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OPERADORES Todas las personas que interactúan directamente con el sistema de puntos de venta, son considerados operadores. Estas funciones pueden ser Cajeros, Meseros, cocineros u operadores de estaciones de servicio.

Figura 1 Definición de Cajeros

Mediante la opción Programación de Operadores, se definen los turnos para acceso al sistema.

CODIGO. Dígitos alfanuméricos (6 máximo) que identifican de forma única a cada operador. IDENTIFICACION. Número de documento de identificación del operador. NOMBRE. Nombre del operador DIRECCION. Domicilio del operador. TELEFONO. Número telefónico del operador. IMPRIME CUADRE DE CAJA. Permite habilitar o bloquear la posibilidad de que un cajero pueda imprimir su cuadre de caja. ACTIVO. Permite desactivar un operador. CENTRO DE ELABORACION. Indique el código del centro de elaboración al cual pertenece el operador. Este dato debe ser proveído para los operadores de la cocina, no es necesario para meseros o cajeros.

Para crear un Operador 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas. 2. Digite el código que desea asignar. Si el código existe se mostrarán sus datos y quedarán disponibles para edición. 3. Digite los datos del operador. 4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

Para modificar un Operador.

1. En el campo Código digite el código del Operador. También podemos usar el botón de Buscar para localizar el operador. 2. Presione el botón Editar de la barra de herramientas. 3. Realice los cambios deseados 4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

Para borrar un Operador. Un operador solo puede ser borrado si no ha tenido movimientos, es decir, nunca se ha realizado consumos utilizando su código. 1. En el campo Código digite el código del Operador. También podemos usar el botón de Buscar para localizar el operador. 2. Presione el botón Borrar de la barra de herramientas. 3. Confirme el borrado. En cualquier de los casos anteriores, si decide cancelar la operación presione el botón Cancelar de la barra de herramientas.

BOTÓN RESTRICCIONES A UN OPERADOR

Permite limitar el acceso de los operadores a funcionalidad u opciones del sistema. El sistema desplegará una nueva ventana, con la lista de las restricciones disponibles y las opciones para aplicarlas.

Figura 2 Restricciones a un Operador

1. seleccione el tipo de restricción que desea aplicar de la lista. notará que en la parte inferior de la ventana el sistema habilita los campos correspondientes a la restricción que seleccionó. En este ejemplo muestra “Forma de Pago” 2. Siguiendo el ejemplo debe seleccionar la forma de pago requerida en el primer campo y en el segundo indicar una S o N para especificar si se le permite el uso o no de la forma de pago.

3. Presione el botón Guardar Las restricciones para el operador tienen prelación sobre las del perfil de POS. Esto quiere decir que para el ejemplo de las formas de pago que queden Permitidas o NO Permitidas en esta ventana serán las que apliquen para el operador, y no se tendrá en cuenta lo que se tenga para el Perfil.

De la misma manera que en la restricción por perfiles, este tipo de restricciones también aplica el concepto de un único “Tipo de restricción” (todas SI o todas NO), y no permite combinar formas de pago Permitidas con formas de pago No Permitidas.

MESEROS Siempre que se abre una nueva cuenta en es necesario indicar el código del mesero encargado de atenderla. Por ello además de ser creados como operadores los meseros deben ser indicados en esta ventana.

Figura 3 Definición de Meseros

Para crear un nueva mesero 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas. 2. Digite el código que desea asignar al mesero. Si el código existe se mostrarán sus datos y quedarán disponibles para edición. 3. Digite los datos personales del mesero. El campo Activo indica si el mesero puede ser seleccionado al abrir una cuenta.

4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

Para modificar un mesero 1. En el campo Código digite el código del mesero. También podemos usar el botón Buscar para localizarlo. 2. Presione el botón Editar de la barra de herramientas. 3. Realice los cambios deseados 4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

Para borrar un mesero. Una mesero solo puede ser borrado si no ha tenido movimientos, es decir, nunca se ha realizado consumos utilizando su código. 1. En el campo Código digite el código del Mesero. También podemos usar el botón Buscar para localizarlo. 2. Presione el botón Borrar de la barra de herramientas. Confirme el borrado.

Para crear un mesero como operador Para que un mesero pueda utilizar el punto de venta para hacer cargos, en aquellos lugares donde se instalan estaciones toma pedido para tal hecho, es necesario crear el mesero como operador. Este proceso puede hacerse directamente desde esta ventana, evitando así la digitación de los datos.

Para hacer este proceso y luego de haber creado el mesero, haga clic en el botón Crear Como Operador, de la barra de herramientas, el sistema le solicitará una confirmación. Es posible que el código que se asignó al mesero, ya exista como operador, por la tanto el sistema indica si se desea digitar un nuevo código, o cancelar la creación del mesero como operador.

Si se desea digitar un nuevo código, se despliega una ventana en donde se puede digitar ese nuevo código para el operador:

RESTRICCIONES PARA LOS MESEROS

Este botón de la barra de herramientas de la ventana de meseros nos despliega una nueva ventana donde podemos activar o desactivar funciones que puede un mesero realizar con cuentas de otros meseros. Por defecto un mesero solo puede cargar consumos a las cuentas que abrió con su usuario y clave, pero no tiene restricciones para realizar otras operaciones como traslados o reversiones de cuentas de otros meseros. Al agregar otras restricciones podemos definir que tareas no puede hacer cada mesero con cuentas de otros.

Figura 4 Restricciones de Meseros

Para agregar una operación debemos indicar su código en el campo operación y presionar el botón Guardar. También podemos borrar una restricción haciendo clic sobre ella en la cuadrícula y presionando el botón Eliminar

Recordemos que si no conocemos los códigos podemos usar el botón ayuda (o presionar la tecla F4) y el sistema nos desplegará una ventana con las operaciones existentes.

CLASE DE TITULAR Durante la apertura de las cuentas en POS Touch existen, entre otros tipos, las cuentas de contado, las cuales opcionalmente solicitan nombre e identificación del cliente. Para poder clasificar estos clientes que en muchos casos son anónimos se cuenta con los códigos creados en esta opción, los cuales pueden asignarse opcionalmente al abrir una cuenta de contado para posteriormente poder generar la consulta “Pax por Clase de Titular” de POS Touch o el informe comparativo de ventas con el detalle por cada clase.

Figura 5 Maestro Clase de Titular

CODIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican de forma única a cada clase. DESCRIPCIÓN. Nombre dado a la clase de titular POR DEFECTO. Clase de titular asumida de forma automática por el sistema en caso de que no sea indicada al abrir la cuenta. Solo puede existir una clase por defecto. ACTIVO. Establece si el actual código puede ser usado o no al abrir una cuenta.

Para crear una clase 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas. 2. Digite el código que desea asignar a la clase. Si el código ya existe se mostrarán sus datos y quedarán disponibles para edición. 3. Digite los datos solicitados por la ventana.

4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

Para modificar una clase. 1. En el campo Código digite el código de la clase. También podemos usar el botón Buscar para localizarla. 2. Presione el botón Editar de la barra de herramientas. 3. Realice los cambios deseados 4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

Para borrar un clase Una clase solo puede ser borrada si no ha tenido movimientos, es decir, nunca se ha realizado consumos en ella 1. En el campo Código digite el código de la clase. Podemos usar el botón Buscar para ubicarla. 2. Presione el botón Borrar de la barra de herramientas. 3. Confirme el borrado. En cualquier de los casos anteriores, si decide cancelar la operación presione el botón Cancelar de la barra de herramientas.

MONEDAS Y TASA DE CAMBIO MONEDAS

POSADMIN brinda la posibilidad de crear diferentes tipos de monedas, solo basta con indicar un Código y su descripción. Si está utilizando el POS para un hotel, notará que son las mismas monedas creadas en el módulo Parámetros.

Figura 6 Definición de Monedas

CODIGO. Datos alfanuméricos que identifican a la moneda. DESCRIPCION. Nombre de la moneda. SIMBOLO. El que representa a la moneda

CAMBIAR VALOR. Permite o no variar el valor calculado por el sistema según la tasa de cambio al realizar cambios de moneda. ALARGAR CON CAMBIO DE FECHA. Indica si copia la tasa de la moneda cuando se hace cierre y se pasa a una nueva fecha. CODIGO EN CONTABILIDAD. Código equivalente en Zeus Contabilidad para esta moneda.

Para crear una nueva Moneda. 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas. 2. Digite el código que desea asignar a la Moneda. Si el código existe se mostrarán sus datos y quedarán disponibles para edición. 3. Digite los datos de la Moneda. 4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

Para modificar una Moneda. 1. En el campo Código digite el código de la Moneda También podemos usar el botón de ayuda para buscar el código. 2. Presione el botón Editar de la barra de herramientas. 3. Realice los cambios deseados 4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

Para borrar una Moneda. 1. En el campo Código digite el código de la Moneda Podemos usar el botón de ayuda para localizar la moneda. 2. Presione el botón Borrar de la barra de herramientas. 3. Confirme el borrado. En cualquier de los casos anteriores, si decide cancelar la operación presione el botón Cancelar de la barra de herramientas.

1.1.1 . TOPES DE RECOGIDA DE DINERO

En algunos establecimientos se definen políticas según las cuales un cajero no debe mantener en su caja montos elevados de dinero. Esta puede obedecer a necesidad de seguridad o facilidad en el manejo del efectivo. Desde esta opción se establece el monto que debe haber recaudado un cajero en su turno de POS para que se disparen las alarmas que informan sobre la necesidad de enviar una persona para retirarlo. Por defecto al ingresar a la opción se cargarán en la cuadrícula todos los topes que se tengan para los distintos ambientes, sin embargo se podrá hacer uso de los filtros de la parte superior para realizar una discriminación por Ambiente, Turno, u Operador. Los filtros se pueden aplicar de manera simultánea. Para aplicar dicho filtro solamente se requiere entonces buscar o digitar los campos a filtrar y se da clic al botón de Refrescar.

1

2

Desde la ventana de monitoreo de Ambientes puede consultar el estado de los topes alcanzados.

6 4

3 5

Figura 7 Recogida de Dinero

Condiciones que deben darse para que pueda agregar un tope o

No puede dejar el ambiente en blanco.

o

Debe especificar o bien un turno, o si se selecciona que el turno va a ser NINGUNO, entonces se debe seleccionar un operador.

o

Debe seleccionar al menos un día para aplicar el tope.

o

Debe colocar un valor mayor que cero para el tope.

o

No se pueden presentar cruces de días para un mismo ambiente, para el mismo Turno u Operador que se esté asignando.

Para agregar un tope 1. Presione el botón Agregar ubicado a la derecha de la cuadrícula 2. Indique el código del ambiente para el que aplica el tope

3. Establezca si desea definir el tope para un operador o para un turno. Para ello tenga en cuenta que: a.

Si se quiere establecer un tope para un operador específico, deberá seleccionar el valor NINGUNO en la lista desplegable correspondiente al Turno. De esta manera se habilitará el campo correspondiente al operador. Ahora

b. En caso que quiera establecer el tope de dinero para un turno, asegúrese de seleccionar de la lista desplegable de los turnos el que se desee.

c.

En caso de establecer el tope de recogida por turno, se habilitará la casilla correspondiente a la Inclusión de la Base de Caja. Esta casilla indica si desea incluir o no en el tope de recogida de dinero el valor que se haya ingresado como base de caja. Por ejemplo, si se ingresan 20000 pesos como base de caja, y el tope se establece en 50000, y se incluye la base de caja, entonces cuando se llegue a 30000 pesos en la caja, se llegará al tope.

4. Establezca para que días aplicará el tope que está creando. Puede marcar la casilla Todos (todos los días), o bien uno o varios días para los que se quiere que aplique el tope. 5. Indique cuál es el valor. Debe ser un valor mayor que cero 6. Presione el botón Guardar junto a la cuadrícula. Notará que en la cuadrícula se ha agregado el nuevo tope registrado

Para Editar un tope Puede hacer cambios en los datos de un tope registrado, para ello:

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3 2

1. En la cuadrícula presione doble clic sobre el tope que desea modificar. Notará que los datos se muestran en los campos correspondientes en la parte inferior de la cuadrícula 2. Haga los cambios que requiera en los campos disponibles 3. Presione el botón Guardar, ubicado a la derecha de la cuadrícula

Para eliminar un tope 1 3 2

1. En la cuadrícula presione doble clic sobre el tope que desea modificar. Notará que los datos se muestran en los campos correspondientes en la parte inferior de la cuadrícula 2. Presione el botón Eliminar junto a la cuadrícula 3. Confirme el borrado respondiendo Si a la pregunta

Ejemplo de Tope:

A modo de ejemplo se va a establecer la siguiente situación: Para el ambiente “Salón de Belleza”, se va a establecer un tope de recogida de dinero de 1.500.000 pesos, que incluya la base de caja, para el turno Y que va desde las 10:00 hasta las 23:59. Adicionalmente, se va a establecer que este tope solo es válido para los días entre el Lunes y el Jueves. Los campos que se deberán llenar entonces quedarían de la siguiente forma:

Especificar las formas de pago que cuentan en el tope Dado que no todas las formas de pago registradas en POS implican la necesidad de recoger dinero, se debe indicar cuales pagos de deben tener en cuenta para calcular el valor en caja. Para esto desde la ventana “Recogida de Dinero” se presiona el botón Formas de Pago de la barra de herramientas.

Al presionar este botón se muestra una nueva ventana.

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Para agregar las formas de pago 1. Digite el código de la forma de pago que desea agregar. Recuerde que puede utilizar el botón Ayuda para buscar los códigos si no lo conoce. 2. Presione el botón Guardar Repita estos pasos por cada forma de pago y al terminar presione el botón Salir.

Para eliminar una forma de pago 1. Seleccione la forma de pago que desea eliminar, haciendo clic sobre su nombre en la cuadrícula 2. Presione el botón Eliminar

Importante: Para que las alertas generadas por este proceso lleguen a los usuarios interesados, debe configurarse el sistema de alertas; configure la alerta 000200: “Tope De Recogida De Dinero Alcanzado En Alguna Caja”. En el manual del módulo Seguridad de Zeus Front, encontrará la información necesaria para esta configuración. Por otra parte el proceso de análisis de los topes es realizado gracias a un Trabajo (Job) configurado en el servidor que revisa cada cierto tiempo los dineros recibidos. Si no lo tiene configurado no se generaran las alarmas, para configurarlo contacte el servicio técnico de Zeus Tecnología.

DENOMINACIONES

Este maestro permite crear los diferentes billetes y monedas que serán recibidos por los cajeros de los ambientes, incluyendo las de moneda extranjera. En el maestro podrá definir para cada denominación el tipo, el valor y a que moneda pertenece. El objetivo principal de las denominaciones es el registro de las planillas de caja en POS Touch, donde se indica cada denominación recibida y su cantidad, datos que finalmente será utilizados para el proceso de recogida de dinero.

Figura 8 Denominaciones de Monedas

CÓDIGO. Caracteres alfanuméricos que representan de forma única una denominación DESCRIPCIÓN. Nombre con que se identifica la denominación ACTIVO. Marque está casilla para indica que puede utilizarse la denominación TIPO. Indique si está ingresando billete o moneda VALOR. Monto de la denominación que está ingresando CÓDIGO MONEDA. Indique si la denominación es pesos, dólares, euros, o cualquiera de las monedas que reciba.

Para crear una nueva Denominación 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas. 2. Digite el código que desea asignar a la Denominación. Si el código existe se mostrarán sus datos y quedarán disponibles para edición. 3. Digite los datos de la Denominación. 4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

Para modificar una Denominación 1. En el campo Código digite el código de la Denominación También podemos usar el botón de ayuda para buscar el código. 2. Presione el botón Editar de la barra de herramientas. 3. Realice los cambios deseados 4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

Para borrar una Denominación

1. En el campo Código digite el código de la Denominación Podemos usar el botón de ayuda para localizar la moneda. 2. Presione el botón Borrar de la barra de herramientas. 3. Confirme el borrado. En cualquier de los casos anteriores, si decide cancelar la operación presione el botón Cancelar de la barra de herramientas.

TASAS DE CAMBIO Permite la definición de los valores de las tasas de cambio de las diferentes monedas que va a manejar el establecimiento. Solo encontramos esta opción disponible en el menú cuando manejamos la versión para restaurantes, en la versión para hoteles debemos usar la opción disponible en el módulo Parámetros

Figura 9 Tasas de Cambio

CÓDIGO DE LA MONEDA. Debe digitar el código desea asignar a la moneda, puede ser caracteres numéricos, y/o alfabéticos. FECHA TASA DE CAMBIO. Debe digitar la fecha a la que le va a digitar o modificar la tasa de cambio de esa moneda en formato Año-Mes-Día. TASA DE CAMBIO COMPRA. Debe digitar el valor de compra de esa moneda en ese día. TASA DE CAMBIO VENTA. Debe digitar el valor de venta de esa moneda en ese día. TRM Real: Solo se muestra en el maestro de Tasas de Cambio al Utilizar NIIF.

Nota: las tasas de cambio de POS, pueden estar sincronizada con las tasas establecidas en Zeus Contabilidad (Mantenimiento → Maestro de Tasas de Cambio), de tal forma que todos los cambios realizados en el sistema contable, serán actualizadas en punto de venta.

Para ingresar una Tasa 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código de la Moneda. (Se muestra su descripción)

3. Ingrese la fecha de la tasa. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 4. Ingrese los valores de compra y venta. 5. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Tasa 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el Código de la moneda. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). Presione la tecla ENTER ( ) sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Tasa 1. Localice la Tasa a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar la Tasa de un día 1. Localice la Tasa utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

MODIFICAR TARIFAS

Esta opción de la ventana de tasas de cambio ofrece, excepto el borrado, las mismas funcionalidades para el manejo de tarifas con una presentación diferente. Su principal ventana es la posibilidad de ver los datos ingresados en un rango de fechas sin necesidad de moverse entre registros.

Figura 10 Modificar Tasas de Cambio

Para Consultar las tasas 1. Ingrese el código de la tasa a consultar 2. Digite el rango de fechas 3. Presione el botón Mostrar

Para modificar 1. haga clic en la cuadrícula sobre la tasa a modificar 2. Presione el botón Modificar, ubicado debajo de la cuadrícula 3. Haga los cambios deseados 4. Presione el botón Guardar