Los costos ocultos son 100% evitables La esencia de la determinación y conocimientos de los costos tiene vital importanc
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Los costos ocultos son 100% evitables La esencia de la determinación y conocimientos de los costos tiene vital importancia para una organización pues el objetivo es su disminución a partir de técnicas para su racionalización. Este tipo de costos se halla presente en toda organización y por los medios tradicionales contables resulta imposible descubrirlos y mucho menos eliminarlos o disminuirlos Detectar un costo oculto evitable requiere de una metodología que penetre en las más profundas bases de su existencia. En la figura siguiente se representa una restricción o cuello de botella generada por un des balanceo de la línea que puede ser tanto productiva o en flujos de actividades de servicio interno, de apoyo o administrativas. Ello implica que la producción lograda origina ineficiencia e improductividad elevando el costo ya sea global, por uno o varios productos y por uno o varios clientes. Porqué? Porque la producción desde el punto de vista cuantitativo se restringe al puesto con menor capacidad operativa liberando recursos de allí en adelante que producen gasto ya que desde el cuello de botella los recursos a disposición resultan sobre dimensionados, con el agravante de limitar la producción con todas sus consecuencias En síntesis, el que marca el ritmo es el puesto estrangulado y configura una causa raíz a detectar y solucionar.
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Restricción o cuello de botella
Actividades productivas
Productos
Recursos sub utilizados
Actividades no productivas
Productos
Clientes
Ello afecta al costo global, por producto y por cliente Porque: Restringe la producción Disminuye la productividad Produce almacenamientos intermedios innecesarios
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TEORIA DE LAS RESTRICCIONES Esta filosofía de gestión llamada "Theory of Constraints" (TOC), también Teoría de las Limitaciones, fue desarrollada por el físico israelí E.Goldratt. Se asume que una empresa se encuentra siempre frenada en su crecimiento y desarrollo por restricciones que obedecen a factores endógenos y exógenos.
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Al efecto de su optimización debe identificárselas para aplicar los correctivos necesarios. DBR. DRUM - BUFFER - ROPE (TAMBOR - AMORTIGUADOR - CUERDA)
La capacidad de fabricación la define el cuello de botella
materia prima
1
2
cuerda
3 amortiguador de tiempo
tambor
4
5
T
producto elaborado
El cuello de botella es la restricción, por lo que:
Se establecerá la óptima mezcla de producción para utilizar al máximo la productividad de los factores restrictivos; los que agregan costos al stock y de procesos injustificados se subordinarán a la mezcla óptima.
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El caso inverso, pero de igual modo generador de gastos innecesarios, tiene su causa en puestos sobre dimensionados creando también un des balanceo
Recursos sobre utilizados
Actividades productivas
Productos
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Actividades no productivas
Productos
Clientes
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Otro costo oculto comúnmente presente en las organizaciones que no realizan adecuada Gestión por Procesos es el que surge desde una insuficiente o precaria planificación y son las llamadas “paradas” Obsérvese en la siguiente figura como se interrumpe el proceso productivo generando gastos innecesarios TIEMPOS PRODUCTIVOS Y NO PRODUCTIVOS TERM
COM
0
PARTIDA "A"
1
2
4
3
5
6 COM
DURACION DE LA PARTIDA
DURACION DE LA PARTIDA
7 PARTIDA "B"
segmen to
GASTO m.o.d.
energia e.
o.fluidos
resto
0 - 1 Limp. y pta.pto.
SI
SI
SI
SI
1 - 2 Producción
SI
SI
SI
SI
2 - 3 Refrigerio
NO
NO
NO
NO
3 - 4 Producción
SI
SI
SI
SI
4 - 5 Corte energía
SI
NO
SI / NO
NO
5 - 6 Producción
SI
SI
SI
SI
6-7
ACONTECIMIENTO
Limp. y pta.pto.partida siguiente
ACONTECIMIENTOS A SER TENIDOS EN CUENTA AL DETERMINAR EL COSTO
LA PARTIDA "ABSORBE" LOS TIEMPOS IMPRODUCTIVOS QUE CONSUMEN RECURSOS
El caso expuesto – fábrica de bebidas gaseosas - muestra dos situaciones generadoras de costos innecesarios e imposibles de detectar a través de los métodos tradicionales • El tiempo de limpieza y puesta a punto para otro producto diferente en sabor • La parada por corte de energía eléctrica
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El cambio de partida implica una limpieza completa (cambia el sabor) y una posterior puesta a punto. Ello implica que todos los recursos que generan gasto estén disponibles. En este caso la relación de esa actividad frente a la productiva es de alto impacto pues el motivo de cambio de sabor (y por ende partida) lo ocasionó la falta de una de las materias primas componentes, de lo que se desprende una falla en las previsiones. La parada por corte de energía la produjo un pico generado por un dispositivo agregado que incorporó una mayor demanda para la cual la línea no estaba preparada. Ambos son gastos que los productos deben absorber.
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En esta circunstancia disminuye la producción, la eficiencia y la productividad incrementando el costo.
BASE PARA RELEVAMIENTO DE DATOS DE LA PRODUCCIÓN DIA =>
15-mar-99
PARTIDA
CODIGO
3254
030
06:00:00 a.m. 12:00:00 a.m.
3254
030
00:30:00 p.m. 02:30:00 p.m.
3255
015
02:30:00 p.m.
PARADA
RENDIMTO.
COMENZÓ
TERMINÓ
UNIDADES ROTURA
TIEMPO
bot / hora
24.547
15
8,0 hs
3.068
5.371
2
1,5 hs
3.581
005
04:00:00 p.m.
MOTIVO
06:00:00 a.m.
06:30:00 a.m.
001
02:30:00 p.m.
03:00:00 p.m.
001
03:10:00 p.m.
03:25:00 p.m.
002
EL TIEMPO DE PARADA ES ABSORBIDO POR LA PARTIDA
DIA =>
19-mar-99
PARTIDA
CODIGO
3272
030
06:00:00 a.m. 12:00:00 a.m.
3273
010
00:30:00 p.m.
PARADA
RENDIMTO.
COMENZÓ
MOTIVO
06:00:00 a.m.
06:45:00 a.m.
001
02:40:00 p.m.
02:45:00 p.m.
003
PRODUCTO
código
TERMINÓ
código 005
02:30:00 p.m.
UNIDADES ROTURA
TIEMPO
bot / hora
16.524
8
6,0 hs
2.754
6.487
6
2,0 hs
3.244
origen del costo de la puesta en marcha
IGUAL PRODUCTO, DISTINTA PARTIDA, DISTINTO RENDIMTO. =
DISTINTO COSTO
ENVASE
CODIGO
PARADAS
naranja
1,5
010
PTA.A PUNTO
CODIGO 001
naranja
2
015
LIMPIEZA
002
pomelo
1,5
020
CORTE EE
003
pomelo
2
025
MANTENIM
004
cola
1,5
030
CAMBIO ENV
005
cola
2
035
>TIEMPOS "MUERTOS": MEDIR Y REGISTRAR CAUSAS
> PREPARACIÓN Y PUESTA A PUNTO: ANALIZAR RELACIÓN CON TIEMPO DEL LOTE
La figura expone claramente que cada partida tendrá un costo diferente – siendo menor el mostrado en la parte superior por cuanto la cantidad de unidades de producto obtenido es mayor con relación al mismo costo incurrido en recursos
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Conclusión Un costo oculto evitable surge de una planificación limitada o insuficiente La planificación adecuada tiene como base el análisis de los procesos por cuanto esto muestra los recursos – materias primas, puestos de trabajo – que son necesarios desde la óptica cuali cuantitativa y cuando deben estar disponibles Ejemplo PRODUCCIÓN DE CEREALES
Proceso agrícola
- MAIZ -
Tiempo cronológico
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
2
3
4
Tiempo secuencial
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Proceso
preparación
preparación
Proceso
descanso
siembra
Proceso
crecimiento vegetativo
Proceso
cosecha
Labores (Tareas) Preparación Barbecho Preparación Siembra Rastrear Escardillar Tratamiento Aporque Cosecha Fuente: Hugo S. Arce; Presupuestos, costos y decisiones de Empresas Agropecuarias, Ediciones Macchi, Bs.As.
Máquinas y equipos para cada labor (Recursos) Tiempo cronológico
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
2
3
4
Tiempo secuencial
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Equipo 1
Equipo 2
Tractor 1 rastra d/a 1 cincel 1 rastra de dientes 1 rolo
Tractor
Equipo 3 Tractor
Equipo 4 Tractor
1 sembradora 1 fumigadora 1 rastra rotativa 1 fumigadora 1 aporcador 1 cosechadora
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Se expone un proceso destinado a la producción de maíz. El tiempo cronológico indica en qué mes del año ocurre cada etapa o parte de cada una. La tareas de cada actividad mencionada en el cuadro superior requieren los recursos que se exponen en el cuadro inferior facilitando la programación del trabajo, racionalizando el uso de recursos y permitiendo obtenerlos cuando son necesarios. Este tipo de actividades suelen estar dentro de una explotación con diferentes rubros y su planeamiento y presupuestación eficiente es muy sensible fundamentalmente por la fuerte estacionalidad de la explotación.
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Observación de operaciones mediante la Hoja de Ruta GRÁFICA DEL PROCESO DE FABRICACIÓN Cantidad unitaria
Símbolos
Descripción de lo realizado
Tiempo Distancia de unitario de metros operación
1 barra
La barra se carga en transporte
3
20 barras
Se lleva a la máquina Nº 548 (2 hombres)
64
1 barra
Se descarga en la máquina Nº 548 (2 hombres)
3
Tiempo unitario de transporte
Tiempo unitario de inspección
0,0002 0,0002 0,0002 0,2000
El material queda en espera
1 cuerpo de válvula 1 cuerpo de válvula 1 cuerpo de válvula 1 cuerpo de válvula
Taládrese, escáriese, rósquese, refréntese, límese y córtese
2,5
Inspección y calibrado
2,5
Se embalan en el envase
4
Se almacena en stock
90
0,0550
0,085 0,01 60
Tiempo en horas
PIEZA Nº: 14125
OPERACIONES
8
0,3259
PRODUCCIÓN ANUAL: 330.000
Nº
Tiempo unitario de demora
TRANSPORTES
9
0,085
UNIDAD DE COSTO: 1 CUERPO DE VÁLVULA
INSPECCIONES
2
0,085
HOJA CONFECCIONADA POR: Juan Gravetz
DEMORAS
12
31,5
APROBADA POR: P.Alanis
ALMACENAMIENTOS DISTANCIA REC
2 308
108
fecha: 14/05/68
Esta gráfica se ha resumido de una Hoja de Ruta o fluir del proceso de fabricación. Véase que la misma contiene datos fundamentales para conocer aquellas operaciones o actividades que agregan valor y cuales no (para tratar de eliminar o simplificar). También aporta información para la realización del costeo del producto. Obsérvese que solo las “Operaciones” aportan valor.
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El resto de las actividades no lo hacen y generan costos que, de no utilizarse esta metodología, son imposibles de cuantificar y poner bajo examen para su eliminación o disminución EL USO DE LA CAPACIDAD INSTALADA, CAUSAL DE COSTOS EVITABLES Capacidad instalada práctica – capacidad utilizada => Capacidad Ociosa La planta PLANTA PRODUCCIÓN 120.000 KG
PLANTA PRODUCCIÓN 170.000 KG capacidad instalada al 70%
capacidad instalada al 50%
PLANTA PRODUCCIÓN 260.000 KG capacidad instalada al 100%
Capacidad ociosa
Capacidad ociosa
COSTOS FIJOS Y S.FIJOS OPERATIVOS =>
$ 110.000
Costo operativo resultante $ 110.000
/
120.000
=
$ 0,92
$ 110.000
/
170.000
=
$ 0,65
42%
$ 110.000
/
240.000
=
$ 0,46
$ -0,27
$ -0,46
-29%
-50%
El prorrateo de los gastos fijos y semifijos origina cada unidad de producto procesada habrá de absorber una fracción de los mismos. El dimensionamiento de la planta y por ende sus gastos incurridos debe tener una correspondencia óptima con las producciones obtenidas.
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EL TRANSPORTE
capacidad ociosa
CAMION TRANSPORTA 30.000 KG
CAMION TRANSPORTA 42.600 KG
CAMION TRANSPORTA 60.000 KG
COSTO OPERATIVO CAMIÓN EN UNA ZONA=>$ 2.400
Costo operativo resultante $ 2.400
/
30.000
=
$ 0,08
$ 2.400
/
42.600
=
$ 0,06
42%
$ 2.400
/
60.000
=
$ 0,04
$ -0,02
$ -0,04
-30%
-50%
Bajo el mismo criterio anterior cada unidad de transporte genera sus propios gastos. De este modo la cantidad de productos transportados originan Costos por Capacidad Ociosa.
El problema se potencia cuando se analiza que actuación tiene cada Cliente habida cuenta que el transporte origina Costos Fijos, semi fijos y Variables. Por ello la Logística aporta en este sentido un soporte fundamental
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Conclusión Un costo oculto evitable surge de un dimensionamiento tal que evite la Capacidad Ociosa pues es causante del incremento de los costos y la disminución de la competitividad
EL LAY OUT COMO RECURSO PARA EVITAR COSTOS OCULTOS El layout, otro medio provisto por la ingeniería industrial aplicable a plantas industriales, centros de servicio y comerciales. Utilización del Layout (disposición de puestos y recursos) para abordar la eliminación de actividades con baja racionalidad y alto nivel de despilfarros.
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Base de un macro diagrama del fluir productivo Antigua Antigua disposición disposición yy gráfica gráfica del del movimiento movimiento de de una una planta planta para para el el tratamiento tratamiento de de papel papel pegado
pegado
almacén
almacén
forradora
almacén
almacén cortadora
almacén
forradora
almacén
almacén
almacén
almacén
almacén
almacén
cortadora
almacén almacén
máquina papelera 1
máquina papelera 2
O N S
máquina papelera 3
almacén
E
Mejoras Mejoras buscadas: buscadas: 1) 1) Ruta Ruta de de los los trabajos trabajos en en curso curso 2) 2) Reducción Reducción del del manipuleo manipuleo 3) 3) Incremento Incremento de de la la racionalidad racionalidad del del almacenaje almacenaje 4) 4) Incremento Incremento de de la la capacidad capacidad de de fabricación fabricación corte
forrado
almacén
almacén
pegado
forrado
almacé bobinas
máquina papelera 1
máquina papelera 2
O N S
máquina papelera 3
E
Disposición Disposición mejorada mejorada yy gráfica gráfica del del movimiento movimiento de de una una planta planta para para el el tratamiento tratamiento de de papel papel de de la la figura figura anterior anterior
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Caso comercial Depósito Km. 4
PE
Adm. Ventas D-1
Elab. Panadería
Venta Panadería
Fiambr.
despost. carnic. isla carnic.
cámara carnic. Depósito S2
cámara fiambr./láct
Salón ventas
cámara verdul. Coordinac.
Administrac. Pb y 1°
Cajas
acceso
Gerencia
La disposición de las instalaciones y puestos de trabajo merece un acabado análisis por cuanto las deficiencias en este aspecto generan costos ocultos evitables. Este tipo de estudio es fundamental realizarlo en cualquier tipo de organización ya sea industrial, de servicios o comerciales. En lo posible hay que conseguir que las instalaciones sean lo suficientemente flexibles para adaptarse a la demanda generalmente cambiante.
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EL RETRABAJO Almacén de Materias Primas AMP 60 Mts
Pasador 1919 caja del conector
Tornería a revolver / Fresado - T R - F
Inspección Volante IV - 1 A retrabajo
Línea 1
Línea 2
T - 1.1
T - 2.1
T - 1.2
T - 2.2
Línea 3
Galvanoplastia G P Línea 4
Línea 5
Pileta 1
Pileta 2 F- 1.1 B 1
Montaje
F - 2.1
B 2
BM-1
Pileta 3
Area de retrabajos
BM-2
A causa de ausencia de programas apropiados de Calidad se originan costos al tener que re trabajar – cuando no desechar – piezas defectuosas con el consiguiente costo
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Conclusión Una organización es un universo de errores, despilfarros y desperdicios que ocurren en función directa a la ausencia de herramientas existentes para inducir la disminución de ellos elevando la productividad y eficiencia y disminuyendo o racionalizando sus costos. El Just in Time (Justo a Tiempo), TQM (Calidad Total en la Gestión), Kaizen (Mejora continua), etc. son posibles de emplear aún en reducidas PyMEs ya que estas técnicas se basan en Análisis de Procesos, Balanceo de las líneas, Planeamiento y Medición y Control de producción, Planeamiento de las Compras, Observación de Restricciones, Integración de toda la organización a planes de exploración de sus procesos, Presupuestación en Unidades Físicas con Estacionalidad, Lay out, flexibilidad de las instalaciones Estudios de la Capacidad Productiva, Implementación de planes de Calidad, Capacitación, etc.
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COMO AFECTAN LOS COSTOS OCULTOS EVITABLES A LOS PRODUCTOS Y A LOS CLIENTES
COSTOS FIJOS
Por el método tradicional los costos se transfieren a los productos y clientes de un modo erróneo
PROGRAMADOS
DE CAPACIDAD
DE OPERACIÓN
COSTO VARIABLE
PRORRATEO TRADICIONAL AL PRODUCTO HORAS DE MANO DE OBRA HORAS MÁQUINA CANTIDAD DE PRODUCTOS IMPORTE DE VENTA PRODUCTO
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La forma de prorratear tradicional utiliza diferentes criterios de los cuales se exponen cuatro que son aproximados por lo que resultan INCORRECTOS Si el criterio es HORAS HOMBRE el costo por producto es: 1 Cálculo por Mano obra Producto A Producto B Producto C
Materia prima $ 20.000 $ 21.000 $ 22.500 $ 63.500
Mano de obra dir $ 7.500 $ 6.300 $ 6.750 $ 20.550
Costo fabricación $ 1.600 $ 3.238 $ 5.250 $ 10.088
Costo estructura $ 14.776 $ 5.517 $ 11.821 $ 32.114
Costo total $ 43.876 $ 36.054 $ 46.321 $ 126.252
Costo x producto $ 8,78 $ 10,30 $ 6,18
Si el criterio es HORAS MÁQUINA el costo es 2 Cálculo por Hs. Máq. Producto A Producto B Producto C
Materia prima $ 20.000 $ 21.000 $ 22.500 $ 63.500
Mano de obra dir $ 7.500 $ 6.300 $ 6.750 $ 20.550
Costo fabricación $ 1.600 $ 3.238 $ 5.250 $ 10.088
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Costo estructura $ 4.941 $ 8.646 $ 18.527 $ 32.114
Costo total $ 34.041 $ 39.184 $ 53.027 $ 126.252
Costo x producto $ 6,81 $ 11,20 $ 7,07
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Si el criterio es CANTIDAD DE PRODUCTOS FABRICADOS el costo es 3 Cálculo por cant. Ptos. Producto A Producto B Producto C
Materia prima $ 20.000 $ 21.000 $ 22.500 $ 63.500
Mano de obra dir $ 7.500 $ 6.300 $ 6.750 $ 20.550
Costo fabricación $ 1.600 $ 3.238 $ 5.250 $ 10.088
Costo estructura $ 10.036 $ 7.025 $ 15.053 $ 32.114
Costo total $ 39.136 $ 37.562 $ 49.553 $ 126.252
Costo x producto $ 7,83 $ 7,51 $ 9,91
Si el criterio es IMPORTE DE LA VENTA el costo es 4 Cálculo por importe venta Producto A Producto B Producto C
Materia prima
Mano de obra dir
Costo fabricación
Costo estructura
Costo total
$ 20.000 $ 21.000 $ 22.500 $ 63.500
$ 7.500 $ 6.300 $ 6.750 $ 20.550
$ 1.600 $ 3.238 $ 5.250 $ 10.088
$ 9.508 $ 9.286 $ 13.319 $ 32.114
$ 38.608 $ 39.824 $ 47.819 $ 126.252
Costo x producto $ 7,72 $ 11,38 $ 6,38
O sea para el Producto A si el criterio de prorrateo es: HORAS HOMBRE; el costo por producto resulta: ……………….. $ 8.78 HORAS MÁQUINA; el costo resulta:...........................................$ 6.81 CANTIDAD DE PRODUCTOS FABRICADOS; el costo resulta…….$ 7.83 IMPORTE DE LA VENTA; el costo resulta ………….……………….$ 7.72
LE PARECE JUSTO?? Cual de ellos es el correcto? Ninguno es correcto, PORQUE? Porque ningún criterio se basa en los verdaderos gastos en que se incurrió por cada producto, los mismos se han formado en base a un prorrateo simplista
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Método correcto
ACTIVIDADES ACTIVIDADES AA PRODUCTOS PRODUCTOS O O SERVICIOS SERVICIOS
ACTIVIDADES
DE SERVICIO
DE APOYO
ADMINISTRATIVAS
OPERATIVAS
A APOYO
CADA CADA PRODUCTO PRODUCTO O O SERVICIO SERVICIO DEMANDA DEMANDA DISTINTOS DISTINTOS ESFUERZOS ESFUERZOS
B APOYO
C APOYO ADMIN.
ADMIN. ADMIN. OPERAT. OPERAT.
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OPERAT.
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ACTIVIDADES ACTIVIDADES AA CANAL CANAL O O CLIENTE CLIENTE
ACTIVIDADES A CLIENTE
Como se ve en la gráfica luego de haber transferido las actividades de servicio – que actúan como empresas dentro de empresas – cada producto absorbe el costo de cada actividad en función directa de la demanda que realiza (lo muestra la diferencia de tamaño de cada segmento). Y esta es una de las diferencias radicales entre un tipo de costeo y este otro
DE APOYO
ADMINISTRATIVAS
1 APOYO
OPERATIVAS
2 APOYO
3 APOYO ADMIN.
CADA CADA CANAL CANAL O O CLIENTE CLIENTE DEMANDA DEMANDA DISTINTOS DISTINTOS ESFUERZOS ESFUERZOS
ADMIN.
OPERAT.
ADMIN. OPERAT. OPERAT.
También ocurre esta situación por cada canal de venta o cliente por cuanto cada cliente demanda esfuerzos diferentes a la organización.
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Cada actividad, ya sea operativa o de apoyo o administrativa y según el grado de depuración de los procesos que se haya efectuado, contiene costos ocultos evitables Aplicando el método correcto para transferir costos a productos – según la demanda de cada uno – es evidente que cada producto se sufrirá la carga del costo oculto en proporción al uso de la actividad viciada
UO CCP
UO CCP
OPERACIONES UO CCP
10
UO CCP
30
20
40 PRODUCTO "A" PRODUCTO "B"
APOYO A OPERACIONES DESPACHO
ENTREGA
COMPRAS
SERVICIO POS VENTA
% % ADMINISTRATIVAS FACTURACIÓN
MANTENIMIENTO
OTRAS ADMINISTR. SERVICIO LIMPIEZA
La figura representa un flujo donde se transfieren los costos de las actividades operativas a los productos una vez que a éstas se les ha transferido el costo de las no operativas Obsérvese que los productos tienen procesos diferentes lo que agudiza el cuadro
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Del mismo modo, aplicando el método correcto para transferir costos a clientes – según la demanda de cada uno – es evidente que cada cliente se sufrirá la carga del costo oculto en proporción al uso de la actividad viciada
UO CCP
UO CCP
OPERACIONES UO CCP
10
UO CCP
30
20
40 PRODUCTO "A" PRODUCTO "B"
APOYO A OPERACIONES DESPACHO
ENTREGA
%
% CLIENTE 1
COMPRAS
SERVICIO POS VENTA
ADMINISTRATIVAS FACTURACIÓN
MANTENIMIENTO
OTRAS ADMINISTR.
CLIENTE 2 CLIENTE 3 CLIENTE 4
SERVICIO LIMPIEZA
La figura representa un flujo donde se transfieren los costos de las actividades que son utilizadas por los clientes una vez que a éstas se les ha transferido el costo de las actividades de servicio Obsérvese que los clientes reciben los productos en diferentes proporciones y a su vez utilizan las actividades de apoyo y administrativas también con demandas diferentes. Los productos ya contienen costos ocultos a los que se les agregan los costos ocultos de las actividades demandadas por los clientes. Av. Corrientes 5143 1 B Capital Federal
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ANTES Y DESPUÉS Presentamos un ejemplo de una Organización donde hemos implementado el modelo RESULTADOS ANTES Y DESPUÉS DE COMENZAR A CALCULAR RENTABILIDAD POR CLIENTE Y CALCULAR RENTABILIDAD POR PRODUCTO
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