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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS OCCIDENTALES “EZEQUIEL ZAMORA” VICERRECTORADO DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO SOCIAL PROGRAMA DE CIENCIAS SOCIALES SUBPROGRAMA CONTADURÍA PÚBLICA

SISTEMAS CONTABLES

Prof. Bethsymar.

Autores: Belisario José C.I: 23001222 Noryanni Ríos C.I: 16702314 Contreras Yoel C.I: 24113248 Ramírez Maryoly C.I: 18802064 Ramos Jesús C.I:

Prof. Arnulfo J. Castro S.

En el mundo actual la aplicación de control óptimo en las negociaciones mercantiles y financieras de cualquier empresa permite medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos, es decir, mantener el control en una organización comprende de un plan de organización en todos los procesos, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables. 1. Sistema de contabilidad ( negra) son el conjunto de técnicas y herramientas que utiliza una empresa para mantener el orden y control de sus operaciones y recursos, son la estructura que recoge, organiza, conserva, administra y utiliza la información que se genera en una entidad para la toma de decisiones y el conocimiento de estado financiero de la empresa. Además los sistema de contabilidad son una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros entre otros, y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras. Objetivos de los sistemas de contabilidad Dentro de la estructura organizacional de una empresa, los sistemas de contabilidad representan un orden coherente mediante el cual se recopila toda la información que se necesita con respecto a la entidad empresarial como resultado de todas las actividades que se llevan a cabo en la misma. El principal de ellos es el conocimiento de los objetivos ya que mediante esto, los sistemas de contabilidad podrán llevar a cabo el análisis que hace referencia a la razón social, la actividad, la ubicación física, y los recursos totales que utilizará la empresa.

En segundo lugar tiene como tarea la elaboración de un informe preliminar acerca de la situación en la cual se encuentra la empresa, verificando la aplicación de las normas legales correspondientes e implementando diferentes metodologías para lograr una mejor y más eficiente recopilación de la información, buscando que la misma se acerque lo más que le sea posible a la realidad económica correspondiente a la empresa. El tercer y último objetivo por el cual las empresas emplean los diferentes sistemas de contabilidad es la preparación de los informes pertinentes, como por ejemplo, aquellos que registran todas las operaciones que se encuentran en los libros, elaborando informes financieros. Cabe destacar el hecho de que implementar los sistemas de contabilidad más adecuados para la empresa representaran un grado de confianza para la gerencia, siendo este uno de los puntos claves en la organización de una compañía comercial, ya que los mismos le permiten a la empresa que pueda evaluar el desenvolvimiento, el control, la gestión y a su vez, determinar su posición y situación financiera en el momento que la empresa lo desee y necesite. Elementos de los sistemas de contabilidad Documentos soporte: Son documentos escritos de la evidencia de haber realizado una transacción u operación comercial, las que resultan de las tres actividades que desarrolla cualquier empresa: Operación, Inversión y Financiamiento, que tienen el carácter de legalidad ante la empresa y terceros, por las firmas y responsabilidades que ellos involucran. Pueden ser internos o externos:

Internos: son todos aquellos que la empresa elabora internamente para el control, comprobación y registro de transacciones realizadas dentro del giro de sus negocios, entre ellos se encuentran: recibo de caja, Comprobantes de egresos, entre otros. Externos: son aquellos comprobantes que soportan las transacciones, pero son elaborados por terceros, tales como facturas por compras, consignaciones bancarias, notas débito y crédito por los bancos, pagarés y demás. Comprobante de contabilidad: Son de carácter interno en las empresas y permiten el registro de las transacciones en los libros de contabilidad · ·

Deben elaborarse con base en los soportes de orden interno o externo Debe tener numeración consecutiva, dejando constancia de personas que lo

elaboraron y aprobaron, fecha, origen, descripción, cuantía de operaciones, cuentas afectadas con código y nombre en el Plan Único de Cuenta (PUC) Plan de cuentas Es una relación o listado que comprende todas las cuentas que pueden de ser utilizadas al desarrollar la contabilidad de una determinada empresa u organización. Este cuadro puede estar acompañado de información complementaria que indique para cada una de las cuentas, los motivos de cargo y abono y el significado del saldo. Se clasifican en activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y cuentas de orden.

Libros de contabilidad El Código de Comercio establece que todo comerciante está obligado a llevar para su contabilidad y correspondencia, en lengua castellana, el Libro Diario, el Libro Mayor o de

Cuentas Corrientes, el Libro de Balances y el Libro Copiador de Cartas, debiendo conservarlos hasta que termine de todo punto la liquidación de sus negocios.

Estados financieros: Son aquellos que tienen como propósito cumplir con las necesidades de usuarios que no están en posición para requerir que una entidad prepare informes a la medida de sus propias necesidades de información.

2. Plan de cuentas ( maryole)

Concepto: El plan de cuentas es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables. Se trata de una ordenación sistemática de todas las cuentas que forman parte de un sistema contable. Para facilitar el reconocimiento de cada una de las cuentas, el plan de cuentas suele ser codificado. Este proceso implica la asignación de un símbolo, que puede ser un número, una letra o una combinación de ambos, a cada cuenta. El plan de cuentas, en definitiva, brinda una estructura básica para la organización del sistema contable, por lo que aparece como un medio para obtener información de manera sencilla. Un plan de cuentas debe cumplir con varios requisitos, como la homogeneidad, la integridad (tiene que presentar todas las cuentas necesarias), la sistematicidad (debe seguir un cierto orden) y la flexibilidad (tiene que permitir el agregado de nuevas cuentas).

Por otra parte, es importante que, a la hora de elaborar un plan de cuentas, se utilice una terminología clara para designar a cada cuenta y se parta desde lo general hacia lo particular. Características Características que debe reunir un buen plan de cuentas * Sistematicidad en el ordenamiento, lo que implica la elección previa de un criterio para su organización; * Flexibilidad suficiente para permitir la incorporación de nuevas cuentas, necesarias para el registro de operaciones nuevas dentro de la vida económica de la empresa. * Homogeneidad en los agrupamientos practicados, condición necesaria para facilitar la preparación de los informes contables. * Claridad en la terminología utilizada, para evitar la realización de imputaciones erróneas. Objetivos: a.) Agrupar operaciones homogéneas y facilitar su registro b.) Facilitar la formulación de estados financieros y estados complementarios c.) Facilitar la actividad del contador general d.) Implementar un sistema contable estructurado e.) Servir de instrumento de salvaguarda y control de los bienes de la empresa f.) Promover la eficiencia de las operaciones y formulación de políticas contables. Funciones:

El Catálogo de Cuentas

Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que forman los mayores auxiliares. Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos especiales, quizá lo m práctico sea optar por una clasificación decimal que permita agregar o suprimir partidas según sea necesario. En el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la actividad de la empresa, conviene comenzar por dar un número índice a cada grupo general, tanto del balance como del estado de pérdidas y ganancias, de la siguiente forma: Codificación de 5 niveles 1er Nivel.- Asignación del grupo (Activo, Pasivo, Patrimonio, Resultados 2do Nivel.- Asignación del subgrupo (Corriente y No Corriente) 3er Nivel.- Cuenta Matriz (Disponible, exigible, realizable, diferido, etc.) 4to Nivel.- Cuenta Mayor (Caja, Banco, Cuentas por pagar, Capital etc.) 5to Nivel.- Cuenta Auxiliar (Caja, Banco, etc).

Balance: 1.1. Activo

2.2. Pasivo 3. 3. Capital Estado de Pérdidas y Ganancias: 4. 4. Productos 5.5. Costos

6. 6. Gastos de operación 7. 7. Otros gastos y productos 8.8. …… 9. 9. Cuentas de Orden 0. 0. Cuentas "puente". Características del Catálogo de Cuentas. Se puede clasificar el catálogo de cuentas en las siguientes formas: 1. Sistema decimal: Se basa en la clasificación de grupos y sub grupos tomando como base la numeración del 0 al 9 2. Sistema Numérico: Se basa en la clasificación de grupos y sub grupos asignando un número corrido a cada una de las cuentas. 3. Sistema Nemotécnico: Se basa en el empleo de letras que representan una característica especial o particular de la cuenta, facilitando con esto su recuerdo: A(activo) C (circulante) C(caja) = ACC 4. Sistema Alfabético: Se basa en la aplicación del alfabeto para clasificar las cuentas 5. Sistema Combinado: Son una combinación de las anteriores. Normalmente los más utilizados son los numéricos combinados con decimales.

Descripción y dinámica de las cuentas: LAS CUENTAS Y SU DINÁMICA La cuenta es el nombre que recibe una operación comercial para registrar, en forma ordenada las transacciones que realiza una empresa. Los nombres de las cuentas deben ser claros, precisos, identificables, para que por sí mismo muestren lo que representa. Las cuentas representan las propiedades, derechos, y obligaciones de una empresa en una fecha determinada, así mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un periodo determinado. Esquema de la cuenta T Una cuenta T muestra el comportamiento de las cuentas. Se puede representar: Nombre : Nombre completo de la cuenta Debe : Lado izquierdo, para registrar los movimientos débitos. Haber : Lado derecho, para registrar los movimientos créditos.

NOMBRE

DE

LA

DEBE Debitar

CUENTA HABER

Acreditar

Registros en la cuenta T Debitar: Debitar una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir, enél Debe. La suma de todos los valores registrados en la columna del Debe se llama movimientos débitos.

Acreditar: Acreditar una cuenta es registrar un valor al lado derecho, es decir, en el Haber. La suma de todos los valores registrados en la columna del Haberse llaman movimientos créditos. Saldos en la cuenta T

Saldo: La diferencia entre la columna del debe y la columna del haber de una misma cuenta se llama saldo. Saldo débito: Cuando la suma del movimiento débito es mayor que la suma del movimiento crédito Saldo crédito: Cuando la suma del movimiento crédito es mayor que la suma del movimiento débito Clasificación, nomenclatura y movimiento de las cuentas De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nomínales o de ganancias y pérdidas, y de orden.

CUENTAS REALES

NOMINALES

CUENTAS

DE ORDEN ACTIVO-PASIVO DEUDORAS ACREEDORAS Y PATRIMONIO COSTOS Y GASTOS.

INGRESOS-

Cuentas Estas

reales

cuentas

representan

o

valores

de

tangibles

como

las

balance propiedades,

y

las

obligaciones; forman parte del Balance General de la empresa. Las cuentas reales, a

su

vez,

pueden

ser

de:

Activo,

Pasivo

y

Patrimonio

Activo Representa los bienes y derechos apreciables en dinero de propiedad de la empresa. Se entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles, los inmuebles y los vehículos; los derechos, las cuentas por

cobrar

y

los

créditos

a

su

favor.

o

servicios

Características: Estar

en

capacidad

de

generar

beneficios

Estar bajo el control de la empresa. Generar un derecho de reclamación. Movimiento de las cuentas

del

activo

Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en él Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber, por lo general su saldo es débito. NOMBRE

DE

LA COSTO

DEBE Nacen Saldo Débito.

CUENTA DE

DE VENTAS HABER

y

aumenta

Disminuyen

Cuentas de

Orden

Agrupan los valores que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de la empresa, así como las cuentas que sirven para efectos de control interno o información general, además las que se utilizan para

conciliar

las diferencias

entre los registros contables de la empresa y las declaraciones tributarias, se registran los hechos que son inciertos ya sea su recuperación o pago, un ejemplo de estas cuentas es cuando se reciben mercancías en consignación, que al no pertenecer aún a la empresa, se debe

reflejar

su

existencia

en

éstas

cuentas.

Cuentas de orden deudoras. Los dineros, documentos, y bienes que conforman el grupo de cuentas de Orden Deudora, se manejan como las cuentas del Activo. Cuentas de orden acreedoras Los dineros, documentos, y bienes que conforman el grupo de cuentas de Orden Deudora, se manejan como las cuentas del Pasivo.

3. plan de libros de formularios de contabilidad ( jose) Los Sistema de contabilidad, por muy pequeños que sean debe contar con un sistema de registros los cuales van a permitiré la de cuando almacenamiento de información organizada de una forma organizada, completa, oportuna y exacta. Este plan, como cualquier otro, siempre debe estar regido por las leyes vigentes que regulan la contabilidad en los diferentes países

-

Libros

-

Objetivos

-

Tipos

-

Modelos

4. plan de asientos de contabilidad ( yoel) Los asientos contables constituyen el registro de las transacciones realizadas por un determinado ente económico y estos registros tienen que estar reflejado mínimo en dos cuentas contables, es decir, un cargo y un abono. Tipos de asientos contables Existen 2 tipos de asientos: 1. Asiento Simple: Es aquel que consta solamente de dos cuentas: una acreedora y una deudora. 2. Asiento Compuesto: es aquel que consta de más de dos cuentas, y puede ser de tres tipos, a saber: a. Compuesto B)

por

Compuesto

una por

cuenta

varias

deudora

cuentas

y

deudoras

varias y

una

acreedoras. acreedora.

C) Compuesto por varias cuentas deudoras y varias cuentas acreedoras. Objetivos •

Servir como guía al nuevo personal que labore en el área contable.

•

Garantizar la generación de información contable adecuada para la elaboración de Estados Financieros.

•

Dar consistencia al registro de las operaciones contables.

•

Registrar todas las operaciones y hechos contables que se presentan en la empresa durante un periodo mediante el uso de los asientos estándar.

•

Servir de guía en el registro de las transacciones relacionadas con el proceso de ajuste, cierre y distribución de la utilidad.

Formato de asientos 

Fecha: Se coloca día, mes y año en que se realiza la operación.



Código de Cuenta: Se escribe el número correspondiente a cada una de las cuentas que se afecten según su codificación en el plan de cuentas.



Cuenta: Nombre de la cuenta que se debita o acredita.



Referencia: Se escribe el número de soporte de cada una de las transacciones registradas en los libros auxiliares.



Debe – Haber: Se coloca la cantidad que corresponde al monto de cargo y abono.



Descripción del asunto: Para la explicación del asiento.



Periodicidad: Para indicar con qué frecuencia y/o en qué oportunidad se efectúa el registro.



Soporte contable: Se indica el documento, fuente o comprobante de la transacción.

Asientos de apertura 

Para dar inicio a la contabilidad de una empresa o reabrir los libros.



Abrir o reabrir la contabilidad es la operación por la cual sucederá el registro.



El asiento se forma cargando las cuentas del Activo del Balance y abonando las del Pasivo.

Desde el punto de vista práctico a la hora de realizar el asiento de apertura pueden darse los siguientes casos. 

Que la empresa no existiese anteriormente.



La empresa ya existe y se esta llevando la contabilidad con un sistema informático.



La empresa ya existiese pero está llevando la contabilidad otra persona y pasa el balance de sumas y saldos (los saldos de todas las cuentas) al 31 de diciembre.

Asientos de operación: Se realizan con la finalidad de reflejar un hecho contable de las actividades diarias de la organización. Las operaciones más comunes son: Asiento de Operación 

Disminución y/o Eliminación de Caja Chica



Reposición de Caja Chica encontrando Sobrante



Ventas al Contado



Compras al Contado



Compras a Crédito



Descuento por pronto pago



Pago de Impuestos Municipales



Declaración de Impuesto al Valor Agregado



Adquisición de Artículos de Oficina



Pago de Nómina

Asientos de cierre: se realizan para cerrar y cancelar las cuentas de Ingresos y Gastos y para transferir la cantidad de Utilidad o Pérdida del ejercicio a la cuenta de Capital. 

Eliminación de las Cuentas Acreedoras del Costo de Ventas.



Eliminación de las Cuentas Deudoras del Estado de Resultados.



Eliminación de las Cuentas Acreedoras del Estado de Resultados.



Reparto de Utilidades.

Asientos de capitalización: le permite a la empresa mantener recursos importantes para realizar inversiones. Capital Social Suscrito y Pagado para constituir la empresa Asientos de ajuste: Son los registros requeridos al final del periodo para actualizar las cuentas. Principalmente es el registro de Depreciación de Propiedad, Planta y Equipo.

5. plan de reporte (jesus)

El producto final del proceso contable son los reportes financieros para que los usuarios puedan tomar decisiones. tipos de reportes Balance General Estado de Resultados Estado Flujo del efectivo Estado del flujo de las cuentas de patrimonio objetivos -

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