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Requisito de Notas 3er Corte Simulación Gerencial

Preparado por Angélica Tatiana Mendoza Juan Carlos Obando Jhon Alexander Alonso Omaira Patricia Mendoza Vera

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA, EXTENSIÓN SARAVENA, CERES Facultad de Ciencias Administrativas y Contables Programa de Administración de Empresas Saravena, Arauca, Colombia Abril 2014

Requisito de Notas 3er Corte Simulación Gerencial

Preparado por Angélica Tatiana Mendoza Juan Carlos Obando Jhon Alexander Alonso Omaira Patricia Mendoza Vera

Presentado a Elizabeth Garrido Alzate Docente Administración de Empresas

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA, EXTENSIÓN SARAVENA, CERES Facultad de Ciencias Administrativas y Contables Programa de Administración de Empresas Saravena, Arauca, Colombia Abril 2014

INTRODUCCIÓN

La simulación de procesos es una de las más grandes herramientas , la cual se utiliza para representar un proceso dentro de cualquier lugar de trabajo.

A continuación presentaremos los manuales de funciones que realiza ITI para su buen desarrollo y funcionamiento laboral.

CONTENIDO 1.

DATOS DE LA EMPRESA ....................................................................................................... 7

1.

PROVEEDORES ........................................................................................................................ 8

2.

CONSUMIDORES ..................................................................................................................... 8 3.1 CLIENTES EXTERNOS .......................................................................................................... 8

3.

COMPETIDORES ...................................................................................................................... 9

4.

MANUAL DE FUNCIONES...................................................................................................... 9

5.

DISEÑO MODELO GERENCIAL........................................................................................... 16 5.1 MEJORAMIENTO CONTINUO -KAIZEN .......................................................................... 16

6.

CARACTERÍSTICA DEL SERVICIO..................................................................................... 17

CONTENIDO ILUSTRACIONES

Ilustración 1Logo ITI .......................................................................................................................... 7 Ilustración 2Modelo de GC aplicable al ITI. ..................................................................................... 16 Ilustración 3Organigrama institucional. ............................................................................................ 17

CONTENIDO TABLAS Tabla 1 Funciones del director. ........................................................................................................... 9 Tabla 2 Funciones del asistente administrativo. ................................................................................ 11 Tabla 3 Funciones del coordinador académico. ................................................................................ 12 Tabla 4 Funciones del docente. ......................................................................................................... 13 Tabla 5 Funciones del auxiliar en servicios generales. ..................................................................... 14 Tabla 6 Funciones del asesor. ........................................................................................................... 15 Tabla 7 Programas aprobados por la S.E.D. ..................................................................................... 18

7

1. DATOS DE LA EMPRESA

INSTITUTO TÉCNICO INTEGRAL -ITIEl Instituto Técnico Integral – ITI, es una institución educativa de formación para el trabajo y el desarrollo humano dedicado a la formación de técnicos laborales por competencias en áreas específicas del sector productivo.

Ilustración 1Logo ITI

Fuente: Registro institucional ITI

Eslogan:

Carreras Técnicas para Gente con Futuro

Nit:

88250146-9

Dirección:

Carrera 13 # 25-16 2 piso Barrio Centro

Teléfono:

Fijo: 8820289

Móvil: 3102420083 Representante Legal:

Juan Carlos Obando Rincón

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1. PROVEEDORES

Persuasión Publicidad y Fotografía Nit. 80131432 R.C. Carrera 17 # 27 – 75 B. modelo 8821962 - 3125053010

Papeleria y Variedades Gráficos Nit. 27682768-1 R.S. Calle 26 # 13 – 75 B. Centro 3138310109

Rey Ruiz Impresoras Nit.17589638-9 R.S. Calle 26 # 19 – 18 B. modelo 8899357

2. CONSUMIDORES

3.1 CLIENTES EXTERNOS

Los aspirantes a ingresar a los programa de formación ofertados por el Instituto deberán ser bachilleres o haber aprobado el grado noveno (9º) de la básica secundaria, tener edad mínima de 15 años, tener capacidad analítica para exponer y respaldar sus tesis, habilidades

9

de adaptación a los cambios, espíritu emprendedor con buenas relaciones interpersonales, responsable y puntal, con agudeza visual, habilidades manuales y capacidad auditiva.

3. COMPETIDORES

ESEDCO CEDECSPRO SENA

4. MANUAL DE FUNCIONES

Se describe el cargo de cada una de las dependencias, el perfil requerido para desempeñarse en él y las funciones que este debe desempeñar en el tiempo que esté al frente.

Tabla 1 Funciones del director.

DEPENDENCIA

DIRECCIÓN

CARGO

DIRECTOR

PERFIL EDUCACION:

Poseer un título profesional.

FORMACION:

Competencias laborales, Metodología y estrategias educativas.

HABILIDADES:

Liderazgo, relaciones emprendimiento.

interpersonales,

trabajo

en

equipo

y

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EXPERIENCIA:

Dos (2) años de experiencia en Administración Pedagógica.

FUNCIONES: 

Orientar la ejecución del proyecto educativo institucional, dirigiendo las actividades planeadas.  Promover el proceso continuo de mejoramiento de la calidad de la educación en el establecimiento.  Gestionar relaciones con entes privados y públicos en busca de la inclusión social de los estudiantes y egresados.  Hacer cumplir las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes y ejecutar las decisiones del Consejo Directivo.  Convocar y presidir las reuniones del Consejo Directivo.  Realizar la selección de personal para ocupar los cargos administrativos teniendo en cuenta los perfiles requeridos.  Gestionar y suministrar los implementos y recursos necesarios para el adecuado desarrollo de las unidades de aprendizaje.  Aprobar resoluciones, constancias, manuales, y oficios según las normas.  Nombrar, designar y remover el personal de la institución con arreglo a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.  Ejercer supervisión y control sobre las unidades académicas, administrativas y sobre los programas y proyectos de la Institución.  Aplicar las sanciones disciplinarias que le corresponden por ley o por reglamento.  Suscribir los contratos, convenios y expedir los actos que sean necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la institución, acogiéndose a las disposiciones legales vigentes.  Legalizar los certificados laborales otorgados a los estudiantes que cumplan con el plan de estudio y suscribir el acta correspondiente con su firma.  Velar por la preservación y acrecentamiento del patrimonio material, económico, cultural del instituto.  Representar al instituto ante entes gubernamentales, actos públicos y privados.  Designar su reemplazo en caso de ausencia temporal no mayor a tres (3) meses.  Proponer proyectos y convenios con instituciones de reconocido prestigio que generen el desarrollo de la Organización.  Elaborar y proponer pautas, orientaciones y planes de trabajo de los programas bajo su responsabilidad.  Participar en el desarrollo de estrategias de mercadeo, compras, finanzas y contabilidad, entre otros que tengan o involucren su cargo.  Suministrar los recursos para el desarrollo de las actividades académicas.  Presentar anualmente un Plan de Trabajo para el desempeño de sus funciones y un Informe de Gestión sobre los resultados obtenidos, los cuales serán evaluados por el director.  Las demás que le correspondan conforme a las leyes, a los reglamentos de la institución. Fuente: Registro institucional ITI

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Tabla 2 Funciones del asistente administrativo.

DEPENDENCIA

SECRETARÍA GENERAL

CARGO

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

PERFIL EDUCACION:

Técnico laboral, técnico profesional o tecnólogo en áreas a fines.

FORMACION:

Atención al cliente, manejo de herramientas ofimáticas, paquetes contables.

HABILIDADES:

Liderazgo, relaciones interpersonales, redacción, transcripción de textos, atención y servicio al cliente.

EXPERIENCIA:

Un (1) año de experiencia en el área de desempeño.

FUNCIONES:                 

Asistir a las reuniones del Consejo Directivo y otros eventos organizados por la institución. Llevar las actas correspondientes a las reuniones que se realicen en el instituto. Redactar documentos según la solicitud del director o coordinadores. Entregar informes a la Dirección cuando lo solicite. Registrar y controlar la correspondencia interna y externa. Contestar y realizar llamada telefónicas. Realizar la liquidación de la nómina de los empleados. Organizar carpeta de seguimientos de actividades académicas de los docentes. Entregar y decepcionar carpetas a los docentes. Liquidación prestación de servicios hora cátedra docentes. Brindar información sobre los servicios educativos ofertados por el instituto. Realizar la inscripción, matrícula y registro de estudiantes. Ingresar notas al sistema de información académica. Mantener ordenada y actualizada la documentación de los alumnos, el personal docente y los funcionarios administrativos. Conservar y custodiar los documentos de la institución; administrando adecuadamente el archivo general. Velar por la buena imagen de la institución y por la adecuada presentación de la oficina. Las demás que le correspondan de acuerdo con la naturaleza de su cargo o le asignen el Consejo Directivo, y/o el Director

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Fuente: Registro institucional ITI Tabla 3 Funciones del coordinador académico.

DEPENDENCIA

COORDINACIÓN ACADÉMICA

CARGO

COORDINADOR ACADÉMICO

PERFIL EDUCACION:

Profesional universitario.

FORMACION:

Competencias laborales, Metodología y estrategias educativas.

HABILIDADES:

Liderazgo, relaciones públicas, trabajo en equipo y emprendimiento.

EXPERIENCIA:

Un (1) año de experiencia en el área de desempeño.

FUNCIONES: 

             

Promover la imagen de la institución entre la comunidad estudiantil tomando como referencia los planes, programas, políticas y estrategias trazadas por las Directivas de la institución, administrar la Coordinación a su cargo con los recursos asignados. Diseñar programas de atención integral en la prestación de los servicios, siguiendo para ello los lineamientos estipulados en la institución y entidades reguladoras. Participar en los diferentes comités o comisiones por designación de las normas internas o por delegación otorgada por autoridad competente de la institución. Liderar y diseñar programas de formación para el trabajo siguiendo las indicaciones del decreto 4904 de 2009. Proponer proyectos y convenios con instituciones para fortalecer el proceso educativo. Elaborar pautas, orientaciones y planes de trabajo para los diferentes programas de formación para el trabajo ofrecidos por la institución. Coordinar la contratación de docentes. Establecer, controlar y evaluar el desempeño de los docentes para garantizar la óptima prestación del servicio. Dar a conocer los resultados de la evaluación a docentes y directivos. Crear y mantener actualizado el sistema de información académica. Coordinar programas de bienestar institucional. Realizar cronograma de mantenimiento de instalaciones y equipos informáticos con que cuenta la institución. Realizar seguimiento a las actividades académicas. Presentar informes de las actividades realizadas cuando el jefe inmediato lo solicite. Ejecutar las demás funciones que le asignen el Director y las demás autoridades de la institución.

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Fuente: Registro institucional ITI. Tabla 4 Funciones del docente.

DEPENDENCIA

DOCENTES

CARGO

DOCENTE

PERFIL EDUCACION:

Profesional en el área requerida.

FORMACION:

Competencias laborales, metodología y estrategias educativas.

HABILIDADES:

Toma de decisiones, Liderazgo, relaciones públicas, trabajo en equipo, emprendimiento, buena disposición para la enseñanza, adaptabilidad a los cambios, manejo de herramientas ofimática e internet.

EXPERIENCIA:

Un (1) año de experiencia profesional en el área de desempeño o superar la prueba de saberes estipulada por la institución.

FUNCIONES:

           

Cumplir con los horarios establecidos por la institución para el desarrollo de la cátedra. Liderar el proceso de aprendizaje en los estudiantes, empleando técnicas pedagógicas que faciliten y optimicen el aprendizaje, redundando en una excelente formación. Preparar las clases con anterioridad. Brindar asesoría a estudiantes cuando estos lo requieran en los horarios habilites. Realizar recuperación a los estudiantes, previa autorización del coordinador académico. Cumplir con cada uno de los compromisos adquiridos en el contrato. Asistir a las actividades que la institución programe en las horas laborables establecidas en el contrato. Generar una cultura investigativa en los estudiantes y orientarlos a estrategias que les permitan solucionar problemas en la vida diaria de una manera rápida, efectiva y eficaz. Presentar informes a tiempo al Coordinador Académico y al Director si así se requiere. Presentar el informe de notas en las fechas estipuladas. Transmitir y cuidar la buena imagen de la institución. Evaluar los alumnos al finalizar cada rotación con el fin de conocer la adquisición de habilidades y destrezas y la aplicación de la teoría a la práctica. Fuente: Registro institucional ITI.

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Tabla 5 Funciones del auxiliar en servicios generales.

DEPENDENCIA

SERVICIOS GENERALES

CARGO

AUXILIAR EN SERVICIOS GENERALES

PERFIL EDUCACION:

Bachiller.

FORMACION:

Servicio al cliente, normas de seguridad.

HABILIDADES:

Toma de decisiones, trabajo en equipo y emprendimiento.

EXPERIENCIA:

No requiere experiencia.

FUNCIONES:

1. Llegar puntual a su sitio de trabajo. 2. Portar su uniforme en perfecto estado con pulcritud. 3. Asear oficinas, laboratorios y aulas de clase, limpiando detalladamente muebles y enseres de cada oficina o dependencia asignada. 4. Cuidar y velar por el orden de los muebles y enseres de cada dependencia. 5. Atender amablemente a los funcionarios de cada dependencia. 6. Mantener en perfecto aseo y orden el sitio de trabajo. 7. Cuidar y velar que no se pierda nada de las dependencias. 8. Realizar un listado mensual de los materiales requeridos para el perfecto desempeño de su labor. 9. Mantener en perfecto orden y aseo los baños disponibles en las áreas administrativas, operativas y académicas. 10. Atender con humildad, amabilidad y cordialidad a los docentes, alumnos, personal administrativo. 11. Informar a sus superiores de cualquier inconsistencia en el desarrollo del proceso que pueda afectar la convivencia en la institución educativa.

Fuente: Registro institucional ITI.

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Tabla 6 Funciones del asesor.

DEPENDENCIA

ASESOR

CARGO

ASESOR

PERFIL EDUCACION:

Profesional universitario.

FORMACION:

Competencias laborales, Metodología y estrategias educativas.

HABILIDADES:

Liderazgo, relaciones públicas, trabajo en equipo y emprendimiento.

EXPERIENCIA:

Dos (2) años de experiencia profesional en el área de su desempeño.

FUNCIONES:





    

Coordinar y verificar las actividades que requieran estudios o consultas especiales con el fin de garantizar el desarrollo eficiente de los procesos y el buen desempeño de la Institución. Brindar asesoría en el desarrollo, interpretación, coordinación y ejecución de las políticas, estrategias, diseño y propuesta de planes, y programas en el área de su desempeño a ser contenidas en el plan de desarrollo de la institución, con el fin de apoyar la actividad académica e investigativa. Verificar el cumplimiento de los objetivos, la ejecución y el control de los programas específicos de su área. Ante las directivas de la institución, aportar elementos de juicio para la toma de decisiones relacionadas con el área de su especialidad. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas. Realizar evaluaciones periódicas de los procesos y actividades de la institución y recomendar los cambios que considere necesarios como resultado de tales evaluaciones. Asistir a los comités y/o comisiones por designación de las normas internas o por delegación de autoridad competente de la institución.

Fuente: Registro institucional ITI.

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5. DISEÑO MODELO GERENCIAL

5.1 MEJORAMIENTO CONTINUO -KAIZEN

La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización.

A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivos y competitivos en el mercado al cual pertenece la empresa, por otra parte las organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como resultado de la aplicación de esta técnica pueden llegar a ser líderes en el mercado.

Ilustración 2Modelo de GC aplicable al ITI.

Fuente: Modelo de GC aplicado al EIB.

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Ilustración 3Organigrama institucional.

Fuente: Registro institucional ITI.

6. CARACTERÍSTICA DEL SERVICIO

Los programas ofertados por el Instituto Técnico Integral – ITI, son desarrollados mediante la metodología de competencias laborales establecida por el Ministerio de Educación Nacional según el decreto 4904 de 2009.

La formación técnica laboral impartida por el instituto se basa en el aprender haciendo de manera colaborativa y llevando a la práctica los conocimiento adquiridos en el aula de

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clases, eje fundamental en el proceso de formación que donde el estudiante se enfrenta a situaciones reales donde deben salir a flote sus destrezas y capacidades de dar soluciones a las situaciones que se les presente.

Los programas de formación del Instituto constituyen un proyecto completo en sí, que permiten a sus egresados, iniciar con éxito su vida laboral, sin que ello sea impedimento para, que quien, una vez terminada su formación técnica, tenga la capacidad y el deseo de continuar su formación en el campo tecnológico o superior, lo haga aprovechando las destrezas y los conocimientos adquiridos en su formación como técnico laboral.

Actualmente posee autorización de la Secretaria de Educación Departamental para ofertar los siguientes programas:

Tabla 7 Programas aprobados por la S.E.D.

PROGRAMAS APROBADOS POR LA S.E.D DENOMINACIÓN

RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN

Gestión administrativa

0474 del 10 de marzo de 2009

Gestión ambiental y manejo de recurso naturales

0474 del 10 de marzo de 2009

Procedimiento informáticos y mantenimiento de computadores

0474 del 10 de marzo de 2009

Seguridad Industrial

0268 del 03 de febrero de 2010

Fuente: Registro institucional ITI.