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AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Automatización de Procesos Administrativos II TAREA 2 ANALISIS DE VALOR AGREGADO - AVA- Valor: 5 pts. Comité Área de Automatización de Procesos Administrativos Página 1 Nombre: Jose Gabriel Montenegro Classon Carné: 1110726 CEI: Central A distancia Fecha: 30/09/2014 Tutor: Hugo Renaldo Giron Rivera

TAREA PROPUESTA. Planteamiento del caso. La fábrica de muebles El Súper Mueble de Oficina, ha tenido un aumento en la demanda de muebles por tal razón para cumplir con los compromisos adquiridos ha contratado más personal, el cual hasta hoy día ha controlado su ingreso y egreso con un proceso de forma manual, que se describe a continuación:

a. El empleado debe anotarse en el libro de asistencia colocado al ingreso de la empresa, este libro es supervisado por un agente de seguridad privado. b. Luego de transcurridos 15 minutos después de las 8 de la mañana el libro de asistencia es llevado a la Jefatura de Personal. c. En la Jefatura de personal un Analista de Recursos Humanos en un tiempo aproximado de 3 horas traslada los datos a una hoja de Excel, denominado reporte de asistencia. d. El reporte es trasladado al Jefe de Personal de la Empresa, donde es archivado, para que al final de la semana sea totalizado el número de minutos ingresados después de las 8 de la mañana. e. Al final de la semana se consolida y se espera a tener los reportes semanales para consolidar el mes de llegadas tardes y luego informarle al empleado. Considerando la cantidad de tiempo y costo que implica el proceso manual, la empresa ha decido implementar un reloj biométrico para el control de ingreso y egreso de sus empleados. AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Automatización de Procesos Administrativos II TAREA 2 ANALISIS DE VALOR AGREGADO - AVAValor: 5 pts. Comité Área de Automatización de Procesos Administrativos Página 2 Sin embargo previo a la implementación del Sistema es necesario que se elabore lo siguiente: 1. Análisis de valor agregado tomando como base la Metodología Básica AVA, para el registro de ingreso y egreso de empleados del proceso actual. (3 pts.) 2. Indique cuales son los aspectos relevantes que agregan valor al proceso con la implementación del Sistema de Control de Ingreso y Egreso de Personal ya automatizado, (basado en un reloj biométrico) (2 pts.). Referencia: Consultar páginas 24 y de la 37 a la 42. Se sugiere elaborar la tabla 2.2 (Acciones Correctivas del AVA, pág. 39) 1. Análisis de valor agregado tomando como base la Metodología Básica AVA, para el registro de ingreso y egreso de empleados del proceso actual. (3 pts.)

Que se pretende al realizar el proceso: Tener el Control del personal en los Ingresos y Salidas así como entradas tarde y exceso de tiempo en horario de almuerzo. Definir el Valor desde el Punto de Vista del Cliente: Contar con la disponibilidad en el área de trabajo y que el cliente sea atendido en el horario establecido y que no se atrasen en sus solicitudes.

Descripción del Proceso: Proceso Anotación de Ingreso

Traslado del Libro de Asistencia

Descripción Del Proceso El empleado se anota en el libro de asistencia colocado al ingreso de la empresa el cual es supervisado por un agente de seguridad privada. Transcurridos 15 minutos después de las 8 de la mañana el libro de asistencia es llevado a la Jefatura de Personal.

Elaboración del Reporte de Asistencia

En la Jefatura de personal un Analista de Recursos Humanos en un tiempo aproximado de 3 horas traslada los datos a una hoja de Excel

Archivado del reporte de Asistencia

El reporte es trasladado al Jefe de Personal de la Empresa, donde es se registra, para que al final de la semana sea totalizado el número de minutos ingresados después de las 8 de la mañana.

Integración de los reportes semanales

Al final de la semana se consolida y se espera a tener los reportes semanales para consolidar el mes de llegadas tardes y luego informarle al empleado.

Análisis de pasos sobre el proceso de entradas y salidas del personal

Proceso

Que tan necesaria la actividad en el proceso.

Anotación de Ingreso Traslado del Libro de Asistencia Elaboración del Reporte de Asistencia

Si es necesario en este proceso Si es necesario aunque es obsoleto Si es necesario pero es preferible acortar el tiempo en elaborarlo No es necesario que se archive pero es preferible consolidar toda la información y pasar el reporte al final de la semana por correo electrónico No es necesario ya en una semana nos podemos dar cuenta de que empleado llega tarde e infórmalo en ese momento

Archivado del reporte de Asistencia

Integración de los reportes semanales

¿Estoy más cerca del objetivo que antes de realizarlo? Si Si Si No

No

Nuevo Proceso minimizando pasos que no agregan valor y agregando los que si generan valor:

Proceso Anotación de Ingreso

Descripción Del Proceso ya mejorado Tener un listado ya impreso con los datos del empleado para que solo firme e ingrese hora de llegada

Traslado del Libro de Asistencia

Transcurridos 15 minutos después de las 8 de la mañana el libro de asistencia es llevado a la Jefatura de Personal.

Elaboración del Reporte de Asistencia Diario

En la Jefatura de personal un Analista de Recursos Humanos en un tiempo aproximado de 1 hora traslada los datos a una hoja de Excel lo envía por correo electrónico

Consolidado Diario y Semanal

El reporte es verificado por el jefe de personal para notificar diariamente al empleado su llegada tarde y poder tomar medidas a final de la semana por llegadas tarde.

2. Indique cuales son los aspectos relevantes que agregan valor al proceso con la implementación del Sistema de Control de Ingreso y Egreso de Personal ya automatizado, (basado en un reloj biométrico) (2 pts.). Actividad Registro de huella digital del empleado

Es Necesario? Si es necesario

Verificación del reporte generado por el sistema

Si es necesario

Retroalimentación con el personal

Si es necesario

Agrega Valor? Si por que lleva un registro automático de ingreso y control de salida del empleado Si por que el biométrico genera el reporte en el cual se ahorra tiempo y se detecta con exactitud la hora de llegada y salida Si por que se le informa al personal sus ingresos tardes y tomar decisiones sobre las llegadas tarde.