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• Jonathan Cornejo Suaña

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MANUAL DE CONVIVENCIA de las oficinas corporativas Lima Central Tower (LCT)

Índice 1. INTRODUCCIÓN

4. NORMAS DE CONVIVENCIA > Ruido ambiental > Escritorios limpios > Aire acondicionado > Baños de la oficina > Alimentación dentro de las oficinas > Administracion de llaves > Restricción de fumar > Acceso visitantes > Acceso de visitas frecuentes > Delivery – entregas > Cortes de energía eléctrica

2. INFORMACIÓN DE LOS SERVICIOS DEL LCT (LIMA CENTRAL TOWER) > Gimnasio > Cafeterías > Salas de reuniones y salas múltiples del edificio > Ubicación de las áreas en los pisos 18°, 19°, 25° y 26°:

3. POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y OPERACIÓN > Horarios del edificio > Controles de acceso al edificio > Recomendaciones de seguridad > Uso del estacionamiento > Uso de áreas comunes en el LCT > Evacuación ante emergencias > Punto de reunión externo > Manejo de emergencias en instalaciones > Brigadas de emergencias > Horario del personal de servicio

5. ESPACIOS ALTERNATIVOS > Cabinas (phone booth) > Salas de reuniones colaborativas > Workplace: un medio para realizar reuniones

6. SERVICIOS Y FUNCIONALIDADES DENTRO DE LAS OFICINAS > Uso del coffee point > Uso del comedor > Vending machine > Uso del lactario > Uso de las impresoras > Uso de papel > Uso de los casilleros > Uso del softphone > Código de vestimenta

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1. INTRODUCCIÓN

1. INTRODUCCIÓN Ubicación: El Edificio Lima Central Tower se encuentra en la avenida El Derby 254, Santiago de Surco.

Las oficinas corporativas de la UPC se encuentran en el edificio Lima Central Tower (LCT). El complejo ofrece una imagen e infraestructura corporativa con un óptimo estándar de servicios y seguridad.

El ingreso al estacionamiento se encuentra en la Av. Manuel Olguín (ver mapa).

Las oficinas están distribuidas entre los pisos 18, 19, 25 y 26. El diseño fue desarrollado con el fin de promover la comunicación, la colaboración, agilizar los procesos y favorecer la calidad de vida laboral. La presente guía tiene como objetivo facilitar el buen uso de los espacios y servicios disponibles en las oficinas corporativas, así como ofrecer material de consulta para mantener la salud, seguridad y buena convivencia en el entorno laboral.

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2. INFORMACIÓN DE

LOS SERVICIOS DEL LCT (LIMA CENTRAL TOWER)

2. INFORMACIÓN DE LOS SERVICIOS DEL LCT EL EDIFICIO CUENTA CON LOS SIGUIENTES ESPACIOS COMUNES:

DAILY CAFÉ Ubicado en el 1° piso. Horario: De lunes a viernes 8:00 a.m. a 8:00 p.m.

GIMNASIO Se encuentra ubicado en el 1° piso. El horario del gimnasio actualmente es de lunes a viernes de 7:00 am a 10:00 pm y los sábados de 7:00 am a 3:00 pm. Cuenta con aire acondicionado y es independiente Sistema de Enfriamiento del Aire Acondicionado (chiller). El ingreso es de acuerdo al orden de llegada y el aforo es de 17 personas.

BAR INGLÉS Ubicado en el 1° piso. Horario: De lunes a viernes de 9:00 a.m. a 10:00 p.m.

CAFETERÍAS

BAR INGLÉS TIPO TERRAZA LOUNGE Ubicado en el 1° piso. Horario: De lunes a viernes de 9:00 a.m. a 10:00 p.m.

Contamos con convenio en todas estas cafeterías para que puedan realizar el descuento por planilla de sus consumos. Para esto será indispensable presentar el fotocheck (TIU administrativo). En el Bar Inglés contamos con el 10% de descuento sobre los precios de la carta.

CAFETERÍA FIKA Ubicada en el 2° piso. Servicio de menú para uso común, con área techada y una terraza abierta. Horario: De lunes a viernes 7:00 a.m. a 6:00 p.m.

Asimismo, dos (2) veces al día contaremos con el servicio de venta de bebidas y snacks en las puertas de ingreso de cada piso (carrito).

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2. INFORMACIÓN DE LOS SERVICIOS DEL LCT SALAS DE REUNIONES Y SALAS DE USO MÚLTIPLE

PISO 19° 1. Facultad de Comunicaciones 2. Dirección de Vida Universitaria 3. Dirección de Oficina Internacional 4. Dirección de Oportunidades Laborales 5. Dirección de Aprendizaje Digital y Online 6. Dirección Gestión del Conocimiento 7. Dirección de Inteligencia de Innovación Digital 8. Dirección de Secretaría Académica y Registros Académicos 9. Dirección General de Proyectos E2G

DEL EDIFICIO

El edificio cuenta con 7 salas de reuniones con capacidad para 10, 70, 80, 90 y 240 personas, las cuales podrán ser reservadas a través del Coordinador de Sede.

UBICACIÓN DE LAS ÁREAS

PISO 25° 1. Dirección de Recursos Humanos 2. Dirección de Finanzas y Administración

EN LOS PISOS 18°, 19°, 25° y 26°

PISO 26°

PISO 18°

1. LIU Perú 2. Procurement COE 3. Shared Service Center for Tax 4. COE Tax 5. COE Controllership 6. CEO, Director General de Admisión, Marketing e Imagen Institucional, Dirección Legal y de Cumplimiento y Secretaría General. 7. Rector/VRA/VRPD/VRSU 8. Dirección de Comunicaciones e Imagen Institucional 9. Dirección de Planeamiento y Desarrollo 10. Dirección de Marketing 11. Dirección de Admisión 12. Director General de Operaciones, Servicio y Calidad Institucional 13. Dirección de Infraestructura 14. Procurement LIAISON

1. Facultad de Ingeniería 2. Facultad de Negocios 3. Facultad de Derecho 4. Facultad de Diseño 5. Facultad de Economía 8. Facultad de Arquitectura 7. Área de Ciencias 8. Área de Humanidades 9. Carrera de Música 10. Dirección de Aseguramiento de la Calidad 11. Dirección de Calidad Educativa 12. Dirección de Prospección Académica 13. Operación de Sede LCT

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3. POLÍTICAS

DE SEGURIDAD Y OPERACIÓN

3. POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y OPERACIÓN HORARIOS DEL EDIFICIO

Para mayor información, revisar la Política de Identificación y Control de Accesos a las Instalaciones UPC. El edificio LCT cuenta con un sistema de circuito cerrado de televisión (CCTV) de vigilancia permanente, con cámaras estratégicamente ubicadas para un mejor control de áreas comunes y accesos. Si se encuentran con una persona en alguna de las puertas de ingreso a nuestras oficinas y no la conocen ni porta su TIU administrativo de manera visible, no debemos facilitarle el ingreso.  En estos casos, debemos indicarles que se dirijan a la recepción del piso 18.

El horario operativo del edificio es de lunes a viernes de 7:00 am a 11:00 pm. Asimismo, fuera de esa hora, se podrá ingresar o salir de edificio por la garita, la cual funciona las 24 horas y se encuentra en la avenida Manuel Olguín, junto a la puerta del estacionamiento (los proveedores también ingresan por esta garita).

Las visitas de proveedores, consultoras, agencias, etc., deben ser atendidas en las salas ubicadas para tal fin en el piso 18.

CONTROLES DE ACCESO AL EDIFICIO El edificio cuenta con procedimientos para el control de acceso, ya sea peatonal o vehicular. Los colaboradores de la UPC solo podrán ingresar a las instalaciones portando su fotocheck de manera visible, el cual es de uso obligatorio, así como su tarjeta de proximidad. En el LCT convivimos con otras empresas y, por temas de seguridad, es necesario que todos usemos nuestro fotocheck de modo visible.

Daniel Fernández Quintanilla 200912545

En caso de pérdida de fotocheck o de la tarjeta de proximidad, el procedimiento de solicitud de uno nuevo será a través del coordinador de sede. El colaborador deberá asumir el costo respectivo. 9

3. POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y OPERACIÓN RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD

DESPUÉS DE LA JORNADA LABORAL: Los colaboradores deberán dejar los escritorios sin documentos ni objetos de almacenamiento o valor y/o guardarlos bajo llave en sus casilleros rojos o cajoneras.

1. CONSIDERACIONES PARA LA SEGURIDAD: 2. CONSIDERACIONES EN LA IMAGEN DE LAS OFICINAS Y PUESTOS DE TRABAJO:

Mantener las oficinas libres de obstáculos que impidan el tránsito y no almacenar objetos en las oficinas. Asegurarse de retirar cajas, archivos, cables, etc.

Cada colaborador, si lo desea, podrá colocar una foto sobre su escritorio utilizando el marco que se les entregará para tal fin. Mantener las paredes y muebles libres de decoraciones.

2. CONSIDERACIONES PARA LA CONFIDENCIALIDAD: DURANTE LA JORNADA LABORAL: > Mantener los escritorios ordenados, sin documentación ni elementos de almacenamiento de información (CDs, memorias portátiles, discos portátiles, etc.) especialmente durante períodos de ausencia (reuniones, coordinaciones, etc.). > Proteger la información a su cargo, por lo que no debe dejar a la vista, documentos o datos sensibles, así como también deberá destruirlos antes de ser desechados. > Mantener bloqueada su laptop cuando se retire de su lugar (oprimir tecla Windows + L). > Recordar que las claves de acceso son confidenciales e intransferibles. > Al retirarse no deben olvidar colocar el cable de seguridad a su laptop.

Para mayor información, revisar la Política de Oficinas y Escritorios Limpios.

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3. POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y OPERACIÓN USO DEL ESTACIONAMIENTO

> La asignación del estacionamiento es personal y no puede ser transferida a otra persona, bajo ninguna circunstancia, siendo esto motivo de sanción. En caso cambie de auto o cuente con otro auto, deberá comunicar al Coordinador de Sede la nueva placa y modelo para que se informe a la seguridad del edificio. > Por razones de seguridad, queda prohibido el ingreso de vehículos de servicio de taxi. En caso de situaciones especiales, estas deben ser comunicadas oportunamente al Coordinador de Sede para que este, a su vez, gestione los accesos con la administración del edificio. > Si tuviera algún inconveniente con el espacio asignado (por ejemplo: encontrar otro auto u objetos dentro su estacionamiento) deberá tomar una foto al espacio y comunicarse con el Coordinador de Sede. > Las alarmas de los vehículos estacionados deberán desconectarse o graduarse a fin de evitar que se activen innecesariamente.

CONTAMOS CON 2 PLAYAS DE ESTACIONAMIENTO: > Edificio LCT del sótano 2 al 10 con un horario de atención entre las 7:00 am y las 09:00 pm (con puerta abierta). > Próximamente: Los Portales del Derby. Asimismo, los parqueaderos de bicicletas y motos se encuentran en el sótano 1, el acceso será libre, según disponibilidad y con el uso del fotocheck. Este espacio cuenta con vestidores para mayor comodidad. > Todo usuario deberá respetar el número de estacionamiento que se le haya otorgado, el cual contará con el número y señalética con el logo UPC. > Se deberán respetar las normas de tránsito, así como cumplir con la señalización de la playa de estacionamiento. Los vehículos deberán ser conducidos con el debido cuidado y a una velocidad no mayor a 10 kph. > El estacionamiento asignado se podrá utilizar únicamente dentro la jornada laboral y, de acuerdo a las políticas de administración del edificio, no está permitido dejar pernoctando los vehículos. > De acuerdo a la política de la Universidad, contarán con estacionamiento asignado los Directores, Gerentes, Jefes y Profesores a Tiempo Completo. 11

3. POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y OPERACIÓN USO DE ÁREAS COMUNES EN EL EDIFICIO LCT

> Los daños o pérdidas ocurridos dentro del automóvil estacionado serán responsabilidad de su propietario, quien debe cerciorarse de dejar puertas y ventanas bien cerradas, así como evitar dejar bienes de valor en su interior. > Verificar que los vehículos no tengan pérdida de gasolina o de aceite para evitar manchar el piso de los estacionamientos. En caso las tuviera, colocar un protector mientras solucionan el desperfecto. > El uso del área de estacionamiento está destinado únicamente para el parqueo de vehículos, motos o bicicletas. Con la finalidad de preservar las condiciones de esta área, no se permite que los estacionamientos sean usados como almacén. (No está permitido dejar en esta zona, así sea el área demarcada del vehículo: cajas, llantas, repuestos, muebles, o cualquier otro objeto, con fines de almacenamiento).

RESERVAS DE SALAS DE REUNIONES Y SALAS DE USO MÚLTIPLE (EXTERNAS) > Las reservas se deberán realizar con las recepcionistas del piso 18 o 26 con un mínimo de 48 horas de anticipación y con un máximo de 15 días, en el horario de lunes a viernes de 8:30 am a 5:30 pm. La reserva de este espacio dependerá de la disponibilidad de los salones. > No se podrá realizar reservas de directorios por más de 4 horas. > Las reservas permanecerán activas por un máximo de 30 minutos, luego de la hora de reserva, de no presentarse ninguna persona a recibir la sala, la reserva será cancelada y la sala podrá ser utilizada por otra empresa. > El solicitante deberá realizar pruebas del proyector un día antes de su reserva para evitar inconvenientes en su evento, previa coordinación de la disponibilidad. > Se contará con servicio de apoyo para el armado de las salas SUM, el cual se debe solicitar a las recepcionistas con 48 horas de anticipación como mínimo.

Para mayor información, revisar la Política del Uso del Estacionamiento.

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3. POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y OPERACIÓN REQUISITOS SOBRE LA ENTREGA DE SALAS:

ESTADO DE LOS EQUIPOS:

1. Las salas serán entregadas con un máximo de 15 minutos antes de la hora de reserva, salvo que se encuentren ocupadas. 2. Al inicio y término de la reserva, debe anunciarse en Recepción del edificio para hacer la respectiva verificación de la sala con el personal asignado por la administración. En caso contrario cualquier daño encontrado al finalizar la reserva será responsabilidad del colaborador de la empresa que reservó. El formato de verificación certifica cómo se entrega y devuelve la sala. 3. Deben considerar como hora de inicio de su reserva el tiempo de la implementación de las salas de uso múltiples o SUM, como instalación de mesas, sillas, coffee break si fuera el caso. 4. No se permitirá el inicio de la implementación de las salas de usos múltiples o SUM sin realizarse la verificación con el encargado de la reserva.

1. Los equipos con los que cuentan las salas no deben ser manipulados bajo ninguna circunstancia por un personal no calificado; de tener algún inconveniente comunicarse con la administración. 2. En el caso de requerimientos de otros equipos técnicos que no pertenezcan al edificio, su operación, desplazamiento e instalación es exclusiva responsabilidad de la persona encargada de la actividad. La persona responsable de la sala deberá informar previamente a la Administración, a fin de que el personal técnico supervise la instalación. PROHIBICIONES EN LAS SALAS DEL LCT: > > > > >

REQUISITOS SOBRE LA DEVOLUCIÓN DE LAS SALAS: 1. Las salas deberán ser devueltas en el mismo estado en que fueron recibidas. 2. No se deberá dejar ningún tipo de residuo sobre la mesa, en las sillas o en el suelo. 3. Al finalizar el uso de la sala, la persona responsable por parte de la empresa, deberá realizar la verificación de devolución junto con el personal asignado por la administración.

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Fumar dentro de las salas de reuniones o salas múltiples. Consumir alimentos o bebidas en los directorios. Alterar la estructura física y visual de las instalaciones. Pegar papelógrafos u otros en las paredes. Adicionar sillas en los directorios.

3. POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y OPERACIÓN Los salones de usos Múltiples, o SUM, pueden ser utilizados como un solo auditorio uniendo los 3 espacios por medio de sus paneles móviles, permitiendo una capacidad para 240 personas.

EL EDIFICIO CUENTA CON LAS SIGUIENTES SALAS DE REUNIONES: > Sala de reuniones 1: Con capacidad para 10 personas, cuenta con 10 sillas y 1 una mesa rectangular y un mueble. > Sala de reuniones 2: Con capacidad para 10 personas, cuenta con 10 sillas 1 una mesa rectangular. > Sala de reuniones 3: Con capacidad para 10 personas, cuenta con 10 sillas 1 una mesa rectangular. > Sala de reuniones 4: Con capacidad para 10 personas, cuenta con 10 sillas 1 una mesa rectangular.

Las Salas de Usos Múltiples o SUM, no cuentan con mesas. Las sillas se entregan apiladas y se deben dejar de igual manera al término de la reserva.

> Salón de usos múltiples 1: Con capacidad para 90 personas, cuenta con 50 sillas, sistema de audio, 1 proyector y 1 ecran. > Salón de usos múltiples 2: Con capacidad para 70 personas, cuenta con 50 sillas, sistema de audio, 1 proyector y 1 ecran. > Salón de usos múltiples 3: Con capacidad para 80 personas, cuenta con 60 sillas, sistema de audio, 1 proyectos y 1 ecran.

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3. POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y OPERACIÓN RESERVAS DE LAS SALAS DE REUNIONES DE LA UPC (internas)

PISO 19 > Salas con aforo para 4 personas: De la sala 1 a la 19 (excepto la 3, 6, 8, 10 y 13) > Sala con aforo para 6 personas: LIDERAZGO > Sala con aforo para 10 personas: INTEGRIDAD > Sala con aforo para 12 personas: TRANSFORMACIÓN

La reserva se realizará a través del Calendario del Outlook y la puede realizar cualquier colaborador de la UPC. En caso se cancele la reunión, es responsabilidad del organizador registrar la baja del encuentro en el sistema. Una vez que haga la reserva, le llegará un correo con la aceptación o rechazo de la reserva. Antes de convocar a una reunión, asegúrese de que la sala que desea usar se encuentre disponible. Una vez confirmado este punto, reserve fecha y horario para su uso.

PISO 25 > Salas con aforo para 4 personas: De la sala 1 a la 6 (excepto la 7 y 8) > Sala con aforo para 10 personas: LEONARDO DA VINCI PISO 26 > Salas con aforo para 4 personas: De la sala 1 al 11 (excepto la 8, 9 y 10) > Sala con aforo para 8 personas: ALBERT EINSTEIN > Sala con aforo para 8 personas: STEVE JOBS > Sala con aforo para 10 personas: WALT DISNEY > Sala con aforo para 10 personas: NELSON MANDELA > Sala con aforo para 27 personas: DIRECTORIO*

Cada sala fue diseñada para cumplir con una necesidad específica, reserve en base al nivel de tecnología y capacidad. Es importante reservar la sala con prestaciones adecuadas, ni más ni menos, para evitar sub-utilizar los espacios.

*El directorio será administrado por las asistentes del CEO y del Rector.

A CONTINUACIÓN, DETALLAMOS LAS SALAS POR PISO: PISO 18 > Salas con aforo para 4 personas: De la sala 10 a la 22 (excepto la 18 y 21) > Sala con aforo para 10 personas: INTERNACIONALIDAD > Sala con aforo para 10 personas: INNOVACIÓN > Sala con aforo para 12 personas: EXCELENCIA

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3. POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y OPERACIÓN > Si la reunión se cancela, el organizador debe liberar la reserva, cancelando a través del Outlook.

REGLAS DE USO > Las reservas permanecerán activas por un máximo de 15 minutos, luego de la hora de reserva, de no presentarse ninguna persona a recibir la sala, la reserva será cancelada y la sala podrá ser utilizada por otro colaborador. Asimismo, toda reserva deberá realizarse con tiempo. Evita de realizarlo al último momento.

> Para el caso de reuniones con proveedores externos y visitantes se emplearán únicamente las salas del piso 18°. Asimismo, contamos con las siguientes salas para atender a nuestras visitas: - Salas con aforo para 4 personas: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9 - Salas con aforo para 12 personas: Excelencia - Salas con aforo para 10 personas: Innovación - Salas con aforo para 10 personas: Internacionalidad

> Es responsabilidad del organizador de la reunión dejar la sala en óptimas condiciones al finalizar y verificar que no queden elementos o papeles en la sala, ni información confidencial sobre la mesa, en cestos de basura, pizarras, papelógrafos, etc. Asimismo, al salir ordenar los cables, plumones, motas y dejarlo sobre la mesa de reunión.

Recordar que las reuniones con alumnos, padres de familia, apoderados y PTP deberán realizarse en el Campus respectivo.

> No está permitido el ingresar a una sala reunión si no se cuenta con una reserva confirmada. > Respetar el número de aforo de la sala de reunión.

> Para la reserva de reuniones para proyectos extendidos (sean de corto y largo plazo) se debe gestionar la solicitud con el Coordinador de Sede.

> Se puede ingresar a la sala con una bebida. No está permitido comer en las salas.

Para mayor información, revisar la Guía de Reserva de Salas de Reunión.

> El uso debe ser único y exclusivo para reuniones de más de 2 personas. No se deben agendar salas para uso individual. Recomendamos hacer un uso solidario de los espacios, apelando al respeto y la convivencia. > La reserva de salas se debe hacer única y exclusivamente por el Calendario del Outlook. 16

3. POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y OPERACIÓN ATENCIÓN DE PRIMEROS AUXILIOS

EVACUACIÓN ANTE EMERGENCIAS

Cada piso tendrá un botiquín equipado con lo necesario para realizar los primeros auxilios en caso de algún accidente con lesiones leves o indisposiciones, que no necesiten asistencia médica especializada.

Con el propósito de informar a todos los colaboradores, se ha dispuesto en cada piso los planos de evacuación donde se podrán observar las vías de evacuación, extintores y pulsadores de emergencia.

Si ocurre algún accidente grave, se debe llamar al Centro de Control de Emergencia UPC: anexo 911 y esperar a que llegue el personal calificado para dar la atención requerida. Los puntos donde se encuentra el botiquín son: Piso 18: Recepción Piso 19: Comedor Piso 25: Coffee Point Piso 26: Recepción

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3. POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y OPERACIÓN PUNTO DE REUNIÓN EXTERNO El punto de reunión o zona segura para el personal evacuado se encuentra aproximadamente a 80 metros del edificio, en la explanada del parque El Derby, ubicado en la cuadra 8 de la Av. Manuel Olguín, de acuerdo a las imágenes. A continuación mostramos las siguientes imágenes con las rutas de evacuación:

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3. POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y OPERACIÓN

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3. POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y OPERACIÓN BRIGADAS DE EMERGENCIAS

Al momento de recibir la indicación de evacuación (activación de las alarmas de evacuación del edificio), los colaboradores deberán ubicar en las oficinas a los miembros de la brigada (colaboradores voluntarios), y para ello debemos considerar las siguientes instrucciones:

La UPC cuenta con equipos de brigadistas entrenados para actuar en caso de emergencias. Estos estarán identificados con chalecos en los respaldares de sus respectivos asientos (chalecos color fluorescente).

> Conservar la calma, no correr y ponerse a salvo dando aviso a los demás. > Evacuar la zona por la ruta de evacuación asignada a cada zona del edificio hasta llegar al Punto de Reunión Externo (Parque El Derby). > No utilizar los ascensores. > Descender por el lado derecho de las escaleras, el lado izquierdo debe quedar despejado para el ingreso de bomberos y equipo de emergencias. > Evitar bromas y mantener una actitud colaborativa, seria y responsable. > En caso de tener visitas, guiarlas a seguir las instrucciones de las brigadas. > Ya en la zona segura, estar atento a las instrucciones que impartan los miembros de las brigadas. > En el caso de que un colaborador se encontrase con alguna discapacidad temporal para movilizarse, informar oportunamente al Coordinador de la Sede a fin de tomar las previsiones del caso.

En caso de siniestro, los líderes de brigadas de emergencias tendrán a su cargo la contingencia y tomarán las medidas necesarias hasta que llegue el personal de seguridad especializado. Su tarea es tratar de minimizar las consecuencias del accidente y mantener la situación dentro de parámetros controlables a través de un accionar adecuado a las circunstancias. Para facilitar su rol, es imprescindible que todos asumamos un rol participativo ante una emergencia, siguiendo las instrucciones recibidas y prestando toda la colaboración posible.

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3. POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y OPERACIÓN HORARIO DEL PERSONAL DE SERVICIO

dedicado durante el día para la mantención de áreas comunes, comedor y baños. El servicio de limpieza no incluye limpieza de vajilla de los colaboradores.  PERSONAL DE SOPORTE IT Se encargará de dar atención a los tickets generados por los colaboradores del edificio LCT. El procedimiento para registrar un ticket es el mismo que se viene realizando actualmente a través de la Mesa de Ayuda (anexo 7799 opción 3).

RECEPCIÓN La recepción del piso 18° inicia sus operaciones desde las 8:30 am hasta las 5:30 pm y tiene la función de recibir visitantes y proveedores, así como la administración de las salas de reuniones destinadas para este fin. La recepción del piso 26° inicia sus operaciones desde las 8:30 am hasta las 5:30 pm y tiene la función de recibir visitantes del Comité Directivo, Laureate International Universities (LIU) y otras visitas.

PERSONAL DE SEGURIDAD Las oficinas contarán con agentes de vigilancia que proporcionarán seguridad las 24 horas del día.

MENSAJERÍA

COORDINADOR DE SEDE

El servicio de mensajería interna es de lunes a viernes de 9:30 am a 10:00 am (recepción y entrega de documentos). La ubicación para entregar los sobres para el envío a todos los campus es en el piso 18° (ubicación del mensajero interno). Asimismo, la entrega se realizará en cada escritorio.

Tiene el rol de asegurar el óptimo servicio dentro de las Oficinas Corporativas LCT y es la única persona autorizada para realizar las coordinaciones con la Administración del Edificio. Para cualquier coordinación comunicarse con German Solari al correo [email protected] o al teléfono: 989-247357.

PERSONAL DE LIMPIEZA La limpieza de las oficinas se realizará de lunes a sábado de 6:00 am a 8:00 pm Contaremos con personal de limpieza 21

4. NORMAS DE

CONVIVENCIA

4. NORMAS DE CONVIVENCIA RUIDO AMBIENTAL

EN PUESTOS DE TRABAJO > Adaptar el tono de voz al entorno y a la situación, manteniendo prudencia, para las conversaciones en la oficina. > Configurar el celular en timbre bajo o en modo vibrador. > Utilizar las cabinas (phone booth) para realizar una conferencia telefónica. > Al ausentarse del puesto de trabajo, siempre se debe llevar el móvil o dejarlo en modo silencio. > Si se requiere ver videos de trabajo, se debe usar auriculares. > Para escuchar música durante las horas de trabajo, usar auriculares. > Evitar reuniones informales prolongadas en los escritorios. La oficina cuenta con espacios en los cuales se pueden realizar reuniones sin perjudicar las tareas de otros colaboradores.

Trabajar en un espacio abierto requiere que todos cuidemos el nivel de ruido ambiental. Algunos trabajos necesitan mayor concentración y silencio que otros. A su vez, algunas áreas requieren hablar con muchos proveedores o personas para poder desarrollar sus tareas. Para lograr un equilibrio y tener en consideración todas las situaciones, proponemos lo siguiente:

EN SALAS DE REUNIONES Y ESPACIOS INFORMALES Algunos espacios comunes y abiertos (open spaces) están muy cerca de las áreas de trabajo, por este motivo también se debe cuidar el volumen de voz durante las reuniones en estos espacios.

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4. NORMAS DE CONVIVENCIA ESCRITORIOS LIMPIOS

AIRE ACONDICIONADO

Para cuidar la imagen de la oficina, es importante no contaminar la visión con una excesiva personalización de los escritorios y mantenerlos libres de acumulación.

El edificio LCT tiene un sistema de aire acondicionado centralizado, por lo tanto, el chiller (Sistema de Enfriamiento) proporciona aire acondicionado a todas las oficinas del edificio, incluyendo a los pisos de la UPC. La administración del edificio es quién regula la temperatura. Asimismo, define los horarios en los que debe estar encendido el chiller. El cual funciona de 7:00 am hasta las 7:00 pm.

Con la finalidad de cumplir con la RESOLUCION MINISTERIAL Nº 375-2008-TR (Norma Básica de Ergonomía), mantener la confidencialidad de nuestra información y cumplir con los estándares de imagen de nuestra institución, se ha elaborado una política cuyo alcance aplica a todos los colaboradores UPC. En el caso de las oficinas cerradas, está permitido colocar un cuadro para colgar solo diplomas y/o premios otorgados por UPC o Laureate. Al no ser un elemento obligatorio, el costo del cuadro será asumido por el colaborador que lo requiera y gestionado con el Coordinador de Sede.

La temperatura del aire acondicionado en las oficinas abiertas no es de regulación libre, por lo tanto el estándar de temperatura para todas las oficinas del edificio se programará entre los 21° a 22°, de acuerdo a la política.

Para mayor información de las medidas, revisar el estándar de cuadro de oficinas cerradas.

En el caso de presentarse algún inconveniente con el aire acondicionado, este debe ser reportado al Coordinador de Sede para la revisión del mismo. Para mayor información, revisar la Política del Uso del Aire Acondicionado.

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4. NORMAS DE CONVIVENCIA BAÑOS DE LA OFICINA

ALIMENTACIÓN DENTRO DE LAS OFICINAS

Debemos hacer un buen uso de los baños, teniendo en cuenta que serán utilizados por todos los colaboradores del piso. El lavadero se debe limpiar siempre, luego de ser usado. De encontrar alguna anomalía, debe ser reportada al Coordinador de Sede.

Dentro de las oficinas está permitido el consumo de bebidas frías y calientes, dulces, así como snacks fríos como: triples, galletas, postres, frutas, etc. (alimentos fríos y que no produzcan olores). No está permitido consumir alimentos como por ejemplo: empanadas, huevo duro, hamburguesas, pan con chorizo o atún, alimentos con cebolla, etc.). Para mantener el orden y el aseo de nuestras instalaciones, no debe quedar vajilla sin lavar en los Coffee Points, en los escritorios, salas de reunión ni en los espacios colaborativos o el comedor. El lavado de recipientes personales es responsabilidad de cada uno. En el caso de los colaboradores que cuentan con oficina cerrada, está permitido el consumo de alimentos fríos que no produzcan olor en la hora de almuerzo.

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4. NORMAS DE CONVIVENCIA ADMINISTRACIÓN DE LLAVES

RESTRICCIÓN DE FUMAR

La administración de las llaves está bajo la supervisión del Coordinador de Sede. Solo se manejará copia de llaves de las oficinas cerradas, así como de las salas de reuniones.

El edificio y los pisos donde se encuentra la UPC son libres de humo, por lo tanto, no está permitido fumar dentro de sus instalaciones, así sean al aire libre. El personal que desee fumar deberá hacerlo fuera de las instalaciones.

En caso que un colaborador se olvide o extravíe la llave de su cajonera o casillero, se podrá solicitar la rotura de la chapa con el apoyo del equipo de mantenimiento. Como esto implicará el deterioro de la chapa el costo del cambio de la misma estará a cargo del colaborador.

Según la ley 29517 está prohibido fumar en lugares públicos.

Cabe indicar que no se gestionará la custodia de llaves de cajoneras y casilleros, el manejo de estas son responsabilidad de cada colaborador.

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4. NORMAS DE CONVIVENCIA ACCESO VISITANTES

Todos los colaboradores deberán realizar sus reuniones con personas ajenas a la institución: ya sean proveedores, consultoras, agencias, etc., en las salas de reuniones del piso 18; a excepción de los Directores quienes podrán recibir visitas en sus oficinas bajo los siguientes criterios:

Cuando se esperen visitas programadas se debe comunicar al equipo de recepción de la UPC, vía correo electrónico, adjuntando el formato de visitas (completar toda la solicitud), con un día de anticipación, quien a su vez gestionará el ingreso al edificio con la administración de LCT. Al llegar los visitantes a la recepción del edificio, deberán presentar su DNI y a cambio se les entregará una tarjeta de visitante. Las visitas deben esperar a ser anunciadas para subir a la recepción del piso 18°.

> Deberán ser citados en el piso 18. > La asistente de dirección o el Director deberá recibirlo en el piso en mención y llevarlo a la oficina de la dirección. > Al término de la reunión deberán acompañarlo hasta la zona de ascensores (Está prohibido que la visita circule por las oficinas sin la compañía del colaborador responsable).

Una vez que el visitante o proveedor se encuentre en el piso 18°, la recepcionista comunicará al colaborador la llegada de este para su recepción. No está permitido el acceso de las visitas a los demás pisos del edificio. Por lo tanto, el colaborador deberá atender a sus visitas en las salas de reuniones del piso 18°.

Para ciertos trabajos con alumnos de apoyo, personal de apoyo o tutores deberán coordinar con el Gerente de Operaciones del Campus para que les pueda brindar algún espacio temporal, de acuerdo a disponibilidad.

No está permitido recibir visitas de alumnos, padres de familia, apoderados ni profesores a tiempo parcial. De requerir una reunión con alguien de estos grupos de personas, deberán gestionar salas de reuniones en los campus respectivos. Las reuniones con alumnos, apoderados, padres de familia y PTP deben realizarse únicamente en los Campus. Es decir, no está permitido atenderlos en las oficinas corporativas (ya sea en el piso 18 ni en ningún otro espacio del edificio).

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4. NORMAS DE CONVIVENCIA ACCESO DE VISITAS FRECUENTES

CORTES DE ENERGÍA ELÉCTRICA

Para facilitar el acceso de aquellos visitantes que deban ingresar en forma reiterada al edificio, o que realizan tareas durante varios días (por ejemplo: consultores, capacitadores, etc.), se debe enviar un email al Coordinador de Sede. La solicitud debe ser enviada con 48 horas de anticipación para que la recepción del edificio pueda emitir una tarjeta provisional de “Visitante Frecuente”, previa autorización por parte de la jefatura del área, indicando el tiempo de estadía en las oficinas UPC o LIU.

En el caso de un corte en el suministro de energía eléctrica, el edificio cuenta con generadores para alimentar los tableros de emergencia de las áreas comunes del edificio. En el caso de los pisos donde nos encontramos ubicados, contamos con luminarias de emergencia que tienen una autonomía de 30 minutos –aproximadamente– para salir, en caso la situación lo amerite. Una vez realizadas las verificaciones pertinentes, el personal de mantenimiento del edificio normalizará el abastecimiento de energía.

DELIVERY – ENTREGAS El servicio de delivery o mensajería (no proveedores) deberá acercarse a la garita de seguridad del edificio para ser anunciada a la recepción del piso 18°. Luego de ello, se comunicará al colaborador para que baje a recoger su pedido en la garita.

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5. ESPACIOS

ALTERNATIVOS

5. ESPACIOS ALTERNATIVOS Nuestras oficinas cuentan con espacios flexibles, áreas de descanso, áreas privadas y puntos de reunión espontánea, para facilitar el trabajo colaborativo y la interacción. No hace falta reservar para utilizar dichos espacios.

WORKPLACE: UN NUEVO MEDIO PARA REALIZAR REUNIONES La red social de la UPC es una herramienta que cuenta con funcionalidades que facilitan la comunicación y compartir información:

¡Contamos con todos los colaboradores para hacer un uso responsable de esas áreas!

> Llamadas de audio > Video llamadas > Chats entre dos usuarios > Chats grupales > Creación de grupos secretos > Funcionalidad para compartir documentos, etc.

CABINAS (PHONE BOOTH) En la mayoría de los pisos se cuenta con cabinas individuales para llevar adelante tareas donde se requiere mayor concentración. Estas funcionan como cabinas telefónicas para llevar a cabo llamadas privadas, confidenciales o de carácter prolongado, para no molestar a los demás colaboradores.

Ingresar a Workplace mediante el siguiente link: upcpe.facebook.com Si se requiere asistencia, llamar a Mesa de Ayuda (anexo 7799 opción 3).

SALAS DE REUNIONES COLABORATIVAS Estas zonas de trabajo colaborativo se encuentran diseñadas con una acústica especial que permite mantener reuniones de hasta 4 personas, además de contar con el equipamiento necesario para trabajar con las laptops. Estos espacios colaborativos y de reunión espontánea no requieren reserva. Luego de usarlas, deben quedar en óptimas condiciones para ser usadas por otros colaboradores.

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6. SERVICIOS Y

FUNCIONALIDADES DENTRO DE LAS OFICINAS

6. SERVICIOS Y FUNCIONALIDADES USO DEL COFFEE POINT

/ DENTRO DE LAS OFICINAS

Se precisa un uso eficiente del tiempo, de parte de todos los colaboradores usuarios, para que otras personas también puedan hacer uso del comedor. Contamos con espacios de descanso, los cuales pueden ser usados al terminar el almuerzo.

Cada piso cuenta con Coffee Points, espacios abiertos donde cada uno se puede preparar y servir un café o infusiones. Asimismo, está equipado con dispensadores de agua fría y caliente y con los insumos.

> Los espacios habilitados para el consumo de alimentos son: el comedor y el área de descanso contigua (Sala Break). Este último espacio únicamente para consumir snacks, galletas, sánguches, etc.

El personal de limpieza estará a cargo del aseo general, pero cada colaborador debe lavar sus elementos personales (taza, vaso, etc.).

> Cada colaborador es responsable de su propia vajilla (Táper, vasos, tazas, cubiertos, etc.) y de dejar los espacios en perfectas condiciones de orden e higiene.

USO DEL COMEDOR

> Fuera del horario de almuerzo, este espacio puede ser utilizado para tener reuniones, festejar los cumpleaños y cualquier otra actividad de las áreas. Se debe gestionar el uso de este ambiente después de las 3:30 pm con el Coordinador de Sede.

En el piso 19° se encuentra el comedor, con capacidad para 47 personas y equipado con un lavadero y 4 hornos microondas. Se dispondrá de una hora para el horario de almuerzo, en el rango de 12:00 m a 3:00 pm.

MÁQUINAS EXPENDEDORAS En el piso 19° se encuentran las máquinas expendedoras que abastecen de snacks, agua, bebidas gaseosas y café a todos los colaboradores que deseen adquirir estos productos.

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6. SERVICIOS Y FUNCIONALIDADES

/ DENTRO DE LAS OFICINAS

USO DEL LACTARIO

USO DE PAPEL

El lactario se encuentra en el piso 25° y cuenta con los estándares de la normativa nacional vigente. De requerirse el espacio, debe ser solicitado al Coordinador de Sede.

Es importante practicar un uso racional del papel e imprimir solamente lo imprescindible, utilizando ambas caras de las hojas.

Para mayor información, revisar la Política del Lineamiento de Lactarios.

También sugerimos usar el lado vacío de hojas ya impresas, que no tengan utilidad, para documentos de prueba. De esta manera, fomentamos la gestión de documentos en forma digital.

USO DE LAS IMPRESORAS

USO DEL SOFTPHONE

(software para realizar llamadas telefónicas a través de internet)

Todos los pisos cuentan con impresoras en distintas ubicaciones y son multifuncionales, es decir, imprimen, escanean y copian.

Todos los colaboradores que se encuentren ubicados en las oficinas abiertas contarán con este sistema.

Para imprimir los documentos enviados, deberán scanear el fotocheck en la lectora que se encuentra en cada impresora.

El sistema estará instalado en la laptop y podrán contestar las llamadas en cualquiera de los 4 pisos donde se contará con cobertura WIFI, así como en las demás instalaciones de la UPC (campus y sedes). Para mayor información, revisar el Manual de uso Softphone.

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6. SERVICIOS Y FUNCIONALIDADES USO DE CASILLEROS

/ DENTRO DE LAS OFICINAS

CÓDIGO DE VESTIMENTA

Todos los colaboradores que cuentan con un escritorio en las zonas abiertas tienen asignado una cajonera y un casillero para sus artículos laborales y personales. Para un uso adecuado de los mismos, tomar en cuenta lo siguiente:

La Universidad cuenta con un código de vestimenta que tiene como finalidad orientar a los colaboradores acerca de los aspectos que intervienen en la apariencia personal, la cual debe estar alineada a la imagen institucional UPC.

> El cuidado de la llave es responsabilidad del colaborador. No se almacenarán copias de estas llaves, por lo que el colaborador deberá asumir el costo del cambio de la chapa, en caso de pérdida.

En todo momento nuestra imagen personal refleja la identidad que como UPC buscamos comunicar, tanto a nuestros públicos internos (colaboradores y docentes) como a los externos (alumnos, apoderados y padres de familia).

> Está prohibido almacenar en ellos elementos perecibles (comida, frutas, snacks y otros), líquidos, vajilla sucia, así como ningún otro elemento que pueda dañar la salud y/o el bienestar de los colaboradores.

Para mayor información, revisar la Política de Vestimenta e Imagen Personal.

> No está permitido colocar ningún tipo de letrero, calcomanía o señales personales en los casilleros.

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Les recordamos que el Coordinador de Sede es el único responsable para cualquier gestión con la administración del edificio y pueden ubicarlo en el piso 18°.

Contamos con el compromiso de todos ustedes para crear un ambiente laboral de armonía y respeto, que contribuya a nuestro desarrollo personal y profesional.

¡Muchas gracias por la colaboración!