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DILEMA EMPRESA METAL SL MANTENER O PERDER EL CERTIFICADO ISO 9001:2008

Fredy Alonso Arredondo Maldonado Diciembre 2019.

Fundación Universitaria Iberoamericana – FUNIBER Universidad Internacional Iberoamericana - UNINI Puerto Rico Maestría en Dirección Estratégica IP082 - Gestión de la calidad ISO 9001

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DILEMA EMPRESA METAL SL MANTENER O PERDER EL CERTIFICADO ISO 9001:2008

FREDY ALONSO ARREDONDO MALDONADO

Caso Práctico IP082 - Gestión de la calidad ISO 9001

Fundación Universitaria Iberoamericana – FUNIBER Universidad Internacional Iberoamericana - UNINI Puerto Rico Maestría en Dirección Estratégica Medellin Colombia, Diciembre de 2019

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Resumen

Realizar un informe al responsable de calidad con el fin de resolver dudas y ayudar a tomar decisiones en cuento al dilema de mantener o no el certificado ISO 9001:2008 actualizándolo a su nueva versión del año 2015, conlleva resolver algunas breves inquietudes y presentar a la Dirección ventajas y diferencias que integran cada una de las versiones (año 2008 vs año 2015), abordemos entonces el camino que conlleva a tener un mejor panorama de la situación.

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Abstract

Making a report to the head of quality in order to resolve doubts and help make decisions regarding the dilemma of maintaining or not maintaining the ISO 9001: 2008 certificate updating it to its new version of the year 2015, involves resolving some brief concerns and submitting to the Direction advantages and differences that make up each of the versions (year 2008 vs. year 2015), we then address the path that leads to a better overview of the situation.

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Tabla de Contenidos

DESARROLLO DE CASOS PRÁCTICO…………………………………...................6 Caso práctico empresa METAL, SL ………………………….…………………….......6  Exposición del caso: ………..…......................................................................6  Desarrollo caso: pregunta 1: Indique cuáles son las diferencias entre las dos versiones de la norma, comentando si pueden ayudar o no a la toma de la decisión, y en qué sentido lo harían …………………...……………………..7  Desarrollo caso: pregunta 2: Explique cómo sería la gestión documental según la ISO 9001:2015 y qué cambios habría que realizar en el sistema documental vigente. …………………………………………………….........9  Desarrollo caso: pregunta 3: Comente las ventajas e inconvenientes de implantar un sistema integrado de gestión (SIG), a partir de la Estructura de Alto Nivel, definida por ISO, en el anexo de la norma de referencia ….…….11  Desarrollo caso: pregunta 4: Comente cómo la gestión de riesgos exigida por la ISO 9001:2015, puede ayudar en el momento de cambio en que se encuentra la empresa …...…………………………………………………...11 Lista de referencias y fuentes utilizadas ………………………………………………..14

Vita…………………………………………………………………………….….……..15

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DESARROLLO DE CASO PRÁCTICO

Caso práctico empresa METAL, SL

 Exposición del caso:

La dirección de la empresa METAL, SL, fabricante de piezas metálicas por estampación, se encuentra con el dilema de mantener el certificado ISO 9001:2008, actualizándolo a la nueva versión del 2015; o por el contrario dejarlo caducar y perder la certificación. Con el fin de tomar una decisión, solicitan un informe al responsable de calidad que les clarifique algunas dudas y les ayude a decidir. Para ello, facilitan los siguientes datos a dicho responsable: La empresa está cambiando el perfil de su portfolio de clientes, priorizando al cliente final en lugar de empresas industriales del sector del automóvil. La empresa está considerando obtener la certificación ISO 14.001 para potenciar la venta al cliente final. La dirección tiene la percepción de que el actual sistema de gestión documental es pesado y algunas veces ineficiente. A la dirección preocupa la transición a la nueva versión de la ISO 9001 por lo que puede representar de trabajo adicional. Ante estos datos, el responsable de calidad observa el equilibrio que hay en la dirección entre las dos posibilidades, y decide realizar un informe, donde se detallen explícitamente las diferencias entre la ISO 9001:2008 y la del 2015, y las ventajas que puede presentar esta nueva versión para el futuro de la empresa. Una vez analizada la norma ISO 9001:2015, consultados diversos blogs de internet y analizada la escasa documentación existente en estos momentos sobre la norma, el responsable piensa que, para realizar el informe, deberá compilar información, para lo cual, solicita su ayuda

7  Desarrollo caso: pregunta 1: Indique cuáles son las diferencias entre las dos versiones de la norma, comentando si pueden ayudar o no a la toma de la decisión, y en qué sentido lo harían La empresa METAL SL, debe focalizar sus tareas a la satisfacción del cliente, necesidades y expectativas, disminuir los costos ocasionados por la mala calidad y aumentar la competitividad, por ello la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad es de vital importancia para crear confianza en nuestros clientes logrando el posicionamiento esperado en la industria y el mercado de la fabricación de piezas metálicas por estampación. La Organización Internacional de Estandarización ISO (por sus siglas en ingles International Organization for Standardization) es la encargada de elaborar normas internacionales relacionadas con los sistemas de gestión de calidad. De allí, es de donde se desprende las normas ISO 9001 que, publicada inicialmente con el concepto de aseguramiento de calidad en 1987, ha sido necesario adaptarla a las necesidades de las empresas, al punto de obtener una mejora continua de los procesos y de la satisfacción del cliente. Para el año 2008 cambio con el objeto de reflejar los enfoques de compromiso de la alta dirección, identificar procesos de organización y su interpretación y mejorar las prácticas organizativas habituales y finalmente en el 2015 describe los fundamentos y especifica la terminología de un sistema de gestión de la calidad, anulando y sustituyendo la ISO 9001:2008. La nueva versión de la ISO 9001:2015, trae cambios no tan drásticos, cambios que se pueden ver reflejados en la siguiente imagen sustraída de la página web de la Nueva ISO 9001:2015 (NUEVAS NORMAS ISO ES UNA INICIATIVA DE ESCUELA EUROPEA DE EXCELENCIA, s.f.), veamos:

8 Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/2015/10/iso-9001-2008-vs-iso-9001-2015/

De una manera simplificada la nueva versión permite un acople entre las diferentes versiones de ISO 9000 e inclusive con la norma ISO 14001 que trata de aspectos de gestión ambiental y su filial 14000 del ambiente, de productos y organizaciones, como también: Un nuevo esquema común para la organización y el contenido de la norma, donde adopta el Anexo SL – Estructura de Alto Nivel, el cual permite una coherencia y armonización de los sistemas ISO, formando un texto base y terminología común, el futuro núcleo de los sistemas actuales. Se elimina la necesidad de utilizar el manual de calidad y de representar a la dirección (la dirección debe participar en las auditorías), de modo que desaparece la obligatoriedad de documentar los procedimientos. Hace énfasis en un enfoque orientado a prevención y riesgos. Se pide que las empresas identifiquen el contexto en el que operan y localicen los riesgos y las oportunidades que tiene que ser tratadas, asegurando la planificación en busca de los objetivos estratégicos y la mejora continua. -

Se introduce el concepto de gestión de cambio.

Los registros y los documentos pasan a llamarse “información documentada”. Se realiza un refuerzo en el enfoque por procesos. Por lo que se amplía el concepto de cliente. Se elimina el concepto de acción preventiva, al considerarse que el sistema de gestión de calidad tiene un alto grado de prevención, con un enfoque planificado y proactivo para la gestión. Se establece un mayor nivel de supervisión a los servicios y productos que subcontratan o tercerizan. Invita a las organizaciones asignar recursos para mantener un sistema de gestión, alimentarlo y verificar la formación y experiencia del personal, determinar la capacitación de estos, asegurando que estos cuenten con las competencias adecuadas. Ahora bien, con respecto al dilema de mantener el certificado ISO 9001:2008, actualizándolo a la nueva versión del 2015; o por el contrario dejarlo caducar y perder la certificación, considero que la mejor decisión sería ACTUALIZAR EL CERTIFICADO A LA NUEVA VERSIÓN.

9 De acuerdo con la información suministrada, la empresa está cambiando el perfil de su portafolio de clientes y tiene como priorización el cliente final y obtener la certificación ISO 14001 para potenciar la venta al cliente final; al adaptarse a la nueva versión, estos cambios los lograría con mayor facilidad, pues unos de los principales beneficios para las organizaciones al implementar la ISO 9001:2015 es tener la capacidad para proporcionar productos y servicios, de acuerdo a su razón social, que satisfagan los requisitos del cliente, comprendiendo sus necesidades actuales y futuras, satisfacer los requisitos y esforzarse en exceder sus expectativas, por lo que esta aumentaría, además permitiendo la compatibilidad con otras normas de sistemas de gestión que ha elaborado la ISO, entre ellas la 14001 por medio del anexo SL común a todas las nuevas versiones, la estructura de alto nivel – Anexo SL. Finalmente, se recuerda que las empresas tienen un término de tres (03) años de adaptación a la nueva versión a partir de septiembre de 2015, por lo que los certificados ISO 9001:2008 emitidos perderán su vigencia en septiembre de 2018.

 Desarrollo caso: pregunta 2: Explique cómo sería la gestión documental según la ISO 9001:2015 y qué cambios habría que realizar en el sistema documental vigente.

La ISO 9001:2015 en cuanto a la gestión documental ha reducido el nivel de obligaciones documentales del sistema, se podría decir que es más fácil de implementar dado las exigencias en documentación. De hecho permite a las organizaciones donde ya existía un proceso basado en la ISO 9001:2008, que no se modifique para adaptarse a la nueva versión de la ISO, aclara que se debe mantenerla y/o modificarla en la medida justa, es decir, solo si es estrictamente necesario, ya sea por información documentada requerida por esta norma internacional o información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad. En el mismo sentido, en la versión ISO 9001:2015 no se habla del Manual de Calidad, por lo que su utilización no es obligatoria y pasa a ser voluntaria, no se exige pero se puede utilizar si es necesario como una herramienta de soporte. Claro está que, aún existen una serie de documentos y registros que continúan siendo obligatorios, por lo que el sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir: alcance del sistema, operación de los procesos, política de calidad, control de la producción y de la provisión del servicio (información documentada requerida); e información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad: información documentada requerida y determinada como necesaria, sistema de gestión de la calidad y sus procesos, objetivos de calidad,

10 seguimiento y medición de recursos, competencia, planificación y control operacional, revisión de los requisitos para los productos y servicios, elementos de salida de diseño y desarrollo, productos servicios que le son prestados externamente, identificación y trazabilidad, liberación de productos y servicios, control de las salidas no conformes, seguimiento, medición, análisis y evaluación, auditoria interna, revisión de la gestión, no conformidad y acciones correctiva. Por lo que se debe: Establecer modelos y plantillas de documentos normalizados para los tipos documentales de uso habitual en la organización (cartas, actas, informes, memorias, instancias, etc.). Esta buena práctica proporciona mayor consistencia a los documentos que produce la organización, facilita su identificación y contribuye a la imagen corporativa. Fijar un número limitado de formatos en uso en la organización para la producción, intercambio, distribución y conservación de los documentos de archivo. Lo ideal sería que estos formatos estuviesen estandarizados. Establecer criterios para la conservación o eliminación con vistas a su aplicación en el trabajo diario por parte del personal de oficina responsable de su producción Se recomienda conservar los documentos modelo, formularios y plantillas; la última versión de los documentos de actualización periódica y las versiones definitivas o relevantes de documentos complejos o compuestos. Se recomienda eliminar lo antes posible los borradores y notas, los documentos cuyo original se tramite en soporte papel, los duplicados y, en general, todos aquellos que hayan sido declarados como documentos a eliminar en su correspondiente regla de valoración. Archivar en el ordenador personal o de uso compartido en red aquellos documentos que se hayan de conservar, haciendo uso de la estructura de directorios del ordenador personal o de uso compartido en red para la creación de carpetas y subcarpetas y ficheros, de acuerdo con un sistema normalizado para nombrarlos basado en el cuadro de clasificación de documentos de archivo de la organización. Esta buena práctica facilita la aplicación de los criterios de agrupación documental para la creación de los expedientes que constituyen las series documentales producidas por las oficinas de gestión. Transferir al archivo los documentos electrónicos en soporte óptico, con la misma estructura de carpetas y subcarpetas antes indicada, en el plazo establecido en el calendario de transferencia para cada serie documental, junto con la información relativa al software y versión con que fueron creados, así como toda aquella información adicional y metadatos relevantes para documentar el contexto de creación y sus

11 especificaciones técnicas. Aplicar las reglas de conservación, de acuerdo con los estudios de valoración de series documentales y los dictámenes establecidos que afecten a los documentos de archivos ofimáticos. Establecer metadatos asociados a los documentos electrónicos. El empleo de metadatos (datos estructurados sobre los datos) es imprescindible en la gestión de los documentos electrónicos, por cuanto éstos son necesarios para que los documentos sean accesibles, para facilitar su recuperación eficaz, presentarlos en su contexto verdadero y probar su autenticidad.

 Desarrollo caso: pregunta 3: Comente las ventajas e inconvenientes de implantar un sistema integrado de gestión (SIG), a partir de la Estructura de Alto Nivel, definida por ISO, en el anexo de la norma de referencia Dado que la empresa Metal SL se encuentra en proyecto de cambiar en aras de darle mayor importancia al cliente final en lugar de las empresas y, además, en obtener la certificación ISO 14001; al actualizar la certificación ISO 9001:2008 a la nueva versión le permitiría a partir de la Estructura de alto nivel que esta trae consigo y ha hecho un gran impacto en las organizaciones, implantar un Sistema Integrado de Gestión (SIG) con mayor agilidad y fácil integración cuando se implemente más de un sistema de gestión, pues este será comuna todas la nuevas versiones de las normas de sistema de gestión entre ellas la ISO 14001. Aunado a ello, aumentará las oportunidades de satisfacer al cliente mediante los productos y servicios brindados, repercutiendo en una mejora continua y un posicionamiento en el mercado a la empresa

 Desarrollo caso: pregunta 4: Comente cómo la gestión de riesgos exigida por la ISO 9001:2015, puede ayudar en el momento de cambio en que se encuentra la empresa La nueva versión de la ISO 9001:2015 puede ayudar de manera drástica en el cambio propuesto por la empresa METAL SL, dado que esta nueva versión, en cuanto a la gestión de riesgos, es tenida en cuenta en el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión de la calidad, es decir, en toda la norma como prevención, tomando un papel fundamental en la planeación estratégica.

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Sumado a ello, indica que los capítulos de la versión ISO 9001:2015, pueden ser desarrollados como el ciclo de Deming o PDCA (Siglas en inglés de Plan, Do, Check y Act, que en español significan Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), correspondiente a la planificación del sistema de Calidad, dejando claro que los riesgos de una organización no pueden ser tenidos como iguales en las demás, ni tampoco los niveles de riesgo de los procesos del sistemas de gestión de la calidad. En el siguiente cuadro se evidencia el ciclo PDCA o de Demig en relación a los capítulos de la ISO 901:2015

* Tomado del material de estudio

Al realizar una gestión del riesgo adecuadamente, se obtiene los beneficios descritos a continuación, veamos:

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* Tomado del material de estudio

14 Lista de referencias y fuentes utilizadas

Material de estudio asignatura Gestión de la calidad ISO 9001– funiber

Nuevas normas ISO es una iniciativa de Escuela Europea de Excelencia. 22 octubre, 2015. Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/2015/10/iso9001-2008-vs-iso-9001-2015/

Escuela europea de excelencia. 07-04-2016. Comparativa: ISO 9001 2008 vs ISO 9001 2015. Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/2016/04/comparativa-iso-90012008-iso-9001-2015/

Consultores CTMA. (2007). Todo lo que debes saber sobre la norma ISO 9001. Madrid, Esp. https://ctmaconsultores.com/todo-sobre-norma-iso-9001/

Normas ISO. (s.f). ASESORÍA Y FORMACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN. Madrid, Esp. https://www.normas-iso.com/iso-9001/

Normas

9000.

(2017).

Qué

es

ISO.

Minnesota,

EU.

https://www.normas9000.com/content/que-es-iso.aspx

Nuevas Normas ISO. (s.f.). Adaptación a la nueva norma ISO 9001:2015. Santiago, Chi. https://www.nueva-iso-9001-2015.com/

15 Vita

Fredy Alonso Arredondo Maldonado, nació en Concordia Antioquia el 9 de julio de 1981, creció en Medellin Antioquia, siempre demostró su alto compromiso y capacidad para lograr sus objetivos, se graduó de bachiller académico a la vez que obtuvo el título de técnico en secretariado general sistematizado, pago su servicio militar en la Policía Nacional de Colombia, estudio contaduría pública en la Corporación Universitaria Rémington, padre de 2 hijos biológicos y uno por adopción, actualmente felizmente casado, viendo a sus hijos crecer con carácter, determinación y humanidad, al tiempo que el mismo sigue capacitándose como estudiante de la Maestría en Dirección Estratégica en la Universidad Internacional Iberoamericana - UNINI Puerto Rico.