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• Selvin Arnoldo Axpuac

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CONTENIDO INTRODUCCIÓN....................................................................................................i EASY COUNT .......................................................................................................1 MODULO DE CONTABILIDAD............................................................................1 a) ACUMULAR MOVIMIENTO CONTABLE...................................................................2 b) ADMINISTRADOR DE HISTORICO.............................................................................2 c) AGREGAR CERTIFICACION CONTABLE..................................................................3 d) AGREGAR CODIGO CONTABLE.................................................................................3 e) AGREGAR NOMENCLATURA CONTABLE...............................................................3 f) AGREGAR POLIZA CONTABLE...................................................................................4 g) AGREGAR REGISTRO A POLIZA CONTABLE..........................................................4 h) AGREGAR TIPO DE DOCUMENTO.............................................................................5 i) CAMBIO DE MOVIMIENTO ENTRE CUENTAS.........................................................5 j) CONFIGURACION DE LA NOMENCLATURA............................................................5 k) CONSOLIDACION CONTABLE....................................................................................6 l) ELIMINAR CODIGO CONTABLE..................................................................................6 m) ELIMINAR NOMENCLATURA CONTABLE..............................................................7 n) ELIMINAR POLIZA CONTABLE..................................................................................7

o) ELIMINAR REGISTRO EN POLIZA CONTABLE.......................................................7 p) ELIMINAR TIPO DE DOCUMENTO.............................................................................7 q) EMISION BALANCE GENERAL (INDUSTRIAL).......................................................8 r) EMISION BALANCE GENERAL COMERCIAL...........................................................8 s) EMISION BALANCE GENERAL DE SERVICIOS.......................................................8 t) EMISION CATALOGO DE CUENTAS...........................................................................9 u) EMISION ESTADO DE COSTOS DE PRODUCCION Y VENTAS.............................9 v) EMISION ESTADO DE RESULTADOS COMERCIAL................................................9 w) EMISION ESTADO DE RESULTADOS COMERCIAL COMPARATIVO...............10 x) EMISION FLUJO DE EFECTIVO.................................................................................11 y) EMISION HOJA DE TRABAJO....................................................................................11 z) EMISION INTEGRACION BALANCE GENERAL.....................................................12 aa) EMISION INTEGRACION ESTADO DE RESULTADOS........................................12 bb) EMISION LIBRO BALANCE DE SALDOS...............................................................12 cc) EMISION LIBRO DIARIO...........................................................................................13 dd) EMISION LIBRO MAYOR..........................................................................................13 ee) EMISION POLIZA: CIERRE CONTABLE DEL PERIODO......................................13 ff) IMPRIMIR POLIZA CONTABLE................................................................................14 gg) INSERTAR DOCUMENTO (POLIZA).......................................................................14

hh) MODIFICAR CODIGO CONTABLE..........................................................................15 ii) MODIFICAR NOMENCLATURA CONTABLE..........................................................15 jj) MODIFICAR POLIZA CONTABLE.............................................................................16 kk) MODIFICAR TIPO Y NÚMERO DE DOCUMENTO (POLIZA)..............................16 ll) PROCESO DE CIERRE PERIODO CONTABLE.........................................................16 mm) PROCESO DE FIN DE AÑO.....................................................................................17 CONCLUSION.....................................................................................................19 BIBLIOGRAFIA...................................................................................................20

INTRODUCCIÓN

La Contabilidad dentro de las actividades económicas representa una importante herramienta para informar los incrementos de la productividad de una empresa en los ambientes competitivos. Es por ello que la importancia del sistema contable va a radicar en proporcionar información a los socios de la empresa y estos a la vez tomar las decisiones necesarias para fortalecer la estabilidad de la misma y proyectarse a la expansión en el mercado. Por lo anterior uno de los retos de la contabilidad en el mundo de hoy es aplicar y encontrar nuevos elementos que le puedan permitir de una manera integral reflejar todo lo que ocurre en la empresa, evidenciándolo en los informes y consolidándolo en los estados financieros. Los sistemas de información en la actualidad han adquirido un importante lugar dentro del mercado como un elemento de control y organización, pero estos sistemas de información no solo deben limitarse a la función de control y organización, dado que en la actualidad se busca el poder explicativo de los sistemas de información en el comportamiento de los usuarios de la información empresarial, esto con el propósito de competir en un entorno que cada vez es más fuerte y competitivo. Es por ello que la utilización de los Sistemas de Información en la actualidad tienen un desarrollo significativo y a la vez estos aumentaron con la introducción de los ordenadores informáticos, dando lugar a las empresas que se dedican a dar soporte sobre estos sistemas, para que así los usuarios puedan convertir sus datos en algo ágil, ordenado y validado esto con el único objetivo de cumplir con información que satisfaga a los accionistas.

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EASY COUNT Easy Count es una herramienta utilizada para controles administrativos contables dentro de una empresa, este software contiene los principales módulos utilizados en contabilidad facilitando así el trabajo y la obtención de los resultados financieros de una manera rápida y exacta. La base de datos sobre la cual trabaja este software se encuentra en una plataforma de FoxPro.

MODULO DE CONTABILIDAD Este módulo agrupa las herramientas que se utilizan para la realización del proceso contable dentro de una empresa, así como los diferentes reportes y análisis que se utilizan para la toma de decisiones dentro de la junta directiva de la empresa.

Para comenzar a trabajar dentro de este programa como punto principal es la configuración de la nomenclatura o catalogo contable a utilizar, para ello se debe de ir al Módulo de configuración para así poderlo crear. Para la configuración del catalogo contable es necesario establecer de entrada el tamaño del catalogo a utilizar, una vez definido el tamaño de este procedemos con ingresar los códigos contables a utilizar en dicha nomenclatura.

Easy Count como parte de los beneficios que posee permite el manejo de varias nomenclaturas contables, las cuales pueden ser configuradas independientemente una de otra. Así mismo permite la emisión de estados financieros comerciales y de servicio, estados financieros industriales (Costos de producción) y otras herramientas que facilitan la presentación de los informes contables. Como se puede apreciar con el programa contable Easy Count se puede desarrollar un trabajo de contabilidad completo, y es por ello que a continuación se desarrollan los diferentes menús con los cuales trabaja este programa.

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a) ACUMULAR MOVIMIENTO CONTABLE Este proceso permite actualizar el saldo de los códigos contables, en especial las cuentas titulares o de acumulado. El mismo permitirá poder ver el libro Balance de Saldos y revisar Estados Financieros. No hay una frecuencia establecida para la ejecución de este proceso, pero es indispensable correrlo antes de revisar el movimiento y los saldos de todos los códigos contables. Existen dos condicionantes para la ejecución del proceso, la primera es: Movimiento de Ajuste, mientras que la segunda es: Movimiento Normal. Esto se refiere a la diferenciación de documentos, de tal forma que se puede acumular saldos tomando en cuenta todos los documentos, tomando solo los marcados como ajuste o bien tomar solo los de movimiento normal.

b) ADMINISTRADOR DE HISTORICO El objetivo principal de este proceso es poder tener dentro del mismo programa, periodos contables anteriores. Esto para poder más adelante consultar movimientos, reimprimir, etc. Dentro del mismo existen dos opciones, según se detalla a continuación:

Copiar Archivos de Contabilidad a Histórico. Esta opción permite realizar una copia del contenido del módulo de contabilidad de una empresa específica hacia el histórico. Ingresar el año de histórico a realizar, como una recomendación este debe ser el año en que se cierra el periodo contable. Ingresar el código de la empresa de la cual realizaremos el histórico. Dar clic en el botón “Procesar”, y el sistema realizará la copia de seguridad, antes de ejecutar el proceso de fin de año.

Restaurar Archivos de Contabilidad de Histórico. Esta segunda opción permite subir información que se tiene en el histórico y colocarla en el modulo de contabilidad. Es importante bajar al histórico la información del periodo actual, pues de lo contrario se perderá dicha información. Definir el año de histórico que se necesite subir. Ingresar el código de la empresa a subir del histórico. Ingresar el código de la empresa donde se colocara dicho histórico, puede ser el mismo que el código de la empresa a subir, sin embargo se debe tomar en cuenta que puede crear una empresa nueva y en ella colocar el histórico. Una vez terminado el uso de la información puede eliminar la empresa que se creó temporalmente. Dar clic en el botón de “Procesar” para subir la información.

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c) AGREGAR CERTIFICACION CONTABLE Una de las ventajas del sistema es la emisión de Estados Financieros, es por ello que el sistema permite el ingreso de las certificaciones contables, ya que los mismos son para presentación. El sistema cuenta con certificación para: Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Flujo de Efectivo, Costo de Producción. Puede ingresar el texto que necesite para cada estado financiero y luego dar clic en el botón “Actualizar”. El sistema preguntara si desea registrar los cambios a lo que debe contestar que si, y automáticamente queda registrado el cambio realizado.

d) AGREGAR CODIGO CONTABLE En esta opción usted podrá ingresar un código contable a la nomenclatura. De un clic sobre el botón de “Agregar”. El primer campo a llenar es el código, no es necesario ingresar los separadores, únicamente el código numérico. En el cuadro de texto ingrese el nombre del código contable, ejemplo: Caja. Definir uno a uno los datos que se le solicitan, para dejar bien definido la cuenta. Al terminar de ingresar los datos dar clic en el botón de “Aceptar”, y el sistema registrara el código contable. Dar un clic en el botón de “Cancelar” para que el sistema reverse o cancele la información ingresada. Luego puede pulsar la tecla “ESC”, o bien dar clic en botón de “Salir”. e) AGREGAR NOMENCLATURA CONTABLE El mantenimiento de tipos de nomenclatura es un agregado al modulo de contabilidad, si se cuenta con él, podrá definir tantas nomenclaturas como empresas tenga creadas en el sistema, o bien definir estas en base a los tipos de empresas. Dar clic sobre el botón de “Agregar”. El sistema lleva un conteo de las nomenclaturas que hasta el momento se han generado, es por ello que asignará él número correspondiente a la nueva nomenclatura, de no existir nomenclaturas empezara con la número 1. El cursor se trasladara hacia el cuadro de verificación “Crear sin Registros”, habilite con la tecla Enter y tendrá una nomenclatura con registros en los primeros dos niveles para que se defina el resto. Con la tecla Tabular usted puede pasar en dicho cuadro sin activarlo, luego deberá ingresar la descripción o nombre de la nomenclatura. Al desactivar la creación de nomina sin registros se debe definir en base a que nomenclatura creará esta nueva. Al terminar de ingresar los datos dar clic en el botón de “Aceptar”, y el sistema registrara la nomenclatura. Dar un clic en el botón de “Cancelar” para que el sistema reverse o cancele la información ingresada. Luego puede pulsar la tecla “ESC”, o bien dar clic en botón de “Salir”.

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f) AGREGAR POLIZA CONTABLE Única opción para la captura de movimiento contable. Lo primero a definir es el tipo de documento a utilizar, ingrese el código del documento, o bien pulse la tecla F2 para escoger dentro del listado de tipos de documento, de no existir de un clic en el botón de mantenimiento e ingrese el que necesita. El sistema lleva un conteo de las pólizas que hasta el momento se han generado, es por ello que asignará él número correspondiente a la nueva póliza, de no existir una empezará con la número 1. Ingresar fecha de la póliza y pulsar Enter. El cursor se trasladará hacia el cuadro de verificación “Ajuste”, habilite con la tecla Enter o con la tecla Tabular se puede pasar en dicho cuadro sin activarlo, este cuadro nos permite generar saldos incluyendo los movimientos que están marcados o excluyéndolos, es ideal para las pólizas de cierre cuando estas ya se han generado y se necesita consultar saldos. Ingresar el concepto o descripción de la póliza. Es importante hacer notar que o existe un límite definido para dicho concepto, pero tomar en cuenta que dicho concepto se presentara en algunos reportes, por lo que estos se pueden extender demasiado. Al terminar de ingresar los datos dar clic en el botón de “Aceptar”, y el sistema registrara la póliza y pedirá el ingreso de los registros. Dar un clic en el botón de “Cancelar” para que el sistema reverse o cancele la información ingresada. Luego puede pulsar la tecla “ESC”, o bien dar clic en botón de “Salir”.

g) AGREGAR REGISTRO A POLIZA CONTABLE Lo primero a definir es el código contable a utilizar, ingresar dicho código, o bien pulse la tecla F2 para escogerlo dentro del listado de códigos. Puede buscar por nombre o por código según sea necesario, de no existir de un clic en el botón de mantenimiento e ingrese el que necesita. Especifique con la letra “D” para Debe o la letra “H” para Haber, en que columna aplicara dicha contabilización. Ingresar el monto que afectara para dicho código contable. El sistema mostrará los totales por columna “D” o “H”, hasta que las mismas estén cuadradas se podrá dar por terminada la póliza. Al terminar de ingresar los datos dar clic en el botón de “Aceptar”, y el sistema registrara el registro y pedirá el ingreso de otro. De un clic en el botón de “Cancelar” para que el sistema reverse o cancele la información ingresada. Luego puede pulsar la tecla “ESC”, para terminar el ingreso de registros, y pulsar nuevamente dicha tecla o bien dar clic en botón de “Salir”.

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h) AGREGAR TIPO DE DOCUMENTO Se podrá configurar tantos tipos de pólizas como necesidades tenga. Cada tipo de documento manejara su propio número correlativo, todos empezaran de uno, y si lo que necesita es un único correlativo deberá manejar un solo tipo de póliza. Dar un clic sobre el botón de “Agregar”. El sistema lleva un conteo de los tipos de documento que hasta el momento se han generado, es por ello que asignará él número correspondiente al nuevo tipo de documento, de no existir ninguno empezará con el número 1. Ingrese la Abreviatura, misma que se mostrará en los reportes del modulo contable. Ingresar la descripción o nombre del tipo de póliza. Al terminar de ingresar los datos dar clic en el botón de “Aceptar”. De un clic en el botón de “Cancelar” para que el sistema reverse o cancele la información ingresada. Luego puede pulsar la tecla “ESC”, o bien dar clic en botón de “Salir”.

i)

CAMBIO DE MOVIMIENTO ENTRE CUENTAS

Este proceso permite cambiar el movimiento de un código contable a otro, por reordenamiento de la nomenclatura, etc. Es importante revisar todas las empresas para asegurar que no hay una que utilice el código que necesita dejar sin movimientos. Ingresar el código de la cuenta que necesita limpiar, o bien pulsar la tecla F2 para escoger dentro del listado de códigos. Puede buscar por nombre o por código según sea necesario. Ingresar el código de la cuenta a donde trasladara el movimiento, o bien pulsar la tecla F2 para escogerlo dentro del listado de códigos. Dar clic sobre el botón “Aceptar”, el sistema mostrara el siguiente mensaje: “Corre el proceso de cambio de movimiento entre cuentas”, dar un clic en el botón “Si” para que procese, o bien de un clic en el botón “No” para reversar la operación. Luego puede pulsar la tecla “ESC”, o bien dar clic en botón de “Salir”. j)

CONFIGURACION DE LA NOMENCLATURA

En esta opción puede configurar uno a uno los códigos de la nomenclatura contable completa. El primer campo a llenar es el código contable, no es necesario ingresar los separadores, únicamente el código numérico. En el cuadro de texto ingresar el nombre del código contable. Definir el tipo de cuenta: “Acumulado” para las cuentas de mayor o titulares, “Movimiento” para las cuentas auxiliares, mismas a utilizar en cada partida o póliza. El cuadro combinado de “Proyecto” no se utiliza en este momento, ya que no existe dicho módulo dentro del sistema. En el cuadro combinado “Costo de Ventas” usted podrá configurar las cuentas que pertenecen al costo de ventas y costo de producción. Tomar en cuenta que el sistema es abierto para un periodo contable, maneja saldos acumulados, portando el arma y presente el costo de producción y ventas en base a la configuración realizada y los movimientos operados. El sistema maneja un estándar, los códigos que inician con: 1 para activos; 2 para pasivos; 3 capitales, reservas y resultados; 4 Ingresos, Costo de Ventas y Producción; 5 Costos y Gastos Generales; del 6 al 8 definir el tipo de cuentas que necesite manejar; 9 Ingresos y gastos no deducibles.

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Para efecto de los inventarios la exigencia actual del sistema es manejar una sola cuenta para cada tipo de inventario, dicha cuenta debe ser de movimiento al tercer nivel, los tres inventarios a manejar son: Materias Primas, Productos en Proceso y Producto Terminado. El cuadro combinado “Flujo de Efectivo” es para armar dicho estado financiero. Se debe definir la naturaleza del saldo de todas las cuentas, en función de ello el sistema podrá definir si el saldo es positivo o negativo. Es por ello vital la configuración de este campo, al acumular movimiento el sistema aplicará dicha configuración para las cuentas de mayor o acumulado. El cuadro combinado “Proyecto” esta sin uso en este momento. El cuadro de Texto “Ejecutar Formulario” se utiliza directamente para el amarre de algún proceso definido únicamente por Sistemas Comerciales Integrados, y en su momento se enseñara su utilización e importancia.

k) CONSOLIDACION CONTABLE Este es un adicional del modulo de contabilidad, ideal para las corporaciones o empresarios que manejan más de una sucursal o empresa, y necesitan ver Estados Financieros Consolidados. Cuando la corporación está compuesta por ejemplo de dos empresas, es necesario crear dentro del sistema una tercer empresa que consolidará el movimiento de las dos primeras, dicha empresa se utilizará solo para ello. Antes de ingresar a esta opción es necesario estar en la empresa creada para la consolidación. Esto se debe a que el sistema borra todo lo que hay en el modulo de contabilidad y copia las pólizas existentes en las otras dos empresas. Dar clic en el cuadro de verificación que aparece del lado izquierdo del nombre de las empresas que usted necesita consolidar. Una vez seleccionas las empresas, dar clic en el botón “Procesar”, el sistema pregunta si está seguro de correr dicho proceso a lo que usted contestar “Sí” o “No”. Una vez corrido el proceso podrá verificar dicho proceso en base a los reportes propios del Módulo Contable. Luego puede pulsar la tecla “ESC”, o bien dar clic en botón de “Salir”.

l)

ELIMINAR CODIGO CONTABLE

Esta es una operación que se debe reconsiderar, no es aconsejable una vez exista un proceso contable, independiente que este sé de en una empresa o en varias. De no existir otro recurso, lo primero a realizar es localizar el código contable a eliminar, dar un clic en el código de dicha cuenta. De un clic en el botón de “Eliminar”. El sistema mostrará el siguiente mensaje: “Esta seguro de querer eliminar el registro?” Con dos opciones “Si”, “No”, la primera permite continuar con el proceso, mientras que la segunda interrumpe el proceso y permite seguir utilizando dicho código. Después de seleccionar Si, el sistema mostrara el siguiente mensaje: “Esta Seguro?”, Y mostrará nuevamente las dos opciones. El si elimina el registro, mientras que el No suspende dicho proceso. Luego pulsar la tecla “ESC”, o bien dar clic en botón de “Salir”.

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m) ELIMINAR NOMENCLATURA CONTABLE Seleccionar la nomenclatura que se necesita eliminar, es importante hacer ver que la nomenclatura base, es la única que el sistema no permite eliminar. Una vez seleccionada la nomenclatura a eliminar, de clic en el botón “Eliminar”. El sistema muestra el siguiente mensaje: “Esta seguro de Eliminar el Registro?”, Muestra los datos de la nomenclatura seleccionada. Se debe seleccionar una de las opciones “Si” elimina la nomenclatura, “No” cancela el proceso. Luego puede pulsar la tecla “ESC”, o bien dar clic en botón de “Salir”.

n) ELIMINAR POLIZA CONTABLE Lo primero que debe hacerse es seleccionar la póliza a eliminar. Seleccionar el tipo de documento con el que opero la póliza que necesita eliminar, dar clic en el botón “Listar” y dentro de dicho listado busque la póliza. Dar doble clic en el número de la póliza que eliminará para que el sistema muestre la misma en el ingreso de movimiento. De clic en el botón “Eliminar”, el sistema le mostrará el siguiente mensaje: “Esta seguro de Eliminar al Documento?”. Seleccione una de las dos opciones: “Si” para eliminar el documento completo, “No” para cancelar la orden. Luego pulsar la tecla “ESC”, o bien dar clic en botón de “Salir”.

o) ELIMINAR REGISTRO EN POLIZA CONTABLE Primero seleccionar la póliza donde se encuentra el registro a eliminar. Seleccionar el tipo de documento con el que opero la póliza que necesita, dar clic en el botón “Listar” y dentro de dicho listado busque la póliza. Dar doble clic en el número de la póliza que el sistema muestre la misma en el ingreso de movimiento. Buscar el registro que necesita eliminar, pulsar doble clic en el código contable de dicho registro. El sistema mostrará el siguiente mensaje: “Esta seguro de Eliminar el Registro?”. Seleccione una de las dos opciones: “Si” para eliminar el registro seleccionado, “No” para cancelar la orden. Luego pulsar la tecla “ESC”, o bien dar clic en botón de “Salir”.

p) ELIMINAR TIPO DE DOCUMENTO Antes de realizar esta operación, se debe estar seguro no haber utilizado para ninguna empresa el tipo de documento que necesita eliminar. Es poco aconsejable que después de tener en uso el sistema se trate de eliminar algún tipo de documento ya que deber sido utilizado podría causar descuadre en los saldos de las cuentas. Primero seleccionar el tipo de documento que necesita eliminar, esto lo hace en el listado que aparece en el mantenimiento de los mismos. Dar clic en el botón “Eliminar”. El sistema mostrará el siguiente mensaje: “Esta seguro de Eliminar el Registro?”. Seleccionar una de las dos opciones: “Si” para eliminar el registro seleccionado, “No” para cancelar la orden.

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Luego puede pulsar la tecla “ESC”, o bien dar clic en botón de “Salir”. q) EMISION BALANCE GENERAL (INDUSTRIAL) Antes de general cualquier estado financiero, debe acumular movimiento contable. Ingresar la fecha a la que necesita generar dicho estado financiero. Ingresar el Inventario Final de Materias Primas. Ingresar el Inventario Final de Productos en Proceso. Ingresar el Inventario Final de Producto Terminado; Siendo que el sistema es abierto para un periodo contable, maneja saldos acumulados, por tal razón el inventario final a ingresar es el monto real, este es importante para poder armar el estado financiero. Sin embargo el mismo no está contabilizado, la contabilización se realiza en las pólizas de cierre del periodo contable. Ingresar la fecha de certificación Contable. Las líneas por pagina, como su nombre lo indica corresponden a la cantidad de líneas a imprimir por pagina, el sistema tiene definido la impresión en hojas tamaño carta. Ingresar la certificación contable, ya sea desde el mantenimiento de las mismas o bien en esta pantalla, ingresando el texto completo. Reporte: El mismo puede ser: consolidado o Analítico. El destino, corresponde a la presentación del estado financiero. Puede verificar o revisar en pantalla, o bien pedir lo mande a la impresora. Dar un clic en el botón “Aceptar” para que el sistema genere dicho Estado Financiero. Luego pulsar la tecla “ESC”, o bien dar clic en botón de “Salir”.

r) EMISION BALANCE GENERAL COMERCIAL Antes de generar cualquier estado financiero, debe acumular movimiento contable. Ingresar la fecha a la que necesita generar dicho estado financiero. Las líneas por pagina, como su nombre lo indica corresponden a la cantidad de líneas a imprimir por pagina, el sistema tiene definido la impresión en hojas tamaño carta. Ingresar la fecha de certificación Contable. Ingresar el Inventario Final. Siendo que el sistema es abierto para un periodo contable, maneja saldos acumulados, por tal razón el inventario final a ingresar es el monto real, este es importante para poder armar el costo de ventas. Sin embargo el mismo no está contabilizado, la contabilización se realiza en las pólizas de cierre del periodo contable. Ingrese la certificación contable, ya sea desde el mantenimiento de las mismas o bien en esta pantalla, ingresando el texto completo. Reporte: El mismo puede ser: consolidado o Analítico. El destino, corresponde a la presentación del estado financiero. Puede verificarse o revisarse en pantalla, o bien pedir lo mande a la impresora. Dar un clic en el botón “Aceptar” para que el sistema genere dicho Estado Financiero. Luego pulsar la tecla “ESC”, o bien dar clic en botón de “Salir”.

s) EMISION BALANCE GENERAL DE SERVICIOS Antes de general cualquier estado financiero, se debe acumular movimiento contable. Ingresar la fecha a la que se necesita generar dicho estado financiero.

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Las líneas por pagina, como su nombre lo indica corresponden a la cantidad de líneas a imprimir por pagina, el sistema tiene definido la impresión en hojas tamaño carta. Ingresar la fecha de certificación Contable. Ingresar la certificación contable, ya sea desde el mantenimiento de las mismas o bien en esta pantalla, ingresando el texto completo. Reporte: El mismo puede ser: consolidado o Analítico. El destino, corresponde a la presentación del estado financiero. Puede verificarse o revisarlo en pantalla, o bien pedir lo mande a la impresora. Dar un clic en el botón “Aceptar” para que el sistema genere dicho Estado Financiero. Luego pulsar la tecla “ESC”, o bien dar clic en botón de “Salir”.

t) EMISION CATALOGO DE CUENTAS Este reporte le permite ver en pantalla, mandar a la impresora o bien generar un archivo de Excel con el catalogo de cuentas de la nomenclatura. Para generar un archivo debe en primer lugar especificar la dirección (lugar del disco duro) donde necesita colocar el archivo, así como el nombre del mismo. Dar un clic en el botón “Aceptar” para que el sistema genere dicho Estado Financiero. Luego pulsar la tecla “ESC”, o bien dar clic en botón de “Salir”. u) EMISION ESTADO DE COSTOS DE PRODUCCION Y VENTAS Antes de general cualquier estado financiero, debe acumular movimiento contable. Ingresar el periodo a leer para efectos de generar dicho estado financiero. Ingresar la fecha a la que necesita el Estado Financiero. Ingresar el Inventario Final de Materias Primas. Ingresar el Inventario Final de Productos en Proceso. Ingresar el Inventario Final de Producto Terminado; Siendo que el sistema es abierto para un periodo contable, maneja saldos acumulados, por tal razón el inventario final a ingresar es el monto real, este es importante para poder armar el estado financiero. Sin embargo el mismo no está contabilizado, la contabilización se realiza en las pólizas de cierre del periodo contable. Ingresar la fecha de la certificación contable. Las líneas por pagina, como su nombre lo indica corresponden a la cantidad de líneas a imprimir por pagina, el sistema tiene definido la impresión en hojas tamaño carta. Ingresar el Inventario Final. Siendo que el sistema es abierto para un periodo contable, maneja saldos acumulados, por tal razón el inventario final a ingresar es el monto real, este es importante para poder armar el costo de ventas. Sin embargo el mismo no está contabilizado, la contabilización se realiza en las pólizas de cierre del periodo contable. Ingresar la certificación contable, ya sea desde el mantenimiento de las mismas o bien en esta pantalla, ingresando el texto completo. El destino, corresponde a la presentación del estado financiero. Puede verificarse o revisarse en pantalla, o bien pedir lo mande a la impresora. Dar un clic en el botón “Aceptar” para que el sistema genere dicho Estado Financiero. Luego pulsar la tecla “ESC”, o bien dar clic en botón de “Salir”.

v) EMISION ESTADO DE RESULTADOS COMERCIAL Antes de generar cualquier estado financiero, debe acumular movimiento contable (Ver tema: “Acumular Movimiento Contable”). 9

Ingrese el periodo a leer para efectos de generar dicho estado financiero. Ingrese la fecha de certificación Contable.

Las líneas por pagina, como su nombre lo indica corresponden a la cantidad de líneas a imprimir por pagina, el sistema tiene definido la impresión en hojas tamaño carta.

Ingrese el Inventario Final. Siendo que el sistema es abierto para un periodo contable, maneja saldos acumulados, por tal razón el inventario final a ingresar es el monto real, este es importante para poder armar el costo de ventas. Sin embargo el mismo no está contabilizado, la contabilización se realiza en las pólizas de cierre del periodo contable.

Ingrese el porcentaje del Impuesto Sobre la Renta, siempre y cuando necesite que el sistema le muestre el monto a pagar del mismo sobre la utilidad. Ingrese el porcentaje para que el sistema le muestre el resultado de la reserva legal a calcular sobre la utilidad del periodo.

Ingrese la certificación contable, ya sea desde el mantenimiento de las mismas (ver tema: “Agregar Certificación Contable”) o bien en esta pantalla, ingresando el texto completo.

El destino, corresponde a la presentación del estado financiero. revisarlo en pantalla, o bien pedir lo mande a la impresora.

Usted puede verificarlo o

Presionar el botón “Aceptar” para que el sistema genere dicho Estado Financiero. Este procedimiento se deberá realizar de igual manera para todas las funciones de generación de reportes o estados financieros.

w) EMISION ESTADO DE RESULTADOS COMERCIAL COMPARATIVO Ingrese el periodo a leer para efectos de generar dicho estado financiero, este periodo puede ser parcial, ejemplo: un mes o dos, etc. Ingrese la fecha de certificación Contable. 10

Ingrese el Inventario Inicial del periodo, siendo que dicho estado financiero puede ser parcial, dicho inventario debe ser al primer día del periodo solicitado. Ingrese la certificación contable, ya sea desde el mantenimiento de las mismas (ver tema: “Agregar Certificación Contable”) o bien en esta pantalla, ingresando el texto completo.

x) EMISION FLUJO DE EFECTIVO Solo existe una emisión de Flujo de Efectivo, usted deberá ingresar la información pertinente al tipo de flujo que necesita, empresa comercial, de servicios o industrial.

Lo primero a definir es el periodo sobre el que se generara este estado financiero. Ingrese únicamente el Inventario Final que realmente necesite en base al tipo de empresa. Siendo que el sistema es abierto para un periodo contable, maneja saldos acumulados, por tal razón el inventario final a ingresar es el monto real, pero el mismo no está contabilizado, la contabilización se realiza en las pólizas de cierre del periodo contable.

Defina el tipo de reporte a generar, usted puede emitir el Flujo: Se refiere específicamente al estado financiero, el mismo está configurado para presentación: Tabular: este le permitirá ver cómo fue comparado el saldo inicial contra el saldo final de cada cuenta, con el fin de establecer la variación a aplicar en el estado financiero; Cuentas: se refiere a la configuración de la nomenclatura con respecto al estado financiero de flujo de efectivo, que cuentas se activaron para cada tipo de operación (Actividad de Operación, Actividad de Inversión, Actividad de Financiamiento, Efectivos y Equivalentes).

Ingrese la certificación contable, ya sea desde el mantenimiento de las mismas (ver tema: “Agregar Certificación Contable”) o bien en esta pantalla, ingresando el texto completo.

y) EMISION HOJA DE TRABAJO La hoja de trabajo es un reporte que le muestra en seis columnas, dos para cada tipo de movimiento, los saldos de las cuentas, saldos de las cuentas de balance y saldos de cuentas de resultados.

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Defina el periodo que necesita muestre la hoja de trabajo. El destino, corresponde a la presentación del reporte. Usted puede verlo o revisarlo en pantalla, o bien pedir lo mande a la impresora.

z) EMISION INTEGRACION BALANCE GENERAL Usted debe definir el periodo de fechas del estado financiero a integrar, en el caso del balance general, dicho periodo inicia el primer día del periodo contable (01/07/xx o 01/01/xx), mientras que el final del periodo es igual a la fecha a la que se presenta dicho balance general (al 30/06/xx). Integrar: aquí debe marcar el estado financiero Balance General.

aa) EMISION INTEGRACION ESTADO DE RESULTADOS Usted debe definir el periodo de fechas del estado financiero a integrar, este debe ser igual al periodo ingresado en el momento de solicitar el Estado de Resultados. Integrar: aquí debe marcar el estado Pérdidas y Ganancias.

bb)EMISION LIBRO BALANCE DE SALDOS Este reporte se genera por un mes específico, por tal razón usted debe definir el mes que necesita revisar. Siendo el módulo de contabilidad abierto para un periodo contable, la definición del año es únicamente para rotular el reporte, es su responsabilidad definir el año que realmente corresponde.

Así mismo usted debe definir el tipo de Cuentas a solicitar, usted puede generar el balance de saldos con cuentas de acumulado (titulares), cuentas de movimiento (las utilizadas en las pólizas), o todas, este reporte muestra todas las cuentas con saldo en la fecha solicitada.

Debe definir el número de folio inicial a imprimir, esto es de gran utilidad si su impresión será definitiva y para folios previamente autorizados.

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cc) EMISION LIBRO DIARIO Este reporte le permite listar el movimiento contable (pólizas o partidas), registrado durante un periodo especifico. Defina el periodo a listar. Debe definir el número de folio inicial a imprimir, esto es de gran utilidad si su impresión será definitiva y para folios previamente autorizados. El destino, corresponde a la presentación del reporte. Usted puede verlo o revisarlo en pantalla, o bien pedir lo mande a la impresora, definiendo que pagina a que pagina desea imprimir.

dd)EMISION LIBRO MAYOR Ingrese el número de folio inicial a imprimir, esto es de gran utilidad si su impresión será definitiva y para folios previamente autorizados. Defina el tipo de reporte que necesita emitir, por tal motivo decida entre el reporte Analítico: que le muestra las cuentas de movimiento y pólizas que afectaron cada una de las cuentas; Consolidado: muestra montos totales que acumularon las diferentes cuentas.

El periodo a definir es mensual, por tal razón ingrese el primer mes a listar y el ultimo a listar (este rango no puede ser mayor al periodo fiscal).

Rango de cuentas a listar: usted puede definir el número de cuenta inicial y el número de cuenta final a listar, por tal motivo puede generar de una sola, de un rango o todas las cuentas (esto último dejando en blanco ambos campos).

Este reporte tiene dos formas de presentación únicamente para el reporte analítico, Vertical y Horizontal defina usted el que necesita.

ee) EMISION POLIZA: CIERRE CONTABLE DEL PERIODO Este es uno de los pasos del proceso de fin de año (ver tema: “Proceso de Fin de Año). Defina el tipo de operación a realizar, dentro del cuadro combinado tiene dos, usted debe escoger: Cierre contable del Periodo. 13

Presionar el botón “Aceptar” para configurar la póliza a generar. Ingrese el código del tipo de documento a generar o bien pulse la tecla F2 para escogerlo dentro de un listado de los mismos. El sistema definirá el número de póliza disponible a utilizar. Ingrese la fecha con la que generará dicha póliza. Teclee un concepto que identifique el tipo de movimiento que generara, por ejemplo: Cierre contable periodo fiscal al xx/xx/xxxx.

De un clic en el botón “Procesar”, el sistema automáticamente generará la póliza en base a los saldos existentes en las cuentas de balance.

ff) IMPRIMIR POLIZA CONTABLE Lo primero que debe hacer es seleccionar la póliza a imprimir. Seleccione el tipo de documento con el que opero la póliza que necesita imprimir, de clic en el botón “Listar” y dentro de dicho listado busque la póliza. De doble clic en el número de la póliza que imprimirá para que el sistema muestre la misma en el ingreso de movimiento.

Presionar el botón “Imprimir”, el sistema le mostrará una ventana extra, donde usted podrá definir si necesita verla en “Pantalla”, mandarla a “Impresora” o “Salir” para regresar a la ventana anterior. gg)INSERTAR DOCUMENTO (POLIZA) Este proceso le permite crear espacios en blanco para agregar nuevas pólizas. Para ello debe definir el tipo de documento en el que agregará los espacios, ingrese el código del tipo de documento o pulse la tecla “F2” para escogerlo dentro de un listado. El sistema le mostrará la cantidad de documentos que tiene ingresados hasta el momento.

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Defina la cantidad de espacios a agregar, tome en cuenta que sí define más espacios de los necesarios no los podrá eliminar fácilmente. Defina en que número de documento necesita se empiecen a crear los espacios que necesita, el sistema reenumerará los documento existentes incluyendo el número definido.

Presionar el botón “Insertar” y el sistema creará los espacios que necesita. Ahora puede ir a grabar las pólizas que le faltaban. hh)MODIFICAR CODIGO CONTABLE En el momento de iniciar a trabajar en el sistema usted debe definir la o las nomenclaturas a utilizar. Evite realizar modificaciones a la nomenclatura, pues estos cambios pueden afectar las contabilizaciones realizadas con anterioridad.

Escoja el código contable a modificar, de un clic en el botón “Modificar”. Realice los cambios que necesite en el código previamente definido. De un clic en el botón “Aceptar” y el sistema grabará los cambios. De un clic en el botón “Cancelar” y el sistema descartará las modificaciones realizadas. ii) MODIFICAR NOMENCLATURA CONTABLE Este es un agregado del módulo de Contabilidad. La única modificación que usted puede realizar es el cambio del nombre de la nomenclatura.

Dentro del listado de nomenclaturas, de un clic en el nombre de la nomenclatura a modificar.

De un clic en el botón “Modificar”, realice el cambio en el nombre de la nomenclatura. De un clic en el botón “Aceptar” y el sistema grabará los cambios.

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De un clic en el botón “Cancelar” y el sistema descartará las modificaciones realizadas. Este proceso se deberá realizar de igual manera para todas las modificaciones que se desee realizar, en el sistema. jj) MODIFICAR POLIZA CONTABLE Lo primero que debe hacer es seleccionar la póliza a modificar. Seleccione el tipo de documento con el que opero la póliza que necesita modificar, de clic en el botón “Listar” y dentro de dicho listado busque la póliza para que el sistema muestre la misma en el ingreso de movimiento.

De clic en el botón “Mod. Doc”, el sistema habilitará los campos que usted puede modificar (Fecha, Ajuste, Concepto). Realice los cambios necesarios. kk) MODIFICAR TIPO Y NÚMERO DE DOCUMENTO (POLIZA) Al manejar varios tipos de documentos en el módulo contable y que por error se aplico uno no deseado, el tener espacios vacíos a eliminar, o bien para correr la numeración del último documento usted podrá utilizar esta opción.

Debe tener presente el tipo y número de documento a modificar. Ingrese el Código del Tipo de Documento Actual, si no lo conoce pulse la tecla “F2” y búsquelo dentro del listado. Ingrese el número actual de la póliza.

Defina el código del nuevo tipo de documento (cuando el caso lo amerite) o ingrese el código actual del tipo de documento. Ingrese el nuevo número de la póliza (cuando fuere el caso). De un clic en el botón “Aceptar” y el sistema grabará los cambios. ll) PROCESO DE CIERRE PERIODO CONTABLE El proceso de cierre contable del periodo se refiere específicamente a la operación y registro de las pólizas de cierre.

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Si la empresa es de tipo industrial, usted deberá generar la póliza de cierre que le permite establecer el resultado del periodo. Dicha póliza permitirá dejar a cero las cuentas de Ingresos, costos de producción y ventas, así también las cuentas de gastos.

Luego deberá correr el proceso que le permite actualizar el saldo de las cuentas (ver tema: “Acumular Movimiento Contable”). En el sistema debe generar la póliza que cierra las cuentas de balance, ya que esta póliza es la que busca el sistema para dar inicio a un nuevo periodo, (ver tema: “Emisión Pólizas de cierre – Cierre Contable del Periodo”). Si la empresa es comercial o de servicios, usted podrá ejecutar las pólizas que genera el sistema.

El sistema le permite correr dos pólizas: Establecer Resultado del periodo (ver tema: “Emisión Póliza de cierre – Establecer Resultado”), para las empresas comerciales y de servicios.

Cierre Contable del periodo (ver tema: “Emisión póliza de Cierre – Cierre Contable del Periodo”), que deja a cero las cuentas de Balance.

Recuerde que después de generar una de estas pólizas debe correr el proceso “Acumular Movimiento Contable”, mismo que permite actualizar el saldo de las cuentas. Este proceso es el primer paso del cierre anual del módulo de contabilidad.

mm)

PROCESO DE FIN DE AÑO

Este proceso Elimina todo el movimiento de Contabilidad y genera la partida de apertura para el próximo periodo. Asegúrese haber corrido el proceso de generar las partidas de cierre en su respectivo orden, siendo obligatorio ejecutar la póliza: “Cierre Contable del Periodo”.

Debe estar seguro de haber copiado archivos de contabilidad al histórico. Escriba la palabra clave “PROCESAR”.

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Ingrese la fecha que llevará la partida de Apertura para el siguiente periodo contable. Presionar el botón “Procesar”, para que el sistema genere el proceso.

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CONCLUSION

El programa Easy Acout posee dentro de sus menús, herramientas de trabajo que facilitan el trabajo contable dentro de la empresa, así mismo podemos decir que los diferentes reportes que posee ayudan en la presentación de la información financiera de una manera personalizada y de acorde a las necesidades que sean requeridas.

Se puede decir que al ser un programa desarrollado por consultores de nacionalidad guatemalteca, este dentro de sus parámetros posee los aspectos y regulaciones establecidas dentro del código de comercio y las diferentes leyes fiscales que se tienen en Guatemala, dándole al contador la ventaja de no estar al pendiente de alguna incontinencia de carácter fiscal.

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BIBLIOGRAFIA

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1. Manual de Usuario de EASY ACOUNT.

2. http://www.scribd.com/doc/15806438/SISTEMAS-CONTABLES

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