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• Luis Prado

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COMPRAS 1. No se solicitan cotizaciones a varios proveedores para compras de materias primas Una deficiencia de control interno es no tener cotizaciones de los proveedores, porque se puede asumir que los encargados de las compras, estarían buscando proveedores que tengan precios más caros para beneficiarse y pactar comisiones con los proveedores, ya que al no tener cotizaciones de distintos proveedores no se puede comparar los precios. Se recomienda tener control de las cotizaciones para así evitar actos de corrupción. 2. Las órdenes de compra no son autorizadas por un funcionario responsable Actividad de control, indica que debemos tener políticas y procedimientos; una política que debería tener es que las compras debería tener un encargado, que se haga responsable de lo que se está adquiriendo y sea lo que en realidad está necesitando la empresa y no se tenga mercadería en stock que no genere un beneficio. Se asegura también que se esté comprando al proveedor que nos esté dando los mejores precios del mercado. 3. No se cotejan los precios incluidos en la orden de compra aprobada con los de la factura del proveedor Al no cotejar los precios con la factura, no tendríamos la seguridad de que el proveedor nos esté vendiendo con el precio antes pactado en la cotización. Sería recomendable que las cotizaciones se adjunten con las facturas como una medida de control y el encargado de provisionar las facturas pueda verificarlas. 4. Los informes de recepción no son prenumerados Al ser prenumerados tendríamos la seguridad de que tendríamos todos los informes, y que al momento de contabilizar las compras estén completas, ya que nos fijaríamos en la correlación, de esa manera tendríamos nuestro registro de compras correcto y al momento de declarar el DAOT no tendríamos diferencias con nuestros proveedores y pagaríamos a tiempo las compras y no tendríamos problemas con nuestros proveedores 5. No existen puntos críticos de inventarios (punto de pedido) Debería existir punto de pedido para así evitar falta de stock de mercaderías.

PAGOS 1. Se firman cheques sin documentación sustentatoria Los cheques deberían tener su respectivo sustento para así saber con precisión que se pagó, a quien y porque. El control es importante porque ante una fiscalización SUNAT seriamos observados y multados por ello. Se recomienda que todo cheque antes de ser firmado tenga su sustento adjunto para así evitar que se generen pagos incorrectos y maliciosos. 2. Se mantienen en caja cheques firmados en blanco para hacer frente a eventuales desembolsos.

No se debería tener cheques en blancos es una falla de control interno, puesto que podrían extraviarse, pagar cosas de uso personal, o beneficiarse con ese dinero. Se recomienda tener una caja chica para así utilizar el dinero que se necesite y esta sea rendida al finalizar la semana. 3. La empresa no paga en término a sus proveedores y pierde la posibilidad de aprovechar descuento por pronto pago Falta de control es no pagar puntualmente a sus proveedores porque nos tendrían como clientes morosos, no nos harían descuentos por pronto pago y no nos darían mercadería para pagar a largo plazo. Se recomienda tener un área que controle los pagos a proveedores y así evitar pagar fuera de tiempo y ahorrarnos pagos excesivos generados por intereses. 4. No se efectúan arqueos de caja chica Es importante realizar los arqueos de caja chica, para controlar el dinero que se está otorgando y que todos los gastos realizados estén sustentados, así también evitamos que la persona encargada haga mal uso de ello. 5. El cajero confecciona las conciliaciones bancarias Las conciliaciones bancarias deberían realizarse por una persona capacitada en esa función, de esta manera tendríamos la certeza de que las conciliaciones están realizadas de manera correcta. Se recomienda separar funciones. 6. Las conciliaciones bancarias no nos controladas por un funcionario responsable Las conciliaciones bancarias deberían ser revisadas por una persona responsable que no trabaje en la misma área de la persona que realizo la conciliación, para así verificar que se hayan conciliado correctamente cada una de las partidas. 7. Las conciliaciones bancarias son llevadas por un empleado de contaduría que lleva únicamente el libro de compras Estamos hablando de separación de funciones, cada empleado será responsable de funciones específicas, de la cual están capacitados. VENTAS 1. Las notas de pedido no son prenumeradas Deberían ser prenumeradas para así no perder ventas que benefician a la entidad, se recomienda tener el control de las notas y así evitar quedar mal con los clientes. 2. Los vendedores aprueban los límites de crédito de los clientes en forma posterior al ingreso de los pedidos La separación de funciones es importante los vendedores no deberían aprobar los límites de crédito, se debería implementar el área de créditos de cobranzas y

que ellos se encarguen de poner los límites y realizar las respectivas cobranzas. Los pedidos deben ser ingresados con previa revisión del área de créditos. 3. Las notas de créditos por devoluciones (cancelando ventas anteriores) aumentan considerablemente durante el primer mes del ejercicio (en relación con el promedio anual) Al cancelar las ventas se está generando desorden en la información, ya que se está reduciendo los ingresos. En el caso de los vendedores se les habría pagado comisiones por una venta que fue cancelada, este sería un pago incorrecto que perjudica la estabilidad económica de la empresa 4. No se analizan los resúmenes de cuenta recibidos Se deben realizar los resúmenes con las cuentas corrientes de los clientes, para de esa manera poder analizar, y si encontramos algunas diferencias revisar los motivos que lo originaron. INGRESOS 1. Los recibos de cobranza no son prenumerados Los recibos deben ser prenumerados para tener un control de las cobranzas y se pueda actualizar en nuestra base datos el estado crediticio de cada cliente. 2. Los recibos son prenumerados. Los talonarios (en blanco) son custodiados por secretaria de gerencia Efectivamente los recibos están debidamente prenumerados, en cuanto a la secretaria de gerencia, si esta es de confianza de los directores y gerentes pues no hay mayor problema. 3. No se efectúa endoso restrictivo de los valores recibidos Deberían endosarse con el nombre de la empresa, apenas se reciben, e inmediatamente hacer los depósitos respectivos a las diferentes cuentas de la empresa. Salvaguarda de activos. Análisis de las acreditaciones posteriores PRODUCCION 1. El acceso a almacenes es libre para todo el personal de la empresa El acceso a almacén debería ser solo para personal autorizado, uno de los motivos es que ellos conocen donde se encuentra cada uno de los materiales y sabrían dónde encontrarlo y dejarlo. Una persona externa tardaría en encontrar algún material y a la hora de devolverlo lo dejaría en cualquier lugar originando desorden.

2. Los inventarios físicos son efectuados por el encargado del deposito Las funciones de cada personal deberían estar establecidas, cada quien es responsable de una función y deberá encargarse por cumplir al máximo la labor encomendada. 3. No se efectúa análisis de obsolescencia del inventario Deberían realizarse los análisis ya que con ello, tendríamos la información precisa de que elementos ya no están funcionando y la empresa tomara la decisión de venderlo y así tener más espacio para otras actividades. También comprarían equipos modernos que beneficiarían la producción de la empresa. 4. No se toma inventario al cierre del ejercicio (el costo es determinado por deficiencia de inventario) La empresa al no tener cierre no tendría datos exactos de lo que tiene en su almacén, de cuanto empezó el ejercicio y con cuanto termino, no tendría el costo de mercadería vendida y hubiera diferencias en el sistema como en lo físico VARIOS 1. Los asientos de diario no son autorizados por un funcionario responsable Debería haber un funcionario responsable que se encargue de revisar los asientos de diario ya que el encargado podría haberse equivocado provisionando mal las cuentas o los destino de ellas, o alguna operación inexistente que generaría problemas en la contabilidad. 2. El contador depende del Tesorero cuya función principal es de administrar los ingresos y egresos de fondos Se tiene que separar las funciones, el tema de los ingresos de fondo debería estar a cargo del contador, el tesorero podría estar escondiendo información y el contador tendría que estar registrando movimientos sin tener la seguridad de que este fuera correcto, al hacer las conciliaciones estarían arrojando saldos que nos correctos.