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PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD - NTC ISO 9001 Actividad: AA2-EV2 TALLER PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORÍA Presentado por: José David Oñate Pérez Fecha: 01/03/2021 Grupo: 2257913

AA2-EV2 TALLER PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORÍA. Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa (real o simulada).

Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y conteste los siguientes puntos:

1. Diseño del programa de auditorías. El programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente:

a) Objetivos y alcance del programa de auditoría. b) Cronograma de las auditorías a realizar en el año. c) Criterios de auditoría. d) Auditores seleccionados por procesos. e) Recursos necesarios. f) Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

2. Diseño del plan de auditoría. El plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente:

a) Objetivos y alcance de la auditoría.

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b) Procesos a ser auditados. c) Criterios de auditoría y documentación de referencia. d) Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría. e) Métodos de auditoría a utilizar. f) Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.

Una vez termine de documentarse y aclarar las dudas con su instructor, debe entregar como evidencia lo siguiente: Archivo en un procesador de textos (Ejemplo: Word), que contenga todo lo solicitado.

Para entregar la evidencia solicitada, diríjase a: Actividad 2 / Evidencias / AA2-Ev2 Taller Programa y Plan de auditoría. DESARROLLO A OBJETIVO Plantear una metodología para realizar las auditorías internas con el fin de verificar si el sistema de gestión institucional y el sistema de gestión de la calidad se está ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y está acorde con las políticas administrativas y legales, para asegurar el control del cumplimiento de las actividades del Restaurante KARBON KILLERO realizando recomendaciones sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como también oportunidades de mejora en las actividades; apoyando a la alta gerencia en la toma de decisiones para corregir las problemáticas presentadas.

a. 1 Alcance del programa de auditoría. Desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorías

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internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la calidad en el Restaurante KARBON KILLERO en el periodo fiscal vigente. B CRONOGRAMA DE AUDITORIAS A REALIZAR Marzo 2021 2 3 4 5 8 9 10 11 12 16 17 18 19 22 23 24 25 26 30 31

DETALLE

Elaborar el programa de auditoria Preparar La Auditoria Realizar reunión de apertura Recolección de Información Preparar Conclusiones de la Auditoria Ejecutar reunión de Cierre Informe de Auditoria Distribuir el Informe y Socialización Abril 2021 Detalle 8 Realizar Seguimiento

22

30

C. CRITERIOS DE AUDITORIA PROVEEDOR ENTRADAS

*Programa de Auditoria *Plan de *Alta dirección Auditoria *Dependencias *Procesos de de la entidad la Entidad *Organismos *Planes de de Control Mejoramiento Vigentes *Auditorias Anteriores

ACTIVIDADES Elaborar el programa de Auditoria Elaborar Planes de Auditoria Preparar la auditoria Realizar reunión de apertura Recolección de la Información Preparar conclusiones de la auditoria Ejecutar reunión de cierre Informe de Auditoria Distribuir el Informe Realizar Seguimiento.

SALIDAS

CLIENTE

RESPONSABLE

*Evidencias de la Auditoria *Hallazgos *Acciones Correctivas y Preventivas. *Informes de Auditoria *Planes de Mejoramiento

*Alta Dirección *Dependencias Jefe de Control y/o procesos Interno de la entidad Líder Organismos de auditor Control

grupo

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DOCUMENTOS

REGISTROS

Manual de procedimiento

Plan de mejoramiento

Lista de verificación

Manual de Implementación

Programa de Auditoria

Formato de Programa de Auditoria

Manual de Competencias

Informe

de

Auditoria, Formato

anteriores Auditorias

de

Informe

de

Auditoria

D AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS DETALLE

NOMBRE

ELABORO JOSE OÑATE

CARGO LICENCIADO EXPERTO EN SISO

REVISO

PEDRO PEREZ

JEFE DE COCINA

APROBO

JUAN GOMEZ

ADMINISTRADOR

FECHA

FIRMA

Y

D.RECURSOS NECESARIOS

RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina, Auditores de calidad de la empresa, Viáticos, papelería y útiles. TECNOLOGICOS HARDWARE: Equipos de computadoras e impresoras Software: Internet, aplicativos, Office. INFRAESTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina de gerencia g) IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

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IMPACTO DESCRIPCI

RIESGO (I+P) MANEJO

el

no

se cumpla en su totalidad

3 1

2

3

Deficiencia en el seguimiento a la gestión

y

la

6 Inaceptable

2

5 Importante

1

4 Moderado

AS

programa de auditoria

DEL 3 Tolerable

DEL CONSECUENCI

Que

nto

DAD

DEL

POSIBLES

RIESGO

Incumplimie

VALORACION

2 Aceptable

ON

PROBABILI

RIESGO

Asumir X

X

5 IMPORTANTE

MEDIDAS

y Capacitaci

enfrentar

ón

el riesgo

constante

calidad Decisiones

Inexactitud

Informes

no Equivocadas

basados

en basadas

las

informes

evidencias

ajustados

reales

realidad

en no X a

la

de

la

Asumir X

5 IMPORTANTE

y Capacitaci

enfrentar

ón

el riesgo

constante

entidad

2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: A. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA Ejercer un control de la información de la gestión Económica y de Producción del Restaurante KARBON KILLERO ALCANCE: Ejecución presupuestal de la organización y Productiva correspondiente al 2021 por el concepto de gastos generales y la producción Operativa B. PROCESOS A SER AUDITADOS Procesos estratégicos:  Planeación estratégica.  Desarrollo del Plan Estratégico  Desarrollo de planes  Procesos Misionales

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 Proceso operativo Procesos de apoyo conexos:  Proceso de Producción en Cocina. Procesos de Apoyo.  Proceso estratégico.  Proceso de contratación.  Proceso Económico.  Proceso de Gestión Humana.  Procesos administrativos.  Procesos de evaluación y control. C) CRITERIOS DE AUDITORIA Y DOCUMENTACION DE REFERENCIA a. Elaborar el Plan de visita de Auditoría. Precisar los detalles de la auditoría tales como:  Determinación del tipo de auditoría.  Determinación de equipos electrónicos almacenamiento a utilizar  Consideración y definición de fechas, inicios y terminación, actividades, preparación y entrega de informe.  Asignación de tareas al equipo auditor.  Determinación de recursos necesarios. Definir:  Objetivo.  Alcance  Antecedentes b. Someter el Plan de visita de Auditoría a aprobación del gerente del área de producción. c. Generar comunicaciones necesarias. d. Abrir archivo documental de la auditoria. D)

UBICACIÓN,

FECHAS,

ACTIVIDADES DE AUDITORIA.

TIEMPO

ESPERADO

Y

DURACION

DE

LAS

PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS

Cronograma. Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria. Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011:2002 Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las buenas prácticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente:  Preparación del Plan de Auditoría  Asignación de las tareas al equipo auditor  Preparación de los documentos de trabajo  Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su celebración  Recopilación y verificación de la información  Generación de hallazgos de la auditoría  Preparación de las conclusiones de la auditoría  Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración.  Preparación del informe de auditoría  Aprobación y distribución del informe de auditoría. E) METODOS DE AUDITORIA A UTILIZAR Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:  Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar  Una declaración de las normas de auditoría generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptación.  Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen.  Aplicación de normas generales a situaciones específicas  Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto.  F) ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado, en coordinación con las unidades administrativas correspondientes.  Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.

PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS

 Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.  Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica.  Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que estos cumplan eficientemente con sus obligaciones.  Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas. 3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Fue una actividad un poco complicada, donde se necesitaba apoyo para tener un análisis en cada punto propuestos aprendí a realizar un plan de auditoria, mirando que para dicha realización se debe tener en cuenta las fallas que está teniendo el Restaurante

y que no está dejando que tenga un óptimo funcionamiento, fue una

actividad muy interesante aprender a desarrollar este tipo de trabajos nos ayuda a crecer personalmente y a analizar detalladamente cada proceso necesario para ayudar a una organización en su producción o como tal en su área afectada, pero de todo lo que más me pareció interesante es el grado que debe tener la persona a auditar, ya que tiene que estar involucrada y saber sobres los distintos procesos que se llevan en distintas áreas, es un trabajo bastante creativo pero con procesos los cuales sirven para un gran desarrollo empresarial y productivo