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• Ramirez Genovez Osiris Asael

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SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL NEMESIS

MANUAL DEL USUARIO

NEMESIS SYSTEMS TEL. 2455-3114

INDICE DEL CONTENIDO

Recomendaciones iniciales …………………………………………….

4

Maestro de perfiles ……………………………………………………….

4

Maestro de empresas ……………………………………………………

5

Maestro de usuarios ………………………………………………………

6

Maestro de sucursales ……………………………………………………

7

Importación de información desde sistema MS-DOS ……………..

7

Mantenimiento de catálogo de cuentas ……………………………

8

Revisiones y consultas del catálogo …………………………………..

10

Ajuste manual de saldo inicial …………………………………………..

10

Mayorización ……………………………………………………………….

11

Copiar catálogo de cuentas a otra empresa ………………………

11

Ingreso de partidas ……………………………………………………….

11

Revisar cuadraturas de comprobantes ………………………………

13

Revisar por conceptos ……………………………………………………

13

Asignar a partidas correlativo único …………………………………..

13

Generar partidas de liquidación de cuentas de resultado ………

13

Importación de partidas de cheques …………………………………

13

Cheques ……………………………………………………………………..

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Mantenimiento de bancos ………………………………………………

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Mantenimiento de cuentas bancarias ………………………………..

14

Impresión de partidas …………………………………………………….

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Anexos al balance de comprobación ………………………………..

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Impresión de reportes ……………………………………………………..

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Estado de resultados ………………………………………………………

15

Cambiar fecha de proceso ……………………………………………...

18

Pie de estados financieros ……………………………………………….

18

Cierre mensual ……………………………………………………………...

18

Reconstrucción de índices ……………………………………………….

18

Direccionar archivo de importación de partidas …………………… 18 Cierres definitivos para bloqueo de información …………………... 18 Copiar un año a cualquier dispositivo …………………………………

19

Importar un año desde cualquier dispositivo ………………………..

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Configurar impresoras …………………………………………………….

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Migrar información de otros sistemas…………………………………..

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Recomendaciones iniciales. Este sistema esta diseñado para trabajar hasta con un máximo de 99 empresas dentro de las cuales se deben trabajar por lo menos con una sucursal (soporta hasta 99 sucursales), se puede ingresar como superusuario del sistema (usuario que no puede eliminarse) y que esta a cargo de toda la administración del programa y como usuario. Antes de iniciar a utilizarlo se debe planear los perfiles de usuarios los cuales caracterizan las propiedades que tienen éstos perfiles en cuanto a accesos y restricciones a las diferentes opciones. Maestro de perfiles. Esta opción está asignada sólo al supervisor del sistema y en ella se pueden crear los perfiles o tipos de usuarios (no los usuarios) posibles que pueden entrar al sistema, un ejemplo de ello sería un usuario que tiene acceso total a todas las opciones al cual se le podría llamar CONTADOR, otro usuario sería alguien que puede entrar al sistema pero no puede crear empresas ni sucursales pero tiene acceso a todo lo demás el cual podría llamarse AUXILIAR y otro con acceso a las mismas opciones de este último pero con la restricción de que puede sólo consultar al cual se le podría llamar AUDITOR. Aquí podrá definir qué opciones tiene asignado cada perfil y se le presentará una ventana como la siguiente:

Esta ventana representa las diferentes opciones del sistema en general, en la casilla del perfil se ingresa el nombre de perfil a crear, los El principio de la sabiduría es el temor a Dios. Proverbios 1.7

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signos + significan que puede abrir cada opción y ver las opciones asignadas a cada una, la casilla con un cheque significa que la opción esta asignada a este perfil o sin cheque el caso contrario. Cuado usted pone un cheque en casillas de opciones generales como las que se muestran en la imagen, automáticamente asigna todas las opciones que conlleva ésta y si lo quita también lo hace con todas las que le pertenecen, si no desea asignar todas debe abrir en la cruz la opción para acceder a las opciones que no desea asignar y quitarles el cheque respectivo. Para grabar el perfil haga click en el botón cambios. Para eliminar un perfil ingrese el nombre de éste y quite todos lo cheques en todas las opciones (sólo basta hacerlo en las opciones generales) y luego dar click al botón cambios y como no hay asignaciones el sistema borrará el perfil. Maestro de empresas. En esta opción podrá crear las empresas y su interfase es como sigue:

Si desea crear una nueva empresa de debe hacer un clic en el botón nuevo, en la casilla de código deberá ingresar un código inexistente que va desde “01” hasta “99”, luego escriba el nombre de la empresa a crear y en las casillas de mes y año inicial y de proceso, introduzca el mes y año que comenzará a trabajar con la nueva empresa (en los dos meses y años debe ingresar lo mismo). Si dispone del sistema NEMESIS de facturación integrada, deberá llenar la casilla de número de carpeta en facturación, la cual le indica al programa dónde deberá buscar los archivos para importación de partidas contables, este número se recomienda que sea el mismo que existe en El principio de la sabiduría es el temor a Dios. Proverbios 1.7

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facturación. Cuando usted crea una empresa se crea una carpeta con su respectivo código de empresa, por ejemplo si el código es “07” se creará una carpeta llamada “BASES07” y así sucesivamente, Esta carpeta contendrá toda la información relacionada con la nueva empresa, así también en el sistema de facturación. Para eliminar o modificar una empresa seleccione con un click la empresa mostrada en la lista y luego seleccione el botón de eliminar o modificar según desee. Tenga presente que al eliminar una empresa eliminará también su respectiva carpeta y todo su contenido el cual será irrecuperable a menos que cuente con una copia de respaldo. Maestro de usuarios. Asignada solo al superusuario y se utiliza para crear los diferentes usuarios. Al acceder se muestra la siguiente ventana:

Para crear nuevos usuarios se le da un clic al botón nuevo, en la casilla de usuario se ingresa el nombre del usuario, el password asignado y se introduce nuevamente para su verificación, se selecciona el perfil de este usuario, y se pone un cheque en adicionar para que pueda adicionar en las opciones que tiene asignado el perfil y modificar si puede corregir información ya grabada o eliminar esta. Se dejan en blanco las casillas si desea que este usuario solo pueda consultar. En el nivel se seleccionará 3. En el botón de empresas autorizadas se presenta una lista de las empresas que se han creado en la opción de maestro de empresas y con la tecla podrá asignarle la o las empresas a las cuales puede ingresar. Con un marca y con otro

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desmarca y en la equis de la ventana podrá cerrarla. Para modificar o eliminar seleccione el usuario con un click en la lista que aparece y una vez marcado dé un click en el botón o según desee. Cuando los usuarios creados ingresen al sistema, éste al seleccionar la empresa a trabajar, sólo le mostrará las empresas que el superusuario le ha autorizado a poder entrar, así como, dependiendo de su perfil, solo se le mostrará un menú de accesos a las opciones asignadas con las respectivas propiedades de usuario en cuanto a adicionar, modificar y eliminar o solo consultar. Maestro de sucursales. Se debe crear por lo menos una sucursal que es con la que se trabajará, a menos que se trabajen más sucursales para luego consolidar en una sola toda la información. La primera sucursal debe crearse con código “01”, la segunda “02” y así sucesivamente hasta “99”. Cuando entre al sistema el programa verificará si existen sucursales creadas para la empresa que ha seleccionado para trabajar y si existen automáticamente seleccionará la sucursal “01” para evitar seleccionar sucursal cada vez que entra, si no hay, entrará en modo de consolidación, en donde no podrá adicionar información, ya que en este modo solo podrá consultar e imprimir. Importación de información desde MS-DOS. Si usted ya había adquirido un sistema contable con el mismo proveedor de éste, el cual esta basado en MS-DOS, tiene toda la compatibilidad de importar esa información que trabajó en el otro sistema y reutilizarla en éste de tal forma que parezca que la información la ha trabajado en el sistema NEMESIS, ahorrándose la labor de ingresar nuevamente el catálogo de cuentas en este programa y poder dar seguimiento a un año determinado. Es importante hacer notar que el requisito indispensable para lograr este proceso es que debe estar completamente sin información la empresa creada en este sistema, quiero decir, sin ninguna cuenta creada en el maestro de catálogo, y haber creado el número de sucursales y sus respectivos códigos exactamente igual a como los tiene creados en el sistema MS-DOS. Le recomiendo asegurarse del número o código de empresa que se le asignó a ésta en el sistema basado en MS-DOS para no importar información no deseada. Cuando seleccione esta opción se presentará la siguiente ventana:

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Haga un click en el botón buscar para seleccionar la carpeta donde está instalado el programa anterior, al seleccionar la ruta aparecerá en la casilla izquierda a este botón. Luego ingrese el año que va a importar que sería el último año trabajado y el número o código de empresa que tiene asignada la información que va a importar, cuando esté seguro de los datos introducidos haga un click en el botón y el proceso se ejecutará. Si por error seleccionó mal el número de empresa o año a importar y la información que trasladó no es la correcta, deberá eliminar la empresa y volverla a crear para dejar bacías las bases de datos, crear de nuevo las sucursales y ejecutar de nuevo este proceso. Si tiene información de años anteriores al año que importó, sólo los podrá consultar en el sistema MS-DOS. Mantenimiento de catálogo de cuentas. Si no tiene de dónde importar la información deberá usar esta opción para crear el catálogo de cuentas o darle mantenimiento. Tiene que tener en consideración que al crear cuentas o modificarlas, dichos cambios también se realizarán en todas las sucursales creadas incluyendo en el catálogo que tiene los saldos consolidados (modo consolidado del sistema). También los hará con todos los meses del año que está en proceso por lo cual no podrá tener un catálogo diferente ni entre sucursales ni entre meses del mismo año. La dinámica para utilizar esta opción es igual a los maestros ya explicados, con la excepción de que con el botón podrá ingresar una cuenta para ir directamente al registro y no tener que desplazarse en la lista que muestra la ventana, útil para catálogos de cuenta bastante grandes. La ventana que le mostrará el sistema es la siguiente: El principio de la sabiduría es el temor a Dios. Proverbios 1.7

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En la casilla del código introducirá la cuenta a crear , luego el nombre de ésta. En el nivel de la cuenta deberá tener presente lo siguiente: NIVEL

TIPO DE CUENTA

00 01 02 , 03 04 , 05 06 , 07 08 , 09 10 , 11

Títulos Rubros Cuentas de mayor Sub-Cuentas Sub-Sub-Cuentas Sub-Sub-Sub-Cuentas Sub-Sub-Sub-Sub-Cuentas

Cuando presenta dos tipos de niveles de cuenta, deberá escoger el nivel par para cerrar la cuenta o impar para dejarla abierta y crearle sub-cuentas de las cuales dependerá ésta. La clase de detalle muestra si la cuenta pertenece al las cuentas de activo, pasivo, capital, gastos o costos, y productos o ingresos. La clase muestra sólo pasivo o activo con los cual se le indica el sistema si la cuenta es de resultado deudora (activo) o si es de resultado acreedora (pasivo). Las casillas que muestran los saldos no podrán ser modificados puesto que se presentan sólo para fines de consulta. En la lista del catálogo se muestran los diferentes niveles y clases asignadas a cada cuenta para su verificación. Revisiones y consultas del catálogo El principio de la sabiduría es el temor a Dios. Proverbios 1.7

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Existen opciones destinadas a ayudarle en la verificación de estructuras de catálogo y saldos de las cuentas. Las siguientes opciones le facilitan este trabajo: Comprobación de estructura. Le permite al sistema examinar por usted si el catálogo esta ingresado correctamente, de no ser así le indicará en qué cuenta tiene mal un nivel o una clase, así como de mostrarle posibles duplicaciones de cuentas por causas ajenas al sistema (mal apagado de la computadora o en casos de que se traba la máquina). Revisar saldos a inicio de mes. Le permite saber si los saldos que vienen del mes anterior de todas las sucursales se han traslado a este mes correctamente, de no ser así, deberá cambiarse al mes anterior y ejecutar de nuevo la mayorización y cierre mensual y correr de nuevo esta opción. Cuadratura global del catálogo. Verifica si el catálogo de todas las sucursales cuadran al postear los saldos de las cuentas y la suma corresponde a sus cuentas respectivas tanto en los saldos iniciales del mes como en los acumulados de los débitos y créditos de los movimientos contables y los saldos de fin de mes. Consulta de saldos del mes. Presenta una ventana de consulta para verificar saldos iniciales, débitos, créditos y saldo final del mes. Consulta de saldos de todo el años. Presenta una ventana de consulta para verificar saldos iniciales, débitos, créditos y saldo final del año y poder revisar la tendencia que han tenido los saldos de las cuentas en todo el año. Ajuste manual de saldo inicial. Se utilizará esta opción cuando se necesite en determinado inicio de mes dividir una cuenta auxiliar en varias cuentas de las que dependa, teniendo que modificar el nivel de esta cuenta a un nivel impar y crear las nuevas cuentas de las que dependerá con un nivel par. En este caso como las nuevas cuentas no pueden trasladársele saldos con asientos contables deberá ingresarles manualmente su saldo inicial del mes el cual la suma de estos saldos será el saldo de la cuenta que se ha dividido. Un ejemplo de esto sería que usted utiliza una cuenta de anticipos de pago pero ha decido que abrirá cuentas para cada empleado. Deberá considerar que un cierre que se haga del mes anterior a estos cambios le borrará los saldos iniciales del mes en que ingresó los saldos manuales y deberá hacerlo nuevamente.

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Mayorización. Esta opción postea los movimientos del mes de todas las sucursales al catálogo de cuentas y las mayoriza. Debe ejecutarla antes de poder ver reportes que muestren cuentas de mayor como el balance de comprobación o anexos. La casilla para seleccionar si desea postear las partidas de liquidación se habilita en el mes de diciembre, la cual le servirá para poder ver balance de comprobación o general. Copiar catálogo de cuentas a otra empresa. Si ha creado una empresa que tendrá un catálogo de cuentas muy similar o igual al de una empresa que ya este trabajando, puede copiar su catálogo a la nueva empresa para evitar digitar todo y hacer sólo unas pocas modificaciones. Para lograr esto deberá seleccionar la empresa que tiene el catálogo original y en esta opción indique el código de la empresa destino y año al que trasladará el catálogo. Tome en cuenta que si hay información en las bases de datos destino o hay sucursales creadas el catálogo no se trasladará. Es necesario que en la empresa destino no haya creado todavía las sucursales ya que el sistema solo le trasladará el catálogo consolidado y sin saldos. Ingreso de partidas. Para ingresar asientos contables utilizará la siguiente ventana:

Adicionar una partida. Dar un click en el botón , ingresar el número de partida el cual deberá tener primero tres posibles letras, la El principio de la sabiduría es el temor a Dios. Proverbios 1.7

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“C” para las partidas de cheques, “L” para partidas de liquidación de cuentas, y la “D” para las demás partidas seguido de un guión y luego el número de la partida, Usted podrá utilizar la letra que desee para diferenciar en entre el tipo de partida de unas a otras a excepción de la “L” que esta reservada para las partidas de cierre del ejercicio (todas las partidas que se elaboran entre el Balance de Comprobación y el Balance General). No podrá adicionar un número igual en el mes en proceso pero sí entre diferente mes. Luego la fecha de la partida que validará el sistema para que ingrese fechas sólo del mes en proceso, seleccione el tipo de partida, ingrese un concepto general si lo desea, luego podrá pasar a la parte de los detalles de la partida, mientras registra asientos contables o los edita se activarán los botones “Limpiar”, el cual se utiliza cuando usted desea borrar todos los ítems de la partida y comenzarlos de nuevo, y “Actualizar”, que lo utilizará para guardar la partida sin tener que salirse de ella. Mientras esta adicionando o editando, podrá utilizar las teclas de función para borrar el registro en el que este posicionado o para insertar un registro en blanco en la línea en que se encuentre, con la tecla podrá copiar el concepto de la línea o ítem anterior a la línea actual, si oprime es lo mismo como darle un click al botom de “Limpiar”, el como dar un click al botom “Guardar” y al botom actualizar. Para adicionar ítems, solo vaya al final de estos y oprima para que agregue la siguiente línea en blanco y usted pueda seguir adicionando. Para ignorar toda la partida y no grabarla puede dar click en el botón o en el botón o tecla para grabar toda la partida. Consultar, modificar o eliminar una partida. Dar un click en el botón , ingresar el número de partida (puede consultarlos oprimiendo la tecla de función y seleccionarlo de una lista) y se mostrará la partida para su consulta, luego se activarán automáticamente los botones de y . Para modificar de un click al botón y seleccione que sí desea modificar y proceda a hacer los cambios que necesita, recuerde que para modificar detalles o seguir adicionando, se hace de la misma forma como esta descrito en adicionar una artida. Si desea eliminar toda la partida dé un click en el botón luego de consultar la partida. Imprimir una partida. Luego de haber grabado una partida le preguntará el sistema si desea imprimirla donde podrá hacerlo si le afirma que sí. Cuando la partida ya existe entonces deberá consultarla primero y se activará el botón automáticamente donde podrá imprimirla.

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Revisar cuadratura de comprobantes. Cuando desee verificar si todos los asientos contables están cuadrados, podrá utilizar esta opción la cual le muestra un listado de todos los comprobantes del mes y sus totales, disponiendo de una columna extra para mostrarle las diferencias en caso de que existan. Revisar por conceptos. Esta opción le ayuda a buscar los comprobantes que existan con un determinado concepto. En la casilla de concepto ingrese la frase a buscar entre todos los comprobantes del año en curso y el sistema le mostrará en qué comprobantes existe dicha frase. Asignar a partidas correlativo único. Si desea asignar correlativo único por día a los comprobantes y desea imprimir una sola partida con este número el cual también se mostrará en el libro auxiliar, utilice entonces esta opción. Podrá asignar correlativo único o quitarlo en el caso de que ejecute esta opción por error, para asignar seleccione la casilla de verificación que dice asignar e ingrese el número inicial que le corresponderá a la primera partida del mes en proceso o la casilla de deshacer para revertir el proceso y quitar este correlativo. No le asignará a las partidas que comiencen con “L”, ya que están reservados para asientos de liquidación de cuentas cuando se desea balance general. Generar partidas de liquidación de cuentas de resultado. En esta opción podrá generar automáticamente en el mes de diciembre las partidas de liquidarán de las cuentas de resultado. Al ejecutarla generará dos partidas las cuales comenzarán con la letra “L”. La primera tendrá el número que usted le ingrese en el número de la partida inicial y a la segunda el sistema le pondrá el correlativo que le sigue. Importación de partidas de cheques. Utilice esta opción para importar las partidas que elabora con los cheques. Sólo ingrese el rango de fechas a importar y el programa trasladará las partidas. Si selecciona fechas que ya habían sido importadas el programa ignorará la operación y sólo trasladará aquellas que no se habían importado porque se elaboraron después de ejecutar esta opción.

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Cheques. Con esta opción podrá elaborar cheques con sus respectivos bouchers. El programa imprimirá un formato de tal forma que usted pueda poner con papel carbón el cheque original elaborado manualmente en frente de la parte superior, y así cuando la firmen podrá quedar una copia de ésta en el formato el cual le quedará como comprobante de cheque para luego poder ser importado a las partidas contables. La ventana a utilizar es la siguiente:

Antes de poder elaborar un cheque deberá haber creado los bancos necesarios y sus números de cuentas bancarias. La forma de elaborar cheques funciona de la misma manera que se explica en la elaboración de partidas. Mantenimiento de bancos. Esta opción se utiliza para codificar los diferentes bancos donde se tienen cuentas activas. Mantenimiento de cuentas bancarias. Agregue aquí las cuentas bancarias asignándoles el banco respectivo, así como la cuenta en el catálogo a la cual corresponde. Esta cuenta se utiliza para que cuando esté elaborando cheques le genere automáticamente el movimiento del banco en el boucher.

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Impresión de partidas. El sistema cuenta con esta opción para poder imprimir distintas impresiones de partidas. Se le presentará la siguiente ventana:

Seleccione para poder imprimir partidas por rango de fechas, de un click en si desea que las partidas a imprimir se consoliden en una sola por día, luego ingrese el rango de días. Elija para imprimir una partida específica la cual deberá introducir su número en la casilla de número de partida. Anexos al balance. Este anexo también servirá para el balance general, sólo modifique el encabezado del reporte según desee. En la casilla de se utiliza para imprimir solo determinadas cuentas, por ejemplo si desea que este reporte sólo le muestre las cuentas que comienzan con 21, entonces deberá introducir estos dígitos. Impresión de reportes. Para imprimir los reportes del sistema deberá ejecutar antes la opción de mayorización excepto con la impresión de partidas y la impresión de consulta de cuentas por rango de fechas. Estado de resultados. Al seleccionar la impresión del estado de resultados aparecerá un menú con dos opciones, una para elaborar la estructura del reporte y otra para imprimirlo.

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Antes de poder imprimir un estado de resultados debe elaborarlo con la siguiente ventana:

COD. En esta columna ingresará un código del “00” hasta el “99” el cual le permitirá ordenar los registros de acuerdo a este código. CUENTA. Si el valor de este registro lo tomará el sistema del catálogo de cuentas entonces deberá especificarle la cuenta. DESCRIPCION. Si introduce una cuenta en la segunda columna, la descripción de esta pasa a la columna de la descripción, la cual podrá modificar al gusto. CALCULO. En la columna de cálculo ingresará el cálculo de donde ésta línea tomará su valor (en caso de que no lo tome del catálogo de cuenta, ósea, la columna de cuenta se dejó en blanco). Se deberá anteponer un signo para indicar la operación a realizar y los códigos de las columnas tal y como se presenta en la imagen. PORCENTAJE. Este porcentaje indica al sistema que una vez tomado el valor de la columna de cálculo multiplique éste resultado por un porcentaje, y este será el valor de ésta línea del reporte. Un ejemplo puede ser la reserva legal. COLUMNA. En esta columna podrá ingresar 1, 2 o 3, dependiendo de la columna donde se desea que imprima el valor. A continuación se muestra un ejemplo de un estado de resultados impreso basado en la imagen de arriba.

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Este reporte dispone de tres columnas de impresión de los valores, la primera columna de la izquierda es la columna “3”, la de en medio la columna “2” y la de la derecha la columna “1”. VALOR. Cuando se desea que el sistema tome el valor de un valor fijo y no del catálogo de cuentas ni por cálculo, entonces se debe utilizar esta columna. Un ejemplo de uso es la cuenta de inventario final para las contabilidades que no son con inventarios perpetuos o pormenorizados. Para que se impriman líneas en blanco adicione líneas sólo con código de columna para establecer dónde desea insertarlas, y deje en blanco todas las demás columnas.

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Cambiar fecha de proceso. Se usa para cambiar la fecha a una que se esté utilizando para evitar estar modificando la casilla de fecha al momento de ingresar movimientos. Pie de estados financieros. En esta opción especifique los cargos y los nombres de las personas que firman los estados financieros. Cierre mensual. Cuando se desea trasladar saldos de las cuentas al mes siguiente, deberá ejecutar esta opción. Una vez cerrado un mes podrá hacer modificaciones cambiándose de mes en la opción de cambio de mes en proceso, a menos que la haya cerrado con la opción de cierre mensual definitivo, donde ya no podrá hacer cambio alguno en meses anteriores al último mes cerrado. Usted podrá trabajar varios meses simultáneamente si lo desea. Reconstrucción de índices. Se recomienda utilizar esta opción cuando por algún motivo la computadora deba resetearla o reiniciarla estando dentro del sistema contable, o si se presenta una baja de energía y no dispone de UPS y la computadora se apague repentinamente y también esté dentro del programa. Direccionar archivo de importación de partidas. Esta opción esta destinada a asignar el archivo de donde se importarán los asientos contables en el caso de que disponga del sistema integrado de facturación. Cierres definitivos para bloqueo de información. En este proceso podrá cerrar definitivamente hasta determinado mes para evitar posibles cambios en la información una vez que haya impreso formalmente los libros y estados financieros. Si por alguna razón se necesitar hacer algún cambio en un mes con información bloqueada, el superusuario del sistema podrá habilitarle los meses que desee.

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Copiar un año a cualquier dispositivo. Si usted dispone de dos programas instalados en computadoras distintas y no están en red, puede exportar la información de un año a cualquier dispositivo portátil, sólo seleccione la empresa deseada, cambiar a cualquier mes del año (en la opción de cambio de mes en proceso) que desea copiar, y en esta opción especifique la unidad y carpeta donde se grabará la información y ahí donde especifique se creará una carpeta con el nombre “DATOSCTB” el cual tendrá en su contenido dicha información. Si la carpeta ya existe sólo grabará los datos, sustituyendo estos si ya existe una información que sea de cualquier empresa y sea del mismo año. Tenga presente que si desea guardar datos en un dispositivo que ya tenga la carpeta especificada, deberá seleccionar la carpeta madre de ésta si tiene, caso contrario no seleccione ninguna carpeta, si selecciona la carpeta “DATOSCTB”, el programa creará otra carpeta con el mismo nombre dentro de ésta. Recuerde que si esta haciendo este proceso para trabajar la información que tiene en una computadora en la otra, no deberá trabajar en la computadora origen en el año que esta trasladando, ya que se perderán los cambios que haga al importar nuevamente la información de la computadora destino. Importar un año desde cualquier dispositivo. Para importar la información seleccione la empresa deseada en la opción de cambio de empresa (no necesita cambiar al año que va a importar), y en esta opción de importar un año especifique la unidad origen y la carpeta donde se encuentra la información (aquí si debe seleccionar la carpeta “DATOSCTB”, si es ésta carpeta la que contiene la información) y el programa sustituirá la información del año especificado por la que está en el dispositivo externo. Configurar impresoras. Con ésta opción podrá cambiar la impresora por defecto en la que desea imprimir cuando mande a imprimir cualquier informe en el sistema. Migrar información de otros sistemas. Si usted desea migrar información de un sistema en particular, por ejemplo partidas de ventas, partidas de compras, partidas de gastos, partidas de costos, de algún sistema de inventarios, planillas o de cualquier otra índole, a este sistema de contabilidad, usted puede utilizar la opción de “Importación de partidas desde archivo TXT” en el menú de “Partidas Contables” y le aparecerá la siguiente ventana:

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Deberá elegir el rango de fecha de las partidas que desee importar y luego oprimir el botom “Importar”, en donde le aparecerá otra ventana para elegir la ubicación y el archivo el cual tiene contenido la información a migrar. Si alguna partida o asiento contable tiene un número ya existente, le aparecerá un menú donde podrá elegir si desea ignorar la partida, reemplazar la partida por las del archivo TXT o unir la partida a la ya existente. El archivo deberá contener información en formato ASCII el cual no debe contener espacios ni comillas ni comas entre cada campo ni al final de cada línea y deberá cumplir con las siguiente estructura: *** Descripción de estructura de archivo ascii *** del al ----- ----001 - 002 sucursal (2 posiciones, de acuerdo al código de sucursal en maestro de sucursales en el sistema) 003 - 014 cuenta contable (12 posiciones) 015 - 025 valor (11 posiciones, deberá llenar de ceros a la izquierda y poner punto decimal) 026 - 075 concepto (50 posiciones) 076 - 076 cargo o abono (1 posición, “C” para cargo y “A” para abono) 077 - 084 fecha de la partida (8 posiciones, con formato AAAAMMDD) 085 - 093 número de comprobante (9 posiciones, con formato X-9999999, una letra, un guión y siete posiciones para dígitos) 094 - 096 tipo de partida (3 posiciones, debe coincidir con maestro de tipo de partidas) 097 - 098 código de empresa (2 posiciones, código de empresa en el maestro de empresas del sistema) **************************************************** RFERENCIAS DE TIPO DE PARTIDAS **************************************************** VEN - PARTIDA DE VENTAS ABO - PARTIDA DE ABONOS COM - PARTIDA DE COMPRAS GAS - PARTIDA DE GASTOS COS - PARTIDA DE COSTOS DE VENTAS Y NOTAS DE CREDITO CHQ - PARTIDA DE CHEQUES REM - PARTIDA DE REMESAS ENV - PARTIDA DE COSTO DE ENVIOS (NOTAS DE REMISION) RET - PARTIDA DE COSTO DE RETACEOS PRO - PARTIDA DE COSTO DE PRODUCCION TRA - PARTIDA DE COSTO DE PRODUCTOS TRASEGADOS O DESARMES ***************************************************************************

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Ejemplo de cómo se verían dos registros: 011110101 01511101

00000028.10Por las ventas del dia 00000028.10Por las ventas del dia

C20091106D-001 VEN01 A20091106D-001 VEN01

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