rápido".

(2) El Jefe de Solicitudes de Materiales de la Pl anta C determinó que su objetivo fue el reducir el número de errores en los documentos de solicitudes de compras. Para lograr esto se dedicó a un programa de aprobar personalmente las solicitudes y notificar de inmediato cualquier empleado responsable de un error. La revisión efectuada por Ud. reveló poca mejora en el numero de solicitudes de compras devueltas para ser corregidas. D. El Jefe de Recepción de la Planta D había proporcionado al personal de recepción un Manual comprensivo de procedimientos muy detallados, que en gran parte había sido copiado del manual similar empleado en su puesto anterior con otra compañía. Su revisión reveló muchas desviaciones de los procedimientos contenidos en el manual. El, capataz de recepción con muchos años de experiencia en la Planta D y muy estimado por los trabajadores de recepción, explicó que para él muchos de los procedimientos fueron imprácticos para la situación y que él, los había modificado verbalmente. Sus pruebas de auditoria mostraron que el trabajo iba bien y no se encontró ninguna evidencia de problemas relacionados en las unidades de compras, fabricación o contabilidad. Sin embargo, cuando Ud. informó verbalmente al Jefe de Recepción se molestó mucho. Iba a destituir o relevar al capataz, pero el. Jefe de Personal le convenció de no hacerlo. E. Cuando los capataces de producción en la Planta E., que siempre trabajan a lo máximo de su capacidad, se encuent ran sobrecargados de labores, solicitan a ciertas compañías de procesamiento ajenas a la Planta a recoger los materiales y llevar a cabo porciones del trabajo, avisando a la División de Compras y solicitando que se emitan las órdenes de compras correspondientes. Los capataces justifican ésta práctica al citar la necesidad de rapidez y la responsabilidad primordial de lograr las metas programadas de producción. El Jefe de Compras de la Planta E, opina que él podría conseguir mejores términos de este procesamiento fuera de la Planta, pero indica que no puede hacer nada porque el Superintendente de Fabricación apoya a los capataces. F. Anualmente se evalúa el personal responsable de compras en la Planta A por su supervisor en base de su opinión subjetiva sobre su rendimiento durante el año. El personal no conoce dicha opinión durante el año, excepto cuando él critica su acción con respecto a una compra específica. Las demás plantas no tienen tal sistema de evaluación. II. Situación: Durante una auditoria de una fábrica se divulgó los siguientes hechos con respecto al inventario de materia prima: (a) La cantidad en inventario es igual a los requerimientos de producción de seis meses. (b)Recientemente se hizo una compra de gran cantidad de materia prima resultando en la disponibilidad suficiente para seis meses Anteriormente los inventarios fueron generalmente a niveles suficientes para dos meses. (c) El almacén de la Planta únicamente tiene espacio para la materia prima para dos meses, por tal motivo se contrató un almacén adicional para guardar el excedente. (d) El Jefe de Compras admitió que varios proveedores habían entregado materia prima dentro

de 30 días de la orden, pero indicó que él aprovechó de una rebaja de precio especial si un proveedor para la compra grande en una sola orden da suficiente material para seis meses. TAREA: Explique el enfoque que Ud. tomarla en su auditoria con el fin de determinar si el Jefe de Compras observó prácticas gerenciales adecuadas con respecto a la compra global de materia prima. III. Situación: Un auditor interno estaba revisando selectivamente los saldos de cuentas por cobrar de clientes y observó una cuenta con un saldo de $680,000,00 sobre la cual el interés acumulado por años previos había aumentado el saldo a $818,000, 00. Al indagar sobre el asunto el auditor averiguó lo siguiente: (a) Existía una orden de compra del cliente por maquinaria. (b) La maquinaria ordenada habrá sido fabricada por la empresa pero nunca se le remitió. Todavía estaba en el almacén de la empresa. (c) La empresa había decidido solicitar el pago con anticipación del cliente antes de la entrega, porque se consideró un riesgo de extender el crédito. El cliente nunca había pagado nada a cuenta. (d) El. Cliente había solicitado una factura por teléfono de la división de cuenta s por cobrar. Se le había enviado la factura. (e) El procedimiento normal, para iniciar la facturación es a través de un informe de la entrega enviado a la División de Facturización para la Unidad-de entrega. En el presente caso como no había entrega, no se elaboró el correspondiente informe. (f) La factura elaborada al pedido del Cliente siguió el trámite normal de facturas, resultando en un cargo a cuentas por cobrar y un abono a ventas. (g) Las condiciones indicadas en la orden de compra estipulan que el derecho a la mercancía se traspasa al comprador al momento de entregarlo a una compañía de transporte ("Libre a Bordo" -LAB) TAREAS: (a) Discute la política crediticia aparentemente seguida por la empresa en ésta situación. (b) Enumere cuatro de las desviaciones aparentes de un control interno sólido en la situación descrita, y presente recomendaciones de acción correctiva. (c) Cómo Ud, siendo el auditor interno enfocaría al informar sobre los hallazgos encontrados? IV. Situación: El siguiente borrador de un informe fue entregado al gerente de auditoría por un equipo de auditores internos como resultado del examen del Departamento de Ingeniería de la Empresa. Dicho Departamento cuenta con 34 empleados y está ubicado a bastante distancia de las Oficinas principales de la empresa: Al Ing. Juan Enrique Chávez, Director Departamento de Ingeniería.

Del 14 de Junio al.26 de Julio de 1974 el Depa rtamento de Auditoria Interna auditó el Departamento de Ingeniería. El Sr. José Ayala Álvarez fue auditor encargado. Los Señores Jaime Delgado B. y Pablo Rodríguez Jiménez le asistieron. Se pasó catorce días dentro del Departamento de Ingeniería. El resto del tiempo fue pasado en la preparación, análisis y redacción del informe. La revisión con respecto al cumplimiento con los procedimientos de la empresa reveló los siguientes ítems de interés: (a) No se archivó debidamente algunos de los planos de ingeniería. (b) El Informe de Horas Extras de un dibujante fue elaborado incorrectamente. (c) En la noche se cierra la puerta de entrada con llave dejando prendidas las luces. (d) Parece que el Kilometraje de algunos de los autos oficiales fue excesivo en algunos casos. (e) Al efectuar un muestreo estadístico de proyectos terminados empleando una tasa de error anticipado de 2%, un nivel de confianza de 95%, y una precisión de más o menos 2%, resultó en la conclusión de que había 46 errores en los informes de proyectos. Este seria considerado excesivo de acuerdo a algunas normas porque no se cargó al proyecto los montos correctos. (f) Muchas de las facturas para suministros de los dibujantes habían sido modificados, sin embargo, no se ajustó el cálculo de los descuentos con el resultado de no recibir el descuento correcto para compras al contado. Los auditores agradecen a la gerencia por su cooperaci ón. Tenga la bondad de comunicarse con el suscrito al efectuar las acciones correctivas con respecto a los asuntos mencionados arriba. Copias al: Gerente Ejecutivo Firmado: José Ayala Álvarez Vice Presidente de Ingeniería Auditor Encargado TAREAS: (a) Critique la calidad del .Informe. Sea específico con respecto a ítems de estilo, contenido, etc. (b) Qué conclusiones puede Ud. sacar con respecto al alcance y objetivo del examen, asumiendo que los puntos informados son representativos de su alcance y conducta? (c) Enumere técnicas y procedimientos específicos que podrían haber mejorado la calidad de la auditoria en por lo menos cuatro de los seis ítems mencionados en el informe. CASOS PRACTICOS En los casos que a continuación se presentan determine los atributos del hallazgo: 1) La Empresa Estatal XYZ viene adquiriendo 300 unidades de escritorios por S/. 2 400 000,00 mediante la modalidad de compra directa; no obstante que la Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado Ley 26850 para el sector público, establece que por montos superiores a S/. 2 000 000,00 debe someterse a concurso de precios y debe existir un mínimo de cotización de tres proveedores, decisión que no adoptó por la urgencia de implementar tres ambientes de oficina del local que viene ocupando pese a que hacía tres meses atrás, la Gerencia General dio la orden de efectuar la adquisición antes indicada; asimismo esta aspiración ha conllevado a que la empresa asuma sobreprecios comparados con los de mercado de esa fecha por S/. 800 000,00. 2) La Empresa Minera “X” en una de las fases del proceso productivo viene trasladando materiales en (5) vehículos alquilados desde el yacimiento a un área denominada cancha que sirve de almacén y está muy cerca de la máquina chancadora de mineral, para luego de esta misma cancha trasladar el mismo mineral en otros 5 vehículos a la máquina chancadora, proceso que ha originado desembolsos por alquileres de los vehículos en S/. 1 500 000,00 por solo 15 días y en el pago de jornales para el personal a cargo de S/. 500 000,00 por este mismo período. 3) El directorio de la empresa Editorial Peruana ha considerado como política de personal que la asistencia de sus trabajadores a su centro laboral debe ser a las 8:00 a.m. concediendo 10 minutos de tolerancia; sin embargo, la Oficina de Personal por un desconocimiento de este acuerdo, viene concediendo tolerancias de 15 y 20 minutos y en el caso de las insistencias del personal no se le ha exigido documento justificatorio alguno, hecho que viene ocasionando tiempo ociosos; es así que un mes llegaron a más de 1000 horas hombre y que su estimado alcanza un importe de S/. 500 000,00 por solo un mes. 4) La facultad de Contabilidad tiene previsto en su planeamiento del semestre 2008-II que al 10% de los alumnos matriculados (3 000,00), por dificultad es económicas y otros motivos serán desaprobados y repetirán el ciclo; sin embargo, al término del semestre y luego de la revisión y evaluación del plan se tiene que este estimado se ha incrementado en 5%, destacándose que esta tendencia de aumento, es por la falta de infraestructura, oportunidad en la entrega de material didáctico, asignación de profesionales contratados a determinadas aulas, etc. Hecho que al ser estimado en términos de resultados económicos alcanzan a la cantidad de S/. 700 000,00 como pérdida para dichos alumnos. 5) La capacidad de las aulas 18 y 19 del VIII Ciclo, Facultad de Ciencias Financieras y Contables es de 70 alumnos por aula, habiéndose previsto según presupuesto y programación estimada, que para el curso de Auditoría se deben matricular 65 alumnos por aula como así se efectuó del mismo modo que el promedio de aprobados alcanzaría al 10%, lo que daría lugar a la utilización de 200 horas efectivas en el ciclo, pero es el caso que al término del ciclo sólo han aprobado 80% de los matriculados, existiendo por otro lado que de las horas previstas, solo se han dictado 150 horas por una serie de interrupciones extra programáticas que en término de las horas perdidas por 50, han significado una pérdida por horas ociosas en S/. 10 000,00 y en cuanto a los alumnos desaprobados han desperdiciado el monto aproximado de S/. 67 600,00 en los cuatro meses de duración de ciclo por los 26 alumnos des aprobados.