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• Miguel Delgado

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Código:

Contraloría General de la República

PR-GCERI-02 Versión: 01

Vigencia: ~/0..i.-'2019

SISTEMA DE GESTiÓN DE LA CALIDAD

~-Q LA CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA DEl PERÚ

PROCEDIMIENTO PUBLICACiÓN DEL INFORME DE SERVICIO DE CONTROL EN EL PORTAL WEB DE LA CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

NOMBRE

CARGO

Karen Vargas Saldar'ia

Comunicadora de la Subgerencia de Comunicación Ciucacana y Accoso a la Información Pública.

Oagmar Salazar Frias

FECHA

Especialista de Procesos de la Subgerencia

de Modernización

Pacla Ramos Tuyro

Comunicadora de la Gerencia Comunicación Corpo:-ativa

!:lias Tresierra Paz

Supervisor de Proceses de la Subgerencia de Modernización

AdMana Arciniega

Munaz

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2'1/03/2019

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Subgerente de Mode:r.izaci6n

Fernando Pinto H:liojosa

Suogerente de Comunicación Ciudadana y Acceso a la Información Pública,

Maria Canales Moscoso

Gerente de Comunicación Corporativa.

2q /03/2019

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"Cualquier impresión no es válida para el SGC" F05(PR-SGC.10)01

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• PROCEDIMIENTO PUBLICACiÓN DEL INFORME DE SERVICIO DE CONTROL EN EL PORTAL WEB DE LA CONTRALORiA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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~ Código:

PR.GCERI.02 Versión: 01

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I

OBJETIVO Establecer y describir las actividades y roles necesarios para la publicación de los informes de los servicios de control emitidos por la Contraloria General de la República y los órganos de control institucional, con el propósito de informar a los ciudadanos en general, sobre los resultados de las acciones de control efectuadas.

2.

ALCANCE El presente procedimiento comprende las actividades administrativas desarrolladas desde que el informe de servicio de control adquiere el carácter público, una vez comunicado al Titular de la Entidad, hasta que es publicado en el portal web institucional.

3.

SIGLAS Y DEFINICIONES 3.1. Siglas • • • • • • •

CGR CCAIP GCOC GRC OCI ROC SPIC

•

UO

: Contralorla General de la República. : Subgerencia de Comunicación Ciudadana y Acceso a la Información Pública . : Gerencia de Comunicación Corporativa. : Gerencia Regional de Control. : 6rgano de Control Institucional. : Reconocimiento 6ptico de Caracteres : Sistema de Publicación de Informes de Control : Unidad Orgánica.

3.2. Definiciones •

Buscador dc informes: Es un aplicativo que permite a las personas buscar y descargar contenidos de los informes de servicios de control publicados en la página web institucional a través del SPIC.

•

Comisión dc control. Equipo de auditores gubernamentales encargado de realizar la auditarla de conformidad con las disposiciones y procedimientos técnicos aprobados por la CGR, asignando los roles de supervisor, jefe de la comisión e integrante(s) de la comisión (abogado o técnico). En caso de acciones simultáneas el equipo está conformado por el jefe de comisión e integrantes.

•

Comunicador Subgerencias.

•

Comunicador regional. Regionales de Control.

•

Ficha resumen. Documento electrónico que forma parte de las estrategias de comunicación para difundir eficaz y oportunamente la su milla del informe de servicio de control, en las modalidades de previo, simultáneo y posterior.

•

Informe de servicio de control. Documento técnico que expone los resultados y recomendaciones producto de los servicios de control previo, simultáneo y posterior, con la finalidad de brindar oportunamente información al Titular de la Entidad y otras autoridades u o'ganismos competentes que permita promover acciones preventivas y correctivas en la Entidad sujeta a control u otras necesarias en la conducción y ejecución de las actividades examinadas.

•

Principio dc finalidad: Los datos personales deben ser recopilados para una finalidad determinada, explicita y licita. El tratamiento de los datos personales no debe extenderse a otra finalidad que no haya sido la establecida de manera inequívoca como tal al momento

corporativo.

Personal de la Gerencia de Comunicación

Corporativa o sus

Personal a cargo de las labores de comunicación en las Gerencias

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PROCEDIMIENTO PUBLICACiÓN DEL INFORME DE SERVICIO DE CONTROL EN EL PORTAL WEB DE LA CONTRA LO RíA GENERAL DE LA REPÚBLICA

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de su recopilación, excluyendo los casos de actividades de valor histórico, estadlstico cientlfico cuando se utilice un prccedimiento de disociación o anonimización.

4.

o

•

Principio de proporcionalidad: Todo tratamiento de datos personales debe ser adecuado, relevante y no excesivo a la finalidad para la que estos hubiesen sido recopilados.

•

Procedimiento de disociación. Tratamiento de datos personales que impide la identificación o que no hace identificable al titular de estos. El procedimiento es reversible.

•

Sistema de Publicación de Informes de Servicios de Control (SPIC): Es un sistema de uso interno de la Contralorla que facilita la publicación de los informes de servicios de control de los OCI y UO de la CGR en el buscador de informes de la página web institucional. Es accesible desde el Sistema Central de Aplicaciones (SCA) o desde los sistemas que habilite la Gerencia de Tecnologias de la Información de la CGR.

MARCO CONTEXTUAL •

Ley N' 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la República y sus modificatorias.

•

Ley N' 30742 - Ley de Fortalecimiento Nacional de Control.

•

Ley N° 27806, Ley de Transparencia

•

Ley N°. 29733, Ley de Protección de Datos Personales y sus modificatorias.

•

Decreto Legislativo N°. 1246, simplificación administrativa.

•

Decreto Legislativo N°. 1353, Decreto Legislativo que crea la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información Pública, fortaiece el régimen de protección de datos personales y la regulación de la gestión de Intereses.

•

Resolución de Contraloria Gubernamental.

•

Reglamento de Organización y Funciones de la Contraloria General de la Repúbiica, vigente.

de la Contraloria General de la República y del Sistema y Acceso a la Información Pública y sus modificatorias.

Decreto

Legislativo

N° 273-2014-CG,

que

aprueba

que aprueba

Normas

diversas

Generales

medidas

de

de Control

Decreto Supremo N'. 043-2003.PCM que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N°. 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pllblica y su modificatoria.

5.

•

Decreto Supremo N°. 072-2003-PCM que aprueba el Reglamento de la Ley N°. 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la información Pública y sus moolficatorias.

•

Decreto Supremo N° 070-2013-PCM que modifica el Reglamento de ia Ley de Transparencia Acceso a la Información Pública aprobado por Decreto Supremo N° 072-2003-PCM.

•

Decreto Supremo N°. 003-2013-JUS Protección de Datos Personales.

•

Decreto Supremo N°. 006-2017-JUS que aprueba ei Texto Único Ordenado de la Ley N°. 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

•

Decreto Supremo N°. 019-2017-JUS que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N°. 1353, Decreto Legislativo que crea la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información Pública, fortalece el régimen de protección de datos personales y la regulación de la gestión de intereses.

•

Resolución de Contralorla N° 177-2015-CG que aprueba la Politica de Protección de Datos Personales de la Contralorla General de la República.

que aprueba el Regla'llento

y

de la Ley N°. 29733, Ley de

RESPONSABILIDADES actualización del presente procedimiento an sus veces.

es responsabilidad

del Gerente de GCOC o quien

"Cualquier impresión no es válida para el SGC" F05(PR-SGC-10)01

•

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LA CONTRALORfA GINIVJ.

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•

La difusión, capacitación y verificación de la correcta ejecución del presente procedimiento es responsabilidad del Subgerente de las UO, Gerente GRC, Jefe OCI, Subgerente CCAIP, Gerente de GCOC o quienes hagan sus veces.

•

El personal de las UO involucradas, de acuerdo a su rol, es responsable de cumplir con las disposiciones establecidas en el presente documento y hacer uso de su última versión.

GENERALIDADES 6.1. De la calidad de los archivos que se adjunten en el SPIC, el cumplimiento de las disposiciones sobre Transparencia y Acceso a la Información Pública y la protección de datos personales Los archivos que se adjuntarán al SPIC son: los informes de servicios de control, el cargo del oficio de comunicación al titular de la entidad y de corresponder el apéndice 1. Estos deben ser digitalizados en calidad óptima de visualización, de preferencia con reconocimiento óptico de caracteres ROC, en caso el escáner posea esa caracteristica. Solo si no la posee, debe realizarse en modo de imagen, no debiendo adjuntarse al SPIC digitalizaciones borrosas, oscuras, que no permitan la visualización de la información, los responsables de esta actividad deberán velar por el cumplimiento de ello. Para los casos de documentos con firma digital se adjuntará el archivo original sin realizar ningún escaneo, esto con el propósito de verificar la firma electrónica. Los informes de servicio de control previo y simultáneo deben adjuntarse en el SPIC sin apéndices, solo cuando se registren informes de servicio de control posterior (auditoria de cumplimiento) debe-á adjuntarse el apéndice 1. Todos los registros y archivos adjuntos deben cumplir las disposiciones contenidas en la legislación vigente, en la directiva, procedimiento o documentos normativos internos sobre Transparencia y Acceso a la Información Pública. Para aquellos informes que ameriten disociar datos personales o datos sensibles, tanto en los contenidos como en los archivos con información alfanumérica o fotografias o imágenes, se deberá proceder de acuerdo a las disposiciones sobre protección de esta información prevista en la normatividad vigente. La revisión de la calidad de la información que se publica en el SPIC debe realizarse con suma responsabilidad, ya que una vez publicada constituye información de carácter oficial. 6.2. Del plazo para la publicación 6.2.1.

6.2.2.

6.2.3.

de los informes

de servicios

de control

Informes de servicio de control previo y simultáneo emitidos por las UO de la CGR o los OCI: El plazo para esta publicación es dentro de los diez (10) dlas hábiles posteriores a la fecha de comunicación al titular de la entidad mediante el documento respectivo. Informes de servicio de control posterior emitidos por las UO de la CGR o los OCI que dependan de estas: El plazo para esta publicación es dentro de los trece (13) dias hábiles posteriores a la fecha de comunicación al titular de la entidad mediante el documento respectivo. Informes de servicio de control posterior emitidos por las GRC o los OCI que dependan de estas: El plazo para esta publicación es dentro de los quince (15) dlas hábiles posteriores a la fecha de comunicación al titular de la entidad mediante el documento respectivo.

El incumplimiento

de los plazos acarrea responsabilidad

"Cualquier impresión no es válida para el SGC" FOS(PR-SGC-10)01

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6.3. De la publicación

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de los resultados

de los servicios

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de control

La CGR publicará en el buscador de informes de la página web institucional todos los resultados de los servicios de control previo, simultáneo y posterior que hayan sido registrados y aprobados en el SPIC conforme a las consideraciones orevistas para ello. Los informes de servicio de control previo como: Prestaciones de adicionales de obra, Prestaciones de adicionales de supervisión, Endeudamiento Interno o Externo, Asociación Público Privada -APP y Obras por impuestos y garantía; y los informes de servicio de control simultáneo como: Acción Simultánea, Visita de Control, Control Concurrente, Orientación de Oficio y Visita Preventiva; serán publicados por cada UO generadora del informe de servicio de control a través de sus responsables (Jefe de OCI, Subgerente UO y Gerente Regional de Control) Los informes de servicio de control posterior como: Auditoria de Cumplimiento, Auditoria de Desempeño y Auditarla Financiera emitidos por la CGR, los OCI y las Sociedades de Auditarla - SOA; serán registrados y revisados por el Jefe de OCI, Subgerente UO y Gerente Regional de Control, según corresponda; y publicados por el Responsable de Comunicaciones. De la supervisión

de la publicación

de los informes

de servicios

de control

Los informes de servicios de control previo, simultáreo o posterior publicados por los subgerentes de UD, Jefes de OCI y Comunicadores Regionales conforme a lo previsto en el presente procedimiento, serán objeto de supervisión con el objetivo de garantizar la calidad de la información publicada en el buscador de informes de la página web institucional. La supervisión de la publicación de los informes de servicios de control estará a cargo del Responsable de Comunicaciones (Comunicador Corporativo) mediante la verificación aleatoria de las fichas resumen y los archivos adjuntos publicados. La muestra a supervisar será de 50 informes de servicio de control por cada mes, correspondientes al total de informes de servicios de control previo, simultáneo o posterior publicados en el buscador. Se revisarán 30 informes de servicio de control aprobados y publicados por los OCI y 20 informes de servicio de control aprobados y publicados por las UO de la CGR. 6.5.

De la interacción

del proceso

El proceso de "Publicación del informe de servicio de control en el portal web de la Contralorla General de la República", cuyo diagrama de contexto se presenta en el gráfico N" 01, se inicia cuando el informe de servicio de control ha sido comunicado al titular de la entidad. 6.6.

éj-

De la ficha resumen

generada

en el SPIC

La ficha resumen dispone de la información registrada en los aplicativos de informes de servicios de control, por lo que en el control de calidad debe verificarse que los datos consignados correspondientes al número y tipo de informe, el titulo del informe, el detalle del informe (objetivo), el órgano auditor y la entidad auditada, el monto de la materia de control, si corresponde, el distrito/provincia/región de la acción de control, aspectos relevantes o situaciones adversas del servicio de control, observaciones, recomendaciones si corresponde, presunta responsabilidad de funcionarios (DNI, nombres y apellidos y tipo de presunta responsabilidad), y demás información que requiere el sistema, sea copia fiel de la información registrada en el informe del servicio de control. Para propósitos de la edición del titulo y detalle / objetivo de la ficha resumen, se debe utilizar letras minúsculas para la escritura de contenidos. Las mayúsculas se utilizan solo en la posición inicial de la oración o en la palabra inicial, según sea exigido por la puntuación (punto "Cualquier impresión no es valida para el SGC" F05(PR-SGC-l0)01

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aparte, punto seguido, puntos suspensivos, etcétera), nombres propios y apellidos personas, nombres propios geográficos y otros según las reglas de la ortografia.

I

de

En el caso de los otros datos de la ficha resumen, quedarán de cuerdo al registro inicial realizado en los aplicativos de los cuales el SPIC adquiere la información. 6,7,

De los roles asignados en el SPIC: El SPIC cuenta con roles especificas para el desarrollo de las funciones de las personas encargadas del proceso, el cual se inicia desde el registro de la ficha resumen correspondiente al informe de servicio de control hasta su publicación .

.7.1.

Auditor CGR Es el rol que asume el auditor de una UO o de una UO de la CGR, quien registra inicialmente la ficha resumen y adjunta los archivos que contienen el informe de servicio de control, el oficio de comunicación al titular y los demás documentos que correspondan. Auditor OCI Es el auditor de una Entidad, quien registra inicialmente la ficha resumen y adjunta los archivos que contienen el informe de servicio de control, el oficio de comunicación al titular de la entidad y los demás documentos que correspondan. Jefe OCI Es el rol que asume el jefe de OCI, y consiste en: La revisión, validación. aprobación y publicación de los informes de servicios de control previo y simultáneo (incluyendo las orientaciones de oficio sin excepción). La revisión, validación y aprobación de los informes de servicios de control posterior.

6.7.4.

Responsable UD Es el rol que asume el Subgerente UO o Gerente Regional de Control de la Contraloria General de la Rcoública consiste en: Revisar, validar, aprobar y publicar los informes de servicios de control previo y simultáneo (incluyendo las orientaciones de oficio sin excepción). Revisar, val 'dar y aprobar los informes de servicios de control posterior.

6.7.5.

Responsable de Comunicaciones Es ei rol que as~me el comunicador corporativo, el comunicador regional de CCAIP. Su labor consiste en revisar, validar, editar y aprobar la archivos de los informes de servicio de control posterior, además de buscador de informes de la página web institucional u observar y corrección.

y/o el subgerente ficha resumen y pubiicarlos en el devolver para la

Para el caso del comunicador corporativo y el subgerente de CCAIP, además tendrán el rol de monitorear, fiscalizar, realizar el control de calidad y supervisar la publicación de los informes de servicios de control en el buscador de Informes de la página web institucional. 6.8.

De las notas publicada

de prensa

procedente

del informe

servicio

de control

y ficha

resumen

El comunicador corporativo y el comunicador regional identificarán y alertarán a la Subgerencia de Prensa y Medios Digitales respecto a la relevancia de un informe de servicio de control publicado que amerite la emisión de una nota de prensa.

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informe de suvido

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Informe de servicio

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3. DisocIar Informadón del

de control

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6.AdJunhr elllrd"Wvtl digiti!ll del Informe de

8, Modificar

servicio de control:;cargo

contenidodeIafi~

de oficio de comunialoón al Titular de la Entided

relumen

y revisar

archivos adjuntos

7, Efect:uaroonb"ol de ci!llldi!ld i!I lo, ~rchl .••• o, i!ldjuntos

SI 9. Publicar el informe de ,ervido de control y tlchi!l

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DIAGRAMA

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ANEXO N' 03 DE FLUJO PARA LA PUBLICACiÓN DEL INFORME DE SERVICIO DE CONTROL PREVIO Y SIMULTÁNEO EMITIDO POR EL OCI

1. Vo:::riflcar r~quisltos par:, publiQdón del informe de ser.-Icio de control

¿informe cumple con los requIsitos para publicadón?

x

No

SI

2, Verificar 51 informe de servicio de ccntrol requiere d.sociacIón ¿Informe

requiere dlsodación?

x

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••

3. Disociar información

del

informe de seNtdo

Si

de control

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4. Olgital~r Informe d':l servicio de control

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5, Generarftd'la

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resumen delinfonne de mVlcios de

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cantrol

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6.Adjunhr el archillo digital del Informe de servido de controlycargo oficio de comunicadón 11 Titular de la EntJdad

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8. Modificar contenido de lafid'la

resumen

y revisar

archivos adjuntos

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1. Ef~etuaroontrol

de calidad a los archivos adjuntos

ü o

¿Información conforme?

•

No

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9. Publicar el informe de servicio de contrc,1 y ficha resumen

"Cualquier impresión no es válida para el SGC" F05(PR-SGC-10)01

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ANEXO N" 04 DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA PUBLICACiÓN DEL INFORME DE SERVICIO DE CONTROL POSTERIOR EMITIDO POR LAS UNIDADES ORGÁNICAS CGR O LOS OCI QUE DEPENDAN DE ESTAS

o-

1. Ver",c~r rl!c¡UIII!:I:up pubUcaoón

Informe de

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