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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES Acciones realizadas en el marco del Convenio suscrito entre CEIM y la Consejería d
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
Acciones realizadas en el marco del Convenio suscrito entre CEIM y la Consejería de Educación y Empleo. Comunidad de Madrid
Avda Llano Castellano, 13 - 1ª Pl. 28034 Madrid Telf. 91 395 97 99 Fax. 91 395 97 96 [email protected] www.hedima.es Edición 2012
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
ÍNDICE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
MÓDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS 1. NORMAS PARA UNA CORRECTA COMUNICACIÓN .........................11 2. OBSTÁCULOS EN LA COMUNICACIÓN. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS COMUNICATIVOS .........................................................14 3. TÉCNICAS ÚTILES EN LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL: PIRÁMIDE INVERTIDA, EL BOCADILLO, LAS 4 P…...........................16 4. HÁBITOS EFICACES EN LA COMUNICACIÓN. LENGUAJE NO VERBAL ................................................................................................19 5. MODELOS DE DOCUMENTACIÓN ESCRITA: TEXTOS COMERCIALES, TEXTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA, TEXTOS PROTOCOLARIOS ................................................................24
MÓDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME 1. FIJACIÓN DE OBJETIVOS ...................................................................41 2. LA REDACCIÓN....................................................................................42 3. ESTRUCTURA DEL ESCRITO .............................................................51 4. TIPOS DE INFORMES ..........................................................................53 4.1. Interno.............................................................................................53 4.2. Formal. El informe técnico ..............................................................54
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MÓDULO 3: EL PODER DEL LENGUAJE 1. CULTIVAR UN ESTILO .........................................................................61 2. EL USO DEL LENGUAJE......................................................................62 3. DIFERENCIAS ENTRE EL MENSAJE ORAL Y ESCRITO ...................64 4. ERRORES QUE DEBEN EVITARSE: FALTA DE CLARIDAD, DESORDEN EXPOSITIVO, CHARLATANERÍA… ................................66 5. ESTILO. CÓMO CONSEGUIR UN ESTILO CLARO, PRECISO, DIRECTO, PERSUASIVO Y POSITIVO ................................................68 6. EL PROCESO DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL.....................70 7. ESCUCHA ACTIVA ...............................................................................71 8. EMPATÍA Y ASERTIVIDAD...................................................................74
MÓDULO 4: SER PERSUASIVO 1. TÉCNICAS DE PERSUASIÓN ..............................................................83 2. ELECCIÓN DEL FORMATO .................................................................85 3. LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS..............................................87
MÓDULO 5: INFLUENCIA DE LA PRESENTACIÓN 1. ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN..............................................95 2. EL ASPECTO DE LAS PÁGINAS .........................................................98 3. LOS GRÁFICOS .................................................................................100 4. PRESENTACIÓN GLOBAL .................................................................101 5. TÉCNICAS DE REVISIÓN ..................................................................104
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OBJETIVO GENERAL:
Adquirir confianza y seguridad en la redacción y la presentación de diferentes informes adaptándose al contexto y características del auditorio transmitiendo con eficacia las ideas y argumentos para crear una impresión favorable de aceptación por parte del público.
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MÓDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS 7
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CONTENIDOS LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS
1. NORMAS PARA UNA CORRECTA COMUNICACIÓN ........................11
2. OBSTÁCULOS EN LA COMUNICACIÓN. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS COMUNICATIVOS ........................................................14
3. TÉCNICAS ÚTILES EN LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL: PIRÁMIDE INVERTIDA, EL BOCADILLO, LAS 4 P… .........................16
4. HÁBITOS EFICACES EN LA COMUNICACIÓN. LENGUAJE NO VERBAL................................................................................................19
5. MODELOS
DE
DOCUMENTACIÓN
ESCRITA:
TEXTOS
COMERCIALES, TEXTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA, TEXTOS PROTOCOLARIOS................................................................24
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1. NORMAS PARA UNA CORRECTA COMUNICACIÓN Actualmente, numerosos ejecutivos se enfrentan a la necesidad de exponer sus ideas o programas en público, pero muchos no están preparados para ello y se encuentran con dificultades a la hora de realizar este cometido. Equivocarnos, puede dañar nuestra
imagen.
Ante
estas
consideraciones,
parece
lógico
plantearse
estructuralmente las posibilidades de mejorar en la comunicación.
¿Es usted de los que piensa que una imagen vale más que mil palabras?
Entonces dígame: ¿cuántas imágenes necesitaría para expresar la palabra “amor”?
La comunicación es muy importante en todos los niveles de nuestra vida. Las personas somos, evidentemente, seres sociales. La comunicación, el lenguaje, forma parte de la esencia de lo que entendemos por ser humano. El proceso de comunicación humana es complejísimo. En este proceso interviene un emisor, que cifra un mensaje según un código común para los dos hablantes. Este código recibe el nombre de lengua. El proceso se cierra cuando el receptor obtiene el mensaje del emisor. El mensaje ha viajado a través de un canal de comunicación. Existe un proceso de retroalimentación o feedback, que permite al emisor comprobar que, en efecto, el mensaje ha llegado al receptor.
Un buen comunicador, tiene que controlar las técnicas y tener en cuenta algunos aspectos que le van a facilitar atrapar al receptor causando una buena imagen y con una transmisión perfecta del mensaje. Siempre se ha dicho que el buen comunicador
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es aquel que sabe llegar al receptor, aunque en ocasiones nos encontramos con barreras en ese proceso de comunicación, que provocan que dicha comunicación no sea lo suficientemente efectiva.
A continuación, vamos a señalar los elementos que permiten mejorar nuestra comunicación:
Tener un gran conocimiento del tema que vamos a tratar, porque esto reforzará y favorecerá la confianza en el receptor causando una buena imagen. Suponga que usted acude a un concesionario a comprar un coche y el comercial ante las diferentes preguntas que usted le plantea con respecto al vehículo que se quiere comprar, no le sabe responder, duda o directamente cambia de tema, ¿compraría usted el coche? Lo más seguro es que no, porque la confianza es un factor muy importante y disminuye cuando lo que decimos no viene respaldado con una buena exposición.
Uso de documentos que avalan y refuerzan lo que nos transmite el emisor, como pueden ser estadísticas, gráficos, etc.
Transmitir las ideas de forma estructurada, para ello, debemos realizar un esquema donde tenemos que indicar las partes fundamentales del mensaje: la presentación, el cuerpo o asunto sobre el que vamos a hablar y el cierre. Con un buen esquema es más difícil que perdamos el hilo
del
queremos
mensaje transmitir
que a
nuestra audiencia.
El feedback, es un elemento fundamental en todo proceso de comunicación. Tenemos que facilitar el intercambio de información entre el emisor y el receptor a través de preguntas, respuestas, etc. De este
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modo sabremos que la información que estamos transmitiendo ha sido asimilada por el receptor.
En el caso de que la comunicación sea verbal, debemos controlar el tiempo para no eternizarnos y aburrir a la audiencia.
El tono, juega también un papel importante en los procesos de comunicación, debemos adecuarlo a aquello que estemos comunicando en cada momento. Según el tomo empleado, el mensaje podrá ser interpretado de manera favorable o no.
El ritmo y la velocidad con la que nos comuniquemos no deberán ser constantes ya que es síntoma de inexpresividad y podrá provocar aburrimiento.
También debemos observar a nuestro receptor, porque a través de sus gestos y señales nos puede aportar información sobre cómo transcurre el proceso de comunicación, si se está aburriendo, si está entretenido e interesado, etc.
Debemos pronunciar de manera correcta las palabras.
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El comunicador tiene que disponer de un amplio vocabulario ya que permite expresar mejor una determinada idea al tener más cantidad de recursos.
Es fundamental tener empatía, de este modo adaptaremos el mensaje al receptor.
Al expresarse tenemos que ser claros y coherentes con el mensaje que tratamos de comunicar; no hay que irse por las ramas, si no que debemos ser claros y concisos.
Comunicar es convencer, para ello además de todo lo dicho anteriormente debemos de controlar y manejar con soltura el lenguaje no verbal, como los gestos, la mirada, etc.
Es fundamental saber escuchar y no interrumpir a los interlocutores.
Tenemos que evitar, en la medida de lo posible, cualquier perturbación que impida una correcta comunicación como: ruidos, sonidos incómodos, calor excesivo, etc.
Un buen método para comunicarse consiste en actuar y hablar de manera natural, esto facilitará la interrelación con nuestro interlocutor.
2. OBSTÁCULOS EN LA COMUNICACIÓN. RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS COMUNICATIVOS Nos encontramos con diferentes elementos que afectan a la comunicación perturbándola u obstaculizándola, estos pueden tener distintos orígenes: en el emisor, en el receptor, en el mensaje, en el canal, etc. A continuación, se muestra un resumen de esas perturbaciones comunicativas que habitualmente solemos encontrar en el día a día:
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Falta de retroalimentación: en todo proceso de comunicación debe darse la retroalimentación. Para ello, habrá que dar a entender al receptor que queremos ayudarlo, también tenemos que adaptarnos a su nivel cultural, seleccionar el mejor momento para establecer la comunicación, no emitir juicios de valor, saber preguntar, etc.
Que el emisor no se crea su propio mensaje: es necesario que el emisor crea aquello que intenta comunicar a la audiencia, de no ser así se notará e implicará que el mensaje pierda credibilidad.
Escasa fluidez verbal: el emisor debe tener un amplio conocimiento del lenguaje, del vocabulario, de sus construcciones lingüísticas, etc. Esto se puede mejorar, entre otras cosas, mediante algo tan sencillo y barato como la lectura.
Falta de concreción: el mensaje que se quiera dar a conocer no deberá estar basado en ideas abstractas, sino en ideas concretas fundamentadas en hechos reales y acompañadas con datos que lo avalen.
Nerviosismo: es bastante habitual que cuando una persona intenta transmitir un mensaje ante varios receptores, los nervios aparezcan y lleven al traste la comunicación. Por eso es muy importante controlarlos, se puede lograr mediante técnicas de relajación y con un riguroso ensayo de lo que se quiere decir.
Falta de memoria: las personas que tienen una buena memoria tienen mejor capacidad para comunicarse, ya que además de retener datos sobre el tema que van a tratar, también almacenan la información que les llega de su interlocutor, lo que evita que pierdan “el hilo” de la conversación.
Falta de atención: siempre debemos evitar cualquier tipo de obstáculo en la comunicación que nos haga perder la atención y que nos aleje de la conversación.
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Falta de empatía: tenemos que ponernos en el lugar de nuestro receptor, aunque esto no quiere decir que haya que estar de acuerdo con todo lo que dice, sino entender su postura y hacérselo saber.
No se domina el tema a exponer: Previo a toda comunicación, deberíamos estudiar el tema sobre el que vamos a hablar, documentándonos y estudiando las posibles preguntas que la audiencia podría realizar sobre ese tema, para no caer en imprevistos. Desgraciadamente, este aspecto suele saltárselo más de un ponente.
Falta de escucha activa: tenemos que observar a nuestros interlocutores para captar su comunicación no verbal y de este modo poder dirigir nuestros mensajes, según las necesidades que vayamos observando en la audiencia.
3. TÉCNICAS ÚTILES EN LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL: PIRÁMIDE INVERTIDA, EL BOCADILLO, LAS 4 P… Existen varias técnicas útiles para poder desarrollar de modo eficaz la comunicación empresarial, entre ellas destacan:
La pirámide invertida: se trata de una
TITULAR
construcción que cautiva la atención del receptor. La técnica se basa en dar cabida al punto más importante de la noticia en la primera línea, siempre que se pueda y luego se va agregando gradualmente lo menos importante. Es una técnica muy utilizada en el ámbito
LEAD ¿Qué?, ¿quién?, ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿cómo?, ¿por qué? CUERPO DE LA NOTICIA Desarrollo con detalles, etc.
periodístico. Es en el lead o entradilla, donde se debe dar cabida a las 6 w: qué (what), quién (who), cuándo (when), dónde (where), por qué (why), cómo (how). Esta forma de
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estructurar un relato trata de mantener la atención del receptor de la información dosificando los puntos de interés.
El bocadillo: esta técnica se puede utilizar a la hora de realizar informes y presentar proyectos y en procesos de negociación. Consiste en presentar un elemento desagradable o negativo entre dos elementos positivos.
Por ejemplo, en el caso de las negociaciones, una vez que el vendedor ya ha argumentado sobre los beneficios que su producto va a proporcionar al cliente y éste haya aceptado algunos, el vendedor presenta el precio, pero debe hacerlo sin brusquedad, con toda naturalidad; al exponer el precio no debe bajarse el tono de la voz o decirlo con timidez, ni mirar a otro lado, etc.
En este caso, conviene presentar el precio entre dos beneficios, según la técnica del “bocadillo” o del ”sándwich” de la forma siguiente:
o
Presentar uno o varios beneficios del producto.
o
Dar el precio sin vacilación.
o
Presentar la utilidad que esos beneficios tienen para el cliente.
Las 4 P: los elementos que conforman las 4 P en los procesos de comunicación son: claridad, concisión, concreción y corrección.
o
Claridad: -
Comprender totalmente para comunicar con claridad.
-
Sencillez del léxico: debemos adaptarnos al nivel cultural del interlocutor. Evitar terminología innecesaria que resulte pedante.
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o
-
Hacer comprensibles las cantidades.
-
Naturalidad.
-
Evitar los eufemismos.
Concisión: ser prolijo a veces puede distorsionar el mensaje y el entendimiento entre emisor y receptor. Algunas recomendaciones:
-
Estructurar el tiempo teniendo en cuenta las partes del discurso.
-
Una A4, a doble espacio, contiene unos dos minutos de disertación.
-
Seleccionar ideas y palabras; esto requiere un tiempo de preparación. Es más fácil enrollarse que ser breve.
o
Concreción: -
La brevedad es una cualidad de la concisión que afecta sobre todo a las palabras, y la concreción, también cualidad de la concisión, afecta a los conceptos.
-
Debemos eliminar el exceso de equipaje. Ser escuetos en las frases y sin demasiados adornos.
-
Alternar estas cuatro fórmulas para hacer entender a la audiencia una misma cosa:
Definición negativa: se utilizan para aclarar los posibles errores que el público puede haberse formado en torno a una palabra.
Definición positiva: es la aclaración de un concepto diciendo cuales son las características de esa palabra, ya sea un objeto o una idea.
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Reafirmación: repetición de una idea mediante diferentes formas de enlazar palabras.
Comparación: consiste en dar un punto de referencia; relacionando una idea con algo concreto.
o
-
Carácter específico: constituir la información mediante detalles.
-
Usar tiempos psicológicamente cercanos al presente.
-
Es preferible el estilo verbal al nominal.
Corrección: algunas recomendaciones para evitar los errores más frecuentes en la expresión son: -
Construir con el orden gramatical lógico.
-
Emplear frases cortas: no abusar de la subordinación.
-
Repetir, reiterar, reanudar.
-
Traducir jergas, tecnicismos y siglas.
-
Crear imágenes gráficas: por medio de comparaciones, refranes, ironía...
4. HÁBITOS EFICACES EN LA COMUNICACIÓN. LENGUAJE NO VERBAL El impacto de lo visual en una sociedad como la nuestra es algo muy importante. Es lógico que lo que el comunicador proyecta visualmente tenga gran impacto. El comunicador y el mensaje tienen que ser un producto global.
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El comunicador es el factor más importante de cualquier comunicación. La comunicación empieza y acaba en el emisor, en el comunicador y es éste el mejor o peor recurso audiovisual.
Debemos aportar coherencia a lo que decimos,
con
lo
que
la
gente
ve.
Coherencia con el mensaje, la voz y nuestro
aspecto,
comportamiento
porque
no
nuestro
verbal,
va
a
determinar la impresión que causamos a los demás y esa comunicación no verbal, va a revelar sentimientos y actitudes reales, que a veces pueden entrar en contradicción
con
nuestros
mensajes
verbales.
La primera impresión es siempre visual, que es la más fuerte y permanente. Hay que cuidar mucho esa primera impresión visual:
mensajes
vestimenta,
etc.
visuales, Hay
apariencia,
que
procurar
transmitir mucha confianza y entusiasmo.
La eficacia se conseguirá si:
Nos adecuamos al entorno.
Se es un apoyo al mensaje, ya que lo que transmitamos va a servir de ayuda al contenido con mayor expresión y un énfasis en la comunicación.
Se despierta el interés de la audiencia durante toda la charla, evitando la monotonía y manteniendo la atención.
Nos expresamos con moderación, cualquier cosa llevada al extremo es motivo de distracción.
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Los elementos de la comunicación no verbal son:
El contacto visual: el elemento más expresivo son lo ojos, la mirada es muy delatora. Todo lo que hagamos se va a reflejar en la mirada, la pérdida de contacto visual muestra nerviosismo. Hay que procurar mirar a toda la audiencia durante toda la charla para que todos se sientan implicados, y no centrar la mirada en una persona más de 10 minutos (además de la incomodidad que podemos hacer sentir a esa persona). Cuanto mejor nos preparemos la charla, menos habrá que mirar los papeles y mayor contacto visual se podrá tener.
El gesto: transmitimos una gran cantidad de cosas con los gestos, por ejemplo, los mimos. Los gestos son casi todos inconscientes, son hábitos adquiridos, “manías”. El gesto le da mayor significado al mensaje. Enriquecemos el mensaje con los gestos. Le dan mayor énfasis al mensaje y nos ayudan a mantener la atención y a minimizar las barreras, se tiende a que sean los mínimos. Pueden ser: o
Abiertos: por lo general de cintura para arriba y comienzan en los hombros.
o
Duración: duran también más que en una conversación normal, son más lentos.
o
Variedad y moderación: no debemos abusar y hacerlos con variedad. Los gestos no deben ser bruscos y se deben realizar con un carácter relajado.
o
Énfasis: esos gestos son fundamentales cuando queremos poner acento en algo.
Elementos con los que podemos realizar los gestos:
o
Manos: no hay que moverlas en exceso, siempre con moderación. Debemos evitar permanecer con las manos detrás del cuerpo, en los
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bolsillos, en jarra, tampoco cruzarlos y tampoco debemos llevar las manos a la cara.
o
Cabeza: con ella afirmamos, negamos,… Si la inclinamos implica incertidumbre, por lo que la cabeza tiene que estar erguida.
o
Las expresiones faciales: ratifican o niegan el significado de lo que se quiere comunicar.
o
La sonrisa: siempre hay que sonreír. La sonrisa en contagiosa, afecta al comunicador y a su ánimo y se proyecta en el resto de la audiencia.
La postura y el movimiento: normalmente o se habla de pie o inclinado. o
Nunca hay que pegarse ni a la mesa ni al respaldo, dejando un espacio delante y otro detrás. Este espacio nos permitirá: cuando queremos enfatizar algo, irnos hacia delante, por ejemplo, o si nos echamos hacia atrás, parecer que quisiéramos abarcar al público.
o
Debemos evitar cruzar y descruzar las piernas y el balanceo de los pies.
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o
No debemos frotar las manos, ni jugar con las cosas que hay encima de la mesa, se puede hacer una vez pero no de continuo.
o
Si estamos de pie, debemos estar relajados y naturales, erguidos.
o
Al andar con decisión y firmeza, hay que mirar con sencillez.
o
Dominar el miedo escénico.
o
Nunca debemos tener los pies juntos totalmente ya que no se mantiene el equilibrio; tenemos que separar levemente las piernas, para estar más seguros, hacer cambios con mayor facilidad y ayudarnos a mantener el equilibrio.
o
Si queremos enfatizar podemos dar un paso adelante. Cuanto más cercano nos sienta la audiencia más fuerza tendrá en mensaje y mejor nos entenderá.
La presencia: es lo que el ponente proyecta, a través de la indumentaria y su propia persona, y que ejerce una gran influencia en la audiencia. Es más decisivo lo que se ve, que lo que se escucha. La indumentaria es el rango más concreto y más visible y el que aporta más impresiones, puede incrementar o disminuir la credibilidad del emisor. Llevar ropa muy cómoda y que estemos a gusto es importante. La forma de vestir debe estar de acuerdo con el contexto y con el público, no debemos distraer al público con lo que llevamos, ya que el centro de atención no somos nosotros sino nuestro discurso. Por lo que debemos evitar uñas excesivamente largas o llamativas, cuidado con el pelo, las joyas, anillos, etc. La presencia es el porte, el saber estar, es la posición correcta del cuerpo y cómo nos desenvolvemos evitando la tensión, la rigidez, el nerviosismo y la excesiva formalidad.
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Nunca leer el texto, porque perdemos el contacto visual.
Nunca memorizar el texto, quita expresividad a la charla.
Mantener el porte sereno y relajado.
Mantener el contacto visual.
Gestos moderados acompañando a la exposición, énfasis.
Sonreír.
Romper las barreras, entre el emisor y la audiencia, acercándonos.
5.
Sorprender, no ser repetitivo y monótono.
Mirar a la audiencia como amigos.
MODELOS
COMERCIALES,
DE
DOCUMENTACIÓN
TEXTOS
DE
ESCRITA:
COMUNICACIÓN
TEXTOS INTERNA,
TEXTOS PROTOCOLARIOS Textos comerciales: Poco a poco, la carta va cediendo su protagonismo a otros medios de comunicación, como el correo electrónico, la intranet, etc.; pero, a pesar de esto, la carta se sigue utilizando en la mayoría de las empresas para mantener sus relaciones comerciales con su entorno.
Una carta es un documento que escribe una persona o empresa para mantener relaciones con el entorno externo de la misma. La carta representa la imagen de la empresa o de la persona que la firma, pero además, suministra información de la empresa a los destinatarios ya que se añaden elementos como el logotipo, la dirección, el número de teléfono, el fax, etc. También nos permite informar o comunicar algo sobre algún hecho a través del texto que se desarrolla en la misma.
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Para escribir una carta de forma correcta, tendremos que seguir algunas de las siguientes normas:
Una carta de ámbito empresarial nunca deberá ir escrita a mano ya que esta característica sólo será aplicada en el caso de las cartas personales.
Especial atención a su presentación, tiene que ser perfecta, ya que representa la imagen de la empresa para la persona que la vaya a recibir. Tendremos que utilizar un papel de calidad, sin arrugas ni manchas, usando de manera correcta los márgenes, el interlineado, la separación entre párrafos, el tipo de letra, una correcta redacción y uso del lenguaje, claridad a la hora de exponer los conceptos, y una correcta aplicación de la ortografía.
Es preferible utilizar papel blanco de buena calidad y a poder ser de tamaño DIN A4, ya que es el tamaño estándar. Algunas empresas disponen de papel personalizado con sus logotipos.
Se debe usar un tipo de letra correcta y a ser posible no utilizar más de una. Los tipos más utilizados son: “Times New Roman” o “Arial Helvética”. Tenemos que evitar el uso de letras muy decorativas o informales. El tamaño de la letra no deberá ser superior a 12 puntos.
En cuanto a los sobres, el más utilizado es el sobre americano. Nos encontramos con dos modalidades, con ventanilla lo que nos obliga a poner la dirección del destinatario en la parte superior derecha de la carta para que se vea por la misma, o sin ventanilla, en este caso debemos de imprimir la dirección en el sobre o bien añadir una etiqueta con dicha dirección.
Las partes en las que se debe dividir una carta son las siguientes:
ENCABEZADO: es la parte que forma el comienzo del escrito, éste a su vez se divide en:
Membrete: es el lugar que alberga los datos correspondientes al remitente (persona o entidad que envía la carta). Deberá de aparecer el nombre o la
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empresa a la que se envía la carta, la dirección completa, el número de teléfono, fax, correo electrónico, página Web, etc. Suele ir acompañado por el logotipo.
Destinatario: se indicarán los datos y la dirección de la persona física o jurídica a quien se dirige la carta.
Fecha: se deberá señalar el lugar y la fecha en la que se escribió la carta. El día se indicará en número, el mes en letra y el año completo en números sin colocar el punto de separación de los millares, tampoco deberá poner el punto final. Por ejemplo:
-
Madrid, 14 de abril de 2010.
-
Madrid a 14 de abril de 2010.
Referencias: nos permite identificar la carta por medio de abreviaturas compuestas de letras y números, de modo que podemos indicar el asunto sobre el que trata la carta, el número de expediente o la respuesta a una carta determinada. Por ejemplo: -
S/Ref. (Sus referencias): permite al destinatario localizar el expediente correspondiente a la carta.
-
N/Ref. (Nuestras referencias): Identifica la carta o el expediente.
Asunto u objeto: expresa de modo breve el contenido de la carta.
Línea de atención: si queremos que la carta vaya dirigida a una persona concreta, podemos usar una línea de atención como por ejemplo: “A la atención de”, seguido del nombre de la persona a la que dirigimos el escrito.
-
A la atención del Sr. Ricardo García Mesa
-
A la atención del Director de Exportaciones.
Saludo: nos permite iniciar la carta de manera cortés. Las palabras usadas tienen que ser breves y dependerán del grado de confianza que tengamos con la persona a la que estamos escribiendo.
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Cuando se conoce a la persona podemos utilizar la siguiente fórmula: Estimado Sr. García; si se desconoce a la persona bastará con Estimado Sr.: Otras fórmulas pueden ser: Querido amigo: o Apreciado cliente:
CUERPO: en esta parte es donde se expondrá el motivo de la carta. La exposición tiene que ser clara, sencilla y concisa. Es necesario tener la idea clara de lo que se quiere comunicar, usar un leguaje sencillo, evitando expresiones formales o muy redundantes.
El cuerpo de la carta se divide en:
Introducción: es la parte inicial cuyo objetivo es captar la atención del destinatario.
Exposición: parte central donde se detalla el motivo de la carta.
Conclusión: parte última de la carta donde se finaliza la misma.
Consejos generales a la hora de desarrollar el cuerpo de una carta:
Si la carta trata varios temas, estos deberán ir tratados en diferentes párrafos para no mezclarlos.
Se marcará un formato, con unos márgenes entre 2,5 y 3 centímetros a ambos lados; aunque la tendencia es alinear el texto a la izquierda con un sangrado de entre 1 y 1,25 centímetros de la primera línea de párrafo, debemos justificar el texto, es decir, que el párrafo quede al principio y al final alineado sobre su eje vertical.
Se recomienda utilizar un doble espacio entre los párrafos para facilitar la lectura de los mismos.
Si la carta contiene poco texto y queda en la parte superior e inferior de la misma mucho espacio, se recomienda aumentar el interlineado hasta el 1,5.
Letra Times New Roman, con tamaño 12, aunque la referencia podrá ir con tamaño 10.
Si queremos destacar algo utilizaremos la negrita.
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Se deberá evitar el uso de abreviaturas.
CIERRE: es la parte final de la carta, esta compuesto de:
Despedida: la fórmula más usada en esta parte de la carta deberá ir en consonancia con el encabezado. Por ejemplo:
-
Atentamente o Cordialmente.
-
Le envío un cordial saludo.
-
Reciba un cordial saludo, o reciba un atento saludo.
-
Estamos a su disposición.
-
Se despide atentamente.
-
Un saludo.
-
En espera de sus noticias.
Firma: la firma da autenticidad al escrito y lo valida jurídicamente. Deberá estar situada unas cuatro líneas por debajo de la fórmula de la despedida. Tendrá que ir acompañada del nombre y la firma manuscrita (a veces va impresa), situada por encima del nombre firmante. Si existen varias firmas el que tiene mayor posición jerárquica irá a la izquierda.
La persona firmante de la carta puede delegar o autorizar la firma de la misma a otra persona en su nombre, en ese caso, se indicará tal circunstancia por medio de abreviaturas: P.O. (por orden) o P.P. (por poder).
Anexos: indica los documentos que acompañan a la carta (facturas, pedidos, etc.). Se deberá indicar el número de páginas para que en caso de extravío podamos cotejar los datos.
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Postdata: recuerda un hecho importante, ésta deberá ser breve.
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El esquema de una carta comercial puede ser el siguiente:
LOGOTIPO DE LA EMPRESA
MEMBRETE REFERENCIA SALUDO FECHA
DATOS DEL DESTINATARIO
LÍNEA DE ATENCIÓN SALUDO
CUERPO DE LA CARTA
DESPEDIDA ANEXO FIRMA POSTDATA
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Textos de comunicación interna: Dentro de la empresa es habitual realizar determinados comunicados para informar a los empleados y los departamentos sobre algún tema o asunto. Por eso surge la necesidad de establecer guías de comunicación escrita que nos permitan realizar dicho trabajo de manera correcta.
A continuación, vamos a desarrollar el uso de algunos de los documentos más habituales de comunicación interna que se suelen utilizar:
El acta: es un documento cuyo fin es dejar constancia de aquello que ha sucedido, de los puntos que se han tratado y de los acuerdos a los que se han llegado en reuniones o juntas.
Para lograr la mayor eficiencia posible en una reunión, es necesario que se refleje en el acta los temas tratados y medidas tomadas en el caso de que las haya. El acta refleja los resultados de la reunión.
Normalmente
siempre
surge la duda de quién es la persona que debe levantar el acta. En las reuniones del consejo de administración,
no
hay
dudas posibles, ya que está establecido por la Ley de Sociedades y los estatutos
de
las
compañías.
En el caso de las reuniones informales, al carecer de estructura, lo normal es que no exista acta.
Un tipo habitual de actas son aquellas en las que se reflejan los temas hablados en la reunión, además de la fecha, lugar y asistentes. En el caso de reuniones formales, lo normal es que uno de los participantes actúe
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MÓDULO 1: LAS CLAVES DE UNA BUENA ESCRITURA DE NEGOCIOS
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como secretario, realizando el acta. Posteriormente, será el auxiliar de éste quien redacte el acta a partir de las notas de su jefe. El acta tiene que enviarse a todos los asistentes a la reunión, en un plazo lo más breve posible.
Este tipo de actas, no son tan importantes como las actas de un consejo, pero no por ello tienen que ser poco representativas. A la hora de redactar las actas, resulta muy importante la capacidad de síntesis, ya que si los documentos son excesivamente largos y muy detallados, se corre el peligro de que no resulte útil.
Se muestra a continuación un posible modelo de acta:
ACTA No. ______ En ______________ a las _______ del ___________________________ se reunieron en ___________________________________________ los señores __________________________________________________________________ ___ de ___________________________________ a fin de efectuar una ______________________________________ con carácter de ___________________________________ a fin de tratar y realizar la siguiente agenda: I) Lectura del acta anterior; II) Resultados de la última reunión; III) Seguimiento de acuerdos; IV) Varios; V) Sumario; VI) Agenda propuesta de la próxima reunión. El consenso en relación con los puntos anteriores son los siguientes: i)
No habiendo más que tratar, se cierra la sesión a las ________________ horas del día _______ en el lugar __________________.
NOMBRE FIRMA
La última página del acta termina con la fecha del día de emisión del documento y el nombre y firma del emisor del mismo, cumplimentados en la parte inferior derecha.
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La circular: el contenido de una carta circular de carácter interno es la de comunicar cualquier noticia, información o evento de interés a un conjunto de personas o departamentos de la empresa. La diferencia principal entre una carta circular y un memorando está en que, por lo general, se imprime una circular por destinatario, mientras que el memorando solo se imprime uno para todos los destinatarios ya que por lo general se colocan en el tablón de anuncios. Por lo general, el memorando comunica noticias puntuales en el tiempo, mientras que la circular comunica noticias permanentes en el tiempo.
Las características que debe reunir una circular son:
o
Tiene que estar escrito en un lenguaje sencillo sin usar términos demasiado técnicos que dificulten su lectura y comprensión.
o
El texto será breve, no extendiéndose demasiado.
o
Las ideas se expresarán de forma clara y concisa.
El memorando: también conocido por “memorándum” (término latino que significa “algo que deberá guardarse en la memoria”). Este tipo de documentos se caracterizan por su brevedad, precisión y claridad de aquello que se pretende comunicar; no contiene saludo ni despedida y su uso está destinado a comunicar determinados mensajes dentro de la empresa: transmitir órdenes, comentar temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etc.
Las partes en las que se divide un memorando son: o
Cabecera: refleja los datos del remitente (persona, departamento, etc.), los datos del destinatario (a quien va dirigido), el asunto del
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memorando y la fecha. El memorando no lleva saludo como en el caso de la carta.
o
Cuerpo: en el que se expone el motivo del documento.
o
Pie: se indican posibles anexos de documentos al memorando o cualquier otro elemento de interés.
El informe: este punto se tratará con mayor detenimiento en el módulo 2: Crear un buen informe.
Textos protocolarios: Un texto protocolario u oficial, es aquel cuya emisión es realizada por cualquier órgano de la Administración Pública, pero también aquel documento que un ciudadano o entidad envía a la administración cuando existe un expediente administrativo.
Instancias: este tipo de documentos nos ayudan a realizar una solicitud ante un organismo público o ante una persona física que sea representativa de este último. Las partes en la que se divide son:
o
Encabezamiento: en él deben figurar los datos de la persona que firmará el documento, estos son: nombre, apellidos, DNI o NIF, también hay que indicar el expediente administrativo al que se hace referencia en el documento.
o
Cuerpo del documento: es el texto principal en el que se exponen los hechos por los cuales se realiza la correspondiente solicitud. Tiene que ser breve y explicativo.
o
Pie: se especificará una frase de cortesía, la fecha de expedición del documento, la firma y el pie de firma.
Tiene que usarse papel blanco, sin membrete, la exposición de los hechos se iniciará con las palabras “expone que”, mientras que la petición se inicia
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con las palabras “solicita”, esta última se inicia en mayúsculas, y, de forma clara y concisa, se indicará aquello que se desea solicitar. Para finalizar el documento, en la parte inferior debemos indicar el tratamiento y cargo de la persona a la que se dirige la instancia usando para ello las letras mayúsculas. Veamos a continuación un ejemplo:
INSTANCIA
Marta García Román, con domicilio en Segovia, calle José Zorrilla, nº 12, piso 2ª y NIF 44567289-P EXPONE: QUE con fecha 10 de enero de 2010, presentó el proyecto de fin de carrera “Las energías renovables y su impacto en la sociedad moderna”, según la normativa de proyecto de la EUIT de Valladolid. QUE a fecha de hoy, no se le ha notificado la fecha, lugar y hora en la cual deberá exponer su proyecto ante el tribunal examinador. SOLICITA: La notificación de la fecha, lugar y hora exacta. A la espera de sus noticias, Segovia, 10 de febrero de 2010
Marta García Román
El oficio: es un documento utilizado de manera habitual por parte de los organismos oficiales y las administraciones públicas con el objetivo de comunicar algo a los ciudadanos, empresas u otros organismos, aunque también se suelen usar para comunicar de manera solemne una determinada
información
entre
los
propios
departamentos
de
la
Administración.
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Las partes en las que se divide son:
o
Encabezamiento: si usa el membrete, éste tiene que contener el nombre del organismo que emite el documento, la localidad donde se sitúa y las referencias necesarias que permitan identificarlo, como por ejemplo, las iniciales de la persona que dicta y escribe el documento, el departamento, la sección, el asunto del que se trata, el número de expediente, la fecha o cualquier referencia necesaria.
o
Cuerpo: se expone de forma clara, breve y concisa todo cuanto se desea transmitir.
o
Despedida: se suele usar la fórmula “lo que lo comunico…” para esta parte del documento; seguidamente deberá constar la localidad y la fecha de expedición del documento y la firma de la persona remitente.
o
Pie: deberán consignarse los datos de la persona física, empresa o entidad a quien se dirige el documento.
Será también necesario que el oficio disponga del sello de la entidad emisora ya que con
él
se
carácter
garantiza oficial
el del
documento.
El certificado: es un documento expedido por un organismo público en el que se constata un determinado hecho o circunstancia dándose fe de ello. Las partes en las que se divide son:
o
Encabezado: en él se hará constar el nombre de la entidad y logotipo, que emite el certificado. Cuando se trate de una persona física irá precedido del tratamiento y cargo que ostenta.
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o
Cuerpo: en el cuerpo se expone el hecho que motiva o del que se da fe en la expedición del documento. El cuerpo se suele iniciar con la palabra “CERTIFICA” y en el párrafo final se empieza con la fórmula “Y PARA QUE ASÍ CONSTE” o “Y PARA QUE CONSTE A LOS EFECTOS OPORTUNOS…”, señalando el objetivo del certificado a petición de quien expide el mismo.
o
Localidad y fecha con letra.
o
Antefirma de la persona o entidad que figura en el encabezado, así como el Visto Bueno (Vº. Bº.) de un cargo superior (en el caso de que fuera necesario).
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
MÓDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
CONTENIDOS CREAR UN BUEN INFORME
1. FIJACIÓN DE OBJETIVOS ..................................................................41
2. LA REDACCIÓN ........................................................................................... 42
3. ESTRUCTURA DEL ESCRITO .............................................................51
4. TIPOS DE INFORMES ..........................................................................53 4.1. INTERNO........................................................................................53 4.2. FORMAL. EL INFORME TÉCNICO ................................................54
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
1. FIJACIÓN DE OBJETIVOS Para poder realizar un buen informe el primer paso es fijar el objetivo que se quiere conseguir. Para ello, habrá que pararse a pensar en las siguientes preguntas:
¿Por qué se necesita el objetivo? Esta pregunta parece innecesaria para enfrentarnos a algunos tipos de informes como puedan ser aquellos que obligatoria y periódicamente nos solicita un superior, informes de producción, de ventas, de gastos. etc.; pero al formularnos esta pregunta podremos:
Saber qué información hay que incluir y cuál desechar: decidir qué información hay que desechar o incluir, también evita que se pierda tiempo en buscar información que después resulte innecesaria para elaborar el informe.
Adecuar mejor el informe a su destinatario: dependiendo de a quién vaya destinado el informe y hacia quién nos dirijamos, sabremos qué información necesitamos incluir y cuál no.
Redactar el informe con mayor facilidad: es mucho más sencillo estructurar un informe si sabemos claramente qué se pretende con él. Si sólo se tiene una idea del objetivo, al ir avanzando en la elaboración pueden darse pasos inútiles y tener que retroceder.
¿Cómo fijar el objetivo? Para fijar el objetivo antes hay que tener clara la idea general del informe. Como el informe se realiza para que lo lean otras personas, habrá que tener en cuenta la destinatario, para ello es fundamental contestar a una serie de preguntas. Estas preguntas son:
¿Quién es el destinatario del informe?
¿Para qué lo quiere?
¿Qué aspectos quiere conocer?
¿Qué sabe de este tema?
MÓDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
Una vez aclaradas estas cuestiones, se estará preparado para explicar de una forma clara y concisa cuál es nuestro objetivo.
¿Cómo especificar el objetivo? Los requisitos dependerán de las respuestas a las cuestiones establecidas anteriormente. Además, para que el objetivo quede bien definido, habrá que añadir otros conceptos que consideremos necesarios y que concreten con mayor precisión el objetivo.
¿Cómo acordar el objetivo? Para asegurarse de que el objetivo que hemos concretado es correcto, lo más recomendable es presentárselo a quien haya solicitado el informe y cerciorarnos de que se está de acuerdo en el objetivo. De esta forma se ahorra tiempo, ya que evitamos una búsqueda de información que pudiese resultar innecesaria, además del tiempo empelado en la realización del informe.
2. LA REDACCIÓN Tras habernos marcado el objetivo, tenemos que buscar información y organizarla. Para ello, debemos desarrollar estas cinco etapas.
1. Precisar la información que queremos: Para desarrollar este punto, lo más sencillo es preguntar a la persona que ha solicitado el informe: ¿qué quiere? Aunque el objetivo marcado y elaborado anteriormente nos debería servir para solucionar este primer apartado.
Aspectos que podemos incluir:
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Descripción de productos.
Comparación con los productos de la competencia.
Ventajas más destacadas para los clientes.
Apoyo a las ventas.
Información o folletos escritos.
Información complementaria.
MÓDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME
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Estos aspectos debemos contrastarlos con el objetivo para saber si son o no necesarios. Una vez hecho esto podemos empezar a desglosar los aspectos de cada cuestión por ejemplo como “descripción de productos”: características del producto, componentes, método de elaboración, etc.
Estas listas pueden hacerse al gusto de cada persona son anotaciones propias y para ello no hay reglas.
2. Reunir el material: material Es el momento de decidir dónde buscar la información de cada uno de los apartados: podemos buscar en copias de informes de otros departamentos, minutas de reuniones, información de la competencia.
Tenemos tres posibles fuentes de información:
Material interno de la empresa: la información la encontramos en nuestra propia empresa, y podemos analizar: o
Publicidad.
o
Boletines internos.
o
Revistas internas.
o
Informes habituales.
o
Actas de reuniones.
o
Informes y propuestas de otros departamentos.
Material externo a la empresa: para recopilar este tipo de material, podemos buscar en: o
Libros y manuales.
o
Guías profesionales del sector.
o
Estudios de mercado.
o
Diarios, revistas y prensa especializada.
o
Investigaciones tanto públicas como privadas sobre el sector.
o
Folletos,
catálogos,
informes
anuales
y
publicidad
de
la
competencia.
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
Relaciones con el entorno del sector: podemos encontrar información también en: o
Clientes.
o
Expertos de la empresa o externos.
o
Proveedores.
o
Líderes de opinión.
o
Internet.
o
Blogs.
o
Redes sociales.
3. Revisar y elegir la información: Debemos juntar toda la información recopilada y leerla, de este modo sabremos todos los datos que poseemos y de qué material disponemos.
4. Clasificar la información por grupos: El siguiente paso es clasificar por grupos toda la información escogida. Podemos organizar la información en los grupos de los apartados generales de la lista original que realizamos cuando queríamos saber qué información queríamos reunir. En esta etapa se ordena una serie de informaciones en grupos de cuestiones comunes.
5. Estructurar el informe: Existen dos tipos de informes: informes de investigación e informes que sólo presentan datos.
El informe de investigación es en el que tenemos que examinar algún tema específico y comunicarlo en el informe.
En los informes que sólo presentan datos podemos incluir: los memorandos, los informes presupuestarios reguladores o actualizados, los informes de gestión, etc.
Para escribir un informe de manera correcta, debemos utilizar un lenguaje apropiado, no usar expresiones coloquiales ni términos excesivamente complicados o técnicos. Es decir, debemos emplear una redacción clara por lo que necesitamos poseer un estilo general utilizando para el desarrollo del mismo, frases y palabras adecuadas.
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MÓDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
ESTILO GENERAL: Teniendo siempre presente el informe no lo vamos a leer nosotros sino el destinatario, procuraremos explicar muy bien todos los conceptos y con el lenguaje preciso.
Evitar expresiones rimbombantes: Algunas personas suelen usar una serie de expresiones y oraciones al elaborar un escrito que normalmente nunca usarían, como por ejemplo:
o
A tal fin, con objeto de en vez de para.
o
En referencia a, en vez de sobre.
o
En los momentos presentes, en vez de ahora.
o
En la eventualidad de, en vez de si.
o
Cerciorarse, en vez de confirmar.
o
Chequear, visar en vez de comprobar.
o
Consecuentemente, en vez de así que.
A pesar de que en un informe el lenguaje empleado no debe ser tan coloquial como en la expresión oral habitual, no hace falta recurrir a expresiones y palabras pomposas cuyo uso además pueda ser incorrecto.
Utilizar correctamente el “yo” y el “usted”: Si en el lenguaje oral nos referirnos a nosotros mismos como “yo”; y nos referirnos a otra persona como “usted”, esto mismo debemos hacerlo en nuestro informe ya que es más fácil de comprender y resulta mucho más amable.
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
Evitar el lenguaje sexista: El uso de ciertos términos cargados con connotaciones
negativas
puede
pasar
inadvertido ya que son de uso común y no nos percatamos de su verdadero significado. Sin embargo es necesario evitarlos para que vayan cayendo en desuso. Para evitar este tipo de lenguaje, se puede:
o
Usar términos genéricos, siempre que existan, ya que incluyen a ambos géneros, como “persona” en lugar de “hombre” o “mujer”, “docente” en lugar de “profesor/a”, etc.
o
Usar formas impersonales para evitar decir “él” o “ella”.
o
Alternar los ejemplos masculinos y femeninos, en la medida de lo posible.
Usar ejemplos y analogías: Cuando redactamos un informe tenemos que explicar todos los aspectos, ya que quien lo vaya a leer no puede preguntarnos por lo que no entienda. Debido a esta peculiaridad, en algunas ocasiones podemos cometer el error de omitir ciertos datos o ejemplos que para nosotros resultan obvios, pero no para el otro. Para reforzar el significado preciso de lo que queremos decir, es útil emplear ejemplos y analogías. Las analogías ayudan a explicar ideas complicadas estableciendo una comparación. Por ejemplo: “es como...”, ”se asemeja a… ”
FRASES: Debemos de utilizar frases y párrafos cortos. Uno de los problemas semánticos más frecuentes de cualquier texto es la extensión que pueda llegar a tener una oración o un párrafo, cuando se concatenan varias subordinadas:
Frases: cuanto más extensas, son más difíciles de leer. Tampoco se trata de escribir todas las frases muy cortas, estilo telegrama, porque transmiten
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
monotonía. En general, las oraciones están formadas por unas veinte palabras y no deben sobrepasar las treinta y cinco.
Párrafos: los párrafos ayudan a estructurar el texto, haciéndolo menos denso. Cada idea debería comenzar en un párrafo distinto. El párrafo también debe tener una extensión limitada. Algunos autores emplean un pequeño “truco”, teniendo como referencia el ancho de un folio DIN A4, escriben párrafos que sean más anchos que largos.
No debemos utilizar jergas: las jergas son los lenguajes que se utilizan para campos específicos. Su uso debe quedar reducido a los informes técnicos. Las jergas no tiene porqué ser conocidas por los destinatarios del escrito, por lo que hay que evitarlas. Únicamente deberían emplearse si se está seguro de que la persona que va a leer el informe conoce esos términos.
No usar clichés: son expresiones que están tan usadas que ya no se les presta atención. Como por ejemplo:
o
Responder a las necesidades de los clientes.
o
Una amplia gama de productos y servicios.
o
Productos de alta calidad.
Palabras: algunas indicaciones generales para el uso de las palabras son: o
Debe de conocerse el significado de todas las palabras que incluimos en el informe.
o
Usar preferentemente verbos en voz activa, mejor que en pasiva: para que se identifique mejor el sujeto que realiza la acción, no que la acción afecte al sujeto.
o
Usar nombres concretos antes que los abstractos: los nombres concretos proporcionan una representación mental que facilita la comprensión. Se recomienda sustituir unos por otros siempre que se pueda.
MÓDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
o
No usar palabras altisonantes o terminología jurídica: en ocasiones usamos palabras que se encuentran fuera de lugar y de las que podemos prescindir, como pueden ser; “antaño”, “incoar”, “otrosí”...
o
No utilizar las palabras neutras o de significado ambiguo: debemos evitar por ejemplo, algunos verbos que puedan tener un significado más concreto sobre lo que queremos expresar; como “cambiar” por “mejorar” o “empeorar”.
o
Evitar las aliteraciones: es una figura retórica que consiste en la repetición de los mismos sonidos (fonemas), en una misma frase o verso para producir un efecto de musicalidad y sonoridad. No tiene cabida en un texto formal.
o
Evitar las redundancias: palabras innecesarias ya que duplican el significado de otro término, por ejemplo: ambos dos, periodo de tiempo, etc.
Escribir con un estilo claro se fundamenta en un lenguaje correcto, esto significa: tener un perfecto conocimiento del vocabulario, la ortografía, la puntuación, las abreviaturas y las reglas gramaticales del castellano, en este caso.
VOCABULARIO: hay una regla muy sencilla para asegurarnos de que la palabra que vamos a utilizar es la correcta: consultar el diccionario o un manual de estilo. Nos sorprendería comprobar la cantidad de términos de uso cotidiano que son mal empleados, especialmente en los medios de comunicación.
ORTOGRAFÍA: los errores ortográficos causan muy mala impresión, por lo que debemos consultar el diccionario en aquellas palabras en las que tengamos dudas de cómo se escriben. No debemos confiar ciegamente en los correctores ortográficos del ordenador, ya que algunas faltas de ortografía se corrigen automáticamente cambiando el significado de lo que queríamos decir, y otras faltas ni siquiera las reconozca.
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MÓDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
PUNTUACIÓN: generalmente, no utilizamos bien los signos de puntuación o desconocemos el uso de algunos. A continuación presentamos un pequeño repaso:
Los dos puntos (:) indican una pausa similar a la del punto. Se escribe minúscula detrás de los dos puntos (excepto en citas textuales, ejemplos, etc.) Sus usos más frecuentes son:
Cerrar o anunciar una enumeración: o
Tiene en casa todo tipo de animales: perros, gatos, canarios, tortugas, etc.
o
Antes de citas textuales: o
Fernando me dijo muy claramente: “Deja las cajas a la izquierda”.
Unir oraciones con una relación causa-efecto, una explicación o conclusión. o
El 3, el 35, el 23 y el 17: son los autobuses que pasan por aquí.
Viene en transporte público: llegará tarde.
Después de fórmulas de saludo en cartas. o
Estimados vecinos: Con motivo de las fiestas patronales…
Antes de exponer un ejemplo, para separarlo del resto de oración. o
Las esdrújulas siempre llevan tilde. Por ejemplo: rápido, sábado, árboles.
La coma (,) indica una pausa breve y entonación ascendente o suspendida. Se utiliza:
Para separar los miembros de una enumeración, ya sean palabras u oraciones.
o
Pedro, Juan, Esther y Marcos no vienen a la inauguración.
o
Recibe clases de piano, chino, inglés y yoga.
Para separar el nombre de una persona, ser o cosa personificada a quien se invoca. o
Marta, no te olvides de comprar el periódico.
MÓDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME
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o
Para separar el nombre propio del apodo: o
Ayer me encontré con Antonio, el Orejas.
Para separar decimales: o
¡Por qué tengo un novio tan tonto, Dios mío!
Cuesta 3,65 euros.
En los incisos: aclaraciones o aposiciones, oraciones intercaladas, adverbios y locuciones adverbiales o conjuntivas, el autor de una obra o cita, etc.
o
El IPC subió en Junio, según el ministro de Economía, un 0,3%…
o
El próximo jueves, día de la Constitución, no hay clase.
o
Patricia, animada por sus compañeros, se presentó como voluntaria.
o
Generalmente, el aparcamiento es escaso en el centro de la ciudad.
En el encabezamiento de cartas o escritos: o
Fuente del Berro, 14 de abril de 1997.
Por elisión del verbo (al ser el mismo): o
Sara traerá la bebida; Félix, los postres.
El punto y coma (;) es un signo intermedio, ya que indica una pausa mayor que la coma y menor que el punto. Su entonación es descendente. Los usos principales son:
Separar elementos en oraciones en los que ya hay comas: o
Manuel, el amigo de Violeta; Saúl, el de Antonio; Ana, mi prima, y yo compartiremos mesa en la boda.
En oraciones yuxtapuestas.
Delante de conectores como: no obstante, sin embargo, por lo tanto, aunque… o
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Está lloviendo; por lo tanto, se suspende la excursión.
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
Guiones: se usan para poner entre ellos la explicación de dos palabras, como los paréntesis. Si no estamos seguros de si lo podemos usar o no, es mejor no hacerlo ya que su utilización a veces resulta confusa.
Los signos de entonación, exclamación (¡!) e interrogación (¿?), son dobles y, en castellano, deben colocarse obligatoriamente al comienzo y al final del enunciado correspondiente.
Ojo: el signo de apertura, (¡) y (¿), no debe suprimirse por imitación de otras lenguas, como en inglés, en las que únicamente se coloca cierre el signo de cierre, (!) y (?).
Letras mayúsculas: las letras mayúsculas dificultan la lectura, por lo que solamente hay que utilizar este tipo de letras cuando sea obligatorio. (Como por ejemplo en los nombres propios o en el comienzo de las oraciones, etc.)
ABREVIATURAS: no debe abusarse de las abreviaturas, puede dar la impresión de que lo hemos hecho para ahorrarnos escribir la palabra entera. Otro problema es que el destinatario no conozca el significado de la abreviatura. Para asegurarnos que quien lea el informe va a saber a qué nos referimos, debemos escribir la expresión entera una vez seguido de su abreviatura o siglas entre paréntesis. Posteriormente, ya puede usarse únicamente la abreviatura.
Es aceptable el uso de abreviaturas para palabras oficiales ya que se hacen más fáciles a la hora de leer.
3. LA ESTRUCTURA DEL ESCRITO Las partes en las que se divide un informe son:
Portada: deberá contener el título del informe o designación con la que se indica el contenido del mismo, su fecha de elaboración, el departamento, empresa o autor que se ha encargado de elaborar el mismo, la empresa o
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
departamento que solicita el informe, su fecha de emisión y la de elaboración del mismo.
Introducción: en ella se indica el objeto o motivo del informe, también se deberán indicar las fuentes consultadas para la localización de la información (en el caso de que así sea).
Índice: organiza el contenido del informe indicando los números que ocupan los distintos apartados y subapartados en los que se divide el mismo, permitiendo realizar una búsqueda rápida del contenido.
Cuerpo: es la parte más importante de un informe ya que contiene la redacción del mismo en sus distintos apartados que son señalados en el índice. En él se exponen los hechos del informe de manera ordenada, detallando el tema o asunto tratado y aportando datos y hechos que avalen el contenido del informe.
Conclusiones o recomendaciones: debemos repasar los datos expuestos en el cuerpo del documento, de este modo podremos extraer una serie de conclusiones o recomendaciones que deberán anotarse.
Apreciaciones: se indicará dependiendo el destinatario del informe. En él se podrán realizar distintas valoraciones acerca del mismo, así como futuras proyecciones.
Anexos: se pueden incorporar datos, documentos, gráficos, planos, etc., a los que se hagan mención en el informe, éstos permiten apoyar las tesis o datos que se exponen en el mismo.
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Contraportada: es la última página con la que se finaliza un informe.
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
4. TIPOS DE INFORMES 4.1. Interno Los informes internos se caracterizan por estar “destinados exclusivamente a circular en el interior de la empresa que los realiza en cuanto que pueden contener resultados positivos o negativos o datos confidenciales, por lo cual no pueden darse a conocer al exterior. Entran en esta categoría los informes con características jurídicas, institucionales, sindicales, etc., o documentos de trabajo”.
Se caracterizan por ser desarrollados porque un miembro jerárquico superior nos los ha demandado. Es solicitado, por lo general, a una persona o departamento con conocimientos sobre el tema que se le pide, para que la persona que demanda el informe disponga de una información útil y a ser posible en un breve espacio de tiempo. Se establece, por tanto, una primera característica como es el hecho de que los informes internos están presentes
en
toda
entidad
de
carácter público o privado.
Los informes internos la mayoría de las
veces
son
documentos
generados con gran rapidez, con una circulación limitada y con nula documentación paralela que recoja la petición y trámites de creación. Es decir, se trata de un tipo concreto de documentos que no suelen trascender no ya sólo al ámbito externo sino que en muchas ocasiones, ni siquiera oficinas de la misma entidad o institución tienen constancia de su existencia.
En definitiva, el informe interno es con mucha frecuencia un vehículo de comunicación en un canal restringido y limitado entre el que solicita el documento y el emisor del mismo. Lo más habitual es que no se deje constancia de su existencia ni de su
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
elaboración, puesto que en la mayoría de los casos su utilidad es únicamente la de poner al corriente de un hecho al responsable que solicita el informe.
Todo lo anterior no es excusa alguna para descuidar la redacción de este tipo de documentos. La ortografía, expresión, estilo, etc. deben ser correctos.
4.2. Formal. El informe técnico Los informes técnicos se suelen elaborar para conocer y especificar las características técnicas de un determinado producto o servicio.
Muestran determinados productos explicando los aspectos técnicos que afectan a los mismos, por ejemplo, un informe técnico de una determinada máquina o de un determinado proceso de fabricación.
El informe técnico puede definirse como la exposición por escrito de las circunstancias observadas en el reconocimiento de precios, edificaciones, documentos, etc., o el examen de la cuestión que se considera, con explicaciones técnicas y económicas. Es una exposición de datos o hechos dirigidos a alguien, sobre una cuestión o asunto sobre lo que conviene hacer del mismo. La temática es muy variada.
Por la naturaleza del informe técnico es fundamental que la estructura del texto se expositiva, sencilla y lógica. Tratar el tema sobre el que verse con la mayor concisión y claridad. Como en el caso de cualquier otro informe, al elaborarlo se tendrá en cuenta al destinatario (otro técnico, un juzgado, personas sin conocimientos técnicos,…), para hacerlo comprensible fácilmente.
Podemos encontrar distintos tipos de informes técnicos en función de sus objetivos pueden ser:
Dictámenes y peritaciones: son valoraciones, consideraciones, juicios, ideas, circunstancias y conclusiones del técnico utilizando y aplicando sus conocimientos. Suelen elaborarse al solicitar un tribunal de justicia las opiniones y juicios de expertos en determinada materia para facilitar la toma de decisiones en el ámbito judicial.
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MÓDULO 2: CREAR UN BUEN INFORME
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
Inspecciones o reconocimientos: el técnico habrá de describir las circunstancias apreciadas en el objeto de la inspección o reconocimiento.
Arbitrajes: se trata de la emisión de una opinión debidamente razonada sobre una cuestión en la que no existe acuerdo, siendo este texto de gran utilidad para toma una decisión final.
Expedientes: se generan en el ámbito administrativo para obtener algún permiso, autorización o ayuda económica.
Ensayos y análisis: realizados para el análisis de suelos, geológicos, de materiales, etc.
Un informe técnico debe dar respuesta los siguientes aspectos:
Identificación del problema.
Causas de dicho problema.
Propuesta de soluciones.
Recomendación de actuaciones.
Valoración económica de las actuaciones.
Por último, un informe técnico incluye estos documentos:
Memoria y anexos a la memoria.
Planos y esquemas.
Estudio económico.
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MÓDULO 3: EL PODER DEL LENGUAJE
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CONTENIDOS EL PODER DEL LENGUAJE
1. CULTIVAR UN ESTILO ........................................................................61
2. EL USO DEL LENGUAJE.....................................................................62
3. DIFERENCIAS ENTRE EL MENSAJE ORAL Y ESCRITO ..................64
4. ERRORES QUE DEBEN EVITARSE: FALTA DE CLARIDAD, DESORDEN EXPOSITIVO, CHARLATANERÍA… ...............................66
5. ESTILO. CÓMO CONSEGUIR UN ESTILO CLARO, PRECISO, DIRECTO, PERSUASIVO Y POSITIVO................................................68
6. EL PROCESO DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL ....................70
7. ESCUCHA ACTIVA...............................................................................71
8. EMPATÍA Y ASERTIVIDAD..................................................................74
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
1. CULTIVAR UN ESTILO El estilo es el conjunto de características o cualidad que diferencian y distinguen una forma de escribir de otra. Mientras que la redacción y la gramática son instrumentos que sirven para lograr la mejor manera de expresar una idea, el estilo indica el modo personal que cada uno tiene de hacerlo.
El estilo, por otra parte, exige la delimitación previa del tema a desarrollar. Así, el responsable de redactar los informes debe responder previamente a cada una de estas preguntas:
¿Qué se quiere
¿Para qué se
expresar?
expresa?
¿Cómo se expresa?
¿A quién se expresa?
Las respuestas nos llevarán a la delimitación de dos situaciones: el canal mediante el cual se transmitirá la información y el destinatario al cual se transmite esa información: si es individual o colectivo, qué nivel cultural posee, intelectual o poco instruido, alfabetizado o semi-alfabetizado, etc.
El estilo personal puede depender de muchos factores:
Según el carácter del autor: tiene mucho que ver con el estado de ánimo, el contexto y las situaciones que rodean al autor.
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Según la visión del mundo que tiene el autor: esto hace que existan textos sumamente imaginativos, serios, científicos, cómicos, etc. Este estilo nos transmite de primera mano cómo el autor ve la realidad.
Según la forma de expresión: el tipo de lenguaje que emplee denota entre otras cosas el estado de ánimo tiene el autor, qué situaciones ha vivido e incluso hasta cómo es su personalidad.
Cada persona tiene un estilo propio. Para dar forma al estilo existen los denominados manuales de estilo, cuya utilización es fundamental en el ámbito periodístico, editorial, empresarial y publicitario. Con la ayuda de estos manuales y en la medida en que se practica la escritura siguiendo las reglas gramaticales y ortográficas, el estilo va perfilándose y mejorando.
2. EL USO DEL LENGUAJE El resultado de cualquier un acto comunicativo será más eficaz si se hace un buen uso del lenguaje. Los métodos para aumentar las posibilidades de que el mensaje se comprenda son muy diversos.
Como ya se ha indicado con anterioridad, el lenguaje empleado en la emisión de un mensaje debe ser fácil de comprender, más aun en la expresión oral en la que no existe la posibilidad de releer un texto si algo no se ha entendido. El lenguaje también debe ser interesante y atractivo, debe "encajar" con el orador y adaptarse a las necesidades de la situación y el estilo requeridos por el tema que se quiere comunicar.
En la comunicación oral, las expresiones empleadas deben poderse comprender inmediatamente ya que los oyentes no siempre tienen la oportunidad de preguntar las palabras o expresiones que desconozcan. La comunicación oral tiene una apariencia menos estricta y definitiva que la escrita, por lo que comúnmente el lenguaje hablado se toma de forma más informal que el escrito y se permiten pequeños errores e inexactitudes impensables en el caso de los mensajes escritos. A pesar de esta relativa libertad, el lenguaje hablado también debe cumplir las normas lingüísticas.
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
Debe utilizarse un lenguaje claro, fácil de comprender, interpretar y traducir. Para mejorar la claridad pueden seguirse algunas indicaciones:
Utilizar frases cortas y precisas.
Utilizar conectores: porque, por lo tanto, si, cuando…
No empezar con una frase subordinada.
Darnos tiempo para pensar las respuestas.
Evite utilizar expresiones abstractas.
Evite el uso de frases compuestas.
Utilizar expresiones menos formales que en el lenguaje escrito.
Como ocurre con el lenguaje escrito, el lenguaje hablado debe cumplir con ciertos requisitos estilísticos.
En situaciones oficiales y presentaciones, el orador debe utilizar un lenguaje aún más cuidado. Una presentación en público requiere un lenguaje formal y un estilo correcto, ya que el uso de un lenguaje excesivamente informal puede molestar al auditorio.
El lenguaje de una presentación debe ser educado y respetar al oyente. El uso tradicional cortés de un idioma ocupa un lugar
relevante
en
las
situaciones
internacionales. El lenguaje cortés ayuda a crear respeto, proximidad, compañerismo y afecto. A pesar de que la formalidad en la expresión oral suele percibirse como algo distante, y el estilo relajado y de igual a igual como algo positivo; esa formalidad en el lenguaje es obligatoria. Jamás debemos olvidar las expresiones de cortesía, dar las gracias,
disculparse
consideraciones
y
sociales
todo
tipo
cuando
de sean
necesarias.
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
3. DIFERENCIAS ENTRE EL MENSAJE ORAL Y ESCRITO Resulta imposible saber cuando empezó el ser humano a comunicarse mediante el lenguaje oral. Datar los orígenes del lenguaje escrito parece más sencillo. Los primeros sistemas de escritura de los que se tiene constancia se encontraron en Medio Oriente, y son aproximadamente de hace cinco mil años.
El lenguaje en su forma oral y escrita ha sido el medio que nos ha permitido compartir información y conocimientos de una generación a otra, y a los individuos y grupos entre sí.
A través de las palabras podemos formular y comunicar ideas complejas; entender y representar el mundo. Es a través del lenguaje que construimos diversos tipos de relaciones y nos hacemos conscientes sobre la mente y los pensamientos mismos.
Según el medio o canal que utilicemos para comunicarnos, existirán dos variedades de mensaje: oral y escrito. Lo que comunicamos por escrito perdura mientras que el oral es fugaz. Estas dos formas de lenguaje, oral y escrito, son paralelas entre sí. Ambas son capaces de lograr la comunicación y tienen la misma gramática subyacente.
Lo que diferenciará el lenguaje oral del escrito serán las circunstancias de uso. Utilizamos la lengua oral sobre todo para la comunicación inmediata cara a cara, y la lengua escrita para comunicarnos a través del tiempo y del espacio.
La lengua oral y la escrita están íntimamente relacionadas; por ejemplo, las habilidades propias de la escritura son transmitidas y adquiridas oralmente, a los escolares se les enseña a leer y escribir mediante el habla.
Algunas diferencias entre el lenguaje oral y el escrito serían:
El canal: la lengua escrita comunica a través de la vista y la oral a través del oído.
La comunicación oral es, por lo general, espontánea e inmediata. El emisor elabora y emite su mensaje de manera casi simultánea a la recepción; la
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
comunicación escrita, por el contrario, permite al emisor revisar, corregir o replantear su mensaje antes de que llegue al receptor.
La comunicación oral es efímera, no sólo por las peculiaridades del sonido, sino porque la memoria es incapaz de recordar todo lo hablado. La comunicación escrita perdura al permanecer en soportes que trascienden el tiempo.
Adecuación: la lengua oral evidencia la procedencia geográfica, social y generacional. Al escribir se tiende a eliminar las variantes lingüísticas regionales y a utilizar el registro estándar de la lengua.
Coherencia: en el discurso oral hay una selección menos rigurosa de temas, se producen digresiones, cambios de tema, repeticiones, etcétera. Las estructuras que jerarquizan la información oral carecen de formatos estrictos, son abiertas. El discurso escrito necesita de la selección y organización de la información, utilizando sólo aquella que se considera relevante, se evitan las digresiones y redundancias.
Cohesión:
en
los
textos
orales, gran parte de los elementos que dan sentido al discurso
pertenecen
a
códigos no verbales como la entonación, habla, etcétera.
velocidad
pausas, En
los
del
gestos, textos
escritos son los elementos lingüísticos y gráficos los que construyen el significado y dan sentido al discurso.
Léxico: el lenguaje oral permite el uso de palabras con función de comodín: muletillas, onomatopeyas, frases hechas, refranes y repeticiones. El lenguaje escrito exige mayor precisión léxica y conceptual y se caracteriza por eliminar
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los elementos lingüísticos sin contenido semántico específico como las muletillas, repeticiones mediante el uso de sinónimos y utilizar vocablos en su acepción semántica más formal y precisa, entre otras cosas.
4. ERRORES QUE DEBEN EVITARSE: FALTA DE CLARIDAD, DESORDEN EXPOSITIVO, CHARLATANERÍA… El éxito de los informes depende de la habilidad para comunicar las ideas claramente a través de la escritura. Utilizando un enfoque organizado y tomando el tiempo necesario para crear un informe claro y coherente, se ahorrará tiempo a los lectores, se asegurará de que su contenido sea entendido y se logrará el propósito perseguido con el documento.
Un informe constituye un texto expositivo ya que su objetivo es informar y aportar conocimientos sobre un tema. Es decir, su intención es didáctica: hacer entender una idea o un concepto, o ampliar los conocimientos del receptor. Para ello el texto debe tener una forma ordenada, clara y objetiva, en el que domine la función referencial.
Recuerda: en la función referencial el acto de comunicación se centra en el contexto, es decir, en el tema o asunto del que se está haciendo referencia. Se utilizan oraciones declarativas o enunciativas. Por ejemplo:
El pulpo es un molusco cefalópodo de ocho brazos.
En esa acera no se puede aparcar.
Ayer llovió en Álava.
El emisor debe tener un conocimiento determinado sobre el tema, una idea global de lo que quiere explicar y transmitir al receptor.
Los elementos del texto se relacionan siguiendo un razonamiento ordenado según el tema. La selección de la información que hace el emisor debe partir de un conocimiento global del tema y tener en cuenta los conocimientos que se presupone
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que tiene el receptor. La exposición tiene que ser clara y ordenada para así hacer que el desarrollo del tema esté equilibrado con la información que se ha dado y la que se va añadiendo.
La estructura básica de una exposición sigue estas tres partes:
Introducción: en la que se plantea el tema, se puede entrar directamente en él o únicamente definirlo. En textos que sean largos pueden incluirse tiempo y espacio, la bibliografía y los objetivos de la exposición.
Desarrollo: se aborda el tema incorporando poco a poco los subtemas y los ejemplos. Estos últimos son muy importantes en la exposición, porque además de apoyar la explicación y ayudan a la comprensión.
Conclusión: se cierra el texto llegando a la tesis que se ha expresado al principio, valorando la información que se ha expuesto.
Por último, cuando tengamos que realizar un informe, escribir textos comerciales, cartas etc. debemos de huir en todo caso de la charlatanería. Aunque una de las acepciones de charlatanería es la locuacidad, algo que en sí mismo resultaría positivo; este término tiene otras connotaciones negativas.
Como define la RAE, un charlatán es: 1. Que habla mucho y sin sustancia. 2. Hablador indiscreto. 3. Embaucador. 4. Persona que se dedica a la venta ambulante y anuncia a voces su mercancía.
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Como puede observarse, las tres primeras acepciones son contrarias al efecto que queremos conseguir con nuestro informe. Pues no se pretende que el receptor de mensaje piense que hablamos sin conocer el tema o que tratamos de engañarle para conseguir algo que no queda claro.
5. ESTILO. CÓMO CONSEGUIR UN ESTILO CLARO, PRECISO, DIRECTO, PERSUASIVO Y POSITIVO El estilo es lo que diferencia el habla de una persona y, como ya hemos dicho, este estilo puede pulirse. La estilística es la ciencia que realiza una investigación crítica y analítica de las principales cualidades que ha de reunir el buen estilo y el análisis científico de los principales defectos que han de evitarse o vicios del mal estilo.
Las cualidades primordiales del buen estilo son claridad, concisión y sencillez:
Claridad. Un estilo es claro cuando la idea que recoge el mensaje escrito penetra sin esfuerzo en la mente del lector.
Concisión. Brevedad y economía en
el
modo
concepto
con
de
expresar
exactitud.
un
Cada
palabra o expresión que utilicemos deben estar cargadas de sentido.
Sencillez y naturalidad. Sencillez y naturalidad es huir de lo enrevesado, de lo artificioso, de lo complicado, de lo barroco. Sencillez se traduce en el uso de construcciones y palabras de fácil comprensión; naturalidad al escribir consiste en servirse del propio vocabulario, del habitual modo expresivo (dentro de la corrección, se entiende).
Para conseguir un estilo claro, preciso, etc. se procurará escribir naturalmente, pero sin caer en la imprecisión y desorden del lenguaje hablado. Quien habla ha de contar
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con la distracción del oyente; quien escribe ha de tener en cuenta la atención del lector.
Un estilo directo se consigue al escribir sin extenderse en exceso ni abusar de recursos literarios. La acumulación de adjetivos, por ejemplo, provoca lentitud en el ritmo del texto y puede suponer una distracción para el lector, agotar su pensamiento. Un estilo es bueno o malo según discurra más o menos lento o rápido. Fluidez y rapidez son dos condiciones esenciales del estilo.
Quien redacta un informe o cualquier tipo de escrito ha de procurar convencer, ganarse al receptor. Para ello la demostración es esencial. Al escribir hay que plantearse una exigencia primordial: es preciso hacer ver lo que nosotros vemos, hacer sentir lo que sentimos, hacer pensar lo que pensamos. Esto está íntimamente relacionado con la idea de que debemos hablar sólo de lo que conozcamos.
Sin que suponga restarle naturalidad al texto, es necesario el uso de un vocabulario específico, que si no pertenece a nuestro hablar cotidiano puede obtenerse con la ayuda de buen diccionario y leyendo asiduamente a los buenos escritores, evitando el uso de giros y expresiones de uso cotidiano en los medios de comunicación, que suelen ser erróneas (como ya hemos dicho).
Recuerda: la elevada frecuencia de uso de un error lingüístico, no lo convierte en válido. Es decir, no porque todo el mundo diga/escriba así tal término, es correcto. Esto es algo fácilmente comprobable: sabemos que todas las oraciones deben contener un verbo en forma personal, pero si escuchamos cualquier programa o informativo televisivo radiofónico no es raro toparse con frases con el verbo principal en infinitivo, del tipo **“Por último, añadir que…”, **“Recordarles que…”. Aunque estas expresiones sean de uso común, siguen sin correctas.
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6. EL PROCESO DE COMUNICACIÓN INTERPERSONAL
Comunicación
interpersonal:
es
una
interacción
recíproca
o
interdependiente, cara a cara entre dos o más interlocutores en el marco de secuencias de comportamiento verbal y no verbal orientadas por sentimientos y/u objetivos que transmiten o intercambian recíprocamente información o mensajes. Constituye un proceso de intercambio.
La comunicación interpersonal es aquella que se realiza generalmente cara a cara, entre dos individuos o un grupo reducido de personas. Esta definición se contrapone a la de comunicación masiva está representada principalmente en los medios de difusión de información (prensa, radio, Internet, etc.), en los que no hay respuesta inmediata al mensaje es enviado y hay miles de receptores: viendo, oyendo o leyendo los mensajes.
Las principales características de la comunicación interpersonal son:
Generalmente, espontánea.
Variable.
Dinámica.
Establece una interacción, que puede ser simétrica o complementaria.
La comunicación interpersonal requiere de unas habilidades específicas que consigan un efectivo comportamiento social. Una habilidad puede o no configurarse como un comportamiento social efectivo dependiendo de la situación en la que se utilice. Por ejemplo, si se utiliza la habilidad de sonreír para dar el pésame a alguien que acaba de perder a un ser querido, resulta inadecuado y generar cierta perturbación en esa relación interpersonal. Sin embargo, es efectiva si se utiliza para expresar una felicitación a una persona. Es la situación y sus reglas la que definen lo adecuado o inadecuado de la presencia u omisión de la habilidad en una comunicación interpersonal.
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
Las habilidades necesarias para la comunicación interpersonal tienen que cumplir con cuatro requisitos básicos:
Saber escuchar
Deber compartir
Querer comprender
Interactuar recíprocamente
El proceso de la comunicación interpersonal incluye los mismos pasos que cualquier otro tipo de comunicación: Desarrollo de una idea Codificación Transmisión Recepción Decodificación Aceptación Retroinformación.
7. ESCUCHA ACTIVA Uno de los principios más importantes de todo el proceso comunicativo, y que por lo general más cuesta al ser humano, es saber escuchar. La actual falta de comunicación que se debe en gran parte a este hecho de no saber escuchar a los demás. El problema se centra en que durante la conversación se está más tiempo pendiente de las propias emisiones que de la esencia de la comunicación; ésta es poner en común, compartir con los demás. De forma automática sólo se oye, pero no se escucha. Escuchar requiere un esfuerzo superior al que se hace al hablar.
Existen grandes diferencias entre oír y escuchar. El oír es simplemente percibir vibraciones de sonido. Mientras que escuchar es entender, comprender o dar sentido a lo que se oye. La escucha efectiva tiene que ser necesariamente activa.
Escucha activa significa oír prestando atención y entendiendo la comunicación desde el punto de vista del que habla. La escucha activa se refiere a la habilidad de escuchar no sólo lo que la persona está expresando directamente, sino también los sentimientos, ideas o pensamientos que subyacen a lo que se está diciendo. Para
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llegar a entender a alguien se precisa asimismo cierta empatía, es decir, saber ponerse en el lugar de la otra persona.
Algunos de los elementos que facilitan la escucha activa son:
Disposición psicológica: tener una predisposición para escuchar al otro.
Observar al otro: identificar el contenido de lo que dice, los
objetivos
y
los
sentimientos.
Demostrar al otro que se le escucha
mediante
comunicación
la
verbal
(afirmar u otra expresión de asentimiento) y no verbal (contacto visual, gestos, etc.).
Los elementos a evitar en la escucha activa:
Procurar no distraerse. En determinados momentos es fácil distraerse ya que la curva de la atención disminuye a medida que el mensaje continúa y vuelve a ascender hacia el final del mensaje. Esto puede combatirse haciendo un esfuerzo especial hacia la mitad del mensaje para que la atención no decaiga.
No interrumpir al que habla.
No juzgar.
No ofrecer ayuda o soluciones prematuras, sin dejar acabar su discurso al otro. Evitar el "síndrome del experto": ya se tiene las respuestas al problema de la otra persona antes incluso de que nos haya contado la mitad.
No rechazar o menospreciar lo que el otro esté sintiendo, por ejemplo: "no te preocupes, eso no es nada".
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No aprovechar cuando otro necesita expresar algún problema o situación personal, para contar la propia. Ni contraargumentar intentando superar los problemas del interlocutor. Por ejemplo: "Yo también", “A mi sí que me duele”, “Lo mío es peor”, etc.
Las habilidades para una escucha activa son:
Demostrar esa actitud de escucha activa a los demás, usando frases como: “entiendo lo que sientes”, “noto que...”.
Parafrasear: es decir, decir con las propias palabras lo que el emisor acaba de decir. Esto ayuda a comprender lo que el otro está diciendo y permite verificar si realmente se está entendiendo y no malinterpretando lo que se dice. Un ejemplo de parafrasear puede ser: “Entonces, según veo, lo que pasaba era que...”, “¿Quieres decir que te sentiste...?”.
Emitir palabras de refuerzo o cumplidos: pueden definirse como un halago para la otra persona o refuerzan su discurso al transmitir que uno aprueba, está de acuerdo o comprende lo que se acaba de decir. Algunos ejemplos serían: "Esto es muy divertido"; "Me encanta hablar contigo" o "Debes ser muy bueno jugando al tenis". Otro tipo de frases menos directas sirven también para transmitir el interés por la conversación: "Bien", "¡Estupendo!"…
Resumir: mediante esta habilidad se informa a la otra persona de nuestro grado de comprensión o de la necesidad de mayor aclaración. Expresiones de resumen serían: "Si no te he entendido mal...", "O sea, que lo que me estás diciendo es...","A ver si te he comprendido bien...."
Y
expresiones
de
aclaración serían: "¿Es correcto?", "¿Estoy en lo cierto?", etc.
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8. EMPATÍA Y ASERTIVIDAD 8.1. Empatía Empatía: “identificación mental y afectiva de un sujeto con el estado de ánimo de otro.” RAE
La empatía es vital en un proceso de comunicación. Muchas personas confunden empatía con simpatía, pero la empatía es mucho más que eso. Es quizá la habilidad social más importante, también se ha definido como “conciencia de los sentimientos, necesidades y preocupaciones ajenas”.
Empatía es la capacidad o proceso de penetrar profundamente en los sentimientos y motivos del otro.
Esto implica ponerse en la piel del otro, tratar de entender realmente sus alegrías sus penas, sus temores, o más positivamente hablando. Esta definición nos lleva a considerar la empatía como la preocupación por los demás, poniéndonos en su lugar.
El sentimiento de empatía crea el entorno ideal para la relación. La empatía es esencial para realizar los trabajos que implican relaciones interpersonales. En general todos trabajamos en estrecha colaboración con el responsable o jefe del que dependamos, con los compañeros o miembros del equipo, con las distintas áreas de la compañía, las relaciones y contactos. El sentimiento de empatía crea el entorno ideal para la relación con los demás. En definitiva, es una habilidad que bien empleada facilita el desenvolvimiento y progreso de todo tipo de relación entre dos o más personas.
La empatía viene a ser una especie de conciencia social, ya que a través de ella se pueden apreciar los sentimientos y necesidades de los demás, dando pie a la calidez emocional, el compromiso, el afecto y la sensibilidad. Una insuficiencia de habilidad empática es el resultado de una sordera emocional, se evidencian faltas en la
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capacidad para interpretar adecuadamente las necesidades de los demás, que subyacen a sus sentimientos expresos.
No es raro que se crea comprender al otro sólo basándonos en lo que notamos superficialmente. Pero hay que ver más allá de nuestra propia perspectiva y de lo aparentemente es evidente en el otro. Su postura, tono o intensidad de voz, la mirada, un gesto e incluso el silencio mismo, todos son portadores de gran información sobre el otro.
Una persona empática es alguien con habilidad para leer las distintas señales no verbales en los demás, para escuchar, para saber cuando hablar y cuando no, y para influenciar y regular positivamente las emociones de los demás, mejorando así sus relaciones interpersonales.
Las personas poco empáticas no saben interpretar correctamente las señales no verbales y las emociones de los demás, ni saben escuchar, por lo que evidencian una torpeza social mostrándose fríos e insensibles.
La incapacidad empática puede llevar a dañar la intimidad emocional de los demás, al no validar los sentimientos y emociones del otro.
En el grado máximo de falta de empatía están los alexitímicos, personas incapaces de percibir adecuadamente los sentimientos de otros y, además, de expresar los propios sentimientos. Y en el extremo los elementos antisociales o los psicópatas, quienes guardan poca o ninguna consideración por los sentimientos ajenos y pueden manipularlas en propio beneficio.
Recuerda: ser empático no significa estar de acuerdo con el otro. No implica dejar de lado las propias convicciones y asumir como propias la del otro. Es más, se puede estar en completo desacuerdo con alguien, sin por ello dejar de ser empáticos y respetar su posición, aceptando como legítimas sus propias motivaciones.
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A través de la lectura de las necesidades de los demás, podemos reajustar nuestro actuar y siempre que procedamos con sincero interés ello repercutirá en beneficio de nuestras relaciones personales. Pero ello es algo a lo que debemos estar atentos en todo momento, pues lo que funciona con una persona no funciona necesariamente con otra, o es más, lo que en un momento funciona con una persona puede no servir en otro con la misma.
¿Cómo demostrar empatía? Como la mayoría de las habilidades, no basta con entender al otro, hay que demostrarlo. El otro percibe que se le comprende cuando:
Nos disponemos física y psicológicamente a prestar atención a los mensajes centrales de su discurso y nos mantenemos alerta a sus gestos corporales como tensión, resistencia y aceptación.
Mantenemos la cordialidad sin evadir los temas importantes que surgen durante la conversación, le demostramos que le seguimos en su pensar y que estamos dispuestos a conversar los temas que él considera importantes.
Le expresamos por medio de nuestro propio estilo verbal y afectivo que hemos entendido su mensaje y cómo nos llega.
Prestamos atención a su respuesta, considerando sus señas corporales que confirman o niegan la exactitud de nuestro entendimiento del mensaje.
En todo momento, nos cuidamos de no evaluarlo, juzgarlo o descalificarlo. Se busca comprenderlo poniéndonos en su lugar, para ver la situación desde su perspectiva y entenderla. Si hay algo que a él le resulta preocupante y a nosotros no, nos interesamos entonces en entender porque él lo siente así.
La empatía es una destreza básica de la comunicación interpersonal que permite un entendimiento sólido entre dos personas. Es fundamental para comprender en profundidad el mensaje del otro y así establecer un dialogo.
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8.2. Asertividad La asertividad forma parte de las competencias vinculadas a las relaciones interpersonales e intrapersonales. Hay quien considera que la asertividad y las habilidades sociales son términos sinónimos. Sin embargo, si se contempla la asertividad como la competencia que reúne las conductas y pensamientos que permiten defender los derechos de cada uno sin agredir ni ser agredido, se puede afirmar que es una competencia que complementa al resto de dichas habilidades.
La persona asertiva es aquella persona capaz de expresar sentimientos, actitudes, deseos y opiniones de un modo adecuado a cada situación social que se le presente, respetando esas conductas en los demás y resolviendo de modo adecuado los posibles problemas que surjan.
Las características básicas de la persona asertiva son:
Libertad de expresión.
Comunicación directa, adecuada, abierta y franca.
Facilidad de comunicación con toda clase de personas.
Su comportamiento es respetuoso y acepta sus limitaciones.
La asertividad es un rasgo de la persona. El individuo no se considera asertivo o no asertivo, sino que se comporta asertivamente o no, en una variedad de situaciones. La persona asertiva suele llevar bien las relaciones interpersonales. Está satisfecha de su vida profesional y social y tiene confianza en sí misma para cambiar cuando necesite hacerlo.
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
La asertividad puede aprenderse, practicarla y mejorar. Está íntimamente relacionada con el conocimiento de uno mismo y la autoconfianza. Se es dueño de las propias emociones si se tiene confianza en uno mismo. Sólo conociéndose y confiando en las propias capacidades y aprendizajes, se puede llegar a ser asertivo.
Una de las razones por la cual la gente es poco asertiva, es debido a que piensa que no tiene derecho a expresar sus creencias, derechos u opiniones.
En este sentido el entrenamiento asertivo no consiste en convertir personas sumisas en exigentes y egoístas, sino en enseñar que la gente tiene derecho a defender sus derechos ante situaciones que a todas luces son injustas.
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
MÓDULO 4: SER PERSUASIVO
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CONTENIDOS SER PERSUASIVO
1. TÉCNICAS DE PERSUASIÓN..............................................................83
2. ELECCIÓN DEL FORMATO.................................................................85
3. LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS.............................................87
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1. TÉCNICAS DE PERSUASIÓN La persuasión existe desde los albores de la historia humana. Fue formalizada, como concepto, hace unos 2.000 años por los griegos, que crearon la retórica como el arte de utilizar el lenguaje de forma eficaz y persuasiva, como parte de su sistema educativo.
Richard Perloff, afirma que “la persuasión es una actividad, o proceso, por el que un comunicador intenta inducir un cambio en las creencias, actitudes o comportamientos de otra
persona
o
grupo
de
personas,
transmitiendo un mensaje en un contexto en el que el persuadido tienen cierto grado de libertad de elección”.
Esta definición es coherente con el papel de los profesionales de las relaciones públicas en
la
sociedad
actual.
Richard
Heath,
manifiesta que: “los profesionales de las relaciones públicas son retóricos influyentes. Diseñan, colocan y repiten mensajes en nombre de los promotores de una serie de temas que forman el punto de vista de gobiernos, organizaciones de beneficencia, instituciones de educación pública, productos y consumismo, capitalismo, trabajo, salud y ocio. Estos profesionales hablan, escriben y utilizan imágenes visuales para debatir los temas y posicionarse respecto de políticas públicas a escala local, estatal y federal.”.
La persuasión se puede utilizar para:
Cambiar o neutralizar opiniones hostiles.
Cristalizar opiniones latentes y actitudes positivas.
Conservar opiniones favorables.
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Son técnicas y procedimientos generales de persuasión los siguientes:
La explotación de los sentimientos: todas las técnicas de persuasión se fundamentan en la manipulación de los sentimientos y actitudes. Así, los emisores omiten un determinado tipo de información, enuncian verdades a medias, etc.
La simplificación: se consigue técnicamente dividiendo la problemática y sus contenidos.
La exageración y desvirtuación de la información: se consigue ofreciendo la información relevante y significativa cargada de contenido político, ideológico o comercial.
La repetición de temas e ideas en forma orquestada: toda persuasión eficaz utiliza en algún grado la repetición de juicios de valor,
ideas
del
emisor
sobre
acontecimientos de actualidad o sobre aspectos totalizadores.
La explotación del contagio psíquico: se refiere
al
traspaso
comportamientos
de
ideas
voluntaria
o
de o
involuntariamente de una persona a otra. Esta técnica es muy utilizada en publicidad, cuando se hace que alguien muy conocido por el público anuncie un producto.
El apoyo en las actitudes preexistentes: todas las técnicas de persuasión se fundamentan en la manipulación de los sentimientos y actitudes conscientes e inconscientes, así como en los conocimientos preexistentes en los grupos.
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MÓDULO 4: SER PERSUASIVO
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El recurso a alguna autoridad técnica, profesional o moral: esta autoridad competente puede ser alguna persona conocida o famosa especializada en los temas o campos de los que se habla.
La individualización o personalización del adversario: consiste en concentrar los
ataques
de
la
argumentación
persuasiva el adversario, a menudo portador por sí mismo del contenido político o ideológico relevante.
2. ELECCIÓN DEL FORMATO Dependiendo del tipo de informe que tengamos que presentar, el formato puede ser diferente. En algunas empresas u organizaciones tienen formatos propios para cada tipo de texto o propuesta. Pero independientemente del tipo que sea, todo informe debe respetar el siguiente formato base para que sea efectivo.
Todo proyecto pasa, según indica C. Londoño en su obra “Habilidades de gestión para la secretaria eficaz”, por un ciclo de duración previsible de cuatro fases que deben seguirse secuencialmente y que se describen a continuación:
1. Definición: En esta primera fase hay que realizar un análisis de la realidad que podría definirse como: el procedimiento por el cual se establece la naturaleza y magnitud del trabajo a desarrollar, las necesidades y problemas que pudieran presentarse y las ventajas disponibles.
Es necesario asegurarse de que se comprende por completo el trabajo, para ello resulta muy conveniente plantearse las siguientes preguntas:
¿Cuáles son los antecedentes?
¿Qué hay que hacer?
¿Qué resultados se desean?
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2. Programación: Una vez detectada la situación real, se deben establecer unos objetivos concretos y en consecuencia los pasos a seguir, los recursos y organización necesarios para alcanzarlos de una forma eficiente.
En esta etapa se define qué se va a hacer, cómo se va a hacer, cuándo deben de estar terminadas cada una de las fases del trabajo y por qué se va a hacer. Hay que conseguir la información y el material básico para realizar el proyecto adecuadamente. Es necesario asegurarse de que se dispone de toda la información.
3. Ejecución: Esta es la etapa en la que hay que poner en marcha lo programado con todas las tareas de gestión y control que conlleva. Es el punto crítico en el que hay que aplicar los planteamientos de la programación.
A lo largo de la ejecución del trabajo es necesario verificar que se cumplen los tiempos asignados a cada etapa del proyecto, corrigiendo cuando sea necesario o posible las desviaciones y los errores. En el caso de que las desviaciones sean importantes, hay que informar sobre las causas que las han motivado y los problemas detectados.
La información o feedback del curso del proyecto constituye una prioridad en sí misma, aún en el supuesto de que no existan problemas.
Con relación a los errores, hay que tener presente que todos nos equivocamos, debemos aprender de los fallos e intentar no repetirlos. Los trabajos deben entregarse según lo acordado, tanto desde el punto de vista de calidad como de cantidad.
4. Evaluación y terminación: Aunque aparentemente el proyecto acaba con su ejecución, en el que a primera vista el trabajo está finalizado, antes de su entrega y presentación, hay que proceder a la evaluación final para verificar que cumple los objetivos propuestos, se han utilizado los recursos con eficiencia y está libre de errores.
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MÓDULO 4: SER PERSUASIVO
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Para finalizar, es conveniente documentar el proyecto. Según los casos, se puede elaborar un informe que contenga el análisis global del trabajo realizado, especificando los recursos utilizados, el cumplimiento de los plazos o si se han producido demoras, su justificación. Este informe resulta útil como elemento de consulta. En otros casos además de un informe puede ser necesario redactar otro tipo de documentos que describan el funcionamiento del proyecto.
3. LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Una propuesta, por muy buena que sea, puede ser aceptada o rechazada dependiendo únicamente de cómo se haga ésta. Por eso, tanto el contenido como la forma deben tener una excelente presentación, precisa y ordenada.
El requisito esencial de toda propuesta es conseguir que sea leída, por consiguiente debe ser breve, clara y concisa.
Para cada sección de la propuesta del proyecto se encontrarán una serie de observaciones y preguntas aplicables al proyecto, puntos que quizás
deseen
destacarse.
Los
datos
detallados se incluirán en el anexo, y se reseñarán sólo brevemente a lo largo del texto. Cuando se trate de un proyecto que conste de muchas partes, será conveniente preparar propuestas separadas.
A continuación se ofrece una guía para la presentación de proyectos propuesta por CYDE (Capacitación y Desarrollo Empresarial)
Guía para la presentación de proyectos:
Índice
MÓDULO 4: SER PERSUASIVO
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
A. Presentación del proyecto 1. Introducción. 2. Antecedentes del proyecto. 3. Descripción del proyecto. 4. Plan de trabajo. 5. Presupuesto. 6. Condiciones esperadas al término del proyecto.
B. Anexos 1. Cuestionario básico. 2. Documentos importantes de la organización solicitante. 3. Currículum vitae (de los que trabajan con la organización y trabajarán en el proyecto). 4. Marco teórico.
Contenido de la guía:
Página inicial o
Titulo del proyecto.
o
Organización responsable.
o
Duración del proyecto.
o
Objetivo especifico.
o
Razones que motivan la realización del proyecto.
o
Persona responsable de la realización del proyecto.
o
Fecha de presentación del proyecto.
Introducción o
Exponer los hechos más sobresalientes del problema que el proyecto pretende resolver.
o
Explicar cuál es la teoría o razonamiento que está detrás de la solución propuesta por el proyecto.
o
Describir el método a usar para la aplicación de la teoría en la implementación del proyecto.
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MÓDULO 4: SER PERSUASIVO
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
Antecedentes del proyecto: hay que indicar: o
Las condiciones económicas y sociales que hicieron necesaria la idea del proyecto.
o
Los problemas específicos a los que se dirige el proyecto.
o
De dónde provino la idea del proyecto y cómo se desarrolló.
o
Quiénes participaron en este desarrollo.
o
Beneficiarios del proyecto.
Descripción del proyecto: hay que exponer: o
El objetivo final y los objetivos intermedios del proyecto.
o
Las actividades principales del proyecto.
o
El número de beneficiarios afectados, directa e indirectamente.
o
En materia administrativa, cómo estará organizado y dirigido el proyecto.
o
El proceso que se utilizará para tomar decisiones y quienes los tomarán.
o
Los recursos que usará el proyecto e indicar de dónde vienen, quién y bajo qué condiciones lo controla.
o
Cómo se controlará la inversión de los recursos, la ejecución de actividades y el logro de objetivos.
Plan de trabajo: hay que especificar: o
Las actividades concretas.
o
La persona responsable de cada actividad.
o
El lugar donde se llevarán a cabo las actividades del proyecto.
Toda información que no sea necesaria para entender lo esencial del proyecto debe incluirse en los anexos. Para referir al lector a un determinado anexo, se debe indicar en el mismo texto.
Presupuesto Será necesario utilizar varias tablas que especifiquen los gastos.
MÓDULO 4: SER PERSUASIVO
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
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MÓDULO 4: SER PERSUASIVO
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
MÓDULO 5: INFLUENCIA DE LA PRESENTACIÓN 91
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
CONTENIDOS INFLUENCIA DE LA PRESENTACIÓN
1. ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN.............................................95
2. EL ASPECTO DE LAS PÁGINAS ........................................................98
3. LOS GRÁFICOS ................................................................................100
4. PRESENTACIÓN GLOBAL ................................................................101
5. TÉCNICAS DE REVISIÓN ..................................................................104
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
1. ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN Tras elegir el tema y seleccionar las ideas principales, un buen discurso tendría tres partes diferenciadas:
1. Introducción de la charla La introducción cumple las siguientes funciones: captar la atención del público, establecer una relación positiva con el destinatario, justificar el tema y comunicar al público el tipo de información que van a escuchar. Podemos comenzar nuestra intervención con una cita o una anécdota, con una breve historia personal, haciendo una pregunta al auditorio, usar el suspense, pedir al público que realice algo: es decir, sirve cualquier idea que nos ayude a enganchar al público. Por lo general, a continuación se hace una breve descripción de la idea central u objetivo de la charla, es decir, de lo que se va a hablar.
2. Cuerpo del discurso: desarrollo Al preparar una presentación es recomendable elaborar primero el cuerpo de la misma mediante la construcción de un boceto de su contenido. Es en el cuerpo de la presentación donde deben figurar los puntos clave en los que nos vamos a centrar. Por lo general, se recomienda no desarrollar en una presentación más de tres puntos clave.
Para poder decidir cuáles deben ser esos puntos clave tenemos que agrupar la información en categorías organizadas. Debemos repasar todos los materiales que tenemos y extraer los puntos más significativos de los mismos, para poder agrupar la información en bloques. Cada uno de esos bloques, debe responder a los objetivos que nos habíamos marcado.
Los puntos clave tienen que ser conocidos por la audiencia y se deben ordenar mediante una secuencia lógica de tiempo, una disposición espacial, un enfoque temático, como causa y efectos, etc.; por ejemplo: pasado – presente – futuro, situación – problema – solución, causa – desarrollo – efecto, mundo – continente – país, etc.
MÓDULO 5: INFLUENCIA DE LA PRESENTACIÓN
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
Para recordar los puntos clave podemos utilizar recursos nemotécnicos, como por ejemplo que empiecen todos por la misma letra, crearnos una palabra con la primera letra de cada uno de los puntos clave, etc.
Para respaldar nuestros puntos clave se utilizan materiales de apoyo. Estos materiales tienen que ser los más adecuados para el tema y significativos para la audiencia, han de servirnos de ayuda para conseguir el objetivo, convencer de lo que estamos diciendo y ayudar a memorizar y facilitar el recuerdo en todo momento de nuestros puntos clave.
Esos materiales de apoyo se pueden clasificar de la siguiente manera:
En función de su procedencia: o
Internos: materiales de la propia empresa, como por ejemplo, informes, artículos de revistas internas, gráficos, resultados de encuestas, etc.
o
Externos: publicidad, artículos, libros, o experiencias personales del ponente.
En función de su naturaleza: o
Anécdota: está relacionado con las capacidades personales del orador, apoyado en su propia experiencia. El ponente cuenta anécdotas que hacen que la audiencia comprenda más fácilmente lo que se les quiere transmitir.
o
Comparaciones: para hacer más asimilable la información y que podamos comprender lo que nos están explicando a través de un símil.
o
Testimonio de expertos: nos apoyamos en un conocedor de la materia para refrendar nuestra opinión y que la audiencia nos crea.
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MÓDULO 5: INFLUENCIA DE LA PRESENTACIÓN
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
o
Hechos: son pruebas cuantitativas de difícil refutación como informes, estadísticas porque dan más validez al argumento. Deben de ser actuales.
o
Medios audiovisuales: material sonoro o gráfico que nos ayuda a apoyar los puntos clave.
Con los materiales de apoyo tenemos que ser flexibles, es decir, combinar unos con otros. Además, debemos trabajar de menor a mayor interés y usar los materiales con moderación, ni mucho, ni poco; si usamos pocos se puede resultar poco convincente.
La transición es una palabra o grupo de palabras que enlazan unos temas con otros, en este caso nos ayudan a enlazar los diferentes puntos clave. Consiste en pasar de un punto a otro. Ayudan a la audiencia a mantener el contacto con el comunicador a seguirlo en todo momento. Son un breve resumen que anuncian el final de un punto y el principio de otro.
3. Conclusión: un cierre La conclusión tiene como objetivo hacer un cierre que refuerce el mensaje, que permita al público recordar lo esencial de la presentación y seguir reflexionando sobre el tema. Las conclusiones también pueden ser creativas y podemos utilizar cualquiera de los recursos indicamos en la introducción. En el desarrollo de la conclusión también podemos hacer un resumen de los puntos más importantes de la presentación. Por lo general, se suele finalizar con una invitación al turno de preguntas.
MÓDULO 5: INFLUENCIA DE LA PRESENTACIÓN
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
2. EL ASPECTO DE LAS PÁGINAS En la actualidad para la realización de presentaciones se utilizan medios informáticos, los más utilizados conjugan texto, imagen, sonido, movimiento, etc.
Para elaborar presentaciones informatizadas se utiliza un programa de presentaciones informáticas como Corel Draw o PowerPoint. Estos programas facilitan la edición de unos documentos especiales, transparencias, que pueden incluir textos, esquemas, gráficos, fotografías, sonidos, animaciones y fragmentos de vídeo. Los textos pueden editarse directamente con el programa de presentaciones y los elementos audiovisuales pueden obtenerse directamente escaneando fotografías, grabando sonidos con el micrófono del ordenador o simplemente copiándolos.
En el diseño de las páginas a proyectar se recomienda seguir las siguientes indicaciones:
Que apoyen al mensaje.
Que den en el blanco; es decir, que demuestren y refuercen los puntos principales de nuestra misión.
Que sean atractivas y creativas.
Incluir iconos y dibujos o fotografías que tengan relación con el texto.
Que sean adecuados al entorno y al auditorio.
No incluir demasiado texto en cada página.
Cada página o diapositiva debe presentar una sola idea, en unas 6 líneas de unas 6 palabras cada una. Las frases deben ser simples, concisas y expresivas.
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MÓDULO 5: INFLUENCIA DE LA PRESENTACIÓN
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
Las letras deben ser claras, grandes y bien legibles. Hay que asegurarse de que las personas situadas en la última fila de la sala también podrán leer los textos. Se recomienda usar letra de un tamaño mínimo de 22 puntos.
Para las letras conviene utilizar pocos colores, que combinen estéticamente y que destaquen las principales ideas.
El mensaje debe tener una intencionalidad clara y estar bien estructurado.
Los excesos de información resultan fatigosos.
Realizar cuadros sinópticos.
Usarlas con moderación, de acuerdo con el tiempo disponible.
Cuanto más esté en juego, tanto más tiempo hemos de invertir en su elaboración.
Con las páginas o diapositivas se subrayarán los aspectos más importantes de la exposición.
Mediante técnicas de visualización progresiva, superposición y ocultamiento es posible elaborar diapositivas cuya información se vaya presentando de manera progresiva cada vez que se toque una tecla.
De
esta
manera se podrá ir presentando
la
información poco a poco al auditorio.
Una presentación bien planeada es una garantía de éxito.
MÓDULO 5: INFLUENCIA DE LA PRESENTACIÓN
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
3. LOS GRÁFICOS Un gráfico o diagrama es una especie de esquema, formado por líneas, figuras, mapas, utilizado para representar, bien datos estadísticos a escala o según una cierta proporción, o bien los elementos de un sistema, las etapas de un proceso y las divisiones
o
subdivisiones
de
una
clasificación. Entre las funciones que cumplen los diagramas se pueden señalar las siguientes:
Hacen
más
visibles
los
datos, sistemas y procesos
Ponen de manifiesto sus variaciones y su evolución histórica o espacial.
Pueden evidenciar las relaciones entre los diversos elementos de un sistema o de un proceso y representar la correlación entre dos o más variables.
Sistematizan y sintetizan los datos, sistemas y procesos.
Aclaran y complementan las tablas y las exposiciones teóricas o cuantitativas.
En el caso de los informes los gráficos son uno de los puntos hacia los que se desvía la mirada, y nos ofrecen una información completa y rápida.
Algunos de los diagramas más importantes son el diagrama en árbol, diagrama de áreas o superficies, diagrama de bandas, diagrama de barras, diagrama de bloques, diagrama circular, diagrama circular polar, diagrama de puntos, diagrama de tallo y hoja diagrama, histogramas y gráficos de caja.
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MÓDULO 5: INFLUENCIA DE LA PRESENTACIÓN
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
GRÁFICO DE PUNTOS
GRÁFICO DE SECTORES
100 80 Este
60
1er trim.
Oeste 40
2do trim.
Norte
3er trim.
20
4to trim.
0 1er trim.
2do trim.
3er trim.
4to trim.
BARRAS SIMPLES
BARRAS MÚLTIPLES
4to trim. 3er trim. Oeste 2do trim. 1er trim. 0
20
40
60
90 80 70 60 50 40 30 20 10 0
Este Oeste Norte
1er trim.
2do trim.
3er trim.
4to trim.
4. PRESENTACIÓN GLOBAL Toda comunicación tiene que ser convincente, es decir, tiene que conseguir unos objetivos. Toda presentación tiene que prepararse, y es que en ella, se ve la profesionalidad o no del locutor y sin preparación es difícil.
Si preparamos la presentación adecuadamente, los resultados van a ser óptimos. Los comunicadores más eficaces siempre se preparan, deciden con anticipación que información presentar y cómo transmitirla para que sea bien recibida.
La audiencia es la primera que detecta si se ha preparado o no la charla, no queremos que la audiencia tenga la opinión de que no lo hemos preparado. Las improvisaciones también se preparan. Organizar y preparar la charla nos permite la improvisación.
MÓDULO 5: INFLUENCIA DE LA PRESENTACIÓN
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
Antes de la charla hay que tener en cuenta:
Tomarnos el tiempo necesario, familiarizarnos con el tema: hay que tener en cuenta la duración de la charla, el tipo de intervención, el contexto donde se va a desarrollar y el público.
Lo primero de todo es el tema: o
Debemos concentrarnos en el tema a elegir en lo posible algún tema que podamos extraer de nuestros conocimientos o relacionarlo con otros temas que conozcamos mejor.
o
Elegir el enfoque adecuado, es aquel que corresponde con el punto de vista de la audiencia. Hay que seleccionar lo más original del tema.
o
Intensidad de la preparación: prepararse hasta alcanzar un conocimiento exhaustivo. Todo se estudia, se aprende, se recopila y se hace una charla a nuestra medida. Si citamos a alguien hemos de dar las fuentes originales.
o
El público es lo más importante. Tenemos que intentar conocerlo lo más
posible
para
combinar
esa
información más relevante con sus propios intereses; por lo que en la medida de lo posible investigaremos quiénes son, cuántos y qué les interesa saber del tema.
o
El contexto de la intervención, si va a ser informal, formal, o evaluativo.
También, habrá que tener en cuenta el momento de la intervención, quién intervendrá antes y después, si abrimos o cerramos la intervención, si hay un moderador o no, si hay actividades previstas, si van los medios de comunicación, si hay actividades de relaciones públicas, etc.
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MÓDULO 5: INFLUENCIA DE LA PRESENTACIÓN
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
LA ORGANIZACIÓN DEL CONTENIDO DEL MENSAJE. (Lo que tengo que decir)
Funciones: o
La organización permite al comunicador seguir el discurso y recuperarlo.
o
Transmitir y captar mejor el mensaje. La gente lo capta mejor.
o
Que la audiencia recuerde el mensaje es fundamental. La forma de organizarlo nos va a permitir que no se olvide.
o
Eliminar información innecesaria que no va a interesar a la audiencia.
Etapas: o
Esbozar cada elemento: de toda la información que tengo los aspectos en los que me voy a centrar. Un guión que al principio es más flexible y al final más rígido.
o
Desarrollar la narración.
o
Programar (y probar) los materiales complementarios, dónde vamos a colocar los apoyos, cómo, etc.
o
Practicar (es útil grabarse o ensayar frente al espejo para ver los gestos que hacemos).
MÓDULO 5: INFLUENCIA DE LA PRESENTACIÓN
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REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
QUÉ HACER Y QUÉ NO HACER DURANTE LA PRESENTACIÓN
QUÉ HACER
QUÉ NO HACER
Cuide su presentación personal.
Hable en forma clara y sencilla.
Hable con propiedad.
No permanezca inmóvil o estático.
Use ejemplos.
No hable demasiado rápido ni
Atrape a su audiencia, use una buena introducción.
puedan herir susceptibilidades.
demasiado lento.
palabra por palabra. Utilícelo como
público.
una guía y explíquelo.
Varíe el tono de voz cuando quiera
de entonación.
No dé la espalda al público por leer el material proyectado.
No se preocupe demasiado por el
Muévase con naturalidad,
nerviosismo. Generalmente la
acérquese al auditorio.
audiencia no lo nota.
Mantenga una postura corporal relajada.
No meta las manos en los bolsillos. Utilícelas para reforzar sus palabras.
Use un buen volumen de voz, pero no grite.
No lea el material proyectado
Mantenga contacto visual con el
recalcar un punto. Haga cambios
Evite expresiones irreverentes o que
Demuestre energía y entusiasmo.
Evite moverse nerviosamente o hacer cosas que distraigan al público, como mover un bolígrafo.
5. TÉCNICAS DE REVISIÓN Hay errores que se comenten con mayor frecuencia y que son la causa más frecuente de los fracasos de la charla. Conocer los errores en los que más caemos nos ayudará a evitarlos. Los errores más comunes a evitar son los siguientes:
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MÓDULO 5: INFLUENCIA DE LA PRESENTACIÓN
REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
Falta de organización y de estructura: hay que darle una organización y una estructura. Si esta desorganizado da la impresión de que no lo hemos preparado que no nos interesa el público. Hemos pensado poco en la gente. La audiencia ante esto no sabe lo que el comunicador le quiere decir y esto hace que desconecte de la charla.
Contenido defectuoso de lo que queremos decir, bien por exceso o bien por defecto. Por exceso durando más de lo deseable, se quiere dar mucha información en poco tiempo para impresionar al público y demostrar lo mucho que se sabe. Por defecto, cuando no incluimos ejemplos, vamos a lo superficial, los datos de interés y apoyo hacen que cueste más entender el mensaje porque se hace mucho más genérico, más abstracto, más general, cuesta atender seguir el hilo y recordarlo. Hay que procurar ser breves pero aportando los ejemplos necesarios.
Comunicación no verbal deficiente: podemos encontrar un comunicador poco expresivo, rígido, que le cuesta mantener el contacto visual con la audiencia. La causa viene por la falta de práctica. La inexperiencia de no saber interpretar el feedback de la audiencia. Todo esto lo da la práctica, saber lo que piensa la audiencia.
No acertar con las necesidades de la audiencia. El valor de una charla se va a estimar en función del interés que tiene para el oyente. Si no hay en la charla nada que les interese van a creer que pierden el tiempo. Para evitarlo debemos conocer al público.
No aburrir nunca, porque el auditorio se formará una impresión del ponente que le resultará difícil de quitarse.
La mejor forma de no fracasar en una charla y superarla con éxito está clara: PRACTICAR.
MÓDULO 5: INFLUENCIA DE LA PRESENTACIÓN
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