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• MaryDeArcosPacheco

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FORMATO CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO- PROCESO DE COMPRAS

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PREGUNTA ¿Quién es el encardo de preparar las órdenes de compra? ¿Solo el Gerente de compras puede modificar las órdenes de compra? ¿Se realizan las compras únicamente a base de solicitudes o peticiones firmadas por funcionarios autorizados? ¿Se lleva un consecutivo de las órdenes de compra? ¿Están las funciones de compra, debidamente separadas de otras funciones? ¿Se solicitan cotizaciones de precios a los proveedores? ¿Se mantiene un registro de cotizaciones realizadas y las recibidas? ¿Depende la función de compras de un nivel jerárquico adecuado? ¿Existen controles adecuados para salvaguardar que se hagan compras excesivas? ¿Se establecen formas adecuadas de los momentos en los que se realizarán los pedidos de compra? ¿Los empleados del sector de compras rotan por otros sectores? ¿Informa prontamente el dpto. de recepción acerca de faltantes o inconsistencias al dpto. de compras? ¿Se usan técnicas que permitan determinar que las adquisiciones presentan la mejor relación entre costo y utilidad? ¿Se realiza seguimiento a las órdenes de compra? ¿Se autorizan las facturas y la fecha de pago antes de pasarlas a tesorería? ¿Llevan un control sobre reclamos de productos de mala calidad, por compras realizadas a determinados proveedores? ¿Las facturas son verificadas contra las órdenes de compra en cuanto a precio, condiciones u otros? ¿Realiza otras funciones inherentes al cargo?

SI

NO

N/A

Código F-OCI-02 Versión: 01 Fecha: 01/12/2008 Página 1 de 1

OBSERVACIONES

FORMATO CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO- PROCESO DE VENTAS

Nº 1 2

PREGUNTA

SI

¿Existen políticas y procedimientos escritos para las ventas? ¿Se han establecido proyecciones, presupuestos para las ventas?

X

¿El dpto. de crédito es independiente del de ventas?

X

4

¿Aprueba el dpto. de crédito todos los pedidos? ¿Están las facturas de venta numeradas secuencialmente?

X

6 7

N/A

Fecha: 01/12/2008 Página 1 de 1

OBSERVACIONES

X

3

5

NO

Código F-OCI-02 Versión: 01

x

¿Se informa regularmente a la dirección del rendimiento real de las ventas comparado con el proyectado? ¿Conoce el Gerente de Ventas las necesidades de su área?

X X

8

¿Se efectúan las ventas únicamente con base en órdenes debidamente aprobadas?

9

¿El personal cuenta con una clave propia para ingresar a los Sistemas manejados por el Departamento de Ventas?

X

10

¿El ciclo de Venta es llevado a cabo con una adecuada separación de funciones, es decir, cada actividad de éste es llevada a cabo por una persona específicamente referente al registro del inventario?

x

X

No tienen proyecciones para las ventas debido a k no han actualizado sus niveles de ventas Si es independiente puesto que existen los dos dpto. Si aprueban todos los pedidos Las facturas deben estar secuencialmente enumeradas No se informa ya que no tienen un nivel de ventas establecidos No las conoce ya que a raíz de eso no plantea vender los productos por su nivel de venta no actualizado Si solo se efectúan las ventas aprobadas por el gerente de ventas No por su manejo de dos sistemas se da el caso de ingresar cualquier persona No se da el caso ya que no tienen segregación de funciones

DEFICIENCIAS OPERATIVAS 1. Manejo de dos sistemas de información 2. Debe haber un personal encargado de hacer las ordenes de pedido y el encargado de cotización 3. La facturas de compras debe tener adjunto la orden de compra para pasarla a contabilidad para que sea auditada y pasarla a tesorería para ser cancelada 4. No debemos esperar que el sistema nos alerte en caso de errores porque se debe detectar los errores al momento de ser auditada o aprobadas las ordenes de compras 5. Debe haber manual de funciones y procedimientos para mejorar los precios de compras y cotización 6. El sistema debe informar con prontitud sobre la calidad y cantidad incorrecta enviadas de más o menos 7. La administración de la empresa debe optar por incluir restricciones en todos los aplicativos de la empresa, un mismo empleado no debería tener más de dos responsabilidades sobre un software y este tipo de sistemas de manera imprescindible debe tener un monitoreo constante, por el departamento de sistemas o por el mismo control interno de la organización. 8. Registro para controlar cantidades productos precios 9. Debe haber políticas de ventas y formas de pagos 10.Verificar el contenido de la orden de compra con la solicitud de cotización y con la oferta del proveedor 11.Realizar cronogramas de entregas de productos con el proveedor

SUGERENCIAS Para el buen funcionamiento de METABEL S.A recomendamos aplicar los controles internos en el área de compras y ventas ya que se han descrito condiciones deficientes. Uno de los principios del control interno es la segregación de funciones para prevenir el fraude interno en la organización.

Esta segregación de funciones se hace para poder detectar errores involuntarios y para que ninguna persona se halle predispuesta a cometer desfalco o fraude sin confabulación con otros empleados. Con esto un individuo no llevará a cabo todas las actividades de operación, no todo estará bajo su responsabilidad; ninguna persona debe manejar todas las fases de una transacción. Toda transacción debe pasar por las fases de: aprobación, autorización, ejecución y registro, cuyo control debe estar a cargo de empleados independientes del departamento que posee la responsabilidad de la operación.

DEFICIENCIAS CONTABLES 1. Revisión de los estados financieros si están haciendo acorde a las políticas establecidas por la empresa 2. El personal contable es normalmente el responsable de verificar que la factura de ventas y compras refleje las condiciones del transacción tal y como este indicado en la orden de compra 3. Actualizar los niveles de ventas generar estrategias de mercado para potencializar el nivel de ventas de la empresa 4. Implementar en el aplicativo de reporte de máximo y mínimo con un mes de stock para el sistema de inventario automáticamente valla controlando las unidades existentes 5. El encargado de recibir la remisión y emitir la factura puede ser el área de contabilidad, cartera, o facturación depende lo estipulado en sus políticas 6. El área de contabilidad es el que tiene acceso directo para cerrar un mes contable

SUGERENCIAS Las ventas son el objetivo y base fundamental de toda empresa independientemente el tipo de productos que esta se dedique a comercializar; lo que permite el sostenimiento de la misma. La Empresa debe plantear niveles de ventas porque puede sufrir cambios que puedan perjudicar la estabilidad económica de la compañía, debido a diferentes situaciones como lo es la crisis económica que sufre nuestro país puede afectar en gran manera la cartera de clientes de la empresa y disminuyendo el poder adquisitivo de los mismos, provocando un descenso en los niveles de ventas y por ende una disminución en las utilidades. Las prácticas contables nos indican que debe existir una adecuada segregación de funciones porque la empresa maneja recursos los cuales presentan un alto grado de riesgo físico y material. Se recomienda establecer un cronograma de evaluación de empleados y determinar índices de cumplimiento para la evaluación y posicionamiento de sus funciones para establecer un correcto ordenamiento en cada proceso que realizan.

INFORME CONTROL INTERNO

Gerente General EMPRESA METABEL S.A Presente.

Hemos REVISADO EL CONTROL INTERNO de la empresa METABEL S.A por el periodo comprendido entre el 31 de Diciembre 2011 y el 29 de diciembre del 2012, siguiendo las Normas de Internacionales de Auditoría y Aseguramiento que exigen al auditor obtener un conocimiento global y detallado de los procesos que se auditen. El objetivo del control interno es proporcionar a la administración de la empresa una garantía para el logro de los objetivos incluidos en las categorías de eficiencia y eficacia de las operaciones y el cumplimiento de leyes, reglamentos y políticas, considerando que solo pueden aportar un grado de seguridad razonable, pero no la seguridad total del desarrollo de la gestión administrativa y financiera de la empresa. Debido a las limitaciones inherentes en la evaluación del sistema de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades, y no ser detectados, esto es lo que se considera como una debilidad material que es una deficiencia importante o una combinación de deficiencias importantes que originan, con

una probabilidad más que remota, que un evento indeseado no sea prevenido o detectado, oportunamente por los empleados en el cumplimiento de sus funciones .Para la planificación y ejecución de la Auditoría Financiera se ha considerado su sistema de control interno para determinar los procedimientos de auditoría, con el propósito de expresar una opinión sobre la razonabilidad de estados financieros, más no para proporcionar una seguridad del funcionamiento del control interno. Sin embargo, se han notado asuntos relacionados con el funcionamiento de dicho sistema, que por su importancia, consideramos deben ser incluidos en este informe. Los asuntos que llaman la atención, están relacionados con deficiencias importantes en el diseño y operación del control interno, que podrían afectar negativamente a la razonabilidad de los estados financieros. Con estas consideraciones, y haciendo énfasis en los aspectos encontrados y que involucran el sistema de control interno y sus operaciones, este informe resume los hallazgos de auditoría que comprenden aspectos relacionados con deficiencias en el diseño u operación del sistema de control interno que puede afectar al logro de los objetivos, y que se describen a continuación: HALLAZGO NO HAY UNA CLARA SEPARACIÓN DE FUNCIONES CONCLUSIÓN Falta de una estructura organizativa clara para la asignación de funciones por parte de la empresa para otorgar atribuciones a los demás funcionarios. El riesgo de control detectado a través de la evaluación del control interno, es muy bajo, indicando eficiencia en los controles internos implantados o adoptados por METABEL S.A RECOMENDACIÓN A La Gerencia General: Se recomienda establecer un cronograma de evaluación de empleados y determinar índices de cumplimiento para la evaluación y posicionamiento de

sus funciones para establecer un correcto ordenamiento en cada proceso que realizan. Me remito a usted. DORA MARIA SANCHEZ MOLINARES Jefe de Auditoría FIRMA AUDITORIA YEIDO & EIMAR LTDA