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Inicio Podemos decir que esta fase es la más importante ya que es donde seleccionamos nuestro equipo de trabajo y damos a conocer a todos los involucrados en el proyecto (stakeholders) la visión para buscar el compromiso y apoyo de todos. El objetivo principal en esta etapa es definir el alcance del proyecto y conocer las expectativas que tiene los stakeholders para poder focalizarlas con el propósito del proyecto.

Actividades en la etapa de Inicio: Para el buen desarrollo de esta etapa debemos cumplir ciertas actividades como:     

Elaboración del plan de proyecto: Es una pequeña descripción del fin, costos y beneficios en las opciones de ejecución y soluciones recomendadas. Justifica la puesta en marcha del proyecto. Estudio de viabilidad: Con este se pretende identificar la probabilidad de que una o más soluciones satisfagan los requisitos. En esta actividad se llevan a cabo métodos de evaluación hasta dar con una solución a implementar. Definición del proyecto: Aquí conocemos la visión, objetivos, alcance y resultados del proyecto. También es importante conocer los grupos de interés, roles y responsabilidades. Nombramiento del equipo de proyecto: Aquí se deben identificar las habilidades de la personas para localizarlas dentro de la estructura organizacional, además asignar funciones y objetivos de cada uno de los cargos. Revisión de la fase: Se decide si el equipo ha alcanzados los objetivos propuestos, si es afirmativo se pasa a la siguiente fase.

Planificación Después de la fase más importante, pasamos a la más difícil para un Director de proyectos, aquí debe crear un conjunto de planes que establezcan una hoja de ruta bien clara. Aquí el director de proyectos debe calcular las necesidades de personal, recursos y equipo que necesita en el tiempo que se lleve la ejecución del proyecto. El objetivo principal es tener bien definidos los objetivos para poder planear el plan de acción necesario para alcanzarlos.

Actividades en la etapa de Planificación: Para el buen desarrollo de esta etapa se deben cumplir las siguientes actividades: o o

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Elaborar el plan de proyecto inicial: aquí se conocen los elementos críticos del proyecto y se establece el modo en que se va a gestionar. Plan de comunicación: Realizar esta herramienta es de gran importancia, ya que establece la forma correcta de como las personas se van a comunicar en el momento preciso. Plan de gestión de recursos: En este documento se especifica las necesidades de mano de obra, equipos y materiales necesarios para completar el proyecto. Plan de gestión financiera: Conseguir la financiación es una de las actividades más importantes, por eso es importante identificar la inversión mínima necesaria para los diferentes gastos como: mano de obra, equipos, materiales y gastos de administración.

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Plan de gestión de calidad: En esta actividad se establecen los objetivos necesarios para que los entregables producidos cumplan las expectativas. Proyecto de análisis de riesgos: se identifican los riesgos para trabajar en su mitigación. Plan de aceptación: se identifican criterios y normas por cumplir al finalizar el proyecto. Plan de compras y proveedores: se define el proceso de adquisición para cada producto. Revisión de la fase: Al igual que en la anterior fase, se hace una revisión de todo y se decide si se debe continuar o no.

Ejecución Después de terminar todas las actividades programadas en la fase de planeación, es indispensable monitorear la evolución de consumo de los recursos, presupuesto y tiempo. El objetivo principal en esta fase es la comprensión de la meta y objetivos específicos del proyecto por todos los participantes, por ello debe haber buena comunicación, responsabilidad y aceptación.

Actividades en la etapa de Ejecución: Para poder llevar en buen fin esta etapa se deben cumplir las siguientes actividades:    

Asignar paquetes de trabajo asociado a cada actividad a todos los miembros del equipo: Deben tener la información clara y suficiente. Coordinar actividades y recursos: Conocer las prioridades establecidas. Conocer los plazos para cada evento de entrega intermedios: Esto con el fin de evitar retrasos en la entrega global. Monitorear el consumo del proyecto: se debe llevar a cabo un control del gasto.

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Hacer seguimiento del uso de los recursos: conocer el estado de los recursos q generan un impacto relevante en el proyecto. Controlar la relación del tiempo: conocer el tiempo consumido al proyectado, con el fin de no sufrir descompensaciones. Detectar desviaciones: implementar una solución que dé respuesta a los problemas que se originen en el menor tiempo posible. Informar sobre las desviaciones detectadas: se debe poner en conocimiento la problemática encontrada a los principales involucrados y asi conocer la desviación en tiempo y recursos. Implementar acciones correctoras o modificaciones: Estas deben ser aceptadas por los involucrados y proporcionar satisfacción. Controlar y gestionar cambios: Realizar un feedback.

Seguimiento y control Esta etapa se encuentra enlazada con la anterior fase de ejecución, y comprende los procesos necesarios para realizar la revisión y control del progreso del proyecto. El objetivo principal de este proyecto es detectar posibles desviaciones y detectar las áreas que posiblemente necesiten un cambio en la planificación.

Actividades en la etapa de Control: Dentro las actividades principales en esta fase tenemos:      

Actualización y gestión de los instrumentos de gestión del proyecto: se recomienda aplicar diagrama de Gantt, Pert, CPM o método de la cadena critica. Definición y establecimiento de los indicadores claves de gestión que aportaran métricas sobre las variables relevantes a controlar: asignar responsables de recoger datos y contar con fuentes de verificación. Monitorear los indicadores claves de gestión: Realizar esta actividad con frecuencia periódica. Comunicación de desviaciones: Claridad y precisión en la transición del mensaje. Planificación y puesta en marcha de acciones correctoras: Economía en el recurso para cuadrar actividades que lleven al objetivo esperado. Creación de un plan de contingencia: Tener un plan B que funcione.

Cierre Es la fase donde todos los procesos concluyen y formalmente se da el proyecto por terminado. El objetivo en esta fase en hacer la entrega de un entregable y que este sea aceptado.

Actividades en la etapa de cierre: Las actividades a realizar en esta fase no llevan el mayor tiempo, y son:      

Evaluar cada actividad y fase del proyecto Llegar a un acuerdo con el cliente Formalizar la aceptación del proyecto Dar la información y formación acordada Organizar la salida del equipo de trabajo. Entregar la documentación del proyecto al cliente.

Esperamos que sean de mucha ayuda las 5 etapas que debe tener un proyecto dentro de su ciclo de vida.

Las 5 fases en Gestión de Proyectos Pocas cosas son tan relevantes para la productividad de una empresa como la gestión de sus proyectos. Las empresas se preocupan excesivamente por encontrar una aplicación software para la gestión de proyectos buena, bonita y barata. Desde mi punto de vista este es un enfoque erróneo, ya que antes de elegir una herramienta software para la gestión de proyectos es necesario definir e institucionalizar el proceso de trabajo que permita optimizar el desarrollo de proyectos. La mejor aplicación software no sirve de nada si no se dispone de un procedimiento de trabajo bien definido. Sin embargo, con una aplicación ordinaria y una buena metodología de gestión de proyectos se pueden conseguir grandes resultados en el desarrollo de proyectos. Generalmente, cuando planteamos la necesidad de definir un proceso metodológico, las empresas se echan a temblar, pues lo relacionan con una tarea titánica y de escasa utilidad para su organización. Sin embargo, la realidad es bien distinta, las empresas y sus trabajadores ejecutan procesos diariamente, aunque no son conscientes. Lo único que necesitan es pararse a pensar como realizan las tareas diarias, unificar las mejores prácticas y plasmarlas en un documento de obligado cumplimiento para todo el personal.

Las 5 fases esenciales para la gestión de proyectos

1. Análisis de viabilidad del proyecto Es la fase inicial de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa debe o no embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la empresa puede tener más problemas que beneficios a la hora de realizar un proyecto. El análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:

 Creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la

empresa.  Análisis previo del alcance del proyecto.  Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.  Análisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad. Si el análisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos iniciales para no abordar el proyecto, podemos pasar a la 2ª fase del proceso.

2. Planificación detallada del trabajo a realizar El objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle posible las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. Un error de cálculo en esta fase puede ser muy dañino para la empresa. Las actividades clave en esta etapa son:  Análisis del alcance del proyecto.  Realización de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.  Definición del plan de proyecto.  Negociación del contrato. Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en un contrato que recoja todos los términos del acuerdo.

3. Ejecución del proyecto La tercera fase de la gestión de proyectos es donde las empresas despliegan todo su Know how y donde menos problemas suelen encontrar. Las actividades principales de esta etapa son:  Establecimiento del entorno de trabajo.  Asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles.  Ejecución de las tareas planificadas.  Gestión de las peticiones de cambio. De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del proyecto que velará por el cumplimiento de la planificación y la calidad del trabajo realizado. De manera que se detecten las desviaciones antes de que se conviertan en un problema para el éxito del proyecto.

4. Seguimiento y control del trabajo Esta etapa, junto a la de planificación detallada, es una de las más importantes para el éxito del proyecto. En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:  Seguimiento de tareas e hitos planificados.  Gestión de entregables (incluido control de la calidad).  Gestión de incidencias.  Generación de informes de seguimiento.

5. Cierre del proyecto El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse a través de un checklist o lista de control. Las tareas clásicas a realizar dentro de esta fase son:  Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el proyecto (stakeholders).  Realización del backup del proyecto.

 Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.  Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.