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EMPRESA HEFA S.A CAP: 0.1 Portada Manual. N° Revisión: 00

MANUAL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

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Implementación Sistema de Gestión Integrado Fábrica de calzado HEFA S.A

Nombre: Katia Cansino Solange Faúndez Escarlet Faúndez Ulises Rabanal Viviana Norambuena

Profesor: Victor Roa.

1.

ÍNDICE DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA: 5

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2.

UBICACIÓN GEOGRAFICA

3.

POLITICA INTEGRADA DE GESTIÓN 7

4.

DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO A CERTIFICAR.

5.

OBJETIVOS:

6.

ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN:

7.

PROPOSITO DEL MANUAL

8.

DEFINICIONES: 9

9.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA.

Pág. 2 de 43

6 8

8 9

9 11

10.

FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.

11.

OBJETIVOS DE LA TRINORMA

12

15

11.1 OBJETIVOS DE CALIDAD:.......................................................................15 11.2 OBJETIVOS DE SEGURIDAD:..................................................................16 11.3 OBJETIVO AMBIENTAL:..........................................................................16 12. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO (CICLO DE DEMING). 16 13.

REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN. 18

14.

ESQUEMA DE PROCESO PRODUCTIVO A CERTIFICAR.

15.

CRONOGRAMA DE TRABAJO.

16.

CHECK LIST DE ÁREAS CRÍTICAS 21

17.

MATRIZ DE RIESGOS.

18.

PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO 21

19.

Recursos a utilizar. 21

20.

DEFINICIONES DEL PROCESO A CERTIFICAR. 21

21.

PROCEDIMIENTO TRANSVERSALES DE LAS TRES NORMAS:22

20

21

21

21.1 CONTROL DE DOCUMENTO..................................................................22 21.2 CONTROL DE REGISTRO.......................................................................22 21.3 CAPACITACIÓN, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA..........................23 21.4 CALENDARIO DE CAPACITACIONES.......................................................24 21.5 AUDITORIA INTERNA............................................................................. 26

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21.6 ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS Y OPORTUNIDAD DE MEJORA..................................................................................................... 27 21.7 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN...............................................................28 ANEXOS

30

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INTRODUCCIÓN El presente año, la empresa HEFA S.A. tomó como desafío implementar un Sistema de Gestión Integrado con la finalidad de aumentar la confianza en los consumidores y diferenciándose de la competencia entregando un servicio de Calidad cuidando el medio ambiente y la salud y seguridad de los trabajadores de la empresa. En la Empresa HEFA S.A. Existe un compromiso y liderazgo por parte de la dirección para el logro de los objetivos integrándose en las exigencias del mercado. El mercado del calzado en Chile ha crecido considerablemente a tal punto que según estimaciones del mercado, los chilenos compramos 5 pares de zapatos al año per cápita, con esto han aumentado también las exigencias de los clientes obligando a las empresas a generar cambios significativos para poder competir con sus pares del rubro del calzado. Certificarse en la Trinorma hace a HEFA S.A una empresa confiable y comprometida con la salud de sus clientes.

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1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA: La Empresa “HEFA S.A” nace en enero del año 1990 al alero de la necesidad de abastecer la industria del calzado en la región. La familia Herrera Faúndez, antiguos trabajadores de una fábrica de calzados establecieron la idea de crear diversos modelos de calzado a un menor costo para la ciudadanía y enfocándose mayormente al mercado femenino. Fue así como plantearon su idea a un amigo, quien los apoyo económicamente para prestar sus servicios dentro un local comercial que él tenía, haciéndose conocidos por los vecinos y locatarios quienes recomendaron sus productos a familiares y amigos ampliando el mercado paulatinamente. A la fecha se encuentran insertos en el mercado de manera pasiva debido a la llegada del comercio extranjero a la capital que ha introducido productos de menor calidad y a más bajo costo lo que les ha quitado protagonismo en el mercado. La alta competencia a la que se enfrentan hoy los obliga a tomar medidas que le den valor a su empresa es por esta razón que se ha decidido implementar la trinorma en los procesos de Ensuelado por proceso de pegado tradicional y Acabado. Nuestra Visión es ser una empresa socialmente responsable con la calidad, el medio ambiente y las salud y seguridad de nuestros trabajadores.

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2. UBICACIÓN GEOGRAFICA La empresa HEFA S.A su casa matriz se encuentra ubicada en la Comuna de La Reina en la avenida

Larraín 6220, ubicada a dos cuadras de la

Municipalidad de La Reina con dirección hacia la cordillera, en pleno sector comercial.

2.1 CANTIDAD DE TRABAJADORES La empresa cuenta con 50 trabajadores distribuidos en sus 2 sucursales en la Reina y La Florida, región Metropolitana.

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3. POLITICA INTEGRADA DE GESTIÓN Dentro de lo establecido por la empresa HEFA S.A, se destaca lo siguientes: La se compromete en lograr y mantener la confianza de nuestros clientes, para ello se seguirán y controlaran los procesos, la organización se compromete con alcanzar estándares de calidad, asegurar la seguridad y salud en el trabajo, cumplir con los requisitos legales y respetar el medio ambiente. Esta política será divulgada a todos los trabajadores de la empresa siendo de conocimiento público para nuestros clientes y proveedores apuntando a la transparencia y compromiso integral. Calidad ISO 9001: Lograr la Satisfacción del Cliente, cumpliendo puntualmente con sus requisitos Realizar el análisis de procesos, productos, servicios e insumos, para asegurar la calidad requerida. Cumplir con los requisitos del cliente, evaluando su desempeño con el fin de una mejor y satisfacción y mejora continua.

.

Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001: Involucrar al Personal para lograr que la responsabilidad por la seguridad y salud ocupacional Realizar las acciones adecuadas para la prevención de lesiones y enfermedades del personal y otras partes interesadas. Establecer mecanismos efectivos de control de operaciones, evaluación de desempeños, preparación y respuestas ante potenciales incidentes, accidentes, situaciones de emergencia o no conformidades detectadas. Medio Ambiente ISOS 14001: -

Minimizar el impacto ambiental negativo previniendo así, daños a la biodiversidad y ecosistema que nos rodea. Identificar, evaluar y controlar los aspectos ambientales y los riesgos de nuestras actividades, productos y servicios, implementando programas de acción preventivos y correctivos.

_____________________ Gerente General Jorge Herrera

Octubre 05 de 2015

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4. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO A CERTIFICAR. Según lo establecido por HEFA S.A, el sistema de gestión para la empresa de calzados se gráfica en el siguiente mapa de procesos. Se describen todos los procesos de la empresa HEFA S.A, con elementos de entrada y de salida. Se destacan los procesos a certificar.

Área de corte

Unión de piezas

Montaje

Maquinado de corte

Empaque y almacén

Pigmentado

5. OBJETIVOS: Entregar

un

producto

reconocido

por su

alta

calidad,

confiabilidad

y

preocupación asegurando la confortabilidad necesaria para cada persona que atendemos de forma personalizada ejecutada de manera directa por nuestros trabajadores acogiéndose a las normas de calidad, seguridad e higiene requeridos por nuestros clientes aportando con el medio ambiente y el desarrollo sustentable del país.

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6. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN: El alcance del sistema de gestión integrado es entregar los productos que se fabrican en la empresa de forma personalizada contribuyendo en la decisión del cliente de llevar un producto de calidad confortable y duradero comprometiéndose y garantizando la mejor atención y sustentabilidad del producto. 7. PROPOSITO DEL MANUAL Este manual especifica los requisitos del Sistema de Gestión Integrado de acuerdo a las normas ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007 e ISO 14001: 2004 y tiene como propósito certificar los procesos de Ensuelado y Acabado de calzado. 8. DEFINICIONES: SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO: El Sistema Integrado de Gestión es una apuesta indispensable que permite una gestión transversal en materias sensibles para la empresa, sus trabajadores y la sociedad. MANUAL: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos e los órganos de una institución, así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado. TRINORMAS: Sistema integrado que contempla calidad ISO 9001, seguridad OHSAS 18001 y ambiente ISO 14001.

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HEFA: Empresa del rubro del calzado que se encuentra en la región metropolitana. SISTEMA: “Interrelación mutua que se establece entre los elementos que componen un todo y que conducen al logro de objetivos”. GESTIÓN: Acción o trámite que, junto con otros, se lleva a cabo para conseguir o resolver una cosa. TRANSVERSAL: Que está atravesado de una parte a otra de una cosa de manera perpendicular a su dimensión longitudinal. POLITICA INTEGRADA DE GESTIÓN: NORMA ISO 9001: Es una norma internacional que se aplica a los sistemas de gestión de calidad (SGC) y que se centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. OHSAS 18001: Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional) se refiere a una serie de especificaciones sobre la salud y seguridad en el trabajo. ISO 140001: Es una norma internacional de sistemas de gestión ambiental (SGA), que ayuda a su organización a identificar, priorizar y gestionar los riesgos ambientales, como parte de sus prácticas de negocios habituales.

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9. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA.

Gerente General

Gerente Operaciones

Dpto. Dpto. de de Producci Producci ón ón

Gerente Comercial

Dpto. Dpto. de de Adquisici Adquisici ón. ón.

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Dpto. Dpto. de de Ventas. Ventas.

Dpto. Dpto. de de Finanz Finanz as as

Gerente R.R.H.H

Depto. Depto. de de Formació Formació n n.

Depto. Depto. de de Reclutamien Reclutamien to. to.

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10.FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD. CARGO

RESPONSABILIDAD -

Gerente General

El Gerente será el Representante Legal de la empresa y tendrá a su cargo la dirección y la administración de HEFA S.A.

-

Gerente de Operacion es

Gerente Comercial

Tiene a su cargo el manejo del departamento técnico dentro del que se incluye la elaboración y supervisión de proyectos de riego, así como también brindar servicio técnico a los clientes en la correcta utilización de los productos, planea y ejecuta cualquier cambio, modificación o mejora. Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar eficientemente el sistema comercial, diseñando

-

FUNCIÓN Ejecutar las disposiciones del directorio. Realizar los actos de administración y gestión ordinaria de la sociedad. Otorgar todo tipo de poderes, incluyendo las facultades que le otorga este artículo exigiendo garantías si lo considera necesario, así como revocar los poderes conferidos. Realizar los actos de administración y gestión ordinaria de la sociedad. Difundir la estrategia de la organización. Transmitir los valores de nuestra empresa. Potenciar y desarrollar la empresa, tendiendo al mejoramiento continuo. Definir y delinear las políticas y directrices de la empresa. Participar en las negociaciones con clientes y proveedores más importantes. Otras responsabilidades de contratos quedan definidos en documentos confidenciales de la empresa. Es el responsable de establecer el contacto cuando se realiza una venta, con el objetivo de detectar las necesidades del cliente. El Gerente de Operaciones elabora un bosquejo del proyecto con los datos proporcionados por el cliente para que los dibujantes puedan realizar el plano. Es el encargado de realizar los cálculos de pérdida de presión y capacidad del sistema para aquellos proyectos que lo requieran. Es el responsable de elaborar la lista de materiales que se va a utilizar en un determinado proyecto así como también el presupuesto del mismo. El Gerente de Operaciones es quien realiza la presentación del proyecto junto con su cotización, además de encargarse de la negociación con el cliente en cuento a precio y crédito.

- Definir, proponer, coordinar y ejecutar las políticas de comercialización orientadas al logro de una mayor y mejor posición en el mercado. - Definir y proponer los planes de marketing, y venta de la Empresa. - Representar a la Empresa en aspectos comerciales

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estrategias que permitan el logro de los objetivos empresariales, dirigiendo el desarrollo de las actividades de marketing y las condiciones de venta de los servicios postales y afines.

-

Gerente R.R.H.H

Dpto. Producció n

Responsable de los procesos técnicos y administrativos del ciclo de vida laboral del personal, para la optimización de su desempeño y desarrollo al interior de la empresa. Asegurar la correcta aplicación, revisión y ejecución de los planes del área productiva, asegurando la confiabilidad de los procesos productivos, mediante la optimización de procesos.

-

-

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ante corresponsales, organismos internacionales, negociar convenios y administrar los contratos que se suscriban con éstos. Implementar un adecuado sistema de venta de servicios a cargo de la empresa y de terceros a nivel nacional. Organizar y supervisar el desarrollo de políticas, procedimientos y objetivos de promoción y venta de los servicios que ofrece la Empresa. Investigar y prever la evolución de los mercados y la competencia anticipando acciones competitivas que garanticen el liderazgo de la Empresa. Consolidar el presupuesto anual de la Gerencia Comercial y controlar su ejecución. Evaluar la creación de nuevos servicios postales identificando nuevas oportunidades de negocio. Controlar que los objetivos, planes y programas se cumplan en los plazos y condiciones establecidos. Establecer ventajas competitivas donde se ofrezcan servicios de la Empresa, procurando obtener las mejores participaciones en el mercado. Planificar, organizar, dirigir y controlar las funciones, trabajos y actividades del Departamento a su cargo. Asesorar a otras jefaturas en la adopción de decisiones vinculadas con la gestión de personas. Proponer mejoras a la Política de Recursos Humanos del Servicio Diseñar y ejecutar el plan para la implementación de la Política de Recursos Humanos del Servicio. Optimizar y documentar los procesos administrativos y operativos del Departamento. El departamento de producción supervisa las líneas de producción durante todo el proceso, realiza la atención a los proveedores, además de estar a cargo de correcto funcionamiento y de que se cumpla el plan de trabajo establecido, revisa el desempeño del personal así como el de la maquinaria y equipo de trabajo. se ocupa de supervisar el personal, del proceso de producción y las materias primas. Las maquinarias con las que se trabaja, las normativas de seguridad e higiene a cumplir.

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Administrar los procesos logísticos del almacén, despachos y distribución. Verificación de cumplimiento de procesos operativos.

Dpto. Adquisició n

Dpto. Finanza

Se encarga de coadyuvar en la consecución y logro de los objetivos y metas de la empresa, a través de la adquisición de bienes y productos de procedencia nacional y extranjera, vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables en el ámbito de su competencia.

Dirigir, controlar y supervisar las actividades contables Planificar, ejecutar y controlar el presupuesto de gastos asignados a la dependencia

- Participar en la determinación de las previsiones necesarias para garantizar la suficiencia económica del Programa Anual de Adquisiciones, de acuerdo con las necesidades de las áreas del Centro y las estadísticas de consumo, verificando su inclusión en el anteproyecto del presupuesto anual. - Participar en las sesiones del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios y dar seguimiento a los acuerdos que de él emanen. - Observar estrictamente lo establecido por la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas para la adquisición de bienes y productos que requiera el Centro. - Recibir y tramitar las requisiciones de compra, generadas por las diversas áreas de la empresa observando las políticas, normas y aspectos legales vigentes. - Mantener actualizado el directorio de proveedores nacionales, internacionales y con carácter de exclusividad. - Desarrollar, operar y mantener el programa para la elaboración electrónica de pedidos nacionales e internacionales que permite eficiente el abasto de substancias químicas y materiales de laboratorio. - Coordinar, supervisar y controlar las actividades administrativas de tesorería, nómina, contabilidad y control de bienes. - Coordinar y dirigir las actividades relacionadas con el registro y control de la movilización y establecer los planes y programas a desarrollar en área financiero contable. - Coordinar, supervisar y controlar las actividades y situaciones financieras - Coordinar los recursos de la planta.

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Mantener registro permanente y actualizado de los bienes de la empresa.

Dpto. Formación

Dpto. Reclutami ento

Encargado de programar y ejecutar el Plan Anual de Capacitación, con el objeto de mantener constantemente capacitado al personal de las diferentes áreas de la Empresa.

Realizar todas las actividades administrativas necesarias, que permitan proveer de manera adecuada y oportuna el personal idóneo y calificado para trabajar en la empresa.

- Planificar, programar y coordinar la capacitación anual de los Recursos Humanos. - Coordinar con entidades del sector público cursos y seminarios, programas y otros eventos de capacitación. - Efectuar las relaciones de cooperación de intercambio y comunicación con entidades capacitadoras Nacionales e Internacionales - Preparar y coordinar las actividades relacionadas con el desarrollo de eventos de Capacitación. - Formular programas de investigación y diagnóstico que permita detectar necesidades de Capacitación. - Ejecutar las políticas de Capacitación dictadas por las Autoridad Superior, así como divulgar y sensibilizar al personal de la empresa en temas o implementación de los Sistemas de Gestión. - Realizar la evaluación y seguimiento de los programas de formación y capacitación. - Representar a la Empresa ante Instituciones de Capacitación. - Planificar, coordinar y controlar la búsqueda y selección de personal administrativo, técnico y obrero de la HEFA S.A. - Mantener actualizado el Registro de Elegible tanto Interno como Externo. - Recibir, clasificar y tramitar las solicitudes de ingreso de nuevo personal. - Evaluar y controlar el cumplimiento de los requisitos mínimos para el ingreso del personal a la Institución. - Recibir los documentos de los aspirantes a cargos, realizar la evaluación técnica de las credenciales y una vez efectuada la selección enviarlas al Archivo para su guarda y custodia definitiva. - Administrar la Política de Reclutamiento y Selección de la HEFA S.A. - Realizar las entrevistas de preselección al igual que la aplicación de las pruebas de conocimiento,

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habilidades y destrezas específicas y psicológicas según los requisitos que exija el cargo en cuestión. - Recibir, clasificar y tramitar las solicitudes de Traslado Internos. - Efectuar la inducción al, personal que ingresa a la empresa. - Expedir y controlar la entrega de los carnet de identificación del personal de la empresa. 11. OBJETIVOS DE LA TRINORMA

11.1 OBJETIVOS DE CALIDAD: Reducción el material no conforme en un 20% en base a los reclamos recibidos en el último período. Desarrollar acciones de seguimiento, evaluación y control que generen un proceso de mejoramiento continuo en nuestros alimentos. Mejorar sistemáticamente los servicios entregados por trabajadores, a través de capacitaciones

nuestros

semestrales en manejo y

manipulación de alimentos. 11.2 OBJETIVOS DE SEGURIDAD: Fortalecer la capacidad de todos los trabajadores de la empresa HEFA S.A, adoptando todas las medidas preventivas necesarias que ayuden a mitigar las situaciones de mayor riesgo presente en la cada una de las áreas de compra, almacenaje, preparación y distribución de los productos de manera anual. Reducir la tasa de accidentabilidad en un 15% conforme a las actividades correctivas y preventivas que se aplicarán en la empresa. Asegurar la mejora continua de la gestión preventiva en operaciones de atención y elaboración del producto, a través de la aplicación de metodologías preventivas en seguridad y salud ocupacional.

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11.3 OBJETIVO AMBIENTAL:

Garantizar un adecuado desarrollo de todas las actividades de producción que puedan generar un deterioro a la biodiversidad de nuestras especies. Reducir y reciclar en un 100% los recursos utilizados durante la producción de los alimentos que serán entregados a cada uno de los estudiantes. Disminuir en un 30 % los residuos sólidos y líquidos generados en la elaboración de los alimentos. 12.ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO (CICLO DE DEMING). Dentro de un sistema de gestión integrado podemos encontrar la metodología de Deming que describe los cuatro pasos esenciales que se deben llevar a cabo de forma sistemática para lograr la mejora continua, entendiendo como tal al mejoramiento continuado de la calidad (disminución de fallos, aumento de la eficacia y eficiencia, solución de problemas, previsión y eliminación de los riesgos potenciales). El círculo de Deming lo componen 4 etapas, de forma que una vez acabada la etapa final se debe volver a la primera y repetir el clico de nuevo, de forma que las actividades son reevaluadas periódicamente para incorporar nuevas mejoras. La aplicación de esta metodología está enfocada principalmente para ser usas en empresas y organizaciones. Enfoque de gestión basado en el ciclo Deming (Planear – Hacer – Verificar - Actuar) y la mejora continua que implica:

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Planificar

el

N° Revisión:

(1)

desempeño

y

programar

las

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actividades

a

realizar

mediante el establecimiento de políticas, objetivos, indicadores, metas y programas a lograr así como la definición de responsabilidades asociadas al desarrollo de los procesos y al cumplimiento de las tareas. (2) Ejecutar las actividades según lo programado mediante la aplicación de métodos, técnicas y procedimientos establecidos. (3) Controlar el cumplimiento de la ejecución tanto a nivel operativo (control y seguimiento en los procesos) como estratégico mediante las revisiones del sistema fundamentalmente aunque para algunos de los sistemas se utilizan otras formas de control. (4)

Mejora

continua del desempeño

tomando acciones correctivas y

preventivas para solucionar y evitar no conformidades.

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13.REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN.

La estructura de la documentación que sustenta el SGI de la organización, se divide en los siguientes niveles: NIVEL

DOCUMENTO

1

Manual de SGI

2

Procedimiento de SGI

3

Instructivo de SGI

4

Registro de SGI

5

Documento Externo a la Empresa

OBJETIVO - Define las intenciones y directrices globales de la Alta Dirección, relativas a calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional; - Incluye el propósito del SGI, procedimientos establecidos e interacción de los mismos; - Referencia a los procedimientos más detallados. - Presentan rutinas funcionales o multifuncionales de trabajo, documentadas, para procesos completos a partes de procesos que pueden ser separadas de forma lógica; - Definen métodos de levantamiento, análisis y control de los Impactos Ambientales y Riesgos; - Se refieren y asocian otros procedimientos y formularios para ser utilizados. - Presentan rutinas funcionales específicas de trabajo, detalladas, por escrito; - Se refieren y asocian otros procedimientos, instructivos y formularios para ser utilizados. - Son formularios poblados con información atingente y preservados apropiadamente. - Corresponden a evidencias que verifican que el Sistema de Gestión Integrado esté operando con eficacia. - Documentos confeccionados por organismos o personas ajenas a la organización, pero necesarios para asegurarse la eficacia del Sistema de Gestión Integrado.

Este manual es el principal documento del SGI. Sintetiza procedimientos genéricos refiriendo, cuando es necesario, procedimientos y/o instrucciones más detalladas y describe la interacción entre los procesos del Sistema de Gestión de Integrado de la organización.

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Este manual se actualiza cada vez que se generan modificaciones en las normas aplicables, los procesos propios de la empresa, la legislación vigente y se revisa cuando es necesario, con el fin de garantizar las mejoras continuas. Todas las revisiones de este manual son autorizadas por el Gerente General, el Comité de Calidad y el Representante de Gerencia del SGI. Las modificaciones deben ser registradas de acuerdo al Procedimiento de Control de Documentos. NORMAS

ISO 9001, CALIDAD

ISO 14001, AMBIENTAL

OHSAS 18001, SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

PROCEDIMIENTO EXIGIDOS PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN PROCEDIMIENTO DE SITUACIÓN ANTE EMERGENCIA PROCEDIMIENTO DE REQUERIMIENTOS LEGALES PROCEDIMIENTO DE ASPECTO E IMPACTO PROCEDIMIENTO DE ENTRENAMIENTO PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACIÓN Y CONSULTA PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES

14.ESQUEMA DE PROCESO PRODUCTIVO A CERTIFICAR.

Entrada

ENSUELADO POR PROCESO DE PEGADO TRADICIONAL Marcado de suela

Salida Entrada

Cardado

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ACABADO Pintado de suelas y forros Lavado de corte y Forros

Salida

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Pegado de suela Desmanchad o

Desmontado de horma

PROCEDIMIEN TO

REGISTR O

PROCEDIMIEN TO

14.1 DESCRIPCION DEL PROCESO. -

Ensuelado por proceso de pegado tradicional: Las suelas se compran hechas, primero se marca la suela, después se realiza el cardado, en la parte de la suela que se ha de pegar al corte en una máquina especial se hacen unas hendiduras para que el pegamento se impregne mejor y posteriormente se realiza pegado de suela. Para el pegado de la suela se incrementa la temperatura en una máquina especial que pega a presión a la suela durante 30 segundos, por último se desmonta la horma.

-

Acabado: Se pegan las plantilla se pintan los cantos de suelas y forros, se realiza el lavado del corte y forros con jabón especial; se desmancha el zapato de residuos del proceso productivo.

15.CRONOGRAMA DE TRABAJO. Para la implementación del SIG se realizó un cronograma de trabajo que especifica temas, actividades y fechas en que serán puestas en marcha. (Anexo nº 4)

16.CHECK LIST DE ÁREAS CRÍTICAS Se realizó un check list de los procesos a los cuales se implementará el Sistema de Gestión Integrado. (Anexo nº3)

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17.MATRIZ DE RIESGOS. Se realizó una matriz de riesgo identificando los peligros más habituales a los que se encuentran expuestos los trabajadores, identificando su valoración y medidas correctivas según la actividad. (Anexo nº 1)

18.PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO De acuerdo a lo especificado en el esquema de proceso se anexan los procedimientos a seguir para las áreas críticas destacadas. (Anexo nº2)

19.Recursos a utilizar.

20.DEFINICIONES DEL PROCESO A CERTIFICAR. Empresa HEFA S.A. cree en la necesidad y beneficios de certificar los procesos de Ensuelado por proceso de pegado tradicional y Acabado como una herramienta que le permita la estandarización de sus servicios en materia de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y salud ocupacional. La finalidad de certificar un Sistema de Gestión Integrado es:

-

Comunicar la calidad del servicio certificado. Aumentar la confianza en nuestros consumidores Diferenciarse de la competencia Garantizar a los consumidores una Seguridad a través de la confortabilidad y garantía de los productos que comercializan.

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21.PROCEDIMIENTO TRANSVERSALES DE LAS TRES NORMAS: 21.1 CONTROL DE DOCUMENTO Es necesario garantizar que los documentos del SGI a los que el personal afectado tiene acceso son los vigentes y correctos. Para conseguirlo, deberá ser aprobado por HEFA S.A. En caso de que haya que ser archivados por razones legales, se señalizará convenientemente esta circunstancia, a fin de que nadie los confunda con los documentos vigentes. Los cambios y modificaciones en los documentos serán realizados y aprobados por la empresa HEFA S.A, quién contará con toda la información necesaria para llevar a cabo su función. Los documentos revisados deben identificar los motivos de la última modificación.

21.2 CONTROL DE REGISTRO Los registros son los soportes escritos que recogen los resultados y documentan el nivel de calidad, la prevención del medio ambiente, la seguridad y salud ocupacional de los servicios de la empresa y sus empleados. Todos los registros se soportan en sistemas informáticos (se accede a través de una base de datos) y en formato papel. Deben conservarse al menos durante 5 años, no solamente para poder consultarlos en caso de reclamación del cliente, sino al objeto de poder utilizarlos como datos estadísticos para futuros estudios de prevención o mejora. Los registros y certificados correspondientes a los productos suministrados por los diversos proveedores están archivados en la base de datos de la empresa HEFA S.A. 21.3

CAPACITACIÓN, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA

Los empleados deben conocer: - La importancia del cumplimiento de la política. - Los procedimientos y los requerimientos del SGI. - Los beneficios de una mejor actuación personal.

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N° Revisión: 00 Si

se

detecta

programas

carencias

educativos

de

que

conocimientos

comprenderán

la

se

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satisface

formación

mediante básica,

la

específica y la experiencia práctica apropiada, conservando los resultados de la actividad en los registros apropiados. Los empleados que desarrollen tareas que causen impactos adversos significativos deberán evaluarse en cuanto a su competencia para lo que se tiene en cuenta su educación, formación académica y su experiencia. Se proporcionan planes de formación anual a todos los empleados y a los proveedores de la empresa HEFA S.A. La formación asegura que: - Los empleados posean las habilidades y conocimientos suficientes para realizar las operaciones que se requieran. - Los empleados de nueva incorporación conocen el contenido de su trabajo y están preparados para desempeñarlo. Los programas de formación contendrán: -

La identificación de las necesidades de formación. Los programas específicos de cada materia y su nivel de actualización. La documentación base de la formación a impartir. La persona que impartirá el curso. El sistema de evaluación de la formación por los receptores. El sistema de evaluación de la aptitud de los receptores de la formación. 21.4 CALENDARIO DE CAPACITACIONES. TIPOS DE CHARLAS APLICABLES:

PLAN DE EMERGENCIA: dar a conocer a todos los trabajadores la metodología utilizada en la empresa identificando claramente las vías Manual de Sistema Gestión Integrado HEFA S.A

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de evacuación y las zonas de seguridad establecidas por la empresa, resguardando la vida e integridad de las personas que conforman la empresa ante un suceso que produzca una emergencia. LEY 16.744: Dar a conocer los conceptos de accidente laboral y enfermedades profesionales. LEY 20.001: Dar a conocer los conceptos relacionado con el peso máximo de carga. D.S Nº 594: Conocer las condiciones básicas que de cumplir un lugar de trabajo para cuidar y resguardar la salud y el bienestar de las personas que allí se desempeñan. D.S N°40: Conocimiento de la Normativa existente en nuestro país. D.S N° 54: Conocimiento de la Normativa existente en nuestro país. POSTURAS ERGONÓMICAS: Informar y dar a conocer las correctas posturas ergonómicas en los lugares de trabajo. USO DE EXTINTORES: Tener el conocimiento básico del funcionamiento del extintor y fuentes húmedas para combatir incendios. RIESGOS ELÉCTRICOS: La formación e información debe ser de nivel básico, lo más sencilla y breve posible, expresada en términos de fácil asimilación, todo ello en función de la experiencia y formación de los trabajadores implicados. PRIMEROS AUXILIOS: Capacitación y formación en conocimientos de primeros auxilios. PLAN DE CAPACITACIÓN

JUNIO SEMANA

1

2

JULIO 3

4

1

2

3

SEPTIEMB RE

AGOSTO 4

1

2

3

4

1

2

3

NOVIEMBR E

OCTUBRE 4

1

2

3

4

1

2

3

4

DICIEMBRE 1

2

ACTIVIDADES Plan de emergenci a Ley 16.744

X

X X

X X

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X X

3

4

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MANUAL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

N° Revisión: 00 Ley 20.001

X

D.S. Nº 594

X

X

X

D.S. Nº 40

X

D.S. Nº 54

X X

X

Posturas ergonómic as

X

Correcto Uso de extintores

X

Riesgos eléctricos Sobreesfue rzo

X X

X

X

Charlas de Seguridad en el Trabajo

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X

X

X

X

Primeros Auxilios

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

21.5 AUDITORIA INTERNA El estricto cumplimiento de los principios comprendidos en el presente Manual debe garantizarse mediante el desarrollo de auditorías internas que se realizarán anualmente. Los resultados de la misma se expresan en un informe y la empresa HEFA S.A tomará

las

acciones

necesarias

para

la

corrección

inmediata

de

los

incumplimientos. En el caso de que no se planteen correcciones durante la auditoria se entiende que ésta queda automáticamente prorrogada.

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La empresa HEFA S.A prepara un programa de auditorías de procedimientos, señalando la fecha, además verifica, registra e implanta las acciones correctivas. El objeto de la auditoria de procedimientos no es solamente comprobar el incumplimiento sino aprovechar la oportunidad para introducir mejoras en el procedimiento. Un procedimiento para realizar auditorías contempla los siguientes apartados:

-

Recopilación de información.

-

Reunión previa.

-

Recopilación de registros.

-

Elaboración de informe.

-

Discusión del informe.

-

Redacción de las conclusiones por parte de la dirección.

El principal objetivo de las auditorias es valorar la eficacia del sistema de gestión integral, así como verificar el cumplimiento de la política, los objetivos y metas y los programas. Contrastan la eficacia de las acciones correctoras emprendidas e identifican posibles deficiencias en la aplicación de las mismas. El alcance de las auditorias incluye una revisión periódica de las nuevas actividades, productos o servicios para comprobar que se han identificado e incluido 21.6 ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS Y OPORTUNIDAD DE MEJORA. En cuanto se produzca una no conformidad en el proceso se abre un expediente de actuación denominado acción correctiva. La dirección se

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encargará de implantar la acción correctiva y realizar el seguimiento de la

puesta

en

marcha

hasta

la

corrección

definitiva

de

la no

conformidad. Las reclamaciones de los clientes serán trasmitidas a la dirección quién inicia el proceso de acción correctora dando cuenta al empleado del proceso donde se produjo la no conformidad a fin de que se apliquen de

inmediato

las

modificaciones

necesarias

para

su

resolución.

Posteriormente por escrito el cliente será informado de la acción emprendida. Todos los datos relativos a las acciones establecidas se reflejarán en el informe de acciones correctivas, en el cual se describirá la no conformidad, las causas, las

acciones correctivas, las fechas de

implantación y las firmas de los empleados que han intervenido en este establecimiento. Se reserva en este informe un espacio en el cual se indica la comprobación por parte de la dirección de la implantación de la acción correctora, la firma del responsable y la fecha en que se ha llevado a cabo. ACCIONES PREVENTIVAS. La

sistemática

establecida

para

eliminar

la

causa

de

las

no

conformidades potenciales con objeto de prevenir su ocurrencia viene definida en procedimientos. Al objeto de hacer más eficaces las acciones correctoras y preventivas se aplican sistemas de participación de todo el personal, basados en las necesarias acciones de formación y apoyados en soportes organizados Manual de Sistema Gestión Integrado HEFA S.A

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que cuentan con el impulso y apoyo de la dirección. OPORTUNIDAD DE MEJORA. La empresa tiene como estrategia mejorar continuamente la eficacia del SGI por medio de la utilización de la política y objetivos, resultados de las auditorias, análisis de datos, acciones correctivas y preventivas, la revisión por la dirección y las sugerencias de mejoras aportadas. 21.7 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. Periódicamente la dirección de la organización basándose en los informes de correctivas,

auditorías externas e internas, informes de acciones control

de

la

documentación,

entre

otros,

revisa

el

funcionamiento y eficacia del SGI, revisará el cumplimiento de los objetivos marcados, del programa y de los planes de formación establecidos

en

los

períodos

revisados.

Atiende

a

la

eventual

necesidad de cambios en la política y otros elementos del SGI, se tendrá en todo momento en cuenta las situaciones cambiantes y el compromiso de mejora continua. De dicha revisión debe establecerse un registro en el que se indica el grado de cumplimiento, fijándose para el siguiente período los objetivos concretos. Después de cada auditoria se realiza un informe de conclusiones.

22.GRAFICO DE SATISFACCION AL CLIENTE. Con la implementación del Sistema de Gestión Integrado se espera que la satisfacción al cliente aumente de manera paulatina incrementando

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las ventas de la empresa y la competitividad en el mercado llegando a comercializar los productos a diversas zonas del país y el extranjero. Para la evaluación de Satisfacción al cliente se aplicó una encuesta a los clientes que ingresaron a la tienda durante los últimos tres meses concluyendo lo siguiente. .

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ANEXOS

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ANEXO Nº 1 - MATRIZ DE RIESGOS

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CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE RIESGOS Evaluación de los riesgos: Una vez identificados los peligros, se procede a evaluarlos para determinar su magnitud, en función de su PROBABILIDAD de ocurrencia por la(s) CONSECUENCIAS(s). La magnitud del riesgo (MR) se determinará de acuerdo a la siguiente relación:

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ANEXO Nº2

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO SEGURO (PTS)

PROCEDIMIENTO PARA LA INSPECCION DE MAQUINARIAS EN LAS Manual de Sistema Gestión Integrado HEFA S.A

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UNIDADES DE PEGADO Y PINTADO DE SUELA Y FORROS Objetivo. Establecer las directivas para el uso cuidado de operadores y mantenimiento preventivo de las maquinarias, en las unidades de pegado y pintado de suela y forros. Aplicación. Aplicable a todas las unidades señaladas de la empresa HEFA S.A. Responsabilidades.  El Gerente tiene la responsabilidad general para este procedimiento y es responsable de apoyarlo y asegurar que todas las entidades de la Empresa participen activamente, en conjunto con los supervisores de cada área y el encargado de prevención de riesgos de la empresa.  Los operarios son responsable por el cuidado, uso y manipulación de las maquinas.  El área de seguridad conjunto con el departamento de prevención de riesgos deben gestionar y administrar lo antes mencionado. Sobre la inspección y mantenimiento de las maquinas. 1.- Listado de maquinarias a inspeccionar en las unidades de pegado de suelas, pintado de suelas y forros.

- 01 Maquina de pegado de suela - 01 Maquina y compresor de pintado de suelas - 01 Maquina y compresor de pintado de forros 2.- Las maquinarias serán inspeccionadas: De forme Individual. a) En cada inspección de CHECK LIST.

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De forma General. a).- La última semana de cada mes. b).-Cada vez que una unidad haya participado en algún incidente y/o accidente. c).- Cada vez que las circunstancias lo requieran. 3.- Se deberá llevar un registro y/o informe de las inspecciones realizadas. 4.- Como una manera de poder identificar la realización de las inspecciones regulares se deberá usar un código de colores mensuales. Este código de colores permitirá a simple vista identificar que herramienta ha sido inspeccionada en el período establecido, o no. Esto servirá para que los trabajadores se den cuenta del peligro que tendrían si las maquinarias se encuentran dañadas o en mal funcionamiento, por el cual se identificaran con colores si existen anomalías y puedan ser cambiadas o reparadas. Se podrá utilizar cintas plásticas de colores para poder efectuar esta identificación, se podrá emplear la siguiente secuencia: Color Color Color Color Color

meses VERDE AZUL ROJO AMARILLO

Enero – Mayo – Setiembre Febrero – Junio – Octubre Marzo – Julio – Noviembre Abril – Agosto - Diciembre

5.- De las maquinarias inoperativas o en mal funcionamiento

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Durante las inspecciones se detendrán los procesos de trabajo las cuales se consideren inoperativas y aquellas maquinas que no estén en óptimas condiciones, las cuales serán reparadas o cambiadas de forma inmediata.

ANEXO Nº3

CHECK LIST Representante Legal:

RUT

Domicilio Empresa (casa matriz):

Comuna:

Organismo Administrador de la Ley Nº 16´744 INP:

CCHC:

ACHS:

IST:

CAE

Tasa de Cotización

Nº de Contratistas:

Domicilio fábrica Trabajadores hombre

Fono:

Fono: Trabajadoras mujeres

Menores

NORMAS BASICAS DE CUMPLIMIENTO

Equipos de Protección Personal 1

Entrega equipos de protección personal adecuados al riesgo a cubrir. Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 53 del D.S. N° 594 de 1999, Ministerio de Salud

2

Controla que los trabajadores laboren con sus equipos de protección personal. Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 53 del D.S. N° 594 de 1999, Ministerio de Salud

3

Mantiene los elementos de protección personal en buen estado art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 53 del D.S. N° 594 de 1999, Ministerio de Salud

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Cumple

No cumple

No corresp onde

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4

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Entrega Elementos de Protección Personal certificados (cascos, zapatos y guantes). Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. N° 54 del D.S. N° 594 de 1999, Ministerio de Salud

Ensuelado por proceso de pegado tradicional. 5

Se cuenta con personal capacitado para la adecuada manipulación de la maquinaria a utilizar para el pegado al corte.

6

Se cuenta con instructivo de trabajo para dicha actividad.

7

Los Tiene un procedimiento de trabajo seguro, es conocido por el personal de la empresa.

Acabado 8

Se mantienen equipos de protección individual para el pintado de suelas.

9

Se cuenta con capacitaciones del uso de EPP para dicha actividad

10 Se Cuenta con ventilación adecuada para dicho proceso. 11

Los productos utilizados para el lavado de corte son de baja contaminación ambiental

12

Se cuenta con un lugar para dejar los residuos obtenidos al finalizar el proceso.

Extintores Mantiene extintores de incendio adecuados al riesgo a cubrir. Art. 13 184 del Código del Trabajo en relación a los art. 45 y 50 del D.S. N° 594 de 1999, Ministerio de Salud Realiza mantención preventiva de extintores por lo menos una vez 14 al año (revisión técnica). Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 51 del D.S. N° 594 de 1999, Ministerio de Salud Ubica extintores en sitios de fácil acceso y claramente 15 identificables, art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 47 del D.S. N° 594 de 1999, Ministerio de Salud 16

Instruye y entrena a los trabajadores sobre la manera de usar los extintores en caso de emergencia. Art. 184 del Código del Trabajo

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en relación al art. 48 del D.S. N° 594 de 1999, Ministerio de Salud Información de riesgos laborales 17

Informa a los trabajadores acerca de los riesgos laborales. Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 21 del D.S. N°40 de 1969, Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

Informa a los trabajadores sobre las medidas de prevención de los riesgos laborales y los métodos de trabajo seguro. Art. 184 del 18 Código del Trabajo en relación al art. 21 del D.S. N°40 de 1969, Ministerio del Trabajo y Previsión Social. SANEAMIENTO BÁSICO Servicios Higiénicos Cuenta con número suficiente de excusados y/o lavamanos de acuerdo al número de trabajadores. Art. 184 del Código del 19 Trabajo en relación al art. 24 ( faena temporal) del D.S. 594 de 1999 del Ministerio de Salud 20

Mantiene los servicios higiénicos en buen estado de limpieza y/o funcionamiento. Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 22 del D.S. N° 594 de 1999, Ministerio de Salud

21

Se cuenta con agua potable para la bebida y el aseo. Art 184 del Código del Trabajo en relación al Art. 12 del D.S Nº 594 de 1999, Ministerio de Salud.

Los excusados se ubican en compartimentos con puertas y separados por medio de divisiones permanentes. Art. 184 del 22 Código del Trabajo en relación al art. 21 del D.S. N° 594 de 1999, Ministerio de Salud Duchas Dispone de duchas con agua fría y caliente Art. 184 del Código del 23 Trabajo en relación al art. 21 del D.S. N° 594 de 1992, Ministerio de Salud La faena o empresa cuenta con número suficiente de duchas de 24 acuerdo al número de trabajadores Art.184 del Código del Trabajo en relación al Art. 23 del DS Nº 594 de 1999, Ministerio de Salud

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Salas de Vestir 25

Tiene habilitado un recinto destinado a vestuario (sala de vestir). Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 27 del D.S. N° 594 de 1999, Ministerio de Salud

La faena o empresa cuenta con el número suficiente de casilleros 26 guardarropas. Art. 184 del Código del Trabajo, en relación al art. 27 del D.S. N° 594 de 1999, Ministerio de Salud Mantiene el orden y aseo de la sala de vestir. Art. 184 del Código 27 del Trabajo en relación al art. 27 del D.S. N° 594 de 1999, Ministerio de Salud Comedores Dispone de comedor, para los trabajadores que se vean precisados a consumir alimentos en el lugar de trabajo. Art. 184 28 del Código del Trabajo en relación al art. 28 del D.S. N° 594 de 1999, Ministerio de Salud El comedor cuenta con las condiciones mínimas exigibles: mesas y sillas con cubierta de material lavable, lavaplatos, cocinilla y separado de fuentes de contaminación (basuras, polvos, etc). Art. 29 184 del Código del Trabajo en relación al artículo 28 del D.S. N° 594 de 1999, Ministerio de Salud Bodegas Almacena materiales en lugares apropiados y seguros para los trabajadores: (las bodegas de almacenamiento de combustibles y productos inflamables deben tener buena ventilación y estar 30 provistas de extintores; en su interior no deben usarse cocinillas ni estufas). Art. 184 del Código del Trabajo en relación al art. 42 del D.S. N° 594 de 1999, Ministerio de Salud. SEGURIDAD Señaletica Existe señalética de seguridad en las zonas de peligro. Art. 184 31 del Código del Trabajo en relación al art. 37 del D.S 594 de 1999, Ministerio de Salud.

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ANEXO Nº 4 CRONOGRAMA DE TRABAJO

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