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Aux. Administración General del Estado Tema 21 Procesadores de texto: Word. Principales funciones y utilidades. Creación y estructuración del documento. Gestión, grabación, recuperación e impresión de ficheros. Personalización del entorno de trabajo.

TEMA 24 HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES. LIBROS, HOJAS Y CELDAS. CONFIGURACIÓN. INTRODUCCIÓN Y EDICIÓN DE DATOS. FÓRMULAS Y FUNCIONES. GRÁFICOS. GESTIÓN DE DATOS. PERSONALIZACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO.

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¿QUÉ ES UNA HOJA DE CÁLCULO? Una hoja de cálculo es una herramienta ofimática orientada hacia el tratamiento de datos, especialmente de datos numéricos. Las hojas de cálculo permiten realizar operaciones matemáticas con gran facilidad, ofrecen una gran cantidad de posibilidades que las hacen una de las herramientas más útiles y necesarias actualmente tanto a nivel personal como profesional. Hoy en día una hoja de cálculo facilita, además de realizar operaciones matemáticas tanto sencillas como complejas, incluir imágenes, dibujos, insertar gran variedad de gráficos e incluso trabajar con pequeñas bases de datos.

EXCEL Microsoft Excel se ha convertido en la hoja de cálculo más usada en la actualidad debido a su gran capacidad de cálculo y a su completa integración con otras aplicaciones ofimáticas del paquete Office. Esta versión, mejorada y con nuevas utilidades, permite manipular grupos más grandes de datos, así como nuevos formatos y gráficos más elaborados y sorprendentes.

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ENTRAR Y SALIR DE EXCEL Podemos empezar a trabajar con la aplicación Excel de distintas formas: - Desde el menú Inicio, seleccionamos todos los programas, hacemos clic sobre la carpeta Microsoft Office y, a continuación, elegimos la opción Microsoft Excel. - Haciendo doble clic sobre un acceso directo a la aplicación situado en el Escritorio, si se ha creado previamente.

- Desde el Explorador de Windows haciendo doble clic sobre cualquier archivo de Excel existente. También posemos salir de la aplicación Excel de distintas formas: - Pulsando el botón Archivo y pinchando sobre el botón Salir.

Botón Salir

- Haciendo clic en el botón de control Cerrar con forma de aspa que se encuentra en la esquina derecha de la ventana de la aplicación. - Haciendo doble clic sobre el icono de control situado en la esquina superior izquierda de la aplicación.

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Menú de control

INTERFAZ DEL PROGRAMA Éste es el aspecto que ofrece Excel una vez lo hemos abierto.

Con sólo un vistazo, podemos distinguir claramente, cuál es la parte dedicada a la escritura y creación de la hoja de cálculo, representada por una gran cuadrícula que ocupa la mayor parte de la ventana, y cuál es la que contiene las herramientas que nos ayudarán en dicha creación. Esta última es la que abarca el resto del espacio de

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la aplicación. A continuación, enumeraremos las partes más importantes que forman la aplicación: Botón Archivo. Está situado en la esquina superior izquierda de la ventana y es fácilmente reconocible dado su relleno de color verde.

Es el botón principal de la aplicación y coincide, tanto en su posición como en la mayoría de sus funciones, con el resto de programas de Microsoft Office. Barra de herramientas de acceso rápido. Es una pequeña barra de herramientas situada encima del Botón Archivo.

Inicialmente cuenta con tres botones; Guardar, Deshacer y Rehacer, pero más adelante estudiaremos, cómo es posible agregar o quitar comandos a esta barra para personalizarla a nuestro gusto y conseguir así, que sea más cómoda para la realización de nuestros trabajos. Barra de título. Está situada en la parte superior de la ventana. Excel asigna un nombre genérico al archivo (Libro1, Libro2, etc.), hasta que éste se guarde. A partir de ese momento, podremos observar en la barra de título de la aplicación, el nombre con el que hayamos guardado nuestro documento.

Botón de ayuda. Está situado debajo de la Barra de título. en él, accedemos a la ayuda que ofrece Excel sobre la aplicación.

Pinchando

Cinta de opciones. Está situada debajo de la Barra de título. Es la zona fundamental de Excel. Posee múltiples opciones y se encarga del formato, edición, creación, corrección, revisión e inserción de objetos en nuestros libros.

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En ella encontraremos todos los comandos y opciones que necesitemos para realizar nuestras hojas de cálculo.

Barra de estado. Está situada en la parte inferior de la ventana de Excel y su función es la de informar al usuario sobre las características del libro activo.

Botones de Vista. Están situados a la derecha de la Barra de estado. Su función es alternar entre las distintas vistas de la hoja de cálculo que ofrece Excel.

Zoom. Está situado en la esquina inferior derecha junto a los Botones de Vista. Su función la de visualizar la cuadrícula de trabajo a la escala que deseemos.

Barras de desplazamiento. Están situadas a la derecha de la aplicación (la vertical), y encima de la barra de estado (la horizontal). Su función es permitir el desplazamiento por la hoja de cálculo tanto vertical como horizontalmente.

Área de trabajo. Es la zona que ocupa la mayor parte de la ventana. Representa una enorme cuadrícula y es en ella, en donde vamos a realizar y visualizar nuestro libro de trabajo.

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ÁREA DE TRABAJO Para entender la apariencia del área de trabajo en Excel, primero debemos saber cómo se estructura dicha aplicación. Los archivos generados en Excel, se llaman Libros de cálculo y cada libro se compone de una o más Hojas de cálculo. No hay que confundir estas hojas con una hoja de papel, ya que debemos saber que una sola Hoja de cálculo puede albergar a miles de páginas de papel en cuanto a dimensiones se trata. Aunque inicialmente los libros de Excel están compuestos por tres hojas de cálculo, podremos añadir o quitar hojas según nuestras necesidades. Las hojas de cálculo están compuestas por una cuadrícula definida por la intersección de Filas y Columnas, para formar una retícula de Celdas.

CELDA Las Celdas son los elementos más destacados de este programa, ya que contendrán los datos.

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LAS PESTAÑAS Las hojas de cálculo están apiladas unas encima de otras y, para poder cambiar de hoja activa, tenemos que hacer clic en las pestañas que se encuentran en la parte inferior de la ventana. Cuando hay demasiadas hojas de cálculo, no podremos verlas todas, así que tendremos que usar el navegador de hojas, que se compone de cuatro botones, situados a la izquierda de las pestañas.

El primer botón salta a la primera de las pestañas, el último va directamente a la situada más a la derecha y los dos del medio, avanzan o retroceden de una en una por las hojas de cálculo.

BOTÓN ARCHIVO Al pinchar sobre el botón Archivo se accede a la vista Backstage que recoge las opciones más comunes referidas a la gestión de los libros de Excel, como pueden ser; abrir, guardar, imprimir, etcétera. No se encuentran en esta vista, opciones relacionadas con la apariencia, formato o contenido de las hojas de cálculo, como, por ejemplo; color de texto, tipo de letra, inserción de gráficos o imágenes, etcétera. A la izquierda de la vista se listan los diferentes comandos disponibles. Al hacer clic sobre uno de ellos, encontramos sus opciones en los paneles central y derecho. Desde la vista Backstage podemos acceder al botón Opciones, que aunque no es objeto de estudio en este tema, más adelante veremos que es muy importante, ya que permite configurar las opciones de Excel a nuestro gusto. Salir de la vista Backstage es tan sencillo como pinchar de nuevo en el botón Archivo. También podemos pinchar en cualquier otra pestaña de la Cinta de Opciones.

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CINTA DE OPCIONES Ésta es la Cinta de opciones y como se ha explicado anteriormente, en ella encontraremos todos los comandos necesarios para elaborar nuestros trabajos.

La Cinta de opciones se compone de diferentes fichas, para activar cada una de ellas será suficiente con hacer clic en su nombre. Cada una de las fichas está compuesta por distintos grupos, los cuales tienen su nombre escrito en la parte inferior de los mismos. Dentro de cada grupo encontramos los comandos que podemos utilizar. En la mayoría de los casos bastará con hacer un clic sobre ellos para que se ejecuten. Este tipo de comandos también reciben el nombre de botones. Al pasar el cursor del ratón por los distintos botones, se muestran las etiquetas de información. Estas etiquetas resumen las funciones que ejecutará cada botón al pinchar en él.

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Podemos ver, como en algunas de ellas, al lado del nombre se puede leer una combinación de teclas escritas entre paréntesis. Esto significa que si tecleamos dicha combinación, el comando se ejecutará automáticamente sin necesitad de pinchar en el botón. Es lo que se conoce como atajo de teclado. Si nos fijamos bien en los grupos, veremos que algunos de ellos tienen una pequeña flecha en su esquina inferior derecha. Esta flecha se llama “Iniciador de cuadros de diálogo” y al hacer clic sobre ella abre un cuadro de diálogo cuya función es aportar, además de las opciones que contiene el grupo, otras nuevas que no están recogidas en él.

Debemos saber que si la ventana de Excel está restaurada o no tiene el tamaño suficiente para albergar la cinta de opciones completa, ésta se contrae de modo que puede mostrar algunos de los grupos en forma de botón. Éstos botones tienen una pequeña flecha al pie, que al pinchar sobre ella, mostrará las opciones del grupo en forma de un menú desplegable. Por último decir que, en algunas ocasiones, puede que necesitemos ver la mayor parte de la hoja de cálculo posible, para realizar, por ejemplo, una revisión. Cuando esto sucede la cinta de opciones puede entorpecer nuestra labor. Para ocultarla, bastará con hacer doble clic sobre la ficha activa. Cuando volvamos a necesitarla, debemos hacer otro tanto en el nombre de la ficha que deseemos.

TIPOS DE COMANDOS DENTRO DE LOS GRUPOS Dentro de los grupos podemos encontrar comandos con diferente aspecto entre sí y que dependiendo de cómo se pulsen pueden ejecutar sus funciones de un modo u otro. Veamos los distintos tipos: Botones: son los comandos más comunes. Su apariencia es cuadrada o rectangular con un icono en su interior. Ejecutan su función pinchando directamente sobre ellos.

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Listas desplegables: son comandos que están formados por un cuadro de texto (normalmente editable), que representa la opción elegida o la que trae Excel por defecto y por una pequeña flecha que, al ser pulsada, despliega el resto de opciones. Éstas se eligen pulsando sobre ellas. Al hacerlo el cuadro de texto mostrará la opción elegida.

Botones desplegables: tienen la apariencia de un botón pero vienen acompañados de una flecha al lado. Al pulsar sobre ellos muestran un menú de opciones para elegir la que más convenga a nuestro propósito.

Existen otro tipo de botones parecidos a los anteriores, pero que ejecutan funciones distintas dependiendo de si hacemos clic sobre el dibujo del botón o sobre la flecha que lo acompaña.

Si hacemos clic sobre el icono, éste se ejecutará como un botón normal y aplicará las funciones que tiene por defecto o las últimas que se hubieran seleccionado para C/ Maestra Balbina Cerdeño, nº4. Puente Genil.

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él. Si hacemos clic sobre la flecha, se mostrarán nuevas opciones para el botón, que podremos elegir mediante un clic.

BARRA DE ESTADO La barra de Estado se sitúa en la parte inferior de la ventana de Excel y puede ser configurada para que muestre una información u otra acerca del libro activo.

Por defecto, sólo se observan en ella dos paneles; el primero de ellos muestra, en estado normal, la palabra Listo, que indica que Excel está preparado para escribir en la celda seleccionada. Cuando editamos una celda vacía, la palabra cambia a Introducir, para que escribamos su contenido y, cuando editamos una celda ya rellena, la barra de Estado mostrará la palabra Modificar. El siguiente panel informa del estado de grabación de las macros, el uso y creación de macros será objeto de estudio más adelante. Si seleccionamos un grupo de celdas rellenas con valores numéricos, la barra de Estado muestra a su derecha, información de gran interés como es: el Promedio de los valores seleccionados, cuántos son éstos y su Suma.

Si las celdas seleccionadas contienen texto, sólo mostrará el Recuento de éstas. Podemos personalizar la barra de Estado presionando sobre ella con el botón derecho. Aparece un menú que muestra las distintas opciones de información que ofrece.

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Si una opción tiene un tic negro sobre fondo naranja a su izquierda, significa que está activa y, lo contrario, si carece de él. Activar o desactivar opciones es tan sencillo como pinchar a la izquierda de ellas para mostrar u ocultar dicho tic.

VISTAS DE UNA HOJA DE CÁLCULO A la derecha de la Barra de estado se encuentran los Botones de Vistas. Usaremos estos botones para ver el contenido de nuestra hoja de cálculo de formas distintas, dependiendo también del uso que vayamos a hacer con ella. Vista Normal . Esta es la vista que ofrece Excel por defecto, y será la vista que usaremos para realizar los trabajos rutinarios de la aplicación, puesto que es la más cómoda para ello. Vista diseño de Página . Desde esta vista, Excel muestra los márgenes de la página y habilita las reglas vertical y horizontal para ajustar éstos. Vista previa de salto de página . Desde aquí podemos ajustar los saltos de página y área de impresión de la hoja que veremos detalladamente en la lección de impresión.

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BARRAS DE DESPLAZAMIENTO Excel posee dos barras de desplazamiento, una vertical, que nos permite movernos de arriba abajo en una hoja de cálculo, y otra horizontal que nos permite movernos de izquierda a derecha.

Vamos a ver cómo se usa la barra de desplazamiento vertical, todo lo que se explique se puede aplicar también a la horizontal, tan sólo cambia la dirección del desplazamiento. Pinchamos sobre el botón desplazamiento y sin soltar el botón del ratón, arrastramos hacia arriba y abajo. Otro modo de movernos es haciendo clic sobre la barra por encima o por debajo del botón de desplazamiento, el documento se moverá mediante un salto. También podremos movernos fila a fila con las flechas de desplazamiento.

EL ZOOM La opción Zoom permite visualizar la hoja de cálculo a la escala que deseemos. Por defecto, Excel lo muestra casi siempre al 100%. Es importante señalar que el Zoom solo afecta a la presentación en pantalla, nunca al tamaño de las letras a la hora de imprimir. El Zoom se representa mediante una barra de deslizante en Excel. Su uso es muy similar al de las barras de desplazamiento.

Si hacemos clic en el triángulo y arrastramos hacia la izquierda, veremos como el zoom disminuye progresivamente y, lo contrario, si pinchamos y arrastramos hacia la derecha. También podemos hacer que el zoom agrande o disminuya la vista del documento a saltos si pinchamos directamente en la línea de la barra. Si lo que hacemos es pinchar en los botones representados con un signo “más” o “menos” el zoom se moverá en saltos del 10% para agrandar o disminuir la vista respectivamente. Si pinchamos en el botón que marca el porcentaje del zoom, abriremos el cuadro de diálogo Zoom, en donde están recogidas todas sus opciones.

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PANELES DE TAREAS Los paneles de tareas proporcionan todas las opciones para llevar a cabo una determinada tarea. Por ejemplo, al presionar el botón Imágenes prediseñadas del grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, aparecerá un panel de tareas con todas las opciones y sugerencias necesarias para realizar esta acción concreta.

Para cerrar el panel de tareas, pinchamos sobre la cruz situada arriba a la derecha del panel. Si queremos mostrarlo de nuevo, tendremos que volver a presionar el mismo botón de antes. Excel ofrece varios paneles de tareas que aparecerán de forma automática al presionar alguna de sus funciones.

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MENÚS CONTEXTUALES Para activar un menú contextual debemos situar el puntero del ratón sobre la zona o elemento sobre el que queremos actuar y después hacemos clic con el botón secundario del ratón. El contenido de estos menús dependerá de lo que se puede hacer con el objeto sobre el que estemos posicionados.

Por ejemplo, si hacemos clic con el botón secundario del ratón sobre una celda aparece un menú con unas opciones, pero si lo hacemos sobre un gráfico aparecen las opciones relacionadas con dicha imagen. Por encima del menú contextual también aparece una pequeña barra de herramientas. Es la Paleta de herramientas de Formato, y en ella se encuentran los comandos más comunes para formatear el contenido de las celdas.

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OPERACIONES CON LIBROS CREAR UN LIBRO Cuando abrimos Excel, sin usar para ello un archivo creado anteriormente, vemos que el programa ya muestra un libro en blanco en pantalla, listo para ser utilizado. A este libro Excel le asignará un nombre genérico hasta que lo guardemos En cualquier caso, también existen otras formas de crear un archivo nuevo desde Excel. Para ello, accedemos a la vista Backstage pulsando el botón Archivo y elegimos la pestaña Nuevo, en donde podemos elegir entre distintos libros para crear. Veamos estas opciones:

Para crear un libro en blanco, debemos pinchar en la opción Libro en blanco y pinchar en el botón Crear. Vemos que Excel ha creado un nuevo libro al que también ha asignado un nombre genérico. Excel cuenta también con numerosas plantillas para crear libros a partir de ellas. Para ello, en la vista Backstage dentro del apartado Nuevo, hacemos clic sobre Plantillas de ejemplo. Se listan automáticamente todas las plantillas que Excel ofrece para crear libros.

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A medida que hacemos clic en una u otra, podemos ver una vista previa de las mismas en el panel derecho de la vista. Una vez elegida la que mejor se adapte a nuestras necesidades, bastará con hacer clic sobre el botón Crear. Excel también ofrece la posibilidad de descargar plantillas desde Internet. Pulsamos el botón Inicio para retroceder a las opciones principales del apartado Nuevo y observamos cómo existe toda un área dedicada a las plantillas de Office. com. Seleccionamos un grupo de ellas pinchando sobre él y se listan las plantillas que podemos descargar pertenecientes a esa categoría. Una vez elegida la que nos interese, pulsamos sobre el botón Descargar. Es importante señalar que para que esta operación pueda llevarse a cabo, debemos estar conectados a Internet. Si es así, comprobaremos como, efectivamente, la plantilla se ha descargado en Excel y podremos comenzar a trabajar con ella.

También podemos crear libros nuevos basados en otros que hayamos hecho previamente, en los cuales solo sea necesario cambiar unos pocos datos. Para hacerlo, accedemos nuevamente a la pestaña Nuevo de la vista Backstage y pulsamos sobre Nuevo a partir de existente. Se abre un cuadro de diálogo para que busquemos la ubicación y el archivo que deseemos a partir del cual vamos a generar uno nuevo.

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GUARDAR UN LIBRO Para guardar los libros que vamos creando, debemos tener claros dos puntos: dónde y con qué nombre van a ser almacenados. La primera vez que vayamos a guardar un libro, haremos clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido o accedemos a la vista Backstage y seleccionamos la opción Guardar, aparecerá un cuadro de diálogo.

En la lista Nombre de Archivo, Excel propone un nombre de archivo. Podemos dejar este nombre o bien escribir el que deseemos. También propone la carpeta Documentos del disco duro como lugar para guardar el archivo. Si deseamos guardarlo en otra parte o en otra unidad, debemos explorar el árbol de carpetas alojado a la izquierda del cuadro para encontrar la nueva ubicación. En la lista desplegable Tipo podemos elegir guardar el libro como un tipo de archivo distinto de Excel, para que pueda ser reconocido por otros programas. Finalmente, pulsamos el botón Guardar. Tenemos que tener en cuenta que si modificamos un libro que ya estaba guardado y lo vamos a volver a guardar con el mismo nombre y en la misma ubicación, entonces bastará con pulsar de nuevo el botón Guardar, pero esta vez Excel no solicitará ningún dato ni mostrará el cuadro de diálogo, simplemente guardará de forma automática los cambios.

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GUARDAR UNA COPIA DEL LIBRO A veces resulta útil modificar un libro y mantener una copia del archivo original, para ello seleccionamos la opción Guardar como del menú que aparece al pulsar sobre el Botón Archivo.

Aparecerá el mismo cuadro de diálogo que utilizamos cuando guardamos un libro por primera vez. Podemos guardar el libro con el nombre y ubicación que deseemos, teniendo en cuenta que es posible guardar un archivo con el mismo nombre que otro pero en una carpeta diferente y en la misma carpeta que el original, pero con distinto nombre. Por ejemplo, podemos abrir el libro “Cuentas” y guardarlo en la misma carpeta llamándole “Cuentas nuevas”. Si no hemos modificado nada, en este momento los dos archivos tienen el mismo contenido.

ABRIR UN LIBRO Excel facilita la posibilidad de acceder de forma rápida y eficaz a aquellos archivos o ubicaciones con los que hayamos trabajado últimamente. Para ello, accedemos a la vista Backstage y pulsamos la ficha Reciente. La pantalla se divide en dos grandes paneles que muestran, respectivamente, los libros y lugares a los que hemos accedido recientemente. Si el libro que queremos abrir se encuentra en esta lista, bastará con hacer clic sobre su nombre para que se abra. Si no se encuentra en la lista Libros recientes pero sabemos que está dentro de alguna de las carpetas que aparecen en la zona Lugares recientes pulsamos en dicha carpeta y se abre el cuadro de diálogo Abrir para que seleccionemos el archivo deseado. Una vez hecho, bastará con pulsar el botón Abrir de dicho cuadro o realizar doble clic sobre el archivo.

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Cuando tengamos un libro guardado en nuestro ordenador que no aparezca en ninguna de las dos listas y deseemos seguir trabajando con él, podemos recuperarlo si pulsamos la opción Abrir de la vista Backstage.

Aparecerá un cuadro de diálogo similar al que se muestra cuando guardamos un archivo por primera vez. Debemos explorar la lista de carpetas hasta localizar el archivo. Una vez localizado, hacemos clic en él y, a continuación, pulsamos el botón Abrir, también lo podemos abrir haciendo un doble clic.

CERRAR UN LIBRO Cuando ya no deseemos seguir trabajando con un libro, lo podemos cerrar haciendo clic sobre el botón Cerrar ventana o accediendo a la vista Backstage y escogiendo la opción Cerrar. Si anteriormente no lo habíamos guardado o estando guardado, hemos modificado su contenido, Excel preguntará si deseamos guardarlo. Si apretamos el botón Guardar, aparecerá el cuadro de diálogo para guardarlo en el caso de que fuera un archivo no guardado anteriormente o guardará los cambios realizados, en el caso de tratarse de un archivo que ya hubiese sido guardado. Si pulsamos el botón No guardar, Excel cerrará el libro sin guardar ningún cambio.

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Con la opción Cancelar o pulsando el botón Cerrar con forma de aspa volvemos a la situación en que nos encontrábamos antes de elegir Cerrar.

SALVAGUARDA AUTOMÁTICA Seguro que alguna vez le ha pasado que, al estar trabajando con un libro, ha sufrido un bloqueo del ordenador, un fallo en la red eléctrica o, simplemente no ha guardado por error el libro, siendo éste importante para usted. Pues bien, Excel incorpora una herramienta que permite la recuperación de estos libros supuestamente perdidos para siempre. Para acceder a ella, pulsamos la ficha Reciente de la vista Backstage. Hacemos clic en el botón Recupere libros no guardados situado debajo del área Lugares recientes.

Se abre el cuadro de diálogo Abrir donde aparece un listado con los archivos que se han cerrado sin guardar.

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Recuperarlos es tan sencillo como hacer doble clic sobre ellos o seleccionarlos y pulsar el botón Abrir. El objetivo de esta herramienta es posible gracias a que Excel realiza una función de autoguardado cada 10 minutos con lo cual, todos aquellos archivos que hayan estado abiertos, al menos durante ese tiempo, tendrán una salva disponible si se interrumpen bruscamente. El tiempo establecido por defecto, así como la propia función de autoguardado se pueden modificar. Para ello, accedemos a la vista Backstage y pulsamos el botón Opciones. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Dentro de él, pulsamos la ficha Guardar. En el área Guardar libros establecemos si queremos o no que la función Autorrecuperación esté activa, pulsando la casilla de verificación correspondiente. En el caso de que así sea, podemos indicar cada cuántos minutos debe realizarse.

A no ser que 10 minutos de nuestro trabajo suponga una pérdida muy elevada de tiempo no es recomendable bajar mucho de esta cifra, puesto que si no estaremos saturando innecesariamente los recursos de nuestro equipo.

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VARIOS LIBROS Otra de las características de Excel, es que podemos tener varios libros abiertos a la vez. Pasar de uno a otro es muy sencillo. Si tenemos varios libros de Excel, Windows los muestra separados en la barra de Tareas.

Si no hay espacio suficiente para todos, los agrupa en un único botón. Al hacer clic sobre él veremos sus nombres, pudiendo elegir el que interese.

También podemos ver los libros que estén abiertos, pinchando en el botón Cambiar ventanas del grupo Ventana de la ficha Vista en la Cinta de opciones.

USO DE LA VISTA PRELIMINAR La Vista Preliminar permite tener una visión exacta de cómo va a quedar el libro antes de realizar su impresión. Para activarla, accedemos a la vista Backstage y pulsamos la ficha Imprimir. La vista Backstage se divide en dos paneles, el más grande de ellos, el de la derecha, muestra la Vista preliminar del libro. En la parte inferior izquierda de la vista encontramos los botones de desplazamiento que permiten pasar de una página a otra en el caso de que nuestro libro tenga más de una página. En la zona inferior derecha se sitúan los siguientes botones: Mostrar márgenes : al pinchar sobre él, aparece sobre la Vista preliminar distintas líneas que representan los márgenes de la página. Podemos variarlos pinchando y arrastrando directamente sobre dichas líneas.

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Toda la página : es la opción proporcionada por Excel por defecto. Muestra cada página de la hoja de cálculo a tamaño completo para que podamos ver su composición antes imprimir el libro.

IMPRIMIR UN LIBRO Cuando creamos un libro, podremos enviarlo por correo electrónico o imprimirlo en papel, entre otras muchas cosas. Para imprimir un libro, hacemos clic en el botón Archivo y nos desplazamos hasta la ficha Imprimir, para, a continuación, presionar el botón Imprimir.

El resto de opciones de impresión las veremos con más detalle en la lección dedicada a ello. De momento, si hacemos clic en el botón Imprimir, se imprimirá el libro en su totalidad.

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CELDAS, RANGOS Y HOJAS LIBROS, HOJAS DE CÁLCULO Y CELDAS Los archivos que genera Excel se denominan libros de trabajo. Un libro de trabajo está compuesto por hojas de cálculo. Inicialmente un libro contiene 3 hojas, aunque podemos aumentar o disminuir el número de hojas, según nuestras necesidades. Únicamente es posible visualizar una sola hoja de cálculo en la pantalla al mismo tiempo. La hoja que estamos visualizando en un momento determinado se denomina hoja activa. Cada hoja de cálculo se identifica por un nombre por defecto: hoja 1, hoja 2, y, así, sucesivamente. Este nombre es visible en unas pestañas que se encuentran situadas en la parte inferior de la hoja de cálculo. La pestaña de la hoja activa aparece resaltada en color blanco, si es que no hemos cambiado la configuración de colores de las pestañas, como veremos más adelante.

Para cambiar la hoja de cálculo activa, es decir, para trabajar en otra hoja, basta con pulsar sobre la pestaña de la hoja que queramos activar. Cada hoja de cálculo está organizada en Filas y Columnas. Cada intersección entre una fila y una columna es una Celda. Las filas están apiladas de forma horizontal y se identifican mediante números comprendidos entre 1 y 1.048.576. Las columnas están dispuestas verticalmente y se identifican mediante letras o combinaciones de letras comprendidas entre A y XFD. Una hoja de cálculo posee 1.048.576 filas y 16.384 columnas. El nombre de las filas aparece a la izquierda y el de las columnas se encuentra en la parte superior. A estos sectores les llamaremos Encabezamientos.

Las celdas son la parte más importante de las hojas de cálculo, ya que es en ellas donde almacenamos la información. Una celda se identifica mediante las coordenaC/ Maestra Balbina Cerdeño, nº4. Puente Genil.

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das que se obtienen a partir de su fila y su columna en la que se encuentra. De esta manera, podemos llamar a las celdas por sus coordenadas o mediante un nombre que les asignemos. Si llamamos a una celda por sus coordenadas, encontraremos nombres como D10, esto significa que la celda se encuentra en la columna D y la fila 10. De cómo asignar nombres a las celdas hablaremos más adelante.

En la barra de fórmulas encontramos el Cuadro de nombres, donde podemos ver el nombre de la celda seleccionada. El contenido de las celdas se visualiza en el cuadro de contenido de la misma barra y, por supuesto, dentro de la propia celda. Las celdas que contengan fórmulas sólo mostrarán el resultado de las mismas y para poder ver la fórmula, tendremos que hacerlo en el cuadro de contenido de la barra de Fórmulas.

Si la fórmula o el contenido de la celda es demasiado largo, Excel permite agrandar el espacio de la barra de fórmulas. Para ello, pincharemos en el botón Expandir barra de fórmulas que se encuentra al final de la misma.

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TIPOS DE DATOS: NÚMEROS Excel admite varios tipos de datos, principalmente Textos, Números y Fechas, aunque éstas últimas son tratadas como números. Los datos numéricos se componen de los dígitos del 0 al 9 y de los símbolos + o -, para indicar el signo del número. Además, los números siempre quedan alineados a la derecha de las celdas una vez introducidos. Debemos tener claro que el separador de decimales es la coma y el de millares el punto. Aunque esta configuración puede variar según los países.

También es importante que sepamos que la tecla con el punto, situada en el teclado numérico, es para Excel, la coma decimal.

TIPOS DE DATOS: FECHAS Las fechas en Excel tienen un tratamiento especial. Quedan alineadas a la derecha, igual que los números y además se puede operar con ellas. Existen muchos formatos diferentes para las fechas, pero lo más destacable es que basta con introducir determinadas combinaciones para que el programa interprete que los datos son fechas y no números o textos.

Generalmente, los números separados por guiones, barras o dos puntos son traducidos a datos tipo fecha.

TIPOS DE DATOS: TEXTOS Los textos en Excel no tienen un formato concreto. Cuando introducimos un texto, por defecto se alineará a la izquierda de las celdas. Cuando un texto excede el ancho de la celda donde lo insertamos, veremos cómo lo rebasa y se visualiza en las celdas contiguas. En realidad el texto no se ha introducido en las celdas de al lado, sigue en su celda pero lo vemos encima de las demás. C/ Maestra Balbina Cerdeño, nº4. Puente Genil.

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Para comprobarlo, basta con colocarnos en estas celdas y observaremos en el cuadro de contenido que están vacías. También lo comprobaremos si escribimos en las celdas de al lado.

Celda D9 vacía

Si queremos verlo exclusivamente dentro de su celda, debemos ampliar el ancho de la columna. Pinchamos entre los encabezados de columna que corresponden con el borde final y arrastramos hasta que ocupe el ancho deseado. Podremos hacer que la columna se ajuste exactamente al tamaño del contenido haciendo doble clic en la misma zona, entre los dos encabezados de columna.

Si deseamos escribir en más de una línea de texto dentro de una celda, tendremos un problema ya que si apretamos la tecla Enter, como en un procesador de textos, el cursor saltará a la celda inmediatamente inferior. Un truco: para crear más líneas de texto dentro de una celda, pulsamos Enter mientras mantenemos apretada la tecla Alt.

EXCEPCIONES A LOS DATOS Puede suceder que, ocasionalmente, necesitemos tratar algún tipo de dato como si fuera de otro tipo. Así, si queremos que un número o una fecha sean tratados como un texto, para evitar que Excel realice cálculos con él, debemos introducirlos precedidos de un Apóstrofo o, cuando aprendamos a hacerlo, le indicaremos a Excel que tienen formato de texto. C/ Maestra Balbina Cerdeño, nº4. Puente Genil.

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También debemos saber que existen datos que tienen un tipo confuso. Por ejemplo: los números de teléfono, códigos postales y, en general, cualquier número de serie o de identificación. Aunque son datos que están compuestos de caracteres numéricos, en realidad son textos, ya que nunca podremos hacer cálculos matemáticos con ellos.

CÓMO MOVERNOS Cuando estamos situados en una celda y queremos desplazarnos a la celda inmediatamente inferior, basta con pulsar la tecla Enter o Intro. También podemos usar la tecla Flecha abajo de los cursores del teclado para movernos hacia abajo y Flecha arriba para hacerlo a las celdas situadas encima.

Si queremos movernos lateralmente por la hoja de cálculo, usaremos las teclas Flecha Izquierda y Flecha derecha del teclado. Para movernos hacia la derecha también usaremos la tecla Tabulación y la combinación de teclas May + Tabulación si queremos desplazarnos hacia la izquierda. En una hoja de cálculo muy extensa puede ser útil que localicemos las celdas extremas de la hoja. La combinación de teclas Control + Inicio, sitúa el cursor en la primera celda de la hoja del cálculo. Mientras que la combinación Control + Fin, mueve el cursor a la última celda de la hoja de cálculo actual. Las teclas Avanzar página y Retroceder página mueven, respectivamente, hacia abajo o hacia arriba toda la hoja de cálculo el tamaño de una ventana. Y las combinaciones de texclas Alt + AvPag y Alt + RePág , hacen lo mismo que lo anterior sólo que la hoja de cálculo se desplaza en horizontal hacia la derecha o izquierda, respectivamente.

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RANGOS DE CELDAS Y SELECCIÓN Un rango es un conjunto de celdas, continuo o discontinuo, al que se hace referencia o se selecciona en una hoja de cálculo. Una porción de celdas de una columna es un Rango de columna y para seleccionarlo basta con que pinchemos en la primera celda del rango y arrastremos, hacia arriba o hacia abajo, hasta la última celda que incluyamos en él.

Una sección de celdas de una misma fila es un Rango de fila y se selecciona de la misma manera: pinchamos en la primera celda del rango y, sin soltar el ratón, arrastramos horizontalmente hasta la última.

Un Rango rectangular o Matriz, es un conjunto de celdas que forman un rectángulo. Para seleccionarlo, pinchamos en la primera esquina del rango y arrastramos hasta la celda de la esquina opuesta.

Con Excel es posible seleccionar rangos discontinuos con independencia de la forma que tengan. Efectuamos una selección y, a continuación otra, pero con la tecla Control presionada en nuestro teclado. Así podremos añadir todos los rangos que deseemos.

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Seleccionar una columna o una fila completas es muy fácil: sólo tenemos que hacer clic, respectivamente, en el título de la columna o de la fila. Y para seleccionar una hoja de cálculo completa, hacemos clic en la intersección de los títulos de fila con los de columna.

INTRODUCIR DATOS Para introducir un dato dentro de una celda, seleccionamos una celda haciendo clic sobre ella y tecleamos un dato y para aceptarlo, pulsamos el botón Introducir de la barra de Fórmulas. Otra manera muy sencilla de aceptar un dato es pulsando la tecla Enter o, simplemente, cambiando de celda después de haberlo tecleado. Si después de escribir un dato, finalmente no lo necesitamos o no es correcto, bastará con situarnos en la celda y pulsar la tecla Suprimir. Observamos como el dato ya no se visualiza en la celda. También podemos hacerlo pulsando el botón Cancelar con forma de aspa de la barra de Fórmulas. Si queremos que todo un rango de celdas tenga el mismo contenido, seleccionamos el rango, escribimos el dato en la primera celda y pulsamos la combinación de teclas Control + Enter.

MOVER O COPIAR HOJAS DE CÁLCULO Podremos mover o copiar hojas de cálculo completas, dentro del mismo libro o de un libro a otro, siempre y cuando estén abiertos. Para ello, seleccionaremos la hoja que queremos copiar o mover, hacemos clic en su pestaña con el botón derecho del ratón y seleccionamos la opción Mover o copiar…

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En el cuadro de diálogo que se abre, podemos seleccionar el libro, donde queremos copiar la hoja, desplegando la lista Al libro.

En esta lista aparecerán todos los libros que estén abiertos, la opción Nuevo libro creará un nuevo archivo para pegar la hoja. También podemos seleccionar la ubicación de la copia en la sección Antes de la hoja. Si activamos la casilla de verificación Crear una copia, la hoja se duplicará y aparecerá tanto en su ubicación original como en la que acabamos de elegir. Si no activamos esta casilla, la hoja se moverá de lugar.

DIVIDIR HOJAS DE CÁLCULO En ocasiones tendremos que trabajar con hojas de cálculo formadas por listas de datos de gran tamaño. Al desplazarnos vertical u horizontalmente por estas hojas es común que perdamos de vista las cabeceras de los datos, lo cual puede originar lecturas erróneas de los datos de la misma. Excel permite dividir la hoja en varios paneles y fijar éstos para que permanezcan siempre visibles. Para crear una división horizontal, pinchamos y arrastramos sobre la hoja de cálculo la pequeña barra horizontal que se encuentra en el lado superior de la barra de desplazamiento vertical hasta la posición deseada. Para crear un división vertical, haremos lo mismo, pero en este caso, con la pequeña barra vertical situada al final de la barra de desplazamiento horizontal.

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Eliminar las divisiones es tan sencillo como hacer doble clic sobre ellas. Si pulsamos el botón Dividir del grupo Ventana de la ficha Vista, vemos cómo Excel divide, a partir de la celda seleccionada, la hoja de cálculo de forma automática, tanto vertical como horizontalmente. Ahora tan sólo tendremos que pinchar y arrastrar las divisiones hasta las posiciones deseadas.

Para mantener fijas dichas divisiones, desplegamos el botón Inmovilizar del grupo Ventana y pulsamos la orden Inmovilizar paneles. Al desplazarnos ahora por la hoja de cálculo observamos que permanecen siempre visibles las cabeceras de los datos.

Este botón también contiene las opciones de inmovilizar directamente la primera fila o columna de la hoja de cálculo si esto se ajusta a nuestras necesidades. Para retornar a la configuración original de la hoja, elegiremos en esta ocasión la opción Movilizar paneles del botón desplegable Inmovilizar y, a continuación, borraremos las divisiones del modo que ya sabemos o desactivamos el botón Dividir del grupo Ventana.

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VISUALIZAR VARIAS HOJAS DEL MISMO LIBRO Supongamos que debemos contrastar datos contenidos en dos hojas de cálculo distintas del mismo libro. Sería un proceso arduo ir pinchando repetidas veces sobre las pestañas de dichas hojas. Excel permite ver varias hojas de un mismo libro a la vez. Para ello, nos colocamos en la primera de las hojas y pulsamos el botón Nueva ventana del grupo Ventana de la ficha Vista. Observamos en la barra de Tareas cómo aparecen dos iconos representando al mismo libro de trabajo, el primero con el número uno al final del nombre y el siguiente, con el dos.

Para poder ver ambas ventanas del libro a la vez, pulsamos el botón Organizar todo del grupo Ventana y elegimos la forma de distribución que deseemos en el cuadro de diálogo que se abre.

Ahora, contrastar los datos de ambas hojas es más sencillo y eficaz. Si la labor excede el tiempo de la sesión de trabajo, Excel permite guardar la disposición actual para usarla más adelante. Para ello, pulsamos el botón Guardar área de trabajo del grupo Ventana. Se abre el cuadro de diálogo homónimo donC/ Maestra Balbina Cerdeño, nº4. Puente Genil.

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de tan sólo tendremos que dar nombre a nuestra disposición. Más adelante, podremos abrirla como si de un libro normal de Excel se tratase.

DEFINIR TIPO DE DATOS DE UNA CELDA Podemos definir el tipo de datos que contendrá una celda antes o después de introducir los datos. Para ello, debemos seleccionar la celda o rango de celdas y abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas, pulsando el botón Formato del grupo Celdas de la ficha Inicio, y escogiendo la opción Formato de celdas.

El cuadro de diálogo Formato de celdas está formado por varias fichas. En la ficha Número podemos aplicar doce tipos diferentes de formato que pueden adquirir los datos contenidos en la celda o rango seleccionados.

- El tipo predeterminado es General. Bajo este formato los textos se alinean a la izquierda de la celda y los números a la derecha. Este tipo no tiene un formato específico de número, por ello en la mayoría de los casos, los números se mostrarán tal y como se escriben, siempre y cuando su tamaño no sea demasiado grande y no contengan muchos decimales. Si el número es muy grande, se representará en notación científica. Los números que contengan decimales se redondean automáticamente. C/ Maestra Balbina Cerdeño, nº4. Puente Genil.

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- El siguiente tipo de datos es Número, al aplicar este formato, podemos seleccionar el número de decimales que queremos mostrar, si queremos que aparezca automáticamente el separador de miles o cómo mostrar los números negativos. Para aumentar o disminuir el número de decimales también disponemos de botones dentro del grupo Número de la ficha Inicio.

- En el tipo Moneda podemos elegir el símbolo de moneda que queremos que acompañe a nuestros valores monetarios. También podemos seleccionar el número de decimales y el aspecto que tomarán los números negativos. Este tipo de formato se aplica cuando queremos operar con cifras acompañadas de un símbolo de moneda. Si insertáramos el símbolo de moneda a continuación de la cifra, ésta se convertiría en texto y no podríamos operar con ella. Esta regla únicamente no se cumple con el símbolo del Euro ya que, en este caso, Excel convierte el contenido de la celda a formato moneda automáticamente.

- El tipo Contabilidad es similar al formato de moneda con la diferencia que éste alinea los símbolos de moneda y las comas de los decimales en una columna. Esta diferencia sólo podrá apreciarse en los casos en que el símbolo de moneda aparezca delante de la cantidad.

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- Los tipos Fecha y Hora permiten introducir valores de fecha y hora y escoger entre distintas representaciones. - Para el tipo Porcentaje podemos elegir el número de decimales que queremos que se muestren en la celda. El tipo porcentaje multiplica el contenido de la celda por 100 e incluye el símbolo del porcentaje (%) a la derecha del número.

- Debemos aplicar el tipo Fracción cuando queramos representar un número fraccionario. Tenemos varios formatos de fracción entre los que poder elegir. Por ejemplo, si queremos que Excel reconozca 1/5 como número quebrado en lugar de convertirlo en fecha, o que el resultado de una división aparezca como una fracción en lugar de con números decimales. - El tipo Científica muestra los números con este tipo de notación. - Al aplicar el tipo Texto logramos que Excel reconozca y trate como texto el contenido de la celda aún cuando dentro de la misma se encuentre un número, el contenido de la celda se mostrará tal cual se haya escrito. Este mismo efecto también podemos conseguirlo escribiendo una comilla simple delante del número. - El tipo Especial engloba distintos formatos característicos que podemos aplicar al contenido de la celda, como por ejemplo el formato de número de teléfono que escribe el prefijo entre paréntesis automáticamente.

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GRUPO NÚMERO DE LA FICHA INICIO Otro modo muy sencillo de definir los tipos de datos que contendrán las celdas es hacer uso de los comandos que componen el grupo Número de la ficha Inicio.

Desde la lista Formato de número, podemos elegir entre todos los estudiados anteriormente haciendo clic sobre su nombre. El botón desplegable Formato de número de contabilidad nos permite elegir entre distintos símbolos de moneda para acompañar a nuestros datos monetarios.

También podemos aplicar estilo porcentual y de millares a nuestros valores numéricos pulsando sobre los botones con ese nombre. Para finalizar, decir que es posible añadir o sustraer decimales a los valores numéricos pulsando los botones Aumentar o Disminuir decimales respectivamente. Al disminuir decimales, Excel redondeará los valores. Por último, si pulsamos sobre el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Número, accederemos al cuadro de diálogo Formato de celdas que ya conocemos.

ALINEACIÓN DEL CONTENIDO DE UNA CELDA Ya sabemos que cada tipo de dato en una hoja de cálculo, mantiene una alineación por defecto: los textos a la izquierda y el resto de datos alineados a la derecha. Pero en muchas ocasiones necesitaremos otro tipo de alineación en función del diseño de la hoja o la distribución de los datos. La forma más sencilla de alinear la información es mediante los iconos del grupo Alineación de la ficha Inicio.

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Primero seleccionamos las celdas que queramos alinear (recordemos que para añadir rangos discontinuos es necesario mantener pulsada la tecla Control y seleccionar las celdas o rangos a añadir). Después podríamos alinearlo a la izquierda con el botón Alinear a la izquierda o, para centrar la selección, bastará con pulsar el botón Centrar . Si es preciso, podremos cambiar la distancia entre el borde izquierdo de la celda y el texto, pulsando los botones Aumentar o Disminuir sangría . Desde el botón desplegable Orientación es posible inclinar las celdas entre las distintas opciones que Excel ofrece.

Para decidir la posición vertical del contenido de las celdas respecto de ellas, usamos los botones de Alineación vertical que se encuentran la parte superior del grupo Alineación. De este modo, podremos decidir si el contenido se alineará respecto del borde superior, se centrará en la celda o se alineará respecto del borde inferior. Todas las herramientas anteriores se encuentran también en el cuadro de diálogo Formato de celdas dentro de la pestaña Alineación. Existen dos formas distintas para acceder a dicho cuadro: bien pinchando con el botón derecho del ratón sobre cualquier celda y eligiendo Formato de celdas, bien pinchando en el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Alineación de la ficha Inicio.

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Desde este cuadro accedemos también a algunas opciones que no teníamos en el grupo. Cabe mencionar la opción Justificar dentro de la listas desplegables Horizontal y Vertical, que distribuye el contenido de la celda a lo ancho y a lo largo de la misma, respectivamente, alineándolo a la izquierda. Otra opción sería Distribuido, que es similar a la anterior, sólo que no alinea el contenido a la izquierda.

COMBINAR CELDAS En muchas ocasiones encontraremos que los datos no caben en una sola celda y que, además, no podemos cambiar el ancho de la columna para que entren. La solución es combinar las celdas que sean necesarias, esto es similar a unir varias celdas en una sola. Para combinar celdas, Excel cuenta con el botón desplegable Combinar y centrar situado en el grupo Alineación de la ficha Inicio. Al pinchar sobre la flecha que lo acompaña encontramos distintas opciones de combinación. Veamos cada una de ellas:

Combinar y centrar: la selección previa de celdas se convierte en una sola y además, el contenido aparece centrado en ella.

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Combinar horizontalmente: en este caso, Excel combina fila a fila el contenido de la selección y deja la alineación predeterminada a la izquierda. Combinar celdas: en este caso aparece un mensaje indicando que al combinar varias celdas, sólo se conserva el texto de la primera del rango. Al aceptar el aviso, vemos que Excel combina todas las celdas en una, pero borra parte del texto. Este mensaje aparece siempre que combinemos distintas celdas organizadas en filas, a no ser que seleccionemos la opción Combinar horizontalmente.

Para eliminar la combinación realizada sobre las celdas, basta con seleccionar la deseada y elegir la opción Separar celdas. Desde la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas, existe una opción parecida a lo anterior, se trata del comando Centrar en la selección que se encuentra en la lista desplegable Horizontal. La diferencia con Combinar y centrar radica en que la primera no elimina el contenido de las demás celdas, que por otro lado, siguen estando presentes en la hoja de cálculo. La zona Control de texto del mismo cuadro, contiene dos comandos también interesantes en el caso de que el texto no entre en una celda.

La opción Ajustar texto, deja la columna igual de ancha pero reparte el texto en varios renglones dentro de las celdas. Reducir hasta ajustar, encoge el tamaño de las fuentes hasta que el contenido entre completamente. También podemos ajustar texto desde el botón con el mismo nombre en el grupo Alineación.

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FORMATO DE FUENTE Para mejorar el aspecto de una hoja de cálculo, también podemos modificar las fuentes. Podemos hacerlo utilizando el grupo Fuente de la ficha Inicio. Primero tenemos que seleccionar las celdas que deseamos cambiar.

Para cambiar el tipo de fuente, basta con que despleguemos la lista Fuente y escojamos la que vayamos a utilizar. En la lista Tamaño de fuente escogemos el cuerpo de la fuente. Usando los botones Aumentar y Disminuir tamaño de fuente también variamos el cuerpo de la fuente. Si queremos cambiar su estilo, usamos los botones Negrita, Cursiva o Subrayado. Este último viene acompañado de una flecha que al pulsar sobre ella, muestra los distintos tipos de subrayado que podemos usar.

Para cambiar el color de las fuentes, hacemos clic en la flechita del botón Color de fuente y escogemos el que queramos. Si no es suficiente con las muestras predefinidas podemos pinchar sobre la opción Más colores que abrirá el cuadro de diálogo Colores en el que encontramos a través de sus dos pestañas infinidad de muestras entre las que elegir. También es posible realizar estas operaciones a través del cuadro de diálogo Formato de celdas. Seleccionamos las celdas y pulsamos el Iniciador de cuadros de diálogo del grupo Fuente. En el cuadro de diálogo que se abre pinchamos la pestaña Fuente. Podremos escoger la fuente, su estilo, tamaño y su color.

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En la lista Subrayado elegimos el estilo de guión para cuando usemos subrayados y también podremos escoger algunos efectos. Para efectuar los cambios, apretamos el botón Aceptar.

PALETA DE HERRAMIENTAS FORMATO Cuando pinchamos con el botón derecho del ratón sobre una celda o rango de celdas, observamos que además del menú contextual aparece una pequeña barra de herramientas. Esta barra recibe el nombre de Paleta de herramientas formato, e incluye las opciones de formato más comunes que podemos aplicar al contenido de las celdas. En la imagen podemos comprobar los comandos que la forman.

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BORDES Y TRAMAS Debemos saber que, por defecto, las líneas de la cuadrícula de las hojas de cálculo no se imprimen. Normalmente usaremos bordes y sombreados para definir o resaltar las áreas que deseemos. Para hacerlo, efectuamos una selección, hacemos clic con el botón derecho del ratón y seleccionamos la opción Formato de celdas. Hacemos clic en la pestaña Bordes. Elegimos el tipo de línea que queremos utilizar en la lista Estilo y cuál será su color en la lista Color. A continuación, usamos los botones de las secciones Preestablecidos y Borde, para añadir contornos a la selección. Con los mismos botones o simplemente pinchando sobre los bordes, podremos eliminar los que sobren.

Si queremos rellenar el fondo de las celdas seleccionadas, pinchamos en la pestaña Relleno. Aquí podremos escoger el color y, si queremos, un diseño de trama geométrica.

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Estas operaciones se pueden realizar desde el grupo Fuente. Desplegando el botón Bordes , podremos escoger el que precisemos y con el botón Color de relleno , el color de fondo de la selección. Al desplegar el botón Bordes también tenemos la opción de dibujar éstos. Lo primero que debemos elegir es el Estilo de línea que tendrá el contorno y su color. Vemos que el puntero del ratón se transforma en un lápiz. Al pinchar y arrastrar éste sobre las celdas, dibujaremos el contorno elegido. Si pulsamos sobre la opción Dibujar cuadrícula de borde, dibujaremos tanto el contorno como los bordes interiores de las celdas. Para eliminar los bordes dibujados, usaremos el comando Borrar borde. Ahora el puntero del ratón se transforma en un borrador que al pinchar y arrastrar sobre las celdas, hará desaparecer el contorno de éstas. Si desplegamos el botón Estilos de celda del grupo Estilos de la ficha Inicio, vemos que Excel cuenta con distintos formatos de bordes y rellenos predeterminados que podremos aplicar a nuestras celdas con sólo pulsar sobre ellos.

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FORMATO DE FILAS Y COLUMNAS Ya hemos visto que a veces es necesario ajustar el tamaño de filas o columnas para mejorar el aspecto de las hojas de cálculo. La altura de las filas varía automáticamente con el tamaño de la fuente empleada por lo que rara vez tendremos que modificarlo. Sin embargo la anchura de las columnas no aumenta con el contenido, por lo que deberemos realizar ajustes. Primero seleccionamos una celda de la columna que vamos a ensanchar y desplegamos el botón Formato del grupo Celdas.

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Autoajustar ancho de columna y autoajustar alto de fila, produce el mismo efecto que hacer doble clic entre los títulos de las columnas o de las filas para adoptar el ancho o alto al texto más largo contenido en la columna o fila, respectivamente. Hacemos clic en la opción Ancho de columna. En el cuadro que se abre, anotamos el ancho que necesite la columna y aceptamos.

De esta manera, también podemos cambiar las filas, seleccionamos una celda de la fila a cambiar, desplegamos el botón Formato y, escogemos Alto de fila. Ahora, escribimos el alto de la fila y aceptamos para ver el resultado. A veces resulta muy interesante que ocultemos los datos contenidos en una fila o columna. Primero situamos el cursor en una celda de la fila o columna que queramos ocultar. A continuación, desplegamos el botón Formato y situamos el cursor en la opción Ocultar y mostrar. Finalmente, elegimos Ocultar filas o columnas, según lo que deseemos ocultar, y vemos cómo ha desaparecido el elemento indicado. Si queremos volver a mostrarla, seleccionamos varias de las celdas que rodeen a la fila o columna oculta, desplegamos el botón Formato y, en la opción Ocultar y mostrar, hacemos clic en Mostrar filas o Mostrar columnas. La opción Ancho predeterminado, permite modificar el ancho estándar de todas las columnas de la hoja.

FORMATO DE HOJA Ya sabemos que Excel nombra las hojas de cálculo como Hoja 1, Hoja 2 y así sucesivamente, pero podremos renombrarlas de la forma que deseemos. Para cambiar el nombre de las hojas. Nos situamos en la hoja correspondiente, desplegamos el botón Formato del grupo Celdas y dentro de la sección Organizar hojas, seleccionamos la opción Cambiar el nombre de la hoja. Observamos que el nombre de la pestaña aparece sombreado, si escribimos un nuevo nombre, se sobrescribirá. C/ Maestra Balbina Cerdeño, nº4. Puente Genil.

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También se puede hacer con el menú contextual. Pinchamos en una pestaña con el botón derecho del ratón y escogemos la opción Cambiar nombre. Una vez más podremos sobrescribir el que queramos.

En Excel tenemos la posibilidad de asignar un color distinto a cada pestaña. Para hacerlo, activamos la hoja correspondiente, desplegamos el botón Formato y, en la sección Organizar hojas, nos posicionamos en Color de etiqueta. Pinchamos en un color y cuando cambiemos de hoja veremos el resultado. También podemos hacerlo con el menú contextual. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña y seleccionamos la opción Color de etiqueta. Aplicamos el color deseado. También es posible colocar una imagen como fondo de una hoja de cálculo. Para ello, nos situamos en la ficha Diseño de página y pulsamos en el botón Fondo del grupo Configurar página.

Se abrirá un cuadro de diálogo donde localizar el archivo que contiene la imagen para el fondo. Exploramos la lista Buscar en, hasta encontrar el archivo. Una vez encontrada, aceptamos el cuadro y veremos el resultado. Para quitar la imagen y dejar el fondo en blanco, pulsamos sobre el mismo botón ya que ahora se ha convertido en Eliminar fondo. También tenemos la posibilidad de ocultar las hojas de cálculo. Si queremos hacerlo, activamos la hoja, desplegamos el botón Formato y, en Ocultar y mostrar, seleccionamos la opción Ocultar hoja.

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Para volver a ver las hojas ocultas, seleccionamos la opción Mostrar hoja del submenú anterior y aparecerá un cuadro con el nombre de las hojas ocultas del libro, seleccionamos la que deseamos visualizar y pulsamos el botón Aceptar.

Para ocultar o mostrar libros enteros, usamos los botones con ese nombre del grupo Ventana de la ficha Vista.

OPERACIONES CON CELDAS Y RANGOS DE CELDAS EDITAR UNA CELDA Hemos visto en temas anteriores como formatear el contenido de las celdas. El problema es que dichos formatos se aplican siempre a la celda en su totalidad. ¿Y si queremos por ejemplo que el texto contenido en una celda sólo posea una palabra en Negrita? para resolver problemas cómo éste, debemos editar la celda y podemos hacerlo de tres formas diferentes: - Pulsando la tecla F2. - Haciendo doble clic sobre la celda. - Pinchando directamente en la barra de fórmulas.

Ahora, podremos seleccionar y modificar sólo parte del contenido de una celda, si es ese nuestro deseo.

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COPIAR Y PEGAR En Excel existen varias formas de copiar y pegar celdas y rangos de celdas. Vamos a ver primero las comunes a todo Office. Para poder copiar una celda, primero debe estar seleccionada. Después tenemos tres opciones: - Podemos activar el menú contextual de la celda y seleccionar la opción Copiar. Al copiar la celda, ésta aparecerá recuadrada con una línea punteada intermitente. - Podemos pulsar el botón Copiar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio. - También podemos pulsar la combinación de teclas Control + C.

Cuando copiamos una celda hacemos un duplicado del contenido de la celda en una zona de memoria denominada Portapapeles, del funcionamiento del portapapeles hablaremos más adelante. Este duplicado estará disponible para pegarlo en otra celda que puede estar situada en la misma hoja, en otra distinta del mismo libro o incluso en otro libro distinto. Para pegar este duplicado en la celda de destino, primero debemos seleccionar dicha celda y, a continuación, volvemos a tener varias opciones: - Presionar el botón Pegar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio.

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- Pulsar la combinación de teclas Control + V, o la tecla INTRO. La diferencia entre estos dos últimos métodos es que pulsando Control + V, podemos volver a pegar el mismo contenido en otras celdas, y con la tecla INTRO, habrá finalizado la operación. Abrir el menú contextual de la celda de destino y escoger entre una de las opciones de pegado que estudiaremos más adelante.

MOVER (CORTAR Y PEGAR) La operación Mover consiste en cambiar una celda a otra ubicación. Esta operación está asociada a las acciones cortar y pegar. Cuando cortamos una celda estamos creando una copia de la celda en el Portapapeles. Para Cortar una celda deberemos seleccionarla previamente. Después podemos seleccionar la opción Cortar del menú contextual.

También podemos pulsar el botón Cortar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio o la combinación de teclas Control + X.

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Una vez hemos cortado la celda, seleccionamos la celda destino y realizamos la acción Pegar como hemos visto en el apartado anterior. La operación Cortar y pegar se diferencia de Copiar y pegar en que una vez hemos realizado la acción Pegar, la información desaparece de la celda de origen.

COPIAR Y MOVER ARRASTRANDO También podemos mover celdas por el método conocido como Pinchar y arrastrar. Seleccionamos la celda o rango que vayamos a copiar, situamos el puntero del ratón en el borde de la selección hasta que aparezca una cruz negra con una flecha blanca apuntando a ella.

En ese momento pinchamos y arrastramos la selección hasta su nueva ubicación, vemos que Excel muestra una leyenda con los nombres de las celdas por donde pasamos el ratón para guiarnos dentro de la hoja de cálculo. Si lo que vamos a hacer es copiar, en lugar de mover, es muy parecido. Primero efectuamos la selección de lo que vamos a copiar. Después situamos el puntero en el borde de la selección y, mientras mantenemos presionada la tecla Control, pinchamos y arrastramos hasta soltar la copia. Existe una operación en Excel que se llama Autorelleno o Relleno automático que permite copiar pinchando y arrastrando, pero siguiendo un patrón de evolución de los datos determinado. Seleccionamos el dato que deseamos copiar y colocamos el puntero del ratón en el pequeño cuadro negro situado en la esquina inferior derecha del marco de selección. Observamos que aparece una pequeña cruz negra. En este momento, pinchamos y arrastramos con el ratón hacia la celda que queremos copiar. Como vemos, se efectúa la copia de los datos en todas las celdas. Al fiC/ Maestra Balbina Cerdeño, nº4. Puente Genil.

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nalizar la operación de Autorrelleno aparece un botón desplegable que al pulsarlo ofrece distintas opciones de relleno que son:

Copiar celdas: es la opción por defecto y al arrastrar, en las nuevas celdas se copian tanto los datos como el formato de la celda de origen. Rellenar formatos solo: con esta opción las celdas solo adoptan el formato de la celda de origen, no los datos. Y, por último, Rellenar sin formato: que copiará solo los valores, pero no les aplicará ningún formato de celda.

CARACTERÍSTICAS DE LA HERRAMIENTA AUTORRELLENO A parte de para copiar valores o fórmulas de una celda a otras, la herramienta Autorrelleno también posee una característica más, y es que, cuando las celdas a copiar son numéricas o de fecha y hora, se puede indicar el patrón de autorrelleno que se va a seguir. Para ello, es imprescindible, que indiquemos el intervalo deseado anotando los valores, como mínimo, en dos celdas diferentes. Por ejemplo, supongamos que queremos crear una columna numérica de celdas del cero al mil en intervalos de cien en cien. Anotamos en la primera celda de la columna el número cero y en la inmediatamente inferior, el número cien. Ahora seleccionamos el rango formado por dichas celdas y, pinchamos y arrastramos, el cuadro de Autorrelleno. A medida que arrastramos observamos la leyenda encima de la cruz indicando que los valores que se van a copiar siguen el intervalo de cien en cien.

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Cuando lleguemos al número mil, soltamos y observamos los resultados. Las celdas se han ido rellenando sucesivamente de cien en cien. Veamos ahora un ejemplo con fechas. Vamos a crear una lista de fechas con un intervalo de siete días entre cada una de ellas. Anotamos en la primera celda la primera fecha, por ejemplo el uno de noviembre de dos mil once, y en la celda de la derecha el ocho de noviembre de dos mil once. Seleccionamos ambas celdas y arrastramos el Cuadro de relleno hacia la derecha. Cuando soltemos el ratón, veremos cómo se han rellenado las celdas cada una con un intervalo de siete días posterior al anterior.

RELLENO AUTOMÁTICO DE FÓRMULAS Y FUNCIONES El relleno automático de fórmulas y funciones, consiste en copiar y pegar la fórmula o función mediante el Autorrelleno. Seleccionamos la celda donde se encuentra la fórmula y pinchamos con el ratón sobre el cuadrado que aparece en la esquina inferior derecha de la celda.

Cuando aparezca la cruz negra arrastramos hasta la última celda que necesite la fórmula. Si ahora seleccionamos varias de las celdas donde se ha copiado la fórmula veremos cómo la fórmula habrá ido adaptando sus referencias a las celdas según su nueva posición. Este procedimiento es muy rápido pero plantea problemas cuando no queramos que todas las referencias se adapten por lo que tendremos que prever cuáles de las referencias deben ser relativas, absolutas o mixtas. Los diferentes tipos de referencias se estudian en la siguiente lección.

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OPCIONES DE PEGADO Cuando copiamos o cortamos una celda o rango de celdas y, a continuación, ejecutamos el comando Pegar desde el menú contextual, Excel ofrece diferentes opciones de pegado representadas cada una por un botón. Veamos qué hace cada uno de ellos:

Pegar : pega tanto los valores como los formatos de la celda de origen en la celda de destino. Valores : pega en la celda de destino únicamente el valor que contenga la celda de origen omitiendo, si tuviese, cualquier función contenida en la celda de origen. Tampoco se pegan los formatos. Fórmulas : pega únicamente la fórmula que contenga la celda de origen en la celda de destino, actualizando las referencias contenidas en la celda de origen. No se copian los formatos. Trasponer : Se usa cuando lo que se copia es un rango de celdas dispuestas en una fila o columna. Lo que realiza es intercambiar la posición de los datos respecto a su origen, esto es, si el rango original estaba dispuesto a lo largo de una columna, al pegar, se colocará a lo largo de una fila y al revés si los datos originales estuvieran dispuestos a lo largo de una fila. Formato : pega únicamente el formato de la celda de origen en la celda de destino. No se pegan ni valores ni fórmulas. Y, por último, Pegar vínculo que crea, en la celda de destino, un vínculo a la celda de origen, igualando la primera a la segunda. No se copian los formatos.

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PEGADO INTELIGENTE Excel ofrece más opciones de pegado que las vistas en el apartado anterior, son las opciones de Pegado inteligente. Seleccionamos las celdas a copiar y pulsamos el botón Copiar del grupo Portapapeles. Situamos el cursor en la posición de destino y pulsamos el botón Pegar del mismo grupo. Observamos que se han pegado tanto los datos como el formato de la celda copiada, sobrescribiendo los títulos que había anteriormente en las celdas de destino. En la esquina inferior derecha del rango seleccionado aparece el icono del botón Pegar. Si hacemos clic sobre él aparecerá una lista de opciones de pegado dividida en tres secciones: La sección Pegar incluye los siguientes comandos: - Pegar : es la forma básica de pegar en la que se pegan tanto los formatos como los valores. - Fórmulas : únicamente pega la fórmula de la celda de origen en la celda de destino, actualizando, si es el caso, las referencias que la compongan. - Formato de fórmulas y números : igual que el anterior pero también pega el formato de número que tuviera la celda original (millares, moneda, decimales, etc.). - Mantener formato de origen : pega, además de la fórmula, el formato completo que tuviera la celda de origen. - Sin bordes : igual que el anterior, pero no pega el formato de bordes de la celda de origen en el caso de que ésta los tuviese. - Mantener ancho de columnas de origen : la celda de destino adopta también el ancho de la columna de la celda de origen. - Trasponer : intercambia los valores de filas por columnas y viceversa cuando se copian y pegan rangos de celdas. La sección Pegar valores contiene tres botones que se utilizan únicamente para pegar los valores contenidos en la celda de origen, no sus fórmulas. Estos botones son, por orden: - Valores : anota en la celda de destino el valor de la celda de origen sin aplicar ningún formato. - Formato de valores y números : anota en la celda de destino el valor de la celda de origen con el formato numérico que esta posea (millares, decimales, moneda…) C/ Maestra Balbina Cerdeño, nº4. Puente Genil.

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- Formato de valores y origen : anota en la celda de destino el valor de la celda de origen con todos sus formatos. En la sección Otras opciones de pegado encontramos los siguientes botones: - Formato : pega únicamente el formato de la celda de origen en la celda de destino sin anotar ningún valor o fórmula. - Pegar vínculo

: crea un vínculo desde la celda de destino a la celda de origen.

- Imagen : inserta el valor de la celda como un elemento gráfico independiente en la hoja de cálculo. - Imagen vinculada : es igual a la anterior pero, en el caso de que cambie el valor de la celda de origen, se actualizará en la imagen.

PEGADO ESPECIAL Además del pegado inteligente, Excel dispone de una opción de pegado denominada Pegado especial. Con esta opción contamos con formas de pegado similares a las del pegado inteligente. Seleccionamos el rango y pulsamos el botón Copiar del grupo Portapapeles. Después seleccionamos la celda de destino pulsando sobre ella con el botón derecho del ratón para mostrar el menú contextual y seleccionamos la opción Pegado especial. Como vemos se muestran las mismas opciones de pegado que estudiamos en el apartado anterior. Si hacemos clic sobre la orden Pegado especial se abre el cuadro de diálogo homónimo que permite realizar, además de todas las opciones de pegado vistas anteriormente, realizar operaciones matemáticas básicas con los datos.

Otra forma de acceder al Pegado especial es desplegando el botón Pegar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio. C/ Maestra Balbina Cerdeño, nº4. Puente Genil.

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COPIAR FORMATO Excel dispone de una opción para copiar únicamente los formatos de los elementos seleccionados. Seleccionamos la celda que tiene el formato de origen y pulsamos el botón Copiar formato del grupo Portapapeles.

Observamos que al puntero del ratón le acompaña un icono en forma de brocha, y la celda de origen aparece resaltada con una línea intermitente. Seleccionamos ahora el rango de celdas de destino y vemos cómo estas celdas han adquirido el formato de la celda original. Si hacemos doble clic sobre el botón Copiar formato, Excel permite pegar el formato en varias celdas a la vez aunque no sean consecutivas, pinchando y arrastrando la brocha sobre ellas. Para desactivar el botón bastará con volver a pinchar sobre él, pulsar la tecla Esc. o pulsar sobre cualquier otro comando. Al igual que podemos copiar los formatos, Excel dispone de una herramienta para borrarlos de las celdas. Si desplegamos el botón Borrar del grupo Modificar de la ficha Inicio, vemos que existe la opción Borrar formatos, para realizar lo anterior.

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Desde esta herramienta también podemos borrar sólo el contenido de la celda, respetando su formato si pulsamos la opción Borrar contenido (sería lo mismo que pulsar la tecla Supr. del teclado), borrar tanto el contenido como el formato, si pulsamos la opción Borrar todo, o borrar los comentarios que hubiese en la celda con la opción Borrar comentarios. Los comentarios son objeto de estudio más adelante en esta misma lección.

DESHACER Y REHACER Deshacer es una opción que nos permite eliminar la última operación realizada, además cuenta con una lista desplegable que nos permite seleccionar el número de acciones realizadas que queremos deshacer. También disponemos de la opción Rehacer para volver a restablecer las acciones eliminadas. Por ejemplo, vamos a seleccionar toda la hoja y pulsamos el botón Color de relleno del grupo Fuente de la ficha Inicio. Seleccionamos el color blanco. Ahora pulsamos sobre el botón Bordes del mismo grupo y seleccionamos la opción Sin borde. Como no nos gusta el resultado desplegamos la lista del botón Deshacer y seleccionamos Formato de celdas y observamos que vuelven a aparecer los bordes y el color en las celdas.

Observamos también que el botón Rehacer aparece activado, pulsamos sobre él y observamos cómo volvemos al estado inicial.

LISTAS PERSONALIZADAS Ya hemos visto que el Autorrelleno reconoce las fechas y horas como elementos de series concretas, así si autorrellenamos partiendo por ejemplo, de un mes o de un día de la semana, Excel copiará los siguientes de forma automática. Podemos crear nuestras propias listas, por ejemplo una lista con los siete colores del arco iris. Accedemos a la vista Backstage y pulsamos sobre el botón Opciones. Presionamos la ficha Avanzadas y nos desplazamos hasta el área General, al final de la misma, pulsamos sobre el botón Modificar listas personalizadas.

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Se abre el cuadro de diálogo homónimo y en la parte izquierda del mismo aparecen todas las listas predefinidas por Excel. Escogemos NUEVA LISTA e introducimos los nuevos elementos, separados por comas: Rojo, Anaranjado, Amarillo, Verde, Azul, Añil y Violeta.

Cuando tengamos todos los elementos de la lista pulsamos el botón Agregar y la nueva lista aparecerá en el bloque Listas personalizadas en la parte izquierda del cuadro de diálogo. Otra opción hubiera sido disponer de la lista en una hoja de cálculo y seleccionarla apretando primero el botón situado a la izquierda de Importar. Aceptamos los dos cuadros hasta llegar de nuevo a la hoja de cálculo y escribimos uno de los colores para probar la lista. A continuación, autorellenamos las celdas inferiores y vemos el resultado.

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COMENTARIOS Si lo deseamos, Excel permite insertar comentarios en las celdas. Para introducir un comentario debemos seleccionar primero la celda a la que va a ir asociado, y después seleccionar la ficha Revisar y pulsar sobre el botón Nuevo comentario del grupo Comentarios.

Automáticamente aparecerá un cuadro de texto, similar a una nota, donde podremos introducir el comentario. De forma predeterminada, aparece el nombre del autor del documento encabezando el comentario, aunque puede borrarse si se desea.

Una vez insertado el comentario, aparecerá un triángulo rojo en la esquina superior derecha de la celda a la que está asociado. Al pasar el puntero del ratón sobre la celda podremos leer el comentario. Gestionamos los comentarios desde el grupo Comentarios de la ficha Revisar.

Para insertar un nuevo comentario seleccionamos la celda donde queramos insertarlo y pulsamos el botón Nuevo comentario. Para modificar un comentario ya existente, seleccionamos la celda asociada al comentario y pulsamos el botón Modificar comentario. Para movernos de un comentario a otro utilizamos los botones Siguiente y Anterior. También podemos mostrar y ocultar, todos o un solo comentario. Para mostrar un sólo comentario debemos seleccionar la celda a la que está asociado y desC/ Maestra Balbina Cerdeño, nº4. Puente Genil.

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pués pulsar el botón Mostrar u ocultar comentarios. Para mostrar todos los comentarios basta con pulsar el botón Mostrar todos los comentarios independientemente de la celda seleccionada. Para eliminar un comentario, debemos seleccionar primero la celda a la que está asociado y después pulsar el botón Eliminar.

NOMBRAR CELDAS Y RANGOS Podemos asignar un nombre a una celda o a un rango de celdas. De este modo podemos trabajar utilizando el nombre en lugar de las coordenadas correspondientes. Para asignar un nombre basta con seleccionar la celda o rango de celdas y hacer clic sobre el cuadro de nombres de la barra de fórmulas. La coordenada aparecerá resaltada en azul, lo que significa que podemos introducir el nombre directamente.

A la hora de asignar un nombre debemos tener en cuenta las siguientes reglas de nomenclatura: - Los nombres, no pueden comenzar por número, ni pueden coincidir con una referencia de celda como A1. - Tampoco admiten espacios en blanco ni símbolos a excepción del guión bajo y el punto. - Pueden tener una longitud máxima de 255 caracteres y una longitud mínima de 1 carácter. - Si el nombre contiene un único carácter, éste no puede ser la letra C. Una vez hemos introducido el nombre pulsamos la tecla INTRO. Ya podemos utilizar el nombre dentro de una fórmula o función en lugar de la referencia.

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TRABAJAR CON NOMBRES DE CELDA Y RANGOS Otra forma de trabajar con nombres de celdas es desde el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas.

Igual que en el apartado anterior, debemos comenzar por seleccionar la celda, o grupo de celdas al que vamos a aplicar el nombre. A continuación, desplegamos el botón Asignar nombre a un rango y pulsamos sobre la opción Definir nombre. En el cuadro de diálogo que aparece le damos el nombre que queramos e, incluso se permite escribir un comentario a título informativo del mismo.

En el caso de tener una lista de datos que contenga cabeceras de columnas o filas, un modo muy rápido de asignar nombres es, seleccionar la lista completa y pulsar el botón Crear desde la selección. Excel identifica automáticamente la fila y columna de títulos si los hubiese, que será los que utilizará para dar nombre a los distintos rangos de celdas. Podemos crear más o menos nombres, activando o desactivando las casillas de verificación del cuadro de diálogo que se abre. Si aceptamos las opciones por defecto de éste, esto es, creando nombres a partir de los valores de la fila superior y columna izquierda, podemos ver cómo éstos han sido creados en el cuadro Nombres. C/ Maestra Balbina Cerdeño, nº4. Puente Genil.

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Aunque hayamos asignado nombres a los rangos de la lista, si ésta posee celdas que contengan fórmulas, los nombres no se habrán aplicado a las celdas que forman éstas, aún perteneciendo a la misma lista de datos. Para que aparezcan, las seleccionamos y elegimos la opción Aplicar nombres del botón desplegable Asignar nombre y aceptamos el cuadro de diálogo que aparece.

Las fórmulas ahora no estarán compuestas por coordenadas de celdas, sino por el nombre que le asignamos a éstas. Pulsando el botón Administrador de nombres se abre el cuadro de diálogo del mismo nombre, desde el que podremos Crear, Editar o Eliminar los nombres creados para el libro.

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FÓRMULAS ¿QUÉ ES UNA FÓRMULA? Una fórmula es una operación mediante la cual Excel calcula el valor que debe tomar una celda a partir de determinados datos. Estos datos pueden introducirse directamente en la fórmula o pueden estar almacenados en otras celdas. En este caso, estaremos hablando de referencias. Estudiaremos los diferentes tipos de referencias más adelante, en esta misma lección. Cuando los valores con los que se opera en una fórmula están contenidos en otras celdas, el resultado de la fórmula dependerá de los datos almacenados en las celdas a las que se hace referencia en la fórmula. Para que Excel trate los datos como una fórmula, ésta debe estar precedida por un signo igual. También están admitidos, los signos más y menos, aunque no es la forma más correcta de introducir una fórmula. Podemos observar que en las fórmulas precedidas por los signos más y menos, Excel introduce un signo igual al inicio de la fórmula.

Cuando el valor de una celda cambia, Excel automáticamente actualiza todas las fórmulas que contengan referencias a dichas celdas. En primer lugar realiza la operación de la celda que ha cambiado y seguidamente, por orden, actualiza las demás operaciones. En el caso de que tuviéramos multitud de fórmulas tardaríamos mucho tiempo en actualizar la hoja completa. Por eso, tenemos la opción de configurarlo, de manera que si queremos, Excel sólo lo actualizará cuando se lo ordenemos. Para ello, tenemos que abrir el cuadro de diálogo Opciones de Excel desde la vista Backstage, pulsamos en la pestaña Fórmulas y prestamos atención al área Opciones de cálculo. Si elegimos la opción Manual sólo se actualizarán los cambios cuando pulsemos F9.

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Cuando tenemos seleccionada la opción Manual para el cálculo de fórmulas, en caso de haber alguna fórmula sin calcular, aparecerá el mensaje Calcular en la barra de Estado. Existe también la opción Automático excepto para tablas de datos que permite que Excel actualice los cambios automáticamente a todas las fórmulas menos a las tablas de datos.

ELEMENTOS DE UNA FÓRMULA Una fórmula consta de indicador de fórmula, operandos y operadores. Toda fórmula comienza por un signo igual (=), este signo es el que indica que el contenido de la celda es una fórmula y no un texto. Como operandos, una fórmula admite los siguientes elementos: constantes, referencias y funciones.

Las constantes pueden ser números, texto o valores lógicos, los valores lógicos pueden ser VERDADERO o FALSO. Una referencia indica a Excel en qué celda o rango se encuentran los datos que debe utilizar la fórmula para realizar el cálculo. Una función es una fórmula predefinida por Excel. Podemos utilizar el resultado de una función como operando dentro de una fórmula. De las funciones hablaremos más adelante. Los operadores pueden ser aritméticos, de comparación o referenciales. C/ Maestra Balbina Cerdeño, nº4. Puente Genil.

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OPERADORES ARITMÉTICOS Utilizamos los operadores aritméticos para crear fórmulas matemáticas sencillas. La suma se expresa mediante el símbolo +, la resta con -, la multiplicación con el asterisco *, la división con la barra oblicua / y la potencia con el acento circunflejo ^. También se pueden hallar porcentajes con el símbolo % y podemos concatenar textos con el símbolo &.

OPERADORES DE COMPARACIÓN Los operadores de comparación sirven para establecer un balance entre datos, dando como resultado un valor lógico: Verdadero o Falso. - El operador mayor que (>) dará como resultado verdadero si el valor situado a la izquierda del símbolo es estrictamente mayor que el situado a la derecha. - El símbolo menor que (=) dará como resultado verdadero si el valor situado a la izquierda del símbolo es mayor o igual al situado a la derecha. También existe el operador menor o igual que (