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• Teo Ramos

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MASTERCASE Enfoques de niveles, reglas y COSO para la implementación de un sistema de control. (Módulos 1 al 3 del curso) Planeamiento: Durante diez años, el Estado peruano ha suscrito contratos de concesión con entidades privadas de diversos sectores de la economía. En uno de estos sectores, las correspondientes entidades privadas (concesionarios) han asumido compromisos de inversión de más de US$ 20, 000 millones.

La entidad pública en la cual usted trabaja tiene entre sus diversas funciones la de velar por el cumplimiento de las actividades a las cuales están obligados contractualmente dichos concesionarios, función realizada a través de la Gerencia de Evaluación Contractual (GEC) que a la fecha cuenta con cincuenta ejecutivos evaluadores. Uno de los procesos principales de la GEC se denomina “evaluación contractual”, que termina necesariamente en un informe notificado al concesionario en el cual se determina solo uno de los tres siguientes casos: 

El concesionario realizó la actividad conforme a los requerimientos contractuales, caso en el cual, con dicho informe se da por aprobada la actividad. Este informe aprobatorio permite al concesionario acreditar el cumplimiento de su obligación, con lo cual puede: o Tener la certidumbre de que no se le aplicarán sanciones o penalidades asociadas a dicha obligación. o Quedar autorizado a la realización de otras actividades tales como contraer endeudamientos, iniciar obras, realizar cobros o ejercer otros derechos contractuales.



El concesionario realizó la actividad con deficiencias subsanables, caso en el cual con el informe de la GEC se da por observada la referida actividad, quedando obligado el concesionario a adoptar las medidas correctivas pertinentes.



El concesionario no realizó la actividad o la realizó con deficiencias no subsanables, caso en el cual con el informe de la GEC se da por desaprobada la referida actividad. En este caso, el informe puede servir al concesionario para ejercer su derecho de defensa y a la GEC para iniciar el Procedimiento de Aplicación de Penalidades o el Procedimiento Administrativo Sancionador, según corresponda.

Programa de Evaluaciones Contractuales Uno de los instrumentos normativos para la realización de las evaluaciones contractuales que le compete a la GEC es el Programa Evaluaciones Contractuales (PEC) vigente para un año determinado, el cual es aprobado por la Gerencia General en octubre del año precedente. Es pertinente señalar que existen evaluaciones que no pueden ser consideradas en el PEC debido a que son generadas en función de ciertos eventos (solicitudes del concesionario, solicitudes del concedente u otros hechos), cuya ocurrencia no se conoce al momento de formular dicho programa.

Demanda de Evaluaciones Contractuales La GEC ha definido la demanda de evaluaciones contractuales (DEC) de un período como aquellas evaluaciones que debe realizar la GEC por cualquiera de las dos siguientes razones: (a) Estar señaladas en el correspondiente PEC como de obligatoria culminación en dicho período. (b) Ser solicitadas por el concesionario y ser de obligatoria culminación dentro del referido período, de conformidad con la normatividad vigente y los respectivos contratos de concesión.

Se tiene entonces que la DEC integra dos componentes: 

DEC programada, que comprende las evaluaciones que cumplen el requisito señalado en (a)

DEC no programada, que comprende las evaluaciones referidas en (b) que no formen parte de la DEC programada.

Oferta de Evaluaciones Contractuales La GEC ha definido a la oferta de evaluación contractual (OEC) de un período determinado como aquellas evaluaciones contractuales que son culminadas en el mismo período. Balance Oferta - Demanda y problemática vinculada La GEC hace actividades de seguimiento de las actividades del PEC. En efecto, 

Dentro de los primeros 15 días luego del término de un trimestre determinado, la GEC formula un reporte de cumplimiento del PEC correspondiente a dicho trimestre;



Dentro de los primeros 15 días luego del término de un año determinado, la GEC formula un reporte de cumplimiento del PEC correspondiente a dicho trimestre.

Al hacer una revisión de los reportes de los tres años precedentes, se ha verificado que la GEC ha cumplido con realizar el 100% de las evaluaciones consideradas en el PEC dentro de los plazos estipulados. Además, se estima que para el presente año y el próximo, el grado de cumplimiento del PEC también alcanzará el 100%. Se tiene entonces que, en cada período anual, la OEC cubre el íntegro de la DEC programada.

No obstante, en el ejercicio pasado se hizo un estudio piloto que contempló el seguimiento de la carga laboral de un grupo de cinco ejecutivos evaluadores de la GEC, obteniéndose para dicho grupo los siguientes resultados: 

Solo el 20% de la carga laboral correspondió a evaluaciones consideradas en el PEC;



Un 10% de la carga laboral correspondió a evaluaciones no programadas que se realizaron dentro del plazo estipulado (usualmente treinta días hábiles, salvo indicación contraria en el contrato de concesión);



Un 40% de la carga laboral correspondió a evaluaciones no programadas que se cumplieron fuera del plazo estipulado normativamente;



El 30% de la carga laboral correspondió a procesos no programados que no fueron evaluaciones de cumplimiento, sino encargos vinculados a la atención de consultas de otras áreas, de ciudadanos, de congresistas o de otras entidades.

En relación con lo señalado anteriormente, es preciso tener presente lo siguiente: Las cifras indicadas corresponden al grupo de Ejecutivos antes mencionado, pero a la fecha no se conoce si son representativas de toda la GEC. 

Cada vez que se genera una evaluación no programada, sea por solicitud del concedente o de un concesionario, dicha solicitud es ingresada por Mesa de Partes, para luego derivarse al gerente de la GEC, quien lo deriva al jefe de área y luego es asignada a un especialista (en cada paso de derivaciones participa una secretaria). El tiempo de demora entre la fecha de recepción de la solicitud presentada por concedente o concesionario en Mesa de Partes hasta la recepción del especialista correspondiente, ha sido de por lo menos dos días en el grupo estudiado. Sin embargo, no se tiene un registro preciso de este tiempo para el resto de los Ejecutivos.



No se tiene un reporte del número total de actividades no programadas de evaluación solicitadas cada año. No obstante, el año pasado, algunos concesionarios han venido expresando su preocupación por las demoras en las evaluaciones y en la obtención de los informes que corresponde emitir a la GEC.

Objetivo establecido por la Gerencia General En este contexto, la Gerencia General ha establecido para la GEC que, a partir del presente ejercicio, el integro de la DEC anual sea cubierto por la OEC anual.

Objetivo de la actividad: Aplica los enfoques de niveles, de reglas y COSO en el análisis del engranaje del control en el marco de un proceso de gestión pública. Además, elabora propuestas de mecanismos, procedimientos o actividades bajo dichos enfoques, en el contexto de una entidad que pretende mejorar su control interno, con el fin de contribuir a la mejora de su gestión.

DESARROLLO DEL MASTERCASE Los integrantes del grupo deben intercambiar sus opiniones sobre cómo cumplir el objetivo asignado a la GEC, lo cual implica que el 100% de la demanda de evaluaciones contractuales (programadas y no programadas) se culminen dentro del plazo estipulado normativa o contractualmente. Para ello, se puede asumir algún supuesto que el grupo estime razonable sobre la base de su experiencia profesional. Informe de equipo: Sobre la base del análisis grupal realizado y el contenido del curso, se deben responder las siguientes interrogantes: Efectuar un diagnóstico de la situación actual: 1.

Describir los mecanismos, procedimientos o actividades de control que haya identificado en la situación actual, especificando, según sea el caso, lo siguiente: El nivel al que corresponda bajo el enfoque de niveles; El alcance que tengan bajo el enfoque de reglas; Si corresponde a un control detectivo o preventivo bajo el enfoque COSO.

2.

Señalar las principales debilidades en la situación actual del proceso de evaluación contractual que le compete a la GEC con el señalamiento de los riesgos asociados dichas debilidades.

3.

Señalar los componentes del control interno bajo el enfoque COSO y realizar un diagnóstico de cada uno de ellos sustentando si en la situación actual del proceso de evaluación contractual que le compete a la GEC se aprecia si están o no presentes y funcionando.

Planteamiento de propuestas: 4.

Plantear propuestas para reducir o eliminar las debilidades identificadas, mitigar o reducir los riesgos, y lograr una mejora de la gestión del referido proceso a fin de brindar seguridad razonable sobre el logro del objetivo establecido para la GEC, implementando controles bajo los enfoques estudiados en los tres primeros módulos del curso. Para cada propuesta que forme parte de este planteamiento, se requiere lo siguiente:

MASTERCASE CURSO PROGRAMA MAESTRÍA

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MGPSCOSEPU201903_MCASE



Señalar a qué componente de control interno bajo enfoque COSO corresponde;



Si la propuesta involucra un mecanismo, procedimiento o actividad de control

específico, indicar o Su nivel bajo el enfoque de niveles, o Su alcance bajo el enfoque de reglas, o Si corresponde a control detectivo o preventivo bajo el enfoque COSO; 

Sustentar la factibilidad o viabilidad de su implementación;



Sustentar los beneficios de dicha implementación o las mejoras derivadas.

Presentación del informe: 

Solo el líder de equipo envía el informe consolidado a través del apartado “MasterCase” (el docente solo revisará el informe por esta vía, verificar que el documento esté subido correctamente).



El informe no debe superar cuatro páginas o caras en MS Word.



El formato de presentación es A4, Arial 11, espacio simple, margen normal.



Se tomará en cuenta ortografía, redacción, capacidad ejecutiva de síntesis, orden estructurado y, en el caso de que se usen fuentes bibliográficas, la adecuada citación de ellas.

Calificación y retroalimentación general del docente: El docente analizará y evaluará los informes de cada equipo, asignándoles un puntaje según los siguientes criterios de calificación: INDICADORES Aplica los conceptos de los enfoques de niveles, de reglas y COSO en el diagnóstico del estado situacional de las actividades de control Preguntas: 1 y 2

Diagnostica los componentes del control interno bajo el enfoque COSO Pregunta: 3

Plantear y sustentar propuestas de mejora del control interno en una entidad Pregunta: 4

BUENO REGULAR (20-15) (14-11) Describe mecanismos, procedimientos o Describe mecanismos, procedimientos o actividades de control bajo los enfoques de actividades de control bajo los enfoques de niveles, de reglas y COSO; señala las niveles, de reglas y COSO; asimismo, debilidades de control y señala los riesgos señala las debilidades de control, en el asociados a dichas debilidades, en el contexto contexto de una entidad que pretende de una entidad que pretende mejorar su mejorar su sistema de control interno. sistema de control interno. Puntaje: 4 puntos Puntaje: 6 puntos Señala los componentes del control interno Señala los componentes del control interno bajo el enfoque COSO; efectúa el diagnóstico bajo el enfoque COSO e indica cuáles de de cada uno de ellos sustentando cuáles de ellos están presentes y funcionando, en el ellos están presentes y funcionando, en el contexto de una entidad que pretende contexto de una entidad que pretende mejorar su sistema de control interno. mejorar su sistema de control interno. Puntaje: 3 puntos Puntaje: 4 puntos Propone la implementación de procedimientos, mecanismos o actividades de Propone la implementación de procedimientos, mecanismos o actividades control, bajo enfoque de niveles y de reglas. de control, bajo enfoque de niveles y de reglas. Propone mejoras en los componentes de control interno bajo el enfoque COSO. Propone mejoras en los componentes de Sustenta la factibilidad o viabilidad de la control interno bajo el enfoque COSO. implementación de sus propuestas. Sustenta la factibilidad o viabilidad de la Identifica y sustenta las mejoras que se implementación de sus propuestas obtendrían de dicha implementación. Puntaje: 7 puntos Puntaje: 10 puntos

NECESITA MEJORA (10-0) Solo describe mecanismos, procedimientos o actividades de control bajo los enfoques de niveles, de reglas y COSO, en el contexto de una entidad que pretende mejorar su sistema de control interno. Puntaje: 3 puntos Solo señala los componentes de control interno bajo el enfoque COSO, en el contexto de una entidad que pretende mejorar su sistema de control interno. Puntaje: 2 punto

Plantea la implementación de procedimientos, mecanismos o actividades de control, bajo enfoque de niveles y de reglas. Plantea mejoras en los componentes de control interno bajo el enfoque COSO. Puntaje: 5 puntos

Luego, publicará sus apreciaciones generales sobre los informes de equipo y las recomendaciones elaboradas para cada grupo.

ANEXOS Reporte de participación  

La siguiente tabla le ayudará al líder de equipo a detallar la participación de cada participante, teniendo en cuenta las colaboraciones realizadas dentro de sus equipos (a través de Google Drive y/foros del caso, entre otros). Deberá estar incluida en el informe del MasterCase que el equipo entregará.

PARTICIPACIÓN DEL MASTERCASE Curso: Líder de equipo: Integrantes

Equipo Nº: Detalles

Participación

Juan Pérez

Participó

Rosa Chávez

No participó

Plan de trabajo  

Con el plan de trabajo sugerido el equipo podrá establecer por consenso los roles, responsabilidades, tiempos y avances del informe MasterCase. Puede modificarlo de acuerdo con las tareas programadas por los integrantes de cada equipo.

Distribución del trabajo

Responsable

Ideas iniciales y debate en torno a las preguntas planteadas

TODOS

Consolidación de ideas generadas en el debate, según lo requerido en el contenido del informe Publicación de comentarios y/o avances en el documento de Google Drive. Publicación de los consensos y plan de trabajo en el documento de Google Drive

Integrante 1, Integrante 2, Integrante 3, Integrante 4

Unificar los primeros avances (revisar la redacción, elocuencia y sintetizar de ser el caso antes de publicar) Revisar si hay algún otro detalle que agregar o punto que corregir.

Integrante 1(Líder de Equipo)

TODOS

Integrante 1(Líder de Equipo)

TODOS

PLAZOS INTERNOS Fecha inicio Fecha Fin

Observaciones

Distribución del trabajo

Responsable

Publicar el informe a través del apartado que corresponda.

Integrante 1(Líder de Equipo)

Revisar que la publicación se realizó con éxito y que sus nombres estén se encuentren incluidos en el reporte de participación.

TODOS

PLAZOS INTERNOS Fecha inicio Fecha Fin

Observaciones