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• Néstor Andres Agreda Yepez

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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD YACAMBÚ FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ANALIZAR LAS POLÍTICAS DE CONTROL DEL ALMACEN DE LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA INVERSIONES RYL 3000 C.A. EN QUIBOR ESTADO LARA

Autor: Belitza Sira Tutor: Jacobo Ochoa

Cabudare, Noviembre de 2014

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD YACAMBÚ FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ANALIZAR LAS POLÍTICAS DE CONTROL DEL ALMACEN DE LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA INVERSIONES RYL 3000 C.A. EN QUIBOR ESTADO LARA Trabajo de Grado presentado como requisito parcial para optar al grado de Licenciada en Contaduría Pública.

Autor: Belitza Sira Tutor: Jacobo Ochoa

Cabudare, Noviembre de 2014

APROBACIÓN DEL TUTOR En mi carácter de tutor del Trabajo de Grado presentado por la ciudadana: Belitza Del Carmen Sira Pérez titular de la Cédula de Identidad N° V– 20.322.896, para optar al grado de Licenciada en Contaduría Pública, considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del jurado examinador que se designe. En la ciudad de Barquisimeto, a los trece (13) días del mes de Noviembre de dos mil catorce (2014)

____________________________ Jacobo Ochoa C.I. No. 12.435.975

DECLARACIÓN DE AUTORÍA Quien suscribe, Belitza Del Carmen Sira Pérez, titular de la Cédula de Identidad Nº: 20.322.896, hace constar que es la autora del Trabajo de Grado, titulado: “ANALIZAR LAS POLÍTICAS DE CONTROL DEL ALMACEN DE LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA INVERSIONES RYL 3000 C.A. EN QUIBOR ESTADO LARA”. El cual constituye una elaboración personal realizada únicamente con la dirección del tutor Jacobo Ochoa, de dicho trabajo, titular de la cédula de identidad Nº V- 12.435.975, en tal sentido manifiesto la originalidad de la conceptualización del trabajo, interpretación de los datos y elaboración de las conclusiones, dejando establecido que aquellos aportes intelectuales de otros autores se han referenciado debidamente en el texto del mismo. En la ciudad de Cabudare a las Trece (13) días en el mes de Noviembre de 2014.

_________________________________ Belitza Del Carmen Sira Pérez C.I. 20.322.896

DEDICATORIA A Dios Todopoderoso por tu acompañamiento en cada una de las etapas de mi vida y por iluminar con sabiduría y entendimiento cada momento de mi formación universitaria a través de su amor eterno y darme la fe y renovación de mi fuerza interna. Gracias Padre. A mi ángel aun cuando no estés en este plano terrenal, te extraño mucho hermano sé que tu alma está conmigo te dedico con todo mi corazón esta tesis. Disfruta este logro desde tu espiritualidad. A mi mamá Carmen Perez y a mi papá Domingo Sira, por ser los padres amorosos, con espíritu de sacrificio y por ese apoyo incondicional que me ha dado la fuerza que he necesitado para seguir adelante y así poderles ofrecer mayores satisfacciones en un futuro no muy lejano. Hoy quiero agradecerles esta meta profesional con orgullo. A mi novio, por sus consejos, apoyo e infinita paciencia en el transitar de este camino académico. Dios lo guarde y lo guie siempre. Te quiero. A mis hermanas Belimar y Belibet, quienes han estado a mi lado, siempre alerta ante cualquier problema que se me pueda presentar, además de su apoyo en las decisiones que he tenido que tomar. A mis amigos Anibel, katlin, yelisbeth y Samuel por estar siempre que de alguna u otra manera me han acompañado y poder contar con ellos de manera incondicional. A mis compañeros de clases, Yisell, Dania, Ruth, Raquel, Denissa. A Todos los que conforman mi entorno, porque han sido un soporte primordial en cada uno de mis pasos, ustedes representan el ánimo para el cumplimiento de mis metas y que mi éxito sirva de ejemplo para un futuro.

A TODOS MIL GRACIAS……….

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD YACAMBÚ FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Línea de Investigación: Desarrollo Organizacional ANALIZAR LAS POLÍTICAS DE CONTROL DEL ALMACÉN DE LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA INVERSIONES R Y L 3000 C.A. EN QUIBOR ESTADO LARA Autor: Belitza Sira Tutor: Jacobo Ochoa Fecha: Noviembre 2014 RESUMEN El presente estudio, titulado Analizar las políticas de control del almacén de los inventarios de la empresa Inversiones R y L 3000 C.A. en Quibor Estado Lara; tuvo como objetivo fundamental analizar las políticas de control del almacén de la empresa Inversiones R Y L 3000, C.A. en Quibor Estado Lara, basado en que los dispositivos para el almacenamiento de materiales no están acorde a la cantidad de materiales almacenados y en algunos casos no aplican a las características de los productos, no existe una señalización adecuada que facilite la búsqueda y ubicación de los productos de forma rápida y se observa un descontrol real del Stock de los materiales o insumos; lo que genera en algunos casos la ausencia de materiales, y en otros, el congestionamiento del área provocando retrasos en los procesos de ubicación y despacho. El estudio se ubica en una investigación de campo de naturaleza descriptiva; se utilizará como población a cuatro (04) individuos perteneciente a la empresa en estudio, y como muestra el 100% de la población. El instrumento y técnica de recolección de datos que se aplicará será tipo cuestionario, con preguntas cerradas, tipo dicotómico, con alternativas Sí y No. Los resultados se presentaran en cuadros y gráficos para una mejor visualización y comprensión de los mismos. Palabras Claves: Control de Almacén, Políticas e Inventarios.

INTRODUCCIÓN En las organizaciones cuyos volúmenes de inventarios son

significativos, el

almacén tiene una razón de ser muy importante y estriba en el hecho de que el hombre debe de guardar aquello que produce, para consumirlo con cierta dosificación. Y esta es precisamente la razón última (o primera), de la existencia de los almacenes. El hombre produce bienes en un lugar determinado en el tiempo, pero precisa consumirlos con regularidad, todos los días. La necesidad de mejorar la productividad viene del mundo de la competencia entre las empresas. Cuando un mercado permanece estable, las empresas pueden sobrevivir sin manejar sus activos con eficiencia, es decir, pueden malgastar recursos o subutilizarlos, debido a que hay pocos competidores que ofrezcan mejores productos a precios accesibles a los clientes. Pero la creciente inestabilidad nacional e internacional de los mercados, además del creciente número de empresas multinacionales que se están abriendo paso en los mercados internos y externos, también constituye oportunidades y amenazas para las empresas, que tienen que ser obligatoriamente mas productivas para mantenerse competitivas. En el estudio de la administración moderna el almacén es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar utilidades de la empresa. En este sentido, el manejo de inventarios ha llegado a la cumbre de los problemas de la administración de empresas debido a que es un componente fundamental de la productividad. En mercados altamente competitivos, las empresas trabajan con inventarios cada vez más bajos y con niveles de servicios cada vez más altos. El objetivo de este estudio es “Analizar las políticas de control del almacén de los inventarios de la

empresa Inversiones R y L 3000 C.A. a fin de entender la

importancia crucial, que esto representa en la cultura corporativa de la empresa y su

búsqueda de la excelencia, de manera de ser mas competitivos dentro del mercado, tanto nacional como internacionalmente. Para esto se desarrollaran varios aspectos básicos en el proceso de almacenamiento como son: las funciones, clasificaciones, principios, sistema de gestión de almacén, sistema de control, sistema de control, áreas involucradas, importancia, como también lo referente a inventario, su importancia empresarial. Las empresas en estos tiempos modernos, están acondicionándose para ser competitivas, eficientes y abiertas a cambios que ayuden a optimizar los sistemas de gestión (almacenamiento, inventarios, entre otros.), ya que es vital para el buen funcionamiento de los almacenes a corto, mediano y largo plazo. Por consiguiente la investigación se realizo a través de cinco (5) capítulos definidos de la siguiente manera: En el Capítulo I, se plantea el Problema, los Objetivos de la Investigación (General y Específicos) la Justificación del estudio, y los alcances. En el Capítulo II.- El Marco Teórico, los Antecedentes, las Bases Teóricas y Legales, la Definición de los Términos utilizados, el sistema de Variables y la Operacionalización de la Variable. En el Capítulo III. Se plasma la Metodología utilizada, Naturaleza de la Investigación, la Población y Muestra, la Muestra

Censal, las Técnicas de

Recolección de Datos o Procedimientos, el Instrumentos, la validez y confiabilidad del instrumento, y la técnica de análisis de los resultados. En el Capítulo IV. Se plasman los resultados y el análisis e interpretación de los mismos. Por último, en el Capítulo V. Las conclusiones y recomendaciones.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Actualmente, a escala mundial, las organizaciones mantienen una constante búsqueda de la excelencia y la vanguardia, que las ayude a ser competitivas y a sostenerse firmes en un mercado globalizado. Estas, desde las actividades de extracción hasta las de servicios, implican un fenómeno social complejo en cada especialidad, guardando consigo políticas, costumbres, normas e inclusive religiones, que las hacen destacarse de otras dedicadas al mismo objeto o de la misma naturaleza. En secuencia a lo planteado, esta es la razón por la cual los niveles de exigencia y preparación profesional son cada vez mayores, además de que sobre los gerentes de empresas, recae el manejo eficiente y eficaz de los recursos, estos deberán velar por el correcto cumplimiento de los procesos administrativos, a través de estrategias y/o herramientas gerenciales que les permitan convertir sus debilidades en fortalezas y sus amenazas en oportunidades, dando como resultado una gestión administrativa acorde a los requerimientos del entorno, Chiavenato (Pág. 225) En este sentido, Méndez (1996) establece que: las pequeñas y medianas empresas (PYME) poseen una distinción que las caracteriza con respecto a su tamaño, organización y flexibilidad para adaptarse a los cambios, entre otros, lo cual les permite hacer frente a una serie de factores políticos, económicos, sociales y culturales, que se imponen hoy en día debido a un proceso globalizador que las obliga, bien sean de países desarrollados o no, a cumplir con las exigencias de los

consumidores, la especialización de los mercados y al desarrollo tecnológico, para poder mantenerse y superar a sus principales competidores. Es por ello, que todas las organizaciones deben estudiar su funcionamiento para determinar si realmente están cumpliendo con la razón de su creación y objetivos, de no ser así, es necesario encontrar la causa del problema; lo cual se logra a través de políticas de control de inventario y almacén. Al respecto, Orlando Espinoza (2011), establece que: los inventarios o stocks son la cantidad de bienes que una empresa mantiene en existencia en un momento dado. Si se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podría llevar a una empresa a problemas financieros. Esto ocurre por que un inventario parado inmoviliza recursos que podrían ser mejor utilizados en funciones más productivas de la empresa. Por otra parte, Pulido (2006) establece que: el inventario parado tiende a tomarse obsoleto y corre el riesgo de dañarse. Por otro lado, si se mantiene un nivel insuficiente de inventario, podría no atenderse a los clientes de forma satisfactoria, lo cual genera reducción de ganancias y pérdida de mercado. Al no existir un sistema de control de material, se genera una necesidad inesperada de éstos, no es posible encontrarlos en el almacén, de tal forma que ocasiona compras nerviosas, sin saber cuál es la cantidad óptima de material a comprar, además se presentan faltantes, se tienen existencias excesivas y reducidas dentro del almacén. Es secuencia a lo planteado, un almacén es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro. Los almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo tipo de agentes económicos: agricultores,

ganaderos,

mineros,

industriales,

transportistas,

importadores,

exportadores, comerciantes, intermediarios, consumidores finales, entre otros. En este sentido, el almacén constituyen una parte habitual de las explotaciones agrarias y ganaderas (en muchos casos formando parte de la vivienda rural tradicional o de construcciones peculiares, así como de fábricas, polígonos industriales,

e

instalaciones industriales de todo tipo, y de los espacios dedicados al transporte puertos, aeropuertos, instalaciones ferroviarias y el comercio (centros comerciales, grandes superficies).

Por su parte, Arbones (1990) establece que el almacén, especialmente en Hispanoamérica, a la propia tienda o establecimiento de comercio minorista. En un almacén se pueden depositar tanto materias primas, como el producto semiterminado o el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabón de la cadena de suministro. Se pueden también encontrar embalajes, piezas de recambio, piezas de mantenimiento. Sirve como centro regulador del flujo de mercancías entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores. Al respecto, Tovar (2006) establece que el almacén permite a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas. Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas) Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos). Es por ello, que dentro de los controles que deben establecerse para el funcionamiento del almacén, esta la toma física diaria de inventario en otras palabras no es más que el cotejo de lo físico con lo teórico, siendo esto último, el movimiento de salida y entrada de mercancía de los materiales e insumos. Al respecto, Redondo (2000), establece que: “El mejor control sobre las mercancías almacenadas consiste en comparar diariamente su existencia física con el movimiento de los formatos de entrada y salida” (p.92). Por lo anteriormente descrito, se evidencia que los controles son medidas de protección que la empresa establece sobre su activo. Muchos de los problemas de existen en los sistemas de control de inventarios de empresas industriales, comerciales y de servicios tienen su causa en pobres decisiones de administración de inventarios y en el inadecuado uso de los manuales y políticas determinadas al respecto; siendo estas de gran importancia, ya que constituyen el conjunto de actividades y técnicas utilizadas para mantener la cantidad de artículos: (materiales, materias primas, producto en proceso y producto terminado) en el nivel deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud significativa. Por otra parte, en algunas compañías, el departamento de almacenaje constituye las estanterías, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con madera

ordinaria y contra enchapadas, en otros, estanterías de acero que se han hecho ya, de uso general y pueden comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños. Es por ello, que en Venezuela, las PYME, representan gran parte del motor que mueve la economía nacional, es por ello que este estudio se centra en la empresa Inversiones R y L 3000 C.A., ubicada en Quibor municipio Jiménez del estado Lara, ubicada específicamente en la avenida 4 vía Cubiro, sector Ceiba Sur, una PYME dedicada a la comercialización de artículos de consumo masivo, sistema de seguridad (GPS, alarmas, vidrios eléctricos, entre otros); comercialización, instalación, mantenimiento y reparación de sistema de seguridad para automóviles. Igualmente, la comercialización de adornos, repuestos y auto periquitos. En relación a esta organización la investigadora pudo constatar a través de la observación directa y entrevistas informales a personas que laboran en el almacén que, en esta empresa funcionan tres áreas importantes: Departamento de Instalación, atendido por dos personas encargadas de realizar las instalaciones; un Departamento de Venta, con atención al público y un Departamento de Almacén, donde permanecen los productos o materiales de venta e instalación. Al respecto, a pesar de que la empresa posee buenas instalaciones y suficiente espacio físico, el espacio cúbico disponible para el almacén no es aprovechado de la forma más adecuada de acuerdo al flujo de material y a las características del mismo; la distribución existente no es la apropiada por lo que se observa desorden y ubicación inadecuada de los distintos materiales, los mismos se encuentran en cajas, algunas identificadas con marcador en su parte externa. Por otro lado, los dispositivos para el almacenamiento de materiales no están acorde a la cantidad de materiales almacenados y en algunos casos no aplican a las características de los productos, no existe una señalización adecuada que facilite la búsqueda y ubicación de los productos de forma rápida y se observa un descontrol real del Stock de los materiales o insumos; lo que genera en algunos casos la ausencia de materiales, y en otros, el congestionamiento del área provocando retrasos en los procesos de ubicación y despacho. En este estudio, se buscara identificar, las

condiciones en la cual se encuentran actualmente los sistemas de control interno como base fundamental en la aplicación de un análisis de gestión administrativa, determinando las fallas o deficiencias de los procesos de cada departamento, para obtener conclusiones y generar recomendaciones que ayuden a fortalecer su desempeño y su permanencia en el tiempo Sobre la base de todo lo antes expuesto, es que se propone Analizar políticas de Control del Almacén de los inventarios en la empresa Inversiones R y L 3000 C.A. en Quibor Estado Lara, que puede aumentar la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado, y así la empresa pueda garantizar el abastecimiento, e invalidar los efectos de retraso de materiales y lograr la rapidez y eficacia en atención a las necesidades. En secuencia a lo planteado surgen las siguientes interrogantes: ¿Cuál es la situación actual del almacén de la empresa Inversiones R y L 3000 C.A.? ¿Cuáles son las normas para el almacenamiento de mercancía en la empresa Inversiones R y L 3000 C.A.? ¿Determinar cuáles son las políticas de control de almacén que satisfacen la necesidad de la empresa Inversiones R y L 3000 C.A.?

Objetivos de la Investigación General Analizar las políticas de control del almacén de los inventarios de la empresa Inversiones R y L 3000 C.A. en Quibor Estado Lara

Específicos 1. Diagnosticar la situación actual del almacén en la empresa Inversiones R y L 3000 C.A.

2. Identificar las normas de almacenamiento en la empresa Inversiones R y L 3000 C.A. 3. Determinar las políticas de control de almacén necesarias en la empresa Inversiones R y L 3000 C.A.

Justificación El presente estudio se justifica en el aporte que se hará para optimizar el departamento de almacén dentro de la empresa, por cumplir esto con la responsabilidad de abastecer a cada uno de las áreas para que puedan desarrollar sus actividades operativas, cumpliendo los objetivos de la empresa. El estudio es necesario para mejorar la eficiencia en sus operaciones, reduciendo sus costos, la atención, el almacenamiento; beneficiándose el cliente y la empresa, la base de toda empresa comercial, es contar con un almacén que cumple con los requerimientos en condiciones normales a través de una eficiente gestión. Este manejo permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo un estado confiable de la situación económica de la empresa. El control interno sobre el stock es importante, debido a que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. El proyecto se encuentra orientado a analizar las políticas de control del almacén de los inventarios desde el punto de vista operativo, y las ventajas del proceso de almacenamiento en la empresa Inversiones R y L 3000 C.A., debido a que brindará seguridad y rapidez al proceso de entrada y salida de los productos. La información será manejada con eficiencia y eficacia al momento de atender las exigencias de control que se requiere los clientes internos. Atendiendo estas consideraciones, esta propuesta beneficia a la empresa debido a que con una buena organización del almacén, se evitaran atrasos de información o requerimientos del cliente en cuanto a la existencia de determinada mercancía, lo cual mejorará el funcionamiento operativo de la empresa, lo que implica una ayuda

importante en la organización y el personal involucrado en el manejo y control del almacén. Así mismo, la optimización de los procesos que se llevan a cabo en el Almacén y el área física en lo que respecta a: designar la ubicación y señalización del área que cada grupo de artículos debe tener de acuerdo a sus características; y así minimizar el tiempo de búsqueda de los mismos, lográndose de esta manera obtener los mejores resultados. Adicionalmente, afianza el perfil del contador público porque se abordan aspectos importantes de la organización que atañen a la gerencia y la contaduría, así mismo permite fortalecer la línea de investigación de la universidad Yacambú: desarrollo organizacional., contribuyendo así al fortalecimiento de la

pequeña y mediana

empresa. Con esta finalidad, el estudio sentará un precedente, ante otras empresas en relación a las investigaciones relacionadas con este tópico.

Alcances La investigación se desarrolla en la empresa Inversiones R y L 3000 C.A. en Quibor Estado Lara, donde se pretende diseñar un sistema de control de almacén que permita optimizar en un cien por ciento los procesos. El mismo se realizó en el trimestre 2014 – 03. La presente investigación consistió en analizar las políticas de control del almacén de los inventarios de la empresa Inversiones R y L 3000 C.A. De modo que, el alcance inmediato de este estudio es pretender lograr la eficacia, la efectividad y la legalidad de los procesos en la empresa.

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

Antecedentes de la Investigación

Dentro de los antecedentes que sustentan este estudio, se presentan investigaciones realizadas por otros autores, relacionadas con procedimientos de almacenamiento, control de mercancía e inventarios. Al respecto, Alejandrino (2012), el presente trabajo de tesis tiene como objetivo diseñar un sistema de control de activos para el Almacén de Electrónica de la Pontificia Universidad Católica del Perú, utilizando la tecnología RFID, que sea capaz de gestionar los préstamos, generar reportes de estos y mantener actualizado el inventario. El diseño propuesto resuelve la necesidad de control del inventario haciendo uso de la tecnología RFID, a través de un software que se ha desarrollado, el SADAEP, Sistema de Administración del Almacén de Electrónica PUCP, el cual permite registrar los préstamos de materiales del almacén por usuario, gestionar el inventario y generar reportes de préstamos. En relación al siguiente trabajo se trata de diseñar un sistema de control de activos para el almacén y así mantener el inventario actualizado es por ello que tiene relación con el presente estudio, debido a que los inventarios y los almacenes forman parte de una empresa y sin ellos el control de los mismo trae como consecuencia perdidas de tiempo, compras de mercancía sin saber que es lo que falta entre otros. En el mismo orden de idea, Parraga (2012), en su trabajo de investigación titulado Mejora de la Gestión del Almacén de Productos de la empresa Trapiche

Buena Ventura en Perú, la cual es una empresa minera peruana dedicada a la industria extractiva y actividades conexas, el cual presenta problemas relacionados a la gestión deficiente de su almacén para suplir los pedidos oportunamente y optimizar la utilización de sus productos. Para ello se ha contado con el apoyo del personal involucrado en el área de almacén, el cual se mostró muy cooperativo al momento de solicitar su ayuda referente a temas de información y opiniones basadas en su propia experiencia, las que fueron de gran ayuda para el planteamiento de mejoras en este proyecto. Se analizó la información proporcionada por las diversas fuentes de la empresa a fin de poder plantear una mejora en el sistema de la gestión del almacén, en función de los factores cualitativos, técnicos y operacionales, que influyen en el mismo. Después del análisis de cada uno de estos factores, se realiza la propuesta para optimizar el Sistema de Gestión del Almacén de Productos Caso: Trapiche Buena Ventura. El trabajo anterior tiene relación con la presente investigación, porque aborda la gestión de almacén. El cual tiene como finalidad mejorar la gestión de almacén de la mercancía, es importante destacar que para que la gestión de almacén se cumpla se necesita el apoyo del personal encargado del almacén, puesto que mejorará el proceso de inventario de los productos. En el mismo orden de ideas, Mamani (2009), realizó un estudio de campo de tipo descriptivo titulado “Diseño de un sistema de control de almacén que permita mejorar el préstamo y devolución de herramientas del almacén en la empresa “MACAFE LTDA.” en Caracas - Venezuela, cuyo objetivo general fue: Desarrollar un sistema de control de almacén que permita mejorar el préstamo y devolución de herramientas del almacén en la empresa “MACAFE LTDA.”, con la finalidad de que puedan brindar información rápida y oportuna, satisfaciendo las necesidades de la administración que requiere un mejor control, de registros e informes. Para cumplir con el objetivo recolecto información sobre los datos de las herramientas que utilizan los diferentes talleres, para estructurar una codificación adecuada en el almacén, lo cual se vacío en una base de datos contables, que permite el almacenamiento de la información que genera la empresa, por consiguiente proporcionar oportunamente a la gerencia y jefe

del almacén informes sobre la cantidad de herramientas que existen en el almacén para un reabastecimiento oportuno. Por otra parte, con este sistema de control del almacén se evitan las perdidas de herramientas activas y dadas de baja, así mismo se tiene buena información del estado de utilización de la herramienta. Además se tendrá información precisa del préstamo y devolución correspondiente. La conclusión es que se desarrolló un sistema de control de herramientas para el almacén de la empresa “MACAFE LTDA.”, que responde a las necesidades de los usuarios, facilitando la obtención de la información en existencia, préstamos y devolución de las herramientas. El sistema permite también obtener inventarios oportunos actualizados y confiables en el momento deseado. La satisfacción de los usuarios fue medida a través del Método de Escalamiento de Likert y el valor que se obtuvo es X= 7.9 valor comprendido entre la escala (Totalmente de acuerdo). La recomendación es que para dotar de mayor eficiencia al prototipo del nuevo sistema, ya sea para modificar y/o implementar nuevos módulos, se recomienda emplear la documentación de diseño contenida en el presente proyecto, aprovechando la base de datos que posee el sistema automatizado. El trabajo presentado anteriormente, sustenta la presente investigación debido a que se basa en un sistema de control de almacén para que los mismo puedan brindar información rápida y satisfacer las necesidades de los empleados para que el control de almacén este ordenado y con todas sus herramientas debido a que tendrán un control de los prestamos de herramientas para que las mismas sean devueltas, todos los almacenes deben estar estructurados y codificados para cumplir los objetivos. Por su parte, Turmero (2008), en su tesis de grado titulada Diseño distribución de planta, almacén general, CVG Carbonorca, cuyo trabajo consistió en Diseñar el emplazamiento de los dispositivos, áreas de trabajo y todos los equipos que se encontraban dentro del Almacén General de la empresa CVG CARBONORCA; con el fin de lograr la mejor distribución y el perfeccionamiento de los procesos están interrelacionados con la distribución del almacén. Esta investigación corresponde a un estudio no experimental de campo. Se planteó como objetivo general: Proponer la Distribución de Planta del Almacén General de la empresa CVG CARCOBORCA

con el fin de Optimizar los Procesos Operativos. La población estuvo conformada por los seis (6) procesos que se desarrollan en el almacén, materiales y personas que interfieren en los mismos; y la muestra por los tres (3) procesos, personas y materiales vinculados con la distribución del área de almacén. Se realizó el siguiente procedimiento para la obtención de los resultados: a) Evaluación distribución de la planta y la ejecución de los procesos, b). Determinación de las deficiencias, 4). Elaboración del emplazamiento optimo del área del Almacén General de la empresa. Los resultados obtenidos con esta investigación señalan que: Se elaboró el Manual y las prácticas de los procesos estudiados. En la propuesta seleccionada se plantea la construcción de un módulo, la adquisición de dispositivos de almacenamiento y la señalización de las áreas de trabajo y de tránsito. El antecedente presentado anteriormente se trata de diseñar el emplazamiento de los dispositivos, áreas de trabajo y todos los equipos que se encuentran dentro del almacén general de la empresa con el fin de mejorar la distribución del almacén el cual se relaciona con el nuestro porque los dos buscan optimizar los procesos administrativos. Así mismo, Aranguren (2010), realizó una investigación orientado a “Proponer un conjunto de normas de control interno para el departamento de almacén en la empresa SE COMPONENTS, C.A.”, ubicado en la venida Pedro León Torres con calle 57, Barquisimeto estado Lara. El diseño que presenta es de una investigación de campo descriptiva, que tomó como muestra (5) personas trabajadores del área de almacén, a la cual se le aplico un cuestionario dicotómico cerrado y una entrevista estructurada al jefe de almacén. Los resultados permitieron concluir que en esta empresa a pesar de la existencia de controles básicos y el deseo de la gerencia en trabajar en un ambiente controlado, la presencia de debilidades relacionadas como la segregación y asignación de funciones y responsabilidades, aplicación de los procedimientos administrativos en la forma física del inventario, normas que regulen dichas funciones y procedimientos, informalización de los mismos y políticas de evaluación, entrenamiento y motivación del personal. Por lo que se recomienda la adopción de

una propuesta de normas que coadyuven a departamento en estudio, así como la supervisión y seguimiento continuo de las mismas. El estudio presentado anteriormente se relaciona con la presente investigación debido a que en ambas se busca solventar un problema de almacén a través de un sistema de control. De la misma manera, Santeliz (2009), el presente estudio de aplicación de conocimientos tuvo como objetivo “Diseñar lineamientos de control interno de inventarios para los almacenes de la Clínica Santa Fe C.A., ubicada en Barquisimeto estado Lara”, con la finalidad de corregir las debilidades existentes dentro de cada uno de los almacenes en cuanto a las entradas y salidas de fármacos y suministros. La investigación estuvo enmarcada dentro de un estudio de campo, descriptivo y con aplicación de conocimientos. La población y muestra de estudio estuvo comprendida por cuatro personas que laboran en el área administrativa y manejan el inventario. La información se proceso mediante la aplicación de un cuestionario y una encuesta realizando gráficos de barra, lo que facilito el análisis de los resultados. Concluyendo de que actualmente la clínica Santa Fe C.A., carece de un control interno de inventario, el cual no permite detectar los errores existentes, ni corregir las fallas que presenta el sistema al no aceptar el egreso de los productos del almacén y reflejar cantidades y precios que son irreales. A su vez se recomienda crear normas y políticas de control interno que regulen el funcionamiento en cada uno de los almacenes, para así facilitar la corrección de los errores existentes. Así mismo, establecer mecanismos que vayan en pro del cumplimiento de los objetivos y metas trazadas por la clínica, e implementar y aplicar los componentes y objetivos del informe. El antecedente presentado se relaciona con el presente estudio porque el control de inventario permite facilitar el control interno dentro del almacenen. En general, las investigaciones presentadas, permiten considerar la importancia de los factores de control del almacén para la optimización de los procesos en la empresa, en este caso específico de la empresa Inversiones R y L 3000 C.A., donde el diseño permitirá visualizar y registrar los materiales del almacén, y gestionar el

inventario de existencia, ingresos y egresos, por consiguiente, un medio de agilización de los procesos de organización del almacén.

Bases Teóricas Control de Almacén Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para: crear mejor calidad, es decir, las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores, enfrentar el cambio, puesto que es una parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. De allí que, la función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. Desde este punto de vista Cepeda (2000), lo caracteriza como la “preservación de la existencia de cualquier organización para apoyar su desarrollo” (p. 3) y en razón de ello la búsqueda concreta a la cual se llega con la implementación de los controles empresariales, tienen que ver con el cumplimiento de los objetivos de acuerdo a los resultados esperados y donde se respeta la filosofía de la gestión. Cepeda (ob. cit.) define el control en la empresa como: “el control quiere decir comprobación, intervención o inspección”. (p. 3). En este sentido el control es muy importante ya que tiene que ser adoptado por una organización para comprobar la exactitud y veracidad de la información y así a su vez salvaguardar el patrimonio.

Almacén Según Escudero (2009), los almacenes son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía. Son manejados a través de una política de inventario. Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados. Al elaborar la estrategia de almacenamiento se deben definir de manera coordinada el sistema de gestión del almacén y el modelo de almacenamiento. (p.8) Para Lobato (2008), el almacén es una instalación técnica constituida por diferentes áreas equipadas con los medios de mecanización o automatización destinados para la actividad de almacenamiento, cuyo objetivo está encaminado a lograr el proceso de recepción, ubicación, ordenamiento, control, conservación y preparación de la producción para el consumo y despacho de los valores materiales, para garantizar la continuidad de la producción y el consumo acorde con las crecientes necesidades de la sociedad. La misión básica de un almacén se configura y desarrolla en las siguientes funciones: 1. Recepción de artículos e identificación de los mismos. 2. Almacenamiento, colocación y custodia. 3. Entrega de productos.(p.82)

Teoría de gestión de Almacenes Según Lobato (2008), afirma: “El mejor almacén para la empresa es el que no existe, ya que si se crea no estará nunca vacío” (p.84). Este autor basa esta afirmación en que el almacenaje y la manipulación de los productos representan casi un 40% de los gastos logísticos de una organización. Empero, el almacenamiento es un mal necesario, puesto que la necesidad de los inventarios surge por las diferencias entre el tiempo y la localización de la demanda, y tener productos en inventarios implica necesariamente su almacenamiento.

Productos almacenados

Según Escudero (2009) En un almacén se pueden depositar tanto materias primas, como el producto semiterminados o el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabón de la cadena de suministro. Se pueden también encontrar embalajes, piezas de recambio, piezas de mantenimiento. Sirve como centro regulador del flujo de mercancías entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores. (p.10) En decir, un almacén es como un depósito de productos ya sean terminados o semiterminados, que permite llevar un control de la mercancía.

Infraestructuras

Para Escudero (Ob.cit.), normalmente son construcciones grandes y planas en las zonas industriales de las ciudades. Están equipados con: 1. Muelles de carga para cargar y descargar camiones; algunas veces son cargados directamente de vías de tren, aeropuertos o puertos marítimos, 2. Instalaciones para almacenamiento, adaptado al producto y su rotación del inventario, como estanterías, racks, cantilevers.

Maquinaria de Manipulación A menudo disponen de carretillas elevadoras frontales, apiladoras o transpaletas para la manipulación de mercancías que son generalmente depositadas en palés

estandarizados. Según el tipo de mercancía almacenada se puede también encontrar máquinas más específicas como puente grúa o grúas. Según Escudero (2009), algunos almacenes están completamente automatizados, sin contar apenas con trabajadores en su interior. En estos casos, la manipulación de mercancía se realiza con transelevadores, máquinas de almacenaje y desalmacenaje coordinadas por controladores programables y ordenadores con el software apropiado (p.12). Así mismo, estos almacenes automatizados se utilizan con frecuencia para guardar mercancías de temperatura controlada, pues la disponibilidad de espacio es menor debido al alto coste que la refrigeración supone para la empresa. También se emplean para materiales o mercancías que debido a su peligrosidad en el manipulado, o su elevada rotación del inventario rentabilizan el elevado coste que supone la puesta en marcha de este tipo de instalaciones.

Procesos en el almacén

Según Escudero (2009), los procesos comunes de un almacén son: 1. Recepción. 2. Colocación en estantería de palatización o stock. 3. Picking y preparación de pedido. 4. Expedición. La gestión dentro del almacén del movimiento de las mercancías (ubicación, inventarios...) se realiza a través de algún sistema informático de tipo SGA.

Evolución de Sistema de Almacenes Escudero (2009), manifiesta que:

La mayor tensión de flujos entre la oferta y la demanda, ha originado un pequeño declive de los almacenes tradicionales debido a la introducción gradual de sistemas de producción basados en el JIT (Just In Time), que es un conjunto de técnicas diseñadas para mejorar la tasa interna de retorno de un negocio basándose en la eliminación o drástica reducción de cualquier tipo de producto almacenado. (p. 12-13) A pesar de esto y del asesoramiento ofrecido por consultoras especializadas, la distancia entre el fabricante y el vendedor ha crecido considerablemente en muchos aspectos siendo conveniente algún almacén por país o por región en una cadena de suministro para ciertas gamas de productos. El objetivo primordial de las empresas que introducen un sistema de almacenes en su cadena de suministro es la optimización del nivel de servicio ofrecido al cliente, con criterio de rentabilidad. Para ello se emplean técnicas derivadas de la ingeniería y de la investigación de operaciones enfocadas sobre aspectos vitales como la localización del, ó de los almacenes, distribución tanto interna como externa del espacio en los mismos, elección del tipo de estructura de almacenaje adecuada, gestión eficaz de los recorridos y manipulaciones dentro del almacén, optimización del espacio de carga en los diferentes medios de transporte, creación de rutas de transporte tendentes a reducir desplazamientos o a maximizar la carga transportada y diseño de sistemas de gestión y administración ágiles.

Principios de Almacenaje Al margen de que cualquier decisión de almacenaje que se adopte tenga que estar enmarcada en el conjunto de actividades de la distribución integrada, se deben tener siempre en cuenta las siguientes reglas generales o Principios de Almacenaje. Según Escudero (2009), “El almacén no es un ente aislado, independiente del resto de las funciones de la empresa”. En consecuencia, su planificación deberá ser acorde con las políticas generales de ésta e insertarse en la planificación general para participar de sus objetivos empresariales. Las cantidades almacenadas se calcularán

para que los costos que originen sean mínimos; siempre que se mantengan los niveles de servicios deseados. Según Escudero (Ob.cit.), La disposición del almacén deberá ser tal que exija los menores esfuerzos para su funcionamiento; para ello deberá minimizarse: 1.

El Espacio empleado, utilizando al máximo el volumen de almacenamiento disponible.

2.

El Tráfico interior, que depende de las distancias a recorrer y de la frecuencia con que se produzcan los movimientos.

3.

Los Movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de los medios disponibles y a la utilización de cargas completas.

4.

Los Riesgos, debe considerarse que unas buenas condiciones ambientales y de seguridad incrementan notablemente la productividad del personal. (p.21)

Por consiguiente, un almacén debe ser lo más flexible posible en cuanto a su estructura e implantación, de forma que pueda adaptarse a las necesidades de evolución en el tiempo.

Sistema de gestión del almacén Según Escudero (Ob.cit.), se entiende por tal el sistema que determina los criterios para seleccionar el material que ha de salir del almacén para atender una petición concreta. La importancia de este sistema radica en que incide directamente sobre el período de permanencia de los productos en el almacén. El sistema más extendido es el FIFO, según el cual el primer producto llegado al almacén, es el primero que se expide. El sector de automoción es muy dinámico, por ello, y para evitar la aparición de obsoletos, es preciso seguir el FIFO. También tiene la función de dirigir la administración del almacén y de cualquier otra división de la empresa, así como de poner en práctica lo que se haya decidido en la gestión de producción. El almacén alojará lo que se habrá pedido con la función compra y/o lo que se habrá fabricado después de la planificación de lanzamiento. Gestionará el estatuto de

la cuarentena según las instrucciones del control de calidad. Permitirá las salidas decididas por fabricación o por el servicio comercial. También existen la regla del LIFO (Ultimo en entrar, último en salir), se aplica en el área de alimentos, específicamente en frescos. Además del FEFO (Primero en caducar, primero en salir), utilizado en las industrias de productos farmacéuticos. La gestión del almacén tiene como función esencial optimizar los flujos físicos que le vienen impuestos del exterior. El almacén solo controla los flujo internos: reenvasados y reabastecimiento en las zonas de preparación a partir de stock de masa (en almacenes de materia prima y suministros). Aparte de la eventual prefacturación del transporte, la gestión del almacén no conoce ningún dato financiero. Excepcionalmente, la gestión puede realizar una valoración del stock, no para la contabilidad sino para controlar las primas de seguros. (p.22) Muy a menudo el almacén es asimismo responsable de los reenvasados y de la logística externa. Por lo tanto, la gestión de almacén deberá poseer las respectivas funcionalidades correspondientes. En resumen, la gestión de almacén dependerá de la dirección de logística, cuando esta exista en la empresa y si no de la dirección general. Funciones de los almacenes 1.

Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

2.

Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

3.

Mantener informado constantemente al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.

4.

Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)

5.

Vigilar que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

6.

Minimizar costos logrando así dar mayor eficiencia a la empresa.

7.

Darle movimiento a los productos estacionados dentro del almacén, tanto de entrada como de salida.

8.

Valorizar, controlar y supervisar las operaciones internas de los movimientos físicos y administrativos.

Clasificación de los almacenes Cada almacén es diferente de cualquier otro. Por lo tanto, es necesario establecer mecanismos para clasificar los almacenes. Algunos de los parámetros usados para su clasificación son: 1.

Según su relación con el flujo de producción.

2.

Según su ubicación.

3.

Según el material a almacenar.

4.

Según su localización.

5.

Según su función logística.

Según su relación con el flujo de producción. Los almacenes se pueden clasificar según su relación con el flujo de producción en los siguientes: 1.

Almacenes de materias primas: aquellos que contienen materiales, suministros, envases, empaques, etc.; que serán posteriormente utilizados en el proceso de transformación productiva.

2.

Almacenes de productos intermedios: aquellos que sirven de colchón entre las distintas fases de obtención de un producto.

3.

Almacenes de productos terminados: son los que se usan exclusivamente para almacenar productos del final del proceso de transformación productivo.

4.

Almacenes de materia auxiliar: sirven para almacenar repuestos, productos de limpieza, aceites, pinturas, etc. a. La demanda de estos productos suele ser relativa. 5. Almacenes de preparación de pedidos y distribución: su objeto es acondicionar el producto terminado y ponerlo a disposición del cliente.

Según su ubicación:

1. Almacenaje interior: almacenaje de productos con protección completa contra cualquiera de los agentes atmosféricos, permitiéndose incluso modificar las condiciones de temperatura e iluminación. 2. Almacenaje al aire libre: carecen de cualquier tipo de edificación y están formados por espacios delimitados por cercas, marcados por números, señales pintadas, etc. Según el material a almacenar: 1. Almacén para bultos: el objetivo de este almacén radica en reunir el material en unidades de transporte y de almacén cada vez mayores para el aprovechamiento pleno de la capacidad de carga de un vehículo para conseguir su transporte económico. 2. Almacenaje de graneles: si es posible, debe estar en las proximidades del lugar de consumo debido a que el transporte es costoso. Hay que hacer transportable y almacenable el material que se puede verter. Su contenido debe poderse medir automáticamente, su extracción regulable y con conexión a un medio de transporte. 3. Almacenaje de líquidos: es un material específico de granel pero que puede ser transportable por tuberías. 4. Almacenaje de gases: requieren unas medidas de seguridad especiales que han de ser observadas por la alta presión, temperaturas o la particular inflamabilidad. Según su localización: Se clasifican en almacenes centrales y regionales: 1. Almacenes centrales: aquellos que se localizan lo más cerca posible del centro de fabricación. Están preparados para manipular cargas de grandes dimensiones. 2. Almacenes regionales: aquellos que se ubican cerca del punto de consumo. Están preparados para recoger cargas de grandes dimensiones y servir mediante camiones de distribución de menor capacidad.

La elección de almacenes centrales o almacenes regionales depende del tipo de carga y la estructura de los costos de la empresa. Así productos de bajo valor, o costos de transporte elevados, conducen al uso de almacenes regionales. Por el contrario, con costos de almacén elevados, por el valor del producto, implican almacenes centrales. En cualquier caso existen métodos para la evaluación de la mejor decisión al respecto. Según su función logística: Estos pueden clasificarse de la siguiente forma: Centro de consolidación: estos almacenes reciben productos de múltiples proveedores y los agrupan para servirlos al mismo cliente. Son muy habituales en industrias cuyos productos tienen una gran cantidad de componentes. El centro de consolidación produce ahorros por el uso de medios eficientes de transporte al agrupar envíos reduciendo los niveles de stock en el cliente. Centro de Ruptura: tienen la función inversa de los centros de consolidación. Reciben la carga de un número reducido de proveedores y sirven a un gran número de clientes, con necesidades dispares. Reducen el número de contacto de los fabricantes con los clientes finales y reducen el movimiento de los clientes que únicamente han de acudir a un centro de ruptura para recoger múltiples productos. La mayor simplicidad de estos dos sistemas hace que en la práctica, empresas con múltiples proveedores y múltiples clientes (como los sistemas de distribución) desagrupen las funciones pasando a tener un centro de consolidación para el aprovisionamiento y un centro de ruptura para la distribución. Esta aplicación es lo que se conoce como separación del almacén de reserva y picking. Es interesante considerarla cuando la unidad de carga de salida es menor que la unidad de carga de entrada. Centro de Tránsito: conocidos en ingles como CROSS-DOCK, son almacenes que no almacenan, solo mueven productos. Un ejemplo claro son los almacenes de transporte urgente. Este tipo de centro, muy complicado de gestionar, permite

aumentar la eficiencia del transporte entre nodos y mantener altos niveles de servicios al cliente reduciendo el stock total. Almacenes cíclicos o estacionales: Son almacenes que recogen una producción puntual para hacer frente a una demanda constante, o que permite resolver una demanda puntual frente a una producción más constante. Almacenes de custodia a largo plazo: Es el único de los almacenes analizados cuyo objetivo es estar lleno, sin importarle los costos de transporte, demanda o ritmos de producción. Zonas de un almacén: Estas áreas son vitales para el buen funcionamiento del almacén, sin embargo varían en función de la estructura de la empresa. Muelles y zonas de maniobras. Espacios destinados a las maniobras que deben realizar los vehículos para entrar, salir y posicionarse adecuadamente para proceder a su descarga. Distribución de las zonas de un almacén 1. Zona de servicio. 2. Zona de recepción y control. 3. Zona de devoluciones. 4. Zona de stock y reservas. 5. Zona de picking y preparación. 6. Zona de salida y verificación. 7. Zona de oficinas y servicios. Zona de recepción y control. Dentro de secuencia de actividad y una vez descargada las mercancías del vehículo que las ha transportado, es preciso proceder a la comprobación de su estado, de las cantidades recibidas y a la clasificación de los productos antes de situarlos en sus lugares de almacenamiento. Zona de stock – reserva. Esta zona es la destinada a ubicar los productos durante un determinado período de tiempo. En ella deben incluirse los espacios necesarios para alojarlos, sino los adicionales para pasillos y para los elementos estructurales que puedan formar las estanterías de soporte.

Zona de picking y preparación. Esta zona está destinada a la recuperación de los productos de sus lugares de almacenamiento y a su preparación para ser trasladados o transportados adecuadamente. Zona de salida y verificación. Antes de proceder a la carga del vehículo, es preciso consolidar la totalidad de las mercancías a enviar, pudiendo ser conveniente realizar un proceso de verificación final de su contenido. Zonas de oficinas y servicios. Organización de las operaciones administrativas a realizar en el almacén. Otras zonas especializadas. 1. Cámaras frigoríficas. 2. El almacenamiento de productos que requieren el

mantenimiento de bajas

temperaturas se realiza en cámaras frigoríficas. 3. Devoluciones. 4. Paletas vacías. 5. Envases vacíos 6. Zona de mantenimiento 7. Muelle de carga.

Importancia de la gestión de almacenes e inventarios Graves (2007), manifiesta que: La gestión de almacenes e inventarios adquieren una gran importancia dentro de la red logística ya que constituyen decisiones claves que definen en gran medida la estructura de los costos – servicios del sistema logístico de una empresa. Si se pudiera definir con verdadera exactitud la demanda y lograr un suministro eficiente y efectivo, la razón de ser de esta actividad no sería necesaria, pero la realidad es otra. Así mismo, el impacto de factores tales como la globalización de los mercados, el incremento acelerado de los avances científicos-técnicos, la aceptación acelerada del “justo a tiempo” y el surgimiento de nuevas necesidades como brindar servicios que agreguen valor al producto, no permiten operar con costos razonables, por lo que el

empleo de los almacenes es una herramienta para mejorar la coordinación demanda – suministro. Cualquier reducción en el costo de almacenamiento incidirá a la hora de definir el costo final del producto, ya que el precio de un producto lo fija comúnmente el mercado, la reducción de los costos de almacenamiento redundará de inmediato en un aumento de los beneficios de la empresa y en los clientes. Existen cuatro razones básicas por las que una empresa realiza actividades de almacenamiento: 1.Reducción de los costos de producción – transporte 2. Coordinación de la demanda y el suministro 3. Apoyo al proceso de producción 4. Apoyar el proceso de comercialización.

Equipos de Almacén Estrategias y cajas o casilleros Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En algunas compañías, el departamento de conservación constituye las estanterías, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanterías de acero se han hecho ya, de uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños.

Función de Recepción La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un transportador común, es la misma. Si el material se recibe de cualquier otra fuente u

otro departamento de la compañía, las actividades de construcción, el procedimiento será el mismo.

Importancia de Recepción La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellas grandes empresas con plantas múltiples. La recepción esta estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad es el departamento de compra. Proceso de Recepción Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si esta en orden y en buenas condiciones, si el recipiente esta dañado o no se recibió el numero de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por el envió, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envíos ocultos. De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar. Infraestructuras Normalmente son construcciones grandes y planas en las zonas industriales de las ciudades. Están equipados con: 1. Instalaciones para almacenamiento, adaptado al producto y su rotación del inventario, como Estanterías, Racks, Cantilevers. 2. Muelles de carga para cargar y descargar camiones; algunas veces son cargados directamente de vías de tren, aeropuertos o puertos marítimos.

Inventarios Según Graves (2007), los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. (p.78)

Función de los inventarios Según Graves (2007), es importante mencionar que los inventarios son vitales para la salud de la empresa, por lo tanto su función es vital ya que: a. Ayuda a la independencia de la relación operación – continuidad de las variaciones de demanda. b. Determina condiciones económicas de aprovisionamiento. c. Determina las óptimas secuencias de operaciones. d. Hace uso óptimo de la capacidad productiva. (p.78)

Gestión de Inventarios Según Graves, S. (Ob.cit.) se entiende por Gestión de Inventarios, todo lo relativo al control y manejo de las existencias de determinados bienes, en la cual se aplican métodos y estrategias que pueden hacer rentable y productivo la tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas y salidas de dichos productos. En la Gestión de Inventarios están involucradas tres (3) actividades básicas a saber: 1.- Determinación de las existencias: La cual se refiere a todos los procesos necesarios para consolidar la información referente a las existencias físicas de los productos a controlar y podemos detallar estos procesos como: a. Toma física de inventarios b. Auditoria de existencias

c. Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas (entradas y salidas) d. Conteos cíclicos 2.- Análisis de inventarios: La cual está referida a todos los análisis estadísticos que se realicen para establecer si las existencias que fueron previamente determinadas son las que deberíamos tener en nuestra planta, es decir aplicar aquello de que "nada sobra y nada falta", pensando siempre en la rentabilidad que pueden producir estas existencias. Algunas metodologías aplicables para lograr este fin son: a. Fórmula de Wilson (máximos y mínimos) b. Just in Time (justo a tiempo) 3.- Control de producción: La cual se refiere a la evaluación de todos los procesos de manufactura realizados en el departamento a controlar, es decir donde hay transformación de materia prima en productos terminados para su comercialización, los métodos mas utilizados para lograr este fin son: a. MRP (planeación de recursos de manufactura) b. MPS (plan maestro de producción). (p. 79).

Tipos de inventarios Según Graves (2007), de acuerdo a las características físicas de los objetos a contar, los inventarios pueden ser de los siguientes tipos: a.

Inventarios de materia prima o insumos: Son aquellos en los cuales se contabilizan todos los materiales que no han sido modificados por el proceso productivo de la empresa.

b.

Inventarios de materia semielaborada o productos en proceso: Como su propio nombre lo indica, son aquellos materiales que han sido modificados por el proceso productivo de la empresa, pero que todavía no son aptos para la venta.

c.

Inventarios de productos terminados: Son aquellos donde se contabilizan todos los productos que van a ser ofrecidos a los clientes, es decir que se encuentran aptos para la venta.

d.

Inventarios de materiales para soporte de las operaciones, o piezas y repuestos: son aquellos donde se contabilizan los productos que aunque no forman parte directa del proceso productivo de la empresa, es decir no serán colocados a la venta, hacen posible las operaciones productivas de la misma, estos productos pueden ser: maquinarias, repuestos, artículos de oficinas, entre otros.

De acuerdo a la naturaleza de la empresa, se hará más énfasis en algunos de estos inventarios. Existe otra clasificación de inventarios que se refiere a la concepción logística del mismo, los cuales son los siguientes: a. Inventarios cíclicos o de lote: Se generan al producir en lotes no de manera continua. Por ejemplo cuando un tornero acumula piezas hasta completar un lote que será enviado al fresado o al siguiente proceso. Estos inventarios facilitan las operaciones en sistemas clásicos de producción, porque permiten que el sistema productivo no se detenga. b. Inventarios estaciónales (por estación): Son aquellos donde se contabilizan los productos que poseen demandas que dependen de alguna estación o periodo de tiempo específico. Un ejemplo de estos puede ser: los paraguas, los juguetes y los artículos de moda. c. Inventarios de seguridad: Se generan para amortiguar variaciones en la demanda o para cubrir errores en la estimación de la misma. Estos inventarios derivan del hecho de que la demanda de un bien o servicio proviene usualmente de estudios de mercado que difícilmente ofrecen una precisión total. d. Inventarios especulativos: Estos se derivan cuando se espera un aumento de precios superior a los costos de acumulación de inventarios, por ejemplo, si las tasas de interés son negativas o inferiores a la inflación. (p.80).

Inventario físico

Según Pulido (2006), se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotada en los ficheros de existencias (FE) o en el banco de datos sobre materiales. Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística física o palpable de aquello que hay en existencia en la empresa. El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa; en el almacén, en las secciones, entre otras. El inventario físico es importante por las siguientes razones: 1.

Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las existencias físicas (cantidad real en existencia).

2.

Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores monetarios.

3.

Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones: 1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el libro de inventario, conforme la legislación. 2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para

verificar, en

realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real.

Importancia del inventario Según Pulido (2006), el manejo de inventarios ha llegado a la cumbre de los problemas de la administración de empresas debido a que es un componente fundamental de la productividad. Si se mantienen inventarios demasiado altos, el

costo podría llevar a una empresa a tener problemas de liquidez financiera, esto ocurre porque un inventario "parado" inmoviliza recursos que podrían ser mejor utilizados en funciones mas productivas de la organización. Además, el inventario "parado" tiende a tornarse obsoleto, a quedar fuera de uso y corre el riesgo de dañarse. Por otro lado, si se mantiene un nivel insuficiente de inventario, podría no atenderse a los clientes de forma satisfactoria, lo cual genera reducción de ganancias y pérdida de mercado, al no afirmar la confiabilidad de los clientes en la capacidad de reacción de la empresa, ante las fluctuaciones del mercado. Por consiguiente, es vital para toda empresa, industria y comercio llevar inventarios sanos, ya que esto garantizará una mayor confiabilidad en el proceso diarios de movimiento de sus productos dentro de los almacenes.

Bases Legales Dentro de los antecedentes legales que sustentan esta investigación se encuentran: La Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999), El Código de Comercio (1955), Ley de Impuesto sobre la Renta (2007), Ley Orgánica de Precios Justos (2013), Norma de la Organización Internacional para la Estandarización ISO 9000 (2000) y la Norma Internacional de Contabilidad N° 18 (NIC 18).

Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999) En su artículo 117 se expresa lo siguiente: “Todas las personas tendrán derecho a disponer de bienes y servicios de calidad, así como a una información adecuada y no engañosa sobre el contenido y características de los productos y servicios que consumen.” (p. 31). Código de comercio (1955)

En su artículo 32 se expresa que: Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones (p. 6). En su artículo 33 se expresa que: El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina (p. 6). En su artículo 35 se expresa que: Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación (p. 6). Ley de Impuesto sobre la Renta (2007) En el capítulo III de los precios de transferencia sección sexta: deberes formales, en el articulo 169 numeral n expresa que: “La Información relacionada al control mensual de las entradas, salidas y existencias de bienes dejando constancia del método utilizado para el control de inventarios y valuación de los mismos” (p. 46)

Ley Orgánica del Sistema Venezolano para la Calidad el aseguramiento del control interno tanto de los procesos de planta como los administrativos (2002) En su artículo 53 se expresa que: El Subsistema de Acreditación tiene por objeto desarrollar las acciones inherentes al reconocimiento formal de competencias técnicas de entes u organismos para efectuar tareas específicas relacionadas con los diferentes subsistemas, con miras a contar con organismos confiables para el desarrollo de la gestión del Sistema Venezolano para la Calidad. (p. 16).

Ley Orgánica de Precios Justos (2013) Artículo 62: La proveedora o el proveedor que modifique o altere la calidad, cantidad, peso o medida de los bienes o calidad de los servicios, en perjuicio de las personas, será sancionado con prisión de seis (06) meses a dos (02) año. Adicionalmente la SUNDDE, podrá imponer la sanción de suspensión del Registro Único, en los términos previstos en la presente Ley y desarrollados en su reglamento (p. 6) Norma de la Organización Internacional para la Estandarización ISO 9000 (2000) Particularmente, la ISO 9001:2000, aborda los Sistemas de Gestión de la Calidad y sus requisitos para la aplicación en las organizaciones, los cuales son vinculantes con la norma anterior: ISO 9000:2000, cuyo campo de aplicación establece los Sistemas de Gestión de Calidad y las guías de mejoras del funcionamiento. ISO 9000, determinó que la aplicación del principio de enfoque basado en procesos, conduce a lo siguiente: Definir sistemáticamente las actividades necesarias para o tener un resultado deseado. Establecer responsabilidades claras para gestionar las actividades claves. Analizar y medir la capacidad de las actividades claves. Identificar las interfaces de las actividades claves dentro y entre las funciones de la organización. Identificar los factores tales como, recursos, métodos y materiales que mejorarán las actividades claves de la

organización. Evaluar los riesgos, consecuencias y los impactos de las actividades sobre los clientes, y otras partes interesadas (p. 3). Norma Internacional de Contabilidad N° 18 (NIC 18) (2003) Cita que debe ser aplicada al contabilizar ingresos procedentes de las siguientes transacciones y sucesos: ventas de productos, la prestación de servicios, y el uso por parte de terceros, de activos de la empresa que produzcan intereses, regalías y dividendos. Sistema de Variable La variable se presenta o se manifiesta como sistema, donde la expresión del efecto de la misma constituye su medición. El sistema de variable permite generar la sistematización de la investigación, correspondientemente con los objetivos planteados. De modo que, la definición para una variable está comprendida en la capacidad que tienen los objetos y las cosas de modificar su estado actual, es decir, de variar y asumir valores diferentes. Al respecto Bunge (2000), “la define como la cualidad que cambia, porque presenta en el contexto de su medición distintos valores, lo cual significa que puede variar”. Por lo tanto, es importante, antes de iniciar el estudio, que se sepa cuál es la Variable que se desean medir y la manera en que se hará. Es decir, la variable debe ser susceptible de medición. De este modo, una variable es todo aquello que puede asumir diferentes valores y atributos.

Variable Nominal Para efectos de este estudio la variable se define conceptualmente como: Analizar las Políticas de control del almacén de los inventarios en la empresa Inversiones R y L 3000 C.A.

Variable Conceptual Los factores del control interno administrativo representan los identificadores que concurren en los resultados de operación de una entidad con el objeto de determinar su contribución en el resultado de las operaciones realizadas. Al respecto Cepeda (2000) define el control en la empresa como: “el control quiere decir comprobación, intervención o inspección”. (p. 3). Variable Operacional Los factores del control interno administrativo permiten analizar cuantitativamente cómo están operando en la entidad a fin de conocer cómo contribuye cada factor en el resultado de las operaciones, por lo tanto representan un medio de control. El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde algunos de los estos factores afectan al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo y permanente. Por consiguiente, se presentan las siguientes dimensiones: Inventario, Almacenamiento, Normas de Control.

Cuadro Nº 1 OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLE Variable

Dimensiones

Políticas de control del almacén de los inventarios

de

Almacén

Indicadores Espacio físico Organización Inventario Codificación Clasificación Sistemas

la

Normas de Deberes del personal empresa Inversiones Almacenamiento Manejo Responsabilidad R y L 3000 C.A., en Actualización Quibor Estado Lara. Métodos de entrada y salida Políticas de Niveles de inventario (máximos Control – mínimos). Métodos de valuación Manual de procedimiento Establecimiento de costo

Ítems 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15

Definición de Términos Básicos Almacenamiento: es la acción y resultado de guardar las cosas ordenadamente en el almacén.

Artículo: equivale a referencia. Es la menor unidad física depositada en un almacén. Cadena de Suministro: movimiento de materiales, fondos e información relacionada a través del proceso de la logística, desde la adquisición de materias primas a la entrega de productos terminados al usuario final. Control: El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Costo: El costo o coste es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o la prestación de un servicio. Gestión de Almacén: la gestión de almacén concierne a todo lo relativo a los flujos físicos de los artículos en almacén: direcciones físicas de almacenamiento, preparación de pedidos, etc. Gestión de Stock: la gestión de la existencia define lo que debe estar Almacenado y lo valora. Inventario: operación que permite conocer exactamente el número de artículos que hay en el almacén. Además, esta operación puede también determinar los emplazamientos de los artículos. Logística: concepto amplio aplicado a todas las fases de distribución de los productos, incluyendo todos los eslabones de la cadena de distribución, requeridos para hacer llegar el producto hasta el cliente final. La logística (término de origen militar) se encarga de optimizar fletes, asegurarse que los productos vayan bien transportados, calcular tiempos de espera y de descarga, manejo y control de almacenamiento. El objetivo final de la logística es disminuir los niveles de inventario y de optimizar el funcionamiento de toda la cadena de distribución. Maquila: proceso por el cual ingresan las mercancías al país con el objeto de que sólo se le incorpore el valor agregado correspondiente a la mano de obra.

Mercancías: bienes que pueden ser objeto de regímenes, operaciones y destinos aduaneros. Muestras: son aquellas mercancías que únicamente tienen por finalidad demostrar sus características y que carecen de valor comercial por sí mismas. Manejo del inventario: el proceso de asegurar la disponibilidad de los productos a través

de actividades

de administración de inventario

como planeación,

posicionamiento de stock, y supervisión de la edad del producto. Pick/Pack (Picking): el proceso de escoger el producto de inventario y empacar en recipientes de embarque.

CAPITULO III

MARCO METODOLÓGICO

Naturaleza de la Investigación

La presente investigación se considerará no experimental, apoyada en un diseño de campo, porque la información se obtendrá en el sitio donde suceden los hechos, de igual manera se describirán los hechos.

Tipo de Investigación

El presente estudio se ubica dentro de la Investigación descriptiva, Arias (1997), la define como aquella que “…interpreta lo que es y se basa fundamentalmente en la observación que se realiza en el ambiente natural de la aparición de los fenómenos” (p.91), .apoyada en un diseño de campo. Sabino (1992), define el diseño de campo como “Aquel que emplea datos o fuentes primarias en ciertas ocasiones, obtenidos directamente de la realidad” (p.94), es decir, la información se obtendrá directamente en la empresa donde ocurren los hechos. Al respecto en el Manual de Normas para la Elaboración y presentación de los trabajos especiales de grado, trabajos de grado y tesis doctorales de la Universidad Yacambú (2007), se establece que “el diseño no experimental descriptivo, es un trabajo de investigación cuyo propósito es “la indagación de la incidencia y los valores en los que se manifiesta una o más variables, en un momento determinado en el tiempo”. (p.5). Por su parte, Hurtado (2000), refiere: “un estudio descriptivo, tiene como objetivo central lograr la descripción o caracterización del evento de estudio dentro de un contexto particular”. (Pág. 229).

Población y Muestra Población Se entiende por población según Arias (1997), “al conjunto finito o infinito de elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación”. (Pág. 83). La población de la presente investigación está integrada por cuatro (04) individuos (dos Socios y dos empleados) los cuales son el cien por ciento (100%) de los sujetos que conforman la empresa “Inversiones R y L 3000 C.A.” ubicada en Quibor, Jiménez del estado Lara.

Muestra

Según Arias (1997), “Es una parte de la Población, es decir, un conjunto de individuos u objetos seleccionados científicamente, cada uno de los cuales es un elementos del Universo. La Muestra es obtenida con el fin de investigar, a partir del conocimiento de sus características particulares, las propiedades de una población.

Muestra Censal Para la presente investigación en lo referente a la muestra se tomara en cuenta el total de la población gerencial y supervisaría de la empresa por ser una población pequeña; por lo tanto la muestra que se utilizara es de tipo censal. Por consiguiente, la muestra está constituida por la totalidad de la población, es decir, cuatro (04) individuos, los cuales se seleccionaron de “manera intencional, por presentar las características necesarias para este estudio”. Arias (1997), (p.84) Trujillo (1.990), “define al estudio en que es considerada la población como muestra estudio censal, por cuanto los datos se obtienen de todas las unidades del universo, dado que la población es pequeña.” (p. 20) Cuadro Nº 2.- Estructuración de la Población Cargos Departamento de Instalaciones Departamento de Venta Auxiliar de Almacén

Nº de Personas 02 01 01

Técnicas e instrumentos para la recolección de datos Con el propósito de recolectar la información requerida; confiable y pertinente se utiliza la técnica de la encuesta por ser la que más se adapta a los estudios de campo descriptivo y consiste según Arias (1997), “en obtener de los sujetos de la muestra la información relacionada con el problema que se investiga por medio de un cuestionario o una entrevista diseñada para tal fin. La técnica de la encuesta es un

sondeo para el acopio de datos obtenidos mediante la consulta a un cierto número de personas (muestra)”. (p.93).

Instrumento El instrumento diseñado que se aplico es un cuestionario escrito, tipo encuesta, el cual Arias (1997), lo define como: “son aquellas preguntas que establecen previamente las opciones de respuesta que puede elegir el encuestado”. El mismo, consta de preguntas cerradas, con dos alternativas de respuestas Si y No. El cual fue aplicado a la muestra seleccionada. Validez y Confiabilidad La validez del instrumento se seleccionó con la validez del contenido, pues éste refleja el dominio de lo que se medirá. Se sometió a consideración y evaluación de expertos en el área de Metodología de la investigación, Contaduría y Administración de Empresas, los cuales verificaron la consistencia, pertinencia y coherencia, de la amplitud y redacción de Ítems para que aprueben el instrumento. La confiabilidad de un instrumento de acuerdo a lo expresado por Hernández y otros (1998), “ se refiere al grado en que la aplicación repelida al mismo sujeto u objeto, produce iguales resultados” (p.242).

Técnicas de Análisis de de los Resultados Una vez aplicado el instrumento, se procedió a través de la estadística porcentual a realizar el análisis de la información en forma ordenada, para determinar la frecuencia y los porcentajes, los cuales se plasmarán en cuadros y gráficos que permitan a través de la visualización, una mejor comprensión de los mismos.

CAPÍTULO IV

RESULTADOS

Análisis e Interpretación de los Resultados

El presente capítulo corresponde al análisis de los datos recabados del instrumento aplicado a la muestra conformada por dos (2) personas del departamento de instalaciones, una (1) persona del departamento de venta, y un (1) Auxiliares de almacén, los cuales conformaron los cuatro (4) sujetos a quienes se les aplicó el instrumento en la empresa Inversiones R y L 3000 C.A. Dicha información se organizó y se presentó en gráficos de barra, los cuales permitieron visualizar los resultados obtenidos respecto a la medición de la variable: Políticas de Control del Almacén de los inventarios de la empresa considerada en este estudio. En este sentido, para el análisis e interpretación de dicha variable se tomaron en cuenta sus respectivas dimensiones: almacén, normas de almacenamiento y políticas de control. Asimismo, estas dimensiones fueron disgregadas a través de los indicadores: Espacio físico, organización, inventario, codificación, clasificación, Sistemas, Deberes del personal, manejo, responsabilidad, Actualización, Métodos de entrada y salida, Niveles de inventario (máximos – mínimos), Métodos de valuación, Manual de procedimiento y Establecimiento de costo. Desde esta perspectiva, los datos obtenidos se reportan en los gráficos 1, 2 y 3. En estos preceptos, se buscó analizar las políticas de control del almacén de los inventarios de la empresa Inversiones R y L 3000 C.A., ubicada en Quibor Estado Lara. A continuación se presenta el gráfico 1, que contiene los resultados derivados en la dimensión: Almacén.

Gráfico 1. Dimensión: Almacén. Indicadores: Espacio físico, organización, inventario, codificación, clasificación y Sistemas. Datos Tomados del Cuestionario aplicado a la empresa Inversiones R y L 3000 C.A. (Ver Anexo A). De acuerdo con la dimensión: Almacén que se estableció para medir la variable del estudio identificada como Políticas de control del almacén de los inventarios de la empresa Inversiones R y L 3000 C.A., en Quibor Estado Lara, en torno a la cual se plantearon los ítems del 1al 6. En este caso, los ítem del 1al 6 se agruparon para su presentación y mejor visualización de los resultados. Así, el ítem 1 ajustado para el indicador: espacio físico, solicitó información para conocer si el almacén posee suficiente espacio físico para la tendencia de la mercancía. Al respecto, se encontró que el cien por ciento (100 %) de los opinantes seleccionaron la alternativa Si. De acuerdo a estos resultados se puede mencionar que de la empresa posee suficiente espacio físico para tener una buena infraestructura, ya que los almacenes son imprescindibles para todo tipo de negocio. De manera similar, esta dimensión: Almacén consideró formular el ítem 2 en el indicador: organización, el cual se visualiza en el gráfico 1 anteriormente presentado.

La información que se solicitó en este caso, fue para conocer si la mercancía está organizada adecuadamente, a lo cual el setenta y cinco por ciento (75 %) de los encuestados seleccionó la alternativa Si, mientras que el veinticinco por ciento (25 %) de ellos optó por la alternativa No. A la luz de los resultados manifestados en el ítem antes analizado, se interpreta que la mercancía está organizada adecuadamente para lograr conseguir los materiales solicitados de manera más rápida. En ese sentido, el ítem 3 solicitó información para conocer sí se realiza regularmente conteo físico de la mercancía. Allí se obtuvo un veinticinco por ciento (25 %) de respuesta en la alternativa Si, mientras que el setenta y cinco por ciento (75 %) de los opinantes seleccionó la alternativa No. Respecto a estos resultados cabe destacar que, no hacen conteo de mercancía regularmente, por lo cual se estima que la empresa puede tener atrasos y perdidas por lo que se recomienda tener el control de lo que se tiene, lo qué falta y qué excedente hay. los mismos deben mantenerse al día por lo tanto deben ser valorados y controlados técnicamente. De allí que, el ítem 4 se formuló para conocer si la mercancía que está en el almacén esta codificada, allí obtuvo un cien por ciento (100%) de las preferencias de repuestas en la alternativa Sí. Al tomar en cuenta estos resultados, se observa entonces que la empresa Inversiones R y L 3000 C.A., tiene toda la mercancía codificada para facilitar la localización de todos los artículos almacenados, la cual es lograda a través del sistema utilizado. Por otra parte, El ítem 5 solicito la información para conocer si la mercancía que está en el almacén está clasificada, a tal efecto el setenta y cinco por ciento (75%) de los encuestados selecciono la alternativa Si, mientras que el veinticinco por ciento (25 %) de ellos optó por la alternativa No. Al respecto, este estudio considero que Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados.

En cuanto al ítem 6, se formuló para conocer si el sistema utilizado en la empresa permite conocer con certeza la cantidad de productos que existen en el almacén, a lo cual el veinticinco por ciento (25 %) de los encuestados seleccionó la alternativa Sí, mientras que la alternativa No, fue seleccionada por setenta y cinco (75 %) de los casos. Ante esta realidad, los encuestados indicaron que el sistema utilizado en la empresa, no permite conocer con certeza la cantidad de artículos existentes en el almacén porque el sistema no es alimentado como es debido, del mismo modo los encuestados definen que no tienen formatos de entrada y salida de mercancía. A los efectos de su mejor presentación visual se organizaron los ítems del 7 al 10 para mostrar los resultados en el gráfico 2.

Gráfico 2. Dimensión: Normas de almacenamiento, Indicadores: Deberes del personal, manejo, responsabilidad y actualización. Datos Tomados del Cuestionario aplicado a la empresa Inversiones R y L 3000 C.A. (Ver Anexo A) El gráfico 2 anteriormente presentado refleja los resultados obtenidos en la dimensión Normas de almacenamiento, Indicadores: Deberes del personal, manejo, responsabilidad y actualización los cuales fueron medidos en los ítem del 7 al 10

respectivamente. En referencia al este ítem 7, donde la información que se solicitó en este caso fue para conocer sí dentro de los deberes del personal del almacén están establecidas las normas de almacenamiento, a lo cual el 100 % seleccionó la alternativa No. De allí se infiere que no hay normas establecidas para el personal lo cual se recomienda hacer un manual de normas para los mismos. En relación al ítem 8 enfocado en el indicador manejo de mercancía, solicitó información para conocer sí el manejo de la mercancía es realizado exclusivamente por el personal designado al almacén, a lo cual el 100 % seleccionó la alternativa No. De allí se infiere que el manejo de la mercancía no es realizado solo por el personal del almacén, sino por todos los integrantes de la empresa, lo cual trae como consecuencia desorden. Por otra parte, este estudio estimó conveniente indagar sobre la dimensión responsabilidad cuya información se solicitó en el ítem 9 respecto a si el personal del almacén cumple con la función de organización de la mercancía. Desde este enfoque, el setenta y cinco por ciento (75%) de los encuestados seleccionó la alternativa Si, mientras que el veinticinco por ciento (25 %) optó por la alternativa No. De allí se interpreta que el personal del almacén cumple con la organización de la mercancía y garantiza las operaciones planificadas, así lo muestran los resultados obtenidos donde se concreta que las personas encargadas del almacén están comprometidas con la empresa. De manera similar, se realizó la solicitud de información a los encuestados desde el indicador: actualización, lo cual se determinó en el ítems 10 referido a: se mantienen los registros de control del almacén actualizados, a lo cual el veinticinco por ciento (25 %) de los encuestados seleccionó la alternativa Si, mientras que el setenta y cinco por ciento (75 %) de ellos optó por la alternativa No. De allí que se puede interpretar que esta empresa no mantiene el registro de almacén actualizado, es por ello que no tienen conocimiento de la cantidad de artículos que se encuentra en el almacén, sin embargo en atención a la organización de la mercancía son eficientes.

De manera similar, se realizó la solicitud de información a los encuestados desde la dimensión: Políticas de control, cuyos resultados se visualizan en el gráfico 3.

Gráfico 3. Dimensión: Políticas De Control. Indicadores: métodos de entrada y salida, niveles de inventario (máximos – mínimos) y métodos de valuación, manual de procedimientos y establecimiento de costo. Datos Tomados del Cuestionario aplicado a la empresa Inversiones R y L 3000 C.A. (Ver Anexo A) Como se observa en el gráfico 3, para esta dimensión políticas de control se consideraron los indicadores métodos de entrada y salida, niveles de inventario (máximos – mínimos) y métodos de valuación, manual de procedimientos y establecimiento de costo, los cuales fueron medidos en los ítem 11 al 15 respectivamente. Al respecto, el ítem 11 en este caso se solicitó información para conocer si posee algún método de entradas y salidas de la mercancía, a lo cual el veinticinco por ciento (25%) de los encuestados seleccionaron la alternativa Si, mientras que el setenta y cinco por ciento (75%) seleccionaron la alternativa No. Es por ello, que existe un descontrol en el inventario, debido a que no se alimentan todas las entradas (compra, devoluciones en venta entre otros) y salidas (ventas,

devoluciones en compra, mercancía dañada entre otros) en el sistema es por ello que no hay certeza de lo que el sistema da a conocer, lo cual se recomienda que se creen formatos de entrada y salidas para que sean registradas apropiadamente. En relación al ítem 12 se formuló para conocer si establecen niveles de inventario (máximo y mínimo) de la mercancía, a lo cual el cien por ciento (100 %) de la muestra seleccionó la alternativa No. Desde esta perspectiva, se interpreta que en la empresa Inversiones R y L 3000 C.A., no establece nivel de inventario, Al controlar el inventario se crea información precisa, que será útil para el aprovisionamiento de productos sin excesos y sin faltantes, también será posible determinar la cantidad necesaria para la compra semanal de mercancia. Por su parte, el ítem 13 la información que se solicitó en este caso fue para conocer si la empresa posee algún método de valuación de inventario (P.E.P.S. o Promedio), obtuvo un cien por ciento (100 %) de las preferencias de selección en la alternativa No. Bajo esta visión, se entiende por parte de los encuestados que no poseen métodos de valuación de inventario, se recomienda que los primeros artículos en entrar al inventario son los primeros que deben ser vendidos, por otra parte, es importante que los inventarios deben tener un buen manejo para que se pueda dar un mejor servicio al cliente y lograr controlar pedidos o falta de artículos para la venta. Respecto al ítem 14 se solicitó información para conocer sí la empresa considera que es necesario diseñar un Manual de procedimiento para el control de almacén, a lo cual se encontró que los encuestados seleccionaron

el cien por ciento de la

alternativa Si. A raíz de estos resultados se interpreta la necesidad de tener un manual de procedimiento que establezca claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos del almacén y así facilitar aprendizaje y orientación a los trabajadores para lograr una eficiente administración del mismo. Igualmente, el ítem 15 se formuló para conocer sí la empresa está dispuesta a invertir dinero en mobiliarios en búsqueda de la excelencia como parte del control de

almacén, a lo cual se encontró que el setenta y cinco por ciento (75 %) de la muestra seleccionó la alternativa Si, mientras que la alternativa No fue seleccionada por el veinticinco por ciento (25 %) de los encuestados. Al respecto, se puede interpretar que la empresa está dispuesta a invertir dinero para hacer una buena infraestructura y así poder ubicar toda la mercancía de manera ordenada y en un lugar específico.

CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Es importante que toda empresa cuente con un sistema de control de almacén, debido a que el mismo es un pilar fundamental para obtener utilidades. La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de ventas, ya que éste es el motor de la empresa. Sin embargo, si la función del almacén e inventario no opera con efectividad, las ventas no tendrán material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve.

Conclusiones Se aplicaron métodos estadísticos (cuestionarios) a los empleados de la empresa para evaluar la situación en la que se encuentra el almacén de la misma, con la finalidad de conocer las áreas débiles que hay que atacar y de esta manera hacerle recomendaciones para que la empresa tenga un mejor funcionamiento en el manejo de los inventarios dentro del almacén. Así mismo, la propuesta, que se ha sugerido, busca analizar las políticas de control de almacén para que se implemente nuevas normas y las mismas sean cumplidas. De igual manera es necesario implementar políticas de control de almacén para el desarrollo de la actividad comercial y así proporcionar el nivel de servicio deseado a un costo aceptable. De allí, se puede observar que la empresa posee suficiente espacio físico para crear la estructura orgánica y funcional del almacén con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de mercancía, debido a que asegurando

la calidad y optimización del almacén, el rendimiento de la empresa será más eficiente. Al mismo tiempo, se detectaron muchas fallas referentes al inventario, no hacen conteo físico para chequear si lo que dice el sistema es lo que hay en el almacén, en este caso es necesario, que el mismo debe estar actualizado para satisfacer los requerimientos de los usuarios. Otro aspecto a mencionar es que, teniendo en cuenta que la tecnología con la que se cuenta, permite hacer una eficiente clasificación de inventario, ésta no es aprovechada de la forma correcta, de igual manera el inventario no es alimentado a diario. Es de gran importancia que el inventario se alimente día a día para saber la cantidad de mercancía que existe en el almacén y así ofrecer un buen servicio al cliente, de manera que el mismo no espere que la mercancía sea buscada para saber si hay o no y después de un largo rato es que le den repuesta, en esta época es indispensable que el cliente se encuentre satisfecho para lograr tener éxito en el mercado, ya que hoy en día la competencia es tan fuerte que además de ofrecer un buen precio, la diferencia puede radicar en el servicio ofrecido al cliente. Por otra parte, se observó que la mayor limitante, para el desempeño de las actividades que esta área implica, es la falta de personal y tiempo para realizarlas, debido a que la persona encargada del almacén ejecuta varias funciones, y muchas veces, las actividades propias de la operación, absorben tiempo que pueda ser necesario para el almacén y deja poca oportunidad para la correcta ejecución de las tareas referentes al inventario. Según el estudio, se observó que el personal no tiene ninguna norma por escrito que en este caso se considera necesario, ya que se deben establecer normas específicas para la persona encargada del almacén lo cual deben definirse por escrito. Cada tarea debe ser delegada a la persona y no debe haber vacíos o superposiciones en las responsabilidades relacionadas al cumplimiento de las normas, así mismo, el personal de almacén debe informar a su superior, acerca de las instalaciones, equipos o personal, que considere pueda influir negativamente en la calidad de la mercancía. También deben ser evaluados periódicamente, llevando los registros respectivos. Es

por ello que deben adoptarse las medidas necesarias para impedir el ingreso de personas no autorizadas a las áreas de almacenamiento. Sin embrago, la empresa no posee métodos de valuación de inventario lo cual es indispensable para la misma, el método más utilizado por las empresas de comercialización es el PEPS que se define en primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes.

Recomendaciones 1. Crear una infraestructura de almacén debido a que tiene un espacio físico adecuado, y el mismo es imprescindible para la actividad comercial de la empresa, con la finalidad que los materiales se puedan obtener fácilmente cuando se necesiten. 2. Hacer inventario regularmente, para ganar tiempo ya que la entrega de la mercancía puede ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para satisfacer el cliente, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, sino una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada. 3. Se recomienda crear un manual de normas específicas para la persona encargada del almacén, donde se establezcan los niveles de inventario (mínimo y máximo) para planificar las compras a través de la cantidad de stok de inventario de manera que si un artículo se esté agotando les quede tiempo de hacer un nuevo pedido y no se agote la existencia, también se debe

establecer el máximo para que no haya un sin número de artículos repetidos y aun así sigan comprando, de manera que no pierdan de invertir ese dinero en otro que salga con más facilidad al mercado. 4. Así mismo el personal de almacén debe informar a su superior, acerca de las instalaciones, equipos o personal, que considere pueda influir negativamente en la calidad de la mercancía. 5. Se recomienda impedir el ingreso de personas no autorizadas a las áreas de almacenamiento. 6. Hay que llevar el registro de entradas y salidas al día y se deben crear formatos de entradas (compra, devoluciones en venta entre otros) y salidas (ventas, devoluciones en compra, mercancía dañada entre otros) de la mercancía para tener el sistema actualiza y solicitar el retiro de aquella mercancía dañada o innecesaria dentro del almacén. 7. Revisar los formatos propuestos ya que la aplicación de estos debe influir positivamente en la eficiencia de las actividades de gestión

REFERENCIAS

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Lozano Rojo, Juan Ramón (1998). Los almacenes. Operaciones de almacenaje. Unidad didáctica 11. Madrid (España): Editorial Editex, S.A. pp. 172– 185. ISBN 84-7131-548-3. Mamani, Rosa M. (2009) Sistema de Control de herramientas del Almacén de la empresa MACAFE, LTDA. Caracas – Venezuela. Universidad Simón Rodríguez. Tesis No Publicada. Caracas – Venezuela. Norma ISO 9000. (2000). Normas para la gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. Caracas: Centro de Investigaciones del Estado para la producción Experimental Agroindustrial. (Fundación CIEPE). Norma ISO 9001. (2000). Principios de Gestión de la Calidad. Caracas: Centro de Investigaciones del Estado para la producción Experimental Agroindustrial. (Fundación CIEPE). Norma ISO 9001: (2000). Normas para la gestión de la calidad. Requisitos. Caracas: Centro de Investigaciones del Estado para la producción Experimental Agroindustrial. (Fundación CIEPE). Orlando Espinoza. La Administracion eficiente de los inventarios. La Ensenada 1ra Edición Madrid 2011 Parraga Melgarejo, José Luis (2012) Mejora de la Gestión del Almacén de Productos de la empresa Trapiche Buena Ventura en Tarma – Perú. Facultad de Ciencias Aplicadas. Escuela Académico Profesional de Administración de Empresas. Tesis para optar el título profesional de Administración de Empresas especialidad: Administración de Negocios. Tarma – Perú - 2012 Pulido José - 29/Abril/2006, Gestión de inventarios y almacenes Madrid (España): Editorial Editex, S.A. pp. 205 - 215 Roux, Michel. (2003) Manual de Logística para la Gestión de Almacenes. Disponible en: Gestión 2000.Com. 2003. Turmero Astros, Iván José (2008) Diseño distribución de planta, almacén general, CVG Carbonorca. Universidad Yacambú. (2007). Manual de Normas para la Elaboración y presentación de los trabajos especiales de grado, trabajos de grado y tesis doctorales. Barquisimeto: Autor.

Anexo A Cuestionario

República Bolivariana de Venezuela Universidad Yacambú Facultad de Ciencias Administrativas

Cuestionario para aplicar al personal de la empresa Inversiones RYL 3000 C.A. Usted ha sido seleccionado (a) para formar parte de la muestra en una investigación de campo titulada: ANALIZAR LAS POLÍTICAS DE CONTROL DEL ALMACEN DE LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA INVERSIONES R Y L 3000 C.A. EN QUIBOR ESTADO LARA. En tal sentido, la información que usted suministre será muy valiosa y se utilizará para fines académicos en la construcción del conocimiento en relación a los ítems considerados. Para tal fin, no es necesario que se identifique pues sí así lo desea pueden mantener el carácter de anónimo en los datos que aportará. Se agradece responder objetivamente todos los ítems que contempla el instrumento anexo, de acuerdo con las siguientes instrucciones: lea detenidamente cada uno de los enunciados que se presentan a continuación y marque sólo una de las alternativas de respuestas de acuerdo a su criterio. Para ello, tome en cuenta las siguientes alternativas: Sí y No. Le anticipo las gracias por la receptividad y colaboración prestada para llevar a efecto de llevar a cabo la presente investigación.

Sinceramente _____________________ Belitza Sira Investigadora Cuestionario para aplicar al personal de la empresa Inversiones R Y L 3000 C.A. Nº 01

ITEM ¿Considera que el almacén posee suficiente espacio físico para la tenencia de la mercancía?

SI

NO

02

¿La mercancía está organizada adecuadamente?

03 04 05 06

¿Realiza regularmente conteo físico de la mercancía en el almacén? ¿La mercancía que está en el almacén esta codificada? ¿La mercancía que está en el almacén se encuentra clasificada? ¿El sistema utilizado en la empresa le permite conocer con certeza la

07

cantidad de productos que existen en el almacén? ¿Dentro de los deberes del personal del almacén están establecidas

08

las normas de almacenamiento? ¿El manejo de la mercancía es realizado exclusivamente por el

09

personal designado al almacén? ¿Cumple el personal del almacén con la función de organización de

10 11 12

la mercancía? ¿Mantienen los registros de control del almacén actualizados? ¿Posee algún método de entradas y salidas de la mercancía? ¿Establecen niveles de inventario (máximo y mínimo) de la

13

mercancía? ¿Posee algún método de valuación de inventario (P.E.P.S. o

14

Promedio)? ¿Considera usted que es necesario diseñar un Manual de

15

procedimiento para el control de almacén? ¿Está la empresa dispuesta a invertir dinero en mobiliarios (estanterías, casilleros, entre otros) en búsqueda de la excelencia como parte del control de almacén?

Anexo B Validación del cuestionario por juicio del experto

República Bolivariana de Venezuela Universidad Yacambú Facultad de Ciencias Administrativas Distinguido Experto: Es grato acudir a usted en la ocasión de saludarle muy cordialmente y a la vez solicitar su valiosa colaboración, en la validación del instrumento que se aplicará en una investigación identificada como: ANALIZAR LAS POLÍTICAS DE CONTROL

DEL ALMACEN DE LOS INVENTARIOS DE LA EMPRESA INVERSIONES R Y L 3000 C.A. EN QUIBOR ESTADO LARA. En este sentido, se anexan los objetivos de la investigación, la operacionalización de la variable y el respectivo cuestionario para ser aplicado al personal que labora en la empresa Inversiones RYL 3000 C.A, además de la hoja de validación, para lo cual se indicará con una equis (X) si existe pertinencia en los contenidos, congruencia entre los objetivos del estudio y los ítems formulados, claridad en la redacción de las interrogantes presentadas y coherencia con las variables del estudio. Mucho se le agradecerán sus observaciones y recomendaciones como experto, en cuanto a la variable considerada puesto que sus aportes serán de gran ayuda para la elaboración final del instrumento. Por estas razones se estima altamente su juicio de experto. Atentamente,

_________________________________ Belitza Sira Investigadora DATOS DEL EXPERTO

Nombre: ____________________________ Apellidos__________________ C.I. ________________ Lugar de Trabajo: _____________ Cargo: ________ Dirección de Trabajo: _________________________Teléfonos.____________ Años de Servicio: _____________ Especialidad: _______________________

Objetivos de la investigación Objetivo General Analizar las políticas de control del almacén de los inventarios de la empresa Inversiones R y L 3000 C.A., en Quibor Estado Lara. Objetivos Específicos 1. Diagnosticar la situación actual del almacén en la empresa Inversiones R y L 3000 C.A.

2. Identificar las normas de almacenamiento en la empresa Inversiones R y L 3000 C.A. 3. Determinar las políticas de control de almacén necesarias en la empresa Inversiones R y L 3000 C.A. OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLE Variable

Dimensiones

Almacén

Políticas de control del almacén de los Normas de inventarios de la Almacenamiento empresa Inversiones R y L 3000 C.A., en Quibor Estado Lara.

Indicadores

Ítems

Espacio físico Organización de la Mercancía Inventario de Mercancía Codificación de Mercancía Clasificación de mercancía Sistemas

01 02 03 04 05 06

Deberes del personal Manejo de la mercancía Responsabilidad Actualización

07 08 09 10

Métodos de entrada y salida de Políticas de la mercancía 11 Control Niveles de inventario (máximos – mínimos). 12 Métodos de valuación 13 Manual de procedimiento 14 Establecimiento de costo 15 Cuestionario dirigido al personal de la empresa INVERSIONES RYL 3000 C.A. Nº 01

ITEM ¿Considera que el almacén posee suficiente espacio físico para la

02

tenencia de la mercancía? ¿La mercancía está organizada adecuadamente?

03 04 05 06

¿Realiza regularmente conteo físico de la mercancía en el almacén? ¿La mercancía que está en el almacén esta codificada? ¿La mercancía que está en el almacén se encuentra clasificada? ¿El sistema utilizado en la empresa le permite conocer con certeza la

SI

NO

07

cantidad de productos que existen en el almacén? ¿Dentro de los deberes del personal del almacén están establecidas

08

las normas de almacenamiento? ¿El manejo de la mercancía es realizado exclusivamente por el

09

personal designado al almacén? ¿Cumple el personal del almacén con la función de organización de

10 11 12

la mercancía? ¿Mantienen los registros de control del almacén actualizados? ¿Posee algún método de entradas y salidas de la mercancía? ¿Establecen niveles de inventario (máximo y mínimo) de la

13

mercancía? ¿Posee algún método de valuación de inventario (P.E.P.S. o

14

Promedio)? ¿Considera usted que es necesario diseñar un Manual de

15

procedimiento para el control de almacén? ¿Está la empresa dispuesta a invertir dinero en mobiliarios (estanterías, casilleros, entre otros) en búsqueda de la excelencia como parte del control de almacén?

Anexo C

Formatos de entrada y salida de mercancia

Anexo D

Carta de autorización de la empresa

Barquisimeto, Noviembre de 2014 Señores Empresa Inversiones R y L 3000, C.A. Atención: – Gerencia Administrativa Asunto: lo planteado Nosotros empresa Inversiones R y L 3000, C.A. aceptamos a la bachiller Belitza del Carmen Sira Pérez portadora de la C.I.: 20.322.896 estudiante de Contaduría Pública de la Universidad Yacambú a realizar su trabajo de grado título ANALIZAR LAS POLÍTICAS DE CONTROL DEL ALMACEN DE LOS

INVENTARIOS DE LA EMPRESA INVERSIONES RYL 3000 C.A. EN QUIBOR ESTADO LARA

Inversiones R y L 3000, C.A. Telf. 0253-8085179