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BASES DE DATOS CON MICROSOFT ACCESS

Ejercicio 1: Crear una base de datos con sus tablas El ejercicio consiste en construir una B.D que tratará de gestionar el registro de clientes y los pedidos que se realizan en una tienda. Para ello será necesario crear la Base de Datos que tendrá el nombre de TIENDA.MDB y las tablas iniciales que contendrá son: Cliente, Empleado, Producto, Pedido y Detalles (de los pedidos). Crear la base de datos TIENDA 1. Abre el menú Archivo y elige la opción Nueva... o pulsa el botón que lleva el mismo nombre en la barra de herramientas. 2. Selecciona el icono Bases de datos de la ficha General en el cuadro de diálogo Nueva y pulsa el botón Aceptar. 3. Utiliza el cuadro Nombre de Archivo del cuadro de diálogo Archivo nueva base de datos para asignar el nombre a la base de datos: colócale el nombre TIENDA. Almacena el archivo de la base de datos en la carpeta que creaste en la práctica anterior dentro de Mis Documentos identificada con tu nombre y cédula haciendo clic en el cuadro combinado Guardar En en la parte superior izquierda del cuadro de diálogo. 4. Pulsa el botón Crear. Crear las tablas: Cliente, Empleado, Producto, Pedido, Detalles Una vez creada la Base de Datos Tienda, aparece la Ventana Base de datos, para incluir las tablas comienza incluyendo los campos de la tabla Cliente de la siguiente manera: 1. En la barra objetos de la Ventana de Base de Datos, haz clic en Tablas. 2. En el lado derecho de la ventana, selecciona la opción Crear una tabla en Vista Diseño 3. Empieza por definir el primer campo: escribe CodigoCli en la columna Nombre del campo y pulsa la tecla Tab, o haz clic en la columna Tipo de Datos para situarte en ella. 4. Observa que el cursor parpadeante, en la parte izquierda del campo, muestra Texto como valor predeterminado para el tipo de datos, y el botón de la derecha indica la presencia de una lista oculta desplegable. Al pulsar ese botón verás una lista con los tipos de datos disponibles:

Deja la opción predeterminada texto y pulsa Tab o haz clic en la columna descripción, escribe Código del Cliente. La descripción es opcional. 5. Sitúa el cursor en el recuadro de la Propiedad Tamaño del campo que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y haz doble clic. 6. Escribe 6 7. Repite estos pasos para completar los demás campos de la tabla. ELABORADO POR: ING. ELENA AULAR

BASES DE DATOS CON MICROSOFT ACCESS Tabla CLIENTE Nombre del campo Tipo Descripción CodigoCli Texto Código del Cliente NombreEmpresa Texto Nombre de la Empresa a la que pertenece el cliente Rif Texto Número de RIF de la empresa a la que pertenece el cliente CedulaContacto Texto Cédula de la persona de contacto NombresContacto Texto Nombres de la persona de contacto ApellidosContacto Texto Apellidos de la persona de contacto CargoContacto Texto Cargo de la persona de contacto Direccion Texto Dirección de la Empresa o persona de contacto Ciudad Texto Ciudad de ubicación de la Empresa o contacto TelfCli Texto Número de Teléfono de la Empresa o contacto Una vez introducidos todos los campos, verifica si cometiste algún error, sitúa el cursor en la posición del error, haz clic y utiliza las teclas de edición (SUPR, INSERT...) para corregirlo. 8. Ahora guarda la tabla: en el menú archivo, elige cerrar. Aparecerá un cuadro de diálogo preguntándote si deseas guardar los cambios realizados. Pulsa el botón Si. 9. Escribe Cliente en el campo Nombre de la tabla del cuadro de diálogo guardar como y pulsa el botón Aceptar. 10. A continuación aparecerá un cuadro de diálogo preguntándote si deseas crear una clave principal. Pulsa el botón No. 11. Coloca el campo clave de la tabla: Abre la tabla Cliente en vista diseño haciendo clic en el botón de la ventana de Base de Datos, y haz clic en el nombre del campo CodigoCli. En la Barra de Herramientas Presiona el botón Clave Principal . Observa que al colocar como campo clave el campo CodigoCli permite asegurar que no se repetirá dos veces los datos de un mismo cliente. Cada cliente tendrá un único Código que lo identificará de manera única. Ahora sigue estos mismos pasos para crear las tablas Producto, Empleado, Pedido y Detalles con los campos especificados en las tablas descritas a continuación: Nota: Los campos resaltados en negrita corresponden a los campos clave de cada tabla, los cuales debes colocar. Nombre del campo CodigoEmp CedulaEmp NombresEmp ApellidosEmp FechaNac CargoEmp ExtensiónEmp Direccion TelfEmp FechaIngreso

Tabla EMPLEADO Tipo Descripción Autonumérico Código del Empleado Texto Cedula del Empleado Texto Nombres del Empleado Texto Apellidos del Empleado Fecha/Hora Fecha de Nacimiento Texto Cargo del Empleado Texto Extensión Telefónica del Empleado en la Tienda Texto Dirección de habitación Texto Teléfono del empleado Fecha/Hora Fecha de ingreso a la empresa Tabla PRODUCTO

Nombre del campo CodigoPro NombrePro Descripcion CodigoCateg NroSerie Costo

Tipo Texto Texto Texto Texto Texto Moneda

Descripción Código del Producto Nombre del Producto Descripción del Producto Código de categoría del Producto Número de serie del Producto Costo del Producto ELABORADO POR: ING. ELENA AULAR

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Tabla PEDIDO Nombre del campo NroPedido CodigoCli FechaPedido FechaEntrega DireccionDestino TelfDestino CiudadDestino CodigoPostal CodigoEmp

Tipo Autonumérico Texto Fecha/Hora Fecha/Hora Texto Texto Texto Texto Numérico

Nombre del campo NroPedido CodigoPro CantPro

Tipo Numérico Texto Numérico

Descripción Número Asignado al Pedido Código del Cliente Fecha en que se realiza el Pedido Fecha de entrega del Pedido solicitado Dirección de entrega de la mercancía Número de Teléfono destino Ciudad destino Código Postal de la Ciudad Destino Código del Empleado que atendió el Pedido

Tabla DETALLES Descripción Número Asignado al Pedido Código del Producto Cantidad del Producto

Ejercicio 2: Establecer las propiedades de los campos Después de atender la explicación del Profesor referente a las propiedades de los campos, establece las siguientes propiedades: 1. Coloca el tamaño de cada campo, según lo indicado en las tablas a continuación: Tabla CLIENTE Nombre del campo Tamaño CodigoCli 6 NombreEmpresa Rif CedulaContacto

20 10 10

NombresContacto ApellidosContacto CargoContacto Direccion Ciudad TelfCli

20 20 15 50 20 15

Titulo Código Empresa RIF Cédula Persona contacto

Nombres Apellidos Cargo Dirección Ciudad Teléfono

Tabla PRODUCTO Nombre del Tamaño Titulo campo CodigoPro 6 Código NombrePro 20 Nombre Descripcion 20 Descripción CodigoCateg 5 Categoría NroSerie 10 Nro. Serie Costo Costo

Tabla EMPLEADO Nombre del campo Tamaño CodigoEmp Entero Largo CedulaEmp 10 NombresEmp 20 ApellidosEmp 20 FechaNac CargoEmp ExtensiónEmp Direccion TelfEmp FechaIngreso

Titulo Codigo Cedula Nombres Apellidos Fecha de Nac.

20 3 50 15

Cargo Extensión Teléfono Fecha de Ingreso

Tabla PEDIDO Nombre del campo NroPedido CodigoCli FechaPedido FechaEntrega DireccionDestino TelfDestino CiudadDestino CodigoPostal CodigoEmp

Tamaño

Titulo

Entero Largo 6

Nro. Pedido Código Cliente Fecha Fecha de Entrega Dirección de destino Teléfono Ciudad Código Postal Código de Empleado

50 15 20 4 Entero

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Nombre del campo NroPedido CodigoPro CantPro

Tabla Detalles Tamaño Entero Largo 6 Entero

Titulo Nro. de Pedido Código Cantidad

2. Establece la Propiedad Formato de los siguientes campos: Tabla Producto Empleado Pedido Detalles

Nombre del campo Costo FechaNac FechaIngreso FechaPedido FechaEntrega Cantidad

Formato Moneda Fecha Corta Fecha Corta ddd", "d mmm", "aaaa ddd", "d mmm", "aaaa Número General

3. Establece la Propiedad Máscara de entrada de los siguientes campos: Tabla

Cliente

Producto Empleado

Pedido

Nombre del campo CodigoCli CedulaContacto NombresContacto ApellidosContacto TelfCli CodigoPro NombresEmp ApellidosEmp FechaIngreso CodigoCli FechaPedido FechaEntrega TelfDestino

Máscara >L00000 >?\-00000009 ???????????????????? ???????????????????? \(0009\)0000009 >LL0000 ???????????????????? ???????????????????? 99/99/00;0;_ >L00000 99\->LL=0

Cantidad

Detalles

>=0

Texto de Validación Error. Introduzca un número mayor o igual a cero Error. Introduzca un número mayor o igual a cero

9. Establece las propiedades Requerido y Permitir Longitud Cero de todos los campos: Tabla CLIENTE Nombre del campo CodigoCli NombreEmpresa Rif CedulaContacto NombresContacto ApellidosContacto CargoContacto Direccion Ciudad TelfCli

Nombre del campo CodigoPro NombrePro Descripcion CodigoCateg NroSerie Costo

Requerido Si No No Si Si Si No Si Si No

Tabla EMPLEADO Permitir Longitud 0 No Si Si No No No Si No No Si

Tabla PRODUCTO Permitir Requerido Longitud 0 Si No Si No No Si Si Si Si Si Si

Nombre del campo NroPedido CodigoPro CantPro

Nombre del campo

Requerido

CodigoEmp CedulaEmp NombresEmp ApellidosEmp FechaNac CargoEmp ExtensiónEmp Direccion TelfEmp FechaIngreso

Si Si Si Si Si No Si No Si

Permitir Longitud 0 No No No Si Si No Si

Tabla PEDIDO Nombre del campo

Requerido

NroPedido CodigoCli FechaPedido FechaEntrega DireccionDestino TelfDestino CiudadDestino CodigoPostal CodigoEmp

Si Si No Si No Si No Si

Permitir Longitud 0 No

No Si Si Si

Tabla DETALLES Requerido Permitir Longitud 0 Si Si No Si

10. Coloca el tamaño de cada campo, según lo indicado en las tablas a continuación: Tabla CLIENTE Nombre del campo Tamaño CodigoCli 6 NombreEmpresa Rif CedulaContacto

20 10 10

Titulo Código Empresa RIF Cédula Persona contacto

Tabla EMPLEADO Nombre del campo Tamaño CodigoEmp Entero Largo CedulaEmp 10 NombresEmp 20 ApellidosEmp 20

Titulo Codigo Cedula Nombres Apellidos

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BASES DE DATOS CON MICROSOFT ACCESS NombresContacto

20

Nombres

FechaNac

ApellidosContacto CargoContacto Direccion Ciudad TelfCli

20 15 50 20 15

Apellidos Cargo Dirección Ciudad Teléfono

CargoEmp ExtensiónEmp Direccion TelfEmp FechaIngreso

Tabla PRODUCTO Nombre del Tamaño Titulo campo CodigoPro 6 Código NombrePro 20 Nombre Descripcion 20 Descripción CodigoCateg 5 Categoría NroSerie 10 Nro. Serie Costo Costo

Nombre del campo NroPedido CodigoPro CantPro

20 3 50 15

Fecha de Nac. Cargo Extensión Teléfono Fecha de Ingreso

Tabla PEDIDO Nombre del campo NroPedido CodigoCli FechaPedido FechaEntrega DireccionDestino TelfDestino CiudadDestino CodigoPostal CodigoEmp Tabla Detalles Tamaño Entero Largo 6 Entero

Tamaño

Titulo

Entero Largo 6

Nro. Pedido Código Cliente Fecha Fecha de Entrega Dirección de destino Teléfono Ciudad Código Postal Código Empleado

50 15 20 4 Entero

Titulo Nro. de Pedido Código Producto Cantidad

11. Establece la Propiedad Formato de los siguientes campos: Tabla Cliente Producto Empleado

Pedido Detalles

Nombre del campo CedulaContacto TelfCli Costo FechaNac FechaIngreso TelfEmp FechaPedido FechaEntrega TelfDestino Cantidad

Formato ?\-00000009 @@@@-@@@@@@@ Moneda Fecha Corta Fecha Corta @@@@-@@@@@@@ ddd", "d mmm", "aaaa ddd", "d mmm", "aaaa @@@@-@@@@@@@ Número General

12. Establece la Propiedad Máscara de entrada de los siguientes campos: Tabla

Cliente

Producto Empleado Pedido

Nombre del campo CodigoCli CedulaContacto NombresContacto ApellidosContacto TelfCli CodigoPro NombresEmp ApellidosEmp FechaIngreso CodigoCli

Máscara >L00000 >?\-00000009 ???????????????????? ???????????????????? \(0009\)0000009 >LL0000 ???????????????????? ???????????????????? 99/99/00;0;_ >L00000 ELABORADO POR: ING. ELENA AULAR

BASES DE DATOS CON MICROSOFT ACCESS FechaPedido FechaEntrega TelfDestino

99\->LL=0

Cantidad

Detalles

>=0

Texto de Validación Error. Introduzca un número mayor o igual a cero Error. Introduzca un número mayor o igual a cero

18. Establece las propiedades Requerido y Permitir Longitud Cero de todos los campos: Tabla CLIENTE Nombre del campo CodigoCli NombreEmpresa Rif CedulaContacto NombresContacto ApellidosContacto CargoContacto Direccion Ciudad TelfCli

Nombre del campo CodigoPro NombrePro

Requerido Si No No Si Si Si No Si Si No

Tabla EMPLEADO Permitir Longitud 0 No Si Si No No No Si No No Si

Tabla PRODUCTO Permitir Requerido Longitud 0 Si No Si No

Nombre del campo CodigoEmp CedulaEmp NombresEmp ApellidosEmp FechaNac CargoEmp ExtensiónEmp Direccion TelfEmp FechaIngreso

Requerido Si Si Si Si Si No Si No Si

Permitir Longitud 0 No No No Si Si No Si

Tabla PEDIDO Nombre del campo NroPedido CodigoCli

Requerido

Permitir Longitud 0

Si

No

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BASES DE DATOS CON MICROSOFT ACCESS Descripcion CodigoCateg NroSerie Costo

No Si Si Si

Si Si Si

FechaPedido FechaEntrega DireccionDestino TelfDestino CiudadDestino CodigoPostal CodigoEmp

Si No Si No Si No Si

No Si Si Si

Tabla DETALLES Nombre del campo Requerido Permitir Longitud 0 NroPedido Si CodigoPro Si No CantPro Si Ejercicio 3: Crear un campo de búsqueda con el Asistente para Búsquedas Un campo de búsqueda proporciona una lista de valores donde elegir al escribir datos. De esta forma es más fácil insertar datos y se garantiza la coherencia de los datos en ese campo. Un campo de búsqueda puede obtener la lista de valores de una tabla o de una consulta, o de un conjunto de valores fijo que se haya especificado. Crear un campo de lista de valores en la vista Diseño En este ejercicio crearás una lista de valores para el campo CargoEmp de la tabla Empleado. Los valores de la lista serán: Gerente General, Gerente de ventas, Secretaria Ejecutiva. Vendedor. 1. Abra la tabla Empleado en la vista Diseño: Haz clic sobre el nombre de la tabla y presiona el botón vista diseño. 2. Ubica el cursor en la fila del campo CargoEmp y en la columna Tipo de datos, haz clic en la flecha y selecciona Asistente para búsquedas.

SELECCIONA AQUÍ

3. En la pregunta ¿Cómo desea que la columna de búsqueda obtenga sus valores? Selecciona la opción Escribiré los valores que desee. Presiona Siguiente . 4. En la pregunta ¿Qué valores desea ver en la columna de búsqueda? Escribe 1 donde dice Número de columnas y en la parte inferior, en la primera fila coloca Gerente General, en la segunda fila coloca Gerente de ventas, en la tercera Secretaria Ejecutiva y en la cuarta Vendedor. Estos valores se refieren a los diferentes cargos que puede ocupar un empleado. Presiona Siguiente . ELABORADO POR: ING. ELENA AULAR

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Presiona en el borde y arrastra para ajustar el ancho de la columna

5. En la pregunta ¿Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda? Escribe Cargo. Presiona Finalizar. 6.

Observa la tabla en la Hoja de Datos y prueba el Campo de búsqueda ya creado.

Ejercicio 4: Relacionar las tablas de la Base de datos Tienda

1. Con la base de datos de TIENDA abierta, pulsa en el botón Relaciones

o bien accede desde

Herramientas - Relaciones. Nota: Antes de crear las relaciones, asegúrate de que las tablas no contengan datos almacenados (Verifícalo en la vista hoja de datos y si los tienen, selecciona los registros y elimínalos). Cierra todas las tablas antes de crear las relaciones.

2. Agrega las tablas Cliente: en la ventana Mostrar Tabla, haz clic sobre el nombre de la tabla Cliente y luego presiona el botón Agregar. Repite este paso para agregar las tablas Detalles, Empleado, Pedido y Producto. Presiona el botón Cerrar.

3. En la nueva ventana aparecen las cinco tablas preparadas para crear la relaciones. Sigue las instrucciones del profesor para ordenarlas como se muestra en la siguiente figura:

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4. Relaciona la tabla Cliente con Pedido a través del campo CodigoCli. Arrastra el campo CodigoCli desde la tabla Cliente hasta el campo CodigoCli de la tabla Pedido:

1

Presiona aquí

2 Arrastra hasta aquí

5. Aparece una nueva ventana donde se pueden definir algunas características de la relación:

Observa en la parte inferior que Access coloca automáticamente el tipo de relación como de Uno a Varios. Otras opciones de esta ventana son: Exigir integridad referencial Se utiliza para asegurar de que los datos se mantendrán correctamente relacionados cuando se establezca la relación. Si esta casilla se activa, se pueden escoger dos opciones más:

1. Actualizar o eliminar en cascada los campos relacionados hace que cuando se modifique un dato en una de las dos tablas, éste también será modificado en la tabla relacionada. 2. Desde el botón Tipo de combinación se puede acceder a más características de la relación. 6. Deja activada la casilla Exigir integridad referencial y sus dos opciones, y seguidamente pulsa en el botón Crear. 7. Aparecen unas líneas que reflejan la relación entre ambas tablas.

8. Crea el resto de las relaciones que se especifican a continuación, procediendo de la misma manera que en el Paso 4: 1. Relaciona la Tabla Empleado con la Tabla Pedido a través del campo CodigoEmp ELABORADO POR: ING. ELENA AULAR

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2. Relaciona la Tabla Pedido con la Tabla Detalles a través del campo NroPedido 3. Relaciona la Tabla Producto con la Tabla Detalles a través del campo CodigoPro Las relaciones quedarán como se muestra a continuación:

9. Cierra la ventana contestando afirmativamente a la pregunta de Access de guardar las relaciones. DISEÑO DE FORMULARIOS Los formularios son objetos que Access proporciona para ver, introducir o imprimir datos de una o varias tablas. Es la presentación de la información contenida en las tablas a través de la pantalla del ordenador con un diseño intuitivo y agradable. A través de los formularios el usuario visualiza la información contenida en las tablas, examina los resultados de una consulta y altera su contenido introduciendo, modificando o eliminando información en los campos. Creación de formularios Existen dos formas de crear formularios, las cuales se detallan a continuación: 1.

Con un asistente, basándose en una o varias tablas o consultas. El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los orígenes de registros, campos, diseño y formato que desee y crea un formulario basado en sus respuestas.

2.

En la vista Diseño, de manera personalizada. En este caso, se crea un formulario básico y se personaliza en la vista Diseño para ajustarlo a las necesidades.

Ejercicio 5: Crear un formulario con el Asistente

1. Con la base de datos abierta (TIENDA.MDB) accede a Formularios - Nuevo y escoge la tabla Cliente y la opción Asistente para formularios

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2. Acepta la ventana. En esos momentos, se ejecutará un asistente de Access que te irá guiando paso a paso en la creación del formulario. En el primer paso, Access pide qué campos se van a incluir en el formulario. En la parte izquierda aparece una ventana con los campos de la base de datos y en la parte derecha otra con los campos que se incluirán en el formulario. En medio de las dos ventanas aparecen unos botones que servirán para incluir o borrar campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha. Carga el campo seleccionado desde la ventana izquierda a la ventana derecha Carga todos los campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha Borra el campo seleccionado de la ventana derecha Borra todos los campos de la ventana derecha 3. Carga todos los campos y pulsa el botón Siguiente.

En el siguiente paso, Access pregunta qué tipo de formulario y la distribución de los campos a través del mismo. Si pulsas un clic en las diversas opciones, verás una simulación en la ventana de la izquierda de cómo quedará.

4. Acepta el tipo En columnas y pulsa el botón Siguiente Para los fondos, prueba el estilo que te guste. 5. Escoge el estilo que prefieras y pulsa Siguiente ELABORADO POR: ING. ELENA AULAR

BASES DE DATOS CON MICROSOFT ACCESS 6. Acepta el último paso (nombre del formulario: Actualizar Cliente) con el botón Terminar, y el formulario ya estará creado. La utilización del formulario es sumamente sencilla. Se puede observar que cada registro se visualiza como una ficha independiente. En la parte inferior del formulario se aprecian unos botones: Estos botones sirven para: Desplazarse al primer registro, desplazarse hacia atrás, hacia adelante, al

último registro y añadir un nuevo registro. Desde el formulario se pueden modificar el contenido de un campo, borrarlo, añadir nuevos registros, y todos los cambios que realicemos en el formulario, se realzarán en la tabla relacionada, así como todos los cambios efectuados en la tabla, se visualizarán si se abre el formulario.

Se puede cerrar el formulario, buscar un dato (Edición - Buscar), borrar un registro completo (Edición - Eliminar registro), etc. Si se tiene el formulario cerrado, para utilizarlo, sólo se debe pulsar el botón Abrir. De igual forma, con el botón Diseñar se accede al diseño del formulario, que es una pantalla especial donde es posible cambiar las posición de los campos, características, añadir campos calculados, títulos, colores, etc, . De momento, puedes probar a crear varios formularios escogiendo distintas opciones del primer cuadro del asistente (tabular, columnas u hoja de datos). DISEÑO DE CONSULTAS En Access, las tareas básicas de gestión se realizan diseñando consultas para localizar, organizar, o editar los datos contenidos en las tablas. Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de acceso a datos.

Ejercicio 20 Crear una Consulta de los Clientes de la B.D Tienda

1. Con la Base de Datos TIENDA.MDB abierta, en la ventana de base de datos haz clic en el Objeto Consultas:

2. Haz clic en el botón Nuevo. Te aparecerá una ventana donde puedes escoger el tipo de consulta a realizar. 3. Escoge la opción Vista Diseño y aceptar. 4. Seguidamente aparece una pequeña ventana para escoger la tabla o tablas sobre las que se realizará la consulta.

5. Selecciona la tabla CLIENTE y pulsa en Agregar. ELABORADO POR: ING. ELENA AULAR

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6. Pulsa el botón Cerrar. Te encuentras en la pantalla de Vista Diseño de la consulta. Desde esta pantalla puedes escoger qué campos quieres incluir en la consulta, así como otras opciones (orden, criterios de consulta, etc). Supongamos que quieres realizar una consulta sólo de los campos Código del cliente, Nombre de la empresa, nombre y apellido de la persona de contacto, ciudad y teléfono del cliente. Lo que debes hacer es "cargar" los campos que necesitas, desde la casilla de la tabla CLIENTE hasta la cuadrícula inferior. Hazlo de dos formas: 7. Pulsa doble clic en el campo CodigoCli de la tabla CLIENTE El campo ha de aparecer en la parte inferior.

8. "Arrastra" el campo NombreEmpresa de la tabla CLIENTE a la primera casilla de la segunda fila, al lado del campo anterior.

9. Ahora carga utilizando el método que quieras, los campos NombresContacto, ApellidosContacto, Ciudad, TelfCli de la tabla CLIENTE. Perfecto. Ahora observa cómo queda:

10. Ahora observa el resultado de la consulta presionando el botón Vista Hoja de Datos

11. Cierra la consulta. Presiona el botón Si para responder a la Pregunta Desea guardar los cambios en el diseño de la consulta consulta1? 12. Colócale el nombre Consulta de clientes y presiona el botón Aceptar.

INTRODUCIR CRITERIOS EN UNA CONSULTA Un criterio es una instrucción que indica a Microsoft Access los registros que debe mostrar. Los criterios (o condiciones) pueden introducirse en uno o varios campos de la consulta. Para introducir criterios en una consulta, siga estos pasos: 1. 2.

En vista Diseño, haga clic en la primera celda de la fila Criterios del campo donde desee establecer el criterio. Escriba la expresión de criterios.



Para introducir otra expresión en el mismo campo o en otro campo, muévase a la celda apropiada y escriba la expresión. La expresión escrita en la fila Criterios puede incluir los caracteres comodín * y ?: El comodín * representa cualquier numero de caracteres; El comodín ? representa cualquier carácter.

Ejercicio 21 Crear la Consulta de los Clientes de la Ciudad de Punto Fijo

1. En la ventana Base de Datos, haz clic con el botón derecho del mouse sobre el nombre de la consulta Consulta de Clientes.

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BASES DE DATOS CON MICROSOFT ACCESS 2. Selecciona la opción Guardar Como... 3. Colócale el nombre Clientes de la Ciudad de Punto Fijo. Presiona Aceptar. 4. Abre la consulta con el nuevo nombre en Vista Diseño. 5. Ubícate en la columna Ciudad y en la Fila Criterio escribe “Punto Fijo”. 6. Observa los resultados en la Vista Hoja de datos. Debes Notar que la consulta sólo mostrará los registros de los clientes de la Ciudad de Punto Fijo. Si hay algún cliente de otra ciudad, no se mostrarán sus datos.

7. Cierra la consulta y elige Si para guardar los cambios. Ejercicio 22 Crear una Consulta de los pedidos realizados el 8 de Febrero del 2005

1. Con la Base de Datos TIENDA.MDB abierta, en la ventana de base de datos haz clic en el Objeto Consultas. 2. Haz clic en el botón Nuevo. Escoge la opción Vista Diseño y aceptar. 3. Agrega las siguientes tablas a la consulta: Pedido, Cliente, Empleado (Por cada tabla seleccionála y luego pulsa en Agregar, hasta agregarlas todas).

4. Pulsa el botón Cerrar. 5. Agrega los siguientes campos de la tabla Pedido: NroPedido, CodigoCli, estos campos de la tabla Cliente: NombresContacto, ApellidosContacto. De la tabla Pedido: Fechapedido, CodigoEmp. De la tabla Empleado: NombresEmp, ApellidosEmp.

6. Ubícate en la columna FechaPedido y en la Fila Criterio escribe #08/02/2005# 7. Observa los resultados en la Vista Hoja de datos. Debes Notar que la consulta sólo mostrará los registros de los pedidos realizados el 08/02/2005.

8. Cierra la consulta. Presiona el botón Si para responder a la Pregunta Desea guardar los cambios en el diseño de la consulta consulta1?

Ejercicio 23 Crear una Consulta de los pedidos cuya Ciudad destino es Coro y fueron realizados después del 15 de Enero del 2005

1. En la ventana Base de Datos, haz clic con el botón derecho del mouse sobre el nombre de la consulta Pedidos realizados el 8 de Febrero del 2005.

2. Selecciona la opción Guardar Como... 3. Colócale el nombre Pedidos enviados a Coro después del 15 01 2004. Presiona Aceptar. 4. Abre la consulta con el nuevo nombre en Vista Diseño. 5. Elimina el criterio del Campo FechaPedido 6. Agrega el campo CiudadDestino entre los campos FechaPedido y NombresEmp 7. Ubícate en la columna FechaPedido y en la Fila Criterio escribe >#15/01/2005# 8. Luego, ubícate en la columna CiudadDestino y en la Fila Criterio escribe ”Coro” 9. Observa los resultados en la Vista Hoja de datos. Debes Notar que la consulta sólo mostrará los registros de los Pedidos cuya ciudad destino es Coro y cuya fecha es después del 15/01/2005.

10. Cierra la consulta y elige Si para guardar los cambios. Ejercicio 24 Crear una Consulta de los pedidos realizados entre el 01 de Julio del 2004 y el 31 de Diciembre del 2004.

1. En la ventana Base de Datos, haz clic con el botón derecho del mouse sobre el nombre de la consulta Pedidos realizados el 8 de Febrero del 2005.

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BASES DE DATOS CON MICROSOFT ACCESS 2. Selecciona la opción Guardar Como... 3. Colócale el nombre Pedidos realizados entre el 01 07 2004 y el 31 12 2004. Presiona Aceptar. 4. Abre la consulta con el nuevo nombre en Vista Diseño. 5. Ubícate en la columna FechaPedido y Elimina el criterio en la Fila Criterio. Escribe en éste: Entre #01/07/2004# y #31/12/2004#

6. Observa los resultados en la Vista Hoja de datos. Debes Notar que la consulta sólo mostrará los registros de los Pedidos que se realizaron entre esas dos fechas en ese periodo de tiempo.

7. Cierra la consulta y elige Si para guardar los cambios. Ejercicio 26 Crear una Consulta de los Productos Cuyos nombres empiezan con la letra C.

1. Con la Base de Datos TIENDA.MDB abierta, en la ventana de base de datos haz clic en el Objeto Consultas. 2. Haz clic en el botón Nuevo. Escoge la opción Vista Diseño y aceptar. 3. Agrega la tabla Producto a la consulta. Haz clic sobre el nombre de la tabla y pulsa el botón Agregar. 4. Pulsa el botón Cerrar. 5. Agrega todos los campos de la tabla Producto. 6. Ubícate en la columna NombrePro y en la Fila Criterio escribe Como “C*”. Observa los resultados en la Vista Hoja de datos. Debes Notar que la consulta sólo mostrará los registros de los Productos cuyos nombres empiezan por C.

7. Cierra la consulta. DISEÑO DE INFORMES Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que tiene el control sobre el tamaño y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la información en la manera que desee verla. La mayor parte de la información de un informe procede de una tabla, consulta o instrucción SQL base, que es el origen de los datos del informe. Parte de la información del informe se almacena en el diseño del mismo. Ejercicio 33: Crear un Informe General de Productos utilizando el Asistente para Informes. El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los orígenes de registros, campos, diseño y formato que desee y crea un informe basado en sus respuestas. Siga estos pasos para crear un informe con el asistente (crearemos un Informe General de Productos): 1. En la ventana Base de datos, haga clic en Informes, en la barra Objetos. 2. Haga doble clic en la opción Crear un informe utilizando el asistente en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.

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BASES DE DATOS CON MICROSOFT ACCESS 3. Aparece el cuadro de diálogo Asistente para Informes. Seleccione el nombre de la tabla: Producto que contiene los datos en los que se basará el informe.

4. Seleccione el (los) campo(s) que desea incluir en el informe y agréguelo(s) presionando el botón >. Si desea agregar todos los campos de la tabla presione el botón >>. Agregue todos los campos de la Tabla Producto: presione el botón >>.

5. Haga clic en Siguiente. 6. La siguiente ventana es para seleccionar el nivel de agrupamiento de los datos en los cuales se basará el Informe. Omita el nivel de agrupamiento pasando a la ventana siguiente, al presionar el botón siguiente.

7. Seleccione el (los campos) por los cuales desea ordenar los datos del informe: CodigoPro y el orden (Ascedente) presionando en el botón.

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BASES DE DATOS CON MICROSOFT ACCESS 8. Haga clic en Siguiente. 9. Seleccione la distribución: Tabular y orientación de la página: Vertical y haga clic en Siguiente.

10. Seleccione el estilo del informe: Formal y haga clic en Siguiente.

11. Escriba un Título al informe: Informe General de Productos.

Figura 7.7. Asistente para informes: escribir el Título del informe.

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12. Haga clic en el botón Finalizar y observe el informe creado:

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