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• Melanie Mollo

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Sistemas de Información Gerencial Laudon & Laudon CAP I. REVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMATICA Tanto las empresas grandes como pequeñas usan sistemas de información y redes para realizar sus actividades electrónicamente, con el fin de hacerlas más eficientes y competitivas. Los sistemas de información ayudan a las Cías a: – Extender su alcance a lugares lejanos, – Ofrecer nuevos productos y servicios, – Modificar los puestos de flujo de trabajo, – Tal vez alterar profundamente la forma en que se hacen los negocios. 1.1-¿Por qué Sistemas de Información? Hasta hace poco, la información misma no se consideraba un activo importante de una Cía. , en cambio hoy, para los administradores es indispensable entender los sistemas de información, porque casi todas las organizaciones necesitan éste tipo de sistemas para sobrevivir y prosperar. Qué es un sistema de información? Un sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten reunir, procesar, almacena y distribuir información para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización. Además los sistemas de información también ayudan a los administradores y trabajadores: – a analizar problemas, – visualizar aspectos complejos, – crear productos nuevos. Los sistemas de información contienen información acerca de personas, lugares y cosas importantes dentro de su organización o en su entorno. INFORMACIÓN: Este término se refiere a datos a los que se les ha dado una forma que tiene sentido y es útil para los humanos. DATOS: Son flujos de hechos en bruto que representan sucesos ocurridos en la organización o en el entorno, antes de ser organizados y acomodados de tal forma que las personas los puedan entender y usar. Tres actividades de un sistema de información producen la información que las organizaciones necesitan para: - tomar decisiones, - controlar operaciones, - analizar problemas, - crear y producir y/o servicios nuevos. Estas actividades son: entrada, procesamiento y salida. La entrada captura o recolecta datos del interior de la organización o de su entorno para ser procesados en un sistema de información. El procesamiento convierte las entradas brutas en una forma que tiene más sentido para los humanos. La salida transfiera la información procesada a las personas que la usarán o las actividades en las que será usada. Los sistemas de información también requieren retroalimentación que consiste en salidas que se devuelven a los miembros apropiados de la organización para ayudarles a evaluar o corregir la etapa de entrada. Los sistemas formales son aquellos que se basan en definiciones aceptadas y fijas de datos y procedimientos para obtener, almacenar, procesar, diseminar y

usar esos datos. Operan según reglas predefinidas que son relativamente fijas y no se modifican con facilidad. En cambio los sistemas de información informales, se basan en reglas de conductas no expresas. No existe un acuerdo en cuanto a qué es información ni cómo se almacenará o procesará. Los sistemas de información formales pueden ser manuales o computarizados. Los manuales utilizan tecnología de lápiz y papel. Los sistemas de información computarizados, en cambio se apoyan en la tecnología de hardware y software para procesar y diseminar información (CBIS: sistemas de información basados en computadoras). Los sistemas de información computarizados usan tecnología de computación para procesar datos en bruto y producir información con significado aunque hay una distinción entre: –

una computadora y un programa de computadora,

–

y un sistema de información.

Las computadoras electrónicas y sus programas de software son los cimientos técnicos, las herramientas y los materiales de los sistemas de información modernos. Las computadoras son el equipo para almacenar y procesar información. Los programas de computación, o software, son conjuntos de instrucciones operativas que dirigen y controlan el procesamiento por computación. Es importante saber cómo funcionan las computadoras y sus programas para diseñar soluciones o problemas de las organizaciones, pero las computadoras son sólo una parte de un sistema de información. Para entender los sistemas de información es necesario comprender los problemas que pretenden resolver, sus elementos y diseño y los procesos de organización que dan pie a las soluciones. Los sistemas de información desde la perspectiva de los negocios Desde el punto de vista de los negocios, un sistema de información es una solución organizacional y administrativa, basada en tecnología de la información a un reto que se presenta en el entorno. Para usar eficazmente sistemas de información, es necesario entender la organización, la administración y la tecnología de información más amplia de los sistemas y la capacidad de éstos para solucionar los retos y problemas del entorno. ORGANIZACIONES Los sistemas de información forman parte de las organizaciones. Los elementos claves de una organización son: su personal, la estructura, los procedimientos. Las organizaciones formales constan de diferentes niveles y especialidades, sus estructuras reflejan una división muy clara del trabajo. Se contratan y capacitan expertos para diversas funciones como: 

Ventas y marketing: cuyo propósito es vender los productos y servicios de las organizaciones;



Manufactura: se encarga de producir bienes y servicios.



Finanzas: su propósito es administrar los activos financieros de las organizaciones,



Contabilidad: se encarga de mantener los registros financieros de las organizaciones y de llevar el registro de flujo fondos;



Recursos Humanos: su propósito es atraer, desarrollar y mantener la fuerza laboral de la organización y de mantener los expediente la organización.

La organización coordina el trabajo mediante una jerarquía estructurada y procedimientos operativos estándar formales. La jerarquía acomoda el personal en una estructura de pirámide en la que la autoridad y responsabilidad aumenta con la altura. Los procedimiento operativos estándar (SOP): son reglas formales desarrolladas para efectuar tareas, las cuales guían a los empleados en la realización de diferentes procedimientos. La mayor parte de los procedimientos se formalizan y se ponen por escrito. Muchos de los SOP se incorporan en los sistemas de información como por ejemplo la forma de pagar a un proveedor o corregir una factura errónea. Las organizaciones requieren distintos tipos de habilidades y personas: los administradores, los trabajadores de conocimientos (ingenieros, arquitectos) quienes diseñan productos o servicios y crean conocimientos nuevos; y los trabajadores de datos (secretarios, oficinistas) que se encargan de procesar el papeleo de la información; los trabajadores de producción o servicio (maquinistas) quienes producen realmente los bienes de la organización. Cada organización tiene una cultura única, es decir, un conjunto fundamental de supuestos, valores y formas de hacer las cosas. Es posible encontrar partes de la cultura de la organización en un sistema de información: sistema de rastreo de paquetes porque la Cía. tiene como prioridad el servicio al cliente. Los sistemas de información emergen de perspectivas diversas, conflictos, sacrificios y acuerdos que son una parte natural de todas las organizaciones. ADMINISTRACIÓN Los administradores perciben retos de negocios en el entorno, establecen la estrategia de la organización para responder a ellos y asignan los recursos humanos y financieros necesarios para poner en práctica la estrategia y coordinar el trabajo. Los administradores deben ejercer un liderazgo responsable. La administración de “hacer comprensibles” las múltiples situaciones que enfrentan las organizaciones y formular planes de acciones para resolver sus problemas. También deben crear nuevos productos y servicios e incluso volver a crear la organización de vez en cuando. Una parte sustancial de la administración es la labor creativa impulsada por conocimientos e información nuevos. La tecnología de la información puede desempeñar un rol crucial en la redirección y rediseño de una organización. Las decisiones y los papeles administrativos varían en los distintos niveles de la organización: Los administradores del nivel superior: (directivos) toman decisiones estratégicas de largo plazo relacionadas con los bienes y servicios que se producirán. Los administradores de nivel medio: (gerentes) se encargan de poner en práctica los programas y planes de los directivos. Los administradores operativos: monitorear las actividades diarias de la Cía.

(supervisores)

se

encargan

de

Cada nivel administrativo tiene diferentes necesidades de información y requisitos en cuanto a sistemas de información. TECNOLOGÍA

La tecnología de información es una de las muchas herramientas con que cuentan los administradores para enfrenta el cambio. El hardware de la computadora es el equipo físico utilizado en un sistema de información para actividades de entrada, procesamiento y salida, consta de lo siguiente: la unidad de procesamiento, diversos dispositivos de entrada, salida y almacenamiento, y medios físicos que vinculan esos dispositivos. El software de la computadora consiste en las instrucciones detalladas y preprogramadas que controlan y coordinan los componentes del hardware de la computadora en un sistema de información. La tecnología de almacenamiento incluye los medios físicos para almacenar datos, ejemplo: discos magnéticos u ópticos, cintas magnéticas y también el software que rige la organización de los datos en esos medios físicos. La tecnología de comunicaciones consiste en dispositivos físicos y software. Enlaza los diversos componentes del hardware y transfiere datos de un lugar físico a otro. Una red vincula a dos o más computadoras para compartir datos o recursos como una impresora.

1.2-ENFOQUES CONTEMPORÁNEOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN. Las múltiples perspectivas de los sistemas de información demuestran que el estudio de esos sistemas es un campo multidisciplinario; no domina una sola teoría o punto de vista. En Gral., el campo se puede dividir en enfoque técnico y enfoque del comportamiento. Los sistemas de información son sistemas sociotécnicos; aunque se componen de máquinas, dispositivos y tecnología física “dura”, requieren sustanciales inversiones sociales, de organización e intelectuales, para funcionar debidamente. ENFOQUE TÉCNICO El enfoque técnico de los sistemas de información hace hincapié en modelos normativos con bases matemáticas para estudiar éstos sistemas, así como en su tecnología física y sus capacidades formales. Las disciplinas que contribuyen a éste enfoque son: las ciencias de la computación, de la administración y la investigación de operaciones. Cs. de la computación: se ocupan de establecer teorías de computabilidad, método de cómputo y método para almacenar y acceder a los datos de forma eficiente. Cs. de la administración: se ocupan del desarrollo de modelos para la toma de decisiones y las prácticas gerenciales. Investigación de operaciones: se concentra en técnicas matemáticas para optimizar parámetros selectos de las organizaciones (transporte, control de inventarios y costos de transacción). ENFOQUE DEL COMPORTAMIENTO Se ocupa de cuestiones de conducta que surgen durante el desarrollo y mantenimiento a largo plazo de los sistemas de información, Ej.: cuestiones como integración, diseño, implementación, utilización y administración estratégica de los negocios. Otras disciplinas del comportamiento aportan conceptos y métodos importantes como por Ej.: los sociólogos, estudian los sistemas de información pensando en cómo los sistemas afectan a individuos, en cómo los grupos y organizaciones moldean el desarrollo de los sistemas; los psicólogos, estudian los sistemas de información para ver cómo las personas que toman las decisiones perciben y usan la información formal; los economistas, estudian los sistemas de

información teniendo en cuenta el impacto que tienen sobre el control, los costos dentro de la Cía. y en los mercados. El centro de éste enfoque generalmente no son soluciones técnicas más bien se concentra en los cambios de actitud, las políticas de administración y organización y la conducta. Este enfoque no hace caso omiso a la tecnología, de hecho la misma a menudo es el estímulo de un problema o aspecto conductual. ENFOQUE SISTEMAS SOCIOTECNICOS El estudio de los sistemas de información gerencial (MIS) surgió para concentrarse en los sistemas de información computarizados dirigido a los administradores. Los MIS combinan los trabajos teóricos de las cs. de la computación, las cs. de la administración y la investigación de operaciones con una orientación práctica hacia la construcción de sistemas y aplicaciones. También prestan atención a los aspectos del comportamiento que tienen su origen en la sociología, la economía y la psicología. Ninguna de las dos perspectivas por sí solas captura la realidad de los sistemas de información ya que los problemas de los sistemas rara vez son exclusivamente técnicos o están exclusivamente relacionados con el comportamiento. El reto y el interés del campo de los sistemas de información radican en que requieren la apreciación y la tolerancia de muchos enfoques diferentes. Una perspectiva sociotécnica de los sistemas de información ayuda a evitar un enfoque puramente tecnológico de ellos. Es importante optimizar siempre el desempeño del sistema en su totalidad. Se debe poner atención en los componentes tanto técnicos como de comportamiento. Esto implica que la tecnología se debe modifica y diseñar de forma tal que encaje con las necesidades de la organización y de los individuos. A su vez las organizaciones y los individuos también deben cambiar mediante capacitación, aprendizaje y cambios de organización planificados a fin de que la tecnología pueda operar y prosperar; es decir para que puedan aprovechar la nueva tecnología de información. En una perspectiva sociotécnica el desempeño de un sistema se optimiza cuando la tecnología y la organización se ajustan recíprocamente hasta encajar de forma satisfactoria. 1.3-EL NUEVO ROL ORGANIZACIONES

DE

LOS

SISTEMAS

DE

INFORMACIÓN

EN

LAS

Los administradores no pueden ignorar los sistemas de información porque éstos desempeñan un rol crucial en las organizaciones. Los sistemas actuales afectan directamente la forma en que los administradores deciden, la forma en que los directivos planifican y a veces qué bienes y servicios se producen. Estos sistemas desempeñan un rol estratégico en la vida de la Cía. La responsabilidad por los sistemas d información no puede delegarse a quienes toman las decisiones técnicas. El alcance cada vez más amplio de los sistemas de información Nueva relación entre las organizaciones y los sistemas de información. Existe una interdependencia creciente de la estrategia de negocios, las reglas, los procedimientos y los sistemas de información de la organización (hardware, software, base de datos) cada vez es más común que un cambio en estrategia, reglas y procedimientos requieran cambios en los sistemas de información. Los sistemas existentes pueden actuar como limitantes sobre las organizaciones. A menudo, lo que a la organización le gustaría hacer depende de lo que sus sistemas le permitan hacer. Por ej, incrementar la participación en el

mercado, desarrollar nuevos productos, depende cada vez más de los tipos y de la calidad de los sistemas de información. El alcance cada vez más extenso de los sistemas de información: con el tiempo los sistemas de información han comenzado a desempeñar un rol más importante en la vida de las organizaciones. Los primeros sistemas dieron pie a cambios principalmente técnicos que eran fáciles de lograr. Los sistemas posteriores afectaron el control y el comportamiento Gral. Influyeron en las actividades “centrales” de la institución relacionadas con productos, mercados, proveedores y clientes. Es capaz de implicar a las principales divisiones corporativas, tal vez cientos de usuarios finales de la organización. Los datos ahora están disponibles para cientos de empleados a través de computadoras personales. Este sistema contemporáneo encarna cambios tanto administrativos como institucionales. La revolución de las redes e Internet La creciente potencia y la disminución en el costo de la tecnología de la computación es una de las razones por la que los sistemas de información desempeñan un rol tan importante en las organizaciones y afectan a tantas personas. La creciente potencia de la tecnología de computación ha dado origen a poderosas redes de comunicación que las organizaciones pueden usar para acceder a grandes depósitos de información de todo el mundo y coordinar sus actividades en el espacio y en el tiempo. Estas redes están transformando la forma y el aspecto de las empresas de negocio e incluso de la sociedad. La red más grande y más usada es INTERNET que es una red internacional de propiedad tanto pública como privada. Millones de personas usan Internet para intercambiar información o efectuar transacciones comerciales con otras organizaciones del todo el plantea. Internet es elástica, si se añaden o quitan redes, o se presentan fallos en el resto del sistema, Internet sigue funcionando. Gracias a estándares de comunicación y tecnología especiales, cualquier computadora se puede conectar con cualquier otra que esté conectada a Internet mediante líneas telefónicas ordinarias. Las Cías y las personas privadas pueden usar Internet para intercambiar transacciones comerciales, mensajes de texto, imágenes gráficas, e incluso video y sonido. Internet está creando una nueva plataforma de tecnología “universal” en la que se puede construir todo tipo de productos, servicios, estrategias y organizaciones nuevos. Esta modificando la forma en que los sistemas de información se usan en los negocios y en la vida cotidiana. Internet está acelerando la revolución de la información, inspirando nuevos usos de los sistemas de información y nuevos modelos de negocios. Es de interés para las organizaciones y los administradores la función de Internet llamada World Wide Web sistema con estándares universalmente aceptados para almacenar, recuperar, formatear y exhibir información en un ambiente de red. La información se almacena y exhibe en “páginas” electrónicas que pueden contener textos, gráficos, animaciones, sonido y video. Estas páginas Web se puede vincular con otras páginas Web sin importar dónde se encuentren. Uno se puede conectar a páginas relacionadas para encontrar información adicional, programas de software o, más vínculos con otros puntos de la Web. La Web puede servir como cimiento para nuevos tipos de sistemas de información. Todas las páginas de la WWW reciben el nombre de sitio Web (mantenidos por una organización o individuo).

Nuevas opciones para el diseño de las organizaciones: La empresa conectada en red El crecimiento explosivo del poder del cómputo y las redes, incluida Internet, está convirtiendo a las organizaciones en empresas conectadas en red. Esto permite la distribución instantánea de información dentro y fuera de la organización. Esta capacidad puede servir para rediseñar y dar nueva forma a las organizaciones, transformando su estructura, alcance de operaciones, mecanismos de informes y control, etc. Aplanamiento de las organizaciones Las organizaciones más planas tienen menos niveles de administración, y los empleados de más bajo nivel reciben una mayor autoridad para tomar decisiones. Esos empleados están facultados para tomar más decisiones que en el pasado, ya no trabajan con horario estándar ni lo hacen en una misma oficina. Estos empleados, además pueden estar dispersos geográficamente. La tecnología de la información contemporánea ha hecho posible éstos cambios además de proporcionar a los administradores información que les permite supervisar a más trabajadores. Las computadoras conectadas en red han hecho posible que los empleados trabajen juntos como un equipo. Los miembros de los equipos pueden colaborar desde lugares diferentes. Estos cambios hicieron que el alcance del control de la gerencia también se amplíe, permitiendo a los administradores de alto nivel manejar y controlar más trabajadores. Separar el trabajo de la ubicación geográfica Las tecnologías de información (mail, Internet, videoconferencias) permiten una coordinación estricta de trabajadores dispersos geográficamente en distintos horarios y culturas. Ahora es posible organizarse globalmente y trabajar a nivel local. Partes enteras de las organizaciones pueden desaparecer, como por ej. Los inventarios y las bodegas en los que se almacenan, si los proveedores se vinculan con los sistemas de computación de la Cía. y entregan sólo lo que necesitan y justo a tiempo. La tecnología de la información ha eliminado la DISTANCIA, como factor importante para muchos tipos de trabajo y situaciones. Las Cías no están limitadas por los lugares físicos o por sus propias fronteras para suministrar productos y servicios. Los sistemas de información en red permiten a las Cías coordinar sus capacidades distribuidas geográficamente e incluso coordinarse con otras organizaciones como organizaciones virtuales. Estas organizaciones utilizan redes que vinculan a personas, activos e ideas, para crear y distribuir productos y servicios, in estar limitada por las fronteras tradicionales de las organizaciones ni por la ubicación física. Una Cía. puede aprovechar las capacidades de otra sin tener que establecer realmente un vínculo físico con ellas. Cada una aporta las capacidades que desempeña mejor. Estas organizaciones virtuales duran en tanto la oportunidad es rentable (los Sist. de información en red permiten a diferentes Cías unirse para suministrar bienes y servicios). Una organización que no es plenamente virtual puede tener algunas de sus actividades de negocios con características “virtuales” Ej. Uso de Internet para obtener productos, aprovechar cocimientos dentro y fuera de la Cía., etc. Reorganización de flujos de trabajo Los sistemas de información han ido sustituyendo gradualmente los procedimientos de trabajos manuales por procedimientos, flujos y procesos automatizados. Las mejoras en los flujos de trabajo han permitido a las organizaciones recortar sus costos y mejorar el servicio a los clientes de manera

simultánea. Los flujos de trabajo rediseñados pueden tener un impacto profundo en la eficiencia de las organizaciones e incluso dar pie a nuevas estructura de organizaciones, productos y servicios. Creciente flexibilidad de las organizaciones Las Cías usan la tecnología para organizarse de forma más flexible, lo que incrementa su capacidad para responder a cambios en el mercado y aprovechar nuevas oportunidades. Los sistemas de información confieren a las organizaciones tanto grandes como pequeña una flexibilidad adicional para superar algunas de las limitaciones debidas a su tamaño. Las organizaciones pequeñas suelen utilizar sistemas de información para adquirir un poco de la fuerza y el alcance de las organizaciones mayores: puede realizar actividades de coordinación y muchas tareas de fabricación con muy pocos administradores, oficinistas y obreros. Las organizaciones grandes pueden usar tecnología para lograr un poco de la agilidad y responsabilidad de las organizaciones pequeñas. Un aspecto de esto es la personalización masiva en la que se usan software y redes para controlar con gran precisión a producción, de modo que los productos puedan personalizarse fácilmente sin el costo adicional de que implican las series de productos de producción pequeñas. El cambiante proceso de administración La tecnología de la información está transformando el proceso de administración, al proporcionar a los administradores nuevas y potentes capacidades que les ayudan a planificar, organizar, dirigir y controlar. Muchas Cías están usando la tecnología de la información para la planificación de recursos de empresa. La planificación de recursos de empresa (ERP) es un sistema de administración de negocios que integra todas las facetas del negocio, incluidas planificaciones, manufacturas, ventas y finanzas, de modo que se coordinen más estrechamente compartiendo información entre sí. El software de ERP modela y automatiza muchos procesos básicos con la meta de integrar información de toda la Cía. y eliminar vínculos complejos y costosos entre los sistemas de información de distintas áreas del negocio. Redefinición de las fronteras de la organización Los sistemas de información en red permiten intercambiar electrónicamente, entre diferentes Cías, transacciones como pagos y órdenes de compra, reduciendo así el costo de obtener productos y servicios externos. Las organizaciones comparten datos de negocios, catálogos o mensajes de correo a través de tales Sist. Estos sistemas de información en red pueden crear nuevas eficiencias y nuevas relaciones entre una organización, sus clientes y proveedores, que redefinen las fronteras de las organizaciones. Los sistemas que vinculan a una Cía. con sus clientes, distribuidores o proveedores se llaman sistemas interoganizacionales: son sistemas de información que automatizan el flujo de la información a través de las fronteras de las organizaciones. Tales Sist. Permiten que la información o las capacidades de procesamiento de una organización mejoren el desempeño de otra, o mejoren las relaciones entre ellas. COMERCIO ELECTRÓNICO Y NEGOCIOS ELECTRÓNICOS Cada vez es más común que la tecnología en la que se apoyan los cambios descriptos, sea Internet, que es capaz de vincular a miles de organizaciones en una sola red, creando los cimientos de un enorme mercado electrónico. Un mercado electrónico es un Sist. de información que enlaza a muchos compradores y vendedores para intercambiar información, productos y servicios y

pagos. Gracias a las computadoras y las redes éstos Sist. funcionan como intermediarios electrónicos y disminuyen los costos de las transacciones de mercados típicos, como seleccionar proveedores, establecer precios, etc. Los compradores y vendedores pueden cerrar transacciones digitalmente, sin importar la distancia. Una inmensa gama de bienes y servicios se anuncian, se compran y se intercambian en todo el mundo utilizando Internet como mercado global. La disponibilidad global de Internet para el intercambio de transacciones entre compradores y vendedores está fomentando el crecimiento del comercio electrónico. El comercio electrónico es el proceso de comprar y vender bienes y servicios electrónicamente, mediante transacciones de negocios a través de Internet, redes y otras tecnologías digitales. El concepto abarca actividades como publicidad, marketing, soporte a clientes, entrega y pago. El comercio electrónico puede acelerar los pedidos, la entrega y l pago de bienes y servicios, al tiempo que reduce los costos operativos y de inventario de las Cías. Internet también se está aplicando para facilitar el manejo del resto del negocio: publicar políticas de empleo, revisar saldos de cuenta, programar reparaciones por mantenimiento de planta. Internet está surgiendo como “plataforma” para el comercio electrónico. Las Cías están aprovechando la conectividad y facilidad de uso de Internet para crear redes corporativas internas llamadas intrarredes (intranets) basadas en la misma tecnología. Negocio electrónico: el uso de Internet y otras tecnologías digitales para la comunicación y coordinación entre organizaciones, así como para la administración de la Cía. Al distribuir información a través de redes electrónicas, los negocios electrónicos extienden el alcance de la administración existente. Los administradores pueden usar mail, documentos de web y software de trabajo en grupo, para comunicarse de forma eficaz y frecuente entre empleados. Comercio electrónico y negocio electrónico. El comercio electrónico usa la tecnología de Internet y la digital para realizar transacciones con sus clientes y proveedores, en tanto que los negocios electrónicos usan esas tecnologías para manejar el resto del negocio. En una empresa que utiliza Internet y tecnología digital para comercio electrónico y negocios electrónicos la información puede fluir sin interrupción entre distintas partes de la Cía. y entre la Cía. y entidades externas. Tanto el comercio electrónico como los negocios electrónicos pueden alterar la forma en que se efectúan los negocios. Si las organizaciones quieren utilizar Internet y otras tecnologías para negocios electrónicos y comercio electrónico, tal vez tengan que redefinir sus modelos de negocios, reinventar procesos de negocios, modificar sus culturas corporativas y crear relaciones más estrechas entre sus clientes y proveedores. 1.4-CÓMO USAR LOS SIST. DE INFORMACIÓN: NUEVAS OPORTUNIDADES CON TECNOLOGÍA El reto de los Sist. de información: aspectos de administración claves. Los administradores enfrentan 5 retos claves para la construcción y el uso de los Sist. de información. 1-El reto estratégico de los negocios: cómo pueden los negocios usar tecnología de información para diseñar organizaciones que sean competitivas y eficaces?. Al aplicar la tecnología de información muchas organizaciones deben rediseñarse: como hacer cambios fundamentales en el comportamiento de la organización, desarrollar nuevos modelos de negocio y eliminar las ineficiencias de la estructura de la organización. Las organizaciones si quieren beneficiarse con la tecnología de información necesitan repensar y

rediseñar la forma en que diseñan, producen, entregan y mantiene y los bienes y servicios. Deben diseñar Sist. competitivos y eficaces. 2-El reto de la globalización: cómo pueden las Cías. Entender las necesidades de negocios y de Sist. de información de un entorno económico global? Si las empresas buscan desarrollar Sist. de información multinacionales integrales, los negocios deben desarrollar hardware, software y estándares de comunicación globales, y crear estructuras de contabilidad e informaciones multiculturales. Deben entender las necesidades de Sist. en un entorno de negocio global. 3-El reto de la arquitectura de información: com. Pueden las organizaciones desarrollar una arquitectura de información y una infraestructura de tecnología de información que apoye sus metas de negocio? Los Sist. nuevos, a menudo requieren rediseñar la organización y desarrollar una nueva arquitectura de información: es el diseño que la tecnología de información adapta en una organización determinada para lograr metas o realizar funciones selectas. Los administradores actuales deben saber cómo acomodar y coordinar las diversas tecnologías de computación y aplicaciones del Sist. de negocios, para satisfacer las necesidades de información de cada nivel de su organización, así como las necesidades de la organización en su totalidad. La plataforma tecnológica para ésta arquitectura se denomina infraestructura de tecnología de información que consiste en el hardware y software, tecnología de datos y almacenamiento, redes y recursos humanos necesarios para operar el equipo. Éstos constituyen una plataforma de recursos de tecnología de información compartido por la organización y están disponibles para todas sus aplicaciones.. se debe crear una arquitectura de información que apoye las metas de la organización. 4-El reto de la inversión en sistemas de información: cómo pueden las organizaciones determinar el valor de negocios de los sistemas de información?. Se debe determinar el valor de negocios de los Sist. de información. 5-El reto de responsabilidad y control: cómo pueden las organizaciones diseñar sistemas que la gente sea capaz de controlar y vender?. Los sistemas de información se deben diseñar de modo que funcionen como deben y de modo que los seres humanos puedan controlar el proceso. Al construir y usar Sist. de información las organizaciones deben tomar en cuenta la salud, la seguridad, la permanencia en el empleo y el bienestar social.

CAPITULO 2: EL ROL ESTRATÉGICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN. RETOS GERENCIALES. Orchids Paper Products usó sistemas de información para lograr una ventaja de mercado temporal sobre sus competidores: ofreció sus productos a un precio bajo y proporcionó un nivel alto de servicio. Sin embargo, se requiere algo más que un solo salto tecnológico para sostener esta ventaja competitiva. Los administradores necesitan descubrir formas de mantener dicha ventaja durante muchos años. En términos específicos, los administradores necesitan superar los siguientes retos: 1. INTEGRACIÓN: cada vez es mayor el número de empresas que encuentra ventajas en la integración de sus sistemas. La integración de sistemas para diferentes niveles y funciones de una organización, a fin de intercambiar información libremente, puede ser tecnológicamente difícil y costoso. 2. MANTENIMIENTO DE LA VENTAJA COMPETITIVA: la ventaja competitiva no siempre es sostenible. Las condiciones del mercado cambian. La tecnología y las expectativas de los clientes cambian. Los sistemas de información estratégicos clásicos se beneficiaron por ser los primeros en sus respectivas industrias, pero

luego surgieron sistemas rivales. Los sistemas de información por sí solos no pueden proporcionar una ventaja duradera en los negocios. APLICACIONES DE SISTEMAS CLAVE EN LA ORGANIZACIÓN. Hay diferentes clases de sistemas. Se crean sistemas para atender los diferentes intereses de la organización. DIFERENTES CLASES DE SISTEMAS. Cuatro tipos principales de sistemas de información sirven a los diferentes niveles de organización: sistemas en el nivel operativo, en el nivel de conocimiento, en el nivel de administración y en el nivel estratégico. LOS SISTEMAS EN EL NIVEL OPERATIVO. Sistemas de información que monitorean las actividades y transacciones elementales de la organización. El propósito principal de los sistemas en este nivel es contestar a preguntas de rutina y rastrear el flujo de transacciones a través de la organización. LOS SISTEMAS EN EL NIVEL DEL CONOCIMIENTO. Sistemas de información que apoyan a los trabajadores de conocimientos y datos de una organización. El propósito de los sistemas en el nivel de conocimiento es ayudar a la organización a controlar el flujo de documentos. LOS SISTEMAS EN EL NIVEL DE ADMINISTRACIÓN. Sistemas de información que apoyan las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y administración de los administradores de nivel medio. Los sistemas en el nivel de la administración o dirección por lo regular proporcionan informes periódicos, en lugar de información instantánea acerca de las operaciones. LOS SISTEMAS EN EL NIVEL ESTRATÉGICO. Sistemas de información que apoyan las actividades de planificación a largo plazo de los administradores de nivel superior. Una organización típica cuenta con sistemas en los niveles operativos, de administración, de conocimientos y estratégico, para cada área funcional. Las distintas organizaciones tienen diferentes sistemas de información para las mismas áreas funcionales. Los sistemas de información deben crearse a la medida de las necesidades únicas de cada una. No existe un sistema de información universal que encaje en todas las organizaciones. SEIS TIPOS PRINCIPALES DE SISTEMAS. 1) SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS). Sistemas computarizados que efectúan y registran las transacciones diarias rutinarias, necesarias para la marcha del negocio; estos sistemas sirven al nivel operativo de la organización. TPS de nómina es un sistema típico de procesamiento de transacciones contables que se encuentran en casi todas las compañías. Rastrea el dinero que se paga a los empleados. Los elementos del archivo maestro se combinan de diversas formas para preparar informes de interés para la gerencia y dependencias del gobierno, o para generar cheques de nómina que se envían a los empleados. Estos TPS son capaces de generar otros informes combinando los elementos de datos existentes. Todas las organizaciones tienen estos cinco tipos de TPS. SISTEMAS DE TRABAJO DE CONOCIMIENTOS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS. 2) SISTEMA DE TRABAJO DE CONOCIMIENTO (KWS). Sistema de información que ayuda a los trabajadores de conocimientos en la creación e integración de nuevos conocimientos en la organización.

3) SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS. Sistema de computación, por ejemplo, procesador de textos, correo electrónico y calendarización, diseñado para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina. Tanto los sistemas de trabajo de conocimiento (KWS) como los sistemas de automatización de oficinas (OAS) satisfacen las necesidades de información en el nivel de conocimientos de la organización. En general, los trabajadores de conocimientos son personas que poseen grados universitarios. Un sistema de automatización de oficinas (OAS) es una aplicación de tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica. Los sistemas típicos de automatización de oficinas manejas y controlan documentos, programan actividades y comunican. PROCESAMIENTOS DE TEXTO. Tecnología de la automatización de la oficina que facilita la creación de documentos mediante la edición, el formateo, el almacenamiento y la impresión computarizada de textos. Se refiere al software y hardware que crea, edita, formatea, almacena e imprime documentos. LA AUTOEDICIÓN. Tecnología que produce documentos con calidad profesional, combinando las salidas de procesadores de texto con diseño, gráficos y funciones especiales de formación. Produce documentos con calidad profesional. SISTEMAS DE IMÁGENES DE DOCUMENTOS. Sistemas que convierten documentos e imágenes a una forma digital para poder almacenar y acceder a ellos en una computadora. Los sistemas de imágenes de documentos convierten documentos e imágenes a una forma digital para poder almacenarlos y acceder a ellos en computadora. 4) SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL (MIS). Sistema de información en el nivel de administración de una organización que sirve a las funciones de planificación, control y toma de decisiones, proporcionando informes rutinarios resumidos y excepciones. Los MIS resumen y preparan informes acerca de las operaciones básicas de la compañía. Los MIS sirven a los administradores interesados en resultados semanales, mensuales y anuales y suelen contestar a preguntas estructuradas que se conocen con mucha antelación. Estos sistemas son poco flexibles y tienen una capacidad analítica reducida. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL. 1. Los MIS apoyan decisiones estructuradas en los niveles de control operativo y administrativo, pero también son útiles para las actividades de planificación de los administradores de nivel superior. 2. Los MIS generalmente están orientados hacia los informes y el control; están diseñados para informar acerca de las operaciones existentes y, por tanto, para coadyudar al control cotidiano de las operaciones. 3. Los MIS se apoyan en datos y flujos de datos que ya existen en la organización. 4.

Los MIS tienen poca capacidad analítica.

5. Los MIS generalmente ayudan a tomar decisiones empleando datos del pasado y el presente. 6.

Los MIS son relativamente inflexibles.

7.

Los MIS tienen una orientación interna, más que externa.

5) SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES (DSS). Sistema de información en el nivel de administración de una organización que combina datos y modelos analíticos avanzados o herramientas de análisis de datos, para apoyar la toma de decisiones semiestructurada y no estructurada. Los DSS ayudan a los administradores a tomar decisiones que cambian rápidamente. Los DSS tienen que responder con la suficiente rapidez como para ejecutarse varias veces al día, cadA vez que cambian las condiciones. Están construidos explícitamente con diversos modelos para analizar datos, o condensan grandes cantidades de datos en una forma que pueden analizar los encargados de tomar decisiones. Los DSS se diseñan de modo que los usuarios puedan trabajar con ellos directamente. Los DSS son iterativos: el usuario puede modificar supuestos, hacer nuevas preguntas e incluir datos nuevos. 6) SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS (ESS). Sistemas de información en el nivel estratégico de una organización, diseñado para apoyar la toma de decisiones no estructuradas, mediante gráficos y comunicaciones avanzados. Los ESS se diseñan de modo que puedan incorporar datos de sucesos externos, como nuevas leyes fiscales o nuevos competidores, y también obtienen información resumida de los MIS y DSS internos. Estos sistemas filtran, comprimen y rastrean datos cruciales. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE APOYO DE DECISIONES. 1.

Los DSS ofrecen a los usuarios flexibilidad, adaptabilidad y respuesta rápida.

2.

Los DSS operan con poca o ninguna ayuda de programadores profesionales.

3. Los DSS apoyan decisiones y problemas cuyas soluciones no se pueden especificar por adelantado. 4.

Los DSS emplean análisis de datos y herramientas de modelado avanzado.

RELACIONES ENTRE LOS SISTEMAS: INTEGRACIÓN. Un TPS es una fuente de datos importante para otros sistemas, en tanto que el ESS es primordialemente un receptor de datos de sistemas de más bjo nivel. Además, es posible intercambiar datos entre sistemas que sirven a diferentes áras funcionales. En definitiva, es ventajoso tener cierto grado de integración, a fin de que la información fluya con facilidad entre las diferentes partes de la organización.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ESTRATEGIA DE NEGOCIOS. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICO?. SISTEMAS DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICOS. Sistemas de computación en cualquier nivel de una organización, que modifican las metas, los procesos, los productos, los servicios o las relaciones con el entorno, para ayudar a la organización a adquirir una ventaja competitiva.

Los sistemas de información estratégicos no son los mismos que los sistemas en el nivel estratégico para los administradores de nivel superior que se concentran en los problemas de toma de decisiones a largo plazo. Los sistemas de información estratégicos se pueden usar en todos los niveles de las organizaciones y tienen mayor alcance y raíces más profundas que los otros tipos de sistemas que se han descrito. ESTRATEGIAS EN EL NIVEL DE NEGOCIO Y EL MODELO DE CADENA DE VALOR. COMO APROVECHAR LA TECNOLOGÍA EN LA CADENA DE VALOR. EL MODELO DE LA CADENA DE VALOR. Modelo que destaca las actividades primarias o de apoyo que añaden un margen de valor a los productos o servicios de una compañía y en las que se pueden ampliar óptimamente los sistemas de información para lograr una ventaja competitiva. El modelo de cadena de valor identifica puntos de apalancamiento cruciales específicos en los que una compañía puede utilizar la tecnología de información de la forma más eficaz posible para mejorar su posición competitiva. LAS ACTIVIDADES PRIMARIAS. Las actividades relacionadas más directamente con la producción y distribución de los productos o servicios de una compañía. Las operaciones transforman los insumos en productos terminados. LAS ACTIVIDADES DE APOYO. Las actividades que hacen posible la realización de las actividades primarias de una compañía; consisten en la infraestructura, los recursos humanos, la tecnología y las compras de la organización. El sistema de Orchids Paper Products, crea valor al bajar los costos operativos. Los negocios deben tratar de crear sistemas de información estratégicos para las actividades de valor que añadan más valor a su compañía. Un análisis estratégico podría identificar la actividad de ventas y marketing como un área en la que los sitemas de información darían el mayor impulso a la productividad. El sistema también podría proporcionar información que permita a la compañía desarrollar productos más afines a su mercado meta. Podrían requerirse muchos proyectos distintos, o una serie de sistemas vinculados, para crear una ventaja competitiva. El rol de la tecnología de la información en el nivel de negocios es ayudar a la compañía a reducir costos, diferenciar sus productos y servir a mercados nuevos. PRODUCTOS Y SERVICIOS CON SISTEMAS DE INFORMACIÓN. DIFERENCIACIÓN DE PRODUCTOS. Estrategia competitiva para crear lealtad a la marca, mediante el desarrollo de productos y servicios nuevos y exclusivos que los competidores no puedan copiar fácilmente. SISTEMAS PARA CONCENTRARSE EN UN NICHO DE MERCADO. DIFERENCIACIÓN ENFOCADA. Estrategia competitiva para desarrollar nuevos nichos de mercado para productos o servicios especializados, de modo que el negocio pueda competir en el área meta mejor que sus competidores. Los sistemas de información permiten a las compañías analizar finamente los patrones de compra, gustos y preferencias de sus clientes, a fin de dirigir sus

campañas publicitarias y de marketing de forma eficiente a mercados meta cada vez más pequeños. EXTRACCIÓN DE DATOS. Análisis de grandes cantidades de datos para encontrar patrones y reglas que pueden guiar la toma de decisiones y predecir un comportamiento futuro. Esta información ayuda a las compañías a diseñar mejores promociones de venta o exhibiciones de productos. La extracción de datos también sirve para localizar a clientes individuales con intereses específicos, o para determinar los intereses de un grupo dado de clientes. Las dos metas son incrementar el uso de la tarjeta por parte del cliente y expandir la presencia de la misma. APLICACIONES DE LA EXTRACCIÓN DE DATOS. 1. Identificar a los individuos u organizaciones que con más probabilidad responderán a un envío por correo directo. 2. Determinar qué productos y servicios suelen comprarse juntos, como cerveza y cigarrillos. 3. Predecir qué clientes son los más probables que cambien a competidores. 4. Identificar las transacciones que podrían ser fraudulentas. 5. Identificar características comunes de los clientes que compran el mismo producto. 6. Predecir lo que más interesa ver a cada visitante de un sitio Web. La compañía puede utilizar estos datos para manejar y crear perfiles de los visitantes del sitio Web y dirigirse a individuos y grupos con intereses comunes. Las compañías obtienen algunos de esos datos internamente, y otros los compran a organizaciones externas. Al analizar detenidamente los patrones de compra previos a las personas, pueden forjar relaciones con esos clientes y ofrecerles productos y servicios más personalizados. Se ha estimado que el costo de adquirir un cliente nuevo es cinco veces mayor que el de retener a un cliente existente. La extracción de datos es una herramienta potente y rentable, pero pone en peligro la intimidad de los individuos. Muchos críticos han puesto en duda si se debe permitir o no a las compañías recabar información tan detallada acerca de los individuos. ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE ABASTO Y DE LOS SITEMAS DE RESPUESTAS EFICIENTE A CLIENTES. Se emplea un legendario sistema de reabastecimiento de inventarios controlado por la información de punto de venta. El “sistema de reabastecimiento contínuo” envía pedidos de mercancía nueva directamente a los proveedores tan pronto como los consumidores pagan sus compras en la caja registradora. Las terminales de punto de venta registran el código de barras de cada artículo que pasa por la caja y envían una transacción de compra directamente a una computadora central. La computadora reúne los pedidos y los transmite a los proveedores. El sistema también permite ajustar las compras de artículos de tiendas a modo de satisfacer las demandas de los clientes. LA ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE ABASTO. Integración de las necesidades de logística de proveedores, distribuidores y clientes en un solo proceso cohesivo.

Para manejar la cadena de abasto, la compañía trata de eliminar retrasos y reducir la cantidad de recursos que se ocupan en el trayecto. Los sistemas de información hacen posible una administración eficiente de la cadena de abasto, integrando planificación de demanda, pronóstico, requisición de materiales, procesamiento de pedidos, asignación de inventarios, surtido de pedidos, servicios de transporte, recepción, facturación y pago. Los sistemas de administración de la cadena de abasto no sólo reducen los costos de inventarios, sino que también suelen entregar el producto o servicios más rápidamente al cliente. La administración de la cadena de abasto puede servir para crear eficientes sistemas de respuestas a clientes que atienden con mayor eficiencia sus demandas. La comodidad y facilidad de uso de estos sistemas de información elevan los costos de cambio. CADENA DE ABASTO. Conjunto de entidades físicas como plantas de producción, centros de distribución, transportes, expendios de ventas al detalle, personas e información, que se vinculan a través de procesos que suministran bienes o servicios desde su origen hasta el consumidor final. COSTOS DE CAMBIO. El gasto en que incurre un cliente o una compañía por concepto de pérdida de tiempo y gasto de recursos, cuando cambia de un proveedor o sistema, a un proveedor o sistema competidor. El “sistema de inventarios sin existencia” y pedidos utiliza administración de la cadena de abasto para crear un sistema eficiente de respuesta a clientes. Terminales enlazadas a las computadoras propias, se instalan en por ejemplo hospitales. Cuando un hospital quiere hacer un pedido, no necesita llamar a un vendedor ni enviar una orden de compra; simplemente usa una terminal de computadora para ordenar de su catálogo de suministros completo. El sistema genera información de embarque, facturación e inventarios, y las terminales en el hospital proporcionan al cliente una fecha de entrega estimada. Este sistema es similar a los sistemas de entrega justo a tiempo. La entrega se hace directamente en los pasillos. Esto ha creado efectivamente un “inventario sin existencias”, en el que la computadora actúa como bodega de los hospitales. Los inventarios sin existencia reducen sustancialmente la necesidad de espacio y personal de almacenamiento en los hospitales, y los costos de mantenimiento y manejo. Todas las responsabilidades relacionadas con inventarios recaen sobre el distribuidor, quien maneja el flujo de suministro. Estos sistemas de información también ofrecen beneficios para los proveedores, quienes pueden monitorear continuamente las necesidades de productos, la candelarización de las fábricas y los compromisos de sus clientes y compaginarlos con sus propios programas para asegurar que siempre esté disponible suficiente inventario. ESTRATEGIA EN EL NIVEL MEDIO DE COMPAÑÍA Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN. MEJORAMIENTO DE LAS APTITUDES CENTRALES. APTITUD CENTRAL. El argumento es que el desempeño de todas las unidades de negocios sólo puede mejorar en la medida en que dichas unidades desarrollen, o creen, un núcleo central de aptitudes. Una aptitud central es una actividad en la que una compañía es líder de clase mundial. Las aptitudes centrales podrían consistir en ser el mejor fabricante de fibras ópticas del mundo, el mejor diseñador de componentes miniatura, el mejor servicio de entrega de paquetes, o el mejor fabricante de películas delgadas. Una aptitud

central se basa en conocimientos que se adquieren a lo largo de muchos años de experiencia. Tales sistemas podrían fomentar o ampliar aptitudes existentes y ayudar a los empleados a adquirir conciencia de nuevos conocimientos externos, o también podrían ayudar al negocio a aplicar aptitudes existentes. La extracción de datos es un promotor de aptitudes el nivel de la compañía, no sólo en el nievel del negocio. SOCIEDADES DE INFORMACIÓN: alianza cooperativa formada entre dos corporaciones con el fin de compartir información para obtener una ventaja estratégica. Ambas compañías unen sus fuerzas, sin fusionarse realmente, compartiendo información. Tales sociedades ayudan a las compañías a tener acceso a nuevos clientes, al crear nuevas oportunidades para efectuar ventas cruzadas y dirigir sus productos. Se usan dos tipos, dos modelos analíticos en el nivel de la industria: el modelo de fuerzas competitivas y la economía de redes. MODELO DE FUERZAS COMPETITIVAS. Modelo empleado para describir la interacción de influencias externas, específicamente amenazas y oportunidades, que afectan la estrategia y capacidad para competir de una organización. Se puede lograr una ventaja competitiva mejorando la capacidad de la compañía para tratar con los clientes y proveedores. Esto aumenta la eficiencia de la industria. Los clientes podrían recibir un mejor servicio e incurrirían en costos de cambio si usaran productos de otras industrias. Además, los miembros de una industria pueden construir consorcios, simposios y redes de comunicaciones apoyados por IT que abarquen toda la industria y coordinen las actividades frente a las dependencias del gobierno. ECONOMÍA DE REDES. Modelo basado en el concepto de una red en la que la adición de un participante más implica cero costos marginales, pero puede crear una ganancia marginal mucho mayor; se usa como modelo para los sistemas estratégicos en el nivel de la industria. Cuanto mayor sea el número de suscriptores de un sistema telefónico, o de Internet, mayor será el valor para todos los participantes. Es posible que las redes no experimenten rendimientos decrecientes a corto plazo. Desde el punto de vista de la economía de redes, la tecnología de información suele ser estratégicamente útil. Para depurar su sistema operativo, proporcionar nuevas ideas de explicación y extensiones, proporcionar a los clientes consejos y nuevas aplicaciones y en general participar en una red potente y útil. USO DE LOS SISTEMAS PARA OBTENER VENTAJA COMPETITIVA: ASPECTOS DE ADMINISTRACION. Los sistemas de información estratégicos a menudo modifican a la organización, haciendo que adopte nuevos patrones de conducta. MANEJO DE TRANSICIONES ESTRATÉGICAS.

TRANSICIONES ESTRATÉGICAS: movimiento de un nivel de sistema sociotécnico a otro. Suelen ser necesarias cuando se adoptan sistemas estratégicos que exigen cambios en los elementos social y técnico de una organización. A medida que las compañías tratan de convertir los sistemas de información en parte integral de la estrategia corporativa total, su estructura interna también debe cambiar de modo que refleje estos nuevos sucesos. Tales cambios a menudo implican un desvanecimiento de las fronteras tanto externas como internas de las organizaciones. INVENTARIOS CONTROLADOS POR EL PROVEEDOR. Estrategia de control de inventarios que asigna al proveedor la responsabilidad de tomar decisiones de reabastecimiento de inventarios, con base en datos de pedidos, puntos de venta o bodegas, proporcionados por el cliente. Se basa en la teoría de que los proveedores son los expertos en el producto o “categoría”y, por lo tanto, son los más indicados para asegurarse de que el abasto coincida con la demanda. Los administradores necesitarán idear nuevos mecanismos para coordinar las actividades de sus compañías con las de sus clientes, proveedores y otras organizaciones.

CAPÍTULO 4 Información, Administración y Toma de decisiones

Retos Gerenciales En grandes y pequeñas compañías, los administradores se enfrentan a preguntas como ¿hacia donde va la industria?, ¿Se debe modificar el modelo de negocios?, ¿Cómo se puede ampliar la participación en el mercado?, ¿Cuál debe ser la estrategia? Entre otras. En algunos casos, los administradores encuentran soluciones empleando sistemas de información, en otras situaciones las computadoras podrían servir de poco o de nada. La aplicación de sistemas de información al proceso de administración hace que surjan estos retos gerenciales: 1. Naturaleza no estructurada de las decisiones importantes Muchas decisiones importantes no están estructuradas y requieren el juicio y el estudio de muchos factores complejos. Los sistemas de información por sí solos no ofrecen soluciones, los constructores de los mismo s deben determinar con exactitud si hay algún aspecto que puede computarizarse y cómo pueden los sistemas apoyar el proceso de tomar una decisión. 2. Diversidad de los roles gerenciales Además de ayudar a los administradores a planificar, organizar y coordinar, es vital que los sistemas ayuden a lograr que las cosas se lleven a cabo mediante comunicación interpersonal, implementación de programas personales y establecimiento de redes en toda la organización. Estos sistemas requieren de una visión diferente de los sistemas de información que son menos formales, ofrecen más capacidades de comunicación, son susceptibles de ajustarse a las situaciones particulares de los administradores. Lo que hacen los administradores Los sistemas de información y de dirección en su contexto El estudio formal de la administración comenzó en la década de 1880 como una rama de la ingeniería. “La dirección” como disciplina comenzó a surgir cuando el tamaño de las organizaciones industriales creció de alrededor de 100 empleados a miles de trabajadores en un mismo sitio. Desde entonces han surgido tres escuelas de administración, cada una con literatura distinta, un tema en particular y un punto de vista único acerca de cómo se deben comportar los administradores para asegurar el éxito de la organización. El éxito de las organizaciones tiene algo que ver con la competencia técnica, la adaptabilidad de las organizaciones a los entornos y con la pericia y el conocimiento de fondo del producto y del proceso de producción. Se han organizado escuelas teóricas y literaturas alrededor de estas tres observaciones: • Escuela Técnico-racional Hace hincapié en la precisión con que puede efectuarse la tarea, la organización de tareas en trabajos y los trabajos en sistemas de producción. • Escuela Conductual Hace hincapié en lo bien que una organización se puede adaptar a su entorno externo e interno. • Escuela Cognoscitiva Hace hincapié en lo bien que la organización aprende y aplica la pericia y los conocimientos, y en qué tan bien los administradores explican las situaciones nuevas. Cada una de estas teorías se utilizan para explicar por qué es necesario construir sistemas de información y cómo los administradores deben usar la tecnología de la información. Estas tres escuelas son complementarias y cada una representa una dimensión importante tanto de la dirección como de las organizaciones.

Tres escuelas de administración El período clásico inicia en 1880 (1880-1927) , durante este periodo la perspectiva técnico-racional predominaba que solía ser la de los ingenieros y los pensadores “racionalistas” en la administración científica. El período contemporáneo inicia a fines de la década de 1920 (1930-1962), estuvo dominado por los psicólogos sociales, sociólogos y expertos en el comportamiento de las organizaciones, quienes hacen hincapié en la conducta individual y colectiva. El período posmodero inicia a principio de los años sesenta (1965-presente) con lo que nació la perspectiva cognoscitiva, está dominado por los economistas, sociólogos, teóricos gerenciales y otros que hacen hincapié en los conocimientos en que se basan las organizaciones. Cada teoría describe un elemento importante para ser o convertirse en una organización eficiente y eficaz. La perspectiva técnico-racional o Clásica Aquí la organización se ve como un sistema mecánico cerrado parecido a una máquina. La eficacia y la eficiencia de la organización dependen de la precisión con que se diseñan las partes y del ingenio del diseñador al integrarlas. El rol del administrador es diseñar un mecanismo más perfecto, estudiando con detenimiento las piezas (trabajos, tareas, personas y maquinaria) rediseñando las piezas y construyendo una administración eficaz que pueda monitorear de cerca toda la operación. Hay dos variaciones de esta perspectiva: • Escuela de administración científica (se concentra en fabricas) • Escuela administrativo-burocrática (se concentra en las organizaciones administrativas de “cuello blanco” Las cinco funciones de los administradores son: 1- Planificar 2- Organizar 3- Coordinar 4- Decidir 5- Controlar Sin embargo como descripción de los que los administradores realmente hacen estos cinco términos no son satisfactorios lo que se necesita en una descripción es un entendimiento detallado de cómo se comportan realmente los administradores. La perspectiva conductual Es una reacción ante las limitaciones de la escuela técnica que omitia considerar a las personas que trabajan en las organizaciones como seres humanos, el rol de los grupos pequeños, las normas de grupo y no tomar en cuenta el entorno externo en el que la organización opera. Aquí la organización se ve como un organismo biológico abierto, donde la eficiencia y la eficacia de la organización dependen de su capacidad para adaptarse a su entorno y acomodarse internamente de modo que todos sus componentes estén apoyados y alimentados. El rol del administrador es ayudar a la organización en su lucha por sobrevivir, rediseñándola continuamente para que pueda “encajar” en su entorno y adaptarse a él asegurando también que los empleados estén satisfechos y trabajen bien. Hay dos escuelas principales dentro de esta perspectiva: • Escuela de relaciones humanas (se concentra en las necesidades psicológicas y sociopsicológicas de los empleados) • Escuela de estructura de sistemas (se concentra en la estructura de la organización y las necesidades de ésta para adaptarse a un entorno que cambia continuamente).

Los científicos del comportamiento contemporáneos han descubierto por observación que los administradores no se comportan como hace creer el modelo clásico de la administración, el comportamiento real de los administradores parece ser menos sistemático, más informal, menos meditativo, mas reactivo, menos organizado de lo que los estudiosos de los sistemas de información y la toma de decisiones generalmente esperan. Un estudio de la conducta gerencial real realizado por Mintzberg (1971) indica que la conducta real de los administradores a menudo contrasta con la definición clásica: - Trabajo de alto volumen y alta velocidad Gran cantidad de trabajo a un ritmo incesante y con alto nivel de intensidad. Los administradores al parecer tienen muy poco tiempo libre. - Variedad, fragmentación, brevedad Las actividades gerenciales están fragmentadas y son breves. Los administradores desplazan su atención rápidamente de un problema a otro casi sin seguir patrones. Cuando se presenta un problema hay que dejar de hacer todas las demás cosas hasta que la cuestión se resuelva. - Preferencia por problemas actuales, ad hoc, específicos Los administradores cuentan con información actual pero incierta (prefieren chismes, rumores y especulaciones) - Red compleja de interacciones y contactos Los administradores mantienen una red diversa y compleja de contactos que actúa como un sistema de información informal (conversan con clientes, secretaria, asociados, etc.) - Marcada preferencia por los medios verbales Prefieren los medios verbales de comunicación por ser más flexibles, por requerir menor esfuerzo y por producir una respuesta más rápida. - Control de la orden del día A pesar de tener gran volumen de trabajo los administradores son capaces de controlar sus propios asuntos. Al desarrollar sus propios compromisos a largo plazo, sus propios canales de información y sus propias redes, los administradores de nivel superior pueden controlas su programa personal, en cambio los administradores con menor éxito suelen sentirse abrumados por los problemas que le llevan sus subordinados. Roles Gerenciales: Mintzberg Los roles gerenciales son expectativas acerca de las actividades que los administradores deben desempeñar en una organización. Mintzberg clasifica las actividades gerenciales en 10 roles que pertenecen a tres categorías: 1- Interpersonales Los administradores actúan como figuras decorativas (cuando representan a sus compañías en el exterior o cuando realizan tareas simbólicas como entregar premios a los empleados), como líderes (tratando de motivar aconsejar y apoyar a sus subordinados) o como enlaces entre diversos niveles de la organización (dentro de cada nivel actúan como enlaces entre los miembros del equipo gerencial). 2- De información Los administradores actúan como centro nervioso de su organización recibiendo información más concreta y actualizada y redistribuyéndola a quienes necesitan tener conocimiento de ella. Así se convierten en diseminadores y voceros de su organización. 3- De decisión Los administradores inician actividades, manejan perturbaciones, reparten recursos y negocian conflictos y actúan como mediadores entre grupos en conflicto dentro de la organización. Los sistemas de información, si se construyen debidamente, pueden apoyar estos diversos roles gerenciales de varias maneras. La siguiente tabla permite ver donde pueden ayudar los sistemas a los administradores y donde no.

Rol Roles Interpersona les - Figura Decorativa - Líder - Enlace Roles de Información - Centro Nervioso - Diseminador - Vocero Roles de Decisión - Empresario - Manejador de perturbaciones - Repartidor de recursos - Negociador

Conducta

Interpersonal

Procesamiento de información Procesamiento de información

Sistema de Apoyo

No Existe No Existe Sistemas de comunicación electrónicos.

Sistema de información gerencial Sistema de correo y de oficina Sistema de oficina y profesionales, estaciones de trabajo No Existe

Toma de Decisiones

No Existe

Toma de Decisiones

Sistema DSS No Existe

Cómo logran los administradores que se hagan las cosas: Kotter Kotter (1982) usa en enfoque conductal para describir la forma en que trabajan los administradores y se apoya en los trabajos de Mintzberg. Afirma que los administradores eficaces participan en tres actividades críticas: 1. Los administradores generales dedican un tiempo considerable a establecer programas y metas personales tanto a largo como a corto plazo. 2. Los administradores eficaces dedican mucho tiempo a construir una red interpersonal (utilizando herramientas formales e informales), integrada por personas de prácticamente todos los niveles de la organización, estas redes suelen ser congruentes con los planes y redes formales de la organización pero diferentes y están aparte. 3. Los administradores usan sus redes para poner en práctica sus programas personales, según sus hallazgos, los administradores generales recurren a otros administradores de su mismo nivel, a personal de apoyo corporativo, a subordinados e incluso a competidores para que les ayuden a alcanzar sus metas. Lo que los administradores deciden: Wrapp Wrapp (1984) descubrió que los buenos administradores dan a la organización un sentido de dirección general y se vuelven hábiles para desarrollar oportunidades, rara vez hacen declaraciones de política directas y casi nunca tratan de imponer soluciones o programas totales para problemas específicos.

Dedican mucho tiempo y energía a involucrarse en las decisiones y los problemas operativos, a fin de mantenerse bien informados. Estos administradores concentran su tiempo y energía en un subconjunto pequeño de problemas de la organización en el que pueden intervenir con éxito de forma directa. Los administradores mantienen su visibilidad pero evitan quedar atados a políticas rígidas. La perspectiva cognoscitiva y la era posmoderna Aquí la organización es un organismo que conoce y piensa, al igual que los seres humanos tratan de entender su entorno y pueden aprender y conocer las cosas. El rol del administrador es utilizar su capacidad de entendimiento para definir correctamente la situación de la organización a fin de poder actuar (percibir problemas y definir soluciones) y construir la infraestructura para el procesamiento de información y conocimientos de la organización. La eficiencia y eficacia de la organización dependerá de cómo el administrador lo haga. Hay dos escuelas dentro de esta perspectiva: • Escuela de entendimiento gerencial Hace hincapié en el rol clave del administrador en cuanto a percibir e interpretar correctamente los sucesos del entorno, comprender y conceptualizar los problemas que la organización enfrenta, definir el conjunto de soluciones y tomar la decisión de solución. • Perspectiva de la compañía basada en conocimientos Hace hincapié en la recolección, almacenamiento, diseminación y uso de los conocimientos y la información. Entendimiento Gerencial Su premisa básica es que los administradores definen la situación tanto para los empleados como para la compañía, incrementan el valor, la eficacia y la eficiencia de la compañía en la medida en que entienden las cosas correctamente. Algunas otras premisas: - Los administradores crean estructuras de conocimiento (o mapas mentales) que transforman el flujo caótico y ambiguo de sucesos del entorno en “problemas” manejables y se convierten en los cimientos de los programas y las políticas de la organización para salir adelante y sobrevivir. - Los administradores son los encargados de resolver problemas y tomar decisiones, ellos definen los problemas que la organización enfrenta y el éxito es en gran medida el resultado de lo bien que sus administradores resuelvan problemas y tomen decisiones. - Los administradores son los encargados de procesar la información de los entornos externos e interno de la compañía. Cada vez es más común que las herramientas y los sistemas de tecnología de la información coadyuven a este procesamiento de la información. - El administrador obtiene la información con base en su definición de la situación. Crean estructuras, programas y rutinas de procesamiento de información que estudian los entornos externo e interno de acuerdo con las estructuras de conocimiento que ellos tienen. Perspectiva de la compañía basada en conocimientos Se concentra menos en el administrador que en la organización en su totalidad. Su premisa básica es que el éxito de la organización, su supervivencia y eficiencia, dependen de la capacidad de la organización para reunir, producir, mantener, diseminar conocimientos, los cuales sirven para producir bienes y servicios. Algunas otras premisas: - Los conocimientos son el activo productivo y estratégico central de la compañía. - Los conocimientos son un atributo tanto de los individuos como de las organizaciones, estas pueden apropiarse de los conocimientos personales y codificarlos en forma de manuales, software y procedimientos operativos.

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Los conocimientos pueden ser explícitos o tácitos. Los explícitos se codifican en libros, manuales, imágenes, videos, etc. Los tácitos se han creado a lo largo de años de experiencia, incluyen destreza, valores, culturas, etc. Y están incorporados en los individuos y las organizaciones. Las organizaciones y las personales pueden aprender ya que pueden modificar su conducta en base en información y conocimientos nuevos. Los conocimientos pueden estar incorporados en maquinas, todo capital físico es un ejemplo de conocimientos. La función de la compañía es crear valor, sobrevivir y ser eficiente mediante la integración de conocimientos especializados. La estrategia de la compañía es desarrollar aptitudes centrales que otras compañías no puedan copiar fácilmente ni puedan ser objeto de marketing.

En esta perspectiva, dado que las actividades intelectuales y basadas en conocimientos son el corazón de la organización, los administradores deben concentrarse mas en la forma de dirigir a los trabajadores de conocimientos (reunir, adquirir, almacenar y diseminar información y conocimientos) y cómo incorporar conocimientos nuevos en la organización. Las aplicaciones de la tecnología de información se deberán concentrar en los trabajadores de conocimientos y en el manejo de dichos conocimientos. Los equipos y grupos se vuelven mas importantes en esta perspectiva porque la resolución de problemas a menudo requiere la contribución de muchas personas que trabajan en el área problema. Introducción a la toma de decisiones (Niveles, tipos y etapas de la toma de decisiones). La toma de decisiones es una de las funciones más difíciles de los administradores. Los sistemas de información han ayudado a los administradores a comunicar y distribuir información aunque solo los han apoyado de forma limitada en la toma de decisiones. Niveles de toma de decisiones Las diferencias en la toma de decisiones se pueden clasificar según su nivel en la organización: - Nivel estratégico La toma de decisiones estratégica determina los objetivos, los recursos y las políticas de la organización. Un problema importante en este nivel es predecir el futuro de la organización y de su entorno, en este proceso generalmente interviene un grupo pequeño de administradores de nivel superior que manejan problemas complejos, no rutinarios. - Nivel de administración Se ocupa principalmente de la eficiencia y eficacia con que se utilizan los recursos y del desempeño de las unidades operativas. Requiere una interacción estrecha con quienes están llevando a cabo las tareas de la organización, requiere un conocimiento intimo de la toma de decisiones operativas y de la realización de las tareas. - Nivel de conocimiento Se ocupa de evaluar ideas nuevas de productos y servicios, formas de comunicar conocimientos nuevos y formas de distribuir información en toda la organización. - Nivel operativo Determina la forma de llevar a cabo las tareas especificas propuestas por quienes toman decisiones estratégicas y por los administradores de nivel medio y establecer criterios para determinarlas y repartir recursos. Tipos de decisiones: Estructuradas y no Estructuradas

Dentro de cada uno de estos niveles de toma de decisiones, Simon (1960) clasifico las decisiones como programadas y no programadas (o estructuradas y no estructuradas). - Decisiones programadas o estructuradas Son repetitivas y rutinarias e implican un procedimiento definido para manejarlas. - Decisiones no programadas o no estructuradas Son aquellas en las que el encargado de tomarlas debe aportar juicio, evaluación y entendimiento de la definición del problema. Estas decisiones son novedosas, importantes y no rutinarias y no existe un procedimiento convenido para tomarlas. - Decisiones semiprogramadas o semiestructuradas Solo una parte del problema tiene una respuesta bien definida provista por un procedimiento aceptado. Tipos de decisiones y tipos de sistemas La combinación de estas dos perspectivas de la toma de decisiones produce una matriz:

Nivel de la Organización Operativo Tipo de Decisión Estructurada

De conocimiento

No Estructurada

Estratégico

Cuentas por cobrar TP S

Calendarizacion Electrónica O AS

Semiestructurada

De administración

Calendarizacion de proyectos

Excedentes en costos de producción MI S DS S

Ubicación de instalacione s de producción KW S

Diseño de Productos

ES S

Nuevos productos, nuevos mercados

TPS = Sistema de procesamiento de transacciones OAS = Sistema de automatización de oficinas MIS = Sistema de trabajo de conocimiento DSS = Sistema de información gerencial KWS= Sistema de apoyo a decisiones ESS = Sistema de apoyo a ejecutivos

En general es nivel operativo enfrenta problemas bien estructurados, en cambio el nivel estratégico ataca problemas poco estructurados al igual que el nivel de conocimiento. Sin embargo en todos los niveles de organización existen tanto los problemas estructurados como los no estructurados.

Etapa de la toma de decisiones La toma de decisiones consta de varias actividades que se efectúan en diferentes momentos. El encargado de tomar las decisiones debe percibir y entender los problemas, luego diseñar soluciones, seleccionar una solución especifica y por ultimo implementarla. Simon (1960) describe 4 etapas distintas de la toma de decisiones: 1. Obtención de la a información estratégica Consiste en identificar los problemas que se presentan en la organización. Esta informacion indica por que, donde y con qué efectos ocurre una situación. Esto sirve para que los administradores sepan que tan bien se esta desempeñado la organización y en que áreas hay problemas. Aquí los Sistemas de informacion gerencial (MIS) pueden ayudar a identificar problemas. 2. Diseño El individuo diseña posibles soluciones a los problemas, esta actividad tal vez requiera mayor informacion estratégica para que el administrador pueda decidir si una solución es apropiada o no. Los Sistema de apoyo a decisiones pequeños (DSS) son ideales porque operan con base en modelos sencillos. 3. Selección Consiste en elegir entre las alternativas. El encargado de tomar decisiones quizás necesite un Sistema de apoyo a decisiones más grande (DSS) para desarrollar datos más extensos acerca de diversas alternativas. 4. implementación Aquí los administradores pueden usar un sistema que genere informes de rutina sobre el avance de una solución especifica. Los sistemas de apoyo pueden ir desde MIS completos hasta sistemas mucho mas pequeños. En general las etapas de la toma de decisiones no necesariamente siguen un trayecto lineal de obtención de informacion estratégica, diseño, selección e implementación, en cualquier punto del proceso de toma de decisiones podría ser necesario regresar a una etapa anterior. ¿Hay algún problema?

Información Estratégica

¿Que alternativas hay?

Diseño

¿Cuál se debe elegir?

¿Esta funcionando la solución seleccionada?

Selección

Implementació n

Es posible llegar a una decisión después de una serie de evaluaciones en cada etapa del proceso. El encargado de la toma de decisiones a menudo debe repetir una o más de las etapas antes de terminar el proceso. Modelos individuales de toma de decisiones Existen varios modelos que intentan describir la forma en que las personas toman decisiones: • Modelo Racional

Se basa en la idea de que las personas, organizaciones, naciones realizan cálculos o adaptaciones básicamente consistentes que maximizan el valor dentro de ciertas restricciones. Es decir, el actor tiene ante sí alternativas de acción que entiende, cada alternativa tiene un conjunto de consecuencias. El actor elige la alternativa y las consecuencias que están mas alto en la clasificación, que más contribuyen a la meta final. El actor tiene racionalidad exhaustiva, puede clasificar con exactitud todas las alternativas y consecuencias y es capaz de percibirlas todas. Hay varias criticas a este modelo. Primero, que las personas no pueden especificar todas las alternativas existentes, en segundo lugar la mayoría de las personas no tiene metas singulares ni tampoco puede clasificar todas las alternativas y consecuencias. La tercera es que la idea de un numero finito de alternativas y consecuencias no tiene sentido. A pesar de estas criticas, este modelo sigue siendo un modelo atractivo y útil de la toma de decisiones humana • Modelo de satisfacción March y Simon propusieron algunos ajustes al modelo racional riguroso, argumentan que las personas tratan de satisfacer, es decir elegir la primera alternativa disponible que los acerca a su meta final en vez de buscar todas las alternativas y consecuencias (racionalidad ilimitada) proponen una racionalidad acotada es decir limitar el proceso de búsqueda a alternativas ordenadas. • “Arreglárselas como se pueda” Lindblom (1959) describe este método como una serie de “comparaciones limitadas sucesivas”. En primer lugar los individuos y las organizaciones tienen metas en conflicto, las personas tienen que elegir entre políticas que contienen diversas combinaciones de metas en conflicto. Propone una toma de decisiones incremental, examinar alternativas para establecer una combinación de metas y consecuencias, elegir políticas que sean marginalmente diferentes de las del pasado. • Modelo psicológico Los psicólogos han comprobado que los encargados de tomar decisiones eligen metas, pero difieren en términos de reunir y evaluar la información. Existen dos estilos cognoscitivos que se tienen que ver directamente a los sistemas de informacion. Los tomadores de decisiones sistemáticos abordan un problema estructurándolo con algún método formal, evalúan y reúnen informacion en términos de su método estructurado. Los tomadores de decisiones intuitivos en cambio abordan un problema con múltiples métodos utilizando prueba y error para encontrar una solución y no suelen estructura la obtención ni la evaluación de la informacion. La existencia de estos estilos no contradice el modelo racional sino que simplemente dice que hay diferentes formas de ser racional. Modelo de la toma de decisiones de organizaciones Por lo general la toma de decisiones no corre por cuenta de un solo individuo, sino de un grupo u organización entera. Los modelos de toma de decisiones de organizaciones toman en cuenta las características estructurales y políticas de la organización. Se han propuesto varios modelos para describir como se toman decisiones en las organizaciones: • Modelo Burocrático La idea dominante es que lo hecho por las organizaciones es el resultado de procedimientos operativos estándar afinados a lo largo de años de uso activo. Las acciones específicas que realiza una organización son producto de una o varias subunidades de ésta. Los problemas se dividen en sus componentes los cuales se reparten entre grupos especializados. Cada subunidad de la organización tiene varios procedimientos operativos estándar (SOP) que invoca para resolver un problema, las organizaciones raras veces modifican estos SOP porque ello podría requerir cambios en el personal e incurrir en riesgos. Aunque se contratan a administradores de nivel superior y a líderes para coordina y dirigir la organización, en la práctica estas personas están limitadas por subunidades que solo saben de su área, las cuales informan a los niveles superiores y proporcionan soluciones

estándar. La alta gerencia no puede tomar decisiones que las subunidades no sean capaces de apoyar. • Modelo Político El poder en las organizaciones se comparte, hasta los trabajadores del nivel más bajo tienen cierto poder. En este modelo lo que la organización hace, es resultado de negociaciones políticas efectuadas entre dirigentes y grupos de interés clave. Las políticas y acciones de la organización son una mezcla de tendencias en conflicto que reflejan los distintos intereses, la desigualdad del poder y la confusión. • Modelo de “Basurero” Afirma que las organizaciones no son racionales. La toma de decisiones es en gran medida accidental y es producto de que las soluciones se vinculen con los problemas por razones accidentales. Cómo

la tecnología de administración

información

ha

modificado

el

proceso

de

Existe una diferencia enorme entre la forma en que los administradores resolvían los problemas en el pasado y cómo cada vez mas administradores, lo hacen hoy. Administración tradicional y contemporánea Los puntos de vista contemporáneos se apoyan mucho más en la participación y facultación de los administradores de nivel medio y los obreros. La tarea de la gerencia es hacer posible que los empleados alcancen sus metas y las de la compañía. Según el punto de vista contemporáneo una parte muy importante del éxito de las organizaciones es entender correctamente el entorno, abrir la organización a influencias externas y en general ajustar a la organización a las corrientes sociales y éticas contemporáneas. En las perspectivas más tradicionales, es preciso decir a los trabajadores qué deben hacer y no conocen o no les importa las metas de la compañía. En estas circunstancias se requieren extensos y costosos sistemas de control. En las organizaciones mas viejas y grandes prevalecen los estilos de administración tradicional, en cambio en las más jóvenes, emprendedoras y más pequeñas son comunes los estilos gerenciales más contemporáneos aunque no son universales. La tecnología de la información ha tenido que ver en el cambio gerencial, al proporcionar una herramienta más potente con que los administradores desempeñan sus roles tanto tradicionales como modernos. Los sistemas de información contemporáneos permiten a los administradores obtener, analizar y obtener con rapidez montañas de datos, como así también responder con mayor rapidez al entorno de negocios tan variable Los administradores monitorean, planifican y pronostican con más precisión y rapidez. Sin embargo, los sistemas de información no apoyan fácilmente algunos roles gerenciales y los administradores necesitarán superar predisposiciones psicosociales y la resistencia al cambio para encontrar formas útiles de aprovechar Internet y otras tecnologías en la transformación del proceso de administración. Es evidente que hay nuevas formas de organizar el trabajo, habilitadas en parte por la nueva tecnología. La cuestión central de organización es si las organizaciones tradicionales pueden modificar o no su estructura interna para lograr que surjan nuevas formas de organizarse y dirigir. Cada una de las tres escuelas de administración puede aprovechar la tecnología de la información para mejorar la eficacia de sus administradores. Las redes y las herramientas de comunicación y colaboración son especialmente útiles para apoyar la labor de los administradores en la “nueva” organización en la que más trabajo se distribuye entre grupos pequeños y equipos de tarea en la que se asigna más responsabilidad a los empleados.

Escuela de Administración Escuela técnico-racional Análisis del trabajo

Administración

Escuela Conductual Planificar

Organizar

Dirigir

Controlar

Innovar

Tradicional

Contemporánea

Estudios de tiempos y movimientos para aumentar la eficiencia de los trabajadores individuales Desarrollar intrincadas estructuras jerárquicas de producción de informes

Analizar grupos de Usar IT para someter a trabajadores “reingeniería” los y procesos de procesos de negocios negocios en busca enteros de incrementos rápidos, pero drásticos, de la productividad. Analizar el flujo de Usar IT como software de información “flujo de trabajo”, haciendo más eficiente el movimiento de documentos en las organizaciones del sector servicio que hacen uso intensivo de información.

Planificación descendente centralizada de la alta gerencia

Descentralizada, participan todas las unidades y los empleados con apoyo gerencial La gerencia define una Permitir a los división del empleados trabajo autoorganizar estable equipos de proyecto. La gerencia inspira a Permitir a los los empleados empleados o hacer su los amenaza trabajo lo para que mejor que tengan un puedan y buen sepan, desempeño construir y activar redes, todos los empleados dirigen. Crear sistemas de Bajar los controles control hasta los microgerenci equipos de al precisos. proyecto, usar controles de grupos de iguales, concentrarse en los resultados generales con sistemas computarizad os. Unidades de Las innovaciones investigación provienen de y diseño de clientes, productos empleados y centralizadas administrador y es en todos especializada los niveles. s

Rol de la tecnología de información

Usar IT (Ej. Internet) para incluir a más personas en el proceso de planificación.

Usar redes para facilitar la autoorganización de equipos Usar redes para mantener el contacto con los subordinados y supervisar el trabajo

Usar IT para desarrollar controles de organización en tiempo real.

Usar conferencias electrónicas y otras técnicas para generar nuevas ideas de negocios; las herramientas de apoyo a decisiones de grupos son útiles.

Entornos

Escuela cognoscitiva Entendimiento

Aprendizaje de la organización

Base de conocimientos

Hostiles y competitivos requieren fronteras fuertes y actitud defensiva.

Competitivo pero con Usar IT para monitorear potencial continuamente para alianzas, cambios clave en recursos y el entorno, coaliciones, fomentar el uso requiere de fuentes no ajuste rutinarias de proactivo y el información para debido superar las entendimient predisposiciones o para tener de la éxito. organización.

Los administradores Los sistemas de individualme información nte entienden formales e a fondo la informales situación de afectan a las la compañía. actividades de entendimient o colectivas. Los conocimientos de la organización son capturados por las rutinas, los procedimient os y los procesos de negocios de la compañía. Los activos financieros y físicos son los cimientos de la compañía

Los conocimientos de la organización son capturados por los sistemas de información que operan en la organización. Las aptitudes centrales, los conocimiento s y los trabajadores son activos claves

Construir sistemas de información como verificadores de la realidad, con mucha información que no pueda se depurada por individuos y grupos predispuestos. Usar IT explícitamente para crear, almacenar y diseminar los conocimientos de la organización, empleando extracción de datos, multimedios e Internet. Usar IT para capturar las aptitudes centrales en software si es posible así como para coordina y dirigir la labor de los trabajadores de conocimientos a fin de aumentar su productividad.

Implicaciones para el diseño de sistemas Los sistemas de información tienen múltiples usos y cabe la posibilidad de que los sistemas se usen, en la realidad, de formas no contempladas por los diseñadores. Los administradores modernos aprecian muchos los sistemas de información ad hoc (menos formales) que pueden construir rápidamente, que utilizan información más actual y se pueden ajustar a las situaciones únicas de un grupo gerencial específico. Los diseñadores y constructores de sistemas deben apreciar la importancia de crear sistemas capaces de procesar información en el nivel más general, comunicarse con otras fuentes de información tanto dentro como fuera de la organización y ofrecer un medio de comunicación eficaz entre los administradores y los empleados. Los sistemas deben construirse pensando en apoyar la toma de decisiones de grupo y organización. Las investigaciones sobre toma de decisiones indican que los diseñadores de sistemas de información deben diseñarlos con las siguientes características: • Que sean flexibles, con muchas opciones para manejar datos, evaluar información y dar cabida a cambios en el aprendizaje y el crecimiento tanto de los individuos como de la organización • Que puedan apoyar diversos estilos, habilidades y conocimientos. • Que cuenten con varios modelos analíticos e intuitivos para la evaluación de datos.

• •

Que reflejen las necesidades burocráticas y políticas de los sistemas con características para dar cabida a intereses diversos. Que reflejen un entendimiento de los límites de los cambios en las políticas y procedimientos de la organización y una conciencia de lo que pueden y no pueden hacer los sistemas de información.

Sistema de información Gerencial Laudon & Laudon Capítulo 6 Computadoras y procesamiento de información ¿Qué es un sistema de computación? Los sistemas de computación actuales se pueden dividir en 6 componentes principales: • Unidad de procesamiento central (CPU) Manipula los datos en bruto para darles una forma más útil y controla las otras partes del sistema de computación. Es una unidad aritmética y lógica y unidad de control. • Almacenamiento primario Guarda temporalmente los datos y las instrucciones de programa durante el procesamiento • Almacenamiento secundario Almacena datos y programas cuando no se están usando en el procesamiento (discos magnéticos y ópticos, cinta magnética) • Dispositivos de entrada Convierten datos e instrucciones a una forma electrónica para introducirlos en la computadora (mousse, teclado) • Dispositivos de salida Convierten los datos electrónicos que el sistema de computación produce y los exhiben en una forma que las personas puedan entender (impresoras, terminales de vídeo y salida de audio). • Dispositivos de comunicación Crean conexiones entre la computadora y las redes de comunicación. Los buses son canales para transmitir datos y señales entre las partes del sistema de computación. Cómo las computadoras representan los datos Para que la información fluya a través de un sistema de computación y tenga en una forma susceptible de procesarse, todos los símbolos, imágenes y palabras se deben reducir a una cadena de dígitos binarios. Un dígito binario se llama bit y representa un cero o bien un uno. BIT

0o1

1

Presencia de una señal electrónica o magnética Ausencia de una señal electrónica o magnética Cadena de 8 bits. Empleada para almacenar un número o un carácter. Los caracteres se representan con un byte para cada letra.

0 BYTE

Las computadoras digitales operan directamente con dígitos binarios ya sea individualmente o encadenados para formar bytes. Cada bytes puede servir

para almacenar un número digital, un símbolo, un carácter o una parte de una imagen. EBCDIC se usa en las macrocomputadoras IBM y de otras marcas y ASCII se usa en la transmisión de datos, computadoras personales y algunas computadoras más grandes. La CPU y el almacenamiento primario La unidad de procesamiento central (CPU) es la parte del sistema de computación en la que se manipulan los símbolos, números y las letras y se controlan las demás partes del sistema de computación. Consiste en una unidad de control y una unidad de aritmética y lógica. Cerca de la CPU está el almacenamiento primario (también llamado memoria primaria o principal) en el que se guardan temporalmente los datos y las instrucciones de programa durante el procesamiento. Tres tipos de buses vinculan a la CPU, al almacenamiento primario y a los demás dispositivos del sistema de computación: 1. Bus de datos Transfiere éstos desde y hacia la memoria principal. 2. Bus de direcciones Transmite señales para localizar una dirección dada en el almacenamiento primario. 3. Bus de control Transmite señales que especifican si se debe leer o escribir datos en una dirección de almacenamiento primario dada, un dispositivo de entrada o un dispositivo de salida. Las características de la CPU y el almacenamiento primario son muy importantes para determinar la rapidez y las capacidades de una computadora. Almacenamiento primario Tiene tres funciones: 1. Guardar todo o una parte del programa que se está ejecutando 2. También se guardan los programas de sistema operativo que controlan el funcionamiento de la computadora. 3. Esta área contiene los datos que el programa está usando. Los datos y programas se colocan en almacenamiento primario antes de ser procesados, entre los pasos del procesamiento y después de terminarlo, antes de ser devueltos al almacenamiento secundario o enviarse a los dispositivos de salida. El almacenamiento primario interno se conoce como RAM o memoria de acceso aleatorio (se llama así porque puede acceder a ella directamente de cualquier posición elegida aleatoriamente en el mismo lapso). Unidad de procesamiento Central (CPU) Unidad de aritmética y lógica 22 + 11 = 33 9 > 10 Unidad de control Bus de datos Bus de direcciones Bus de control

Almacenamiento primario

Dispositivo s De entrada

Dispositivo s de salida

Almacenamiento secundario

El almacenamiento primario se divide en posiciones de almacenamiento llamada bytes, cada posición contiene un conjunto de ocho dispositivos binarios, cada uno de los cuales puede almacenar un bit de información. El conjunto de ocho bits contenidos en cada posición de almacenamiento alcanza para almacenar una letra, un dígito o un símbolo especial utilizando EBCDIC o ASCII. Cada byte tiene una dirección única, similar a un buzón que indica dónde se encuentra dentro de la RAM. La computadora puede recordar dónde están los datos de todos los bytes con sólo conocer las direcciones. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 n

1 2 3 4 5 6 7 8 9 n 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

1 byte en cada buzón 1 1 1 1 0 0 0 0 Cada buzón contiene ocho [n,1] conmutadores o transistores que representan representan ocho bits. EBCDIC

En este ejemplo el buzón contiene ocho bits que el número cero codificado en

Casi toda la información utilizada por una aplicación de computadora se guarda en dispositivos de almacenamiento secundario, como discos y cintas, situados fuera del área de almacenamiento primario. Para que la computadora pueda trabajar con la información, ésta se debe transferir al almacenamiento primario para ser procesada por lo tanto continuamente se están leyendo datos del área de almacenamiento primario y se están escribiendo en ella durante la ejecución de un programa. Tipos de memoria de semiconductores El almacenamiento primario se compone de semiconductores. Un semiconductor es un circuito integrado que se produce imprimiendo miles o millones de diminutos transistores en un pequeño trozo de silicio. Se usan varios tipos distintos de memoria de semiconductores en el almacenamiento primario. La RAM se usa para guardar a corto plazo datos o instrucciones de programa, es volátil y su contenido se pierde si se interrumpe la alimentación eléctrica de la computadora. La ROM o memoria de solo lectura solo puede leerse no es posible escribir en ella, se usa en computadoras de aplicación general parra almacenar programas importantes o poco frecuentes. Hay otras subclases de chips de ROM: • PROM o memoria programable de sólo lectura

Estos chips se pueden programar una sola vez, así es posible producirlos universalmente para muchos fabricantes, en serie de producción grandes. • EPROM o memoria programable y borrable de sólo lectura Se usan para controlar dispositivos cuyo programa podría tener que modificarse con cierta regularidad, con estos chips el programa puede borrarse y reprogramarse. La unidad de aritmética y lógica y la unidad de control La unidad de aritmética y lógica (ALU) efectúa las principales operaciones aritméticas y lógicas de la computadora (suma, resta, multiplica y divide, determina si un numero es positivo, negativo o cero y realiza funciones de aritmética). También la ALU debe poder determinar cuando una cantidad es mayor o menor que otra o cuando son iguales. Puede ejecutar operaciones de lógica con los códigos binarios de letras así como con los números. La unidad de control coordina y controla las otras partes del sistema de computación, lee un programa almacenado instrucción por instrucción y ordena a otros componentes del sistema de computación que realicen las tareas que pide el programa. La serie de operaciones necesarias para procesar una sola instrucción de máquina se llama ciclo máquina y tiene dos partes: 1. Ciclo de instrucción Durante este ciclo la unidad de control recupera una instrucción de máquina del almacenamiento primario y lo decodifica colocando en un registro de instrucción especial la parte de la instrucción que indica a la ALU lo que debe hacer a continuación y en un registro de dirección la parte que especifica la dirección de los datos que se usarán en la operación (un registro es una posición de almacenamiento temporal en la ALU o en la unidad de control en la que residen pequeñas cantidades de datos e instrucciones justo antes de usarse). 2. Ciclo de ejecución Durante este ciclo la unidad de control localiza los datos requeridos en el almacenamiento primario, los coloca en un registro de almacenamiento, ordena a la ALU que ejecute la operación deseada, almacena temporalmente el resultado de la operación en un acumulador y por último coloca en resultado en la memoria primaria. Cuando se termina de ejecutar una instrucción la unidad de control avanza a la siguiente instrucción del programa y la lee. 2. Decodificar instrucción

3. Colocar en registro de instrucción

Decodificador 1. Traer instrucción

Registro de instrucción

4. Colocar en registro de dirección

Registro de dirección

8. Enviar resultado al acumulador

Registro de almacenamiento

5. Enviar datos de memoria principal a registro de almacenamiento

Acumulador

Estos son los pasos del ciclo de máquina el cual tiene dos etapas de operación CPU principales: el ciclo de instrucción (ciclo I) y el ciclo de ejecución (ciclo E). Cada ciclo consta de varios pasos que se requieren para procesar una sola instrucción de 6. Ordenar a la ALU que 7. La ALU efectúa la operación máquina en la CPU. deseada efectúe la operación Computadoras y procesamiento por computadora

deseada

Hay diferentes clasificaciones de computadoras. Es posible usar el tamaño y la velocidad de procesamiento para clasificar las computadoras contemporáneas.

Categorías de computadoras • Macrocomputadoras Es la computadora más grande, una maquina muy potente con gran cantidad de memoria y capaz de procesar datos a alta velocidad. Se usan en aplicaciones de negocios, científicas o militares de gran magnitud, en las que es preciso manejar enormes cantidades de datos o muchos procesos complicados. • Minicomputadoras Es una computadora mediana del tamaño de un escritorio de oficina, que suele usarse en universidades, fabricas o laboratorios de investigación. • Computadoras personales (PC) o microcomputadoras Se puede colocar sobre un escritorio o llevarse de una habitación a otra. Las PC portátiles más pequeñas a menudo se usan como máquinas de escritorios portátiles cuando se viaja. Las PC se usan como máquinas personales y también para los negocios. • Estaciones de trabajo También cabe en un escritorio pero tiene funciones matemáticas y de procesamiento de gráficos más potentes que una PC, y puede realizar tareas más complicadas en el mismo lapso. Se utilizan en trabajos científicos, de ingeniería y de diseño que requieren grandes capacidades de gráficos o de cómputo. • Supercomputadoras Es una máquina muy sofisticada y potente que se usa para tareas que requieren cálculos extremadamente rápidos y complejos con cientos de miles de factores variables. Se han usado tradicionalmente para trabajos científicos y militares pero también se están empezando a usar en los negocios. El problema con este esquema de clasificación es que la capacidad de las máquinas cambian con gran rapidez. Cualquiera de estas categorías de computadoras se puede diseñar para soportar una red de computadoras, lo que permite a los usuarios compartir archivos, software, dispositivos periféricos como impresoras y otros recursos de la red. Los servidores se optimizan específicamente para usarse en red, con gran capacidad de memoria y almacenamiento en disco, funciones de comunicación de alta velocidad y CPU potentes. Supercomputadoras y procesamiento paralelo La supercomputadora es un tipo de computadora especialmente avanzado y potente que se usa sobre todo para efectuar calculos en extremo rapidos y complejos con cientos o miles de factores y variables. Aunque son muy constosas, se estan comenzando a usar en los negocios para la extraccion de datos y la manipulacion de grandes cantidades de informacion. No procesan una instrucción a la vez, sino que se apoyan en el procesamiento paraleo, que es un tipo de procesamiento en el que se puede procesar mas de una instrucción a la vez, dividiendo el problema en partes mas pequeñas y procesandolo simultaneamente con varios procesadores. El procesamiento secuencial, cada tarea se asigna a una CPU que procesa una instrucción a la vez. En el procesamiento paralelo se asignan varias tareas a multiples unidades de procesamiento para agilizar la obtencion del resultado. Procesamiento Secuencial Paralelo Programa

Programa

Tarea 1 CP U

Programa

Procesamiento

Resultado

CPU Tarea 1

CPU Tarea 2

CPU Tarea 3

CPU Tarea 4

Resultado

Tarea 2 CP U

Resultado Microprocesadores y poder de procesamiento El poder de prosesamiento de las computadoras depende en parte de la velocidad y el desempeño de sus microprocesadores. Factores que afectan la velocidad • La longitud de palabra es el numero de bits que la computadora puede procesar a la vez. Cuanto mayor sea la longitud de palabra, mayor es la velocidad de la computadora. • La duracion de un ciclo, cada suceso en una computadoras se debe encadernar de modo que un paso siga logicamente a otro. Este ritmo se establece con un reloj interno y se mide en megahertz (MHz) que es igual a un millon de ciclos por segundo. • La anchura del bus de datos, la cual determina que numero de bits se pueden transferir a la vez entre la CPU, el almacenamiento primario y los demas dispositivos de la computadora. Es posible hacer mas rapidos los microprocesadores utilizando computacion con conjunto de instrucciones reducido (RISC) en su diseño. Las computadoras RISC solo tienen incorporadas las instrucciones de uso mas frecuentes a diferencia de los chips convencionales que tienen varios cientos de instrucciones incorporadas en sus cirucitos y que requieren varios ciclos de reloj para ejecutar una sola instrucción. Las CPU RISC pueden ejecutar la mayor parte de las instrucciones en un solo ciclo de maquina y a veces varias instrucciones al mismo tiempo. Esta tecnica es mas apropiada para la computacion cientifica y de estaciones de trabajo. Se han desarrollado microprocesadores optimizados para multimedios y graficos a fin de mejorar el procesamiento de aplicaciones visualmente intensivas. El microprocesador MMX (MultiMedia eXtension) es un chip Pentium modificado con instrucciones adicionales para mejorar el desempeño de muchas aplicaciones que manejan graficos y sonidos. Redes de computadoras y computacion cliente/servidor El uso de multiples computadoras enlazadas por una red de comunicaciones de denomina procesamiento distribuido. A diferencia del procesamiento centralizado en el que todo el procesamiento corre por cuenta de una computadora central grande, el procesamiento distribuido reparte el trabajo entre la PC, minicomputadoras y macrocomputadoras interconectadas. Una forma muy utilizada de procesamiento distribuido es la computacion cliente/servidor la cual divide el procesamiento entre clientes y servidores. Ambos estan en red pero a cada maquina se le asignan las funciones que mejor puede desempeñar. El cliente es el punto de ingreso de usuario para la funcion requerida en la computacion cliente/servidor. Normalmente es una computadora de escritorio, una estacion de trabajo o una computadora portatil. El servidor presta servicios al cliente en cuanto a datos o funcionalidad y realiza funciones de segundo plano que los usuarios no ven como controlar las actividades de red. Solicitudes

Cliente

Servidor

CPU Tarea 5

Datos y Servicios

Interfase con el usuario Funcion de aplicación Aplicación

Datos

Funcion de

Recursos de red

El procesamiento se divide entre maquinas clientes y maquinas servidoras, interconectadas por una red. Los usuarios interactuan con las maquinas clientes. Existen varias formas de dividir entre los clientes y los servidores de una red los componentes de interfase (forma en que el usuario percibe visualmente la aplicación),de logica (logica de procesamiento que depende de las reglas de negocio de la organización) y de administracion de datos (forma en que se almacenan y manejan los datos que la aplicación usa). La division exacta de las tareas depende de los requisitos de cada aplicación incluidas sus necesidades de procesamiento, numero de usuarios y recursos disponibles. En algunas compañias las redes clientes/servidor con PC han sustituido a las macrocomputadoras y minicomputadoras. El proceso de transferir aplicaciones de computadoras grandes a otras mas pequeñas se denomina reduccion de tamaño y tiene muchas ventajas. Computadoras de red y costo total de propiedad Las computadoras de red son versiones mas pequeñas, sencillas y economicas de las PC tradicionales con capacidades de almacenamiento y procesamiento minimas, las mas simplificadas no almacenan programas de software ni datos de forma permanente. Los usuarios bajan el software o los datos que necesitan de una computadora central a traves de internet o de la propia red interna de la organización. Si se manejan correctamente, tanto las computadoras de red como la computacion cliente/servidor pueden reducir el costo total de propiedad (TCO) de los recursos de tecnologia de informacion. El TCO es el costo total de poseer recursos tecnologicos, incluye los costos de compra iniciales, el costo de modernizar harware o software, mantenimiento, soporte tecnico y capacitacion. Los programas y aplicaciones no tienen que comprarse, instalarse y modernizarse para cada usuario porque el software se suministra y se mantiene desde un punto central asimismo las computadoras no tienen que almacenar forzosamente su propio contenido porque se entregan muchos datos e informacion a traves de la Web. Algunos investigadores piensan que centralizar el control de la computacion ahoga la iniciativa y creatividad de los trabajadores, asimismo hasta ahora se ha diseñado muy poco software para este modelo de computacion. Por otra parte en caso de que ocurriera un fallo en la red cientos o miles de empleados quedarian imposibilitados de usar sus computadoras. La compañía debe examinar con detenimiento la forma en que las computadoras de red encajarian en su infraestructura de tecnologia de informacion.

• •

Computadoras de Red Ventajas Desventajas Bajos costos de compra y • Poca fiabilidad tanto de las redes mantenimiento internas como de Internet. Requieren menor soporte tecnico y • Ocio de los trabajadores si la red se mantenimiento cae. • Menor funcionalidad y flexibilidad que las PC.

En cuanto a las computadoras portatiles, el costo toal de propiedad puede ser hasta 60% mas alto que el de las maquinas de escritorio. Gran parte de esta diferencia se debe a que los gastos por operaciones de usuario final son mas altos. Son mas dificiles de configurar, apoyar y mantener que las de escritorio. Si no funciona durante varias horas la compañía puede sufrir grandes perdidas en productividad. Hay varias formas de acortar el tiempo de inactividad de estas computadoras, utilizar componentes intercambiables (si falla se puede instalar un componente compatible y tener funcionando otra vez la computadora en un tiempo corto), desmontar el disco duro e introducirlo en otra computadora del mismo modelo, que el proveedor proporcione servicios rapido. Almacenamiento secundario Es el almacenamiento no volatil (que no requiere alimentacion electrica) de datos a relativamente largo plazo fuera de la CPU y del almacenamiento primario. Existen muchos tipos de almacenamiento secundario, los mas comunes son • Disco magnetico Medio de almacenamiento secundario en el que los datos se almacenan como puntos magnetizados en un disco duro o en uno flexible. Los discos duros (que se usan en las unidades de disco comerciales y en las PC) son discos magneticos que consiste en un plato de acero delgado con un recubrimiento de oxido de hierro. En los sistemas mas grandes se montan varios discos duros juntos sobre un eje vertical. Los datos se almacenan en pistas que son circulos concentrico en la superficie de un disco donde los datos se almacenan como puntos magneticos, cada pista puede contener miles de bytes. El cilindro representa las pistas circulares en la misma linea vertical dentro de un paquete de discos. Todo el paquete de discos esta alojado en una unidad de disco. El desempeño de la unidad de disco se puede mejorar utilizando una tecnologia llamada RAID, estos dispositivos juntan mas de 100 unidades de disco mas pequeñas que un chip controlador y sofware especializado en una sola unidad grande, para suministrar datos a traves de varios trayectos simultaneamente, lo que reduce el tiempo de acceso al disco. RAID puede ser mas confiable que las unidades de disco estandar porque hay otras unidades disponibles para suministrar datos si una unidad falla. Los discos flexibles son discos planos de poliester con un recubrimiento magnetico. El acceso a ellos es muchos mas lento que a los discos duros. Utilizan un metodo de sectores para almacenar datos en el que el disco se divide en secciones con forma de sector circular. A cada sector se le asigna un numero unico para poder localizar datos empleando el numero de sector. Los discos magneticos de la computadora tanto grandes como pequeñas permiten obtener acceso directo a registros individuales. Los discos magneticos son un dispositivo de almacenamiento de acceso directo (DASD), esta tecnologia permite a la CPU localizar un registro directamente. Sin embargo los DASD son mas costosos que la cinta magnetica. • Disco optico o discos compactos o discos opticos de laser Almacena datos con densidades mucho mayores que los discos magenticos y se pueden usar tanto en PC como en computadoras grandes. Los datos se graban en el disco con un rayo laser que hace perforaciones microscopicas en la capa reflejante de una pista espiral. Pueden guardar cantidades enormes de datos en una forma muy compacta y se lee con un rayo laser de baja potencia que barre el disco. El mas comun que se usa con las PC se denomina CD-ROM (disco compacto-memoria de solo lectura). No es posible escribir datos nuevos en ellos, solo pueden leerse. Los discos opticos son mas apropiados para aplicaciones en las que hay que almacenar de forma compacta grandes cantidades de datos que no cambian. Los CD-ROM son menos vulnerables que los discos flexibles al magnetismo, a la suciedad y al manejo brusco.

Los sistemas de dissco optico WORM (escribir una vez, leer muchas veces) permite a los usuarios grabar datos una sola vez, los datos no pueden borrarse pero pueden leerse indefinidamente. La tecnologia CD-R (disco compacto grabable) permite a los usuarios grabar sus propios CD-ROM economicamente utilizando una grabadora especial. Se ha desarrollado una nueva tecnologia CD-RW que permite a los usuarios crear discos opticos regrabables, su velocidad de acceso es mas baja que los discos magneticos y son mas costosos que los medios magneticos. Los DVD (videodiscos digitales) son un medio de almacenamiento optico de alta capacidad para guardar videos de larga duracion y grandes cantidades de datos. • Cinta magnetica Es una tecnologia vieja que todavia se usa para almacenamiento secundario de grandes volumenes de informacion, es de bajo costo. La informacion se almacena sucesivamente en forma de puntos magnetizados y no magnetizados en una cinta. Las cintas pueden reutilizarse muchas veces y tienen una relativa estabilidad. Las desventajas son que almacenan datos en forma secuencial y lenta en comparacion con otros medios de almacenamiento secundario. Todos estos medios pueden transferir gran cantidades de datos rapidamente a la CPU. El almacenamiento secundario requiere movimiento mecanico para acceder a los datos y por eso, es relativamente lento en comparacion con el almacenamiento primario. Dispositivos de entrada y salida Dispositivos de entrada Los teclados siguien siendo el principal metodo de captura de datos para introducir texto y datos numericos en una computadora. No obstante los dispositivos apuntadores (como el raton y las pantallas sensibles al tacto) se estan popularizando. • Dispositivos apuntadores El raton es un dispositivo de entrada que se sostiene con la mano y cuyo movimiento sobre el escritorio controla la posicion del cursor en la pantalla de la computadora. Las pantallas sensibles al tacto son faciles de usar y permiten introducir o seleccionar comandos y datos tocando la superficie de la pantalla sensibilizada de un monitor con el dedo o con un puntero. • Automatizacion de datos fuentes Es una tecnologia de entrada que captura los datos en un forma que la computadora entiende en el momento y el lugar en que los datos se crean. Algunos ejemplos son los sistemas de punto de venta, los lectores de codigo de barras y otros dispositivos que reconocen caracteres opticamente. Una de las ventajas tecnicas es que se eliminan multiples errores que cometen las personas al usar teclados o introducir datos. - Los dispositivos de reconocimiento optico de caracteres (OCR) es una forma de automatizacion de datos fuentes en la que los dispositivos de exploracion optica leen datos especialmente diseñados de documentos fuente y los traducen a una forma digital para la computadora. El codigo optico de uso mas extendido es el codigo de barras en los que los datos de identificacion se codifican en forma de una serie de barras. - La tecnologia de entrada de reconocimiento de caracteres de tinta magnetica (MICR) traduce caracteres escritos en tinta magnetica a codigos digitales que pueden procesarse. - En cuanto a los dispositivos que reconocen escritura a mano, como las tablillas, cuadernos y libretas basadas en pluma son tecnologias de entrada nuevas con gran futuro y consisten en una pantalla plana y un instrumento parecido a una plumna que digitaliza la escritura a mano. Esta tecnologia requiere software especial de reconocimiento de

-

patrones para aceptar entradas basadas en pluma, en lugar de entradas de teclado. Los exploradores digitales (escaneres) son dispositivos de entrada que traducen imágenes de graficos o documentos en forma digital para procesarlos. Los dispositivos de entrada de vos convierte la palabra hablada a una forma digital para su procesamiento. Los sensores son dispositivos que obtienen datos directamente del entorno para introducirlos en un sistema de computacion.

Entrada y procesamiento por lotes y en linea Los sistemas de informacion reunen y procesan informacion de dos maneras 1. Mediante procesamiento por lotes Metodo para recolectar y procesar datos en el que las transacciones se acumulan y almacenan en un archivo de transacciones que contiene todas las transacciones para un periodo dado, hasta un momento dado en el que es conveniente o necesario procesarlas como grupo. Cada cierto tiempo este archivo de transacciones se usa para actualizar un archivo maestro que contiene informacion permanente acerca de las entidades. La adicion de los datos de transacciones al archivo maestro crea un nuevo archivo maestro. Este fue el unico metodo de procesamiento hasta principios de los años sesenta y otodavia se usa en sistemas viejos o en algunos sistemas con grandes volumenes de transacciones. Dado que los lotes se procesan a intervalos regulares por ejemplo cada dia cada semana o cada mes la informacion del sistema no siempre estara actualizada. A menudo usan cintas como medio de almacenamiento. 2. Mediante procesamiento en linea Metodo para recolectar y procesar datos en el que las transacciones se introducen directamente en el sistema de computacion utilizando un teclado, dispositivo apuntador o automatizacion de datos fuente y se procesan de inmediato. Hay una conexión directa con la computadora para la entrada y salida. La informacion del sistema suele estar actualizada, el archivo maestro se actualiza constantemente. Se usan discos como medio de almacenamiento que permiten el acceso inmediato a elementos especificos. Las exigencias del negocio determina el tipo de procesamiento. Si el usuario necesita informacion o salidas periodicos u ocacionales con nominas o informes de fin de año el procesamiento por lotes es mas efeciente. Si el usuario necesita informacion y procesamientos inmedaitos como un sistema de reservacion de vuelos el sistema debe usar procesamiento en linea. Dispositivos de salida • Tubos de rayos cadoticos (CRT) Pantalla, tambien conocida como terminal de exhibicion de video (VDT). Proporciona una imagen visual tanto de las entradas del usuario como de las salidas de la computadora. Tiene un cañon electronico que emite un haz de electrones para iluminar los pixeles de la pantalla, cuantos mas pixeles tenga la pantalla mas alta sera la definicion. Los dispositivos CRT para graficos a menudo utilizan mapa de bits los cuales permiten a la computadora direccionar y manipular cada pixel de la pantalla. • Impresoras y graficadores Produce salida permanente en papel tanto de texto como de graficos. Hay impresoras de impacto (maquina de escribir estandar o impresora de matriz de puntos) y de no impacto (impresoras laser, de inyeccion a tinta y de transferencia termica). Se pueden crear documentos graficos de alta calidad empleando graficadores con plumas multicolores para dibujar (en lugar de imprimir) las salidas de la computadora. • Otros dispositivos de salida

El dispositivo de salida de voz es un convertidor de datos de salida digitales en palabras habladas. La salidad de audio como musica y otros sonidos se pueden generar con altavoces conectados a la computadora. Las aplicaciones multimedios incluidas las de la web, tambien pueden producir graficos ovideo como salida visual. Tendencias en tecnologia de informacion Durante los ultimos 30 años la baja en los costos de la computacion ha sido en un factor de 10 mientras que el aumento en la capacidad en un factor de por lo menos 100. Los microprocesadores actuales pueden colocar una macrocomputadora en un escritorio, un portafolios y tal vez pronto en el bolsillo de una camisa. Al volverse cada vez mas pequeñas y mas faciles de usar, las computadoras y su inteligencia se incorporaran en mas y mas aspectos de la vida cotidiana. Las computadoras y tecnologias de informacion relacionadas combinaran cada vez mas datos, imágenes y sonidos, enviandolos por extensas redes capaces de procesar todos esos tipos de informacion con la misma facilidad. Esto puede ser posible mediante el uso de • Multimedios Interactivos Son tecnologias que facilitan la integracion de dos o mas tipos de medios como texto, graficos, sonido, voz, video con pleno moviemiento o animacion en una aplicación computarizada. Un sistema multimedio sencillo consiste en una PC con un microprocesador de 32 bits, un monitor color de alta definicion, una unidad de disco duro de alta capacidad y una unidad de CD-ROM. Las posibilidades de esta tecnologia son infinitas pero son especialmente utiles en las areas de capacitacion y presentaciones. Las paginas web interactivas, repletas de graficos, sonidos, anmaciones y videos con pleno movimiento han hecho a los multimedios populares en internet. Los cortos de audio se suministran empleando tecnologia continua que permite procesar datos de audio y video en forma de un flujo constante y continuo a medida que se bajan de la web. Los sitios web multimedios tambien se usan para vender productos digitales como piezas de musica digitalizadas. El MP3 es un estandar de compresion capaz de reducir el tamaño de archivos de audio para transferirlos por internet practicamente sin perder calidad. • Superchips o computadoras de quinta generacion Se ha logrado que los microprocesadores operen con mayor rapidez rediciendo la distancia entre transistores. Este proceso hace que la corriente electrica tenga que viajar por tramos mas cortos. Cuanto mas angostas sean las lineas que forman transistores, mas transistores se podran meter en un solo chip y esos circuitos operan con mayor rapidez. Estos adelantos en la tecnologia de microprocesadores y hardware estan dando pie a computadoras cada vez mas potentes y sofisticadas. Las computadoras convencionales se basan en la arquitectura de Von Neumann que procesa informacion en serie, instrucción por instrucción. En el futuro mas computadoras usaran procesamiento en paralelo y masivamente paralelo. Las computadoras masivamente paralelas usan cientos o miles de chips procesadores para atacar grandes problemas de computacion simultaneamente. • Microminiaturizacion y tarjetas inteligentes El uso de la microminiaturizacion esta haciendo posible el uso de tarjetas inteligentes en muchas transacciones cotidianas. Una tarjeta inteligente es una tarjeta de plastico del tamaño de una tarjeta de credito que contiene memoria y un microprocesador. • Interfaces sociales Se estan desarrollando interfaces sociales que modelan la interaccion entre las persona y las computadoras, empleando conductas humanas conocidas. Las personas interactuan con las computadoras de formas cada vez mas intuitivas y faciles, mediante escritura, habla, tacto, movimiento ocular y otros ademanes. La tecnologia de reconocimiento de voz hasta hace poco tenian vocabularios pequeños y podian identificar palabras individuales, hoy tienen vocabularios lo bastante grandes como para ser usados en los negocios en general.

Sistema de información Gerencial Laudon & Laudon Capítulo 7 Software de Sistemas de información ¿Qué es software? Consiste en las instrucciones detalladas que controla el funcionamiento de un sistema de computación. Sin él, el hardware no podría llevar a cabo las tareas que se asocian a las computadoras. Las funciones del software son: 1. Administrar los recursos de computación de la organización 2. Proporcionar herramientas a las personas, que les permitan aproyechas dichos recursos 3. Actuar como intermediario entre las organizaciones y la información almacenada. Programas de software Un prorama de software es una serie de enunciados o instrucciones que se dan a la computadora. El proceso de escribir o codificar programas se denomina programación y las personas que se especializan en eso se denominan programadores. El concepto de programa almcenado implica que un programa debe estar guardado en el almacenamiento primario de la computadora, junto con los datos que requiere, para poder ejecutarse. Una vez que le programa ha terminado de ejecutarse, el hardware podrá usarse para otra tarea si se carga en la memoria un nuevo programa. Principales tipos de software Hay dos tipos principales: 1. Software de Sistemas Es un conjunto de programas generalizados que administran recursos de la computadora, como el procesador central, los enlaces de comunicaciones y los dispositivos periféricos. Los programadores que escriben software de sistemas se denominan programadores de sistemas.

2. Software de Aplicación Son los programas escritos para los usuarios o bien son escritos por ellos, con el fin de aplicar la computadora a una tarea específica Ej. Software para generar una lista de correos. Los programadores que escriben sofware de aplicación se denominan programadores de aplicaciones. Los tipos de software están interrelacionados. El sotware de sistemas controla el acceso al hardware. El software de aplicación, debe trabajar a través del software de sistemas para poder operar. El usuario interactúa primordialmente con el software de aplicación. SOFTWARE DE APLICACIÓN SISTEMAS - Lenguaje de programación operativo - Lenguaje ensamblador sucesos FORTRAN recursos COBOL Sucesos BASIC Lenguaje PASCAL - Lenguaje de cuarta generación y Compiladores herramientas de software para PC Utiliarios rutinarias enumerar, (crear fusionar

SOFTWARE DE Sistema Software de Aplicación

- Programas - Reparte

Software de Hardware Sistemas Usuarios

- Monitorea Traductores de - Interpretes

-

Programas - Operaciones ordenar, imprimir, etc) - Manejar datos archivos, archivos, etc.)

Cada software se debe diseñar especialmente para una máquina específica para grantizar la compatibilidad. Software de Sistemas Coordina las diversas partes del sistema de computación y media entre el software de aplicación y el hardware de computación. Existen los siguientes software de sistemas: • Sistema operativo Administra y controla las actividades de la computadora. Decide qué recursos de la computadora se usarán, qué programas se ejecutarán y el orden en que se efectuarán las actividades. Desempeña tres funciones básicas: 1. Reparto y asignación El sistema operativo reparte los recursos a los trabajos de aplicación que están en la cola de ejecución, asigna espacio para los datos y programas en la memoria primaria y controla los dispositivos de entrada y salida como impresoras, terminales, etc. 2. Programación El sistema operativo decide cuándo programar los trabajos que le han presentado y cuando coordinar la programación de actividades en diversar áreas de la computadora, de modo que se pueda trabajan en diferentes partes de distintos trabajos al mismo tiempo. No todos los trabajos se efectúan en el orden en que se presentaron, el sistema operativo debe programar los trabajos según las prioridades de la organización. 3. Monitoreo El sistema operativo monitorea las actividades del sistema de computación, rastrea cada uno de los trabajos de computación y se mantiene al tanto de quien está

usando el sistema, que programas se han ejecutado y cualquier intento no autorizado para acceder al sistema. • Software de traducción de lenguajes y utilitario El proceso de tranducción de lenguajes consiste en que el compilador que es un software de sistemas especial traduce el código fuente (instrucciones de programa escritas en lenguaje de alto nivel que deben traducirse a lenguaje de máquina para que la computadora pueda ejecutarlas) a código objeto (las instrucciones ya traducidas a lenguaje maquina) para que la máquina pueda “entender” las instrucciones. Estas instrucciones se agrupan en módulos. Antes de la ejecución, el editor de enlace jutna los módulos del código objeto para crear el módulo de carga que es el que realmente ejectua la computadora. Programa en código fuente

Compilador

Código objeto

Otros módulos de código objeto

Editor de enlace

Módulo de carga

Algunos lenguajes de programación como BASIC no usan un compilador sin un intérprete que traduce cada enunciado del código fuente, uno por uno, a código de máquina y lo ejecuta. El software de sistemas incluye programas utilitarios que realiza tareas rutinarias, repetitivas y que puede ser compartido por muchos usuarios. Multiprogramación, almacenamiento virtual, tiempo compartido y multiprocedimiento La computadora cuenta con una serie de capacidades especializadas del sistema operativo, que permiten que puedan ejecutarse miles de programas: - Multiprogramación Método para ejecutar dos o más programas de forma concurrente usando la misma computadora. La CPU ejecuta sólo un programa, pero puede atender las necesidades de entrada/salida de otros, al mismo tiempo. Con la multiprogramación un grupo de programas se turna para usar el procesador. Este aspecto de administración de memoria del sistema operativo incrementa considerablemente la productividad, al controlar mejor el uso de la memoria de alta velocidad y los dispositivos de entrada/salida. - Multitareas Capacidad multiprogramación de los sistemas operativos primordialmente de un solo usuario, como los de las PC más viejas. Una persona puede ejecutar dos o más programas o programas tareas de forma concurrente en una sola computadora. - Almacenamiento virtual Forma de manejar programas con mayor eficiencia. Divide cada programa en varias porciones de longitud fija llamadas páginas o en porciones de longitud variable llamadas segmentos. Las páginas individuales del programa que se necesitan se pueden guardar facilmente en el almacenamiento primario, el resto del programa se guarda en el almacenamiento secundario (disco) hasta que se lo requiere. Esto

permite a un gran numero de programas residir en la memoria primaria, ya que sólo una página de cada programa está realmente ahí. De este modo pequeñas máquinas ejecutan programas muy grandes o una sola maquina ejecuta de forma concurrente un gran número de programas. - Tiempo compartido Es una capacidad del sistema operativo que permite a muchos usuarios compartir simultaneamente los recursos de procesamiento de la computadora, al hacer que la CPU dedique un lapso de tiempo fijo al programa de cada usuario antes de continuar con el siguiente. Este esquema permite que muchos usuarios estén conectados a una CPU simultaneamente y que cada uno reciba sólo una pequeña cantidad de tiempo de CPU. - Multiprocesamiento Caracteristica del sistema operativo para ejecutar dos o más instrucciones simultáneamente en un mismo sistema de computación, utilizando varias unidades de procesamiento central. Interfases gráficas con el usuario (GUI) Es la parte del sistema operativo con la que los usuarios interactúan, usa iconos (símbolos gráficos) para representar programas, archivos y actividades; botones; barras y recuadros conviertiendose en el modelo dominante para la interase con el usuarios de los sistemas operativos de PC y de muchos tipos de software de aplicación. Los sistemas operativos de PC mas viejos como DOS, se manejan con comandos y el usuario tiene que introducir comandos, basados en texto, usando el teclado. Los usuarios necesitan recordar estos comandos y su sintaxis apra trabajar eficazmente con la computadora. Sistemas operativos de PC Al igual que cualquier otro tipo de software, el de PC se basa en sistemas operativos y hardware de computación específicos. Un paquete de software escrito para un sistema operativo de PC por lo general no se puede ejecutar en otro. Principales Sistemas operativos para PC Sistema Operativo DOS

Caracterísitcas Fue el primer sistema operativo más popular para ls PC de 16 bits. Limita el uso de memoria de los programas a 640 k y no maneja multitareas. Se controla con comandos pero puede presentar una interfase gráfica con el usuario empleando Windows. Windows 95 y 98 Son sistemas operativos de 32 bits con interfase gráfica con el usuario agilizada. Tiene capacidades multitareas y de trabajo con redes potentes y se puede integran con los recursos de información de la Web. Windows 98 es más rapido y está más integrado con internet que el 95. Windows NT (Windows Sistema operativo de 32 bits para PC, estaciones de 2000) trabajo y servidores de red. Apoya multitareas, multiprocesamientos y trabajo intensivo en redes. Windows 2000 es la vercion reciente de Windows NT para computación corporativa. Windows CE Versión reducida del sistema operativo Windows para computadoras de mano y dispositivos de comunicación inalámbrica. OS/2 Potente sistema operativo empleado con PC IBM de 32 bits o estaciones de trabajo, que maneja mutlitareas, trabajo en redes y aplicaciones que requieren más memoria que las de DOS.

Unix

Linux

Mac OS

Sistema operativo para PC, minicomputadoras y macrocomputadoras, que es independiente de la máquina y apoya el procesamiento multiusuario, las multitareas y el trabajo en redes. Se puede trasladar a diferentes modelos de hardware de computación. Sistema operativo confiable, de diesño compacto derivado de UNIX que puede ejecutarse en muchas plataformas de hardware distintas y obtenerse de forma gratuita o a costo muy bajo. Se usa como alternativa a Unix o Windows NT. Ofrece código fuente para que los encargados de desarrollar software puedan modificar. Sistema operativo para la computadora Macintosh que maneja multitareas, tiene acceso a internet y cuenta con potentes capacidades de gráficos y multimedios.

Software de aplicación Se ocupa primordialmente de realizar las tareas de los usuarios finales. Se pueden utilizar muchos lenguajes distintos para crear software de aplicación. Todos tienen ventajas y desventajas. Generaciones de lenguajes de programación Para comunicarse con la primera generación de computadoras, los programadores especializados escribían programas en lenguaje de máquina el cual consiste en los unos y ceros del código binario lo que hizo a la programación primitiva un proceso lento que requería mucho trabajo. A medida que el hardware mejoró y la rapidez de procesamiento y el tamaño de la memoria aumentario los lenguajes de computadora cambiaron de lenguaje de máquina a otros que las personas pudieran entender con más facilidad. Generación de lenguajes de programación: - Primera Generación Fue el lenguaje de máquina - Segunda Generación (Principios de 1950) Apareció con el desarrollo del lenguaje ensamblador, en lugar de usar ceros y unos se podían emplear acrónimos y palabras como add (sumar), sub (restar) en los enunciados de programacion y luego un traductor de lenguajes (compilador) los convertía en lenguaje de máquina. - Tercera Generación (Mediados de 1950 y mediados de 1960) Aparecen los lenguajes de programacion como COBOL, BASIC y FORTRAN que permitian escribir programas con palabras normales en inglés, utilizando enunciados tipo oraciones. Estos lenguajes se denominan de alto nivel porque cada enunciado genera varios enunciados cuando se traduce a lenguaje máquina. Los programas se volvieron mas faciles de crear y de usar. - Cuarta Generación (Fines de 1960) Los lenguajes de cuarta generación redujeron drásticamente el tiempo de programación e hicieron las tareas de software tan fáciles que muchas podían ser efectuadas por usuarios de computadoras sin conocimientos técnicos. El software para procesamiento de texto, hojas de cálculo, administración de datos y navegadores Web se convirtieron en herramientas de productividad muy populares entre los usuarios finales. Lenguajes de programación populares Para programar se deben escoger los lenguajes de programación que son más apropiados para los objetivos de la organización. Los siguientes lenguajes son de alto nivel y los más populares:

• Lenguaje ensamblador Creado en los años 50 se asemejar al lenguaje de máquina. Está diseñado para una máquina y un microprocesador específico. Cada operación en ensamblador corresponde a una operación de máquina. Utiliza ciertos mnemónicos (como load, sum) y asigna direcciones y posiciones de almacenamiento automáticamente. Es costoso en términos de tiempo pero ofrece a los programadores mucho control, tambien es facil de leer, depurar y aprender. • FORTRAN Creado en 1956 para aplicaciones científicas y matemáticas. Es especialmente útil para procesar datos numéricos. No es muy bueno para efectuar operaciones de entrada/salida eficiente ni para imprimir o trabajar con listas. La sintaxis es muy estricta. • COBOL Se comenzó a usar a principios de los años sesenta y está orientado hacia los negocios comunes porque puede procesar grandes archivos de datos con caracteres alfanuméricos y para realizar tareas repetitivas como una nómina. No es muy bueno para cálculos matemáticos ocmplejos y no todas las versiones son compatibles entre sí. • BASIC Fue creado en 1964. Es un lenguaje de propósito general empleado con PC y para enseñar programación. Se pueden hacer casi todas las tareas de procesamiento computarizado desde inventarios hasta cálculos matemáticos, es facil de usar. Hace pocas tareas bien, no cuenta con estructuras avanzadas de control de lógica de programa ni con estructura de datos. • Pascal Creado a fines de los años sesenta. Se usa para enseñar buenas prácticas de programación en cursos de ciencias de la computación dado que posee estructuras avanzadas para controlar la lógica del programa y un conjunto sencillo y potente de comandos. No es facil de usar para principiantes. • C y C++ C es un lenguaje con estricto control y eficiencia de ejecución, se puede trasladar a diferentes microprocesadores y se usa primordialmente con PC. C y C++ es una versión mas reciente de C que está orientada a objetos del lenguaje de programación C. • Otros lenguajes de programación Ada, es un lenguaje de programacion que se puede trasladar a diferentes marcas de hardware, se usa en aplicaciones tanto militares como no militares. LISP, es un lenguaje empleado en aplicaciones de inteligencia artificial. Significa procesador de listas. Prolog, es un lenguaje para aplicaciones de inteligencia artificial PL/1, es un lenguaje desarrollado por IBM para aplicaciones tanto científicas como de negocios. Lenguajes de cuarta generación y herramientas de software para PC Los lenguajes de cuarta generación pueden se utilizados directamente por los usuarios finales o programadores menos hábiles, para crear aplicaciones de computación más rapidamente que con los lenguajes de programación convencionales. Hay siete categorias de lenguajes de cuarta generación: • Lenguajes de consulta Son lenguajes de alto nivel utilizado para recuperar información específica de bases de datos o archivos. Suelen ser interactivos, en linea y entienden solicitudes de información que no están predefinidas. Las herramientas de consulta existentes tienen diferentes tipos de sintaxis y estructura algunos se acercan mas que otros al lenguajes natural (muy cercano al lenguaje humano). Ejemplos de productos comerciales de esta gama: Lotus 1-2-3, Internet Explorer, Access • Generadores de informes

Software que crea informes personalizados en una amplia gama de formatos que no son producidos de forma rutinaria en un sistema de información. Ejemplos: SQL, RPG-III • Lenguajes gráficos Estos lenguajes recuperan datos de archivos o bases de daatos y los exhiben en un formato gráfico. Algunos programas gráficos tambien efectúan operaciones aritméticas o lógicas sobre los datos. Ejemplos de software con manejo de gráficos: SAS y Systat • Generadores de aplicaciones Software que puede generar aplicaciones enteras de sistema de información, el usuario sólo tiene que especificar lo que se necesita hacer y el generador de aplicaciones crea el código de programa apropiado. Ahora incluyen herramientas para crear sitios Web plenamente funcionales. Ejemplos: Focus, Power Builder, Microsoft Front Page. • Lenguajes de programación de alto nivel Usa menos instrucciones que los lenguajes convencionales. Los programas y aplicaciones basados en estos lenguajes se desarrollan en un tiempo mucho más corto. Se usa primordialmente como herramienta de productividad de programadores profesionales. Ejemplos: APL, Nomad2 • Paquetes de software de aplicación Es un conjunto de programas preescritos, precodificados, disponibles comercialmente, que elimina la necesidad de escribir software para ciertas funciones. • Herramientas para PC - Software para procesamiento de textos Software que maneja almacenamiento, edicion, formateo e impresión electrónica de documentos. Microsoft Word y WordPerfect son paquetes de procesamiento de textos muy populares. Casi todo el software para procesamiento de textos cuenta con funciones avanzadas que automatizan otras tareas de escritura: correctores ortográficos, correctores de estilo, diciconario de sinónimos y programas de cartas personalizadas, etc. - Hoja de cálculo Software que exhibe datos en una cuadrícula de columnas y filas con la capacidad de recalcular facilmente datos numéricos. Mucho paquetes de hojas de cálculo incluyen funciones de graficos que pueden presentar datos en forma de gráficas de lineas, de barras o de pastel. Los mas populares son Microsoft Excel y Lotus 1-2-3.

- Software para administración de datos Software empleado para crear y manipular listas, crear archivos y bases de datos para almacenar datos y combinar información para producir informes. Un ejemplo de este software es Microsoft Access. - Graficos de presentacion Software para crear presentaciones gráficas de calidad profesional que puede incluir diagramas, sonidos, animación, fotografía y cortos de video. Un popular paquete de gráficos de presentación es Microsoft Power Point. - Paquetes de software integrados y suites de software Son paquetes de software que incluyen dos o más aplicaciones como procesamiento de textos, graficos de presentación, administración de datos y hojas de cálculo, en el cual se facilita la transferencia de datos entre ellas.Por ejemplo, se podría cambiar el formato de una hoja de cálculo para crear un informe con software para procesamiento de datos, sin introducir los datos por separado en ambos programas. Son un término medio, si bien pueden hace muchas coasa bien en general no tienen la misma potencia y profundidad que los paquetes de una sola aplicación. - Software de correo electrónico (e-mail) Se utiliza para el intercambio de mensajes entre una computadora y otra. Además de transmitir mensajes electrónicos, muchos paquetes de software para correo

electrónico incluyen funciones para dirigir mensajes a varios destinatarios, reenviar mensajes y anexar archivos a los mensajes. - Navegadores Web Herramienta de software facil de uso para acceser a la Web y otros recursos de internet. Los navegadores pueden exhibir información gráfica, de audio y de vídeo, asi como texto tradicional y permite hacer clin en botones o palabras resaltadas en la pantalla para enlazarse con sitios Web relacionados. Los dos principales navegadores son Internet Explorer de Microsoft y Netscape Navigator. - Groupware Software que ofrece funciones y servicios que apoyan las actividades de colaboración de grupos de trabajo. Facilita la colaboración al permitir a los miembros de un grupo compartir documentos, programar reuniones y comentar actividades, sucesos y problemas. Todos los mensajes sobre un tema se pueden guardar en un grupo y es posible seguir todos los mensajes en una cadena, es decir se puede ver la serie de mensajes que se ha publicado como respuestas a los mensajes previos y leer cada mensaje para ver como ha evolucionado la discución. Nuevas herramientas de software y sus enfoques El creciente atraso en los proyectos de software y la necesidad de los negocios de crear sistemas que sean flexibles o posibles de operar a través de internet, han dado lugar a la utilización de nuevas herramientas de programación orientada a objetos y nuevos lenguajes de programación como Java, lenguaje de marcación de hipertexto (HTML) y el lenguaje de marcación extensible (XML). Progamación orientada a objetos Combina datos y procedimientos específicos que operan sobre esos datos para formar un objeto. El objeto combina datos y código de programa. En lugar de pasar datos a los procedimientos, los programas envían un mensaje para que un objeto ejecute un procedimiento ya incorporado en él. En la programación orientada a objetos los procedimientos se llaman métodos. Puede enviarse el mismo mensaje a muchos objetos distinos, pero cada uno implementa el mensaje de manera diferente. Los datos de un objeto se aíslan de otras partes del sistema, así que cada objeto es un bloque de construccion de software independiente que se puede usar en muchos sistemas distinos sin modificar el código de programa. Por esto se espera que la programación orientada a objetos reduzca el tiempo y el costo de escribir software, al producir código de programa o fragmentos de software que se puedan reutilizar en otros sistemas relacionados. La programación orientada a objetos ha engendrado una nueva tecnología de programación llamada programación visual con la cual los programadores construyen software seleccionando y acomodando objetos de programación en vez de escribir un código de programa. La programación orientada a objetos se basa en los conceptos de clase y herencia. No se escribe código de programa aparte para cada objeto sino para clases de objetos similares. Los objetos que pertenecen a cierta clase tienen todos las caracterísitcas de esa clase. Las clases se organizan jerarquicamente en superclases y subclases. Las clases de objetos a su vez pueden heredar toda la estructura y comportamiento de una clase más general y luego añadir variables y comportamientos exclusivos para cada objeto, en lugar de comenzar de cero para cada ocasión. Java Se trata de un lenguaje orientado a objetos que combina datos con las funciones para procesarlos y es independiente de la plataforma. El software de Java está diseñado para ejecutarse en cualquier computadora o dispositivo de computación. Puede servir para crear programas miniaturas llamados applets para residir en servidores de red especializados, la red solo suministra los applets para una función específica. El usuario no necesita mantener grandes programas de software ni

archivos de datos en la máquina de su escritorio. Cuando el usuario termina de procesar, los datosse pueden guardar a través de la red. Es posible usar Java con computadoras de red porque permite almacenar todo el software para procesamiento y los datos en un servidor de red, bajarlos a través de ésta según se necesitan y volverlos a colocar en el servidor. Tambien sirve para crear aplicaciones más extensas, que se pueden ejecutar en Internet o en la red privada de una compañía. Para ejecutar Java, una computadora necesita un sistema operativo que contenga una Máquina Virtual Java (JVM) que es un programa compacto que hace posible que la computadora ejecute aplicaciones Java. Las compañias están comenzando a crear más aplicaciones Java porque las mismas pueden ejecutarse en Windows, Unix, macrocomputadoras IBM, Macintosh y otros entornos sin tener que volver a escribirse para cada plataforma de computación. Java también hace posible la distribución y el uso de más software a traves de redes, los usuarios pueden bajar applets de una red y usar computadoras de red. El código de programa en Java se escribe más rapidamente que en otros lenguajes. A pesar de estos beneficios los programas escritos en las versiones actuales de Java se ejecutan lentamente ya que deben ser leidos por la Máquina Virtual Java. Lenguaje de marcación de hipertexto (HTML) y XML Es un lenguaje de descripción de páginas para crear páginas Web y otros documentos hipermedios. HTML usa instrucciones llamadas etiquetas para especificar la forma en que textos, gráficos, vídeo y sonido se colocan en un documento y para crear vínculos dinámicos con otros documentos y objetos almacenados en las mismas computadoras remotas. XML (lenguaje de marcación extensible) es un lenguaje de aplicación general que describe la estructura de un documento y maneja vículos con mútliples documentos lo que permite manipular datos. Se usa para aplicaciones tanto de Web como de otro tipo. Administración de activos de software Los costos de software son uno de los gastos más grandes en tecnología de información en la mayor parte de las compañías (el doble de los gastos en hardware). Cuando los administradores tnegan que tomar decisión acerca del a selección, compra y utilización de los activos de software de su organización deberán tener en cuenta algunos aspectos importantes: 1. Tendencias en software Los gastos en tecnología se concentran cada vez mas en formas de usar sotfware para reducir los costos de personal. El uso de paquetes de software, lenguajes de cuarta generación y herramientas orientadas a objetos está creciendo porque ese tipo de software reduce los costos de personal al disminuir la necesidad de software escrito a la medida por programadores capacitados. Otra tendencia importante es el desarrrollo de programas integrados como los sistemas de planificación de recursos de empresa (ERP) que satisfacen las necesidades de comunicación y control de las organizaciones. Pocas compañias pueden deshacerse de sus sistemas actuales y crear sistemas nuevos desde cero pero pueden hacerse más utiles si su información y lógica de negocios se integran con otras aplicaciones. Una forma de integrar diversas aplicaciones es utilizar software especial llamado middleware, para crear una interfase o puente entrre dos sistemas distintos. 2. Proveedores de servicios de aplicaciones (ASP) Un proveedor de servicios de aplicaciones es una compañía que proporciona software que otras compañías rentan en al Web o por medio de una red privada. Los usuarios pagan por el uso de este software ya sea por suscripcion o por cada transaccion realizada. Algunas compañías encontrarán que es mas facil rentar software a otra empresa para sí evitar el gasto y la dificultad de instalar, operar y mantener sistemas complejos. Su contratación garantiza un nivel de servicio y soporte que asegura que el software estará disponible y en funcionamiento en todo momento

3. Mantenimiento de software Una vez que se ha creado software para la organización, lo normal es que se tenga que modificar con el paso del tiempo para incorporar nuevas necesidades de información. El proceso de mantenimiento es muy costoso, consume mucho tiempo y es dificil de controlar. Al terminar el milenio surgió un problema llamado el Problema del año 2000 o error de milenio que fue la incapacidad del software para manejar fechas distintas de las del siglo veinte. Para resolver este problema antes de que llegara el 2000 las organizaciones rastrearon sus programas para localizar cualquier codigo en los que se usaran las fechas gastanto muchisimo dinero para resolver el problema. Selección de software para la organización Los administradores deben aplicar criterios claros para seleccionar software de sistemas y de aplicación para la organización. Los criterios más importantes son: • Idoneidad Algunos lenguajes son de propósito general y pueden usarse para resolver diversos problemas, mientras que otros son de propósito especial y sólo son apropiados para tareas limitadas. La selección de lenguajes implica identificar el uso que la organización dará al software e identificar a los usuarios. Además el software de aplicación debe ser facil de mantener y modificar y lo bastante flexible como para que pueda crecer con la organización. • Eficiencia La eficiencia con la que el lenguaje se compila y ejecuta sigue siendo una consideración al comprar software. Algunos lenguajes de programación son más eficientes que otros en el uso del tiempo de máquina y hay casos en que tales consideraciones son más importantes que los costos del personal. • Compatibilidad El software de aplicación debe poder ejecutarse en la plataforma de hardware y sistema operativo de la compañía. Asimismo, el sotware de sistema operativo debe ser compatible con el software que requieren las principales aplicaciones de negocios de la compañía. • Apoyo Para ser eficaz, un lenguaje de programación debe ser tal que el personal de programación de la compañía lo pueda aprender con facilidad y dicho personal debe conocer lo suficiente del software como para poder apoyar todos los sistemas basados en él. Se debe tener en cuenta también la disponibilidad de ayudas para la edición, depuración y desarrollo del software.

Sistema de información Gerencial Laudon & Laudon Capítulo 8 Administración de recursos de datos Organización de los datos en un entorno tradicional de archivos Un sistema de información eficaz proporciona a los usuarios información oportuna, exacta y pertinente. Dicha información se guarda en archivos de computadoras, los cuales si se acomodan y mantienen como es debido permiten al usuario acceder fácilmente a la información que necesitan. Aunque usen hardware y software excelentes, muchas compañías tienen sistemas de información ineficientes porque su administración de archivos es ineficiente. Términos y conceptos de organización de archivos Un sistema de computación organiza los datos en una jerarquía: - Inicia con el bit que representa un cero o un uno. - Se agrupan los bits para formar un byte que represente un carácter, número o símbolo. - Se agrupan los bytes para formar un campo que es la agrupación de caracteres para formar una palabra, un grupo de palabras o una cifra completa. - Se agrupan los campos relacionados para formar un registro. - Se juntan los registros relacionados para formar un archivo. - Se organizan los archivos relacionados en una base de datos. Un registro describe una entidad, la cual es una persona, lugar, cosa o suceso acerca del cual se debe mantener información. Cada característica o cualidad que describe una entidad en particular se denomina atributo. Todo registro de un archivo debe contener al menos un campo que identifique de forma única ese registro a fin de poder recuperar, actualizar u ordenar el registro. Ese campo identificador se llama campo clave. Entidad = PEDIDO Atributos Número de pedido

Fecha de pedido

Numero de articulo

Cantida d

Importe

4340

02/08/9 9

1583

2

17.40

Campo s

Campo Clave Acceso a registros de archivos de la computadora Los sistemas de información guardan archivos en dispositivos de almacenamiento secundario. Los registros se pueden acomodar de varias maneras en los medios de almacenamiento y el acomodo determina la forma en que se puede acceder o recuperar los registros individuales. Hay dos formas de organizar los registros: 1. Organización secuencial o sucesiva de archivos

Método para almacenar registros de datos en el cual los registros se deben recuperar en el mismo orden físico en que se almacenaron. Es el único método se que puede usar en cinta magnética 2. Organización directa o aleatoria de archivos Método para almacenar registros de datos en un archivo, de modo que se pueda acceder a ellos en cualquier secuencia, sin importar su orden físico real en los medios de almacenamiento. Se usa con tecnología de disco magnético. Casi todas las aplicaciones de computadora actuales emplean algún método de organización directa de archivos. Hay distintos métodos de acceso a archivos: 1. Método de acceso secuencial indizado (ISAM) Método para acceder a archivos que accede directamente a registros organizados de forma secuencial, empleando un índice de campos claves. Un índice de un archivo es una lista de los campos clave de todos los registros, junto con la ubicación física del registro en almacenamiento y tiene como fin agilizar la localización de registros. Se usa en aplicaciones que requieren procesamiento secuencial de grandes cantidades de registros, pero que ocasionalmente requieren acceso directo a registros individuales. 2. Método de acceso directo a archivos Se usa con la organización directa de archivos, es un método para acceder a archivos transformando matemáticamente los campos clave para dar las direcciones específicas a los registros. El proceso se lleva a cabo utilizando una fórmula matemática llamada algoritmo de transformación que traduce el campo clave de un registro directamente a la posición física de almacenamiento del registro en disco. Este método de acceso es apropiado sobre todo para aplicaciones en las que sólo es preciso localizar registros individuales de forma directa y rápida para procesarlos inmediatamente. Problemas con el entorno tradicional de archivos Casi todas las organizaciones iniciaron su procesamiento de información a pequeña escala, automatizando una aplicación a la vez. La tendencia de los sistemas fue crecer sin seguir ningún plan maestro. Cada área funcional desarrolló sistemas aislados de las de otras áreas funcionales. Cada aplicación requería sus propios archivos y su propio programa para operar. A esta situación se la conoce con el nombre de Entorno Tradicional de Archivos, esta situación redunda en una ineficiencia y complejidad creciente. La organización está reuniendo la misma información en un número excesivo de archivos. Los problemas que esto causa son: • Redundancia de datos y confusión Es la presencia de datos repetidos en varios archivos. Se crea redundancia de datos cuando diferentes divisiones, áreas funcionales y grupos de una organización reúnen de forma independiente la misma información. • Dependencia programa-datos Es la estrecha relación entre los datos almacenados en archivos y los programas específicos que se requieren para actualizar y mantener esos archivos. Cualquier cambio en la organización o el formato de los datos requiere un cambio en todos los programas asociados a esos archivos • Falta de flexibilidad Un sistema tradicional de archivos puede suministrar informes de rutina programados después de una ardua tarea de programación, pero no es capaz de proporcionar informes ad hoc ni responder a necesidades de información inesperadas de forma oportuna. • Inseguridad Dado que el control y la administración de los datos son casi nulos, el acceso y la diseminación de información están prácticamente descontrolados. • Falta de posibilidad de compartir datos y de disponer de ellos

La falta de control sobre el acceso a los datos en este entorno confuso hace que sea difícil obtener información. Dado que los elementos de información de diferentes archivos y diferentes partes de la organización no pueden relacionarse entre sí, es prácticamente imposible compartir la información o acceder a ella de forma oportuna. El entorno de base de datos La base de datos es una colección de datos organizados a fin de que sirvan a muchas aplicaciones al mismo tiempo, guardando y administrando los datos de modo que parezca que están en un solo lugar. El sistema de administración de base de datos actúa como interfase entre los programas de aplicación y los datos. Sistema de administración de base de datos (DBMS) Es el software especial para crear y mantener una base de datos y permitir a aplicaciones de negocios individuales extraer los datos que necesitan sin tener que crear archivos aparte ni definiciones de datos en sus programas de computadora. Si se usaran archivos tradicionales de datos, el programador tendría que definir los datos y luego describirlos a la computadora. Un sistema de administración de base de datos tiene tres componentes: 1. Un lenguaje de definición de datos Es el lenguaje formal que usan los programadores para especificar el contenido y la estructura de la base de datos. Define cada elemento de información que aparece en la base de datos, antes de traducir el elemento a las formas que los programas de aplicación requieren. 2. Un lenguaje de manipulación de datos Se usa junto con los lenguajes de programación convencionales de tercera o cuarta generación para manipular los datos de la base de datos. Contiene comandos que permiten a los usuarios finales y a los especialistas en programación extraer datos de la base de datos para satisfacer las solicitudes de información y crear aplicaciones. El lenguaje de manipulación de datos más destacado en la actualidad es el Lenguaje de Consulta Estructurada o SQL. 3. Un diccionario de datos Es un archivo automatizado o manual que guarda definiciones de los elementos de información y características de los datos. Al crear un inventario de los datos contenidos en la base de datos, el diccionario de datos sirve como importante herramienta de administración de datos. Los diccionarios de datos por lo regular son totalmente pasivos, solamente informan. Los tipos más avanzados son activos. El uso de un sistema de administración de base de datos puede reducir la dependencia programa-datos y también los costos de desarrollo y mantenimiento de programas. Permite a la organización administrar centralmente los datos, su uso y su seguridad. Dado que los datos de la base de datos se definen una sola vez y se usan en todas las aplicaciones cuyos datos residen en ella, se elimina la redundancia e inconsistencia de los datos. Vistas lógica y física de los datos El concepto de base de datos distingue entre vistas lógica y física de los datos. La vista lógica presenta los datos tal como los verá un programador de aplicaciones o el usuario final mientras que la vista física muestra cómo los datos están realmente organizados en los medios de almacenamiento físico. Diseño de bases de datos Hay varias formas de organizar los datos y representar las relaciones entre los datos de una base de datos. Los sistemas de administración de base de datos convencionales utilizan una de los tres modelos lógicos de base de datos principales para seguir la pista a entidades, atributos y relaciones.

• Modelo de datos jerárquico Organiza los datos en una estructura tipo árbol. Cada registro se subdivide en segmentos que se conectan entre sí mediante relaciones padre-hijo de uno a muchos, pero un hijo puede tener sólo un padre. Para el usuario cada registro semeja a un organigrama que tiene un segmento de nivel superior llamado raíz. RAIZ

Empleado

PRIMER HIJO

SEGUNDO HIJO

Compensación

Calificacion de desempeño

Asignación de trabajo

Historial de salario

Prestaciones

Pensiones

Seguro de vida

Salud

Esta es una base de datos jerárquica para un sistema de recursos humanos. El modelo de base de datos jerárquica parece un organigrama o un árbol genealógico, tiene un solo segmento raíz (Empleado) conectado a segmentos de nivel inferior (Compensación, Asignación de trabajo y Prestaciones). Cada segmento subordinado, a su vez, puede estar conectado a otros segmentos subordinados. En este ejemplo, Compensación está conectado a Calificación de desempeño e Historial salario. Cada segmento subordinado es hijo del segmento que está directamente arriba de él. Detrás de la vista lógica de datos, hay varios vínculos y mecanismos físicos para enlazar la información, de modo que forme un todo lógico. En un Sistema de administración de base de datos jerárquico, los datos se vinculan físicamente entre sí a trabes de punteros que forman cadenas de segmentos de datos relacionados. Los punteros se anexan al final de los segmentos de registro en el disco y dirigen al sistema hacia los registros relacionados. • Modelo de datos de red Es una variación del modelo de datos jerárquico. Representan los datos lógicamente como relaciones de uno a muchos, es decir los padres pueden tener varios hijos y un hijo puede tener más de un padre. Asimismo las bases de datos se pueden traducir del modelo jerárquico al de red y viceversa, a fin de optimizar la rapidez de procesamiento y la comodidad. Las estructuras de red reducen la redundancia y en ciertos casos responden con más rapidez, sin embargo esto tiene un precio ya que el numero de punteros en las estructuras de red aumenta rápidamente y por ello el mantenimiento y la operación pueden ser más complicados. Curso 1

Estudiante 1

Estudiante 2

Curso 2

Estudiante 3

Curso 3

Estudiante 4

Estudiante 5

Esta es una base de datos de red. Muestra las relaciones entre los estudiantes de una universidad y los cursos que llevan. • Modelo de datos relacional Es el mas reciente de estos tres modelos de bases de datos. Representa todos los datos de la base de datos como sencillas tablas bidimensionales llamadas relaciones. Las tablas semejan archivos planos pero es fácil de extraer y combinar la información de dos o más archivos. En cada tabla los renglones de registros (también llamados tuplas) son únicos y las columnas son campos. Este modelo puede relacionar datos de cualquier archivo o tabla con los datos de otro archivo o tabla siempre que las tablas tengan un elemento de información en común. En una base de datos relacional se usan tres operaciones básicas para obtener conjuntos de datos útiles: - Seleccionar: Crea un subconjunto de renglones que satisfacen ciertos criterios.

-

Juntar: Combina tablas relacionales para proporcionar al usuario más información que la contenida en tablas individuales. Proyectar: Crea un subconjunto que consiste en columnas de una tabla, lo que permite al usuario crear tablas nuevas que sólo contienen la información requerida. Oracle es un ejemplo para macrocomputadoras y Access para PC.

Ventajas y desventajas de los tres modelos de bases de datos -

Modelo Jerárquico Eficiencia del procesamiento alta.

-

V E N T A J A S

D E S V E N T A J A S

Modelo de datos de red Eficiencia del procesamiento mediana alta.

-

Modelo relacional Eficiencia del procesamiento menor está mejorando.

-

Gran flexibilidad en lo referente a las consultas ad hoc.

-

Capacidad para combinar información de diferentes fuentes.

-

Sencillez de su diseño y mantenimiento.

-

Capacidad de añadir nuevos datos y registros in perturbar los programas y aplicaciones existentes. Son más lentos porque casi siempre requieren muchos accesos a los datos guardados en disco para ejecutar los comandos, seleccionar, juntar y proyectar. No tienen la gran cantidad de punteros que usan los sistemas jerárquicos.

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Baja flexibilidad en lo referente a las consultas ad hoc.

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Baja flexibilidad en lo referente a las consultas ad hoc.

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Requieren mucha programación, su creación es tardada, su instalación difícil y no es fácil corregirlos si hay errores de diseño.

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Requieren mucha programación, su creación es tardada, su instalación difícil y no es fácil corregirlos si hay errores de diseño.

Creación de una base de datos Para crear una base de datos es preciso efectuar dos ejercicios de diseño: 1. Diseño conceptual o lógico Es un modelo abstracto de la base de datos que describe la forma en que se agruparán los elementos de información de la misma. Los diseñadores de bases de datos documentan el modelo de datos conceptual con un diagrama de entidades y relaciones. 2. Diseño físico Muestra como se acomoda realmente la base de datos y corre por cuenta de los especialistas en bases de datos. Para diseñar una base de datos relacional, es preciso realizar un proceso llamado normalización, que consiste en crear estructuras pequeñas y estables a partir de grupos complejos de datos. Muchas bases de datos no se normalizan plenamente porque es posible que esa no sea la manera más sensata de satisfacer las necesidades de información de negocios. Tendencia en bases de datos •

Bases de datos distribuidas

Esta base de datos se almacena en más de un lugar físico. Se guardan físicamente partes o copias de la base de datos en un lugar, y otras partes o copias se almacenan y mantienen en otros lugares. Hay dos formas principales de distribuir una base de datos: 1. Base de datos dividida. Dividir la base de datos de modo que cada procesador remoto tenga los datos necesarios para servir a su área local. Las modificaciones hechas a los archivos locales se comunican a la base de datos central por lotes. 2. Base de datos duplicada. Copiar la base de datos central en todos los lugares remotos. Esta estrategia también requiere la actualización de la base de datos central durante las horas de baja actividad. • Bases de datos orientadas a objetos y de hipermedios Una base de datos orientada a objetos guarda tanto los datos como los procedimiento que actúan sobre los datos como objetos que se pueden recuperar y compartir automáticamente; los objetos pueden contener multimedios o applets de Java. Una base de datos de hipermedios, organiza los datos como una red de nodos vinculados según cualquier patrón establecido por el usuario, los nodos pueden contener texto, gráficos, sonido, vídeo con pleno movimiento o programas ejecutables. La búsqueda de información no tiene que seguir un esquema de organización predeterminado, el usuario puede saltar instantáneamente a la información que tenga cualquier tipo de relación establecida por el autor. Ambas bases de datos son relativamente lentas en comparación a los sistemas de administración de base de datos relacionales. Análisis multidimensional de datos Hay ocasiones en que los administradores necesitan analizar datos de maneras que no pueden ser representadas con modelos de bases de datos tradicionales. Para proporcionar este tipo de información, las organizaciones pueden usar una base de datos multidimensional especializada, o bien, una herramienta que cree vistas multidimensionales de los datos guardados en bases de datos relacionales. El análisis multidimensional también llamado procesamiento analítico en línea (OLAP) permite a los usuarios ver los mismos datos de diferentes manera, empleando varias dimensiones. Cada aspecto de la información representa una dimensión distinta. Almacenes de datos Los encargados de tomar decisiones necesitan información concisa y confiable acerca de operaciones, tendencia y cambios actuales. Es común que los datos estén fragmentados en diversos sistemas de operación y podrían tener que dedicar un tiempo excesivo a localizar y reunir datos, por lo que los distintos administradores toman decisiones a partir de bases de conocimiento incompletas. Los almacenes de datos atacan este problema integrando datos operativos clave de toda la compañía en una forma congruente, confiable y fácil de obtener para producir informes. ¿Qué es un almacén de datos? Es una base de datos con herramientas para hacer informes y consultas, que guarda datos actuales e históricos extraídos de diversos sistemas operativos y consolidados para preparar informes y análisis gerenciales.

CAPÍTULO 9 – TELECOMUNICACIONES Y REDES LA REVOLUCIÓN DE LAS TELECOMUNICACIONES Telecomunicaciones: la comunicación electrónicos, generalmente a cierta distancia.

de

información

por

medios

Supercarretera de la información: redes digitales de telecomunicaciones de alta velocidad, cuyo alcance e nacional o mundial y que están accesibles para público en general, no restringida a organizaciones específicas. El concepto de supercarretera de la información es amplio, y ofrece a las organizaciones y a los individuos nuevas formas de obtener y distribuir información que prácticamente eliminan las barreras de tiempo y lugar. COMPONENTES Y FUNCIONES DE UN SISTEMA Un sistema de telecomunicaciones es un conjunto de hardware y software compatible cuyo fin es comunicar información de un lugar a otro. Componentes indispensables de un sistema de telecomunicaciones: 1) Computadoras para procesar información. 2) Terminales u otros dispositivos de entrada/salida que envían o reciben datos. 3) Canales de comunicación: los enlaces por los que se transmiten datos o voz entre los dispositivos transmisores y receptores de una red. Emplean diversos medios de comunicación: líneas telefónicas, cables de fibra óptica. 4) Procesadores de comunicación, desempeñan funciones de apoyo para la transmisión y recepción de los datos (el módem, los multiplexores y procesadores frontales). 5) Software de comunicación, que controla las actividades de entrada y salida, y otras funciones de la red de comunicaciones. FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE TELECOMUNICACIONES

Una red de telecomunicaciones por lo regular contiene componentes de hardware y software diversos que necesitan colaborar para transmitir información. Los diferentes componentes de una red se pueden comunicar ajustándose a un conjunto común de reglas que les permiten entenderse. Este conjunto de reglas y procedimientos que rige la transmisión entre dos puntos de una red se denomina protocolo. Cada dispositivo de una red debe poder interpretar el protocolo del otro. Las principales funciones de los protocolos en una red de telecomunicaciones son: identificar cada dispositivo del trayecto de comunicación, llamar la atención del otro dispositivo, verificar la recepción correcta del mensaje transmitido, verificar si un mensaje requiere retransmisión porque no se puede interpretar correctamente, y recuperarse cuando se presentan errores. TIPOS DE SEÑALES: ANALÓGICAS Y DIGITALES La información viaja a través de un sistema de telecomunicaciones en forma de señales electromagnéticas. Las señales se representan de dos maneras: analógica y digital. Señal analógica: forma de onda continua que pasa por un medio de comunicación; se usa para las comunicaciones por voz. Señal digital: forma de onda discreta que transmite datos codificados en dos estados discretos como bits 1 y bits 0, los cuales se representan como pulsos eléctricos de encendido y apagado; se usan para comunicaciones de datos. Casi todas las computadoras se comunican con señales digitales. Todas las señale digitales se deben traducir a señales analógicas antes de transmitirse por un sistema analógico. El dispositivo que efectúa dicha traducción se denomina módem (modulación y desmodulación) (traduce señales digitales a analógicas y viceversa). CANALES DE COMUNICACIÓN Canales: enlaces mediante los cuales se transmite voz o datos entre los dispositivos transmisores y receptores de una red. Un canal puede usar diferentes clases de medios de transmisión de telecomunicaciones: cable trenzado, cable coaxial, fibras ópticas, microondas terrestres, satélites y otras transmisiones inalámbricas. Cable trenzado: medio de transmisión que consiste en pares de alambres de cobre entrelazado; se usa para transmitir conversaciones analógicas, pero puede servir para transmitir datos. Cable coaxial: medio de transmisión que consiste en un alambre de cobre con aislante grueso; puede transmitir con rapidez grandes volúmenes de datos. Cable de fibra óptica: medio de transmisión rápido, ligero y duradero que consiste en delgados hilos de fibra de vidrio transparente, unidos en cables. Los datos se transmiten como pulsos de luz. En la mayor parte de las redes, el cable de fibra óptica se usa como columna vertebral de alta velocidad, y se usa cable trenzado y coaxial para conectar la columna vertebral con dispositivos individuales. La columna vertebral es la parte de la red que maneja el tráfico principal, y actúa como trayecto primario para el tráfico que fluye desde o hacia otras redes. Transmisión inalámbrica: envía señales a través del aire o el espacio sin una atadura física. Entre ellos están: Microondas: transmisión de alto volumen y larga distancia, de punto a punto, en la que las señales de radio de alta frecuencia se transmiten a través de la atmósfera de una estación de transmisión terrena a otra. Satélites: la transmisión de datos que utiliza satélites en órbita que sirven como estaciones de retransmisión de señales de microondas a distancias muy largas.

Sistema de localizadores: tecnología de transmisión inalámbrica en la que el localizador emite un sonido cuando el usuario recibe un mensaje; se usa para transmitir mensajes alfanuméricos cortos. Esta tecnología es útil para comunicarse con trabajadores móviles. Teléfono celular: dispositivo que transmite voz o datos, utilizando ondas de radio para comunicarse con antenas de radio situadas dentro de áreas geográficas adyacentes llamadas células. Redes de datos móviles: redes inalámbricas que permiten transmitir archivos de datos en ambas direcciones de forma económica y eficiente. Servicios de comunicación personales (PCS): tecnología celular inalámbrica que usa ondas de radio de más baja potencia y más alta frecuencia que la tecnología celular y por tanto, puede usarse con teléfonos más pequeños. Asistentes digitales personales (PDA): pequeñas computadoras de mano controladas con pluma y telecomunicaciones inalámbricas incorporadas, capaces de transmitir mensajes totalmente digitales. Teléfonos inteligentes: teléfono inalámbrico con capacidad de voz, texto e Internet. Las redes inalámbricas pueden ser más costosas, lentas y propensas a errores que las de cables. Velocidad de transmisión La cantidad total de información que se puede transmitir a través de cualquier canal de telecomunicaciones se mide en bits por segundo (BPS). A veces se denomina tasa de baudios. Baudio: cambio de señal de positiva a negativa, o viceversa, que se usa como medida de la velocidad de transmisión. El número de ciclos por segundo que es posible enviar por un medio se mide en hertz. El intervalo de frecuencias que caben en un canal de telecomunicaciones determinado es su ancho de banda. Ancho de banda: capacidad de un canal de comunicación, medida por la diferencia entre las frecuencias más lata y más baja que se pueden transmitir por ese canal. Cuanto mayor es el intervalo de frecuencia, mayor es el ancho de banda y mayor es la capacidad de transmisión del canal. Procesadores y software de comunicaciones Los procesadores de comunicaciones, apoyan la transmisión y recepción de datos en las redes de telecomunicaciones. En un sistema de computación grande, el procesador frontal es una pequeña computadora que maneja las comunicaciones a nombre de la computadora anfitriona de una red. Un concentrador es una computadora de telecomunicaciones que reúne y almacena temporalmente mensajes de terminales para transmitirlos por lotes a la computadora anfitriona. Un controlador es una computadora especializada que supervisa el tráfico de comunicaciones entre la CPU y los dispositivos periféricos en un sistema de telecomunicaciones. El multiplexor es un dispositivo que permite a un solo canal de comunicación llevar transmisores de datos de varias fuentes simultáneamente. Se requiere software de telecomunicaciones especial que reside en la computadora anfitriona, el procesador frontal y otros procesadores de la red para controlar y apoyar las actividades de red REDES DE COMUNICACIÓN Hay varias formas de clasificar las redes. Se pueden clasificar por su forma, su topología, por su alcance geográfico y el tipo de servicios que prestan.

Topología de las redes Una manera de describir a las redes es por su forma o topología. Las más comunes son: 1) La red de estrella: todas las computadoras y demás dispositivos están conectados a una computadora anfitriona central. Todas las comunicaciones entre los dispositivos de la red deben pasar a través de la computadora anfitriona. 2) La red de bus: enlaza a varias computadoras mediante un solo circuito y todos los mensajes se difunden a toda la red. 3) La red de anillo: todas las computadoras se enlazan mediante un circuito cerrado, de modo que los datos pasan en una sola dirección de una computadora a otra. Centrales privadas y redes de área local (LAN) Las redes se pueden clasificar por su alcance geográfico en redes de área local y redes de área amplia. Las segundas abarcas un área geográfica relativamente amplia, mientras que las redes locales enlazan recursos locales como computadoras y terminales del mismo departamento o edificio de una compañía. Las redes locales consisten en centrales privadas y redes de área local. Central privada (PBX): sistema de comunicación central que maneja las comunicaciones digitales y de voz de una compañía. La ventaja de las PBX digitales, respecto a otras opciones de redes locales, es que no requiere cableado especial. Red de área local (LAN): red de telecomunicaciones que requiere sus propios canales dedicados u que abarca una distancia limitada por lo regular un edificio o varios edificios cercanos. La LAN requiere sus propios canales de comunicación. La instalación de las LAN es más costosa que la de las PBX, y las primeras son menos flexibles, pues requieren cableado nuevo cada vez que las computadoras se mueven. Puerta: procesador de comunicaciones que conecta a diferentes redes, al efectuar la traducción de un conjunto de protocolos a otro. Ruteador: dispositivo que reenvía paquetes de datos de una LAN o una red de área amplia a otra. Las capacidades de una LAN también depende del sistema operativo de red (NOS): software especial que dirige y maneja las comunicaciones en la red y coordina los recursos de red. Igual a igual: arquitectura de red que confiere el mismo poder a todas las computadoras de la red; se usa primordialmente en redes pequeñas. Redes de área amplia (WAN), redes de valor agregado (VAN) y servicio de red Red de área amplia (WAN): red de telecomunicaciones que abarca un área geográfica grande. Podría incluir diversas tecnologías de cable, satélite y microondas. Línea conmutadas: líneas telefónica a las que una persona puede acceder desde una terminal para transmitir datos a otra computadora; la llamada se rutea o conmuta a través de trayectos hasta el destino designado. Líneas dedicadas: líneas telefónicas mediante las cuales el arrendatario puede transmitir continuamente; por lo regular se acondicionan para transmitir datos a alta velocidad para aplicaciones de alto volumen.

Redes de valor agregado (VAN) Red de valor agregado (VAN): red privada, con múltiples trayectos, exclusiva para datos, administrada por terceros, utilizada por varias organizaciones bajo un régimen de suscripción. El término valor agregado se refiere al valor extra que añaden a la comunicación los servicios de telecomunicaciones y computación que estas redes prestan a los clientes. Servicios de red Conmutación de paquetes: tecnología que divide bloques de texto en pequeños paquetes de datos de tamaño fijo y los dirige de la forma más económica a través de cualquier canal de comunicaciones disponible. Relevo de tramos: tecnología de servicio de red compartido que organiza los datos en paquetes para transmitirlos, pero no usa rutinas de corrección de errores. Es más barato y rápido que la conmutación de paquetes. Modo de transferencia asincrónico (ATM): tecnología de redes que divide la información en células de ocho bytes y permite transmitir datos entre computadoras de diferentes fabricantes a cualquier velocidad. Red digital de servicios integrados (ISDN): estándar internacional para transmitir voz, video, imágenes y datos, que apoya una amplia gama de servicios usando las líneas telefónicas públicas. Línea digital de suscriptor (DSL): grupo de tecnologías que ofrecen transmisión de alta capacidad por líneas telefónicas de cobre existentes. Módem de cable: módem diseñado para operar con las líneas de televisión por cable, a fin de ofrecer acceso de alta velocidad a la Web o a intranets corporativas. Línea TI: conexión telefónica dedicada que comprende 24 canales capaces de mantener una tasa de transmisión de datos de 1.544 megabits por segundo. Cada canal se puede configurar para que lleve tráfico de voz o datos. Convergencia de redes Estas redes multiservicios reducen los costos de redes al eliminar la necesidad de proporcionar servicios de apoyo y personal para cada tipo de red. Redes de empresa y estándares de redes Redes de empresa: organización de los recursos de hardware, software, telecomunicaciones y datos de la empresa para llevar más poder de computación a los escritorios y crear, para toda la compañía, una red que enlace a muchas redes pequeñas. Conectividad y estándares Interconexión de redes: enlace de redes individuales (cada una de las cuales conserva su identidad) para tomar una red interconectada. Conectividad: medida de qué tan bien la computadoras y los dispositivos computarizados se comunican y comparten información entre sí, sin intervención humana. Sistemas abiertos: sistemas de software que pueden operar en diferentes plataformas de hardware porque se basan en sistemas operativos, interfases de usuario, estándares de aplicaciones y protocolos de redes públicos, no exclusivos.

Lograr conectividad requiere estándares para el trabajo con redes, los sistemas operativos y las interfases con el usuario. Los sistemas abiertos promueven la conectividad porque hacen posible la colaboración entre equipos y servicios dispares. Modelos de conectividad de redes Hay diferentes modelos para lograr la conectividad en las redes de telecomunicaciones. El modelo Protocolo de Control de Transmisión/Protocolo Internet (TCP/IP): modelo de referencia del Dpto de EEUU para enlazar a diferentes tipos de computadoras y redes se usa en Internet. El TCP/IP tiene un modelo de referencia de cinco etapas: 1)

Aplicación

2)

Protocolo de control de transmisión

3)

Protocolo Internet

4)

Interfase de red

5)

Red física

Dos computadoras que usan TCP/IP pueden comunicarse aunque estén basadas en diferentes plataformas de hardware y software. Interconexión de Sistemas Abiertos (OSI): modelo de referencia internacional para enlazar a diferentes tipos de computadoras y redes. Se diseñó para apoyar redes globales que procesan grandes volúmenes de transacciones. Tecnologías de comercio electrónico y de negocios electrónicos Correo electrónico (e-mail) Correo de voz: sistema para digitalizar un mensaje hablado y transmitirlo por una red. Facsímil (fax): máquina que digitaliza y transmite a través de líneas telefónicas documentos que contienen tanto texto como gráficos. Teleconferencias, conferencias de datos y videoconferencias Teleconferencias: capacidad para conversar con un grupo de personas simultáneamente, usando el teléfono o software de comunicación de grupos por correo electrónico. Conferencia de datos: teleconferencias en las que dos o más usuarios pueden editar y modificar archivos de datos simultáneamente. Videoconferencia: teleconferencias en las que los participantes ven a sus interlocutores en pantallas de video. Intercambio electrónico de datos y comercio electrónico Intercambio electrónico de datos (EDI): el intercambio directo de computadora a computadora, de documentos de transacciones de negocios estándar entre dos organizaciones. El EDI reduce los costos de transacciones porque éstas se pueden transmitir directamente de un sistema de información a otro, a través de una red de telecomunicaciones. El EDI difiere del correo electrónico en cuanto a que transmite una transacción estructurada real y no un mensaje de texto sin estructura, como una carta. Problemas que presentan las redes de empresa •

Problemas de conectividad.

•

Pérdida de control gerencial sobre los sistemas.

•

Necesidad de cambios en la organización.

•

Costos ocultos de la computación cliente/servidor.

•

Fiabilidad y seguridad de las redes.

Algunas soluciones • Administración de cambio: para obtener el pleno beneficio de cualquier tecnología nueva, las organizaciones deben planificar cuidadosamente el cambio y controlarlo. • Educación y capacitación: un programa de capacitación bien desarrollado puede ayudar a los usuarios finales a superar los problemas causados por la falta de apoyo gerencial y de comprensión de la computación escritorio. • Disciplinas de administración de datos: en necesario crear políticas y procedimientos específicos para asegurar que los datos sean exactos, que sólo estén disponibles para los usuarios autorizados y que se respalden debidamente. • Planificación de conectividad: la alta gerencia debe adoptar una perspectiva a largo plazo de la arquitectura de información de la compañía y debe asegurarse de que sus sistemas tengan el grado correcto de conectividad para sus necesidades de información actuales y futuras. El plan de telecomunicaciones – Implementación Se deben tener en cuenta ocho factores al elegir una red de telecomunicaciones: 1) La distancia. 2) La gama de servicios que la red debe apoyar. 3) La seguridad. 4) Si se requiere acceso múltiple en toda la organización o si se puede limitar a uno o dos nodos dentro de la organización. 5) El grado de aprovechamiento. 6) El costo. 7) Las dificultades de instalar el sistema de telecomunicaciones. 8) Se debe considerar que tanta conectividad se requerirá para lograr que todos los componentes de la red se comuniquen entre sí, o para enlazar varias redes.

CAPITULO 10: INTERNET: COMERCIO ELECTRONICO Y NEGOCIOS ELECTRONICOS INTERNET Internet es una interconexión de redes: el enlace de miles de redes individuales de todo el mundo. ¿Qué es Internet? Un proveedor de Servicios de Internet (ISP), es una organización comercial que tiene una conexión permanente con Internet y vende conexiones temporales a sus suscriptores. Para unirse a Internet, una red existente sólo necesita pagar una pequeña cuota de registro y convenir en ajustarse a ciertos estándares basados en el modelo de referencia TCP/IP (Protocolo recontrol de Transmisión/Protocolo Internet) Tecnología y capacidades de Internet Internet se basa en tecnología cliente/servidor. Los individuos que usan la Net controlan lo que hacen a través de aplicaciones cliente, empleando interfases gráficas con el usuario o productos basados en caracteres que controlan todas las

funciones. Todos los datos, incluidos mensajes de correo electrónico, bases de datos y sitios Web, se guardan en servidores, Los servidores dedicados a Internet, o incluso a funciones específicas de Internet específicas, son el corazón de a información en la Net. Principales capacidades de Internet Capacidad

Funciones que apoya

Correo electrónico

Mensajes de persona a persona; compartir documentos.

Grupos de noticias Usenet electrónicos.

Grupos

LISTSERV correo

Grupos de discusión empleando servidores de listas de

de

discusión

en

tableros

de

boletines

electrónico. Conversación

Conversaciones interactivas.

Telnet en otro.

Iniciar sesión en un sistema de computación y trabajar

FTP

Transferir archivos de una computadora a otra.

Gophers menús.

Localizar información empleando una jerarquía de

World Wide Web texto, audio,

Recuperar, formatear y exhibir información (incluidos gráficas y video), usando vínculos de hipertexto.

HERRAMIENTAS DE INTERNET PARA COMUNICACIÓN Correo electrónico: La porción que está a la izquierda del @, en las direcciones de correo electrónico de la Net, es el nombre o identificador del individuo u organización específico. A la derecha del @ está el nombre de dominio, que es el nombre único de un conjunto de computadoras conectadas a Internet. El dominio contiene subdominios separados por un punto, El dominio que está en la extrema derecha es el de nivel más alto, y cada dominio a la izquierda ayuda a definir con mayor precisión el dominio por red, departamento e incluso computadora específica. El nombre de dominio de nivel más alto podría ser un indicador de función, como com para una organización comercial, gov para una organización gubernamental, edu, institución educativa. Grupos de noticias Usenet (foros): la discusión se efectúa en grandes tableros de boletines electrónicos en los que cualquiera puede publicar mensajes para que otros los lean. LISTSERV: un segundo tipo de foro público, permite efectuar discusión a través de grupos predefinidos, pero usa servidores de listas de correo electrónico, en lugar de tableros de boletines, para la comunicación. Uno puede subscribirse al tema LISRSERV que le interese, y a partir de ese momento recibir por correo electrónico todos los mensajes que se envíen acerca de ese tema. Se puede enviar mensajes a LISTSERV, el cual se difundirá automáticamente a los otros suscriptores. Conversación (chat): permite a 2 o más personas que están conectadas simultáneamente a Internet sostener conversaciones interactivas en vivo. Telnet: permite estar en un sistema de computación mientras trabaja en otro. Es el protocolo que establece un enlace rápido, sin errores, entre las dos computadoras, de modo que, cuando sale de viaje o está trabajando en casa, usted puede, por ejemplo, iniciar una sesión en su computadora de negocios desde una computadora de terceros y usarlas si éstas se han puesto a disposición del público. Telnet usa la dirección de computadora que el usuario proporciona para localizar la máquina que quiere y conectarlo a ella.

RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN EN INTERNET La recuperación de información es una segunda función básica de Internet. FTP: Protocolo de transferencia de archivos: sirve para acceder a una computadora remota y obtener archivos de ella. Es un método fácil y rápido si se conoce el sitio de computación remoto en el que está almacenado el archivo. Una vez que el usuario ha iniciado sesión en la computadora remota, puede recorrer los directorios que se han puesto a disposición de FTP y buscar el o los archivos que quiere recuperar. Una vez localizado el archivo, su transferencia a la computadora del usuario es muy fácil con FTP. Gophers: herramienta de computadora cliente que permite al usuario localizar información almacenada en servidores de gophers de Internet, a través de una serie de menús jerárquicos fáciles de usar. Cuando se usa software de gopher para buscar información acerca de un tema específico y se elige una entrada relacionada con un menú, el servidor transfiere al usuario directamente al archivo apropiado en ese servidor. Con las listas de menú descriptivas, vinculadas a otros sitios gopher el usuario no necesita saber con antelación dónde están guardados los archivos pertinentes ni la dirección de FTP exacta de una computadora específica. LA WORLD WIDE WEB La Web es un sistema que tiene estándares aceptados universalmente para almacenar, recuperar, formatear y exhibir información, mediante una arquitectura cliente/servidor. La Web combina texto, hipermedios, gráficos y sonido; puede manejar todo tipo de comunicaciones digitales al tiempo que facilita la vinculación de recursos que están a medio mundo de distancia. La Web usa interfases gráficas con el usuario para facilitar la visualización; se basa en un lenguaje de hipertexto estándar llamado lenguaje de marcación de hipertexto (HTML), que da formato a los documentos e incorpora vínculos dinámicos con otros documentos e imágenes almacenados en la misma computadora o computadoras remotas. Para acceder a un sitio Web, el usuario debe especificar un localizador uniforme de recursos, que apunta a la dirección de un recurso específico en la Web. HTTP: Protocolo de transporte de hipertexto, es el estándar de comunicaciones utilizado para transferir páginas en la Web. HTTP define la manera en que se formatean y transmiten los mensajes, y las acciones que deben realizar los servidores de Web y navegadores en respuesta a diversos comandos. CÓMO BUSCAR INFORMACIÓN EN LA WEB Los principales métodos para localizar información en la Web son los directorios de sitios Web, las máquinas de búsqueda y la tecnología de difusión o “empuje”. Otras herramientas de búsqueda no requieren una preclasificación de sitios Web, y exploran las páginas Web por su cuenta, de forma automática. Tales herramientas, llamadas máquinas de búsqueda o buscadores, pueden encontrar sitios poco conocidos, y contienen software que busca páginas Web que incluyen uno o más de los términos de búsqueda, para luego exhibir una lista de concordancias ordenadas según un método que por lo regular implica la ubicación y frecuencia de los términos de búsqueda. Los buscadores no exhiben información acerca de todos y cada uno de los sitios de la Web, pero sí crean índices de las páginas Web que visitan. Luego, el software de la máquina de búsqueda localiza las páginas Web de interés, examinando esos índices. Un portal es un sitio Web u otro servicio que proporciona un punto inicial de ingreso a la Web. Los portales por lo regular ofrecen una amplia gama de recursos o

servicios, como correo electrónico, compras en línea, foros de discusión y herramientas para localizar información. Tecnología de difusión o “empuje” Los usuarios pueden pedir que la información que les interesa les sea entregada de manera automática en sus escritorios a través de tecnología de empuje. Una computadora difunde información de interés directamente al usuario, en lugar de que ésta tenga que extraerla de sitios Web. Empuje: empuje de servidor: transferencia continúa del contenido de páginas Web de un servidor a un navegador. Software de cliente especial permite al usuario especificar las categorías de información que desea recibir y con que frecuencia. El software se ejecuta en segundo plano en la computadora del usuario, mientras la máquina efectúa otras tareas. Cuando los programas de empuje encuentran el tipo de información solicitada, la proporcionan al cliente de empuje y lo notifican. Los flujos de información distribuidos mediante tecnología de empuje también se denominan canales y pueden incluir canales de intranet privados y canales de extranet, además de canales de Internet pública. El uso de tecnología de empuje para transmitir información a un grupo selecto de individuos es un ejemplo de multidifusión (transmisión de datos a un grupo selecto de destinatarios) (Los LISTSERV que envían correo electrónico a miembros de listas de correo específicas son otro ejemplo). INTRANETS Y EXTRANETS Las organizaciones pueden usar los estándares de redes de Internet y la tecnología de Web para crear redes privadas llamadas intranets. Intranet es una red interna de la organización de la organización capaz de proporcionar acceso a datos de toda la empresa. Utiliza la infraestructura de red existente de la compañía, junto con estándares de conectividad de Internet y software creado para la World Wide Web. Las intranets pueden tener aplicaciones distribuidas que se ejecuten en muchos tipos distintos de computadoras en toda la organización. Tecnología de Intranets La principal diferencia entre la Web y una intranet es que mientras la Web está abierta a todo el mundo, la intranet es privada y se protege contra visitas del público por medio de firewalls (paredes cortafuego): sistemas de seguridad con software especializado que impide a personas ajenas invadir redes privadas. La firewall consiste en hardware y software que se coloca entre la red interna de la organización y una red externa, que podría ser Internet. Está programada para interceptar todos los paquetes de mensajes transferidos entre las dos redes, examinar sus características y rechazar los mensajes o intentos de acceso no autorizados. Las intranets no requieren hardware especial y pueden operar en cualquier infraestructura de red existente. La tecnología de software de intranets es la misma que la de la World Wide Web. Las intranets usan HTML para programar páginas Web y establecer vínculos de hipertexto dinámicos, de “apuntar y hacer clic”, con otros sitios. El software de navegación de Web y servidor de Web que se usa para las intranets es el mismo que se usa en la Web. Se puede crear una intranet sencilla enlazando una computadora cliente, que tiene un navegador de Web, con una computadora provista de software de servidor de Web, a través de una red TCP/IP. Una firewall evita que ingresan visitantes no deseados. Extranets Son intranets privadas que se extienden a usuarios autorizados externos. La compañía puede usar firewalls para garantizar que el acceso a sus daos internos

sea limitado y no sufra violaciones; las firewalls también validan a los usuarios, asegurándose de que sólo las personas autorizadas accedan al sitio. Las extranets son especialmente útiles para enlazar a las organizaciones con sus clientes socios comerciales, y es común que se usen para proporcionar datos de disponibilidad de productos, precios y embarques, para intercambio electrónico de datos (EDI), entre otras cosas. Beneficio de Internet para las organizaciones Con la tecnología Internet, las organizaciones pueden reducir los costos de comunicación y de transacción, mejorar la coordinación y la colaboración, y acelerar la distribución de conocimientos. Beneficios: Conectividad y alcance global. Reducción en los costos de comunicación. Más bajos costos de transacción. Reducción en los costos de agencia. Interactividad, flexibilidad y personalización. Distribución acelerada de conocimientos. Conectividad y alcance global El valor de Internet radica en su capacidad para conectar de forma fácil y económica a un enorme número de personas de muchos lugares de todo el mundo. Más bajos costos de comunicación Internet ayuda a las organizaciones a reducir los costos de operación o minimizar los gastos de operación, al tiempo que extiende sus actividades. Se ha desarrollado hardware y software para telefonía Internet, la cual permite a las compañías usar Internet para la transmisión de voz por teléfono. La tecnología Internet también está reduciendo los costos de comunicación, al permitir a las compañías crear redes virtuales privadas como alternativas de bajo costo a las WAN privadas. Una red virtual privada (VPN) es una conexión segura entre dos puntos de Internet y se puede obtener a través de un Proveedor de Servicios de Internet (ISP). Las VPN ofrecen muchas características de las redes privadas, a un costo mucho más bajo que si se usaran líneas telefónicas privadas arrendadas o conexiones de relevo de tramas. INTERNET Y EL COMERCIO ELECTRÓNICO Internet se está convirtiendo con rapidez en la tecnología preferida para el comercio electrónico, porque ofrece a los negocios una forma todavía más fácil de enlazarse con otros negocios e individuos por un costo muy bajo. Los clientes pueden acceder a los sitios Web las 24 horas. Es posible crear nuevos canales de marketing y ventas. El manejo electrónico de transacciones reduce los costos de transacción y el tiempo de entrega de algunos bienes, sobre todo los que son puramente digitales. Modelos de negocios en Internet Compañías grandes y pequeñas están usando Internet para ofrecer de forma inmediata información acerca de productos, mecanismos para hacer pedidos y atención a clientes, y para ayudar a compradores y vendedores a ponerse en contacto. Algunas de estas iniciativas de comercio electrónico por Internet representan la automatización de procesos de negocios tradicionales basados en papel, pero otras son modelos de negocios nuevos. Tienda virtual: Vende bienes físicos o servicios en línea, en lugar de hacerlo a través de una tienda física o un detallista. La entrega de productos y servicios no digitales se efectúa a través de los medios tradicionales.

Concentrador del mercado: Concentra información acerca de productos y servicios de varios proveedores en un punto central. Los compradores pueden efectuar búsquedas y comparaciones, y a veces efectuar la transacción de ventas. Corredores de información: Ofrecen información de productos, precios y disponibilidad. Algunos facilitan las transacciones, pero su principal valor radica en la información que proporcionan. Corredores de transacciones: Los compradores pueden consultar tarifas y condiciones, pero la actividad de negocios primaria es cerrar la transacción. Cámaras de compensación electrónicas: Ofrecen sistemas tipo subasta para productos cuyo precio y disponibilidad están cambiando constantemente, a veces como respuesta a las acciones de los clientes. Subasta inversa: los consumidores presentan una oferta a varios proveedores para adquirir bienes y servicios a un precio especificado por el comprador. Entrega digital de productos: Venden y entregan software productos multimedios y otros productos digitales por Internet. Proveedor de contenido: Crea ingresos al proporcionar contenido. El cliente podría pagar por acceder al contenido, o podrían generarse ingresos por la venta de espacio publicitario o por pedir a los anunciantes que paguen por aparecer en listas organizadas dentro de una base de datos que es posible consultar. Proveedor de servicios en línea: Proporciona servicio y apoyo a usuarios de hardware y software. Venta al detalle centrada en el cliente Ventas directas por la Web Los fabricantes pueden vender sus productos y servicios directamente a clientes al detalle, pasando por alto intermediarios como distribuidores y detallistas. La eliminación de intermediarios en el canal de distribución reduce considerablemente los costos de las transacciones de compra. La eliminación de organizaciones o capas de procesos de negocios que representan pasos intermedios de una cadena de valor, se denomina desintermediación. Internet está acelerando la desintermediación en algunas industrias y está creando oportunidades para nuevos tipos de intermediarios en otras. Marketing interactivo Los mercadólogos pueden usar las características interactivas de las páginas Web para retener la atención de los clientes, o capturar información acerca de sus gustos e intereses. Una parte de esa información se obtiene pidiendo a los visitantes que se “registren” en línea y proporcionan información acerca de sí mismos. Las compañías también pueden usar software especial para auditar sitios Web, el cual es capaz de contabilizar el número de aciertos en sus sitios y determinar qué páginas interesan más a los visitantes que han llegado al sitio. (Un acierto o hit es una entrada en el archivo de bitácora de un servidor de Web, que se genera cuando se solicita un archivo al servidor). Las compañías analizan esta información para crear perfiles más precisos de sus clientes. El costo de las encuestas de clientes y las de grupos potenciales es muy alto. Es mucho más económico investigar qué piensan los clientes y cómo ven los productos o servicios de la compañía a través de sus visitas a sitios Web. Los sitios que proporcionan información acerca de productos también reducen los costos al acortar el ciclo de ventas y disminuir el tiempo que el personal de ventas debe dedicar a la educación de clientes. La Web desplaza más actividades de marketing y ventas al cliente, pues éste llena sus propios formatos de pedido en línea.

Sistemas de apoyo para el comercio electrónico Un negocio interesado en establecer un sistema para apoyar el comercio electrónico tiene tres opciones: (1) usar un servidor de Web con un juego de herramientas para construir su propio sistema, (2) comprar un sistema de servidor de comercio electrónico en paquete, o (3) subcontratar el sistema a un proveedor de servicios de comercio electrónico. Hay varios sistemas de servidor para comercio por Internet en el mercado. Por lo regular, proporcionan un escaparate (storefront) de Web, generalmente con algún tipo de apoyo para catálogos en línea y un mecanismo para aceptar pedidos. Algunos de estos sistemas se vinculan con redes financieras para procesar los pagos. En el caso de empresas que no están listas para operar sus propios sitios de comercio electrónico, algunas compañías ofrecen servicios de anfitriones de Web que procesan transacciones de comercio electrónico a nombre de otras organizaciones. Un servicio de anfitrión de Web mantiene un servidor de Web grande, o una serie de servidores, y proporciona, a los suscriptores que pagan una cuota, espacio para mantener sus sitios Web. Las compañías suscriptoras pueden crear sus propias páginas Web, o pedir que las cree el servicio de anfitrión o una empresa de diseño de Web. Los servicios de anfitriones de Web ofrecen soluciones a compañías pequeñas que no cuentan con los recursos necesarios para operar sus propios servidores de comercio electrónico, y a compañías que todavía están experimentando con el comercio electrónico. La integración de todos los procesos asociados al comercio electrónico requiere software y herramientas adicionales, como software para establecer interfases entre los servidores de Web y las bases de datos de transacciones centrales y sistemas electrónicos de pagos de la compañía. Los sistemas electrónicos de pagos usan tecnología como transferencia electrónica de fondos, tarjetas inteligentes, de crédito y de débito, y nuevos sistemas de pagos basados en Internet, para pagar productos y servicios electrónicamente. También es conveniente contar con software que rastrear y monitorea el uso de sitios Web, para efectuar análisis de marketing. INTRANETS Y NEGOCIOS ELECTRÓNICOS Cómo las intranets apoyan los negocios electrónicos Las compañías pueden conectar su intranet a sus bases de datos al igual que con la Web, lo que permite a los empleados realizar actividades fundamentales para las operaciones de la compañía. Un uso importante de las intranets ha sido la creación de depósitos de información en línea que es posible actualizar con la frecuencia deseada. La publicación “controlada por sucesos”· permite a las organizaciones responder con mayor rapidez a condiciones cambiantes, en comparación con la publicación tradicional basada en papel, que requiere un programa de producción rígido. Los documentos suministrados por intranets pueden estar siempre actualizados, lo que elimina costos de papel, impresión y distribución. Beneficios de las intranets para las organizaciones: Conectividad: accesibles desde casi todas las plataformas de computación. Se pueden vincular a sistemas antiguos y bases de datos de transacciones centrales. Pueden crear aplicaciones interactivas con texto, audio y video. Adaptables a plataformas de computación más grandes o pequeñas al cambiar las necesidades. Interfase universal de navegador de Web, fácil de usar. Costos iniciales bajos. Entorno de información Intranets y colaboración de grupos Las intranets y otras tecnologías de redes proporcionan un abundante conjunto de herramientas para crear entornos de colaboración en los que miembros

de una organización pueden intercambiar ideas, compartir info y colaborar en proyectos y tareas comunes, sin importar su ubicación física. Una herramienta sería el teamware: consiste en aplicaciones basadas en intranets, para formar un equipo de trabajo, compartir ideas y documentos, sugerir opciones, programar y archivar decisiones tomadas o rechazadas por un proyecto para uso futuro. Es similar al groupware, pero más adaptado al trabajo en equipo, y algunas herramientas de teamware no requieren la instalación de una infraestructura compleja que abarque toda la empresa. RETOS Y OPORTUNIDADES GERENCIALES Modelos de negocios no comprobados Los modelos de negocios construidos en torno a Internet son nuevos y su rentabilidad no está totalmente comprobada. Obstáculos tecnológicos Para aprovechar ampliamente Internet, algunas compañías necesitan conexiones de telecomunicaciones más costosas, estaciones de trabajo o computadoras de alta velocidad capaces de manejar la transmisión de gráficos que ocupan más ancho de banda, y tal vez computadoras especiales que operen exclusivamente como servidores de Web. El ancho de banda es otro problema tecnológico importante. Algunos servidores de Web se sobrecargan con solicitudes de servicio y llega a ser imposible acceder a ellos durante los períodos de mayor actividad.