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• Yair Echeandia Vidal

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ESCUELA DE EDUCACIÓN SUPERIOR TÉCNICA PROFESIONAL PNP PIURA-SULLANA

“AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN DEL MAR DE GRAU”

TEMA: EL CABALLERO DE LA ARMADURA OXIDADA

CURSO: COMUNICACIÓN

CATEDRÁTICO: PAICO PEÑA LORENZO

SECCIÓN: “C” 3RA COMPAÑÍA

ALUMNO: WILMER EDGAR ECHEANDRA VIDAL

ESCUELA DE EDUCACIÓN SUPERIOR TÉCNICA PROFESIONAL PNP PIURA-SULLANA

PRESENTACION

La Constitución Política del Perú en su art. 166º establece la finalidad fundamental de la Policía Nacional del Perú; para cumplir esta misión debe perennizar su actuación mediante diversos documentos de uso exclusivo en la Policía Nacional del Perú, por lo que resulta necesaria la actualización y adecuación del Manual de Documentación aplicado a la función policial. Conforme a los Lineamientos de Modernización de la Gestión Administrativa que impulsa el Ministerio del Interior y según disposiciones de la Dirección General de la PNP, que viene impulsando la integración y simplificación de los procedimientos administrativos, asegurando que el desarrollo del trámite documentario responda a los principios de celeridad, eficacia, simplicidad, uniformidad y predictibilidad previstos en la Ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General y legislación vigente que tiene relación con la función policial así mismo la Ley Nº 27806 – Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

CAPÍTULO III NORMAS GENERALES

A.

DOCUMENTACIÓN POLICIAL Es la comunicación escrita que se formula y administra en todas las Unidades de la Policía Nacional del Perú.

B.

CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN POLICIAL

C.

1.

Común Es la de libre acceso, con las formalidades que establece la ley.

2.

Clasificada Es aquella cuyo acceso es restringido, su limitación está establecida en el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806 - Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública, y en las excepciones previstas en la Constitución o Leyes Especiales; siendo estos: SECRETO, RESERVADO o CONFIDENCIAL.

SOPORTE DE LA INFORMACIÓN 1.

El papel, el mismo que contiene el registro de información y debe tener las características siguientes: a. b.

Bond.- Tamaño oficial (A-4) de 297 mm por 210 mm con peso de 60 a 80 gr; para originales. Periódico o cebolla.- Con las mismas dimensiones del papel Bond; para copias.

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c.

2.

D.

Folkote satinado y/o couché.- Tamaño oficial (A-4) con peso de 80 gr; para originales de Resoluciones.

Los dispositivos de almacenamiento (Disco Compacto-CD, Diskette, USB y otros).

MÁRGENES Debe determinarse a partir del borde de página, según el detalle siguiente: 1.

Margen superior

: 3,5 cm ó 09 espacios verticales.

2.

Margen izquierdo

: 3,5 cm ó 09 espacios horizontales.

3.

Margen derecho

: 2,5 cm ó 07 espacios horizontales.

4.

Margen inferior

: 2,5 cm ó 07 espacios verticales. Segunda sesión

Estructura de un documento.-Encabezamiento: membrete, año oficial, lugar y fecha, denominación, destinatario, asunto, referencia.-Cuerpo.-Término.-De la suscripción del documento.

E.

ESTRUCTURA DE UN DOCUMENTO 1.

Encabezamiento.- Conjunto de elementos identificatorios del documento; comprende lo siguiente: a.

Membrete.- Identifica la Dependencia de origen del documento y se imprime exactamente en el ángulo superior izquierdo de la primera página, sin considerar los márgenes.

b.

Año oficial.- Se consigna entre comillas en la parte céntrica, a DOS (2) centímetros del borde superior de la primera página.

c.

Lugar y fecha.- Se consigna en el lado superior derecho de la primera página o en el término del documento en el lado inferior derecho, según corresponda.

d.

Denominación.- Comprende el tipo de documento, número correlativo, año y siglas de la dependencia. Se consigna en letras subrayadas, ubicadas en la parte superior céntrica o lado izquierdo del documento, según corresponda.

e.

Destinatario.- Empieza con la palabra “Señor(a)” y a continuación se indica el grado policial o militar, profesión o título honorífico y a reglón seguido el cargo a quien se dirige el documento, según corresponda.

f.

Asunto.- Expresa sucintamente el contenido del documento.

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g.

2.

Referencia.- Menciona el documento o la disposición que origina la formulación del mismo (si lo hubiera).

Cuerpo.- Es la parte que contiene el detalle de la información sobre determinado hecho o circunstancia. El contenido del documento debe ajustarse a la secuencia que se detalla, evitando sobrepasar la tercera subdivisión de un párrafo, conforme al esquema siguiente: ……….. A. ………. 1. ……… a. ……… (1) ……… (a) ……… 1 ……… a ………  ...........  ………  ………

I.

3.

F.

Término.- Comprende el conjunto de elementos identificatorios y la distribución del documento conforme al detalle siguiente: a.

Firma.- Constituida por trazos gráficos de carácter personal, que se usa para autenticar o autorizar documentos escritos; se rubrica en la parte superior de la postfirma.

b.

Postfirma.- Contiene la identificación (número de carné de identidad personal seguido del grupo sanguíneo, nombres y apellidos, grado) y cargo según corresponda.

c.

Sello redondo.- Se utilizará según los casos establecidos.

d.

Distribución.- Se consigna en la parte inferior izquierda del texto del documento e indica las Dependencias a donde se remitirán según corresponda.

e.

Siglas de identificación.- Constituidas por las letras iníciales del nombre de quienes participan en la formulación y redacción del documento; en letras mayúsculas para los oficiales y minúsculas para los suboficiales separados por diagonales, ubicadas al final y al lado izquierdo del documento.

DE LA SUSCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO El documento que se genera en las Dependencias Policiales, debe ser firmado por el titular del cargo, sin embargo en casos excepcionales puede firmar quien sigue en el comando con su propia postfirma, en los casos siguientes: 1.

Por “ausencia temporal” del titular de la Dependencia, con su conocimiento y autorización, hasta por un lapso de 24 horas.

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3.

4.

Por “ausencia prolongada” del titular de la Dependencia (vacaciones, permiso, enfermedad, comisión, etc.) con designación expresa mediante resolución del superior del titular, agregando la frase “encargado”, a continuación del cargo. Por ausencia del titular, cuando por razones de emergencia o fuerza mayor, este no pueda comunicarse o la urgencia de tramitar el documento a una instancia superior lo amerite. Por fallecimiento del titular de la Dependencia. TERCERA SEMANA (Del 11JUL al 16JUL2016) Primera sesión

Características de los sellos: sello membrete, sello redondo, sello de clasificación, sello de trámite, sello de registro, sello de postfirma, sello copia informativa.Normas para la redacción de la documentación.

G.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SELLOS 1.

Sello Membrete.- Rectangular, de 07 cm. por 2.5 cm. que contiene en la parte superior el Escudo Nacional con la inscripción “REPÚBLICA DEL PERÚ”, en la parte inferior lleva la inscripción “POLICÍA NACIONAL DEL PERÚ” con letras de 03 mm. y debajo se consigna el nombre de la Dependencia donde se formula el documento con letras mayúsculas de 02 mm. Este sello, se estampa en forma convencional o en forma digital.

2.

Sello Redondo.- Constituido por dos círculos concéntricos, en la parte superior la inscripción “POLICÍA NACIONAL DEL PERÚ”, y en la inferior el nombre de la Dependencia de origen dentro del círculo mayor, en el círculo menor el Escudo Nacional. Se usa en los siguientes casos: a. b. c. d.

e. 3.

Al lado izquierdo de la postfirma, excepto cuando ésta se encuentre en la primera página de un documento que lleve membrete. En el centro del margen izquierdo de las páginas intermedias de un documento, debidamente autenticado por el instructor. En caso el documento no lleve membrete y tenga más de una página debe colocarse en el centro del margen izquierdo de la primera página. Cuando al término del documento lleva más de una firma, sólo se colocará el sello redondo al lado izquierdo de la postfirma del funcionario policial de mayor grado o antigüedad la cual estará al final de las otras postfirmas. Se estampará el sello redondo en el reverso de los sobres como medida de seguridad, en las junturas en forma equidistante.

Sello de Clasificación.- De forma rectangular, indica la categoría de seguridad del documento y se confecciona con letras mayúsculas tipo imprenta de 07 mm. de altura. La clasificación será “SECRETO, RESERVADO y CONFIDENCIAL”. Este sello se estampará con tinta roja en la parte central superior e inferior de cada página del documento y de los sobres, a 01 cm. del borde de la página.

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H.

4.

Sello de Trámite.- De forma rectangular, sirve para determinar la prioridad del documento, se confecciona con letras mayúsculas tipo imprenta de 07 mm. de altura y se estampa con tinta roja en la parte superior derecha de la primera página del documento y en la parte superior céntrica de los sobres. Su clasificación será de “MUY URGENTE” o “URGENTE”.

5.

Sello de Registro.- De forma rectangular, de 07x03.5 cm. en la parte superior contiene la denominación “POLICÍA NACIONAL DEL PERÚ” con letras de 05 mm, debajo con letras de 03 mm. se consigna el nombre de la Dependencia, a renglón seguido la denominación “OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO” o “MESA DE PARTES” en letras tipo imprenta de 05 mm., debajo se escriben con letra de imprenta la fecha de ingreso, hora, número de registro, quien recepciona, firma y folios, dejando los espacios correspondientes. Se estampa con tinta negra en lo posible en el margen inferior izquierdo, en el original, copia o cuaderno de cargo según el caso, para dejar constancia de la recepción y registro del documento. Este sello no es empleado cuando el registro informático se efectúa en el programa denominado Sistema Integrado de Gestión de Expedientes (SIGE), que automáticamente genera una Hoja de Trámite numerada.

6.

Sello de Postfirma.- Identifica al personal policial que rubrica el documento, consta en la parte superior, de una línea horizontal de 07 cm. debajo se consigna la categoría, con las letras “OA” para Oficial de Armas, “OS” para el Oficial de Servicio, seguidamente el número de su carné de identidad, debajo el nombre, y a renglón seguido el grado y cargo según corresponda. Para el personal de Suboficiales de Armas, Suboficiales de Servicios y Empleados Civiles, varía únicamente en la categoría, “SOA” para Suboficiales de Armas, “SOS” para Suboficiales de Servicios y “EC” para Empleados Civiles.

7.

Sello - Copia Informativa.- De forma rectangular con 07 cm. de longitud, se confecciona con letras mayúsculas tipo imprenta de 07 mm. de altura, se utiliza para los documentos duplicados que deben conocer otras personas además del destinatario y se estampa con tinta negra, en el ángulo superior derecho a 01 cm de los bordes de la página.

NORMAS PARA LA REDACCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN POLICIAL 1.

La terminología a utilizarse será la de uso común, evitando excesos de tecnicismos o extranjerismos que lleven a erradas interpretaciones.

2.

Se emplearán las reglas gramaticales.

3.

Se usarán las siglas y abreviaturas normadas por el Instituto. De ser necesario abreviar otras palabras, se consignará en la primera mención el nombre completo seguido de la abreviatura entre paréntesis y en las veces siguientes sólo la abreviatura correspondiente.

4.

El contenido del documento debe redactarse en tercera persona, exceptuándose la Solicitud, el Memorándum y Oficio que se formularán en primera persona al igual que las respuestas de la manifestación o entrevista.

5.

La documentación interna, según corresponda, y la que debe remitirse al exterior, deberá iniciarse con la frase “Es grato dirigirme a usted.”

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6.

La denominación del destinatario en la documentación es impersonal, por lo que debe consignarse sólo el grado policial o militar, profesión o títulos honoríficos del titular, (excepcionalmente se podrá consignar entre el grado y el cargo, el nombre del destinatario).

7.

En caso de consignarse a la persona, se iniciará con los nombres en minúsculas a excepción de la primera letra seguida de los apellidos en mayúsculas. Cuando se traten de relaciones nominales, se observará la misma forma de escritura, pero los apellidos precederán a los nombres. Para ambos casos se antepone el grado o título profesional, según corresponda.

8.

Las cantidades se expresan en letras mayúsculas, seguidas de la cantidad en números arábigos entre paréntesis a excepción de la fecha, número de documento y la numeración de los párrafos. La indicación de la fecha y la hora en el contenido de los Planes de Operaciones y Órdenes de Operaciones, se hará empleando dos dígitos para la fecha, cuatro dígitos para la hora, seguidas de las tres primeras letras en mayúsculas del mes y los cuatro dígitos del año. Cuando a la fecha, hora o minuto le correspondiera un solo dígito, éste irá precedido de un cero.

9.

10. Las páginas de los documentos deben ser numeradas en la parte céntrica y a 01 cm. del borde inferior de la página en números arábigos. Consignando la numeración parcial y total de las paginas (02-10, 03-10, 04-10…10-10). Se exceptúa la numeración en la primera página. Segunda sesión Del empleo de los anexos.-De la organización de los documentos.-Del uso de los sobres.-De la rotulación de los sobres: anverso y reverso.-De la remisión de la documentación clasificada.

I.

DEL EMPLEO DE LOS ANEXOS Se usarán anexos, cuando sea necesario adicionar información a una parte del contenido del documento. Los ANEXOS constituyen parte del documento principal y se designan con números arábigos. Cuando se requiera ampliar un anexo con datos complementarios se emplearán APÉNDICES, designados con letras mayúsculas del alfabeto.

J.

DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Los documentos que van formando parte de un expediente, se ordenarán tomando como base el primer documento que da origen, seguido de los otros, conforme se vayan formulando; este ordenamiento permitirá que el folio N° 01 corresponda al documento base, permitiendo esta secuencia mantener un orden cronológico.

K.

DEL USO DE SOBRES Para la remisión de los documentos policiales se emplearán sobres de papel bond, kraft, manila, u otros sin transparencia, de acuerdo a las dimensiones de la documentación a enviar.

L.

DE LA ROTULACIÓN DE LOS SOBRES

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Anverso a. b. c.

Angulo superior izquierdo: el membrete. Parte superior derecha: la denominación y el número del documento. Parte central con asimetría a la izquierda: la palabra Señor, seguida del grado o título, a renglón seguido el cargo del destinatario y a dos espacios debajo del anterior, en la parte inferior derecha: la dirección con el lugar de destino.

2.

M.

Reverso.- Se coloca el sello redondo en la parte céntrica y a los extremos en forma equidistante, para dar seguridad al cierre del sobre. DE LA REMISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICADA Se empleará doble sobre por razones de seguridad.

CUARTA SEMANA (Del 18JUL al 23JUL2016) Primera sesión CAPÍTULO IV.-Administración de los documentos.-Trámite de los documentos: de los destinatarios de la documentación, observancia del conducto regular, de las competencias de los comandos intermedios, plazos y términos.-CAPÍTULO V.Fases de la administración documentaria: De descripción de las fases de la administración documentaria, de la recepción, de la clasificación, del registro, de la distribución, del diligenciamiento y del archivo. CAPÍTULO IV ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS TRÁMITE DE DOCUMENTOS

A.

DE LOS DESTINATARIOS DE LA DOCUMENTACIÓN La documentación policial debe dirigirse al titular de la Dependencia o entidad.

B.

OBSERVANCIA DEL CONDUCTO REGULAR Los documentos que no tienen destinatario y excepcionalmente las Solicitudes, observarán el conducto regular. Se excluyen también de esta regla aquellos que por razones de urgencia debe ser de conocimiento inmediato del comando, por lo que podrá utilizarse medios más rápidos y directos (correo electrónico, fax, entrega personal u otros), manteniendo la confidencialidad que el caso amerite, sin perjuicio de cumplir con el diligenciamiento correspondiente.

C.

DE LAS COMPETENCIAS DE LOS COMANDOS INTERMEDIOS El conducto regular implica la responsabilidad del conocimiento, trámite y control de los documentos por los comandos intermedios, los que tendrán en cuenta lo siguiente: 1.

2.

Si el documento en trámite a la superioridad no se ajusta a las prescripciones reglamentarias, se devolverá indicando las observaciones e instrucciones del caso para su reformulación. La documentación que los comandos tramiten a la superioridad, contendrán su respectiva opinión y sugerencia.

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D.

La documentación proveniente de la superioridad será tramitada conteniendo las orientaciones y disposiciones. Los comandos comprendidos en el conducto regular, darán trámite obligatorio a las Solicitudes presentadas por el personal de la Institución, hasta el destinatario que debe resolver.

PLAZOS Y TÉRMINOS. Se adoptarán los que expresamente se encuentren señalados en las Leyes Especiales, complementariamente en la Ley Nº 27444-Ley del Procedimiento Administrativo General y Reglamentos Internos PNP.