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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CAMPECHE DIRECCIÓN DE CONTADURÍA

MEMORIA DE ESTADÍA PROFESIONAL IMPLEMENTACIÓN DE LAS 5’S EN RECURSOS HUMANOS

REALIZADA EN LA EMPRESA:

JÚPITER SUMINISTROS Y SERVICIOS, S.A.

QUE PRESENTA:

LUIS ÁNGEL ARCOS CRUZ

PARA OBTENER EL TÍTULO DE:

TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURÍA

GENERACIÓN:

2015-2017

San Antonio Cárdenas, Carmen, Campeche

Septiembre de 2017

Insertar imagen de formato de Acta de Aprobación de la Memoria de Estadías (F-DC-17). La cual deberá escanearse a color.

AGRADECIMIENTOS

A DIOS: Por haberme dado tanto sin pedir nada a cambio, por el alimento de cada día, así como la salud y alegría de mi familia, siempre estaré agradecido por la vida.

PADRES: Siempre he tenido el apoyo para ir a la escuela, por tener una educación digna y correcta, para seguir con mis sueños e ideas que me ayudarán en un futuro próximo, porque siempre han tenido la esperanza que puedo superarme.

I

DATOS GENERALES DEL ALUMNO

NOMBRE: LUIS ÁNGEL ARCOS CRUZ

MATRÍCULA: 4215010206

DIRECCIÓN, TELÉFONO Y CORREO ELECTRÓNICO: ANDADOR LAGUNA DE LAS PILAS, MZA. 6, LOTE 2, COL. CARACOL, CD. DEL CARMEN, CAMPECHE. TEL.: (938) 145 5028 CORREO ELECTRÓNICO: [email protected]

FECHA DE INICIO Y TERMINACIÓN DE ESTADÍA: 16 DE MAYO AL 26 DE JULIO DE 2017

ASESOR ACADÉMICO: LIC. MARIO GILBERTO CHIN QUEN

ASESOR EMPRESARIAL: LIC. MARBELLA GARCÍA DE LA CRUZ

CARGO DEL ASESOR EMPRESARIAL: JEFE DE RECURSOS HUMANOS II

ÍNDICE

LISTA DE ILUSTRACIONES ..................................................................................... IV LISTA DE GRÁFICAS ............................................................................................... IV RESUMEN / ABSTRACT ............................................................................................ 1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 2 CAPÍTULO I. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA. ........................................... 4 CAPÍTULO II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. ................................................ 6 2.1. Descripción del problema o necesidad. ............................................................ 6 2.2 Pregunta Principal .............................................................................................. 7 2.2.1 Preguntas específicas.................................................................................. 7 2.3. Justificación....................................................................................................... 7 2.4. Objetivo del proyecto. ....................................................................................... 8 2.4.1. Objetivo General. ........................................................................................ 8 2.4.2. Objetivos específicos. ................................................................................. 8 CAPÍTULO III. MARCO CONCEPTUAL. .................................................................. 10 CAPÍTULO IV. METODOLOGÍA. .............................................................................. 16 CAPÍTULO V. RESULTADOS Y DISCUSIÓN. ......................................................... 42 CONCLUSIONES. .................................................................................................... 46 FUENTES DE INFORMACIÓN. ................................................................................ 48 ANEXOS. .................................................................................................................. 50

III

LISTA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1: Clasificación de documentos………………………………………...……21

LISTA DE GRÁFICAS

Gráfica 1: Duración de búsqueda de información………………………………………50 Gráfica 2: Orden de área de recursos humanos…………………………………………50 Gráfica 3: Ahorro de turnos de limpieza……………………………………………...…..51

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RESUMEN / ABSTRACT

La importancia de las 5 “S” se manifiesta con el paso del tiempo, esta demuestra que al implementarla mejora el entorno de las empresas, la calidad con la que se hacen los procesos de trabajo, al igual resaltan dos grandes características de esta técnica, la sencillez y la efectividad mejoran a la empresa en la eliminación de tiempos muertos y costos innecesarios. Para llevar la aplicación de esta técnica requiere el compromiso personal y duradero para que nuestra empresa sea un auténtico modelo de organización, limpieza, seguridad e higiene. Los beneficios que aporta son: trabajo en equipo, los trabajadores se comprometen, valoran las aportaciones y conocimientos, cambia la mentalidad permitiendo que los trabajadores sigan mejorando para no quedar estancados y acorta el tiempo de desempeño de las actividades de los trabajadores ya que tienen mayor movimiento y organización en el espacio de trabajo, al igual mejora la imagen del empleado porque demuestra que está motivado con su empleo. Palabras claves: 5’S, técnica, aplicación, organización, seguridad.

The importance of the 5 "S" manifests with the pass of time, this shows that implementing this improves the business environment, the quality worked in the processes of work, as well as stand out two great characteristics of this technique, simplicity and effectiveness improve the company in eliminating downtime and unnecessary costs. To carry out the application of this technique requires a personal and lasting commitment so that the company can be an authentic model of organization, cleanliness, safety and hygiene. The benefits this has are: teamwork, workers commit, value contributions and knowledge, change the mentality allowing workers to continue improving so as not to keep it in standby and shorten the time of performance of workers' activities as they have greater Movement and organization in the workplace, as well as improves the image of the employee because it demonstrates that it is motivated by it employment. Key Words: 5'S, technique, application, organization, security. 1

INTRODUCCIÓN

Importancia del tema: Se enfoca en eliminar el desperdicio en el área de trabajo, para tener una mayor productividad al realizar las actividades que corresponde. Esta técnica es una metodología de implementación de 5 conceptos para la mejora de áreas en las empresas, los beneficios que se obtienen son mejorar el espacio de la oficina, limpieza en el área, al igual que elimina tiempos muertos. Es de importante comprender a detalle el tema. La importancia de implementar esta técnica en la empresa tiene gran valor debido a que el objetivo de esta es lograr el funcionamiento más eficiente y uniforme de las personas en los centros de trabajo. Se debe tener en cuenta sus grandes beneficios porque la implementación de la técnica de las 5’S es importante en diferentes áreas, por ejemplo, permite eliminar despilfarros y por otro lado permite mejorar las condiciones de seguridad, beneficiando así a la empresa y sus empleados. Se recomienda que se implemente la técnica en la empresa Júpiter Suministros y Servicios, S.A. Para mejoramiento de este departamento, no se especula o se refiere a tener mala función en la empresa, solo se hace con el motivo de mejorar los métodos de funcionamiento de él la razón es simple, la empresa depende considerablemente del departamento ya que este tiene la obligación de mejorar las diferentes áreas de la empresa, para ello debe implementar técnicas o procedimientos que mejoren la eficiencia de las demás áreas empresa.

Descripción general del contenido por capítulos: En el capítulo 1, se refiere a los datos generales de la empresa, se describirá el nombre de la empresa, dirección, sector perteneciente, giro, departamento, función, organigrama, visión, misión, política y los objetivos de calidad.

En el capítulo 2, trata del planteamiento del problema, en este apartado se realizará la descripción del problema o necesidad que se presenta, se formulará la pregunta

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principal y las específicas, se expondrá la justificación de esta memoria de estadía, se formulará el objetivo de proyecto, el objetivo general y los objetivos específicos.

En el capítulo 3, hace referencia al marco conceptual de la memoria, se dará a conocer los aspectos teóricos, estudios previos y la normatividad aplicable.

En el capítulo 4, la metodología describirá paso a paso el cumplimiento de los objetivos de acuerdo con las actividades planteadas durante la estadía.

En el capítulo 5, denominado resultados y discusión, se realizará mediante la comparación de los resultados, objetivos y estándares aplicados.

Esta memoria de estadía se concluye dando a conocer el aprendizaje obtenido, el cumplimiento de los objetivos, las contribuciones realizadas a la empresa y las actividades que se realizarán a futuro para mejorar este proyecto.

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CAPÍTULO I. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA.

La empresa Júpiter Suministros y Servicios, S.A, se encuentra ubicada en AV. Páez Urquidi, No. 2, Col. Pallas, C.P. 24140, Ciudad del Carmen, Campeche. Perteneciente al Sector de Servicios e Industrial, con giro en tuberías, maquinados, suministro, arrendamiento de equipos y mantenimiento Industrial. Desarrollé la estadía en el departamento de Recursos Humanos y estuve a cargo de mi asesora empresarial Marbella García de la Cruz.

Las funciones del departamento de recursos humanos consiste en resguardar los expedientes del personal de capacitaciones, llevar el control de nóminas, contratos, despidos, vacaciones del personal, capacitaciones, registrar, controlar y supervisar la asistencia, permisos temporales de salidas, faltas e incapacidades del personal, asegurar la operatividad de los trámites administrativos relacionados con licencias médicas, accidentes de trabajo, permisos y vacaciones, contabilizar horas extras generadas por el personal, buscar el desarrollo, actualización y mejoras

en los

procesos a cargo, aplicar encuestas de ambiente laboral, mantener actualizado los trámites y procesos con base en las leyes y reglamentos de carácter nacional y cálculos de impuestos y retenciones correspondientes al IMSS, AFORE, INFONAVIT, FONACOT, ISR y 2% Sobre Nómina.

El organigrama del área se compone con el puesto de jefe de recursos humanos teniendo como subordinado al auxiliar, encargado de reclutamiento y a la recepción. La empresa tiene como misión proveer Suministros y Servicios de construcción y mantenimiento a empresas del ámbito petrolero y naval, con altos estándares de calidad, en el sureste de México, ofreciendo seguridad y confianza al cliente, buscando la mejora continua de procesos y optimización de los recursos, procurando el bienestar de clientes y colaboradores.

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La visión es ser empresa líder en la industria petrolera, integrando el diseño y desarrollo de ingeniería en nuestros servicios, consolidando compromisos de mayor alcance, logrando así la satisfacción y expectativas del cliente.

La política de calidad se refiere a cumplir las expectativas de los clientes y los objetivos organizacionales, trabajando conforme a procedimientos estandarizados, para proveer servicios que cumplan con los requerimientos legales, contractuales y de calidad aplicables, asegurando la mejora continua de los procesos. .

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CAPÍTULO II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

2.1. Descripción del problema o necesidad. El departamento de recursos humanos es uno de los más importantes de la empresa, al funcionar correctamente la empresa tendrá un mayor rendimiento, eficacia y equilibrio, por lo tanto, se debe implementar las técnicas de las 5 “S” en recursos humanos, para una mayor capacidad desempeñando sus actividades, al igual tiene la obligación de apoyar al área de control de obras, contabilidad, finanzas, recepción y gerencia, entonces si este no funciona correctamente afecta a los demás departamentos, es decir, que afecta a toda la empresa. El problema que actualmente tiene recursos humanos proviene de los procedimientos llevado a cabo erróneamente, teniendo mala clasificación en los documentos, como: Documentos que conforman el currículo vitae están desordenados, extravió de documentos y desactualización, no contienen nombre las carpetas donde están albergados por lo tanto es difícil identificarlos debido que no están ordenados en forma alfabética, al igual los casilleros son muy pequeños para resguardar todos los documentos, por ende algunos están desordenados en el departamento haciendo imposible detectarlos al momento de la utilización, esto afecta a la ralentización las actividades en las que se usan, siguiendo con los documentos están los recibos de nóminas de los trabajadores, estos documentos son de suma importancia en la empresa teniendo la función de comprobar que la empresa ha pagado el servicio que los trabajadores que han ejercido de acuerdo a su contrato, estos recibos deben ser firmados por los trabajadores pero, al no estar ordenados debidamente el departamento debe buscar lentamente cada recibo según la fecha, por lo tanto, este proceso es tedioso y cansado para que el tiempo de búsqueda y firma no sea un problema debe implementarse una técnica que agilice la actividad antes mencionada. Las nóminas de la empresa demuestran los movimientos o la circulación del dinero según la actividad que desarrolle, es decir, el giro de la empresa por ello las nóminas deben estar en perfecto estado, por esto debe estar conformada por una factura, requisición de compras, los cálculos es decir la matriz de la nómina y en algunos casos los formatos que tiene la empresa por ejemplo 6

los recibos de pago, horas extras y por último el timbrado de las nóminas, el problema es que todo este proceso no cumple con las normas porque no está bien ordenadas, no tienen la firma de autorización y algunas nóminas no están completas ya que no contiene algún formato en ellas, también existe la posibilidad de que este extraviada la factura completa, luego de todo este proceso, siguen los recibos de nóminas de los trabajadores mencionados anteriormente al estar desordenados no se puede completar la carpeta donde se guardan, por lo tanto, se debe mejorar el proceso de todo los archivos del departamento de recursos humanos.

2.2 Pregunta Principal ¿La implementación de las 5 “S” puede corregir los problemas del departamento de Recursos Humanos?

2.2.1 Preguntas específicas ¿Cuál es el impacto del funcionamiento del área de recursos humanos en otros departamentos de la empresa Júpiter, S.A.?

¿Cuáles son las condiciones óptimas para que el departamento de recursos humanos mejore el funcionamiento de la empresa? ¿Cuál es la probabilidad de que al aplicar las 5’s adecuadamente mejore la calidad de las actividades que se realizan en el área de recursos humanos?

2.3. Justificación. El departamento de recursos humanos presenta algunas irregularidades, como el funcionamiento lento e inseguro, es decir, los inconvenientes no permiten realizar las actividades con un grado de eficacia y perfección, esto provoca en gran medida un estancamiento, pérdida de tiempo, para las demás áreas. La razón de porque es conveniente

realizar este proyecto es para que funcione adecuadamente el

departamento de recursos humanos a su máxima capacidad, beneficiando directamente a las demás áreas que se relacionan porque todas empezarán a tener

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más eficacia, creando la mejor calidad para toda la empresa, esta implementación mejorará la calidad de toda la empresa y optimizará el trabajo de las personas que laboran, estas técnicas perfeccionaran la relación de los trabajadores en las actividades que se desarrollan en la empresa.

Los trabajadores tendrán más habilidad para pensar y actúan de manera grupal, aplicando los hábitos de higiene y seguridad en la empresa.

2.4. Objetivo del proyecto. El objetivo que se pretende lograr es corregir los errores del departamento de recursos humanos, a través de la aplicación de las 5’S para el rendimiento laboral y el ambiente de trabajo en la empresa Júpiter Suministros y Servicios, S.A.

2.4.1. Objetivo General. Aplicar la Implementación de las 5’S determinando los problemas del funcionamiento del área para que las actividades se desarrollen adecuadamente cuando se lleven a cabo en la empresa Júpiter Suministros y Servicios, S.A.

2.4.2. Objetivos específicos. Describir los procesos de la primera S, clasificando los documentos para la búsqueda rápida de información cuando sea necesaria en el departamento de R.H.

Ordenar el espacio del trabajador siguiendo los métodos de la segunda S para optimizar y agilizar el movimiento cuando este saturada el área.

Aplicar la limpieza mediante los procesos de la tercera S para reducir los turnos de limpieza en la jornada laboral de la empresa.

Relatar la estandarización de los métodos aplicados, señalando las medidas para mantener los hábitos adquiridos después de la implementación de las 3 primeras S en el departamento R.H.

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Considerar la disciplina de los trabajadores, analizando la conducta, valores y cultura para el mantenimiento de las técnicas cuando se han aplicado las 4 primeras S en el área de recursos humanos.

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CAPÍTULO III. MARCO CONCEPTUAL.

Las 5’S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan, como empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones. Representa acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que comienza por S, cada palabra tiene un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar (Justo Rosas, 2013).

Para dar seguimiento a las partes que se deben comprender se detallan a continuación, aunque son conceptualmente sencillas y no requieren que se imparta una formación compleja a toda la plantilla, ni expertos que posean conocimientos sofisticados, es fundamental implantarlas mediante una metodología rigurosa y disciplinada. Se basan en gestionar de forma sistemática los elementos de un área de trabajo de acuerdo con cinco fases, conceptualmente muy sencillas, pero que requieren esfuerzo y perseverancia para mantenerlas. Justo Rosas opina que esta técnica se divide en 5 etapas, menciona las siguientes:

Clasificación (seiri). Consiste en identificar los elementos que son necesarios en el área de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos últimos, evitando que vuelvan a aparecer. Asimismo, se comprueba que se dispone de todo lo necesario.

Algunos criterios que ayudan a tomar buenas decisiones: Se desecha (ya sea que se venda, regale o se tire) todo lo que se usa menos de una vez al año. Sin embargo, se tiene que tomar en cuenta en esta etapa de los elementos que, aunque de uso infrecuente, son de difícil o imposible reposición. Ejemplo: Es posible que se tenga papel guardado para escribir y deshacerme de ese papel debido que no se utiliza desde hace tiempo con la idea de adquirir nuevo papel llegado de necesitarlo. Pero no se puede desechar una soldadora eléctrica sólo porque hace 2 años que no se utiliza, 10

y comprar otra cuando sea necesaria. Hay que analizar esta relación de compromiso y prioridades. Hoy existen incluso compañías dedicadas a la tercerización de almacenaje, tanto de documentos como de material y equipos, que son movilizados a la ubicación geográfica del cliente cuando éste lo requiere. Todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la sección de archivos, o en el almacén en la fábrica). Aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (típicamente en un armario en la oficina, o en una zona de almacenamiento en la fábrica) Se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano. Esta jerarquización del material de trabajo prepara las condiciones para la siguiente etapa, destinada al orden (seiton). El objetivo particular de esta etapa es aprovechar lugares despejados.

Organización (seiton): Situar necesarios. Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, identificando los elementos y lugares del área. Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv) un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar. En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía. Criterios para el ordenamiento: ▪

Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fáciles de sostener o sobre un soporte.

▪

Definir las reglas de ordenamiento.

▪

Hacer obvia la colocación de los objetos.

▪

Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario.

▪

Clasificar los objetos por orden de utilización.

▪

Estandarizar los puestos de trabajo.

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Favorecer la disciplina FIFO (del inglés First in, first out, en español primero en entrar, primero en salir), utilizada en teoría de colas para definir que el primer elemento en salir de una cola de espera o un almacenamiento será aquél que entró primero.

Limpieza (seisō): Suprimir suciedad. Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo, es mucho más fácil limpiarlo (seisō). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento de la maquinaria.

Criterios de limpieza: ▪

Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías.

▪

Volver a dejar sistemáticamente en condiciones.

▪

Facilitar la limpieza y la inspección.

▪

Eliminar la anomalía en origen.

Estandarización (Seiketsu): Señalizar anomalías. Consiste en detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas y visibles para todos. Aunque las etapas previas de las 5’S pueden aplicarse únicamente de manera puntual, en esta etapa (Seiketsu) se crean estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día.

Para conseguir esto, las normas siguientes son de ayuda: ▪

Hacer evidentes las consignas “cantidades mínimas” e “identificación de zonas”.

▪

Favorecer una gestión visual.

▪

Estandarizar los métodos operatorios.

▪

Formar al personal en los estándares.

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Mantenimiento de la disciplina (Shitsuke): Seguir mejorando. Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5’S y elaborando acciones de mejora continua, cerrando el ciclo PHVA (Planificar, hacer, verificar y actuar). Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el sistema 5’S pierde su eficacia. Establece un control riguroso de la aplicación del sistema. Tras realizar ese control, comparando los resultados obtenidos con los estándares y los objetivos establecidos, se documentan las conclusiones y, si es necesario, se modifican los procesos y los estándares para alcanzar los objetivos.

Mediante esta etapa se pretende obtener una comprobación continua y fiable de la aplicación del método de las 5’S y el apoyo del personal implicado, sin olvidar que el método es un medio, no un fin en sí mismo.

Forma de citar y referenciar en el texto principal del trabajo, se consideran los métodos según el área de conocimiento, previo consenso y aprobación del Cuerpo Académico correspondiente.

La calidad también tiene relación con estas técnicas, por lo tanto, se debe entender su significado y antecedentes.

Mejorar la calidad es el resultado de un cambio profundo en la cultura de trabajo y es un proceso difícil y permanente. Uno de los principales pilares para lograr este cambio de cultura, se originó en Japón con la metodología llamada 5’S, estas son las iniciales de cinco palabras japonés Seiri (Clasificar), Seiton (Orden), Seiso (Limpieza), Seiketsu (Estandarizar) y Shitsuke (Disciplina). Las tres primeras “S” son consideradas como físicamente “implantables en el lugar de trabajo, es decir, que están enfocadas a la eliminación de todas las cosas innecesarias, el ordenar los diversos artículos con que cuenta una empresa y a mantener siempre condiciones adecuadas de aseo e higiene.

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La cuarta “S” es considerada como responsabilidad de la dirección, es ella quien debe preocuparse por los buenos resultados que de ellas se obtengan, así como de garantizar el éxito de las mismas a través del tiempo y por último la quinta “S”, es aplicada directamente a las personas.

Para que las personas adopten el Kaizen, es preciso crear las condiciones que eviten la desmotivación y faciliten la realización del trabajo. Por lo tanto, es necesario por un lado mejorar físicamente el ambiente de trabajo, aplicado técnicas como la metodología 5’S y por otro lado eliminar los demás factores que causan desmotivación. Para entender el tema se desprenden situaciones y antecedentes de estas técnicas La metodología 5’S en México es la mejor alternativa para el involucramiento y desarrollo del personal, no obstante, la búsqueda de nuevos enfoques ha hecho que en algunos casos se substituyan por grupos interfuncionales, equipos de mejora o grupos por tarea, que en muchos casos concluyen una vez terminado su proyecto. La metodología 5’S debe evolucionar, que se han convertido en grupos naturales de trabajo y continuarse estimulándoles para que crecer en su alcance y que rebasen la solución de problemas para incursionar en la optimización de recursos y en la innovación, como es el caso de las empresas en que más evolucionado este enfoque.

Es la representación de las llamadas fuerzas de mercado. Al finalizar la presente década habrá alcanzado su calidad cerca de dos millones de empresas en el mundo. El gran movimiento para establecer sistemas de gestión y aseguramiento de la calidad no sólo abarca a las empresas privadas. Se ha extendido a todos los ámbitos de la vida de las naciones. El movimiento de calidad crece muy rápidamente en todos los países del mundo (Oria, 2003).

El Gobierno mexicano impulsó un modelo para la innovación y la calidad de la administración pública como un cambio paradigmático que permite reemplazar los sistemas tradicionales de gestión pública por otros avanzados, acordes a las nuevas tecnologías de la información, a las necesidades de una sociedad civil activa y participativa y al proceso de globalización (Muñoz, 2004). 14

La innovación debe llevar a las dependencias gubernamentales a mejorar, cambiar, reinventar y finalmente, a realizar con calidad se aplican en la búsqueda de la eficiencia organizacional, incluyendo lo conceptual, las técnicas y procesos de medición y las tecnologías de cambio. Las normas ISO 9001:2000, a través de la metodología 5’S son herramientas metodológicas privilegiadas para mejorar el desempeño de las organizaciones, incrementar su productividad y competir en mercados cada vez más exigentes. Expone que el diseño, desarrollo e implementación de un sistema de gestión de la calidad de acuerdo con los elementos de las normas ISO 9001:2000, ofrece una ventaja competitiva sólida y duradera a la organización y se convierte en un elemento básico para el desarrollo del personal (Galicia, 2005).

La organización debe reconocer la estandarización, el control y mejora de los procesos. La organización debe reconocer la estandarización, el control y mejora de los procesos como una herramienta que asegura la calidad en el servicio educativo.

Al igual que otras dependencias y entidades de la administración pública federal, el Infonavit solicita a sus proveedores como requisito para la contratación de algunos servicios, estar certificado, en procesos de certificación o dispuestos a certificarse bajo la norma ISO 9000. Ello como complemento a los procesos internos de calidad que cada organismo del sector público está siguiendo (Carla V, 2015). “El principal beneficio obtenido tras la aplicación de las 5’S en Monroe es la motivación de todas las personas que han participado en el proyecto. Ha aumentado su credibilidad en la empresa. Los trabajadores se han hecho partícipes de un proyecto común de empresa, la empresa incorpora sus ideas y se ha creado una rueda de entusiasmo. Ahora se cuida y se mima el puesto de trabajo.” (Manuel Quevedo,2015).

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CAPÍTULO IV. METODOLOGÍA.

El departamento de Recursos Humanos tiene una funcionalidad exageradamente importante en la empresa, cabe resaltar que sin un buen funcionamiento o error que tenga afecta gradualmente a toda la empresa. Es importante llevar a cabo el proyecto para tener adecuadamente las actividades del departamento, se busca corregir los errores o malos controles que se presentan en él y lo más importante de este proyecto, se puede extender a las demás áreas de la empresa, aplicando las técnicas en el departamento, se puede obtener un buen funcionamiento para alcanzar su máxima capacidad favoreciendo toda la empresa.

La base primordial para el éxito de cualquier proyecto estriba en diseñar una estrategia eficaz que permita alcanzar los objetivos generales y específicos, por lo que este estudio se realizó a partir de conocer cómo es el entorno laboral de la organización para poder aplicar la metodología.

El diseño de estudio aplicado en el proyecto corresponde a una investigación descriptiva, tiene como finalidad identificar todo el contexto bajo el que se desarrollan los principales procesos y actividades realizadas en el departamento de recursos humanos. Como población de estudio se tomó a todo el personal que labora en él, al igual que las actividades desarrolladas por lo que no fue necesario realizar un muestreo, debido a que la población es finita y se requería considerarlas a todas y cada una. A continuación, se describe el método general utilizado. En este caso, para el propósito de la investigación se aplicó un cuestionario para realizar un diagnóstico del departamento; Este cuestionario sirvió para partir de un análisis organizacional ya que se dio la restructuración del departamento. La primera variable investiga aspectos sobre la motivación, la cual proporcionará a la dirección una buena integración de su equipo de trabajo y que se manifieste un clima organizacional idóneo.

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La segunda parte investiga aspectos de comunicación donde la comunicación se ha convertido en uno de los ejes centrales de la organización, por medio de ella existe una mejor relación comunicativa entre empleados y esto se refleja en el trato con los clientes. La tercera parte analiza la estructura organizacional, la cual determina las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.

La cuarta parte investiga aspectos de liderazgo. El liderazgo es una cuestión de espíritu, una combinación de personalidad y visión. Y por último la quinta parte analiza aspectos de servicio en el cual se define un marco en donde las actividades se desarrollarán con la idea de fijar una expectativa en el resultado de éstas. El análisis de las áreas del departamento se llevó a cabo haciendo un recorrido a través de sus instalaciones y de la observación tomando evidencias personales. Este análisis se elaboró con el equipo de calidad y los miembros del departamento a través de lluvia de ideas, con la finalidad de conocer el nivel de capacitación con el que cuentan, las condiciones de las instalaciones, así como el grado de sensibilización en cuanto a la cultura de calidad, gracias a ello, se detectan las deficiencias que existen en cuanto a el servicio, la capacitación, así como las fortalezas y debilidades en la organización. Derivado de estas actividades se podrán decidir las adecuaciones a la metodología programada y el lenguaje en función de los resultados, participación y compromiso observado. Posteriormente se implementa de las 5’S en el departamento de recursos humanos. Por todo esto se propone la metodología como a continuación se detalla.

4.1. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PARA LA BÚSQUEDA RÁPIDA APLICANDO LA PRIMERA S (SEIRI).

Para resolver estos problemas se da una breve información de Implantación de clasificación (seiri): Se identificaron y separaron todos aquellos elementos necesarios de los innecesarios dentro del área de recursos humanos. El propósito de clasificar significa retirar de las áreas de trabajo todos los elementos que no son necesarios para 17

las operaciones de tales como nóminas, contratos, convenios y leyes establecida des del departamento o actividades cotidianas. Los elementos necesarios se deben mantener cerca de la acción, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio o eliminar, posteriormente se enlistaron los elementos innecesarios: esta lista se debe diseñar y enseñar durante la fase de preparación. Esta lista permite registrar el elemento innecesario, su ubicación, cantidad encontrada, posible causa y acción sugerida para su eliminación. El registro esta complementado por el empleado encargado u observador durante el tiempo en que se ha decidido realizar la campaña de clasificación de dichos elementos.

Para realizar el primer paso se utilizaron tarjetas de color: Permite marcar o denunciar que en el sitio de trabajo existe algo innecesario, como son cajas, fólderes, máquinas de escribir, impresoras, equipos de cómputo, sillas u cualquier otro objeto y que se debe tomar una acción correctiva. Plan de acción para retirar los elementos, una vez visualizados y marcados con tarjetas los elementos innecesarios, se tendrá que hacer las siguientes consultas: 1) mover el elemento a una nueva ubicación o al archivo de concentración, almacenar el archivo muerto y relacionado en bitácoras fuera del área de trabajo y eliminar el elemento. Se pretende dirigir las actividades del proceso de aprendizaje a una primera etapa de sensibilización y asimilación para el cambio de hábitos en el personal y asesores.

Implantación de organización: Se pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde se puedan encontrar de manera fácil para su uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio, siempre y cuando sirvan nuevamente. Con esta aplicación se desea mejorar la identificación y marcación de los documentos que se mencionarán detalladamente más adelante. Esto va a permitir la ubicación de la información requerida de forma rápida, mejora la imagen del departamento, da la impresión de que las cosas se hacen bien, ayuda a la coordinación para la ejecución de trabajos. Se tiene como objetivo; establecer la forma en que se deben ubicarse e identificarse todos los elementos dentro del área de tal manera que sean fáciles de encontrar. Ahora se

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pretende detallar cada paso de la documentación ya que es el principal problema del departamento de recursos humanos.

El espacio del departamento de recursos humanos contiene cosas innecesarias tales como documentos inservibles, obsoletos y algunos que no corresponden al departamento, por lo tanto, se debe llevar la técnica de clasificación y descarte, por esta razón se dividirá en documentos necesarios y documentos innecesarios.

Los documentos que se encuentran en el departamento ocupan una gran parte del departamento, esto causa que sea difícil y tardada la búsqueda de documentos a utilizar en el momento, por lo tanto, para mejorar el departamento se debe empezar por lo básico.

La clasificación tiene que dividirse como fue mencionado anteriormente, los documentos son: Recibos de nóminas de los trabajadores, recibos de pago por parte de la empresa, nóminas generales de la empresa que se dividen por periodos semanales y catorcenales, dando seguimiento se encuentran los expedientes de los trabajadores resaltando la importancia e impacto que generan en la empresa, también, pagares, documentos de los proyectos realizados, recibos de trabajadores de plataforma, estos documentos seria lo primero que se debe clasificar y descartar.

Recibos de nóminas de trabajadores en tierra, estos se dividen en periodos semanales y catorcenales por ello se pondrán en una carpeta de 3 pulgadas, la carpeta semanal tendrá un lomo con la descripción siguiente: Recibos de nóminas de los trabajadores periodo semanal con separadores por meses, es decir, tendrá 12 separadores con sus respectivos meses, entonces el orden de esta es mensual y dentro de cada mes debe ir ordenado alfabéticamente, empezando por la letra del apellido paterno, seguido del apellido materno y nombre, actualmente la empresa recibe estos documentos cada semana, el problema de los recibos se encuentran regados por todo el departamento, la razón de su importancia, deben estar debidamente firmados por el trabajador, según sea la nómina. 19

A continuación, se debe llevar un proceso detallado: 1. Al recibir los recibos a la empresa; el auxiliar de recursos humanos debe ordenarlos porque estos contienen el original y la copia, el documento original debe quedarse en el departamento de recursos humanos, la copia debe entregarse al trabajador que corresponde el recibo. 2. Debe contener la firma en tiempo y dando seguimiento debe estar ordenado el recibo original y la copia, para realizar el proceso, puede solicitar al trabajado presentarse en el departamento de recursos humanos mediante una llamada telefónica a su extensión dentro de la empresa o la segunda opción, personalmente se encargue el auxiliar de llevar los recibos a los puestos de los trabajadores, depende del tiempo que genere, estos procesos, el segundo método tiene más efectividad debido que al entregárselo personalmente se ahorra tiempo, por otro lado el primer método es más tedioso si la persona encargada decide hablar por teléfono el trabajador suele ignorar el aviso o simplemente dejarlo para después, debido a la ocupación del trabajador consume tiempo, si esto pasa pierde tiempo innecesario se debe esperar hasta tener el último recibo firmado, entonces se recomienda aplicar el segundo método por ser seguro y ahorrar tiempo. Recomendación para que se cumpla con la parte de tiempo y forma se debe usar el método que mejor se acople a la empresa, el color de la tinta de la firma debe ser de color azul o negro, la tinta roja no se considera aceptable para este documento. Último paso 3. Los Recibos de los trabajadores deben ordenarse alfabéticamente e introducirse en el periodo correspondiente, es decir, en la semana que se pagó, sin olvidar al mes correspondiente, en la carpeta con la leyenda de “Recibos semanales de los trabajadores.

Para los recibos de periodos catorcenales se debe tener una carpeta con la leyenda de “Recibos de los trabajadores periodo catorcenal”, siguiendo los mismos pasos que se emplearon en el periodo semanal. Este proceso se debe repetir cada semana y catorcena, al igual se puede adaptar a otros periodos, y por último se debe emplear un programa para llevar el control de los recibos, en este caso se utilizará Excel porque este programa es eficaz y sencillo de usar. 20

Uso de Excel para registro de actividades: Abrir una hoja de Excel para introducir las actividades que se emplea en los recibos de los trabajares. Este proceso es sencillo y útil, en la hoja de Excel se pondrán las columnas según la siguiente clasificación: Nombre, apellido paterno, apellido materno, siguiente columna nombra por el mes al que pertenecen los recibos como se empieza de cero se debe poner el primer mes del año, abajo del mes se pondrá el periodo de los recibos, existen recibos firmados, no firmados y extraviados por lo tanto se pondrán de 3 colores de letras en los recibos, el recibo firmado tendrá el color verde, no firmado tendrá el color azul y el extraviado tendrá el color en rojo, este detalle es importante debido que con esto se tendrá conocimiento de la ubicación de donde se encuentra el recibo, los recibos en las carpetas se encuentran clasificados obviamente el proceso será rápido y sencillo por eso el registro en Excel debe estar elaborado con claridad para que sea fácil de encontrar cada recibo de los trabajadores, este proceso es necesario porque existen las variantes de que los recibos están extraviados, no firmados o simplemente el trabajador necesita algún recibo. Se le puede perder o dañar, por esas variantes es obligatorio hacer la clasificación de seiri, la busque se puede realizar más rápido con la aplicación de filtros en la hoja de Excel, analizando lo antes acontecido se nota los errores corregidos con un resultado positivo que mejora el tiempo de búsqueda de los trabajadores. Es te proceso se puede admirar en la ilustración 1. Registros de clasificación de documentos.

Ilustración 1. Registro de clasificación de documentos. Fuente: Elaboración propia.

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Los Recibos de pago de la empresa se debe llevar a cabo según el orden de importancia, fecha y cantidad ejercida, se adquieren cuando se hace el pago de nóminas de los trabajadores, compran productos de limpieza o de mantenimiento dentro de la empresa, al igual puede ser que se page algún material para los proyectos que se ejercen. El primer paso para su clasificación es ordenarlos por importancia, la forma de medir la importancia de los pagos es según la fecha en que se requiere el pago, por ello si se compra algo en el momento se debe registrar el recibo de pago, el factor que se debe tener en cuenta es la cantidad de que se está pagando y la fecha que cubrió el pago. Segundo paso es ordenarlos por carpetas nombradas de la siguiente manera: Recibos de pagos por nómina de trabajadores, recibo de pagos por artículos de limpieza de la empresa, recibos de pago de mantenimiento y recibo de pago a terceros. Tercer paso; correctamente clasificados deben contener la firma y el sello del área que efectuó el pago, para ello también debe estar firmado por las personas que autorizaron el pago, el proceso es detallado, se debe llevar obligatoriamente los pasos anteriores, esto permite respaldar los problemas futuros relacionados a los pagos que se hacen así como a el dinero que la empresa paga por cada actividad que esta debe hacer, al igual se comprueba el dinero que se gastó para no tener duda o problemas con el personal, este procedimiento soluciona los conflictos de robos y extravió del dinero que fluye en la empresa.

Asimismo, se puede llevar un registro en Excel como el de los recibos de los trabajadores para localizar con efectividad de la ubicación de los pagos de la empresa. Nóminas generales de la empresa: Este documento debe llevar una correcta clasificación debido a que existe una clasificación por periodo dividida en semanal y catorcenal ya que la empresa lleva ese tipo de nóminas, entonces, el primer proceso será para la nómina semanal por esto se debe seguir los siguientes pasos: Paso 1. Organizar las nóminas que se encuentran en pilas de documentos dispersas por todo el departamento, se hace una búsqueda minuciosa. Paso 2: en este paso se encuentran problemas como nóminas pérdidas o nóminas dañadas para solucionarlo existen varias opciones, la primera es pedir prestada las nóminas al departamento de contabilidad o de finanzas debido a que el departamento de recursos humanos se 22

encarga de que al momento de la terminación de nómina se envía copias respectivas a los departamentos anteriormente mencionados, por lo tanto, se podría pedir la copia y recopilar para archivarla según corresponda, claramente se debe tener una buena relación con esos departamentos, al igual se procura no desordenar los documentos de los demás departamentos por esto se tiene en cuenta las demás opciones, si se quiere evitar problemas que pueda ocasionar, mejor se recurre a la siguiente opción; el jefe de recursos humanos revise su base de datos en la red de recursos humanos e imprima de nuevo la nómina, solo se firma y se une todo el soporte junto con la orden de compra.

Los currículos vitae (C.V) de los trabajadores también contienen fallos, los cuales son: falta de documentos, detalladamente, sería que no cumple o no contiene todos los documentos que la empresa exige, otro problema se origina porque está desactualizado algún documento relevante, se debe solucionar estos errores, el primer paso es ordenar los C.V. estos se clasifican en costa fuera y personal en tierra, por lo tanto se debe tener casilleros separados, una vez separados se debe arreglar el casillero con estas especificaciones. Debe dividirse por sectores o separadores de documentos, seguido de pestañas con orden alfabético, para las personas costa fuera se divide el casillero en producción y perforación, se revisa en la base de datos que trabajadores pertenecen a esa sección, luego se ordenan según la primera letra de apellido. Para el personal de tierra se debe ordenar alfabéticamente (no se divide porque no existen secciones en el). Ahora lo importante es el contenido del C.V. para ello se tiene un formato según la ISO 9001 que se implementó en la empresa, para darle solución a los documentos actualizados se busca en la base de datos los cantos que el trabajador proporciono, puede ser cualquier red social, numero o correo, dependiendo el caso, se avisa que documento debe actualizar y se fija una fecha para reponerlo, al igual si no cumple con todos los documentos se hace el aviso, una solución sencilla y fácil.

Los pagarés y documentos que contienen valor contractual también sufren de una mala clasificación para ello se deben ordenar en una carpeta especial, esta contiene 23

el nombre de documentos por pagar o documentos por cobrar dependiendo el caso se dividirá por cobrar y pagar, se ordena por fecha del documento, con separadores de meses.

Al igual se debe llevar un registro en Excel donde especifique la fecha y concepto del documento, así como su importancia, se abre Excel y se crea una hoja de Excel para registrar cada uno de ellos por columnas donde se especifique el concepto, la fecha y la cantidad por la que está valorada el documento, es recomendable seguir los pasos a detalle sin omitir alguno.

Los documentos que se emplean en la creación de proyectos, solo se tiene en digital por lo cual dificulta la búsqueda de información para el seguimiento de ellos debido a este problema se debe imprimir y organizar en una carpeta de 3 pulgadas, normalmente se busca información de proyectos anteriores de modo que se usa la base de datos, para la creación de nuevos, esto soluciona el problema de la dificultad de la búsqueda de información con referente a proyectos, para clasificarlos se ponen separadores en la carpeta según el periodo, es decir, puede ser semanal o catorcenal, al igual clasificar a los trabajadores que se involucren en ella, por lo que no tiene un registro de las personas que llevan a cabo esta tarea, no se lleva registro, podría traer un problema a largo plazo, por lo tanto, se debe establecer en la nómina de proyectos que se lleva acabo cada semana y posteriormente catorcenal, se recomienda que use el programa de COMPAQ para poder crear nóminas para aquellos trabajadores que la conforman. Para fundamentar estas bases se llevará a cabo una nómina de proyectos donde especifique el sueldo, prestaciones y deducciones de las personas que conforman la nómina.

Descarte: Para descartar los documentos que afectan el funcionamiento del departamento de recursos humanos se deben de igual forma clasificar. Los documentos contienen especificaciones como son la fecha donde fueron creados, por lo tanto no tienen función en el año en curso, detalladamente se debe clasificar por años, en este caso documentos como 2016, 2015 y posteriores no tienen función en 24

el año, para solucionar esto, se debe poner en cajas especiales de plástico para asegurar su perduración, porque puede que sean anteriores pero la ley específica que las empresas deben guardar los documentos importantes de la empresa con una duración de cinco años después de que dejaron de usar, debido a esto se deben almacenar en el depósito de documentos anteriores que tiene la empresa, claramente empaquetados y clasificados.

4.2. ESPACIO DEL TRABAJADOR SIGUIENDO LOS MÉTODOS DE LA SEGUNDA S (SEITO) PARA OPTIMIZAR Y AGILIZAR EL MOVIMIENTO.

Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz. El orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización. Se tiene que reunir al personal para información del tema determinado el tiempo que se le dedicará a dicha actividad, se presenta un ideal de organización por área de trabajo, para esto se debe acudir a cada uno de los sitios del área de Recursos Humanos. Para observar las áreas y definir cómo podrían verse organizadas. Se puede formar equipos de trabajo y se encomiendan tareas a realizar por persona y departamento.

Se debe llevar a cabo controles visuales los cuales fueron utilizados para informar de una manera fácil entre otros los siguientes temas: Sitio donde se encuentra clasificados los expedientes de las distintas actividades, sitio donde se debe ubicarse los elementos de aseo, limpieza, etc. donde ubicar la papelería, maquinaria y equipo de oficina. El observador debe registrar todas sus observaciones en una minuta. Con esta actividad se pretende incrementar la productividad eliminando desperdicios al tratar de localizar la información (expedientes patronales, ejecutores, etc.) en el menor tiempo.

Entonces para que el área de recursos humanos este perfectamente ordenado se debe detallar cada proceso, para empezar, el ordenamiento de las carpetas que se 25

clasificaron con la técnica de seiri, por lo tanto, esas carpetas deben tener un sitio practico dentro del departamento de recursos humanos con el fin de tener a la mano la información, entonces se debe definir donde ubicar las carpetas que recientemente se clasificaron, para ello, se debe tener en cuenta que el lugar donde se ponga no contenga alguna gotera, debido a que son documentos se pueden dañar se debe verificar si existe alguna fuga de agua, o tierra que pueda afectar a la documentación. Puede sonar exageración por parte del que implementa el método, pero es necesario evitar problemas que afecten a las etapas que se llevaron a cabo, por lo tanto, es de suma importancia llevar acabo esa evaluación.

Una vez determinado el sitio perfecto, se debe acomodar el mueve donde se guardará la documentación, los C.V. de los trabadores se ponen en los casilleros, las carpetas en un mueble dividido en recibos de trabajadores, este debe abarcar recibos de trabajadores en tierra, costa fuera y trabajadores de proyecto, por lo general el inmueble debe estar ordenado de esa manera, asimismo se debe clasificar su periodo, es decir, si abarca recibos semanas o por periodo catorcenal, dependerá el caso.

Las nóminas de igual forma son muy importantes por lo cual se debe tener en cuenta los factores mencionados como la seguridad de ellos y el orden que se asignó a cada documento. Los pagarés y documentos por cobrar y pegar deben tener su propio aparcamiento para no confundir los documentos.

El ordenamiento de los documentos que afectaban el departamento de recursos humanos se soluciona con las dos técnicas antes efectuados, por lo tanto, ese problema queda resuelto de manera efectiva.

Se debe ordenar el espacio de los trabajadores del departamento de recursos humanos, primero debemos tomar en cuenta los siguientes factores: Es muy habitual tener las mesas desordenadas, llenas de bolígrafos, botes, tijeras, etcétera. Se debe ordenar de manera quisquillosa cada aspecto de la mesa de trabajo del departamento de recursos humanos, empezando por el jefe de recursos humanos, 26

los bolígrafos se deben tener en una base o recipiente para que no estén regado por toda la mesa, obviamente se requiere tener en cuenta solo lo necesario y justo para evitar un estancamiento al usar alguna de ellas, las hojas que están en ellas se deben ordenar y poner en un estante según su utilidad e importancia, por lo tanto, si están ordenadas será más fácil su ubicación y nos permitirá ganar tiempo en la búsqueda. Otro factor que afecta en movimiento en la mesa de trabajo es los postis o clics que están por toda la mesa, la forma más fácil de solucionar es poner un sitio donde solo se pegue cada postis para no dejarlos en plena mesa y los clics deben reunir todos y almacenar en un recipiente que permita su alcance y fácil utilización. El equipo computacional se debe poner de forma que no afecte en gran medida a la vista humana, es decir, tener un lugar designado que no esté demasiado cerca o lejos de la persona que trabaja en ese sitio, por ello, se debe tener en cuenta la posición de la luz, ya que esta puede reflejar en la computadora y dañar a la persona.

Una vez efectuado los procedimientos anteriores se debe notar el gran cambio del funcionamiento del departamento de recursos humanos que mejora en gran medida.

4.3. LIMPIEZA MEDIANTE LOS PROCESOS DE LA TERCERA S (SEITON) PARA REDUCIR LOS TURNOS DE LIMPIEZA.

Implantación de limpieza: Se pretende incentivar la actitud de limpieza del sitio de trabajo y la conservación de las clasificaciones y el orden de los elementos. El proceso de implantación se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para su ejecución. Se debe identificar y eliminar las fuentes de suciedad de todos los elementos de un lugar de trabajo, asegurando que los elementos que integran el área de proceso y entorno se encuentran en condiciones de higiene. Se lleva a cabo una campaña de limpieza la que se considera como un buen inicio y preparación para la práctica de la limpieza permanente. Esta jornada de limpieza ayuda a obtener un estándar de la forma como deben estar los equipos de oficina permanentemente. Las 27

acciones de limpieza deben ayudar a mantener el estándar alcanzado el día de la jornada inicial. Como evento motivacional ayuda a comprometer a la dirección y empleados en el proceso de implantación seguro de la 5´S. Para poder planificar el mantenimiento. Se informa a los participantes en que consiste “limpieza” y la manera de cómo se va a aplicar, conceptos técnicos y enfatizar la importancia de la limpieza con la finalidad de sensibilizar al personal. Se debe formar equipos de trabajo para llevar a cabo la limpieza, se retiró polvo, basura, se asegura la limpieza de la suciedad del suelo, paredes, cajones, mobiliario y equipo de oficina etc. Se rescatan los colores de la pintura y del equipo de oficina por el polvo.

En cuanto a la limpieza se debe llevar a cabo muchas acciones debido que este es un problema en gran medida, el departamento debe ayudar al medio ambiente, puede que esto no beneficie a todo el planeta pero aportando una pequeña parte se pretende concientizar a las personas para que cuiden del medio ambiente, esto se pude solucionar, primero se debe establecer y enseñar de que parte de la basura es reciclable y que parte no se recicla por lo tanto se debe tener por lo menos varios botes de basura para dividirla en reciclables, no reciclables, plástico, metal, entre otros. También recae un tema delicado que tienen que ver con la limpieza y el medio ambiente, un proceso conocido como reciclo de hojas, es decir, la empresa debe llevar un control de estas hojas porque puede maximizarlas y evitar el exceso de hojas blancas por lo tanto entre más se recicle, menos hojas habrá y menos suciedad provocara al igual ayuda ahorrar las hojas.

Otro problema en la limpieza del departamento es la facilidad con las que se ensucia el piso del departamento, esto ocurre a diario y empeora en tiempos de lluvia, por lo tanto, se debe utilizar calzado especial, normalmente se compran calzado especial solo para utilizar durante este el personal en el departamento, pueden ser de trapo o plástico especializado para no ensuciar en gran medida, con esto se pretende mejorar el sitio donde se trabaja, se mantiene limpio el piso, no desprende suciedad, polvo y se mantiene una higiene buena, permitiendo que no se disperse enfermedades en el departamento de recursos humanos. 28

4.4. ESTANDARIZACIÓN DE LOS MÉTODOS APLICADOS, SEÑALANDO LAS MEDIDAS PARA MANTENER LOS HÁBITOS ADQUIRIDOS (SEIKETSU).

Implantación de estandarización: En esta etapa se tiende a conservar lo que se ha logrado aplicando estándares a la práctica de las tres primeras “S”. Esta cuarta S está fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en condiciones perfectas. Se debe reglamentar los logros alcanzados con las tres primeras “S”, a través de normar procedimientos y reglamentos, se reúne al personal para información del tema explicando al personal que entendemos por estandarización que consiste en tratar de estabilizar el funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas precedentes, con un mejoramiento y una evolución de la limpieza, ratificando todo lo que se hace un balance de esta etapa y se obtiene una reflexión acerca de los elementos encontrados para poder darle una solución. Asignar trabajos y responsabilidades. Para mantener las condiciones de las tres primeras S, cada uno de los integrantes de la entidad debe conocer exactamente cuáles son sus responsabilidades sobre lo que tiene que hacer y cuándo, dónde y cómo hacerlo.

La ayuda que se emplea para la asignación de responsabilidades. Debido a que integra las acciones de clasificación, orden y limpieza en los trabajos de rutina: El estándar de limpieza de mantenimiento autónomo facilita el seguimiento de las acciones de limpieza y control de elementos de ajuste y fijación. Estos estándares ofrecen toda la información necesaria para realizar el trabajo. El mantenimiento de las condiciones debe ser una parte natural de los trabajos regulares de cada día. El observador registra todas sus apreciaciones en una minuta. Al realizar las actividades se espera lograr un ambiente de trabajo adecuado y perdurable basándose en las tres primeras fases. Seiketsu significa mantener la limpieza de la persona por medio del uso de ropa de trabajo adecuada, lentes, guantes, cascos, caretas y zapatos de seguridad, así como mantener en entorno de trabajo saludable y limpio. Esto está directamente relacionado con el punto anterior sobre las tres. En relación con la protección de los ojos es posible contar actualmente con lentes para cada tipo de 29

riesgo posible; pero el problema más grande es que muchos operarios no aceptan usar siempre el equipo de seguridad para proteger sus ojos. Es donde la disciplina toma importancia fundamental, brindándole la información para que el empleado sea en todo momento consciente de los riesgos, y mentalizándolo para actuar conforme a las normativas de seguridad de la empresa.

En lo referente al cuidado de la piel en el departamento de recursos humanos, además de las causas conocidas de problemas de la piel, cada día surgen nuevos problemas. El riesgo de enfermedades se da casi en todas las áreas de las empresas. Las resinas actuales, enfriadores, solventes y sustancias químicas, presentan un riesgo creciente para las personas que tratan de controlar los padecimientos de la piel. Para la mejor protección en lo relativo a esto se requiere adoptar las siguientes preocupaciones:

A) Orden y limpieza adecuados. La importancia de un ambiente limpio y seguro, no pueden dejar a un lado. Si una persona está trabajando en un ambiente sucio y descuidado, puede pensarse que no tiene mucho cuidado en su higiene personal,

B) Consulta y prevención. El modo más sencillo de tener limpieza es hacer que los trabajadores participen en juntas o charlas sobre trabajo, en comités de seguridad o círculos de control de calidad, a los efectos tanto de conocer los riesgos, como de adoptar planes preventivos, y

C) Equipo de protección. Guantes, mascarillas y delantales, contribuyen mucho a reducir el contacto y son muy útiles contra los riesgos físicos y mecánicos de la piel; pero el mejor equipo de protección es inútil si no se mantiene limpio. Para personas que están expuestas a irritantes de la piel que tienen antecedentes de riesgo de dermatitis, debe haber provisiones de crema apropiada para el trabajo. Selección, protección, higiene personal esmerada, buena limpieza en el departamento y un buen programa de educación continua son medidas muy útiles para eliminar los casos de enfermedades de la piel en cualquier empresa.

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El departamento de recursos humanos debe diseñar sistemas y procedimientos que aseguren la continuidad de seiri, seiton y Seiso; lo cual es el otro significado del Seiketsu (sistematizar). Si las máquinas e instalaciones son importantes, no lo es menos el trabajador, el ser humano que día a día agrega valor en los procesos productivos. Por tal motivo el implantar descansos y ejercicios físicos livianos son fundamentales pues el tiempo que en ello se utiliza se ve compensado con creces al disminuir las ausencias por enfermedades, evitar el agotamiento físico y los accidentes, mejorando los aspectos generales tanto de la locomoción como mentales, de manera tal de aumentar sensiblemente los niveles de productividad. De igual forma es cuidado de la vista tanto con buenos sistemas de iluminación, protectores especiales en monitores, y aún la existencia de gotas especiales para el descanso visual en los lugares de trabajo resultan fundamentales tanto los talleres como en las áreas administrativas.

Para lograr que los esfuerzos por mejorar el ambiente de trabajo sean perdurables, es necesario que la acción sea simultánea, que se sincronicen los esfuerzos de todos y que todos actúen al mismo tiempo.

Esta se puede lograr en forma constante en la operación mediante un procedimiento o norma que uniforme el proceso. Estandarizar es fijar especificaciones sobre algo a través de normas, reglamentos o procedimientos, es un estado que se mantiene de acuerdo con lo normado con el objeto de obtener un resultado específico.

4.5. DISCIPLINA DE LOS TRABAJADORES, ANALIZANDO LA CONDUCTA, VALORES Y CULTURA PARA EL MANTENIMIENTO DE LAS TÉCNICAS (SHITSUKE).

Implantación de disciplina. La práctica de la disciplina pretende lograr el hábito de respetar y utilizar correctamente los procedimientos, estándares y controles previamente desarrollados. En lo que se refiere a la implantación de la técnica, la 31

disciplina es importante porque sin ella, la implantación de las cuatro primeras S se deteriora rápidamente, Shitsuke implica autodisciplina. Las 5’S pueden considerarse como una filosofía, una forma de vida en nuestro trabajo diario. La esencia de estas es seguir lo que se ha acordado. En este punto entra el tema de que tan fácil resulta la implantación de las 5’S en una organización. Implantarlo implica quebrar la tendencia a la acumulación de elementos innecesarios, al no realizar una limpieza continua y a no mantener en su debido orden los elementos y componentes. También implica cumplir con los principios de higiene y cuidados personales. Vencida la resistencia al cambio, por medio de la información, la capacitación y brindándole los elementos necesarios, se hace fundamental la autodisciplina para mantener y mejorar día a día el nuevo orden establecido. Las 5’S no son una moda, ni el programa del mes, sino una conducta de vida diaria. Como Kaizen hace frente a la resistencia de las personas al cambio, el primer paso consiste en preparar mentalmente a los empleados para que acepten la técnica antes de dar comienzo a la campaña. Como un aspecto preliminar al esfuerzo de estas, debe asignarse un tiempo para analizar la filosofía implícita en las “S” y sus beneficios: Creando ambientes de trabajo limpio, higiénico, agradable y seguro. Revitalizando el entorno laboral y mejoramiento sustancialmente el estado de ánimo, la moral, y la motivación de los empleados.

Eliminando las diversas clases de mudas (desperdicio), minimizando la necesidad de buscar herramientas, haciendo más fácil el trabajo de los operadores, reduciendo el trabajo físicamente agotador y liberando espacio. La gerencia también debe comprender los muchos beneficios de este método en el gemba para la totalidad de la empresa. Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina; destaca los muchos y diversos tipos de mudas; ayuda a detectar productos defectuosos y excedentes de inventario; reduce el movimiento innecesario y el trabajo agotador; facilita identificar visualmente los problemas relacionados con escasez de materiales, líneas des balanceadas, avería en las máquinas y demoras de entrega; resuelve de manera simple problemas de logística en el gemba; hace visible los problemas de calidad; 32

mejora la eficiencia en el trabajo y reduce los costos de operación; reduce los accidentes y enfermedades de trabajo; mejora la relación de la empresa con los consumidores y la comunidad. Sin disciplina no importa que tanto esfuerzo se ponga en la implantación de las “S” con el tiempo estas tienden a desaparecer, convirtiéndose las áreas de trabajo nuevamente en lugares desorganizados y sucios. La disciplina es el apego a un conjunto de leyes o reglamentos que rigen a una empresa y se logra a través de un entrenamiento de las facultades mentales, físicas o morales, es decir su práctica sostenida desarrolla en la persona disciplina un comportamiento confiable. Es importante remarcar que las 5’S representan un medio para el logro de mejoras, sin que esto quiera decir que con ellas se van a resolver todos los problemas relacionados con la calidad que existen en la empresa, pero si constituirán una base sólida para que surjan mejoras con el tiempo apoyadas principalmente en la disciplina, Para en base a ello y poder aplicar la metodología 5’S, en la organización es necesario conocer la cultura y clima organizacional del departamento ya que son factores determinantes en la eficacia del personal. Todo esto requiere de un cambio de hábitos integrados en nuevas formas de trabajar y relacionarse al interior de los equipos de trabajo, además de un cambio en la mentalidad de la dirección, quien deberá favorecer la participación y apoyar las iniciativas del personal.

La metodología de las 5’S facilita la adopción de nuevas formas de trabajo en las que se integra la autodisciplina, el orden, la limpieza y la economía. A pesar de los grandes beneficios que reporta a bajos costos para su implementación, son pocas las empresas, talleres y oficinas que aplican en forma estandarizada las 5’S.

Descripción de los pasos de la implantación. La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de las otras 5’S que se explicaron anteriormente. Existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina. Es 33

necesario educar e introducir el entrenamiento de aprender haciendo, de cada una de las “S”.

El papel de la dirección: Para crear las condiciones que promueven o favorecen la implantación de la disciplina, la dirección tiene las siguientes responsabilidades: Educar al personal sobre los principios y técnicas de las 5´S, y mantenimiento autónomo; crear un equipo promotor líder para la implantación en todo el departamento de Recursos humanos, suministrar los recursos para la implantación de las cinco S dentro del área donde se vaya aplicar; motivar y participar directamente en la promoción de sus actividades; evaluar el progreso y evolución de la implantación en el departamento de recursos humanos, participar en las auditorias de progreso; aplicar las 5 en su área de trabajo; enseñar con el ejemplo y demostrar su compromiso y el de la organización

para la implantación de las 5. El papel de los empleados y

colaboradores es comprometerse con el ejercicio y la práctica de esta metodología, estar consiente que no es una moda, sino un “estilo de vida”, pues de no ser así se corre el riesgo de caer en la misma “deficiencia” con las que se tenía al inicio.

Se pretende motivar al personal hacia una cultura de calidad, observando los beneficios tanto a la organización como de manera individual. Después de haber sido aplicada la metodología se recomienda llevar acabo un mantenimiento de la misma donde se deben fortalecer los hábitos en los empleados del departamento de recursos humanos La implantación de la metodología 5´S se basa en el trabajo en equipo, ello permite involucrar a todos los trabajadores en el proceso de mejora desde su conocimiento del puesto de trabajo.

Los trabajadores se comprometen en el momento que son valorados sus adaptaciones y sus conocimientos, esto es fundamental para conformar una cultura de mejora continua, lo que es tarea de todos. Para que esto no quede en una primera instancia, se recomienda llevar a cabo las siguientes actividades: Creación de un comité de mantenimiento y continuidad, el cual estará conformado por el jefe de recursos humanos, auxiliar de recursos humanos, un ejecutor y un responsable de cada 34

proceso. Este comité se encargó de monitorear, dar seguimiento y verificar el cumplimiento de las metas propuestas en cada una de las fases de la metodología. Así también programar reuniones para evaluar los logros alcanzados en cada proceso, mes con mes. Para dicha evaluación, se propone la tabla de efectividad en donde se registrará el grado de cumplimiento que ha logrado en cada uno de los procesos. Se conformará una tabla comparativa de todos los procesos, y se valorará aquel proceso que haya logrado mejores resultados, una vez seleccionado el proceso ganador, se le otorgará reconocimiento al área responsable de dicho proceso. Mes con mes se otorgará dicho reconocimiento para fomentar la continua mejora en los todos procesos.

Se debe de establecer una campaña para que los logros de esta metodología perduren tales como: ayudas visuales, publicación de fotos del antes y después, boletines informativos, carteles, usos de insignias, concursos de lema y logotipo; y realizar evaluaciones periódicas, utilizando criterios preestablecidos, de manera interna e independiente antes de la evaluación mensual general del departamento. Para esta etapa se deben implementar normas para el mantenimiento de las 5’S esta fase que permite mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras S, consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal mediante normas sencillas y visibles para todos, si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con las acciones efectuadas.

La Estandarización permite la creación de normas o estándares que establecen las características comunes con las que deben cumplir los productos y que son respetadas en diferentes partes del mundo. Por lo tanto, el jefe de recursos humanos debe poner esas normas para mantener el proceso, debe establecer ciertas reglas como: No desordenar los documentos del departamento, ni dejar que otra persona que no está asignada al departamento revise o desorganice los documentos que fueron ordenados con la primera S, no se permitirá llevar o retirar documentos del departamento de recursos humanos. 35

Otras normas son: Quien sea sorprendido tirando basura al suelo será castigado. Evita comer en tu escritorio. Sobre todo, si se trata de alimentos condimentados o de olor fuerte, como atún o cebolla, ya que pueden resultar molestos para tus compañeros. No pasará nada si te desapareces durante un par de minutos para comer tranquilamente en el comedor. No se debe decir palabras altisonantes, aunque se encuentre muy molesto. Si se dificulta controlarse, debe recordar que este tipo de actitudes sólo demuestran la falta de respeto hacia los demás. Mantener el escritorio ordenado: se quiere dar una buena impresión a los compañeros y jefes lo mejor es que tenga el escritorio ordenado y limpio. Esto también ayudará a crear un ambiente de trabajo agradable. Usar audífonos para escuchar música: ya sea que el gusto de la música clásica, el rock o la salsa, los compañeros no tienen por qué escucharlo. Por respeto a ellos, cada vez que quiera trabajar con música utiliza audífonos a un nivel moderado. Entre otras normas que se deben mantener en el departamento de recursos humanos, es esencial seguir las normas para que sigan en funcionamiento las demás S.

La organización también juega un papel importante en la implementación de las 5’S por lo tanto se debe aplicar. Las organizaciones son unidades sociales creadas deliberadamente a fin de alcanzar objetivos específicos, para ello cuentan con tres tipos de recursos, materiales, técnicos y humanos.

Los recursos materiales son todos aquellos elementos necesarios para llevar a cabo nuestro trabajo como son: transporte, diablitos, bodega, construcción y bienes muebles.

Los recursos técnicos son las tecnologías utilizadas para llevar a cabo la realización del trabajo y sirven como apoyo tanto en el área administrativa como en el almacén, estas herramientas son: software, computadoras y registros, y por último el recurso humano, que son todas las personas que intervienen en la realización de dicho trabajo.

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La organización se puede definir como un conjunto de personas, sistemas, funciones, oficinas, instalaciones y dependencias que constituyen un cuerpo o institución social, que se rige por uso, normas, políticas y costumbres propias y tienen un objetivo específico.

También es un sistema y todas las personas que trabajan en un sistema pueden contribuir a su mejora, lo que acrecentará su gusto por el trabajo. Muchos factores dentro del sistema afectan el rendimiento individual de un empleado, por ejemplo: la capacitación recibida, la información y los recursos proporcionados, el liderazgo de supervisores y gerentes, las interrupciones en el trabajo, las políticas y prácticas administrativas. Pocas evaluaciones de desempeño reconocen estos factores y a menudo culpan a individuos con poca capacidad de control en su entorno. Ello confronta a trabajadores o departamentos entre sí, en busca de recursos es autodestructivo para las organizaciones. Los individuos o departamentos se desempeñarán a fin de maximizar sus propias ganancias esperadas y no la ganancia de toda la empresa; por lo tanto, la optimización del sistema requiere de cooperación interna, esencialmente la organización, nació de la necesidad humana de cooperar.

El ser humano se ha visto obligado a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización. Se dice que con un buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí trabajarán mucho más efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. Este en un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en cualquier institución. Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma 37

se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la organización.

La cultura organizacional juega un papel fundamental ya que, en toda organización, el trabajo debe implicar un alto grado de compromiso y ofrecer grandes satisfacciones. Debe ser reflejo de una vida agradable. La vida agradable y el grado de compromiso a la que se hace referencia en la cita sólo puede ser logrado a través de una efectiva proyección cultural de la organización hacia sus empleados y, por ende, determinará el clima organizacional en el que se logrará la misión de la empresa. La cultura a través del tiempo ha sido una mezcla y distintivos espirituales y afectivos, que caracterizan a una sociedad en un periodo determinado. Engloba además modos de vida, tecnología, sistemas de valores, derechos fundamentales del ser humano, tradiciones y creencias. El término de cultura se define como “la forma de actuar en una organización”, no hay una cultura correcta para una empresa dada. Solo hay una cultura correcta para una situación empresarial. Empresas inmersas en un entorno de feroz competencia necesitan un tipo de cultura.

Las que requieren creatividad explosiva deben acudir a otra bien distinta. Algunas necesitan ambas. La cultura es una forma común de pensar, lo que produce una forma de acción común en el lugar de trabajo, o en la fabricación del producto en la empresa. Normalmente estas asunciones, creencias y valores compartidos no son explícitos sino implícitos. A pesar de no explicarse, pueden marcar la diferencia entre las compañías que ganan y las que pierden, para el individuo, esto marca la diferencia entre el compromiso y desafección entre un trabajo placentero y una tarea desagradable.

La última etapa de las S correspondiente a disciplina implica necesariamente el desarrollo de habilidades de los asesores o consultores para interpretar y evaluar la cultura organizacional. Es decir, la percepción común mantenida por los miembros de 38

la organización y los mecanismos de control y sensatez que guían y moldean las actitudes y el comportamiento de los empleados, ya que de estos emanan las barreras contra el cambio. No debe de perderse de vista que la cultura organizacional se expresa en hábitos o respuestas programadas y la resistencia a cambiarlos es inherente a la naturaleza humana; particularmente en algunos grupos que sus expresiones no siguen mecanismos estandarizados y que es más difícil combatirla cuando no es abierta e inmediata. Pero a pesar de esto puede llegarse a la administración del cambio planeado. Casi todas las prácticas relacionadas con la filosofía japonesa son opuestas a ciertos rasgos de la cultura mexicana, por lo que, en un principio, dichas técnicas de administración de calidad serán difíciles de implantar en México, a menos que previamente se implanten estrategias de cambio cultural.

En Japón, las 5 S operan exclusivamente sobre el carácter técnico. Ya que las bases que los sustentan y permiten su operación a largo plazo, son parte de la cultura nacional japonesa, por lo que, para garantizar un proceso exitoso, deben considerarse estas observaciones y atacarlas directamente. Desde mi punto de vista aseguro que esta empresa puede y tiene los valores para implementarlas de eso no tengo ninguna duda.

Para finalizar la metodología se debe analizar el cambio organizacional la fuerza trabajadora se formará con empleados que son agentes independientes. Estos empleados estarán acostumbrados al cambio. El cambio no puede detenerse, por eso los empleados tienen que tomar medidas para adaptarse por medio del desarrollo de habilidades que les brindarán un trabajo. Los empleados tendrán que prepararse para enfrentar los retos: alcanzar una visión del trabajo, desafiar a otras personas, desafiar sistemas y desafiarse a sí mismos.

Los trabajadores deberán estar dispuestos a cambiar, proporcionar una visión compartida, la cual es inspiración a; estar dispuestos a facilitar que otros actúen, ganar el respeto de los trabajadores jóvenes y de sus lugares de empleo y proyectar un 39

compromiso y una actitud de entusiasmo que causará que las empresas los retenga Un modelo de cambio planeado, dirigido a mejorar sostenidamente la calidad, la productividad y la integración del personal. Por lo tanto, es importante manejar el concepto de cambio en mayor o menor grado, según se necesite en cada caso.

En general se afirma que para que el cambio, es necesario que haya por lo menos un mínimo de insatisfacción, desaliento y tensión en el trabajo o en sus resultados. Por lo que es condición para este modelo que se dé en cada nivel y en cada persona, pero no sólo en los resultados, sino principalmente en las actitudes, comportamientos, estilos de dirección etc.

Los resultados son el producto de lo que se realiza, cómo se hace y los demás hacen. Por lo tanto, es en el ser y actuar donde se necesita el cambio. Definimos al cambio como: la modificación significativa de las condiciones de trabajo, tanto interna como externa, en la organización, cuando se presenta un cambio, cualquiera que éste sea, siempre personas que se resisten de una u otra manera, ya que es una reacción humana y natural. El grado de resistencia dependerá de la preparación que se tenga para manejar el cambio.

Mayor eficiencia en el trabajo, ahorro de tiempo, mayor satisfacción y motivación del personal, mayor integración del personal, mejor ambiente de trabajo, reducción de problemas humanos, mayor grado de desarrollo personal tanto del jefe como de sus colaboradores, mayor compromiso de la calidad y productividad.

Podemos decir que el proceso de cambio juega un papel importante en las organizaciones. La estrategia de proceso consiste en ejercer un dominio sobre el cambio. Donde surge el concepto de desarrollo organizacional, que se preocupa de conocer y sistematizar las conductas de las personas para afrontar y dirigir en mejor forma los cambios y vencer la resistencia que provoca en las personas y en los grupos una efectiva y renovada gestión en la organización.

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Entonces el desarrollo organizacional es un proceso usado para enlazar la eficiencia de una organización y el bienestar de sus miembros a través de intervenciones planteadas. Debe haber un conjunto de actividades estructuradas en las cuales la organización, las unidades y los individuos se comprometen en una secuencia de tareas para alcanzar la mejora de la organización. Durante el desarrollo del proceso, los cambios serán reflejados dentro de la organización. Como la reasignación de responsabilidades llega a ser parte del trabajo de los trabajadores deben ser enterados de estos cambios, como son retenidos para permanecer en el empleo y llegada a ser más eficiente. Se ha detectado que el 85% de los problemas de calidad tiene que ver con los materiales y los procesos y no con el desempeño del empleado por lo tanto la tarea consiste en diseñar el equipo y los procesos que produzcan la calidad deseada.

Esto se puede lograr con un alto grado de compromiso de todos aquellos involucrados empezando con la aplicación de la metodología 5’S logrando en forma diaria las técnicas para construir la confianza de los empleados incluyen: La construcción de redes de comunicación que incluyan a los empleados, supervisiones abiertas y partidarias, mudar la responsabilidad de administración y asesoría a los empleados, construir organizaciones con moral alta y técnicas formales como la creación de equipos, círculos de calidad y metodología 5’S.

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CAPÍTULO V. RESULTADOS Y DISCUSIÓN.

La situación del área de recursos humanos anteriormente a la implementación de las 5’S y la situación actual, se muestra, ver gráfica 1, anexo, pagina 51, por lo tanto se analiza los resultados que se obtienen antes y después de la implementación, el primer anexo se describe en una gráfica lineal el tiempo de búsqueda de documentos en el departamento, tomando como base un estudio a los trabajadores de la empresa, donde el personal que requería documentación de recursos humanos tiene problemas, estos documentos son necesarios para desarrollar las actividades del jefe de área, al igual los documentos son utilizados por jefe de control de obra, jefe de control de calidad, jefe de contabilidad y gerencia. La línea color azul detalla el antes de este proceso por lo tanto, el estudio revela que la documentación requerida de nóminas semanales y catorcenales, recibos de plataforma, recibos de trabajadores en tierra, recibos de trabajadores de proyecto, recibos de pagos, C.V de trabajadores, pagarés y documentos por cobrar y pagar se estima que la búsqueda de cualquier documento antes mencionado tarda 10 minutos aproximadamente, las variantes para determinar el tiempo son el mal ordenamiento, la mala clasificación, archivo de tiempo muerto y traspapelo de documentación que no tiene relación con las actividades que ejerce el departamento de recursos humanos, por lo tanto, el estudio indica que esas variantes determinan el tiempo que ocupa la búsqueda de documentación necesaria para realizar actividades que difieren del departamento.

Por otro lado el estudio revela la duración de búsqueda de documentación después de la implementación de las 5’S, al aplicar la primera y segunda S se corrigen las variantes que se presentan, estas son la mala clasificación, el descarte de documentos de tiempo muerto y el orden del departamento, por lo tanto, las variantes que se presentaban antes de la implementación con la que se determina el tiempo de duración de la búsqueda de los documentos mencionados fueron eliminadas, el estudio indica que al no tener variantes que afecten la documentación agiliza la extracción de documentos para desarrollar las actividades, en otras palabras, al corregir o 42

deshabilitar las variantes se ahorra el tiempo de búsqueda dando resultado a dos minutos, por lo tanto, el resultado de clasificar en carpetas de forma alfabéticamente con separadores por periodos semanales, catorcenales y mensuales; descarta documentos de años anteriores y ordenar específicamente el lugar donde está toda la documentación, según indica las 5’S se gana 8 minutos de diferencia comparando el antes del departamento y el después de la implementación de las S en el área de trabajo, beneficiando a las áreas mencionadas, agilizando los procesos, mejora en aspecto y ambiente laboral. Logrando resolver el problema de la documentación en toda el área, el resultado es positivo y anima a los empleados a mejorar día a día.

Referente al orden del departamento, las dimensiones que ocupa y requiere cada mueble, equipo y espacio asignado, (ver gráfica 2, anexo, página 51), la gráfica 2 muestra la comparativa de antes y después de aplicar la segunda S. El área de trabajo con forme al orden de las mesas, sillas, documentos y casilleros, al igual que espacio libre se aplica el estudio de antes y después del ordenamiento del área. Se conforma por 2 metros que ocupa la mesa, 1 metro que contiene la silla de la oficina, los inmuebles de los documentos ocupan 1.5 metros y los casilleros donde se resguardan los C.V. de los empleados de producción, Pemex, perforación, administrativos y operativos de la empresa tienen un área designada de 2 metros, por lo tanto, con la segunda S, optimiza toda el área de trabajo aprovechando los espacios libres innecesarios.

El orden se da por la mesa donde resulta que esta tiene una posición central y alberga 1 metro de espacio de lado derecho y 1 metro de lado izquierdo, por lo tanto, se debe mover a la derecha, junto a la pared librando el metro innecesario para aumentar el lado izquierdo a 2 metros donde se permite mejorar la visión a la venta teniendo la posibilidad de aumentar el brillo en el área de computo, la silla al correrla de lugar se optimiza medio metro considerable a la pared, destacando una mejor postura para la larga estancia de trabajo, los documentos se almacenan en un estante donde están clasificadas y ordenas las carpetas que los contienen, posicionado en la parte de la entrada a la oficina, esta afecta el paso de las personas al entrar y salir del 43

departamento, al igual que la visión del sitio de trabajo, para optimizar el lugar de los documentos se mueve hasta la parte inferior de lado izquierdo a la mesa y silla del trabajador disminuyendo el área en medio metro para un posible casillero faltante en un futuro próximo.

La comparación de antes y después de ordenar con forme a la segunda S (Ver gráfica 3, anexos, página 52) obtiene un resultado positivo al mejorar las condiciones de trabajo, favoreciendo al empleado para un mayor rendimiento en las actividades y eliminando problemas futuros que afecten el desempeño del área, al igual mejora el aspecto y ambiente del departamento.

La limpieza del área es uno de los aspectos más importantes de la empresa, por lo tanto, debe tomar prioridad y seriedad por esto se hace la comparativa de la limpieza antes y después de la implantación de la tercera S, analizado con el estudio que realice durante la estancia en la empresa. El antes se describe de la siguiente manera: La limpieza en la empresa consta de dos tiempos, el primero se da en la mañana del día laboral y el segundo por la tarde del mismo día, dando como resultado a dos limpiezas por día , como resultado en la semana se desempeña doce veces, esto afecta a la persona encargada de dicha actividad, por lo tanto se planteaba contratar más personal y aumenta el dinero a pagar por parte de la empresa, entonces, se propone utilizar métodos recomendados y basados en la tercera S, conforme a la cultura japonesa me baso en métodos que ayuden al proceso de limpieza en el área, propuse calzado especial para evitar ensuciar constantemente el área, este calzado está elaborado de plástico especial que no permite adherir suciedad como la tierra, polvo y aceites que ensucien el departamento de recursos humanos, este calzado redujo la limpieza a un solo turno en la mañana y elimino el turno de la tarde permitiendo que el empleado a cargo tuviera tiempo de limpiar toda la empresa sin retrasos y ahorra el material de limpieza a día, al igual que se descartó la posible contratación de nuevo personal.

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El resultado de la cuarta y quinta S solo se describe como el mantenimiento que se realiza para llevar a cabo las anteriores S, por lo tanto, al estandarizar se lleva a cabo ciertas funciones para adquirir costumbres de seguir mejorando las actividades que se ejercen conforme a las 5’S y también se realizan las normas en el departamento mejorando la higiene, conciencia y moral de los trabajadores, mejorando el sentido de responsabilidad y calidad al ejercer sus actividades.

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CONCLUSIONES.

La implementación de la técnica de las 5’S, fue aplicada con éxito en el departamento de recursos humanos, resolviendo las problemáticas planteadas en el proyecto. El aprendizaje obtenido fue gratificante, al extender los conceptos y problemáticas se obtuvo detalladamente conocimiento e información para resolver errores en la empresa Júpiter Suministros y Servicios, S.A, cabe resaltar que la persona encargada del departamento de recursos humanos me apoyó para adquirir nuevos conocimientos sobre el entorno laboral obteniendo dotes de experiencia y desarrollar la habilidad de toma de decisión como trabajador activo en la sociedad. Resaltando lo anteriormente mencionado se resuelven dudas y situaciones que he resuelto al generar experiencia laboral. El cumplimiento de los objetivos fue placentero, propuse métodos para resolver la problemática que surgió en el departamento de recursos humanos, como resultado se mejoró la capacidad del área para solventar las actividades que se realizan. Al implementar la técnica conocida como las 5’S, se agilizo las funciones del departamento y la eficacia con la que se desempeña el área de recursos humanos. Las contribuciones realizadas a la empresa son varias, Agilizar el tiempo de búsqueda de documentos importantes para el departamento y las áreas de control de obra, gerencia, recepción, control de calidad y gerencia, optimización del espacio de los trabajadores en su debido orden, clasificación de cada documento en la empresa, limpieza en el departamento favoreciendo a las demás áreas, este método reduce considerablemente el tiempo y esfuerzo que emplea dicha persona a cargo, reduce el gasto de material de higiene y limpieza, ahorrando dinero y estableciendo seguridad a los trabajadores, el calzado que se propuso tiene una buena función porque resolvió los problemas de limpieza, aumento el tiempo que se aplica en dicha actividad, y disminuyó los recursos empleados, así como favoreció para que se implemente en otras áreas. La estandarización y la disciplina favorecen a la empresa porque se vuelve una costumbre aplicar las 5’S y se anime a establecer normas de conducta e higiene 46

en la empresa, mejorando la actitud y forma de pensar de cada trabador que labora en la empresa, por último, la ventaja de esta técnica es la aplicación y adaptación en toda la empresa, es decir, con el mismo procedimiento empleado en área de recursos humanos se utiliza en los demás departamentos, cada uno tiene la responsabilidad de implementarla en su área de trabajo. Para el futuro del mejoramiento de la empresa se debe aplicar en todas las áreas mejorando y optimizando las actividades de los departamentos.

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FUENTES DE INFORMACIÓN.

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ANEXOS.

Duracion de Busqueda de documentos 12 10 8 6

4 2 0

Doc perdida

Doc dañada Antes

Ahorro Déspues

Columna1

Gráfica 1: Duración de búsqueda de información. Fuente: Elaboración propia.

Orden de área por metro

2.5 2 1.5 Optimización

1

Despues

0.5 Antes

0 Mesas

Sillas

Documentos Antes

Despues

Casilleros Optimización

Gráfica 2: Orden de área de recursos humanos. Fuente: Elaboración propia.

50

Tiempo de limpieza 4.5 4 3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0 Turno 1

Turno2 Antes

Despues

Resultado

Gráfica 3: Ahorro de turnos de limpieza. Fuente: Elaboración propia.

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