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Fundamentos de la Gerencia de Proyectos Sesión 6 Gestión de Calidad y Costos

Peter M. Yamakawa T. Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMP [email protected]

Agenda • Caso: Paul Chesler, Director, Quality Assurance • Gestión de calidad – ¿Qué es calidad? – Impacto – Plan – Costo

• Gestión de costos – Estimación – Principios básicos – Presupuesto – Control

Paul Chesler, Director, Quality Assurance

Gestión de los costos del proyecto

Objetivos de Aprendizaje • Entender la importancia de la gestión de costos del proyecto • Exponer conceptos básicos y principios de la gestión de costos • Estimación de costos • Entender los procesos que involucran el desarrollo del presupuesto • Entender los beneficios de la gestión del valor ganado

Problemas típicos • • • •

Estimaciones hechas muy rápidas Falta de experiencia El sesgo del estimador Deseo de la gerencia por precisión pero quiere gastar menos por ganar una licitación

Gestión de los costos del proyecto • Son los procesos requeridos para asegurar que el proyecto es completado dentro de lo presupuestado • Los gerentes de proyectos deben asegurarse que sus proyectos estén bien definidos y estimaciones de costos y tiempos sean precisos • Los profesionales no se involucran en el manejo de los costos

Gestión de los costos del proyecto • Incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Gestión de los costos del proyecto

Estimar los costos • Desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto • La estimación de los costos es una predicción basada en la información disponible de un momento dado.

Principios básicos •

Costos tangibles son costos que una organización puede medir fácilmente en dinero. – Un programa de 200 líneas de código cuesta 100,000 soles

•

Costos intangibles son costos que son difícil de medir en dinero – Recursos usados para investigación

•

Costos directos están directamente relacionados a producir los productos y servicios del proyecto – Salarios, costos de HW comprados para el proyecto

•

Costos indirectos están no directamente relacionado a producir el producto o servicio – Costo de electricidad, costo del agua

•

Costos hundidos han sido gastados en el pasado, cuando se decide el proyecto a invertir o continuar. No debería incluirse costos hundidos

•

Curva de aprendizaje establece que cuando muchos artículos son producidos repetitivamente, el costo de los artículos disminuye en un patrón regular

Principios básicos • Reserva son costos adicionales al estimar considerando situaciones futuras que son difíciles de predecir – Contingencia de reserva nos prepara para situaciones futuras para lo “conocido-desconocido” – Gestión de la reserva nos prepara para situaciones futuras que son desconocidas • Un proveedor nos falla, larga ausencia de un miembro clave del equipo

Estimación de costo de un proyecto

Estimar los costos Herramientas y técnicas

Entradas 1. Línea base del alcance 2. Cronograma del proyecto 3. Planificación de los recursos humanos 4. Registro de riesgos 5. Factores ambientales de la empresa 6. Activos de los procesos de la organización

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9.

Juicio de expertos Estimación análoga Estimación paramétrica Estimación ascendente Estimación por tres valores Análisis de reserva Costo de calidad Software de estimación de costos para la dirección del proyecto Análisis de propuestas para licitaciones

Salidas 1. Estimaciones de costos de las actividades 2. Base de estimados 3. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Determinar el presupuesto • Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.

Línea de base del costo con el cronograma del proyecto

Determinar el presupuesto Entradas 1. Estimaciones de costos de las actividades 2. Base de estimaciones 3. Línea base del alcance 4. Cronograma del proyecto 5. Calendario de recursos 6. Contratos 7. Activos de los procesos de la organización

Herramientas y técnicas 1. Suma de costos 2. Análisis de reserva 3. Juicio de expertos 4. Relaciones históricas 5. Conciliación del límite de financiamiento

Salidas 1. Línea base del desempeño de costos 2. Requisitos de financiamiento de proyectos 3. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Controlar los costos • Es el proceso por el que se monitorea la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

Control de Costos • Monitoreo del rendimiento del costo • Asegurar que solamente los apropiados cambios están incluidos en la línea de base revisada • Informar a los interesados • Reuniones de revisión de los avances son una herramienta poderosa • Medición del rendimiento es otra herramienta útil • EVM (Gestión del Valor Ganado)

Gestión del valor ganado • Un método para la medición del desempeño que integra el costo, tiempo y alcance • Requiere la constitución de una línea base (plan original + cambios aprobados) • Pueden aplicarse a cualquier tipo de industria

Términos de gestión del valor ganado •

Valor planificado (PV) es el presupuesto autorizado asignado al trabajo que debe ejecutarse para completar una actividad durante un periodo dado. Antes se le llamaba “budgeted cost of work scheduled (BCWS)”

•

Costo real (AC) es el costo total del trabajo hecho para una actividad durante un periodo dado. Antes se le llamaba “Actual cost of work performed (ACWS)”

•

Valor ganado (EV) es un estimado del valor del trabajo actualmente completado

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BAC (Presupuesto al completar) es cuanto presupuestamos por esfuerzo total del proyecto

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ETC (Estimado para completar) nos dice cuanto nos costará para completar todo el trabajo remanente desde el punto de evaluación

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EAC( Estimado al completar) el costo esperado al completar todo el trabajo

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VAC (varianza al completar) es cuanto esperamos estar sobre o debajo del presupuesto al final del proyecto

Control de costos Entradas 1. Plan para la dirección del proyecto 2. Requisitos de financiamiento del proyecto 3. Información sobre el desempeño del trabajo 4. Activos de los procesos de la organización

Herramientas y técnicas 1. Gestión del valor ganado 2. Proyecciones 3. Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI) 4. Revisiones del desempeño 5. Análisis de variación 6. Software de gestión de proyectos

Salidas 1. Mediciones del desempeño del trabajo 2. Proyecciones del presupuesto 3. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización 4. Solicitudes de cambio 5. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto 6. Actualizaciones a los documentos del proyecto