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Cliente:__________________________________________

Periodo: ________________________

EVALUACION CONTROLES GENERALES (AMBIENTE DE CONTROL) 1. a las características de la la exactitud entidad que influir en el desempeño de la responsabilidad depuede control. 2. Se Norefiere tiene un efecto directo sobre de pueden los registros contables y de los estados financieros pero afectar el desempeño de los controles internos de contabilidad (es decir, conciencia de control). 3. Conciencia de la necesidad para controles (es decir, es la Gerencia consciente de la necesidad de seguridad?). 4. Las características no están asociadas con ningún ciclo de transacción en particular. A continuación se presentan los aspectos mínimos que deben ser tenidos en cuenta para efectos de evaluar la conciencia de control inicial de una entidad. Conciencia de Control La conciencia de control es la actitud de la gerencia y otros individuos responsables de los controles internos hacia el cumplimiento de sus responsabilidades de control. Los controles internos contables eficaces requieren orden y disciplina dentro de la entidad. La falta de una actitud positiva por parte de la gerencia hacia los controles internos puede, a largo plazo, resultar en que no se sigan los procedimientos establecidos o se mantengan los controles internos. Organización 1.- ¿Es la estructura de organización propicia a la conciencia de control? 2.- ¿Existen definiciones claras de las responsabilidades que aparentemente están en práctica para cada una de las siguientes: Ä Ä Ä Ä

Junta Directiva? Comité de Auditoría? Presidencia? Vicepresidencias?

3.- ¿Se especifican los límites de autoridad de individuos para autorizar transacciones Ä Por escrito? Ä Son conocidas por todas las entidades pertinentes? 4.- ¿Existen descripciones de trabajo adecuadas para: Ä El personal de contabilidad? Ä El personal de PED? 5.- ¿Existe un departamento de auditoría interna eficaz al cual la gerencia no haya colocado restricciones sobre el enfoque de su trabajo y que reporta a un nivel de la organización que propicia la objetividad del Departamento de Auditoría Interna? Supervisión

SI

NO

6.- ¿Existe un método establecido y eficaz para comunicar al personal las políticas contables, procedimientos, controles internos, y requisitos legislativos y regulatorios (Ej: manuales de contabilidad o instrucciones escritas)?

7.- ¿Asegura la gerencia que los sistemas contables (incluyendo los aspectos de PED) y de control interno están debidamente diseñados, se han realizado pruebas de aceptación sobre éstos, y han sido aprobados? 8.- ¿Vigila y supervisa la gerencia los sistemas de contabilidad (incluyendo los aspectos de PED) y los controles internos? 9.- ¿Existe una política uniforme de desarrollo de sistemas (incluyendo pruebas de aceptación) que se utiliza en todos los programas comprados o desarrollados internamente? 10.- ¿Existe una política uniforme que se sigue para todos los cambios de los programas existentes, incluyendo pruebas de aceptación? 11.- ¿Requieren estas políticas la participación activa de los usuarios en las fases importantes de desarrollo o de cambio, incluyendo una aprobación final?

12.- ¿Requieren los estándares de PED una documentación uniforme para cada una de las siguientes aplicaciones de PED: Ä Ä Ä Ä

Documentación de sistemas? Instrucciones de operación? Documentación para el usuario? Pruebas de aceptación?

13.- ¿Permite la carga de trabajo del siguiente personal a realizar sus responsabilidades de control interno? Ä Contabilidad? Ä PED? Ä Otros con responsabilidades de control interno (Ej: despachadores, celadores, etc)? Informes 14.- ¿Son los informes de la gerencia: Ä Ä Ä Ä Ä

Preparados regularmente? Preparados oportunamente? Preparados con suficiente detalle? Preparados utilizando procedimientos de cortes adecuados? Conciliados con los registros de contables?

15.- ¿Se utilizan los informes de la gerencia para controlar la seriedad de la información financiera a través de: Ä Comparaciones con presupuestos? Ä Comparaciones con información no financiera?

Ä Seguimiento de los informes de variación o cambios en los índices claves?

16.- Si el personal operacional o de informes financieros depende de listados de computadora generados por los usuarios finales mediante paquetes de generadores de informes externos al proceso normal de desarrollo de sistemas (Ej: Easytrieve, Lotus 1,2,3; Excel), ¿Existen procedimientos para asegurar que dichos informes sean exactos?

SEGREGACION DE FUNCIONES La segregación de funciones es un requisito muy importante para la mayoría de los controles internos. Debemos establecer si parece haber una segregación adecuada de la funciones para que los errores solo puedan ocurrir por la confabulación entre dos o más directores o departamentos. 17.- ¿Parece adecuada la estructura de la organización para proveer una debida segregación de funciones? 18.- ¿Se mantiene la segregación de funciones durante la ausencia del personal (Ej: vacaciones, enfermedad, o vacantes)? 19.- ¿Se requiere que todo el personal tome vacaciones? 20.- ¿Se autorizan o se realizan las siguientes funciones por usuarios que no pertenezcan al departamento de PED: Ä Ä Ä Ä Ä Ä

Iniciación de transacciones? Preparación de documentos fuente? Autorización de transacciones? Custodia de activos? Enmiendas a los archivos maestros? Corrección de errores de entrada?

COMPETENCIA DEL PERSONAL Debemos considerar los factores relacionados con la competencia del personal al desempeñar sus responsabilidades, ya que el personal incompetente puede invalidar los controles internos debido a su incapacidad de realizar los controles debidamente. 21.- ¿Están los métodos empleados para seleccionar al personal orientados a conseguir que haya competencia en las posiciones de: Ä Ä Ä Ä

Contabilidad? PED? Otros con responsabilidades de control interno? Gerencia?

22.- ¿Están los métodos empleados para entrenar al personal orientados a conseguir que haya competencia en las posiciones de: Ä Contabilidad?

Ä PED? Ä Otros con responsabilidades de control interno? Ä Gerencia? 23.- Están los métodos empleados para supervisar al personal orientados a conseguir que haya competencia en las posiciones de: Ä Ä Ä Ä

Contabilidad? PED? Otros con responsabilidades de control interno? Gerencia?

24.- Es probable que los métodos de evaluación y remuneración del personal aseguren que las personas en las siguientes posiciones sean capaces de cumplir sus responsabilidades: Ä Contabilidad? Ä PED? Ä Otros con responsabilidades de control interno? Ä Gerencia? 25.- Es relativamente estable la fuerza laboral (es decir, rotación) en: Ä Gerencia? Ä Departamento de Contabilidad? Ä Departamento de PED? 26.- Indican los siguientes factores la competencia del personal: Ä Baja frecuencia en los ajustes contables internos? Ä Pocos errores que requieran atención por el personal de PED? Ä Bajo nivel de quejas por los departamentos de usuarios de las aplicaciones de PED? Ä Baja frecuencia de ajustes de auditoría en períodos anteriores? PROTECCION DE ACTIVOS Y REGISTROS Esto incluye las medidas para prevenir la destrucción de, o el acceso no autorizado a, activos y registros, a fin de reducir la posibilidad de que el sistema de control contable se deteriore a causa de accidente, o catástrofe, y para asegurar la recuperación si éstos ocurren. Estas medidas también pueden ayudar a evitar que ocurran irregularidades, impidiendo el acceso a activos valiosos o documentos.

Física 27.- Existe una seguridad física adecuada sobre: Ä Efectivo? Ä Documentos valiosos (Ej: cheques, acciones al portador, escrituras, disco)? Ä Inventario? Ä Otros activos movibles y valiosos? 28.- Existen métodos adecuados para impedir el acceso no autorizado a: Ä Oficinas (Ej: recepcionistas, guardia,candados)?

Ä Documentos de contabilidad (Ej: archivos con candados, cajas fuertes, vigilancia)? Ä Terminales de computadoras? Ä Instalación de computadores? Ä Programas de computadora, discos, cintas y otros medios de almacenamiento de datos? Ä Documentación en papel (Ej: códigos fuente, documentación de sistemas)?

Lógica 29.- Existe una política de la compañía para proteger la información confidencial? 30.- Existen procedimientos (Ej: controles de contraseña) para restringir el acceso lógico a: Ä Ä Ä Ä

Datos contables? Programas de aplicación? Sistemas operativos? Entrada de datos en línea?

Retención de registros 31.- Requiere la política de retención de registros que los registros sean retenidos y disponibles para cumplir con los siguientes requisitos: Ä Operacional? Ä Legales y regulatorios? Ä Informe financiero? Seguros 32.- Tiene la compañía un seguro adecuado para: Ä Ä Ä Ä Ä Ä

Daño a activos? Pérdida? Robo? Responsabilidad civil? Manejo? Otros?

CONCLUSIONES:

____________________

sabilidad depuede control. ncieros pero afectar el

ad de seguridad?).

de evaluar la conciencia de control

roles internos hacia el cumplimiento disciplina dentro de la entidad. La plazo, resultar en que no se sigan los

Observaciones

REF: Auditor:

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Fecha Preparacion: SI

1)

¿Tiene la empresa un organigrama o esquema de organización?

2) ¿Las funciones del personal directivo y funcionarios principales de la administración están delimitadas por los estatutos?

X

3) ¿Los deberes del contador general están separadas de los de las personas encargadas del manejo de fondos, inversiones, etc.?

X

4) ¿Están bajo la vigilancia y supervisión de los jefes de contabilidad los empleados de este departamento los libros y registros contables en toda oficina o dependencia de la empresa?

X

5)

¿Tiene la empresa manual de procedimientos contables?

X

6) ¿Todos los comprobantes, informes y estados financieros son revisados y aprobados por departamentos e individuos distintos de aquellos que han intervenido en su preparación?

X

7) ¿Están debidamente aprobados los asientos por funcionario o empleado responsable?

X

8) Utiliza la empresa para efectos de control: ¿Informes que comparen los presupuestos con los gastos realizados?

X

¿Costos estándar?

NO

X

X

9) Los funcionarios y empleados que tienen atribuciones para revisar aprobaciones previas, están provistos de: ¿Modelos de las firmas de las personas autorizadas para tal efecto?

X

¿Instrucciones sobre la clase de operaciones que pueden se aprobados previamente, límite y monto de las mismas?

X

10) ¿Tiene la empresa un departamento de auditoria interna que opera en forma autónoma?

X

11) ¿Si lo tiene a quien rinde informes?

X

REF: Auditor:

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Fecha Preparacion: SI

NO

12) ¿Hemos revisado los programas de auditoria interna para determinar si son aprobados para llenar su cometido?

X

13) Contiene el informe de auditoria interna: ¿Conclusiones sobre la revisión?

X

¿Salvedades a las cuentas, cuando sean necesarias?

X

¿Sugerencias sobre las mejoras en los métodos de control interno?

X

14) Con respecto a los informes de auditoria interna: ¿Son revisados por funcionarios superiores?

X

15) ¿Toman como regularidad sus vacaciones los cajeros, almacenistas y demás empleados en puesto de confianza y sus deberes son asumidos por otros empleados?

X

16) Existe un procedimiento que prohíbe emplear dos o más funcionarios que desempeñen labores principalmente de contabilidad y caja, que tengan algún grado de parentesco y consanguinidad?

X

17) ¿Los funcionarios que manejan fondo o valores están respaldados con pólizas de seguros de manejo y cumplimiento u otra clase de garantía?

X

18) ¿Parece adecuado el monto de tales seguros o garantías?

X

19) ¿Existe el empleado competente encargado de todo lo relacionado con seguros?

X

OBSERVACIONES: Entrevista efectuada a la administradora de la Fundacion Maria del Carmen Gomez

AP 12 11-Nov-18 Preparacion: OBSERVACIONES

No han sido establecidos

Es la misma funcion de la auxiliar administrativa

Se comparan mensualmente No aplica

Ver recomendación en

Ver recomendación en

No aplica

No aplica

AP 12 11-Nov-18 Preparacion: OBSERVACIONES

No aplica

No aplica No aplica No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR SI GENERALES 1) Las funciones del deparamento de despacho son independientes del recibo, contabilidad, facturación y cobranzas?

X

2) Los pedidos de los clientes son revisados y aprobados por el departamento de crédito antes de su aceptación, o por personas que no tengan intervención alguna en despachos, facturación, manejo de cuentas de clientes?

X

3) Se efectúan los despachos únicamente con base en órdenes debidamente aprobadas?

X

4) Después del envío de los artículos, una copia de la orden de despacho es enviada directamente al departamento de facturación? FACTURACION 5) Las funciones del departamento de facturación son independientes de despachos, contabilidad, cobranzas?

X

6) El departamento de la facturacion envía copias de las facturas directamente al departamento de cuenas por cobrar?

X

7) Se hacen resumenes de las facturas y los totales se pasan al departamento de contabilidad, independientemente de los departamentos de cuentas por cobrar?

8)

Las facturas de ventas son controladas numéricamente por contabilidad?

X

9) Se comparan las facturas contra órdenes de despacho para cerciorarse de que los artículos enviados hayan sido facturados? 10) Se revisan las facturas en cuanto a cantidades, precios y cálculos?

X

CREDITOS 11) Las personas autorizadas para aprobar créditos son independientes de ventas, cuentas por cobrar, cajero?

X

12) Las notas de crédito por devoluciones y rebajas son aprobadas por el empleado que no tengan ingerencia en en el recibo, contabilización de pago de clientes, o de cualquier otro ingreso de la compañía?

X

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR SI 13) Las devoluciones de la mercancía llegan todas al departamento de recibo (Bodega) y las notas crédito respectivas?

X

14) La cancelación de deudas malas es revisada y aprobada por un funcionario responsale? 15) Se continúan las gestiones de cobro de tales deudas no obstante haber sido canceladas? OTRAS CUENTAS POR COBRAR 16) Los anticipos y préstamos a empleados son autorizados por un funcionario responsable?

X

17) Los saldos a cargo de los empleados son revisados períodicamente?

X

18) Los ajustes o cancelacione de otras cuentas por cobrar son aprobadas por un empleado diferente al que efectúa autorización, negociación, cobranza?

X

REGISTROS 19) El departamento de cuentas por cobrar funciona independiente de los departamentos de despacho, facturación, cobranzas? 20) Todos los asientos de las cuentas del cliente son registrados unicamente con base en copias de las facturas de venta , recibos de caja y otros documentos debidamente autorizados?

X

21) Un empleado distinto del encargado del registro de las cuentas por cobrar revisa las sumas y compara el balance de prueba de clientes contra la cuentas individuales para determinar que las partidas relacionadas esten respaldadas por cuentas en registros 22) Se prepara períodicamente un analisis por edades de vencimiento? 23) Se envía perídicamente extractos de cuenta a los clientes? 24) Se confirman períodicamente los saldos de clientes por parte del departamento de auditoría o encargado de la las cuentas por cobrar? COBRANZAS 25) Las funciones del cajero son independientes de las funciones de embarque, facturación, registro de cuentas?

X

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR SI 26) Los ingresos de caja son recibidos directamente por el cajero antes de que pasen por el encargado de cxc, o responsable de la teneduría de libros de la facturación?

X

27) El cajero tiene a su cargo al custodia de los ingresos desde que se reciben en su departamento hasta que se depositan en el banco?

X

28) En caso de que entreguen los cheques al encargado de cuentas por cobrar el cajero prepara una lista? 29) Los cheques y el efectivo recibidos se depositan intactos el mismo día o el día siguiente hábil?

X

Observaciones Todas las ventas se hacen de contado, en eventuales casos en efectivo el soporte de las facturas son consignaciones realizadas a la cuenta de la fundacion Se elaboran creditos a los profesores del colegio Claret y Santa dorotea con autorizacion de la administracion y se contabilizacion en distintas cuentas separadas Cada colegio efectua los descuentos por nomina correspondiente y traslada el dinero a la fundacion No se provisiona ya que el riesgo cobro es muy minimo

REF:

AP-14

Auditor:

2-Nov-18

Fecha Preparacion: NO

OBSERVACIONES

Se aprueban por administracion

Si son acredito

X

No aplica

X

No aplica

X

No aplica

REF:

AP-14

Auditor:

2-Nov-18

Fecha Preparacion: NO

OBSERVACIONES

X

No aplica

X

No aplica

X

No aplica

X

No aplica

X

No aplica

X

No aplica

X

No aplica

REF:

AP-14

Auditor:

2-Nov-18

Fecha Preparacion: NO

X

de las facturas son

zacion de la administracion ro a la fundacion

OBSERVACIONES

No aplica

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO INVENTARIOS SI REGISTROS 1) El departamento permanentes?

de contabilidad mantiene registros de inventarios X

2) Muestran estos registros: Cantidades. Localización. Mínimo. Máximo. Costo unitario. Valor total en pesos.

X X X X X X X

3) Los registros permanentes son ajustados según los resultados de conteo físico al menos una vez al año?

X

4) Se deja constancia de los conteos físicos llevados a cabo?

X

5) Si quienes manejan los registros permanentes de inventarios no pertenecen al departamento de contabilidad, ante quien se responsabilizan? 6) Si la empresa ha adoptado la política de cargar directamente a gastos, ciertas partidas por materiales y suministros, ha establecido también un sistema de control tal como control presupuestal de gastos? 7) En cuanto a las ordenes de entrega : Las entregas se hacen únicamente con base en ordenes debidamente autorizadas? Asegura el sistema, bien sea por medio de prenumeración o de otro modo, que todas las ordenes sean registradas? Los procedimientos adoptados proporcionan seguridad contra la alteración de tales ordenes con personas que tengan acceso a las existencias? CONTROL DE EXISTENCIAS DE INVENTARIO FISICO 8)

Los almacenistas son responsables de todas las existencias?

X

9) Los almacenistas y sus asistentes son los únicos que tienen acceso a todas las existencias? Especifique las excepciones.

X

10)

X

Se toman inventarios físicos por lo menos una vez al año?

11) El inventario físico es supervisado por personas independientes al almacenista o los responsables de llevar los registros de inventarios permanentes?

X

12) Se preparan instrucciones escritas como guía para aquellos empleados que llevan a cabo los inventarios físicos?

X

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO INVENTARIOS SI

13) Las tarjetas y planillas del inventario físico son revisados y controlados en forma tal que no se omita o se altere en las planillas finales de inventarios? 14) Se investigan inmediatamente las diferencias entre los registros permanentes y el resultado de los inventarios físicos? Quien las investiga? 15) Los ajustes a los registros de inventarios permanentes provenientes de inventarios físicos son aprobados por escrito por un empleado que no tenga intervención alguna en : Almacenamiento. Manejo de registro de existencias. Compra de mercancías. 16) Respecto a los materiales o mercancías en poder de otros depósitos, consignatarios, proveedores, clientes , etc. Se lleva un registro apropiados de tales artículos Periódicamente obtiene la empresa confirmaciones de dichas existencias?

X

X

X X X

CONTROL CONTABLE 17) El personal del departamento de contabilidad o auditoria interna revisa los precios unitarios, los cálculos y las sumas en los inventarios físicos?

X

18) Proveen los procedimientos de la empresa: Que se registren todos los pasivos correspondientes a la adquisición de materiales o mercancías incluidas en el inventario Que se excluyan del inventario partidas correspondiente a mercancías vendidas y facturas pendientes de despacho? Que se revisen las existencias de materiales en base de artículos obsoletos o de poco movimiento? Que las existencias se hallen adecuadamente aseguradas contra robo, incendio, etc.?

OBSERVACIONES: En el inventario se detecto mercancia obsoleta No existe poliza de proteccion de seguros contra todo riesgo

X X

REF:

AP-15

Auditor:

2-Nov-18

Fecha Preparacion: NO

OBSERVACIONES

X

No aplica

X

No aplica

X

No aplica

X

No aplica

X

No aplica

REF:

AP-15

Auditor:

2-Nov-18

Fecha Preparacion: NO

OBSERVACIONES

x

No aplica

X

Ver recomendación en

X

Ver recomendación en

KEY CONTROL:

Volver consolidado A. Financiera

CLAVE LISTA DE CONTROLES

INVENTARIOS Y COMPRAS

NO.

04

DEPARTMENT:

AUDITORIA

DATE:

0

0

(ASERCIONES) 0

Existe un proceso efectivo para asegurar que:

Actual 0

0

4

N/A

2

N/A

2

N/A

2

N/A

Se verifica un seguimiento periódico del plan estratégico

1

2

Existen políticas claramente definidas y expresadas en cuanto a recepción, almacenamiento y conservación de inventarios? Los ajustes en los registros de inventarios como consecuencia de la toma física de inventarios son autorizados previamente por el funcionario responsable? Las compras que entran en los inventarios están debidamente autorizadas de acuerdo al programa de compras?

3

Los ajustes de inventarios y pérdidas son revisados, aprobados y autorizados por personal que no esté involucrado en la responsabilidad de manejo y registro de los mismos?

4

Se llevan registros de inventarios adecuadamente valorizados?

2

N/A

5

Se efectúa en forma periódica la comprobación de los registros auxiliares de inventarios contra las respectivas cuentas de control del mayor?

2

N/A

2

N/A

2

N/A

6

7

Existen informes basados en los inventarios para facilitar el análisis de pérdidas y manejo de los mismos? Se realizan inventarios físicos en intervalos de tiempo, informes apropiados por lo menos una vez al año, para efectos de asegurar registros exactos de las cantidades reales en depósitos?

0

8

Son conciliados los recuentos físicos contra los registros de contabilidad e inventarios?

9

2

N/A

4

N/A

10

Son los inventarios físicos tomados por personas ajenas a la custodia de inventarios y a los encargos de manejo de registros?

3

N/A

11

Se encuentran las existencias protegidas contra deterioro físico, robo y siniestros?

1

N/A

12

Existen políticas claras rotación de inventarios?

N/A

N/A

13

Las diferecias de inventarios se ajustan oportunamente , después de obtener aprobación de una persona autorizada, independiente de bodega o almacén

3

N/A

sobre

la

2.4

0.0

olver consolidado A. Financiera

CALIFICACIÓN PROMEDIO DEL CONTROL / 0 - 0:

0

2.4 Needs Improvement

0

4 EF

Effective

01

JAN

2002

3 SA

Satisfactory

02

FEB

2003

N/A NI

No aplica

2 NI

Needs Improvement

03

MAR

2004

1 UN

Unacceptable

04

APR

2005

05

MAY

2006

07

JUL

08

AUG

09

SEP

10

OCT

2008

Q1

Q2

Q3 Q4

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO SI

1) Existe y se aplica una política par el manejo de propiedad, planta y equipo?

X

2)

X

Que tan eficiente es esta política?

3) Hay manejo de soportes de propieda planta y equipo en orden y de acuerdo a las dispocisiones legales?

X

4) Se registran adecuadamente los movimientos en las cuentas de activos fijos?

X

5) Se registran adecuadamente los movimientos en las cuentas de activos fijos?

X

6) Quién y como se hacen las autorizaciones para las modificaciones de propiedad planta y equipo?

X

7) Se realizan conteos físicos de propiedad, planta y equipo?

X

8)

Existen seguros para propiedad planta y equipo?

9) Hay políticas de valuación de activos fijos y se aplican adecuadamente las medidas de seguridad? 10) 11)

X

Se calculan y se registran adecuadamente las depreciaciones? Son adecuadas las condiciones de conservación de los activos?

12) Hay manual de funciones del personal que maneja la propiedad, planta y equipo?

OBSERVACIONES: Es necesario la consecuencion de una poliza de seguros en forma general Es adecuado registrar las depreciaciones de los activos fijos exitentes

X

REF:

AP-16

Auditor:

10-Nov-18

Fecha Preparacion: NO

X

X

X

OBSERVACIONES

No aplica

Ver recomendación en

No aplica

AUDITORIA FINANCIERA

ACTIVOS FIJOS

NO.

04

DEPARTMENT:

AUDITORIA

DATE:

CLAVE LISTA DE CON 0 0 0

0

CONTROL

CALIFIACIÓN

0

1

La entidad posee registros auxiliares de los activos fijos?

3

N/A

2

Los registros auxiliares se concilian periódicamente con las cuentas de control del mayor?

2

N/A

2

N/A

4

Se practican periódicamente constataciones físicas de los activos y se comparan sus resultados con los auxiliares correspondientes a fin de investigar las diferencias?

2

N/A

5

Todo el mobiliario posee una placa metálica con número de identificación y si el número coincide con el que aparece en el registro auxiliar correspondiente?

2

N/A

6

La entidad efectúa evaluaciones periódicas sobre los activos fijos con el fin de determinar y actualizar los valores asegurables?

2

N/A

7

Existen disposiciones por escrito para distinguir adecuadamente los gastos capitalizables y gastos de reparación?

2

N/A

8

Todos los activos fijos están soportados legalmente mediante escrituras y avalúos técnicos?

2

N/A

9

Existen constancias de los avalúos técnicos efectuados a los bienes?

2

N/A

(ASERCIONES)

3

Los registros auxiliares de activos fijos contienen la depreciación acumulada de las diferentes unidades, además de la información necesaria sobre localización, costos, mejoras, adiciones etc?

0

10

Existen registros sobre las valorizaciones de los bienes inmuebles?

1

2.0

N/A

0.0

CALIFICACIÓN PROMEDIO DEL CONTROL / CLAVE LISTA DE CONTROLES - 0:

0

2.0 Needs Improvement

0

4 EF

Effective

01

JAN

3 SA

Satisfactory

02

FEB

N/A NI

No aplica

2 NI

Needs Improvement

03

MAR

1 UN

Unacceptable

04

APR

05

MAY

07

JUL

08

AUG

09

SEP

20xx

Q1

20xx

Q2

20xx

Q3

20xx

Q4

20xx

2008

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PASIVOS SI 1) Autoriza la Junta Directiva la contratación de todos los préstamos?

X

2) Designa la junta directiva los funcionarios para firmar los distintos documentos?

X

3) Se cancela y archivan adecuadamente los documentos pagados?

X

4) Entrega al empleado que abre la correspondencia, directamente a los encargados de procesarlas y pagar las facturas recibidas?

X

5)

X

Se establece control de las facturas recibidas?

6) Una vez llegadas las facturas se identifican claramente las copias para evitar duplicación de pagos?

X

7) Se verifican las condiciones de pago, precios y controles, según facturas contra ordenes de compra?

X

8) Se verifican las partidas y cantidades según facturas, contra los informes de recepción?

X

9) Las personas involucradas en el proceso de elaboración, revisión, aprobación y pago de la nómina son diferentes? 10) Se investigan por persona independiente los sueldos y salarios no reclamados? 11) 12)

Existe un reglamento interno de trabajo debidamente aprobado? Existe provisión necesaria para pago de impuestos?

13) Existen registros sobre impuestos pagados y devoluciones por reclamaciones ganadas? 14) Se aprueba por funcionarios apropiados la contratación de nuevos empleados o despido?

OBSERVACIONES: La Fundacion no tiene obligaciones laborales a su cargo, asumidos por los colegios, las cuentas por pagar son aprobadas por junta economica y se les efectua el respectivo seguimiento

REF:

AP-17

Auditor:

19-Nov-18

Fecha : Preparacion: NO

OBSERVACIONES

X

No aplica

X

No aplica

X

No aplica

X

No aplica

X

No aplica

X

No aplica

AUDITORIA FINANCIERA NO. DEPARTMENT: DATE:

0 0

CONTROL

CALIFICA CIÓN OBLIGACIONES FINANCIERAS Y PROVEEDORESPROMEDI O DEL 04 CONTROL AUDITORIA / CLAVE LISTA DE CLAVE LISTA D 0 CONTROL ES - 0: 0

CALIFIACIÓN

0

4

N/A

4

N/A

4

N/A

4

N/A

4

N/A

4

N/A

4

N/A

4

N/A

4

N/A

4

N/A

4

N/A

4

N/A

(ASERCIONES) 1 2

3 4 5 6 7 8 9 10 11

Todas las obligaciones financieras son autorizadas por la junta directiva? Una vez adquirida la obligación los documentos que la soportan son enviados oportunamente a contabilidad paraentre su Se efectúa conciliación periódica registro contable? registros contables y los estados de cuenta presentados por el área encargada Se ejerce un adecuado control para el de su manejo? En caso existir pago oportuno del capital y dede intereses diferencias éstas sonincurra aclaradas y evitando que la entidad en gastos Se registra elmomento? valor real de las corregidas en su innecesarios? obligaciones? todas las adquisiciones se realizan mediante pedidos formales y órdenes de compras? Se prepara mensualmente una relación de cuentas por pagar y se concilia con los registros auxiliares y a su los vez estados con la Se concilian regularmente cuenta control del mayor? mensuales de proveedores con las

cuentas por pagar o facturas Se registran y controlan lospendientes? anticipos a proveedores en forma tal que se asegure que serán larecuperados el Se notifica sección de mediante Cuentas por descuento en las correspondientes Cobrar y se registran oportunamente los facturas? saldos deudores en las de Los registros auxiliares son cuentas conciliados proveedores? periódicamente con la cuenta de control del por unabancarios persona ajena su Los mayor sobregiros han asido manejo? autorizados de conformidad con las disposiciones fiscales y administrativas vigentes y se mantienen sin exceder el plazo establecido en tales normas?

4.0

0.0

0

0

4.0 Effective

0

4 EF

Effective

01

JAN

3 SA

Satisfactory

02

FEB

N/A NI

No aplica

2 NI

Needs Improvement

03

MAR

1 UN

Unacceptable

04

APR

05

MAY

07

JUL

08

AUG

09

SEP

10

OCT

2002 Q1 2003 Q2

2004 Q3 2005 Q4 2006

2008

AUDITORIA FINANCIERA

PATRIMONIO

NO.

04

DEPARTMENT:

AUDITORIA

DATE:

CLAVE LISTA D 0 0

0

0

CONTROL

CALIFIACIÓN

0

Todas las transacciones relacionadas con el capital social son debidamente aprobadas y autorizadas por la junta directiva o por funcionarios designados para tal efecto?

3

N/A

2

N/A

2

N/A

2

N/A

2

N/A

2

N/A

2

N/A

2

N/A

(ASERCIONES)

1

2

3

4

5

6

7

8

Los certificados aun no emitidos se encuentran debidamente custodiados y bajo control numérico?

Los certificados cancelados inutilizados y archivados?

son

debidamente

Se llevan los registros auxiliares para controlar separadamente la cuenta de cada accionista y se concilia con el libro de certificado de acciones? Todos los asientos contables relacionados con transacciones de capital social y utilidades retenidas están respaldados por la autorización correspondiente? El pago de dividendos es autorizado y aprobado por la junta directiva?

Se lleva una cuenta bancaria independiente para el pago de dividendos y dicha cuenta es conciliada periódicamente por el personal distinto al autorizado para firmar cheque para pago de dividendos? Se confrontan los cheques girados para el pago de dividendos con el total de acciones en circulación?

0

9

Se lleva un registro y transferencias de acciones?

control

sobre

las 2

2.1

N/A

0.0

2.1

CALIFICACIÓN PROMEDIO DEL CONTROL / CLAVE LISTA DE CONTROLES - 0: Needs Improvement

0

0

4 EF

3 SA

N/A NI

2 NI

1 UN

Effective

01

JAN

2002 Q1

Satisfactory

02

FEB

2003 Q2

Needs Improvement

03

MAR

2004 Q3

Unacceptable

04

APR

2005 Q4

05

MAY

2006

No aplica

07

JUL

08

AUG

09

SEP

10

OCT

2008

AUDITORIA FINANCIERA

CICLO DE INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR

NO.

04

DEPARTMENT:

AUDITORIA

DATE:

CLAVE LISTA DE CONTR 0 0 0

CONTROL

0 CALIFIACIÓN

0

1

Los fondos recaudados a través de la caja general, se consignan oportunamente en sus respectivas cuentas corrientes

3

N/A

2

Todos los cheques son revisados y aprobados por la persona responsable.

2

N/A

Las consignaciónes sin concepto son aclaradas máximo en el mes siguiente?

2

N/A

3

Se efectuan pagos a traves de transferencias electrónicas?

2

N/A

4

Existen políticas claras sobre cuantias menores para el pago con cheque?

2

N/A

(ASERCIONES)

5

Existen políticas y criterios preestablecidos para considerar la realización de inversiones?

2

N/A

6

Los responsables de la custodia de los valores están amparados por pólizas de manejo?

2

N/A

7

Se lleva un registro detallado de las inversiones en un departamento o por una persona distinta de aquella designada oficialmente para custodiarlas?

2

N/A

2

N/A

2

N/A

2

N/A

8

9

10

Las inversiones y otros documentos negociables se controlan periódicamente por medio de inspección física de personas que no las custodian, ni tengan acceso a ellas? De ser así por quien?

Se lleva un registro de entrada y salida de títulos valores de la caja fuerte? La información de ventas usada para el cálculo de las rentas y regalías a cobrar están debidamente sustentadas, autorizadas y son registradas a las cuentas memo del sistema contable.

0

11

Mensualmente se imprime un reporte de la antigüedad de las cuentas por cobrar.

2

N/A

12

Por lo menos de manera trimestral, se confirma las cuentas por cobrar mediante un estado de cuenta o carta y solicitando que la firmen como conforme.

2

N/A

2

N/A

13

Las diferecias de inventarios se ajustan oportunamente , después de obtener aprobación de una persona autorizada, independiente de bodega o almacén

2.1

0.0

CALIFICACIÓN PROMEDIO DEL CONTROL / CLAVE LISTA DE CONTROLES - 0:

0

2.1 Needs Improvement

0

4 EF

Effective

01

JAN

3 SA

Satisfactory

02

FEB

N/A NI

No aplica

2 NI

Needs Improvement

03

MAR

1 UN

Unacceptable

04

APR

05

MAY

07

JUL

08

AUG

09

SEP

10

OCT

20xx

Q1

20xx

Q2

20xx

Q3

20xx

Q4

20xx

2008

KEY CONTROL:

CICLO DE INGRESOS Y COBROS

NO.

02

DEPARTMENT:

FINANCE

DEPARTMENT:

CLAVE LISTA D 0 0

0

CONTROL

0 CALIFIACIÓN

0

3

N/A

3

N/A

3

Se exige un nivel suficiente de autorización para separarse de las políticas preestablecidas en cuanto a precios y descuentos

3

N/A

4

Se analiza la concentración de crédito antes de aprobar una operación?

4

N/A

5

Se comprueban las existencias pedidas por los clientes previamente a su embarque

2

N/A

6

Se registran adecuadamente y se siguen los anticipos de clientes

1

N/A

7

Se comprueban los datos del cliente y se actualizan adecuadamente

3

N/A

8

Se mantiene un registro de cuentas a cobrar en función de la antigüedad de los saldos

3

N/A

9

Se autorizan adecuadamente los saneamientos de créditos por morosidad o descuentos?

3

N/A

N/A

N/A

2.8

0.0

(ASERCIONES) 1 2

10

Existe presupuesto de ventas Existe una tarifa oficial de precios y una política predefinida de descuentos y devoluciones

Las funciones de venta, cobro y contabilidad se encuentran suficientemente segregadas

0

CALIFICACIÓN PROMEDIO DEL CONTROL / CLAVE LISTA DE CONTROLES - 0:

0

2.8 Necesita Mejorar

0

4 EF

Eficaz

01

JAN

3 SA

Satisfactoria

02

FEB

1 IN

Inaceptable No aplica

03

MAR

Necesita Mejorar

04

APR

05

MAY

06

JUN

07

JUL

08

AUG

N/A NI 2 NM

09

SEP

10

OCT

20xx

Q1

20xx

Q2

20xx

Q3

20xx

Q4

20xx

2007 2008

KEY CONTROL:

TESORERIA

NO.

03

DEPARTMENT:

AUDITORIA

DATE:

CLAVE LISTA D 0 0 0

CONTROL

0 CALIFIACIÓN

0

4

N/A

4

N/A

2

N/A

2

N/A

2

N/A

2

N/A

(ASERCIONES) 1

2

3

4

5

6

Existe un procedimiento de caja fija para los movimientos de caja Se arquea periódicamente la caja por personal independiente a la función de tesorería Los pagos se encuentran debidamente autorizados Se concilian periódicamente las cuentas corrientes bancarias, por personal independiente a contabilidad y tesorería Se realiza un seguimiento de las diferencias detectadas en la conciliación Se exige doble firma para disponer de fondos

7

Se autoriza suficientemente la apertura de nuevas cuentas corrientes

2

N/A

8

Se revisa periódicamente la liquidación de intereses de las cuentas corrientes

2

N/A

Se revisa al cierre, las diferencias de conciliación con incidencia en contabilidad y se informa a la misma

2

N/A

Se controlan las cuentas inactivas

1

N/A

9

10

2.3

0.0

0

CALIFICACIÓN PROMEDIO DEL CONTROL / CLAVE LISTA DE CONTROLES - 0:

0

2.3 Needs Improvement

0

4 EF

Effective

01

JAN

3 SA

Satisfactory

02

FEB

N/A NI

No aplica

2 NI

Needs Improvement

03

MAR

1 UN

Unacceptable

04

APR

05

MAY

06

JUN

08

AUG

09

SEP

10

OCT

20xx

Q1

20xx

Q2

20xx

Q3

20xx

Q4

20xx

2007

CIA XY Z

EVALUACION GESTION CONTROL INTERNO PRIMER SEMESTRE ANO 2019 AREA ADMINISTRATIVA AREAS Servicios generales

1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5

2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 Salud Ocupacional

1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 2 3.2.1 3.2.2 3.2.3

TION CONTROL INTERNO RE ANO 2019 PROCESOS

Vigilancia Se tienen establecidos los perfiles del personal requerido SE cuenta con adecuado proceso de selección del personal Se verifica si la empresa de vigilancia cuenta con los elemenos nesesarios para desempeñar sus labores Se le realizan pruebas sicoitecnicas al personal que aspira a realizar la actividad Se realizan reuniones periodicas para evaluar el desempeño del personal SUB TOTAL Aseo Se cuenta con un formato para la solicitud de los mnateriales e insumos para el aseo El personal de aseo cuenta con los elementos de proteccion para desarrollar sus actividades Existe un adecuado proceso de selección de los desechos organicos e inorganicos SUB TOTAL Correspondencia Se tienen establecidos los perfiles del personal requerido Se cuenta con un adecuado proceso de selección del personal Se verifica que el personal cuente con los elemenos nesesarios para desempeñar sus labores Se le realizan pruebas sicoitecnicas al personal que aspira a ocupar el cargo SUB TOTAL Mantenimiento se la hace mantenimiento oportuno a los equipos y herramientas de trabajo Se cuenta con una hoja de vida (uso) de cada uno de los equipos de tarbajo Se programan las actividades de mantenimiento de tal forma que no afecten el normal desarrollo de las actividades Copaso Está conformado el comité paritario de la empresa Se registro oportunamente ante el minproteccion social Opera de forma oportuna Se hace seguimiento y evaluacion periodica al copaso SUB TOTAL Gestion ambiental Existe politica de gestion ambiental Existe un adecuado proceso de selección de los desechos organicos e inorganicos Se cuenta con metodos y procesos de aprovechamiento de la materia reciclable SUB TOTAL

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CHECK LIST Puntaje 3 4 3 5 2 17

3 5 4 12 3 4 5 6 18 5 4 4

3 4 5 4 16 5 4 5 14

CIA XY Z

EVALUACION GESTION CONTROL INTERNO PRIMER SEMESTRE ANO 2019 AREA ADMINISTRATIVA AREAS Talento humano

1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.3.6 4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4

TION CONTROL INTERNO RE ANO 2019 PROCESOS

Selección y contratacion Se tienen los perfil establecidos para la selección del personal requerido Se publica la oferta de la vacante en un medio de amplia difusion Se cuenta con un adecuado proceso de selección del personal Se realizan las pruebas sicotecnicas al personal aspirante Se tiene politica relacionadas con el periodo de prueba Existe un adecuado empalme en la transferencia de los puestos de trabajo La vinculacion laboral se realiza cumplimiendo con los parametros de ley SUB TOTAL Nomina Se reciben las novedades de nomina de las demas areas Se verifica la informacionb recibida Se liquida la nomina de conformidad con los parametros de ley El pago se realiza de forma oportuna Se envian los aportes de cesantias y parafiscales a las entidades correspondioentesa tiempo SUB TOTAL Capacitacion El personal que ocupa los puestos de trabajo actualmente es competente Existe un adecuado empalme en la transferencia de los puestos de trabajo Se cuenta con un plan de capacitacion El plan de capacitacion se ajusta a las nesecidades del puesto de trabajo Se hace seguimiento y se evalua los resultados posteriores a las capacitaciones Existe un plan de mejoramiento frente al proceso de capacitacion impartida SUB TOTAL Bienestar social Existe un adecuado programa de bienestar social Se realizan encuestas sobre las necesidades de bienestar social Las actividades de bienestar social involucran a los miembros familiares de los trabajadores Se le hace seguimiento al personal en materia de rendimiento y motivacion SUB TOTAL

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CHECK LIST Puntaje 3 4 2 1 5 2 3 20 4 4 4 5 6 23 5 4 4 4 3 1 21 4 4 5 3 38

CIA XY Z

EVALUACION GESTION CONTROL INTERNO PRIMER SEMESTRE ANO 2019 AREA ADMINISTRATIVA AREAS Almacen y Compras

1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 3 4.3.1 4.3.2 4.3.3

TION CONTROL INTERNO RE ANO 2019 PROCESOS

Compras Se reciben los requerimientos de materiales de las diferentes area Se verifican las exitencias en almacen y compras Se realizan las cotizaciones pertinentes Se tienen politicas de compra establecidas Se cuenta con una base de datos de proveedores Se verifica que la mercancia recibida coincida con la orden de compra y la factura del proveedor SUB TOTAL Inventario Existe un formato de entrada de mercancia a almacen La salvaguarda de los inventarios está a cargo de una persona idonea Se cuenta con un adecuado sistema de control de los inventarios Se realizan tomas fisicas sorpresivas SUB TOTAL Distribucion y despachos La salida de los inventarios es soportada con un formato de salida de mercancia Se lleva un registro de entrega de mercancia Se verifica que la salida de la mercancia coincida con la registrada en la orden de requisicion SUB TOTAL

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CHECK LIST Puntaje 2 3 4 5 4 5 23 5 4 3 2 14 3 5 3 11