Tema 6

Escenario organizacional [6.1] Presentación [6.2] Tipos de empresas [6.3] Momento organizacional: voluntad organizativa

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Escenario organizacional [6.1] Presentación [6.2] Tipos de empresas [6.3] Momento organizacional: voluntad organizativa [6.4] Estructura organizativa: diseño y organigramas [6.5] Considerar la estructura organizativa para la implantación de un proyecto

TEM A

[6.7] Referencias bibliográficas

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[6.6] Tendencias futuras

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Ideas clave 6.1. Presentación Para estudiar este tema lee atentamente las Ideas clave que se presentan a continuación. Se dice que el ser humano es un ser social por naturaleza, y así ha sido la tendencia desde todas las perspectivas de la evolución. Desde siempre ha tendido a la organización y a la cooperación, pero también a la competitividad. La historia del ser humano podría plasmarse como un mapa relacional formado por diferentes organizaciones (tribus, familias, villas, feudos…) y este modo de organización vivió su mayor auge a partir de la revolución industrial, caracterizada sobre todo por la aparición de grandes organizaciones formales. Podemos afirmar que las organizaciones están en todas partes, y en todas las áreas de nuestra vida cotidiana; el mundo laboral vive por y para exclusivamente grupos de organizaciones que se unen para conseguir objetivos. Aunque existan múltiples sistemas de organización, todos tienen en común ciertos aspectos; todas las organizaciones se orientan hacia metas y objetivos que quieren conseguir. Todos utilizan técnicas, conocimientos y habilidades para conseguir alcanzarlos. A cuestiones como qué es una estructura organizativa, el motivo por el que se crean las organizaciones, cuáles son sus objetivos o qué tipos hay, responderemos a lo largo de este tema. Los objetivos de aprendizaje que proponemos para este tema son: » Conocer los diferentes tipos de organización empresarial. » Saber diseñar un proyecto acorde con la estructura organizativa de la empresa. » Conocer el impacto de los proyectos que implantamos en las organizaciones. » Diseñar una estructura organizativa. » Saber realizar un organigrama y conocer los tipos de ellos que existen.

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En el siguiente vídeo se explica la importancia de todo lo mencionado anteriormente.

Accede al vídeo a través del aula virtual.

6.2. Tipos de empresas En el mundo organizacional existen diferentes tipos de empresa clasificadas por categorías que veremos a continuación: » Según su forma jurídica: o Empresas unipersonales: como su nombre indica, están fundadas por un solo individuo y este deberá responder con su patrimonio frente a inconvenientes que puedan surgir. o Sociedades colectivas: empresas cuya propiedad es de dos o más personas. Los socios responden con sus bienes. o Cooperativas: no tienen ánimo de lucro y están formadas por diferentes colectivos como pueden ser consumidores, productores, trabajadores, etc. o Comanditarias: formadas por dos tipos de socios. Por un lado, los colectivos que participan en la gestión de la empresa y tienen responsabilidad ilimitada. Y, por otro, los socios comanditarios que no participan en la gestión y su responsabilidad es limitada y depende del capital aportado. o Sociedades de responsabilidad limitada: los socios solo responden en base al capital que hayan aportado, no con los trabajadores. o Sociedades anónimas: responsabilidad limitada al patrimonio aportado. Sus socios pueden ser cualesquiera que participen en el capital social de la empresa, por medio de títulos o acciones.

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» Según su tamaño: o Microempresas: el límite máximo de trabajadores es de 10. o Pequeñas empresas: entre los 11 y 49 trabajadores. o Medianas empresas: su número de trabajadores está entre 50 y 250. o Grandes empresas: tienen más de 250 trabajadores.

» Según su actividad y el sector al que se dediquen: o Empresas del sector primario: realizan sus actividades en base a algún elemento extraído de la naturaleza ya sea petróleo, agua, minerales, etc. o Empresas del sector secundario: transforman la materia prima mediante algún tipo de proceso. o Empresas del sector terciario: dependen de la capacidad humana respecto a tareas físicas e intelectuales. » Según la procedencia de su capital: o Empresas públicas. o Empresas privadas. o Empresas mixtas.

6.3. Momento organizacional: voluntad organizativa La empresa es una entidad compleja, sobre todo en tiempos actuales; por lo que puede llevarse a cabo el principio de la división del trabajo gracias a la organización. En cualquier tipo de estructura humana suele coexistir la organización formal del grupo; es decir, la oficialmente establecida junto con la estructura informal creada por los integrantes, y esta no suele coincidir con la formal. Pero antes de avanzar, tenemos que tener claro ¿qué es una organización? La organización define la actividad orientada a crear un conjunto racional, sistemático y efectivo compuesto por partes convenientemente relacionadas entre sí.

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Sheldon (1923) definía la organización como «el proceso de combinar de tal manera el trabajo de individuos y de grupos que utilizando los medios convenientes proporcione los mejores conductos para la adecuada, racional, positiva y coordinada aplicación del esfuerzo disponible» Entonces, podemos decir que las organizaciones sobre todo están formadas por: » Acciones estructuradas orientadas a una meta. » Sistemas psicosociales formados por individuos que trabajan en grupos. » Sistemas técnicos formados por individuos que usan técnicas y conocimientos para llegar a sus metas. ¿Qué principios debe seguir cualquier organización? » Deben existir responsables y líneas definidas de jerarquía desde los más altos niveles a los más bajos. » La información debe producirse en ambos sentidos, de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba. » Deben existir líneas definidas de estrategias y objetivos organizacionales. » La autoridad debe delegarse hasta donde sea posible. » Debe existir un límite en el número de posiciones que coordina cada superior. » La organización debe ser lo suficientemente flexible para que pueda adaptarse a todos los cambios. » Debe cumplir con el principio de eficacia: es eficaz si permite que cada individuo contribuya al logro de los objetivos de la empresa. » Debe cumplir con el principio de eficiencia: es eficiente si facilita la consecución de los objetivos y los logra con el mínimo coste posible.

6.4. Estructura organizativa: diseño y organigramas Toda empresa, debe constar de una estructura organizativa; pero ¿qué es la estructura organizativa? Según Mintzberg (1984) «es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas».

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Es la representación material de la actividad organizativa en un conjunto. Esta representación tiene un sentido práctico, ya que comprende la manera en la que se dividen, agrupan y relacionan las actividades en la organización y las relaciones entre superiores, empleados y compañeros. La estructura es una forma de organización de la empresa de acuerdo a sus propias necesidades y en base a sus fortalezas. A través de ella se ordenan las actividades, los procesos y todo el funcionamiento de la empresa. Por ello es importante tener en cuenta la estructura de una organización a la hora de implantar cualquier proceso, como se observa en la figura 1:

Figura 6.1. La estructura organizativa de una empresa. Fuente: elaboración propia.

Para saber cómo funciona cada empresa, qué ventajas y desventajas puede llegar a tener el método que quiero implantar, qué necesidades tienen, cómo funcionan las relaciones de autoridad y las relaciones laborales, debemos conocer qué tipo de estructura organizacional tiene. También para aprovechar al máximo los recursos de cooperación entre los empleados necesitamos de una estructura organizativa adecuada. Algunos investigadores dicen que es positivo mantener una organización con un personal que tenga cierto grado de libertad, ya que esto estimula la cooperación. Sin embargo, otros defienden que mantener el grado de libertad muy abierto puede llevar a la descentralización de los objetivos. Con todo, uno de los pasos fundamentales para diseñar una estructura organizativa ha de ser tal que quede perfectamente claro quién debe realizar las tareas y quiénes son los responsables de los resultados.

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Tipos de estructuras organizacionales » Organización geográfica: basa la estructura organizativa en las áreas o territorios geográficos en los que realiza su actividad. Algunas de sus ventajas son: o Permite adaptar su estrategia a cada mercado geográfico. o Permite la especialización de cada superior en un área determinada. o Obtiene beneficios de las operaciones locales. o Puede responder a los cambios de manera inmediata. Por su parte, los inconvenientes podrían resumirse en: o Descentralización total de las decisiones. o Dificultad para conseguir objetivos uniformes y presentar una imagen de empresa uniforme. o Mucha libertad estratégica. » Organización por clientes: consiste en crear departamentos cuyo interés principal es suplir las necesidades de diferentes clientes o compradores. Tenemos como ventajas de este tipo de empresas: o Identificación con el cliente. o Enfrenta bien la competencia. o Conoce el mercado. o Hace del cliente su factor determinante para determinadas estrategias comerciales. » Organización funcional: es la que estructura la organización empresarial por funciones. Reúne en un mismo departamento a todos los que se dedican a una o varias actividades relacionadas entre sí. Este tipo de organización es la más utilizada por las empresas ya que es una forma lógica y eficaz de dividir el trabajo. Al estar fraccionados por áreas de especialización, posibilita aprovechar de manera más eficaz los recursos y facilita la supervisión por parte de los superiores, ya que cada líder solo debe ser ‘especialista’ en un área limitada de conocimiento. También facilita el traspase y movimiento del conocimiento y de las habilidades de cada individuo hacia los que están a su alrededor.

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Así, se caracteriza por: o La autoridad depende de las funciones. o Ningún líder tiene autoridad total sobre su equipo. o Facilita una comunicación directa entre los distintos niveles. o Las decisiones no están centralizadas ya que se delegan a los especialistas. o Permite la especialización total en un área. Presenta los siguientes inconvenientes: o Al no tener una autoridad firme, pueden darse problemas entre lo que quieren los superiores y sus equipos. o Debido a lo anterior, no existe una clara delimitación de las responsabilidades. o Presenta tendencia a la competencia entre los especialistas. Este tipo de organización se emplea cuando se tiene un equipo de especialistas bien compenetrados, y está toda ella y los individuos que la conforman orientados hacia objetivos establecidos y definidos. » Organización matricial: la organización matricial se caracteriza porque reconoce varias dimensiones en una empresa, lo que le lleva a contar con dos tipos de estructura simultánea. Por un lado, dos cadenas de mando; es decir, una división de funciones de manera vertical, y por otro una disposición horizontal que combina al personal de diferentes departamentos funcionales que se juntan para llevar a cabo un proyecto. Es decir, combina partes de la organización funcional con una organización en modo horizontal. Los empleados suelen tener dos jefes por eso también se llama estructura de doble cadena de mando. Es eficaz ya que reúne diferentes habilidades ya especializadas para resolver un problema complejo. A cada proyecto se le asigna una cantidad limitada de personas por lo que ahorra coste a la organización. Algunas de sus ventajas:

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o Permite mayor autonomía. o Estimula la cooperación. o Estimula el aprendizaje de nuevas habilidades. o Ofrece gran capacidad de adaptación. o Fomenta la innovación. o Reconoce diferentes clases de autoridad. Por su parte, los inconvenientes son: o Tendencia a la desorganización. o Fomenta las luchas de poder. o No todo el mundo se adapta bien a este sistema. o Puede propiciar estrés el tener que rendir cuentas a dos jefes. Para diversos autores, la estructura organizacional sigue a la estrategia empresarial. Por ejemplo, si una empresa quiere expandirse, deberá dividir sus departamentos por funciones de especialización, etc. El paso de un tipo de estructura a otra se produce como consecuencia de las nuevas estrategias empresariales. Además, deben considerarse el tipo de liderazgo y la cultura de la organización. » Organización formal: se caracteriza por determinados los estándares de relación entre los órganos o cargos, definidos por las normas y reglamentos de la organización para lograr las metas. Consta de jerarquías muy especializadas y marcadas y presenta una clara definición de la autoridad y la responsabilidad. » Organización lineal: es el tipo de estructura más simple y antigua. Se basa en el principio de autoridad lineal, los empleados obedecen en todo a los superiores. La comunicación no es directa sino formal, tiene centralizadas todas las decisiones hasta la cúpula organizacional. Una vez conocidos los tipos de organizaciones, uno puede preguntarse cuántos niveles puede tener una organización. La respuesta es: los que la empresa quiera imponer, pero siempre deberían estar de acuerdo a:

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» Las habilidades y destrezas de los empleados: Cuanto mayor sea la capacitación del empleado menor tendrá que ser la relación entre él y su superior. » El estilo de liderazgo de la organización. » La claridad en la definición de los objetivos. » La capacidad de comunicación. Organigramas Un organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa o de alguna de sus áreas o departamentos en la que se muestran las relaciones que existen entre los órganos que componen la empresa. Los beneficios de los organigramas se pueden concretar en: »

Proporcionan una imagen formal de la organización.

»

Son una fuente de consulta oficial.

»

Facilitan el conocimiento de la estructura.

»

Facilitan el conocimiento de las jerarquías y las relaciones.

»

Se utilizan en todos los procesos de RRHH.

A la hora de elaborar un organigrama debemos tener en cuenta: » En primer lugar, la precisión. Las relaciones jerárquicas entre departamentos y unidades deben estar definidas con exactitud y de acuerdo a la realidad de la empresa. » La simplicidad. Debe ser lo más simple posible, para que de un solo vistazo se pueda apreciar la totalidad de la empresa. » La homogeneidad. Con nomenclaturas, líneas y figuras similares que favorezcan la uniformidad de la empresa. » Recomendaciones sobre las líneas: o Todas las unidades que dependan de un superior deben quedar conectadas a él por una sola línea. o Mantener el mismo grosor de las líneas en todas las conexiones. o No utilizar flechas. Los tipos de organigramas atienden a diferentes criterios » Según su naturaleza

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o Microadministrativos: representan a una sola organización.

Figura 6.2. Organigrama microadministrativo. Fuente: Enciclopedia de Clasificaciones. (2016). Tipos de organigramas. Recuperado de: http://www.tiposde.org/empresas-y-negocios/25-tipos-de-organigramas/

o Macroadministrativos: Son la representación de más de una entidad. o Mesoadministrativos: Se representan varias organizaciones de un sector. » Según su ámbito de actuación o Generales: se representa la totalidad de una organización.

Figura 6.3. Organigrama general. Fuente: Enciclopedia de Clasificaciones. (2016). Tipos de organigramas. Recuperado de: http://www.tiposde.org/empresas-y-negocios/25-tipos-de-organigramas/

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o Específicos: representa un departamento o unidad organizativa de la organización.

Figura 6.4. Organigrama específico. Fuente: Enciclopedia de Clasificaciones. (2016). Tipos de organigramas. Recuperado de: http://www.tiposde.org/empresas-y-negocios/25-tipos-de-organigramas/

» Según su contenido o Integrales: se representan todas las unidades organizativas de la empresa y las relaciones entre ellas.

Figura 6.5. Organigrama integral. Fuente: Enciclopedia de Clasificaciones. (2016). Tipos de organigramas. Recuperado de: http://www.tiposde.org/empresas-y-negocios/25-tipos-de-organigramas/

o Funcionales: a cada elemento integral se le añade una leyenda de las funciones más importantes de cada área.

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Figura 6.6. Organigrama funcional. Fuente: Enciclopedia de Clasificaciones. (2016). Tipos de organigramas. Recuperado de: http://www.tiposde.org/empresas-y-negocios/25-tipos-de-organigramas/

o De puestos: representan qué puestos se necesitan para cada unidad.

Figura 6.7. Organigrama de puestos. Fuente: Enciclopedia de Clasificaciones. (2016). Tipos de organigramas. Recuperado de: http://www.tiposde.org/empresas-y-negocios/25-tipos-de-organigramas/

» Según su representación o Verticales: las unidades organizativas se representan de arriba hacia abajo, normalmente en la cúspide se encuentra el presidente de la organización.

Figura 6.8. Organigrama vertical. Fuente: Enciclopedia de Clasificaciones. (2016). Tipos de organigramas. Recuperado de: http://www.tiposde.org/empresas-y-negocios/25-tipos-de-organigramas/

o Horizontales: las unidades organizativas se despliegan de izquierda a derecha colocando a la presidencia o la dirección general en el extremo izquierdo.

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Figura 6.9. Organigrama horizontal. Fuente: Enciclopedia de Clasificaciones. (2016). Tipos de organigramas. Recuperado de: http://www.tiposde.org/empresas-y-negocios/25-tipos-de-organigramas/

Mixtos: Combinación de verticales y horizontales, por lo que permiten mayor despliegue de jerarquías.

Figura 6.10. Organigrama mixto. Fuente: Enciclopedia de Clasificaciones. (2016). Tipos de organigramas. Recuperado de: http://www.tiposde.org/empresas-y-negocios/25-tipos-de-organigramas/

6.5. Considerar la estructura organizativa para la implantación de un proyecto Hemos realizado este recorrido por los diferentes tipos de organizaciones y por el diseño de diferentes estructuras organizacionales porque hay que tener en cuenta esta formalidad empresarial a la hora de implantar cualquier proyecto en una empresa. ¿Qué influencia tiene la estructura sobre los proyectos? Las estructuras más generales que nos vamos a encontrar en la mayor parte de empresas son las estructuras funcional y matricial. En la estructura funcional (llamada en este caso non project based organization) como hemos visto, los equipos de trabajo están agrupados por categorías según su especialidad y existe para cada unidad organizativa o departamento un responsable único y definido. En este tipo de estructura, los proyectos que requieren de varios departamentos suelen ser más difíciles de implementar; se necesita una transversalidad en la estructura. Por lo que implementar proyectos en una estructura funcional requiere un gran esfuerzo de

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coordinación y control interno del jefe de proyecto que tiene que asegurarse de que efectivamente el equipo está desarrollando las funciones que requiere el proyecto.

En las estructuras en las que la cadena de mando está dividida, son los mandos quienes deben ponerse de acuerdo a la hora de tomar las decisiones. Además, hay que tener en cuenta que los trabajadores que están destinados a un proyecto pueden tener un tiempo limitado para realizar ese proyecto (ya que su departamento les demanda tiempo para sus funciones). Asimismo, las decisiones no son tomadas por una sola autoridad por lo que el jefe de proyecto suele actuar como coordinador o ayudante. Como gestores de personas y de proyectos debemos ser capaces de reconocer estas estructuras y saber cuál podría adaptarse mejor al proyecto que vamos a implantar.

6.6. Tendencias futuras La tendencia actual y futura no se caracterizan por estar en constante jerarquización, sino por cambios, movimientos y discontinuidad estructural continua. La tarea principal de RRHH, por tanto, ya no consiste en asignar recursos a departamentos

y

personas

sino

en

acumular,

gestionar

y

difundir

conocimientos. Así, las claves de las nuevas organizaciones son: » Un concepto de organización basado en personas y relaciones más que en procedimientos y funciones. » Un nuevo concepto de liderazgo y líderes, más enfocados a construir y desarrollar a sus equipos que en dirigirlos. » Una nueva modalidad de gestión basada en personas, objetivos y procesos. Los nuevos modelos organizativos ofrecen a todos los empleados oportunidades de crecimiento, de creatividad e innovación y de participación en su empresa, lo cual favorece la motivación y el aprendizaje. Y todos comparten competencias deseadas

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comunes como el trabajo en equipo, la cooperación, la mejora continua y la calidad en los procesos.

6.7. Referencias bibliográficas Sheldon, O. (1966). The philosophy of management. New York: Pitman Publishing Corp. Mintzberg, H. (1988). La estructura de las organizaciones. Barcelona: Grupo Planeta.

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Lecturas La cultura organizacional es clave para el éxito de una empresa Interesante lectura, obra de Catalina Franco, que trata sobre el impacto de la cultura organizacional en la productividad, la moral y la satisfacción de los trabajadores en la empresa. Accede al artículo a través del aula virtual o desde la siguiente dirección web: http://www.tendencias21.net/La-cultura-organizacional-es-clave-para-el-exito-deuna-empresa_a4976.html

Organizaciones innovadoras: estructura, aprendizaje y adaptación Lam, A. (2011). Organizaciones innovadoras: estructura, aprendizaje y adaptación [entrada en línea]. OpenMind BBVA. Artículo del libro Innovación. Perspectivas para el siglo XXI. Accede a la página web a través del aula virtual o en la siguiente dirección web: https://www.bbvaopenmind.com/articulos/organizaciones-innovadoras-estructuraaprendizaje-y-adaptacion/

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Más recursos Vídeos Partes fundamentales de la organización Vídeo explicativo sobre la creación y las partes fundamentales de una organización. Explicado pedagógicamente desde el núcleo hasta los extremos siguiendo el modelo de H. Mintzberg.

Accede al vídeo a través del aula virtual o en la siguiente dirección web: https://www.youtube.com/watch?v=k-w9R9TvGyQ

Webgrafía RRHH WEB Web dedicada a los recursos humanos y al empleo. Se pueden encontrar teorías de rrhh, artículos, material lectivo, etc.

Accede a la página web a través del aula virtual o en la siguiente dirección web: http://www.rrhh-web.com

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CEOE (Confederación Española de Organizaciones Empresariales) Página web de referencia sobre el ámbito empresarial.

Accede a la página web a través del aula virtual o en la siguiente dirección web: www.ceoe.es

Bibliografía Minsal, D. y Pérez, Y. (2007). Organización funcional, matricial… En busca de una estructura adecuada para la organización. Acimed 16(4). Puchol, L. (2007). Dirección y gestión de Recursos Humanos. Madrid-Buenos AiresMexico: Editorial Díaz de Santos.

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Test 1. Según su forma jurídica las empresas pueden ser… A. Empresas unipersonales y colectivas. B. Empresas del sector primario. C. Microempresas y pymes. D. Ninguna de las anteriores. 2. ¿Cuántos trabajadores puede tener una empresa considerada grande? A. Entre 49 y 120. B. Entre 50 y 250. C. Más de 150. D. Más de 250. 3. Señala la respuesta incorrecta. Las organizaciones están formadas por… A. Acciones estructuradas orientadas a una meta; B. Sistemas psicosociales formados por individuos que trabajan en grupos. C. Sistemas tecnológicos formados por individuos que usan la informática para llegar a sus metas. D. Todos los anteriores. 4. Señala la afirmación verdadera. Una empresa es eficaz si… A. Consigue los objetivos utilizando los mínimos recursos posibles. B. Permite que cada individuo contribuya a alcanzar los objetivos. C. Es flexible para que pueda adaptarse a los cambios. D. Todas las anteriores. 5. La estructura organizativa… A. Es unilateral e impersonal. B. Es una representación de las actividades de la empresa y tiene un sentido visual. C. Es una representación material de la actividad organizativa en un conjunto y tiene un sentido práctico. D. Dos respuestas son correctas.

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6. ¿Cuál de las siguientes no es un tipo de organización estructural? A. Organización geográfica. B. Organización matricial. C. Organización formal. D. Organización cuadrangular. 7. ¿Qué relaciones se representan en un organigrama? A. Relaciones jerárquicas y horizontales. B. Relaciones públicas. C. Relaciones entre inversores y directivos. D. Dos respuestas son correctas. 8. En los organigramas es recomendable el uso de… A. Líneas de conexión. B. Líneas en curva. C. Flechas. D. Todas las anteriores. 9. ¿En qué tipo de organigramas se representa un departamento o unidad organizativa y sus funciones? A. En los organigramas generales. B. En los organigramas integrales. C. En los organigramas específicos. D. En dos de los anteriores. 10. ¿Cómo influye la implantación de un proyecto en una estructura funcional? A. Influye en que los jefes del proyecto tienen que realizar un esfuerzo de coordinación entre ellos. B. En que el jefe del proyecto tiene que realizar un esfuerzo de coordinación y control interno de su equipo. C. En la estructura funcional no hay jefes por lo que no influye en ellos, sino que la carga de trabajo y la toma de decisiones la tienen los equipos implicados en los proyectos. D. Ninguna respuesta es correcta.

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