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TABLA DE CONTENIDO 1 . ENTRANDO A PARÁMETROS............................................................................................3 1.1 . La barra de herramientas estándar de ZEUS..............................................................4 2 . MENÚ PARÁMETROS..........................................................................................................5 2.1 . Printer Setup....................................................................................................................6 2.2 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA – PAÍSES...........................................................6 2.3 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA – DEPARTAMENTOS....................................8 2.4 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA - CIUDADES..................................................10 2.5 . AGENCIAS....................................................................................................................12 2.5.1 . Contactos de las Agencias........................................................................................18 2.5.2 . Restricciones de Planes............................................................................................20 2.6 . AEROLÍNEAS...............................................................................................................21 2.7 . EMPRESAS / MAESTRO DE EMPRESAS...............................................................24 2.7.1 . CONTACTOS DE LA EMPRESA..........................................................................32 2.7.2 . Crear la empresa en el maestro de clientes...............................................................34 2.7.3 . Restricciones de Planes............................................................................................34 2.8 . EMPRESAS /MAESTRO DE DEPENDENCIAS......................................................36 2.9 . EMPRESAS /TIPOS DE EMPRESA..........................................................................38 2.10 . EMPRESAS /ACTIVIDAD ECONÓMICA.............................................................40 2.11 . HABITACIONES / TIPOS DE HABITACIÓN.......................................................42 2.12 . HABITACIONES / ACOMODACION.....................................................................45 2.13 . HABITACIONES / MAESTRO DE HABITACIONES..........................................47 2.14 . HUÉSPEDES/CLASES DE HUESPEDES...............................................................49 2.15 . HUÉSPEDES / CATEGORIAS DE HUÉSPEDES..................................................52 2.16 . HUÉSPEDES / PREFERENCIAS.............................................................................54 2.17 . HUÉSPEDES/ LÍMITES DE CRÉDITO..................................................................56 2.18 . HUÉSPEDES / OFICIOS...........................................................................................58 2.19 . HUÉSPEDES/ TIPOS DE DOCUMENTO...............................................................60 2.20 . HUÉSPEDES/HUÉSPEDES O CLIENTES.............................................................63 2.20.1 . Preferencias de Huéspedes.....................................................................................69 2.20.2 . Información Adicional...........................................................................................71 2.20.3 . Adicionar Empresas...............................................................................................73 2.20.4 . Registro de Imágenes y Huellas.............................................................................74 2.21 . HUÉSPEDES/ PREMIOS..........................................................................................76 2.22 . HUÉSPEDES/ TIPOS DE MANILLA......................................................................81 2.23 . CARGOS......................................................................................................................82 2.23.1 . Definición de Cuentas Contables ..........................................................................88 2.23.2 . Cargos Compuestos ...............................................................................................89 2.23.3 . Cargos Calculados .................................................................................................91 2.24 . GRUPOS DE CARGOS..............................................................................................94

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front 2.25 . TEMPORADAS / TEMPORADAS ESTÁNDARES...............................................96 2.26 . TEMPORADAS / TEMPORADAS ESPECIALES.................................................98 2.27 . TEMPORADAS / CALENDARIO DE TEMPORADAS......................................100 2.28 . PLANES.....................................................................................................................103 2.28.1 . Definición de la Cabecera....................................................................................104 2.28.2 . Definición del Detalle (Paquete)..........................................................................110 2.28.3 . Manejo de las Multi-tarifas..................................................................................115 2.28.4 . Restricción a los Planes........................................................................................120 2.28.5 . Cargos Deducibles ...............................................................................................121 2.29 . TARIFAS...................................................................................................................122 2.29.1 . Crear Tarifas.........................................................................................................125 2.29.2 . Copiar Tarifa........................................................................................................126 2.29.3 . Modificar Tarifas..................................................................................................128 2.30 . DESCUENTOS..........................................................................................................129 2.31 . CUENTAS CONTABLES........................................................................................131 2.32 . CAJAS........................................................................................................................133 2.33 . OFICINAS.................................................................................................................135 2.34 . MOTIVOS DE CANCELACIÓN............................................................................139 2.35 . TASAS DE CAMBIO................................................................................................141 2.35.1 . Modificar Tarifas..................................................................................................143 2.36 . MOTIVOS DE VIAJE..............................................................................................144 2.37 . CALENDARIO DE FESTIVOS..............................................................................145 2.38 . AUTORIZACIONES................................................................................................147 2.38.1 . Autorizaciones Estándares...................................................................................148 2.38.2 . Autorizaciones Especiales....................................................................................149 2.39 . EVENTOS DEL HOTEL.........................................................................................150 2.40 . CAJILLAS DE SEGURIDAD..................................................................................152 2.41 . TIPOS DE VOUCHER.............................................................................................154 2.42 . COMPLEJOS............................................................................................................156 2.42.1 . Creación................................................................................................................156 2.42.2 . Configuración.......................................................................................................159 2.43 . SEDES........................................................................................................................160 2.44 . MEDIOS.....................................................................................................................162 2.45 . QUEJAS.....................................................................................................................165 2.46 . SEGMENTACIÓN / SEGMENTO.........................................................................166 2.47 . SEGMENTACIÓN / SUBSEGMENTOS...............................................................168 2.48 . SEGMENTACIÓN / SEGMENTACIÓN...............................................................170 2.49 . ELEMENTOS............................................................................................................171 2.50 . CONTACTOS / MAESTRO DE CONTACTOS...................................................173 2.51 . CONTACTOS / TIPOS DE CONTACTOS............................................................176 2.52 . PROGRAMAS PARA CONTACTOS....................................................................178 2.53 . VUELOS.....................................................................................................................180 2.54 . INFORMACION PARA PAGOS / PLAZAS BANCARIAS................................182 Sistema de Administración Hotelera

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front 2.55 . INFORMACION PARA PAGOS / BANCOS........................................................184 2.56 . INFORMACION PARA PAGOS / TIPOS DE TARJETAS.................................185 2.57 . INFORMACION PARA PAGOS / MONEDAS.....................................................188 2.58 . INFORMACION PARA PAGOS / INTERFAZ DATAFONOS..........................190 2.59 . MOVILES..................................................................................................................193 2.60 . FACTURACIÓN/DOCUMENTOS DE FACTURACIÓN...................................196 2.61 . FACTURACION/CONCEPTOS DE FACTURACIÓN.......................................200 2.62 . FACTURACION/ESTACIONES DE FACTURACIÓN.......................................202 2.62.1 . Restricciones .......................................................................................................205 2.63 . FACTURACION/SERIES........................................................................................206 2.64 . FACTURACION/CATEGORIAS FISCALES......................................................207 2.64.1 . Configurar una Categoría Fiscal ..........................................................................209 2.65 . CLASES DE FOLIOS...............................................................................................210 2.66 . ACTUALIZACION DE ALLOTMENT.................................................................211 3 . CONSULTAS E INFORMES.............................................................................................215 3.1 . EMPRESAS.................................................................................................................216 3.2 . TIPOS DE HABITACIÓN.........................................................................................216 3.3 . HABITACIONES........................................................................................................217 3.4 . HUÉSPEDES O CLIENTES......................................................................................217 3.5 . TARIFAS.....................................................................................................................218 3.6 . CALENDARIO DE TEMPORADAS........................................................................218 3.7 . PLANES.......................................................................................................................219 3.8 . CUMPLEAÑOS DE CLIENTES...............................................................................219 3.9 . DOCUMENTOS FACTURACIÓN...........................................................................220 3.10 . LISTADO DE MULTITARIFAS............................................................................220 4 . CLAVE.................................................................................................................................221 5 . PROCESOS.........................................................................................................................221 5.1 . REPORTES/MODIFICAR REPORTES..................................................................221 5.2 . REPORTES/CREAR Y CONFIGURAR REPORTES PROPIOS........................224 5.3 . REPORTES/EJECUTAR REPORTES DE USUARIO..........................................228 5.3.1 . Reportes Incluidos..................................................................................................231 5.3.1.1 . Reservas confirmadas por llegar.....................................................................231 5.3.1.2 . INFORME DETALLADO DE FACTURAS CON CARGOS.......................232 5.3.1.3 . VENTAS POR OFICINA...............................................................................232 5.3.1.4 . RESUMEN DE CARGOS (EXTRAS)...........................................................233 5.3.1.5 . Informe del log transaccional..........................................................................233 5.3.1.6 . Informe del log TRIBUTARIO.......................................................................234 5.3.1.7 . ACUMULADO DE NOCHES POR AGENCIA O EMPRESA.....................234 5.3.1.8 . Informe de reservas por tipo de garantía.........................................................234 5.4 . MODIFICAR PARAMETROS HOTEL..................................................................235 5.5 . MODIFICAR PARAMETROS PS_HOTEL............................................................237 5.6 . MODIFICAR PARAMETROS ESPECIALES........................................................239 Sistema de Administración Hotelera

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front 5.7 . PRESUPUESTO..........................................................................................................241 5.8 . AUTORIZACION DE CRÉDITOS...........................................................................242 5.9 . INTERFACES DE LLAVES......................................................................................243 5.10 . INTERFACES EXTERNAS....................................................................................245 5.11 . UNIFICAR / CAMBIAR CÓDIGOS......................................................................247 5.12 . RESOLUCIONES.....................................................................................................248 5.13 . EXCEPCIÓN EXCLUSIONES DE IMPUESTO..................................................251 5.14 . CREACIÓN Y ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS DE BARRA................................252 5.15 . CAMBIO DEL TIPO DE UNA HABITACIÓN.....................................................255 5.16 . GENERAR DATOS FACTURACIÓN...................................................................256 5.17 . ACTUALIZAR EQUIVALENCIAS.......................................................................257 5.18 . ACTIVACIÓN/INACTIVACIÓN MASIVA DE HABITACIONES POR TIPO ................................................................................................................................................258 6 . Sistema de carga de imágenes de Zeus...............................................................................270 6.1 . Cargar desde un Archivo............................................................................................270 6.2 . Cargar desde un dispositivo.......................................................................................271 6.3 . Luego de Cargadas las Imágenes...............................................................................273 6.3.1 . Grabar la imagen en un archivo.............................................................................273 6.3.2 . Grabar la imagen en la base de datos de Zeus........................................................274 6.3.3 . Eliminar una imagen de la base de datos de Zeus..................................................274

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ZEUS

PARÁMETROS Manual de usuario

ZEUS TECNOLOGIA S.A. Centro Cial. Bocagrande Local 203 PBX: 6555015 Cartagena de Indias - Colombia ___________________ Cra 16 # 79-76 Ofc.501 Tele Fax: 6181248 – 6097000 Bogota - Colombia

INTRODUCCIÓN ¿ Que es Parámetros? Todas las tareas que diariamente se realizan en un hotel requieren de cierta información general que permite indicar características especiales a cada una de ellas. Estos datos generales se conocen como parámetros (Habitaciones, Clientes, Agencias, Aerolíneas, Empresas, Planes, Temporadas, Países, Ciudades, etc.) y en conjunto conforman las bases necesarias para el funcionamiento del sistema. En el módulo Parámetros de ZEUS encontramos una serie de opciones que brindan todas las facilidades para ingresar los datos generales o parámetros del sistema, de igual forma nos permiten modificarlos y consultarlos. Es importante tener en cuenta que de la consistencia de los parámetros dependen los resultados que se obtendrán al utilizar el software.

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1 . ENTRANDO A PARÁMETROS Después de seleccionar el icono de Parámetros, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.

Icono de acceso

En ella se ingresan los datos del usuario que desea ingresar al sistema, tales como Usuario y clave.

Nombre del Usuario con el que desea ingresar

Presione para iniciar la sesion. Presione para salir del sistema

Clave o Pasabordo del usuario

Figura 1 Inicio de sesión

Después de indicar Usuario y Password, y en caso de haber ingresado con un usuario válido al sistema, se despliega la ventana principal la cual conserva las características comunes que identifican todos los módulos de ZEUS. En la Figura 2 Ventana principal de PARÁMETROS podemos observar las características de dicha ventana.

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Barra de menús

Los Usuarios y sus Claves son creados desde el módulo “Seguridad” de ZEUS FRONT.

Figura 2 Ventana principal de PARÁMETROS

EL siguiente paso consiste en conocer cada una de las opciones del menú Parámetros, sin embargo antes de entrar a detallar dichas opciones debemos conocer un estándar que manejan las ventanas de este módulo.

1.1 . La barra de herramientas estándar de ZEUS Permite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuación.

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2 . MENÚ PARÁMETROS En este ítem del menú principal se encontramos todas las opciones necesarias para la creación, modificación y búsqueda de los parámetros generales. Tareas que se realizan fácil y rápidamente.

Figura 3 Menú Parámetros

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2.1 . Printer Setup Permite indicar con que impresora, de las conectadas al sistema, deseamos imprimir los reportes de ZEUS.

Figura 4 Printer Setup (Configuración de Impresora)

Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al momento de imprimir los reportes como veremos mas adelante.

2.2 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA – PAÍSES Mediante esta opción se crean, modifican y/o consultan los países de procedencia y destino de los huéspedes.

Figura 5 Países

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

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican el País. La codificación es asignada libremente por el usuario.



NOMBRE. Digite el nombre del País.



CÓDIGO D.A.S. Código equivalente para el país proporcionado por el D.A.S. (Departamento Administrativo de Seguridad – Colombia -) el cual será utilizado para los informes de llegadas y salidas que se debe suministrar para este organismo de control.

Para ingresar un País 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código que desea asignar al País. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese la los datos del País. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un País 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del País a buscar. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

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Para modificar los datos de un País 1. Localice el País a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un País 1. Localice el País utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.3 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA – DEPARTAMENTOS Mediante esta opción se crean, modifican y/o consultan los departamentos (denominados como estados en algunos países) los cuales serán asignados a las diferentes ciudades.

Figura 6 Departamentos

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

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican al departamento. La codificación es asignada libremente por el usuario.



NOMBRE. Digite el nombre del Departamento.

Para ingresar un Departamento 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código que desea asignar al Departamento. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese la los datos del Departamento. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Departamento 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del Departamento a buscar. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Departamento

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1. Localice el Departamento a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Departamento 4. Localice el Departamento utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 5. Presione el botón Borrar. 6. Confirme el borrado.

2.4 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA - CIUDADES Utilice esta opción para crear, modificar o consultar las ciudades de procedencia y destino de los huéspedes.

Figura 7 Ciudades

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

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Ciudad. La codificación es asignada libremente por el usuario.



NOMBRE. Digite el nombre de la Ciudad.



DEPARTAMENTO. Código del departamento al que pertenece la ciudad.



PAÍS. País al que pertenece la Ciudad.



CÓDIGO D.A.S. Código equivalente para la ciudad proporcionado por el D.A.S. (Departamento Administrativo de Seguridad – Colombia -) el cual será utilizado para los informes de llegadas y salidas que se debe suministrar para este organismo de control.



EQUIVALENCIA. Códigos para manejo de interfases externas que manejan codificaciones diferentes a Zeus Hoteles.

Para ingresar una Ciudad 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código que desea asignar al Ciudad. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese la los datos de la Ciudad. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Ciudad 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Ciudad a buscar. Sistema de Administración Hotelera

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3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Ciudad 1. Localice la Ciudad modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Ciudad 1. Localice la Ciudad utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar 3. Confirme el borrado.

2.5 . AGENCIAS Permite la creación, modificación, borrado y consulta de las Agencias de Viajes que trabajan con el hotel así como las oficinas desde las que se realizan ventas directas del hotel conocidas en Zeus como AgenciasOficina. La información de las agencias es requerida tanto en las reservas como en el registro de huéspedes (check-in) y es un dato obligatorio al momento de ingresarlos.

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Figura 8 Agencias de Viaje

Los datos solicitados en esta opción, se detallan a continuación: 

CÓDIGO. Puede digitar números, letras o la combinación de estos para asignar un código. La codificación es asignada libremente por el usuario, se recomienda asignar 4 números iniciando por el 0001. La codificación también puede ser generada automáticamente, para ello debe estar adecuadamente parametrizado el sistema, para lo cual debe solicitar instrucciones a Zeus Tecnología. Una vez parametrizado podrá escribir la palabra NUEV en el campo, y al presionar el botón Guardar el sistema asignará el consecutivo correspondiente. En estos casos no podrá ingresar códigos libremente. Al llegar al consecutivo 9999 el sistema iniciará por el A000 y así sucesivamente.

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

NOMBRE. Debe digitar la razón social de la agencia o bien el nombre de la oficina en caso de ser una agencia-oficina.



DIRECCIÓN. Debe Digitar La Dirección Comercial De La Agencia o la ubicación de la agencia-oficina.



NIT. Debe digitar el Número de documento legal la agencia. Puede definir por parámetro si el número de documento aquí digitado se debe validar contra Zeus Contabilidad. Esta funcionalidad puede activarla desde los parámetros de Hotel y debe tener en cuenta puede requerir de parámetros especiales en el servidor para conectar la base de datos de hoteles con la de contabilidad. En caso de estar ingresando una agencia nueva o modificar el NIT de una existente, si escribimos un número NIT que ya existe entre las agencias están creadas, al hacer clic en el botón Guardar, el sistema despliega un mensaje indicando que ese número NIT ya existe para otra agencia; aparece el código y el nombre de las agencias que tienen ese mismo número NIT y se pregunta si se desea continuar y crear la agencia con ese mismo NIT, o no continuar y modificar el NIT.



ALLOTMENT EN HABITACIONES. Número máximo de habitaciones que puede vender la agencia.



CIUDAD. Debe digitar el código de la ciudad a la que pertenece la Agencia o utilizar, recuerde que puede hacer uso del botón ayuda para localizar el código en caso que lo desconozca.



TELÉFONO. Debe digitar el o los números telefónicos de la agencia.



TELEX. Debe digitar el número de telex de la agencia.



ENCARGADO. Debe digitar el nombre de la persona encargada de las relaciones entre la agencia y el hotel. Sistema de Administración Hotelera

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

CARGO. Debe digitar el cargo de la persona encargada de las relaciones entre la agencia y el hotel.



TELEFAX. Debe digitar el número de telefax o fax de la agencia.



% COMISIÓN. Debe digitar el porcentaje de comisión al cual tiene derecho la agencia sobre las ventas realizadas.



CRÉDITO. Haga Clic en el recuadro si la agencia de viajes tiene crédito con el hotel, es decir si se permite o no generarle una cuenta por cobrar. Esta opción podría estar deshabilitada si el usuario que esta utilizando no es un usuario autorizado.



AGENCIA-OFICINA. Como se menciono anteriormente, las ventas realizadas directamente por el hotel deben ser registradas como ventas de agencia-oficina, es decir, las oficinas que hacen ventas del hotel deben ser creadas como agencias y tener seleccionada la opción Agencia-Oficina.



CUENTA BANCARIA. Número de cuenta en la que se realizan las consignaciones de la agencia.



MAIL. Correo electrónico de la agencia.



EJECUTIVA DE CUENTA. Código de la ejecutiva de cuenta del hotel encargada de la agencia. Puede utilizar la ayuda para obtener la lista de ejecutivas existentes.



REMISIÓN A PARTIR DEL DIA. Permite indicar a partir de que día del mes el sistema debe forzar la generación de remisiones y no permitir generación de facturas cuando se hace una CXC a la agencia.

Especiales 

SEGMENTACION. Código del segmento y subsegmentos al que pertenece la agencia y que puede será asignado de forma automática a los huéspedes si así se define.



ASIGNAR AL HUÉSPED. Marque esta casilla si quiere que el sistema asigne de forma automática la segmentación de la agencia a los huéspedes que hagan reserva por esta agencia. Sistema de Administración Hotelera

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Las autorizaciones para los usuarios que pueden dar crédito se asignan desde el módulo de seguridad en la opción de creación de usuarios.

Las ejecutivas se crean desde el módulo parámetros mediante la opción Contactos y definiéndolas como contacto interno, mientras que los contactos no se definen con esta característica

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Tenga en cuenta el parámetro general de HOTEL que indica si se asignara la segmentación de la reserva o la empresa (parámetro: ASIGNACION DE SEGMENTO EN LA RESERVA) 

CATEGORÍA FISCAL. Indique el código de categoría al que pertenece la agencia y gracias a la cual el sistema podrá hacer los cálculos correspondientes de retenciones al realizar un facturar CXC a esta agencia



VALIDAR CATEGORIA. Define si al evaluar la agencia en el proceso de facturación se tendrá en cuenta la categoría asignada a la agencia. Si no se marca la casilla al hacer una factura CXC a esta agencia el sistema no calculará las retenciones.



REMISION A PARTIR DEL DÍA. Especifique desde que fecha el sistema no aceptará la generación de facturas y obligará a la emisión de de una remisión. Por Ejemplo: si coloca 25, el sistema a partir de ese día y hasta final de mes no permitirá hacer facturas a esta agencia.



DÍAS DE VENCIMIENTO DE FACTURAS. Por defecto existe un parámetro que especifica para las facturas generadas desde Front, cuantos serán los días de vencimiento. Si la agencia tiene un número de días de vencimiento diferentes a ese parámetro general, indique en este campo cuantos días.

Datos Contables



CUENTA CXC. Debe digitar el código de cuenta contable correspondiente a “cuentas por cobrar agencias”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Este código solo es solicitado si la agencia tiene crédito con el hotel. Puede utilizar la ayuda para localizarlo.



CUENTA CXC US. Debe digitar el código de cuenta contable para dólares correspondiente a “cuentas por cobrar agencias”, el

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cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Observaciones



Contiene un campo para ingresar anotaciones sobre la agencia que pueda considerar importante tener en el sistema.

Contactos



Lista de personas asociadas a la agencia y que son catalogadas como contactos para el hotel. Aquellas que laborando para la agencia realizan ventas para el hotel convirtiéndose en contactos directos para este último.

Para ingresar una Agencia 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código que desea asignar a la agencia. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos de la agencia. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas. Sistema de Administración Hotelera

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Para localizar una Agencia 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la agencia a buscar. 3. Presione el botón Buscar. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 4. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Agencia 1. Localice la Agencia a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Agencia 1. Localice la Agencia a modificar utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.5.1 .

Contactos de las Agencias

La ventana de agencias permite ingresar los contactos con los que se cuenta en cada una de las agencias creadas con el fin de llevar un registro más completo que permita llevar información detallada de los mismos. Sistema de Administración Hotelera

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Para Modificar Contactos a la Agencia 1. Localice la Agencia a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar de la barra de herramientas. 3. Presione el botón Editar ubicado al lado derecho de la cuadrícula de los contactos

4. Se desplegara la siguiente ventana

Figura 9 Definición de Contactos para Agencias

Estando ubicados en esta ventana podrá ingresar y borrar los contactos asociados a las agencias así:

Para Ingresar un Contacto a la Agencia Sistema de Administración Hotelera

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1. Presione el botón Adicionar Contacto. 2. En la parte inferior de la ventana el sistema solicitara el código del contacto a ingresar, digítelo o búsquelo utilizando el botón de ayuda. 3. Presione el botón Guardar. Notará que el contacto aparece en la cuadrícula.

Para Eliminar un Contacto de la Agencia 1. Presione sobre el contacto que desea eliminar. 2. Presione el botón Eliminar Contacto. 3. Confirme el borrado.

El botón Listado de Contactos muestra la lista de contactos activos de la agencia, estos son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula. El botón Listado de Contactos General muestra la lista de contactos activos y borrado de la agencia seleccionada, los primeros son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula, mientras que los segundos se identifican con la letra B. También notará que muestra los contactos borrados con letras de color rojo. Un contacto que ha sido borrado puede ser ingresado nuevamente, en cuyo caso quedarán dos registros del mismo contacto, uno con estado A y otro(s) con estado B.

2.5.2 .

Restricciones de Planes

En la barra de herramientas el botón de restricción de Planes le permite seleccionar cuales son los planes que la agencia no puede vender. Por defecto las reservas de una agencia se pueden hacer en cualquiera de los planes activos.

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Para hacer la restricción seleccione el botón Restricciones y en la ventana desplegada seleccione los planes que desea restringir marcando la casilla de la derecha. Presione el botón guardar y luego salga de la opción.

2.6 . AEROLÍNEAS Utilice esta opción para Crear, Modificar, Borrar o Consultar aerolíneas. Una vez codificadas, podrá indicar la aerolínea por la que arriban los huéspedes lo que a su vez le permitirá obtener datos estadísticos al respecto.

Figura 10 Aerolíneas



CODIGO. Números, letras o combinación de estos que identifican la aerolínea. La codificación es asignada libremente por el usuario.



NOMBRE. Nombre de la aerolínea. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front



CIUDAD. Digite el código de la ciudad a la que pertenece la aerolínea. Puede utilizar el botón ayuda (o la tecla f4) que se encuentra en la parte superior para efectuar la búsqueda de este. Al frente le aparecerá el nombre y el país correspondiente a la ciudad.



DIRECCIÓN. Digite la dirección comercial de la aerolínea.



NIT. Digite el NIT o número de identificación de la aerolínea. En caso de estar ingresando una agencia nueva o modificar el NIT de una existente, si escribimos un número NIT que ya existe entre las agencias están creadas, al hacer clic en el botón Guardar, el sistema despliega un mensaje indicando que ese número NIT ya existe para otra agencia; aparece el código y el nombre de las agencias que tienen ese mismo número NIT y se pregunta si se desea continuar y crear la agencia con ese mismo NIT, o no continuar y modificar el NIT.



TELÉFONO. Números telefónicos de la aerolínea.



TELÉFONO 2. Permite registrar un segundo número para comunicase con la agencia



FAX. Número de teléfono para envío de facsímiles a la aerolínea.



ENCARGADO. Nombre de la persona encargada de las relaciones entre la aerolínea y el hotel.



CARGO. Cargo de la persona encargada de las relaciones entre la aerolínea y el hotel.



CRÉDITO. Presione clic en el cuadro si la aerolínea tiene crédito con el hotel, es decir si se permite o no generarle una cuenta por cobrar. Esta opción podría estar deshabilitada si el usuario que esta utilizando no es un usuario autorizado.

Sistema de Administración Hotelera

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Las autorizaciones para los usuarios que pueden dar crédito se asignan desde el módulo de seguridad en la opción de creación de usuarios.

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front



% DESCUENTO. Porcentaje de descuento que el hotel le va a ofrecer a ésta aerolínea.



CUENTA CONTABLE. Código de cuenta correspondiente a “cuentas por cobrar aerolíneas”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “cuentas contables” de este módulo. Puede utilizar el botón ayuda (tecla f4) que se encuentra en la parte superior derecha para efectuar la búsqueda. Este código solo es solicitado si la aerolínea tiene crédito con el hotel.

Para ingresar una Aerolínea 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código que desea asignar a la Aerolínea. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos de la Aerolínea. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Aerolínea 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Aerolínea buscar. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Aerolínea Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

1. Localice la Aerolínea a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Aerolínea 1. Localice la Aerolínea a modificar utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.7 . EMPRESAS / MAESTRO DE EMPRESAS Muchas de los huéspedes que llegan al hotel lo hacen a través de una empresa que lo respalda. La creación, modificación, borrado y consulta de estas empresas se realiza mediante esta opción del menú parámetros.

Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Figura 11 Empresas



CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Empresa. La codificación es asignada libremente por el usuario, se recomienda asignar 4 números iniciando por el 0001. La codificación también puede ser generada automáticamente, para ello debe estar adecuadamente parametrizado el sistema, para lo cual debe solicitar instrucciones a Zeus Tecnología. Una vez parametrizado podrá escribir la palabra NUEV en el campo, y al presionar el botón Guardar el sistema asignará el consecutivo correspondiente. En estos casos no podrá ingresar códigos libremente. Al llegar al consecutivo 9999 el sistema iniciará por el A000 y así sucesivamente.



NOMBRE. Digite la Razón Social de la empresa.

Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front



DIRECCIÓN. Indique la dirección comercial de la Empresa.



NIT. Digite el Número de Identificación Tributaria de la empresa. Puede definir por parámetro si el número de documento aquí digitado se debe validar contra Zeus Contabilidad. Esta funcionalidad puede activarla desde los parámetros de Hotel y debe tener en cuenta puede requerir de parámetros especiales en el servidor para conectar la base de datos de hoteles con la de contabilidad.



ALLOTMENT EN HAB. Indique el número máximo de habitaciones que pueden ser vendidas a la empresa.



CIUDAD. Digite el código de la ciudad a la que pertenece la empresa. Puede utilizar el botón ayuda (o la tecla f4) que se encuentra en la parte superior para efectuar la búsqueda de este. Al frente le aparecerá el nombre y el país correspondiente a la ciudad.



TELÉFONO. Números telefónicos de la empresa.



TELEFAX. Número de telefax o fax de la empresa.



TELEX. Número de telex de la empresa.



ENCARGADO. Nombre de la persona encargada de las relaciones entre la empresa y el hotel.



CARGO. Función que desempeña la persona encargada de las relaciones entre la empresa y el hotel.



CRÉDITO. Presionar Clic en el cuadro si la empresa tiene crédito con el hotel, es decir si se permite o no generarle una cuenta por cobrar. Esta opción podría estar deshabilitada si el usuario que esta utilizando no es un usuario autorizado.



% DESCUENTO. Porcentaje de descuento que el hotel le ofrece a esta empresa e el valor de habitación.



VLR. EN HABITACIONES. Permite indicar una tarifa única a cobrar a la empresa en las reservas, en otras palabras si se indica un valor diferente de cero en este campo todas las personas a quienes se les haga reserva y pertenezcan a esta empresa se les asignara como tarifa de habitación el valor aquí indicado Sistema de Administración Hotelera

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Las autorizaciones para los usuarios que pueden dar crédito se asignan desde el módulo de seguridad en la opción de creación de usuarios.

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

independiente del tipo de habitación, acomodación o plan seleccionado. 

PLAN. Si el hotel tiene designado un plan especial para la empresa, indique en este campo su código, esto permitirá que al hacer una reserva se puedan localizar fácilmente los planes asociados a una empresa específica Recuerde que puede utilizar la ayuda para buscar los planes existentes.



MAIL. Dirección de correo Internet de la empresa para el buzón de mensajes.



EJECUTIVO DE CUENTA. Código del ejecutivo de cuenta del hotel (también llamados en Zeus Contactos internos) que tiene a su cargo la empresa.



CONTACTO. Nombre del contacto de primera mano con quien puedo obtener información de la empresa



TELEFONO. Número en el cual puedo localizar al contacto telefónicamente.

Especiales 

SEGMENTACION. Indique el segmento al cual esta asociado la empresa y con el cual podrá emitir información de empresas por segmento y asignar a los huéspedes registrado con la empresa.



ASIGNAR A HUÉSPED. Indica si el segmento asociado a la empresa se asigna como segmento por defecto al registrar los huéspedes.



CATEGORÍA FISCAL. Indique el código de categoría al que pertenece la empresa y gracias a la cual el sistema podrá hacer los cálculos correspondientes de retenciones al realizar un facturar CXC a esta empresa



VALIDAR CATEGORIA. Define si al evaluar la empresa en el proceso de facturación se tendrá en cuenta la categoría asignada a la empresa. Si no se marca la casilla al hacer una factura CXC a esta empresa el sistema no calculará las retenciones.

Sistema de Administración Hotelera

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Las ejecutivas se crean desde el módulo parámetros mediante la opción Contactos y definiéndolas como contacto interno, mientras que los contactos no se definen con esta característica

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front



EMPRESA. El campo en el cual se coloca la razón social de la empresa tiene un tope de 50 caracteres, sin embargo es posible encontrar empresas cuyo nombre supera ampliamente esta cantidad. Este campo suple esa necesidad, pues puede ingresarse hasta 250 caracteres para le nombre de la empresa. Este nombre o razón social será utilizado para el proceso de facturación.



REMISIÓN A PARTIR DEL DIA. Permite indicar a partir de que día del mes el sistema debe forzar la generación de remisiones y no permitir generación de facturas cuando se hace una CXC a la empresa.



DÍAS DE VENCIMIENTO DE FACTURAS. Por defecto existe un parámetro que especifica para las facturas generadas desde Front, cuantos serán los días de vencimiento. Si la empresa tiene un número de días de vencimiento diferentes a ese parámetro general, indique en este campo cuantos días.

Adicionales



TIPO DE EMPRESA. Si ha creado una estructura para clasificar las empresas según un tipo, asigne aquí el código del tipo correspondiente a la empresa que está ingresando o modificando.



DEPENDE DE. Existen grupos empresariales que manejan múltiples empresas y para efectos estadísticos es importante para el hotel no solo conocer los ingresos generados por cada una de esas empresas sino también el total del grupo. En estos casos se debe crear inicialmente al grupo como empresa y posteriormente crear cada una de las empresas que la componen teniendo en cuenta que a estas últimas en el campo Depende de se les debe colocar el código de la empresa inicialmente creada, es decir, el código del grupo empresarial.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front



DEPENDENCIA. Existen empresas en que las diferentes dependencias o departamentos hacen solicitudes independientes al hotel (no hay un manejo centralizado de las reservas). Estas empresas manejan un mismo NIT y una misma razón social pero se necesita el control independiente de las dependencias que la componen para efectos de tarifas y estadísticas. Para este tipo de situaciones Zeus Hoteles provee la facilidad que crear dependencias de tal forma que la información esté correctamente organizada. En este campo se debe digitar el código de la dependencia en caso de ser necesario.

Datos Contables



CUENTA CONTABLE. Código de cuenta correspondiente a “cuentas por cobrar empresas”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda (Tecla F4) que se encuentra en la parte superior derecha para efectuar la búsqueda. Este código solo es necesario si la empresa tiene crédito con el hotel.



CUENTA CONTABLE US. Código de cuenta en dólares correspondiente a “cuentas por cobrar empresas”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda (Tecla F4) que se encuentra en la parte superior derecha para efectuar la búsqueda. Este código solo es necesario si la empresa tiene crédito con el hotel.

Observaciones



Contiene un campo para ingresar anotaciones sobre la agencia que pueda considerar importante tener en el sistema. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Contactos



INFORMACION DE CONTACTOS. Lista de personas asociadas a la empresa y que son catalogadas como contactos para el hotel. Aquellas que laborando para la empresa realizan ventas para el hotel convirtiéndose en contactos directos para este último.

Legales



REPRESENTANTE. Incluye información básica sobre el representante legal de la empresa, tales como su nombre, número de documento de identificación, cargo dentro de la empresa y ciudad de residencia.



ACTIVIDAD ECONÓMICA. Permite indicar información básica sobre la empresa, tales como un código de actividad económica, una pequeña observación sobre dicha actividad y la fecha de constitución de la empresa.

. Para ingresar una Empresa 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código que desea asignar a la Empresa. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

3. Ingrese los datos de la Empresa. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Empresa 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Empresa buscar. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Empresa 1. Localice la Empresa a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Empresa 1. Localice la Empresa utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2.7.1 .

CONTACTOS DE LA EMPRESA

La ventana de empresas permite ingresar los contactos con los que se cuenta en cada una de las empresas creadas con el fin de llevar un registro más completo que permita llevar información detallada de los mismos para efectos de control y estadísticas. A continuación detallaremos como se realiza el manejo de estos contactos y las opciones que el sistema provee.

Para Modificar Contactos a la Empresa 1. Localice la Empresa a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar de la barra de herramientas. 3. Presione el botón Editar ubicado al lado derecho de la cuadrícula de los contactos

4. Se desplegara la siguiente ventana

Figura 12 Definición de Contactos para Empresas Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Estando ubicados en esta ventana podrá ingresar y borrar los contactos asociados a las empresas así:

Para Ingresar un Contacto a la Empresa 1. Presione el botón Adicionar Contacto. 2. En la parte inferior de la ventana el sistema solicitara el código del contacto a ingresar, digítelo o búsquelo utilizando el botón de ayuda. 3. Presione el botón Guardar. Notará que el contacto aparece en la cuadrícula.

Para Eliminar un Contacto de la Empresa 1. Presione sobre el contacto que desea eliminar. 2. Presione el botón Eliminar Contacto. 3. Confirme el borrado.

El botón Listado de Contactos muestra la lista de contactos activos de la empresa, estos son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula. El botón Listado de Contactos General muestra la lista de contactos activos y borrado de la empresa seleccionada, los primeros son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula, mientras que los segundos se identifican con la letra B. También notará que muestra los contactos borrados con letras de color rojo.

Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Un contacto que ha sido borrado puede ser ingresado nuevamente, en cuyo caso quedarán dos registros del mismo contacto, uno con estado A y otro(s) con estado B.

2.7.2 .

Crear la empresa en el maestro de clientes

Puede crear directamente una empresa como cliente en el maestro de clientes desde esta ventana con el botón Crear como cliente la empresa, de la barra de herramientas.

Este botón solo está disponible si el usuario tiene acceso al maestro de clientes, de otra forma no permitirá crearlo, de igual manera si el usuario tiene la restricción de solo lectura para el maestro de empresa, este botón también estará deshabilitado. Para crear la empresa como cliente, ubique inicialmente la empresa que desea crear, haga clic en el botón mencionado y confirme.

Si el usurario confirma haciendo clic que Si, se creara este cliente.

Luego de esto podrá ir al maestro de cliente y verificar que se creo utilizando el NIT de la empresa.

2.7.3 .

Restricciones de Planes

Mediante este botón de la barra de herramientas el usuario puede definir cuáles son los planes que no puede vender la empresa, de tal manera si una empresa tiene restringidos planes al momento de hacer una reserva o un check-in o un cambio de plan el sistema verifique y Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

en caso de que la empresa no pueda vender el plan sacara un mensaje indicándolo.

Al presionar el botón el sistema desplegará una nueva ventana

2

1

Para registrar la restricción 1. Marque la casilla de aquellos planes que deben quedar restringidos 2. Presione el botón Guardar

Si realiza una reserva o un registro invalido el sistema emitirá el mensaje:

Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2.8 . EMPRESAS /MAESTRO DE DEPENDENCIAS Es muy común encontrar que al interior de las empresas existen subdivisiones tantos en las áreas administrativas como operativas a las cuales se les acostumbra llamar por nombres como departamentos, división o dependencia. Esta opción del menú nos permite crear, modificar, borrar y consultarlas.

Figura 13 Maestro de Dependencias de Empresas

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Dependencia. La codificación es asignada libremente por el usuario. NOMBRE. Descripción de la dependencia. EMPRESA. Código de la Empresa a la que pertenece la dependencia.

Para ingresar una Dependencia 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2. Digite el código que desea asignar. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese la los datos de la Empresa. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Dependencia 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Dependencia. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Dependencia 1. Localice la clase a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Dependencia Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

1. Localice la Dependencia utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.9 . EMPRESAS /TIPOS DE EMPRESA Permite crear en el sistema una estructura de clasificación de las empresas según un tipo asignado por el usuario, quien libremente puede crear tipos de empresa y asignarlas a las empresas desde el maestro de empresas.

Figura 14 Maestro de Tipos de Empresa

Para ingresar un Tipo de Empresa 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Tipo de Empresa. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos del Tipo de Empresa. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.

Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Tipo de Empresa 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el código del Tipo de Empresa. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Tipo de Empresa 1. Localice el Tipo de Empresa utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Tipo de Empresa 1. Localice el Tipo de Empresa utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar 3.

Confirme el borrado.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2.10 .

EMPRESAS /ACTIVIDAD ECONÓMICA

Permite crear en el sistema una estructura de clasificación de empresas según su actividad económica, el usuario podrá crear libremente las clasificaciones requeridas y asignarlas a las empresas desde el maestro de empresas.

Figura 15 Maestro de Actividad Económica

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Actividad. La codificación es asignada libremente por el usuario. DESCRIPCIÓN. Texto que describe la Actividad Económica ingresada.

Para ingresar una Actividad Económica 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código de la Actividad Económica. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos de la Preferencia. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Para localizar una Actividad Económica 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el código de la Actividad Económica. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Actividad Económica 1. Localice la Actividad Económica utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Actividad Económica 1. Localice la Actividad utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2.11 . HABITACIONES / TIPOS DE HABITACIÓN Es común encontrar en los hoteles variedad en lo que concierne a las características de las habitaciones. Estas diferencias que identifican las habitaciones, nos permiten a su vez dar nombres a estas. A estos nombres, tales como: Suite, Júnior, Estándar, Presidencial, etc. Se les conoce en ZEUS como tipos de habitación.

Figura 16 Tipos de Habitación

TIPO DE HABITACIÓN. Código del tipo de habitación, que puede se numérico o alfanumérico. Si al digitar el código del tipo de habitación ya existe, el sistema traerá todos los datos y quedaran en modo edición o modificación. DESCRIPCIÓN. Debe digitar la descripción del tipo de habitación. TOTAL DE HABITACIONES. Es el número total de habitaciones que han sido creadas con este tipo. Este campo no es modificable y lo va calculando el sistema automáticamente cada vez que se crea una habitación. CAPACIDAD. Debe digitar el número máximo de personas que se pueden alojar en este tipo de habitación. ESPECIFICACIONES. Aquí puede indicar las especificaciones que tienen las habitaciones de este tipo. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

VALOR PERSONA ADICIONAL EN $. Digite el valor excedente en pesos que se le debe cargar a la tarifa por concepto de persona adicional, este campo es de carácter informativo. VALOR PERSONA ADICIONAL EN US Digite el valor excedente en dólares que le debe cargar a la tarifa por persona adicional, este campo es de carácter informativo. RANGO. Permite indicar mediante números el nivel en que se encuentra la habitación. Mediante este sistema se ubica cual habitación es de mayor categoría que otra y así se determinan los Upgrade TIPO DE HABITACIÓN SUPERIOR. Indique el tipo de habitación del siguiente rango, con mayor jerarquía, entre todos los tipos de habitaciones. CENTRO DE COSTO. Puede indicar un centro de costo particular por cada tipo de habitación, si no lo indica el sistema tomara el centro de costo asociado al cargo. TERRENOS EQUIVALENTES. Indica cantidad de Terrenos que ocupa ese Tipo de Habitación. De esta manera el sistema podrá calcular cuántos Terrenos se ocuparán cada vez que se haga uso de una Habitación de ese Tipo. Básicamente lo que se necesita es crear por cada Tipo de Habitación, una cantidad de Habitaciones tal que la suma de los terrenos equivalentes de todas, llegue al tope de terrenos asignado al Complejo al que pertenecen. En otras palabras si para un complejo acepto varios tipos de carpas (2 personas, 4 personas, 10 personas, etc.), cada una de ellas finalmente según su tamaño ocupará un número de terrenos y por cada una debe crear un tipo de habitación. Luego desde el maestro de habitaciones deben crearse tantas carpas como puedan estar al mismo tiempo para ocupar el máximo de terrenos disponibles por tipo.

Para ingresar un Tipo de Habitación 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código que desea asignar. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

Sistema de Administración Hotelera

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El control de terrenos es una funcionalidad asociada con los Complejos y que permiten controlar espacios asociados a habitaciones.

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

3. Ingrese la los datos del tipo. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Tipo de Habitación 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del Tipo de Habitación. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado. Para modificar los datos de un Tipo 1. Localice el Tipo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Tipo de Habitación 1. Localice el Tipo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2.12 .

HABITACIONES / ACOMODACION

La clase de habitación hace referencia a las diferentes acomodaciones que pueden tener las habitaciones. Es decir, un hotel puede definir acomodaciones Sencillas, Dobles, Triples, Cuádruples, etc. Es importante tener en cuenta que las habitaciones no están sujetas a una clase, y que se deben de crear dichas clases teniendo en cuenta el global de las habitaciones.

Figura 17 Clases de Habitación

CLASE DE HABITACIÓN. Código de la clase de habitación. Puede codificar utilizando números, letras o combinación de estos. DESCRIPCIÓN. Digite la descripción de la clase de habitación. NUMERO DE PERSONAS. Indique el número de personas que aplica para esta clase de habitación.

Para ingresar una Clase de Habitación 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2. Digite el código que desea asignar. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese la los datos de la clase. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Clase de Habitación 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Clase de Habitación. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado. Para modificar los datos de una Clase 1. Localice la clase a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Clase de Habitación 1. Localice la Clase utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

3. Confirme el borrado.

2.13 . HABITACIONES / MAESTRO DE HABITACIONES Utilice esta opción para crear las habitaciones con las que cuenta el hotel.

Figura 18 Habitaciones

NUMERO DE HABITACIÓN. Digite el número asociado a la Habitación según los estándares del hotel, se recomienda ajustar el número de dígitos al número mayor disponible, de tal forma que si existen habitaciones de tres y de cuatro dígitos se deben crear utilizando cuatro. Ejemplo: 0201, 1001 TIPO DE HABITACIÓN. Indique el tipo de habitación al cual pertenece esta habitación, el sistema mostrará en la parte derecha la descripción del tipo de habitación. ÁREA EN M2. Especifique el área en metros cuadrados que tiene la habitación. COMUNICA CON HABITACIÓN. En caso de que esta habitación esté intercomunicada, digite el número de la Habitación con la que comunica.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

FECHA DE DISPONIBILIDAD. Fecha desde la cual la habitación puede ser vendida. En la parte inferior de la ventana se muestran ocho casillas que contienen atributos. Estos pueden ser personalizados por el hotel y permiten especificar características especiales a las habitaciones, las cuales permitirán posteriormente realizar búsquedas de acuerdo a ellas. Como ejemplo de atributos podemos mencionar: Vista al mar, Balcón, Hamaca, etc. Las imágenes asociadas a estos atributos se encuentran en el directorio donde esta instalada la aplicación y sus nombres estándares son: ATRIBUT1.BMP, ATRIBUT2.BMP, ATRIBUT3.BMP, ATRIBUT4.BMP, ATRIBUT5.BMP, ATRIBUT6.BMP, ATRIBUT7.BMP y ATRIBUT8.BMP. Puede hacer las modificaciones deseadas a los mismos solo teniendo en cuenta no cambiar el ancho y el alto predefinido. Las descripciones de cada uno de estos atributos pueden ser modificadas mediante la opción: Parámetros de Hotel ubicados en la opción Procesos de este módulo. CUENTA. Puede indicar una cuenta contable particular por cada número de habitación, si no lo indica el sistema tomara el centro de costo asociado al cargo.

Para ingresar una Habitación 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el número de la habitación. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos de la habitación. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Habitación 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2. En la ventana desplegada ingrese el número de la Habitación. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado. Para modificar los datos de una Habitación 1. Localice la habitación utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Habitación 1. Localice la Habitación utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.14 .

HUÉSPEDES/CLASES DE HUESPEDES

Zeus Hoteles provee esta opción como una herramienta que permite separar a los huéspedes en diferentes grupos llamados clases, la principal ventaja es que según estas clases el sistema es capaz de aplicar tarifas diferenciales, basado en los valores configurados por los usuarios en la opción de multi-tarifas de planes

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Figura 19 Clases de Huéspedes

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Clase de Huéspedes. La codificación es asignada libremente por el usuario. DESCRIPCIÓN. Texto que describe la clase de huésped ingresada. COLOR. Al hacer clic en esta opción podrá seleccionar un color de la lista desplegada el cual será usado para identificar los huéspedes al ser ingresados. La identificación consiste en que en las ventanas de registro y reserva el color de fondo del campo nombre tendrá el correspondiente a la clase de huésped. POR DEFECTO. Permite marcar cual será la clase asumida por el sistema cuando no se haya especificado una clase a un huésped. Solo puede existir una clase por defecto CLASE POR DEFECTO PARA LOS ACOMPAÑANTES DE EVENTOS. Permite marcar cual será la clase asumida por el sistema cuando no se haya especificado una clase a un acompañante de un evento vario. Solo puede existir una clase por defecto para eventos.

Para ingresar una Clase de Huésped 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el número de la Clase de Huésped. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. Sistema de Administración Hotelera

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3. Ingrese los datos de la Clase. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Clase de Huésped 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el código de la Clase de Huésped. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Clase de Huésped 1. Localice la Clase de Huésped utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Clase de Huésped 1. Localice la Clase utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado. Sistema de Administración Hotelera

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2.15 . HUÉSPEDES / CATEGORIAS DE HUÉSPEDES Siempre que se ingresa un huésped el sistema permite indicar la fecha de nacimiento, basado en esta el sistema realiza el cálculo de la edad del huésped. Las categorías se definen con base en la edad del huésped, la cual es ubicada por el sistema en uno de los rangos configurados.

Figura 20 Categorías de Huéspedes

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Categoría. La codificación es asignada libremente por el usuario. DESCRIPCIÓN. Texto que describe la categoría de huésped ingresada. RANGO DE EDAES. Rango inicial y final en el que debe estar comprendida la edad del huésped para pertenecer a esta categoría. Tenga en cuanta que no pueden haber cruces entre las diferentes categorías, es decir no pueden solaparse. POR DEFECTO. Categoría que será asignada al huésped en caso de no indicarse la fecha de nacimiento. COLOR. Al hacer clic en esta opción podrá seleccionar un color de la lista desplegada el cual será usado para identificar los huéspedes al ser ingresados. La identificación consiste en que en las ventanas de registro y reserva el color de fondo del campo fecha de nacimiento tendrá el correspondiente a la categoría de huésped que le corresponda. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Para ingresar una Categoría de Huésped 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el número de la Categoría de Huésped. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos de la Categoría. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Categoría de Huésped 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el código de la Categoría de Huésped y Presione el botón Buscar. 3. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 4. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Categoría de Huésped 1. Localice la Categoría de Huésped utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Categoría de Huésped Sistema de Administración Hotelera

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1. Localice la Categoría utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.16 .

HUÉSPEDES / PREFERENCIAS

En busca de dar el mejor servicio al cliente, es importante para el hotel conocer de ellos la mayor cantidad de información posible con el fin de armar perfiles específicos. Entre los datos más importantes se resaltan los gustos, requerimientos, necesidades o exigencias del huésped, gracias a las cuales su estadía es más placentera. Zeus Hoteles cataloga esta información como preferencias, las cuales a través de códigos se pueden estandarizar con lo que se logra obtener control e información estadística muy importante. Es importante tener en cuenta que al momento de asignar las preferencias a los huéspedes cada uno de lo códigos ingresados pueden ser ampliamente detallados, en otras palabras dar una explicación específica.

Figura 21 Preferencias de Huéspedes

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Preferencia. La codificación es asignada libremente por el usuario. DESCRIPCIÓN. Texto que describe la preferencia de huésped ingresada. Sistema de Administración Hotelera

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Para ingresar una Preferencia de Huésped 5. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 6. Digite el código de la Preferencia de Huésped. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 7. Ingrese los datos de la Preferencia. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 8. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Preferencia de Huésped 6. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 7. En la ventana desplegada ingrese el código de la Preferencia de Huésped. 8. Presione el botón Buscar. 9. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 10. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Preferencia de Huésped 5. Localice la Preferencia de Huésped utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 6. Una vez localizado, presione el botón Editar. 7. Realice los cambios deseados. 8. Presione el botón Grabar. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Para borrar una Preferencia de Huésped 4. Localice la Preferencia utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 5. Presione el botón Borrar. 6. Confirme el borrado.

2.17 .

HUÉSPEDES/ LÍMITES DE CRÉDITO

Más que un barrera un limite de crédito funciona como una alarma que me permite conocer los huéspedes que tienen un nivel de deuda mayor al esperado. Zeus Hoteles provee un listado en el que informa cuales huéspedes han excedido su límite de crédito, de esta forma se puede tomar las medidas oportunas para que se hagan los abonos o pagos del caso.

Es posible definir un límite de crédito por defecto, gracias al cual cada que se registra un huésped dicho límite es asignado de forma automática. Esto se hace a través del el menú procesos de este módulo opción Parámetros Hotel

Figura 22 Límites de Crédito

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican el Límite de Crédito. La codificación es asignada libremente por el usuario. CUPO MÁXIMO DE CREDITO. Indique el valor en el que se basará el sistema para informar si el saldo pendiente del huésped supera su capacidad de endeudamiento.

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Para ingresar un Límite de Crédito 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Límite de Crédito. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos del Límite. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Límite de Crédito 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el código del Límite de Crédito. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Límite de Crédito 1. Localice el Límite de Crédito utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar. Para borrar un Límite de Crédito Sistema de Administración Hotelera

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1. Localice el Límite utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.18 .

HUÉSPEDES / OFICIOS

A los huéspedes y clientes que ingresan al sistema se les puede especificar el oficio que desempeñan, esto con el fin de poder manejar un perfil completo del huésped, así como tener información estadísticas que permita, entre otras cosas, implementar las estrategias de mercadeo adecuadas. En el caso de algunas legislaciones como la colombiana, este tipo de información es requerida por organismos gubernamentales (Informe para el D.A.S.).

Figura 23 Maestro de Oficios

Para ingresar un Oficio 5. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 6. Digite el código del Oficio. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

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7. Ingrese los datos del Oficio. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 8. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Oficio 6. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 7. En la ventana desplegada ingrese el código del Oficio. 8. Presione el botón Buscar. 9. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 10. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Oficio 5. Localice el Oficio utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 6. Una vez localizado, presione el botón Editar. 7. Realice los cambios deseados. 8. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Oficio 4. Localice el Oficio utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 5. Presione el botón Borrar 6.

Confirme el borrado.

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2.19 .

HUÉSPEDES/ TIPOS DE DOCUMENTO

Zeus siempre ha permitido indicar a que tipo pertenece cada documento ingresado pero con la limitante de que solo se podían seleccionar los tipos proveídos por el sistema, las últimas versiones del sistema dan la posibilidad de crear nuevos tipos de documentos adicionales a los que el sistema provee.

Figura 24 Tipos de Documentos

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican el Tipo de documento. La codificación es asignada libremente por el usuario. DESCRIPCIÓN. Texto que describe el Tipo de documento de huésped ingresada. EQUIVALENCIA. Es utilizada como un método de enlace con sistemas diferentes y que necesitan manejar interfaces con Zeus Hoteles a través de los documentos. La equivalencia indica cual es el código del tipo de documento equivalente en el sistema externo con hace interfaz. CODIGO DAS. Campo especial utilizado para generar el informe de seguridad requerido por la correspondiente institución (DAS) en Colombia. Sistema de Administración Hotelera

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SISTEMA. Entre los tipos de documentos existentes hay un grupo que tienen esta característica especificada, indica que es un tipo de documento proveído por el sistema y que no puede ser borrado Esta propiedad tampoco puede ser asignada a nuevos documentos. CONTABILIZAR. Al seleccionar esta opción se le está indicando al sistema que el número de documento asociado a este tipo de será enviado a Zeus Contabilidad sin sufrir cambios, aquellos que no sean seleccionados se enviaran como ventas de contado. Es importante aclarar que para Colombia la contabilización de los extranjeros tiene connotaciones especiales. DOCUMENTO POR DEFECTO PARA EVENTOS. Cuando se ingresa a una ventana que requiera registrar un cliente, el sistema siempre coloca como documento por defecto la cédula de ciudadanía (Código CE). Esta casilla permite indicar que, para la opción de apertura de eventos varios, el documento por defecto pueda ser uno diferente. Podría crear otro documento, por ejemplo carnet, y activar esta casilla, de esta forma siempre que ingrese a la ventana de eventos el sistema activará el tipo de documento carnet. LONGITUD MÁXIMA. Si define un valor para este campo, el sistema verificará que los clientes ingresados no puedan tener un número de identificación cuyo número de caracteres y/o dígitos sea mayor a dicho valor. Debe dejar en blanco el campo para indicar que no se especifica una longitud máxima. LONGITUD MINIMA. Si define un valor para este campo, el sistema verificará que los clientes ingresados no puedan tener un número de identificación cuyo número de caracteres y/o dígitos sea menor a dicho valor. Debe dejar en blanco el campo para indicar que no se especifica una longitud mínima. TEXTO PERMITIDO. Específica para el tipo de documento que caracteres es posible ingresar: Libre (cualquier carácter); Solo números, Solo letras y números CARACTERES ESPECIALES PERMITIDOS. Si ha especificado que el texto permitido es LIBRE, estas opciones le permitirán definir hasta 3 caracteres especiales que puedan ser ingresados como parte del documento. El signo @ representa espacios en blanco. Tenga en cuenta que nunca podrá definir la comilla sencilla como un carácter válido. USAR RESTRICCIONES. Indica si las opciones definidas en TEXTO PERMITIDO y CARACTERES ESPECIALES PERMITIDOS deben Sistema de Administración Hotelera

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aplicarse. Si tiene activa esta casilla el sistema aplicará los controles en todas las ventanas que soliciten ingresar un documento de un cliente.

Para ingresar un Tipo de Documento 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Tipo de Documento. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos del Tipo de Documento. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Tipo de Documento 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el código del Tipo de Documento. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Tipo de Documento 1. Localice el Tipo de Documento utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. Sistema de Administración Hotelera

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2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Tipo de Documento 1. Localice el Tipo de Documento utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.20 .

HUÉSPEDES/HUÉSPEDES O CLIENTES

Permite ingresar los clientes y los huéspedes del hotel. Es importante anotar que los huéspedes que se registran en el hotel al igual que los que hace reservas son creados automáticamente como clientes.

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Figura 25 Huéspedes o Clientes

IDENTIFICACION. Número de documento del Cliente. Dígitos o letras del número de identificación del huésped. TIPO. Digite el tipo de documento que identifica al huésped. Los tipos de documentos pueden ser: LUGAR EXPEDICIÓN. Digite el lugar de expedición del documento que identifica al huésped. NOMBRE. Nombre del huésped o cliente. TIPO DE HUÉSPED. Escoja que tipo de huésped es la persona que esta creando. DIRECCIÓN. Nomenclatura de la ubicación residencial o comercial del huésped o cliente. TELÉFONO. Número de telefónico del huésped o cliente.

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CIUDAD. Código de la ciudad a la que pertenece el huésped. En este caso puede utilizar el botón Ayuda para localizar el código de la ciudad. NACIONALIDAD. Código del país origen del huésped. PROF. U OFICIO. Código que identifica la profesión u ocupación del huésped. FECHA NACIMIENTO. Indique la fecha de nacimiento del huésped en formato Año-Mes-Día. EMPRESA. Código de la empresa para la que trabaja el huésped. Este código puede ser omitido. # DE VISITAS. Campo Informativo que muestra el número de visitas que ha realizado este huésped al hotel. HABITACIÓN. Número de habitación si el huésped es copropietario. CRÉDITO. Presione clic en el cuadro si el cliente tiene crédito con el hotel, es decir si se permite o no generarle una cuenta por cobrar. Esta opción podría estar deshabilitada si el usuario que esta utilizando no es un usuario autorizado. CÓDIGO LIM. CRÉDITO. Código de límite de crédito en el cual se basará el sistema para definir si el huésped debe abonar a su cuenta. Puede utilizar el botón ayuda para buscar el código. TIPO HAB. MAYOR. Si el huésped es copropietario, debe digitar el tipo de habitación mayor a la cual este huésped es propietario. RANGO HAB. MAYOR. Si el huésped es copropietario, debe digitar el rango de habitación mayor a la cual este huésped es propietario. DÍAS ACUM. Informa el número de noches que ha dormido el huésped en el hotel. CORREO. Indique la dirección Internet de la empresa para el buzón de mensajes. ULTIMA ATENCIÓN. Seleccione la última atención que le ha hecho al huésped. Las atenciones pueden ser:  

Flores Frutas Sistema de Administración Hotelera

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Las autorizaciones para los usuarios que pueden dar crédito se asignan desde el módulo de seguridad en la opción de creación de usuarios.

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

  

Queso Otros Ninguno

VISA. Digite el número correspondiente a este documento.

Pestaña Especiales CATEGORÍA FISCAL. Indique el código de categoría al que pertenece el cliente y gracias a la cual el sistema podrá hacer los cálculos correspondientes de retenciones al realizar un facturar CXC a este cliente CLASE DE HUESPED. Seleccione de la lista a que clase corresponde el huésped que esta creando, recuerde que las clases de huéspedes son creadas en este mismo módulo. REMISIÓN A PARTIR DEL DIA. Permite indicar a partir de que día del mes el sistema debe forzar la generación de remisiones y no permitir generación de facturas cuando se hace una CXC a la agencia. RELACIONADO CON. Un caso clásico en el que se puede dar uso a este campo es el de los grupos familiares, donde existe un padre o madre cabeza de familia, de tal forma que primero se ingresa la persona a cargo y posteriormente los integrantes de la familia, teniendo en cuenta que a cada integrante se le debe indicar que esta relacionada con la persona a cargo. La ventaja que provee esta herramienta es que al registrar o reservar habitaciones se le puede solicitar al sistema que nos provea la lista de las personas relacionadas con el huésped que estamos ingresando.

Pestaña Adicionales

BENEFICIARIO. Campo informativo que indica si el cliente es beneficiario o no. Tiene aplicación cuando el sistema está aplicado a Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

modelos de negocio como las cajas de compensación donde existen afiliados titulares y beneficiarios. SUBSIDIADO. Campo informativo que indica si el cliente recibe subsidio o no. Tiene aplicación cuando el sistema está aplicado a modelos de negocio como las cajas de compensación donde existen afiliados que reciben subsidio.

Pestaña Contables

CUENTA CONTABLE. Si el huésped tiene crédito, debe digitar el código de “cuentas por cobrar a particulares”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda para buscar el código deseado. CUENTA CONTABLE US. Si el huésped tiene crédito, debe digitar el código de “cuentas por cobrar a particulares” para pagos en dólares, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda para buscar el código deseado.

Pestaña Preferencias

PREFERENCIAS. Lista de los gustos, necesidades o exigencias pertenecientes al cliente o huésped que se esta ingresando.

Para ingresar un Cliente Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del cliente. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese la los datos del cliente. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Cliente 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del cliente. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Cliente 1. Localice el cliente a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Cliente 1. Localice el Cliente utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.20.1 .

Preferencias de Huéspedes

El ingreso de las preferencias permite tener mayor conocimiento del huésped, observemos las tareas que se pueden realizar con ellas.

Para Modificar las Preferencias 1. Localice el Cliente a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar de la barra de herramientas. 3. Presione el botón Editar ubicado al lado derecho de la cuadrícula de los contactos

4. Se desplegara la siguiente ventana

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Figura 26 Preferencias de Huéspedes

Primero miremos los botones que nos provee la barra de herramientas

Para ingresar una preferencia 1. Presione el botón para adicionar Nueva Preferencia. El sistema se ubica en el campo Preferencia ubicado en la parte inferior de la ventana. 2. En el campo Preferencia digite el código de la preferencia o haga uso de la ayuda para localizarlo y presione la tecla tabulador del teclado. El sistema se ubica en el campo Observaciones, en este campo podrá hacer una explicación mas detallada de la preferencia. 3. Presione el botón para Guardar Preferencia.

Para modificar la observación de una Preferencia Sistema de Administración Hotelera

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1. En la cuadricula, presione doble clic sobre la preferencia que desea modificar. 2. Haga las modificaciones necesarias. 3. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Preferencia 1. En la cuadricula, presione doble clic sobre la preferencia que desea borrar. 2. Presione el botón para Eliminar preferencias 3. Confirme el borrado Los botones que listan las preferencias permiten ver las preferencias activas o todas las preferencias (incluso borradas) para el caso General

2.20.2 .

Información Adicional

Esta opción mucho de los datos que se encuentran en la ventana principal. Su uso esta más orientado a opciones de reservas y registro de huéspedes en las cuales se desea ingresar datos que no se muestran normalmente en la ventana principal correspondiente. La razón por la que esta disponible en esta ventana, es la existencia de información que la ventana principal del maestro no muestra o que muestra menos datos. Estos campos son:

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Figura 27 Informacion Adicional de Clientes

CLASE. Muestra además del código el nombre de la clase de huésped CATEGORIA. Muestra el código de la categoría asignada según la edad INTERFASE. Si el cliente fue creado a través de una interfase con un sistema externo, muestra el código de la interfase que proveyó los datos. EJECUTIVO DE CUENTA. Código del vendedor que atiende y hace el seguimiento al cliente. NOMBRE ALTERNO. Si el nombre del cliente es mayor a 40 caracteres, podrá usar este campo para especificar el nombre completo con el objetivo de que el sistema lo incluya en el informe de seguridad. Varios de estos datos pueden ser modificados y guardados otros son informativos, como la categoría la cual es asignada por el sistema según la fecha de nacimiento. Los campos que no pueden ser modificados el sistema los muestra deshabilitados o los bloquea cuando se les hace clic. Para acceder a esta opción, seleccione el botón de datos adicionales la opción información adicional

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y

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2.20.3 .

Adicionar Empresas

Esta funcionalidad esta directamente relacionada con el manejo de categorías fiscales, ya que es la forma como definimos si un cliente puede o no aplicar retenciones para una empresa. En términos generales se da por supuesto que no basta con que el cliente diga que viene por una empresa para que se le aplique la retención, debe existir una asociación previa que garantice que no se apliquen retenciones sin control y esa es la función de esta opción, pues solo se aplicarán retenciones a las empresas que se hayan asociado al cliente. Para ingresar a la opción se debe contar con una autorización, si no se autoriza no podrá asignar empresas o agencias a los clientes. Para acceder, seleccione el botón de Datos Adicionales y la opción Adicionar Empresas

Una vez seleccionada esta opción el sistema solicitará una autorización

Debe indicar una observación o motivo para ingresar a la opción, escribir la formula o clave de autorización que garantiza que usted tiene acceso, así como su usuario y clave. Presione el botón Guardar, si los datos son correctos, el sistema mostrará un mensaje indicado que esta autorizado; presione el botón Salir y el sistema mostrará la ventana para el ingreso de las empresas y agencias.

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Figura 28 Asignación de Empresas y Agencias Para Aplicación de Categorías Fiscales

Para Agregar una Empresa o Agencia 1. Seleccione la pestaña de Empresa o Agencia según corresponda 2. En el campo empresa o agencia, ingrese el código que desea agregar al cliente. Recuerde que puede usar el botón ayuda para localizar los códigos. 3. Presione el botón Adicionar Repita lis pasos del 1 al 3 por cada empresa o agencia que desee adicionar

Este proceso asigna empresa o agencias de forma permanente al cliente, en otras palabras hasta que sea desasignada. Existen otras asignaciones que corresponden a la estadía actual y que el sistema desasigna de forma automática al hacer check-out. Estas se realizan al registrar el huésped Para desasignar una empresa o agencia, en la cuadrícula presione doble clic sobre el código y confirme la desasignación.

2.20.4 .

Registro de Imágenes y Huellas

Durantes el proceso de creación de clientes es posible capturar información biométrica, tomar fotografías digitales, digitalizar documentos y otras funcionalidades similares. Esta funcionalidad Sistema de Administración Hotelera

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adicional de Zeus muestra un cambio en la ventana cuando está activa, mostrando el texto Identificación en otro color y subrayado.

El proceso de registro sigue los pasos conocidos. Para un cliente nuevo cuenta con la opción de identificar el huésped por su huella, en lugar de digitar el número de documento.

Cargar los datos de un cliente capturando su huella Para ello sin digitar un documento haga clic en el texto Identificación de la ventana de clientes, el sistema desplegará una nueva ventana:

Se solicitará ubicar el dedo en el lector para hacer el reconocimiento. Si no se puede identificar la persona o se realiza una impresión dactilar de baja calidad se emite el mensaje correspondiente que informa de la situación y pregunta al usuario si quiere reintentarlo

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Si se elige que no, entonces se cerrará la ventana y se volverá a la ventana de clientes. En caso de que SI se logre identificar la persona mediante el registro dactilar entonces se cerrará automáticamente la ventana de la interfaz de dispositivos y se regresará a la ventana de Clientes, llenando de manera automática los datos correspondientes a la persona que se identificó.

Registrar la huella de un huésped Inicialmente debe registrar los datos del huésped en el sistema y hacer clic posteriormente en el texto Identificación. El sistema desplegará una nueva ventana con las opciones disponibles o habilitadas para el hotel. En la siguiente imagen se muestra la posibilidad del registro de huellas y de imágenes.

Al seleccionar la opción de registro de huellas se desplegará entonces la ventana correspondiente donde se puede proceder a realizar las acciones disponibles para dicha funcionalidad. (Ver anexo 2) Si selecciona la opción de registro de Imágenes se desplegará la ventana principal correspondiente a las imágenes, donde se puede agregar una imagen, ver si se tiene alguna imagen registrada o eliminar o cambiar la imagen asociada. (Ver anexo 1)

2.21 .

HUÉSPEDES/ PREMIOS

El manejo de incentivos para los huéspedes es una de las estrategias de mercadeo que pueden ser utilizadas por el Hotel. Mediante esta opción Sistema de Administración Hotelera

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del sistema es posible definir cuales son los posibles premios que pueden ser entregados a los huéspedes dependiendo de una serie de reglas o condiciones definidas para cada tipo de cliente, las deberá cumplir para que pueda ser entregado el premio. La entrega de los premios además de ser controlados desde el sistema Hotelero, también genera controles en Zeus Inventarios, ya que en la medida que se cuente con la interfase se podrán descargar de este último los premios entregados.

Figura 29 Tipos de Documentos

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican el Premio. La codificación es asignada libremente por el usuario. NOMBRE. Texto que describe el Premio. CÓDIGO INVNETARIO. En caso de existir interfase con el sistema de inventarios, debe colocar en este campo el código correspondiente a este premio en el sistema de Inventarios.

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MANEJA SERIE. Los premios parametrizados con esta propiedad se les debe indicar el número serial correspondiente cada vez que son entregados. BLOQUEADO. Active esta casilla para indicar que el premio no puede entregarse. MINIMO DE ESTADÍAS (0). Cantidad mínima de estadía que debe tener acumuladas el huésped para tener derecho al premio. MINIMO DE NOCHES (1). Cantidad mínima de estadía que debe tener acumuladas el huésped para tener derecho al premio. VALOR MINIMO HABITACION (2). Valor mínimo generado por ventas del concepto de habitación que debe que debe tener acumuladas el huésped para tener derecho al premio. VALOR MINIMO CONSUMOS (3). Valor mínimo generado por ventas diferentes del concepto de habitación que debe que debe tener acumuladas el huésped para tener derecho al premio. CONDICIONES. Esta sección de la ventana esta directamente relacionada con los tres conceptos anteriores identificado como (0), (1), (2) y (3). Es en este lugar donde se configura la forma como se evaluaran los valores mínimos a cumplir para que el premio pueda ser entregado. Se compone de una cuadricula o Grid en el cual se definen en columna y filas las condiciones. Para lograr claridad respecto a su uso entendamos los siguientes ejemplos: 1. Suponga que se entregara el premio solo a aquellos huéspedes que tengan 10 Estadías Y hayan generado mínimo ingresos por valor de $ 2.000.000, esta sería la forma de configurarlo:

2. Suponga que se entregara el premio solo a aquellos huéspedes que tengan 10 Estadías Ó hayan generado mínimo ingresos por valor de $ 2.000.000, esta sería la forma de configurarlo:

3. Suponga que se entregara el premio solo a aquellos huéspedes que tengan 30 Estadías Ó hayan generado mínimo ingresos por valor de $ 4.000.000 Ó hayan generado mínimo ingresos por Sistema de Administración Hotelera

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valor de $ 3.000.000 Y $ 20 estadías, esta sería la forma de configurarlo:

APLICA PARA: Seleccione los tipos de huéspedes a los que se les podrá entregar este premio. Los no seleccionados no se les podrá entregar el premio aunque cumplan los requerimientos. Debajo de esta cuadrícula se encuentran los botones con los que podrá guardar, agregar y eliminar las condiciones.

Para crear una nueva condición 1. Presione el botón Agregar Condición, 2. digite los valores correspondientes y presione el botón Guardar Condición

Para modificar una condición 1. Haga doble clic sobre la condición a modificar, 2. realice los cambios y presione el botón Guardar Condición

Para borrar una condición 1. Haga doble clic sobre la condición a modificar, 2. realice los cambios y presione el botón Borrar Condición

Para ingresar un Premio 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas Sistema de Administración Hotelera

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2. Digite el código del Premio. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos del Premio. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Premio 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el código del Premio. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Premio 1. Localice el Premio utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Premio 1. Localice el Premio utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. Sistema de Administración Hotelera

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3. Confirme el borrado.

2.22 .

HUÉSPEDES/ TIPOS DE MANILLA

Las manillas en Zeus Front están directamente relacionadas con el control de consumos a través de códigos de barra, su funcionalidad permite asignar a un folio uno varios códigos de barra (impresos en manillas) que sirven como método de identificación de los huéspedes del hotel. Esta opción brinda la posibilidad de clasificar dichas manillas por tipo, de tal forma que permita un control más detallado de las mismas

Figura 30 Tiposde Manilla

CÓDIGO. Letras, números o combinación de estos que identifican al tipo de manilla DESCRIPCION. Nombre que identifica el tipo de manilla.

Para ingresar un Tipo de Manilla 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Tipo. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese la los datos del Tipo. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Tipo de Manilla 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. Sistema de Administración Hotelera

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2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del Tipo. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Tipo de Manilla 1. Localice el Tipo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Tipo de Manilla 1. Localice el Tipo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.23 .

CARGOS

Antes de entrar en detalle con respecto a la parametrización de los cargos es importante resaltar que está es una de las opciones más importantes entre los parámetros, ya que los cargos son base fundamental en las principales tareas del sistema como veremos mas adelante. Un cargo en Zeus es todo ítem que pueda afectar la cuenta de un huésped, aumentándola o diminuyéndola, es decir, los cargos son todos los Sistema de Administración Hotelera

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consumos que tiene un huésped como también los abonos o descuentos que se le realizan. Un ejemplo de un cargo que incrementa (Débito) la cuenta de un huésped es el “Servicio de Habitación” mientras que un “Descuento de Gerencia” la decrementa (Crédito).

Figura 31 Definición de Cargos

Después de las consideraciones anteriores podemos comenzar a comprender el porque de la importancia de los cargos. Por otra parte, dado que todo lo que se carga a un huésped debe ser definido como un cargo, en el proceso de auditoria nocturna depende en gran parte de la correcta definición de estos, teniendo en cuenta que una de las tareas del auditor es realizar la aplicación automática de los cargos que incluyen los planes de cada huésped. De igual forma en reserva en la definición de planes se debe indicar el paquete que este incluye, paquete que esta compuesto por cargos. En conclusión, al momento de crear o cambiar cargos se debe tener especial cuidado para asegurar un correcto funcionamiento. Existen una serie de cargos incluidos por el sistema, los cuales no deben ser borrados ni modificados, estos son: Sistema de Administración Hotelera

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            

Pagos Teléfono Apertura de caja Cambio de moneda Deposito de reserva Devolución depósitos Paidout Cambio de Moneda Habitación IVA (impuesto) Servicio (segundo impuesto) Minibar Propina

Estos cargos son parametrizados en el arranque del sistema y de ellos depende el buen funcionamiento de buena parte del mismo. Datos: CÓDIGO. Digite el código que quiere asignar al cargo, este debe ser numérico, es decir, no puede contener letras. Máximo 5 caracteres DESCRIPCIÓN. Texto que describe o identifica el cargo que se esta ingresando. TIPO. Indique el tipo del cargo, Fijo o Reportado. Fijo: Son considerados como fijos aquellos que se cargan diariamente como es el caso de la habitación. Reportado: Solo son cargados si se presentan como el caso de la lavandería que solo se carga si el huésped pide el servicio. NATURALEZA. Indique la naturaleza del cargo: Débito o Crédito. Los cargos débitos aumentan la cuenta del huésped mientras que los créditos la disminuyen. CARGAR A CUENTA. Recordemos que todo folio se encuentra internamente dividido en dos secciones llamadas cuentas, este campo indica si el cargo afectará la cuenta maestra o la extra del folio. PERIODICIDAD. Indicar las veces en que debe efectuarse el cargo en caso tal este cargo se vaya a afectar por “Auditoría Nocturna”. Sistema de Administración Hotelera

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Ejemplo: 1(Una Vez), 5(Cinco Veces) Para indicar que se cargará diariamente digite 999. RESTRINGIDO. Indica si el cargo es de uso restringido, es decir, necesita autorización cada vez que se vaya a utilizar. CALCULADO. Los cargos calculados están asociados a formulas que permiten obtener el valor a cargar a partir de variables asociadas al folio. Una vez definida esta propiedad deberá seleccionar el botón Configurar Cargo Calculado, de la barra de herramienta para armar la formula que utilizará el sistema para hacer el cálculo. Más adelante en esta sección observaremos como configurarlo. ALOJAMIENTO. Si esta creando un cargo que va debe afectar los valores de ventas de habitaciones y que por tanto cambia sus estadísticas y puede ser usado para la definición de la venta de habitaciones en el plan, marque esta casilla. Recuerde que un cargo con esta marca indica que es una venta de alojamiento NO quiere decir que esta relacionado con el alojamiento. AJUSTE. Indica si el cargo se considera como un cargo dispuesto para ajustar los saldos de las cuentas, tales como los descuentos. CARGO P.O.S. Indica si el cargo va a ser afectado desde los puntos de venta. ALIMENTACION. Seleccione para indicar que el cargo es un ingreso tipo alimentación, caso en el cual también debe indicar si es Alimentos, Bebidas u Otros. INCLUYE ELEMENTO. Defina esta característica si el cargo que se esta ingresando implica la entrega de un elemento que se deba devolver. Cuando se realiza un cargo que incluye elemento se le esta indicando al sistema que debe avisar al usuario que hay un elemento prestado. MANDATORIO X PERS. Hacer un Clic si el cargo es mandatario por persona, es decir, si se debe cobrar el valor del mismo tantas veces como personas se encuentren en la habitación. GENERA VOUCHER. Un voucher es un sistema virtual gracias al cual se puede llevar control de los consumos, reemplazando así el uso de los tiquetes que comúnmente se utilizan. Seleccionar esta opción indica al sistema que deberá genera los vouchers para cada huésped al generar

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ventas de este cargo a nivel de planes. Esta opción solo esta disponible para los cargos mandatarios por persona. VEHÍCULO. Los cargos marcados con esta característica tienen un tratamiento especial cuando son usados desde la opción “Solicitud de Apertura de Eventos Varios”, el cual tiene que ver con la posibilidad de registrar datos del vehículo, controlar entrada y salida y hacer cobro según el tiempo de parqueo. En las demás opciones del sistema su tratamiento es igual al de los demás cargos. MANEJA SERVICIO. Indica si el segundo impuesto (servicio) aplica para este cargo. Solo aparece si se así se ha parametrizado el sistema, de lo contario permanecerá oculto. IVA INCLUIDO. Indica si el cargo contiene el valor del IVA incluido es decir si al cargarlo el valor reportado incluye IVA o no. (La sigla IVA es usada para identificar el impuesto a las ventas. Varia según el país) % IVA. Debe digitar el porcentaje de IVA que debe aplicarse al cargo. La combinación de estos dos campos anteriores genera 4 modos de procesar: IVA Incluido

% IVA

Proceso

S

16

El valor del cargo contiene la venta más el IVA

S

0

El valor del cargo contiene solo la venta

N

16

El valor del cargo contiene solo la venta y el IVA hay que calcularlo.

N

0

El Cargo no contiene IVA

CUENTA. Número de cuenta contable que afecta este cargo al generar el movimiento cuando esta definida interfase con Zeus Contabilidad. C. COSTOS. Código del centro de costo contable para el cargo que se enviará a Zeus Contabilidad. ITEM. Código del ítem contable para el cargo que se enviará a Zeus Contabilidad. Sistema de Administración Hotelera

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CUENTA DE IVA. Digite el código de la cuenta contable para IVA, esta es básica para la óptima preparación del Movimiento Contable que luego será aplicado a la Contabilidad. TIPO DE CUENTA. Puede seleccionar como Detalle o Auxiliar, la diferencia radicar en si debe el cargo enviar o no un auxiliar contable para la cuenta seleccionada, en caso de seleccionar Auxiliar debe seleccionar entre Folio, Reserva, Nit, Habitación o Item. Es importante asesorarse correctamente con el personal de Zeus Tecnología para indicar el auxiliar correcto. VALOR $. Digite el valor del cargo en pesos o coloque cero si no hay un valor específico. VALOR US$. Digite el valor del cargo en dólares equivalente a los pesos. RECARGO. Si ha parametrizado el sistema para que cada cargo pueda asignársele un recargo que aplique a la cuenta de forma automática siempre que se haga un cargo X. indique en esta casilla cual es el % de recargo correspondiente. Si deja en cero el sistema no aplicará recargo

Para ingresar un Cargo 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Cargo. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese la los datos del Cargo. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Cargo 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del Cargo. Sistema de Administración Hotelera

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Para configurar el recargo, debe crear el cargo que se aplicará y en los parámetros de HOTEL, indicar el código para el cargo de recargo

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3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Cargo 1. Localice el Cargo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Cargo 1. Localice el Cargo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.23.1 .

Definición de Cuentas Contables

El manejo de las cuentas contables tiene variaciones de acuerdo a la versión que este trabajando, la última versión de Zeus Hoteles proporciona una serie de parámetros adicionales con los que se logra ser más específico en cuanto a la forma de contabilizar.

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Figura 32 Información Contable para Cargos

En la nueva versión encontrará en la ventana de cargos un nuevo botón en la barra de herramientas para definir las cuentas contables el cual se puede observar con un borde rojo en la figura. Al seleccionar este botón el sistema desplegará la siguiente ventana. Para que esta funcionalidad tenga efectos en el proceso de generación contable se deberán cambiar los parámetros correspondientes, de tal forma que tomará los valores de esta ventana en lugar a los de la ventana principal. La separación contable de los ingresos de acuerdo a bebidas, alimentos y otros así como la definición del manejo de terceros es la principal característica de esta nueva interfase, consulte el manual para configuración y definición de la interfase contable para mayor información.

2.23.2 .

Cargos Compuestos

Esta nueva funcionalidad de los cargos y que igualmente aplica para los cargos que hacen parte del paquete de un plan, brinda la posibilidad de que un cargo este a su vez conformado por varios cargos y que cada uno de ellos corresponda a un porcentaje del total del cargo principal. Aclaremos con un ejemplo. Podríamos crear el cargo 100, llamado “Servicio de Alojamiento” el cual se descompone en 3 cargos así: Habitación 60%, Desayuno 30% y Seguro 10%, de tal forma que al cargar cualquier valor por usando el cargo 100, este automáticamente calculará los porcentajes para los demás cargos y hará finalmente 3 cargos por los tres conceptos antes mencionados y su valor respectivo. El cargo principal puede estar compuesto incluso por el mismo. Es decir, según el ejemplo anterior el cargo Servicio de Alojamiento puede ser Sistema de Administración Hotelera

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utilizado en lugar del cargo Habitación y hacer parte del cargo, dando la ventaja a los planes que el cargo del servicio de alojamiento puede ser calculado de acuerdo a las tarifas y luego descompuesto en varios cargos.

Figura 33 Cargos Compuestos

Para ingresar un Cargo Compuesto 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Cargo. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese la los datos del Cargo. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Cargo Compuesto 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Cargo. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

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Para modificar los datos de un Cargo Compuesto 1. Localice el Cargo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Cargo Compuesto 1. Localice el Cargo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.23.3 .

Cargos Calculados

Aplican a situaciones en las cuales el valor de un nuevo cargo es el resultado de operaciones aplicadas sobre los cargos existentes en el folio. Casos como las retenciones en las cuales sus valores resultan de sumar una serie de cargos del folio y multiplicar por un porcentaje que al final el da el valor a cargar, es un ejemplo clásico en el cual se pueden utilizar este tipo de cargos. La configuración de los cargos calculados puede ser realizada siguiendo una serie de paso o ingresando directamente el Query (Sentencia que define como se hará el cálculo). Veamos como hacerlo siguiendo los pasos. En la ventana para configurar los cargos calculados encontraremos 5 pasos a seguir, entre los cuales seleccionaremos las opciones que se requieran en caso tal que apliquen.

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Figura 34 Configuración de Cargos Calculados

1. Seleccione los Valores que desea sumar: cada uno de lo cargos que se hacen a un folio tienen por lo menos un valor y posiblemente impuestos (En este ejemplo IVA y Servicio). Dado que la configuración básica de los cargos calculado lo que permite es sumar los cargos hechos a un folio, en este paso debemos marcar que se sumará por cada cargo, es decir, si se sumará el valor del cargo y/o sus impuestos. En este ejemplo se define que para el cálculo se sumarán el Valor y el IVA de cada cargo. 2. Seleccione los cargos que desea incluir: dado que la operación de suma se hará sobre los cargos que estén en los folios y que además es posible que no todos los cargos deban estar en la suma, en esta sección deben seleccionarse los cargos que se tendrán en cuenta en la operación. En este ejemplo solo se tomaran los valores de habitación y banquetes, los cuales puede ver marcados. 3. Indique la operación que desea aplicar sobre el resultado: de acuerdo a lo indicado en los primeros dos pasos, el sistema tendrá un resultado, que sería la suma de los valores de los cargos seleccionados. En este paso podremos tomar dicho valor y aplicarle una nueva operación, para tal efecto elija la operación que desea aplicar y defina si quiere hacerla con un valor fijo o con una de las variables del sistema. En este punto obtendremos un nuevo resultado (si multiplico por 1, tendrá el mismo valor del Sistema de Administración Hotelera

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paso 2). En la gráfica se puede ver que el resultado será multiplicado por dos 4. Indique la condición que debe cumplir el resultado: En este punto podrá aplicar un filtro, para que el resultado del paso 3 se cargue solo si cumple con este filtro, seleccione entonces uno de los operadores e indique el valor contra el que lo va a comparar. En la gráfica puede observar que el resultado del paso 3 debe ser mayor a 10 para que pueda ser cargado. 5. Seleccione las condiciones que debe cumplir el folio al cual se aplicará el cargo: Por último puede indicarse unas condiciones que deben cumplirse para que el cargo se pueda aplicar al folio, de tal forma que puede limitar el cargo solo a ciertos perfiles de huéspedes o clientes. Para colocar las condiciones seleccione el campo o característica que desea restringir, la condición y el valor contra el cual hará la comparación. En la gráfica puede observar que se cargará solo si el código del plan del huésped es diferente de X y si su nacionalidad es diferente de Y, donde X y Y corresponden a los códigos que cada hotel utiliza para sus planes o nacionalidades. Una vez haya terminado los pasos podrá guardar, el sistema le indicará si es correcta la configuración y en dicho caso lo guardará. Si desea hacer una prueba de lo que ha realizado si hacer un cargo real, puede hacer clic en la pagina o pestaña Query, colocar un folio en el campo Folio al final de la ventana y hacer clic en el botón Verificar Query, el sistema le mostrará cual sería el valor a cargar basado en la formula actual.

Cuando intente hacer un cargo desde la ventana de cargos a folios y sea un cargo calculado, el sistema le calculará el valor a cargar según su configuración

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2.24 .

GRUPOS DE CARGOS

Su principal objetivo es poder clasificar u organizar los cargos a través de agrupaciones. Su estructura multinivel permite realizar una organización más intuitiva y adecuada de los diferentes cargos registrados en el sistema.

Figura 35 Grupos de Cargos

Información Requerida CÓDIGO. Valor alfanumérico que identifica de forma única cada uno de los grupos creados. DEPENDE DE. En caso de requerir una estructura de varios niveles, podrá colocar en este campo el nodo a partir del cual generará el nuevo nivel. Por ejemplo, si su estructura será tener un nodo padre “Bebidas” y dentro 2 nodos con “Alcohólicas” y “no Alcohólicas”, al crear los datos de estas dos última debe colocar en el campo Depende De, el código del grupo “Bebidas” TIPO. Puede seleccionar “General” o “Detalle”. Un grupo de tipo “General” puede contener subgrupos, mientras que los de detalle solo pueden contener Cargos. Por tanto los grupos tipo detalle siempre serán el último nivel de la estructura. INACTIVO. Deshabilita el grupo para que no pueda ser utilizado ni mostrado en otras opciones.

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MOSTRAR EN APERTURA DE SOLICITUDES DE EVENTOS. Solos los grupos marcados con esta opción se muestran en la ventana de la opción Solicitud de Apertura de Eventos Varios del módulo Recepción. CARGOS ASOCIADOS. Seleccione los cargos que deseen incluir dentro de un grupo. Recuerde que solo puede incluir cargos a los grupos de tipo Detalle.

Para ingresar un Grupo 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Grupo. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese la los datos del Grupo. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Grupo 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Grupo. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Grupo 1. Localice el Grupo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. Sistema de Administración Hotelera

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3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Grupo 1. Localice el Grupo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.25 . TEMPORADAS / TEMPORADAS ESTÁNDARES La nueva versión de Zeus Hoteles separa el manejo de las temporadas en dos estilos diferentes pero no excluyentes. La estructura estándar de temporadas no sufre cambio alguno permitiendo el manejo de rango de fechas para las temporadas, gracias a las cuales el sistema puede indicar cuales habitaciones cambian su tarifa por el cambio de temporadas y cuales no. Esta opción conocida anteriormente simplemente como temporadas y que ahora toma el nombre de Temporadas Estándares permite indicar al sistema las fechas de iniciación y finalización de las temporadas altas y bajas que se manejan un año.

Figura 36 Definición de Temporadas Sistema de Administración Hotelera

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Los datos solicitados en esta opción, se detallan a continuación: FECHA INICIAL. Indique la fecha de iniciación de la temporada en formato Año-Mes-Día. FECHA FINAL. Indique la fecha de finalización de la temporada en formato Año-Mes-Día. TIPO DE TEMPORADA. Debe hacer Clic en el tipo de temporada que esta creando, Alta o Baja.

Para ingresar una Temporada 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Ingrese la los datos de la Temporada. 3. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Temporada 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la fecha de inicio de la temporada (formato “aaaa/mm/dd”). 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado. Sistema de Administración Hotelera

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Para modificar los datos de una Temporada 1. Localice la Temporada, utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, Borre la temporada. 3. Ingrese la temporada con los nuevos datos.

Para borrar una Temporada 1. Localice la Temporada utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.26 . TEMPORADAS / TEMPORADAS ESPECIALES Las temporadas especiales se diferencia de las estándares en que no se definen por rangos sino que pueden ser definidas por rangos, meses e incluso días. Otra diferencia es, que con el manejo de temporadas especiales los planes pueden ser configurados para cambiar el valor de cualquiera de los cargos que componen el paquete de acuerdo a la temporada de al forma que el sistema cambiará el valor del cargo según la tarifa que aplique para la temporada.

Figura 37 Maestro de Temporadas Especiales

Las temporadas especiales pueden ser combinadas con otras características como las categorías de huéspedes, la clase de huésped, los Sistema de Administración Hotelera

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tipos y clases de habitaciones entre otras, con el fin de armar un sistema de multitarifa adaptable a múltiples situaciones. Las temporadas especiales deben ser definidas de forma general y luego ser asignadas desde el calendario para cada año al que quiera ser aplicado.

CÓDIGO. Letras, números o combinación de estos que identifican a la temporada especial. DESCRIPCION. Nombre que identifica la temporada. OCUPACION ESTIMADA. Porcentaje de ocupación aproximada que tendría el hotel en la temporada COLOR. Tonalidad que identificará a la temporada en el calendario Existe por defecto la temporada A la cual viene incluida en el sistema y no puede se borrada.

Para ingresar una Temporada 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Ingrese la los datos de la Temporada. 3. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Temporada 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. Digite la descripción de la temporada Sistema de Administración Hotelera

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3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Temporada 1. Localice la Temporada, utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, Borre la temporada. 3. Ingrese la temporada con los nuevos datos.

Para borrar una Temporada 1. Localice la Temporada utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.27 . TEMPORADAS / CALENDARIO DE TEMPORADAS Una vez se tengan definidas las temporadas especiales en el maestro podrá asignarlas a través del calendario. La asignación de las temporadas se puede hacer por días o semanas, ya sea para un mes específico o para grupos de ellos. La forma de identificar a que temporada pertenece un día es a través del color o del código de la temporada los cuales aparecen asociado a cada día de cada mes. Sistema de Administración Hotelera

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Por defecto el calendario de temporadas especiales trae definido todos los días como temporada Alta identificado con el código A.

Figura 38 Calendario para asignación de temporadas

Para seleccionar días del calendario •

Seleccione un día haciendo clic sobre el cuadro de chequeo correspondiente

•

Seleccione una semana de un mes haciendo clic sobre el número de color azul correspondiente a la semana.

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•

Seleccione un mismo día de todas las semanas de un mes haciendo clic sobre el nombre del día en color azul.

•

Seleccione una misma semana para un grupo de meses haciendo clic sobre el numero en color gris a la izquierda de la ventana.

•

Seleccione un mismo día para un grupo de meses haciendo clic sobre el nombre del día de color gris en la parte superior de la ventana.

Para quitar las selecciones El proceso es similar al utilizado para seleccionar solo que en lugar de presionar el clic debe presionar clic derecho.

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Para asignar una temporada 1. Seleccione el día o los días a los que desea asignar la temporada 2. En la parte superior de la ventana en el campo Temporada seleccione la temporada que desea asignar. 3. Haga clic en el botón Asignar. 4. Después de asignar todas las temporadas haga clic en el botón Guardar.

2.28 .

PLANES

Siempre que se registra un huésped en ZEUS o cuando se realiza una reserva es necesario especificar el plan con el que llega al hotel. Estos planes detallan a que servicios tiene derecho el huésped y que valores tiene cada uno. Un plan puede incluir solo el alojamiento o bien todos los cargos que el usuario desee, cada uno de los cuales puede ser personalizado. Esta flexibilidad permite al usuario definir planes que se adaptan a cualquier situación.

Figura 39 Ventana Para la creación de Planes Sistema de Administración Hotelera

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El proceso de auditoría nocturna genera y aplica a cada huésped los cargos que el plan incluye para el día. Por lo que la definición del plan debe ser cuidadosa. Un plan puede contener en su paquete cargos que sean controlados a través de vouchers. Los vouchers son tiqueteras electrónicas que los puntos de ventas (POS) de ZEUS controlan y que le permiten conocer y regular los consumos. Un clásico ejemplo de un cargo que genera vouchers es el Desayuno.

Los planes que manejan multitarifas tienen una configuración especial para el paquete y es variable según el número de combinaciones que se realice al configurar la multitarifa Un plan se compone de dos partes: una parte general o Cabecera donde se especifica información global y otra detallada o Paquete donde se desglosan los cargos que incluye. La definición de estas dos partes se realiza como sigue:

2.28.1 .

Definición de la Cabecera

CÓDIGO. Letras, números o combinación de estos que identifican al plan que esta ingresando. Si desea que el sistema asigne un consecutivo automático digite la palabra “NUEVO”. DESCRIPCIÓN. Texto que describe al plan. TIPO DE PLAN. Haga Clic en el tipo de plan que está creando. Los tipos de plan son: 

General Los planes generales se estructuran como base para la creación de los Planes de Detalle; estos no son permitidos para uso de Grupos, Huéspedes, etc. Su función principal es agrupar, agrupación que se ve reflejada en listados como en Informe Final de Habitaciones (Auditoria/Estadísticas/Estadísticas de Habitación) Sistema de Administración Hotelera

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

Detalle. Planes utilizados por los grupos, huéspedes, etc. Es decir, son los que pueden ser vendidos a los huéspedes.

DEPENDE DEL PLAN. Este dato solamente es solicitado cuando se trata de un Plan de Detalle. Debe digitar el Código del Plan General del cual este dependiendo o utilizar la tecla de ayuda que se encuentra en la parte superior para efectuar la búsqueda. La dependencia permitirá ver valores acumulados de ventas de acuerdo al plan general Al crear el Plan de Detalle, ZEUS automáticamente le pasaran a este todos los cargos que contiene el Paquete del Plan General del cual depende. # NOCHES. Debe digitar el número de noches que cubre el plan. El número de noche esta directamente relacionado con los vouchers a generar, dado que el sistema genera vouchers para las noches incluidas y no las adicionales. Si se quiere que un cargo genere vouchers para noches adicionales, debe marcarse la casilla generar noche adicional del paquete. FACTURACIÓN. Debe hacer Clic en el tipo de facturación que desea que le muestre al cliente. 

Detallada. Muestra la factura cargo por cargo con su valor.



Resumida. Muestra solamente el nombre del plan y el valor total de lo que cubre por día.

ALIMENTACIÓN. Debe hacer Clic si el plan incluye alimentación. PLAN GRUPO. Indica si el plan es un plan diseñado especialmente para grupos. PLAN COMPAÑÍA. Indica si es un plan diseñado especialmente para compañías. PLAN DE EVENTOS. Seleccione está campo si el plan que esta ingresando puede ser vendido para eventos varios. PLAN DE HABITACION. Seleccione está campo si el plan que esta ingresando puede ser vendido para habitaciones. SUSPENSION PARA APLICACIÓN: indica que al folio de los eventos varios y al maestro de las habitaciones registradas con este plan se les aplicará automáticamente la suspensión: “PARCIAL ACEPTANDO

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GENERACIÓN DE CARGOS”. Para más detalles consulte el manual del módulo Recepción de Zeus Hoteles. CAMBIO TARIFA / TEMPORADA. Debe hacer clic si el plan exige el cambio del valor de la tarifa al cambiar las temporadas estándares. NO ALARGAR ESTADÍA. Debe hacer clic si no desea que el plan permita alargue de estadía. AUTORIZACIÓN WALK-IN. Debe hacer Clic si desea que esté plan requiera autorización para personas que llegan sin reserva al momento del check-in. CARGO SIN DECIMALES. Debe hacer Clic si desea que el plan no le realice cargos con decimales. BONO DE DEVOLUCIÓN. Debe hacer Clic si el plan genera un bono correspondiente a los consumos no realizados de los cargos que componen el plan. (Especial, solo aparece por configuración específica) PASADIA. Solo asociable a planes de Eventos varios, los huéspedes registrados en planes con esta característica se le cargará el valor del plan en el mismo momento en el que se abre el folio de eventos. TODO INCLUIDO. Debe hacer Clic si el plan es del tipo todo incluido. INACTIVO. Debe hacer Clic desea desactivar el plan. FACTURACIÓN ANTICIPADA. Los planes marcados con esta opción generan un cambio al momento del registro de la misma. Al hacer checkin el sistema aplicará cargos, depósitos y solicitará la generación de una factura. Para detalles sobre cómo se comportan este tipo de planes ver la opción de registro de huéspedes en el manual del módulo Zeus Recepción. TARIFA. Especifique la Tarifa con la que se va a regir este Plan para cobrar el valor de la habitación. Esta Tarifa será la vigente en la fecha en que se esté generando el Cargo. USAR EN. Debe hacer Clic en la moneda que desee que realice los cargos este plan, Pesos o Dólares. DSCTO EN %. Debe hacer Clic si este plan tiene descuento en porcentajes.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

% TARIFA A COBRAR Debe digitar el porcentaje de la tarifa que le va a cobrar a las personas que se alojen con este plan en caso de existir descuento. Ej. Si la tarifa del plan es de $ 100.000.oo y el porcentaje es de 60% entonces el valor a aplicar es de $ 60.000.oo NIÑOS GRATIS. Debe digitar el número de niños gratis que cubre con este plan. ADICIONAL $. Indique el valor en $ que debe cobrarse para la persona adicional a los huéspedes que estén con este plan. NIÑOS $. Indique el valor de los niños adicionales en pesos para los huéspedes que estén con este plan. ADICIONAL US$. Debe digitar el valor de la persona adicional en dólares para los huéspedes que estén con este plan. NIÑOS US$. Debe digitar el valor de los niños adicionales en dólares para los huéspedes que estén con este plan. Pestaña General Contiene 2 campos adicionales:

SUBSEGMENTO. Tiene como objetivo por generar subgrupos de planes para la emisión del informe de estadísticas por subsegmentos: Auditoria/Estadísticas de planes. OBSERVACIONES. Le permite hacer anotaciones generales respecto al plan

Para ingresar la cabecera de un Plan 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2. Digite el código del Plan o escriba la palabra “NUEVO” si quiere generar un consecutivo automático. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos del Plan. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Plan 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del Plan. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado. Para modificar los datos de un Plan 1. Localice el Plan a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Plan 1. Localice el Plan utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

3. Confirme el borrado.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front 2.28.2 .

Definición del Detalle (Paquete)

Para ingresar los cargos que incluye el plan o bien para modificarlos, primero edite el plan y posteriormente presione el botón editar paquete que se encuentra a la derecha de la cuadricula donde se detalla el paquete. Después de hacer clic se muestra la siguiente ventana.

%

Figura 40 Ventana para Edición del Paquete

CÓDIGO. Muestra el código del plan que se está modificando. PLAN/GRUPO. Indica si el plan es de grupo o no colocando P o G respectivamente. NO HACE PARTE DEL PLAN. Seleccione esta propiedad si desea ingresar un cargo al paquete del plan el cual será cargado automáticamente pero es un valor adicional a lo ofrecido al huésped. Por ejemplo si su tarifa total del plan es de $ 120.000 incluyendo habitación y desayuno, pero desea que se cargue el valor del seguro hotelero de forma automática, siendo este un valor no incluido en la tarifa de los $ 120.000 y Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

que se cobrara adicionalmente, al crear el seguro en el plan seleccione esta casilla. INCLUYE ELEMENTO. Defina esta característica si el cargo que se está ingresando implica la entrega de un elemento que se deba devolver. Cuando se realiza un cargo que incluye elemento se le está indicando al sistema que debe avisar al usuario que hay un elemento prestado. CARGO. Código del cargo que desea incluir en el paquete del plan, puede buscar el cargo con la ayuda. Recuerde que solo están disponibles los cargos creados por la opción Cargos si desea uno nuevo debe crearlo utilizando dicha opción del módulo Parámetros. D/C: naturaleza con la que será cargada: débito (aumenta la cuenta del huésped) o crédito (disminuye la cuenta del huésped). Los cargos de tipo crédito pueden ser utilizados para agregar descuentos en valor. En la generación de cargos se mostraran negativos aquellos valores definidos como crédito. MAESTRA / EXTRA. Indica si el cargo afectará la cuenta maestra o la extra del folio. Cuando el plan es un plan para un grupo, seleccionar la opción EXTRA, le indica al sistema que en lugar de cargar al folio Maestro del grupo, deberá cargar al folio Maestro de la Habitación. PERIODICIDAD. Indicar las veces en que debe efectuarse el cargo en caso tal este cargo se vaya a afectar por “Auditoría Nocturna”. Ejemplo: 1(Una Vez), 5(Cinco Veces), para indicar que se cargará diariamente digite 999. DESDE NOCHE. Digite desde que noche se empieza a cargar este ítem. Se cargará desde la noche indicada tantas veces como lo indique la periodicidad. Ejemplo: Desde Noche 1 3 4 1

Periodicidad 2 2 1 999

Observación Carga la primera y segunda noche Carga la tercera y cuarta noche Carga solamente la cuarta noche Carga todos los días a partir de la primera noche

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

MANDATORIO POR PERSONA. Si el cargo se realiza por persona, es decir, si se debe cobrar el valor del mismo tantas veces como personas se encuentren en la habitación. DESPUES DEL CIERRE. Los cargos marcados con esta opción a pesar de se generados normalmente, se aplicarán en un segundo proceso. En otras palabras, el proceso de generación de cargos seguirá generando los cargos generados de la misma forma, aunque tendrá la opción de mirar los cargos generados por fecha con lo que podrá ver que cargaran antes de cambio de fecha y cuales después. El proceso de aplicación de cargos si sufre un cambio, en primera medida al ejecutar el proceso Aplicando Cargos de Habitación, no cargará a los folios los cargos marcados como después del cierre, estos se cargarán en un nuevo proceso al final llamado Procesos Después del Cierre. Finalmente desde el punto de vista de los vouchers para control de consumos la fecha del voucher se verá afectada, en el caso de una personas que entra el 1º de Marzo y tiene marcada esta opción, su primer voucher de cena tendrá como fecha el 2 del Marzo. TARIFA POR EDADES. Debe activar esta casilla para indicar que el cargo maneja tarifa de acuerdo a la edad. Más adelante se detalla la forma de indicar las multi-tarifas. Este modelo trabaja basado en las categorías. TARIFA POR DIA DE SEMANA. Debe activar esta casilla para indicar que el cargo maneja tarifa de acuerdo al día. Como veremos más adelante. TARIFA POR TEMPORADA. Aplica para las temporadas especiales y permite indicar el valor a cobrar en cada una de ellas. TARIFA POR TIPO DE HABITACION. Cuando se trabaja con cualquiera de las multi-tarifas y se desea cobrar de acuerdo al tipo de habitación debe seleccionar esta opción. En este caso la tarifa estándar asignada al plan en sus datos generales debe haber sido creada con todas las combinaciones y con valores en cero. TARIFA POR CLASE DE HABITACION. Cuando se trabaja con cualquiera de las multi-tarifas y se desea cobrar de acuerdo a la clase de habitación debe seleccionar esta opción. En este caso la tarifa estándar asignada al plan en sus datos generales debe haber sido creada con todas las combinaciones y con valores en cero. TARIFA POR CLASE DE HUÉSPED. Puede seleccionar esta opción para indicar diferentes valores de acuerdo a la Clase de huésped, recordemos que estas son creadas desde el módulo Parámetros de Zeus Hoteles. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

IVA INCLUIDO. Indica si el cargo será reportado con el valor del impuesto (IVA, ITBIS, ITBMS, etc) incluido. PORCENTAJE IVA. Debe digitar el porcentaje de impuesto (IVA, ITBIS, ITBMS, etc) que aplica par el cargo que esta ingresando al plan. MANEJA SERVICIO. Seleccione si para el cargo se genera el segundo impuesto. (Esta característica se activa o desactiva por parámetro). Seguido a este campo se encuentra el campo %, donde debe indicar el porcentaje a cobrar como servicio del cargo. APLICA NOCHE ADICIONAL. Active esta casilla para indicar que el cargo se aplica si el huésped va a durar más días de lo que indica el campo #NOCHES. CARGAR DESDE NOCHE ADICIONAL. Indique desde que noche adicional aplica el cargo. GENERA VOUCHER. Active esta casilla si el cargo genera voucher para control de consumos en el POS. Solo podrá seleccionarlo si el cargo es mandatario por persona TIPO DE VOUCHER. En caso de que el cargo genere voucher, seleccione el tipo de voucher que genera. Recordemos que los tipos de voucher son creados desde el módulo Parámetros de Zeus Hoteles CANTIDAD A GENERAR. Digite cuantos vouchers generará por noche. VOUCHERS NIÑOS. Permite indicar si se generaran vouchers a niños. VOUCHERS NIÑO MAX/HAB. Número máximo de niños a los que se les generará vouchers. VOUCHERS NIÑO EDAD MAX. Edad máxime de los niños a los que se les generará voucher. DESCOMPONER CARGO ADICONAL. Si es un cargo compuesto puede indicar si se descompone de la misma forma para los huéspedes adicionales. Si no marca esta casilla se hará un cargo normal por el valor del cargo. DESCOMPONER CARGO NIÑO. Si es un cargo compuesto puede indicar si se descompone de la misma forma para los huéspedes adicionales. Si no marca esta casilla se hará un cargo normal por el valor del cargo. Sistema de Administración Hotelera

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Un voucher es un sistema virtual gracias al cual se puede llevar control de los consumos, reemplazando así el uso de los tiquetes que comúnmente se utilizan

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

VALOR $. Digite el valor del cargo en pesos. VALOR US$. Digite el valor del cargo en dólares. VALOR NIÑOS $. Digite el valor del cargo en pesos para niños. VALOR NIÑOS US$. Digite el valor del cargo en dólares para niños. USAR VALORES EN: Seleccione si la aplicación de cargos debe aplicar los cargos del paquete basado en el valor en moneda local o en dólares. Tenga en cuenta que esto aplica para los cargos diferentes al cargo de habitación, el cargo de habitación se carga en dólares o en moneda local según sea indicado en el registro de la habitación.

Para ingresar un Cargo al Paquete 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Cargo que desea adicionar. Puede utilizar el botón ayuda para localizarlo. 3. Ingrese las especificaciones del Cargo. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Cargo del Paquete 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del Cargo. 3. Presione el botón Buscar. (ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).) 4. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Cargo

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

1. Localice el Cargo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón cambios deseados.

Editar y realice los

3. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Cargo del Paquete 1. Localice el Cargo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.28.3 .

Manejo de las Multi-tarifas

Los cargos definidos con alguna de las multi-tarifas disponibles, tienen un manejo especial en su configuración. El valor a cobrar no será tomado del campo valor para los cargos diferentes a habitación, mientras que para el cargo de habitación no solo se tomará el valor indicado en la tarifa. La asignación de los valores se hará desde una ventana adicional que veremos más adelante. Un cargo puede tener una o más multi-tarifas, estas puede ser combinadas en cualquier cantidad o forma sin excepciones y de acuerdo al número de combinaciones será la cantidad de información que se deberá proveer. De esta forma es posible tener tarifas por día de semana, en cuyo caso se deberá indicar el valor para cada día de la semana o podría tener una multi-tarifa Día de semana + Clase de huésped, en cuyo caso deberá indicar para cada día y por cada uno de las clases de huéspedes existentes el valor a cobrar por el cargo. El caso más amplio se presenta cuando se realiza una multi-tarifa por Día de semana + Edades (Categoría de Huésped) + Temporada + Tipo de habitación + Clase de Habitación + Clase de huésped, en cuyo caso el número de combinaciones variará de acuerdo a la cantidad de clases de Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

huéspedes, categorías de huéspedes, temporadas, tipos y clases de habitación definidos en el sistema. Iniciamos observando un caso sencillo en el que se maneja multi-tarifa por edades en un cargo de desayuno.

Figura 41 Paquete del Plan - Selección de multitarifa por edades

Para configurar la multitarifa, después de indicar sus características debe presionar el botón Multitarifas/Habitaciones/Grupos de la barra de herramientas el cual muestra la siguiente ventana.

Figura 42 Definición de Multitarifas - Ejemplo por categoría

En esta ventana se muestra inicialmente los campos Plan y Cargo los cuales detallan los códigos y nombres del plan y el cargo que se esta configurando, seguidamente se observa un cuadricula con las combinaciones resultante de la selección realizada, en este caso permite indicar tarifas por edades (Categoría), por lo que se puede indicar un valor para cada caso. Es posible que no se desee indicar valores para todas las combinaciones, en ese caso utilice la primera casilla de este grid o cuadricula para indicar cuales casos desea utilizar, igualmente debe seleccionarla para modificar valores. En la siguiente figura se observa un caso con más combinaciones, en este se configura un cargo que maneja tarifas por los ítems: Categoría Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

(edades), Temporada, Tipo de Habitación, Clase de Habitación y Clase de huésped.

Observemos que el número de combinaciones crece (recordemos que es variable de acuerdo a la configuración del hotel para cada uno de estos ítems) pero la forma de configurarlo no varía. La siguiente sección de la ventana nos muestra los datos correspondientes al registro actual, es decir, la línea sobre la que se haya hecho clic en la cuadrícula. Dichos datos los muestra en los campos: Tipo de Habitación, Clase de Habitación, Categoría, Temporada y Clase de Huésped. Notará que quedaran en blanco los campos que no tengan información en le registro seleccionado.

La siguiente sección de la ventana titulada Filtrar Por le permite aplicar filtros a los datos relacionados en la cuadricula de la sección 2. Por ejemplo si solo desea observar el tipo de habitación ‘HE’, la clase de habitación ‘CU’, la categoría ‘ADULTO’ y la temporada ‘A’, debe indicar dichos datos en la ventan correspondiente y presionar el botón refrescar. Para quitar los filtros debe quitar el texto escrito en los campos correspondientes y presionar el botón refrescar nuevamente. Puede aplicar los filtros tantas veces como sea necesario sin que esto genere cambios a los datos

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Figura 43 Tarifas Especiales con Filtro Aplicado

Estando el filtro aplicado también podrá hacer cambios a los valores, recordemos que para ello deberá: 4. Seleccionar en la primera columna las líneas que desee modificar. 5.

haga clic en la columna valor y cambie el valor.

6. Al terminar los cambios presione el botón Guardar

Es posible que un grupo de líneas tengan un mismo valor, podrá asignar un valor de forma automática siguiendo estos pasos: 3. En el campo Valor Por Defecto, ubicado en la parte inferior de la ventana, digite el valor que desea asignar de forma automática. 4. Haga clic para seleccionar las líneas deseadas, note que cada que selecciona una línea el valor es cambiado automáticamente por el digitado en el paso anterior.

Por último se puede presentar el caso en que se necesite crear una nueva tarifa que es similar a una ya existente pero con pequeñas variaciones. Para este caso el sistema provee un opción de copiado de tarifas, gracias a la cual podrá tomar las tarifas de un plan existente y aplicarlas al plan que

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actualmente esta configurando. Este proceso se debe hacer cargo por cargo del paquete, los pasos a seguir son: 1. Presione el botón Copiar Multitarifa de la barra de herramientas.

Figura 44 Copiar Multitarifa Desde Otro Plan

2. En la ventana indique el código del plan desde el que desea copiar las tarifas 3. Indique si desea incrementar o decrementar los valores de la tarifa. En dicho caso especifique si se hará en porcentaje o en valor y digite el valor o porcentaje a incrementar o decrementar. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas de esta ventana. Notara que el sistema coloca como tarifa del plan actual los valores del plan indicado con los incrementos o decrementos realizados de forma automática. Es importante tener en cuenta que solo es posible tomar los valores desde otro plan si las configuraciones de las multitarifas del cargo actual en el plan actual son similares a la configuración del mismo cargo en el otro plan, de lo contrario el sistema emitirá un mensaje por la inconsistencia. Por último podrá imprimir una multitarifa con solo presionar el botón imprimir de la barra de herramientas. Tenga en cuenta que el filtro también aplica para la impresión del reporte.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front 2.28.4 .

Restricción a los Planes

Los planes pueden ser restringidos de acuerdo a las clases de huésped y a las agencias, de tal forma que solo pueden ser vendidos a las clases de huéspedes o agencias indicadas.

Figura 45 Restricciones por Clase de Huésped

En la ventana de planes se encuentra el botón Restricción ser seleccionado muestra una ventana similar a la anterior

el cual al

En esta ventana debe seleccionar las clases de huéspedes o las agencias a las que NO podrá ser vendido el plan que esta configurando, es decir, seleccione para las que esta restringida la venta del plan. Para restringir 1. Seleccione el botón Restricción 2. Seleccione las clases o agencias a restringir haciendo clic en la casilla correspondiente en la columna Sel. 3. Presione el botón Grabar. 4. Presione el botón Salir al terminar el proceso.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front 2.28.5 .

Cargos Deducibles

Este botón solo esta disponible para los cargos de alojamiento, un cargo que no es de alojamiento no puede configurarse como un cargo deducible. Mediante esta herramienta se puede definir que cargos disminuyen el valor de la tarifa de alojamiento.

Figura 46 Definición de Cargos Deducibles

Aclaremos el concepto mediante un ejemplo. Suponga que tiene definida para un huésped 100 dólares como tarifa de alojamiento y dicho valor incluye el desayuno, lo que se espera en este caso es que si el huésped no desayuna, se cargue el valor total del alojamiento (100 dólares), mientras que si consume el desayuno se cargue como total de alojamiento para ese día los 100 dólares menos lo consumido en el desayuno, es decir, si consume un desayuno por 15 dólares el valor a cargar por alojamiento sería de 85 dólares. Esta estructura se logra mediante la configuración de los cargos deducible, los cuales se pueden parametrizar al crear en el plan el cago de alojamiento. Todos los cargos que sean agregados como cargos deducibles de la tarifa, serán sumados durante el proceso de generación de cargos y restados del valor de la tarifa. El sistema durante la generación de cargos puede restar de la tarifa los cargos que están cargados hasta ese momento en el folio para la día actual y/o los cargos que se han generado durante el proceso de generación de cargos, esto se puede definir mediante las casillas Cargado y Generado. Para incluir Cargos Deducibles 1. Presione el botón adicionar Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2. Ingrese el código del cargo deducible y sus características 3. Presione el botón agregar a la lista Ejecute esta tarea para cada un de los cargos que quiere deducir de la tarifa y finalmente presione el botón Grabar.

Para borrar un Cargo 1. En la cuadrícula presione doble clic sobre el cargo a borrar 2. Presione el botón Eliminar

2.29 .

TARIFAS

Mediante esta opción se definen los valores de las habitaciones para cada tipo y clase de habitación. Las tarifas son codificadas a gusto del usuario y se puede crear tantas como sea necesario. Las tarifas estándares a diferencia de las especiales solo pueden ser asignadas a combinaciones de tipos y clases de habitaciones. Pueden ser creadas tantas tarifas como se requieran, se les debe asignar un rango de fechas en el cual el sistema se basará para detectar si existen tarifas disponibles o no. Las tarifas se asignan a los planes y una misma tarifa puede estar asignada a múltiples planes. Si el plan maneja multitarifa por tipo y clase de habitación lo correcto es asignar una tarifa con valores ceros para que los valores no se vean afectado.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Figura 47 Tarifas

TARIFA. Digite el código de la tarifa, puede utilizar números y / o letras. En el campo siguiente digite la descripción de la tarifa TIPO DE HABITACIÓN. Debe digitar el tipo de habitación para la que rige esta tarifa. Utilice el icono de ayuda para buscar los tipos existentes. En la parte derecha aparecerá la descripción del tipo de habitación. CLASE DE HABITACIÓN. Debe digitar la clase de habitación para la que se rige esta tarifa o utilizar el icono de ayuda que aparece en la parte superior derecha. En la parte de enfrente aparecerá la descripción de la clase de habitación. FECHA DE INICIO. Debe digitar la fecha desde donde empezará a regir esta tarifa en formato Año-Mes-Día. Si el sistema detecta que para esta tarifa y tipo-clase de habitación ya existe un registro grabado lo trae y se coloca en modo edición o modificación. FECHA FINAL. Debe digitar la fecha hasta donde regirá esta tarifa en formato Año-Mes-Día. VALOR EN PESOS. Debe digitar el valor en pesos asignado a esta tarifa para este tipo-clase de habitación en estas fechas. VALOR EN DÓLARES. Debe digitar el valor en dólares asignado a esta tarifa para este tipo-clase de habitación en estas fechas. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

INCATIVA. Marque esta casilla para indicar que la tarifa no está disponible para uso. Tenga en cuenta que si existe una habitación registrada que tenga un plan con tarifa inactiva, el sistema no le generará cargos de habitación

Para ingresar una Tarifa 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código de la Tarifa, el Tipo y la Clase de habitación. 3. Ingrese la los datos de la Tarifa. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas. Repita la misma operación para cada una de las combinaciones de la tarifa, teniendo en cuenta que debe digitar el mismo código te tarifa para todas las combinaciones

Para localizar una Tarifa 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el número de la tarifa. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Tarifa 1. Localice la Tarifa a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios puede cambiar el valor de la tarifa. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Tarifa 1. Localice la Tarifa utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.29.1 .

Crear Tarifas

La creación de varias combinaciones de tipo y clase para un código de tarifa puede convertirse en un proceso largo. Esta opción de la ventana de tarifas despliega una nueva ventana que permite hacer la creación de una forma más sencilla y rápida generando el mismo resultado.

Figura 48 Crear Tarifas

Para crear las tarifas

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

1. Ingrese el código, nombre, fechas de inicio y finalización de la tarifa 2. Agregue los valores por tipo y clase, para ello usando los botones debajo de la cuadricula: i.

Haga clic en el botón Adicionar

ii.

Ingrese los datos de tipo, clase y valores

iii.

Presione el botón Agregar (con forma de flecha)

3. Presione el botón Guardar Si por error ingreso una tarifa mal, presione doble clic sobre ella en la cuadrícula y presione el botón Eliminar

2.29.2 .

Copiar Tarifa

La ventana de tarifas provee la posibilidad de hacer una copia de una tarifa, con lo que puede generar una nueva tarifa a partir de una existente.

Figura 49 Copiar Tarifas

Para copiar una tarifa primero debe ingresar a la opción tarifas del menú y luego presionar el botón Copiar Tarifa aplicar los siguientes pasos:

de la barra de herramientas y

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

1. En el campo Tarifa ubicado en la parte superior de la ventana, digite el código de la tarifa a la cual desea sacar la copia. 2. Si desea copiar solo la tarifa de un tipo de habitación específico, en el campo Tipo de Habitación de la parte superior de la ventana digite un código de un tipo de habitación, si quiere copiar la tarifa completa sin excluir ningún tipo deje este campo en blanco. 3. Presione el botón Mostrar , note que en la cuadrícula (Grid), se muestran los datos de la tarifa. 4. Seleccione los registros que desea copiar haciendo clic en la casilla ubicada al inicio de cada registro, en este paso puede cambiar los datos correspondiente a las fechas y los valores de cada tarifa.

. 5. Si desea realizar un decremento o incremento a los valores : a. Seleccione en la cuadricula los registros que desea incrementar o decrementar haciendo clic en la casilla ubicada al inicio de cada registro. b. Especifique los valores a incrementar tanto en pesos como en dólares. c. Indique si los incrementos serán en valor o porcentaje tanto para pesos como para dólares. d. Presione el botón Incrementar 6. En la sección Copiar A digite la información del código de la tarifa hacia la que desea copiar los datos. 7. En caso que haya filtrado un tipo de habitación en el paso 2, digite en el campo Tipo de Habitación el tipo hacia el cual desea copiar los datos, puede utilizar el mismo o cualquier otro tipo existente. 8. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front 2.29.3 .

Modificar Tarifas

Otro botón que provee la ventana de tarifas es la modificación, la presionar el botón Modificar Tarifa se desplegará una ventana en la que podrá hacer cambios a los datos de la tarifa, seleccionado una o varis combinaciones.

Figura 50 Modificar Tarifas

Para modificar una tarifa primero debe ingresar a la opción tarifas del menú y luego presionar el botón Modificar Tarifa de la barra de herramientas y aplicar los siguientes pasos: 1. En el campo Tarifa ubicado en la parte superior de la ventana, digite el código de la tarifa que desde modificar. 2. Si desea modificar solo la tarifa de un tipo de habitación específico, en el campo Tipo de Habitación de la parte superior de la ventana digite un código de un tipo de habitación, si quiere modificar la tarifa completa sin excluir ningún tipo deje este campo en blanco. 3. Presione el botón Mostrar , note que en la cuadrícula (Grid), se muestran los datos de la tarifa. 4. Seleccione los registros que desea modificar haciendo clic en la casilla ubicada al inicio de cada registro, en este paso puede cambiar los datos correspondiente a las fechas y los valores de cada tarifa.

. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

5. Si desea realizar un decremento o incremento a los valores : a. Seleccione en la cuadricula los registros que desea incrementar o decrementar haciendo clic en la casilla ubicada al inicio de cada registro. b. Especifique los valores a incrementar tanto en pesos como en dólares. c. Indique si los incrementos serán en valor o porcentaje tanto para pesos como para dólares. d. Presione el botón Incrementar 6. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

2.30 .

DESCUENTOS

Permite indicar al sistema los descuentos que le van a otorgar a los diferentes huéspedes, copropietarios, empresas, grupos, eventos.

Figura 51 Descuentos

CLASIFICACIÓN. Debe digitar el código del descuento. DESCRIPCIÓN. Debe digitar la descripción del descuento. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

% DESCUENTO TEMPORADA BAJA. Debe digitar el porcentaje de descuento a aplicar en las fechas que han sido determinadas como temporada baja. % DESCUENTO TEMPORADA ALTA. Debe digitar el porcentaje de descuento a aplicar en las fechas que han sido determinadas como temporada alta. CARGO HABITACIÓN A COPROPIETARIO Debe hacer Clic si desea que este descuento se aplique a los cargos de habitación. CARGO DE CONSUMO A COPROPIETARIO. Debe hacer Clic si desea que este descuento se aplique a los cargos de consumo. UTILIZA TARIFA PLENA Debe hacer Clic si este descuento se va a realizar con base en el valor de la tarifa plena. Para ingresar un Descuento 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite la clasificación del Descuento. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos del Descuento. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Descuento 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Para modificar los datos de un Descuento 1. Localice el Plan a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Descuento 1. Localice el Plan utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.31 .

CUENTAS CONTABLES

Mediante esta opción podemos asignar una codificación especial a las cuentas contables que son afectadas por ZEUS y que utilizan los usuarios del sistema. El objetivo de asignar códigos a las cuentas consiste en facilitar el uso de estas a los usuarios del FRONT quienes generalmente tienen pocos conocimientos contables, por lo que les es mucho mas sencillo hablar del código “CXC” que de la cuenta “13050501”.

Figura 52 Codificación de Cuentas Contables

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

CÓDIGO. Letras, número o combinaciones de estas que identifica la contable a utilizar. DESCRIPCIÓN. Texto que identifica la cuenta contable. CUENTA PARA CXC. Debe digitar el código contable para cuentas por cobrar que corresponda al código de cuenta que se esta creando. CUENTA PARA CXC. Debe digitar el código contable para cuentas por pagar que corresponda al código de cuenta que se está creando. Para ingresar una Cuenta Contable 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código de la Cuenta. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos de la cuenta. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Cuenta Contable 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción de la cuenta. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado. Para modificar los datos de una Cuenta Contable Sistema de Administración Hotelera

132

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

1. Localice la Cuenta a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Cuenta Contable 1. Localice la Cuenta utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.32 .

CAJAS

Una característica importante de ZEUS es la posibilidad de poder utilizar el módulo de Recepción para que el usuario se desempeñe como Recepcionista, como Cajero o como Recepcionista-Cajero. Para los casos de Cajero o Recepcionista-Cajero es necesario asignar una caja donde se llevara el control del flujo de dinero. Las cajas creadas son asignadas a cada cajero y se abre y cierran automáticamente cuando el usuario entra y sale del sistema respectivamente.

Figura 53 Definición de Cajas para Recepción Sistema de Administración Hotelera

133

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

CÓDIGO. Letras, números o combinación de estos que identifican la caja. DESCRIPCIÓN. Utilice este campo para describir la caja. CUENTA CONTABLE. Debe digitar el código contable donde van a ser afectados los ingresos que reciba esta caja. Esta cuenta contable debe ser la cuenta de ingresos por consignar según el plan único de cuentas. Para ingresar una Caja 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código de la Caja. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos de la Caja. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas. Para localizar una Caja 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la Localización de la Caja. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Caja 1. Localice la Caja a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Caja 1. Localice la Caja utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.33 .

OFICINAS

Gracias a la tecnología utilizada por ZEUS es posible acceder al sistema remotamente (vía módem, Internet, etc.) obteniendo una excelente velocidad de respuesta. Esto le brinda al hotel la facilidad de lograr que las oficinas con que cuenta fuera del hotel, puedan realizar las reservas en línea Mediante esta opción podemos crear las diferentes oficinas del hotel que estarán registrando reservas en ZEUS; la utilización de este dato en la creación de las reservas permitirá conocer los valores vendidos por cada oficina.

Sistema de Administración Hotelera

135

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Figura 54 Oficinas

Cuando se crea una oficina, por defecto tiene acceso a realizar ventas sin ningún tipo de restricción, sin embargo el sistema permite asignar restricciones para que no pueda vender más habitaciones de las que se asignan, o para que el manejo de la sobreventa varíe del estándar general.

CÓDIGO. Identifica cada oficina, puede codificarse utilizando números y/o letras. DESCRIPCIÓN. Nombre de la oficina o localización. LISTA DE ESPERA. Existe un parámetro general (Parámetros de HOTEL) del sistema, que indica si se pide o no una clave al sobrevender un tipo de habitación, esta opción puede variar dicho parámetro para cada oficina si así se desea, los posibles valores son: •

Según Parámetro General: respeta la configuración del parámetro general del sistema

•

Con Autorización: siempre pide autorización al sobrevender

•

Sin Autorización: nunca pide autorización al sobrevender

•

No Puede Generar: nunca le permite sobrevender Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

RESTRINGE TIPOS DE HABITACION. Habilita las opciones para poder ingresar topes de habitación por cada tipo, de tal forma que el sistema controlara las ventas que se generen por encima de la cantidad autorizada, aún cuando en el sistema existan más habitaciones. El control se hace según lo que definen los parámetros para manejo de lista de espera. Al activar esta casilla debe ingresar: TIPO A RESTRINGIR. Código del tipo de habitación sobre el que se quiere indicar una cantidad de habitaciones para vender menor a la disponible CANTIDAD A RESTRINGIR. Indica cuantas habitaciones podrá vender del tipo seleccionado Para ingresar una Oficina 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código de la Oficina. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos de la Oficina. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Oficina 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la Descripción de la Oficina. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Oficina Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

1. Localice la Oficina a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Oficina 1. Localice la Oficina utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

Mientras ingresa una nueva tarifa o cuando modifica una tarifa existente, puede utilizar los botones ubicados debajo de la cuadrícula de restricciones para realizar diferentes tareas, las cuales se describen a continuación:

Para ingresar las restricciones 1. Presione el botón adicionar 2. Indique la cantidad y el tipo 3. Presione el botón Guardar

Para Modificar una restricción 1. En la cuadrícula presione doble clic sobre la restricción 2. Haga el cambio de cantidad 3. Presione el botón Guardar Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Para Borrar una restricción 1. En la cuadrícula presione doble clic sobre la restricción 2. Haga clic en el botón Eliminar 3. Confirme el borrado de la restricción

2.34 .

MOTIVOS DE CANCELACIÓN

Siempre que desde el módulo Reservas de ZEUS se cancele una reservación, es necesario indicar cual es el motivo por el que se está cancelando. Estos motivos se crean a través de esta ventana.

Figura 55 Motivos de Cancelación

CÓDIGO. Números y/o Letras que identifican el Motivo de Cancelación. DESCRIPCIÓN. Especificaciones del motivo.

Para ingresar un Motivo 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2. Digite el código del Motivo. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos del Motivo. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Motivo 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la Descripción del Motivo. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Motivo 1. Localice el Motivo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Motivo 1. Localice el Motivo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado. Sistema de Administración Hotelera

140

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2.35 .

TASAS DE CAMBIO

Permite la definición de los valores de las tasas de cambio de las diferentes monedas que va a manejar el hotel. Entre las monedas que se hayan creado, no se debe olvidar colocar la tasa de cambio para el dólar ya que ZEUS exige esto para el registro de cargos.

Figura 56 Tasas de Cambio

CÓDIGO DE LA MONEDA. Debe digitar el código desea asignar a la moneda, puede ser caracteres numéricos, y/o alfabéticos. FECHA TASA DE CAMBIO. Debe digitar la fecha a la que le va a digitar o modificar la tasa de cambio de esa moneda en formato AñoMes-Día. TASA DE CAMBIO COMPRA. Debe digitar el valor de compra de esa moneda en ese día. TASA DE CAMBIO VENTA. Debe digitar el valor de venta de esa moneda en ese día.

Para ingresar una Tasa 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código de la Moneda. (Se muestra su descripción) Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

3. Ingrese la fecha de la tasa. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 4. Ingrese los valores de compra y venta. 5. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Tasa 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese el Código de la moneda. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado. Para modificar los datos de una Tasa 1. Localice la Tasa a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar la Tasa de un día 1. Localice la Tasa utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

Sistema de Administración Hotelera

142

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front 2.35.1 .

Modificar Tarifas

Esta opción de la ventana de tasas de cambio ofrece, excepto el borrado, las mismas funcionalidades para el manejo de tarifas con una presentación diferente. Su principal ventana es la posibilidad de ver los datos ingresados en un rango de fechas sin necesidad de moverse entre registros.

Figura 57 Modificar Tasas de Cambio

Para Consultar las tasas 1. Ingrese el código de la tasa a consultar 2. Digite el rango de fechas 3. Presione el botón Mostrar

Para modificar 1. haga clic en la cuadrícula sobre la tasa a modificar 2. Presione el botón Modificar, ubicado debajo de la cuadrícula 3. Haga los cambios deseados 4. Presione el botón Guardar

Sistema de Administración Hotelera

143

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2.36 .

MOTIVOS DE VIAJE

Cuando se realiza el registro de Huéspedes, ZEUS permite seleccionar el motivo por el cual este viajó, información que a su vez genera información estadística que puede ser consultada mediante los reportes que al respecto brinda el sistema.

Figura 58 Motivos de Viaje

CÓDIGO. Caracteres numéricos y/o alfabéticos asignados por el usuario a cada motivo de viaje. DESCRIPCIÓN. Especificación del motivo de viaje.

Para ingresar un Motivo 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Motivo. (Se muestra su descripción) 3. Ingrese la descripción. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Motivo 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del motivo. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Motivo 1. Localice el Motivo de viaje a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Motivo 1. Localice el Motivo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.37 .

CALENDARIO DE FESTIVOS

Permite la definición de días feriados y de días en los cuales el hotel tendrá eventos. Estos datos se observaran en la consulta del calendario de disponibilidad en las ventanas de reserva y registro de huéspedes entro otras.

Sistema de Administración Hotelera

145

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Figura 59 Definición de Días Festivos

FECHA. Debe digitar la fecha del feriado o evento especial en formato Año-Mes-Día. FERIADO. Debe hacer Clic si el día es feriado. EVENTO. Debe digitar en forma abreviada y mnemotécnica un código que identifique el evento. DESCRIPCIÓN DEL EVENTO. Debe digitar la descripción del evento.

Para ingresar un Día 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Seleccione la fecha y presione la tecla Tabulador. 3. Ingrese los datos del día 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Día 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la fecha. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Día 1. Localice el Día a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Día 1. Localice el Día utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.38 .

AUTORIZACIONES

Algunos procesos del sistema requieren no solo acceso a la opción correspondiente, además de claves de autorización especiales para procesos específicos del sistema. Existen dos tipos de autorizaciones a partir de la versión 2007 de Zeus Hoteles, las autorizaciones estándares que y las autorizaciones especiales, nuevas en esta versión. Para la definición de un valor constante basta con escribir los dígitos que conformaran el número de autorización en el campo Formula, mientas que si se quiere una autorización variable puede utilizar las siguientes variables: 

2 dígitos/izquierda del cargo Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

        2.38.1 .

2 dígitos/derecha del cargo Mes de la fecha del cargo 2 dígitos/Izquierda Comanda 2 dígitos/Derecha Comanda 2 dígitos/Derecha Habitación Hora 2 dígitos/Izquierda Folio 2 dígitos/Derecha Folio Autorizaciones Estándares

Zeus requiere autorizaciones para cargos creados como ajustes, cargos restringidos y cargos de naturaleza contraria. Al igual que para realizar las sobreventas de las reservas. La definición de estas autorizaciones debe hacerlas un usuario con cierto nivel.

Figura 60 Definición de Formulas de Autorización

La formula debe ser actualizada diariamente por lo que se le conoce como fórmula del día. Esta actualización se realiza asignando a la formula un valor constante o un valor variable. FECHA. Debe digitar la fecha en formato Año-Mes-Día a la cual le va a crear la formula. Si el sistema encuentra ya una formula creada para este día la trae y se coloca en forma edición o modificación. TIPO. Seleccione esta casilla si va a generar la formula de autorización para reversiones y ajustes o para las sobreventas (Reservas) VARIABLES. Debe hacer doble-clic a la variable que desee escoger.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

SIGNO. Debe escoger el signo dependiendo de la operación que desee efectuar en su formula. CONSTANTE. Debe digitar un valor si desea colocarle una operación con un valor constante a su formula. En la parte inferior de la ventana le va mostrando como va quedando su fórmula. Si desea hacerlo directamente en esta línea puede escribir como desea su formula haciendo referencia a las variables por la letra que aparece del lado izquierdo (A, B, C, D, E, F, G, H, I, J). La formula puede ser generada solo con variables, solos con constantes o bien con combinaciones de estas. En la Figura 60 se observa que el campo formula tiene el valor A24. Esto indica que la formula de autorización que debe de digitar el usuario es los dos dígitos de la izquierda del cargo y el numero 24. Cuando en la formula están incluidos signos, tendrá que hacer la operación, por ejemplo si la formula es J+C, y los valores correspondientes para J y C son 49 y 6, la formula resultante será 49 + 6 = 55. Para ingresar la formula del día 1. Digite la fecha y presione la Tabulador. 2. Indique la formula de acuerdo su necesidad. 3. Presione el botón Grabar

Para cambiar la formula de autorización de un día 1. Digite la fecha y presione la Tabulador. 2. Modifique la formula 3. Presione el botón Grabar Para hacer cambios a la formula de sobreventa las operaciones son similares, solo varia en que debe seleccionar previamente la casilla Fórmula de Sobreventa.

2.38.2 .

Autorizaciones Especiales

Este tipo de autorizaciones se hace a nivel de sucesos y puede ser limitada a los usuarios que se desee. Sistema de Administración Hotelera

149

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Existe una serie de sucesos para eventos como entrega de premios, los cuales puede ubicar con el botón Ayuda de la ventana de autorizaciones especiales.

Figura 61 Autorizaciones Especiales

Para ingresar o editar la formula 1. En el campo Suceso digité el código de suceso al que desea asignar la formula, puede utilizar la ayuda para localizar un suceso. 2. Indique la formula de acuerdo su necesidad 3. Seleccione los usuarios que podrán dar autorización suceso.

a este

4. Presione el botón Grabar

Las formulas de autorización se mantienen vigentes en el sistema a partir del día en que son creadas, no tienen fecha de vencimiento.

2.39 .

EVENTOS DEL HOTEL

Utilice esta opción para crear los diferentes eventos que se desarrollan en el hotel. Al momento de registrar los huéspedes podrá indicar por que evento vienen; información que genera datos estadísticos. Sistema de Administración Hotelera

150

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Figura 62 Eventos del Hotel

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican al evento. DESCRIPCIÓN. Nombre del evento.

Para ingresar un Evento 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Evento. (Se muestra su descripción) 3. Ingrese la descripción. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Evento 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Evento. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Para modificar los datos de un Evento 1. Localice el Evento a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Evento 1. Localice el Evento utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.40 .

CAJILLAS DE SEGURIDAD

Permite crear las cajillas de seguridad con que cuenta el hotel. Estas cajillas son utilizadas desde el módulo Recepción de ZEUS, donde se les puede asignar (hacer check-in) a un huésped.

Figura 63 Cajillas de Seguridad

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican la Cajilla. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

DESCRIPCIÓN. Nombre del Cajilla.

Para ingresar una Cajilla 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código de la Cajilla. (Se muestra su descripción si ya existe) 3. Ingrese la descripción. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Cajilla 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción de la Cajilla. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Cajilla 1. Localice la Cajilla a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Cajilla Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

1. Localice la Cajilla utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.41 .

TIPOS DE VOUCHER

Recordemos que el voucher es un concepto introducido por ZEUS que permite llevar control de los consumos generados por un cargo de plan. Cuando en el desglose de un plan se indica que determinado cargo genera voucher, además se debe especificar que tipo de voucher generará. Estos tipos se crean mediante esta opción con las siguientes características.

Figura 64 Tipos de Voucher

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el tipo de voucher. DESCRIPCIÓN. Nombre del Tipo de voucher. CONSUMIBLE EN POS. Indica que es un voucher que sera utilizado en el punto de venta de Zeus. Para ingresar un Voucher 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2. Digite el código del Voucher. (Se muestra la descripción si ya existe) 3. Ingrese la descripción. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Tipo de Voucher 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Tipo. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Tipo de Voucher 1. Localice el Tipo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Tipo 1. Localice el Tipo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2.42 .

COMPLEJOS

Una de las principales características de ZEUS es el manejo de Complejos. Esto consiste en administrar varios hoteles como si fuera uno solo, pero siempre controlando independientemente cada hotel, de tal forma que se puede obtener informes de ventas, disponibilidad, estadísticos, etc para cada uno o consolidado.

2.42.1 .

Creación

El primer paso antes de configurar los complejos consiste en crear los que se desea manejar, esta ventana nos permite esta tarea ente otras.

Figura 65 Definición de Complejos

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican al Complejo. DESCRIPCIÓN. Nombre del Complejo. CÓDIGO DE CUENTA. Partamos del hecho que Zeus Hoteles además de manejar los complejos, es capaz de manejar información separada por cada uno de ellos, esto incluye el movimiento contable. Mediante este campo se logra que el movimiento contable envíe los ingresos a la cuenta Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

contable correspondiente al complejo. Cuando se parametriza una cuenta contable a un cargo, se puede ingresar en cualquier sitio del campo las letras CP, las cuales al momento de generar el movimiento serán reemplazadas por valor indicado en este campo. CENTRO DE COSTO. Indique el código del centro de costo que afectara este complejo. En el cargo debe colocar las letras CP para que tome el centro de costo del complejo. ITEM DE CENTRO DE COSTO. Indique el código del Ítem de centro de costo que afectara este complejo. En el cargo debe colocar las letras CP para que tome el ítem del complejo. INTERFAZ. Para sistemas en los cuales cada complejo afecta una contabilidad diferente (Zeus Contabilidad), indique el código de la interfaz que tiene los datos de la contabilidad que se verá afectada. SEDE. Código de la sede al que está asociado el complejo. NO PERMITE RESERVAR/REGISTRAR UNA HABITACION DE UN TIPO DIFERENTE AL PROPIO. Al marcar esta opción, el sistema controlará que cuando se intente reservar o registrar una habitación en un complejo X y dicha habitación no pertenezca a ese Complejo, no se permita continuar con el proceso, emitiendo un mensaje informando de la situación. El control también aplicará si el complejo de la habitación que se está intentado reservar o registrar, tiene esa opción marcada. CONTROL DE DISPONIBILIDAD. En esta sección se cuenta con opciones especiales que permiten aplicar a Zeus el concepto de control de terrenos y personas. El control de terrenos aplica para aquellas organizaciones que ofrecen la opción de controlar espacios no construidos como es el caso del camping, donde el cliente lleva una carpa propia que puede ubicar en lugar específicos y por el cual cancelan un costo. Finalmente en el sistema el registro se traduce en habitaciones, pero el control cambia en algunas características CANTIDAD MAX. TERRENOS. Indica la cantidad total de terrenos con los que cuenta ese complejo. De esta manera el sistema controlará que no se ocupen más terrenos de los que contiene el complejo, cada vez que se activen habitaciones. Si este campo está en cero, significa que NO se manejará control de Terrenos.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

CANTIDAD MAX. PERSONAS. Indica la capacidad máxima de personas que puede alojar un Complejo, con el fin de hacer el control de disponibilidad y evitar de esta manera que se supere el límite de personas al reservar o registrar. Si este campo está en cero, significa que NO se manejará control de Personas. VALORES POR DEFECTO Existen parámetro globales de Hotel que permiten definir cuál es el tipo y la acomodación que el sistema seleccionará por defecto al crear una reserva, sin embargo cuando hablamos de hoteles que tienen varios complejos el valor del tipo definido globalmente no nos da la opción de indicar para cada complejo un valor diferente. Gracias a las opciones TIPO DE HABITACION y ACOMODACION de esta sección, es posible definir qué valores por defecto asignará el sistema en la reserva de una habitación según el complejo elegido. Tenga en cuenta que los tipos y acomodaciones de habitaciones que podrá seleccionar son las asignadas al complejo actual.

Para ingresar un Complejo 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Complejo.(Se muestra la descripción si existe) 3. Ingrese los datos correspondientes al complejo. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Complejo 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Complejo. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Para modificar los datos de un Complejo 1. Localice el Complejo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar. Para borrar un Complejo 1. Localice el Complejo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.42.2 .

Configuración

Una vez creado el complejo se debe indicar que tipos de habitación le corresponden. Este proceso se conoce como configuración del complejo.

Figura 66 Configuración de Complejos Sistema de Administración Hotelera

159

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Una vez indicado el Complejo en la lista de la izquierda se despliegan los tipos de habitación que aún no se les ha asignado un complejo y en la lista de la derecha los tipos asignados al complejo actual. Para asignar tipos de habitación al complejo 1. En el campo Complejo, digite el código del complejo o utilice el botón ayuda para localizarlo. 2. Haga doble clic sobre los tipos, desplegados en la lista de la izquierda, que quiera asignar al complejo 3. Presione el botón Grabar.

Para desasignar tipos de habitación de un complejo 1. En el campo Complejo, digite el código del complejo. 2. Haga doble clic sobre las habitaciones de la lista derecha que quiera desasignar. 3. Presione el botón Grabar. Si desasigna una habitación de un complejo y este tipo a su vez estaba definido como tipo de habitación por defecto para el complejo, el sistema quitará el valor por defecto del maestro de complejos y por tanto deberá seleccionar un nuevo valor por defecto.

2.43 .

SEDES

Comúnmente aplicado para negocios que utilizan una base de datos de Zeus unificada y utilizada por varios centros o instalaciones de la misma organización. Para efectos el proceso de reserva y registro de habitaciones las sedes no tienen implicaciones. Cuando una sede es utilizada en el módulo de banquetes y eventos de Zeus tiene especial importancia la posibilidad de asociar un ambiente del POS a la sede para los proceso de cargue.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Figura 67 Maestro de Sedes

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican la Sede DESCRIPCIÓN. Texto que describe la Sede ACTIVO. Indica si la sede está o no disponible para ser asignada.

Para ingresar una Sede 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código de la Sede.( Se muestra la descripción si ya existe) 3. Ingrese la descripción. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Sede 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción de la Sede. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Sede 1. Localice la Sede a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Sede 1. Localice la Sede utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.44 .

MEDIOS

Cuando se realiza una reserva se debe indicar porque medio fue realizada, utilice esta opción para crear los diferentes medios deseados.

Figura 68 Medios de Reserva

Sistema de Administración Hotelera

162

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el Medio DESCRIPCIÓN. Nombre del Medio

Para ingresar un Medio 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Medio.( Se muestra la descripción si ya existe) 3. Ingrese la descripción. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas. Para localizar un Medio 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Medio. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Medio 1. Localice el Medio a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. Sistema de Administración Hotelera

163

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Medio 1. Localice el Medio utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

Sistema de Administración Hotelera

164

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2.45 .

QUEJAS

Dada la importancia de los comentarios de los huéspedes y especialmente de sus quejas respecto al servicio. Mediante esta opción podrá crear al nivel general o a detalle los posible tipos que quejas que se puedan aparecer.

Figura 69 Medios de Reserva

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican la Queja DESCRIPCIÓN. Texto que describe la Queja

Para ingresar una Queja 5. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 6. Digite el código de la Queja.( Se muestra la descripción si ya existe) 7. Ingrese la descripción. 8. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Queja 6. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 7. En la ventana desplegada ingrese la descripción de la Queja. Sistema de Administración Hotelera

165

Las quejas reportadas por los huéspedes podrán ser explicadas detalladamente al momento de registrarlas

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

8. Presione el botón Buscar. 9. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 10. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Queja 5. Localice la Queja a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 6. Una vez localizado, presione el botón Editar. 7. Realice los cambios deseados. 8. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Queja 4. Localice la Queja utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 5. Presione el botón Borrar. 6. Confirme el borrado.

2.46 .

SEGMENTACIÓN / SEGMENTO

Las opciones de mercadeo brindan las herramientas necesarias para que el personal encargado de las ventas pueda segmentar el mercado pudiendo por lo tanto identificar los nichos de mercado y abordarlos de la forma adecuada. Esta segmentación maneja se realiza en dos niveles, el primero de estos se conoce como segmento y su parametrización se realiza de la siguiente forma.

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166

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Figura 70 Segmentos de Mercadeo

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el Segmento DESCRIPCIÓN. Texto que identifica el segmento

Para ingresar un Segmento 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Segmento.( Se muestra la descripción si ya existe) 3. Ingrese la descripción. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Segmento 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Segmento. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Para modificar los datos de un Segmento 1. Localice el Segmento a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar. Para borrar un Segmento 1. Localice el Segmento utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.47 .

SEGMENTACIÓN / SUBSEGMENTOS

Cada uno de los segmentos pueden ser subdivididos, esta subdivisión se conoce como Motivación. Con esta subdivisión se logra obtener mas detalle de cada nicho de mercado.

Figura 71 Motivaciones de Mercadeo

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican la Motivación

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

DESCRIPCIÓN. Texto que describe la Motivación

Para ingresar un Subsegmento 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Subsegmento.(Muestra la descripción si existe) 3. Ingrese la descripción. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Subsegmento 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Subsegmento. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Subsegmento 1. Localice el Subsegmento a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Subsegmento Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

1. Localice el Subsegmento utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.48 .

SEGMENTACIÓN / SEGMENTACIÓN

Después de haber creado los segmentos y las motivaciones se debe asignar a cada uno de los segmentos que motivaciones les corresponde, de esta forma se restringe que motivaciones estarán disponibles al seleccionar un segmento.

Figura 72 Configuración de Mercadeo

SEGMENTO. Código del segmento que hará parte de la llave de mercadeo SUBSEGMENTO. Código de la motivación que hará parte de la llave de mercadeo DESCRIPCION. Texto que identifica la combinación entre el segmento y la motivación seleccionada. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Para ingresar una Segmentación 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Segmento 3. Digite el código del Subsegmento 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para modificar los datos de una Segmentación 1. Localice el mercadeo a modificar utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Segmentación 1. Localice el mercadeo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.49 .

ELEMENTOS

Entre los servicios que presta el hotel se acostumbra encontrar la opción de tener acceso a facilidades adicionales con las que no cuenta la habitación. Estas facilidades son variables de acuerdo al hotel, pero podríamos colocar como ejemplos la necesidad de una grabadora, un VHS o DVD, una plancha, etc. Estos objetos se conocen en Zeus como Sistema de Administración Hotelera

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Los préstamos y devoluciones de elementos se realizan desde el módulo Recepción de Zeus Hoteles

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

elementos y su creación va orientada a tener posteriormente la facilidad para hacer préstamos de los mismos con el control del sistema.

Figura 73 Elementos para prestamos

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el Elemento DESCRIPCIÓN. Texto que identifica el Elemento DEVOLUCION EN EL CHECK-OUT. Marque esta casilla si requiere que al hacer check-out el sistema verifique los elementos por devolver.

Para ingresar un Elemento 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Elemento.( Se muestra la descripción si ya existe) e ingrese los datos del elemento. 3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Elemento 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Elemento. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Elemento 1. Localice el Elemento a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar. Para borrar un Elemento 1. Localice el Elemento utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.50 . CONTACTOS / MAESTRO DE CONTACTOS Como observamos en opciones como clientes y empresas, los contactos cumplen dos funciones básicas de acuerdo a si fueron definidos como internos o no.

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173

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Figura 74 Contactos interno y externos

Los contactos internos son equivalentes a los ejecutivos de cuentas del hotel y son asignados a las empresas con la finalidad de conocer las ventas generadas por cada uno de ellos. Un contacto no definido como interno hace referencia a personas externas al hotel que hacen de alguna forma labores de ventas y que generalmente trabajan para las empresas o agencias que envían huéspedes al hotel. Estos últimos contactos se diferencia de los internos en que solo se puede asignar un contacto interno a una empresa, mientras se pueden tener varios externos. CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el Contacto. CIUDAD. Código de la ciudad de residencia del contacto. DIRECCIÓN. Ubicación del contacto. CÉDULA. Número de documento del contacto. TELEFONO. Número en el que puede ser ubicado el contacto. FECHA DE NACIMIENTO. Año, mes y día de la fecha de nacimiento. EMPRESA. Código de la empresa en la que labora. FAX. Número de fax del contacto. CARGO. Función que desempeña el contacto en su empresa. MAIL. Correo electrónico. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

MAIL(2). Correo electrónico alterno. OBSERVACION. Pequeño comentario sobre el contacto. TIPO. Puede utilizar este campo para clasificar sus contactos, dicha clasificación es de uso libre del usuario. PROGRAMA. Es común encontrar que los contactos de las empresas se registren en diferentes programas de premios o incentivos, mediante esta opción podrá indicar dicha característica a cada contacto. INACTIVO. Seleccionar si desea que el contacto no este disponible. INTERNO. Indica que es un trabajador del hotel.

Para ingresar un Contacto 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Contacto.( Se muestra la descripción si ya existe) 3. Ingrese los datos del Contacto. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Contacto 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Contacto. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Contacto 1. Localice el Contacto a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Contacto 1. Localice el Contacto utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.51 .

CONTACTOS / TIPOS DE CONTACTOS

Clasifique sus contactos por tipos de acuerdo a la necesidad de su hotel, la clasificación por tipos, se encuentra en esta versión como una primera fase que le permitirá en la próxima versión del sistema, hacer diferentes procesos asociados o relacionados con el tipo de contacto. Inicialmente cumple funciones informativas.

Figura 75 Tipos de Contactos

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el tipo de Contacto.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

NOMBRE. Descripción del tipo de contacto. ACTIVO. Activa o desactiva los tipos de contactos.

Para ingresar un Tipo de Contacto 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del tipo de Contacto.( Se muestra la descripción si ya existe) 3. Ingrese los datos. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Tipo de Contacto 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del tipo de Contacto. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Tipo de Contacto 1. Localice el tipo de Contacto a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Para borrar un Tipo de Contacto 1. Localice el tipo de Contacto utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.52 .

PROGRAMAS PARA CONTACTOS

Esta opción que al igual que la opción de Tipos de Contactos tiene en esta versión solo implicaciones informativas, permite indicar a cada contacto a cual de los programas de incentivos para contactos esta asociado. Es común encontrar diferentes estrategias para fomentar esta estructura de mercadeo, por ello Zeus enfoca la inclusión del manejo de estas estructuras para que en próximas versiones, la entrega y control de los incentivos sean manejados por el sistema de acuerdo al programa al que pertenezca el contacto.

Figura 76 Programas Para Contactos

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el Programa. NOMBRE. Descripción del Programa. ACTIVO. Activa o desactiva el Programa.

Para ingresar un Programa 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas

Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2. Digite el código del Programa.( Se muestra la descripción si ya existe) 3. Ingrese los datos. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Programa 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Programa. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Programa 1. Localice el Programa a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Programa 1. Localice el Programa utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2.53 .

VUELOS

Cuando se ingresan las reservas al sistema, entro otros datos se puede indicar la vía por la que llega el huésped. Cuando este llega por vía aérea además de indicar la aerolínea se puede indicar el vuelo en el que arriba, de esta forma se conoce con detalle las horas de llegadas de los huéspedes, especialmente para aquellos hoteles que envían transporte para sus huéspedes al aeropuerto.

Figura 77 Vuelos

AEROLINEA. Código de la aerolínea por la que se desplaza el huésped. CIUDAD. Código de la ciudad hacia o desde la que se desplaza el huésped. NUMERO DEL VUELO. HORA DE LLEGADA. Hora de llegada o salida del vuelo VUELO DE LLEGADA. Seleccione si el vuelo que esta digitando llega a la ciudad. VUELO DE SALIDA. Seleccione si el vuelo que esta digitando sale de la ciudad

Para ingresar un Vuelo Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Vuelo.( Se muestra la descripción si ya existe) 3. Ingrese los datos del Vuelo. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Vuelo 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Vuelo. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Vuelo 1. Localice el Vuelo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Vuelo 1. Localice el Vuelo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

3. Confirme el borrado.

2.54 . INFORMACION PARA PAGOS / PLAZAS BANCARIAS Cuando se ingresan pagos, abonos o depósitos al sistema, una de las formas de pago existentes es el cheque. Cuando se ingresa un cheque entre otros datos el sistema solicita el código de la plaza a que este pertenece, esta opción da las opciones necesarias para la manipulación de las mismas.

Figura 78 Plazas Bancarias

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican la plaza NOMBRE. Texto que describe la plaza

Para ingresar una Plaza 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código de la Plaza.( Se muestra la descripción si ya existe) 3. Ingrese los datos de la Plaza. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas. Para localizar un Plaza 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2. En la ventana desplegada ingrese la descripción de la Plaza. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Plaza 1. Localice la Plaza a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Plaza 1. Localice la Plaza utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

Es posible traer las plazas existentes en Zeus Contabilidad, para ello debe presionar el botón Importar Plazas.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2.55 . INFORMACION PARA PAGOS / BANCOS Cuando se ingresan pagos, abonos o depósitos al sistema, una de las formas de pago existentes es el cheque. Cuando se ingresa un cheque entre otros datos el sistema solicita el código del banco a que este pertenece, esta opción da las opciones necesarias para la manipulación de las mismas.

Figura 79 Bancos

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el banco NOMBRE. Texto que describe el banco

Para ingresar un Banco 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Banco.( Se muestra la descripción si ya existe) 3. Ingrese los datos del Banco. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Banco 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Banco. 3. Presione el botón Buscar. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Banco 1. Localice el Banco a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Banco 1. Localice el Banco utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado. Es posible traer las plazas existentes en Zeus Contabilidad, para ello debe presionar el botón Importar Bancos .

2.56 . INFORMACION PARA PAGOS / TIPOS DE TARJETAS En este maestro se define la información necesaria para que la organización pueda realizar las diferentes transacciones que se presentan bajo este medio de pago, tales como abonos, pagos, cambio de monedas, anticipos, etc. Entre los usos más comunes está el de las tarjetas de crédito y débito emitidas por las entidades financieras.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Figura 80 Tipos de Tarjetas

Información Requerida CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican la tarjeta DESCRIPCION. Texto que describe la tarjeta CUENTA CONTABLE. Código que contiene la cuenta contable que se verá afectada por los movimientos de esta tarjeta. Tenga en cuenta que dicho código se enviará como código de moneda a Zeus Contabilidad, para mayor información consulte el manual de parametrización contable. RESTRINGIR DUPLICIDAD DE NÚMERO. Recordemos que siempre que se registra un pago tarjeta el sistema solicita su número para registrarlo, el objetivo de esta casilla es verificar que dicho número no se repita, es decir que cada número sea único. En el eventual caso que maneje tarjetas o alguna otra forma de pago (como las consignaciones) que requiera un número único, puede utilizar esta opción. TERCERO. Por la necesidad de manejar formas de pagos diferentes a las estándares tales como las consignaciones, las organizaciones tienen como opción crearlas como tarjetas. Este campo permite manejar un dato adicional para el proceso de interfaz contable que no tiene mayor aplicación para pagos en tarjeta débito y crédito (aunque se puede usar), pero si para casos como las consignaciones de depósitos a reservas. PREFIJO. Busca garantizar la fiabilidad de la información ingresada al sistema validando que un tipo de tarjeta específico siempre inicie por los números definidos en el maestro, de tal forma que al momento de registrar una transacción con una tarjeta, el sistema verificará que los primeros caracteres correspondan exactamente a los ingresados este campo.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Para ingresar una Tarjeta 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código de la Tarjeta.( Se muestra la descripción si ya existe) 3. Ingrese los datos de la Tarjeta. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Tarjeta 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción de la Tarjeta. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Tarjeta 1. Localice la Tarjeta a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Para borrar una Tarjeta 1. Localice la Tarjeta utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.57 . INFORMACION PARA PAGOS / MONEDAS Cuando se ingresan pagos, abonos o depósitos al sistema, es posible indicar en que moneda se recibe. El sistema toma la moneda y aplica el valor de la tasa de cambio del día para luego hacer el respectivo abono en la moneda local.

Figura 81 Monedas

La creación de las monedas se realiza desde esta ventana, la cual permite adicionalmente indicar cuentas contables diferentes para cada caja, de tal forma que de acuerdo a la caja seleccionada se pueda definir que cuenta contable se mueve cuando se hagan cambios de moneda. CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican la moneda. DESCRIPCION. Texto que describe la moneda.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

SÍMBOLO. Carácter que representa la moneda. CAMBIA VALOR. Indica si al realizar cambios de moneda desde recepción, el usuario podrá o no cambiar el valor que calculó el sistema con base en la tasa definida como valor a entregar al cliente. ALARGAR CON CAMBIO DE FECHA. Indica si la tasa de cambio asignada a la tarjeta para el día de hoy será tomada automáticamente para el día siguiente al realizar el cierre nocturno CÓDIGO EN CONTABILIDAD. Código de moneda que utilizará la interfase contable para enviar el movimiento de valores recibidos en otras monedas a Zeus Contabilidad CAJAS. Listado de las cajas en las que pueden ser utilizadas las monedas y los códigos de las cuentas contables asignadas para cada caso.

Para ingresar una Moneda 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código de la Moneda.( Se muestra la descripción si ya existe) 3. Ingrese los datos de la Moneda. 4. En la cuadricula (grid), seleccione las cajas en las que se puede usar la moneda haciendo clic sobre la casilla correspondiente e indique el código de la cuenta contable para dicho caso. 5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Moneda 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción de la Moneda. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Moneda 1. Localice la Moneda a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una Moneda 1. Localice la Moneda utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.58 . INFORMACION PARA PAGOS / INTERFAZ DATAFONOS Para el registro de los pagos con tarjetas como la débito y crédito es común encontrar que se realizan 2 procesos totalmente separados. Por un lado mediante un datafono se registra toda la transacción tomando los valores de Zeus y digitándolos; una vez se hace efectiva la transacción el resultado de esta es ingresado en Zeus para ingresar el pago. Todo este proceso implica la posibilidad de errores de digitación. Cuando se tiene una interfaz entre Zeus y el datafono se logra automatizar el registro de la transacción desde un solo punto de control (Zeus) lo que Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

asegura mayor seguridad, ausencia de errores de digitación y disminución de los tiempos de atención. Desde esta opción podemos configurar parte de la información requerida para activar la interfaz de Zeus con los datafonos.

Figura 82 Interfaz Datafonos

CÓDIGO. Caracteres alfanuméricos que identifican de forma única cada datafono. Frente a este campo puede especificar una descripción para el mismo. CLAVE. Contraseña requerida para tener acceso al datafono. SERIE. Ingresar el número de serie del datafono. NOMBRE DEL PC: Nombre del computador al cual está conectado el datafono. CONEXIÓN: Escoger el tipo de conexión que usa el datafono (dirección IP o puerto COM). IP: Ingresar la dirección IP asignado al datafono. PUERTO: Número del puerto COM al cual se encuentra conectado el datafono. VELOCIDAD. Seleccionar la velocidad con que trabajará el puerto la conexión. BITS DE DATOS. Seleccionar los bits de datos de la conexión por el puerto COM. BITS DE PARADA. Seleccionar los bits de parada con que trabajara la conexión por el puerto COM. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

PARIDAD. Seleccionar la paridad de la conexión por el puerto COM. CONTROL DE FLUJO. Seleccionar el control de flujo de la conexión por el puerto COM. CÓDIGO DE LA INTERFAZ. Digitar el código de la interfaz externa a la cual se asociará el datafono. Ver 5.10INTERFACES EXTERNAS ACTIVO. Indica si el datafono esta disponible para usar o no.

Para ingresar un Datafono 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Datafono.( Se muestra la descripción si ya existe) 3. Ingrese los datos del Datafono. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Datafono 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Datafono. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Para modificar los datos de un Datafono 1. Localice el Datafono a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Datafono 1. Localice el Datafono utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

Importante: Por defecto la interfaz con datafonos no viene activa en el sistema, es un módulo adicional que es parametrizado por funcionarios de Zeus Tecnología S.A. y que requiere de una licencia especial de uso. Con solo crear el datafono no estará activa la interfaz.

2.59 .

MOVILES

La posibilidad de crear móviles en Zeus, permite que desde la reserva se tenga control de los vehículos que transportan al huésped hasta el hotel, logrando así un mayor nivel de control y mayor seguridad para el huésped. En general la estructura asociada a los móviles, permite asignar en la reserva el código del móvil que recogerá a los huéspedes, donde cada asignación del móvil genera un número de control con el cual el huésped podrá corroborar que el vehículo que le esta recogiendo es el enviado por el hotel. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

En el módulo de reservas, observaremos con detalle la forma como se asignan y manejan los móviles.

Figura 83 Móviles

PLACA. Dígitos alfanuméricos que identifican al móvil MARCA. Texto que describe al móvil COLOR. Seleccione haciendo clic, el color del móvil CONDUCTOR. Nombre de la persona que conduce el móvil PREFIJO. Texto que se agrega antes del consecutivo generado para cada móvil, generando así un número único por móvil. DISPONIBILIDAD. Días en los que esta disponible el móvil OBSERVACION. Información adicional asociada al móvil. ACTIVO. Indica si el móvil esta disponible para asignar.

Para ingresar un Móvil 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2. Digite el código del Móvil.( Se muestra la descripción si ya existe) 3. Ingrese los datos del Móvil. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Móvil 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Móvil. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Móvil 1. Localice el Móvil a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Móvil 1. Localice el Móvil utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2.60 . FACTURACIÓN/DOCUMENTOS DE FACTURACIÓN De acuerdo a algunas legislaciones el documento que se genera al facturar un servicio, puede variar de acuerdo algunas características que cumple el cliente. Por ejemplo en la legislación de Perú puede generarse como documento de facturación un documento llamado Factura o uno llamado Boleta. Esta opción del sistema permite crear múltiples documentos de facturación, lo que tiene como objetivo ajustarse a diferentes modelos de facturación de acuerdo a la legislación correspondiente. Por otra parte esta opción habilita otras funcionalidades que pueden ser utilizadas incluso cuando existe un único documento de facturación, tales son los formatos diversos de acuerdo al tipo de folio al que se le este generando la facturación.

Figura 84 Documentos de Facturación

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el documento. DESCRIPCION. Texto que describe la el documento. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

REPORTE DE HABITACION. Nombre del reporte que será utilizado para imprimir la el documento de facturación si el folio a facturar corresponde a un folio de habitación. REPORTE DE EVENTOS. Nombre del reporte que será utilizado para imprimir la el documento de facturación si el folio a facturar corresponde a un folio de Eventos Varios. REPORTE DE GRUPO. Nombre del reporte que será utilizado para imprimir la el documento de facturación si el folio a facturar corresponde a un folio de grupo. TIPO DE FACTURA. Código de tipo de factura que será enviado a Zeus Contabilidad de acuerdo al tipo de documento. APLICA PARA GRUPOS. Indica si al generar una factura para un folio de grupo, este tipo de documento estará disponible. APLICA PARA EVENTOS. Indica si al generar una factura para un folio de eventos, este tipo de documento estará disponible, APLICA PARA HABITACIÓN. Indica si al generar una factura para un folio de habitación, este tipo de documento estará disponible. CÓDIGO GUIA. Si el documento de facturación comparte el consecutivo con otro documento, se debe indicar en este campo el código del documento con el cual se comparte. Por ejemplo si tiene un documento factura y otro boleta, pero ambos deben llevar un solo consecutivo, cree el documento factura y en el documento boleta coloque como documento guía el código del documento factura. CODIGO FACTURACIÓN. Es uno de los parámetros que pueden ser usados por el sistema como parte de la generación de los números de comprobante fiscal o factura (si la legislación local así lo indica). Deberá colocar aquí el código correspondiente a este documento de facturación y en los parámetros generales del sistema indicar en la formula, que este es parte del consecutivo a generar. CÓDIGO EQUIVALENTE. Es un campo especial usado para proceso de interfases con otros sistemas o presentación de informes especiales a entes externos, los cuales requieren las especificación del documento utilizado, pero con un código diferente.

Detalles de las Resoluciones Sistema de Administración Hotelera

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Los documentos de facturación pueden manejar múltiples resoluciones en el transcurso de la operación del hotel. Se debe entonces ingresar al sistema cada una de las resoluciones que el hotel vaya adquiriendo y los datos que le corresponden. Una de las funcionalidades de el sistema de resoluciones, es que es posible ingresar una resolución nueva antes de que se venza la que esta vigente, de esta forma el sistema tomara la siguiente resolución una vez los consecutivos de la anterior hayan vencido. Sin embargo, el usuario puede activar una nueva resolución de forma manual, con solo colocarla activa, esto generara una desactivación de la anterior, e iniciara el proceso con la nueva. RESOLUCIÓN. Código que identifica el número de resolución a ingresar. SERIE. Algunas legislaciones exigen este dato adicional como parte de la resolución, las series son codificadas por el usuario desde este mismo menú ACTIVO. Deja como activa la resolución que se esta ingresando y por tanto el sistema la tomará para genera los nuevos consecutivos FORMATO PREIMPRESO. Campo informativo que indica si la impresión se realiza o no en hoja en blanco. Marcar para indicar que es pre-impreso. CONSECUTIVO INICIAL. Consecutivo por el que iniciará la facturación. CONSECUTIVO FINAL. Consecutivo hasta el que llegará la facturación CONSECUTIVO. Último número de documento generado para este tipo de documento de facturación. FECHA DE RESOLUCION. Fecha en la que el organismo de control asigno al hotel la nueva resolución. INFORMAR AL FALTAR. El sistema puede emitir un mensaje de aviso cuando los números autorizados están por finalizar, este campo le permite indicar cuantos números deben faltar para emitir el mensaje. RESTRINGE CONSECUTIVO FINAL. Indica si cuando el consecutivo sea igual el consecutivo final, el sistema permite continuar generando facturas o no permitirá nuevas generaciones. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Otros campos disponibles en esta ventana y que son activados de acuerdo a la configuración del sistema son:

FECHA DE INGRESO. Fecha en la que se está ingresando o se ingreso la los datos de la resolución. FORMATO PREIMPRESO. Marca la resolución para indicar que se está imprimiendo el documento de facturación en papel preimpreso y no en papel blanco. PREFIJO. Muestra los caracteres correspondientes al prefijo de facturación asignado. Si no se ha asignado, debe estar en blanco.

Para ingresar un Documento 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Documento.( Se muestra la descripción si ya existe) 3. Ingrese los datos del Documento. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Documento 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Documento. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Documento 1. Localice el Documento a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Documento 1. Localice el Documento utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.61 . FACTURACION/CONCEPTOS DE FACTURACIÓN Una de las funcionalidades que ofrece la nueva estructura de facturación de Zeus, es la de poder modificar los cargos de las facturas para que pueda ser presentada de acuerdo a las necesidades del huésped, de tal forma que puede estar cargado al sistema tres conceptos llamados Bar, Restaurante y Room Service, pero puedan ser mostrados en un gran total llamados Alimentos y Bebidas. Los Conceptos permiten aplicar esta característica, siendo a través de ellos que se logra la agrupación de los cargos en conceptos y es en esta Sistema de Administración Hotelera

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ventana donde se codifican cada uno de los conceptos que pueden ser utilizados al momento de facturar.

Figura 85 Conceptos de Facturación

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el concepto. DESCRIPCION. Texto que describe la el concepto. ACTIVO. Permite desactivar el concepto para que no pueda se usado.

Para ingresar un Concepto 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Concepto.( Se muestra la descripción si ya existe) 3. Ingrese los datos del Concepto. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Concepto 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. 2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Concepto. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Concepto 1. Localice el Concepto a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Concepto 1. Localice el Concepto utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado.

2.62 . FACTURACION/ESTACIONES DE FACTURACIÓN Pueden definirse básicamente como los computadores o maquinas que pueden emitir facturas, sin embargo tienen una connotación un poco más extensa En legislaciones como la colombiana, el uso de las estaciones de facturación no tiene ninguna aplicabilidad, es decir que no es necesario crearlas. Otro tipo de legislaciones como las ecuatorianas o la de República Dominicana, obligan a un proceso especial de generación de facturas o comprobantes fiscales, que están directamente asociados a la maquina que genere dicho documento. Son modelos en los cuales cada una de las estaciones que emiten facturas tiene su propio consecutivo de facturación, el cual por tanto debe ser controlado. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Figura 86 Estaciones de Facturación

CODIGO. Caracteres alfanuméricos que identifican la estación, debe usarse como código el mismo nombre que tiene la maquina definido en el sistema operativo, ya que con el nombre de manejan una de las restricciones. DESCRIPCION. Nombre completo de la estación PUNTO DE EMISION. Es uno de los parámetros que pueden ser usados por el sistema como parte de la generación de los números de comprobante fiscal o factura (si la legislación local así lo indica). Deberá colocar aquí el código correspondiente a este documento de facturación y en los parámetros generales del sistema indicar en la formula que este es parte del consecutivo a generar. AREA DE IMPRESIÓN. Es otro de los parámetros que pueden ser usados por el sistema como parte de la generación de los números de comprobante fiscal o factura (si la legislación local así lo indica). Deberá colocar aquí el código correspondiente a este documento de facturación y en los parámetros generales del sistema indicar en la formula que este es parte del consecutivo a generar. ACTIVO. Define si la estación está disponible o no. AUDITAR. Campo especial para procesos de facturación que indica que la estación tiene funciones de auditoría. En los procesos de generación de archivos para el SRI (Ecuador) este tipo de estaciones se omiten de la generación de información a este ente de control. COMPLEJO. Es un campo informativo que permite indicar el código del complejo donde está ubicada la estación. DEPENDENCIA. Es un campo informativo que permite indicar el código la dependencia a la que pertenece la estación. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

CAJA REGISTRADORA. Presenta 2 características: (1) Maneja, este permite definir si la estación tiene una caja registradora asociada o no. Siempre que este marcado el sistema enviará la orden de apertura del cajón monedero. (2) Ruta de Impresora, en este campo debe especificar la ruta de la impresora a la que está conectada la caja; a través de dicha ruta se enviará la orden de apertura.

Para crear una Estación 1. Presione el botón Nuevo

de la barra de herramientas.

2. Digite el código que desea asignar. Si el código existe se mostrarán sus datos y quedarán disponibles para edición. 3. Digite los datos de la estación. 4. Presione el botón Guardar

de la barra de herramientas.

Para modificar una Estación 1. En el campo Código digite el código de la Estación. También podemos buscarlo con el botón de ayuda. 2. Presione el botón Editar

de la barra de herramientas.

3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Guardar

de la barra de herramientas.

Para borrar una Estación 1. En el campo Código digite el código de la Estación. Podemos usar el botón de ayuda. 2. Presione el botón Borrar 3. confirme el borrado.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2.62.1 .

Restricciones

Con esta opción podrá 1. Limitar los documentos a los que se puede acceder utilizando la estación que está configurando. Si no ha colocado ninguna restricción, no habrá limitantes, si por el contrario las indica, el ambiente solo podrá acceder a los documentos de facturación indicados. A continuación se puede observar un caso en el cual una estación se restringe para el uso de solo 1 documento de facturación.

Figura 87 Restricciones de Documentos para Estaciones de Facturación

Para agregar una restricción, coloque el código del documento o de el ambiente y presione el botón guardar. Para eliminar una restricción, haga clic sobre ella en la cuadrícula y presione el botón Eliminar. 2. Definir la cadena requerida para que se pueda abrir la caja registradora. Con esta configuración cuando la estación utilice una opción de las que manipulan dinero se le abrirá la caja. Como por ejemplo abonos, paidout, pagos, checkout, caja de cambio, depósitos de eventos, checkout de eventos, etc. Debe ingresar solo 1 comando para apertura. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2.63 .

FACTURACION/SERIES

En algunas legislaciones la asignación de los datos para la facturación incluye un componente adicional llamado serie, que junto con la demás información de las resoluciones de facturación, completan las bases necesarias para facturar. La serie consiste en un código que debe ser registrado, al ingresar los datos para la facturación, en la ventana de documentos de facturación.

Figura 88 Maestro de Series de Facturación

Para crear una Serie 1. Presione el botón Nuevo

de la barra de herramientas.

2. Digite el código que desea asignar. Si el código existe se mostrarán sus datos y quedarán disponibles para edición. 3. Digite los datos de la Serie. 4. Presione el botón Guardar

de la barra de herramientas.

Para modificar una Serie Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

1. En el campo Código digite el código de la Serie. También podemos buscarlo con el botón de ayuda. 2. Presione el botón Editar

de la barra de herramientas.

3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Guardar

de la barra de herramientas.

Para borrar una Serie 1. En el campo Código digite el código de la Serie. Podemos usar el botón de ayuda. 2. Presione el botón Borrar 3. confirme el borrado.

2.64 . FACTURACION/CATEGORIAS FISCALES Para Zeus una categoría fiscal ubica a una empresa o a un cliente en un grupo que, según las definiciones de ley, se le debe calcular algún tipo de retención o impuesto, dadas sus características particulares. Las categorías además de los datos geneales se les debe aplicar una configuración especial, con la cual el sistema puede realizar el cálculo de los valores que aplicará al folio cuando se realice la factura. Para realizar la configuración de las categorías debe tener claridad sobre el uso de los cargos, especialmente de los cargos calculados, pues estos contienen la formula que se aplicará a los valores cargados. En la ventana principal encontrará el código y el nombre que asignará a la categoría fiscal.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Figura 89 Categorías Fiscales

Para crear una Categoría Fiscal 1. Presione el botón Nuevo

de la barra de herramientas.

2. Digite el código que desea asignar. Si el código existe se mostrarán sus datos y quedarán disponibles para edición. 3. Digite los datos de la Categoría. 4. Presione el botón Guardar

de la barra de herramientas.

Para modificar una Categoría Fiscal 1. En el campo Código digite el código de la Categoría. También podemos buscarlo con el botón de ayuda. 2. Presione el botón Editar

de la barra de herramientas.

3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Guardar

de la barra de herramientas.

Para borrar una Categoría Fiscal 1. En el campo Código digite el código de la Categoría. Podemos usar el botón de ayuda. 2. Presione el botón Borrar 3. confirme el borrado.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front 2.64.1 .

Configurar una Categoría Fiscal

En la barra de herramienta de la ventana de Categorías Fiscales esta un grupo de botones, uno de ellos ofrece la opción de configurar una categoría, al seleccionar este botón el sistema despliega una nueva ventana

Figura 90 Configuración de Categorías Fiscales

Esta ventana muestra 2 pestañas, que permiten definir los cargos y las ciudades así: CARGOS: Permite indicar cuales son los códigos de cargo que contienen las formulas que se aplicarán en a la categoría actual, es decir, cargos calculados. Para agregar cargos a la lista indique el código en el campo Cargo y presione el botón agregar a la lista. CIUDADES. Tiene una connotación informativa, para indicar las ciudades en las que aplica esta categoría. Para agregar ciudades a la lista indique el código en el campo Ciudad y presione el botón agregar a la lista. En ambos casos puede borrar un registro de la cuadrícula, presionando doble clic sobre el cargo o ciudad que desea borrar y confirmando el borrado. Recuerde que los cargos deben ser creados previamente en la opción Cargos de este mismo módulo y que deben ser configurados como cargos calculados, para más detalles consulte 2.23.3Cargos Calculados Las categorías fiscales se asignan a cada empresa, cliente o agencia desde el respectivo maestro.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2.65 .

CLASES DE FOLIOS

Permite cambiar las condiciones bajos las cuales es tratado un folio de eventos varios en el punto de venta POS Touch. Estas condiciones se refieren al valor, a la aplicación de descuentos y la generación de impuestos principalmente.

Figura 91 Clases de Folios

Cuando a un folio de eventos se le ha definido una clase de folio específica, todas las cuentas abiertas en POS Touch validaran dicha clase para aplicar sus características: CARGAR VALOR: indica si al cargar los productos el sistema cargará el valor de venta o el valor de costo DESCUENTO. Define que porcentaje de descuento automático será aplicado al folio al abrir la cuenta en POS, puede definirse un porcentaje general (sobre toda la cuenta) o uno detallado (especificar alimentos, bebidas y/o otros GENERAR IVA. Indica si se le genera o no el impuesto la cargar. GENERAR SERVICIO. Especifica si se cobra el segundo impuesto a los productos cargados. EXIGE FORMA DE PAGO FOLIO. Indica si al registrar los pagos el cajero podrá registrar solo la forma de pago folio. PERMITE PAGAR A OTRO FOLIO. Indica si al seleccionar forma de pago folio, el sistema permitirá que se ingrese un folio diferente al que se le abrió la cuenta.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Para crear una Clase de Folio 1. Presione el botón Nuevo

de la barra de herramientas.

2. Digite el código que desea asignar. Si el código existe se mostrarán sus datos y quedarán disponibles para edición. 3. Digite los datos de la Clase. 4. Presione el botón Guardar

de la barra de herramientas.

Para modificar una Clase de Folio 1. En el campo Código digite el código de la Clase. También podemos buscarlo con el botón de ayuda. 2. Presione el botón Editar

de la barra de herramientas.

3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Guardar

de la barra de herramientas.

Para borrar una Clase de Folio 1. En el campo Código digite el código de la Clase. Podemos usar el botón de ayuda. 2. Presione el botón Borrar 3. confirme el borrado.

2.66 .

ACTUALIZACION DE ALLOTMENT

Una de las opciones que posee Zeus Administración Hotelera para distribuir el número máximo de habitaciones posibles para vender por reservas es el Allotment. Esta opción permite distribuir el número de Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

habitaciones para vender por reservas tanto a planes, empresas como agencias, en determinadas fechas.

Figura 92 Definición de Allotement

En la primera sección encontramos: TIPO: Permite escoger a que se le va asignar el allotment (Plan/Empresa/Agencia). Solo en el caso de que se escoja Plan se verán los combos para escoger el tipo de habitación y la acomodación. CÓDIGO: digite el código ya sea del Plan/Empresa/Agencia a la cual le va hacer la asignación. En este caso puede hacer uso de la ayuda. Frente a este campo se muestra la descripción y seguida un campo con el allotement por defecto asociado. NUEVO ALLOTMENT: Es el numero máximo de habitaciones que se van asignar. Tenga en cuenta que: 1. solo se le podrá actualizar allotment aquellos planes/empresa/agencia que les han asignados valores de allotment en los maestro. En otras palabras si existe un planes/empresa/agencia que no se le asigno allotment en el maestro, este se asume que no controla allotment. 2. si el número que se esta asignando, es mayor al valor que se dio cuando se creo el maestro, el sistema le preguntara si desea o no igualar este valor en el maestro. 3. el valor que aparece al lado de la descripción del código, es el allotment asignado en el maestro.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

TIPO DE HABITACIÓN: Esta selección indica que el nuevo allotment que se esta asignando es para ese tipo de habitación exclusivamente. (Solo esta visible para cuando sea plan y el sistema controlara que no se pueda asignar más habitaciones de ese tipo de las que tenga el hotel.). #HABS: número de habitaciones existentes para tipo de habitación seleccionado. Para el caso de Allotement por planes, en valor por defecto se utilizara ya sea el del maestro ó el máximo número de habitación que tenga ese tipo de habitación; dependiendo cual de los dos sea el menor valor. ACOMODACIÓN: Esta selección indica que el nuevo allotment que se esta asignando es para ese tipo de habitación con esa acomodación o clase de habitación. (Solo esta visible para cuando sea plan). En este campo aparece la opción “99 TODAS” la cual si es seleccionada esta indicando que nuevo allotment que se esta asignando es para ese tipo de habitación en todas las acomodaciones. La siguiente sección corresponde al calendario: Esta sección maneja unas convenciones de colores e imágenes según la forma como está definido el allotment: Para aquellos días que se ha definido específicamente un allotment, los valores aparecen en color VERDE. Para aquellos días que NO se ha definido un valor, el sistema despliega el valor por defecto en color AZUL. Para los días que se ha definido valor cero (no hay disponibilidad), el sistema muestra una X en color ROJO

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Permite seleccionar por medio de un calendario los días en que se va asignar el nuevo allotment. En este calendario se puede escoger un día, unos días especifico, todo el mes, todo el año, etc; y solo aquellos días que se encuentren seleccionados serán a los que se les asignara el nuevo valor de allotment. En caso de que ya exista valor asignado para alguna fecha, este aparecerá debajo del número que indica el día del mes pero en color verde, por ejemplo: para el caso de la imagen del 1 al 5 de julio fue asignado un allotment de 15.

En caso de que el nuevo allotment asignado para una fecha sea mayor de dos cifras (99), no se visualizara el valor sino las iniciales PL si es de plan, EM si empresa o AG si es agencia, y al colocar el puntero del Mouse sobre esta inicial se vera el valor como un texto emergente. Por ejemplo en la imagen el día sábado 1, se le asigno a esa agencia un allotment de 125.

Si se deja una fecha sin asignación de allotment y se hace una reserva para ese día el sistema automáticamente asigna como valor de allotment, el valor que este en el maestro correspondiente (valor por defecto).

Otra manera de acceder a la ventana de Actualización de Allotment es por medio de las formas maestra de Planes, Agencias o Empresas Estas formas tendrán un labellink al lado del valor del Allotment, los cuales estarán habilitados únicamente si este valor es superior a cero.

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

3 . CONSULTAS E INFORMES Las opciones desplegadas en este menú permiten emitir informes de todos los parámetros creados en el módulo de parámetros y algunos casos del menú procesos. Para escoger alguna opción debe ubicarse sobre ella mediante el uso de las teclas arriba / abajo y presionar ENTER, puede colocarse con el Mouse y hacer Clic sobre la opción o puede digitar la letra que aparece subrayada de la opción. La gran mayoría de las opciones seleccionadas en este menú despliegan una ventana similar a la que vemos a continuación. Haremos referencia a las características de dicha ventana y luego nos referiremos a los casos donde la ventana tiene variaciones.

Figura 93 Impresión de Reportes

TITULO DE LA OPCION. Descripción de la opción sobre la cual se desea obtener el reporte BOTON IMPRIMIR. Botón que debe seleccionar para emitir el informe. BOTON SALIR. Opción que debe seleccionar para salir de la ventana.

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Para emitir el reporte solo bastará con presionar el botón Imprimir para que ZEUS genere el informe que puede ser impreso de diferentes formas que el usuario puede escoger.

Figura 94 Opciones de Impresión

Las siguientes son las excepciones:

3.1 . EMPRESAS Muestra 2 opciones mutuamente excluyentes: AGRUPAR POR SEGMENTO. Permite sacar el informe agrupado por el segmento que tiene asignado la empresa EMPRESAS QUE DEPENDEN: muestra las empresas que tiene definida un dependencia de otra empresa en el campo Depende De.

Figura 95 Informe de Empresas

Para emitir el reporte presione el botón imprimir y seleccione la forma de salida

3.2 . TIPOS DE HABITACIÓN Permite consultar los tipos de habitaciones que existen en el sistema, con la posibilidad de mostrarlo agrupado por cada complejo y de sacar un complejo específico o todos los complejos.

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Figura 96 Informe de Tipos de Habitación

Para emitir el reporte presione el botón imprimir y seleccione la forma de salida

3.3 . HABITACIONES Permite consultar las habitaciones creadas en el sistema, con la posibilidad de aplicar filtro por complejo específico o mostrar todos los complejos.

Figura 97 Informe de Habitaciones

Para emitir el reporte presione el botón imprimir y seleccione la forma de salida

3.4 . HUÉSPEDES O CLIENTES Permite generar un informe con los clientes creados, con la opción de filtrar por un tipo de cliente específico. Si no desea filtrar debe dejar seleccionada la casilla Todos los Tipos

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Figura 98 Informe de Huéspedes o Clientes

Para emitir el reporte presione el botón imprimir y seleccione la forma de salida

3.5 . TARIFAS La ventana de tarifa varía en que da la opción de seleccionar un rango de fechas, este rango permite restringir las tarifas que serán emitidas en el reporte, de tal forma que solo se muestren las que sus fechas de inicio y finalización estén en el rango indicado.

Figura 99 Listado de Tarifas

Para emitir el reporte presione el botón imprimir y seleccione la forma de salida

3.6 . CALENDARIO DE TEMPORADAS En esta opción se muestra una ventana similar a la del menú Parámetros con la diferencia que no se permite hacer cambios a las temporadas, solo permite consultar e imprimir las existentes.

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3.7 . PLANES La ventana de planes da varias opciones, como son la de indicar un rango de códigos a tener en cuenta para que no se muestren planes menores al Código Inicial ni superiores al Código Final. Por otra parte puede seleccionar la opción Todos los Planes para que se muestren los planes existentes sin tener en cuenta el rango dado así como la opción Incluyendo Grupos para que también se muestren los planes espacialmente hecho para grupos.

Figura 100 Informe de Planes

Por último esta la opción Listar todos los planes sin detallar paquete con la que le puede indicar al sistema que muestre solos los datos generales del plan. Sin importar que opciones seleccione siempre podrá decidir si se realiza un ordenamiento por código o por nombre del plan.

3.8 . CUMPLEAÑOS DE CLIENTES Esta es la última opción que maneja una ventana diferente para emitir un reporte. Esta opción permite seleccionar si se desean los cumpleaños de un día o de un mes específico.

Figura 101 Cumpleaños de Clientes

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Para emitir el reporte presione el botón imprimir y seleccione la forma de salida

3.9 . DOCUMENTOS FACTURACIÓN Permite generar un informe con los documentos de facturación creados en el sistema. Puede incluir la información de resoluciones marcando la casilla Mostrar Datos Resolución.

Figura 102 Informe de Documentos de Facturación

3.10 .

LISTADO DE MULTITARIFAS

Muestra las tarifas asignadas a los planes que tiene característica de multitarifa. Debe indicar el rango de fechas en el que está vigente la múltitarifa y opcionalmente filtrar un plan o una categoría de huésped.

Figura 103 Informe de Multitarifas de Planes

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4 . CLAVE Esta opción del menú principal permite cambiar la clave del usuario que se encuentra trabajando en el sistema, el cual se muestra en el campo Usuario.

Figura 104 Cambio de Clave

Para cambiar la clave debe digitar la clave actual en la primera casilla, luego colocar su nueva clave en el campo Nueva Clave y confirmarla en el campo Rescriba Nueva Clave y por último presionar el botón Grabar.

5 . PROCESOS Contiene una serie de opciones especiales que igualmente corresponden a parámetros del sistema. Varías de estas pueden cambiar de forma radical el comportamiento del sistema, por lo que se recomienda cuidado en su uso.

5.1 . REPORTES/MODIFICAR REPORTES Permite realizar modificaciones a los informes que provee ZEUS Hoteles. Para seleccionar uno de ellos basta con hacer clic sobre el nombre y presionar el botón Editar. (Se muestra la ventana con el formato en edición)

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

Figura 105 Modificación de Informes

Los cambios que puede realizar en los reportes son básicamente de forma y no de fondo. Estas modificaciones de forma cobijan cambios de formatos tales como tipos de letras y colores, eliminación de campos o adición de los mismos. Cabe aclarar que la adición solo es posible si el campo esta disponible en el conjunto de campos que provea el sistema para el informe específico y que la lista de campos disponibles no esta disponible en tiempo de diseño, para conocer dichos campos puede utilizar el Profiler de SQL o contactar personal de Zeus Tecnología. Abordaremos algunos casos del proceso de modificación de reportes, el cual se realiza con la herramienta de creación de reportes suministrada por Microsoft® Visual FoxPro. Para mas información del proceso de modificación y creación de reportes con esta herramienta, consulte el Manual de usuario de Microsoft® Visual FoxPro o cualquier otra documentación al respecto. La modificación de reportes depende en gran medida de la barra de herramientas, la cual se puede mostrar y ocultar utilizando el menú Ver (View)/ Report Control Tool Bar.

Figura 106 Barra de Herramientas para Modificar Reportes

Permite Seleccionar objetos del reporte. Presionando clic sobre

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un objeto y arrastrando puede cambiar el objeto de lugar Permite agregar texto (label) al formato o modificar un texto (label) existente. Para agregar haga clic en el lugar deseado y digite el texto. Para modificar haga clic sobre el texto que desea modificar y realice los cambios deseados Permite agregar nuevos campos al formato, estos campos son proveídos por el sistema según las limitaciones antes mencionadas Permite dibujar una línea en el formato. Para ello haga clic y arrastre hasta lograr la línea deseada Permite dibujar un cuadro en el formato. Para ello haga clic y arrastre hasta lograr el cuadro deseado Permite dibujar un círculo en el formato. Para ello haga clic y arrastre hasta lograr el círculo deseado Permite agregar imágenes al formato. Haga clic en el lugar deseado y en la ventana que muestra el sistema indique la localización del archivo.

Todo formato esta compuesto por secciones las cuales se identifican gracias a una banda gris. Las bandas son variables al igual que su uso. La utilización mas básica de estas bandas permite ampliar o reducir una sección para cambiar el espacio disponible, esto lo logra haciendo clic sobre la banda y arrastrando el ratón hacia arriba o hacia abajo.

EL sistema provee el menú Format con el que puede hacer cambios de formato a los objetos, entre otra funciones cambios a los tipos de letra, alineaciones y posiciones. Antes de hacer los cambios a los objetos deberá seleccionarlos tomando la herramienta de selección y haciendo clic sobre él. Cuando un objeto este seleccionado notará unos pequeños recuadros alrededor. Sistema de Administración Hotelera

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Estos recuadros le permiten además, cambiar el tamaño del objeto, ubique el puntero del ratón sobre uno de los recuadros y arrastre en la dirección deseada. Si el objeto es un campo su utilización es muy particular ya que al agregarlo el sistema desplegará una ventana solicitando el nombre del campo que se desea agregar. Como se menciono anteriormente estos campo son proveídos por el sistema pero no existe un lista de los disponibles para cada formato, por lo que será necesario pedir soporte a personal de Zeus Tecnología en caso de pensar en agregar un campo que se desconoce si se provee. Sin embargo hay otro tipo de datos que puede crear con estos campos, como por ejemplo la generación de operaciones a partir de campos conocidos ya sea a nivel de número o texto (concatenar). Para ello en la ventana desplegada debe indicar el nombre del o de los campos que participan.

Figura 107 Agregar Campos a Reportes

Esta ventana también es desplegada cuando se presiona doble clic sobre un campo para modificarlo. Para terminar presione ctrl.-W para guardar los cambios realizados.

5.2 . REPORTES/CREAR Y CONFIGURAR REPORTES PROPIOS Esta nueva funcionalidad del sistema permitirá a los usuarios crear sus propios reportes, siguiendo 2 procesos básicos detallados a continuación. En esta opción el administrador podrá crear su reporte y configurarlo. La Sistema de Administración Hotelera

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ventana de configuración le permite definir todas las variables y características para el reporte.

Figura 108 Creación y Configuración de Reportes de Usuario

El primer paso para la definición de un reporte de usuario es crearlo, el botón Crear Reporte permite realizar este paso, el nuevo reporte tomará como nombre del mismo el texto digitado en el campo Nombre y lo guardará en la carpeta RDU ubicada en la carpeta en la que quedo instalado el módulo. En caso de que ese reporte exista se dará la opción de modificar. Una vez realizado este paso, debe diseñar el reporte según las necesidades en la ventana de diseño de reportes de Visual Fox Pro.

Los campos que estarán disponibles para el reporte dependen del procedimiento almacenado que haya construido o que este utilizando y que defina en el campo SP Ejecuta. El sistema obligara a que los nombres del reporte y del SP comiencen por las letras USR y así poderlos identificar en futuro.

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Datos Generales CODIGO. se generara automáticamente, es de solo lectura, es decir que solo se podrá escoger un código por medio de la ayuda en el caso de una modificación y para cuando sea un nuevo reporte el sistema generara automáticamente el numero. NOMBRE. Nombre con que se guardara el Reporte SP EJECUTA. Nombre del procedimiento almacenado que se ejecutará para poder emitir el reporte MENÚ: Defina el nombre que tendrá el menú que contendrá la opción en el cual el usuario final podrá encontrar el reporte. El sistema restringirá que NINGÚN Menú hecho por los clientes comience por palabra “Zeus”, solo los reportes hechos por Zeus tecnología en esta opción pueden tener esa característica. NOMBRE DE LA OPCIÓN. Especifique el nombre que desea dar a la opción que tomará el usuario final para tener acceso al reporte. APLICACIÓN. Especifique en que módulos estará disponible el informe. SISTEMA. Este control estará siempre deshabilitado y cuando se trate de un reporte hecho por Zeus Tecnología aparecerá seleccionado. Los datos de estos reportes NO se dejaran Borrar ni Modificar FORMAS DE SALIDAS. El administrador del sistema podrá restringir los modos que el usuario final pueda usar para sacar el reporte, en otras palabras solo las casillas que estén habilitadas serán las que el usuario podrá sacar el reporte. Por ejemplo: Para restringir al usuario que solo vea el reporte por pantalla, basta con que solo le habilite esa casilla de chequeo. SALIDA POR DEFECTO. Además de esta restricción el administrador podrá definir cual de las posibles formas de salidas que le habilite al usuario quedara como predeterminada.

Definición de Parámetros

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Los parámetros son los datos que serán solicitados al usuario o predefinidos por el administrador y se usaran como base para la llamada del SP y posterior emisión del reporte PARÁMETRO. En esta casilla el usuario puede crear parámetros propios o usar parámetros del sistema. Cuando quiera usar un parámetro del sistema (Maestros de Parámetros general), lo podrá hacer invocando la ayuda y al escoger uno, solo se vera en la forma el nombre del parámetro y su descripción, mas no las sentencias de validación que tiene este. Nota: los Parámetros Maestros no son Modificables

CLASE: existen 3 clases de parámetros: •

Digitado: indica que el usuario final debe digitar el valor del parámetro

•

Constante: lo que se escribe en el campo valor será un valor fijo que siempre lleve el parámetro.

•

Variable: está asociado a una variable propia del sistema, lo que contenga la dicha variable es lo que llevara el parámetro cuando se ejecute este reporte

Ejemplos: Nombre Parámetro Oper Valor Fecha

Clase Constante Digitado Variable

Valor S XFUCORT_H

TIPO Y LONG: Indica el tipo y la longitud que tiene el parámetro. El primer carácter indica el tipo N (datos numérico), la C (datos carácter) y la F (datos de tipo fecha) y los demás la longitud; Ej C15, N3, F8… Notas Importantes: •

Cuando el tipo es F (fecha), el sistema automáticamente le coloca una longitud de 8 para que la digiten en el formato AAAAMMDD. Sistema de Administración Hotelera

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Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

•

Cuando el tipo es N (Numérico) el sistema restringe que solo escriban números y punto en el caso de que sea un número con decimal (ej: 4.5)

VALIDACIÓN. Permite validar la entrada de datos de los parámetros como por ejemplo que no quede vació, o que reciba algún valor en específico, etc. (Se Debe Tener En Cuenta Que Para Delimitar Un Valor Se Debe Utilizar Comillas Dobles cuando sea de tipo Carácter o Fecha). Las validaciones se hacen utilizando Visual Fox Pro como lenguaje Ejemplos: •

!Empty(NomParametro)

•

NomParametro=”A”

•

!Empty(NomParametro) and NomParametro=”A”

•

NomParametro >= 4 and NomParametro