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• José Miguel Elescano Gutiérrez

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“Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad”

CARRERA PROFESIONAL DE SECRETARIADO EJECUTIVO

PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE ARCHIVOS MEDIANTE TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS EN EL ÁREA DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA TRANSPORTE TURISMO CENTRAL S.A.C

TRABAJO TEÓRICO PRÁCTICO Presentado por:

FLORES ELESCANO, Kathlin Isamar Para Optar el Título de:

PROFESIONAL TÉCNICO DE SECRETARIADO EJECUTIVO

Huancayo – Perú 2012

Asesora: Lic. Guilliana Dávila Yupanqui

A: Mis padres por brindarme apoyo moral, como económico en mi realización profesional.

ÍNDICE Portada

i

Asesoría

ii

Dedicatoria

iii

Índice

iv

Introducción

vi

Capítulo I ASPECTOS GENERALES 1.1 Datos generales de la Institución……………………………………….....1 1.2 Breve reseña histórica de la institución…………………………………...2 1.3 Actividades de la institución…………………………………………………3 1.4 Ubicación estructural del área de prácticas (Organigrama)…………….7 1.5 Ejecución de las prácticas…………………………………………………..8 1.5.1

Inicio

1.5.2

Término

v

1.6 Total de horas……………………………………………………………....8 1.7 Autoridad o Jefatura de dependencia de las prácticas…………….….8

Capítulo II DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES REALIZADAS 2.1 Funciones del Área de puesto donde se realizó las Prácticas………..9 2.2 Métodos, técnicas e instrumentos utilizados…………………………...11 2.3 Descripción operativa de las funciones ejecutadas…………………...15 2.4 Dificultades………………………………………………………………….16 2.5 Logros alcanzados…………………………………………………………17

Capítulo III APORTES DE LA PRACTICANTE 3.1 En el aspecto Cognoscitivo (Conocimiento)…………………………….19 3.2 En el aspecto Procedimental (Mejora de Proceso)…………………….26 3.3 Aspecto Actitudinal…………………………………………………………38

CONCLUSIONES………………………………………………………………39 SUGERENCIAS………………………………………………………………...40 BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………...41

INTRODUCCIÓN El presente informe de prácticas finales titulado MEJORAMIENTO DE ARCHIVOS

MEDIANTE

TÉCNICAS

ARCHIVÍSTICAS

EN

EL

ÁREA

DE

CONTABILIDAD DE LA EMPRESA TRANSPORTE TURISMO CENTRAL S.A.C; da cuenta de las funciones realizadas en el periodo 2012. Los objetivos de la práctica fueron: 

Mejorar las técnicas archivísticas para su adecuado procedimiento y ordenamiento mediante el uso de las siguientes técnicas (cronológica y alfabéticamente).



Promover el uso constante de técnicas archivísticas mediante capacitaciones al personal del área para su adecuado procedimiento.



Evaluar la organización de archivos en el área, para su conservación mediante los diferentes tipos de archivamiento.

vii

Los métodos que se han empleado para redactar el presente informe son: el Método Descriptivo, se utilizó para describir los tipos de Archivamiento utilizados, Cronológicamente, así como el método Comparativo porque nos permitió establecer diferencias entre la anterior gestión y la implementada por la que suscribe. Las Técnicas que se han empleado son la Entrevista para saber el grado de conocimiento del personal sobre las Técnicas de Archivamiento, la Encuesta se utilizó para tener información necesaria sobre la satisfacción sobre el archivamiento que se debe tener a cada documento, así mismo se utilizó la técnica de Observación para conocer más sobre las causas y consecuencias que tiene cada personal al no conocer las técnicas archivísticas, donde buscaremos soluciones para su protección. El informe consta de tres capítulos, el primero describe los aspectos generales de la Empresa de Transporte Turismo; el segundo capítulo la descripción de las funciones realizadas como Secretaria Administrativa en la Área de Contabilidad; y el tercer capítulo, los aportes tanto cognoscitivos, procedimentales y actitudinales como trabajadora y practicante desempeñados desde el 2 de mayo hasta el 15 de agosto del 2012, en el horario de lunes a viernes de 8:00 am a 1 pm. Finalmente, agradezco al Lic. Roger Martínez Meza por su apoyo profesional desinteresado durante el trabajo que desempeñé en la Oficina del Área de Contabilidad.

La autora.

Capítulo I ASPECTOS GENERALES 1.1 Datos Generales de la Institución 

Razón Social

: Empresa de Transporte Turismo Central S.A.C



Representante Legal

: Oscar Roberto Ávila Cajahuanca



Jefe Inmediato

: Roger Martínez Meza



Área

: Oficina de Contabilidad



Dirección

: Jr. Ayacucho Nº 274



Departamento

: Junín



Provincia

: Huancayo



Distrito

: Huancayo

2

1.2 Breve reseña histórica de la institución La Empresa de Transportes y Representaciones TURISMO CENTRAL S.A.C, nace un 25 de agosto de 1994, en ese entonces el directorio se conformó de la siguiente manera: Presidente de Directorio Sr. Oscar Roberto Ávila Cajahuanca, Gerente General Sr. Juan Ávila Galarza y como Gerente Administrativo Srta. Vilma Ávila Cajahuanca. Plantearon en forma visionaria y objetiva una idea empresarial y tomaron la decisión de constituir la Empresa, inscribiéndolo el día 26 de agosto de 1994 en la ficha 46, folio 78, Asiento 1 de los Registros Públicos de la Provincia de Huancayo. Es así que el día 01 de Setiembre de 1994 se da inicio a las operaciones comerciales, con dos concesiones de ruta que comprendía de Huancayo–Huánuco, Huancayo–Tingo María y viceversa, los servicios se prestaban con dos vehículos de propiedad de la empresa, que debido al incremento de las necesidades de los clientes y el buen servicio que se brindaba, se llegó a contratar vehículos de propiedad de terceros (comisionistas). En el año de 1997, nuestra empresa tiene una reestructuración organizacional donde se incorporan nuevos accionistas, la Srta. Gladys Ávila Cajahuanca y el Sr. Juan Carlos Ávila Cajahuanca accionistas que vienen trabajando hasta la fecha en forma empresarial, con planes y estrategias de gestión comercial, estableciendo metas y objetivos que permitan el crecimiento ordenado y sostenido, que implica la buena aceptación de nuestros usuarios y pobladores de las regiones donde contamos con nuestras agencias, para el progreso y desarrollo de la empresa. A la fecha han transcurrido 14 años de permanencia en el mercado empresarial; siguiendo por el camino de la prosperidad demostrando a sus clientes una orientación al servicio, mejora continua de nuestros procesos, capacitación de nuestro recurso humano, tecnología de punta en la

3

implementación de nuevas unidades de transportes, así como, en los sistemas de información de nuestra empresa. Empresa que siempre se ha identificado con los usuarios de la Selva Central, Selva Oriental, Lima y Ayacucho zona Sur. 1.3 Actividades de la Empresa La Empresa de Transportes y Representaciones TURISMO CENTRAL S.A., con asiento en la Provincia de Huancayo- Región Junín - Perú, dedicada al servicio de transporte de pasajeros a nivel interprovincial, somos conscientes que para ser líder en el mercado, debemos brindar un servicio cuya calidad tenga su respaldo en un sistema de Gestión que integre los recursos disponibles y le permita lograr la plena satisfacción de sus clientes. Para el cumplimiento de las actividades se establecen los siguientes principios: 

Promover, desarrollar e implementar el Sistema de Gestión de Calidad asegurando el cumplimiento y aseguramiento de los requisitos de la Norma ISO9001.



Gestionar los recursos humanos en el marco de un proceso de mejora continúa que permite obtener una mayor eficacia en la gestión. Haciendo especial hincapié en el desarrollo de las competencias necesarias del personal.



Asumir una aptitud proactiva y empática para prevenir las causas que puedan dar origen a inconformidades en la atención a nuestros clientes.



El cumplimiento permanente de los compromisos asumidos, la mejora continúa de los procesos y la superación de las expectativas de los clientes son la base para lograr un adecuado funcionamiento de la empresa.



Involucrar a las partes interesadas de la empresa en socios de su calidad, desarrollo y rentabilidad.

4

1.4 Filosofía de la Empresa Empresa líder con la clara convicción de brindarle un servicio de calidad acorde a las necesidades y exigencias que el cliente merece. El éxito de Turismo Central S.A.C, es el resultado de una constante innovación, planeamiento, creatividad y desarrollo de nuestros servicios, con el incansable afán de sustentar siempre nuestra filosofía y misión: Clientes satisfechos. 1.4.1 Misión "Somos una empresa comprometida con el transporte de pasajeros, a nivel regional y nacional, tenemos el mejor servicio, puntualidad, seguridad, buses modernos, comodidad, terminal moderno, relación precio-calidad, estructurando ofertas y promociones en convenio con nuestros socios estratégicos, que permitan obtener niveles de competitividad y rentabilidad”. 1.4.2 Visión "Ser una organización competitiva, con liderazgo a nivel regional y nacional, reconocida por su alto nivel de calidad, atención al cliente y seguridad en los servicios de transporte de pasajeros, con compromiso social que contribuya al desarrollo e integración de nuestros pueblos". 1.4.3 Valores Los siguientes principios y valores serán orientadores de la conducta, y de todas nuestras acciones y decisiones en el que hacer de la Empresa. Creemos en los siguientes valores empresariales:

5

CALIDAD – PRODUCTIVIDAD

Brindar un buen servicio desde el principio, cumpliendo con la cadena de responsabilidades, satisfaciendo las necesidades del cliente. Es lograr resultados al menor costo, optimizando la utilización de recursos, que son escasos y costosos, buscando la mejora continua y la rentabilidad de nuestra empresa. Somos una organización que considera que el éxito se alcanza trabajando con responsabilidad por la tarea bien hecha y con un profundo compromiso por mejorar constantemente la calidad en los servicios que brindamos. MORALIDAD DE LOS ACTOS

Es actuar respetando la ley, la legislación y los reglamentos internos, sin incurrir en actos deshonestos o de dudosa negociación, respetando el derecho de los demás, evitando sacar ventaja de nuestra posición empresarial, operaciones empresariales honestas, llevar a cabo las operaciones empresariales con integridad y una conducta laboral ética, que resulta fundamental para el logro de nuestros objetivos. ORIENTACIÓN HACIA EL SERVICIO AL CLIENTE

Una permanente actitud de respeto, preocupación, pro actividad, y alto sentido de colaboración ante los requerimientos de los clientes, internos, externos y consumidores finales. Nuestros clientes y el mercado son la fuerza que guía todo lo que hacemos. Buscamos satisfacer sus necesidades e impresionarlos, haciéndoles fácil el uso de nuestros servicios el trabajar con nosotros, brindándoles los servicios que desean y desarrollando una excelente relación con nuestros usuarios (fidelización).

6

RESPETO AL MEDIOAMBIENTE Es actuar en armonía con el entorno ecológico, promoviendo la conservación de la naturaleza, requerimiento básico para lograr mejores condiciones de vida en el futuro. SEGURIDAD Es buscar la seguridad e Idoneidad en el desempeño de las labores, cuidando la vida y la salud de las personas, instalaciones, mobiliario y el buen uso de los recursos que disponemos. TRABAJO EN EQUIPO

El personal debe comprometerse con las metas empresariales, generando el interés colectivo por los resultados y por lograr un buen clima laboral y organizacional.

7

1.5 Ubicación estructural del área de prácticas (Organigrama)

OR GANI GR AM A D E LA EM P R ESA TR ANSP OR TE “TUR I SM O CENTR AL S.A.C” GERENTE GENERAL

SECRETARIA

JEFE DE OPERACIONES Y COORDINACION

AUXILIAR CONTABLE

ADMINISTRADOR

Jefe de Embarque

Encargado Control Calidad

Ayudante Control de Calidad

JEFE CONTABLE FINACIERO

Administrativos

Jefe de Mantenimiento

Jefe de Personal

Terramozas

Vigilantes

Choferes

Encargado de mantenimiento Electrico

Encargado de mantenimiento Mecanico

Encargado de Encomiendas

Electricista

Mecanico

Encomiendas

8

1.6 Ejecución de Trabajo 1.6.1

Inicio 02 de Mayo de 2012

1.6.2 Término Trabajo Activo 1.6.3 Total de horas: 460 1.7

Horas.

Autoridad o jefatura de dependencia del Trabajo Responsable del Área: Sr. Roger Martínez Meza

Capítulo II DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES REALIZADAS 2.1 Funciones del Área de Puesto donde realizó las Práctica 2.1.1Objetivo General de la Contabilidad Proporciona información de hechos económicos, financieros y sociales suscitados de la empresa; de forma continua, ordenada y sistemática, con relación a sus metas y objetivos trazados, con el objeto de llevar CUENTA Y RAZÓN del movimiento de las riquezas privadas con el fin de conocer sus resultados, para una acertada toma de decisiones.  Obtener en cualquier momento información ordenada y sistemática sobre el movimiento económico y financiero dela empresa.

10

 Establecer en términos monetarios, la información histórica o predictiva, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que dispone la empresa.  Registrar en forma clara y precisa, todas las operaciones de ingresos y egresos.  Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara de la situación financiera de la empresa.  Prever con anticipación las probabilidades futuras de la empresa.  Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo económico.  Servir como comprobante fidedigno, ante terceras personas de todos aquellos actos de carácter jurídico en que la contabilidad puede tener fuerza probatoria conforme a Ley.  Proporcionar oportunamente información en términos de unidades monetarias, referidas a la situación de las cuentas que hayan tenido movimiento hasta la fecha de emisión.  Suministrar

información

requerida

para

las

operaciones

de

planeación, evaluación y control, salvaguardar los activos de la institución y comunicarse con las partes interesadas y ajenas a la empresa.  Participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operacionales, y ayudar a coordinar los efectos en toda la organización.

11

2.1.2 Funciones del Área de Contabilidad  Verificación de los comprobantes de pago de las diferentes agencias a nivel nacional.  Ingreso de los comprobantes de pago al sistema (Boleta de Ventas, Facturas, Boletas de Encomienda, Guías de Remisión, Etc.)  Elaborar y evaluar los ingresos y egresos que cuenta dicha empresa, al igual a las diferentes agencias.  Elaboración de Cajas Diarias, a través de liquidaciones de pasajes y encomiendas que se dan a diario.  Supervisión y Control de las ventas.  Elaboración de informes semanales (reporte de ventas y gastos) 2.2

Métodos, técnicas e instrumentos utilizados 2.2.1 Métodos Método Descriptivo

Consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables.1

OBJETIVO Nº1 Mejorar las técnicas archivísticas para su adecuado procedimiento y ordenamiento

mediante

el

uso

de

las

siguientes

técnicas

(cronológica y alfabéticamente).

1

Deobold B. Van Dalen y William J. Meyer,Manual de técnica de la investigacióneducacional.pág. 55

12

El método descriptivo se utilizó en analizar el estado actual de los documentos, para describir las condiciones que tenían, donde se plasmó las diferentes técnicas a través de un procedimiento y ordenamiento.

Método Comparativo

Método que permite conocer la totalidad de los hechos y fenómenos de la realidad estableciendo sus semejanzas y diferencias

en

forma

comparativa.

Los

resultados

de

las

comparaciones metodológicas nos llevan lógicamente a encontrar la verdad. Método comparativo. Involucra la comparación de diferentes tipos de instituciones o grupos de gente para analizar y sintetizar sus diferencias, así como sus similitudes. Se parte del supuesto de que estas divergencias y similitudes permiten conocimientos precisos de ciertos fenómenos, instituciones, estructuras y culturas.2 OBJETIVO Nº2 Promover el uso constante de técnicas archivísticas mediante capacitaciones

al

personal

del

área

para

su

adecuado

procedimiento.

El método comparativo se utilizó para comprobar un antes y un después en cuanto al archivamiento, mediante capacitaciones para así promover constantemente las diferentes técnicas de archivo.

2

http://es.wikipedia.org/wiki/Investigaci%C3%B3n_comparativo

13

Método Analítico-Sintético

El Método analítico es aquel método de investigación que consiste en la desmembración de un todo, descomponiéndolo en sus partes o elementos para observar las causas, la naturaleza y los efectos.3

OBJETIVO Nº3

Evaluar la organización de Archivos en el Área, para su conservación mediante los diferentes tipos de Archivamiento.

El método analítico- sintético se utilizó para identificar, analizar y evaluar la organización de los documentos para su conservación mediantes los tipos de archivamiento.

2.2.2 Técnicas Técnica de Entrevista Este procedimiento es altamente valioso y útil para recabar informaciones actualizadas que probablemente no están disponibles en las publicaciones escritas.Toda entrevista es una conversación entre dos o más personas, según la modalidad aplicada, que tiene propósitos investigativos y profesionales de Obtención deinformación individual o grupal.4

Esta técnica se utilizó para conocer con mayor información sobre el archivamiento que se daba a cada documento mediante preguntas

3

http://www.eumed.net/libros/2007a/257/7.1.htm http://www.elnuevodiario.com.do/app/article.aspx?id=106667

4

14

abiertas, estas preguntas se realizaban a todo el personal del área de contabilidad. Técnica de Encuesta

La encuesta es una técnica destinada a obtener datos de varias

personas

investigador.

cuyas

opiniones

impersonales

interesan

al

5

Esta técnica se utilizó para realizar consultas con mayor profundidad que es lo que realmente afectaba el orden en los diferentes documentos, donde plasme preguntas abiertas y cerradas, a todo el personal del área de contabilidad.

2.2.3 Instrumento

Entre el instrumento que nos permitirá analizar las técnicas se cuenta:  Guía de entrevista

Para el responsable

del área de contabilidad, para poder

conocer a profundidad lo que viene realizando por el área.(VER ANEXO 1)  Guía de observación

Para los responsables en el archivamiento de los documentos, para conocer

alguna dificultad o sugerencia que tengan. (VER

ANEXO 2) 5

http://www.xtec.cat/~cmunoz/recerca/encuesta.htm

15

 Cuestionario Para los responsables del área de administración para conocer el grado de sugerencia que puedan tener respecto a nuestra área.(VER ANEXO 3) 2.3 Descripción operativa de las funciones ejecutadas como Trabajadora Se cumplió con lo siguiente:  Verificación de los comprobantes de pago de las diferentes agencias a nivel nacional. Actualmente se sigue realizando las verificaciones de los comprobantes de pago, con la finalidad de controlar cuánto se ha vendido en cada agencia, esta verificación se hace adiario.  Ingreso de los comprobantes de pago al sistema (Boleta de Ventas, Facturas, Boletas de Encomienda, Guías de Remisión, Etc.) Se elabora diariamente un registro de los comprobantes de pago con el objetivo de facilitar la labor de revisión de datos que se encuentran en el sistema contable.  Elaborar y evaluar los ingresos y egresos que cuenta dicha empresa, al igual a las diferentes agencias. Controlamos los ingresos y egresos que cuenta la empresa semanalmente, con el objetivo que cada agencia obtenga un registro contable de las actividades realizadas.  Elaboración de Cajas Diarias, a través de las liquidaciones de pasajes y de encomiendas que se realiza a diario.

16

Una de las formas de mejorar los controles sobre el efectivo es separar las funciones recepción y desembolso. Este se puede manejar con el sistema contable donde controlamos las liquidaciones de pasajes y de encomiendas a través de las cajas diarias.  Supervisión y Control de las ventas. La supervisión empieza el día revisando e imprimiendo tanto la cuota diaria como los saldos y realizamos un control de ventas con la finalidad de estudiar el mercado al que nos dirigimos.  Elaboración de informes semanales (reporte de ventas y gastos). Realizamos declaraciones que describe las cualidades de un evento que se suscitó

en

la

empresa

tales

como recomendaciones, sugerencias

u

otras conclusiones que indican posibles acciones futuras dentro de la empresa. 2.4 Dificultades A. Mejorar las técnicas archivísticas para su adecuado procedimiento y ordenamiento mediante el uso de las siguientes técnicas (cronológica y alfabéticamente).  Falta de puntualidad del personal administrativo y del área de contabilidad para dar inicio a una reunión extraordinaria.  Falta de información de las técnicas archivísticas.  Falta de motivación a toda el área. B. Promover el uso constante de técnicas archivísticas mediante capacitaciones al personal del área para su adecuado procedimiento.

17

 Insuficiente información sobre las técnicas archivísticas para la toma de decisiones.  Falta de Trabajo en equipo.  Falta de concentración por parte del personal.  Inasistencia de algunos miembros del área. C. Evaluar la organización de Archivos en el Área, para su conservación mediante los diferentes tipos de Archivamiento.  No hay entusiasmo en el trabajo que se realizaba.  No contábamos con los materiales suficientes.

2.5 Logros alcanzados A. Mejorar las técnicas archivísticas para su adecuado procedimiento y ordenamiento mediante el uso de las siguientes técnicas (cronológica y alfabéticamente).  Se logró un 90% en mejorar la puntualidad de los colaboradores para dar inicio a las reuniones pactadas.  Se logró que el personal este motivado y con ganas de aprender.  Se logró contar con mayor información sobre el archivamiento.

B. Promover el uso constante de técnicas archivísticas mediante capacitaciones al personal del área para su adecuado procedimiento.  Se logró un 70% en obtener un programa de capacitación a nivel institucional.  Se logró el trabajo en equipo y ayuda mutua con valores institucionales y personales.  Se logró contar con mayor información en técnicas archivísticas.

18

 Se logró contar con la asistencia del equipo de trabajo. C. Evaluar la organización de Archivos en el Área, para su conservación mediante los diferentes tipos de Archivamiento.  Se logró que el personal este motivado a aprender a través de un psicólogo.  Se logró impulsar Diferentes áreas.

y aplicar la organización de Archivos en las

Capítulo III APORTES DEL PRACTICANTE 3.1

En el aspecto Cognoscitivo Las asignaturas llevadas del primer al sexto ciclo que permitieron contribuir a la consolidación de los objetivos planeados, fueron las siguientes: 3.1.1 Asignaturas Básicas Las siguientes asignaturas me ayudaron a contribuir con el proceso de archivamiento en la empresa Turismo Central en el Área de Contabilidad: 

Redacción I- II- III- IV La asignatura me ayudo en orientar al personal del área de contabilidad

a

través

de

las

redacciones

de

documentos

administrativos como la acta de reunión, solicitud, carta, etc.); estos

20

documentos utilizamos para cada sesión que teníamos en la empresa. 

Informática I al VI La asignatura me permitió manejar adecuadamente los programas de Word, en el caso de los documentos y Excel en realizar la base de datos de las agencias que contábamos y de los pasajeros.



Digitación I La asignatura contribuyó a tener un mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos.



Contabilidad I – II La asignatura me ayudó a contar con un objetivo de clasificar, registrar y resumir las actividades financieras de la empresa de tal manera que permitió tomar decisiones y contar con un buen archivamiento en los documentos.



Comportamiento Organizacional La

asignatura

me

ayudó

a

buscar

lazos

entre

los

administrativos, personal y grupos en el comportamiento de las personas dentro de la empresa, siempre buscando con ello la eficacia en las actividades que se realizaban a diario. 

Relaciones Humanas La asignatura me ayudó a buscar interacción entre todo el personal que laboran en la empresa, contando con una fuerza activa que nos llevó a la creación de las relaciones agradables para el trabajo en equipo.

21



Estadística I-II La asignatura me ayudó a recolectar, resumir, ordenar, analizar datos

y

realizar

resúmenes

de

información

de

representaciones gráficas. Asignaturas Utilizadas en el Trabajo Profesional Asignatura Básica

CUADRO Nº1

ASIGNATURAS BÁSICAS

% DE CONTRIBUCIÓN

5%

Redacción I- II- III- IV

10%

Informática I al VI Digitación I

5%

Contabilidad I – II

5%

Comportamiento Organizacional

5%

Relaciones Humanas

5% 15%

Estadística I-II

total FUENTE

50% : Turismo Central S.A.C

ELABORACIÓN : Kathlin Flores Elescano

datos

con

22

GRÁFICA “A” Porcentaje de Contribución por Asignaturas Básicas

· ·

Tramite Documentario

·

Técnicas de Archivo

·

Administración y Organización de Oficina

·

Ética Profesional

·

Técnica Secretarial

·

Organización de Reuniones y Evento

·

Estadística I-II Estadística I-II

15%

Organización de Reuniones y Evento · ·

·

·

6%

Técnica Secretarial

5%

Ética Profesional

5%

Administración y Organización de Oficina · ·

7%

Técnicas de Archivo

16%

Tramite Documentario

FUENTE

11%

: Turismo Central S.A.C

ELABORACIÓN : Kathlin Flores Elescano

INTERPRETACIÓN: 

De acuerdo con la información proporcionada por la gráfica A(ver cuadro Nº1), la asignatura de Estadística I-II, contribuyó más en el cumplimiento de mejorar las técnicas archivísticas para un adecuado procedimiento y ordenamiento de los documentos contando con un 15%, ya que fue utilizada en recolectar, ordenar, organizar y analizar datos dentro de la empresa; así mismo las asignaturas como (Redacción I- II- III- IV, Digitación I, Contabilidad I Comportamiento

Organizacional

y

Relaciones

– II,

Humanas);

23

contribuyeron menos con un 5% ya que solo ayudó en fomentar un poco más la forma de trabajo que teníamos que plasmar. 3.1.2

Asignaturas de Especialidad Las siguientes asignaturas me ayudaron a contribuir con el proceso de archivamiento en la empresa Turismo Central en el Área de Contabilidad: 

Tramite Documentario La asignatura me ayudó a administrar el documento oficial y asegurar su oportuna distribución, en la cual puede dirigir, organizar y conducir el trabajo en equipo.



Técnicas de Archivo La asignatura me ayudó a tener un control en los documentos como Recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizar fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros.



Administración y Organización de Oficina La asignatura me ayudó suministrar los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzo evitando lentitud e ineficiencia en el personal. Al igual que contamos con una buena organización dentro de la oficina y eso dio por fruto una interrelación entre todos y con un ambiente cómodo.



Ética Profesional La asignatura me ayudó a poder plasmar la ética profesional a través de los valores como la solidaridad, el de eficiencia, el de responsabilidad, etc.; que nos llevaron a tener beneficios y utilidades dentro de nuestra área.

24



Técnica Secretarial La asignatura me ayudó actualizar y dominar técnicas, metodologías

y

herramientas

esenciales

de

las

funciones

secretariales para un desempeño eficiente y productivo. 

Organización de Reuniones y Evento La asignatura me ayudó a realizar diferentes reuniones ya sean extraordinarias u ordinarias dentro de la empresa, con el objetivo que nuestra área pueda mejorar en el ámbito del mejor manejo de los documentos.

Asignaturas utilizadas en el trabajo Profesional Asignaturas de Especialidad CUADRO Nº02 % DE ASIGNATURAS DE ESPECIALIDAD

CONTRIBUCIÓN

Tramite Documentario

11%

Técnicas de Archivo

16%

Administración y Organización de Oficina

7%

Ética Profesional

5%

Técnica Secretarial

5%

Organización de Reuniones y Evento

6% 50%

total

FUENTE

: Turismo Central S.A.C

ELABORACIÓN : Kathlin Flores Elescano

25

GRÁFICA “B”

Porcentaje de Contribución por Asignaturas de Especialidas ·

Organización de Reuniones y Evento · ·

6%

Técnica Secretarial

5%

Ética Profesional

5%

·         Administración y Organización de… · ·

7%

Técnicas de Archivo

16%

Tramite Documentario

11% 0%

FUENTE

5%

10%

15%

20%

: Turismo Central S.A.C

ELABORACIÓN : Kathlin Flores Elescano

INTERPRETACIÓN: 

De acuerdo con la información proporcionada por la gráfica B (ver cuadro Nº02), la asignatura de Técnicas de Archivo, contribuyó más en el cumplimiento de mejorar en los procesos de archivamiento para un adecuado orden dentro del área planteado contando con un 16%, ya que fue utilizada en realizar las actividades de archivo como cronológicamente, con un orden único; así mismo las asignaturas como (Ética Profesional y Técnica Secretarial); contribuyeron menos con un 5% ya que solo ayudó en fomentar un poco más la forma de trabajo que teníamos que plasmar.

26

3.2

En el aspecto Procedimental

3.2.1 Mejorar

las

técnicas

archivísticas

para

su

adecuado

procedimiento y ordenamiento mediante el uso de las siguientes técnicas (cronológica y alfabéticamente) ARCHIVO: Un Archivo se define como un acervo o conjunto de documentos generados o reunidos y guardados por una persona o una entidad pública o privada en desarrollo de su gestión. El término archivista utilizado en el Código de Ética involucra a “todo aquel que se ocupa del control, cuidado, custodia, preservación y administración de los documentos de archivo”. Los documentos que constituyen un archivo pueden estar en cualquier medio o soporte de la información, como el papel, las cintas magnetofónicas o discos ópticos, entre otros, que forman diferentes tipos de archivos, por ejemplo

archivos

audiovisuales,

fílmicos,

sonoros,

fotográficos

o

informáticos. Así mismo, pueden tener diferentes fechas y formas. Los archivos se deben conservar respetando su orden natural de generación de manera que sirvan de información y testimonio efectivo para la persona o institución que los produce y para los ciudadanos interesados en su consulta. Igualmente, para que sean fuentes para la historia institucional, de los logros y demás aspectos de las sociedades y de las personas.6 TIPOS DE ARCHIVOS: Hay planteamientos contrapuestos sobre el momento del nacimiento delarchivo que naturalmente afectará a su concepto. Existen dos teorías, una quemantiene que éste nace en el momento mismo en que los documentos sonproducidos en la oficina o en la dependencia, otra por el contrario que sostieneque el archivo nace cuando los documentos, perdido el interés para lainstitución productora, han sido

6

Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo – Separatas

27

seleccionados para la conservación permanente y han adquirido madurez archivística.7 Lo anterior nos va a permitir establecer diferentes tipos de archivos los cuales mencionaremos.

Archivo de Trámite: El conjunto de expedientes y asuntos vigentes que por su naturaleza y frecuente consulta deben permanecer en dicho acervo. Archivo de Área o Departamental: Se entiende como tal; el que se forma en la unidad productora de los documentos, este corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos y en ella deben permanecer mientras dura la formación de los expedientes e incluso al terminar ésta si las necesidades de consulta son continuas; podemos considerar como parte del archivo de trámite. Archivo de Concentración: Se define como el que tiene expedientes de asientos terminados o de escaso movimiento, que han sido retirados de los archivos de trámite para su guardado hasta que venza su plazo de conservación. El archivo de concentración también es conocido como archivo de transferencia o transición, debido a queen el se acumulan todos los expedientes de asuntos terminados y que por su naturaleza deben ser conservados por determinado periodo de tiempo segúnlas leyes en vigor o de acuerdo a la políticas establecidas por la institución.

Archivo Histórico: Son los formados con documentos procedentes del sector privado y del sectorpúblico que por su contenido y naturaleza se consideran de especial trascendencia, en este archivo no existen tiempos establecidos par 7

Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo - Separatas

28

la permanencia en este lugar de los documentos ya que todo material que ingresaa él se mantendrá con carácter permanente en el mismo y la consulta de

los

documentos

restringida

para

funcionarios

e

investigadores

exclusivamente.

Procedimiento y Ordenamiento del archivo: 1. Archivo Pasivo: Esta constituido por documentos que se conservan por su valor históricos, administrativo, etc.8

2. Sistema de Archivo Lateral: Los documentos se apoyan sobre uno de los lados cortos; uno junto al otro y el título junto al lomo.

3. Pestaña: Proyección que sobre sale de los bordes superiores de las guías.

8

Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo - Separatas

29

4. Archivo Semi-Activo: Constituido por documentos de uno o dos años atrás pero que son de consulta frecuente.

5. Unidad: Inserción que aparece escrita en la pestaña de la guía.

6. Pasos en Trámites Documentario: Decepcionar, Clasificar, Registrar, Distribuir.

7. Sistema de Archivo Horizontal: Los documentos que se colocan uno sobre otro.

8. Procedimiento para Archivar: Contiene documentación en uso.

30

9. Archivo Activo: Contiene documentación en uso.

10. Leyenda: Es esa línea que debe de estar en cada parte de un número que se considera al clasificar.

SISTEMAS DE ARCHIVO: Los comprobantes de pago son muy importante para la empresa Turismo Central S.A.C, porque en base a ello se realiza el proceso de archivamiento que cada uno de los comprobantes debe tener, a continuación daremos a conocer que comprobantes se utilizan y cual es la base legal que tiene: Definición: Se considera comprobante de pago a los documentos que acreditan la transferencia de bienes, entrega en uso o la prestación de servicios, siempre que: 

Reúnan

todos

los

requisitos

y

las

características

establecidas por el RCP. 

Se trate de alguno de los siguientes documentos:  Facturas  Recibos por Honorarios  Boletas de Ventas  Liquidaciones de compra

mínimas

31

Base Legal: Artículo

1

Resolución

de

Superintendencia

N°

233-2008/SUNAT)

Reglamento De Comprobantes de Pago Resolución de Superintendencia Nº 007-99/SUNAT. DIFERENTES SISTEMAS DE ARCHIVAMIENTO Alfabético: Este sistema de clasificación es aplicable en archivos de personal, en donde laorganización se hará de acuerdo al nombre de la persona, o bien si se aplica enuna institución de manera general se hará de acuerdo por los nombres de las personas físicas o morales.9 Por asunto o materias: Este sistema de clasificación se efectuará tomando en cuenta el contenido decada documento, según sea su temática y no con base en el nombre de unapersona. Geográficos: Es aquel sistema que consiste en ordenar la clasificación de los documentos deacuerdo a la procedencia en que residen las partes intervinientes, y se aplica deacuerdo a los siguientes criterios, comenzar de lo general a lo particular (Nación, estado, ciudades o provincias) y dentro de esta jerarquización darle un orden alfabético.

Cronológico: Este sistema toma para efectos de clasificación, el tiempo en que fueproducido el documento; es decir se agruparan los expedientes por año, mes ydía, por lo tanto los documentos se archivan según la fecha de cada uno deellos, se crean así como grupos principales los 12 meses del año y, 9

Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo – Separatas

32

dentro delos mismos, unas secciones constituidas por

los días.

Naturalmente, y según las necesidades de la institución pueden crearse grupos por semanas.10 DESCRIPCIÓN: En el objetivo Nº1; utilizamos el método descriptivo donde nos ayudo analizar el estado actual de los documentos, para ello conocimos las causas y consecuencias que encontramos dentro del área, viendo algunas dificultades acudimos a la técnica de encuesta; técnica que nos permitió ver cuánto sabían del manejo

de las técnicas archivísticas. Finalmente,

realizamos un taller de las técnicas de archivo que nos ayudó a realizar el proceso de las técnicas (cronológicamente y alfabéticamente).

GRÁFICA Nº01

1. Recepción de los diferentes documentos ( Facturas, Boletas de Venta, etc)

5. Orden en los documentes (Alfabeticamente y Cronologicamente)

2. Clasificar los diferentes documentos por nombre o Nº de serie

Guía de Entrevista

Cuestionario

10

4. Distribuir a cada archivador como corresponde cada documento

Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo - Separatas

3.Resgistrar en el sistema contable cada documento.

33

1

2

3.2.2

3

4

5

Promover el uso constante de técnicas archivísticas mediante capacitaciones al personal del área para su adecuado procedimiento.

TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS El proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlo fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc. Los documentos son localizados en un mismo orden debidamente clasificado,

toda

la

correspondencia,

papeles

y

otros

documentos

relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y manejo. Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos.11 CAPACITACIONES Una capacitación a los distintos funcionarios y empleados de la dependencia, en cuanto a la utilidad, implementación y actualización si se requiere. Así mismo, se debe elaborar un instructivo, guía o manual que respalde su aplicación técnica, la asimilación de los conceptos básicos, la

11

Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo - Separatas

34

secuencia de los pasos metodológicos, la respuesta a las inquietudes más frecuentes en la organización de archivos de gestión. La capacitación y los instructivos deben ser diseñados y coordinados por el área técnica dearchivo o de gestión documental, con el fin de contar y de mantener unidad en el lenguaje y enlos formatos adicionales que la organización documental necesite.12 Organización de las comunicaciones oficiales Las comunicaciones oficiales son todas aquellas comunicaciones que genera o recibe una dependencia o la entidad de acuerdo con las funciones y competencias asignadas y que sirven de inicio, soporte o finalización de un trámite (judicial o administrativo). Estas comunicaciones son tanto internas o interdependencias y externas o entre entidades. Se distinguen de la correspondencia porque estas últimas son comunicaciones de carácter privado (personal) y no generan trámites para la institución. DESCRIPCIÓN: En el Objetivo Nº2, utilizamos el método comparativo, método que nos ayudó a comprobar un antes y un después en cuanto al archivamiento dentro del área, para ello plasmamos la técnica de encuesta a cada personal, la cual nos brindó las dificultades que tenían

con

respecto

capacitaciones

al

archivo.

realizamos

las

para así promover las diferentes técnicas de

archivos.

12

Finalmente

Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo -Separatas

35

GRÁFICA Nº 02 Área de Contabilidad

Antes

Después

Realizar Encuestas, para analizar las dificultades.

Realizar Capacitaciones

Guía de Observación

3.2.3

Evaluar la organización de Archivos en el Área, para su conservación mediante los diferentes tipos de Archivamiento. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL DE ARCHIVOS

36

Los documentos de archivo requieren un tratamiento y unas condiciones de conservación que garanticen la perdurabilidad de sus soportes y la legibilidad de la información. Continuamente los documentos son sometidos a diversas circunstancias que afectan su preservación: manipulación indebida, uso de materiales inestables, condiciones ambientales inapropiadas, deterioro microbiológico e inseguridad, que afectan la integridad de los archivos. Para minimizar los riesgos de deterioro físico, químico, ambiental, antropogénico, bióticos y accidental, se han establecido estrategias de intervención y prevención de los documentos de archivo. En especial la preservación o conservación preventiva enfocada a “detectar, controlar y erradicar mecanismos externos de deterioro.Mediante este proceso se garantiza el adecuado mantenimiento documental, que contempla manejos tanto administrativos como archivísticos, sistemas de almacenamiento y depósito, unidades de conservación, mantenimiento periódico, manipulación, uso de materiales adecuados, medidas específicas en edificios y locales de archivo, entre otros factores.Estas medidas deben estar acompañadas de la implementación de un “sistema integrado de conservación” que los archivos de la Administración Pública deben implementar en cada una de las fases del ciclo de vida de los documentos (archivo de gestión, archivo central y archivo histórico). Así mismo, del uso de soportes “de comprobada durabilidad y calidad” para los documentos de archivo originales y copias. En este sentido, “la conservación física y funcional se establece como una función archivística más”. Los procedimientos de conservación de archivos debe tender al tratamiento de grupos documentales antes que al manejo individual y aislado de algunas unidades; respetar las “calidades y cualidades materiales, estructurales y plásticas de la

37

documentación” y procurar el usode materiales estables en el tiempo y adecuados a las condiciones ambientales.13 DESCRIPCIÓN: En el Objetivo Nº3; utilizamos el método analítico para poder identificar, analizar y evaluar la organización de los documentos para su conservación, esto se dio a través de las técnicas que ya conocíamos y solo quedaba poder plasmarlo dentro del área. Finalmente ya estando preparados todo el personal iniciamos con las actividades y así pudimos evaluar a cada uno de ellos y ver si aun contaban con dificultades, y notamos que no había dificultades. EVALUACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS EN EL ÁREA DE CONTABILIDAD

GRÁFICA Nº 03 Recepción de los Documentos

Conservación de los Documentos Clasificación de los Documentos

Registrar los Documentos

Orden de los Documentos Distribuir los Documentos 13

Ninoska Rojas Hidalgo, Técnicas de Archivo - Separatas

38

3.3

En el aspecto Actitudinal

1. CALIDAD: Labore con entusiasmo en todos los ámbitos a la hora de presentar un buen trabajo en cuanto a las técnicas de archivo para el buen prestigio del área.

2. JUSTICIA: Con justicia, tanto en el trato como en la asignación de actividades a realizar, dependiendo de la capacidad de cada personal.

3. INNOVACIÓN:

Nuestro

Métodos

de

trabajo,

en

cuanto

a

las

capacitaciones constantes que teníamos dentro de nuestra área. 4. PUNTUALIDAD: En la entrega de los trabajos solicitados por nuestros Jefes Inmediatos o de algunos Clientes.

5. COMUNICACIÓN: Constante y efectiva, entre todos miembros del área.

6. CONFIANZA: Realizamos nuestros labores de la mejor manera, con la finalidad de satisfacer a nuestra área. 7. COMPROMISO: Con nuestra área, para así brindarle un servicio de calidad.

CONCLUSIONES 

Se logró, llegar a conocer las técnicas Archivísticas para un adecuado procedimiento y ordenamiento de los diferentes documentos, a través de dos técnicas (Alfabética y Cronológicamente).



Se logró, contar con el apoyo de la empresa en cuanto a la participación de los empleados en cada capacitación que se realizó para el funcionamiento de los archivos de nuestra área.



Se logró, evaluar a cada personal, para poder tener en cuenta cómo estaba plasmando sus actividades en el área.

SUGERENCIAS



Que, la empresa Turismo Central S.A.C, debe estar en constante capacitación con su personal no solo en el área de contabilidad si no también deben realizarlos con los demás áreas, para que así puedan notar si hay alguna dificultad y poder buscar soluciones para el mejoramiento de la empresa.



Que, la empresa Turismo Central S.A.C, no debe dejar de lado a los valores institucionales, ya que ello ayuda a cada persona a saber cuanto da por sí mismo en el trabajo.



Que, la empresa Turismo Central S.A.C, cada fin de semana debe tener una reunión ordinaria, esto ayuda que cada empleado vea si tiene alguna dificultad dentro de la empresa o área, y ello ayuda a saber que cuenta con el apoyo de la misma empresa.

BIBLIOGRAFÍA 

DEOBOLD B. Van Dalen & WILLIAM J, Meyer 2000 Manual de Técnicas de la Investigación Educacional

URL



http://www.eumed.net/libros/2007a/257/7.1.htm



http://www.elnuevodiario.com.do/app/article.aspx?id=106667

 

http://www.xtec.cat/~cmunoz/recerca/encuesta.htm http://es.wikipedia.org/wiki/Investigaci%C3%B3n_comparativo

ANEXO 1

Guía de Entrevista para el Responsable del Área de Contabilidad

INSTRUCCIONES: A continuación se presenta un conjunto de preguntas sobre las técnicas de Archivos. Por favor responder con toda sinceridad, ya que los resultados nos permitirán conocer un poco más de sus conocimientos:

1. ¿Qué es Archivo?

2. ¿Qué tipos de Archivos conoces actualmente?

3. ¿Conoces el procedimiento y ordenamiento del Archivo?

4. ¿Sabes a qué se refiere el Sistema de Archivos?

5. ¿Conoces algún Sistema de Archivo?

6. ¿En el área utilizan alguna Técnica de Archivo?

7. ¿Cuántas personas en el área conoces las Técnicas de Archivo?

ANEXO 2

Guía de Observación para los Responsable del Archivamiento

OBJETIVO: Conocer el comportamiento y habilidades que tiene cada empleado a la hora de poder archivar un documento.

GUÍA DE OBSERVACIÓN 1. Se siente satisfecho con el trabajo que realiza dentro del área de contabilidad. 2. Se siente satisfecho con la capacitación que se está dando. 3. Se siente satisfecho con los procesos que estamos dando a cada documento. 4. Se siente satisfecho con el equipo de trabajo que cuenta el área.

BIEN

MAS O MENOS

MAL

ANEXO 3

Cuestionario para el Área Administrativa OBJETIVO: el motivo de este cuestionario es poder conocer que referencias o aportaciones tendría hacia el área de contabilidad. Fecha: ………………..

Edad: ………………

1. ¿Conoces las Técnicas de Archivos?

Genero:…………… SI

NO

2. ¿Con qué frecuencia ustedes tiene reunión en la empresa? a) b) c) d)

Semanal Quincenal Mensual Ninguna de las anteriores

3. ¿Existe alguna supervisión a los trabajadores al momento de realizar sus actividades? Cómo, explique

4. ¿En el área de contabilidad los trabajadores cuentan con los implementos adecuados para la realización de sus trabajos? Explique

5. ¿Estarían de acuerdo que en cada área, tendrían capacitaciones de acuerdo al trabajo que se debe realizar? SI

NO

Por qué:……………………………………………………………………………