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DEDICATORIA

El presente trabajo que presentamos hoy,

es un esfuerzo, sacrificio

y un deber, que lo

realizamos para superarnos tanto en el ámbito personal como en lo profesional. Se lo dedicamos

a nuestra facultad de ciencias contables y administrativas, haciendo más

relevancia a nuestra escuela profesional de ciencias contables, que nos da fortaleza espiritual para seguir estudiando. También se la dedicamos a nuestros padres y docentes quienes

con su comprensión y

dedicación nos guían

nos han enseñado con

por un sendero de la superación. A la vez

ejemplos a romper cualquier obstáculo de la vida y a querer ser mejor cada día.

AGRADECIMIENTO

Queremos extender un profundo agradecimiento con respeto y admiración a la profesora del curso por compartir sus experiencias y su amplio conocimiento e impartirlo en nosotros, por ser paciente, aclarar cada una de nuestras dudas y por su apoyo incondicional. Muchas gracias y esperamos que en el futuro la vida nos de otras oportunidades de compartir muchas más experiencias.

ÍNDICE

RESUMEN

En resumen, el Control interno es primordial para asegurar que las funciones al interior de la Empresa se realicen de la mejor manera, con el objeto de cumplir con los objetivos organizacionales. El control interno comprende el plan de organización, los métodos y procedimientos que tiene implantados una empresa o negocio, estructurados en un todo

para la obtención de

tres objetivos fundamentales: a) la obtención de información financiera correcta y segura, b) la salvaguarda de los activos y c) la eficiencia de las operaciones. El control interno ha carecido durante muchos años de un marco referencial común, generando expectativas diferentes entre empresarios y profesionales. El control interno debe garantizar la obtención de información financiera correcta y segura ya que ésta es un elemento fundamental en la

marcha

del

negocio,

pues

con

base

en

ella

se

toman

las

decisiones

y

formulan programas de acciones futuras en las actividades del mismo. Debe permitir también el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones en el mercado. Es importante identificar los riesgos de control interno, y la forma en que afectan al mismo. El riesgo de auditoría puede ser considerado como una combinación entre la posibilidad de la existencia de errores significativos o irregularidades en los estados financieros y el hecho de que los mismos no sean descubiertos por medio de procedimientos de control del cliente o del trabajo de auditoría.

La evaluación del control interno consiste en hacer una operación objetiva del mismo. Dicha evaluación se hace a través de la interpretación de los resultados de algunas pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se están realizando correctamente y aplicando los métodos, políticas y procedimientos establecidos por la dirección de la empresa.

INTRODUCCIÓN

De la experiencia que día a día se va acumulando resulta sorprendente las graves falencias que en materia de auditoría y control interno adolecen las empresas, incluyéndose entre ellas no sólo a pequeñas y medianas, sino también a grandes empresas, para ello basta como ejemplo el famoso caso del Banco Barhing, o el de las grandes empresas estatales. En primer lugar debemos subrayar la falta de cumplimiento a las normas básicas y fundamentales en materia de control interno, pero por otro lado está la ausencia de amplitud de conceptos en cuanto al patrimonio a proteger, y de los métodos e instrumentos de análisis a ser utilizados por los auditores internos. Al igual que en el control de calidad, la falta de planificación y prevención es la norma en muchas empresas en lo relativo tanto al control interno, como al accionar de la auditoría interna. Por ello no es de sorprenderse ver a los auditores tratando de analizar que es lo que salió mal, porqué, y que hacer para evitar su repetición, cuando lo correcto es actuar preventivamente, y de acontecer algún hecho perjudicial no quedarse en los aspectos más superficiales sino profundizar hasta llegar hasta la causa-raíz, tratando de desentrañar de tal forma las razones que llevaron al sistema a engendrar dichas falencias. Otro aspecto importante a cuestionar en las auditorías es que la misma sea percibida como una entidad dedicada sólo a la inspección (y a veces hasta con una perspectiva policíaca), y no al asesoramiento con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la organización. Es menester conformar una nueva visión de la empresa desde un enfoque sistémico, de tal manera de ubicar a la auditoría como un componente de dicho sistema, encargado de proteger el buen funcionamiento del sistema de control interno (subsistema a nivel empresa), sino además, de salvaguardar el buen funcionamiento de la empresa a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas. Es interesante significar que sólo el dirigente que reconozca la necesidad de considerar la empresa como un conjunto de sistemas interrelacionados y entrelazados, habrá descubierto la clave para entender cómo opera realmente la empresa. Muchas empresas han dejado de existir como producto de sus falencias en el control interno, y en la falta de una auditoría interna que evalúe eficazmente la misma. La falta de buenos controles internos (no meramente normativos, sino aplicados) no sólo han dado lugar a estafas o defraudaciones (sea esta por parte de ejecutivos, empleados o clientes), sino también a graves errores en materia de decisiones producto de graves errores en materia de información. Ahora bien, cuando de custodia de activos o patrimonios se trata, la auditoría interna tradicional pone todo su acento en los activos fisicos, derechos y obligaciones de las empresas, dejando desprotegidos activos tan valiosos como lo son los clientes y sus niveles de satisfacción, el personal y su capital intelectual, y la calidad de los bienes y servicios producidos por la empresa. Otro aspecto muy importante es la ubicación de la Auditoría Interna dentro del marco organizativo en cuanto a su grado de independencia. Que la Gerencia o Departamento de Auditoría Interna

quede a un nivel de negociación o presión, impide alcanzar los objetivos que motivan su razón de ser. En la nueva visión de la auditoría interna, ésta debe estar integrada a la Gestión Total de Calidad haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión a los efectos de lograr mayores niveles en la prestación de sus servicios.

CAPITULO I MARCO TEÓRICO: AUDITORÍA.

La auditoría la definimos como un control destinado a evitar errores por negligencia y/o irregularidades dentro del funcionamiento de los distintos entes u organizaciones. Por ello cuando se habla de auditoria en un sentido general se entiende que implica examinar o revisar determinado objeto o atributo. Todo ente u organización, ya sea con fin de lucro o sin él, posee ciertos controles o parámetros preestablecidos para permitir su habitual funcionamiento. La auditoría controla dichos parámetros, razón por la cual, en forma rudimentaria, se suele decir que la auditoria es el control de los controles o un control de los controles ya existentes en el ente auditado.

TIPOS DE AUDITORIA Es importante conocer que la auditoría de sistemas tiene algunos de sus fundamentos en otras auditorías y que toma diferentes herramientas de ellas para conformarse. A continuación se presenta una clasificación de diferentes tipos de auditorías, las cuales se encuentran clasificadas por diferentes factores.

Por el origen de quien hace su aplicación:  Externa  Interna

Por el área en donde se hacen  Auditoría Financiera  Auditoría Administrativa  Auditoría Operacional  Auditoría Gubernamental  Auditoría Integral  Auditoría de Sistemas Por área de especialidad  Auditoría Fiscal  Auditoría Laboral  Auditoría Ambiental  Auditoría Médica

 Auditoría a Inventario  Auditoría a Caja Chica  Auditoría en Sistemas Especializadas en Sistemas Computacionales  Auditoría Informática  Auditoría con la Computadora  Auditoría sin la Computadora  Auditoría a la Gestión Informática  Auditoría alrededor de la computadora  Auditoría en seguridad de sistemas  Auditoría a sistemas de redes En el siguiente módulo se marcaran las diferencias entre las auditorías que tienen que ver con sistemas. Por el momento nos interesa que se entienda la diferencia entre la auditoría externa y la auditoría interna

ANTECEDENTES DE CONTROL INTERNO ORIGEN Y ANTECEDENTES Desde hace muchos años o comerciantes eh industriales han tenido necesidad de llevar un control interno de las diversas operaciones de la empresa. Debido al auge que hubo en las empresas con la revolución industrial en Inglaterra, trajo por

consecuencia un desarrollo en los negocios, en los últimos años el

crecimiento de las empresas ha sido muy grande y en virtud de esto los propietarios no podían ejercer un control directo sobre las actividades, se preocuparon porque su organización estuviera firmemente apoyada en un sistema de control interno eficaz y que les proporcionara la debida información, eficiencia y protección. RESEÑA HISTORICA La denominación técnica „auditoría del control interno‟ es nueva. Surgió como consecuencia de los requerimientos de la Sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley del 2002 (Estados Unidos), concretados principalmente en el Estándar de Auditoría No. 2 de la PCAOB, reemplazado luego por el Estándar de Auditoría No. 5. Antes de ello, predominaba la expresión „evaluación del control interno‟, incluida dentro de los estándares de auditoría generalmente aceptados (GAAS/NAGA), y con

el objetivo concreto de determinar el alcance de las pruebas de auditoría.

Sin embargo, las cosas cambiaron de manera radical gracias a la introducción de la „auditoría del control interno‟ por los efectos arriba mencionados de la implementación de la Sección 404. Tal cambio ha implicado una autentica revolución porque la mencionada ley: (a) Obliga a que exista un referente para el control interno; (b) Requiere, como condición para la auditoría del control interno, que previamente la administración realice una valoración del control interno; (c) Integra la auditoría del control interno con la auditoría de estados financieros; (d) Incorpora el análisis de la cadena de valor, en este caso, la cadena de valor del control interno, y (e) Conlleva pasar desde enfoques operacionales hacia enfoques estratégicos.

La presente publicación está organizada en tres partes: fundamentos, lecturas y estándares. Autor: Samuel Alberto Mantilla B. Editorial: ECOE Ediciones (Bogotá, Colombia) Mes y año de edición: Agosto de 2009, Segunda Edición Febrero de 2005, Primera Edición

CAPITULO II CONTROL INTERNO – ELEMENTOS

CONTROL INTERNO Definición de control El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

Algunos conceptos autores estudiosos del tema:

Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.

Robert Eckles, Ronaldo Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador. Definición de control interno Se denomina Control Interno al sistema integrado de controles, tanto financieros, como de otros tipos establecidos por la administración de la entidad para proteger los activos, obtener la exactitud y confiabilidad de la contabilidad y de otros datos e informes operativos, promover y juzgar la eficiencia de las operaciones de todos los aspectos de las actividades de la entidad, comunican las políticas administrativas, estimulan y median el cumplimiento de las mismas. Es un plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta, para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa.

Algunos autores definen el control interno como: ABRAHAM PERDOMO MORENO: “El Control Interno es un plan de organización entre la contabilidad, funciones empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa

pública, privada o mixta, para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de operación y la adhesión a su política administrativa”.

ROBERT H. MONTGOMERY.-"El control interno implica que los libros y métodos de contabilidad así como la organización en general de un negocio, estarían de tal manera establecidos, que ninguna de las cuentas o procedimientos se encuentran bajo el control independiente y absoluto de una sola persona, sino por el contrario, el trabajo de un empleado es complementario del hecho por otro y se logra una auditoría continua de los detalles del negocio.

J. GOMEZ MORF1N.-"El control interno consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, las funciones empleadas y los procedimientos establecidos, de tal manera que la administración de un negocio puede depender de estos elementos para obtener una información segura, proteger adecuadamente los bienes.

"DEFINICION D£ CONTROL INTERNO". EL CONTADOR PÚBLICO Y LA ADMINISTRATIVA. Fabián Martínez Villegas.

AUDITORIA

14. Pag. 180 nes de la empresa, así como

promover la eficiencia de las operaciones y adhesión a la política prescrita".

INSTITUTO AMERICANO DE CONTADORES PUBLICOS.- "El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y medidas adoptados en un negocio para salvaguardar sus bienes, verificar la exactitud y seguridad de los datos de contabilidad, desarrollar la eficiencia de las operaciones y fomentar la adhesión a la poli tica administrativa prescrita" . Esta definición reconoce que el sistema de control interno va más amplia de las funciones que directamente corresponden a los departamentos contables y financieros. Tal sistema puede incluir: Control presupuestal, costos estándar, análisis estadísticos y su distribución, programas de entrenamiento del personal, un cuerpo de auditoría interna.

VISTOR Z. BR INK.-"El control interno se refiere a los métodos y prácticas de cualquier clase por medio de los cuales se coordinan y operan los registros y comprobantes de contabilidad y los procedimientos que afectan su uso, de manera que la administración de un negocio obtiene de la función contable la utilidad máxima para su objeto de información, protección y control". En base a las definiciones anteriores podemos afirmar que: "El control interno consiste en la organización y coordinación de las funciones establecidas de antemano, con el fin de proteger los intereses del negocio en tal forma que la administración pueda obtener una información correcta, salvaguardar Ion bienes y lograr la eficiencia de la marcha del negocio".

Cortes B. Genaro (1989).Importancia Administrativa.. pag.(53:54) Análisis

del Control Interno Para

Efectos de la Auditoria

1. Plan de organización. Es decir, el control interno es un programa que precisa el desarrollo de actividades y el establecimiento de relaciones de conducta entre personas y lugares de trabajo en forma eficiente. 2. La contabilidad. Que tendrá por objeto registrar técnicamente todas las operaciones y además, presentar periódicamente información verídica y confiable; al efecto se implantan! un sistema de registro y de contabilidad apropiado y práctico que permita registrar, clasificar, resumir y presentar todas las operaciones que lleve a cabo la empresa. 3. Funciones de empleados. Distribución en forma debida de las labores que realizan los funcionarios y empleados; funciones de complemento, no de revisión. 4. Procedimientos coordinados. Procedimientos contables, estadísticos, físicos, administrativos, etc., armonizadas entre sí para la mejor consecución de los objetivos establecidos por la empresa. 5. Empresa pública, privada o mixta. Empresa pública u organismo social integrado por elementos humanos, técnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la prestación de servicios a la colectividad. Empresa privada u organismo social integrado por elementos humanos, técnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es obtener utilidades. Empresa mixta u organismo social integrado por elementos humanos, técnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es prestar servicios a la colectividad y obtener utilidades. 6. Obtener información confiable. Uno de los objetivos del control interno es obtener información oportuna, confiable y segura que coadyuve a la toma acertada de decisiones. 7. Salvaguardar sus bienes. Otro objetivo del control interno es proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades, activos, etc., de la empresa, dificultando y tratando de evitar los malos manejos, fraudes, robos, etcétera. 8. Promover la eficiencia de operaciones. Otro objetivo del control interno es promover y fomentar la eficiencia de todas las operaciones de la empresa. 9. Adhesión a su política administrativa. Otro objetivo del control interno es facilitar que las reglas establecidas por la administración se cumplan eficientemente. Principios

Principios de control interno

Los principios de control interno son indicadores fundamentales que sirven de base para el desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en cada área de funcionamiento institucional; estos se dividen en tres grandes grupos, por su aplicación: 1. Aplicables a la estructura orgánica La estructura orgánica necesita ser definida con bases firmes, partiendo de una adecuada separación de funciones de carácter incompatible, así como la asignación de responsabilidades y autoridad a cada puesto o persona, para lo cual son aplicables los siguientes Principios de Control Interno: Responsabilidad delimitada Permite fijar con claridad las funciones por las cuales adquiere responsabilidad una unidad administrativa o una persona en particular; es decir, a nivel de unidad administrativa y dentro de esta, el campo de acción de cada empleado o servidor publico; definiéndole además, el nivel de autoridad correspondiente, para que se desenvuelva y cumpla con su responsabilidad en el campo de su competencia. Separación de funciones de carácter incompatible Evita que un mismo empleado, ejecutivo o servidor público, ejecute todas las etapas de una operación dentro de un mismo proceso, por lo que se debe separar la autorización, el registro y la custodia dentro de las operaciones administrativas y financieras, según sea el caso, para evitar que se manipulen los datos y se generen riesgos y actos de corrupción. La separación de funciones sustenta incluso la organización física de la empresa, ya que las actividades afines se concentran y se asignan a una unidad administrativa, llámese Gerencia, Dirección, Departamento, Sección, etc. que en el futuro será la única responsable de ejecutar esas operaciones asignadas, controlar e informar de sus resultados. Instrucciones por escrito Las instrucciones por escrito dictadas por los distintos niveles jerárquicos de la organización que se reflejan en las políticas generales y específicas, así como en los procedimientos para ponerlos en funcionamiento, garantizan que sean entendidas y cumplidas esas instrucciones, por todo empleado, ejecutivo o servidor público, conforme fueron diseñados.

2. Aplicables a los procesos y sistemas Todos los sistemas integrados o no, deben ser diseñados tomando en cuenta que el control es para salvaguardar los recursos que dispone la organización, destinados a la ejecución de sus operaciones; por tanto son aplicables los siguientes Principios de Control Interno: Aplicación de pruebas contínuas de exactitud La aplicación de pruebas continuas de exactitud, independientemente de que estén incorporadas a los sistemas integrados o no, permite que los errores cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente, y se tomen medidas para corregirlos y evitarlos. Existen muchos ejemplos de pruebas de exactitud que el auditor debe estar en condiciones de evaluar, para verificar si las mismas son beneficiosas para el proceso o si contribuyen a complicar

el mismo; un ejemplo de ellas es que el sistema arroje la suma de un lote de transacciones ingresadas, que los valores ingresados cuadren con un documento de autorización o solicitud de proceso, dependiendo, por supuesto, de cómo esta estructurado el control. Uso de numeración en los documentos El uso de numeración consecutiva, para cada uno de los distintos formatos diseñados para el control y registro de las operaciones, sea o no generados por el propio sistema, permite el control necesario sobre la emisión y uso de los mismos; además, sirve de respaldo de la operación, así como para el seguimiento de los resultados de lo ejecutado. La numeración de un documento es fundamental porque permite que se relacione con otros datos que pueden ayudar a descubrir malos manejos o pagos duplicados; por ejemplo: en un sistema integrado donde existen fondos rotativos, cuya forma de reposición exige que cada fondo detalle sus gastos y luego en la unidad financiera se consolidan los datos para pedir la reposición, existe la posibilidad de que se paguen las mismas facturas con el fondo rotativo pero también que se paguen en la forma normal, sin que el sistema como tal, detecte el número de factura para indicar que esa factura ya fue pagada. Uso de dinero en efectivo Muchas organizaciones aún manejan dinero en efectivo por el uso de fondos de caja chica, lo cual si no existe un buen control, puede convertirse en una fuente de desperdicio constante que a la larga, puede constituirse en una gran estafa. La alta tecnología actual del mercado aplicable a los sistemas integrados, permite que los pagos se realicen sin el uso de dinero en efectivo ni chequeras, utilizando los servicios bancarios de redes computacionales que ayudan a ordenar el pago a través de transferencias bancarias, directamente a las cuentas de los beneficiarios, según las necesidades y facilidades del mercado, esto es para empleados yproveedores. Uso de cuentas de control La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones, así como de aquellos datos que, por sus características, no formen parte del sistema en si; por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de mantenimiento y otras operaciones. Se deben diseñar los registros auxiliares que sean necesarios para controlar e informar al nivel de detalle que la operación requiera; por esto, el contador público debe hacer un análisis de las necesidades de control para armar los procesos, de tal manera que le permita agrupar datos, integrar y consolidar la información según las necesidades de los ejecutivos y demás personas instituciones que necesitan de dicha información. Depósitos inmediatos e intactos Probablemente es el punto donde mayor esfuerzo se ha dedicado, por lo que se ha escrito mucho al respecto, y es de lo que más se preocupan los auditores internos que pierden su tiempo realizando arqueos del efectivo recibido, sea por la venta de productos, o por el cobro a sus clientes.

Según la tecnología utilizada actualmente, las recaudaciones pueden ser captadas por entes ajenos al ente beneficiario, quienes informan de la gestión realizada, así como de las transferencias que se han realizado a la cuenta principal de la organización. Uso mínimo de cuentas bancarias La aplicación del concepto de Cuenta Principal, Cuenta Única o cualquier otra denominación, minimiza el uso de cuentas bancarias ya que utilizando la tecnología disponible en el mercado, el pago se puede efectuar a través de transferencias bancarias, sin que se cuente con una chequera. Sin embargo, en los casos necesarios, su uso debe ser limitado a las cuentas exclusivamente necesarias, para facilitar el control del movimiento y disponibilidad de fondos asignados para las operaciones; el concepto de mínimo, no necesariamente se refiere a una o dos cuentas bancarias; por ejemplo: si se trata de un ente público, que maneja o administra proyectos, el mínimo de cuentas bancarias será tantas cuentas como proyectos existan. Por supuesto que lo recomendable es que sea un número razonable que ayude a que el control sobre el movimiento y disponibilidad de recursos, sea fácil y efectivo. Uso de dispositivos de seguridad En las organizaciones que disponen de equipos informáticos, mecánicos o electrónicos, formando parte de los sistemas de información, deben crearse las medidas de seguridad que garanticen un control adecuado del uso de esos equipos en el proceso de las operaciones, así como para que permitan la posibilidad de comprobación de las operaciones ejecutadas. Los dispositivos de seguridad dependerán de los sistemas, si son de última tecnología, los mismos paquetes traen incorporados dispositivos que ayudan a darle seguridad a los procesos; por ejemplo: una bitácora que registra las operaciones del día; además puede producir un informe que salga en la pantalla de un supervisor, para que este vea que una clave no autorizada esta ingresando a un sector del sistema. Uso de indicadores de gestión Este debe formar parte de los sistemas, para que permitan medir el grado de control integral de las operaciones y su avance tanto físico como financiero, de tal manera que se puedan hacer análisis de la gestión en los distintos sectores y proyectar de mejor manera a la organización, ayudando a reorientar las acciones, en los casos específicos. Los auditores internos pueden ser una gran ayuda en el establecimiento de estos indicadores, ya que ellos son los que mas conocen de las operaciones de todos los sectores, bien podrían aportar con la identificación de los sectores o temas donde se pueden diseñar indicadores para controlar y medir la gestión. 3.

Aplicables a la administración de personal La administración del personal requiere de criterios básicos para fijar técnicamente sus responsabilidades, para lo cual se aplicaran los siguientes Principios de Control Interno: Selección de personal hábil y capacitado

La aplicación de este principio permite que cada puesto de trabajo disponga del personal idóneo, seleccionado bajo criterios técnicos que se relacionen con su especialización, el perfil del puesto y su respectiva jerarquía, así como dentro del marco legal correspondiente. Las unidades administrativas encargadas de esta actividad, deberán coordinar con las unidades solicitantes, para que el proceso de selección sea el más adecuado a los intereses de la organización, ya que de esto depende la eficiencia que tengan las operaciones. Capacitación continua La aplicación de este principio permitirá que una organización o ente público, disponga de los recursos humanos capacitados para responder a las demandas del mercado, para lo cual la organización deberá programar la capacitación de su personal en los distintos campos y sistemas que funcionen en su interior, para fortalecer el conocimiento y garantizar eficiencia en los servicios que brinda. Vacaciones y rotación de personal Desde el punto de vista humano y social, las vacaciones generan la recuperación de las energías pérdidas durante el trabajo, por lo que la aplicación de este principio, es importante para que los trabajadores de los distintos niveles de la organización convivan con armonía. Las vacaciones y rotación de personal, generan la especialización de otros y motiva el descanso anual de aquellos que hacen uso de este derecho; además permite el descubrimiento de nuevas ideas de trabajo y eventuales malos manejos. Cauciones (pólizas de seguro) La aplicación de este principio, generalmente está en directa relación al riesgo que representa el trabajador para la organización en el sector que ha sido colocado, especialmente en las áreas que tienen que ver con el manejo y custodia de bienes y valores, donde es prudente promover el uso de cauciones o pólizas de seguros contra siniestros, de tal manera que se eviten pérdidas innecesarias, y se asegure la recuperación del bien. Actualmente existen muchas posibilidades, ya que las compañías de seguros ofrecen paquetes que hacen más baratas las posibilidades de asegurar los riesgos existentes; por otro lado, no olvidemos que las organizaciones, al momento, casi no manejan dinero en efectivo, lo cual reduce los riesgos de pérdida en este espacio.

Objetivos Los objetivos del control interno son: 

Prevenir fraudes.



Descubrir robos y malversaciones.



Obtener información administrativa, contable y financiera confiable y oportuna.



Localizar errores administrativos, contables y financieros.



Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la empresa en cuestión.



Promover la eficiencia del personal.



Obtención de la información financiera veraz y confiable.



Disminuir los riegos y errores e irregularidades, cuanto más efectivo y adecuado sea el sistema, menor será el riesgo y menos amplio el examen detallado.



Detectar desperdicios innecesarios de material, tiempo, etcétera.



Mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis, comprobación (pruebas) y estimación de las cuentas sujetas a auditoría, etcétera.

Importancia

El control interno en cualquier organización, reviste mucha importancia, tanto en la conducción de la organización, como en el control e información de la operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación

y

sus

operaciones

en

el

mercado;

ayuda

a

que

los recursos (humanos,materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos.

Todas las empresas públicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales o financieras, deben contar con instrumentos de control administrativo, tales como un buen sistema de contabilidad, apoyado por un catálogo de cuentas eficiente y práctico; además de un sistema de control interno, para confiar en los conceptos, cifras, informes y reportes de los estados financieros.

Luego entonces, un buen sistema de control interno es importante desde el punto de vista de la integridad física y numérica de bienes, valores y activos de la empresa, tales como el efectivo en caja y bancos, mercancías, cuentas y documentos por cobrar, equipos de oficina, reparto, maquinaria, etc., es decir, un sistema eficiente y práctico de control interno dificulta la colusión de empleados, fraudes, robos, etcétera.

Vigilancia y supervisión Para la obtención de la máxima eficiencia del sistema de control interno, es necesaria su vigilancia periódica y metódica, por parte de: • Gerente general, • Contralor, • Comisarios o consejo de vigilancia, • Auditores internos, • Auditores externos, etcétera.

Es común en todas las empresas la tendencia humana de apartarse de las reglas establecidas, generalmente en aquellas donde se siguen procedimientos monótonos y de rutina, de ahí que resulte útil, práctico y conveniente supervisarlo, vigilarlo y revisarlo periódica y metódicamente para que el sistema de control interno no decaiga ni pierda eficiencia.

Clasificación El control interno se clasifica en: • Administrativo. • Contable. Control interno administrativo. Cuando los objetivos fundamentales son: 1. Promoción de eficiencia en la operación de la empresa. 2. Que la ejecución de las operaciones se adhiera a las políticas establecidas por la administración de la empresa. Control interno contable. Cuando los objetivos fundamentales son: 1. Protección de los activos de la empresa. 2. Obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna. El control interno contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos de la empresa y consecuentemente a la confiabilidad de los registros financieros que están diseñados para suministrar seguridad razonable de que: 1. Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones generales o específicas de la administración. 2. Las operaciones se registran: a) Para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable. b) Para mantener datos relativos a la custodia de los activos. 3. El acceso a los activos sólo se permitirá con autorización de la administración de la empresa. 4. Los datos registrados relativos a la custodia de los activos son comparados con los activos existentes durante intervalos razonables, tomándose las medidas pertinentes y apropiadas con respecto a cualquier diferencia.

FUNCIONES • Examinar la suficiencia y aplicación de los controles internos, financieros, contables y operativos. • Evaluar el grado de cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos. • Verificar la existencia de activos y promover medidas de protección • Verificar la fiabilidad de la información recibida • Informar de las irregulares • Colaborar con la auditoría externa

TIPOS DE CONTRO INTERNO POR LA FUNCIÓN 

Control Administrativo.

Son los mecanismos registros que conciernen a los procesos de decisión que llevan a la autorización de transacciones o actividades por la administración, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de la política prescrita del cumplimiento de los objetivos y metas programados. Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y economía de los procesos de decisión. Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los registros financieros. Incluyen más que todo, controles tales como análisis estadísticos, estudios de moción y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad. En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.

Ejemplo: Que los trabajadores de la fábrica lleven siempre su placa de identificación. Otro control administrativo sería la obligatoriedad de un examen médico anual para todos los trabajadores.

Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes, pero nada les prohíbe realizar una evaluación de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinión.

El control administrativo se establece en el SAS-1 de la siguiente manera: El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organización, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión que conducen a la autorización de operaciones por la administración. Esta autorización es una función de la administración asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones. [SAS,1] 

Control interno financiero

El control interno financiero comprende en un sentido amplio, el plan de organización y los métodos, procedimientos y registros que tienen relación con la custodia de recursos, al igual que con la exactitud, confiabilidad y oportunidad en la presentación de información financiera, principalmente, los estados financieros de la entidad o programa. Asimismo, incluye controles sobre los sistemas de autorización y aprobación, segregación de funciones, entre las operaciones de registro e información contable. 

Control interno concomitante

Son los procedimientos que permiten verificar y evaluar las acciones en el mismo momento de su ejecución, lo cual está relacionado básicamente con el control de calidad.



Control Contable.

Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros.

Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna.

Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar también los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, órdenes de compra y demás documentos estén pre numerados.

El control contable está descrito también el SAS Número 1 de la así:

El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se relacionen con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable de que:

a)

Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica de la administración.

b)

Se registren las operaciones como sean necesarias para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y mantener la contabilidad de los activos.

c) El acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la administración.

d)

Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia. [SAS, 1]

POR LA UBICACIÓN.



Control interno.

Este proviene de la propia entidad y se lo conoce como control interno que cuando es sólido y permanente resulta ser mejor.



Control Externo.

Teóricamente si una entidad tiene un sólido sistema de control interno, no requeriría de ningún otro control; sin embargo, es muy beneficioso y saludable

el control externo o independiente que es ejercido por una entidad diferente; quien controla desde afuera, mira desviaciones que la propia administración no puede detectarlas dado el carácter constructivo del control externo, las recomendaciones que él formula resultan beneficiosas para la organización.

POR LA ACCIÓN. 

Control Interno Previo

En cada empresa, la máxima autoridad es la que se encarga de establecer los métodos y medidas que se aplicarán en todos los niveles de la organización para verificar la propiedad, legalidad y conformidad con las disposiciones legales, planes, programas y el presupuesto, de todas las actividades administrativas, operativas y financieras, antes de que sean autorizadas o surtan su efecto. Cuando se ejercen labores antes de que un acto administrativo surta efecto, entonces se habla de control previo. 

Control Concurrente.

Es el que se produce al momento en que

se

está

ejecutando

un

acto administrativo. Todos los cargos que tengan bajo su mando a un grupo de empleados, establecerán y aplicarán mecanismos y procedimientos de supervisión permanente durante la ejecución de las operaciones, con el fin de: 1. Lograr los resultados previstos 2. Ejecutar las funciones encomendadas a cada trabajador. 3. Cumplir con las disposiciones legales, reglamentarias y normativas.

4. Proteger al medio ambiente. 5. Adoptar las medidas correctivas. 

Control Posterior

Es el que se realiza después de que se ha efectuado una actividad. Dentro de este control se encuentra la auditoría. La máxima autoridad de cada empresa, con la asesoría de la Dirección de Auditoría Interna, establecerán los mecanismos para evaluar periódicamente y con posterioridad a la ejecución de las operaciones: 1. El grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas. 2. Los resultados de la gestión. 3. Los niveles de eficiencia y economía en la utilización y aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, tecnológicos y naturales. 4. El impacto que han tenido las actividades en el medio ambiente. Elementos Los elementos del control interno son siete, a saber: 1. Organización 2. Procedimientos 3. Personal 4. Supervisión Otros 5. Catálogo de cuentas ORGANIZACIÓN Concepto Establecimiento de relaciones de conducta entre trabajo, funciones, niveles y actividades de empleados de una empresa para lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos establecidos. Elementos

1. Establecimiento de la estructura óptima de la empresa funcional. 2. Coordinación adecuada de trabajo y funciones de empleados por áreas afines. 3. División de cada proceso en partes o labores. 4. Asignación de las labores correspondientes a cada puesto.

5. Establecimiento de instructivos. 6. Determinación de autoridad y responsabilidad de cada nivel.

Consideraciones

1. La organización es un elemento del proceso administrativo (planeación, organización, integración, dirección y control). 2. La organización o estructuración se inicia con los organigramas o representaciones gráficas. 3. La organización establece relaciones de conducta humana en relación con el trabajo material, intelectual, etc., del personal de la empresa. 4. La organización encauza las actividades humanas hacia la realización concreta y eficaz de los propósitos y objetivos de la empresa.

Principios básicos

1. De precisión de objetivos. Deben precisarse claramente los objetivos generales de la empresa. 2. De separación de actividades. Debe establecerse una separación de actividades, por ejemplo: a) Compras b) Producción c) Ventas d) Personal e) Finanzas f) Investigación y desarrollo 3. De subdivisión de funciones. Cada actividad o política debe subdividirse en funciones lógicas. 4. líneas de comunicación y autoridad. En toda empresa debe haber delegación de autoridad, desde los más altos niveles jerárquicos hasta los más bajos. Las líneas de responsabilidad deben determinarse en cada puesto de la empresa. 5. De precisión de autoridad y responsabilidad. Cada puesto debe tener bien definida su autoridad y conocer con precisión su responsabilidad, estableciendo la debida jerarquización de puestos. 6. Del campo de acción de ejecutivos y ayudantes. Debe especificarse claramente el campo de acción de cada ejecutivo y ayudante, asimismo, de las actividades que les corresponda, mediante la valuación de puestos.

7. De instructivo y reglamento de labores. Cada puesto deberá contar con su instructivo y reglamento de labores para facilitar el proceso de selección y contratación.

Principios en el manejo de personal

1.

Establecimiento del proceso de trabajo que permita su encadenamiento o coordinación; éste es un sistema de operación. La sistematización de los diferentes trabajos permite mayor autonomía en los empleados y más tiempo libre de los ejecutivos para atender los casos de excepción, o sea, aquellos que se salen de la rutina. En consecuencia, el jefe podrá atender a mayor número de empleados que cuando no se tiene un sistema de trabajo.

2.

Establecimiento de reglamentos e instructivos de labores. Es indispensable realizarlo para que cada puesto de la organización cuente con sus obligaciones y derechos, sus horas de trabajo, vacaciones y la forma de obtenerlas, servicio médico, etcétera.

3.

Mantener la unidad de mando en todos los ejecutivos para obtener así la colaboración voluntaria de sus subordinados. Este requisito implica que el supervisor tenga capacidad en alto grado para manejar a su gente. El jefe de personal puede contribuir en mucho en su carácter de asesor o staff, a que los ejecutivos desarrollen esa capacidad.

Principios generales

Estos principios han de entenderse en términos de las afirmaciones siguientes: 1. La organización es un medio de alcanzar con mayor eficacia el obietivo deseado. 2. El propósito de la organización debe marcar la pauta a la suma convenida de los propósitos individuales. 3. La organización se refiere exclusivamente a la coordinación del elemento humano y las condiciones materiales. 4. La organización se inicia antes de la selección de los miembros de la empresa y determina la necesidad de éstos mediante la creación de los puestos. 5. La organización debe fijar las bases para determinar la selección del personal en vez de que el personal ya contratado determine la naturaleza y bienes de la empresa.

6. La responsabilidad y la autoridad inherentes exclusivamente a los puestos. 7. La responsabilidad y la autoridad no se comparten ni delegan con personas, sino con puestos. 8. La naturaleza de una responsabilidad no se altera por el cambio de la persona que ha de cumplirla. 9. Cada responsabilidad se crea en determinado puesto por la compartición de otro puesto que tiene tal responsabilidad originalmente (responsabilidades compartidas). 10. cada responsabilidad se crea por la compartición parcial de algún puesto que tiene una responsabilidad mayor. 11. Un jefe no deja de tener la responsabilidad original ante sus superiores ya que esta exclusivamente se comparte, mas no se delega. 12. Las relaciones inherentes se obligan y autoridad surgen automáticamente de la compartición de la responsabilidad.

2.3 CONTABILIDAD Concepto CONJUNTO de principios y mecanismos técnicos aplicables para registrar, clasificar, resumir y presentar sistemática y estructuralmente, información cuantitativa expresada en unidades monetarias, de las operaciones que realiza una entidad económica. Análisis del concepto 1. Conjunto de principios. Efectivamente, la contabilidad se rige por una serie de principios de observancia universal, tales como de entidad, realización, periodo contable, valor histórico original, negocio en marcha, dualidad económica, revelación suficiente, importancia relativa y consistencia. 2. Conjunto de mecanismos técnicos. Es decir, conjunto de procedimientos, métodos, instrumentos y reglas contables aplicables como medios para superar las dificultades que en la práctica profesional presenta cada empresa, tales como reglas particulares de valuación de inventarios; depreciación de equipos; reglas de presentación de la información financiera; criterio conservador para registrar las utilidades cuando se realizan y las pérdidas cuando se conocen, etcétera. 3. Registra operaciones. La contabilidad registra todas las operaciones que realiza una empresa en forma cronológica en libros de primera anotación, denomina¬dos diario general y diarios especiales, con el objeto de obtener información oportuna y confiable. 4. Clasifica operaciones. Una vez registradas las operaciones, deberán clasificarse por conceptos en libros de segunda anotación denominados mayor general y mayores auxiliares, también para obtener información oportuna y confiable. Ahora

bien, los libros diario general, diarios especiales, mayor general y mayores auxiliares, aplicables para registrar y clasificar las operaciones que realiza una empresa, en su aspecto formal o esencial, son libros de contabilidad, pero en su aspecto material o accidental, pueden adoptar la forma de libros empastados, hojas sueltas, tarjetas, cintas magnéticas, discos magnéticos, etcétera. 5. Resume operaciones. Todas las operaciones, después de registradas y clasificadas, deberán resumirse en estados contables denominados balanza de comprobación, balanza de saldos ajustados, etc., de tal manera que sirva de base para preparar información oportuna y confiable que satisfaga al usuario general. 6. Presenta información sistemática y estructuralmente. Cuando todas las operaciones que realiza una empresa han sido registradas, clasificadas y resumidas, se presentan en forma sistemática y estructural en documentos denominados estados financieros, es decir, documentos esencialmente numéricos que presentan la situación financiera de la empresa a una fecha fija y cierta (estado de situación financiera o balance general), los resultados de sus operaciones (estado de resultados) y los cambios en la situación financiera en un periodo determinado (estado de origen y aplicación de recursos). 7. Información cuantitativa expresada en unidades monetarias. Los estados financieros: balance general o estado de situación financiera, estado de resultados, estado de cambios en la situación financiera, presentan en forma sistemática y estructural información cuantitativa expresada en unidades monetarias, que en nuestro caso se refiere a pesos mexicanos, pero que puede referirse a otras unidades monetarias, según necesidades del usuario, por ejemplo en dólares americanos, marcos alemanes, yenes japoneses, etcétera. 8. Entidad económica. Denominada también como empresa o ente económico, es decir, organismo social con elementos humano, técnico y material, cuyo objetivo natural puede ser la de vender, ganar y crecer (empresa privada); prestar servicios a la colectividad (empresa pública); prestar servicios a sus asociados (empresa social); ayudarse mutuamente (empresa doméstica), o bien una combinación de estos objetivos naturales (empresa mixta). Características

Podemos resumir las características de la contabilidad como sigue: 1.

Conjunto de principios generalmente aceptados de observancia universal.

2.

Conjunto de mecanismos técnicos de observancia particular.

3.

Registra todas las operaciones en forma cronológica en libros de primera anotación.

4.

Clasifica las operaciones por conceptos en libros de segunda anotación.

5.

Resume todas las operaciones.

6.

Presenta información financiera sistemática y estructuralmente.

7.

La información cuantitativa es expresada en unidades monetarias.

8.

Produce información para la elaboración de estados financieros.

9.

Proporciona una imagen clara de la situación financiera y económica de la empresa.

10.

Proporciona una imagen clara de los resultados de la empresa y otros aspectos financieros.

11.

Proporciona información para el usuario general, es decir, usuarios internos y externos de la empresa, denominada también entidad económica o ente económico.

Objetivos

Los objetivos de la contabilidad quedan resumidos de la siguiente manera: 1. Para conocer la situación financiera de la empresa, lo que le permitirá prever, analizar, planear y controlar hechos futuros que en una u otra forma la pueden afectar. 1. Para conocer el resultado de sus operaciones y determinar utilidades o pérdidas de la empresa. 3. Para elaborar estados financieros capaces de transmitir información que satisfaga al usuario general. 4. Para controlar los bienes, recursos, obligaciones, deudas y demás aspectos monetarios de la empresa de una manera eficiente. 5. Para tomar decisiones acertadas y alcanzar las metas preestablecidas por la empresa. 6. Para la administración eficiente y oportuna de la empresa. 7. Para el desarrollo integral de la empresa, etcétera.

2.4 PROCEDIMIENTOS Un control interno funciona adecuadamente si se aplican sus principios mediante procedimientos que garanticen la solidez de la organización. Un procedimiento es

una guía de acción que detalla la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. 2.4.1. Planeación y sistematización; Se recomienda establecer en toda empresa instructivos que contengan funciones de dirección y coordinación de ejecutivos, división de labores, para que faciliten al personal realizar las actividades encomendadas para el logro de los objetivos, reducir errores y eliminar y reducir el número de órdenes verbales innecesarias y decisiones apresuradas. Los instructivos generalmente asumen la forma de manuales de procedimiento. 2.4.2. Registros y formas; Deben ser adecuados y servir como medio para el cumplimiento de los procedimientos implantados de acuerdo con los objetivos de la empresa, deben ser sencillos para que sean accesibles a quienes los emplean, facilitando el registro oportuno y correcto de datos a un costo mínimo. En los registros y formas los ejecutivos deben obtener toda la información necesaria para facilitar la administración de la empresa. En su diseño se debe tomar en cuenta sus posibilidades usos con el propósito que el número de registros y formas sea mínimo. 2.4.3. Informes; Tomando en cuenta la vigilancia de las actividades empresarias y del personal encargado de realizarlas, el elemento más importante del control es la información interna. Dicha información la constituyen informes los cuales deben ser estudiados por personas de la empresa capaces para juzgarlos y con autoridad para la toma de decisiones y corrección de los mismos. Los informes internos pueden ser periódicos, analíticos y comparativos. Como ejemplo de estos informes tenemos: contables, de ventas, de costos. 2.4 CATALOGO DE CUENTAS Relación del rubro del robro de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio neto, agrupadas en conformidad con un esquema de clasificación estructuralmente adaptado a las necesidades de una empresa determinada, para el registro de sus operaciones.

2.5 ESTADOS FINANCIEROS Por medio de estados financieros puede entenderse aquellos documentos que muestran la situación económica de la empresa, la capacidad de pago de la misma, a una fecha determinada, pasada o futura; o bien el resultado de operaciones obtenidas en un periodo o ejercicio pasado o futuro, en situaciones normales o especiales. 2.6 PRESUPUESTOS Y PRONOSTICOS

Conjunto de estimaciones programadas de las condiciones de operación y resultados que prevalecerán en el futuro dentro de un organismo social público, privado o mixta. 2.7 ENTRENAMIENTO, EFICIENCIA Y MORALIDAD DEL PERSONAL Tiene por objeto que todos los empleados lleguen a poseer preparación, conocimientos y experiencia para alcanzar las metas y objetivos de la empresa pública, privada o mixta. 2.8.1. PERSONAL: Una empresa que cuente con una buena organización y adecuados procedimientos, su sistema de control interno no podrá cumplir sus objetivos si las actividades de la empresa no son realizadas por el personal idóneo y bien capacitado. Los elementos del personal que intervienen en el control interno son los siguientes: 2.8.1.1 Entrenamiento: Este puede ser teóricos y practico. Una empresa que realice buenos programas de entrenamiento, o que mejore los que están en vigor lograra que su personal sea más apto para realizar sus actividades y funciones en la empresa. Con esto se obtiene un mayor grado de control que permitirá identificar claramente las funciones y responsabilidades del personal y evitar la ineficiencia de las actividades del negocio. 2.8.1.2 Eficiencia: Depende en gran parte de la consistencia aplicada por el personal a la realización de sus actividades. Los negocios deben realizar un método para el estudio de tiempo y esfuerzo empleado por el personal en sus actividades, funciones y operaciones. Este método ofrece la posibilidad de comparar el costo de las operaciones de los empleados, evitando con esto gastos excesivos en operaciones realizadas ineficientemente y se asegura mayor rendimiento del personal. 2.8.1.3.

Moralidad:

La

buena

moralidad

por

parte

de

los

administradores o ejecutivos, empleados y obreros de una empresa representa una base sobre la cual descansa la estructura del control interno. La moralidad complementada con los requisitos de admisión y la vigilancia del comportamiento del personal interno beneficia a los intereses de cualquier organización, puesto que con esto se evita malos manejos y fraudes posibles. Las vacaciones periódicas y un sistema de rotación de personal deben ser establecidos obligatoriamente y de acuerdo a las necesidades de cada organización.

2.8.1.4. Retribución.-Un personal justamente retribuido realiza mejor las actividades de su trabajo, su estado de ánimo es a la vez bueno y no se ocupa en planear algún desfalco o fraude. En la empresa se recomienda el establecimiento de planes, de incentivos , políticas, de salarios equitativos, pensiones por vejez y prestaciones, las cuales constituyen elementos importantes del control interno. 2.8.1.5.

Fianzas.-Representan la garantía de los intereses de la

empresa, se otorgan a funcionarios y empleados, los cuales deben llenar ciertos requisitos para que se les otorgue. En caso de fraude las aseguradoras reembolsarán el importe de los fondos defraudados. 2.8.1.6

Condiciones de Trabajo.-Las condiciones de trabajo para el

personal se recomienda que sean Optimas para la realización eficiente de funciones y actividades. 2.8.1.7

Disciplina.-Se

recomienda

la

elaboración

de

un

Reglamento Interior de Trabajo para el personal donde se les dé a conocer las normas disciplinarias que tengan que cumplir y las sanciones respectivas al cumplimiento de las mismas. Se puede decir que una indisciplina es la desobediencia de una orden verbal o escrita en la que incurra un empleado.

2.9

SUPERVISION Consiste en la vigilancia constante de que el personal desarrolle los procedimientos de acuerdo a los planes de organización. Se puede ejercer en cualquier nivel de la empresa por diferentes ejecutivos y empleados y en forma directa o indirecta. La buena planeación y sistematización de procedimientos y un adecuado diseño de registros, formas e informes permiten la supervisión automática del control interno. En los grandes negocios se recomienda establecer un departamento de auditoría interna que vigile el buen funcionamiento del control interno. En las empresas pequeñas el establecer un sistema de control interno con todos sus elementos representa un alto costo, el cual es imposible cubrir. En este caso el sistema de control interno se lleva a cabo mediante métodos más objetivos y funciones especificas de control llevadas a cabo por los administradores de dichos negocios, tales como: Aprobación de pagos, firma de cheques, relojes marcadores, maquinas registradoras, conciliaciones bancarias, los depósitos diarios comparados con los ingresos obtenidos e intervención en los inventarios.

CAPITULO III AUDITORIA DE CUENTAS DEL BALANCE 3.1 AUDITORIA A CAJA Y BANCOS (TESORERIA) Tesorería implica aquellos activos líquidos de la empresa de disponibilidad inmediata, ya sea en moneda nacional o extranjera, es decir, saldos de caja y banco (sólo las cuentas a la vista, NUNCA será tesorería los plazos fijos). Con respecto a la moneda extranjera, se valorará al tipo de cambio vigente en la fecha de entrada en la empresa, al final del ejercicio habrá que revisar ese importe, debiendo figurar la moneda extranjera al tipo vigente en ese momento. Si de esa revisión procediera un ajuste, habrá que llevarlo a la cuenta de pérdidas y ganancias. ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL CONTROL INTERNO Las partidas de Tesorería son bienes muy móviles, por lo cual puede ser fácilmente, objeto de actuaciones fraudulentas: • Interceptar cheques al portador. • Emitir cheques para pagos de pasivos que no existen. Se crea el pasivo con cargo a

unos gastos ya pagados, y el que emite el cheque, se puede quedar con el dinero. • Alterar los importes de los depósitos bancarios. • Alterar el importe de las Conciliaciones.

Si no se dispone de un buen sistema de control interno, puede que haya gente que se aproveche. OBJETIVOS DE AUDITORIA Los principales objetivos de la auditoria son: 1. Existencia: Determinar si los saldos de caja y banco, representan correctamente la

tesorería de la empresa, encontrándose debidamente clasificados y contabilizados. a) Comprobar la autenticidad tanto de la cantidad en tránsito como de la calidad de

los fondos de efectivo en caja y de los depósitos en bancos. b) Determinar si dentro del rubro de caja y bancos, se presentan todos los fondos y

depósitos disponibles que existen y son de la entidad. c) Determinar si los fondos y depósitos cumplen las condiciones de disponibilidad

inmediata y sin restricción.

2. Valuación: Si se puede realizar totalmente el efectivo depositado. Determinar si todos

los fondos son propiedad de la empresa y no existen omisiones de disponibilidades. Asimismo permite determinar si se aplican los principios de contabilidad generalmente aceptados y si se hace de manera uniforme con respecto a los ejercicios precedentes. d) Determinar si las divisas, están adecuadamente valuadas. 3. Clasificación y presentación: Determinar si existe alguna restricción a la

disponibilidad de fondos en las cuentas bancarias. Determinar si se producen compensaciones de descubiertos en cuentas con los saldos favorables de otras. Determinar si se considera como efectivo los saldos en imposiciones bancarias. Determinar si la información sobre la tesorería en las cuentas anuales, es suficiente para su correcta comprensión e interpretación. e) Comprobar el cumplimiento de las normas legales y fiscales que rigen para la

entidad. f) Verificar la adecuada presentación del efectivo en el balance. g) Evaluar el control interno contable. 4. Corte: Si las operaciones de ingresos y egresos de caja han sido registradas en el

periodo contable adecuado. Objetivos generales: 1. Verificar la correcta valoración de acuerdo con principios de contabilidad generalmente

aceptados y su adecuada presentación en los estados financieros. 2. Obtener seguridad razonable acerca de: • Todos los conceptos relacionados con el disponible han sido estimados

adecuadamente. • Los valores correspondientes a las cuentas del componente estén debidamente

clasificados y revelados de acuerdo a sus condiciones. Objetivos específicos: • Verificar la existencia física de los recursos de liquidez inmediata con que cuenta la

entidad. • Determinar si los fondos y depósitos que se presentan dentro de rubro de efectivo,

caja y bancos cumplen las condiciones básicas de disponibilidad. • Comprobar si se presentan todos los fondos y depósitos existentes. • Determinar si los fondos de efectivo y de depósitos a la vista que se representan en los

estados financieros son auténticos

• Examinar el manejo adecuado de los procedimientos políticas y prácticas que se

siguen en la administración de los recursos de liquidez. • Verificar la existencia de manuales de funciones y procedimientos del efectivo.

CONDICIONES QUE DEBE CUMPLIR UN BUEN CONTROL INTERNO: RESPECTO A LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA • El Departamento que lleve Caja y Banco: • Deberá estar separado del resto de los Departamentos. • Deberá haber una diferenciación de funciones y responsabilidades. • Deberán estar debidamente segregadas las tareas dentro del Departamento. • No deberán asignarse las siguientes funciones al Cajero: s llevar

los registros de cuentas a cobrar. Es preparar o aprobar los componentes de pago. Es determinar el número de cuentas bancarias que debe tener la empresa y como moverlas para sacarles el mayor provecho. Es obtener y otorgar descuentos con el máximo de eficiencia. • Deberá existir una lista con los límites de autorización.

RESPECTO A LOS FONDOS EN CAJA • Deberá existir una persona responsable de la custodia de los fondos. • Deberán existir unas normas sobre los documentos en poder del cajero. • Deberán existir unas normas sobre arqueo, el cajero deberá realizar diariamente el

arqueo y dejar constancia escrita del mismo en los formularios correspondientes. Igualmente, será conveniente que el departamento de auditoria interna, efectúe controles sorpresas. RESPECTO A LOS COBROS • Deberán realizarse los cobros por cheques o transferencias bancarias, y no en efectivo. • No deberán ser utilizados los cobros efectuados, para hacer pagos, sino que deben ser

depositados en las cuentas bancarias. • Deberá existir un adecuado control de cobros realizados por representantes

(cobradores), la rendición de las cuentas de los mismos deberá ser realizada por escrito, lo antes posible. • Deberán ser controlados los descuentos y bonificaciones, por persona distinta al cajero.

• Deberá existir un adecuado control sobre talonarios de recibos en blanco, debiéndose

realizar periódicamente y por sorpresa, controles de los talonarios, en cuanto a la correlación numérica. • Deberán cotejarse los recibos cobrados con los depósitos bancarios.

RESPECTO A LOS PAGOS CON CHEQUES • Deberán estar debidamente autorizados. • Deberá ser realizado por personas distintas, la preparación del pago, la firma del

cheque y el envío. • Deberá exigirse firmas mancomunadas para la emisión de cheques. • No deberán volver a la caja ni a la persona que los preparó, los cheques una vez estén

firmados. • Deberá existir un control estricto sobre los talonarios sin utilizar. • Deberán ser conservados junto a la matriz, los cheques anulados.

RESPECTO A LOS PAGOS EN EFECTIVO • No deberán realizarse los pagos con los cobros recibidos. • Deberá crearse convenientemente, un fondo fijo de caja o Caja chica (determinados

fondos líquidos que existen en la empresa para atender a ciertos pagos de pequeño importe o imprevistos, manteniéndose su volumen constante hasta que se necesite modificarlo). Estos fondos, servirán para seguir atendiendo a pequeños pagos, cuya justificación se incorporará a la caja, de manera que la suma del metálico existente en la caja en cualquier momento y el valor de los justificantes, sea igual al fondo fijo establecido. Periódicamente, este fondo será repuesto con metálico, realizándose un cheque contra la entrega de los correspondientes justificantes. • Deberá estudiarse la cantidad idóneas para ese fondo fijo, para que no haya exceso de

dinero improductivo con el coste que eso supone, pero tampoco tan pequeño, que haya que estar continuamente ingresando para reponerlo. • Deberá utilizarse para este depósito de caja, unos formularios numerados y preparados,

de forma que se corra el menor riesgo posible de cometer un fallo. • Deberán ser cancelados los justificantes pagados, con un tampón específico, en el que

señale la fecha de pago.

RESPECTO A LA NOTA DE ABONO Y CARGO BANCARIO

• Deberán ser recibidas dichas notas, por el Departamento de Contabilidad y no por el

cajero. • Deberán ser controladas en todos sus aspectos, las notas recibidas.

RESPECTO A LOS PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS CONTABLES • Deberá contabilizar el Departamento de Contabilidad, las operaciones de caja y banco,

directamente de los comprobantes y no de los registros. • Deberá controlarse por este Departamento, que todos los documentos contengan las

diferentes firmas necesarias. • Deberá controlar igualmente, que los números de los documentos que reciba, son

correlativos. • Deberá realizar las Conciliaciones bancarias, una persona distinta de la que realice los

registros de caja y banco. Existencia

de

partidas

en

monedas

extranjeras.

Inversiones en valores no cotizados en bolsa. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Los trabajos de revisión de las cuentas de Caja y Bancos (Tesorería), están encaminados a cumplir los objetivos que se han citado anteriormente, obteniendo la evidencia suficiente para poder formular una opinión profesional sobre la tesorería. Para determinar si se cumplen dichos objetivos, existes determinados procedimientos: 1.- Aplicables a la revisión de Caja: • ARQUEO DE CAJA: Consistente en el recuento del dinero existente en la caja de la

empresa. El arqueo consiste en comprobar si el saldo consignado en el auxiliar de caja y el balance, coinciden con la existencia real de dinero en efectivo. El Auditor debe presenciar la realización del arqueo, comprobando que se cumplen todas las disposiciones de la dirección al respecto, es decir, que el conteo es correcto y que se incluyen en el documento, que debe ser elaborado, todos los componentes del fondo de caja: • si no coincide el saldo de caja y el que aparece en los libros de contabilidad, habrá

que realizar una revisión de los movimientos de caja en el libro auxiliar, haciendo las comprobaciones aritméticas correspondientes, y cotejando con los documentos justificantes, determinando de este modo la corrección del saldo.

• si coincide el saldo, el Auditor deberá revisar, mediante el oportuno muestreo, los

justificantes de cobro y pago, así como su correcta contabilización. Con respecto a los componentes de los fondos de caja, si no son correctos, deberá hacerse el oportuno ajuste: • Dinero en efectivo, no hay problemas en cuanto a su valoración, únicamente habrá

que contarlo. • Moneda extranjera, se considera como fondo de caja, pero habrá que identificarlo

por separado. • Recibos, no se deben considerar como fondos, ya que constituyen los justificantes

de pago o entregas de dinero realizadas por la empresa. A la vez que desvirtúa la tesorería disponible, se está omitiendo un gasto realizado, una extinción de una obligación, o bien, una derecha adquirida. Se debe corregir este error, mediante la contabilización de la operación, que se realizó en su momento. • Sellos, Timbres, Letras,.... gastos que no son fondos en efectivo. • Vales a justificar, igual que el caso anterior.

Si se utiliza el fondo fijo de caja, será necesario revisar los justificantes de determinados reembolsos, y comprobar que los pagos realizados están dentro de los límites autorizados. Con respecto a la correcta separación entre ejercicios, de deberá comprobar que el auxiliar de caja, está bien cerrado, e incluye solamente, las operaciones que corresponden al período en cuestión. Cuando sea necesario realizar ajustes, habrá que hacer los asientos correspondientes y rectificar los saldos en Balance, Pérdidas y Ganancias. 2.- Aplicables a la revisión de Bancos:  CONFIRMACION BANCARIA: Consiste en enviar una carta al Banco donde se maneja la cuenta bancaria, solicitando que informe acerca del monto del saldo que aparece en la cuenta corriente de la empresa. La carta enviada a cada Entidad se archivará en los papeles de trabajo. La compañía auditada, será la que envíe la carta a los bancos con los que trabaja, solicitando que le envíen al Auditor toda la información sobre los saldos de las distintas cuentas, de firmas autorizadas, de préstamos y créditos obtenidos y saldo pendiente, efectos descontados, las garantías y los avales ( si los hay ) y el importe de las mismas.

 CONCILIACION BANCARIA Dada la existencia de cuentas a la vista, en los Bancos, habrá que comprobar la veracidad de los saldos que aparecen en Balance. Primeramente, el Auditor comprobará que los saldos de las cuentas bancarias del balance, cuadran con los registrados en el mayor y a su vez, con los que aparecen en los registros auxiliares. A continuación, se confirmará los saldos con los bancos directamente, se procede a contrastar los saldos, además se analizarán las sumas y las partidas más significativas con los justificantes, y su contabilización. En caso de existir diferencias entre la información de la empresa y la suministrada por el Banco, se deberá hacer la correspondiente Conciliación. La Conciliación bancaria es el mecanismo de control que se realiza para poner en correspondencia el saldo contable de cuentas bancarias con el que comunica el Banco; tratando de dar una explicación a las posibles diferencias que puedan existir entre ambos saldos. La justificación de esta operación de Conciliación, estriba en que hay determinadas operaciones realizadas por la empresa que afectan a las cuentas bancarias y que son contabilizadas oportunamente, pero que no son asumidas en la misma fecha por los Bancos; porque no afectan aún o porque no tienen documentos todavía, por ejemplo: • Cheques emitidos por la empresa que todavía no han sido cobrados. • Operaciones realizadas por las Entidades bancarias que están contabilizadas

oportunamente y que a esa fecha no han sido asumidas por la empresa al no tener conocimiento de ellas. De la Conciliación y por las diferencias que surjan pueden resultar o no asientos de ajuste en la empresa, de modo que su saldo inicial puede verse modificado, coincidiendo o no, según los motivos de diferencias con el saldo que comunique el Banco.  SALDO DEL BANCO + Cargos de la empresa, no abonados por el Banco. + Cargos del Banco, no abonados por la empresa. - Abonos de la empresa, no cargados por el Banco. - Abonos del Banco, no cargados por la empresa.

Saldo del Banco + importe que la empresa cree tener en el Banco, porque cree que ha entrado o porque no sabe que ha salido - importe que la empresa no cree tener en el Banco, porque cree que ha salido porque no sabe que ha entrado. 3. - Aplicables a ambas cuentas:

• ESTUDIO Y ANALISIS DE MOVIMIENTOS: Consiste en seleccionar un periodo

cualquiera y revisar los movimientos registrados, con el fin de determinar si son normales y si se encuentran sustentados. • CORTE DE INGRESOS Y EGRESOS: Se determinan los últimos ingresos según

recibos de caja, reportes de cobradores, boletas de depósitos, etc. y los últimos pagos según talonarios de chequeras, notas de caja y otros para concluir si el ejercicio examinado incluye las operaciones que le correspondan y no se están registrando en periodos diferentes a los de su recepción o pago real.

PRUEBAS DE CAJA Y CUENTA CORRIENTE: 1. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Estas buscan obtener evidencia sobre los procedimientos de control interno, en los que el auditor encontrara confianza sobre el sistema para determinar si están siendo aplicados en la forma establecida. El auditor buscará asegurarse de la existencia del control, de la efectividad con la que se desempeña dicho control y de determinar si los controles han sido aplicados continuamente durante todo el periodo. Tipo de Transacción: Verificar la entrada del efectivo: A. El objetivo es determinar si los controles establecidos operan según lo planeado y

observar la existencia y empleo responsable de equipos utilizados en el proceso de recibo de efectivo. B. Observación de las labores realizadas por los encargados tanto de caja general y las

cajas menores, para determinar si cumple con los procedimientos de recibo de efectivo y que su manejo sea acorde con el manejo de políticas de la empresa preestablecidas con anterioridad. C. Realización de entrevistas con el personal de la Compañía para determinar si

concuerdan los procedimientos por ellos descritos en cuanto al efectivo con los determinados en los manuales de funciones y planes de control interno. D. Repetición de los procedimientos de control interno con el fin de determinar si el

proceso de manejo de efectivo pasó por los controles respectivos que permitan total veracidad y responsabilidad del encargado de manejar las cajas generales y menor. •

Confirmar el porte de carnés para los visitantes con el fin de evitar confusiones al interior de la organización.

•

Observar que realmente haya separación de funciones entre quien autoriza el pago de una cuenta y el cajero.

•

Examinar la existencia de documentos que soporten los arqueos diarios de efectivo como un medio de control de las entradas y salidas de este, determinando cumplimiento de normas preestablecidas para su manejo.

•

Observar los requisitos de ingresos de personal a las dependencias de tesorería para determinar si se necesitan controles adicionales para dar mayor seguridad al manejo de caja general, o el acceso directo a las oficinas de las personas que manejan cajas menores.

•

Verificación de la elaboración de ajustes a las cuentas de bancos cuando se han recibido las respectivas conciliaciones controlando de esta manera los saldos de las diferentes cuentas.

•

Verificar la existencia y aplicación de una política de manejo de disponible.

•

Determinar la eficiencia de la política de disponible de la compañía.

•

Verificar que los soportes de las cuentas registradas como disponible, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

•

Observar si los abonos en cuenta de lo disponible se registran adecuadamente.

•

Revisar que exista un completo análisis del manejo de disponible para identificar fallas y aplicar las correcciones necesarias

•

Revisar si la información acerca de los disponible de la compañía, debidamente actualizada se hace llegar oportunamente a la administración y a los encargados dentro de la compañía.

•

Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de las cuentas de disponible.

•

Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.

•

Se debe mantener en un lugar seguro, preferiblemente por medios mecánicos, como cajas de seguridad, documentos importantes como talonarios de cheques, títulos valores, tarjetas con las firmas autorizadas para expedir cheques, claves de seguridad, etc.

2.-PRUEBAS DE SUSTANTIVAS: Tipo de Transacción: Efectivo en Caja y Bancos Objetivos: Determinar la corrección de los saldos. A. Corrección Aritmética •

Sumar algunas relaciones que presenta la empresa y que pudieran ser incluidas dentro de los papeles de trabajo de Auditoria.

•

Conciliar los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general.

B. Existencia o suceso, derechos y obligaciones y valuación o asignación,

Recuento del efectivo en caja: •

Controlar todo el efectivo e instrumentos negociables poseídos por la empresa hasta que todos los fondos se hayan contado, insistir que el encargado del efectivo este presente durante el arqueo.

•

Obtener un recibo firmado por el encargado del fondo como constancia que le fueron devueltos los fondos al cliente de entera conformidad,

•

Asegurarse que todos los cheques pendientes de depositarse estén librados a la orden del cliente ya sea en forma directa o a través de endoso. Confirmación de los saldos bancarios: • Se acostumbra confirmar los saldos en depósito en cuentas bancarias a la fecha del balance general para tal efecto se elabora un modelo de confirmación bancaria, solicitada como parte de las pruebas de saldo en bancos.

C. Corrección e Inclusión: Realizar pruebas para cerciorarse que todas las partidas que deban estar incluidas estén y eliminar aquellas partidas que no deben estar incluidas. • Al final del año se considera indispensable que exista un corte de las

transacciones de entradas y salidas del efectivo si se debe presentar el saldo correcto del efectivo en el balance general y que los estados financieros revelen razonablemente la información financiera y los resultados de la operación. Revisar o elaborar conciliaciones Bancarias: • Cotejar los saldos bancarios con las respuestas de confirmaciones bancarias. • Verificar la validez de las partidas que componen la conciliación, tal como los

depósitos en tránsito y cheques expedidos por la empresa y aún pendientes de pago por el banco a veces denominados cheques en tránsito. • Examinar los estados bancarios en búsqueda de alteraciones o modificaciones de

cifras. • Cuando el control interno sea deficiente, el auditor podrá personalmente proceder

a efectuar la conciliación bancaria. Obtener y utilizar los estados de cuenta bancarios a una fecha posterior al cierre: • La empresa deberá solicitar a su banco que le envíen los estados de cuenta, que

deberán ser remitidos directamente al auditor.

• Al recibir el estado de cuenta bancario de fecha posterior al cierre, y los cheques

pagados en ese intervalo y los avisos de cargos y créditos, se comparan todos los cheques expedidos en el año anterior con el listado de cheques pendientes de pago, según conste en la conciliación de fin de periodo. • También se asegura que los depósitos en tránsito en la conciliación bancaria de

fin de periodo hayan sido acreditados por el banco como depósitos en el estado posterior al cierre, además se examinara el estado de cuenta bancario y demás comprobantes en busca de partidas sospechosas.

Rastrear transferencias bancarias: • Cuando ocurre una transferencia bancaria, varios días transcurrirán antes de que el cheque sea pagado por el banco sobre el cual se expidió. Por lo tanto, el efectivo depositado según los registros contables estará sobrestimado durante este periodo, dado que el cheque se incluirá dentro del saldo en el cual se depositó y no aparecerá restado del banco sobre el cual se libró. Para obtener evidencia respecto a la validez de las transferencias bancarias o comprobar errores o irregularidades se elabora una cédula de los cheques a una fecha cercana al cierre en la fecha del cierre. Preparar pruebas del Efectivo: • Obtener los totales bancarios y en libros del estado de cuenta bancario y de

la cuenta de efectivo en bancos, respectivamente. • Obtener las partidas motivo de conciliación tanto de las conciliaciones

iniciales de los saldos como de las finales de los saldos. • Determinar las partidas de conciliación.

Realizar revisiones Analíticas: • Se deberán comparar los saldos en caja con las expectativas de lo

presupuestado y realizar estudios de los informes de variaciones en el presupuesto mensual de efectivo. D. Presentación en los Estados Financieros y Revelación Suficiente. • Realizar investigaciones e inspeccionar documentación para las restricciones

de efectivo y gravámenes. • Considerar la presentación de estados y revelación con los principios de

contabilidad generalmente aceptados.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Periodo evaluado: Enero 01-Diciembre 31/2006 Fecha de evaluación: Enero de 2007 Fecha de elaboración: Febrero de 2007 CRITERIOS DE EVALUACION 1

CAJA

1.1

PROTECCION

1.1.1

La dependencia de caja es un área restringida.

1.1.2

Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos.

1.1.3

Es conocida la clave por personal deferente al cajero, tesorero y gerente.

1.1.4

Se conservan en la caja fuerte los ingresos del día, hasta su depósito en bancos.

1.1.5

Se encuentran con pólizas de manejo el tesorero y el cajero.

1.1.6

Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las cuentas con cheques, detallando claramente los nombres de los responsables.

1.1.7

Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que soportan tanto ingresos como egresos.

1.1.8

Son adecuados los custodios para salvaguardar físicamente el dinero en operación

1.2

Recaudación

1.2.1

Los valores recaudados diariamente son ingresados a caja.

1.2.2

Son registrados en respectivo libro.

1.2.3

Se expiden los respectivos recibos de caja.

1.2.4

Están debidamente clasificados de acuerdo a su naturaleza los ingresos.

1.2.5

Están debidamente registrados los

SI

NO

N/A

OBSERVACIÓN

recaudos en libro auxiliar.

1.2.4

Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo

1.2.5

Son adecuados los controles para asegurar que se cubren las mercancías, servicios entregados o vendidos.

1.2.6

Se depositan intactos los ingresos, es decir se cuida de no disponer de ingresos entrantes para efectuar gastos.

1.2.7

Se listan los cheques y otros valores recibidos por correspondencia por una persona diferente al cajero antes de entregárselos a este.

1.3

Recibos de caja

1.3.1

Se expiden los recibos de caja al momento de efectuarse la recepción de valores.

1.3.2

Existe numeración consecutiva y pre numerada.

1.3.3

Los recibos anulados son conservados en forma consecutiva.

1.3.4

Los recibos en blanco son guardados en la caja fuerte.

1.3.5

Se confrontan los valores estipulados en números y letras.

1.3.6

Se confrontan los originales con las copias posteriormente.

1.4

Caja menor

1.4.1

Existe un fondo fijo para caja menor.

1.4.2

Están separados las funciones de custodia y manejo del fondo fijo de caja de las autorizaciones de pagos y registros contables.

1.4.3

Los gastos respectivos son autorizados por funcionarios encargados para tal fin.

1.4.4

En las entregas de efectivo, existe autorización previa del funcionario responsable, y una adecuada comprobación de las erogaciones correspondientes.

1.4.5

Existen formatos específicos para relacionar los gastos de caja menor.

1.4.6

Son archivados y sellados de manera adecuada los recibos de caja menor.

1.4.7

Se codifican los comprobantes de egreso y se identifican con el nombre y firma del responsable que efectuó el gasto.

1.4.8

Antes de pagar cualquier comprobante, se revisa el cumplimiento de políticas y disposiciones administrativas para este trámite.

1.4.9

Se cancelan los comprobantes con sello de pagado en el momento de ser cubiertos con recursos del fondo de caja menor.

El procedimiento de reembolso de caja menor es suficientemente dinámico 1.4.10 para evitar el exceso de fondos o la falta de efectivo. Está prohibido que los fondos de caja 1.4.11 menor sirvan, para cambiar cheques a empleados clientes o proveedores. Se expiden cheques de reembolso a 1.4.12 favor de la persona encargada de la caja menor. 1.4.13

Existen topes máximos para ser destinados por gastos de caja menor.

Si se presentan anticipos para gastos que se cubran con los fondos de caja menor, se delimita claramente el tiempo en que se efectuara el gasto, se 1.4.14 da seguimiento para que pasado ese tiempo se solicite la devolución del dinero o bien la comprobación del gasto. 1.5

Arqueos

1.5.1

Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos recaudados.

1.5.2

Existen formatos apropiados realizar los arqueos.

1.5.3

Existen medidas correctivas cuando se presentan inconsistencias.

2

BANCOS

2.1

Apertura de cuentas

2.1.1

Son autorizadas por la junta directiva cada una de las cuentas corrientes.

2.1.2

Están registradas a nombre de la entidad las cuentas de cheques que se manejan en ella.

2.1.3

Son estudiados los servicios prestados por cada uno de los bancos, antes de la apertura de una cuenta corriente.

2.1.4

Las firmas giradoras debidamente autorizadas.

2.1.5

Las cuentas corrientes tienen destinación específica, según la naturaleza del gasto.

2.2

Protección

2.2.1

Es verificado el número de cheques, al momento de entregadas cada una de las chequeras por parte del banco.

2.2.2

Son guardadas en caja de seguridad las chequeras en blanco.

2.2.3

Se encuentran debidamente protegidos los cheques girados y no cobrados.

2.2.4

Se encuentran debidamente custodiados los diversos sellos restrictivos

2.2.5

Se mantiene en lugar seguro copia de las tarjetas donde aparecen las firmas autorizadas para expedir cheques.

2.2.6

Se mantienen permanentemente actualizados, en el banco y en las oficinas de la entidad, el registro y autorización para expedir cheques.

para

están

2.2.7

Se encuentran archivados en orden secuencial los cheques anulados.

2.3

Giro de cheques

2.3.1

Están pre cheques.

2.3.2

Se giran en orden secuencial

2.3.3

Se giran para toda clase de pagos excepto los de caja menor.

2.3.4

Se lleva su registro en libros auxiliares de bancos.

2.3.5

Existe verificación de soportes antes del giro.

2.3.6

Se realiza verificación de cifras y números antes de su firma.

2.3.7

Se utiliza sello restrictivo para pago para el primer beneficiario.

2.3.8

Existe más de una firma en el giro de pagos por cheque.

2.3.9

Se expiden cheques mancomunadas

numerados

todos

con

los

firmas

Se realiza confirmación telefónica por 2.3.10 parte del banco para pagos por sumas superiores a $500.000. 2.3.11

Se evita firmar cheques en blanco, al portador o a la vista.

Son entregados los cheques previa 2.3.12 presentación de la respectiva autorización del beneficiario. 2.3.13

Existen horarios y días especiales para la entrega de cheques.

2.3.14 Se utiliza sello protector de cheques. Existe alguna clase de política que contemple la posibilidad de cancelar en 2.3.15 un tiempo determinado aquellos cheques en tránsito que no hayan sido cobrados. 2.4

Conciliaciones

2.4.1

Se realizan conciliaciones de manera periódica.

2.4.2

Se descuentan notas débito.

2.4.3

Son archivadas en orden secuencial las conciliaciones.

2.4.4

El funcionario que realiza el pago y el que concilia es diferente.

2.4.5

Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar las conciliaciones.

2.5

Boletines diarios

2.5.1

Se elaboran diariamente los boletines de caja y bancos.

2.5.2

Llevan una numeración estrictamente consecutiva.

2.5.3

Se determinan claramente los conceptos por ingresos y por pagos.

2.5.4

Existe soporte documental sobre todo ingreso o egreso para conocer su origen y autorización.

2.5.6

Se elaboran informes y programas de flujo de efectivo para prever tanto la inversión de excedentes, como la obtención de créditos para cubrir necesidades.

2.5.7

Se archivan con los documentos justificativos para informes o consultas posteriores.

3

GENERALES A CAJA Y BANCOS

3.1

Están separadas adecuadamente las actividades de ingresos y egresos.

3.2

Se procura tener niveles adecuados a las circunstancias, en lo relacionado al dinero en operación.

3.3

Las monedas extranjeras propiedad de la entidad, se valúan para efectos del balance general, a precios de cotización a la fecha del referido.

oportunamente

las

VALUACION, CLASIFICACION Y PRESENTACION • El efectivo en bancos pocas veces tiene problemas de valuación. Sin embargo los

depósitos en bancos extranjeros pueden estar sujetos a restricciones cambiarias o a la amenaza de embargos. Estas cuentas deben considerarse como cuentas de activos no circulantes. • Los fondos de caja con restricciones de uso deben clasificarse por separado del

efectivo disponible. • Las cuentas bancarias no deben ser compensadas, sino ser mostradas como

pasivos (sobregiros) si el caso lo amerita. RIESGO DE AUDITORIA Algunos aspectos importantes a tomar en cuenta en el riesgo de auditoría son: • La naturaleza y características del negocio de que se trate. • Falta de controles adecuados sobre los movimientos de efectivo y valores.

La existencia de operaciones con partes relacionadas. • Falta de conciliaciones y depuraciones mensuales de las cuentas bancarias y las

inversiones. • Falta de análisis periódico para determinar la correcta valuación de las

inversiones. Registros auxiliares poco confiables. 3.2 AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR Descripción Se incluyen las cuentas originadas por ventas de bienes y servicios objeto de la actividad de la empresa y las deudas que surgen de ingresos por la realización de otras actividades no habitualmente en el negocio. Las cuentas de deudores por operaciones representan el derecho de la empresa a recibir ciertas sumas de dinero de terceros. Las cuentas de ventas representan el producto de la enajenación de bienes y de la prestación de servicios.

Objetivos de auditoria El auditor en el área de clientes y cuentas a cobrar debe obtener información suficiente para poder expresar su opinión en los siguientes aspectos: 1. Si los saldos de las cuentas a cobrar existen realmente y representan deudas legítimas

de la empresa. 2. Que las cuentas a cobrar, incluyendo los intereses devengados, están debidamente

registradas y clasificadas según lo establecido en el PGC. 3. Estudio de cobrabilidad de estas cuentas. 4. Efectuar un análisis de la antigüedad de los saldos. 5. Si los efectos descontados pendientes de vencimiento están recogidos en su cuenta

correspondiente. 6. Los criterios adoptados por la empresa para la valoración de estas cuentas son

aplicados de forma uniforme (si se cambia el criterio, debe informarse en la memoria y el auditor debe dar su opinión sobre este cambio). 7. Verificar si las cuentas a cobrar han sido pignoradas o hipotecadas en garantía de

alguna contraprestación, debiendo hacer mención en su caso en la memoria. 8. Comprobar que los sistemas de control interno utilizados, son eficaces. 9. Que las cuentas de provisiones por insolvencias son adecuadas y están recogidas

según establece el PGC.

Objetivos de control interno El auditor debe conocer los circuitos establecidos por la empresa para los documentos relativos a las cuentas a cobrar (flujo grama); de tal forma que le permitan establecer la fiabilidad de los mismos y en función de aquellos realizar las pruebas sustantivas suficientes para obtener conclusiones sobre este área. Como más importantes, debe considerar los siguientes: • Adecuada segregación de funciones, con personas independientes que supervisen

cada uno de los departamentos en los que intervienen: cuentas a cobrar y su contabilización, devoluciones y descuentos, realización de pedidos y créditos, facturación y control de tesorería. • Listado de clientes con el límite de crédito. • Conciliaciones periódicas entre las cuentas a cobrar y el mayor al final de mes. Envío

periódico de conciliaciones a clientes, realizado por personas independientes aclarando las diferencias existentes.

• Existencia de un control para la entrega de mercancías, para que no pueda salirla

misma sin la correspondiente autorización "orden de venta". • Control sobre las mercancías facturadas. Debe existir una numeración correlativa en los

documentos y que éstos acompañen siempre a la mercancía. • Comprobación periódica de las facturas pendientes de cobro. • Conciliación periódica de los saldos de efectos a cobrar descontados en los bancos su

registro en el mayor. Otros: * Los cargos en las cuentas de clientes, deben producirse al facturar los bienes vendidos

o los servicios prestados, como consecuencia de la transmisión de la propiedad de los artículos vendidos. * Las anotaciones en las fichas o cuentas auxiliares de clientes, se deben efectuar en

base a copias de facturas de abono, notas de abono, avisos de remesas en efectivo y efectos girados a su cargo. * Debe existir un adecuado control numérico de todos los justificantes de los movimientos

de las cuentas a cobrar. * El departamento de créditos, no sólo debe dedicarse a la autorización de los créditos a

clientes en función de los límites preestablecidos a cada comprador, sino que también inicia el proceso de cancelación de incobrables. * Los pagos de los posibles saldos acreedores de clientes, deben ser autorizados por

personal idóneo, ajeno a la gestión de la tesorería y cuentas a cobrar. * Se debe confirmar con cierta periodicidad los saldos de los clientes a favor de la

empresa y se deberán estudiar y rectificar las diferencias detectadas. * La custodia de los efectos a cobrar, no debe ser incumbencia del Departamento de

Contabilidad. * Se deben preparar periódicamente relaciones individuales de los saldos de las distintas

cuentas a cobrar con el fin de que sean revisadas críticamente por empleados con el nivel de responsabilidad adecuada. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Los procedimientos de auditoría utilizados dependerán entre otros de los siguientes puntos:

* Conocimiento del negocio y del sector donde esté incluido. * Conclusiones obtenidas sobre el control interno. * Revisión de los procedimientos de contabilidad. * Importancia relativa de los saldos respecto del total. Los

procedimientos, se pueden dividir: 1.- Procedimientos para verificar la existencia de cuentas a cobrar La mejor evidencia obtenida de los saldos deudores es la directa. El auditor pedirá la empresa que redacte cartas (circularización) a los deudores que estime, según su criterio profesional, para poder obtener evidencia suficiente sobre los deudores. El total de saldos que debe contemplar el auditor para circula rizar, estará formado por los saldos de los deudores; clientes, efectos comerciales a cobrar; efectos comerciales descontados y otros saldos. Las circularizaciones enviadas por el auditor, estarán en función de los resultados obtenidos en el control interno. No es habitual utilizar la circularización para saldos deudores en los siguientes casos: Cuando los clientes sean siempre de pequeñas cuantías (clientes de centros comerciales, entidades bancarias, etc.). Cuando exista un departamento de auditoria interna en la empresa y se realicen las circularizaciones de forma habitual utilizando, a criterio del auditor, procedimientos razonables. En las empresas que cobran habitualmente al contado, en las que el saldo de los clientes sea muy pequeño. Así mismo el auditor debe determinar los saldos de cuentas a cobrar a aquellos que va a circula rizar; entre los que figurarán: Los que correspondan a productos o servicios en los que se detectaron problemas en el control interno. •

Clientes con saldo acreedor.

•

Clientes que tengan movimientos extraños en las cuentas.

•

Clientes con mayor saldo.

Aquellos seleccionados por el auditor según su criterio profesional. Al decidir el número de cuentas que va a utilizar, se debe tener como objetivo obtener el mejor resultado con el menor número de partidas. Para conseguir esto puede serle útil "estratificar" escogiendo

todas las cuentas por encima de determinado valor y seleccionando distintos porcentajes de cada estrato. Las cartas de circularización tiene que prepararlas la empresa, pero deben ser supervisadas y enviadas por el auditor, y la respuesta ha de recibirla él mismo. Existen dos tipos de circularizaciones: Positiva. El destinatario debe contestar; es decir, ha de responder si está conforme disconforme con el saldo. Negativa. Del destinatario se solicita saldo y composición. Normalmente este tipo no se utiliza. En la carta de circularización se debe pedir confirmación del saldo; es decir, al cliente se le indica el importe que debe según los libros de la empresa y él tiene que dar o no su conformidad con el mismo. Si no se recibe contestación después de varias circularizaciones, como mínimo dos, el auditor debe utilizar procedimientos alternativos; por ejemplo, comprobar los cobros en los extractos bancarios, revisar facturas, verificar las órdenes de venta, etc. Las diferencias que surjan de las circularizaciones, se presentarán a la empresa para su conciliación, siendo verificadas posteriormente por el auditor. La fecha para circula rizar será al cierre del ejercicio, o en días anteriores. Si se realiza en estas fechas el auditor debe, por medio de procedimientos alternativos, verificar los movimientos de estas cuentas desde el momento de circularización hasta el cierre. Modelo de carta de circularización: Fecha Sr. D. (cliente) Muy Sres. nuestros: Nuestros auditores, (empresa auditora), están efectuando, a petición nuestra, una revisión de nuestros estados financieros. Con este motivo, desean que ustedes les indiquen su conformidad o reparo al saldo de su cuenta al (cierre de ejercicio), que según nuestros libros asciende a (importe) e a nuestro favor, de acuerdo con el estado detallado que adjuntamos. Si el saldo arriba indicado merece su conformidad, les agradeceremos firmen el impreso de confirmación adjunto y lo envíen directamente a nuestros auditores (nombre y dirección de los auditores), utilizando para ello el sobre franqueado que les remitimos. En caso de

disconformidad, les rogamos que les faciliten en el impreso de confirmación, cualquier

información que pueda ayudarles a localizar las diferencias. Debemos advertir que esta carta no es una solicitud de pago, y asimismo, que su conformidad no excluye la posibilidad de que, con posterioridad a la indicada fecha, dicho saldo haya podido ser total o parcialmente liquidado. Con gracias anticipadas por su colaboración, les saludamos Atentamente, Antefirma y firma

2.-Procedimientos para verificar la correcta valoración de las cuentas y análisis de las provisiones Para verificar la correcta valoración de las cuentas se realizan los siguientes procedimientos: • Asegurarse que el tratamiento contable dado a las operaciones efectuadas con las

cuentas de este grupo, siguen las normas de valoración del PCGE. • Analizar las cuentas, en cuanto a su antigüedad y cobrabilidad, por la posible

consideración como clientes de dudoso cobro. • Determinar los movimientos y razonabilidad de la cuenta de provisión para insolvencias,

incluyendo aquí los saldos de clientes, efectos comerciales a cobrar, y la de los efectos descontados, para su cálculo. • Créditos recogidos en efectos comerciales • De acuerdo con el PCGE la cuenta Clientes, se abonará por el importe de los efectos

girados contra los mismos en la cuenta Clientes efectos comerciales a cobrar. • Los efectos comerciales girados a clientes pueden ser objeto de descuento en los

bancos (siendo éste un medio de financiación muy utilizado por las empresas); debiéndose recoger en las cuentas correspondientes el riesgo de cobro que esta operación conlleva. • Los efectos comerciales figurarán en el balance hasta su vencimiento, incluidos los

descontados. TECNICAS DE AUDITORIA APLICABLES Las técnicas que normalmente se utilizan en la práctica son: 1. CORTE DE LAS VENTAS Correcta separación entre ejercicios, tiene por objeto comprobar que estas ventas, descuentos y devoluciones del período, se reflejan adecuadamente en los estados financieros.

Los procedimientos de validación del Corte de las Ventas, de pueden referir a los siguientes aspectos: • Registro de expediciones y facturas de ventas • Registro de devoluciones, descuentos fuera de factura y reclamaciones de clientes con

sus notas de abono. • Índices de actividad y sus tendencias en relación con las cuentas a cobrar. 2. EXAMEN DE SALDOS • El auditor debe comprobar que el saldo total de clientes y de deudores, compararlos

con las sumas de los respectivos registros auxiliares en los que están los saldos individuales correspondientes y por muestreo verificar alguno de estos saldos. • Deberá comprobar la lista de antigüedad de los saldos de clientes y deudores que la

empresa elabora al final del ejercicio, y si no está elaborada, deberá solicitar la información. • Deberá examinar los saldos individuales, tanto en lo que respecta a su cuantía como a

su antigüedad. 3. CONFIRMACION DE SALDOS

Este procedimiento consiste en solicitar del deudor (con la conformidad de la empresa auditada), que éste comunique directamente al auditor la deuda que tiene con la empresa, de acuerdo con los documentos que se adjuntan. Si hay discrepancias entre los datos enviados y los que se tienen, se le pide al deudor que notifique al auditor la cifra real y además que explique el motivo de las diferencias. El auditor investigará el origen y la naturaleza de las discrepancias que pueden consistir: • Registrar las ventas de un modo incorrecto • No registrar una devolución de los clientes • Pago de deudores que todavía no se han recibido • Una remesa no recibida todavía por el cliente • Descuentos establecidos por volumen, no contabilizados por la empresa

Esta confirmación por comunicación directa con deudores, previamente seleccionados en el proceso denominado " circularización de deudores ", es un método cada vez más usado

por los auditores, ya que la información obtenida del deudor genera más credibilidad y confianza que la obtenida de los libros de la empresa. Ahora bien, el auditor debe controlar adecuadamente el envío de circulares, a los clientes a los que se los ha mandado, y también las respuestas recibidas, si han sido satisfactorias o bien tienen discrepancias. La selección de las cuentas que van a ser confirmadas, puede hacerse por muestreo pero prestando especial atención a cuentas atrasadas, a saldos dados de baja, a cuentas con saldo acreedor una vez determinados los saldos que se van a confirmar, el auditor solicita a la empresa, que prepare la carta de confirmación, que ha de enviarse al deudor, o bien que acepte la que ya ha preparado el auditor.posteriormente, se llevará a cabo, el control y envío de las cartas a los clientes, solicitando que sean devueltas directamente al auditor. El siguiente paso consistirá en la recepción, control y estudio de las cartas devueltas, ante los saldos no conformes y en base a las observaciones y comentarios manifestados en la carta por el cliente, se establecerán las oportunas conciliaciones de las diferencias. Puede suceder que haya clientes que no contesten a la primera carta, así se les enviará otra. Se analizarán las importancias de las cartas no contestadas, decidiendo el auditor si se realizará o no otro tipo de pruebas y se establecerán las conclusiones finales sobre los saldos de los clientes en base al análisis de las confirmaciones que se han recibido. 4. PROCEDIMIENTOS ALTERNATIVOS DE CONFIRMACION

Cuando el auditor, no lleva a cabo la confirmación, o bien, cuando no sea posible confirmar una cuenta previamente seleccionada, habrá que utilizar otros medios para comprobar que el crédito en cuestión es legítimo y se podrá hacer efectivo a su vencimiento. Por ejemplo: • Solicitar y comprobar la documentación que justifique la veracidad de cada anotación

integrante del saldo final. • Comprobar si el cliente ha efectuado recientemente el pago, para ello se comparan,

remesas subsiguientes abonadas en estas cuentas, con el registro de cobro. En todo caso, si la confirmación, se ha hecho antes del cierre, se comprobará que las transacciones posteriores hasta el final del ejercicio, están debidamente contabilizadas. 5. PROVISIONES DE CREDITO DE DUDOSO COBRO

Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta es, la evaluación de las provisiones necesarias para afrontar los créditos incobrables o de dudoso cobro. Para ello, existen una serie de métodos: • Evaluación específica de cada cuenta • Realizarlo a través de una fórmula general basada en la experiencia previa. Ej. en

función del retraso, del volumen de saldos deudores, .......................................... • El auditor deberá determinar al final del ejercicio si la provisión contabilizada es la

adecuada. Para ello, tendrá en cuenta la antigüedad de ciertos saldos, las remesas recibidas sólo por una parte de la deuda, las cuentas no conformes o con discrepancias no justificadas suficientemente, las variaciones excepcionales detectadas OBJETIVO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Determina: • Si pueden efectuarse despachos sin ser facturados • Si pueden facturarse ventas sin ser registradas • Si pueden despacharse mercancías a clientes que representan un mal riesgo de crédito • Si pueden ocurrir errores en la facturación. • Si las cuentas por cobrar pueden ser acreditadas en forma indebida • Si es posible el jineteo de fondos provenientes de las cobranzas, cubriendo los importes

sustraídos con fondos cobrados a otras cuentas posteriormente. • Si pueden recibir cobros sin ser depositados • Si las cuentas vencidas pueden pasar inadvertidas • Si los cobros por conceptos diversos pueden hacerse sin que se registren y depositen • Si es posible facturar despachos sin registrar el costo de la venta • Si los cobros por ventas en efectivo pueden ser malversados.

Programa de trabajo El programa de trabajo para esta área debe contener básicamente los siguientes puntos: 1. Aspectos generales: a) Revisión y actualización de procedimientos contables y de control interno en esta

área. b) Resumen de puntos fuertes y débiles para determinar el alcance y oportunidad de

los procedimientos de auditoria aplicables.

c) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y

comentarios con el encargado del trabajo y con la dirección de la entidad. 2.

Se deberá realizar la verificación del corte de operaciones de expediciones, utilizando

la información obtenida en la fecha del inventario físico. Después se revisará la secuencia numérica de los albaranes de salidas, para verificar la segregación de los movimientos de existencias. Por último, se seleccionarán algunas facturas de ventas realizadas antes y después de la fecha del inventario físico, y se determinará si su contabilización ha sido correcta.

PRINCIPIOS Y NORMAS CONTABLES Se pueden agrupar en cuatro apartados: 1. -

Valoración de la cuentas a cobrar.

2. -

Créditos en moneda extranjera.

3. -

Créditos recogidos en efectos comerciales.

4. -

Correcciones valorativas.

1. Valoración de las cuentas a cobrar

Se debe realizar por su valor nominal: Figurarán en el balance por su valor nominal. Los intereses incorporados al nominal de los créditos. . . con vencimiento superior a un año, deberán registrarse en el balance como "Ingresos a distribuir en varios ejercicios", imputándose anualmente a resultados, según se vayan devengando de acuerdo con un criterio financiero. Los intereses incorporados al nominal reciben el nombre de intereses implícitos. El reconocimiento de los créditos debe efectuarse en el momento que nace dicho derecho de cobro, es decir al formalizarse el contrato; es práctica habitual contabilizar las ventas y las cuentas a cobrar en el momento en que se produce el envío, al mismo tiempo que se produce la salida de los productos del almacén. Los saldos a cobrar de empleados, empresas del grupo y empresas asociadas se contabilizarán en cuentas separadas de clientes, según lo establecido en el PGC. Los saldos acreedores que puedan tener algunas cuentas a cobrar aparecerán en el pasivo del balance.

Ejemplo La sociedad ENASA, vende productos por valor de 60.000,00 a un cliente, Ejemplo de valoración de cuentas a cobrar formalizando la operación con un único pago a los 18 meses por importe de 62.400,00e (19% de IGA). En el diario, la operación se refleja del siguiente modo: Clientes: 74.256,00 Venta de productos terminados: 62.400,00 IGV: 11.856,00 La empresa, al contabilizar la venta, no ha tenido en cuenta lo establecido en la norma de valoración ya que ha incluido como ventas los intereses cobrados por el aplazamiento de pago. Estos, deben contabilizarse de forma separada, debiendo haber realizado el asiento del modo siguiente: Clientes: 77.256,00 Venta de productos terminados: 60.000,00 Ingresos por intereses diferidos: 2.400,00 IGV: 11.856,00 Las correcciones propuestas, llevarían a disminuir las ventas en la cuantía de los intereses incluidos. Estos, al ser con vencimiento superior al año, se imputarán como ingreso financiero en el ejercicio que se devenguen. Venta de productos terminados: 2.400,00 Ingresos por intereses diferidos: 2.400,00 2. Créditos en moneda extranjera

Estos créditos están regulados por la norma de valoración que establece: Los créditos contra terceros en moneda extranjera deben valorarse al tipo de cambio vigente en el momento que se perfeccione el contrato. Esta valoración permanecerá invariable mientras no se modifique la paridad del euro con la moneda extranjera correspondiente. De alterarse dicha paridad, el contravalor en euros de la deuda se calcula al final del ejercicio en que la modificación se haya producido, aplicando el nuevo cambio resultante de la misma. Las diferencias que pudieran surgir por la razón de las variaciones de cotización en el mercado de divisa extranjera, sólo deberán registrarse cuando se cancele la deuda.

Así pues, con estos créditos se procederá de la siguiente forma: Se efectuará un análisis de la naturaleza y vencimiento de las partidas en moneda extranjera, clasificando los créditos en función de estos aspectos. No debe realizarse compensación de diferencias originadas por distintas partidas correspondientes a distintas monedas y con diferentes vencimientos, especialmente cuando se trate de monedas de gran inestabilidad. La contabilización de las diferencias de cambio negativas se realizará con cargo a resultados del ejercicio. Si la diferencia de cambio resulta positiva, se recogerá en el pasivo del balance como ingresos diferidos, imputándose a resultados en el momento de liquidación de las operaciones (criterio de prudencia del PGC).

Se hacen resúmenes de las facturas y los totales se pasan al departamento de contabilidad independiente mente de los departamentos de cuentas por cobrar y caja. ¿Las facturas de venta son controladas numéricamente por el departamento de contabilidad? ¿Son controladas en otra forma? Se comparan las facturas contra las órdenes de despacho, para cerciorarse de que todos los artículos enviados hayan sido facturados? Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en: •

¿Cantidades?

•

¿Precios?

•

¿Calculo?

Las ventas de contado o con tarjeta de crédito, se controlan en forma similar a las ventas a crédito registrándolas en una cuenta de control manejada por personal independiente a la función de cobro. ¿En caso negativo existen procedimientos que aseguren: El cobro contra entrega de la mercancía? ¿Que el producto de todas estas ventas ingrese oportunamente a la compañía?

CREDITOS Las personas autorizadas para aprobar notas de crédito son independientes del: •

¿Departamento de ventas?

•

¿Departamento de cuentas por cobrar?

•

¿Cajero?

¿Las notas de crédito por devoluciones y rebajas son aprobadas por un empleado que no tenga injerencia en el recibo y contabilización de pagos de clientes o de cualquier otro ingreso de la compañía? Si tiene otras funciones, explíquelas. ¿Las devoluciones de las mercancías llegan todas al departamento de recibo y las notas de crédito respectivas están respaldadas por informes de dicho departamento? ¿El departamento de contabilidad controla numéricamente o en otra forma, todas las notas de crédito y se cerciora que estén debidamente respaldadas? ¿El departamento de crédito

o un empleado responsable que no maneja ninguna clase de fondos de la compañía, aprueba los descuentos tomados por clientes, que no hayan sido previamente autorizados?. ¿La cancelación de deudas malas es revisada y aprobada por un funcionario responsable?. ¿Se continúan las gestiones de cobro de tales deudas no obstante haber sido canceladas? OTRAS CUENTAS POR COBRAR ¿Se informa al Departamento de contabilidad acerca de los reclamos de los transportes, perdidas, aseguradas, etc., tan pronto se conocen? ¿Si los residuos de producción son importantes, se separan y controlan tan pronto ocurren? ¿Todos los despachos de sobrantes de materiales están bajo control del departamento de embarque? sí es así, este departamento notifica directamente a la contabilidad? ¿El departamento de contabilidad controla que los ingresos provenientes de las cuentas, sean debidamente registradas? ¿Los anticipos y préstamos a empleados son autorizados por un funcionario responsable? ¿Los saldos a cargo de empleados son revisados periódicamente? Los ajustes o cancelación de otra cuenta por cobrar son aprobados por otro empleado diferente que efectúa la: •

¿Autorización?

•

¿Negociación?

•

¿Cobranzas?

El sistema provee un método adecuado para registrar en los libros anticipadamente el producto periódico de los alquileres, regalías, intereses, y otros ingresos varios? REGISTROS -

El departamento de cuentas por cobrar funciona independientemente de:

•

¿Despacho?

•

¿Facturación?

•

¿Cuentas por Cobrar?

-

¿Las cantidades que se registren son suministradas por alguien diferente de quien

maneja las cuentas por cobrar?

¿Todos los asientos de las cuentas individuales del cliente son registrados con base en las facturas de ventas, recibos de caja y otros documentos debidamente autorizados? ¿Se separan regularmente balances de las cuentas por cobrar y el encargado conserva papeles de trabajo? ¿Dichos avances son reconciliados con las cuentas de control en el Mayor General por un empleado distinto de las Cuentas Por Cobrar? ¿Un empleado distinto del encargado de las cuentas por cobrar revisa las sumas y compara el balance de prueba de clientes contra las cuentas individuales, para determinar que las partidas relacionadas están respaldadas por cuentas en el registro auxiliar? -

Se prepara periódicamente del análisis de las Cuentas por Cobrar y este análisis es

revisado por un empleado que: •

¿No toma parte del recibo de fondos de la compañía?

•

¿El Cajero?

-

¿Periódicamente se envía extractos de cuentas a clientes?

-

¿En caso afirmativo, existen procedimientos para prevenir que antes de su introducción en el correo se produzcan alteraciones o intercepción por parte de personas que tengan el acceso a las remesas o pagos de clientes?

-

Las respuestas de los clientes referentes a diferencias de cualquier orden, son recibidas directamente o investigadas por alguien distinto de:

•

El encargado de cuentas por cobrar

•

El Cajero.

-

Se confirman periódicamente los saldos de clientes por parte de:

-

¿El departamento de auditoria interna de la compañía?

-

¿Alguien independiente del encargado de cuentas por cobrar y del cajero?

COBRANZAS -

Las funciones del cajero son independientes de las funciones de:

•

¿Embarque?

•

¿Facturación?

•

Registro de los auxiliares de cuentas por cobrar

-

Los ingresos de caja son recibidos directamente por el cajero antes de que pasen por:

•

El encargado de cuentas por cobrar

•

¿Alguien responsable, por las funciones de teneduría de libros de facturación?

-

¿El cajero tiene a su cargo la custodia de los ingresos desde que se reciben en su departamento, hasta su depósito en el banco?

-

¿En caso de que entregue los cheques al encargado de cuentas por cobrar, el cajero prepara una lista?

-

¿Se coloca en los cheques provenientes de remesas o pago, un endoso restrictivo tan pronto como son recibidos? Únicamente para consignar en la cuenta de la empresa.

-

Los cheques y el efectivo recibido se depositan intactos y el mismo día o el siguiente día hábil.

-

¿En caso de ventas al contado o pago de documento que deben ser devueltos al cliente, la cinta de la registradora, las boletas de venta, recibos de mostrador y cualquiera otra informaciones similares son preparadas y revisadas por un empleado independiente de quien recibe el efectivo?

- Si

las cobranzas son hechas en una agencia o sucursal se depositan los ingresos en una

cuenta bancaria sujeta a retiros únicamente por la oficina principal.

DOCUMENTOS -

¿La aceptación y prorroga de letras, pagares y cheques post-fechados a favor de la compañía son aprobados por el jefe o gerente de crédito u otro funcionario autorizado?

-

¿Se lleva un registro de documentos por cobrar?

-

Los saldos pendientes en el registro de documentos por cobrar son comprobados periódicamente por medio de un examen independiente de los pagarés, letras y cheque respectivos.

-

¿El total de los saldos pendientes en el registro, se comparan contra la respectiva cuenta de control por alguien distinto de la persona que custodia los documentos?

-

¿Los pagarés o las letras descontadas son registradas en el mayor por medio de una cuenta especial que permita ejercer control contable sobre ellos?

PROCEDIMIENTOS FACTURACIÓN Obtenga copias de las facturas de venta por un período selecciona y compárelo contra el auxiliar respectivo. Compruebe la secuencia numérica de las facturas correspondientes al período seleccionado en el punto anterior.

Compare las facturas revisadas contra el cargo respectivo en las cuentas individuales de los clientes. Verifique selectivamente los precios unitarios contra catálogos o listas de precios y, en algunos casos, compruebe los cálculos y las sumas individuales.

OTRAS CUENTAS POR COBRAR - Si

el departamento de embarque controla los despachos de residuos de producción o de

mercancías, obtenga varias órdenes de despacho que cobra tales envíos y cerciórese de que los ingresos por este concepto han sido registrados. - Si

el departamento de embarque no controla tales envíos, obtenga la información

pertinente por cualquier otro medio y compárelo contra el ingreso registrado. - Seleccione

varios expedientes que contengan reclamos ya arreglados o en vía de arreglo

por concepto de daños en transporte, pérdidas aseguradas, etc. y examine los y determine si cada transacción ha sido debidamente registrada en los libros. - Seleccione

varios expedientes que contengan reclamos pendientes y revísenlos para

asegurarse que en verdad existen por razón satisfactoria que no haya permitido llegar un arreglo. - Revise

selectivamente unas cuentas de empleados superiores y subalternos para

asegurarse de que las transacciones respectivas han sido aprobadas de acuerdo con los procedimientos de la empresa. - Revise

otras cuentas misceláneas por cobrar para determinar si representan partidas

corrientes, de pronto reembolso. Especifique su concepto y antigüedad. - Circular

los saldos de importancia relativa de otras cuentas por cobrar.

REGISTRO - Obtenga

una copia de la relación de cuentas por cobrar preparada por la empresa si es

posible analizada por edades: pruebe las sumas y compare su total contra la cuenta de control en el mayor. - Compruebe

los saldos de un número seleccionado de cuentas tomadas del auxiliar

respectivo, contra la relación de saldos arriba mencionada, comprobando el análisis por edades y probando el saldo aritméticamente desde la revisión anterior. - Investigue

por un mes o más si las circunstancias así lo aconsejaren, cualquier asiento

en la cuenta de control proveniente de fuentes diferentes de aquellas comprobadas.

- Obtenga

información respecto a la política de la empresa en relación con cuentas por

cobrar. - Compare

los asientos en la cuenta del control de clientes desde la fecha de nuestra

circularización hasta el final del período contra el libro de ventas, caja u otras fuentes, repase visualmente las partidas individuales que forman dichos asientos e investigue cualquier partida anormal. COBRANZAS - Obtenga

los duplicados de los recibos de consignación bancaria por un período

seleccionado de días y verifique que estén debidamente sellados por un banco como prueba de haber recibido la suma consignada. - Compare

los totales de tales recibos contra los extractos bancarios y el libro de caja,

observando que los depósitos sean hechos oportunamente y en las mismas especies recibidas. - Verifique

el total de cada recibo de consignación contra los asientos respectivos en el

registro de caja. - Compruebe

si las partidas han sido abonadas a la caja individual de cada cliente, tal

como aparecen registradas en caja. DOCUMENTOS POR COBRAR - Seleccione

una muestra de documentos por cobrar y compare sus saldos y otros

detalles contra los registros de contabilidad - Confirme - Por

selectivamente los documentos por cobrar

medio de cálculos, compruebe que los intereses respectivos hayan sido

debidamente registrados. AUDITORIA FINAL Obtenga relaciones de cuentas por cobrar al cierre del período y: - Verifique - Coteje

las sumas y coteje los saldos con el balance de comprobación y libro mayor.

las cantidades pendientes de cobro con los registros auxiliares

- Pruebe

selectivamente la antigüedad de las cuentas pendiente de cobro.

Solicite confirmación de las cuentas seleccionadas y obtenga duplicados y copias simples de las solicitudes de confirmación para usarlas como segundas confirmaciones y copias de control, respectivamente. Obtenga confirmación de cantidades adecuadas por los directivos, funcionarios, empleados, accionistas o propietarios y otros.

Confirme los saldos a cargo de la matriz, subsidiaria y afiliadas, cuando no sea practico cotejar los saldos directamente con los libros de esas compañías. 3.3 AUDITORIA DE EXISTENCIAS Concepto y descripción Las existencias comprenden bienes poseídos por la empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o bien para su transformación en el proceso productivo y posterior venta.

Las partidas en existencia, que se mantienen para su venta o para ser usadas, directa o indirectamente, en la producción en el ciclo normal de operaciones de la empresa, deben incluirse en las cuentas correspondientes a existencias, denominándolas mercaderías. Las empresas industriales adquieren materias primas y productos semielaborados para someterlos a un proceso de elaboración y transformación en productos acabados aptos para su venta en el mercado, aquí se incluye a: materia primas, productos en proceso, productos semiterminados y subproductos y desechos. En las empresas comerciales, por el contrario, no hay elaboración ni transformación de las mercancías adquiridas, ya que venden al público los productos que compraron a los proveedores sin modificación alguna. El ciclo normal de operaciones es generalmente menor de un año; por tanto, las existencias se clasifican como activo circulante. Casi todas ellas, sin embargo, incluyen algunas partidas que no serán vendidas o utilizadas durante el período de rotación o ciclo normal. No debe olvidarse que una parte, quizás la más importante, del capital de explotación lo absorben las adquisiciones de existencias que deben transformarse a su paso por la empresa. El traspaso de dominio a la empresa es, generalmente, el factor determinante del momento en que una partida debe agregarse a las existencias y crearse el correspondiente pasivo. Desde el punto de vista de la auditoria, la cifra de almacén es una partida muy importante en las empresas industriales y comerciales: por su volumen económico con respecto al total de activo; por su repercusión en la cuenta de resultados, ya que el criterio de

valoración afecta directamente; por su repercusión financiera en base a su importancia sobre el activo circulante. Por lo que respecta a los criterios de valoración aplicables a las existencias, según la legislación vigente se debe utilizar el precio de adquisición para los bienes adquiridos, o bien el coste de producción, para los productos fabricados por la empresa, SALVO que su precio en el mercado sea inferior, en cuyo caso se tomará éste. Precio de Adquisición, es el precio consignado en la factura más todos los gastos adicionales que se produzcan hasta la llegada al almacén. Costo de producción, se determinará añadiendo al precio de adquisición de las materias primas y de otras, materias consumidas, los costes directamente imputables al producto y la parte proporcional que razonablemente le corresponda de los costes indirectamente imputables al producto. Cuando el valor de mercado de cualquiera de estos bienes sea inferior a su precio de adquisición o coste de producción, habrá que efectuar la correspondiente corrección valorativa, es decir, se dotará la pertinente provisión si la depreciación es reversible, si fuera irreversible, también se tendrá en cuenta esta circunstancia al valorar las existencias. Cuando se trate de bienes cuyo precio de adquisición o coste de producción no se puedan identificar de modo individualizado, se adoptará como carácter general el método del precio medio ponderado. También se podría adoptar otro análogo (LIFO, FIFO,..) si la empresa lo considera conveniente. Objetivos de auditoria Los principales objetivos del auditor en esta área son los de llegar a determinar: 1. Que las cantidades correspondientes a los saldos mostrados en el grupo de existencias,

que figuran en el balance e inventario, existen, no se han producido omisiones, figuran en los saldos del mayor y si todas las existencias son propiedad de la empresa. 2. Que los productos estén valorados de acuerdo con los principios de contabilidad

generalmente aceptados, aplicados con uniformidad en relación al ejercicio anterior y correctamente presentados en el balance. De no ser así, el balance no representará de manera fiel y razonable el estado económico de la empresa. La valoración deberá referirse a las materias primas, los productos en curso y los acabados.

3. Comprobar si existe una provisión por depreciación de existencias adecuada para

pérdidas para los casos de: Partidas de lento movimiento, obsoletas o dañadas. Partidas cuyo valor neto de realización o de mercado sea inferior al coste. Contratos a largo plazo. 4. Determinar las restricciones que pudieran existir sobre el derecho de propiedad por

parte de la empresa (embargos, fianzas, garantía, pignoración, etc.), y comprobar si éstos están recogidos en los estados financieros. 5. Verificar si los métodos de control interno relacionados con las entradas y salidas de

mercancía son adecuados y eficaces. 6. Comprobar la existencia de sistemas adecuados de custodia, protección, prevención de

daños o pérdidas y coberturas para las que pueden producirse. 7. Ratificar que los movimientos de existencias entre períodos consecutivos han sido

debidamente registrados en el período en el que se produjo el movimiento físico. Objetivos de control interno La evaluación del control interno persigue el conocimiento de los criterios organizativos y contables establecidos por la empresa para garantizar el correcto funcionamiento del área de existencias, con el fin de determinar los puntos débiles del sistema y el alcance, naturaleza, momento y contenido de los procedimientos que deben ponerse en práctica para cumplir los objetivos establecidos por la auditoria, en función del nivel de confianza ofrecido por el propio control interno. Pueden establecerse los siguientes aspectos fundamentales del control interno: 1. Una apropiada segregación de funciones de custodia, registro, recepción, almacenaje y

embarque de las existencias. 2. Un control de las existencias físicas mediante un adecuado registro de las entradas y

salidas de mercancías, utilizando un sistema de inventario permanente y realizando inventarios físicos periódicos. 3. Establecimiento de normas concretas para la valoración de las existencias. 4. Adecuada protección física de los inventarios y cerciorarse de que efectivamente hay

una cobertura de seguros suficiente para todas las existencias. Un modelo, con preguntas cerradas, como el que aquí se presenta ayuda a ver las debilidades del control interno.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA En el caso concreto del área de existencias, deben incluir: 1. Observación del conteo físico realizado por el cliente, teniendo en cuenta que sean

completos y recojan los siguientes aspectos:

s

Fecha y hora del inicio del inventario.

Asignación de responsables para los recuentos físicos.

s

s

Descripción de los materiales.

Determinación de las diferencias entre el primer y el segundo recuento. de los materiales que no son propiedad de la empresa.

s

s

Separación

Hay empresas que tienen

implantado un control de existencias mediante recuentos rotativos o planes de muestreo, con lo que pretenden evitar un recuento total.

s

El auditor debe comprobar si

los procedimientos empleados son lo bastante fiables como para producir unos resultados sustancialmente iguales a los de un recuento total.

s

Si hay existencias en

poder de terceros (depósitos), deberá obtenerse confirmación por escrito. Por último se recogerán los últimos partes de entradas y salidas, antes y después del inventario físico, para su verificación posterior con los registros contables. 2. Verificación de la exactitud de las existencias en cantidades, precios unitarios y

corrección aritmética. Para asegurarse de que las existencias son exactas, habrá que: realizar pruebas selectivas sobre operaciones aritméticas, verificar que no se han incluido cantidades propiedad de terceros, así como la clasificación en materias primas, productos terminados y en curso. 3. Verificación de la contabilización y valoración de las existencias.

Tal vez este sea el problema más importante y a la vez difícil de analizar desde el punto de vista de la auditoria. Una valoración mal aplicada falsea tanto el patrimonio de la empresa como su cuenta de resultados. Materias primas. Al no haber experimentado ninguna transformación, es relativamente sencillo, aunque laborioso su recuento. Existen unas facturas de proveedores en las que se puede comprobar su valoración. Productos en curso y terminados. Normalmente, de comprobación más difícil. Esta, se centra en la valoración de los productos en curso y los acabados, donde no sólo se debe limitan a controlar el número de unidades, sino además debe controlar en qué fase de producción se encuentra. Si existe un adecuado sistema de costes, el auditor debe asegurarse de la fiabilidad del mismo. Mediante un muestreo se realizará la prueba. En el caso de que no existe, o dicho sistema no ofrezca garantías, es casi inevitable una salvedad en el informe. No obstante, el auditor puede hacer una comparación de valoraciones individuales con la cuenta global de resultados de la propia empresa y

otras similares del sector de las que se tenga datos. 4. Pruebas sobre el sistema de corte de operaciones. Se debe verificar el coste de las operaciones de compras y expediciones utilizando la información de la fecha de inventario. Se revisará la numeración de los albaranes de entrada y salida. Finalmente, se seleccionarán algunas facturas de ventas y compras de importancia, realizadas antes y después de la fecha de cierre y se comprobará si su contabilización ha sido correcta.

PROGRAMA DE TRABAJO El programa de trabajo para el área de existencias, debe contener básicamente los siguientes puntos: 1. Aspectos generales: a) Revisión y actualización de procedimientos contables y de control interno en esta

área. b) Resumen de puntos fuertes y débiles para determinar el alcance y oportunidad de

los procedimientos de auditoria aplicables. c) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y

comentarios con el encargado del trabajo y con la dirección de la entidad. 2. Aspectos específicos (relativos a la comparabilidad de la información): a) En la valoración de existencias, se deberán efectuar las siguientes tareas:

Se han de revisar los procedimientos utilizados para la valoración de las existencias. Seleccionar un listado de las partidas más importantes para verificar su valoración de acuerdo con el sistema establecido por la empresa. Verificar la valoración de la producción en curso, comprobando el grado de incorporación de las materias primas, mano de obra y gastos de fabricación. Asegurarse que todos los productos que fueron detectados como obsoletos, o con otros problemas en el inventario físico, han sido considerados como tal por la empresa. b) Se deberá realizar la verificación del corte de operaciones de compras y

expediciones, utilizando la información obtenida en la fecha del inventario físico.

Después se revisará la secuencia numérica de los albaranes de entradas y salidas, para verificar la segregación de los movimientos de existencias. Por último, se seleccionarán algunas facturas de ventas y compras realizadas antes y después de la fecha del inventario físico, y se determinará si su contabilización ha sido correcta. Principios y normas contables Como consecuencia del cambio de método de valoración las modificaciones de criterios contables deben tener un carácter excepcional y sustentarse en transmitir una imagen fiel de la empresa. De acuerdo con normas de valoración, cuando se produzca la modificación del criterio, deben calcularse las variaciones de activo y pasivo y registrarse el efecto acumulado de las mismas al inicio del ejercicio, como un gasto o ingreso de ejercicios anteriores dentro de los resultados extraordinarios. En las cuentas anuales, se debe justificar el cambio en la memoria y la incidencia cuantitativa y cualitativa de la variación. Los principios contables y criterios de valoración más significativos, son los siguientes: 1. Para la valoración de las existencias se aplicará como criterio general la norma de

valoración que indica que se valorarán al precio de adquisición (o coste de mercado si éste fuera menor), o bien el costo de producción. El precio de adquisición incluirá el consignado en factura más todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que las mercancías se hallen en el almacén (transporte, seguros, impuestos indirectos, etc.). El importe de los impuestos indirectos que gravan la adquisición de las existencias solo se incluirá en el precio de adquisición cuando no sea recuperable. El costo de producción se determinará computando el precio de adquisición de las materias primas y otras materias consumibles, en la parte que le sea razonablemente imputable, así como la mano de obra y otros gastos indirectamente imputables en la medida que tales costes correspondan a período de fabricación. 2.

- Por valor de mercado se entenderá el valor de reposición o realización, utilizando

para mantener el valor histórico de balance las provisiones. Cuando se trate de bienes cuyo precio de adquisición no sea identificable de modo individualizado, se adoptará con carácter general el método del precio medio o coste medio ponderado. Los métodos FIFO y LIFO u otros análogos son aceptables, si la empresa los considera más convenientes para su gestión. PMP: Valora las salidas de acuerdo con la media de los precios de adquisición de las existencias en ese momento, ponderados por las cantidades adquiridas.

FIFO: Recoge las iniciales de la expresión first in, first out (primera entrada, primera salida) y valora las salidas de acuerdo con el precio de la partida comprada antes y, cuando ésta no es suficiente, se empieza a computar el precio de las unidades que correspondan de la siguiente entrada, y así sucesivamente. Así las existencias finales quedan valoradas a los precios más recientes. LIFO: Toma las iniciales de last in, first out (última entrada, primera salida) y valora las salidas de acuerdo con el precio de la última partida comprada y, cuando ésta no es suficiente, se empieza a computar el precio de las unidades que correspondan a la entrada anterior, y así sucesivamente. Así las existencias finales quedan valoradas a los precios más antiguos. Las existencias podrán ser objeto de correcciones de valor debido a: a) Pérdidas de valor reversibles, es decir, cuando el valor de un bien o cualquier otro valor que le corresponda sea inferior al precio de adquisición o al coste de producción, siempre que dicha diferencia se considere recuperable. Las

pérdidas

de

valor

reversibles

se

reflejan

mediante

las

provisiones

correspondientes. Debe darse información en la memoria del procedimiento seguido para la estimación de las provisiones por depreciación de existencias y su desglose. b) Pérdidas de valor irreversibles, que son aquellas que no se pueden recuperar con el paso del tiempo. Originan que se tenga presente dicha circunstancia al valorar de forma extracontable las existencias finales. 3. Para la imputación contable a su correspondiente ejercicio económico de las operaciones de venta realizadas por la empresa se atenderá generalmente a la fecha de devengo y no a la de cobro o pago. Aspectos fundamentales del control interno 1. Los puntos más importantes del control interno de la empresa, son los siguientes: 2. Control permanente de las empresas. 3. Realizar inventarios físicos, periódicos en forma relativa. 4. Establecer las medidas adecuadas para garantizar la fiabilidad de estos inventarios

físicos. 5. Investigar y aclarar las diferencias que se puedan producir entre los inventarios físicos y

los saldos contables. 6. Cumplimentar albaranes pre numerados, tanto para las entradas como para las salidas

físicas de los materiales. 7. Mantener una contabilidad analítica para el control de los costos de los materiales.

8. Adecuada consideración de las partidas obsoletas e de lente movimiento.

Por otro lado, vamos a destacar una serie de puntos débiles: 1. Deficiente ordenación física de los almacenes y falta de segregación entre los mismos. 2. Falta de control sobre las entradas y salidas de materiales y la falta de personal que se

responsabilice de este aspecto. 3. En relación a la realización de los inventarios físicos, está la inexistencia de

instrucciones por escrito, también el no detener la producción y el movimiento de los almacenes el día o los días en los que se efectúa el inventario. También el no utilizar tarjetas pre numeradas y el no realizar dobles recuentos. 4. No conciliar periódicamente las tarjetas de inventarios permanentes con los saldos de

las cuentas del mayor. 5. Inexistencia de un procedimiento establecido para el control y la valoración de los

desperdicios, subproductos,... 6. Falta de instrucciones para garantizar la segregación de los movimientos de existencias

entre períodos, de forma adecuada. 7. Señalar la falta de revisión de las operaciones aritméticas.

Objetivos de auditoria 1. La validación de las existencias, implica determinar correctamente si: 2. Los stocks que aparecen en el balance de fin de ejercicio, están adecuadamente presentados, existen realmente, se hayan en buenas condiciones de utilización, no hay más existencias en poder de la empresa. 3. Determinar si las existencias se hayan valoradas correctamente según los principios de contabilidad generalmente aceptados y además, si existe una provisión suficiente para los artículos de lenta rotación, artículos deteriorados u obsoletos. 4. Si las existencias pignoradas o sujetas a determinadas garantías u otros gravámenes, están claramente diferenciadas en el almacén. 5. Se hayan contabilizado adecuadamente las entradas y salidas de almacén y las existencias se hayan correctamente determinadas respecto a cantidades, valoración, cálculos, porcentajes,... de forma similar a la utilizada en ejercicios anteriores. 6. La contabilización de cada tipo de existencia se corresponde con el inventario y con la naturaleza de cada producto. También que se refleje en cuentas especiales las existencias que estén depositadas en almacenes ajenos (en tránsito o en consignación) y las que estén en la empresa siendo propiedad ajena, así como también los envases a devolver. 7. Los procedimientos establecidos para la determinación de los costes de compra y fabricación, se hayan desarrollado de acuerdo a la política de la empresa y en consonancia a la de años anteriores. 8. Las relaciones de existencias se han recogido, sumado y resumido correctamente en los registros contables. PROCEDIMIENTOS DE VALIDACIÓN Hay que considerar dos aspectos fundamentales, en estos procedimientos: A) Validación de la existencia física B) Comprobación del valor A) VALIDACION DE LA EXISTENCIA FISICA, el valor de esas existencias que aparecen en esos estados financieros, puede estar basado en el recuento físico del final de ejercicio, o bien en las cuentas de inventario permanente que puedan comprobarse de tres formas principales: 1. -

Recuento rotativo a lo largo del ejercicio

2. -

Recuento periódico de todas las existencias a final del ejercicio

3. -

Criterio mixto

Recuento rotativo a lo largo del ejercicio, consiste en comprobar cada mes, un determinado número de productos, de acuerdo con un programa que, incluye todas las existencias un o dos veces al año. Esto sería lo más aconsejable, cuando se puede realizar. Recuento periódico de todas las existencias a final del ejercicio, en ambos casos (1 y 2), el auditor deberá presenciar, si es posible, estos recuentos físicos en su totalidad, o bien por un muestreo que sea representativo. Criterio mixto, consiste en un recuento rotativo para las materias primas, mercaderías, productos terminados y un recuento periódico al final del ejercicio para los productos en curso de fabricación. En cualquier caso, durante el recuento deben interrumpirse las entradas y salidas en almacén (para evitar confusiones) o bien mantenerlas separadas hasta confirmar el recuento. Las diferencias que aparezcan entre ese recuento físico y las que revelen las cuentas de inventario permanente, deberán ser dualizadas y como es obvio, las cuentas de inventario permanente, deberán ser corregidas en función de los recuentos físicos hechos. El personal encargado del recuento físico debe cambiar de vez en cuando, y no debe ser el mismo que tenga la responsabilidad del almacén y de los inventarios permanentes y además debe existir el factor sorpresa ( en el sentido de que no se sepa los artículos a comprobar cada vez ), también hay que tener en cuenta que las existencias finales de almacén van a depender de las existencias iniciales y de las entradas y salidas durante el período, por lo que también habrá que comprobar estos aspectos. En este sentido,  Las entradas en almacén pueden ser por compra, fabricación, devolución de clientes o de talleres, ajustes de recuento de inventario,…., entre otras.  Las salidas de almacén pueden ser por ventas, consumos propios, devoluciones a proveedores, bajas en inventario, destrucción o robo,.... Debemos comprobar las existencias en curso de fabricación y el auditor se debe cerciorar de que realmente están en curso y no incluye productos rechazados, ni semiterminados, ni terminados,... Se deben comprobar las existencias que están en consignación o en depósito, y lo mismo sucede con esas existencias que están pignoradas o sujetas a determinadas garantías. B) COMPROBACION DEL VALOR DE LAS EXISTENCIAS, el Auditor ha de comprobar que el coste de los artículos que integran las existencias se han determinado de acuerdo

con las directrices de la empresa, las cuales están en consonancia con los criterios utilizados en el ejercicio anterior. Así: • Habrá que comprobar el costo de compra con las facturas de proveedores, los recibos

de los portes,.... y estos importes se habrán de corresponder. • Habrá que comprobar el costo de fabricación de los productos terminados y

semiterminados con los valores de consumo de materiales, de la mano de obra aplicada con la imputación de todos los demás costes de fabricación y transformación. • Habrá que ver el precio de mercado de las distintas clases de existencias y comprobar

que se determina de acuerdo a los datos disponibles al cierre del balance. (Ya sea con los boletines de cotización, valor de realización,....) • Hay que comprobar que entre el precio de mercado y el de adquisición se aplica el

menor de los dos, que se han calculado correctamente las previsiones, que los criterios de valoración se corresponden con los que seguían en años anteriores. • Hay que comprobar que se han eliminado beneficios internos. • Habrá que hacer una verificación de la exactitud aritmética de los listados de existencia.

Habrá que obtener un listado de las existencias con cantidades, precio unitario, precio total, y una descripción de las mismas. • Habrá que comprobar las sumas y multiplicaciones (prueba selectiva), comprobar las

cantidades de los inventarios físicos con ese estado de existencia. Ejemplos de pruebas sustantativas Existencia u ocurrencia 1. Las existencias incluidas en el balance general existen físicamente. Las existencias representan partidas mantenidas para la venta o uso en el curso normal del negocio Pruebas: Observar conteos físicos de las existencias. Obtener confirmación de existencias en ubicaciones fuera de la entidad. Probar las transacciones de existencias que ocurran entre la fecha del inventario físico y la fecha de balance. Revisar registros permanentes de existencias, registros de producción y registros de compra para obtener información sobre la actividad actual. Comparar existencias con catálogo vigentes de ventas y ventas y guías de despacho posteriores. Emplear el trabajo de especialistas para corroborar la naturaleza de los productos especializados Integridad 1. Las cantidades de existencias incluyen todos los productos, materiales e insumos

disponibles.

Observar conteos físicos de las existencias. Comparar, en forma analítica la relación entre los saldos de existencias con compras, producción y actividades de ventas recientes Probar procedimientos de corte para despachos y recepción de existencias. 2. Las cantidades de existencias incluyen todos los productos, materiales e insumos de

propiedad de la entidad que están en tránsito o almacenados en localidades externas 3. Los listados de existencias están compilados correctamente y los totales se incluyen

debidamente en las cuentas de existencias Pruebas: Comparar, en forma analítica la relación de saldos de existencias entre las compras recientes, la producción y actividades de ventas. Probar procedimientos de corte para despachos y recepción de existencias. Cotejar los conteos de pruebas registrados por el auditor durante la observación de inventario físico con los listados de existencias. Comprobar la inclusión de todas las etiquetas de inventario y hojas de conteo empleados en el registro de los conteos de existencias físicas. Probar la exactitud de los listados de inventarios. Conciliar los conteos físicos con los registros permanentes y saldos del libro mayor e investigar fluctuaciones importantes Derechos y obligaciones 1. La entidad tiene dominio legal o derechos similares de propiedad sobre las existencias. 2. Las existencias excluyen partidas facturadas a clientes o existencias de propiedad de

terceros. Pruebas: Observar los conteos físicos de las existencias. Obtener confirmación de las existencias en localidades fuera de la entidad. Examinar facturas de proveedores pagadas, acuerdos de consignación y contratos. Examinar facturas de proveedores pagadas, acuerdos de consignación y contratos. Probar procedimientos de corte para despachos y recepción de existencias. 3. Las existencias están correctamente presentadas al costo (excepto cuando el valor de

mercado es inferior) 4. Las partidas de lento movimiento, en exceso, defectuosas y obsoletas incluidas en

existencias están debidamente identificadas 5. El valor de las existencias se reduce, si corresponde, al costo de reposición o valor

neto de realización Pruebas:

Examinar facturas de proveedores pagadas. Revisar el valor de mano de obra directa asignada Probar el cálculo de las cuotas estándar de gastos indirectos. Examinar análisis de variaciones del costo estándar de fabricación y compra. Examinar análisis de rotación de existencias Revisar experiencia y tendencias de la industria. Comparar, en forma analítica, la relación entre saldos de existencias y el volumen de ventas esperadas. Visitar la planta Consultar al personal de producción y ventas respecto de posibles partidas de existencias obsoletas o excesivas. Obtener cotizaciones del valor actual de mercado Revisar costos actuales de producción. Examinar ventas después de fin de año y compromisos pendientes de órdenes de compra. Presentación y revelación 1. Las existencias se clasifican apropiadamente en el balance como activos circulantes. 2. Las principales categorías de existencias y sus bases de valuación están debidamente

reveladas en los estados financieros 3. La prenda o garantía de existencias está debidamente revelada. Pruebas:

Revisar borradores de los estados. Revisar borradores de los estados financieros Comparar la información revelada en los estados financieros con los requerimientos de principios contables generalmente financieros aceptados. Obtener confirmación de existencias

en

prenda

bajo

acuerdos

de

préstamos.

Excelencia Académica

Auditoría II

I

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE EXISTENCIAS Empresa..................................................................... Fecha: ....................................................................... Área: EXISTENCIAS Realizado por. ............................................................. Revisado por. ............................................................. PREGUNTAS 1.

N/A

CUSTODIA

SI

NO

OBSERV Hay

que

comprobar

si

las

1.1. ¿Se han fijado claramente las

responsabilidades por las mercancías

responsabilidades de cada uno de

están

almaceneros, si existen varios?

cada uno de los empleados.

correctamente

asignadas

a

Se deben fijar las responsabilidades para asegurarse de que las mercancías no puedan ser retiradas sin la debida autorización. Si los 1.2.

¿Son

adecuadas

las

almaceneros deben hacerse

precauciones contra el robo? ¿Se

responsables por las mercancías que

conservan

están bajo su custodia, deben tener,

las

existencias

en

almacenes bajo llave a los que

además de un control físico sobre

sólo tienen acceso las personas

estas, justificaciones adecuadas de

autorizadas?

las recepciones y envíos.

1.3. ¿Se encuentran debidamente protegidas Contra el deterioro físico? 1.4. ¿Verifican los almaceneros las cantidades recibidas contra los

informes

de

producción,

recepción y otros?

Los

registros

de

inventario

permanente controlan las existencias físicas que debe haber y suministran información óptima sobre las rupturas de stock que pueden producirse.

1.5. ¿Se hacen todas las entregas de almacén tan sólo mediante la Universidad Peruana Lus Andes

82

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I

presentación de solicitudes debidamente aprobados y prenumerados? Una parte esencial del control interno es la exigencia de que todas las cuentas auxiliares deben ser cuadradas con la cuentas de control 1.6.

¿Se

exige

a

los

que se ha originado independiente,

almaceneros que informen acerca

sin esta segregacion. el responsable

de las mercancías obsoletas, no

del registro puede cancelar mediante

utilizables, de poco movimiento o

anotaciones indebidas las diferencias

estropeadas?

o faltantes.

1.7.

¿Aprueba un empleado

responsable, la eliminación de las mercancías dañadas, obsoletas o no utilizables? 1.8.

¿Existe una política de

provisiones para obsolescencia? 1.9.

¿Existe

un

acondicionamiento físico de los almacenes

que

recuentos,

una

facilite

los

protección

adecuada, un cómodo manejo y una pronta localización? INVENTARIO 2.

REGISTROS

DE

INVENTARIO PERMANENTE Si es necesario por conveniencia reunir las dos funciones en una misma 2.1.

¿Se

llevan

inventarios

persona, el control con el mayor debe

permanentes (datos de cantidad

ser revisado por otro empleado. Las

Y valor) en relación con las

anotaciones en los registros deben

partidas

originarse tan sólo en documentos

más

importantes

del

almacén?

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apropiados.

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I

Como las mercancías expedidas en consignación son propiedad de la empresa hasta que se venden, hay que llevar el mismo control que el ejercido sobre las mercancías en almacén. Lo mismo, pero a la inversa, para las mercancías recibidas en consignación.

Ello

supone

el

establecimiento de controles en la 2.2. Cuando se llevan cuentas

contabilización de estos bienes, para

individuales,

su

evitar la posibilidad de que se incluyan

importe periódicamente con la

estas mercancías en el inventario

cuenta de control?

físico de la empresa.

¿se

cuadra

2.3. Las personas que llevan los registros ¿son distintas de las encargadas

de

custodiar

las

existencias? 2.4.

¿Se

llevan

registros

adecuados para: 1.

Las mercancías en almacén,

por grupos de productos?

La existencia física de la mercancía enviada en consignación o guardada en almacenes exteriores debe ser confirmada periódicamente a la empresa por sus tenedores. Estas confirmaciones deben basarse en recuentos físicos o registros adecuados de inventario, y han de ir firmadas por el responsable de la 2.

las mercancías en poder de

proveedores,

en

depósito,

mercancía.

en

consignación u otros? 3.

las mercancías recibidas en

consignación,

en

calidad

de

préstamo, etc.? Universidad Peruana Lus Andes

Asimismo, periódicamente se deben verificar físicamente las existencias. 84

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I

2.5. ¿Se revisan periódicamente los registros con el propósito de determinar las existencias que tienen poco Movimiento? 3. INVENTARIO FÍSICO 3.1 ¿Se efectúa un recuento físico de

todas

las

almacén

existencias

(incluidas

mercancías

en las

recibidas

en

consignación y otras): al final del ejercicio económico? Periódicamente durante el año? 3.2En relación con la mercancía enviada poder

en de

consignación,

proveedores,

o

en en

depósito: ¿Se efectúa un recuento físico a final de año? ¿Se confirman las existencias a final

de

año?

¿Se

efectúan

recuentos físicos periódicamente? ¿Se confirman las existencias periódicamente? 3.3 Existe un programa definido de recuentos rotativos de las existencias? 3.4 Los procedimientos que se siguen para llevar a cabo los recuentos físicos ¿comprenden: Unas

instrucciones

adecuadas

por escrito? Una supervisión adecuada?

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I

Para asegurar una toma adecuada de inventario, se debe preparar unas instrucciones que indiquen todos los productos a inventariar, el modo de hacer el registro de tal recuento y el procedimiento para efectuar un corte satisfactorio de las salidas y entradas, de tal forma que las ventas y las compras

sean

registradas

en

el

período adecuado. Las mercancías mantenidas en consignación deben ser adecuadamente identificadas para evitar su inclusión en el inventario. La tarea

de

determinar

cuándo

las

Una identificación clara de las

mercancías están obsoletas, y de

existencias dañadas y anticuadas,

aprobar el reajuste de su valoración

de los derechos, etc.? El recuento

no debe encargarse a un empleado

de las partidas y el acceso a las

de compras, pues, de hacerse así,

tarjetas o etiquetas de recuento

éste

por parte de personas ajenas a la

excesivas y luego disponer de los

custodia de las existencias?

bienes en su beneficio.

podría

realizar

compras

La verificación posterior, o doble, de

los

recuentos

y

de

las

descripciones, en aquellos casos en los que no se llevan registros de

inventario

permanente

o

cuando las diferencias con las hojas del inventario permanente

Los empleados responsables de las

son significativas?

existencias y de los registros

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I

de inventario no deben ser los únicos responsables de los recuentos. En cuanto al empleo de tarjetas, deben establecerse métodos para evitar la alteración

de

los

registros

y

la

preparación de tarjetas en las que se hagan aparecer cantidades que no existen.

Todas

utilizadas,

las

las

tarjetas

anuladas

y

-las las

sobrantes- deben ser controladas por un empleado responsable. Si surgen diferencias en la comparación entre el El empleo de tarjetas o etiquetas

recuento físico y los registros, deben

numeradas con anticipación y

ser investigadas por personas que no

debidamente

tengan acceso a las existencias. Hay

controladas?

La

adecuada identificación del corte

que

identificar

de producción, de envíos, de

diferencias

recepción de mercancías, etc.?

pertinentes para el futuro.

y

la

causa

tomar

las

de

las

medidas

La investigación cuidadosa de los sobrantes

o

faltantes

de

importancia? El ajuste inmediato de los libros por

razón

de

las

diferencias

detectadas

en

los

inventarios

El ajuste de los registros al inventario

aprobado

físico debe hacerse después de que

por un empleado responsable que

las diferencias hayan sido totalmente

no tenga relación con el personal

investigadas y con la aprobación de

de almacén?

un empleado responsable.

físicos,

debidamente

3.4 AUDITORIA DE ACTIVOS FIJOS Naturaleza. Este componente representa los activos tangibles adquiridos, construidos con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede Universidad Peruana Lus Andes

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de un año. El valor de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios hasta colocarlos en condiciones de utilización, tales como los de ingeniería, supervisión, impuestos, intereses, etc. Este valor debe incrementarse con el de las adiciones, mejoras y reparaciones, que aumenten significativamente la cantidad o calidad de la producción o la vida útil del activo. Conforme a principios de contabilidad generalmente aceptados, inmuebles, maquinaria y equipo son los bienes tangibles que tienen por objeto: a) El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad, b) La producción de artículos para su venta o para el uso de la propia entidad, o c) La prestación de servicios por la entidad a su clientela o al público en general.

La adquisición de estos bienes denota el propósito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad. Controles internos: Deben cumplirse los objetivos relativos a autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, salvaguarda física y de verificación y evaluación, incluyendo los que sean aplicables a la actualización de cifras y a los controles relativos al proceso electrónico de datos (PED). Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno sobre los inmuebles, maquinaria y equipo, los cuales deberán dirigirse a: •

Autorización del método de valuación seleccionado por la empresa. En términos generales por su importancia, la dirección de la empresa deberá autorizar el método y políticas de valuación, incluyendo las relativas a capitalización actualización, depreciación, etc.

•

Aprobación de la administración para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos. Debe existir una autorización formal para efectuar una inversión, venta, retiro, etc., de esta clase de activos. Esta autorización requiere de un estudio previo o plan general dentro de la empresa para determinar si la compañía debe hacer el desembolso, venta hipoteca, etc.

•

Segregación adecuada de las funciones de adquisición, custodia y registro. La segregación de funciones evita que un departamento o persona controle varias fases de una transacción, o controle los registros

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I

contables relativos a sus propias funciones. Esta segregación también propicia una vigilancia permanente entre los departamentos o personas involucradas en una misma transacción. • Existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado

adecuadamente los bienes adquiridos. Una vez aprobada la compra de activos, es necesario que los procedimientos establecidos aseguren que se hayan recibido, que coincidan con las especificaciones aprobadas y que los registros contables reflejen adecuadamente los bienes adquiridos de acuerdo con sus características generales. • Existencia de archivos de documentación. La documentación soporte de la propiedad de

los activos se deberá conservar en archivos adecuados que faciliten su localización y control. • Existencia de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservación y

reparaciones. • Revisión periódica de las construcciones e instalaciones en proceso para registrar

oportunamente aquellas que hayan sido terminadas. • Registros adecuados para el control de anticipos a proveedores o constructores. • Comprobación periódica de la existencia y condiciones físicas de los bienes registrados. • Información oportuna al departamento de contabilidad de las unidades dadas de baja. • Registro de activos en cuentas que representen grupos homogéneos, en atención a su

naturaleza y tasa de depreciación. Esta agrupación tiene por objeto facilitar el cálculo de la depreciación y mantener registros contables representativos de las diversas clases de bienes para fines de presentación en los estados financieros de la empresa. • Existencia de registros individuales que permitan la identificación y localización de los

bienes, conocer su valor en libros, etc. • Conciliación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor

correspondiente. • Información sistematizada sobre cifras actualizadas.

Es necesaria la existencia de sistemas de información para la determinación y registro de los efectos de la inflación que incluyan: - Medios que permitan asegurar que se actualicen todos los inmuebles, maquinaria y

equipo. - Cuando se practique avalúo por perito independiente o, excepcionalmente, cuando sea

practicado por personal de la empresa, se debe contar con: - Expedientes en donde se controlen los avalúos internos o externos y, en su caso, archivos

de documentación necesaria para respaldar los internos, tales como cotización de precios recientes, estudios de costos de reposición, etc. Universidad Peruana Lus Andes

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- Documentación que permita la identificación de los valores actualizados de todos los

bienes y su depreciación acumulada y la del periodo según los informes de los valuadores, con los datos contenidos en sus respectivos registros individuales. - La estimación de la vida útil en función al tiempo de servicio remanente y el valor de

desecho de los mismos. - En los casos en que se apliquen índices generales o específicos de precios,

mantener

expedientes de índices actualizados. - Separación de funciones en cuanto a la preparación, supervisión y aprobación de la

información actualizada. - Verificación del adecuado y oportuno registró en la contabilidad de las cifras actualizadas. - Revisión interna del trabajo efectuado por peritos independientes o de la propia empresa.

Objetivos de auditoría. Los objetivos de los procedimientos de auditoría relativos a inmuebles, maquinaria y equipo son los siguientes: a) Comprobar que existan y estén en uso. b) Verificar que sean propiedad de la empresa. c) Verificar su adecuada valuación. d) Comprobar que el cómputo de la depreciación se haya hecho de acuerdo con métodos

aceptados y bases razonables. e) Comprobar que haya consistencia en el método de valuación y en el cálculo de la

depreciación. f) Determinar los gravámenes que existan. g) Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros.

Importancia relativa y riesgo de auditoría. En la determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría en el rubro de inmuebles, maquinaria y equipo, el auditor debe considerar, entre otros elementos, la importancia relativa de estos activos en relación con los estados financieros en su conjunto, así como los riesgos de auditoría. La planeación de las pruebas de auditoría en el rubro de inmuebles, maquinaria y equipo, debe incluir el análisis de los factores o condiciones que pueden influir en la determinación de los riesgos de auditoría. Dichos factores se pueden relacionar al riesgo de error inherente, como el riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no los descubra. Ejemplos de estos factores son los siguientes:

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- Naturaleza, monto y características propias de los inmuebles, maquinaria y equipo,

especialmente los que son de fácil realización y sustracción. - Las políticas en cuanto al monto y naturaleza de las partidas a ser capitalizadas. - Estimaciones que afectan el valor neto en libros de los activos (depreciación, avalúos,

determinación del valor de uso, etc.) - Cambios en los métodos de depreciación de los activos. - Existencia de capacidad no utilizada significativa o de activos no utilizados. - Falta de conteos físicos de los activos en forma periódica. - Falta de identificación física de los activos a través de etiquetas, marbetes, etc. - Falta de control sobre la localización física de los activos. - Existencia de obligaciones por contratos para la adquisición o construcción de activos. - Existencia de activos en poder de terceros o recibidos de terceros.

- Activos vendidos y no dados de baja en contabilidad. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA. 1. -

Planeación

El auditor deberá efectuar una planeación adecuada para alcanzar sus objetivos en la forma más eficiente, considerando los aspectos de importancia relativa y riesgo de auditoría. En la planeación el auditor debe obtener información sobre las características de los inmuebles, maquinaria y equipo, tales como, método de actualización, método de depreciación, políticas de capitalización, reglas particulares de valuación y presentación, etc. Dichas características incluyen la forma en que opera la empresa, sus condiciones jurídicas, sistemas de información, políticas de registro, estructura y calidad de la organización, segregación de funciones, definición de líneas de autoridad y responsabilidad, existencia de auditoría interna, etc. 2. -

Revisión analítica

Para conocer la importancia relativa del rubro de inmuebles, maquinaria y equipo dentro de la estructura financiera, identificar cambios significativos o transacciones no usuales, etc., el auditor deberá aplicar, entre otros, los siguientes procedimientos: a) Comparación de cifras o costos históricos y actualización con las de ejercicios

anteriores, tomando como referencia los índices de inflación general y/o específicos, fluctuaciones en precios, cambiarias, etc., para juzgar si las variaciones (o su ausencia) y las tendencias son lógicas. b) Análisis de razones financieras, relativas a inmuebles, maquinaria y equipo,

determinadas sobre cifras tanto históricas como actualizadas, para identificar variaciones y Universidad Peruana Lus Andes

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I

tendencias, así como para juzgar la razonabilidad de éstas con base en el conocimiento general del negocio y de su entorno. c) De ser posible, comparación de cifras con la información disponible de empresas

del

ramo. d) Obtener explicación de variaciones importantes e investigar cualquier relación no usual

e inesperada entre el período auditado y el anterior, intraperíodo, contra presupuestos, etc. 3. -

Estudio y evaluación preliminar del control interno.

Llevar a cabo el estudio y evaluación preliminar del control interno contable existente y la localización de controles clave para el manejo del activo fijo y su depreciación, incluyendo su actualización. Pruebas de cumplimiento. En términos generales, las pruebas de cumplimiento se enfocan a corroborar el funcionamiento de los controles internos claves, como cualquier procedimiento de auditoría, deben diseñarse en función de las circunstancias particulares de cada entidad. Por las características del rubro de inmuebles, maquinaria y equipo, las pruebas de cumplimiento generalmente se llevan a cabo conjuntamente con las pruebas sustantivas. A continuación algunas pruebas a aplicar: 1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de la propiedad, planta y equipo. 2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de Propiedad, planta y equipo. 3. Verificar que los soportes de la Propiedad planta y equipo, se encuentren en orden y de

acuerdo a las disposiciones legales. 4. Observar si los movimientos en las cuentas de activos fijos se registran adecuadamente. 5. Revisar que exista un completo sistema de control de los activos fijos, actualizado y

adecuado a las condiciones de la compañía. 6. Comprobar que las modificaciones en la propiedad, planta y equipo sean correctamente

autorizadas. 7. Realizar conteos físicos de la propiedad, planta y equipo existentes periódicamente. 8. Verificar que los activos fijos estén adecuadamente asegurados. 9. Comprobar que el estado de los activos fijos sea el óptimo y que las medidas de

seguridad se apliquen correctamente. 10. Verificar que los ajustes a los activos por concepto de inflación y depreciación sean

calculados y registrados adecuada y oportunamente. 11. Confirmar que las condiciones de conservación de los activos sean las óptimas. Universidad Peruana Lus Andes

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I

12. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo

de Propiedad, planta y equipo. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados. Pruebas sustantivas. Como resultado de la planeación que debió incluir, entre otros aspectos, el estudio y evaluación del control interno contable, el desarrollo de las pruebas de cumplimiento y considerando nuevamente factores de importancia relativa y riesgo de auditoría, el auditor deberá establecer la naturaleza de las pruebas sustantivas, con el alcance y oportunidad que se considere necesarios en las circunstancias. Algunas de las pruebas a aplicar son las siguientes: 1. Determinar si las adiciones son partidas propiamente capitalizables y representan costos

reales de los activos físicamente instalados o construidos. 2. Comprobar las bases para la valuación de las cuentas de activo fijo. 3. Verificar el cargo a mantenimiento o a otras cuentas de resultado, de partidas

importantes que deberían ser capitalizadas 4.

Comprobar si los costos y las depreciaciones o amortizaciones respectivas, por bajas,

obsolescencia o disposiciones importantes de bienes, han sido eliminadas de las cuentas correspondientes. 5. Determinar si las desvalorizaciones han sido reconocidas en las cuentas respectivas, y

contabilizadas de acuerdo con las prescripciones legales y principios de contabilidad de general aceptación. 6. Observar si las provisiones y amortizaciones acumuladas son adecuadas, sin ser

excesivas, y se han calculado sobre bases aceptables y uniformes con las aplicadas en periodos anteriores. 7. Verificar tablas de vidas útiles de los activos, las cuales serán utilizadas en el cálculo de

las depreciaciones. 8. Si los saldos de las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, son razonables

considerando la vida probable de los activos y los posibles valores de desecho. 9. Verificar que la cuenta de construcciones en proceso no contenga cargos por

reparaciones y mantenimiento. 10. Verificar si las autorizaciones para la adquisición de elementos nuevos indican las

unidades que van a ser reemplazadas, de acuerdo a las correspondientes cotizaciones. Propiedad.

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I

Para comprobar la propiedad, deberá examinar la documentación, escritura o título de propiedad y la autorización que ampare las adquisiciones y comprobación del cumplimiento con las reglas que distingan las adiciones de los gastos de conservación y reparación. En el caso de importaciones, se deben revisar el pedimento aduanal y las notas de gastos y fletes correspondientes. Adicionalmente, en los casos en que se considere necesario, tratándose de inmuebles, se deberá recurrir al Registro Público de la Propiedad para constatar su inscripción, la titularidad de la propiedad, así como para conocer los gravámenes que pudiesen existir. Existencia e integridad. Para la verificación de la existencia e integridad deberá efectuar lo siguiente: a. Examen de las adquisiciones investigando si representan activos nuevos o reposiciones,

comprobando, en su caso, que los bienes substituidos hayan sido dados de baja adecuadamente en la contabilidad. b.

Inspección física para comprobar que los bienes registrados existan y estén en uso. Al

efectuar la inspección a la planta se deben considerar aquellas partidas cuyo estado físico denote abandono, deterioro o imposibilidad de utilización, para posteriormente verificar su adecuado registro a su valor de uso o realización. c. Cerciorarse que los bienes en proceso se encuentren aún inconclusos y no estén siendo

utilizados. d. Comprobación de bienes en poder de terceros e. Comprobación de existencias de terceros en poder de la empresa

Valuación. Para el examen de la valuación deberá efectuarse lo siguiente: a) Revisar que los métodos de registro hayan sido aplicados consistentemente. El auditor

deberá cerciorarse de la aplicación consistente de las políticas de contabilidad, en cuanto a la capitalización de los inmuebles, maquinaria y equipo, a los métodos de cómputo de la depreciación y de que dichas políticas estén de acuerdo con principios de contabilidad. b) En el caso de construcciones o instalaciones realizadas por la empresa se revisarán los

conceptos de las órdenes de trabajo con objeto de juzgar si los cargos son adecuados. Los procedimientos de auditoría aplicables en estos casos estarán orientados a comprobar.

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£ Auditoría II

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c) Verificar la determinación de la actualización del costo histórico, de su depreciación

acumulada y su correspondiente efecto en los resultados del ejercicio. Ajuste por cambios en el nivel general de precios índices (factores derivados del Índice Nacional de Precios al Consumidor publicados). d) Verificar que cuando existan indicios de que los valores actualizados de los activos fijos

(determinados por cualquiera de los métodos de actualización) sean excesivos en proporción con su valor de uso (monto de los ingresos potenciales que se espera razonablemente obtener como consecuencia de la utilización de tales activos), se haga la reducción correspondiente del valor actualizado. e) Comprobar que la utilidad o pérdida resultante de ventas o retiros de activos haya sido

correctamente

registrada

y

se

haya

cancelado

la

depreciación

acumulada

correspondiente hasta la fecha de venta o retiro. f) A fin de cerciorarse de que todas las bajas de activo fijo estén registradas, es

aconsejable investigar con el personal adecuado de la empresa, sobre posibles movimientos importantes que físicamente hayan ocurrido en el activo fijo para verificar que se hayan registrado. g) Comprobar que el tratamiento de las herramientas y moldes, adaptaciones o mejoras y

reparaciones mayores, se hayan efectuado de acuerdo con las políticas contables establecidas y en forma consistente. h) Revisar el cálculo de la depreciación y su correcto registro. i) Revisar los cargos a resultados por mantenimiento y reparación, para comprobar que no

incluyan partidas de activo. j) Comprobar que los bienes estén adecuadamente protegidos y asegurados. k) Investigar de gravámenes, restricciones y compromisos. l) Auditorias iniciales: En los casos de una primera auditoria, el auditor debe extender su revisión a ejercicios anteriores, en cuanto al examen de la documentación comprobatoria, criterios o políticas de capitalización, métodos de valuación, depreciación y actualización, así como la inspección física. 3.5 AUDITORIA DE INVERSIONES EN VALORES Naturaleza. Este componente representa la inversión temporal del excedente de dinero en determinados valores, susceptible de convertirse rápidamente en efectivo en cualquier momento, a la vez que produce una tasa de rendimiento modesta pero constante. Objetivos de los auditores al examinar los valores En el examen de las inversiones en valores los auditores tratan de determinar si existe un control interno adecuado sobre los 95

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I

valores y sobre el rendimiento de dichas inversiones. Otros objetivos incluyen el determinar que los valores realmente existen y que son propiedad del cliente, que están valorizados razonablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que están adecuadamente clasificados en el balance general. El control interno sobre los valores.- La mayoría de los valores son fácilmente negociables por lo que el problema de la protección física tiene una importancia similar a la salvaguarda de la caja y de las cuentas por cobrar. La revisión del control interno por parte de los auditores indicará el grado y la dirección del trabajo de auditoría que se requiera en un trabajo en particular. 1. Separación de obligaciones entre el ejecutivo que autoriza la compra y la venta de

valores, el encargado de la custodia de los valores, y la persona que lleve el registro de las inversiones. 2. Registros complejos y detallados de todos los valores que se poseen, y el rendimiento

respectivo en intereses y dividendos. 3. Autorización de todas las transacciones de compra y venta por funcionario responsables. 4. Registro de los valores a nombre de la compañía. 5. Inspección física periódica de valores por un auditor interno o un funcionario que no

tenga responsabilidad en cuanto a la autorización, custodia o registro contable de las inversiones. Papeles de trabajo de la auditoria para valores Es raro que se requieran hojas de agrupamiento para los valores porque una sola cuenta de mayor, apoyada por registros auxiliares, es generalmente suficiente para cada clasificación de valores en el balance general. Programa de auditoría para valores.Los procedimientos más apropiados para una auditoria en particular dependen de los estudios de los auditores y de la evaluación del control interno sobre los valores, así como sobre otros aspectos del trabajo. Por ejemplo, si el compromiso incluye la preparación de la declaración del impuesto del cliente, se tendrán que reunir ciertos informes relativos a las transacciones con valores que para los propósitos de la auditoria pueden no ser esenciales. Técnicas y Procedimientos de auditoria •

Arqueo

•

Revisión analítica

•

Cálculos

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I

CUESTIONARIO SOBRE CONTROL INTERNO CLIENTE: ________________________________________________ PERÍODO: ________________________________________________ INVERSIÓN EN VALORES PREGUNTAS

N/A

SI

NO

OBSERV

Inversión en valores 1.

¿Se guardan los valores en cajas de seguridad de

la compañía? ¿En bancos? 2.

El registro de valores ¿se encuentra fuera del

control de quienes custodian dichos valores? 3.

Los valores están registrados a nombre de la

compañía o debidamente endosados a ella? 4.

Las operaciones que se realizan con los valores

¿son autorizadas por el Directorio, Gerente de Finanzas o alguna otra persona autorizada? 5.

Los registros de valores ¿contienen suficiente

detalle que permita en cualquier momento su completa identificación? 6.

¿Se hace de los valores un recuento periódico por

sorpresa,

por

los

auditores

internos

u

otros

funcionarios?

7.¿Se registran los valores con su cotización bursátil?

CUESTIONARIO TRIBUTARIO. Dentro de las tareas que debe realizar un auditor al examinar los Estados Financieros de una empresa se incluye la verificación de la existencia de contingencias fiscales, relacionadas con el importe vigente, que te permita opinar si los o pasivos / activos fiscales contabilizados, reflejan razonablemente deudas/créditos probables al cierre del ejercicio. Es guía del auditor para informarse sobre los dispositivos legales aplicables a la empresa, a efectos de evaluar el cumplimiento, el auditor deberá tomar nota del alcance de los dispositivos aplicables a la empresa. El contenido del cuestionario deberá ser absuelto por el Contador General y/u otros funcionarios de la empresa debidamente calificados. Universidad Peruana Lus Andes

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Auditoría II

I

Cualquier circunstancia o contingencia de carácter tributario deberá ser reportada al Gerente de Impuestos "sin emitir comentario alguno al cliente". El cuestionario debe ser celosamente guardado y conservado, sujeto al principio ético del secreto profesional.

Universidad Peruana Lus Andes

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CUESTIONARIO TRIBUTARIO CLIENTE:…………………………………………………………………………….. PERIODO:……………………………………………………………………………. CTA. RELACIONADO CON LA CUENTA INVERSIONES PREGUNTAS 1.

¿Se

han

percibido

intereses

N/ A exonerados

SI

NO

OBSERV

de

impuestos? (Art.93 D.L. 200). 2. ¿Se han efectuado inversiones deducibles como gastos, a efecto del impuesto a la renta? Electricidad: Ley 12378, DDLL 22401, 22429, 22741 Y 22836. Vivienda y Construcción: Leyes 12813, 13500, 14241, 14480, 14503, 15580, 15919, D.S N° 347-68HC, DDLL 22257, 17638, 17863, 21635, 22075, 22401, 22836. Petróleo: Ley 11780, DDLL. 22401, 22774, 22775, 22836, 22862. 3. Se han percibido dividendos: a) ¿En acciones, por capitalización efectuada dentro de los seis meses siguientes a la fecha de cierre del balance? (Art. 93 DL 200). b) ¿En efectivo, especie o acciones por lo que les ha sido retenido impuestos peruanos a los dividendos? (Art. 93 DL 200). 4. ¿Existen inversiones en las Mutuales de Vivienda, Banco Central?

99

Universidad Peruana Los Andes

Excelencia Académica

3.6

Auditoría II

AUDITORIA

I

DE

INTANGIBLES

Generalidades. El concepto de intangibles normalmente se restringe a aquellos activos no circulantes que sin ser materiales o corpóreos son aprovechables en el negocio. Se distinguen dos clases de activos intangibles: a) Partidas que representan la utilización de servicios o el consumo de bienes pero que, en

virtud de que se espera que producirán ingresos (ejemplos de esta clase de intangibles son el descuento en emisión de obligaciones, los gastos de colocación de valores y los gastos de organización); b) Partidas cuya naturaleza es de un bien incorpóreo que implican un derecho o privilegio

y, en algunos casos, tienen la particularidad de poder reducir costos de producción, mejorar la calidad de un producto o promover su aceptación en el mercado. (Ejemplos de esta clase de intangibles son las patentes, las licencias y las marcas registradas). Alcance y limitaciones Los aspectos fundamentales relativos al estudio y evaluación del control interno y los procedimientos de auditoría que se mencionan en este boletín, se refieren básicamente a empresas industriales y comerciales. Este boletín se refiere a aquellos intangibles que son activos no circulantes, que sin ser materiales o corpóreos, son aprovechables en el negocio; no se refiere a impuestos diferidos, crédito mercantil proveniente de la adquisición de empresas, ni a pagos anticipados. Objetivos de auditoría. Los objetivos de los procedimientos de auditoría relativos a los activos intangibles, son los siguientes: a) Comprobar que son propiedad de la empresa. b) Determinar que se trata de erogaciones de las que se derivarán beneficios en

ejercicios futuros. c) Cerciorarse que haya consistencia en la política de contabilización. d) Comprobar su adecuada valuación, tomando en consideración su valor potencial de

beneficio futuro (valor de uso). e) Cerciorarse que haya consistencia en la aplicación de los métodos de valuación

(capitalización y amortización) f) Evaluar la razonabilidad del periodo de aplicación a los resultados. g) Determinar la existencia de gravámenes. Universidad Peruana Lus Andes

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Auditoría II

I

h) Comprobar la adecuada presentación y revelación en los estados financieros.

Control Interno. Deben cumplirse los objetivos relativos a autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, salvaguarda física de documentación soporte y de verificación y evaluación, incluyendo los que sean aplicables a la actualización de cifras y a los controles relativos al proceso electrónico de datos (PED). Lo anterior, para asegurarse la corrección de los activos intangibles, incluyendo su adecuada valuación a costos históricos y su actualización. Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno sobre los activos intangibles, en forma enunciativa pero no limitativa, incluyen los controles claves, los cuales deberán dirigirse a: a) Autorización - Aprobación por parte de la administración de las erogaciones por

estos conceptos. Debido a que la capitalización de los activos intangibles puede hacerse cuando hayan sido comprados, desarrollados internamente o adquiridos en cualquier otra forma, un buen sistema de control interno debe establecer la necesidad de que las erogaciones de esta naturaleza sean previamente autorizadas por los funcionarios de la empresa o bien, por el Consejo de Administración, dependiendo de la importancia de las partidas. De la misma manera, esta inversión debe estar respaldada por la evidencia que permita comprobar su justificación. b) Procesamiento y clasificación de transacciones. - Existencia de políticas de capitalización.

Dentro de las políticas contables de la empresa, las cuales generalmente se incluyen en un manual de contabilidad, deberá existir una sección en la que se definan las características de las erogaciones que califican para ser capitalizadas. -

Existencia de registros que permitan identificar el origen de las erogaciones y las bases

para su aplicación a resultados. - Procedimientos adecuados para el registro y acumulación de los elementos del costo.

La contabilidad debe captar la información correcta y oportuna sobre la acumulación de los elementos del costo de los activos intangibles. Forma parte del costo todos los gastos relacionados con la adquisición o desarrollo del intangible. Los gastos adicionales pueden ser honorarios y gastos de abogados, costos de desarrollo y experimentación, costos asignados y cualquier otro desembolso inidentificables directamente con su adquisición. - Sistemas de información sobre cifras actualizadas.

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Auditoría II

I

Es necesaria la existencia de sistemas de información para la determinación y registro de los efectos de la inflación, que incluyan: -

Métodos que permitan asegurar que se actualicen todos los activos intangibles.

-

Separación de funciones en cuanto a la preparación, supervisión y aprobación de la información actualizada.

-

Verificación del adecuado y oportuno registro de las cifras actualizadas en los libros de contabilidad.

c) Salvaguarda física de la documentación soporte. Existencia de archivos de

documentación. d) Verificación y evaluación. Revisión periódica de la vigencia de los beneficios

futuros. Importancia relativa y riesgo de auditoria La planeación de las pruebas de auditoría en relación con los activos intangibles debe incluir el análisis de los factores o condiciones que pueden influir en la determinación del riesgo de auditoría. Dichos factores se pueden relacionar tanto al riesgo de error inherente al renglón de que se trate, como al riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no los descubra cuando aplica técnicas de muestreo. Ejemplos de estos factores pueden ser los siguientes: - Naturaleza, monto y características propias de los activos intangibles. - Las políticas en cuanto al monto y naturaleza de las partidas a ser capitalizadas, así como

cambios importantes en relación con dichas políticas. - Lanzamiento de nuevos productos, descontinuación de productos, cambios tecnológicos o

modificaciones de ingeniería que afecten el valor de los activos intangibles relacionados con ellos. - Estimaciones que afectan el valor neto en libros de los activos (amortización,

determinación del valor de uso, etc.). - Cambios en los métodos de amortización de los activos. - Efecto de regulaciones oficiales que afecten el valor de los activos intangibles. - Activos intangibles enajenados y no dados de baja en la contabilidad. - Existencia de gravámenes sobre los activos o limitaciones en cuanto a disponibilidad. - Registros poco confiables. - Procedimientos deficientes para la revisión o actualización del costo, etc.

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Auditoría II

I

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA. Planeación. El auditor deberá efectuar una planeación adecuada para alcanzar sus objetivos en la forma más eficiente, considerando los aspectos de importancia relativa y riesgo de auditoría. Revisión analítica. Para conocer la importancia relativa del rubro de activos intangibles dentro de la estructura financiera, identificar cambios significativos o transacciones no usuales, etc. El auditor deberá aplicar, entre otros, los siguientes procedimientos: a) Comparación de cifras o costos históricos y actualizados con las de ejercicios

anteriores, tomando como referencia los índices de inflación general y/o específicos, fluctuaciones en precios, cambiarias, etc., para juzgar si las variaciones (o su ausencia) y las tendencias son lógicas. b)

Análisis de razones financieras relativas a activos intangibles, determinadas sobre

cifras tanto históricas como actualizadas, para identificar variaciones (o su ausencia) y tendencias, así como para juzgar la razonabilidad de éstas, con base en el conocimiento general del negocio y de su entorno. c) De ser posible, comparación de cifras con la información disponible de empresas del

ramo. d) Obtener explicación de variaciones importantes e investigar cualquier relación no usual e inesperada entre el período auditado y el anterior, intraperíodo, contra presupuesto, etc. Pruebas de cumplimiento En términos generales, las pruebas de cumplimiento se enfocan a corroborar el funcionamiento de los controles internos claves, como cualquier procedimiento de auditoría, deben diseñarse en función de las circunstancias particulares de cada entidad. Por las características del rubro de activos intangibles, las pruebas de cumplimiento generalmente se llevan a cabo conjuntamente con las pruebas sustantivas. Propiedad. Para comprobar la propiedad, deberá examinarse la documentación de desembolsos, contratos, títulos de propiedad y la autorización que ampare las adquisiciones y comprobación del cumplimiento con las reglas que distingan las adiciones a activos intangibles, de los gastos de operación. Adicionalmente, en los casos en que se considere Universidad Peruana Lus Andes

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Auditoría II

I

necesario, tratándose de patentes y marcas o derechos de autor, podrá recurrirse al correspondiente registro (de derechos de autor, transferencia de tecnología, etc.) para constatar su inscripción y la titularidad de la propiedad, así como el Registro Público de la Propiedad para conocer los gravámenes que pudiesen existir sobre los activos intangibles. Existencia e integridad. Para la verificación de la existencia e integridad, deberá efectuarse lo siguiente: a) Examen de los incrementos del período auditado, investigando si representan

desembolsos que vayan a proporcionar beneficios futuros en exceso a su costo b) Inspección física de documentos comprobatorios de que los activos registrados existan,

estén a nombre de la empresa y estén debidamente respaldados. En el caso de cierto tipo de activos intangibles, como las patentes, licencias y marcas, deberá verificarse que estén legalmente registrados y en vigor el derecho de usarlos. c) Inspección de la autorización de venta o bajas.

Valuación. Para el examen de la valuación deberá efectuarse lo siguiente: a) Verificar que la capitalización de los intangibles se haya efectuado únicamente cuando

hayan sido comprados, desarrollados internamente o adquiridos en cualquier otra forma. Es decir, que no hayan sido incorporados al balance general de la empresa como resultado de apreciaciones subjetivas de cualidades productivas de la misma. También deberá verificarse que estos activos no incluyan erogaciones que debieron registrarse como gastos. b) Cerciorarse que haya consistencia en la política de capitalización y del período de

amortización de los diferentes tipos de intangibles y que dichas políticas están de acuerdo con principios de contabilidad.

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£ Auditoría II

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c) Evaluar la razonabilidad del periodo de su aplicación a los resultados.

La amortización deberá hacerse mediante un método racional, sistemático y consistente durante el término de vida útil estimada del intangible. Los intangibles cuyo término de vida está limitado por ley, reglamento, contrato o por su misma naturaleza, deben amortizarse en un periodo no mayor a la vigencia establecida en el documento que los regula, por lo general mediante la aplicación del método de línea recta. Cuando la duración de los intangibles no está limitada a un término fijo de vida, o sea, que su periodo de beneficio es indefinido, debe hacerse una estimación de este periodo para ser amortizados durante el mismo. Aún en caso de que no exista evidencia de que el intangible vaya a perder valor para la entidad, porque en razón a sus características pudiera subsistir como tal durante la vida de la misma, es necesario amortizarlo, observando el criterio prudencial. d) Verificar que periódicamente se sujeten a una evaluación en relación a las operaciones

de la empresa y a la posibilidad que tengan de generar utilidades para la misma. e) En el caso de activos intangibles desarrollados por la propia empresa, se revisarán los

conceptos de las órdenes de trabajo, con objeto de juzgar si los cargos son adecuados. Los procedimientos de auditoría aplicables en estos casos estarán orientados a comprobar:  Las adquisiciones o consumos de los materiales utilizados en el desarrollo o investigación. Esta comprobación puede hacerse en combinación con la revisión de compras de inventarios. 

Los cargos por mano de obra. Este procedimiento podrá hacerse en combinación con la revisión de nóminas.

 La adecuada asignación de los gastos indirectos. 

La aplicación de otros costos incurridos.

 Las erogaciones reales comparándolas con las aprobadas y, en su caso, obteniendo de los funcionarios de la empresa las aclaraciones sobre las diferencias importantes. f) Revisar el cálculo de la amortización y su correcto registro. g) Verificar la determinación de la actualización del costo histórico, de su amortización

acumulada y su correspondiente efecto en los resultados del ejercicio, a través de ajuste por cambios en el nivel general de precios - índices publicados. h) Comprobar que la utilidad o pérdida resultante de venta o retiros de activos intangibles,

haya sido correctamente registrada y se haya cancelado, la amortización acumulada correspondiente hasta la fecha de la venta o retiro.

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Auditoría II

I

Auditorias iniciales. En los casos de una primera auditoria, el auditor debe extender su revisión a ejercicios anteriores, en cuanto al examen de la documentación comprobatoria, criterios o políticas de capitalización, métodos de valuación, amortización y actualización, etc. Cuando los estados financieros de los ejercicios anteriores hayan sido examinados por otro auditor, se deberá dar consideración al grado en que se pueda descansar en el trabajo del otro auditor. Declaraciones. Obtención de declaraciones de la administración. Cerciorarse que en la carta de declaraciones de la administración se indiquen los aspectos relevantes a los activos intangibles, según las circunstancias. Presentación y revelación Cerciorarse que se haga una presentación y revelación adecuada en los estados financieros, entre otros, de los siguientes aspectos:  Principales grupos que integren el rubro de activos intangibles.  Métodos seguidos y vidas útiles estimadas, para la valuación y amortización de cada uno de los activos intangibles. Asimismo, cuando sea aplicable, revelación y justificación de los cambios en los métodos. 

Gravámenes y otras restricciones a la disponibilidad sobre los activos intangibles.



Cuando un intangible haya perdido su valor económico y consecuentemente se cargue a resultados, verificar que se revelen las circunstancias que obligaron a ello.

 Presentación de cifras actualizadas en los estados financieros, en función a los principios de contabilidad vigentes.

CUESTIONARIO SOBRE CONTROL INTERNO ACTIVO INTANGIBLE CLIENTE: PERÍODO: PREGUNTAS

N/A S I

NO

OBSERV

1. ¿Están contabilizadas todas las partidas de activo intangible adquiridas? 2. ¿En cuál de las forma siguientes se valúa el Universidad Peruana Lus Andes

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Auditoría II

I

activo intangible? □ Costo. □ Avalúo. □ Otras. 3. a) ¿Se emplean provisiones de amortización? b) ¿Acredita la amortización directamente a la partida de activo? 4. ¿Se autorizan debidamente las adiciones a las cuentas de activo intangible? 5. ¿Están los métodos de la compañía de acuerdo

con

los

principios

aceptados

de

contabilidad que rigen las erogaciones para adiciones al activo intangible? 6. ¿Son los métodos de amortización uniformes de un año a otro? 7. Es adecuada la amortización? 8. Descríbanse los procedimientos seguidos en la amortización de activo intangible.

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CUESTIONARIO TRIBUTARIO

CLIENTE:................................................ PERÍODO:…………………………….. CTA. 6 RELACIONADO CON OTRAS CUENTAS DEL ACTIVO PREGUNTAS 1.

N/A SI NO OBSERVAC

¿Existe amortización de activos intangibles? (hasta 10

años: gastos de constitución). (Art.40 h). 2. ¿Se han diferido los gastos realizados que corresponden a ejercicios futuros? 3.

¿Figuran en el activo, saldos que corresponden a

impuestos a la renta pagados en exceso? 4.

Los

gastos

de

organización,

¿están

debidamente

analizados y sustentados? (Art. 40 h DL. 200). 5.

La compra de activo intangible ¿ha pagado el impuesto

correspondiente? (art. 50 y DL.200). 6.

¿Existe algún saldo de préstamos por cobrar a

accionistas? 7.

¿Se ha establecido correctamente la reserva legal durante

los últimos 5 años? (Art. 258 Ley 16123

8.

¿Existen pérdidas originadas en valores adquiridos como

beneficio tributario? (Art. 50K DL. 200). 3.7

AUDITORIA

DE

PASIVOS

CP

Y

LP

NATURALEZA Las cuentas del pasivo recogen cuentas personales y efectos comerciales pasivos, así como obligaciones de pago de la empresa con otras personas físicas y jurídicas, que tienen su origen en las operaciones del negocio. Quedan recogidas en el grupo 4 del PCG.: 40 Tributos por pagar 41 Remuneraciones y participaciones por pagar

42 Proveedores 46 Cuentas por pagar diversas 47 Beneficios Sociales

CONTROL INTERNO Se ha de tener en cuenta la estudiar los saldos de acreedores y proveedores, que hay que analizar las cuentas de contrapartida, es decir, las partes relacionadas con esos acreedores y proveedores. 1. Debemos de empezar considerando las principales características del negocio, es decir,

estudiando la importancia relativa de estas partidas del pasivo circulante. También hay que analizar donde y como se efectúan las compras, quién realiza los pedidos, cómo se comprueban los géneros recibidos, las condiciones de pago a estos acreedores y proveedores. Tras ello, habrá de analizarse los aspectos más importantes del control interno implantado en la empresa. Analizaremos por tanto el establecimiento de las cuentas de control de proveedores y acreedores y las fichas auxiliares de las mismas. 2. También debe existir una lista de proveedores con sus condiciones de entrega, plazos,

vencimientos,... 3. Resaltar que debe existir un depósito de compra cuyo comité apruebe todas las

adquisiciones de la empresa. 4. Debe comprobar las facturas de proveedores y acreedores, antes de su contabilización

según la orden de compra y el vale de recepción. Esto se debería hacer con un personal ajeno a esa función de compra. 5. Se deben contabilizar todos los gastos según el criterio del devengo y no en función de

su realización. 6. Debe

existir una correcta segregación de funciones de compra, recepción,

contabilización y pago. 7. Se debe realizar una Conciliación periódica de las diferentes cuentas del mayor

referentes a este pasivo circulante, con sus correspondientes desgloses en fichas individuales o cuentas auxiliares. 8. Se debe vigilar que la contabilización sea correcta. 9. Se mantenga un registro de control de los crecimientos de los pagos a realizar. 10. Debe realizarse una confirmación periódica de los saldos con los acreedores y

proveedores, aclarando las partidas de conciliación y en desacuerdo que puedan existir. OBJETIVOS DE AUDITORIA El principal objetivo, consiste en obtener la evidencia de que los saldos de balance de estas cuentas del pasivo circulante, representan un pasivo real.

El Auditor deberá comprobar entre otras cosas, los siguientes aspectos: 1. El sistema de Control implantado sea adecuado a la empresa. 2. Los saldos de proveedores, efectos comerciales a pagar, sean razonables, respecto a

los importes totales a pagar por las compras realizadas, cuya cuantía debe parecer razonable, en lo que respecta al volumen de negociación de la empresa. 3. Se debe comprobar que son ciertas estas deudas a C/P, que revela el balance, y están

basadas en las operaciones de explotación de la empresa, y además están debidamente autorizadas y correctamente valoradas. 4. Los asientos referentes a estas cuentas de pasivo, deberán estar justificados con sus

correspondientes documentos. 5. Los cargos a proveedores contabilizados como pagos, se deben corresponder

efectivamente con los desembolsos efectuados. 6. Se hayan contabilizados las devoluciones de géneros y rappels obtenidos de

proveedores. 7. Comprobar que no se han practicado compensaciones de los saldos deudores con los

acreedores. 8. Estén correctamente contabilizados, las diferentes conceptos de estas deudas u

obligaciones a C/P, en las cuentas específicas, es decir, están adecuadamente descritas y clasificadas en el balance final. 9. Comprobar que se atiende puntualmente al pago de las deudas e intereses. 10. Comprobar que no existen más exigibilidades a C/P que los reflejados en el balance.

PROCEDIMIENTOS DE VALIDACION En naturaleza el momento y alcance de los procedimientos y técnicas de Auditoria, se proponen en función de los objetivos establecidos, de las características del negocio y de la evolución del control interno. Estos procedimientos deberán incluir los siguientes aspectos: 1. Inspección de los documentos relativos a los comprobantes exigibles a C/P. 2. Investigación y comentario con el personal de la empresa que se considere necesario. 3. Confirmación directa de los proveedores y acreedores varios.

La forma de actuar se podría resumir de la siguiente forma: a) Se obtendría de la empresa el detalle o desglose de las cuentas individuales o auxiliares

del pasivo circulante, con el fin de comprobar que los saldos del mayor concuerdan con los de las cuentas auxiliares correspondientes.

b) Se trata de seleccionar a los acreedores y proveedores cuyos saldos se vayan a

confirmar. Normalmente se ven los importes más significativos o que se cancelen en esa fecha, se mueven mucho esos importes.... c) Solicitar la confirmación directa de esos saldos con terceras personas, pidiéndole que la

contratación sea remitida directamente al Auditor. d) Se preparará un adecuado control de los envíos realizados y de las respuestas recibidas. e) Tras ello, se conciliarán las respuestas recibidas que presentan diferencias con los

registros contables. Se investigarán las anomalías recomendando los ajustes pertinentes. f) Se analizarán por muestreo determinadas cuentas comprobando sus movimientos con

sus correspondientes justificantes. g) Se averiguará la antigüedad de los saldos que no se liquiden con normalidad y se

investigarán las causas. h) Se obtendrá un listado desglosado de los saldos de proveedores y acreedores por

vencimiento. i) Habrá que revisar la contabilización y valoración de las cuentas a pagar en moneda

extranjera. j) Se revisará los principales conceptos de compra y demás gastos incluidos en pérdidas y ganancias, o las partidas de activos correspondientes a fin de evitar tanto exceso como ocultación de pasivo. k) Se tendrá que justificar la autenticidad de los efectos comerciales a pagar, comprobando su nacimiento, vencimiento y pago de su posible devolución y las causas, su renovación a su vencimiento y porque motivo, todo esto se resumirá en un Memorándum en el que queda constancia del trabajo realizado y resultados obtenidos. Auditoría de cuentas a pagar Básicamente se incluyen todas las cuentas que corresponden a deudas contraídas por las compras de mercancías necesarias para el desarrollo de la actividad de la empresa. También están aquellas que corresponden a las deudas de suministradores de bienes y servicios que no tienen la consideración de proveedores. Objetivos de auditoria El objetivo del auditor es formarse una opinión razonable de las cuentas a pagar, por lo que debe obtener información suficiente sobre los siguientes aspectos: 1. Si los saldos de los proveedores son razonables y el importe de las compras es acorde

con las necesidades de la empresa.

2. Que exista una correlación entre el pedido, la mercancía recibida y el importe facturado. 3. Verificar la existencia de la autorización correspondiente para cada pedido. 4. Comprobar que los saldos de pasivo no están infravalorados y que están

adecuadamente descritos y clasificados en los estados financieros. 5. Asegurarse que los pagos realizados están adecuadamente autorizados. 6. Cerciorarse que la contabilización se ha realizado según las normas recogidas en el

PGC en lo referente a intereses devengados y gastos cargados. 7. Verificar que los saldos de las cuentas a pagar representan deudas reales de la

empresa. 8. Efectuar un análisis de la antigüedad de los saldos. 9. Comprobar que los pasivos están contabilizados en el período que les corresponde

según criterios contables. 10. Confirmar que los sistemas de control interno utilizados en éste área, son eficaces.

Objetivos de control interno Tiene especial relevancia en esta área el sistema de control interno establecido por la empresa; por ello, el auditor debe conocer los circuitos establecidos por la empresa en el flujo grama para las compras y demás cuentas a pagar. De la información obtenida y de su comprobación dependerá el grado de fiabilidad que tenga el auditor y, en función de ello, realizará un mayor o menor número de pruebas tanto de cumplimiento como sustantivas. Aspectos fundamentales en el control interno, son los siguientes: Una adecuada segregación de funciones, con personas independientes para cada uno de los departamentos que intervienen. • Autorización de compras. • Verificación de factura. • Recepción de productos. • Contabilización. • Autorización de pago.

Verificar la existencia de albaranes de entrada pre numerado. Existencia de un control en el momento de recepción de la mercancía (conteo y control de calidad). Establecimiento de la forma y condiciones de pago.

Listado de proveedores y acreedores autorizados, especificando cuál o cuáles son los mejores para la empresa (por las ofertas que realizan). Supervisión de las facturas de proveedores y acreedores, comprobando: precios, condiciones de pago, descuentos, órdenes de compra, etc. Realización de conciliaciones periódicas entre fichas individuales de proveedores y acreedores, y los saldos del mayor al final de cada mes. Registro y control de las mercancías recibidas, comprobando que se acompaña la documentación correspondiente (orden zzde pedido, etc.). Control de los vencimientos de los pagos a realizar. Envío periódico, por persona independiente, de conciliaciones a proveedores y acreedores, aclarando las diferencias existentes. Imputación adecuada de las recepciones de mercancías al final del ejercicio económico (corte de operaciones). Se entiende por corte de compras el procedimiento establecido para asegurar que las compras cuya entrega se ha realizado (y las correspondientes devoluciones y reclamaciones hechas a proveedores) hasta el final del ejercicio, están reflejadas en los estados financieros del ejercicio. Comprobar toda la documentación soporte de una compra antes de la autorización del pago. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Los procedimientos utilizados dependerán fundamentalmente de los siguientes factores:  Conocimiento del negocio y del sector donde se encuentra incluida la empresa.  Conclusiones obtenidas sobre el control interno.  Importancia relativa de los saldos. Éstos, se pueden dividir en dos grandes grupos:

1. - Procedimientos para la verificación de cuentas a pagar

Mediante la verificación de cuentas a pagar el auditor obtendrá la mejor evidencia sobre ésta área de los propios proveedores y acreedores. Para ello solicitará de la empresa la redacción de cartas de circularización para todos los seleccionados. Se tendrán en cuenta todas las cuentas de proveedores y acreedores incluyendo las deudas recogidas en efectos comerciales.

El tamaño de la muestra a circula rizar estará en función del resultado del control interno y del criterio utilizado por el auditor. Entre otros, elegirá: Tengan saldos más importantes. Posean saldo deudor. Recojan movimientos muy importantes. No hubieran tenido movimientos durante el ejercicio. Proveedores que tuvieran deudas recogidas en varias cuentas (efectos, facturas pendientes de recibir, etc.). Algunos con saldo cero. Para decidir el número de cuentas, al igual que en la circularización a los clientes, se debe tener el objetivo del mínimo número de cuentas para obtener el mejor resultado. Es útil la estratificación Las cartas de circularización, las debe preparar la empresa, pero, han de ser comprobadas, enviadas y recibidas por el auditor. La circularización empleada, será habitualmente la negativa. Si en un tiempo prudencial no se recibe respuesta el auditor efectuará un segundo envío de circularización. Si tampoco se obtiene contestación, tendrá que comprobar los saldos por procedimientos alternativos (revisar las órdenes de compra, albaranes de entrada, facturas, extractos bancarios). Las diferencias que surjan de las circularizaciones recibidas, han de presentarse a la empresa para su conciliación verificándolas posteriormente el auditor. La fecha para circula rizar será la del cierre del ejercicio, o unos días antes. Así mismo, se revisarán los pagos realizados y las facturas recibidas en los quince o treinta días siguientes al cierre del ejercicio, para detectar posibles pasivos como hechos posteriores. 2.

- Procedimientos para la verificación de la correcta valoración de las cuentas

Los procedimientos a seguir, serán: 1. Verificar que el tratamiento contable dado a las operaciones realizadas con las cuentas

de este grupo, siguen las normas de valoración del PGC. 2. Analizar las cuentas de partidas antiguas o en litigio. 3. Comprobar la adecuada clasificación de las cuentas a corto y largo plazo. 4. Examinar la correcta distinción entre proveedores y proveedores, efectos comerciales a

pagar.

5. Realizar la prueba de corte de operaciones para comprobar que no se han contabilizado

operaciones en fechas diferentes a las que se produjeron. Programa de trabajo El programa de trabajo para esta área debe contener básicamente los siguientes puntos: 1. Aspectos generales: a) Revisión y actualización de procedimientos contables y de control interno en el área. b) Resumen de puntos fuertes y débiles para determinar el alcance y oportunidad de los

procedimientos de auditoría aplicables. c) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control interno y

comentarios con el encargado del trabajo y con la dirección de la entidad. 2. Se deberá realizar la verificación del corte de operaciones de compras, utilizando la

información obtenida en la fecha del inventario físico. Después se revisará la secuencia numérica de los albaranes de entradas, para verificar la segregación de los movimientos de existencias. Por último, se seleccionarán algunas facturas de compras realizadas antes y después de la fecha del inventario físico, y se determinará si su contabilización ha sido correcta. Principios y normas contables Se pueden resumir de la siguiente forma: Valoración de las cuentas a pagar. Deudas en moneda extranjera. Deudas recogidas en efectos a pagar. Valoración de las cuentas a pagar Según establece la norma del PGC se deben recoger por su nominal:  Figurarán en el balance por su valor nominal. Los intereses incorporados al nominal de los créditos (intereses implícitos) con vencimiento superior a un año deberán registrarse en el balance como Gastos a distribuir en varios ejercicios, imputándose anualmente a resultados de acuerdo con un criterio financiero. 

El reconocimiento de las deudas se debe hacer en el momento del nacimiento de la obligación de pago; es decir, al firmarse el contrato que es cuando el comprador queda obligado al pago (en el caso de las compras es cuando se produce el traspaso de propiedad, que suele coincidir con la recepción de la mercancía).



Los saldos deudores de proveedores, aparecerán en el activo del balance.



Se contabilizarán las mercancías en camino propiedad de la empresa, así como las operaciones

realizadas

que

tengan

pendiente

de

recibir

las

facturas

correspondientes. Deudas en moneda extranjera El criterio a seguir está recogido en el PGC que establece que:  Las deudas en moneda extranjera a favor de terceros deben valorarse al tipo de cambio vigente en el mercado en el momento de perfeccionarse el contrato. De alterarse la paridad monetaria, el contravalor en euros de la deuda se calculará al final del ejercicio en que la modificación se haya producido, aplicando el nuevo cambio resultante a la misma.  Las diferencias positivas o negativas que pudieran surgir por razón únicamente de variaciones de cotización de mercado de divisa extranjera, deberán registrarse al final del ejercicio, (se valorarán las compras al último cambio publicado por la SBS).  Las deudas en moneda extranjera se pueden agrupar siempre que las monedas pertenezcan a países de características similares en cuanto a estabilidad y vencimientos.  Las diferencias positivas surgidas por deudas en moneda extranjera se registrarán como ingresos a distribuir en varios ejercicios. Se pueden llevar a resultados al vencimiento de la operación, o cuando se tuvieran recogidas en ese mismo ejercicio diferencias negativas, pero sólo hasta el importe de las mismas.  Las diferencias negativas en moneda extranjera se registrarán con cargo a resultados.  Deudas recogidas en efectos a pagar  Las deudas formalizadas en efectos comerciales deben contabilizarse en cuentas diferentes y por ello el PGC establece que el saldo de la cuenta 401. Proveedores, efectos comerciales a pagar, será el de las deudas con proveedores formalizadas en efectos de giro aceptados.  Los efectos aceptados deben figurar en el balance hasta su vencimiento.

Cuestionario de Evaluación de Control Interno Compras a proveedores del exterior

Respuesta PREGUNTAS SI NO COMENTARIO COMPRAS A PROVEEDORES DEL EXTERIOR 1. ¿Cómo se procede para cancelar deudas provenientes De contrataciones en el exterior? 2. ¿ Cómo se financian las compras con proveedores del exterior? 3. ¿Se requiere la autorización del Directorio, Gerencia General, etc.? 4. ¿Establecen los procedimientos la forma de asegurarse la entidad que se ha completado el porcentaje de embarques requeridos para liberar los documentos? 5. ¿ Qué sectores de la entidad toman conocimiento de la liberación de la operación documentada? 6. Mencione el procedimiento utilizado para registrar los pagos y descargar la cuenta del Mayor? 7. ¿ Quién es el encargado de revisar los débitos que se efectúan en la cuenta respectiva? ¿ Qué cargo ocupa? 8. ¿ Se controlan los pagos con los contratos aprobados? ¿ Quién lo hace? 9. ¿ Se registran en tiempos oportunos? 10. ¿ Se prepara un resumen de los pagos efectuados? ¿Quién lo realiza? 11. ¿ Impiden los procedimientos utilizados la duplicación de los pagos? 12. ¿Se preparan resúmenes analíticos de las cuentas a pagar? ¿ Con que frecuencia? 13. ¿Se cotejan con los resúmenes enviados por los proveedores?

14. ¿Se controla dicho resumen con la cuenta del Mayor? 15. Si del resumen de cuentas a pagar surgen cuentas vencidas, ¿Se analizan los motivos? ¿Quién lo hace? 16. ¿A quién se informa del resultado de dicho análisis? Exponga sus conclusiones sobre el control interno vigente

GERENTE

SUPERVISOR

Fecha:

Fecha:

Cuestionario de Evaluación de Control Interno Deudas Financieras Corrientes Respuesta PREGUNTAS

COMENTAR SI NO IO

1. ¿Qué destino se da a los créditos gestionados? 2. ¿Se cuenta con la aprobación legal correspondiente para la tramitación de créditos? 3. ¿Se realizaban las tramitaciones reglamentariamente establecidas? 4. Las captaciones de fondos en el mercado interno que Originan las obligaciones a pagar en moneda nacional, ¿Cuentan con aval? 5. En el caso de tratarse de obligaciones a pagar en moneda Extranjera ¿quién constituye el aval? 6. ¿Qué sector de la Entidad se encarga de la gestión de este tipo de créditos?

7. ¿Se llevan registros adecuadas de la operatoria de esta clase de obligaciones? 8. ¿Se formula algún tipo de comunicación a otros sectores? 9. De ser afirmativa la respuesta en el punto 8, ¿qué destino sigue la documentación formulada y que operativa origina? Exponga sus conclusiones sobre el control interno vigente

GERENTE

SUPERVISOR

Fecha:

Fecha:

Cuestionario de Evaluación de Control Interno Deudas No Corrientes

Respuesta DEUDAS FINANCIERAS CORRIENTES

COMENTAR SI NO IO

1. ¿Existe un sistema de información financiera? 2. ¿Sirve de base para la toma de decisiones? 3. ¿Se confeccionan presupuestos financieros? 4. ¿Se controlan a posteriori con la realidad? 5. ¿Quién lo hace? 6. Los pasivos que no se originen en el negocio diario normal, ¿Son aprobados por la máxima autoridad? 7. ¿En su caso, se plasma en el acto administrativo de Aprobación: a.

El origen o destino del préstamo?

b.

Los funcionarios con poder para negociar el préstamo?

c.

El compromiso máximo autorizado?

8. ¿ Se requieren dos firmas para las obligaciones a pagar? 9. ¿Se lleva un registro para las obligaciones a pagar? 10. ¿Se controla el registro con la cuenta de control del Mayor General? ¿Quién lo hace? ¿Con qué frecuencia? 11. ¿Existe un control sobre las garantías otorgadas? 12. ¿La concesión de avales se encuentra dentro del marco legal vigente? 13. ¿ Los intereses y gastos financieros son revisados en sus cálculos y monto? 14. ¿Son autorizados? ¿Por quién? 15. ¿Se recibe el documento original al efectuar el pago? 16. En caso de recepcionarse un recibo, ¿se gestiona el recupero del documento original? 17. ¿Se inutilizan las obligaciones canceladas mediante la aplicación de un sello? Exponga sus conclusiones sobre el control interno vigente

GERENTE Fecha:

SUPERVISOR Fecha:

3.8 AUDITORÍA DE CUENTAS PATRIMONIALES CAPITAL CONTABLE Generalidades EL capital contable es el derecho de los propietarios sobre los activos netos que surge por aportaciones de los dueños, por transacciones y otros eventos o circunstancias que afectan una entidad y el cual se ejerce mediante reembolso o distribución. Alcance y limitaciones Los aspectos fundamentales relativos al estudio y evaluación del control interno y los procedimientos de auditoría que se mencionan en este boletín, se refieren al capital contable de entidades establecidas con fines de lucro, principalmente sociedades mercantiles, así como también de otro tipo de entidades, cuyo capital contable se integre en forma similar al de éstas y no incluye todos aquellos procedimientos de auditoría específicos que podrían ser requeridos en el caso de entidades reglamentadas o de personas físicas. Objetivos de auditoria a. Comprobar que los saldos y movimientos estén de acuerdo con la escritura constitutiva y sus modificaciones, el régimen legal aplicable y los acuerdos de los accionistas y de la administración. b. Verificar que los conceptos que integren el capital contable estén debidamente valuados c. Determinar las restricciones que existan. d. Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros. Control Interno Aspectos que deben considerarse incluyen los controles clave, los cuales deberán dirigirse a: a. Exigencia de registros de la emisión de los títulos que amparen las partes del capital social b. Custodia y arqueo de títulos c. Autorización y procedimientos adecuados para el pago de dividendos

d. Información oportuna al departamento de contabilidad de los acuerdos de los accionistas o de los administradores, que afecten las cuentas del capital contable e. Comparación periódica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente f.

Información sistematizada sobre cifras actualizadas

Además se debe tener en cuenta que el capital social, debe figurar en los estatutos de la sociedad donde se indicará el número de acciones en que está dividido ese capital, el valor nominal de las mismas, su categoría o la serie y si son nominativas o al portador. Los estatutos deben recoger la parte del capital social no desembolsado y el modo en que se han de satisfacer los dividendos pasivos. Todas las acciones deben estar numeradas correlativamente y se extenderán en talonarios. Las acciones nominativas se inscribirán en un libro especial en que se anotarán las sucesivas transferencias de dichas acciones. Las acciones deben ser nominativas, mientras no se haya desembolsado su importe total. Las acciones no pueden emitirse por debajo de su valor nominal, si bien, si explicita la emisión de valores con prima. Todo aumento o disminución de capital, deberá acordarse en Junta General, este acuerdo se hará constar en escritura pública que se inscribirá en el Registro Mercantil. Por otro lado señalar, que las sociedades que obtengan en el ejercicio económico beneficios líquidos superiores al 6% del importe nominal de su capital (deducidos los impuestos), tendrá obligatoriedad de detraer como mínimo un 10% hasta constituir una reserva que alcance el 1/5 del capital social desembolsado, y de esta reserva sólo se podrá disponer para cubrir el saldo deudor de la cuenta de perdidas y ganancias y deberá reponerlo cuando descienda de ese nivel. Esta distribución de beneficio, deberá aprobarse en Junta General de Accionistas y contabilizarse en ese momento. Todas las operaciones efectuadas, deben autorizarse por los órganos competentes y estar de acuerdo con la ley y los estatutos. Por último, señalar que las acciones deberán encontrarse en lugar seguro y bajo custodia de persona responsable. Importancia relativa y riesgo de auditoria

La planeación de las pruebas de auditoria en el rubro del capital contable, debe incluir el análisis de los factores o condiciones que pueden influir en la determinación del riesgo de auditoria, como por ejemplo:  Cotización de acciones en bolsa  Gran volumen de acciones en circulación  Negociación para venta de acciones o fusión  Acciones en tesorería  Amortización de acciones  Tratamiento fiscal de operaciones con acciones, pago de dividendos, estado de liquidación de la entidad, reducción de capital, etc.  Control de cupones utilizados  Derechos de acciones preferentes  Modificaciones en régimen legal, estructura o características del capital social  Adquisición de acciones asociadas a un valor inferior a su valor contable  Restricciones legales, estatutarias o contractuales

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Planeación El auditor deberá efectuar una planeación adecuada para alcanzar totalmente sus objetivos en la forma más eficiente posible, considerando siempre los aspectos de importancia relativa y riesgo de auditoría. En la planeación, el auditor debe obtener información sobre las características de cada uno de los renglones del capital contable, tales como: régimen legal y estatutario del capital social, derechos y limitaciones de las acciones, tipos de superávit, políticas de dividendos, reglas particulares de valuación y presentación, etc. Revisión analítica El auditor deberá aplicar, entre otras, las siguientes técnicas:  Análisis de razones financieras, tales como pasivo a capital contable, activo a capital contable, utilidad del ejercicio a capital social, etc., determinadas sobre cifras tanto históricas como actualizadas, para identificar variaciones y tendencias, así como para juzgar la razonabilidad de éstas con base en el conocimiento general del negocio y de su entorno.

 Obtener explicación de variaciones importantes e investigar cualquier relación no usual e inesperada entre el ejercicio auditado y el anterior, entre periodos intermedios, contra presupuestos, etc. Propiedad Para comprobar la propiedad se deberá:  Verificar que los movimientos del capital contable estén autorizados y debidamente respaldados.  Inspeccionar el registro de acciones nominativas o de partes sociales y en su caso, el registro de variaciones de capital, para comprobar que reflejen correctamente la estructura del capital Existencia o integridad Para la verificación de la existencia e integridad deberá efectuarse lo siguiente:  Contar los títulos en tesorería o en su caso confirmación  Verificar que los cupones por dividendos pagados y los de acciones canjeadas hayan sido cancelados  Examinar los testimonios notariales de la escritura constitutiva y sus modificaciones. Verificar que el pago de dividendos se haya efectuado con base en el acuerdo de accionistas respectivos o de quienes ellos hayan designado al efecto, considerando su tratamiento fiscal. Valuación Para el examen de la valuación deberá llevarse a cabo lo siguiente: Cerciorarse que los valores de todos los conceptos del capital contable estén determinados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados.  Adicionalmente a la verificación de la razonabilidad de los saldos históricos de las cuentas de capital contable, deberá revisarse la actualización de los mismos (expresados en unidades de poder adquisitivo a la fecha del balance). Para tal efecto, se requiere contar con información relativa a la fecha en que se efectuaron las aportaciones de los accionistas, así como a la fecha en que se generaron las utilidades retenidas o pérdidas acumuladas, reservas de capital, etc. Comprobar que cuando se reciban en pago de acciones suscritas cantidades superiores a su valor

nominal o a su valor teórico (en caso de acciones sin valor nominal), se reconozcan en cuenta por separado como prima en venta de acciones, más su actualización.  Verificar que las donaciones recibidas por la entidad formen parte del capital contribuido y se expresen a su valor de mercado al momento en que se percibieron, más su actualización.  Verificar las reducciones de capital con el acuerdo de accionistas, vigilando el cumplimiento de las disposiciones legales, estatutarias contractuales aplicables, así como su tratamiento fiscal. Además, vigilar que su manejo contable esté de acuerdo con principios de contabilidad.  Cerciorarse que la amortización de acciones con utilidades retenidas haya sido acordada por los accionistas y cumpla con las disposiciones legales y estatutarias respectivas. Además, que su manejo contable esté de acuerdo con principios de contabilidad.  Cuando exista capitalización de efectos inflacionarios, verificar que se realice de acuerdo a principios de contabilidad y cumpliendo con los requisitos que establece la Ley General de Sociedades Mercantiles Verificar que en el caso de ajustes a resultados de ejercicios anteriores, hayan sido aprobados por los accionistas y se cumpla con lo dispuesto en según Principios de Contabilidad.  Comprobar que cuando los accionistas reembolsen pérdidas de la entidad en efectivo o en bienes, dichos importes se consideren como una reducción de las pérdidas acumuladas.  Cerciorarse que los dividendos comunes decretados pendientes de pago, así como los dividendos preferentes, una vez que las utilidades correspondientes, hayan sido aprobadas por los accionistas, formen parte del pasivo a cargo de la entidad.  En caso de adquisición de acciones de una subsidiaria o de una asociada, cuando exista un exceso del valor neto en libros sobre el costo de dichas acciones, se deberá verificar la determinación del mismo (incluyendo su actualización) y la procedencia de su inclusión dentro del capital contable. Declaraciones

Cerciorarse que en la carta de declaraciones de la administración se indiquen los aspectos relevantes del capital contable, y que en la carta del secretario del Consejo se incluyan las fechas de todas las sesiones celebradas durante el período auditado y hasta la fecha del dictamen.

Presentación y revelación  Detalle de los conceptos que integran el capital contable, incluyendo en primer lugar los que forman el capital contribuido, seguido de los de capital ganado.  Cuando exista diferencia entre el importe de las acciones suscritas y el importe pagado, ésta deberá considerarse como capital suscrito no pagado, restando el renglón de capital social. El saldo a cargo de accionistas por capital suscrito, que esté amparado por títulos de crédito, debe presentarse disminuido del capital social.  Características del capital contable y sus restricciones, como pueden ser: Descripción de los títulos representativos del capital social (acciones ordinarias, preferentes, partes sociales, etc.) Clases y series de acciones y partes sociales en que se divide el capital social, con sus características y restricciones. Capital social mínimo y monto máximo autorizado, en el caso de sociedades de capital variable.  Número de acciones emitidas y suscritas, su valor nominal o la mención de que no expresan valor nominal. En el caso de acciones preferentes y/o especiales, sus derechos y restricciones, como pueden ser característica de conversión o redención, dividendos mínimos garantizados, así como el importe de dividendos acumulados no decretados.  Importe de dividendos acumulativos no decretados.  Restricciones y otras situaciones que afecten al capital contable con motivo de disposiciones legales, acuerdos de accionistas, contratos de préstamo o de otra índole.  Tipo de impuestos a que estén sujetas las distribuciones o reembolsos.  En caso de que existan anticipos de los socios o accionistas para futuros aumentos al capital social de la entidad deberán presentarse en un renglón por separado dentro del capital contribuido, siempre y cuando exista resolución en asamblea de que se aplicarán para aumentos al capital social en el futuro.  Los movimientos registrados durante el periodo en los conceptos del capital contribuido y del capital ganado se mostrarán en el estado de variaciones en el capital contable. Asimismo, en este estado o en sus notas se revelarán los cambios en el número o clase de acciones o en el valor nominal de las mismas.  Importe del dividendo por acción y de los dividendos pagados en forma distinta a efectivo. Programas de trabajo Patrimonio Neto

Año Hecho por

Referencia

Para uso exclusivo en la auditoria de empresas 1. Prepare un detalle del movimiento del patrimonio neto Durante el ejercicio. Referencie los saldos iniciales con los estados contables del año anterior, cantidad de acciones con el registro de accionistas y los dividendos con su debida autorización en actas. Pruebe la razonabilidad de la elaboración del Estado de Evolución del Patrimonio Neto. 2. Verifique que todas las transacciones y saldos patrimoniales estén adecuada e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes. 3. Verifique que todas las emisiones de acciones: a) Se encuentren dentro de los límites aprobados por los estatutos vigentes. b) Han sido aprobadas por el directorio. c) Hayan sido elevadas a escritura pública, debidamente inscrita en el pertinente organismo estatal de control d) Hayan sido registradas en el libro de registro de acciones. 3. Verifique que se hallan contabilizado adecuadamente los dividendos a pagar en efectivo o en acciones dispuestos por la Asamblea de Accionistas. 4. Asegúrese que se hayan cumplido las disposiciones legales y estatutarias referentes a la emisión de nuevas acciones (derecho de preferencia. integración, etc.) 5. De existir acciones preferidas verifique que se haya procedido al pago de los dividendos pactados o en caso de existir pérdidas que se haya hecho la correspondiente contabilización en cuenta de orden. GANANCIAS RESERVADAS 6. Asegúrese de que se hayan contabilizado adecuadamente las reservas stablecidas por la ley o por disposición de la Asamblea de Accionistas. Verificar las actas que dispusieron las afectaciones y desafectaciones respectivas. 7.

Verifique que las reservas por revaluación de activos se han contabilizado de

acuerdo con las disposiciones vigentes. En organismos descentralizados y administración central, deberá verificarse que las

Breve conclusión sobre el trabajo realizado.

GERENTE Fecha:

SUPERVISOR Fecha:

Cuestionario de Evaluación de Control Interno Patrimonio Neto Respuesta DEUDAS FINANCIERAS CORRIENTES SI 1. ¿Se lleva el libro de registro de acciones con las formalidades legales? 2. En el caso de que no se hayan integrado totalmente las acciones emitidas, ¿existe control numérico sobre los certificados provisionales emitidos? 3. ¿Se anulan los certificados cuando se canjean por las acciones definitivas? 4. ¿Se controlan adecuadamente las acciones impresas pero cuya emisión no ha sido aún dispuesta por el directorio? 5. Las nuevas emisiones se elevan a escritura pública e inscriben sin demora en el organismo estatal de control? 6. ¿El pago de dividendos es efectuado por la sociedad o por terceros? 7. Los cupones presentados por los accionistas para el cobro de los dividendos, ¿son anulados para evitar la posibilidad de su nueva presentación? 8. ¿En aquellas Entidades que no tienen su Capital constituido en acciones: a) Existen disposiciones legales o reglamentarias por las que le ha sido fijado el Capital a la Entidad? b) Se han producido modificaciones del Capital con posterioridad? c) Quién dispuso dichas modificaciones? d) Son las mismas procedentes?

N

COMENTA

O

RIO

e) Se llevan registros auxiliares sobre los movimientos de la cuenta Capital; los antecedentes y la documentación respectiva son accesibles para su análisis? f) Las gestiones para lograr la capitalización de partidas pendientes son seguidas con regularidad ante las autoridades competentes? Exponga sus conclusiones sobre el control interno vigente

GERENTE

SUPERVISOR

Fecha:

Fecha:

1. AUDITORIA DE INGRESOS Y EGRESOS 1.1. AUDITORIA DE INGRESOS 1.1.1. NATURALEZA Comprende fundamentalmente el detalle de ingresos obtenidos por ventas, ingresos varios, ingresos extraordinarios, gastos de ventas, gastos de administración, gastos financieros, entre otros. 1.1.2. CONTROLES INTERNOS a. Designar responsables de preparación o toma de pedidos de venta b. Designar responsables de aprobación de créditos. c. Designar responsables para la entrega de mercancía. d. Designar responsable de despachos. e. Designar responsable de facturación. f.

Designar responsable de verificación de facturas

g. Designar responsable de manejo de cuentas de control h. Designar responsable del manejo de las cuentas del Mayor Clientes i.

Designar responsable de aprobación de devoluciones y descuentos.

j.

Designar responsable para autorización de castigo de cuentas morosas e incobrables.

1.1.3. OBJETIVOS DE AUDITORIA a. Considerar el control interno sobre los ingresos y los gastos. b. Determinar la ocurrencia de las transacciones registradas de ingresos y gastos. c. Establecer la inclusión completa de las transacciones registradas de ingresos y gastos. d. Establecer la precisión numérica de las planillas y de los ingresos y gastos. e. Determinar si la valuación de las transacciones de ingresos y gastos está en concordancia con los PCGA. f.

Determinar si la presentación y la revelación de las cuentas de cuentas de ingresos y gastos son apropiadas.

1.1.4. RELACIÓN ENTRE LAS CUENTAS DE INGRESOS Y EL BALANCE GENERAL Cuentas por cobrar

Ventas

Otras cuentas por cobrar

Intereses

Inversiones en valores

Intereses, dividendos

Activo fijo

Alquileres, ganancia sobre la venta

Intangibles

Regalías

1.1.5. RELACIÓN ENTRE LAS CUENTAS DE GASTOS Y EL BALANCE GENERAL Inventarios

Compras, costo de ventas, planillas

Activo fijo

Depreciación,

mantenimiento

y

reparación Intangibles

Amortización

Pasivos acumulados

Comisiones, honorarios, bonos

Deuda con intereses

Intereses

1.1.6. TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA a. Análisis de saldos b. Confirmación c. Conciliación d. Calculo global 1.1.7. PRUEBAS SUSTANTIVAS Y DE CUMPLIMIENTO Pruebas sustantivas. Gastos de ventas, administrativos y generales a. Realizar procedimientos analíticos relacionados con las cuentas  Desarrollar una estimación (cálculo global) del saldo de la cuenta  Determinar el monto de la diferencia con respecto a la estimación que puede ser aceptado sin investigación.  Comparar el saldo de la cuenta de la empresa con el saldo de la cuenta esperado.  Investigar desviaciones significativas con el saldo de la cuenta esperado. b. Preparar un análisis de una selección de cuentas de gastos. c. Preparar un análisis de gastos críticos para efecto de la Declaración de Impuesto a la Renta. 1.2. AUDITORIA DE GASTOS

1.2.1. Generalidades Se define al gasto como "el decremento bruto de activos o incremento de pasivos, con efecto en su utilidad neta durante un período como resultado de las operaciones que constituyen sus actividades primarias o normales y que tienen como consecuencia la generación de ingresos". Por otro lado, se señala que las partidas extraordinarias "son eventos y transacciones que deben reunir simultáneamente las dos condiciones siguientes:  No usuales. El evento o transacción correspondiente debe poseer un alto grado de anormalidad y debe ser de un tipo claramente ajeno a las actividades normales y típicas de la entidad dentro del entorno en que opera".  No frecuentes. El evento o transacción correspondiente no ha sido ni se prevé recurrente, tomando en cuenta el entorno en que opera la entidad. Asimismo y refiriéndose a las partidas especiales, en el último boletín citado se indica que "las transacciones o eventos relevantes que no son partidas extraordinarias, ni operaciones discontinuadas, pero que reúnen la característica de inusual o la característica de no recurrente, pero no ambas, requieren de un tratamiento contable especial por que afectan la comparabilidad de la información financiera. 1.2.2. Objetivos de auditoria Los objetivos de auditoría de la revisión de gastos son los siguientes.  Comprobar que los gastos representan transacciones efectivamente realizadas y que corresponden a los fines propios de la entidad.  Verificar que se encuentren registrados todos los gastos que corresponden al periodo revisado y que no se incluyan transacciones de periodos anteriores o posteriores.  Verificar que no existan activos capitalizables contabilizados como gastos.  Comprobar que los gastos estén adecuadamente contabilizados y presentados, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. 1.2.3. Control interno  A continuación se señalan algunos de los controles internos clave, específicos, que deberán verificarse durante la etapa relativa al estudio y evaluación del control interno: Los gastos son autorizados por funcionario responsable.  Existe una segregación de funciones para su autorización, su pago y su registro.  Se tiene establecido un control presupuestal para estas categorías s Se cuenta con registros contables apropiados para el control, clasificación e información de los gastos por áreas de responsabilidad.

1.2.4. Importancia relativa y riesgo de auditoria Para establecer el alcance de las pruebas de auditoría en el rubro de gastos debe considerarse el análisis de los factores o condiciones que influyen en la determinación del riesgo de error inherente, así como el riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no los descubra. Algunos ejemplos de estos factores son:  La naturaleza y características propias de los gastos.  Ausencia o inadecuadas, políticas de capitalización.  Carencia de controles para reconocer y registrar en forma oportuna y adecuada los gastos.  Cargos y créditos extraordinarios.  Carencia o procedimientos inadecuados de revisión y autorización de desembolsos.  Registros auxiliares poco confiables. 1.2.5. Procedimientos de auditoria 1.2.5.1.

Planeación

El auditor deberá efectuar una planeación adecuada de su trabajo para alcanzar totalmente sus objetivos en la forma más eficiente posible, considerando siempre los aspectos de importancia relativa y riesgo de auditoría. 1.2.5.2.

Revisión analítica

Con el propósito de evaluar la importancia relativa de los gastos en relación con los estados financieros en su conjunto e identificar cambios significativos o transacciones no contables el auditor aplicara, entre otros, los siguientes procedimientos:  Comparación de las cifras de los distintos renglones del periodo sujeto a revisión contra presupuestos y contra las cifras del año anterior, tomando como elemento de juicio el índice de inflación general y/o el índice específico y las características particulares de la entidad sujeta a revisión y así juzgar si las variaciones o la ausencia de éstas y las tendencias son razonables.  Obtener y analizar explicaciones de variaciones importantes o extraordinarias en relación con el año anterior y con presupuestos.  Análisis de razones financieras tales como gastos de operación a ventas netas, gastos de fabricación a costo de producción, etc., para identificar variaciones y tendencias, para así juzgar la razonabilidad de éstas, con base en el conocimiento general de la entidad y de su entorno. 1.2.5.3.

Pruebas de cumplimiento

Generalmente el auditor desarrolla pruebas de cumplimiento con objeto de tener una seguridad razonable de que los procedimientos de control interno en los que pretende confiar, existen y se aplican eficazmente. Dichas pruebas son necesarias ya que se relacionan con procedimientos claves de control que han sido considerados en la determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas. 1.2.5.4.

Pruebas sustantivas

Como resultado de la planeación del trabajo de auditoría, que incluyó, entre otros aspectos, el estudio y evaluación del control interno contable, el desarrollo de las pruebas de cumplimiento, los procedimientos de revisión analítica y considerando nuevamente los factores de importancia relativa y riesgo de auditoría, el auditor podrá establecer la naturaleza de las pruebas sustantivas, con el alcance y oportunidad que considere necesarios en las circunstancias. A continuación se describen algunas pruebas sustantivas que pueden ser aplicables a la generalidad de los casos:  Verificar que los saldos de los auxiliares de las subcuentas de gastos coinciden contra el mayor general.  Revisión general de los auxiliares de gastos para detectar y, en su caso investigar partidas poco usuales.  Examen crítico de los documentos que respaldan los gastos, para verificar que los bienes o servicios hayan sido efectivamente recibidos y que se derivan de transacciones normales y propias 1.2.5.5.

Presentación y revelación

El auditor debe verificar que exista una presentación y revelación adecuada de los gastos en los estados financieros, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Cuestionario de evaluación de Control Interno Gastos en Personal Respuesta PREGUNTAS SI General 1. ¿Se encuentra la función de administración del Personal centralizada?

N

COMENTARI

O

O

2. En caso contrario, ¿existen argumentos que hagan justificable su descentralización? Enuncie los principales 3. ¿Depende la administración de personal de un nivel adecuado? 4. ¿Se encuentran segregadas las funciones de administración de personal de las de: a) Control de la prestación de servicios? b) Liquidación de haberes? c) Firma de cheques? d) Pagos de haberes? e) Conciliación de las cuentas bancarias empleadas para el pago de haberes? 5.

¿Se

encuentran

claramente

definidas

por

escrito

las

responsabilidades vinculadas con esta función? 6. ¿Existen legajos individuales por cada trabajador conteniendo la siguiente información: a) Nombramiento y régimen bajo el que se encuentran designados, convenio colectivo, etc. b) Salario, categoría escalafonaria c) Asignación y cambio de puesto? d) Deducciones al salario autorizadas por disposiciones legales? e) Documentación requerida para el pago de salario familiar f) Capacitación g) Declaración jurada relacionadas con el Impuesto a la Renta 7. ¿Se mantienen estas constancias en forma independiente e inaccesible a personas que:

a) Controlan o aprueban los registros de tiempo u otra Información

que sirva de base a la preparación de las planillas de salarios? b) Preparan estas planillas? c) Aprueban estas planillas? d) Están encargadas del pago? 8. ¿Son los procedimientos tales que permiten que todas las comunicaciones

por

incorporaciones,

cesantías

u

otras

modificaciones sean remitidas con prontitud al departamento de personal? 9. ¿Son todas las disposiciones de nombramientos, cesantías, ascensos y otras modificaciones debidamente aprobadas por autoridad competente? 10.

Los

cambios

de

funciones,

responsabilidades

y

remuneraciones, ¿Se encuentran amparadas por acto de autoridad competente? Registros de tiempo 11. ¿Existen registros de tiempo para: a) Acumular las horas o días trabajados? b) Las horas extras trabajadas? c) Hacer la distribución contable del importe pagado a las órdenes de producción, centro de costos, cuentas de gastos, etc.? 12. ¿Se controlan apropiadamente los registros originales de tiempo para evitar que sean alterados? 12. 13.

¿Son las horas extras aprobadas por un funcionario del departamento respectivo, pero

que no tenga injerencia en: a) La preparación de las planillas? b) El pago?

14. ¿Son las horas extraordinarias autorizadas por autoridad

competente? 15. ¿Se verifica previamente a su autorización el financiamiento de las mismas? 16. ¿Se verifica que las horas extraordinarias liquidadas se mantengan dentro de lo razonable? Preparación y control 17. ¿Son las personas a cargo de la preparación de sueldos y jornales completamente independientes de las conectadas con la toma y despido de personal? ¿Quién prepara: a) Los sueldos? b) Los jornales? 18. ¿Es el pago de sueldos y jornales efectuado por personas no conectadas con su preparación? 19. ¿Son los sueldos y jornales aprobados por personal que no tiene injerencia en: a) Su preparación? b) Su pago? ¿Quién aprueba? 20. Cuando sea practicable, (como en el caso de sueldos), ¿se concilian los totales del mes o período corriente con los del anterior para demostrar los cambios específicos ocurridos? 21. Las planillas son revisadas en cuanto a horas, jornal, deducciones, cálculos y sumas? 22. ¿Es controlada la apropiación de los sueldos por una persona Responsable ajena a su preparación? 23. ¿Se rotan los empleados qué preparan las distintas fases de la nómina?

24. Indique de qué constancias se preparan los sueldos? PAGO 25. ¿Son los pagos efectuados por personal ajeno a: a) La preparación de los GASTOS EN PERSONAL? b) La toma y despido de personal? c) La aprobación de las constancias de tiempo? 26. Para los salarios pagados en efectivo: (indique cuáles son) a) ¿Se retira del banco el monto neto a pagar? b) ¿Existe un control adecuado sobre el llenado y custodia de los sobres? c) Tiene acceso a los registros de Caja el pagador? 27. Para los que se pagan con cheque ó a través de Depósitos bancarios: (indique cuáles son) a) ¿Existe una cuenta bancaria especial restringida a los pagos de sueldos? b) ¿Es esta cuenta conciliada por un empleado no conectado con la preparación de sueldos y jornales y de los cheques de pago? 28. ¿Se obtiene constancia firmada de los empleados u obreros? a) Recibos b) Planillas 29. ¿Es el pago efectuado en todos los casos directamente al beneficiario? Indique en qué caso se abona a otra persona 30. En caso de que se abone a otra persona, ¿qué requisitos Se deben cumplimentar? 31. ¿Se confeccionan los recibos de conformidad con las disposiciones legales vigentes?

32. ¿Se comparan dichas firmas con las constancias personales por una persona ajena al sector? 33. ¿Son los sueldos y jornales no reclamados devueltos al cajero o a otro funcionario responsable y no a la sección sueldos y jornales? 34. ¿Se rota al personal encargado del pago de: a) Sueldos? b) Jornales? 35. Practica la Entidad periódicamente una auditoria de la Nómina? 36. Presencia el pago de la nómina una persona independiente de su preparación? 37. Deposita la compañía regularmente y dentro de los límites legales los diversos aportes y retenciones sobre los salarios que deben efectuarse según las disposiciones legales? Registros y procedimientos contables 38. ¿Existen normas escritas relacionadas con el procedimiento contable de remuneraciones y cargas sociales? 39. ¿Son adecuadas? 40. ¿Es controlada la apropiación por una persona responsable ajena a su preparación? 41. Cuál es la metodología para la imputación de los importes a resultados? 42. En su caso, cuál es el método para la imputación por centros de responsabilidad o costos? 43. ¿ Se llevan los registros requeridos por las disposiciones vigentes? 44. ¿Están actualizados?

45. ¿Se registra adecuadamente el pasivo proveniente de la relación laboral? Exponga sus conclusiones sobre el control interno vigente

GERENTE

SUPERVISOR

Fecha:

Fecha:

7. ROLES Y PROCESOS Del análisis realizado sobre control interno, y anteriormente expuesto, se consolidó que el control interno es un proceso, el cual es efectuado por todas las personas de la organización, involucrando especialmente a los niveles directivos más altos, esto necesariamente implica que no se trata de un simple procedimiento o una política a ser desempeñada, es el proceso que está continuamente funcionando en todos los niveles. Claramente se logran ver en la siguiente gráfica las diferentes etapas (actividades) del proceso del control interno, las cuales son el diseño, implementación, mejora-miento, evaluación-valoración, auditoría, y supervisión. Es importante resaltar la diferencia que surge entre:  Los objetivos de negocio: los cuales son netamente organizacionales y corresponden a los intereses particulares de un ente económico, y  Los objetivos comprometidos: están condicionados por el interés público y resaltan, por un lado el papel social de la gestión administrativa, pero por otro los roles de los auditores y de los supervisores, en aras de los intereses generales de los mercados y/o de la sociedad en general. A continuación se hace una presentación breve en relación con cada uno de las etapas (actividades) mencionadas. 7.1 Diseño Esta actividad del sistema de control interno es, por lo tanto, la actividad mis importante y clave, en una perspectiva estratégica. En países como Colombia, el entendimiento de ello apenas comienza a ser una realidad. La causa, el tránsito desde la segunda a la tercera generación del control interno. Como se notó en capítulos anteriores, la segunda generación del control interno tiene un énfasis normativo (legal y/o profesional) muy fuerte y en consecuencia deriva en el cumplimiento, sacrificando la eficiencia. Por ende, más adelante se verá con mayor propiedad, la supervisión del control interno o la acción reguladora respecto del mismo que conducen al cumplimiento pero no la eficacia de sistemas de control interno: se dispone de controles internos, se gastan enormes cantidades de recursos en ellos, pero no se logran los objetivos de negocio. La clave en el diseño del sistema de control interno está conduciendo a subrayar la importancia de:

 Los criterios de control, como referentes comunes y con altas dosis de objetividad, particularmente a partir de estándares internacionales; y  Las acciones estratégicas de la alta gerencia en ejercicio de su rol de propietario del control interno. Si el diseño es bueno contribuye en gran medida al funcionamiento eficaz del Sistema de control interno y ahorra cantidades importantes de recursos. Por eso, si bien es importante que participen todos los involucrados en la organización, el rol principal relacionado con el diseño corresponde a los emisores de los criterios/ estándares, y a la alta gerencia en cuanto ésta directamente, o a través de asociaciones gremiales, participa en la emisión de tales criterios/estándares. Una de las grandes ventajas de esta actividad del sistema de control interno es eliminar la subjetividad de aplicar los controles que le parecen a cada quien, sin tener en cuenta ni los objetivos ni las interrelaciones. En particular, para una organización el diseño del sistema de control interno consiste en ajustar el criterio de control seleccionado a las necesidades y características particulares de dicha organización. La importancia de este es tal, que para muchos las actividades restantes se recogen en una sola: análisis del sistema de control interno. Ello puede hacerse sin mayores problemas en las empresas pequeñas y en algunas medianas. Sin embargo, en las grandes y, sobre todo, en las de interés público (particularmente mercados de capital: financieros y de valores), cada etapa (actividad) tiene su funcionalidad específica. 7.2 Implementación Esta es una actividad de responsabilidad de la alta gerencia, normalmente a través de consultores extremos. Consiste en poner a funcionar, en plazos prudentes, el diseño aceptado. La capacitación a los máximos niveles directivos como al personal clave en la organización, respecto del criterio de control seleccionado, las razones para ello y la metodología asociada con el mismo, es usualmente el primer paso. Lo siguiente es poner a funcionar un plan piloto, dicho plan debe realizarse en un área que sea clave para la organización, y posteriormente ir implementándolo en el resto de las áreas, y no seleccionar el área piloto por un área operativa de bajo nivel. Finalmente, el paso siguiente en esta etapa es la consolidación e integración en un sistema único y coherente. El asunto clave, en esta actividad es la coherencia y la alineación entre el criterio seleccionado y la metodología asociada con el mismo. Es decir, si se selecciona COSO como criterio de control, la metodología debe ser la de COSO, para garantizar la eficiencia del sistema de control interno. Una de las principales dificultades actuales, en el sector público colombiano, es precisamente la falta de tal coherencia y alineación: el criterio básico es COSO, con algunos ajustes y complementaciones (incorporando control de gestión), pero las metodologías son,

en un caso, la de auto-control derivada del criterio CoCo, y en otros las australianas de gestión de riesgos. Es claro, que en todo nivel y estado de desarrollo del sistema de control interno es crítico contar con el apoyo decidido de los más altos niveles administrativos, en esta etapa de implementación el asunto es particularmente crítico. Puesto que, los proyectos fracasan o se vuelven solamente de cumplimiento cuando el apoyo que se busca es la obligatoriedad normativa (legal y/o profesional) y no el de la alta gerencia. 7.3 Mejoramiento Esta actividad consiste en un accionar continuo, la consolidación del sistema de control interno es un asunto que se da con el paso del tiempo. No existe ningún sistema de control interno que sea carente de errores. Por consiguiente, se convierte en un imperativo su mejoramiento continuo. A esta actividad algunos prefieren darle el nombre administración estratégica del control interno: o sea, el accionaren el día-a-día por parte de los niveles administrativos más altos, en aras de garantizar el logro de los objetivos del negocio. Lo importante aquí es, seguramente, una de las razones por las cuales no es suficiente hacer únicamente la evaluación/valoración de los riesgos, sino que adicional se requiere una administración de los mismos. De cara a las obligatoriedades legales o las modas, muchas organizaciones compran diseños de sistemas de control interno (una actividad muy rentable para los consultores organizacionales), estas realizan grandes esfuerzos de implementación inicial (que conlleva invertir buena cantidad de recursos), se inician los planes piloto... pero ahí quedan las cosas. Y otra práctica muy común es que la alta gerencia delegue el asunto en un comité o en un funcionario... y nuevamente ahí queda todo. En esta etapa, la alta gerencia tiene el rol clave a través del personal propio de la organización: superada la participación de los consultores externos, llega la hora en que la organización tiene que controlarse a sí misma (auto-control). El mejoramiento del sistema de control interno es una etapa clave para garantizar la eficiencia del mismo. Posiblemente ésta sea una de las razones por las cuales las metodologías más importantes dan un énfasis creciente al monitoreo, esto es, al análisis del comportamiento de los distintos procesos en el tiempo, mediciones que se realizan a través de indicadores. 7.4 Evaluación / valoración Como ya se ha dicho, esta actividad o etapa es la que históricamente mayor énfasis ha tenido, aun cuando no siempre cuente con la eficacia requerida. Ha sido práctica tradicional que los sistemas de control interno estén sometidos a evaluaciones, principalmente por parte de los auditores (internos y externos). Surgen entonces, dos roles importantes y diferentes:  Los auditores internos, quienes valoran el control interno para ayudarle a la administración a sus actividades de gestión organizacional, y  Los auditores extremos (financieros), quienes generalmente han utilizado esta evaluación para determinar el alcance de las pruebas de auditoría, un asunto que les

interesa mucho para ahorrar costos y para salvar sus responsabilidades, generando unas recomendaciones de control a las que no siempre se les hace seguimiento y a las que la administración no siempre atiende. En auditoría de estados financieros, los últimos desarrollos, a partir de estándares internacionales y dentro del proceso de convergencia hacia ellos (particularmente el de los estándares americanos), en el contexto del nuevo modelo de riesgos de auditoría, han introducido modificaciones importantes tanto en la definición del control interno (insistiendo en tener como referentes a un 'criterio de control* pero en la práctica incorporando COSO), pero no han eliminado la evaluación del control interno a cargo de los auditores de estados financieros para determinar el alcance de las pruebas de auditoría. No obstante, debe reconocerse que ha sido la implementación de la Sarbanes- Oxley Act of2002 la que ha introducido un nuevo elemento, el cual es la valoración del sistema de control interno, a cargo de la administración principal, y como elemento a someter a examen con vistas a obtener un dictamen de auditoría sobre el control interno. 7.5 Auditoría Esta actividad para el sistema de control interno, como ya se mencionó, es un asunto extremadamente nuevo. Puesto que ésta implica someter a examen independiente, a cargo del auditor de la compañía, la valoración que a partir de un criterio de control realiza la administración principal. Lo nuevo en esto es que:  Se precisa que tiene que existir un referente externo, aceptado por todos los involucrados en la organización particular, que se denomina 'criterio de control.'  La administración tiene que hacer una valoración del sistema de control interno, especificando tanto el criterio de control como los resultados de tal valoración, por la cual tiene que asumir responsabilidad.  Si bien el responsable del control interno es la administración principal, acá se hace una precisión adicional en relación con la responsabilidad por la valoración. Ya no es suficiente que los auditores (internos o externos) hagan las evaluaciones y las presenten, sino que la administración principal tiene que hacer su valoración y someterla a auditoría.  Tal y como ocurre con la auditoría de estados financieros, la auditoría del control interno se convierte en un asunto de interés público.

7.6 Supervisión En esta se hace referencia principalmente a cuál es el rol de las actividades de supervisión en relación con el control interno, entonces es, hacerlo exigible (obligatorio) en entidades de interés público, monitorear su funcionamiento en curso y, sancionar por su no-cumplimiento. 7.6 roles y responsabilidades Responsabilidad de la Alta Dirección.

La alta dirección debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de Control Interno, están definidas y comunicadas dentro de la Entidad. Representante de la Dirección. Para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estándar de Control Interno que establece la presente Norma, el representante legal podrá delegar dicha función en el directivo de primer nivel de la respectiva Entidad competente para ello, quién actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno. A su vez la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno estará a cargo del Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditor Interno o quien haga sus veces en la respectiva Entidad. Comité de Coordinación de Control Interno. El Comité de Coordinación de Control Interno se reunirá por lo menos cada dos (2) meses. Deberá adoptar un reglamento interno y cumplir con las funciones establecidas Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas. Los Servidores Públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, son responsables por la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Así mismo, por desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen.

CONCLUSION Podemos decir, que la importancia que está adquiriendo el control interno en los últimos tiempos, a causado de numerosos problemas producidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que los miembros de los consejos de administración asumiera de forma efectiva, unas responsabilidades que hasta ahora se había dejado en manos de las propias organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que la administración tenga claro en que consiste el control interno para que pueda actuar al momento de su implantación. El control interno no tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual a causa confusión entre

empresarios

y profesionales, legisladores, etc. En consecuencia, se

originan problemas de comunicación y diversidad de expectativas, lo cual da origen a problemas dentro de las empresas.

RECOMENDACIONES  Redimensionar la estructura de la Unidad Coordinadora del Programa en consonancia con el objetivo del Programa.  Elaborar las normas internas que definan las responsabilidades sobre los controles referidos al Reglamento de Crédito respecto de los préstamos otorgados por las Entidades Financieras participantes.  Ejecutar actividades significativas de difusión del Programa orientado hacia los MyPEs que les informe de la existencia y condiciones de participación, no subordinando esta tarea a la iniciativa de las IFIs solamente.  Diseñar indicadores y/o parámetros de comparación que permitan monitorear la gestión del Programa por los propios ejecutores y su evaluación por los agentes de control.

CAPITULO V

,7. METODOS PARA EL EXAMEN DEL CONTROL INTERNO Hay tres métodos importantes para registrar el examen del control interno en los papeles de trabajo: 1)

.-METODO

DESCRIPTIVO.

2)

.-METODO

DE CUESTIONARIOS.

3)

.-METODO

GRAFICO,

1)

.-METODO

DESCRIPTIVO.-Mediante

este método se relacionan en los papeles de trabajo diversas características del control interno clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados o registros que intervienen en el sistema. Desventaja del Método.-El auditor administrativo en este caso requiere de gran cantidad de trabajo detallado y por consiguiente emplea un tiempo excesivo. los auditores en este

caso cobran altos honorarios, por lo tanto puede ser omitido el uso de este método. 2)

.-METODO

DE

CUESTIONARIOS.-Por

medio de este método se plantean las preguntas que constituyen los aspectos básicos del control interno. Los temas son desarrollados de antemano en forma de listas de preguntas que son contestadas en las oficinas de la empresa en presencia o relación de las medidas de control que están en vigor.

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VENTAJAS: .-Facilita

la preparación de informes al cliente en lo que

respecta al control interno implantado en la empresa, , -Las preguntas sobre el control interno sirven para aclarar los objetivos de los procedimientos de audi toría debido a la relación que hay en la revision del control interno y el Programa de Auditoría Administrativa. .-Se notan cambios con facilidad como resultado de la confirmación que se hace de los cuestionarios año con año. DESVENTAJAS: a) .-No es aplicable a todo tipo de negocio, debido

que para un negocio con características especiales se recomienda la preparación de cuestionarios adecuados. b)

.-No

es conveniente aplicarlo en empresas pequeñas

c)

.-Este método limita en parte la iniciativa del auditor, porque las preguntas del cuestionario deben considerarse como un simple recordatorio, y el auditor administrativo debe actuar con cada caso en particular. 3) METODO GRAFICO.-Consiste en presentar en forma

objetiva la organización de la empresa y los procedimientos que tiene en vigor en sus departamentos y actividades, mediante graficas combinadas de organización y procedimientos, VENTAJA;

a).-El auditor administrativo obtiene información necesaria para el estudio denlos procedimientos de cada area de la organización. DESVENTAJAS: a)

.-Notodas

las

empresas

cuentan

con

gráficas

de

organización que proporcionen al auditor administrativo información necesaria para llevar a cabo su trabajo. b)

.-Cualquier

cambio en los procedimientos de la empresa

daria lugar a la realización de nuevas graficas de organización. El primer método es generalmente práctico para empresas o negocios pequeños y en aquellos donde el control interno es deficiente. Los métodos de cuestionarios y graficas no permiten descripciones detalladas, con el consiguiente perjuicio al auditor que necesita conocer las excepciones a las reglas generales de control interno en vigor. En primer y segundo método son útiles en negocios que tienen un mejor control interno general, sobre todo en auditorías subsecuentes a la primera intervención del auditor, y sobre todo si se complementan con papeles descriptivos de las medidas de control interno que ameritan explicaciones detalladas . El método mas usado en nuestro país es el de cuestionarios, El criterio del auditor debe elegir los métodos que se van a seguir para obtener mejores resultados del examen y dejar las constancias mas claras del trabajo realizado, a base de combinarlos en la manera que considere adecuada. -151-

3.9.1. AREAS QUE CUBRE EL CONTROL INTERNO Según Lenhart y Defliese las áreas que cubre el control interno son tres: 1)

.-CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO.

2)

.-CONTROL INTERNO CONTABLE.

3) COMPROBACION INTERNA.

1} CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO.-El control interno administrativo, es el plan de organización y todas las medidas y métodos adoptados para promover la eficiencia de operación y reforzar las adhesiones prescritas por las políticas de la administración, los controles internos administrativos se distinguen de las otras dos areas del control interno porque se originan y desarrollan en otros departamentos que son ajenos a los financieros y contables. 2) CONTROL INTERNO CONTABLE.-Es aquel que veri-

fica la precision e integridad de los datos contat

*

bles o también aquellos que son designados para verificar la exactitud, registro y resumen de las operaciones financieras autorizadas, la responsabilidad de la instalación, mantenimiento y corrección de las fallas de operacion, de tales controles corresponde únicamente al departamento de contabilidad, 3) COMPROBACION INTERNA.-La comprobación interna

son todos aquellos procedimientos contables y estadísticos,

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físicos o de otra naturaleza que salvaguardan los activos en contra de desfalcos u otras irregularidades similares.

BIBLIOGRAFIA http://www.monografias.com/trabajos63/control-interno-auditoria/controlinterno-auditoria2.shtml

AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Fabián Martínez Villegas. Cap.

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