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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD PANAMERICANA DEL PUERTO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA

MARBELIS GIL C.I: 24.910.400

SEPTIEMBRE DEL 2015 INDICE

Introducción…………………………………………………………………………

3

Sistemas de información Definición según autores………………………………………………………

4

Sistemas de Información Gerencial Definición………………………………………………………………………..

5

Características………………………………………………………………….

5

Ventajas…………………………………………………………………………

6

Elementos………………………………………………………………………

6

Importancia……………………………………………………………………..

8

Sistemas de Información Gerencial en la Contaduría Concepto y generalidades……………………………………………………

9

Desarrollo de los Sistemas de Información Gerencial Fases del desarrollo…………………………………………………………..

13

Sistemas de Información Gerencial y la Toma de Decisiones…….. 15 Sistemas de Información Gerencial y la Comunicación……………..

16

Conclusiones…………………………………………………………………….

17

Bibliografía………………………………………………………………………..

18

INTRODUCCIÓN

2

La tecnología de información están transformando las actividades económicas y cotidianas como uno de los fenómenos sociológicos más importantes del siglo. Por esta razón, los niveles de oportunidades de trabajo se incrementan de una manera acelerada en diferentes áreas del conocimiento. Indiscutiblemente, las computadoras han invadido ya todos y cada uno de los campos de la actividad humana:

ciencia,

tecnología,

arte,

educación,

recreación,

economía,

e

indudablemente la administración y contaduría. Durante años, a nivel tecnológico se ha incrementado la velocidad de cambio del medio de casi todas las organizaciones, de allí que éstas necesiten ahora más información como soporte a la toma de decisiones a nivel gerencial. La gerencia constituye el proceso de planeación, organización, actuación y control de las operaciones de una determinada organización, permitiendo la coordinación de los diferentes recursos esenciales para alcanzar sus objetivos de una manera efectiva y eficiente. Dentro de su contexto, es importante resaltar que el manejo de la información es una herramienta que manejada sistemáticamente ayuda a facilitar la interactuación entre sus diferentes subsistemas, y una de esas herramientas son los sistemas de información gerencial. Un sistema de información gerencial es un sistema integrado usuario-máquina para suministrar información que apoye a las operaciones, a la administración y a la toma de decisiones en la empresa. El presente trabajo muestra de manera generalizada y concreta la importancia de

los

sistemas

gerenciales

de

información

en

las

organizaciones,

su

conceptualización, clasificación, características, ventajas y beneficios, y su relación con el área contable, y como herramienta fundamental en la toma de decisiones a nivel gerencial.

SISTEMAS DE INFORMACION

3

El termino sistema es ampliamente utilizado en diversas situaciones de negocios y en distintas áreas del conocimiento. En el mundo empresarial, la palabra sistema generalmente se refiere a todos aquellos elementos y sus relaciones, los cuales soportan y ayudan a la toma de decisiones óptimas para la empresa. Según Catacora (2009), un sistema es un conjunto de elemento, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común. Stoner y Freeman (1999) definen como sistema a una serie de funciones y

actividades

la organización,

que

operan

por

lo tanto,

juntos

para

alcanzar

los

propósitos

de

todas las partes del sistema deben ser

coordinadas para apoyar a las otras, de esta manera la interdependencia entre las diferentes unidades

del

sistema

es

prioritaria

pues,

busca

optimizar

los

procesos de la organización. Por otra parte, Laudon (2012), hace énfasis en los sistemas de información, el cual lo define naturaleza,

de

como una

el

medio

persona,

del cual

fluyen

departamentos, que

los

datos

pueden

de ser

cualquier desde

la

comunicación interna entre los componentes de la organización, desde líneas telefónicas hasta sistemas de cómputos generadores de reportes para varios usuarios. Es una combinación organizada de personas, hardware, software, redes comunicacionales y recursos de datos que reúnen, transforman y diseminan información en una organización. De acuerdo a estas definiciones se puede decir

entonces que los

sistemas de información son todos aquellos canales que reciben, procesan y transmiten la información necesaria para realizar algún tipo de tarea o actividad en el ámbito personal, profesional u organizacional.

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

4

De acuerdo a varios autores, existen diferentes sistemas de información, los cuales son implantados de acuerdo a las necesidades de cada empresa.

Entre

estos tipos de sistemas de información se destaca el sistema de información gerencial. Según Laudon (2012), los sistema de información gerencial suministran a los niveles gerenciales datos, cifras y los elementos necesarios que en muchas oportunidades los respaldan para la toma de decisiones, desde lo más rutinario hasta situaciones imprevistas que ameritan brevedad en el logro de la solución. Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración. Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores. Estos sistemas ayudan a los gerentes a planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar todos los recursos de la organización. La gerencia constituye el proceso de planeación, organización, actuación y control de las operaciones de una determinada organización, permitiendo la coordinación de los diferentes recursos esenciales para alcanzar sus objetivos de una manera efectiva y eficiente. Dentro de su contexto, es importante resaltar que el manejo de la información es una herramienta que manejada sistemáticamente ayuda a facilitar la interactuación entre sus diferentes subsistemas.

Características de los sistemas de información gerencial Las principales características que reúnen los sistemas de información gerencial son:

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Elementos: todo sistema es una agrupación de piezas individuales que tienen interrelación entre sí.

Atributos identificables: están constituidos por las características individuales que posee cada elemento. Ejemplo: En un sistema contable los atributos identificables son: la restricción en el acceso de datos y los algoritmos.

Relaciones: se refiere a la vinculación que debe existir entre los elementos identificables o componentes del sistema.

Objetivo común: es la guía de acción por el cual se justifica el sistema.

Ventajas de los sistemas de información gerencial a. Los sistemas de información utilizan personas, datos, hardware, software, recursos y tecnologías de redes de comunicaciones para reunir transformar y diseminar información en una organización. b. Proporcionar un diagnóstico de la empresa en un momento dado. c. La información se maneja de manera oportuna y adecuada a las instancias de la empresa que así lo requieran. d. Contribuir a la automatización de actividades y procesos en las empresas. e. La información formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de rutina. f. Facilita los procesos empresariales, e intensifica la estructura y la cultura organizacional de la empresa.

Elementos del sistema de información gerencial Los elementos del sistema de información gerencial se muestran en la figura Nro. 1

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Figura Nro. 1 Elementos del sistema de información gerencial

Fuente: Laudon (2012).

Por tanto, los sistemas de información gerencial, es un conjunto de subsistemas, desarrollado e implementado de acuerdo con las necesidades de cada empresa u organización, de tal manera que conforma un plan

conjunto de

estándares y procedimientos, tal como se muestra en la figura Nro. 2. Figura Nro. 2 Subsistemas que integran el sistema de información gerencial

Fuente: Laudon (2012)

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Importancia de los sistemas de información gerencial Todas las instituciones no cuentan con algún tipo de sistemas de información, aunque consideren que un sistema mínimo pudiese ser suficiente, para tener una buena información cuando se requiera. Ahora bien, es esencial para que una institución pueda desempeñarse de manera eficiente disponer de tecnología de información para crear un Sistema de Información Gerencial que les permita coordinar y controlar los recursos y analizar problemas, visualizar aspectos complejos para apoyar la toma de decisiones. De este modo Laudon (2012), un sistema de información gerencial es una serie de procesos y acciones involucradas en captar datos en bruto, procesarlos en información utilizable y luego difundirla a los usuarios en la forma en que estos la requieran. Por lo tanto, la información gerencial implica esencialmente la comunicación entre las personas sobre aquellos eventos que afectan el trabajo que desempeña su institución, esto abarca desde sus traslaciones comerciales, las políticas y procedimientos hasta los programas informáticos, influyen sobre el flujo de información en una institución que guiara las decisiones y acciones de la gerencia. El objetivo de un sistema de información gerencial, es proporcionar un marco estratégico de referencia para los sistemas de información de un determinado ámbito de la organización que integrados con la técnica de la administración permiten conducir y controlar milimétricamente a la organización. En la Figura 3, muestra la organización típica con los tipos de los sistemas de información. La parte inferior está comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones, preguntas sobre su estado; el siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control; el tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control administrativo; el nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de políticas en los niveles más altos de la administración. Cada nivel del procesamiento de información puede

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utilizar los datos suministrados por los niveles más bajos; sin embargo también pueden introducirse nuevos datos. Figura Nro. 3 Niveles de la Organización

Fuente: Laudon (2012)

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL EN LA CONTADURÍA Hoy en día los Sistemas de Información actúan como instrumento para el buen funcionamiento

de las organizaciones debido a que son la principal

fuente de información para la toma de decisiones, es por ello, que la información

que

suministran

debe

ser

ágil, efectiva y precisa, puesto que

involucra todas las áreas que componen a la organización. En la actualidad todo proceso contable requiere de sistemas. Principalmente en las empresas el funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas. De esto se deduce la importancia que tienen los sistemas, y como su uso, redunda en beneficios para toda la organización. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas

mecanizados

desarrollados

en

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las

computadoras.

La

mayor

responsabilidad de un gerente es la de tomar las decisiones de tipo financiero, y este proceso se basará necesariamente en la información generadas por los sistemas de información gerencial implantados con ese objetivo. Por otra parte, los procesos administrativos de un negocio se repiten con cierta frecuencia y en forma más o menos cíclica. Por tato, un ciclo de negocios o ciclo de operaciones, es el tiempo que transcurre entre la compra de inventarios, en caso de una empresa manufacturera, o la prestación de servicios en caso de una empresa de servicios o de conversión de efectivo. En este sentido, dependerá del tipo de empresa y grado de operaciones la implementación del adecuado sistema de información gerencial. Básicamente, las funciones más comunes de cualquier organización se manifiestan tal como se muestra en la figura Nro. 4. Figura Nro. 4 Sistemas básicos de información de una empresa.

Fuente: Catacora (2009).

En la figura se observa las principales áreas que integran una empresa u organización y la relación interdepartamental que existe entre cada una de ellas. El flujo de información que se maneja en cada departamento, se relaciona siempre 10

con otro, de allí la importancia de que dicha información fluya de manera, eficiente, efectiva y veloz. Por otra parte, desde el punto de vista contable y administrativo, los sistemas de la información gerencial pueden clasificarse en:  Sistemas de producción.  Sistemas de ventas.  Sistemas de administración y finanzas. Estos sistemas a su vez, están conformados por subsistemas tal como se muestra en la figura Nro. 5.

Figura Nro. 5 Clasificación de los sistemas de información gerencial y sus subsistemas

Fuente: Catacora (2009).

Y cada uno de estos subsistemas maneja a su vez funciones específicas. Ejemplo: Dentro del subsistema de Cuentas Por pagar, se pueden identificar las siguientes funciones:

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

Registro de los pasivos de la empresa.



Definición de condiciones de pago.



Manejo de cancelaciones parciales o totales.



Envió de estados de cuenta.



Emisión de órdenes de pago.



Generación de notas de débito y crédito.

DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL Una de las debilidades que se observan con cierta frecuencia en los departamentos de informática de sistemas, es la inexistencia de alguna metodología que se siga para analizar, desarrollar o efectuar un sistema de información gerencial. El proceso de análisis de sistemas se puede definir como todas aquellas actividades que se realizan para descomponer y explicar un sistema de información en cada uno de sus elementos. El proceso de desarrollo de los sistemas de información gerencial contiene las actividades y tareas que se deben llevar a cabo, cubriendo desde el análisis de necesidades hasta la instalación del soporte lógico, haciendo de los mismos una necesidad imprescindible para mejorar la calidad de las decisiones. El desarrollo del sistema de información debe ser estructurado y orientado a objeto, por lo que será necesario establecer actividades específicas a realizar en alguno de los procesos cuando se utiliza la tecnología orientado a objeto. Las fases que se pueden identificar en el ciclo de vida y desarrollo de los sistemas de información gerencial son. (Figura Nro. 6).

Figura Nro. 6 Fases del Sistema de Información Gerencial

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Fuente: Catacora (2009).

Análisis previo: El análisis previo al desarrollo o adquisición de un sistema viene como consecuencia del surgimiento de un problema, o requerimiento de algún grupo de usuarios en la empresa. En ese momento, el departamento de sistemas debe establecer algún mecanismo para controlar y procesar todos los requerimientos que vayan generándose en solicitud de los usuarios. Una manera de

controlar las

solicitudes de los usuarios seria mediante un formulario el cual debe especificar lo siguiente: a. Nombre del departamento que lo solicita. b. La persona que hace la solicitud. c. Fecha de la solicitud. d. Descripción del problema. e. Razones de la solicitud. f. Beneficios que se esperan. g. La aprobación correspondiente.

Fijación de los requerimientos:

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Una vez aprobada la factibilidad de un sistema, los analistas pasan a la fase de fijación de los requerimientos, en la cual se debe empezar el trabajo de campo para determinar las necesidades y objetivos del sistema que se vaya a desarrollar. El método utilizado para el levantamiento de la información en esta fase, será la entrevista directa con las personas involucradas.

Diseño y desarrollo del sistema: En esta fase, se encarga de especificar la forma lógica como irá a funcionar el sistema y la relación entre los distintos componentes. Esta metodología se basa en una serie de herramientas de diseño, tales como: Diagrama de flujo de datos. Cartas estructuradas.

Diagramas de acción. Tablas de decisión

Implantación del sistema: Existen tres estrategias para llevar a cabo la implantación del sistema de información gerencial: las pruebas piloto, la corrida en paralelo y la instalación inmediata.

La prueba piloto: consiste en poner en funcionamiento el sistema en una sola unidad de la empresa y no en todas las instalaciones. Esto se hace con el fin de asegurar que el sistema funcionará aceptablemente en todas las unidades o divisiones que sean similares.

Corrida en paralelo: consiste en procesar por un período de tiempo previamente determinado tanto del sistema nuevo como en el que se desea reemplazar, a fin de asegurarse que el nuevo desarrollo satisface las necesidades planteadas en un principio.

Instalación inmediata: el sistema empezará a funcionar un día determinado y el sistema reemplazado es puesto fuera del servicio.

Madurez y Mantenimiento:

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En esta fase, se realizan las modificaciones menores para mantener su operatividad, a fin de que el sistema genere: 

Tiempos de respuesta de información razonable y aceptable.



Soporte y manejo de todas las operaciones de la empresa.



Fluidez en los procesos automáticos contables.



Mantenimiento del sistema de información contable: base de datos y programas.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL Y LA TOMA DE DECISIONES Los Sistemas de Información según O ́Brien (2001) se componen de cinco recursos importantes: humanos, hardware, software, datos y redes. Dentro de los sistemas de información se ubican los llamados sistemas gerenciales, estos según Antonorsi (1999) comprenden todos los procedimientos que hacen funcionar a la organización como tal. Considerando que la toma de decisiones gerencial es un proceso que requiere la participación de información oportuna y veraz, para la obtención de resultados confiables; se define al sistema de información gerencial según Koontz y Weihrich (2001) como un sistema formal para la recopilación, integración, comparación, análisis y dispersión de información interna y externa de la empresa de manera oportuna, eficaz y eficiente. La información oportuna permite brindar seguridad en mayor margen a las decisiones, ello según Bateman y Snell (2001) generan cierto grado de confianza y certidumbre ante los resultados de una determinada decisión. Por otra parte, para

que

la

gerencia

emplee

en forma

eficiente

la información necesariamente debe hacer uso de los sistemas de información diseñados para su uso, en función de que estos contienen los insumos requeridos para realizar la toma de decisiones. En tal sentido debe existir una preparación previa de la gerencia para el uso de estos sistemas. La existencia de los

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llamados sistemas expertos o simuladores empresariales, refieren Koontz y Weihrich (2001) ponen en vigencia la necesidad de incorporar la inteligencia artificial entre otros medios para apoyar a los gerentes en la toma de decisiones. Por tanto, se establecen nexos entre el uso de nuevas tecnologías y la toma de decisiones, al afirmar que al igual que se modernizan las tecnologías de Información, los gerentes deben adquirir conocimientos para emplear estas herramientas en forma exitosa.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL Y LA COMUNICACIÓN Dentro de esta perspectiva señala, Watson y col. (1991:120), lo sistemas de información gerencial no solamente están destinados a proporcionar información, sino también capacidades de comunicación electrónicas, análisis de datos y organización de manera tal que favorezca el proceso de toma de decisiones”. Las redes y los nuevos enfoques para almacenar y acceder datos hoy en día han madurado, permitiéndose de manera sencilla el uso compartido de los datos y el procesamiento rápido de los mismos debido al poder de cómputo alcanzado y la visualización en formatos gráficos en formas fáciles de entender. Los sistemas de información gerencial actuales deben permitir que la información pueda ser tabulada y copiada o exportada hacia otras herramientas que favorezcan el análisis de los datos, dando más posibilidades tanto a los directivos como a los empleados que se encuentran distanciados del máximo nivel de dirección. De este modo, quedaría entonces garantizar el dato que se registra sea lo más cercano posible al tiempo real en que se ejecutan los procesos.

CONCLUSIONES

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Los sistemas de información gerencial ofrece amplias oportunidades para crear ventajas competitivas, para cambiar la manera como una empresa compite, o para innovar los procesos de una organización en términos de eficiencia. Un sistema de información gerencial en una organización tiene como propósito asegurar la adecuación entre los objetivos estratégicos de la misma y la información necesaria para soportar dichos objetivos. Se trata de una metodología de planificación de sistemas, de tal manera, que comprenda a toda la organización y exige un nivel de conocimientos en estrategias gerencial. Por otra parte, los sistemas de información gerencial están diseñados por los administradores, son la fuente de información que se provee a los inversionistas, acreedores, autoridades gubernamentales, y a quienes interactúan con los directores. De allí pues, que este sistema proporciona la información que necesitan los expertos en finanzas para la gestión de una empresa. En teoría, un sistema de información gerencial puede ser diseñado para captar información de todos los componentes de una organización, la cual es ordenada en una base de datos que provee información para adopción de decisiones por usuarios internos y externos. Por tanto, en un sistema de información gerencial el análisis de las necesidades y fuentes de información resultan sumamente importantes.

BIBLIOGRAFÍA

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Catacora F, (2009). Sistemas y Procedimientos Contables. Segunda Edición. Caracas, Venezuela. Loudon Kenneth, (2012). Sistemas de Información Gerencial. Décima Segunda Edición. Pearson. México DF.

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