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APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE SISTEMAS BLANDOS

FACULTAD:

INGENIERÍA

ESCUELA: INGENIERÍA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA. DOCENTE:

CARLOS VEGA MORENO

TEMA :

APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE SISTEMAS BLANDOS

OBJETO DE APLICACIÓN: MINIMARKET “” INTEGRANTES:

ASMAT VELASQUEZ DESIRÉ

CARMONA CHÁVEZ JOSSY VASQUEZ MUÑOZ BRENDA RODRIGUEZ ESQUIVEL LUIS

ValorCreativo.blogspot.com DINAMICA DE SISTEMAS I I E.A.P “INGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA”

-Valor Creativo-

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METODOLOGÍA DE SISTEMAS BLANDOS

DINAMICA DE SISTEMAS I I E.A.P “INGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA”

-Valor Creativo-

APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE SISTEMAS BLANDOS Contenido

INTRODUCCION............................................................................................................. 3 ETAPA I: SITUACIÓN NO ESTRUCTURADA........................................................................4 ETAPA II: SITUACIÓN ESTRUCTURADA.............................................................................. 7 ETAPA III: DEFINICIONES BÁSICAS..................................................................................... 9 ETAPA IV: MODELOS CONCEPTUALES..............................................................................13 ETAPA V: COMPARACION 4 vs 2...................................................................................... 19 ETAPA VI: DEFINICION DE CAMBIOS FACTIBLES Y DESEABLES........................................23 ETAPA VII: IMPLANTACIÓN DE LOS CAMBIOS EN EL MUNDO REAL...................................26 CONCLUSIONES........................................................................................................... 31

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-Valor Creativo-

INTRODUCCION

En el siguiente trabajo de desarrollará la aplicación de la Metodología de Sistemas Blandos (MSB) para cubrir una solución a la problemática mostrada en las microempresas que brindan servicios de alquiler de cabinas de Internet en Miraflores Alto ubicada en la localidad de Chimbote. La metodológica de los sistemas suaves consta de un conjunto de etapas que están bien organizadas, por la cual nos permite utilizar un enfoque sistémico en los sistemas de la actividad humana para tratar de aliviar o mejorar las situaciones problemáticas. Esta metodología se caracteriza por aplicarse a situaciones de problemas verdaderos. A continuación se pasará a procesar cada paso que concierne a esta metodología, definiendo inicialmente la situación no estructurada para establecer luego la situación estructurada, y poder evaluar los sistemas pertinentes, en consecuencia formular luego la definición raíz y poder validar ésta a través del Análisis C.A.T.D.W.E, ya definido el ¿Qué? Continuamos al ¿Cómo? El cual consiste en resolver las actividades necesarias para llevar a cabo la transformación de cada definición raíz. Finalizando llevamos la solución al sistema real, estableciendo así la solución

sugerida

personalmente

a

la

problemática

anteriormente

determinada.

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-Valor Creativo-

ETAPA I: SITUACIÓN NO ESTRUCTURADA

ETAPA I SITUACIÓN NO ESTRUCTURADA

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SITUACIÓN NO ESTRUCTURADA

-Valor Creativo-

A continuación se plantea la situación problemática desde la perspectiva real planteada y tal como se está mostrando

Desde que aparecieron los minimarkets, es decir, las pequeñas tiendas, que ofrecen distintas variedades de productos para todo el público, el control de este tipo de negocio siempre ha sido de una manera común, sencilla y al alcance del dueño. Es decir, se hacen apuntes de las ventas y compras, en cuadernos o papeles y

muchas veces se han

presentado problemas en cuanto a la atención de los clientes, a la falta de abastecimiento y variedad de productos en algunos casos y al manejo de los papeles o cuadernos donde se controlan el stock de productos. 

Muchas veces los clientes reclaman por la falta de variedad de productos en el minimarket o la carencia del producto que ellos requieren, mientras que el dueño sostiene otra idea contraria a la del cliente y allí nace el desacuerdo entre ambas partes lo que constantemente podría llevar a la perdida de clientes. Así pues el minimarket se ve en la necesidad de optar por un mecanismo que le ayude a establecer un control de abastecimiento de productos para la tienda, y obviamente de uso personalizado y por decirlo así automático en cuanto a su control.



Los dueños del negocio, también suelen olvidarse del control de compras y ventas de productos, al no contar con un sistema que les ayude al manejo de esto, en ocasiones suelen dejar de lado la buena atención hacia sus clientes, con la excusa de atenderlos rápido por falta de empleados en el minimarket, y con esto en jaque la preferencia de los clientes por concurrir a este minimarket y si el problema continua , el cliente puede optar por dejar de asistir y buscar un minimarket mejor.



Los minimarkets también corren el riesgo de estar al asecho de cualquier persona que intentaría robar productos, ya que a diferencia

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DINAMICA DE SISTEMAS I I E.A.P “INGENIERIA DE E con un sistema de de los grandes supermercados, estos SISTEMAS no cuentan INFORMÁTICA”

seguridad. 

De esta manera el negocio también se ve en la necesidad de optar por

-Valor Creativo-

un sistema que vigile la seguridad interna del local y por lo tanto de los productos, debido a las circunstancias anteriormente mencionadas.

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-Valor Creativo-

ETAPA II: SITUACIÓN

ETAPA II SITUACIÓN ESTRUCTURADA

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-Valor Creativo-

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ETAPA III: DEFINICIONES BÁSICAS

-Valor Creativo-

ETAPA III DEFINICIONES BÁSICAS

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DEFINICIONES BÁSICAS

-Valor CreativoDeterminamos los siguientes sistemas pertinentes: A. PRESTACIÓN DE SERVICIO B. FINANCIERO C. MANTENIMIENTO CORRECTIVO D. LIMPIEZA Y ORDEN E. COLABORADORES

ANÁLISIS CATDWE:   A continuación realizamos el análisis C.A.T.D.W.E respectivo para cada sistema pertinente: A. PRESTACIÓN DE SERVICIO C (clientes) A (actores) T (transformación)

D (dueños) W (Weltanschaung) E (Entorno)

Usuarios (clientes) Los colaboradores y el dueño de la Microempresa Input = Servicio de Baja Calidad Output = Servicio de Calidad Eficiente. Dueño(s) de la Microempresa Aumentar y mejorar la eficiencia del servicio brindado al cliente. Recursos Económicos y gustos del cliente.

 DEFINICIÓN RAÍZ: o El sistema de actividad humana de prestación de servicio de alquiler de cabina de Internet atendida por los colaboradores o por el mismo dueño de la microempresa hacia los clientes pretende siempre lograr un servicio de calidad eficiente verificando la eficiencia del servicio brindado y atendiendo las preferencias o gustos del cliente.

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B. FINANCIERO

-Valor Creativo-

C (clientes) A (actores) T (transformación)

D (dueños) W (Weltanschaung) E (Entorno)

Usuarios (clientes) Los colaboradores y el dueño de la Microempresa Input = Elevado costo de los servicios Output = Precios cómodos y justos al alcance del cliente. Dueño(s) de la Microempresa Precios totalmente económicos, cómodos y al alcance del cliente. Situación económica y preferencial del cliente.

 DEFINICIÓN RAÍZ: o El sistema de actividad humana financiero respecto a los precios impuestos por los colaboradores o dueños de la microempresa hacia los clientes persigue indudablemente tallarse al alcance del cliente minimizando costos y buscando que estos sean totalmente óptimos. C. MANTENIMIENTO CORRECTIVO C (clientes) A (actores) T (transformación)

D (dueños) W (Weltanschaung) E (Entorno)

Usuarios (clientes) Los colaboradores y el dueño de la Microempresa Input = Falta de mantenimiento a los ordenadores. Output = Satisfacción y preferencia del cliente por los ordenadores del local. Dueño(s) de la Microempresa Funcionamiento totalmente óptimos de los ordenadores. Softwares, inversión económica.

 DEFINICIÓN RAÍZ: o El sistema de actividad humana mantenimiento correctivo dirigida

literalmente

a

los

ordenadores

siendo

los

beneficiados los clientes a cargo de los colaboradores o

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METODOLOGÍA DE SISTEMAS BLANDOS

dueño de la

DINAMICA DE SISTEMAS I I E.A.P “INGENIERIA DE SISTEMAS microempresa, busca lograrEun INFORMÁTICA”

funcionamiento

totalmente óptimo de los ordenadores para cubrir con las expectativas del cliente.

-Valor Creativo-

D. LIMPIEZA Y ORDEN C (clientes) A (actores) T (transformación)

D (dueños) W (Weltanschaung) E (Entorno)

Usuarios (clientes) Los colaboradores y el dueño de la Microempresa Input = Escaso revisión de limpieza y orden. Output = Constante mantenimiento del local, limpieza y posicionamiento de los dispositivos. Dueño(s) de la Microempresa Contexto físico cautivador y exclusivo del local. Inversión económica, satisfacción del cliente.

 DEFINICIÓN RAÍZ: o El sistema de actividad humana limpieza y orden a cargo de los colaboradores o dueños de la microempresa busca alcanzar un constante mantenimiento del local, limpieza de este y posicionamiento debido de los dispositivos con el fin de cubrir con la satisfacción del cliente, logrando así un ambiente o contexto exclusivo. E. COLABORADORES C (clientes) A (actores)

D (dueños) W (Weltanschaung)

Usuarios (clientes) Los colaboradores y el dueño de la Microempresa Input = Deficiente nivel de atención. Output = Correcta identificación de los colaboradores para con los clientes. Dueño(s) de la Microempresa Identificación de los Colaboradores

E (Entorno)

Capacitación del colaborador.

T (transformación)

 DEFINICIÓN RAÍZ:

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METODOLOGÍA DE SISTEMAS BLANDOS

o El sistema de

DINAMICA DE SISTEMAS I I E.A.P “INGENIERIA DE SISTEMAS E actividad humana colaboradores INFORMÁTICA”

dirigido por

los colaboradores o dueño de la microempresa hacia los clientes y/o usuarios con el fin de que se logre una mejor

-Valor Creativo-

identificación de los colaboradores con los clientes.

ETAPA IV: MODELOS CONCEPTUALES

ETAPA IV MODELOS CONCEPTUALES

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-Valor Creativo-

MODELO CONCEPTUAL Nº 01: (PRESTACIÓN DE SERVICIO)

Analizar las deficiencias del minimarket en cuanto a la prestación de servicios

1 2

Determinar soluciones según la preferencia del cliente

3

Innovar y establecer nuevas formas de atención

4

Hacer uso de la tecnología para agilizar las ventas y resguardar la información 14

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5 -Valor CreativoAplicar estas actividades de actualización al negocio.

MODELO CONCEPTUAL Nº 02: (FINANCIERO)

Revisar la situación de los costos de los productos ofertados

1 2

Analizar y hacer comparaciones de los costos teniendo en cuenta las ganancias y pérdidas

3

Considerar los beneficios que un ajuste económico atrae.

4 Revisar otros precios establecidos por la competencia

5 15

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Establecer nuevos precios luego de aplicar las actividades sugeridas

-Valor Creativo-

MODELO CONCEPTUAL Nº 03: (MANTENIMIENTO CORRECTIVO)

Analizar los costos de reparación y mantenimiento

1 2

Invertir en los gastos de mantenimiento

3

Administrar la cantidad de stock disponible enel minimarket

4 Adecuar correctamente los dispositivos y reparar dañados.

5

Implementar una base de datos para adiministrar dicho establecimiento 16

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MODELO CONCEPTUAL Nº 04: (LIMPIEZA Y ORDEN)

-Valor Creativo-

1 Realizar una reunión con el dueño del minimarket

2 Analizar el estado del local de atención

3 Planificar actividades que permitan una nueva imagen del local.

4

Implementar actividades aceptadas por el dueño.

MODELO CONCEPTUAL Nº 05: (COLABORADORES)

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-Valor Creativo-

Determinar actividades de Integración

1 2 Realizar charlas de capacitación

3 Establecer un buen clima laboral.

ETAPA V: COMRACION 4 vs 2

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-Valor Creativo-

ETAPA V

COMPARACION DE ETAPA IV VS ETAPA II

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A. PRESTACIÓN DE SERVICIO

EXIST E

ACTIVIDADES Analizar las 1 deficiencias de la prestación del servicio. Determinar soluciones 2 según la preferencia del cliente. Innovar y establecer 3 nuevas formas de atención. Presentarse acorde a la 4 tecnología moderna.

-Valor CreativoMECANISMO PRESENTE

MECANISMO PROPUESTO

NO

No existe mecanismo.

Sistema de Control

SI

Se hace mediante realización de encuestas.

Sistema de Control

NO

No existe mecanismo.

Sistema de Actualización

NO

No existe mecanismo, el dueño conoce el problema pero su situación económica actual lo detiene.

Sistema de Actualización

B. FINANCIERO

EXIST E

ACTIVIDADES

1 2

3

Revisar la situación de los costos de alquiler en reunión Analizar y hacer comparaciones de los costos. Considerar los beneficios que un ajuste económico atrae.

4

Revisar otros precios establecidos por la competencia

5

Establecer nuevos precios luego de aplicar las actividades sugeridas

SI NO

NO

SI

NO

MECANISM O PROPUEST O

MECANISMO PRESENTE En ciertas oportunidades el dueño cita a reunión para examinar los costos. No existe mecanismo, el dueño conoce los problemas pero no hace nada al respecto

Sistema de Control Sistema de Control

No existe mecanismo.

Sistema de Control.

No existe mecanismo, el dueño conoce el problema pero su situación económica actual lo detiene.

Sistema de Control.

No existe mecanismo.

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Sistema de Implementac ión

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-Valor CreativoC. MANTENIMIENTO CORRECTIVO

ACTIVIDADES

1 2 3

4 5

MECANISMO PRESENTE

MECANISM O PROPUEST O

NO

No existe mecanismo, suelen darse por inercia.

Sistema de Control

SI

El dueño independientemente realiza esta operación.

Sistema de Control

SI

Deficiente aplicación del mantenimiento.

EXIST E

Analizar los costos de reparación y mantenimiento Invertir en los gastos de mantenimiento. Realizar un mantenimiento necesario para los equipos. Adecuar correctamente los dispositivos y reparar dañados. Implementar la renovación en las instalaciones del local.

NO

No existe mecanismo.

NO

No existe mecanismo.

Sistema de Mantenimien to. Sistema de Mantenimien to. Sistema de Implementac ión

D. LIMPIEZA Y ORDEN

ACTIVIDADES

1 2 3 4

Realizar una reunión con el dueño de la microempresa. Analizar el estado del local de atención. Planificar actividades que permitan una nueva imagen del local. Implementar

EXIST E SI

MECANISMO PRESENTE En ciertas oportunidades el dueño cita a reunión para examinar el ambiente.

NO

No existe mecanismo.

NO

No existe mecanismo.

NO

No existe mecanismo.

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MECANISM O PROPUEST O Sistema de Control Sistema de Control Sistema de Planificación de Actividades. Sistema de

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actividades aceptadas por el dueño.

Implementac ión

-Valor Creativo-

E. COLABORADORES

ACTIVIDADES

EXIST E

1

Determinar actividades de Integración.

SI

2

Realizar charlas de capacitación.

3

Establecer un buen clima laboral.

NO SI

MECANISMO PRESENTE

MECANISM O PROPUEST O

En ciertas oportunidades el dueño cita a reunión para examinar el clima laboral.

Sistema de Control

No existe mecanismo.

Sistema de Control

Diariamente se logra ver este asunto acompañado de una deficiente planificación para su ejecución.

Sistema de Control.

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ETAPA VI: DEFINICION DE CAMBIOS FACTIBLES Y -Valor CreativoDESEABLES

ETAPA VI DEFINICION DE CAMBIOS FACTIBLES Y DESEABLES

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DEFINICIÓN DE CAMBIOS FACTIBLES -Valor Creativo- Y DESEABLES A. PRESTACIÓN DE SERVICIO 1. En primera instancia se debe analizar las deficiencias de la prestación

de

servicio,

para

encontrar

las

causas

y

posteriormente las soluciones. 2. Luego de realizar un profundo análisis del sistema general determinar las soluciones posiblemente aplicables. 3. Establecer nuevas formas de atención al cliente recomendable que sean dinámicas e innovadoras. 4. Presentarse conforme a la tecnología actual,

mantenerse

siempre actualizados. 5. Lograr establecer estos cambios factibles al negocio. B. FINANCIERO 1. Llamar a reuniones junto con los colaboradores y el dueño para analizar la situación del presupuesto del que dispone el minimarket. 2. Comparar los precios establecidos y revisar si están bien determinados, teniendo en cuenta el nivel de ingresos y egresos. 3. Considerar los beneficios que un ajuste económico puede traer, y fomentar la inversión. 4. Analizar a la competencia y tener en cuenta sus precios establecidos. 5. Lograr determinar los nuevos precios que estén al alcance del cliente.

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-Valor CreativoC. MANTENIMIENTO CORRECTIVO 1. Revisar los costos de elaboración de un sistema de base de datos para gestionar la información relevante del establecimiento en cuestión . 2. El dueño debe decidir en invertir en los gastos de mantenimiento. 3. Ejecutar el mantenimiento respectivo, necesario y eficiente para los equipos de trabajo. 4. Adecuar correctamente los dispositivos y reparara dispositivos dañados si es que lo hubiera. 5. Con la orden del dueño implementar los equipos renovados en las instalaciones del local. E. LIMPIEZA Y ORDEN 1. Citar a reunión a los colaboradores incluyendo al dueño de la microempresa. 2. Analizar el estado del local de atención, si está en buenas o malas condiciones. 3. Planificar actividades que permitan una nueva imagen del local. 4. Implementar actividades aceptadas por el dueño. F. COLABORADORES 1. Ejecutar actividades de integración. 2. Dictar charlas de capacitación para los colaboradores y verificar su desempeño laboral dentro de la microempresa. 3. Lograr que se establezca un buen y agradable clima laboral. 4.

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ETAPA VII: IMPLANTACIÓN DE LOS CAMBIOS EN EL -Valor CreativoMUNDO REAL

ETAPA VII IMPLANTACIÓN DE LOS CAMBIOS EN EL MUNDO REAL

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IMPLANTACIÓN DE LOS CAMBIOS EN -Valor CreativoEL MUNDO REAL A. PRESTACIÓN DE SERVICIO 1. En primera instancia se debe analizar las deficiencias de la prestación

de

servicio,

para

encontrar

las

causas

y

posteriormente las soluciones. 2. Luego de realizar un profundo análisis del sistema general determinar las soluciones posiblemente aplicables. 3. Establecer nuevas formas de atención al cliente recomendable que sean dinámicas e innovadoras. 4. Presentarse conforme a la tecnología actual,

mantenerse

siempre actualizados. 5. Lograr establecer las soluciones planteadas al negocio.

Cronograma de actividades (2015):

PRESTACIÓN DE SERVICIO Mes: Enero, Febrero y Marzo Activida Duración Observación des 1 Enero Las dos primeras semanas de Enero. Enero Las dos últimas semanas de Enero 2 Febrero hasta la primera semana de Febrero. Febrero Se toman las semanas restantes de 3 Marzo Febrero hasta finalizar Marzo Febrero – Se toman las semanas restantes de 4 Marzo Febrero hasta finalizar Marzo Ejecutar en conjunto las actividades 5 Marzo durante todo el mes de Marzo.

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B. FINANCIERO

-Valor Creativo-

1. Llamar a reuniones junto con los colaboradores y el dueño para analizar la situación de los costos de alquiler. 2. Comparar los precios establecidos y revisar si están bien determinados, teniendo en cuenta el nivel de ingresos y egresos. 3. Considerar los beneficios que un ajuste económico puede traer, y fomentar la inversión. 4. Analizar a la competencia y tener en cuenta sus precios establecidos. 5. Lograr determinar los nuevos precios que estén al alcance del cliente.

Presupuesto (2015):

ALQUILER DE CABINAS DE INTERNET Tiempo estimado 1 mes ( 30 días ) Recursos y Materiales

Unidades

Computadoras Materiales: - Hojas - Lapicero - Tinta Impresión - CD/DVD

17 500 5 de

4 100

28

Precio por unidad 50.00 diario

Precio Total 2,000

0.10 1.00

5.00 5.00

50.00

200.00

1.00

100.00

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C. MANTENIMIENTO CORRECTIVO

-Valor Creativo-

1. Revisar los costos de reparación y mantenimiento, y decidir por el más cómodo. 2. El dueño debe decidir en invertir en los gastos de mantenimiento. 3. Ejecutar el mantenimiento respectivo, necesario y eficiente para los equipos de trabajo. 4. Adecuar correctamente los dispositivos y reparara dispositivos dañados si es que lo hubiera. 5. Con la orden del dueño implementar los equipos renovados en las instalaciones del local.

REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO Mes de Enero (31 días) Unidad Productos es

Precio por unidad

-

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METODOLOGÍA DE SISTEMAS BLANDOS

Precio Total

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D. LIMPIEZA Y ORDEN

1. Citar a reunión a los colaboradores incluyendo al dueño de la

-Valor Creativo-

microempresa.

2. Analizar el estado del local de atención, si está en buenas o malas condiciones. 3. Planificar actividades que permitan una nueva imagen del local. 4. Implementar actividades aceptadas por el dueño.

LIMPIEZA Y ORDEN Mes de Marzo (31 días) Actividades Personal de limpieza. (5) Personal de reestructuración. (2) Personal de ambientación (1) Pintura botes (3) Personal para pintado (2) TOT AL:

Precio Unitario

Precio Total

10.00

50.00

15.00

30.00

50.00

50.00

30.00 15.00

90.00 30.00

S/ 250.00

E. COLABORADORES 1. Ejecutar actividades de integración. 2. Dictar charlas de capacitación para los colaboradores y verificar su desempeño laboral dentro de la microempresa. 3. Lograr que se establezca un buen y agradable clima laboral.

CHARLAS DE CAPACITACIÓN Mes: Marzo Actividades 1 Sesion 2 Sesion 3 Sesion

Duración Marzo 03 , 05 , 07 ( 2 horas diarias) Marzo 10, 12, 14 ( 2 horas diarias) Marzo 17, 19, 21 ( 2 horas diarias)

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-Valor Creativo-

CONCLUSIONES Lo que se buscó desde un principio para aplicar la metodología de sistemas blandos no era mirar al problema como una complicación si no como una oportunidad para brindar nuevas soluciones desarrolladas a través de un análisis minucioso en las distintas áreas que evoca esta problemática. Se logró alcanzar los objetivos planteados estos es el “después” mostrado en el cuadro pictográfico, en donde el cliente obtiene una gran satisfacción por el tipo de atención que brinda la microempresa, la situación estable en la que ahora se encuentra, la amabilidad de los colaboradores, la organización de la microempresa en sí, la eficiencia de su servicio y por los precios regulares, cómodos y conforme a su alcance del preferente. La Minimarket podría incrementar sus niveles de producción económica si toma la iniciativa de ejecutar a menudo las medidas factibles

que se

plantearon durante el proceso de MSB aplicado, y puede crecer como tal desarrollándose grandemente ya que esta problemática es común entre la competencia y muchas de ellas las llevan persistiendo aun desde años, volviéndose prolongado el problema que hace que el dueño se olvide, y luego al momento solo queda superar las consecuencias por haber aplicado solo soluciones superficiales las mismas que resultan contraproducentes.

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