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• Miguel Vazquez

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Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS, Executive Support Systems) ¿QUE ES? Es un sistema computacional que provee al ejecutivo acceso fácil a la información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos para el éxito. Los ESS son herramientas de apoyo a las decisiones no rutinarias que requieren de una evaluación y comprensión, dado que no hay un procedimiento estándar para llegar a una solución. Se trata de sistemas de información dirigidos a la alta dirección puesto que permiten automatizar la obtención de datos (tanto internos como externos de la empresa) más relevantes y estratégicos para la organización, presentándolos de la forma más comprensible posible con la finalidad de poder dar seguimiento a los factores críticos de éxito. De forma más práctica, se puede definir un EIS como una aplicación informática que muestra informes y listados de las diferentes áreas de negocio, de forma consolidada, para facilitar la monitorización de la empresa o de una unidad de la misma. OBJETIVO DEL ESS Que el ejecutivo tenga a su disposición un panorama completo del estado de los indicadores de negocio que le afectan al instante, manteniendo también la posibilidad de analizar con detalle aquellos que no estén cumpliendo con las expectativas establecidas, para determinar el plan de acción más adecuado. John Rockart, considera que su objetivo fundamental es permitir que el ejecutivo monitoree y dé seguimiento a los factores críticos para el éxito del negocio. Diseñado para apoyar la toma de decisiones no estructuradas, mediante gráficos y comunicaciones avanzados. Los ESS se diseñan de modo que puedan incorporar datos de sucesos externos, como nuevas leyes fiscales, o nuevos competidores y también obtienen información resumida de los MIS (Sistema de información gerencial) y DSS (Decision Support System) internos. Estos sistemas filtran, comprimen, y rastrean datos cruciales. FUNCIONES -

Los sistemas de apoyo a ejecutivos son diseñados para incorporar datos tanto internos como externos, es decir, colectan información tanto de la plataforma de sistemas de la empresa como proveedores, competidores o

bases de información relacionadas al sector industrial de la empresa en cuestión.

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Están dirigidos a apoyar el proceso de toma de decisiones de los altos ejecutivos de una organización, presentando información relevante y usando recursos visuales y de fácil interpretación, con el objetivo de mantenerlos informados. Algunos ejemplos de lo que los sistemas ESS nos permiten hacer son: estimaciones de vendas a 5 años, diseñar el plan operativo, hacer previsiones de presupuestos y estimaciones de beneficios de los próximos años. Se puede contar con un resumen del comportamiento de una organización o área específica, y poder compararla a través del tiempo. Es posible, además, ajustar la visión de la información a la teoría de Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral impulsada por Norton y Kaplan, o bien a cualquier modelo estratégico de indicadores que maneje la compañía. Apoyan los procesos mentales de los ejecutivos para tomar decisiones pero nunca las toman por ellos. La decisión se basa en el juicio y la capacidad de análisis del decisor, los EIS normalmente no son sistemas de información con elevada capacidad de análisis.

PARA QUE TIPOS DE USUARIOS VA DIRIGIDO Estos sistemas de apoyo a ejecutivos van dirigidos a diferentes encargados de departamentos dentro de la empresa tales como: Recursos Humanos Finanzas y Contabilidad Ventas y Marketing Manufactura y producción Entre otros departamentos donde también se requiere alguna toma de decisiones a futuro. CARACTERISTICAS Un buen sistema de información para ejecutivos presenta información en forma de gráficos, columnas y textos. La capacidad para hacer gráficos se necesita para facilitar en el análisis rápido de las condiciones y tendencias corrientes; las tablas presentan mayor detalle y permiten el análisis de variaciones; la información de textos añade interpretaciones y detalles de los datos.

Las principales características de los sistemas de información para ejecutivos (EIS) son las siguientes: Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta administración de la empresa. Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio. Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios. Es un sistema desarrollado con altos estándares en sus interfases hombremáquina, caracterizado por gráficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto. Pueden acceder a información que se encuentra en línea, extrayéndose en forma directa de las bases de datos de la organización. El sistema está soportado por elementos especializados de hardware, tales como monitores o videos de alta resolución y sensibles al tacto, ratón e impresoras con tecnología avanzada. Existe una serie de productos de software al alcance de todos para la planificación estratégica, diseñados para capacitar y ayudar a los administradores con la planificación estratégica. Suelen funcionar como Paneles de Control o cuadros de mando aportando valores de indicadores de variables críticas como el desempeño de la organización, datos del entorno o históricos con alertas y tendencias.

VENTAJAS: Fácil para los ejecutivos de nivel superior, ofrecen una amplia usabilidad. Proporciona la entrega de información oportuna y resumida de una empresa. La información que se proporciona es mejor entendida. La administración, con un EIS, puede tomar decisiones con prontitud. Mejora la información de seguimiento. Ofrece eficiencia a los tomadores de decisiones. Información a tiempo: acceso más rápido, información más exacta, relevante y concisa Sensibilidad al medio: Mejor acceso a la información, aún de datos externos, mejor sensibilidad al medio, y más información competitiva.

Efectividad de ejecutivos: Mejora en la comunicación, desempeño mejorado, ahorro en tiempo de ejecución, mejor presentación de los datos Cumplimiento de objetivos estratégicos: Aumento en radio de control, planeación mejorada, mejor toma de decisiones, mejor entendimiento de problemas, mejor desarrollo de alternativas Economía: Ahorro en costos, menos papeleo, mayor respuesta al cambio en las necesidades del cliente, apoyo de reducción en la organización.

DESVENTAJAS: Dependen mucho del sistema, no son muy modulares. Funcionalidad limitada, por diseño. A veces, sobrecargan de información a los administradores. Pueden generar beneficios difíciles de cuantificar. Los altos costos de implementación. El sistema puede llegar a ser lento, grande y difícil de manejar. Puede conducir a los datos menos fiables y menos seguro. Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones. Resistencia al cambiar por parte de los administradores. La responsabilidad al tomar una decisión puede diluirse.

EJEMPLO Un ejemplo de un sistema para ayuda a ejecutivos sería un cuadro de mando integral

Otro ejemplo sería un costeo basado en actividades (ABC)

Ya que estos dos modelos permiten a los gerentes y al personal encargado de la toma de decisiones de una empresa a hacerlas correctamente con un panorama más diversificado de lo que está ocurriendo en general. Ayuda a estos ejecutivos entender más la información interna y externa de la compañía para así llegar a una estabilidad financiera, lograr un ambiente como tanto para el cliente como para el empleado. También es de suma importancia cuando se habla de planes financieros a futuro. Ya que estos modelos nos ayudan a determinar el futuro costo de la futura actividad a realizar.

Ejemplo aplicado: El grupo financiero Serfín en la Ciudad de México usa EIS. Por las situaciones económicas críticas en 1994, los bancos mexicanos se encontraron agobiados con una extensa cantidad de obligaciones de préstamo. El banco financiero Serfín, el tercer banco más grande en México, sobrevivió por implementar un EIS y un almacén de datos para posibilitar a sus altos gerentes a revisar y continuar localizando los préstamos pendientes, y para monitorear el diario aumento de responsabilidades en base a sucursal por sucursal. Serfín se dio cuenta que estuvo tecnológicamente en el pasado por que las tomas de decisiones del banco habían sido usando software de gráficas extensas simples para visualizar diariamente los datos de clientes. Para actualizar sus capacidades, ellos instituyeron un EIS que permitiera a los usuarios desempeñar más tareas complejas tales como monitorear el desempeño diario, presupuestar, y pronosticar actividades. El sistema fue enlazado a una base de datos Sybase y se colectó datos desde sistemas operativos desiguales en los tres centros de datos primarios en la Ciudad de México, Guadalajara y Monterrey. El almacén de datos tomó más tiempo para completarse que el desarrollo del EIS. Así que al usar este nuevo sistema Serfín redujo su tiempo de respuesta para desempeñar un pronóstico de 2 horas a 30 segundos. Finalmente, el sistema ayudó al banco a pasar la crisis financiera.

Nivel superior o estratégico. Es donde se toman las decisiones políticas que hacen al rumbo que seguirá la organización. Estas son necesarias para alcanzar los objetivos, encontrando en este nivel al directorio, gerente general, comisión directiva etc. Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. Su función principal es compaginar los cambios del entorno externo con la capacidad organizacional existente